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APP CONSENTIMIENTO
DIGITAL
Manual de Usuario Final

Preparado para

Grupo EFE
Final V1.0

Preparado Por

Jheerlyn Atencio

Contribuciones

Christian Villanueva

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Manual de Usuario Final

Revisiones

Registro de cambios

Fecha Autor Versión Referencia de cambios

02/08/2019 Jheerlyn Atencio 1.0 Creación del Documento

Revisores

Nombre Versión aprobada Posición Fecha

Christian Villanueva 1.0 Jefe de Proyectos 05/08/2019

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Contenido

1 Introducción............................................................................................................................... 4
1.1 Objetivo ........................................................................................................................................................................ 4

1.2 Definiciones, abreviaciones y acrónimos.................................................................................................................. 4

1.3 Alcance ......................................................................................................................................................................... 5


1.3.1 Requerimientos del Negocio .................................................................................................................... 5

1.3.2 Requerimientos de Usuarios ..................................................................................................................... 5

2 Sistema de Registro de Horas ............................................................................................. 7


2.1 Ingreso al sistema de Registro de Horas .................................................................................................................. 7

2.2 Esquema de Seguridad ............................................................................................................................................... 9

2.3 Funcionalidades del Usuario Final ........................................................................................................................... 10


2.3.1 Bandeja de Registro de Horas ................................................................................................................ 10

2.3.2 Agregar Nueva Tarea No Programada .................................................................................................... 12

2.3.3 Agregar Nueva Tarea desde Reunión de Calendario .............................................................................. 20

2.3.4 Registro de Horas Reales de las Tareas Asignadas ................................................................................. 26

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1 Introducción

El presente documento tiene como objetivo detallar la información contemplada en las


reuniones con los usuarios líderes de la Implementación de la app consentimiento digital.

El contenido del Diseño Funcional, el cual incluye la visualización gráfica de las secciones
que conforman de la app, comprende también la especificación de la funcionalidad y sus
reglas de negocio.

1.1 Objetivo

Para la Implementación de la app consentimiento digital, Grupo EFE tiene como


objetivos principales:

 Definir la estructura de información de la app.


 Especificación de la estructura del Sistema que permita el uso intuitivo del
usuario.
 Especificación de las interfaces de usuario relacionadas a la estructura de
contenido establecida.
 Mantener conectados e informados de forma sencilla y eficiente a todos los
involucrados durante los procesos.
 Propiciar un mayor aprovechamiento de las tecnologías de la información y las
comunicaciones de la entidad.
 Integración de servicios sugeridos por el grupo EFE.

1.2 Definiciones, abreviaciones y acrónimos

Concepto Descripción

Se refiere a un componente lógico de SharePoint, el cual está


Colección de conformado por un sitio web raíz (sitio principal) y por uno o múltiples
sitios subsitios a través de los cuales se puede organizar y almacenar el
contenido de un Portal.

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Biblioteca Es un repositorio de documentos de SharePoint.

Lista Es un listado de registros de información en SharePoint.

1.3 Alcance

En esta sección se describirá los requerimientos obtenidos durante la entrevista de


análisis, además de la información referenciada como:
 App Consentimiento Digital - Propuesta v1.0.docx

1.3.1 Requerimientos del Negocio


Grupo EFE, requiere disponer de una app que le permita registrar el ingreso del
consentimiento de usos de dato personales de sus clientes por parte de sus
colaboradores responsables en tienda. Esta herramienta permitirá mejorar la
productividad en un ambiente de trabajo único para toda la organización,
impulsando la colectividad digital interna.

1.3.2 Requerimientos de Usuarios


A continuación, se detallan los requerimientos presentados y aprobados:

Requerimiento Descripción

RC-01  Realizar la creación y configuración de la colección de


sititos en SharePoint que se va utilizar.
Requerimientos
Generales  Realizar la configuración básica para la creación de grupo
de usuarios y la creación de listas necesarias para la
aplicación.

 Realizar la configuración de la información del personal o


área que participa en el proceso; así también poder

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realizar un cambio de personal o agregar personal nuevo


involucrado que realizara el trabajo y/o autorización
respectiva.

 Empoderar y capacitar al personal de la empresa en el


desarrollo y modificación para la automatización del
proceso

 Poder extender la funcionabilidad a dispositivos móviles.

RC-02 El proceso de “Registro de Horas”, se realizará en base a dos


escenarios que presentará la aplicación.
Registro de Horas
y Tareas El primer escenario de registro de horas se da cuando el
usuario al ingresar a la aplicación en su bandeja filtrada
automáticamente por la semana actual, puede visualizar un
proyecto, las tareas y las horas planificadas asignadas los días
de la semana. En este escenario el usuario podrá ingresar por
día las horas empleadas.

Los requisitos son los siguientes:

 Ingreso de las horas empleadas para la tarea por día.

El segundo escenario de registro de horas se da cuando el


usuario al ingresar al aplicativo y en su bandeja no visualiza
ninguna tarea asignada (En este escenario el usuario tiene la
posibilidad de poder registrar una nueva tarea “RC-04”).

RC-03  A través de la funcionabilidad nativa de SharePoint nos


brindara la posibilidad de exportar en un Excel una de las
Exportar
listas diseñada de manera predeterminada.
Información de
Tareas

RC-04 Este proceso le permitirá al usuario; si no encuentra una tarea


en la bandeja de la aplicación donde ingresar sus horas.
Permitir la Carga
de Tareas El usuario cuenta con la opción de poder agregar una nueva
tarea para poder registrar las horas empleadas para dicha
tarea.

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Requisito Previos para realizar este proceso.

 Seleccionar un proyecto

 Seleccionar una tarea

 Seleccionar la fecha de la tarea

 Ingresar las horas empleadas para dicha tarea.

Finalmente completado todo los requisitos el usuario podrá


guardar el registro de sus horas.

RC-05 Este proceso brindara la opción de poder sincronizar de

Sincronización con manera semanal las tarea o reuniones agendas en Outlook y


traerlas a la aplicación de Power apps, donde el usuario
Outlook
contara con la libertad de poder modificar estas tareas
sincronizadas desde el Outlook y posteriormente poder
grabar el registro de sus horas empleadas.

2 Sistema de Registro de Horas

2.1 Ingreso al sistema de Registro de Horas

En esta sección detallaremos los pasos a seguir para ingresar al Sistema de Registro
de Horas.

 Ingresar la siguiente dirección en el browser de su navegador:


https://web.powerapps.com/webplayer/app?source=portal&screenColor=rgb
a(0%2c+176%2c+240%2c+1)&appId=%2fproviders%2fMicrosoft.PowerApps
%2fapps%2f12175ed4-e244-4a76-92fa-686543f405ca&environment-
name=Default-af0ee343-0c80-42be-aeac-d688e63ecf48
 Ingrese su usuario (Cuenta OI de office 365) y contraseña.
 El sistema solicitará acceso a Okta
 Ingrese su usuario (Cuenta okta) y contraseña y presionar el botón “Iniciar
sesión”

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 A continuación, se visualizará la página inicial.

Página Inicial del Sistema de Registro de Horas

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2.2 Esquema de Seguridad

A continuación, se presentan los Roles/Grupos de usuarios dentro del sistema.

Usuario Descripción

 El administrador cargará de manera manual la


programación de tareas mediante una lista en
Usuario Administrador
sharepoint, así el recurso asignado podrá visualizar a
través de la aplicación PowerApps dicha tarea para
registrar las fecha y horas reales.

 A través de la funcionalidad nativa de SharePoint nos


permitirá exportar una lista bajo el siguiente orden:
Recurso, IDTarea, IDProyecto, Fecha y Duración Real en
horas empleadas.

 Asignación de permisos a usuarios

Usuario Final  El usuario podrá visualizar las tareas y las horas


planificadas por el administrador; para posteriormente
poder modificar de acuerdo a las horas reales
empleadas en dicha tarea y finalmente poder grabar el
registro de sus horas.
 El aplicativo contará con un filtro de semana, el cual le
permitirá visualizar el registro de horas por los días de
la semana.
El aplicativo contará con una opción para agregar tareas
no programadas, el cual le permitirá:
 Elegir el proyecto de la lista de proyectos, para lo
cual podrá filtrar por los campos País, Planta y
parte del texto de proyecto, mostrará como
resultado los campos País, Planta, IDProyecto,
Nombre Proyecto y Categoría.
 Elegir la tarea de la lista de tareas, para lo cual
podrá filtrar por el campo Disciplina y parte del

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texto de la tarea, mostrará como resultado los


campos Disciplina, IDTarea y Nombre Tarea.

2.3 Funcionalidades del Usuario Final

2.3.1 Bandeja de Registro de Horas

El usuario final selecciona la opción “Timesheet”, el aplicativo redireccionará a la


pantalla principal de Registro de horas por semana donde visualizará las tareas
asignadas a él. En esta bandeja aparecerán las tareas asignadas al usuario final
que pueden ser:

 Las tareas programadas que han sido precargadas por el administrador.


 Las tareas no programadas agregadas por el usuario final.
 Las tareas provenientes de reuniones del calendario de Outlook.

Dentro de la Página Principal Registro de Horas podemos observar las siguientes


opciones:

Opción Descripción

Botón que redirige al Home de Ingreso al


Sistema de Registro de Horas

Botón que permite agregar una tarea no


programada.

Botón que permite agregar una tarea desde


evento de reunión de Outlook del usuario final.

Filtro de navegación semanal, para filtrar las


tareas asignadas.

Control que permite mostrar u ocultar las horas


planificadas asignadas en la bandeja.

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Botón que permite ingresar las horas reales


directas a las tareas.

Botón que permite ingresar las horas reales por


contador a las tareas.

Control que permite cambiar el modo Desktop /


Mobile de visualización del Sistema de Registro
de Horas.

Botón que permite actualizar los datos


registrados/actualizados.

Estado: Open, cuando el usuario registre una


tarea sin horas reales.

Estado: In Progress, cuando el usuario registre


horas reales en una tarea

Estado: Completed, cuando el usuario finalice la


tarea asignada.

Botón informativo, nos indica que las horas ya


fueron registradas.

Botón que permite al usuario establecer el día


como “Closed” y ya no permite cambiar las
horas registradas .

Opción que permite realizar el filtro en bandeja


correspondiente a la semana que pertenece el
día seleccionado.

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Bandeja de Registro de Horas

2.3.2 Agregar Nueva Tarea No Programada

El Usuario Final selecciona la opción “+Task” de la Bandeja de Registro de Horas

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El sistema redirecciona a la pantalla “Add New Task”.

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1. Sección “Project”:
Tenemos los siguientes filtros de búsqueda “Country”, “Plant”, “Project Name /
IDProj”

Seleccionamos el proyecto haciendo clic sobre “ ” y se mostrará como proyecto


seleccionado en la parte inferior.

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El sistema mostrará mensaje de confirmación “Selected Project: Energy


Optimization Programa – Lurin”

2. Sección “Task”

Tenemos los siguientes filtros de búsqueda “Disciplina”, “Task Name / IDTask”

Seleccionamos la tarea haciendo clic sobre “ ” y se mostrará como tarea


seleccionada en la parte inferior.

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El sistema mostrará mensaje de confirmación “Selected Task: Vacation”

Finalmente presionará el botón “Add” para grabar la información.

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Pantalla de Agregar Nueva Tarea No Programada

El sistema mostrará el siguiente mensaje: ¿Are you sure you want to add this Project
'Energy Optimization Program - Lurin' and this Task 'Vacation'? Presionar el botón
"Yes"

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El sistema mostrará mensaje de confirmación “Project: Energy Optimization


Program – Lurin and Task: Vacation were added successfully” y el registro se podrá
visualizar en la bandeja de Registro de Horas.

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2.3.3 Agregar Nueva Tarea desde Reunión de Calendario

1. En primer lugar, el Usuario agenda una reunión o evento a través del outlook,
siguiendo el siguiente formato:

Nota: En el cuerpo del mensaje tiene que ir el IDTarea y el IDProyecto.

2. El usuario final ingresa al Sistema TIMESHEET y al seleccionar la opción “+ Event”

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3. El sistema mostrará la pantalla “ADD NEW EVENT”, donde podemos filtrar por:
 Fecha Start
 Fecha End
 Botones “Actualizar” y “Back”

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Agregar Nuevo Evento

4. El Usuario Final se ubica sobre el registro y presiona el botón “Add”

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5. El sistema muestra mensaje el siguiente mensaje “¿Are you sure you want to add
this Project ‘Malla conveyor y cross’ and this Task ‘Capital Planning/Business Cases’
from the Outlook Calendar?” y para finalizar presionamos el botón “Aceptar”

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6. El sistema muestra mensaje de confirmación “Project: Malla conveyor y cross and


Task: Capital Planning/Business Cases were added successfully”

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7. El sistema mostrará en la Bandeja Registro de Horas la nueva tarea


seleccionada en estado “Open”

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2.3.4 Registro de Horas Reales de las Tareas Asignadas

El Usuario Final podrá registrar la duración real en horas para una tarea en
particular.

Podrá realizar el registro de Horas Reales de dos maneras:

2.3.4.1 Registro de Horas Reales ingresando horas semanal

1. El Usuario Final se ubica sobre el registro deseado y presiona el ícono

2. Se mostrará una ventana emergente donde podrá ingresar las horas para la
tarea seleccionada en cualquier día de la semana (De Lunes a Domingo y como
máximo aceptará 24 horas) con los botones:
 Save: Guardar el registro de horas del evento/tarea.
 Cancel: Cancelar el registro de horas del evento/tarea.
 Delete: Elimina el registro de un evento/tarea no planificada.

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3. Completa los datos solicitados y presiona el botón “Save”.

4. En la Bandeja de Registro de Horas se podrán visualizar las horas ingresadas.

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2.3.4.2 Registro de Horas Reales mediante un Contador

1. El Usuario Final se ubica sobre la Tarea deseada y presiona el ícono “Contador”

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2. El sistema mostrará la ventana emergente “Counter” donde se podrá observar los


siguientes campos:
 Date Task: Se podrá cambiar a cualquier día de una misma semana.
 Duration: Se mostrarán las horas y minutos de la tarea.
 Start Time: Mostrará fecha y hora de inicio.
 End Time: Mostrará fecha y hora de fin.
 Duration elapsed: Tiempo transcurrido desde el inicio hasta fin de la tarea.
 Botones:
o “Start”: Presionar el botón al iniciar la tarea.
o “Cancel”: Presionar al cancelar la tarea.

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Módulo de Registro de Horas por Contador

3. El Usuario Final podrá ingresar la fecha y luego presionará el botón “Start”

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4. El sistema mostrará mensaje indicando la fecha y hora de inicio “Start Time:


<fecha> <hora>”.

5. Para finalizar o dejar en pendiente la tarea presionamos el ícono “Contador” de la


Bandeja Registro de Horas y el sistema mostrará lo siguientes datos:

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 Date Task: Se podrá cambiar a cualquier día de una misma semana.


 Duration: Se mostrarán las horas y minutos de la tarea en que se desarrolló
la tarea.
 Start Time: Mostrará fecha y hora de inicio de la tarea.
 End Time: Mostrará fecha y hora de fin de la tarea.
 Duration Elapsed: Tiempo transcurrido desde el inicio hasta fin de la tarea.
 Botones:
o “Stop”: Presionar el botón para finalizar la tarea.
o “Cancel”: Presionar el botón para cancelar la tarea.

Presionar el botón “Stop” para detener o finalizar la Tarea.

El valor del campo “Duration elapsed” se muestra automáticamente en la caja de


texto “Duration” que es editable (De 0 a 24 horas) y para finalizar presionamos el
botón “Save” y se guardarán los cambios.

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6. En el Registro de Horas podemos visualizar que el estado cambió de Open a “In


Progress” y el valor mostrado en la bandeja es 0.1 porque solo se registran horas
(6min/60min=0.1)
7. Al volver a ingresar al contador, se puede realizar un nuevo registro y al finalizar
guardamos

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8. El contador, permite registrar nuevamente y el valor va acumulándose, mostrando


el total de tiempo sumando el 1er y 2do registro (0.03 y 0.02 respectivamente).

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9. Para enviar las horas presionamos el botón “Submit”

10. El sistema establece el día como “Closed” y ya no se puede cambiar el tiempo


registrado.

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Nota:

1. Esta opción le permite al usuario poder determinar la carga de horas en un


rango de tiempo cronometrado a través de la aplicación; teniendo la
siguiente consideración que el tiempo transcurrido no supere las 24 horas.

2. En caso se presente este escenario la aplicación grabará en memoria el tiempo


máximo cronometrado al día para cuando el usuario vuelva al registro de horas
mostrarle al tiempo transcurrido en horas.

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