IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS EN COLOMBIA

A lo largo de la historia el hombre ha querido perseverar en su saber y en su afán ha intentado

preservar sus conocimientos ancestrales, es desde ese momento que se piensa en guardar la
información que ha vivido y experimentado a través de la escritura y el dibujo de pictogramas como
medio y herramienta para registrar estos acontecimientos. Fue así como se establecieron reglas
para estandarizar y reglamentar el manejo de la información permitiendo dar un vuelco para
organizar y modernizar los métodos, herramientas y marco formativo de lo que hoy se denomina
administración documental

El éxito de una empresa pública o privada radica en la toma de decisiones, éstas se basan en
información verídica y sustentable por lo tanto estos documentos deben ser conservados con un
alto grado de responsabilidad ya que reflejan la gestión realizada por personas naturales o jurídicas
en un lapso de tiempo, por lo tanto los archivos o conjunto de documentos acumulados son muy
importantes en las empresas.

Con el fin de poder tener un mayor y mejor control sobre los documentos en el pasar del tiempo y
al establecerse estándares para los archivos en la humanidad se vio la necesidad mundial
irrenunciable de clasificarlos; es así como en este país se han clasificado los mismos según su
organización, su uso, su naturaleza y su ciclo de vida.

El buen y correcto manejo de los archivos brinda competitividad en las empresas porque permite
generar ahorro de personal y tiempo a la hora de buscar y/o organizar los documentos, así como la
historia de la organización, brinda herramientas para la toma eficiente de decisiones y reconoce los
responsables de éstas.

Es muy importante el papel de los archivos para las personas y empresas, es importante que la
persona encargada del área de archivo sea una persona idónea en todas las áreas para tal actividad,
debe ser ordenada, responsable, que actúe con prontitud, que sea cordial con las personas internas
o externas que solicitan y/o entregan documentos, también que tenga un alto nivel de
concentración, debe ser prudente en el manejo de la información y conozca el marco normativo que
regula el ejercicio de la profesión así como las diferentes funciones técnicas y operativas a ejercer.
Adicionalmente la categorización de los archivos, los cuales son de carácter u orden territorial por
lo que el archivo general de la nación, se clasifica de acuerdo a la territorialidad y organización del
Estado.