PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

AUTORES:
TANIA GALINDO CUENCA
YERALDIN CAMILA QUIMBAYA MORENO

PROFESOR:
JUAN MANUEL MEJÍA VILLA

FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN

MANIZALES-CALDAS
2019
 CONTENIDO
CENTRO DE ENSEÑANZA AUTOMOVILISTICA SAN JOSÉ ................................................. 4
1. MATRIZ DOFA ....................................................................................................................... 4
2. GRUPOS DE NTERÉS ............................................................................................................ 5
3. ALCANCE DEL SG .................................................................................................................... 5
4. IDENTIFICACIÓN DE PROCESOS. ...................................................................................... 5
5. POLITICA SGI ............................................................................................................................ 7
6. ESQUEMA S.M.A.R.T., OBJETIVOS Y PLAN DE ACCIÓN ................................................. 7
7. RIESGOS ..................................................................................................................................... 8
8. MATRIZ DE COMUNICACIONES ........................................................................................... 8
9. ACORDE A LOS OBJETIVOS ESTABLECER LA FICHA TÉCNICA DEL INDICADOR .. 9
 CENTRO DE ENSEÑANZA AUTOMOVILISTICA SAN JOSÉ

1. MATRIZ DOFA
Tabla 1. Matriz DOFA

MATRIZ DOFA

DEBILIDADES OPORTUNIDADES

Los cupos para la inscripción de estudiantes Posicionamiento regional.

son limitados.
FORTALEZAS AMENAZAS

Personal capacitado. Cambio de las leyes de tránsito.

Fuente: Autores

Tabla 2. Análisis DOFA

OPORTUNIDADES AMENAZAS

O1. Posicionamiento regional. A1. Cambio de las leyes de

DOFA tránsito.

FORTALEZA Estrategias (FO) Estrategias (FA)

F1. Personal capacitado. F1-O1. Atraer a los clientes a
través de estrategias de marketing
(publicidad en redes sociales;
Instagram, Facebook, páginas
Web, etc.) y ofreciendo un servicio
de calidad con la finalidad de
mantener el posicionamiento
regional.
DEBILIDADES Estrategias (DO)
D1. Los cupos para la D1-O1. Realizar un diagnóstico
inscripción de estudiantes son para identificar la situación actual
e incluir los indicadores de gestión
limitados. establecido. A partir de lo anterior
se toma la decisión de la cantidad
de vehículos que se deben comprar
para así generar la disponibilidad
de nuevos cursos de conducción.
Fuente: Autores
F1-A1. Aprovechar las
capacidades y habilidades que
tiene el personal del centro de
enseñanza automovilística
“San José” para lograr
adaptarse al cambio de leyes
de tránsito presentes en
determinado momento.
Estrategias (DA)
D1-A1. Proceso de enseñanza
con flexibilidad metodológica
acorde a los cambios futuros
de las leyes de seguridad vial.
 2. GRUPOS DE NTERÉS

Tabla 3. Grupos de interés

PARTES INTERESADAS NECESIDADES EXPECTATIVAS

Clientes Pago oportuno Crecimiento, igual en el trato

y transparencia
Personal Pago de salarios con Estabilidad laboral,
prestaciones sociales motivación y ambiente laboral
Accionistas ingresos Posicionamiento y buena
gestión
Proveedores Pago oportuno y compra Estabilidad comercial

Competidores Cumplir con los Ser más competitivo y

requerimientos del mercado
Sociedad Requerimiento de las normas
de seguridad vial
Fuente: Autores
satisfacción de las
necesidades de los clientes
Cumplimiento de las normas
de seguridad vial

3. ALCANCE DEL SG

El sistema de gestión del centro de enseñanza automovilística de San José comprende los procesos
de enseñanza y aprendizaje automovilística, a partir de formar y desarrollar personas con
habilidades en conducción y total conocimiento de las normas de tránsito; contribuyendo desde la
formación ética y académica a crear consciencia y una mejor cultura en las vías del territorio
colombiano, cumpliendo con cada uno de sus procesos dentro del lineamiento de la ISO 9001
(SGC), ISO 14001 ( Medio ambiente) y ISO 45001 (SGSST).

4. IDENTIFICACIÓN DE PROCESOS.
Procesos identificados en la empresa de enseñanza automovilística “San José”:

1. Proceso de planeación estrategica: Determinar y evaluar las directrices, los objetivos y las
estrategias adecuadas con el fin de garantizar el eficaz desempeño de los procesos de la
empresa,
2. Proceso gerencial: Asignar los recursos necesarios para el buen funcionamiento de cada uno
de los procesos y evaluar sus indicadores y comportamiento en pro de la sostenibilidad de la
organización,
3. Proceso de enseñanza automovilistica: Coordinar la logística necesaria para los cursos de
conducción en todas las categorías de la sede,
4. Proceso comercial: Desarrollar e implementar estrategias de mercadeo y publicidad que
motiven a la adquisición de nuestro servicio, aumenten las ventas y la participación en el
mercado,
5. Proceso contable: Inicia al ingresar la información de cada cliente y al generarle su factura de
la manera correcta y con los valores definidos previamente y finaliza con la realización de los
EEFF y el pago de los impuestos a los que haya lugar,
6. Proceso financiero: Determinar y asegurar la disponibilidad de fondos para la operación de
todos los procesos,
7. Proceso administrativo: Realizar una correcta administración de los recursos con los que
cuenta la organización y suministrar los necesarios para la operación de la misma,
8. Proceso operativo: Garantizar la correcta operación de la sede,
9. Proceso de calidad: Garantizar el correcto funcionamiento del Sistema de Gestión de calidad
y auditorías internas
10. Proceso de salud y seguridad en el trabajo: Garantizar el correcto funcionamiento del Sistema
de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo con el fin de prevenir la ocurrencia de accidentes
y enfermedades de origen laboral.

Ilustración 1. Mapa de procesos, Empresa "San José"

MAPA DE PROCESOS

PLANEACIÓN ESTRATEGICA GERENCIAL

SATISFACION DEL CLIENTE

NECESIDAD DEL CLIENTE

ENSEÑANZA
AUTOMOVILISTICA

COMERCIAL CONTABILIDA D FINANCIERO ADMINISTRATIVO OPERATIVO SERVICIO AL CALIDAD

CLIENTE SST

MEJORA CONTINUA

Proceso gerencial Proceso misional Proceso de apoyo

Fuente: Centro de enseñanza automovilística “San José”.

5. POLITICA SGI
Nos comprometemos a implementar y mantener el sistema de gestión de calidad, medio ambiente
y seguridad y salud en el trabajo con el objetivo de mejorar continuamente los procesos, satisfacer
los requerimientos de nuestros clientes, mejorar el desempeño del talento humano y de hacer una
adecuada administración de los sistemas informáticos; cumpliendo con los requisitos legales y de
calidad establecidos por la organización, desarrollando mecanismos de operación y control en los
que se asegure la disponibilidad financiera que nos permita crecer en capacidad técnica, física y
operativa para prestar un mejor servicio; permitiéndonos aumentar la participación en el mercado
y la competitividad para la sostenibilidad de la organización en el largo plazo, conservando la salud
de nuestros empleados, previniendo los accidentes y enfermedades de origen laboral, para así
finalmente comprometernos con el medio ambiente a partir de la reutilización de papel, separación
de residuos sólidos, mantenimiento oportuno mecánico de los automóviles para el correcto
vertimiento del aceite y control de emisión de gases.

6. ESQUEMA S.M.A.R.T., OBJETIVOS Y PLAN DE ACCIÓN

De acuerdo al esquema SMART (Simple, medible, alcanzable, retadores y tiempo) se determinaron
los siguientes objetivos:
6.1 Objetivo 1: Incrementar las ventas de cursos de conducción B1 en un 5% a 8% en plazo de 6
meses a partir del 5 de mayo al 5 de noviembre del 2019.
Tabla 4. Plan de acción Objetivo 1

PLAN DE ACCION
ACTIVIDAD FECHA RESPONSABLE RECURSOS
Informar por medio 5 Mayo al 5 de Director de Ventas Personal, acceso de
de redes sociales Noviembre del 2019, internet, equipos
“Facebook, twitter, con frecuencia diaria. informativos y
Instagram, etc.” el disponibilidad.
curso de conducción
B1, especificando el
contenido del curso.
Fuente: Autores
6.2 Objetivo 2: Aumentar las actividades de marketing en un 30% en un plazo de 3 meses a partir
del 5 de mayo 2019.

Tabla 5. Plan de acción Objetivo 2

PLAN DE ACCION
ACTIVIDAD FECHA RESPONSABLE RECURSOS
Promocionar cada uno 5 Mayo al 5 de Agosto Jefe de Marketing Personal, acceso de
de los servicios del 2019, con internet, equipos e
ofrecidos por la frecuencia diaria. instrumentos
organización a partir informativos y
de la difusión en las disponibilidad.
redes sociales,
folletos publicitario y
radio.
Fuente: Autores

7. RIESGOS

Riesgo 1: Incumplimiento en las metas de venta

Riesgo 2: Incumplimiento en las metas de las actividades de marketing

8. MATRIZ DE COMUNICACIONES
Proceso administrativo: Realizar una correcta administración de los recursos con los que cuenta la
organización y suministrar los necesarios para la operación de la misma:
Tabla 5. Matriz de comunicaciones

MATRIZ DE COMUNICACIONES
ASPECTO A EMISOR RECEPTOR ESTRTEGIA TIPO REGISTRO CUANDO/FRECUENCIA
COMUNCIAR Y MEDIOS (Interna
o
externa)
Gestión de Cliente, Auxiliar Carta, Correo Externa Servicio de Cuando aplique.
quejas y Comunidad, administrativa electrónico, atención al
reclamos Partes Encuesta de ciudadano.
interesadas satisfacción.

Fuente: Autores
9. ACORDE A LOS OBJETIVOS ESTABLECER LA FICHA TÉCNICA
DEL INDICADOR

Tabla 6. Ficha técnica

FICHA TÉCNICA DEL INDICADOR

NOMBRE DEL INDICADOR
Cumplimiento de ventas
OBJETIVO Incrementar las ventas de TIPO DE INDICADOR DE GESTIÓN
DEL cursos de conducción B1 en
INDICADOR un 5% a 8% en plazo de 6
meses a partir del 5 de mayo
al 5 de noviembre del 2019
META 100% PLAZO DE CUMPLIMIENTO 5 de Mayo del 2019
VIGENCIA DE CUMPLIMIENTO 5 de noviembre del
2019
FORMULA Cursos RESPONSABLE Director de ventas.
vendidos=
DE
(#de cursos
CALCULO vendidos/ # de
cursos
esperados)*100
Fuente: Autores
 10. MATRIZ DE IDENTIFICACION DE ASPECTOS Y VALORACION DE IMPACTOS AMBIENTALES.
Tabla 7. Matriz de identificación de aspectos y valoración de impactos ambientales.

Valoración del
Identificación de aspectos e
Descripción de la actividad impacto Controles o medidas de intervención
impactos ambientales
ambiental

administrat
frecuencia

ingeniería
Controles

Controles
presencia

Nivel de
impacto

reciclar
reducir

reusar
Aspecto Impacto

ivos
de
proceso Actividades
ambiental ambiental

Programa de uso eficiente de

Uso eficiente de la energía

Utilizar bombillos
Agotamiento del

ahorradores

la energía
frecuente
recurso, se

diaria
Consumo de

alto

NA

NA
impacta sobre el
energía eléctrica
recurso
realizar las energético
labores de
vinculación de
Administrativo los clientes a los
diferentes cursos

Vinculación por medio de

Reutilizar hojas impresas

integral de los residuos
de enseñanza

Disminución de uso de
sistemas electrónicos

Programa de gestión
automovilística Agotamiento de

Reciclar papel
permanente
los recursos

diaria

papel
naturales

alto
Consumo de papel
(impacto sobre
los bosques,
debido a la tala)

Fuente: Autores
 11. MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS, VALORACIÓN DE RIESGOS Y DETERMINACIÓN DE
CONTROLES
Tabla 8. Matriz de identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de controles.

Zona de riesgo
Procedimiento

Característica

Responsables
Probabilidad
Clasificación

Clasificación
Descripción

Acciones de
Actividades

del riesgo

del riesgo

controles
Impacto

control
de los
Administrativo Personal en el biomecánico Mala 3 3 Es una preventivo 1. Pausas activas Área de
área postura al actividad 2. Capacitación seguridad
administrativa sentarse rutinaria, se en posturas y salud en
puede adecuadas el trabajo

alto
presentar 3. Diseño
problemas ergonómico del
lumbares puesto de
trabajo
operativo Enseñanza de Condiciones Accidente 3 5 Debido a preventivo 1. Velocidad Área
curso B1 de seguridad de factores máxima de 20 operativa
automovilística tránsito como km/h y
exceso de 2. Capacitación seguridad
velocidad, normas de salud en
no cumplir transito el trabajo
con las 3. Mantenimiento

alto
normas de mensual del
tránsito, vehículo
fallas
mecánicas,
impaciencia
en el
aprendizaje
Fuente: Autores