MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE OYON

DIRECTIVA N° 001 - 2018 – AL/MPO

DIRECTIVA PARA EL MANEJO DEL FONDO

FIJO CAJA CHICA DE LA MUNICIPALIDAD
PROVINCIAL DE OYON

OYON 2018
 DIRECTIVA Nº 01-2018-AL/MPO

DIRECTIVA PARA EL MANEJO DEL FONDO FIJO CAJA CHICA DE LA

MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE OYON
1º OBJETIVO

La presente directiva, tiene por finalidad establecer normas para la correcta administración y control
del Fondo Fijo para Caja Chica de la Municipalidad Provincial de Oyon.

2º FINALIDAD

Permite racionalizar el uso del dinero en efectivo para atender en forma oportuna los pagos menudos
y urgentes, por la adquisición inmediata de bienes o servicios, que por su naturaleza no ameritan
atender previa emisión de las Órdenes de Compra o de Servicios.

3º ALCANCE

La presente Directiva alcanza a todas las áreas u Oficinas orgánicas de la Municipalidad Provincial de
Oyon.

4º BASE LEGAL

SON APLICABLES LAS SIGUIENTES DISPOSICIONES:

 Ley N° 27972, Ley Orgánica de Municipalidades y modificatorias

 Ley Nº 28693 Ley general del Sistema Nacional de Tesorería
 Ley N° 26162, Ley del Sistema Nacional de Control
 Ley N° 28411, Ley General dl Sistema Nacional de Presupuesto
 Ley N° 30693, Ley de Presupuesto del sector Publico para el año fiscal 2018
 Directiva N° 001-2007-EF/77.15 Directiva de Tesorería para los Gobierno Locales,
aprobado mediante R.D N° 002-2007-EF/77.15 y modificatorias
 Resolución de Contraloría N° 072-98/CG, Normas Técnicas de Control Interno para el
Sector Publico.

5º DISPOSICIONES

5.1. El fondo de Caja chica a distribuir, tanto el monto de las dependencias o áreas usuarias se
determinará mediante una Resolución de Alcaldía a propuesta de la Gerencia de Administración,
cuya propuesta y sustentación debe contar con el Visto Bueno de la Gerencia Municipal.

5.2 El Fondo Fijo de Caja Chica es aquel fondo constituido con carácter único por dinero en efectivo con
Recursos determinados - FONCOMUN, de la Municipalidad Provincial de Oyon destinados para
gastos corrientes, establecido mediante Acuerdo de Concejo de acuerdo a las necesidades de la
entidad.
5.3 La apertura del fondo de caja chica, así como su modificación deberá efectuarse preferiblemente
al inicio de cada ejercicio presupuestal y mediante Resolución de Alcaldía a solicitud, de la Gerencia
de Administración o quien haga las veces previa opinión favorable de la Gerencia de Planificación,
Presupuesto y Sistemas, a efectos de la disponibilidad presupuestal.

5.4 En la misma Resolución de Alcaldía que apertura el fondo, se designara al responsable de la

administración del Fondo Fijo para Caja chica, quien se encargará de centralizar y distribuir el fondo
de caja chica, adicionalmente se encargara de revisar, controlar y consolidar la información de las
rendiciones, para tramitar su reposición o reembolso. La Resolución puede prever la designación
de un suplente para casos de ausencia del titular.

5.4.1 Son Funciones del Encargado:

 Administrar el Fondo Fijo de Caja Chica asignado ciñéndose estrictamente al límite y

concepto del gasto, a las autorizaciones y demás normas establecidas en esta directiva.
 Cuidar que el dinero del Fondo asignado este guardado con las seguridades del caso y
dentro de local de la institución, bajo responsabilidad pecuniaria personal.
 Exigir que en el reverso de cada documento sustentatorio figure el destino y motivo del
gasto realizado.
 Verificar que cada factura, boleta de venta u otro comprobante de pago reconocido y
emitido de conformidad con lo establecido por la SUNAT, deberá contar con la firma del
Gerente del Área respectivo, Gerente de Administración y Finanzas y del solicitante.
 Otorgar las facilidades necesarias para la ejecución de arqueos por parte de las áreas
pertinentes.

5.5 La apertura del Fondo Fijo para Caja Chica se efectuará mediante el giro de un cheque a nombre del
encargado para el manejo del Fondo Fijo.

5.6 Las áreas u Oficinas orgánicas usuarias deberán tomar en cuenta que el recurso de Caja Chica solo
podrá ser utilizada en la siguiente especifica de gastos.

20 Movilidad local (anexo 001)

20 Movilidad gastos de transporte y viáticos
24 Alimentos de personas hasta un máximo del 25% del monto asignado, cuando se efectúen
labores en horas extras o días no laborables debidamente justificados.
30 Bienes de consumo no existentes en el almacén
39 Otros servicios de terceros
49 Materiales de escritorio no existentes en el almacén

Otros gastos no previstos que, por su naturaleza y oportunidad deben ser consideradas como de
URGENCIA, previa autorización de la Gerencia Municipal.

5.7 Los gastos por cada comprobante de pago de Caja Chica, podrán ejecutarse hasta por el monto
máximo establecido por Resolución Directoral Nº 004-2011-EF/77.15 de fecha 08.01.2011

5.8 La sustentación de gastos deberá efectuarse con documentos probatorios conforme a las
disposiciones emanadas de la SUNAT, así como de otras instituciones, tales como:

 Facturas
 Boletas de Venta
  Recibo por Honorarios
 Tickets
 Declaración Jurada por gastos de movilidad (Anexo 001) adjuntando la correspondiente Papeleta
de Salida y la aplicación de la tabla de valores de movilidad.
 Otros documentos probatorios y/o normados por otras instituciones públicas tales como:
Declaraciones Juradas contempladas en el Sistema Nacional de Tesorería para Gobiernos Locales
vigentes (Anexo 002).

6º RENDICION Y REPOSICION DEL FONDO

6.1 El Fondo Fijo de Caja Chica es de periodicidad mensual
6.2 La rendición del Fondo Fijo de Caja Chica por parte de las Unidades o servidores receptores
deben efectuarse máximo hasta los (2) dos días hábiles del mes siguiente, salvo disposición
expresa de la Gerencia de administración. Debe detallarse en la relación de gastos
efectuados, su correspondiente codificación presupuestal.
6.3. Los receptores de los fondos asignados procederán a rendir cuenta documentada al
encargado de centralizar el fondo de Caja Chica con el correspondiente VºBº en cada
documento que dio origen al gasto por el Gerente del Área.
6.4 Los documentos sustentatorios de gastos, solo tendrán validez aquellos que estén girados a
nombre de la Municipalidad Provincial de Oyon y con las fechas vigentes al mes que
corresponda la rendición.
Se considerará adicionalmente aquellos documentos sustentatorios que hayan sido emitidas
a partir de la 2da. Quincena del mes anterior.
6.5 Para la reposición del Fondo Fijo de Caja Chica, se deberá seguir los siguientes
procedimientos:
 El responsable del manejo del fondo, con la finalidad de cubrir los requerimientos en
forma oportuna, podrá solicitar la reposición, cuando su ejecución haya alcanzado un
nivel mínimo al equivalente al 60% del fondo asignado.
 Para la reposición correspondiente, el responsable deberá efectuar la rendición de cuenta
equivalente al monto de solicitud de reposición.
 La Caja Chica podrá ser renovada en el mes, una sola ves el monto constituido o aprobado
indistintamente del número de rendiciones documentadas que se efectúen.
 Es obligación del encargado del Fondo Fijo de Caja Chica en coordinación con la Unidad
de Contabilidad el garantizar la veracidad y legalidad de los documentos que sustentan
la rendición bajo su responsabilidad..

7º ARQUEO DEL FONDO

El arqueo del Fondo de Caja Chica estará a cargo de la Unidad de Contabilidad, cuyo
responsable de dicha área debe realizar el referido arqueo de manera periódica (por lo
menos 2 veces al año) e informar el resultado a la Gerencia de Administración.

El arqueo antes mencionado es muy independiente a lo que pueda ejecutar la Contraloría General
de la República, el Órgano de Control Institucional o por disposición de la alta jerarquía.

DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS
1. La presente directiva será de aplicación a partir del día siguiente de su aprobación.
2. Serán causales para el cierre o suspensión de los Fondos Fijos de Caja Chica, los siguientes:
 Cuando en su manejo se haya desvirtuado los objetivos de su creación.
  Por reversión voluntaria a cargo de sus responsables, al considerar innecesario su
funcionamiento.
 Por cierre del periodo fiscal en el que se produjo la entrega, para de esta manera afectar
la ejecución presupuestaria y los resultados del ejercicio.
3 El incumplimiento de la presente Directiva, conlleva a la aplicación de las sanciones
administrativas, establecidas en el DS 040-2014-PCM Reglamento general de la Ley Nº 30057
Ley del Servicio Civil
4 El responsable del Fondo Fijo de Caja Chica deberá implementar los mecanismos
correspondientes para su control y custodia del recurso.
5. La Gerencia de Administración y Finanzas es la encargada de efectuar la difusión de la
presente directiva.
6. Las disposiciones dadas en la presente directiva, son de estricto cumplimiento, las mismas
serán renovadas de acuerdo a las necesidades institucionales.

Oyon, 08 de enero del 2018.

 ANEXO 001
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE OYON

DECLARACION JURADA DE MOVILIDAD ANEXO Nº 1

YO…………………………………………………………EN MI CONDICION……………………………………....................

En aplicación a lo dispuesto en el artículo 71º de la directiva de tesorería Nº 001-2016 EF/77, 15 aprobada

por Resolución Directoral Nº 002-2015- EF77. 15 declaro bajo juramento. Haber efectuado en el mes de
………………. hasta el 31 de ………….…… de 2018 los siguientes gastos de movilidad.

Nº DE P.S FECHA NOMBRE DEL MONTO MOTIVO DESDE FIRMA

TRABAJADOR S/. HACIA

TOTAL DE GASTOS DE
MOVILIDAD

OYON,………….. DE……………DEL…………………

…………………………………………………………..

FIRMA DEL RECEPTOR DEL FONDO

 ANEXO 002
FORMATO DE DECLARACION JURADA
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE OYON
DECLARACIÓN JURADA

NOMBRES Y APELLDOS
DNI °
REFERENCIA C/P

De acuerdo a lo prescrito en la Ley N° 30693, Ley de Presupuesto del Sector Público para el año
2018, Ley de Gestión Presupuestaria del Estado y demás normas pertinentes, DECLARO BAJO
JURAMENTO que los gastos consignados a continuación son exactos y se ajustan a la verdad, los
mismos que no cuentan con los respectivos comprobantes de pago SUNAT:

N° FECHA DESCRIPCION MONTO PARTIDA

ESPECIFICA

TOTAL S/.

SON: ______________________________Y /100 SOLES

V°B° Oyon, de del 2018

GERENCIA RECIBI CONFORME

AREA

RECEPTORA ____________________________
Firma del solicitante

………..…………………………….. ………………………….. …………………………….…

GERENCIA MUNICIPAL GAF JEFE INMEDIATO