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Actividad 7

Archivo

Los archivos administrativos que significa “lugar donde se guardan las arcas” y proviene del latín archividium que era el lugar donde se guardaban los documentos públicos, actualmente entendemos como archivo tanto el edificio que alberga los documentos como el conjunto de fondos documentales producidos por una institución.

Archivos administrativos

Son aquellos que tienen la como finalidad la gestión administrativa. En ellos se guarda los documentos mientras tiene vigencia administrativa, se caracterizan por el gran volumen de información que poseen, puesto que es una documentación que se genera y circula para resolver el trabajo diario de la institución. No admite destrucción y selecciona algún puesto que se trata de documentos que establecen derechos, relacione o vínculos, etc. Y son la única garantía de autoridad y estos son de uso exclusivo de la institución.

Característica de los archivos administrativa.

- Nombre y extensión.

- Contiene diferente información archivo de texto, de imagen, de audio y de video.

- Se organiza en carpetas (directorios) y subcarpetas (subdirectorios) de forma jerárquica.

- No puede haber archivos con el mismo nombre y extensión en la misma carpeta.

Clases de archivos.

Se clasifica en:

- Archivos que se adscriben al Derecho Público, que según el ámbito de actuación del organismo serían.

- Archivos que se adscriben al Derecho Privado. Dejando a un lado a los archivos militares, tendríamos.

- Archivos de gestión o de oficina (conserva 5 o 6 años: 1ª edad del documento).

- Archivos centrales: recoge la documentación de los distintos archivos de gestión (conserva 10 años: 1ª edad del documento). Puede estar unificado en un único archivo intermedio.

- Archivos intermedios: se le transfiere la documentación desde los distintos archivos centrales, y

es el paso previo de la documentación hacia el archivo histórico (conserva 15-30 años: 2ª edad del

documento).

- Archivos históricos (conserva indefinidamente: 3ª edad del documento).

- Archivos activos: aquellos donde los documentos son consultados frecuentemente o que la

documentación por su valor administrativo, legal, operativo o fiscal no pierde vigencia. Por lo general la fecha de emisión de los registros no es superior a los cinco años y es consultada más de una vez al mes. Corresponden a los archivos de gestión.

- Archivos semiactivos: aquellos que conservan los documentos que han sido retirados del archivo

activo finalizado la vigencia administrativa, legal, operativa o fiscal. Su finalidad es suministrar información para comprobar operaciones realizadas. Corresponden a los archivos centrales y/o intermedios.

- Archivo inactivo: aquellos que conservan los documentos de consulta poco frecuente, que tienen

utilidad temporal de acuerdo a su valor. Se almacenan allí hasta la destrucción de los mismos una vez que ya han cumplido su función o su conservación definitiva. Corresponden a los archivos

centrales y/o intermedios.

- Los que se ocupan de documentación cartográfica: planos y mapas, manuscritos e impresos.

- Los que se ocupan de documentación iconográfica y audiovisual: ilustraciones, grabados, calendarios, fotografías, postales, diapositivas, películas y vídeos, entre otros.

- Los que se ocupan de documentos orales o sonoros.

- Los que se ocupan de material textual impreso que por su naturaleza es coherente con otras series orgánicas.

- Los que se ocupan de los registros procedentes de la utilización de la tecnología informatización de determinadas tareas burocráticas y administrativas.

Selección de los documentos de archivo.

Consiste en escoger entre los documentos entre los documentos que se producen mundialmente (publicados o inéditos), aquellos que cubaran el campo definido por el centro, servicio o sistema documental y que por su utilidad merezcan registrarse en el fondo. Este es el destino final de los documentos dependiendo de su valor, es decir, los pasos de tiempo límite para su conservación y destrucción.

Pasos para la selección documental:

Identificar los documentos susceptibles de selección.

Seleccionar los documentos.

Preparar inventarios de selección y eliminación de documental.

Presentar la solicitud de selección documental.

Aprobar la propuesta de selección documental.

Trasferir los documentos a conservar al archivo histórico.

Importancia de la organización del archivo y la conservación documental en las áreas

financieras y contables de las empresas.

Contribuir a la solución de los interrogantes y consultas de la empresa, en el ámbito y archivistas responder a las necesidades de consulta asesoría y orientación que requiere la empresa. En cuanto a los sistemas de gestión y desarrollo de un ambiente de carácter pedagógico por la función de una cultura archivística, con el apoyo de recursos humanos y técnicos generar un ambiente de trabajo inter y multidisciplinario entre las directivas y todas las áreas que potencian recursos de investigación y buen servicio.

Manejo automatizado de la información frente a las ayudas de la tecnología.

internet: La última revolución para el mundo de los archivos llega con la Word Waif Web, que multiplica hasta el infinito las posibilidades de difusión y comunicación de los archivos. Las utilidades de Internet en un archivo son amplias y variadas. Es necesario conocerlas para aprovechar todo el potencial que nos ofrece y maximizar la eficacia y rentabilidad de los servicios del archivo.

Internet es, principalmente, la fuente de información más actualizada e inmediata de que disponemos actualmente. es enormemente útil para el trabajo del archivero, pero también como medio de difusión del archivo.

Correo electrónico: tiene relación con el recibo de información o producción de un documento, a medidas que las redes se popularicen la información será intercambiada electrónicamente. Permite producir en pantalla cualquier tipo de información, permite la trasferencia de mensajes y documentos almacenándolos en un lugar y permitiendo su extracción.

Redes sociales: en estas redes se pueden compartir recursos de información, en este trámite se puede hacer consultas desde cualquier punto de acceso sin necesidad de pasar por una oficina que tramite el documento.

Conclusiones

No existe el soporte electrónico que nos permita deshacernos del soporte tradicional en forma definitiva. Las nuevas tecnologías nos brindan la posibilidad de automatizar los procesos archivísticos, y la difusión de los archivos. Sirven como soportes de conservación más no de sustitución de los documentos. Las nuevas tecnologías de la información debemos verlas como aquella herramienta que facilita nuestro quehacer laboral, profesional y académico.