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PROCESO : GESTION DE LA PRODUCCION DE TUBOS

DE ENVASE Fecha: 10/ ABRIL/ 2019
Versión: 01
PROCEDIMIENTO: COMPRA DE MATERIA PRIMA Página: Página 1 de 4

1. OBJETIVO Comprar la materia prima requerida para el proceso de fabricación de tubos de envase
de la empresa E&T SAS

2. ALCANCE Este procedimiento inicia con la apertura de órdenes de compra a proveedores y finaliza
con el pago de facturas a los diferentes proveedores por parte de la empresa.

3. RESPONSABLE Ejecutivo de compras.

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Contratos, órdenes de compra, facturas y remisiones de

producto, políticas de control de calidad.

5. TÉRMINOS Y REFERENCIAS

Materia prima. La Materia Prima son todos aquellos recursos naturales que el hombre utiliza en la
elaboración de productos. Dichos elementos que los seres humanos extraen de la naturaleza son
transformados en diversos bienes, y el modo en que lo hacen es bajo algún proceso industrial. En este
sentido se puede destacar que el sujeto que utiliza la materia prima para así poder desempeñar su labor es
la industria pues sin la utilización de la misma no podrían llevar a cabo sus objetivos.

SAP. El Sistema SAP o “Systems, Applications, Products in Data Processing”, es un Sistema informático
que le permite a las empresas administrar sus recursos humanos, financieros-contables, productivos,
logísticos y más, las principales empresas del mundo utilizan SAP para gestionar de una manera exitosa
todas las fases de sus modelos de negocios.

Remisión. La Nota de Remisión es aquel documento que se utiliza casi excluyentemente a instancias de
un contexto mercantil para acreditar o dejar constancia de la entrega de un pedido. El mismo para que
tenga efecto y validez deberá ser sí o sí firmado por el receptor de la mercancía hecho que dará constancia
que la mercadería ha sido recibida correctamente y de acuerdo a las condiciones convenidas

6. CONSIDERACIONES
Las órdenes de compra deberán ser verificadas por gerencia antes de ser aperturadas en el sistema.

7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

Actividad Responsable Doc/ Registro

1. Aperturar órdenes de compra: Teniendo en cuenta los SAP

Ejecutivo
requerimientos del área de producción con las Registro de
Comercial
especificaciones de la materia prima solicitada (Tipo, cantidad órdenes de
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etc.) se realiza por parte del área comercial la apertura de las compra
órdenes de compra en el sistema SAP. Dicho proceso se
realiza hasta los primeros 5 días hábiles de cada mes, sin
embargo si la materia prima se termina y se necesita de
manera urgente por fuera de estas fechas se puede abrir una
nueva orden de compra autorizada por gerencia.
2. Solicitar material a proveedores: Una vez autorizadas las Remisiones
órdenes de compra por parte de gerencia, se hace la solicitud
a cada uno de los proveedores vía e-mail con el material Ejecutivo
necesitado, los cuales tendrán una fecha específica para la Comercial
entrega del material de acuerdo al calendario establecido en el
contrato.
3. Recepciónar la materia prima: De Lunes a viernes en Facturas y
horarios de 2 a 6 pm el operario de recibo de mercancía remisiones
recepciona inicialmente los documentos del producto para la acordes a la
verificación de remisiones y facturas, posteriormente si todo solicitud
está de acuerdo a los requerimientos la materia prima es Operario de
recibida en la cantidad requerida en el muelle de recibo de la recepción
compañía. Los proveedores tendrán un tiempo máximo de 1
hora para poder entregar su pedido por tal razón si la cantidad
supera los 100 (bultos, cajas etc.) tendrán que llevar el
personal correspondiente para no exceder el tiempo límite.
4. Realizar control de calidad: Posterior a la recepción se hace Check list
el correspondiente control de calidad al material recibido, se control de
realiza un correspondiente muestreo de cada bulto, caja etc. calidad
tomando 4 productos y realizarles el correspondiente análisis y Área de
check list para pasarlos así ya al almacén; si el producto no Calidad
cumple las especificaciones requeridas el proveedor será
informado inmediatamente y tendrá máximo 10 días para
retirar su mercancía.
5. Pagar a proveedores: Recibido el material a satisfacción el SAP
cumplimiento o pago de las facturas se realizara 10 días Facturas
hábiles después de la recepción de la mercancía dicho pago Ejecutivo aprobadas y
se hará por transferencia bancaria o del modo que se haya Comercial selladas
establecido en el contrato. Sin embargo esta claramente Area de
establecido que nunca se manejará dinero en efectivo y que Contabilidad
ningún personal por fuera del establecido en el contrato está
autorizado para recibir dinero o algún tipo de beneficio.
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1. DIAGRAMA DE FLUJO
PROCEDIMIENTO:
EJECUTIVO COMERCIAL OPERARIO RECEPCION AREA DE CALIDAD

INICIO

Aperturar órdenes
de compra

Solicitar material a
proveedores

Recepcionar materia
prima

NO
Aprueba

SI

Pagar a proveedores

FIN
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2. CONTROL DE CAMBIOS

N. Fecha de Versión
Descripción de la Modificación
Revisión aprobación actualizada

Elaboró: Mayron Escobar Revisó: Aprobó:

Cargo: Cargo: Cargo: