Organización de eventos

La organización de eventos es el proceso de diseño, planificación y producción de congresos,

festivales, ceremonias, fiestas, convenciones u otro tipo de reuniones, cada una de las cuales
puede tener diferentes finalidades.

Entre las diversas tareas que engloba la organización de un evento podemos destacar la
realización de presupuestos, la selección y reserva del espacio en el que se desarrollará el
acto, la tramitación de permisos y/o autorizaciones, la supervisión de las tareas, la
coordinación logística interna o los servicios gastronómicos, entre otros.

El campo de estudio de la organización de eventos es relativamente nuevo. Actualmente

existen diferentes instituciones especializadas en la formación de los futuros profesionales
del sector, en algunos casos universitarias, que imparten esta materia.

Detrás de cada evento existe un gran equipo de proveedores que cada uno añade su servicio
profesional y juntos logran contribuir al cumplimiento de un evento según el estilo emitido,
Equipo de Decoración, Equipos de Montaje de sonido y tarimas, Wedding y Event Planner,
Repostero, salones de Fiestas y entre otros que dan armonía a cada proceso creativo que muy
poco se ve pero que logran resultados extraordinarios.

La organización de eventos empresariales como herramienta de márketing

La organización de eventos también forma parte del marketing de la empresa y deben
perseguir un objetivo claro puesto que sin una definición clara de los objetivos previos y
posteriores que se quieren alcanzar con él puede suponer una manera muy poco eficiente de
inversión. Por lo tanto es muy importante definir los objetivos generales pero además es
necesario también conocer los objetivos de cada departamento como pueden ser los
departamentos de RRHH, Marketing, Ventas, etc. para establecer un objetivo común en
beneficio de todas las áreas. Otra opción, según sea el caso, es priorizar los objetivos
concretos de un departamento y orientar todo el evento a conseguir ese objetivo.
Existen dos categorías de eventos en la empresa:
Eventos motivacionales: son aquellos que se dirigen al personal de la empresa y deben estar
vinculados a objetivos específicos determinados por unas pautas comunes que este tipo de
eventos tiene y también por la realidad específica y actual de la empresa que busca
organizarlos. Un error muy frecuente que comenten algunas empresas es que en los casos de
los eventos recurrentes no se detienen para llevar a cabo un análisis previo para conocer la
realidad actual en la que se encuentra inmersa por lo que el evento corre el riesgo de volverse
rutinario y que el objetivo quede poco claro.
Eventos promocionales: son aquellos que se dirigen a los clientes y las características pueden
variar según sea lanzamiento de un producto, promoción, expansión de la empresa en otros
mercados o zonas geográficas. Forman parte de una estrategia de marketing y persigue un
objetivo concreto.