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COMO UN GLOBAL PMO RESOLVER

EL RETO DE CALCULO

+
Descubre cómo la Oficina de Gestión de Proyectos de
organización comercial de la aviación líder mundial en
entrega a tiempo, dentro del presupuesto, y dentro de su
alcance.


El hecho de que podemos modificar la estructura del
consejo tanto como necesitamos nos permite utilizar la
misma herramienta no sólo para la gestión de cartera de
proyectos y gestión de equipos, sino también para la
gestión de nuestro
trabajo personal propia.

INDUSTRIA: Aviación Internacional // Localizaciones: Canadá, China, Suiza

DEPARTAMENTO / EQUIPO: PMO, ejecución de proyectos, servicios de TI, Finance Operaciones

PAPEL: IT Project Management Office (PMO) // LeanKit Cliente desde: 2013

un estudio de caso presentado por


FONDO

reuniones semanales del equipo toman sólo 20-25 minutos - Los equipos PMO y entrega de proyectos alcanzan altas

aproximadamente la mitad del tiempo que puede tomar con calificaciones de satisfacción de sus clientes internos para

herramientas basadas en la lista. la entrega de proyectos a tiempo, dentro del presupuesto, y

dentro de su alcance.

informes ejecutivos tiene 30% menos de tiempo que antes, ahorrando 40 horas al año.

RESULTADOS DEL
van desde servicios financieros de avión a cuestiones ambientales a la seguridad del transporte aéreo. Preparación de

proyectos por año, el PMO trabaja con una línea diferente de la empresa cada pocas semanas, con escenarios que

metodología para proyectos de TI (por ejemplo, Kanban, Scrum, cascada, etc.). La gestión de una cartera de unos 45

Sirviendo de TI y entregar valor de negocio


proyectos de TI de gestión de cartera, lo que facilita la adopción ágil en toda la organización, y establecer la

compatible con tres equipos de entrega de proyectos en Canadá, China y Suiza. Sus responsabilidades incluyen

La oficina de gestión de proyectos (OGP) para la organización de la aviación comercial líder en el mundo es

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OMS Entrevistamos

Nos sentamos con Giorgos, un miembro del equipo PMO,

para aprender cómo los equipos de entrega de proyectos

PMO y están utilizando LeanKit para gestionar su trabajo y

ver resultados satisfactorios.

Funciona a través de tres Gestiona una cartera de unos


continentes y 12 45 proyectos
zonas horarias por año

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EL RETO


El uso de hojas de cálculo con un equipo distribuido en
todo el mundo era en realidad un procedimiento muy
doloroso.

Las hojas de cálculo Retrasar el Progreso

Hasta principios de 2013, el PMO utilizar hojas de cálculo para gestionar una cartera de proyectos que se extendió por tres

continentes y 12 zonas horarias. “El uso de hojas de cálculo con un equipo distribuido mundialmente en realidad era un

procedimiento muy doloroso”, dijo Giorgos, un miembro del equipo de la PMO. Los jefes de proyecto tuvieron que canalizar

todas sus actualizaciones de estado a través de la cabeza de ella entrega de proyectos, que pasó hasta tres horas por

semana actualizando las hojas de cálculo y compilar esos datos en informes útiles.

A pesar de este esfuerzo, el PMO encontró que las hojas de cálculo les dio solamente una instantánea de su progreso. Era

casi imposible conseguir una comprensión del día a día de lo que había sucedido durante la noche en Montreal o lo que

estaba ocurriendo en este momento en Pekín o en Ginebra. Ellos necesitan una herramienta que les permita saber lo que

estaba ocurriendo en tiempo real, por lo que podría estar sincronizado y rápidamente frente a los riesgos y problemas.

LA SOLUCIÓN

Al ver la información en tiempo real en segundos

Como una extensión del programa de gestión del cambio ágil de su organización, la PMO inició la búsqueda de una

herramienta con capacidades de Lean y Kanban. Eligieron LeanKit porque era fácil de usar, muy visual, y

ampliamente personalizable.

“Es muy fácil para empezar con LeanKit: Usted puede configurar rápidamente un nuevo usuario, y el usuario puede

realmente comenzar a crear tarjetas con dos clics”, dijo Giorgos, señalando que la facilidad de uso de LeanKit va más allá

de incorporación y en el uso diario. “No tengo una gran cantidad de personas que luchan con el uso de la herramienta, y no

consigo muchas preguntas”, dijo. La interfaz intuitiva visual permite una experiencia de usuario de baja fricción.

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LA SOLUCIÓN


Es muy fácil colaborar ahora. Podemos colaborar en tiempo
real sin la necesidad de descargar copias locales de las hojas
de cálculo.

El acceso compartido a una herramienta flexible

El PMO utiliza un tablero de cartera de proyectos para controlar y administrar proyectos, aprovechando como una herramienta

compartida que puede ser actualizado al instante por los jefes de equipo de entrega de proyectos. En lugar de enviar por correo

electrónico sus cambios a la cabeza de ella entrega de proyectos, el equipo lleva la señal de su progreso mediante la actualización

de sus cartas en la mesa. “Es muy fácil colaborar ahora. Podemos colaborar en tiempo real sin la necesidad de descargar copias

locales de las hojas de cálculo “, dijo Giorgos.

Para ver rápidamente lo que está sucediendo en todo el mundo, el equipo utiliza etiquetas y tarjetas de filtrado bordo. Cada

lugar tiene una etiqueta tarjeta separada. Cuando alguien quiere saber lo que está pasando en Beijing, por ejemplo, que

filtran el tablero mediante la etiqueta “Beijing”. En lugar de filtrar por un campo en una hoja de cálculo y desplazándose a

través de filas de datos, la búsqueda de la Junta toma unos segundos, y las tarjetas correspondientes visualmente “pop” de

la junta.

El editor de placa flexible permite a los equipos para modelar sus propios procesos complejos y modificarlos, según sea

necesario - sin límites a bordo de estructuración. “El hecho de que podemos modificar la estructura del consejo tanto como

necesitamos nos permite utilizar la misma herramienta no sólo para la gestión de cartera de proyectos y gestión de equipos,

sino también para la gestión de nuestro propio trabajo personal”, dijo Giorgos.

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LeanKit vista principal

del tablero

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LA SOLUCIÓN

Más allá de la PMO: 3 casos de uso adicionales

La adaptabilidad de LeanKit hace que sea fácil de usar para una variedad de equipos, independientemente de su trabajo. Además de

los equipos de PMO y entrega de proyectos, varios otros departamentos de la organización comercial de la aviación más importantes

del mundo confían en LeanKit todos los días. He aquí una instantánea de cómo los equipos de comunicaciones digitales, finanzas,

operaciones, y servicios de TI utilizan LeanKit.

SUBDIRECTOR
Comunicaciones digitales


LeanKit nos ayuda a seguir el progreso de nuestro trabajo y nos aseguramos de que finalicemos los
principales proyectos a tiempo. La estructuración de nuestra junta en carriles deja claro en qué etapa
del proyecto está dentro y quién exactamente está a cargo de ella.

Especialista, de transformación de datos


Las operaciones de financiación

Se utilizó para rastrear y procesar los datos de facturación por hoja de cálculo. Fue todo un reto para
compartir un archivo entre todos nosotros, y filtrar los datos no fue fácil. Ahora, de nuestro equipo
utiliza LeanKit. Podemos ver un resumen de todos los datos y se puede filtrar fácilmente la
información.

Gerente de Desarrollo WEB


Servicios de TI

““
Nuestro equipo de desarrollo utiliza LeanKit para seguir el progreso de las mejoras. La
visualización de las diferentes etapas de nuestro proceso nos da una mejor comprensión de
la carga de trabajo del equipo y quién hace qué. También podemos dar a nuestros
accionistas de la empresa una visión muy transparente de la obra y visibilidad de nuestros
proyectos compartidos.

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LOS RESULTADOS


Mediante la visualización de nuestra carga de trabajo del proyecto, hemos sido capaces de
llegar a nuestro objetivo de entregar a tiempo, dentro del ámbito estuvimos de acuerdo, y
dentro del presupuesto - todos los cuales ayudan a hacer felices a nuestros clientes.

Mayor eficacia, Reuniones más rápido, satisfacción de


los clientes

El uso de una herramienta común para la gestión de la cartera de proyectos visuales ha ayudado a la PMO coordinar un equipo distribuido a nivel

mundial con mayor eficiencia. Puesto que cada uno puede actualizar tarjetas simultáneamente, que ya no necesitan un guardián central de

información, y ellos no tienen que esperar en un informe semanal para determinar si existen riesgos o problemas - que pueden ver

inmediatamente.

El equipo de entrega y conduce el PMO preparar un informe quincenal para los interesados ​ejecutivos, pero los lleva hasta una hora en

lugar de hasta tres horas - ahorrando 40 horas al año. ganancias de eficiencia adicionales provienen de sus reuniones semanales del

equipo, que tienen sólo 20-25 minutos para revisar los riesgos técnicos y de gestión del cambio. “Sin la estructura y la visualización de

LeanKit, esta reunión podría tomar fácilmente el doble de tiempo”, dijo Giorgos.

Durante los primeros seis meses de 2017, la PMO y los equipos de entrega de proyecto ha conseguido una alta calificación de satisfacción de sus clientes internos (es

decir, los dueños del producto). Giorgos nombres satisfacción del cliente como uno de sus principales indicadores clave de rendimiento, un punto de referencia que ha

sido influenciado por el uso de LeanKit: “Mediante la visualización de nuestra carga de trabajo del proyecto, hemos sido capaces de llegar a nuestro objetivo de

entregar a tiempo, dentro del ámbito estuvimos de acuerdo, y dentro de presupuesto - todos los cuales ayudan a hacer felices a nuestros clientes “.

Más información sobre LeanKit

En LeanKit, hacemos el software de colaboración de trabajo en toda la empresa que está especialmente diseñada para magra y diseñado para

Kanban. Nuestros productos y empresas de servicios de ayuda a visualizar el trabajo, los procesos de optimizar y proporcionar más rápido. Desde

nuestra fundación en 2009, hemos crecido para servir a más de

50.000 equipos de todo el mundo. Los equipos de todo tipo - incluyendo TI, desarrollo de productos, Operaciones, Ventas, Marketing,

Recursos Humanos, Legal y Finanzas - confían en LeanKit todos los días.

Orgullosamente hecho en nuestras oficinas en Nashville, TN (EE.UU.) y Londres (Reino Unido)

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