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Máximo de 2 linhas

PMO - Uma Ferramenta de Sustentabilidade

para a Estratégia de Negócio

Alexandra Ribeiro dos Reis

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Máximo de 2 linhas
...agenda.
 apresentação pessoal
 contexto organizacional
 estratégia de negócios
 gestão de portfólio
 gestão de projetos
 metodologia e nível maturidade
 conceito de PMO
 tipos de PMO
 serviços prestados pelo PMO
 profissionais de PMO e suas competências
 implantação de um PMO
 métricas e indicadores no PMO
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Máximo de 2 linhas
...apresentação pessoal.

 formação

 experiência profissional

 experiência acadêmica

alexandra.ribeiro.dos.reis@gmail.com
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Máximo de organizacional.
...contexto 2 linhas
AMBIENTE
EXTERNO

recursos consolidação redução

regulamentação
custos

processos
impostos

globalização sistemas
legados
clientes mais
exigentes tecnologia AMBIENTE
competitividade
sustentabilidade INTERNO
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Máximo devisão
...missão, 2 linhas
e valores.
missão
pesquisas apontam colaboradores não conhecem
quem é? garantir acessoa aos
missão e visão
serviços de suas organizações
de abastecimento de água e esgoto
onde está? em cooperação com os municípios, de modo sustentável,
valores
contribuindo para a melhoria da qualidade de vida
e o desenvolvimento do Estado

ética
transparência com todos os públicos visão
valorização de seus colaboradores
responsabilidade socioambiental onde quer
chegar?

estar entre as três empresas do Brasil que mais avançaram

na universalização dos serviços de água e esgoto
de modo sustentável.
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Máximo
...as estratégias
de 2 linhas
de negócio.
aumentar market share aumentar capacidade produção
reduzir custos operacionais reduzir número de acidentes
redução de custo x melhorar atendimento a cliente
criar mais unidades reduzir inadimplência
aumentar fidelização clientes
melhorar marca
melhorar cadeia logística
aumentar satisfação interna ESTRATÉGICO O QUE?

TÁTICO
COMO?

OPERACIONAL
EXECUÇÃO!
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Máximo
...as estratégias
de 2 linhas
de negócio.
aumentar market share aumentar capacidade produção
reduzir custos operacionais reduzir número de acidentes
redução de custo x melhorar atendimento a cliente
 novos produtos/serviços
criar mais unidades  segmentar, novosreduzir
nichos,inadimplência
novos clientes
aumentar fidelização clientes  novas geografias
melhorar marca
melhorar cadeia logística
 crescimento
ESTRATÉGICO
vertical – concorrência O QUE?
aumentar satisfação interna
 crescimento horizontal – novos mercados

TÁTICO
COMO?

pesquisas apontam colaboradores não

conhecem as estratégias de suas OPERACIONAL
organizações EXECUÇÃO!
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Máximo de 2 linhas
...constantes mudanças.
direção

organograma
estratégia

”A única constante é a mudança.”

Heráclito de Éfeso, 530 a.C, filósofo
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Máximo detecnológicos.
...avanços 2 linhas

2014 o custo de
produtividade de
um recurso usanso
XP aumenta 5,1%
2014 o custo de
trabalho de IT para
suportar um PC com
XP aumenta 6,2%

8 de Abril de 2014
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Máximo
...a execução
de 2 linhas
por projetos.
liderança de mercado não é mais mudanças nos negócios
necessariamente uma garantia
geram iniciativas que
na maioria das vezes só
podem ser executadas
correlação entre market share e por meio de PROJETOS
rentabilidade não é mais a mesma

organizações cada vez mais precisam

entregar qualidade como commodity
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Máximo
...o controle
de 2da
linhas
demanda de projetos.
gestão de portfólio
missão visão planejamento objetivos
programas projetos
valores estratégico estratégicos

definição da estratégia e transformação em ações

objetivos da organização e resultados

gestão estratégica gestão projetos

”Precisamos fazer certo, a combinação certa, dos projetos certos.”

Paul Dinsmore
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Máximo de 2 linhas
...identificação: a lista inicial.
propostas iniciais*
 nome do projeto
por departamento/área

 breve descrição
 justificativa
 benefícios esperados
 prazo previsto de realização
 orçamento previsto recursos
 outros departamentos envolvidos limitados
 responsável pelo projeto (sponsor)
 estratégia e/ou demanda relacionada
 business case
* o que aplicável
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Máximo de 2 não
...demandas linhas
estratégicas.

 necessidades da organização

 solicitação de um cliente

 avanço tecnológico não previsto

 ajustes tecnológicos

 exigência legal

 impacto ecológico ou social

 exemplos de critérios  econômicos
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 inovação  taxa interna de retorno
 redução custo  valor presente liquido
Máximo
...a gestão
dede
2 linhas
 aumento margem
 realizar
portfólio.
primeiro filtro  payback
 % receita  probabilísticos
 criar uma
 risco financeirolista consistente autorização
 balanceamento recursos
 monte carlo
 tempo
eliminar alguns projetos agrupar projetos
de investimento
 a lista inicial  financeiros  arvore de decisão
 identificar programas
 análise
 quantidade piores notas teoria
indicadores de progresso
 de parceiros
defesa sponsor
 classificação
 explorar  humanos
dentro da
sinergias categoria  das operações reais
 workshop
 complexidade com sponsor  indicadores de negócio
contratual
 cria lista para priorização
 cria ranking
exemplos:  ativos fixos
dos projetos  moderna teoria de portfólio
 quantidade áreas envolvidas  ativos de TI  comunicar mudanças
 estratégicos
 impacto para o cliente  criação do mix do portfólio
 programa  criar
de capacitação
critérios de pontuação:
 complexidade tecnológica
 inovação  peso (%)
avaliar
 complexidade escopo
 exigências legais
identificar  impacto estratégia(AMB)+ nota (1 a 10)monitorar
identificar categorizar selecionar priorizar balancear
analisar
ou  critério importância (1 a 5)
risco
 marketing comunicação
 riscos (nota 1 a 10):
 marketing produto
 probabilidade (AMB)
 vendas PF  impacto (AMB)
 vendas PJ  avaliação expert

estudo “Pulse of the Profession” (PMI, 2012)

62% organizações que executar PPM atigiram ou excederam ROI
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Máximo
...a gestão
dede
2 linhas
portfólio.

avaliar
identificar
identificar categorizar selecionar priorizar balancear monitorar
analisar
risco

estudo “Pulse of the Profession” (PMI, 2012)

62% organizações que executar PPM atigiram ou excederam ROI
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Máximo de 2 linhas
...gerenciamento de projeto.

custo
capacitação maturidade
metodologia riscos
qualidade

linha base stakeholders

comunicação escopo
recursos
aquisições tempo humanos
lições aprendidas
conhecimento integrada
Título do Slide
Máximo
...que entidade
de 2 linhas
hoje?
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Máximoos
...quais detipos
2 linhas
de PMO?
tipo definido
alguns autores (Englund et Al, 2003; Hill, 2004,
Kendall & Rollins, 2003) sugerem a existência de
tipos pré-estabelecidos de PMOs.

tipo não definido

outros autores Pinto, Cota e Levin (2010) propõem
uma abordagem alternativa e flexível na qual o
PMO atua como um prestador de serviços para a
organização e, como tal, adapta-se às
necessidades específicas de seus clientes, não
necessariamente encaixando-se em tipos
previamente definidos.
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Máximode
...tipos dePMO.
2 linhas
 corporativo: participe do desdobramento dos objetivos
estratégicos nas iniciativas integrantes do portfólio
de projetos e gerencia os projetos mais estratégicos
 departamental: define, dissemina, acompanha e
assegura a utilização da metodologia de
gerenciamento de projetos entre o time de gestores de
projetos em departamentos
 programa/projeto: tem sob sua gestão os gerentes de
projeto que façam a gestão dos programas e projetos
específicos ou ficam abaixo de uma área específica de
conhecimento da companhia, vertical ou horizontal.
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Máximode
...tipos dePMO.
2 linhas

CEO a estrutura de justifica do

ponto de vista de custo
benefício no médio longo prazo
PMO
Corporativo

COO CFO CIO MARKETING

PMO DESENVOLVIME INFRAESTRTUR

PRODUTO COMUNICAÇÃO
Departamental NTO A

PMO Projeto PMO Projeto

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Máximo
...mas o de
que2 élinhas
mesmo o PMO?
PMO (Project Management Office)
Escritório de Gerenciamento de Projetos

consolidou-se a partir da década de 90

“é um corpo ou entidade organizacional à qual são

atribuídas várias responsabilidades relacionadas ao
gerenciamento centralizado e coordenado
dos projetos sob seu domínio.”

Segundo a 4ª edição do PMBoK®,PMI, 2008, p.9

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Máximo deprestados
...serviços 2 linhas pelo PMO.

 participar do planejamento estratégico

 alinhar a estratégia de negócios ao portfólio de projetos

 criar listas de portfólios mesuráveis, alcançáveis e relevantes

 auxiliar as área de negócio na definição dos indicadores de negócio

 definir, disseminar e acompanhar os indicadores de progresso e negocio

 aumentar o resultado e a visibilidade do resultado do negócio

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Máximo deprestados
...serviços 2 linhas pelo PMO.

 coordenar a execução do portfólio de projetos

 transformar a cultura da organização em uma “prestação de contas”

 transformar a cultura da organização em uma cultura orientada a projetos

 monitorar de riscos, desvios e incertezas para permitir ação imediata

 aumentar o nível de satisfação do cliente com a qualidade dos projetos

 aumentar a visibilidade dos resultados dos projetos

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Máximo deprestados
...serviços 2 linhas pelo PMO.

 definir e assegurar a correta utilização da metodologia de GP

 definir e assegurar evolução maturidade do GP

 promover e auxiliar a otimização e a sinergia de recursos de projetos

 evitar redundância e esforços conflitantes entre projetos

 recrutar auxiliar seleção times de projeto e time multidisciplinares

 desenvolver competências técnicas e comportamentais (equipes de projeto)

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Máximo deprestados
...serviços 2 linhas pelo PMO.

 aumentar o nível de satisfação e automotivação das equipes de projeto

 fomentar e facilitar a comunicação do conhecimento e de lições aprendidas

 centro de apoio a times de projeto em planejamento e condução dos projetos

 proporcionar maior estabilidade na sua condução dos projetos

 assegurar a redução do ciclo de vida dos projetos (custos/prazos)

 monitorar e controlar o desempenho do próprio PMO e sua equipe

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Máximo são
...quem de 2os
linhas
profissionais de PMO?
 vice presidente
 diretor
 gerente
 consultor
 analista
 trainee Líderes de PMO tem que ser
 estagiário "parte evangelista, parte
terapeuta, e parte coaches".
 jovem aprendiz
The Boston Consulting Group & PMI
Novembro 2013
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Máximo de 2 linhas
...competências de um PMO.
gerenciamento de projeto/portfólio
 domínio de gerenciamento de portfólio projetos
 domínio de gerenciamento de projetos
 domínio de metodologia gerenciamento de projeto e portfólio
 domínio de técnicas criação/monitoria indicadores
 gerenciamento de múltiplos projetos em paralelo
 gerenciamento de equipes multidisciplinares
Título do Slide
Máximo de 2 linhas
...competências de um PMO.
negócio
 tem um lugar a mesa executiva
 conhecimento de planejamento estratégico
 conhecimento de planejamento financeiro
 conhecimento de gestão de risco
 conhecimento de estrutura organizacional
 conhecimento de negócios diversos*
 conhecimento de tecnologias diversas*
 conhecimento de regiões diversas*
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Máximo de 2 linhas
...competências de um PMO.
…bom

gestor de conflitos comunicador

solucionador de
problemas
perseverante
trabalho
negociador em equipe
ouvinte influenciador

orientado
a resultado organizado criativo
líder
Título do Slide
Máximo de 2 linhas
...competências de um PMO.
 empatia
 visão holística
 visão do cliente
 posição de isenção
 capacidade de influência
 resiliência
 comprometimento
 autocontrole
 pro atividade
 persuasivo
 facilitador
 assertividade
 argumentação
 perguntas chaves
 apresentar em público
 adaptável a mudanças
 capacidade mentoring
 relacionamentos efetivos
 situações complexas
 situações ambíguas
 transparência
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Máximo
...a implantação:
de 2 linhas
antes.
 compromisso e consenso da Alta Gestão com a criação do
PMO e execução do Portfólios de Projetos (identificar
patrocinador)
 comunicação da Missão, Visão e Estratégia a toda
organização
 uma estrutura de governança para a tomada de decisão e
processos estabelecidos e alinhados
 processo de gerenciamento de investimentos
institucionalizado
 identificar grupos de resistência e apresentar benefícios
implementação ou malefícios da não
 implementação em fases
Título do Slide
Máximo
...a implantação:
de 2 linhas
iniciar.

 definir a posição do PMO na estrutura organizacional

 dar empoderamento ao PMO
 estabelecer relação do PMO com estratégia
 definição missão, visão, valores do PMO
 definir indicadores a serem utilizados
 defina a governança do PMO
 definir papeis e responsabilidades do PMO
 implementação em fases
Título do Slide
Máximo
...a implantação:
de 2 linhas
iniciar.

 avaliar o nível de maturidade de GP atual

 definir o nível de maturidade de GP proposto
 avaliar a metodologia de GP atual

 definir adequação necessária metodologia de GP

 identificar ferramentas tecnológicas de apoio

 definir plano de implementação de ferramentas

 avaliar necessidades de capacitações/treinamentos

 definir plano para capacitações/treinamentos

 implementação em fases
Título do Slide
Máximo
...a implantação:
de 2 linhas
iniciar.

 criar um plano de projeto de implantação (real)

 considerar contexto (estratégias/momento)
 maturidade (projetos/metodologia/equipe)
 selecione projetos pilotos (sugestão)
 divulgar o plano
 termo de aceite dos envolvidos com o plano
 implementar o plano
 monitorar e divulgar resultados a cada passo
Título do Slide
Máximo
...a implantação:
de 2 linhas
depois.
indicadores do PMO*
 projetos entregues no prazo
 orçamentos cumpridos
 escopo entregue dentro do solicitado
 maior satisfação dos clientes
 maior satisfação da equipe de projeto**
 maior satisfação da diretoria com monitoramento
 aumento da maturidade da equipe de projetos
 projetos lançados no tempo planejado
 utilização do budget
 riscos identificados
*antes do PMO sequer tinham noções destes indicadores
** muitas vezes antes apontados como mais resistentes
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Máximo
...a implantação:
de 2 linhas
depois.
indicadores de negócio
 redução de custos finanças
 volume de vendas
 receita gerada
 novos negócio criados
 novos clientes
 clientes que realizam 2ª compra visão cliente
 novos produtos lançados
 novos processos implantados processos internos
 investimento programas de recompensa
 números de horas de treinamentos aprendizado
Título do Slide
Máximo édedificil,
...medir 2 linhas
mas imprescindível.
características de uma métrica
identificação definição da métrica
categoria custo, tempo, processo, negócio
fórmula de cálculo caso aplicável
grandeza medida percentual, dias, unidade monetária
meta comparativa maior que, menor que
fonte de dados origem dos dados
periodicidade diário, quinzenal, mensal anual
Título do Slide
Máximo édedificil,
...medir 2 linhas
mas imprescindível.
características de uma métrica
identifique os indicadores que
identificação definição da métrica
auxiliem a mostrar os resultados
categoria maiscusto, tempo,
rápidos, processo,
divulgue-os negócio
a fim
de que fique clara a evolução da
fórmula de cálculo caso aplicável
mudança e assim ganhe o apoio
grandeza medida percentual, dias, unidade monetária
da organização
meta comparativa maior que, menor que
fonte de dados origem dos dados
periodicidade diário, quinzenal, mensal anual
Título do Slide
Máximo
...a real stage
de 2 linhas
gate framework.
Título do Slide
…pensamentos.
Máximo de 2 linhas
“A vontade de
preparar-se precisa
ser maior que a
“Não existem países vontade de vencer.”
subdesenvolvidos.
Existem países Bob Knight
subadministrados.”

Peter Drucker
Título do Slide
…perguntas?
Máximo de 2 linhas
Título do Slide
Máximo de 2 linhas