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ARCHIVO

Presentado por:
Deimer Alexander
Corredor
INTRODUCCIÓN

El presente material se enfoca en el campo de archivo,


relacionando todo lo relacionado con el material, se ampliara el
concepto de archivo, sus características y las bases fundamentales
así como su origen y categorización.
CONTENIDO

INTRODUCCIÓN
1. historia archivos
2. Concepto de Archivo
3. Importancia de los archivos
4. clases de archivo
-Según la Organización
- Según su Uso
- Según su Naturaleza
5. cualidades de los archivos
6. cualidades del archivista
7. categorización de los archivos
8. elementos de archivo
HISTORIA DEL ARCHIVO

Las culturas que más aportaron al surgimiento documental fueron la


cultura egipcia, las civilizaciones romanas y Grecia, que dejaban por
escrito sus testamentos, la china y la india así como también el
arcaico, sumerio y babilonios.
CONCEPTO DE ARCHIVO

Conjunto de documentos, sea cual


fuere su fecha, forma y soporte
material, acumulados en un proceso
natural por una persona natural o
entidad pública o privada, en el
transcurso de su gestión.

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Los archivos son necesarios en la sociedad


porque promueven el conocimiento, custodian y
preservan nuestra memoria, difunden nuestro
patrimonio histórico, dan acceso a los
ciudadanos, son garantía de Protección de datos
y Propiedad Intelectual, impulsan la
investigación histórica y científica, apoyan la
gestión documental de las organizaciones, apoya
a la transparencia y a la rendición de cuentas,
además dan agilidad en la localización de la
información
1. Los archivos custodian las decisiones y la memoria.
2. Los archivos conservan un patrimonio único e irremplazable que se
transmite de generación en generación dentro de una compañía o
vida cotidiana.
3. Los documentos son viables y respaldan un proceso.

CLASES DE ARCHIVO

Según la Organización

 Archivo centralizado: una sola parte de la compañía maneja


todo los archivos de la compañía.

 Archivo descentralizado: aquel que lleva cada una de las
dependencias de la organización. Es decir, es independiente de
todo proceso archivístico.

 Archivo descentralizado con control descentralizado: esta
clave de archivo es manejada por cada punto de la compañía y
el responsable del manejo es el jefe de cada lugar de trabajo.

 Archivo descentralizado con control centralizado: es
controlado desde un archivo central es decir el mayor, pero
esta manejado por dependencias de cada punto clave.
Según su Uso

Archivo activo: se compone por


archivo que aun estén en trámite y
constante uso u ejemplo de ello
son las historias clínicas, debido a
que en cada consulta son
revisados.

Archivo semiactivo: se compone con los


archivos o documentos que no son
revisados constantemente y que tiene
poca actividad.

Archivo inactivo: son documentos


de uso histórico, es decir que tienen una
durabilidad bastante prolongada por
decirse perpetua
SEGÚN SU NATURALEZA

Archivo público: documentos pertenecientes al estado público.

Archivo privado de interés público: tiene valor histórico,


investigativo, científico o cultural son de interés público.

Archivo privado: son los documentos que pertenecen a


personas naturales o jurídicas.

CUALIDADES DE LOS ARCHIVOS

Económicos: deben ser ahorradores de tiempo

Simples: deben tener información clave y precisa.

Funcionales: deben estar a la mano y asequibles

Exactos: deben ser precisos para evitar errores a la


hora de la búsqueda.
CUALIDADES DEL ARCHIVISTA

Orden: se debe llevar un control y ciertas doctrinas.

Responsabilidad: es una labor de mucha dedicación.

Cordialidad debe manejar una buena actitud y estar presto a


cualquier solicitud de documentos de los superiores.

Sigilo Profesional se debe manejar cierto grado de


confidencialidad respetando los parámetros de la empresa

Concentración es una labor de mucha delicadeza y de


concentración absoluta ya que cualquier error entorpece las
funciones de archivo y movilidad del trabajo
CATEGORIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

GENERAL DE LA NACIÓN
• Archivo general del departamento.
• Archivo general del municipio.
• Archivo general del distrito.

TERRITORIALIDAD
Se clasifican en:
• Archivos de entidades del orden nacional.
• Archivos de entidades del orden departamental.
• Archivos de entidades del orden distrital.
• Archivos de entidades del orden metropolitano.
• Archivos de entidades del orden municipal.
• Archivos de entidades del orden local.
• Archivos de las nuevas estadidades territoriales que se creen
por ley.
• Archivos de los territorios indígenas que se crearán cuando la
ley los desarrolle.

ORGANIZACIÓN DEL ESTADO


se clasifican en:
• Archivos de la rama ejecutiva.
• Archivos de la rama legislativa.
• Archivos de la rama judicial.
• Archivos de los organismos de orden de control.
• Archivos de los organismos autónomos.

ELEMENTOS DE ARCHIVO

Archivadores

Verticales

Facilitan la organización y
ahorran espacio

HORIZONTAL

Las carpetas que se utilizan se


denominan carpetas colgantes
FOLDERAMA

Se utilizan en las organizaciones para


guardar las historias laborales.

ARCHIVADOR GIRATORIO

Están equipados con teléfonos para


que los responsables del área de
trabajo suministren la información
requerida, y facilitan la visibilidad ya
hora tiempo

Archivador mecánico
Permite de una manera
práctica la búsqueda y
manipulación de la
información contenida en los
documentos.
Archivador electrónico

Es de manera
sistematizada y son más
prácticos para usar bases
de datos

Estantes

Está compuesto de
manera metálica para la
organización la mano.
Gancho legajador plástico

Objeto de ayuda para fijar los


documentos a la carpeta

Legajos

Sirve para evitar el


deterioro de los documentos
y protegerlos.

Cajas de Archivo

Su registro en ellas
facilita la búsqueda de la
Información, además de
la protección y
conservación interna.
Sello Fechador

Permite marca los


archivos para un mejor
almacenamiento