INFORME DE AUDITORIA

Va dirigido al: Dr. Gilberto Macías rector de la universidad Metropolitana

De conformidad con nuestro programa anual de auditoría, hemos concluido con

la revisión de las actividades de la Universidad metropolitana, la revisión cubrió
las operaciones por el periodo comprendido del 1º de enero al 31 de Diciembre
del año 2018, la revisión fue hecha por el contador Público Juan Manuel Díaz
durante el periodo del 3 de enero al 31 de Marzo del 2010.Nuestro trabajo de
auditoría fue efectuado de conformidad con estándares de auditoría
generalmente aceptados. Nuestra revisión se limitó a la práctica de un estudio
y evaluación del control interno del ciclo de transacciones de tesorería con que
está operando la universidad. Y encontramos las siguientes observaciones:

En materia de autorización:
- No existen políticas definidas por escrito para el pago a proveedores ni
para financiarse a través de éstos, al no existir políticas bien definidas en
los cuales se especifique el pago a los proveedores puede haber un
retraso en el pago de los mismos pues no hay algo que así lo establezca,
y eso puede ser perjudicial para la universidad ya que se pueden
presentar inconvenientes a lo largo de los diferentes movimientos desde
el surgimiento de la obligación hasta la extinción de la misma, como el
desabastecimiento, no solo de materiales sino también de algunos
servicios básicos, pues al quedar mal en los pagos, estos no querrán
volver a trabajar con ellos, se recomienda establecer políticas para definir
el tiempo en que se pagara el total de deudas con los proveedores.

- Una buena fuente de financiamiento está representada por el cobro de

inscripción, sin embargo no están claramente definidos los criterios ni las
bases para fijar el importe a cobrar por cuotas de inscripción. Es
importante tener bien definidos los criterios y bases para poder fijar el
importe a cobrar por cuotas de inscripción pues a ignorancia de estos
puede llegar a grandes riesgos para la universidad, y en el peor de los
casos a su desaparición. Por otro lado se tiene en cuenta que una
evaluación precisa y progresiva de los costos operativos y no operativos
permitirán a la empresa tener mayor flexibilidad a la hora de adaptarse a
la coyuntura de los mercados, por ello el conocimiento de los costos fijos
sobre los cuales se puede prescindir es vital para una correcta dinámica
de la empresa, se recomienda aprender a definir bien los criterios.

- No está previsto a donde recurrir en caso de que se requiera un apoyo

financiero extraordinario. El hecho de no tener fijado un ente que pueda
apoyar en caso la universidad necesite un apoyo financiero es
sumamente preocupante, pues si por ejemplo se quisiese iniciar un
proyecto de fuerte inversión no se le podría dar inicio a este o demoraría,
 pues se tendría que buscar quien esté dispuesto a dar el apoyo financiero
y para que pase eso se llevarían a cabo muchos tramites o estudios que
indiquen que la universidad tiene capacidad de pagar sus deudas. Se
recomienda hacer un estudio de entidades y crear convenios con
instituciones financieras, que nos faciliten en la adquisición de un crédito
de manera rápida.

- No se elaboran pronósticos de flujo de fondos ni de origen y aplicación de

los fondos de que se han obtenido y dispuesto. La universidad al no
realizar un flujo de efectivo no puede controlar de manera exacta los
ingresos y salidas de efectivo y de mucho menos realizar un pronóstico de
flujo de fondos porque dejaron en segundo plano el área de tesorería que
es muy vital para asegurar la rentabilidad de la universidad. Al no aceptar
nuevos socios ni contratar créditos la institución, se valió de sus propios
recursos económicos disponibles generando esto una falta de control en
la parte de la finanzas por el hecho de contar con la suma confianza de
que si se enseña bien la parte económica caerá por su propia cuenta. Se
recomienda empezar a elaborar pronósticos de flujo de fondos ni de
origen y aplicación de los fondos de que se han obtenido.

- No se valoran las diferentes opciones de inversión de los fondos

excedentes. Al no valorar las diferentes opciones de inversión de los
fondos excedentes se está perdiendo la oportunidad de hacer algo más
productivo con el dinero, algo que le pueda dar dinero o más prestigio. Se
recomienda empezar a considerarse algunas opciones de inversión, pues
esto puede generar algún tipo de ganancia en la empresa.

- No existen procedimientos autorizados aplicables a todo el proceso del

ciclo de tesorería. Al no existir procedimientos autorizados aplicables a
todo el proceso del ciclo de tesorería u omitir algunos de estos, no s podrá
reducir la necesidad de financiamiento, disminuir los costos financieros,
aumentar la rentabilidad o gestionar los flujos. Se recomienda investigar
más acerca de los procedimientos autorizados, esto nos llenara de
beneficios.

En materia de procesamiento y clasificación de transacciones:

- No se informa con exactitud y oportunidad la entrega y retiro de inversiones.
Son uno de los muchos riesgos que la universidad debe enfrentar al dejar
en un segundo plano el área de tesorería , al no tener datos o información
exacta no sabemos con cuento contamos de ingresos y egresos. Se
recomienda tener un registro de las operaciones de manera computarizada
con información fácil de manejar y útil al momento de conocer nuestro
 capital. Tener una base de datos que respalde las distintas operaciones
que se realizan.

- Los rendimientos de las inversiones se registran con base en los estados

de cuenta mensuales de las instituciones bancarias o financieras , y no se
revisan o recalculan los cómputos de esos rendimientos. Los riesgos de no
recalcular o revisar los rendimiento hace imposible que el análisis de las
inversiones permita saber si es conveniente su realización o no, además
no permite conocer de dos o más proyectos de inversión cual es
el más aconsejable seguir desde el punto de vista financiero. Se
recomienda mayor control de las transacciones realizadas es importante
conocer el estado actual de las cuentas así como la manera de saber
invertirlo en un proyecto además de actualizar y revisar los rendimientos
presentes que se vienen con todas las operaciones que conlleva.

- El proceso de la contabilización de manera rutinaria sufre u retraso de dos

o tres meses, por lo que la información referente a tesorería y posición de
caja debe obtenerse extra libros. El riesgo de no llevar un control contable,
oportuno y bien ejecutado, de manera que se pueda controlar bien la
institución y tomar acciones correctivas y preventivas a tiempo, para poder
garantizar el éxito de la institución. Se recomienda conocer el rol de la
buena contabilización ya que su papel en el registro de ingresos y egresos,
la estimación del valor de activos y pasivos, la determinación de costos y
del nivel de rentabilidad de la universidad metropolitana, así como la
evaluación de sus riesgos financieros y la forma de compensarlos, puede
determinar el éxito o fracaso al momento de realizar algún proyecto de
inversión en bien al desarrollo de la universidad metropolitana.

- No se concilian de manera oportuna los estados de cuenta bancarios y de

inversión con los registros contables correspondiente. El riesgo de no
contar con conciliaciones ya sea bancarias o de inversión, es no verificar
los saldos que tenemos con clientes y proveedores, ya que si no
tuviésemos contabilizada una transferencia recibida de un cliente, con este
 proceso fácilmente lo podemos identificar y siempre es mejor, estar seguro
de los saldos de clientes antes de reclamar un cobro que el cliente ya nos
haya realizado. Se recomienda contar con los saldos que obtenemos al
realizar las diversidad operaciones ya sean administrativas, contables, etc.
Para ello se debe verificar los saldos en cuentas bancarias para confirmar
los depósitos y asegurarse de que las salidas estén justificadas. Asimismo,
llevar un control de los cheques emitidos y las transferencias electrónicas
realizadas.

En materia de verificación y evaluación

- No se verifica y evalúa en forma periódica los saldos periódicos de
efectivo, inversiones y proveedores ni las transacciones que le son
relativas. Los riesgos que se pueden presentar al momento de no verificar
y evaluar en forma periódica los saldos registrados de efectivo,
inversiones y proveedores ni las transacciones que le son relativas,
pueden que los informes preparados pudieran presentar información
errónea. S recomienda tener manuales de procedimientos y políticas,
gráficas de organización y otra documentación.

- No se guarda historia de las tendencias de cobro de colegiaturas

comparándolas contra los factores externos que inciden o afectan dicha
cobranza. El riesgo de no guardar la información competente con los
factores externos que inciden puede que las decisiones importantes
podrían basarse en información errónea. Se recomienda utilizar técnica
para describir errores y omisiones.

- No se determina la rentabilidad de cada centro de utilidades, preparatoria

y las diferentes licenciaturas, maestrías y programas de extensión. Sólo
se reconoce la rentabilidad global de la universidad. Al momento de no
determinar la rentabilidad de cada centro de utilidades, algunos errores en
la salvaguarda física y procedimiento de transacciones pudieran pasar
inadvertidos. Se recomienda utilizar técnicas para evaluar los saldos.

En materia de salva guarda física

- No se cuenta con caja fuerte para la guarda de dinero, valores y
documentación importante. Al no contar con una caja fuerte la institución
se sufre el riego que haya un robo en este caso de dinero o documentación
importante de la entidad, así mismo en caso de desastres naturales tales
como Las inundaciones y los incendios pueden arruinar los documentos y
 elementos más valiosos al contar una caja fuerte reducirás de manera
drástica las probabilidades de que sufran daños si se produce un desastre
natural. Otro punto muy importante es que la caja fuerte conservar
documentos en buen estado ya que evitara el deterioro con el paso de los
años ya que en una caja fuerte al contar gruesas paredes y su fresca
temperatura los mantendrán resguardados y evitarán que se estropeen. Se
recomienda adquirir una caja fuerte para el resguardo del dinero y
documentación importante que cumpla con los estándares y condiciones
básicas que la institución necesita.

- En cuanto al no tener restricciones del personal al área de caja se corre el

riesgo de que exista un robo de dinero o pérdida de documentación. Cabe
mencionar que al no contar con restricciones a esta área al personal existe
la posibilidad de la manipulación de la documentación contable que en el
momento de una auditoria u otro proceso formal nos proporcione
información errónea. Se recomienda contratar un número determinado
depersonal para que tenga acceso a esta área, tener un registro de ingreso
y salida por parte del personal a esta área e implementar sistemas de
seguridad tales como cámaras, seguridad biométrica para ayudar a un
mejor control al acceso a esta área.

- No se tiene control ni resguardo de los formatos en blanco utilizados en el

proceso de tesorería. En este punto cabe mencionar que al no contar con
dichos controles de registro no se podrá constatar los movimientos
realizados en área de tesorería, así como los desembolsos y monto de
dinero retirado. Se recomienda implementar un software que ayude al
control de los registros en blanco, así como contratar un personal adecuado
para que pueda constatar el control de dicho registros

- No se tienen contratadas fianzas de fidelidad del personal que interviene

en el proceso de tesorería. Es importante resaltar las fianzas de fidelidad
ya que garantiza el resarcimiento del daño patrimonial que cause un
empleado por la comisión de un delito en contra de bienes de la empresa
beneficiaria o de los que ésta, sea jurídicamente responsable, ya sea Robo,
Fraude, Estafa, Peculado o Abuso de Confianza permitiendo así un mejor
compromiso y responsabilidad por parte del personal que interviene en el
proceso de tesorería. Se recomienda realizar contratos donde se
especifiquen las responsabilidades que tienen las personas que están a
cargo del área de tesorería así como las sanciones a las cuales están
expuestos al encontrar actos sancionables.

- Son inadecuadas las medidas de seguridad contra incendios y otros riesgos

y las correspondientes coberturas con las aseguradoras. Ante un riesgo
inherente como puede ser un incendio, un terremoto robo, llámese fuerza
mayor o caso fortuito las medidas de seguridad no se encuentran presentes
poniendo en riesgo a una destrucción de información, materiales, etc.
Además que no tener garantía correspondientes antes tales riesgos o
 eventualidades. Se recomienda capacitar al personal ante cualquier
situación de riesgo que se presente, así como también tener siempre
acceso a los equipos contra incendios para su rápida utilización.

El personal de la Universidad Metropolitana está de acuerdo con los

hallazgos y recomendaciones, y se empiezaran a tomar medidas correctivas.
El departamento de auditoría Interna desea expresar su agradecimiento por la
cooperación recibida durante la revisión por parte del personal y funcionarios
de la compañía y vivienda.

ATENTAMENTE

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Juan Manuel Díaz
Auditor