Вы находитесь на странице: 1из 131

Андрей Ветров

Excel 2013—2016
Мультимедийное издательство Стрельбицкого; Киев; 2017
Аннотация

Основное достоинство практических руководств Андрея Ветрова – невероятный,


фантастический уровень доходчивости. По этим книгам ученик среднего школьного
возраста сможет изучить и Word, и Excel. Эта книга научит вас пользоваться офисной
программой от компании Microsoft – Excel.

Андрей Ветров
Excel 2013—2016
Глава 1. Вводная часть

Предыстория написания серии этих книг

По образованию, я физик. Окончил физфак БГУ со средним баллом 5,0. Распределялся


первым в списках, как лучший студент факультета.
В 94-ом была издана моя первая книга: Концепция энергетики на основе мощного
термоядерного взрыва. Я несколько раз переписывал рукопись этой книги.
Вторую книгу я почти переписал один раз, и тут начинаю понимать, что компьютер
меня может избавить от этой рутинной, совсем не творческой работы.
В 2002 году у меня появился компьютер. Пока я осваиваю эту непростую машину,
приходит в голову идея. Реализация идеи позволяет ощутимо ускорить набор текста, снизить
вероятность опечаток и ошибок. Я обратился к моему другу, специалисту по компьютерному
железу и системщику, с вопросом, что с этим делать. Николай посоветовал написать статью
для газеты Компьютерные вести.
Я так и сделал. Флэшек тогда еще не было. Текст я распечатал и договорился о встрече
с главным редактором газеты.
И вот он начинает читать мою статью. Читает… напряжённо, не отрываясь. Поднимет
глаза…
– Отлично написано! И ноу-хау есть.
И предложил мне написать серию статей.
Через некоторое время были готовы шесть статей.
– Мы готовы опубликовать их в таком виде… но может быть вы еще немного
поработаете над ними.
Я переработал эти шесть статей, и добавил еще две. Все это было опубликовано под
единым названием Советы пользователя. А отзывы какие были…
Мне стало понятно, что я владею пером в этой теме. И начал писать книги. Первым был
самоучитель Word. Написав эту книгу вчерне, встретился с главным редактором
издательства Новое знание.
По его реакции я понял, что представляю собой нечто не совсем рядовое. На волне
вдохновения я закончил работу над первой книгой, и написал еще три.
Но тот человек, который меня вдохновил, ушел из этой сферы деятельности. От нового
главного редактора я узнал, что данное издательство больше не издает книги по
компьютерной тематике.
Я обзвонил все издательства Минска. Не нашлось ни одного, интересующегося такого
рода книгами. Меня убедили, что сейчас выгодно издавать только сложные толстые и
дорогие книги для узких специалистов, работающих в области информационных технологий.
В результате я потерял интерес к этим книгам.
Николай работает на предприятии, где очень высокий уровень информационной
нагрузки. Поэтому там много компьютеров, и много людей, которые работают за
компьютерами.
Я решил отдать свои книги, просто так, безвозмездно. Не пропадать же добру.
Электронные копии получили все желающие сотрудники предприятия под названием
Белвиз.

Николай очень негативно отнесся к моим публикациям в газете. Я ведь только-только с


помощью Николая приобрел компьютер. Первое время машина находилась в его квартире.
Первым моим учителем была шестилетняя дочь Николая.
– Да ты же детские вопросы задаешь… Да ты же элементарных вещей не понимаешь…
Как ты можешь какие-то советы давать? Ты же сам ничего не знаешь!
По его глубокому убеждению, советы могут давать только очень опытные
пользователи. К моим книгам он тоже отнесся с недоверием. Оно и понятно. Прошел год с
хвостиком после того, как я приобрел компьютер, а я уже взялся за книги. С его точки
зрения, это вообще полный абсурд.

Проходит некоторое время. Звонит мне Николай. Как я понял звонит в полный разгар
корпоративной вечеринки. Изрядно выпивший. Не зря же говорят: «Что у трезвого на уме, то
у пьяного на языке». Кричит:
– Да ты знаешь какие книги ты написал! Да ты их написал лучше американских
авторов!
Прошло еще некоторое время. Аналогичный звонок.
– Да ты знаешь какие книги ты написал! Да весь Белвиз поднялся на твоих книгах!

Но во мне уже прочно сидела уверенность, что никакое издательство не заинтересуется


книгами по компьютерной тематике.
Через некоторое время у моей дочери появился компьютер. Я увидел рабочее окно
редактора Word. Я там ничего не узнал. Исчезла стандартная панель инструментов, исчезла
панель форматирования. Я без малейшего понятия, как можно работать в этой версии
текстового редактора.
Такие же изменения произошли и с программой Excel.
У меня появилась твердая уверенность, что мои книги безнадежно устарели. Я на
долгие годы забыл об их существовании.
Напомнил Николай. С его помощью я совсем недавно приобрёл новый компьютер.
Приехал к нему на работу, чтобы рассчитаться и забрать машину. И тут с изумлением узнаю,
что мои книги по-прежнему востребованы. Ими пользуются, с их помощью выполняют
работу, за которую платят хорошие деньги. А ведь в них описаны допотопные версии: Word
2000, Excel 2002.
Тут до меня доходит, что основное достоинство моих книг – невероятный,
фантастический уровень доходчивости. По этим книгам ученик среднего школьного возраста
сможет изучить не только Word, но и Excel.
Пусть меня простит читатель за нескромность, но скромность украшает тех, у кого нет
других украшений. Скромность, конечно красит человека, но только в серый цвет.
И потом это не мои слова. В таком духе отзывались люди, учившиеся по моим книгам.
Так что это не просто мое мнение, это практика, которая, как известно, является критерием
истины.

Я вдруг осознал, что теперь, когда у меня новый компьютер с самыми последними
версиями программ, и я могу заняться переработкой ранее написанных книг.

Я очень опытный пользователь, но, тем не менее, постоянно обращаюсь к этим


книгам, чтобы вспомнить то одно, то другое, то третье…, то пятое, то десятое:
Нахожу в оглавлении то, что меня интересует, открываю соответствующий раздел.
Читаю две, три, или четыре однострочные инструкции, набранные полужирным
начертанием. Как правило, этого оказывается достаточно, для того чтобы восстановить
забытое. Исключительно удобно, исключительно оперативно.
Без этих книг я уже не мыслю своей работы за компьютером. Сведения из этих книг
позволяют мне организовать работу за компьютером предельно рационально.
Обращаю внимание на то, что Word и Excel – явление глобального масштаба. Значит
и подчеркнутая выше исключительная оперативность также может иметь
интернациональный характер. То есть отмеченный положительный эффект будет
проявляться в любой стране, на любом языке.

∙ Состав . Полужирный информационный концентрат разбавлен обычным текстом.


∙ Применение . Смесь заливается в «чайник» и варится до выгорания ваших дел.

Совет № 1.
Если вам нужно восстановить забытое, читайте только однострочные инструкции,
набранные полужирным.

В разделах этой книги выделение ключевых инструкций осуществляется полужирным


начертанием с включениями курсива и пропуском строки до и после инструкции. В
большинстве случаев, при повторном обращении за помощью к данному самоучителю,
достаточно будет пробежаться глазами только по выделенному тексту. Это многократно
снизит затраты времени.

Совет № 2.
Если однострочные инструкция не вносит полную ясность, прочитайте
нижеследующий абзац.

В период обучения компьютерным премудростям я приобрёл семь книг, прилежно их


изучил. На своей практике убедился, что существует единственный способ основательно
изучить компьютер:

в одной руке книжка, в другой – мышка.

Читать эту книгу без включённого компьютера – бесполезно.

Зачем и кому нужна Excel

Таблица – главный объект созидательной деятельности программы Excel. Поэтому


Excel, согласно последним веяниям, называют редактором электронных таблиц. Хотя мне
милее прежнее название – Программа. То есть объект женского рода. Да и слово Excel –
слово женского рода. Оно созвучно словам Ассоль, газель.
Неужто, спросите вы, таблицы так важны в нашей жизни, что ради них пришлось
создавать специальную и очень мощную программу?
Большинство людей обращаются к Excel, когда им нужно создать таблицы для
финансовых расчетов, либо как-то связанные с финансами. Деньги, хотим мы того или нет,
играют важнейшую роль в нашей жизни. Но, чтобы финансы не запели романсы, необходим
строгий учет, расчет, планирование. Инструмента, более подходящего для этих целей, чем
Excel, человечество не придумало.
Excel, не просто программа, а одна из самых сложных и совершенных
пользовательских программ. Excel сложнее Word. Word оперирует только строчками.
(Возможно, вы уже знаете, что Word – это ОН, процессор, редактор, а Excel – ОНА,
программа). Так вот у нее, у этой бедной Excel на шее сидят трое «детишек»: строчка,
столбец и крохотулька ячейка. К каждому «отпрыску» необходим свой особый подход. Так
что «мужику» Word живется полегче.
К тому же Excel способнее и трудолюбивее. Кроме всего прочего она умеет выполнять
расчеты, причем совершенно добровольно, безо всякой особой команды. К примеру, вы
ведете учет продаж каких-то товаров в вашем магазине. Первая строка таблицы – название
месяцев года, то есть январь, февраль… и т. д. Первый столбец – наименование товаров. На
пересечении строк и столбцов – суммы продаж. Однако вам нужно знать итоговые значения,
скажем за полугодие. Для получения итогового значения нужно просуммировать цифры в
каждой строке. Но не спешите хвататься за калькулятор, а намекните Excel, и она сама
примется за суммирование, а результаты занесет в ячейки последнего столбца.
Суммирование – простейшее вычисление. Excel способна выполнять сколь угодно
сложные расчеты, по любым математическим формулам. Надеюсь, до подобного ужаса вы не
докатитесь.
Кроме финансовых таблиц, в Excel можно создавать и поддерживать таблицы,
именуемые базой данных. Вероятно, вы не раз слышали сочетание этих двух слов, оно
довольно распространено. База данных – это таблица, в которой собраны сведения о людях,
реже о каких-то других объектах. В первый столбец таблицы заносят фамилии людей или
названия объектов. Первая строка состоит из заголовков столбцов: фамилия, – этим словом
озаглавлен первый столбец, имя, – заголовок второго столбца, отчество, – третьего, год
рождения, – четвертого, адрес, – заголовок пятого столбца, и так далее… пятый столбец
может быть разбит на несколько столбцов, причем есть возможность сделать это в
автоматическом режиме.
Ну вот, теперь вы вполне представляете, как выглядит эта пресловутая база данных, а
попутно получили представление и о том, на что способна не менее пресловутая Excel.

Адреса или координаты ячеек

Думаю, что вам приходилось играть в морской бой, или, по крайней мере, что-то
слышали об этой игре. Сражение ведется на просторах таблицы, с числом ячеек 10´10.
Корабли размещаются в этих ячейках. Каждая ячейка образуется пересечением строк и
столбцов. Столбцы озаглавлены буквами. Буквы записаны горизонтальным рядком над
верхним краем таблицы. Строки нумеруются цифрами. Они записаны в вертикальный
столбик по левому краю таблицы. Ячейка, к примеру, с координатами В5 находится на
пересечении столбца, озаглавленного буквой «В» и строки под номером 5.
В детстве я очень любил эту игру. Я даже изобрел способ, как играть без проигрышей.

Я не заносил в таблицу однопалубные корабли.

Поэтому они оставались неуязвимыми. Заносил я их, когда игра подходила к концу.

Сколько же этих строчек, столбцов и ячеек

Точно так же, как в игре «Морской бой» (см. предыдущий раздел), определяются
адреса ячеек в Excel. Разница лишь в количестве строк и столбцов. В таблице Excel 256
столбцов и 65536 строк. Перемножьте эти цифры, и вы узнаете количество ячеек. Со
строками все ясно, они обозначаются цифрами, натуральный ряд которых уходит в
бесконечность. Но как быть со столбцами. Их ведь 256, а букв в латинском алфавите всего
26. Так вот, начиная с 27 столица, обозначения ведутся парами букв, то есть AA, AB, AC и
так до AZ. После столбца AZ начинаются столбцы с обозначениями BA, BB, BC…
Последним столбцом является столбец с заголовком IV. Ненароком не сочтите за римскую
цифру четыре. Это сочетание буквы латинского алфавита «I» и буквы «V».

Запуск Excel

На вашем рабочем столе наверняка есть ярлычок в виде не очень правильного


прямоугольника со стрелочкой и значком, отдаленно похожим на букву X. Под ярлычком
надпись Excel 201… Отыскали? Двойной щелчок значка запустит программу Excel.
В открывшемся окне вы увидите варианты макетов книг, с разными заголовками.
Документ Excel состоит из листов, поэтому его называют «книгой». В левом верхнем углу –
пустая книга. С нее и начнем изучение возможностей, предоставляемых программой Excel.
Щелкните это окно, и оно вырастет во весь экран.
Но если вы уже запускали программу таким способом, сразу откроется пустая книга с
названием Книга 1.
Это, конечно же, не единственный способ запуска программы. В нижнем левом углу
экрана есть кнопка Пуск . Она имеет форму шара, и расположена на левом краю строки
задач.
Удобнее всего открывать меню Пуск нажатием на специальную клавишу. На клавише
изображен, если не ошибаюсь, символ операционной системы Windows. Клавиша находится
слева внизу, между клавишей <Ctrl> и клавишей <Alt>. Но можно просто
щелкнуть кружок, с похожим изображением в самом углу, слева внизу.

Щелкнуть объект – значит навести на него указатель мыши, а затем нажать и


отпустить левую кнопку мыши.

В меню Пуск обратитесь к опции Все программы , просто наведите на неё указатель
мыши, щелкать не нужно. Откроется список программ. Найдите в нем опцию Excel 201…
Щелкните её.
Если вы уже открывали какую-то программу, то ее значок будет в приоритетном списке
окна Пуск . То есть в этом случае наводить указатель мыши на опцию Все программы не
нужно.
Предположим на рабочем столе или в какой-то другой папке уже есть документ,
создаваемый в Excel.

Двойной щелчок имени документа одновременно запустит Excel и откроет этот


документ.

Это наиболее ходовой и удобный способ запуска Excel, но он применим, только если в
наличии имеется хотя бы один документ Excel.

То, что вы увидите на экране, называется рабочим окном Excel, иногда используют
слово Интерфейс . В этом окне поселилось множество прямоугольных ячеек. В самом верху
– Строка заголовка с именем документа. По умолчанию Excel задаст имя Книга 1. Под
строкой заголовка – строка, начинающаяся словом Файл. В прежних версиях Excel эту
строку называли Строкой главного командного меню. Теперь этот объект называют Лентой
вкладок и команд.
«Много ль толку в этом, когда канаву стали звать кюветом». В данной замене названия
может быть и немного толку, но какой-то толк по-видимому есть. Но об этом в следующем
разделе.

Лента вкладок и команд


Лента находится сразу под Строкой заголовка . Она не отделяется цветом или линией
от Строки заголовка .
В Excel вкладка Главная открыта по умолчанию. Щелкните какую-либо другую
вкладку, к примеру, вкладку Данные . Вы видите внушительный набор команд. Вот эта
структура вместе со строкой заголовков вкладок (Файл, Главная, Вставка…) и есть Лента
вкладок и команд . Строкой данную структуру уже никак не назовешь. В дальнейшем эту
структуру будем называть одним словом Лента.

Каждая лента состоит из тематических групп команд.

Группа отделена от соседней вертикальной линией. Внизу, под геометрическим


центром группы надпись, которую следует воспринимать как название группы.

Договоримся по умолчанию иметь в виду главную вкладку.

Это правило относится только к однострочным инструкциям, набранным полужирным


начертанием. Для того, чтобы указать «координату» какой-то команды, необходимо указать
имя вкладки и имя группы. Если группа (а значит и команда) относятся к главной вкладки, её
имя не указывается. С другой стороны, если называется имя группы, имя команды, но не
называется имя вкладки, значит группа находится на главной вкладке.

При повторной ссылке в рамках раздела, имя вкладки не называется.

Предположим в первой в разделе однострочной инструкции, набранной полужирным


начертанием, была ссылка на вкладку Вставка . Тогда во всех нижеследующих инструкциях
в пределах текущего раздела, подразумевается ссылка на эту вкладку. То есть если
называется имя группы, то заведомо считается, что эта группа находится на вкладке Вставка
.
Таким образом, если в первой однострочной инструкции, набранной полужирным
начертанием, нет ссылки на вкладку, значит названные команды принадлежат главной
вкладке.
Если во второй, третьей… однострочной инструкции нет ссылки на вкладку, значит
названные группы и команды принадлежат вкладке, упомянутой в первой однострочной
инструкции.
Если в первой однострочной инструкции упомянута вкладка (понятно, что это не
главная вкладка), а команды одной из последующих инструкций принадлежат главной
вкладке, её имя необходимо указать.

Приблизительно, в половине групп в правом нижнем углу имеется стрелочка,


направленная вниз и вправо. Щелчок этой стрелочки открывает диалоговое окно, название
которого совпадает с названием группы.
Если, к примеру, в области группы Шрифт главной вкладки вы щёлкните эту
стрелочку, то откроется диалоговое окно с именем Шрифт .

Панель быстрого доступа

Она находится на уровне строки заголовка между заголовком и кнопкой Отменить.


Там размещаются кнопки наиболее востребованных команд и инструментов. Пройдитесь
указателем, прочитайте подсказки.
Существование такой панели очень даже оправдано. В строке, которая раньше
называлась строкой главного командного меню восемь заголовков различных вкладок. Эта
строка начинается словом Файл . Каждой вкладке соответствует своя лента команд.
Щелкните какую-либо вкладку и посмотрите, как много этих команд. А ведь нужно
еще помножить на восемь. Найти конкретную команду в этом стоге очень трудно.
Но вы можете добавить в панель быстрого доступа команду, к услугам которой
периодически прибегаете. Как видите, я не сказал «очень часто». Если вы очень часто
используете команду, вы хорошо знаете где её найти. В этом случае эта панель вам не сильно
поможет. Ну может быть только в том случае, если команда глубоко «зарыта». Если такую
команду поместить на панель быстрого доступа, отпадет необходимость периодически её
«откапывать».

Щелкните правой кнопкой мыши кнопку команды.

После щелчка появится выпадающий список, с набором опций. В общем случае,


списки, появляющиеся при щелчке правой кнопкой мыши, называют контекстным (целевым)
меню. Но данный список, как-то не очень тянет на подобное меню. Поэтому его следует
назвать просто списком.

В списке выберите Добавить на панель быстрого доступа Значок, изображенный


на кнопке появится в самом верху экрана, левее заголовка.

Щелкните правой кнопкой мыши, к примеру кнопку Полужирный или Курсив на


главной вкладке.

Строка формул

Под лентой находится строка формул. Это светлая полоса, на левом краю которой
имеется окошко с индексированной буквой fx.
В этой строке отображается содержимое активной ячейки. Когда ячейки маленькие,
редактировать содержимое ячейки удобно в строке формул. Для этого нужно щелчком мыши
установить мигающий курсор в нужное место записи в строке формул.

Курсор в ячейке – формула в строке формул, результат в ячейке.


Если ячейка содержит формулу, то сама формула будет отображаться в строке формул.
Поэтому эту строку и называют строкой формул. В самой же ячейке будет содержаться
результат вычисления по формуле.

Приведенная выше однострочная инструкция, набранная полужирным начертанием,


справедлива для активной ячейки, то есть для ячейки, в которой установлен табличный
курсор.

Как уменьшить, увеличить, свернуть окно

Пощелкайте значки в правом верхнем углу.

Обратите внимание на правый верхний угол рабочего окна Excel. Наведите указатель
на черточку. После этого выделится прямоугольничек (почти квадратик) с черточкой в
середине. Щелкните левой кнопкой мыши. Окно слетит вниз, по пути многократно
уменьшаясь. Этот процесс называется свертыванием окна. Если же вы щелкните значок с
буквой X внизу, рабочее окно Excel развернётся.
Теперь наведите указатель мыши на два частично перекрывающиеся квадратика, что
чуть правее кнопки с черточкой, и щелкните. Все это хозяйство по-прежнему находится в
правом верхнем углу рабочего окна программы. Окно уменьшится. Оно уже не будет
заполнять собой весь экран. Эта операция называется Минимизацией окна. Обратная
операция выводит окно в полноэкранный режим.
Стороны минимизированного окна можно перетаскивать мышью, то увеличивая, то
уменьшая площадь окна.

Наведите указатель на край. Указатель примет вид двойной стрелки.

Подергайте указатель мыши у края окна. Добейтесь, чтобы он принял вид


двунаправленной стрелки. Нажмите левую кнопку и тащите.
Режим минимизации удобен при одновременной работе с окнами двух различных
программ, или различных документов. Предположим в вашем распоряжении электронная
версия этой книги. Когда вы читаете эту книгу, у вас открыто окно Word. Но на экране
должно быть и рабочее окно Excel. Каждое из них занимает не весь экран.
Такая же ситуация и у меня, сейчас, когда я пишу эту книгу. Синяя вордовская полоса
находится чуть ниже зеленой экселовской. Предположим окно Word находится поверх окна
Excel. При таком расположении работать можно только в окне Word. Но стоит щелкнуть
зеленый краюшек, и окна меняются местами. Теперь можно работать в окне Excel.

Поместите указатель в строку заголовка, нажмите левую, и тащите.

Эта операция позволяет перетаскивать минимизированные окна. Добейтесь того, чтобы


одно окно было расположено выше другого, а втрое окно, чуть правее первого. Тогда в
любом случае будет выглядывать либо верх одного окна, либо правый край другого окна.
Щелкая выглядывающие участки, поочередно открываете окна.

Не случайно выбран вид значка, который вы щелкнули, чтобы перевести окно в такой
вот режим. Этот значок напоминает два, частично перекрывающихся окна.
В частично развернутом окне в правом верхнем углу, чуть правее черточки, теперь
окажется одиночный квадратик, но побольше. Если щелкнуть его, окно развернется во весь
экран.

Как выйти из Excel

Я ведь заранее не знаю, на сколько хватит вашего терпения. Предположим худший


вариант – вы только-только запустили программу и тут же пожелали выйти из нее.
На правом краю окна программы имеются четыре значка. Заканчивается эта группа
значком с перекрестием. Щелкнув последний – вы поставите крест на рабочем окне
программы.

Чтобы закрыть Excel щелкните квадратик с перекрестием.

Есть еще пара способов выйти из программы.

Щелкните правой кнопкой в строке заголовка и выберите Закрыть.

После щелчка правой кнопкой в строке заголовка, появится выпадающий список. В нем
вы и увидите опцию Закрыть .

Щелкните правой значок программы внизу, затем левой Закрыть.

После щелчка правой кнопкой значка программы (с буквой Х) в строке задач, как и в
предыдущем случае появится список опций. В этом списке и следует выбрать опцию
Закрыть .
Если в момент, предшествующий желанию закрыть Excel, ваши руки далеки от мышки,
скажем, распростерты над клавиатурой, тогда вам самый раз для выхода из Excel
воспользоваться комбинацией клавиш.

Нажмите <Alt + F4> , чтобы закрыть и документ и Excel.

Удерживая нажатой клавишу <Alt>, нажмите клавишу <F4>. Прежде, чем


выпустить вас на свободу, специально обученный «швейцар» госпожи Excel спросит,
желаете ли вы сохранить внесенные в документ изменения. И, увы, вам не удастся
отмахнуться от ответа и надменно пройти мимо. Либо Сохранять , либо Не сохранять .
Стоит обратить внимание на то, что
комбинация клавиш <Alt + F4> закрывает любые окна.

Эта комбинация является высокоскоростным способом закрытия всех открытых окон, в


том числе и выключения компьютера.

Табличный курсор. Указатель мыши. Мигающий курсор

Теперь вы знаете, как открывать и закрывать программу Excel. Предположим, вы ее


открыли.
И так вы в святая святых, во владениях ее величества Excel. Знайте, что это
«величество» готово служить вам преданнее самого послушного слуги.
Теперь вы видите на экране таблицу. Вверху таблица ограничена строчкой с
латинскими буквами, а слева столбиком с цифрами.

Светлая полоска над строчкой с латинскими буквами называется Строкой


формул.

В окошке на левом краю Строки формул стоит буква и цифра. Ячейка в левом
верхнем углу таблицы обрамлена жирной рамкой. Найдите на клавиатуре четыре кнопки со
стрелочками и понажимайте. Видите, жирная рамка начала перемещаться.

Жирная рамка называется табличным курсором.

Не путайте с указателем мыши. По мере перемещения табличного курсора надпись в


окошке на левом краю Строки формул изменяется.

Ячейка, в которую установлен табличный курсор, называется текущей.

Текущая ячейка активна. Таким образом, устанавливая в ячейку табличный курсор, вы


ее активизируете. Одна из ячеек таблицы всегда активна. Чтобы сделать активной какую-то
другую ячейку, необходимо щелчком мыши переместить в неё табличный курсор. Если вы
собрались не далеко, а ваши руки над клавиатурой, то табличный курсор удобно перемещать
клавишами со стрелками. Именно поэтому эти клавиши называются клавишами управления
курсором.
Выделить ячейку и установить в ней табличный курсор – это одно и тоже. А еще эту
операцию называют «встать в ячейку». Я помню, как только начал изучать Excel, пытался
выделить ячейку, в которой уже установлен курсор, левой кнопкой мыши. Нажимаю левую
кнопку и пытаюсь протащить указатель мыши от левого верхнего угла ячейки к правому
нижнему. То есть так, как это делается в Word. Делаю ряд попыток и с недоумением терзаю
себя вопросом – почему не получается?
«Только дураки учатся на своих ошибках. Я предпочитаю учиться на ошибках других»
Это слова немецкого канцлера, времен первой мировой войны, Бисмарка. Предоставляю вам
возможность быть умницей, и поучиться на моих ошибках.
Если вы теперь нажмете на любую клавишу с цифрой или буквой, значение тут же
отобразится в текущей ячейке. Редактировать информацию можно только в текущей ячейке.
То есть редактировать в другой ячейке нельзя.

Буква и цифра в строке формул – координата текущей ячейки.

Иногда координату ячейки называют адресом. На границах таблицы координаты


текущей ячейки выделены. То есть выделенным является заголовок столбца и номер строки,
на пересечении которых находится активная (текущая) ячейка. Фон выделенных элементов
будет более темным.

Указатель мыши в зоне ячеек – толстый белый крест.

Если вы установите этот крест в какой-то ячейке и щелкните левой кнопкой, в этой
ячейке окажется табличный курсор. Ячейка становится активной (текущей).

Двойной щелчок в любой ячейке установит мигающий курсор.

В данном случае не имеет значения, активизирована ячейка или нет, стоит в ней
табличный курсор, или его там нет.
После двойного щелчка в ячейке установится текстовый курсор: вертикальный
мигающий отрезок. Мигающий курсор позволяет осуществлять редактирование
содержимого ячейки. Его можно перемещать влево и в право с помощь клавиш со стрелками,
он позволяет удалять символы клавишами удаления, слева от него появляются символы,
вводимые с клавиатуры.
Таким образом заботливая Excel предоставляет в ваше распоряжение три
созидательных инструмента: крестообразный указатель мыши, табличный курсор и
текстовый курсор. Последний выполняет свою работу в ячейках, и в текстовых полях (в
окошках).

Длинные надписи и числа

Ячейка – она маленькая, но тем не менее может вместить надписи и числа, длина
которых намного превышает ширину ячейки. А сейчас немного практики.
Установите табличный курсор (это действие принято называть словом «встаньте») в
ячейку. Предположим ячейка справа пуста. Теперь наберите длинный текст. Нажмите раз
десять клавишу с буквой. После этого нажмите клавишу со стрелочкой вниз. Затем
вернитесь. Запоминайте что происходит.
Нажатием клавиши со стрелочкой влево сместитесь левее. Теперь еще раз наберите
текст, длина которого превышает ширину ячейки. Сместитесь вниз. Внимательно
посмотрите на запись. Потом вернитесь назад.

Если ячейка справа заполнена, надпись будет урезана.


Теперь точно такое же исследование проведите, набирая числа. Вы увидите, что
длинное число записывается в логарифмической форме. При этом ячейка немного
расширится. Запись Е+7 означает, что при записи числа обычным способом запятую надо
сместить вправо на 7 знаков.

В строке формул запись отражается полностью.

Строка формул – светлая полоса вверху со значком fx. Выше сделанное утверждение
говорит о том, что надписи урезаются только визуально. А запоминает их программа без
урезания.

Сохранение содержимого ячейки

Если вы набрали число или слово в ячейке и не сохранили, большинство кнопок на


ленте любой вкладки примут бледный вид. Кнопки перестанут быть активными. Щелкать их
бесполезно.

Введенные в ячейку данные нужно обязательно сохранять.

Сохранение содержимого ячейки может осуществляться несколькими способами.

Сохранение обеспечит нажатие <Enter>, либо клавиши со стрелкой.

После набора данных в ячейку, нажатие на клавишу <Enter> сохранит эти данные
и сместит табличный курсор вниз. Нажатие любой клавиши со стрелкой также сохранит
данные, введенные в ячейку, и при этом смещают табличный курсор в соответствующем
направлении.
Если, к примеру, после введения данных в ячейку, вам нужно сместиться вправо,
значит следует нажать клавишу <→>. Этим действием вы сохраните данные в ячейке, и
окажетесь там, где следует продолжить работу.
Любая из оговоренных операций обеспечит сохранение набранных в ячейке данных, и
попутно активизирует кнопки на ленте команд открытой вкладки.

Рабочая книга, рабочий лист. Ярлычки листа

Около левого нижнего угла окна Excel вы видите надпись Лист1. Чуть правее – кнопка с
плюсиком. Если щелкать эту кнопку – появятся надписи Лист2, Лист3. Кнопки с этими
надписями называются Ярлычками листов.

Каждый файл Excel называется Рабочей книгой.


Рабочая книга – это документ, который вы открываете, сохраняете, создаете в нем таблицы.
Каждая рабочая книга, – это несколько листов рабочих таблиц. Каждый лист разбит
приблизительно на 16 миллионов изначально одинаковых ячеек.
Следует различать рабочую таблицу, и электронную таблицу Excel. Рабочая таблица – это
решетка, заполненная какими-то данными. Рабочая таблица может быть не то лько в Excel, но и в
Word, в базе данных Access. Та решетка, которая на листе рабочей книги Excel – это электронная
таблица.

Щелкая ярлычки листов, вы листаете книгу.

Ярлычок активного (текущего) листа подчеркнут жирной линией и выглядит как часть
развернутого листа. Excel отображает информацию с активного листа на экране.

Щелкните правой ярлычок листа и в меню выберите…

Самым ходовым средством для работы с ярлычками является контекстное (целевое) меню,
которое всегда открывается щелчком правой кнопки. Щелкните правой и посмотрите, какие
действия вы можете проделать с ярлычком посредством контекстного меню. Постарайтесь как
можно больше запомнить. Поупражняйтесь со всеми опциями. Там все должно быть понятно.

После щелчка правой, можно выбрать цвет ярлычка.

Это иногда полезно, например, когда ярлычков много. Цвет позволит вам быстро найти и
открыть нужный лист. Цвет – это своего рода закладка в excelовской книге.
Рабочее окно программы Excel
Рабочее окно Excel, как правило, совмещено с окном документа. Напомню, что документ
Excel называется Книгой. Окно Excel, совмещенное с окном документа, называют просто Окном
документа. Иногда применяют слово Интерфейс.
Внизу окна Строка состояния и Панель задач. Первая – начинается со слова Готово, вторая
– с кнопки Пуск. На кнопке изображен шар со знаменами.
Строка состояния
В самом низу находится Строка состояния окна Excel. Ее назначение – информировать о
текущем состоянии окна. В левой части строки состояния появляется сообщение о текущем
действии. При первом запуске Excel в строке состояния появится слово

Готово, которое говорит о том, что программа готова к работе.

В строке состояния появится слово

Ввод, как только вы начнете вводить данные в ячейку.

Строка состояния – это комментатор Excel, который все время что-нибудь сообщает, и его
совершенно не смущает, что практически никто не читает эти комментарии.
Индикатор Num Lock
На панели вашей клавиатуры справа есть дополнительная цифровая клавиатура, построенная
по типу калькуляторной. В левом верхнем углу этого блока имеется клавиша с надписью Num
Lock. А над ней индикатор с такими же словами. Если индикатор горит, значит клавиатура
работает как цифровая. Повторное нажатие на клавишу <Num Lock> погасит индикатор. Теперь
цифровая клавиатура может быть использована лишь для перемещения курсора, постраничного
перемещения и перемещения в конец и начало строки. Нажатие на клавишу <Num Lock>

включает и отключает вспомогательную цифровую клавиатуру.

Работая с документом Excel, вы будите набирать цифры значительно чаще, чем, к примеру,
при работе с документом Word. Причем, большинство пользователей предпочитают при наборе
цифр использовать вспомогательную цифровую клавиатуру. Набирать цифры со
вспомогательной клавиатуры значительно удобнее.
Автовычисление
А сейчас рассмотрим возможности, которые нам предоставляет средство Автовычиление.

По умолчанию Excel отображает в строке состояния сумму значений выделенных ячеек,


максимальное значение, среднее значение, и количество цифр.

Опробуйте эту достаточно полезную функцию. Наберите любую цифру в любой ячейке.
Затем нажмите клавишу со стрелочкой вниз. Наберите другую цифру. И так несколько раз. В
результате вы заполните цифрами несколько смежных ячеек столбца.
Теперь наведите указатель мыши на латинскую букву, озаглавливающую этот столбец.
Указатель примет вид стрелочки, направленной вниз. Щелкните левой кнопкой.
Смотрите, что появится в строке состояния.
Метки контроля и переключатели в диалоговых окнах
В Excel и в Word есть три типа окон: рабочее окно программы, диалоговое окно, и просто
окно.
Напомню, что операционная система, которая определяет всю работу вашего компьютера,
называется Windows. С английского это слово переводится как «окна».
Небольшая историческая справка. Отвлекитесь на пару секунд от учебного процесса. Когда
была выпущена в продажу первая версия Windows, в Америке это событие встретили с бурно
выражаемой радостью: массовые шествия, торжественные митинги, гуляния, фейерверки.
Наблюдая за этим всенародным торжеством со стороны, можно было подумать, что
Соединенные Штаты одержали победу, как минимум, в мировой войне.
А ведь это вполне оправданное торжество. Я помню, как тяжело было работать за
компьютером, до того, как появилась эта операционная система. Чтобы задать компьютеру
какую-то команду, нужно было в конспекте найти английское слово, которое является именем
этой команды, и набрать его с клавиатуры. Поиск этого слова в конспекте порою затягивался на
несколько минут, а иногда вообще оказывался безрезультатным. Теперь – это всего лишь щелчок
мышью в каком-то окне.

Рабочее окно программы представлено только в единичном экземпляре. Два других типа окон
– многолики.
Просто окно, как правило, всего лишь о чем-то вам сообщает. Ну, например, о том, что
удалить данный объект по каким-то причинам невозможно, или о том, что указан неверный
пароль.
Диалоговое окно позволяет пользователю вести диалог с программой. Когда диалоговое окно
открывается, Excel обращается к вам с какой-то информацией. Когда вы в этом окне выбираете
что-то, что-то щелкаете, набираете какие-то цифры в окошках, вы обращаетесь к программе с
какой-то информацией. То есть ведется диалог.
Во многих диалоговых окнах имеются окошки для меток контроля, и переключатели.

Метка контроля – птичка в квадратном окошке, переключатель – точка в окошке –


шарике.

К примеру, на вкладке Разметка страницы в области группы команд Параметры


страницы,щелкните стрелочку в правом нижнем углу. Стрелочка направлена вниз и вправо.
После этого откроется диалоговое окно Параметры страницы. В этом окне вы увидите две пары
переключателей. Может быть включен один вариант из двух в каждой паре.

Одновременное включение двух переключателей невозможно.

Это справедливо для пары переключателей какой-то области окна.


Если в круглом окошке стоит точка, значит переключатель включён. То есть имеет силу та
опция, напротив которой стоит окошко.
На главной вкладке в области группы команд Шрифт щелкните стрелочку в правом нижнем
углу. Стрелочка направлена вниз и вправо. После этого откроется диалоговое окно Формат
ячеек. На левом краю окна вы увидите три окошка, в которых могут быть установлены метки
контроля.

Есть взаимоисключающие метки контроля, а есть совместимые.

Попробуйте устанавливать метки контроля в окошках этого диалогового окна.


Клавиша, открывающая меню Пуск
Кнопка Пуск одна из важнейших кнопок операционной системы Windows. Теперь вы
понимаете, что этот маленький раздел не из темы Word, а из темы операционной системы
Windows.
Но работая в Word, невозможно быть вне операционной системы. Поэтому я счел
необходимым включить в содержание самоучителя Word некоторые сведения из смежной
области. Время от времени это я буду делать. Потому что эти инородные сведения ощутимо
влияют на продуктивность вашей работы во владениях текстового редактора Word.

Клавиша со знаменами отрывает меню Пуск.

Она находится в левом нижнем углу клавиатуры, между клавишами <Ctrl> и <Alt>. Она очень
удобна для открытия меню Пуск. Когда вы набираете текст, эта клавиша всегда под пальцами
левой руки. Её специально именно туда и поместили. Эта единственная клавиши, которая
предназначена только для открытия окна.
Ни одно диалоговое окно не удостоено такой чести. Постарайтесь приучить себя открывать
меню Пуск нажатием на эту клавишу. К сожалению, большинство пользователей по незнанию не
извлекают выгоду из этого маленького подарка.
Глава 2. Перемещения по документу
Горизонтальная полоса прокрутки
Запустите Excel, к примеру, щелкнув два раза ярлычок программы на рабочем столе.
Запуск прошел удачно и теперь перед вами неисписанный Лист1, в клеточку.
На экране отображается лишь небольшая часть огромного листа, а точнее его левый верхний
угол. Вам не раз придется покидать этот уютный, обжитый уголок и пускаться в дальнее
плавание по просторам рабочего листа, отыскивая островки с заполненными ячейками. Одним из
транспортных средств является полоса прокрутки.
Внизу вы видите ярлык с надписью Лист1. Сместите внимание вправо, и вы окажетесь на
пресловутой полосе прокрутки. Конкретно, это горизонтальная полоса прокрутки. Брусок
светлого цвета называется бегунком полосы прокрутки.

Щелчок кнопки со стрелочкой сместит таблицу на один столбец.

Квадратики со стрелочками называются кнопками прокрутки. Щелчок мышью кнопки


прокрутки перемещает таблицу на один столбец влево либо вправо.

Щелчок правее бегунка сместит таблицу на один экран влево.

Такая прокрутка называется поэкранной. Необходимость в ней возникает довольно часто,


например, когда нужно просмотреть широкую таблицу. При таком способе прокрутки, Excel
последовательно отображает куски таблицы, ничего при этом не пропуская.

Удержание кнопки со стрелочкой обеспечит быстрое перемещение.

Нажмите, к примеру, на правую кнопку прокрутки и держите. Таблица помчится влево


относительно вашего монитора. Обратный путь проделывается аналогично.

Уцепитесь мышью за бегунок, и тащите его.

Наведите указатель мыши на бегунок (светлый брусок), нажмите левую кнопку и не отпуская
её, перемещайте мышь. Отображаемый участок таблицы, при этом так же будет перемещаться.
Вертикальная полоса прокрутки
Если вы усвоили предыдущий раздел, то в этом и говорить уже не о чем. Тогда расс лабьтесь
на минуту, послушайте анекдот.
Перед физиком и математиком поставлена задача вскипятить воду в чайнике. Начальное
условие: чайник пустой.
Задачу оба выполнили, действуя тривиально и однообразно. Вероятно, и вы бы действовали
так же.
Теперь ту же задачу нужно выполнить при новых начальных условиях: чайник наполнен
водой.
Физик просто ставит чайник на огонь.
Математик выливает из чайника воду и сообщает, что задача, таким образом, сводится к
предыдущей. А предыдущая задача уже решена.
Так вот как же мы в данном случае поступим… как физик или как математик?
В случае с чайником, наверное, разумнее было бы поступить, как поступил физик. А вот в
этом, в нашем случае лучше воспользоваться математическим подходом, то есть свести задачу к
предыдущей.

Замените в инструкциях предыдущего раздела слова влево и вправо, словами вверх и вниз,
слова ширина экрана, словами высота экрана, слово горизонтальная словом вертикальная,
слово столбецсловом строка.

Осталось отбросить абзац, где говорится о ярлычках листов. Вот и все! Содержание раздела о
перемещении с помощью вертикальной полосы прокрутки сводится к содержанию предыдущего
раздела. Читайте его еще раз!
А если говорить кратко, то нужно сказать следующее. Усвоив работу с горизонтальной
полосой прокрутки, вы не испытаете никаких затруднений при работе с вертикальной полосой
прокрутки.
Как курсор реагирует на щелчок мыши
Приблизительно как выдрессированный зверь на щелчок хлыста. При перемещении с
помощью полос прокрутки, табличный курсор остается вмороженным в таблицу. Огромная
таблица двигается относительно крошечного монитора и тащит за собой курсор.

Чтобы переместить табличный курсор из старых мест в новые, необходимо щелкнуть


ячейку, в которой вы хотите видеть курсор.

Усвойте это маленькое правило, так как это один из наиболее распространенных способов
перемещения табличного курсора.
Таблица клавиш и комбинаций для перемещения
курсора
Excel предлагает возможность с помощью клавиш и их комбинаций перемещать табличный
курсор. В табл. 2.1 перечислены эти комбинации и указано, куда и на какое расстояние каждая из
них перемещает табличный курсор относительно начального положения.
Таблица 2.1. Клавиши для перемещения табличного курсора

Знак «+» в комбинации означает необходимость одновременного нажатия двух клавиш.


Реализуется это обычно так: удерживается нажатой первая клавиша комбинации, и при этом
осуществляется короткое нажатие второй клавиши комбинации.
О перемещении табличного курсора с помощью комбинации клавиши Ctrl и одной из клавиш
управления курсором стоит поговорить отдельно.
Перемещение курсора комбинацией<Ctrl + клавиша со
стрелкой>
Запустите Excel, если она у вас еще не при деле. И так, на экране перед вами лист рабочей
книги, скорее всего неисписанный.
Выполните, к примеру, команду <Ctrl + →>. Выполнили? Курсор в результате метнулся
вправо и оказался в ячейке последнего столбца. Обратный путь вы проделаете с помощью… Как,
вы уже догадались?! Совершенно верно! Это комбинация <Ctrl + ←>.
По вертикали эти гигантские прыжки выполняются так же, только теперь нужно клавишу Ctrl
комбинировать с клавишами, на которых изображены вертикальные стрелки.

Комбинация <Ctrl + стрелка> перемещает курсор до края листа.


Пронизать от края до края рабочий лист (так нейтрино пронизывает галактику, даже если её
залить бетоном), табличный курсор может только в том случае, если лист пуст.

Любая не пустая ячейка становятся преградой.

Перед заполненной ячейкой курсор останавливается как вкопанный. Однако повторное


нажатие все той же комбинации отправит табличный курсор к краю листа, при условии, конечно
же, что он снова не наткнется на островок с информацией.
На листе рабочей книге, напичканном отстоящими друг от друга таблицами, комбинацию

<Ctrl + стрелка> используйте для перемещения от блока к блоку.

К тому же эта команда превращает табличный курсор в неутомимого разведчика, способного


мгновенно отыскивать блоки с информацией на необъятных просторах вашего (или чужого, если
хотите) рабочего листа, и сразу же отображать их на экране.

<Ctrl + Home> возвращает табличный курсор в начало листа.

Нажимая <Ctrl + стрелка>, вы как бы отдаете курсору команду… иными словами посылаете
его далеко-далеко. А командой <Ctrl + Home> говорите ему: «Немедленно марш домой».
Табличный курсор окажется в ячейке с координатой А1. То есть в первой ячейке таблицы.

Хорошо запомните комбинацию <Ctrl + Home> и её назначение.

Чаще всего вам придется использовать эту комбинацию при работе с большими таблицами.
Жми, давай на газ
Может быть, из школьного курса математики вам еще помнится, что линия – есть
геометрическое место точек…
«И куда это понесло автора?..» – Спросите вы. А вот куда! Клавиши со стрелками (их еще
называют клавишами управления курсором) перемещают табличный курсор на одну ячейку в
направлении стрелки. То есть всего на одну точку в длинной цепи перемещений. А теперь
проделайте следующее: нажмите на клавишу со стрелкой и не отпускайте. Если табличный
курсор не уперся в край листа, он лихо помчится по ровной магистрали столбца или строки.
Долгим нажатием на клавишу со стрелкой, вы как бы череду единичных перемещений (точек)
превращаете в сплошное движение (в линию).

Удерживая нажатой клавишу со стрелкой, вы обеспечите стремительное перемещение


по пространству таблицы.

Прокатиться на табличном курсоре, нажав на педальку со стрелкой, вам предложено не ради


забавы. Теперь вы владеете одним из наиболее ходовых способов перемещения табличного
курсора. Ячейки с информацией не являются преградой.
Команда Перейти
Нажмите клавишу F5.

Загляните в появившееся окно. В текстовое поле напротив слова Ссылка введите координаты
ячейки, к которой вы собираетесь направить свои стопы. И прощальное ОК обжитым местам.
Следует заметить, что пользоваться этой командой по прямому назначению довольно
неудобно. Вряд ли обстоятельства удостоят вас знанием координат ячейки, к которой возникнет
надобность перейти. К тому же набирать их неудобно.
При использовании команды Перейти, Excel запоминает координаты последних четырех
ячеек, то есть тех ячеек, к которым вы переходили с помощью этой команды ранее. Координаты
этих ячеек сохраняются в окне под словами Перейти к: При этом перед латинской буквой и
перед цифрой ставится значок $.
Дальнейшее лучше пояснить на примере. Предположим курсор находится в ячейке с
координатой D10. С помощью команды Перейти вы переместили курсор и собственное
внимание к ячейке с координатой FG120. Посмотрели или поработали в этом месте и решили
вернуться в недавно покинутые места.
После нажатия клавиши F5 откроется уже известное истории окно. В поле Ссылка будет
стоять координата D10. То есть

координата той ячейки, из которой вы ушли с помощью


команды Перейти автоматически устанавливаются в поле Ссылка.

Это очень удобно. Теперь, для того чтобы вернуться в покинутые места достаточно щелкнуть
OK.
Если же вы хотите вернуться в ячейку, из которой ушли с помощью
команды Перейти раньше на два, три, или четыре хода, найдите соответствующую координату в
окне под словами Перейти к:

Никогда не ищите координаты активной ячейки на границах окна документа. Они


всегда отображены в левом поле строки формул.
В диалоговом окне Перейти нажмите кнопку Выделить... Откроется окно Выделить группы
ячеек. В этом окне вы видите меню, начинающееся словами Примечания, Константы,
Формулы… Если какие-либо из этих объектов содержатся в ячейках, к этим ячейкам можно
перейти, то есть отобразить их на экране и даже сразу выделить. Чтобы это произошло,
необходимо включить соответствующий переключатель, и щелкнуть ОК. По умолчанию
включён переключатель первой опции. Включаются и выключаются переключатели щелчком
мыши.
А что это за колесико на спинке мыши
Покрутите колесико мыши указательным либо средним пальцем. Документ в окне начнет
перемещаться вверх или вниз.
Перемещение с помощью колесика более удобно, чем перемещение с помощью бегунка
вертикальной полосы прокрутки. Здесь не нужно наводить указатель мыши на бегунок,
нажимать левую кнопку и перемещать мышь вместе со всем предплечьем руки. Достато чно
пошевелить одним пальцем.
Однако, перемещение с помощью колесика демонстрирует свои преимущества в том случае,
когда вам нужно двигаться по листу неторопливо, с попутным просмотром, и только по
вертикали. Для быстрого и дальнего перемещения лучше использовать другие способы.
Глава 3. Сохранение
Почему нужно сохранять документ
У компьютера есть два вида памяти: оперативная и постоянная. Таблица, создаваемая в Excel,
первоначально хранится в оперативной памяти. Но это ненадежное место. Оперативная память
может хранить информацию только при наличии электрического напряжения. Стоит
отключиться электричеству, или возникнуть в системе серьёзной неполадке, и ваш документ
будет безвозвратно потерян.
Когда вы включаете компьютер, происходит загрузка информации из жесткого диска в
оперативную память. На жестком диске информация может храниться без электрического
напряжения, потому что она имеет магнитное происхождение. Необходимость загрузки не дает
возможности компьютеру включаться так же быстро, как включается радиоприемник, или
телевизор.
Чтобы избежать потерь, необходимо периодически записывать (перезаписывать) документ в
постоянную память. Эта операция называется Сохранением документа.

Сохранение – это периодическое перекачивание информации на носитель постоянной


памяти.

Чаще всего этим носителем является жесткий диск (винчестер). Жесткий диск сохраняет
информацию и при отключении питания компьютера.
Сохраняем документ
Поочередно нажмите и отпустите клавиши <F12> и <Enter>.

Клавиша <F12> одна из двенадцати функциональных клавиш. Они занимают самый верхний
ряд клавиатуры. После нажатия этой клавиши откроется окно Сохранение документа.
Файлы сохраняются в рабочей папке по умолчанию. Если, к примру, вы открыли рабочую
книгу, которая находилась в папке Мои документы, то по умолчанию она там и будет
сохраняться. Имя этой папки будет указано в поле, вверху, сразу под названием окна.

Чтобы сохранить в другом расположении, необходимо его выбрать.

Это может быть папка или системная папка, DVD-диск, устройство флэш-памяти. К примеру,
вы можете щёлкнуть опцию Рабочий стол. Эти слова появятся в верхнем поле, а в большом окне
появится перечень всего того, что есть на рабочем столе.
Если вы ничего не выберете в этом перечне, не откроете папку из тех, что на рабочем столе,
то файл появится на рабочем столе, как отдельный документ.
Чтобы сохранить документ в папке Мои документы, необходимо дважды щелкнуть
системную папку Документы. Под этой опцией выпадет короткий список, в котором вы увидите
имя папки Мои документы. Это имя необходимо щелкнуть.
Если в тот момент, когда возникла необходимость сохранить документ, в вашей руке была
мышка, то для сохранения документа

Выберите Файл – Сохранить.

Кнопку Файл вы увидите на левом краю главного командного меню. После щелчка откроется
список. В котором вы найдете кнопку Сохранить. Остальные действия схожи с теми, которые
описаны чуть выше. В окне сохранение документа

вы можете задать или изменить имя документа.

Как правило, при первом сохранении выбирают расположение, к примеру, папку, и задают
имя документа. А уж потом сохраняют, не заглядывая в окно Сохранение Документа. Просто
быстро нажимают одна за другой, две, названные выше клавиши.
Поделюсь некоторым своим опытом. Я создал на рабочем столе две папки для моих
документов. Это легко сделать после щелчка правой кнопкой на свободном месте рабочего
стола. Одну назвал Актуальные документы, другую Старые документы. Названия говорят сами
за себя. Те файлы, с которыми я работаю непосредственно, я держу на рабочем столе в виде
отдельных документов. Это избавляет меня от необходимости рыться в папках. Двойной щелчок,
и документ открыт.
Если с каким-то документом я отработал, и знаю, что в ближайшие дни он мне не
понадобится, я его отправляю в одну из названных папок. Сделать это очень просто, даже не
нужно открывать папку: зацепил мышкой и затащил на желтизну папки.
Если я знаю, что через некоторое время мне этот документ скорее всего понадобится, я его
отправляю в папку Актуальные документы.
Если же, понимаю, что в ближайшие триста лет этот документ мне не понадобится,
отправляю в папку Старые документы. Однако предостерегу от чрезмерной уверенности в
ненадобности документа. Довольно часто ошибаешься, уверенность иногда подводит. Документ,
который еще недавно казался совершенно бесполезным, вдруг неожиданно становится
востребованным.
Сохранение данных в случае сбоя
Чтобы не потерять результаты проделанной работы в случае сбоя, включите
функцию Автовосстановления и Автосохранения.
Сбой может произойти при отключении электричества, или если вы случайно н е сохранили
файл при его закрытии.

Выберите Файл – Параметры – Сохранение.

Найдите кнопку Файл на ленте вкладок и команд. Она на левом краю. После щелчка появится
список. В этом списке необходимо щелкнуть опцию Параметры. Откроется соответствующее
окно. В левой его части окажется еще один список. В нем необходимо щелкнуть
опцию Сохранение. Убедитесь в том, что установлены метки контроля в окошках.

Автосоохранение каждые… и Сохранять последнюю автосохраненную версию при


закрытии без сохранения.

Метка контроля (птичка) появляется в квадратике после щелчка мышью. Исчезает также
после щелчка.
После слова каждые… установите время в минутах. Для этого можно набрать цифру с
клавиатуры, либо пощелкать стрелочки.
Предположим, вы установили время 31 минут. Если сбой произойдет в начале тридцать
первой минуты после последнего автосохранения, вы потеряете результат получасовой работы.
Если же вы установите время 1 минута, потери будут незначительными. Но это несколько
замедлит темп работы компьютера.
На экране будет периодически появляться объятый синим пламенем кружок. Пока кружок на
экране, Excel на ваши команды не реагирует. Она всецело занята задачей автосохранения.
Без сохранения
Иногда целесообразно выйти из документа без сохранения.

Здесь, конечно же, имеется ввиду ручное сохранение. Несохраненные изменения при этом
будут безвозвратно потеряны, причем даже в том случае если они сохранялись в автоматическом
режиме.
Возникающая время от времени необходимость жертвовать частью ради спасения целого, –
суровая реальность бытия.
По тону рассуждений, видимо, вы уже догадались, что речь идет о некой неординарной,
нештатной ситуации, о чрезвычайном происшествии, несчастном случае…
Иногда после внесения изменений в документ, пользователь обнаруживает, что новый
вариант стал хуже первоначального.
К тому же начинающий пользователь, по незнанию, по неопытности, из -за невыверенности
движений, может нажать не ту кнопку, клавишу или комбинацию клавиш, нечаянно запустить
«дикую» программу… Неожиданно на экране все изменится, станет пугающе непонятным.
Спасение вы найдете в левом верхнем углу экрана.

Нажимайте на кнопку Отменить...


Эта кнопка имеет вид закрученной влево стрелочки. Нажимайте пока в создаваемом тексте не
воцариться прежний порядок и спокойствие. Это помогает, может быть, в девяносто пяти
процентах случаев. Тогда что же делать в оставшихся пяти? Ведь как бы не была мала
вероятность, она означает возможность.

Нажмите клавишу < Esc>.

Иногда это дает возможность избавиться от нежелательных изменений. Но и как в


предыдущем случае, стопроцентной гарантии нет.

Попробуйте нажать < Alt + F4>.

Эта команда закрывает окна. Если вследствие каких-то неосторожных действий (чаще всего –
неверное движение, в результате которого нажата не та клавиша) открылось невостребованное
окно, то данная команда закроет его.
Если таких окон не оказалось, эта команда посягнет на закрытие окна текущего документа.
Excel при этом спросит сохранять или нет изменения.

Закрывайте документ без сохранения.

Хаос, воцарившийся в вашем документе, и есть часть тех самых изменений, о сохранении
которых запрашивает программа. Не сохранив их, вы вернетесь к прежнему порядку. Вы
наследили и вот теперь убираете за собой.
Не сохраненная часть (полезных) изменений, будет потеряна. Масштабы потерь будут
зависеть от того, как долго вы работали после последнего сохранения вручную.

Чем чаще вручную сохранялся документ, тем меньшими окажутся потери при
вынужденном закрытии документа без сохранения.

Из этого следует очевидный вывод: сколь надежным не было бы автосохранение,


пренебрегать ручным сохранением не следует. Хоты бы время от времени сохраняйте вручную.

Сохраняйте документ вручную.

Конечно же, если вы достаточно опытный пользователь, твердо уверены в том, что не
допустите таких ошибок, которые бы вынудили вас закрывать документ без сохранения, можете
забыть о существовании ручного сохранения.
Иногда оправдано некорректное завершение работ
Предположим, автосохранение срабатывает каждую минуту. Ручное сохранение
производилось вами двадцать минут назад.
В последнюю минуту на территории вашего документа произошло что-то катастрофически
несуразное. От изменений, произошедших минуту назад необходимо непременно избавится.
Если вы сохраните документ при его закрытии, весь установившийся бардак будет закреплен
на его страницах.
Если же вы закроете документ без сохранения, потеряете результаты почти
двадцатиминутной работы.

Организуйте некорректное завершение работы компьютера.

Просто выдерните вилку из розетки. Тем или иным способом обесточьте блок питания
компьютера. Действовать нужно оперативно. Если вы не успеете до очередного автосохранения
(до момента, когда появится вращающийся кружочек), затея не выгорит. Я пользовался этим
приемом много раз.
Предположим, последнее автосохранение произошло 45 секунд назад, а катастрофа на экране
разразилась 20 секунд назад.
Тогда при некорректном завершении работы, в документе, соответствующем последнему
автосохранению результаты катастрофы будут отсутствовать. Потеряете результат работы в
течении последних 45–60 секунд. Потери, как видите невелики.
Если автосохранение производится не каждую минуту, а, к примеру, каждые три минуты,
вероятность успеха предлагаемого мероприятия повысится.
Но при этом возрастут и потери результатов проделанной работы.
Восстановление документа
Предположим пропало электричество в тот период, когда вы работали с документом. После
появления напряжения в сети, вы включили компьютер. Документ вы обнаружите в той же
папке, или системной папке, в которой он находился, когда вы его открывали. Тем или иным
способом, откройте этот документ.
Если вы не сохраняли вручную, то вам будет предложен только один вариант, вариант
восстановленного документа после автосохранения.
Предположим автосохранение осуществлялось каждую минуту. Допустим, после последнего
автосохранения вы проработали 43 секунды, и набрали при этом небольшой абзац. Этот абзац
будет потерян.
Предположим за три минуты и 24 секунды до отключения электричества вы осуществили
ручное сохранение.
Тогда вам будет предложено два варианта документа. Один – после последнего ручного
сохранения, второй – после последнего автоматического сохранения.
В первом случае – тот вариант, который был на экране за три минуты 24 секунды до
выключения электричества.
Во втором случае – тот вариант, который был на экране за 43 секунды до выключения
электричества.

Выберите вариант с более поздним сохранением.

В рамках нашего примера нужно выбрать вариант автосохранения.


Когда вы откроете документ, с которым работали непосредственно до сбоя, с левой стороны
появится окно с вопросом Какой файл сохранить?
Здесь нужно очень осторожно и внимательно себя вести, иначе сохраните не тот файл,
который следовало бы.
Вероятнее всего, вы захотите сохранить автовосстановленный файл, потому что он целее
сохранённого в ручном режиме. В отрывшемся окне вам следует выполнить следующие
действия.

Щелкните правой исходный файл, и выберете Закрыть.

Исходным Word называет файл, сохранённый в ручном режиме. Если же вы не прибегали к


ручному сохранению, то это будет файл, который вы открыли перед началом работы с этим
документом. То есть и в самом деле исходный.

Щелкните правой автосохраненный, и выберите Сохранить как…

В окне Сохранение документа восстановите имя. Для этого нужно удалить слово
(восстановленный) вместе со скобками. Word сообщит о том, что документ с таким имене м уже
существует (это исходный файл), и спросит Заменить ли его. Соглашайтесь на замену.
Работа с файлами и папками
Этот несколько инородный раздел я решил поместить в данную главу. Правильная работа с
папками, в которых находится документы ощутимо влияет на сохранность документов. Не
спешите упрекать меня в словоблудии.
Если быть строгим, то этот раздел следует отнести к описанию средств и возможностей
операционной системе Windows.
Однако ниже изложенные инструкции крайне необходимы и тому, кто работает в Excel, и
тому, кто работает в Word.
Создадим ярлык на рабочем столе.

Щелкните правой и выберите Создать – Ярлык.

На свободной поверхности рабочего стола следует щелкнуть правой кнопкой, и в


появившемся списке выбрать опцию Создать. Появится еще один список, в котором следует
выбрать Ярлык.
Откроется окно Создать ярлык, в котором следует щелкнуть кнопку Обзор…
Иногда удобно разместить на рабочем столе ярлык документа, который запрятан где-то
далеко. Это избавит вас от необходимости разыскивать этот документ.

Двойной щелчок ярлыка откроет документ.

В списке, который появится после щелчка кнопки Обзор следует выбрать Компьютер, затем
выбрать диск, на котором находится папка с документом. Паку следует открыть и выбрать
документ. После нажатия ОК снова появится окно Создать ярлык, в котором следует щелкнуть
кнопку Далее… А далее вам будет предложено выбрать имя документа.
А теперь создадим новую папку.

Щелкните правой и выберите Создать – Папку.


Щелкните правой кнопкой мыши на свободном месте рабочего стола. В контекстном меню
выберете Создать, в следующем списке щелкните Папку. Желтенькая папка появится на столе с
именем Новая папка. Если вы хотите присвоить папке другое имя, сразу же начинайте его
набирать.

Уцепитесь мышью в документ и тащите на желтизну папки.

Так осуществляется перемещение документа в папку. Как видите, открывать папку


необязательно. Предположим на рабочем столе есть какой-то документ Excel. Вы хотите его
переместить в только что созданную папку. Наведите указатель мыши на значок документа,
нажмите левую кнопку и перемещайте мышь так, чтобы значок документа и значок папки
совместились.
Документ исчезнет со стола, но появится в папке. Можете двойным щелчком открыть папку и
удостовериться в этом.

Копирование осуществляется с удержанием клавиши <Ctrl>.

Если проделать вышеперечисленные операции, но при этом удерживать нажатой клавишу


<Ctrl>, документ появится в папке, но не исчезнет с рабочего стола.
Поиск файлов
Поиск можно производить средствами меню Пуск и средствами окна папки. В первом случае
поиск осуществляется по всем устройством постоянной памяти. Во втором случае поиск
осуществляется только в пределах папки.
Можно задать поиск файла по его имени, но можно задать поиск по фразе из текста.
Предположим, в каком-то далеко запрятанном документе Excel есть слова Итоги продаж за
полугодие.

В поисковом поле следует набрать имя файла или фрагмент данных.

Щелкните кнопку Пуск. В нижней части окна вы увидите поисковое поле. Если вы знаете имя
файла (книги), который следует найти, наберите его в поисковом поле. Если в этом поле
записать, разумеется без грамматических ошибок, слова, или цифры, которые есть в ячейках
рабочей книги, или документа Word, соответствующий документ будет найден.
В окне появится имя документа. Документ можно тут же открыть двойным щелчком, а можно
перетащить на рабочий стол, или в папку.
Как правило, находится целый список документов. На первом месте будет стоять документ,
или несколько документов, для которых критерии поиска полностью удовлетворены.
Глава 4. Создание и открытие документов в
Excel
Как создать новый документ
Когда вы запускаете Excel, программа предоставляет вам возможность выбрать чистый лист
нового документа. В него сразу же можно вводить данные. Каждый символ появляется в ячейке,
в которой установлен табличный курсор. Нажав клавишу <Enter>, вы перейдете к нижней
ячейке, и при этом сохраните содержимое ячейки.
Создать новый документ можно, не закрывая старый. Напомню, что если у вас открыт
документ, созданный в Excel, то будет открыто и рабочее окно программы с ленто й вкладок и
команд.

Выберите Файл – Создать.

Кнопка Файл находится на левом краю ленты. Щелкните её. После этого появится список. В
списке щелчком мыши (левой кнопки) выберите Создать. Появится окно с вариантами макетов
книг. Щелкните, к примеру, пустую книгу.
Созданный документ необходимо сохранить.

Поочередно нажмите и отпустите клавиши <F12> и <Enter>.

Клавиша <F12> одна из двенадцати функциональных клавиш. Они занимают самый верхний
ряд клавиатуры. После нажатия этой клавиши откроется окно Сохранение документа.
Файлы сохраняются в рабочей папке по умолчанию. Если, к примру, вы открыли рабочую
книгу, которая находилась в папке Мои документы, то по умолчанию она там и будет
сохраняться. Имя этой папки будет указано в поле, вверху, сразу под названием окна.

Чтобы сохранить в другом расположении, необходимо его выбрать.

Это может быть папка или системная папка, DVD-диск, устройство флэш-памяти. К примеру,
вы можете щёлкнуть опцию Рабочий стол. Эти слова появятся в верхнем поле, а в большом окне
появится перечень всего того, что есть на рабочем столе. В окне сохранение документа

вы можете задать или изменить имя документа.


Панель задач и строка состояния
Если открыта рабочая книга Excel, то перед вами на экране будет рабочее окно программы, в
котором вы будите видеть пустую, либо не пустую электронную таблицу.

Вправо от кнопки Пуск уходит Панель задач.

Кнопка Пуск находится в нижнем левом углу экрана монитора. Какой бы документ вы не
открыли, с каким бы приложением или программой не работали, панель задач всегда будет на
экране.
Когда вы открываете документ, с которым работаете в редакторе Word, либо рабочую книгу
Excel, соответствующие значки появляются на панели задач. Синий, с буквой «W» на борту –
документ Word, зеленый с буквой «X» – Excelовский документ.
Щелчок кнопки с черточкой в правом верхнем углу, свернет документ.

Щелчок значка на панели задач откроет документ.


Если вы работаете с несколькими документами в полноэкранном режиме, их удобно
поочередно открывать, щелкая соответствующие значки на панели задач.
Если открыты книги Excel, их «озадачивает» один сдвоенный значок. При наведении
указателя мыши на значок, появляются более содержательные заголовки каждого документа. В
этом случае следует щелкать заголовок, чтобы открыть документ.

Строка над панелью задач называется строкой состояния.

В ней указывается состояние программы. Их всего два: состояние Готово и состояние Ввод.
Правее середины разместились три кнопки. Наведите на них указатель и прочтите подсказки.
Щелкните первую, затем вторую. Посмотрите, какие изменения происходят. Для первого
знакомства этого достаточно.
На правом краю имеется ползунок, с помощью которого можно устанавливать масштаб
отображения.
Уцепитесь в него мышкой (наведите указатель, и нажмите левую) и потаскайте влево, вправо.
При этом отследите изменения на экране и значение цифры правее ползунка. Но мне кажется
значительно удобнее устанавливать

масштаб, колесиком мыши, с удержанием <Ctrl>.

Нажмите клавишу <Ctrl>, и не отпуская её, покрутите колесико мыши.


Как открыть документ
Для того, чтобы открыть документ, необходимо открыть папку, в которой он находится
и дважды щелкнуть его значок.

Документ (книгу – Excel) можно открыть, не закрывая другой, предварительно открытый


документ.

Выберите Файл – Открыть.

Кнопка Файл находится на левом краю ленты вкладок и команд. После щелчка откроется
список, в котором следует выбрать (щелкнуть левой кнопкой мыши) опцию Открыть.
Появится окно, в котором вам следует с помощью двойного щелчка мыши выбрать
расположение, с интересующим вас документом. После этого скорее всего появится
окно Открытие документа, которое очень похоже на уже известное истории окно Сохранение
документа.
В этом окне вам следует опять же двойным щелчком открыть папку или системную папку, в
которой находится интересующий вас документ. Сам документ также открывается двойным
щелчком левой кнопки мыши.
Как открыть несколько документов
Иногда приходится работать с нескольким документами, поочередно заглядывая то в один, то
в другой. Документы можно открыть один за другим, либо все сразу.
Два предыдущих раздела попутно предоставляют возможность видеть открытыми несколько
документов. Они открываются один за другим.
Однако существует возможность одной командой открыть сразу несколько документов.
Предварительно откройте папку, в которой находятся документы, с которыми вы хотите
работать.

Удерживая клавишу <Ctrl>, выделите несколько документов, щелкните правой любой


документ, и выберите Открыть.

Удержание в нажатом состоянии клавиши <Ctrl> позволяет осуществлять выделение


нескольких объектов щелчком мыши. Нажмите клавишу <Ctrl>, и не отпуская её поочередно
щелкните левой кнопкой несколько документов.
После щелчка правой кнопкой имени любого из выделенных документов откроется
контекстное (целевое) меню, в котором следует выбрать опцию Открыть.
Контекстное (целевое) меню
В отличие от выпадающих меню, доступ к которым можно получить с помощью мыши или
клавиатуры, с контекстным меню работают только посредством мыши.
Поясню это примером. Щелчком мыши установите курсор в ячейке с цифрой или словом. В
группе Шрифт главной вкладки щелкните стрелочку Размер шрифта. После щелчка откроется
колонка цифр, задающих размеров шрифта. Цифра текущего размера (того, что в окошке) будет
выделена (подсвечена).
Понажимайте клавишу <¯> (со стрелочкой вниз). Понаблюдай те, что происходит с
выделением в колонке размеров шрифта, и с содержимым ячейки, в которой установлен
табличный курсор. Клавишей со стрелкой вверх верните выделение на прежнее место.
Этот пример показывает, что в выпадающих списках выбор делается не только мышью, но и
клавишами. С контекстным меню можно общаться только посредством мыши

Контекстное меню вызывает щелчок объекта правой кнопкой.

Этим объектом может быть строка заголовка, строка или столбец таблицы, ячейка, ярлык на
рабочем столе или ярлык в окне…

В контекстном меню собраны команды, относящиеся к объекту.

Контекстное меню удобно тем, что в нем собраны команды, относящиеся именно к
интересующему вас объекту. Оно избавляет от необходимости разыскивать эти команды по
закоулкам программы.
Контекстное меню при свертывании и закрытии окон
Щелкните правой строку заголовка и выберете Свернуть.

Щелкните правой кнопкой строку заголовка Excel. Она вверху с именем программы и
документа. Появиться контекстное меню. Щелкните мышью опцию Свернуть. Окно почти зримо
свернется в значок, удобно угнездившийся на панели задач. Потом, когда вы решите совсем
закрыть программу или окно, можно щелкнуть правой кнопкой значок программы на панели
задач и в появившемся контекстном меню выбрать слово Закрыть. На вопрос Excel о
сохранении изменений ответьте на свое усмотрение.
Щелчок левой кнопкой значка на панели задач, развернет окно.

Способ свертывания или закрытия документов, программ и окон с помощью контекстных


меню ощутимо удобнее, чем с помощью кнопок в правом верхнем углу.
Маленькие кнопки значительно труднее поймать на острие указателя, чем, к примеру,
длинную строку заголовка.

Щелкните правой значок на панели задач, и выберите Закрыть.

Чтобы закрыть программу или документ, совсем не обязательно тянуться к правому верхн ему
углу. это можно сделать с помощью контекстного меню.
Удаление с помощью контекстного меню
Просматривая имена документов в окне любой папки, вы пришли к выводу, что один из
документов вам больше не нужен.

Щелкните имя документа правой и выберите Удалить.

После щелчка откроется контекстное меню, в котором обязательно будет присутствовать


опция Удалить. В случае выбора опции Удалить, Excel обязательно спросит, действительно ли
вы хотите отправить документ в корзину. Щелкните Да, если вы не передумали.
Резервные копии с помощью контекстного меню
Вы закончили на этот день работу с документом. У вас давно вошло в привычку создавать
резервные копии документа, в который внесли изменения. Это хорошая привычка. Что может
быть страшнее, чем лишиться шедевра, в который вложены месяцы, а может и годы труда.
Резервные копии размещаются в почтовых ящиках электронной почты, либо на съемных
носителях, к примеру, на флэшке. Если вы закончили работу с одним документом и тут же
хотите заняться другим, вам, конечно же, удобнее создать резервную копию первого документа,
не выходя из Excel. Для этого следует выполнить следующие действия.

Нажмите F12.

Эта команда откроет диалоговое окно Сохранение документа. Вам совсем не помешает
лишний раз сохранить рабочую книгу. Но это побочный положительный результат. Главное, что
после этой команды станет доступно содержимое папки, где обитает файл с вашим документом.

Щелкните правой имя документа.

Щелкать нужно имя документа (рабочей книгой), копию которого вы хотите зарезервировать.
После щелчка появится контекстное меню, озаглавленное словом Выбрать.

Выберите опцию Отправить.

Программа предложит варианты адреса получателя.


Контекстное меню ячейки, столбца, строки
Запустите Excel (не на орбиту, конечно же). На развернувшемся листе рабочей книги
щелкните правой любую ячейку. Появиться контекстного меню ячейки со словами Вырезать,
Копировать, Вставить, Удалить… Ячейка – самый маленький объект, среди трех, упомянутых
в заголовке, но список её контекстного меню самый длинный.
Из всех опций контекстного меню ячейки самой ходовой является опция Очистить
содержимое.

Щелчок правой заголовка столбца открывает контекстное меню.

Строка имен столбцов находится вверху под строкой формул. Одна или две латинские буквы
задают имя столбца. Щелчок правой кнопкой заголовка столбца откроет контекстное меню. При
этом столбец еще и выделиться.

Щелчок на столбике цифр вызовет контекстное меню строки.

Столбики цифр на левом краю экрана сформированы номерами строк. Курсор и в первом и во
втором случае должен иметь вид маленькой черной стрелки. Строка также выделиться при этом.
Почаще прибегайте к услугам контекстных меню
Это удобнее, чем вызывать команды с лент вкладок. Попробуйте и то и другое и вы легко
сами подсчитаете все «за», «перед» и «против».
Может быть, вы и сами уже до всего этого дошли, но все же «на всякий пожарный…»
приведу поясняющий пример.

Предположим, вы хотите очистить столбец.

То есть сделать так, чтобы все содержимое, внесенное в его ячейки, исчезло. Вы все
продумали, взвесили. О потере жалеть не станете.

Щелкните имя столбца правой кнопкой.

Напомню, что заголовок столбца – это одна либо две латинские буквы в серой строке.
Крестообразный курсор на заголовке столбца примет вид стрелки. Щелкнув имя столбца правой
кнопкой, вы одновременно и выделите столбец и откроете его контекстное меню.

Выберите команду Очистить содержимое.

Щелкнув правой кнопкой ячейку, вы таким же способом можете внести изменения в ее


содержимое.
Глава 5. Самая сплоченная группа Число
И берет эта группа не числом, а умением. Это единственная группа, во всем обширном
Excelовском хозяйстве, выдающейся деятельности которой посвящена целая глава.
Кнопка Финансовый числовой формат
В середине ленты главной вкладки находится группа Число. В левом верхнем углу пестреет
кнопка Финансовый числовой формат. Какую же пользу можно извлечь из этой команды?
Выполняя какие-то расчеты, вы оперируете с денежными единицами. Чаще всего начальными
цифрами являются ценники. А это какие-то числа с одним либо двумя знаками после запятой. В
результате выполнения разных математических операций могут появиться числа и с тремя, и
даже с четырьмя знаками после запятой.
В четырех соседних ячейках какого-либо столбца наберите четыре числа: с одним знаком
после запятой, с двумя, с тремя, и с четырьмя. Наберите не в порядке возрастания разрядности, а
как-то иначе.
Напоминаю, что пока вы данное в ячейке не сохраните, программа слушаться вас не будет.
Сохранение данного в ячейке осуществляется нажатием клавиши со стрелкой, либо клавиши
<Enter>.
Посмотрите, как некрасиво получилось. И не только в красоте дело. Читать, сравнивать,
выбирать максимум или минимум в такой абракадабре, очень неудобно.

Выделите ячейки и щелкните Финансовый числовой формат.

Выделите ячейки с четырьмя разнокалиберными цифрами и в группе Числа главной вкладки


щелкните кнопку Финансовый числовой формат.
Видите, совсем другое дело. Во-первых, появляется условное наименование денежной
единицы. А во-вторых, после запятой остаются везде по два знака. Теперь становится удобно и
просматривать, и сравнивать, и выбирать максимальные (минимальные) значения.
При проведенном преобразовании происходит условное округление. То есть Excel округляет
только для вида. На самом деле программа помнить точные неокругленные значения, и при
расчетах именно ими оперирует.

Выделите ячейки с данными, щелкните стрелочку и выберите евро.

Если вы хотите перейти к другой денежной единице, выделите ячейки с суммами. В рамках
нашего примера, выделите уже известные истории четыре ячейки. Там сейчас представлены
суммы в рублях. После этого щелкните стрелочку, что правее кнопки Финансовый числовой
формат. В списке выберите, к примеру, евро. Полагаю, что дальнейшие комментарии излишни.
Кнопка Процентный формат
Кнопка Процентный формат находится в группе Число, а группа Число находится в
середине главной вкладки.
Повторите действия, несколько похожие на те, которые вы уже проделывали в предыдущем
разделе. В четырех соседних ячейках столбца наберите четыре десятичные дроби меньше
единицы. Число знаков после запятой меняется от одного до четырех. К примеру, 0,523: 0,23; 0,3;
0,1563.

Выделите ячейки с данными и выберите Процентный формат.

Видите, как все похорошело. Во-первых, появился знак процента. Во-вторых, первоначально
было везде оставлено по два знака после запятой, а затем было произведено умножение на 100.
Теперь становится удобно и просматривать, и сравнивать, и выбирать максимальные
(минимальные) значения.
При вычислениях, число 52 % воспринимаются как 0,523.

Число 15 % воспринимается как число 0,1563. Как видите, и в данном случае округление
осуществляется условно. Программа помнит точные неокругленные значения чисел, и ими
оперирует при выполнении математических операций.
Кнопка Формат с разделителями
Кнопка Формат с разделителями находится в группе Число, а группа Число находится в
середине главной вкладки. На кнопке изображены три нуля. Не попутайте с двумя нулями.
Повторите действия, несколько похожие на те, которые вы уже проделывали в предыдущем
разделе. В двух соседних ячейках столбца наберите большие числа. Е примеру, одно
пятизначное, другое – шестизначное.

Выделите ячейки с данными и щёлкните Формат с разделителями.

Число разбивается на группы по три знака. Группы разделяются пробелами.

Миллионы <пробел> тысячи <пробел> единицы <пробел> дробь.

Читать, осознавать значимость, сравнивать числа, записанные в таком виде значительно


легче. Тот условный оператор, который выполнят разделение на группы по три знака,
называют Разделитель тысяч или Разделитель групп разрядов. Поэтому можно говорить
разрешить (запретить) разделитель тысяч или разделитель групп разрядов.
Когда я в Word набираю большие числа, я вручную отделяю пробелом группы знаков. А была
бы в Word такая кнопочка, набор стал бы проще и легче. Но числа в Word набираются
значительно реже, чем в Excel, поэтому и нет такой кнопочки.
Кнопки изменения разрядности
Эта парочка также находится в группе Число главной вкладки. На кнопке изброжена
конструкция из стрелочки, двух запятых и трех нулей.
Снова наберите в четырех соседних ячейках столбца, числа с различной разрядностью.

Выделите ячейки с числами и щелкните Увеличить разрядность.

Щелкните кнопку Отменить, что в правом верхнем углу экрана, и в этот раз выберите
опцию Уменьшить разрядность.
Предположим, в ячейки занесены числа: 2,365; 45,3; 4,5682; 235,12. Стоят они очень
некрасиво, читать осознавать, значимость, сравнивать неудобно.
В первом случае после запятой везде будет три знака, во втором – по одному. Степень и
эстетической, и деловой привлекательности столбика цифр становится существенно выше.
Как и в предыдущих случаях, округление осуществляется только условно.
Выделение блока пустых ячеек для трех кнопок
Речь пойдет о трех, уже зарекомендовавших себя, кнопках: кнопка Финансовый числовой
формат, кнопка Процентный формат, кнопка Формат с разделителями.
В предыдущих разделах мы рассмотрели действие этих кнопок на выделенный блок ячеек с
данными, а точнее с цифрами.
Выделите блок, щелкните кнопку в группе Число, вводите данные.

Выделите блок пустых ячеек, и щелкните, к примеру, кнопку Финансовый числовой формат.
Напомню, что эта кнопка находится в группе Число, главной вкладки. Этим действием вы
установите в ячейках выделенного блока Финансовый числовой формат. Сразу, этот формат
никак о себе не заявит. Но как только вы начнете вводить…
Лучше один раз увидеть, чем семь раз прочитать. Выделите блок пустых ячеек, и опробуйте
поочередно действие каждой из трех кнопок.

Выделите. Редактирование – Очистить, щелкните стрелочку.

Возможно вам понадобиться очистить блок ячеек от форматов. Выделите блок ячеек, и в
группе Редактирование (она на правом краю главной вкладки) щелкните стрелочку около
кнопки Очистить.
После щелчка стрелочки откроется список, в котором следует выбрать Очистить форматы.
Колонка Числовые форматы
В группе Число щелкните стрелочку вниз, что правее окошка.

На главной вкладке в группе Число вверху имеется окошко с названием числового формата.
Вероятнее всего там будет стоять слово Общий. Следует щелкнуть стрелочку около правого края
этого окошка. После щелчка появится колонка (перечень) числовых форматов. Не трудно
догадаться почему они именно так названы. Потому что их установки применяются к данным
числового типа.
Наберите в любых соседних ячейках следующие два числа: 35,25 и 264,333. Выделите эти
ячейки. Щелчком стрелочки откройте колонку числовых форматов. Опробуйте действие каждого
числового формата, кроме формата даты и времени. Посмотрите какие изменения происходят с
числами в двух ячейках.
Обращаю внимание, что число первой ячейки будет отображаться в колонке под названиями
числовых форматов.
Вкладка Число
Щелкните стрелочку в правом нижнем углу группы Число.

Эта стрелочка направлена вправо и вниз. Многие группы оснащены такими стрелочками, и
именно в правом нижнем углу группы. Щелчок этих стрелочек открывает диалоговое окно,
функции которого соответствуют командам группы. В данном случае откроется диалоговое
окно Формат ячейки во вкладке Число. То есть то, что нам и нужно.
В этом окне вы можете несколько изменить установки форматирования числовых форматов.
И они станут работать несколько по-другому.
Но формат Общий останется неизменным. Общий формат бывает у чисел и текста, если
пользователь специально их формат не устанавливал. Программа сама определяет установки
форматирования. Поэтому не предоставляется возможность что-либо менять в установках этого
числового формата.
А вот на остальные числовые форматы пользователь может оказать свое влияние, в разумных
пределах, разумеется.
В открывшемся окне выберите, к примеру, формат Денежный. Посмотрите, что вы можете
изменить. Вы можете изменить разрядность. Щелкая стрелочку, к примеру, вместо двойки
установить ноль. Вас не интересую копейки (центы), вы не хотите забивать мелочью свое
внимание.
Вы можете выбрать условное обозначение для другой денежной единицы. Не рубль, к
примеру, доллар, или евро. Можете вообще отказаться от значка, выбрав Нет.
В поле Образец показаны изменения, которые будут происходить с числом в первой ячейке
выделенного блока.
Исследуйте самостоятельно, какие можно вносить изменения в другие числовые форматы.
Как быстро ввести дату
На главной вкладке в группе Число щелкните стрелочку в правом нижнем углу. После этого
появится диалоговое окно Формат ячеек, открытое во вкладке Число.
В списке числовых форматов щелкните опцию Дата. В большом окне будут отображены
варианты форматов даты. Наиболее ходовой вариант представлен первым в списке.

Нажмите сочетание клавиш <Ctrl> + <Shift> + <4>.

Удерживая в нажатом состоянии две клавиши, нажмите клавишу с цифрой «4». После этого в
ячейке, в которую установлен табличный курсор будет занесена текущая дата.
Предположим в ячейку необходимо ввести другую дату. Если вы это будите делать обычным
способом, придется вводить две цифры, ставить точку, потом еще две цифры, снова ставить
точку, затем следует ввести четыре знака.
В большинстве случаев дата будет относиться к текущем у году. Если в данную ячейку
вставить текущую дату, а затем подкорректировать её, потребуется значительно меньше
времени.
Еще больший выигрыш будет в том случае, если дата относится к текущему месяцу.

Наведите указатель на угол ячейки, нажмите кнопку и тащите.

Довольно часто даты вводятся в ячейки столбца. Наиболее рационально это делать
следующим образом.
Устанавливаем курсор в первую ячейку столбца. Вводим текущую дату. Наводим указатель
мыши на правый нижний угол ячейки. Указатель принимает вид крестика. Затем нажимаем
левую кнопку, и двигаем мышь так, чтобы крестик перемещался вниз.

Ячейки будут последовательно заполняться текущей датой.

После этого останется лишь слегка подкорректировать даты в ячейках. Скорее всего
достаточно будет в первой позиции изменить одну, либо две цифры.
Напомню, что для того, чтобы начать вносить изменения в содержимое ячейки, в нее следует
двойным щелчком мыши установить мигающий курсор.

Если в ячейке появился ряд решеток, увеличьте ширину столбца.


Если число в ячейку не вмещается, ячейка заполняется частоколом решеток, аналогичных
телефонной решётке. В этом случае нужно либо уменьшить число, либо увеличить ширину
столбца. Предположим, вы выбрали второе.
Наведите указатель мыши на правую сторону рамки с латинской буквой (рамки заголовка
столбца). Указатель должен принять вид крестика. Нажмите левую кнопку, и смещайтесь влево.
Этим действием вы уменьшите ширину столбца. Если после этого ввести текущую дату, вместо
её вы увидите частокол из решеток. Тем же способом увеличьте ширину столбца. Частокол
исчезнет.
Глава 6. Таблица. Данные. Типы данных. Ввод
данных
Простейшая таблица
Для дальнейшего изучения предмета нам понадобится учебно-прикладной тренажер,
которым явится простейшая таблица.

Давайте ее создадим. Не напрягайтесь и не пугайтесь. Не боги горшки обжигают. Хотя


по-настоящему хорошие горшки обжигают боги своего дела. Вы еще не волшебник в Excel, вы
только учитесь, поэтому горшочек у нас получится самый что ни наесть скромненький.
Ваших знаний уже достаточно для создания простейшей таблицы. Правда работать придется
дедовскими методами, орудуя, так сказать, топором и лопатой. Совершенная и мощная техника
Excel вам еще недоступна. Но, тем не менее, задачу, мы решим.
Запустите Excel. Если на рабочем столе есть ярлык программы, то его нужно дважды
щелкнуть. Если нет, найдите его в меню Пуск.
В конечном итоге перед вами откроется лист рабочей книги. Табличный курсор находится в
первой ячейке. Опустите его на уровень пятой строки. Как перемещать табличный курсор вы уже
знаете.
Всегда полезно оставлять вверху несколько свободных строк.
И так, табличный курсор находится в ячейке А5. Этой ячейке суждено стать первой ячейкой
нашей таблицы. Правее первой ячейки находится ячейка со словом январь, ниже – ячейка с
цифрой «1».
Обращаю ваше внимание на то, что координаты первой ячейки и всех остальных ячеек вашей
таблицы (то есть той, которую вы сейчас создаете в Excel) должны быть такими же, как в этом
примере. Это обеспечит нам синхронность действий, а значит и плодотворное взаимопонимание.
В открытой книге вы должны набрать таблицу, аналогичную той, что расположена ниже.
Таблица 4.1. Эта таблица будет неоднократно использована в качестве
учебно-прикладного пособия

Наберите точно такую же таблицу на первом листе рабочей книги Excel. Сделать это следует
обязательно.
Напомню, что координата первой ячейки таблицы (левой верхней) должна быть А5.
Соответственно, координата ячейки со словом январь должна быть В5. Проследите, чтобы так
оно и было. Это немаловажная деталь синхронизации учебного процесса.
Данная таблица многократно будет использована в дальнейшем для разъяснения сути многих
инструкций.
Книгу сохраните в системной папке Рабочий стол, назовите Таблица и держите значок этой
книги в нижней части рабочего стола.
Ну а теперь представьте себя владельцем торговой единицы. Вам необходимо вести учет
объемов продаж.

В первом столбце создаваемой таблицы следовало бы набрать наименования товаров.

Либо названия видов товаров. К примеру, прохладительные напитки, канцелярские товары,


сладости и т. д. Мы упростим задачу, заменив наименования товаров условными номерами, к
примеру, от 1 до 10.
И так, табличный курсор находится в ячейке с координатой А5. Сейчас эта координата
должна отображаться на левом краю строки формул. В первую ячейку первой строки следовало
бы вписать заголовок первого столбца. В рамках нашего примера это должны быть
слова Наименование товаров. Но ячейка вмещает не более восьми знаков шрифта 10-го размера,
а в упомянутом заголовке знаков больше. Ради простоты оставим эту ячейку пустой.
И так, табличный курсор установлен в ячейке А5. Теперь выполните следующие действия.

Нажмите <Enter> или клавишу <↓>, а затем клавишу с цифрой «1».

Табличный курсор сместится вниз. Теперь координата активной (текущей) ячейки А6. В эту
ячейку занесена цифра «1». Дальнейший ход работы над столбцом вы, полагаю, уясните без
подсказок. В последнюю ячейку с координатой А15 следует занести цифру 10.
И так, осмелюсь оптимистично предположить, что с заполнением первого столбца вы
благополучно справились.
Верните курсор в первую ячейку, то есть в ту, которую мы оставили пустой (ее координата –
А5).

Нажмите <Tab> и наберите слово январь. И так до июня включительно.

Если вы допустили опечатку, верните в неблагополучную ячейку табличный курсор,

дважды щелкните и наберите заново слово или цифру.

Двойной щелчок преобразит крестообразный курсор в Wordовский мигающий. Теперь вы


можете править данные в ячейке.

Первая строка с названиями месяцев называется строкой заголовков столбцов.

Ведь и вправду, к примеру, слово январь озаглавливает второй столбец таблицы, в ячейки
которого будут занесены суммы продаж за январь по каждому номеру товара.
В ячейки, находящиеся на пересечении озаглавленных столбцов и пронумерованных строк
занесите цифры. Пожалуйста, занесите те же цифры, что в таблице, которая приводится чуть
выше, на страницах этой книги. Это обеспечит максимально плотное взаимодействие и
взаимопонимание. Напомню, что ячейка в левом верхнем углу таблицы должна иметь
координату А5. А в ячейке справа от нее должно быть набрано слово январь. В ячейке ниже
ячейки с этим словом должна стоять цифра 20. И так далее.
А теперь наберем заголовок таблицы. Установите табличный курсор во вторую ячейку
третьей строки. Это будет ячейка с координатой В3. После этого наберите с клавиатуры, к
примеру, слова: Объем продаж за первое полугодие 2017 года.
Позвольте поздравить вас. Вы сотворили свою первую таблицу с помощью редактора
электронных таблиц Excel. Не шедевр, конечно, но ведь это «первый блин», и поздравьте себя с
тем, что он «не комом». Сохраним этот «нешедевр».

Нажмите F12.

Эта команда вызовет диалоговое окно Сохранение документа. Выберите системную


папку Рабочий стол. В текстовом поле напротив слов Имя файла наберите слово Таблица.
После нажатия <Enter>, документ будет сохранен.
Изучая Excel, вы будите постоянно вносить какие-то изменения в таблицу. По неопытности,
время от времени вы будите сталкиваться с проблемой возвращения в исходное состояние всей
таблицы.

Закрывайте документ без сохранения.

В этом случае все внесенные изменения будут аннулированы. Понятно, что такой результат
будет иметь место, если вы ни разу не сохраняли вручную текущий документ.
Как переместить таблицу
Иногда приходится перемещать таблицу на новое место. Для того чтобы это сделать,
выделите таблицу.
Установите крестообразный указатель мыши в левый верхний угол таблицы. в нашем случае,
это ячейка А5. Нажмите левую кнопку и протащите курсор к правому нижнему углу таблицы.
Кратко данную рекомендацию можно сформулировать так: «Черканите таблицу». Этим
действием вы выделите таблицу.

Выделите. Наведите курсор на сторону рамки и нажмите левую.

Крестообразный курсор необходимо навести на любую сторону рамки, обрамляющей


выделенную таблицу. Он примет вид черырехнаправленной стрелки. Еще этот значок можно
назвать крестом со стрелками. Он нам сообщает о том, что можно перемещаться на все четыре
стороны.
Удерживая нажатой левую кнопку, двигайте мышь. Таблица тоже будет двигаться. Справа
появится рамочка с ожидаемым диапазонам ячеек. Пока таблица с места не сдвинулась, диапазон
будет А5:Н15. Сместитесь чуть вправо и вернитесь на место. В результате вы увидите начальные
координаты диапазона. Диапазон начинается координатой первой ячейки (левой верхней), и
заканчивается координатой последней ячейки (правой нижней).
По прибытии в требуемое место необходимо отпустить кнопку мыши.
Изменение масштаба отображения таблицы
Удерживая нажатой клавишу <Ctrl>, покрутите колесико мыши.

Это, пожалуй, наиболее удобный способ изменения коэффициента масштабирования.


Установить коэффициент масштабирования можно также с помощью окна Масштаб.

Выберите Вид – Масштаб.

Вначале необходимо открыть вкладку Вид. Появится лента команд, соответствующая этой
вкладке. Третья слева группа команд озаглавлена словом Масштаб. Щелкните большую кнопку
с лупой. В появившемся окошке установите метку контроля около нужной цифры.

Выделите таблицу и щелкните Масштаб по выделенному.

С нажатой кнопкой черканите крестообразным курсором созданную вами таблицу с левого


верхнего угла к правому нижнему. Этим движением вы её выделите. Напомню, что должна быть
открыта вкладка Вид. В третьей группе команд щёлкните кнопку Масштаб по выделенному.
Выделенный диапазон ячеек заполнит рабочее окно Excel целиком. Это даст вам возможность
сосредоточить свое внимание только на той части таблицы, с которой вы в данный момент
работаете.

Протащите ползунок внизу справа, в строке состояния.

В правом нижнем углу экрана есть шкала задания масштаба. О масштабе сообщает цифра в
самом углу.
Можно навести указатель мыши на ползунок, нажать левую кнопку и двигать мышь влево
или вправо. Но ползунок можно мгновенно сместить щелчком мыши. Щелкать нуж но либо
слева, либо справа от ползунка.

Щелкните «+» или «-» внизу справа в строке состояния.

Щелчок одного из этих значков либо увеличивает, либо уменьшает масштаб на 10 %.


Диапазон ячеек
Диапазон ячеек – это может быть прямоугольный блок, состоящий из нескольких строк и
нескольких столбцов. Это может быть строка, это может быть столбец.
Ниже приводятся три примера записи диапазона ячеек.
$А $5: $G $15
$ G$3: $G $12
$D $19: $F $19
Первый диапазон соответствует нашей таблице. То есть это прямоугольный блок, состоящий
из 7 столбцов и 10 строк.
Второй диапазон – столбец, содержащий 10 ячеек.
Третий диапазон – строка, содержащая 3 ячейки.

Существует два вида адреса диапазона, со значком $, и без него.

Со значком – абсолютная форма записи адреса, без значка – относительная форма записи.
Абсолютная форма записи означает, что этот диапазон при любых обстоятельствах будет
оставаться неизменным. Относительная форма записи может допускает изменения.
К примеру, в ячейке А3 записана формула, вычисляющая сумму содержимого ячейки А1 и
А2. То есть эта формула оперирует с диапазоном А1:А2.
Если мы скопируем эту формулу в ячейку В3, то она будет откорректирована
соответствующим образом. Теперь она будет вычислять сумму содержимого ячеек В1 и В2. То
есть в этом случае формула оперирует с диапазоном В1:В2. Диапазон изменился.

Значок $ делает диапазон фиксированным, неизменным.

Если мы хотим, чтобы диапазон остался прежним, его нужно записать со значком $. То есть
теперь это будет диапазон $А$1: $А$2. В этом случае, куда бы мы не переместили формулу, она
будет суммировать данные ячейки А1 и А2.
Вы хорошо усвоите эти нюансы, когда основательно поработаете с формулами.
Ввод данных
С азами этого головокружительного процесса вы уже познакомились, и вероятно, интуитивно
усвоили некоторые правила. Все же считаю необходимым четко сформулировать эти правила.

Информацию можно вводить только в активную (текущую) ячейку.

То есть в ячейку, в которой находится табличный курсор.

Если экран никак не реагирует на ваши команды, щелкните.

Такое иногда случается и в Word и в Excel. По каким-то причинам экран оказался не


активным. Это может быть, к примеру, когда курсор задействован в каком-то списке или меню
на ленте. Щелчок на территории экрана активизирует лист рабочей книги.

Кнопки в правом верхнем углу не должны быть бледными.

Если рабочее окно Excel не активно, четыре кнопки в правом вернем углу будут бледными.
Но как только вы щелкните на территории рабочего окна Excel, кнопки активизируются.
Excel должна находиться в режиме Готово. Напомню, что это слово должно быть отображено
в нижнем левом углу окна, в строке состояния. В этом режиме Excel находится, когда вы
перемещаете (или не перемещаете) курсор. Однако стоит приступить к вводу данных, Excel
перейдет в режим Ввод.
После введения первого символа в ячейку, около него появиться мигающий вертикальный
отрезок. Его называют курсор. Он указывает место для вновь вводимого символа. Символ
появляется слева от курсора. При этом вверху в строке формул, около стрелочки вниз
активизируются две кнопки в виде крестика и галочки. До этого они были бледные и
бессильные. Наведите на каждую из них указатель мыши, и вы узнаете, что это
кнопки Отменить и Ввод. Эти кнопки удобно использовать, когда мышка находится под рукой.
К тому же кнопка Ввод не смещает табличный курсор, в отличие от клавиши <Enter>, и клавиш
со стрелками. А иногда нужно, чтобы табличный курсор остался на месте.
Это следует пояснить детализацией. Предположим вы ввели в ячейку какие-то цифры.
Первоначально они будут прижиматься к левому краю. Если вы нажмете <Enter>, курсор
сместится вниз, а набранное перескочит к правому краю ячейки. Это означает, что информация в
ячейке сохранена.
Но этот же результат вы можете получить, если щелкните в строке формул птичку. Но курсор
при этом останется на месте.
Вы можете удалить набранное в ячейке с помощью клавиш удаления. Но вы сразу удалите
все набранное, но еще не сохраненное, если щелкните крестик в строке формул.

Вводимая информация отображается не только в ячейке, но и в строке формул.

Строка формул позволяет показать данные текущей ячейки более крупным планом. Это
особенно важно, если таблица отображена на экране с малым коэффициент масштабирования.
При малом масштабе содержимое ячейки трудно разглядеть в самой ячейке.
К тому же, в ячейке не будет отображаться целиком длинная запись (если соседняя справа
ячейка заполнена). В строке формул длинная запись будет отображаться полностью.

Введенные данные необходимо сохранить в ячейке.

Это происходит автоматически, когда вы нажимаете <Enter> или одну из клавиш с о


стрелками. Щелчок мыши в любой другой ячейке перекидывает в нее табличный курсор и
автоматически сохраняет информацию в ячейке, в которой до этого находился табличный
курсор.

Следует отличать сохранение информации в ячейке от сохранения всего документа на


диске.

Ячейка такая маленькая, и трудно поверить, что в нее может влезть больше одного слова или
одного числа. Для того чтобы убедиться в обратном, установите табличный курсор в любую
ячейку и наберите, к примеру, свое имя три – четыре раза. Как только вы доходите до правой
границы ячейки, граница исчезает. Но это условное исчезновение. Нажмите <Enter>, а затем
клавишу <↑> и тут же клавишу <→>. Наберите какое либо слово и нажмите клавишу <←>.
Просто обратите внимание какие изменения при этом происходят в ячейках и в строке формул.
Пока соседняя ячейка (та, что справа от активной) пуста, она уступает свою территорию
активной ячейке (той в которой находится табличный курсор). Но стоит сделать ее активной, то
есть поместить в нее табличный курсор и начать вводить в нее какие – то данные, она тут же
возвращает принадлежащие ей имущественные права. Но это не приведет к удалению
информации, набранной в соседней слева ячейке. Просто её станет меньше видно.
Может случиться, что вы по ошибке окажетесь не в той ячейк е, после двойного щелчка
наберёте какой-то символ, и содержимое ячейки, увы, исчезнет. Что бы вернуть потерянное,
нажмите клавишу Esc, или щелкните кнопку – крестик в строке формул, либо
кнопку отменить на левом краю строки заголовка.
Типы данных
Когда вы вводите данные в рабочую таблицу, Excel незаметно анализирует вводимую
информацию и определяет, является ли она текстом, числовым значением или
формулой. Формулами мы займемся позже, а пока обратим внимание на два первых типа данных.
Признаки текста
На практике текстовые данные представляют собой комбинацию букв, знаков пунктуации и
цифр. Текст в рабочей таблице в основном используется для записи заголовков, названий
объектов (спецификаций) и примечаний.

Текстовые данные прижимаются к левому краю ячейки.

А теперь в исследовательских целях проделайте следующее. Наберите в нескольких ячейках


несколько чисел. Выделите эти ячейки, и вы сразу же увидите в строке задач четыре цифры.
Теперь в близлежащей пустой ячейке наберите слово, к примеру, имя вашего недруга. Снова
выделите группу ячеек, но так, чтобы «засветить» ячейки с цифрами и ячейку со словом.
Посмотрите вниз, и вы увидите, что цифры не изменилась.

При выполнении математических операций Excel присваивает текстовым данным


нулевые значения
Числовые данные
В Excel числовые данные бывают двух типов: количественные величины (например, 25
мясорубок или 12 000 рублей) и числа, представляющие либо дату (например, 30-11-2003), либо
время суток (например, 15–43), либо номер телефона (обойдемся без примера).
Вы можете сразу определить, восприняла ли Excel введенные в ячейку данные как число.

Числовые данные программа прижимает к правому краю.

Правда, чтобы это увидеть, запись должна быть не очень длинной. Если число настолько
велико, что оно не помещается в ячейке, Excel автоматически преобразует его в так называемое
экспоненциальное представление. Например, запись 3E+09 означает, что после цифры три
следует девять нулей. Т. е. мы имеем дело с числом 3 000 000 000. Другой пример: 3,2564Е+9.
Эта запись означает, что при обычной записи запятую нужно переместить на девять знаков
вправо.
Все понятно, когда записывается число с большим количеством нулей. Но предположим, в
ячейку заносится длинное число без нулей. Например, это число 658321455. Excel преобразует
это число и занесет в ячейку 6,58 + 08. Если вы еще помните содержание предыдущего раздела,
то в числовом формате предусмотрены два знака после запятой. Поэтому 6,58…
На первый взгляд при экспоненциальной записи происходит довольно грубое округление.
Число в экспоненциальной записи будет заметно отличаться по величине от числа в обычной
записи.
Но это только на первый взгляд. Вы уже не один раз убеждались, что Excel производит
только видимое округление. Программа запоминает число полностью, и оперирует с точным
значением числа.
Для ввода отрицательных чисел (если речь идет о деньгах, то это могут быть убытки или
расходы) наберите перед числом знак «минус» (клавиша с этим знаком находится в правом
верхнем углу вспомогательной цифровой клавиатуры).

Когда вы хотите ввести десятичную дробь с нулем перед запятой, можете не утруждать
себя набором нуля.

К примеру, чтобы ввести 0,15, достаточно на вспомогательной цифровой клавиатуре нажать


клавишу с точкой, затем ввести единицу и пятерку. Странное число,15 Excel воспримет и
отобразит как 0,15.
Существуют два способа ввода в ячейку данных в процентах:
Разделите число, означающее количество процентов на 100 и введите в ячейку. Например, 36
процентов введите как,36 или 0,36.
Введите число со знаком процента. Например, 36 %. (Для набора знака процента необходимо
нажать <Shift + 5>). При вычислениях, число 36 % Excel воспримет как 0,36.
Два способа редактирования
Редактирование – это внесение изменений в содержимое ячеек. Можно применить еще слово
правка, вычитывание.
Редактирование может осуществляться в строке формул. Содержимое любой выделенной
ячейки отображается в строке формул. Напомню, чтобы выделить ячейку, в нее нужно
установить табличный курсор. В кратком исполнении – встать в ячейку. Одновременно она
будет и выделена.

Встаньте в ячейку и щелкните в строке формул.

Встать в ячейку – значит установить табличный курсор в той ячейке, содержимое которой
следует отредактировать. Щелкнуть в строке формул нужно в том месте, где вы хотите видеть
текстовый курсор. То есть в том месте, откуда вы собираетесь начать исправление.
Редактирование производится согласно правилам, принятым в любом текстовом редакторе.
Если вы хоть немного знакомы с текстовым редактором Word, вы знакомы и с правилами
редактирования. Когда вы будите вносить изменения в строке формул, эти изменения тут же
будут отображаться и в ячейке.
Чтобы закрепить изменения, новое содержание ячейки нужно сохранить. Для этого нужно
нажать <Enter>, или одну из клавиш со стрелками, или щелкнуть за пределами ячейки.
Редактирование может осуществляться в ячейке.
Дважды щелкните, начинайте редактировать.

Возможны два случая. Первый – табличный курсор уже установлен в ячейку. Тогда двойной
щелчок просто поместит в ячейку текстовый мигающий курсор.
Второй случай – табличный курсор где-то там, за пределами ячейки, содержимое которой
необходимо подправить. В этом случае, после первого щелчка в ячейку устанавливается
табличный курсор, после второго, в ячейке появляется текстовый мигающий курсор. Каждому
курсору – по одному щелчку.
У первого способа редактирования (в строке формул) есть одно маленькое преимущество:
мигающий курсор появляется после одинарного щелчка. Он требует чуточку меньших затрат сил
и времени. Может быть это и мелочи, но как говорил великий Микеланджело: «Мелочи создают
совершенство, а совершенство – это уже не мелочь».
Недостатком первого способа является необходимость перемещаться от ячейки, в которой
щелчком мыши установлен табличный курсор, к строке формул. Поэтому, если таблица большая,
а ячейка находится далеко, преимущества первого способа теряют силу.
Правила редактирования содержимого ячейки
Весьма затруднительно заполнить множество ячеек содержимым и при этом не допустить ни
одной ошибки. К тому же вы можете просто пожелать записать в ячейку что-то по-другому.

Следует отличать двойной щелчок на записи в ячейке, от двойного щелчка на


свободном месте.

Двойной щелчок производится в ячейке для того, чтобы поместить в нее текстовый
мигающий курсор, и начать редактирование содержимого ячейки.
Если вы щелкните (наведете указатель) на пустом месте внутри ячейки, ячейка выделится.
Это значит, что как только вы начнете вводить что то, прежнее содержимое исчезнет.
Если же вы не хотите удалять прежнюю запись, а хотите только подкорректировать её,
щелкайте (наводите указатель) между символами этой записи. Двойной щелчок установит
мигающий курсор в том месте записи, от которого вы начнете вносить изменения.

Нажатие клавиши F2 также вызовет появление в текущей ячейке мигающего курсора.

Напомню, текущая (активная) ячейка – это та, в которой установлен табличный курсор. Если
табличный курсор уже в ячейке, нажмите F2, чтобы вызвать мигающий курсор. Курсор окажется
на правом краю ячейки. Вы сразу можете начать удаление клавишей Backspace.

Если табличный курсор установлен в ячейке, в которую необходимо внести


исправления, редактировать текст можно в Строке формул.

Чтобы установить мигающий курсор в Строку формул, достаточно щелкнуть в ней


запись.

После щелчка в строке формул появится мигающий курсор, что позволит вам вносить
изменения в содержимое ячейки через строку формул.
А теперь обратите внимание на нижеприведенную таблицу. В ней перечислены клавиши и
комбинации клавиш для осуществления редактирования содержимого ячейки.

Последняя возможность скорее вредна, чем полезна. Иногда, нечаянно, вы вместо клавиши
<Home> нажмете <Insert>. Условия набора данных становятся совсем другими. И довольно
трудно разобраться в чем дело.

Для многоярусных ячеек следует отличать последний символ строки записи в ячейке и
последний символ всей записи.

Это отличие будет иметь место только для многоярусных ячеек. И только для таких ячеек
сочетания клавиш <Ctrl + End > и <Ctrl + →> будут давать различные результаты.

Щелкните правой и выберите Очистить содержимое.


Часто возникает необходимость очистить ячейку от её содержимого. Данную ячейку следует
щелкнуть правой кнопкой. Щелчок установит табличный курсор в ячейку и вызовет контекстное
меню с множеством предложений. В этом меню следует щелкнуть опцию Очистить
содержимое.
Дата. Время
Дата и время (показания часов), внесенные в ячейки таблицы, Excel рассматривает как
числовые значения, а не как текст. Это удобно и для Excel и для пользователя. К примеру, задав
две даты, можно вычесть более раннюю из более поздней.

Вычитание дат дает возможность определить количество лет, месяцев и дней,


прошедших между датами.

Excel воспринимает дату как число дней, отсчитываемых от 31 декабря 2000 года. То есть это
самое, что ни на есть настоящее число.
Подобное справедливо и для показаний часов. Время суток Excel воспринимает как число
секунд, от считываемых от полуночи, то есть от 24–00.
Но необходимо строго придерживаться одного из встроенных форматов для дат и времени.
Если формат, к которому вы прибегли, не соответствует встроенному, Excel будет трактовать
введенные даты и время как текстовые данные. Работать с ними как с числами она уже не
сможет.

Excel распознает следующие форматы для дат и суточного времени:


7 Октября 2003 или 7 Октября 03
7.10.03 или 7-10-03
7-Окт-03 или 7окт03
7-Окт или 7окт
Окт-07 или окт07
15:23
15:23:09

Следует помнить, что возможность ввода только двух последних цифр года приемлема лишь
для первой трети нашего столетия (2000–2029). Для дат, начиная с 2030 года, необходимо
вводить все четыре цифры.
Для дат первой трети прошлого века также необходимо вводить четыре цифры. Если вместо
30.11.1925 ввести 30.11.25 Excel воспримет дату как 30.11.2025.
Как быстро вставить текущую дату и время
Часто во время работы с программой Excel в ячейки таблицы приходится вводить текущую
дату и текущее время. Excel позволяет это делать быстро. Для введения

текущей даты предусмотрено сочетание клавиш <Ctrl +Shift +4>.

Введите табличный курсор в ячейку, в которую нужно ввести текущую дату. Удерживая
нажатыми две первые клавиши, нажмите клавишу с цифрой «4». После выполнения этой
команды, в ячейке, в которой был установлен табличный курсор, появится дата. Для введения
текущего

времени предусмотрено сочетание клавиш <Ctrl +Shift +6>.

Вводя в ячейку текущее время, вы фиксируете момент времени выполнения текущих


действий. Иногда это приносит свою пользу.
Как по дате определить день недели
Время от времени возникает необходимость определить по дате день недели. К примеру, вы
весной планируете отпуск в летний месяц. Выбрали дату. Но вам нужно, чтобы отпуск начинался
с понедельника. По дате, вы можете узнать день недели, и, если это будет не понедельник,
подкорректировать дату. Довольно часто под рукой не оказывается календарика.
Установите курсор в ячейку А1. Наберите дату в следующем формате: 25.05.2017. Нажмите
<Enter> и установите курсор в ячейку В2. Наберите цифру 2. Опять нажмите <Enter> И
вернитесь в эту ячейку. Цифра 2 – это условный код, согласно которому понедельник считается
первым днем недели.
Щелкните любую пустую ячейку и в ней наберите =ДЕНЬНЕД(А1;2)
Эта запись появится и в строке формул. После того, как вы нажмете <Enter>, в этой ячейке
появится число, которое и скажет какой день недели соответствует набранной дате, при условии,
что цифра «1», соответствует понедельнику.
Если вы в ячейке А1 установите новую дату, автоматически появится новая цифра в ячейке
результата.
Если вам часто приходится определять день недели по дате, не удаляйте данные из ячейки А1
и из ячейки В2, и не прикасайтесь к той ячейке, в которой сохраняется результат.
Текст выше и ниже уровня. Индексы
Такая необходимость порою возникает. К примеру, вы хотите оснастить индексом какую-то
переменную в математической формуле, или указать число атомов в химической формуле. В
этих случаях применяется текст ниже уровня строки.
А вот чтобы указать степень числа, или набрать знак градуса, необходимо подняться выше
уровня строки.
Для этих целей используются следующие комбинации клавиш:

<Ctrl> + <Shift> <=> для получения верхнего индекса.


<Ctrl> + <=> для получения нижнего индекса.

<=> – это знак равенства. Клавиша, для набора этого знака расположена в правом верхнем
углу буквенно-цифрового блока клавиатуры, сразу перед клавишей удаления левого символа.

Первая комбинация позволяет набрать текст вида: 25 о, 10 3.


Вторая комбинация позволяет набрать текст вида: Н2О, Fx.

Отмена режима индексов осуществляется повторным применением комбинации,


включающей этот режим.
Как разбить данные из одного в несколько столбцов
К примеру, в одном широком столбце записаны фамилия, имя и отчество. Вам же
понадобилось каждую компоненту ФИО поместить в отдельный столбец.
Здесь возможны два варианта реализации. В первом случае ФИО введено в сто лбец,
соответствующей ширины.
Во втором, ФИО введено в столбец стандартной ширины, и текст просто залезает на
территорию соседних справа столбцов.
Возьмём для реализации первый вариант. Для того, чтобы уйти второго варианта,
предварительно необходимо увеличить ширину столбца. Для этого наведите указатель мыши на
границу между заголовками столбца, и когда он примет вид черного креста, нажмите левую
кнопку и тащите.
Предварительно, наберите ФИО в узком столбце. Сделав это, вы увидите на сколько нужно
увеличить ширину столбца. То есть протащите границу чуть далее последней буквы отчества.

Выделите. Выберите Данные – Работа с данными – Текст по столбцам.

Выделить нужно ту часть столбца, в которой находятся несколько ФИО, ожидающие


разделения. Если это одна ячейка, просто установите в неё табличный курсор.
Команда откроет окно Мастер распределения текста по столбцам. Сейчас мастер делает
свой первый шаг.

Установите метку контроля С разделителем.

Щелкните кнопку Далее, предоставьте возможность мастеру сделать свой второй шаг.
Обратите внимание на область Символом разделения является. В нашем случае символом
разделения является пробел.
Установите метку контроля Пробел.

Добейтесь того, чтобы птичка стояла только около опции Пробел. Убрать птичку из клетки
можно так же, как и установить – щелчком мыши. Далее…
Прежде, чем мастер сделает свой последний решающий шаг, посмотрите, во что превратиться
выделенный фрагмент. Если вас все устраивает, щелкните кнопку Готово.
Если ячейка, в которой оказалась фамилий слишком широка, уменьшите её ширину.
Данные из внешних источников
Внешним источником может быть база данных Access, интернет, документ Word и другие
источники.
Чаще всего внешние данные поставляет интернет. Рассмотрим именно этот случай. Прежде
всего вы должны найти в интернете источник, который содержит соответствующие данные. Эти
данные, во-первых, должны вас интересовать, во-вторых они должны быть пригодны для
импорта в таблицы Excel. Проще говоря, это должны быть таблицы, по структуре схожие с
таблицами Excel.
Вы можете предварительно открыть веб-документ, а можете скопировать или записать
электронный адрес.

Выберите – Данные – Получение внешних данных – Из интернета.

После этого откроется окно Создание веб-запроса. Если в интернете, к примеру, с помощью
Яндекса, открыта веб-страница с интересующей вас информацией, она окажется отображенной в
диалоговом окне Создание веб-запроса.
Если открыта другая страница, необходимо в адресное поле ввести адрес интересующей вас
веб-страницы. Окно Создание веб-запроса обладает способностью распознавать на
веб-страницах табличные данные, которые могут быть импортированы в Excel. Эти данные
помечаются прямоугольным желтым значком с черной стрелочкой.
Как уже упоминалось, в адресную строку, расположенную в верхней части окна Создание
веб-запроса следует ввести адрес нужной веб-страницы. Затем необходимо нажать
кнопку Пуск справа от адресной строки. Указанная веб-страница будет загружена в окно.

Щелкните желтый прямоугольный значок с черной стрелочкой.

Таблица будет отмечена флажком в зеленом прямоугольнике.

Нажмите кнопку Импорт.

Окно Создание веб-запроса закроется, а на экране появится диалоговое окно Импорт данных.
В этом окне необходимо указать куда будут помещены импортируемые данные. Можно набрать
адрес ячейки текущего листа, а можно выбрать опцию Новый лист. Нажмите ОК.
Импортированные данные связаны с источником. Этот означает, что при изменении данных в
источнике, в Excel они тоже будут изменяться.
Глава 7. Формулы
Вычисления по формулам
В Excel формулой считается только такое выражение, которое начинается со знака равенства.
Вас немножко испугал этот заголовок? Не растрачивайте понапрасну драгоценный
адреналин. Поверьте, вы сейчас читаете далеко не самую сложную главу в этой книге. К тому же,
по моему мнению, сложных глав в этой книге вообще нет.
Итак, приступим к созданию формул. К примеру, для создания формулы умножения двух
чисел следует всего лишь выполнить следующие действия.

В ячейке, где будет записана формула, наберите знак «=».

Клавиша со знаком равенства находится левее клавиши удаления левого символа.

Щелкните ячейку с первым сомножителем.

Предварительно наберите в этой ячейке какое-либо число.

Наберите знак умножения.

Для выполнения этой «операции» нужно нажать клавишу со звездочкой в верхнем ряду
вспомогательной цифровой клавиатуры.

Щелкните ячейку со вторым сомножителем.

В строке формул, при этом будет отображаться все происходящее в ячейке, в которой
создается формула. Таким образом, для того чтобы увидеть в строке формул созданную
формулу, необходимо установить табличный курсор в ячейку с формулой.
Если вам не все ясно, изучите нижеследующий пример.
Я надеюсь, вы уже запустили Excel. Перед вами открыта книга Excel с тремя чистыми
листами.
Вспомогательная цифровая клавиатура обрамлена сверху и справа кнопками. Четыре из них
являются клавишами арифметических действий.
Введите любое число в ячейку А20 и В20.
В ячейке С20 будет записана формула, которая позволит произвести умножение числа ячейки
А20 на число ячейки В20.
Установите табличный курсор в ячейку C20.
Крепитесь, начинается САМОЕ СТРАШНОЕ. Вам предстоит ввести в ячейку формулу для
вычисления, а затем произвести серию вычислений.
Наберите знак «=».
На клавиатуре вверху найдите и нажмите клавишу со знаком «=» (на этой клавише над
знаком «=» стоит знак «+»). В ячейке появится этот самый знак «=». Знак «=» сообщает Excel о
том, что в ячейку вводится формула.
Переведите курсор в ячейку B20.
Как только вы это сделаете, в ячейке С20 появится координата ячейки В20, а за координатой
как ни в чем не бывало будет мигать курсор-штанга. Линии рамки курсора ячейки В20 потекут.
Наберите знак умножения.
На вспомогательной цифровой клавиатуре нажмите кнопку со звездочкой.
Щелкните A20.
После этого щелчка в ячейке C20 за знаком умножения появиться координата ячейки A3.
Можете утереть обильный пот, унять дрожь в коленях. Формула готова.
Нажмите <Enter>.
Как только вы нажмете клавишу <Enter>, содержимое ячейки A20 будет умножено на
содержимое ячейки B20. Ответ появится в ячейке C20. Установив в нее курсор, вы увидите
результат ваших великих трудов.
Сама же формула будет отображаться в Строке формул.
При условии, что табличный курсор установлен в ячейку с формулой.
Для выполнения арифметической операции деления, вместо знака умножить (*), следует
набрать знак деления (/). Он тоже находится в верхнем ряду вспомогательной клавиатуры.
Там же вы найдете знак вычитания, а чуть ниже – знак сложения. В действие они приводятся
аналогично.
Знак вставки (^) используется как знак возведения в степень. Для набора этого знака
необходимо установить на клавиатуре латинскую раскладку, а затем одновременно нажать
<Shift> и клавишу с цифрой «6». Знак возведения в степень вводится в формулы точно также как
знаки арифметических действий. Одна из самых распространенных ошибок – попытка набрать
знак возведения в степень не переведя клавиатуру на латинскую раскладку.

Когда вы устанавливаете табличный курсор в ячейку с формулой, в ней отображается


результат, то есть некоторое число, а в строке формул – сама формула.

Координаты ячеек в формуле можно набрать вручную, предварительно переведя клавиатуру


на латинскую раскладку. Но это неудобный способ. К тому же вероятность ошибки возрастает.
Поэтому лучше пользоваться методом указания ячейки с помощью табличного курсора, как мы
это и делали.
Удаляется формула так же как любое другое содержимое ячейки.

Для удаления формулы, достаточно установить табличный курсор в ячейку с формулой


и нажать <Delete>.
Вместо числа – непонятное сообщение
Иногда, при установке курсора в ячейку с формулой, вместо ожидаемого числа (это число
есть результат вычислений по формуле), вы увидите сообщение типа #ДЕЛ/0! или #ИМЯ?
Эти сообщения, начинающиеся «решеткой» и заканчивающиеся вопросительным либо
восклицательным знаком, называются кодом ошибки. То есть они говорят о том, что в формулах
либо в ячейках с числами, над которыми выполняются математические операции по формуле,
что-то не так. На всякий случай запомните, что числа, над которыми выполняются операции по
формуле, называются аргументами.
Ниже приведена таблица, к которой вам, возможно, придется обратиться в нелегкую минуту
вашей работы в Excel. Пусть вас не пугают не очень понятные формулировки. По мере
набивания шишек на одних и тех же ошибках, вы сами своими словами расшифруете эти коды.
Таблица 5.1. Коды и причины ошибок

Когда вы установите табличный курсор в ячейку с неправильной формулой, рядом появится


кнопка с восклицательным знаком. Наведите на эту кнопку указатель мыши, и Excel вам
подскажет, в чем причина недоразумения.
Более сложные формулы
Откройте документ с таблицей, которую вы, как я надеюсь, создали при чтении первого
раздела главы 5. Предположим, в первой ячейке столбца с заголовком январь (координата ячейки
В6) набрано число 20. В первой ячейке столбца февраль (С6) – число 25. Внимание, вопрос!

На сколько процентов возрос объем продаж товара под номером 1 в феврале месяце в
сравнении с январем.

Предположим, ответ на этот вопрос вы хотите разместить в ячейку под столбцом февраль.
Пусть это будет ячейка с координатой С19. Поместите в ячейку С19 табличный курсор,

наберите знак «=», а затем открывающуюся скобку.

На клавиатуре открывающаяся скобка набирается комбинацией клавиш <Shift + 9>.


Теперь из содержимой ячейки С6 надо вычесть содержимое ячейки В6 и разделить на
содержимое ячейки С6. То есть от 25 отнять 20, и эту разность разделить на 20.

Щелкните С6, наберите знак вычитания, щелкните В6 и закройте скобки.

После щелчка ячейки С6 и ячейки В6, курсор, вопреки привычному, по-прежнему будет
оставаться в ячейке с создаваемой формулой.
И так, формулу для определения разности сумм продаж между Январем и Февралем мы
записали. Теперь эту разность необходимо разделить на сумму продаж за Январь. Эта цифра
содержится в ячейке В6.

Наберите знак деления «/» и щелкните В6.

Напомню, что знаки арифметических действий набираются на вспомогательной цифровой


клавиатуре.
После этих действий у вас должна получиться формула для вычисления доли прироста
продаж товара под номером 1 за февраль месяц, вида =(С6 – В6)/В6.
Нажмите <Enter>, и в ячейке С19 высветится результат вычисления. В данном случае это
должно быть число 0,25. Верните курсор в ячейку с результатом вычисления. В строке формул
при этом отобразится сама формула. На панели форматирования найдите кнопку со знаком «%».
Щелкнув ее, вы придадите числу процентный формат. Теперь у вас вместо цифры 0,25, в ячейке
с результатом вычисления появится число 25 %.

Щелчок кнопки «%» в панели форматирования превратит число, означающее долю


(0,25) в число, означающее долю в процентах (25 %).

Напомню, еще раз, что при вычислениях, Excel превращает число 25 % в число 0,25. Таким
образом, умножая число 100 на число в процентном формате, к примеру, на число 20 %, Excel
получит в ответе не 2000, а 20.
Вот и все. Вы научились, в частности, создавать формулы для вычисления объемов прироста
продаж в процентах. А в общем случае, вы научились значительно большему.
Парочка напоминаний. При создании формул, не добавляйте нигде лишние пробелы.
Помните, что изменение значения аргумента немедленно приведет к соответствующим
изменениям в ячейке с результатом вычисления. Например, вместо цифры 25, в ячейку под
словом февраль, занесете цифру 40, а затем нажмете <Enter>. Результат в ячейке С19 изм енится
автоматически. Теперь там появится число 100 %. Однако, эту функцию можно отключить,
оставив возможность изменения результата вычислений только после сохранения документа. Но
подробно об этом вы узнаете немного позже.
Не забудьте восстановить содержимое ячейки С6. Или закройте документ без сохранения.
Внесение изменений в формулу
Предположим, у вас возникла необходимость изменить формулу. Тогда действуйте по
следующей схеме.

Поместите курсор в ячейку с формулой.


После того, как табличный курсор окажется в ячейке с формулой (напомню, что ячейка будет
отображать только результат вычислений), в строке формул появится ваша формула.

Щелкните в строке формул.

Щелкнуть нужно около того места формулы, с которого вы хотите начать вносить изменения.
В строке появится подмигивающий вам курсор в виде вертикальной черты. Действуйте! Вносите
новые операторы и новые аргументы. В завершение

нажмите <Enter>.

Правомочность внесенных изменений необходимо заверить клавишей <Enter>, либо щелчком


значка «ввод» в строке формул. После этого курсор спрыгнет со строки формул и окажется в
ячейке с результатом вычислений по уже измененной формуле.
Напомню, что при внесении изменений в формулу, координаты ячеек можно не набирать, а
устанавливать щелчком соответствующей ячейки.

Чтобы вносить изменения в ячейке, щелкните дважды.

Выше мы рассмотрели возможность вносить изменения в формулу в строке формул. Но эту


же работу можно проделывать и в ячейке с формулой. Но предварительно нужно навести на
ячейку крестообразный курсор и дважды щелкнуть. Впрочем, здесь нет ничего удивительного.
Любая правка содержимого ячейки возможна только после двойного щелчка.
Автосуммирование
Вернитесь к созданной вами таблице, если она в сей момент не отображена на экране.

Предположим, вам нужно узнать итоговый объем продаж за Январь по всем видам
товаров.

Установите табличный курсор в ячейке, в которой вы хотите видеть итоговый


результат.

Пусть это будет ячейка, расположенная одной позицией ниже последней ячейки столбца
таблицы, озаглавленного словом Январь. Поместите в нее курсор. На левом краю строки формул,
при этом, должна высветиться координата текущей ячейки B16.

Выберите Формулы – ∑Автосумма.

Щелчком мыши откройте вкладку Формулы. Появится лента команд. Интересующая нас
команда находится в левом верхнем углу.
Excel достаточно сообразительна. Она словно прочитает ваши мысли и вокруг ячеек,
содержимое которых вы хотите просуммировать, возникает подвижная пунктирная линия.

Excel выделяет, как правило, именно те ячейки, данные которых необходимо


просуммировать.
Присмотритесь, они словно «пламенем объяты». Диапазон будет выделен анимированной
пунктирной линией, так называемой «муравьиной дорожкой». На всякий случай сообщу сразу,
что для отмены пунктирного выделения следует нажать клавишу <Esc>. Если у вас в р уке в
данный момент мышка, еще раз щелкните кнопку ∑Автосумма.
Заверяющую команду удобнее задать нажав кнопку Ввод в строке формул (ищите кнопку с
изображением галочки). Однако, вы не сильно согрешите, если нажмете клавишу <Enter>.
В первой ячейке итоговой строки (координаты этой ячейки В16) появиться цифра,
обозначающая итоговый, объем продаж за январь по всем видам товаров. В строке формул (при
условии, что табличный курсор находится в ячейке В16) отобразится формула суммирования с
указанием диапазона ячеек, данные которых суммируются.
Теперь сместитесь на одну ячейку вправо. Нажмите кнопку ∑Автосумма, а затем кнопку
«Ввод» в строке формул (имеет вид галочки). В ячейке с координатой С16 появится цифра,
обозначающая итоговый, объем продаж за февраль месяц.
В строке формул должна высветиться координата текущей ячейки (С16), а в текстовом поле
строки формул появится запись функции: =СУММ(С6:С15). В скобках заданы аргументы
функции, то есть интервал ячеек, содержимое которых, суммируется.
Таким же способом введите итоговое суммирование для оставшихся четырех месяцев.
В ячейке с координатой А16 наберите слово «итог». «В итоге», в вашей таблице появилась
строка, озаглавленная словом «итог, в ячейках которой содержится итоговая сумма продаж по
всем видом товарам за фиксированный месяц.

Теперь найдем итоговые суммы продаж по каждому виду товара за полугодие.

Если в предыдущем случае мы суммировали цифры в столбцах, то теперь необходимо


просуммировать содержимое строк.
Поместите табличный курсор в ячейку, расположенную правее последней ячейки первой
строки. Координаты этой ячейки – H6. Нажмите кнопку ∑Автосумма, но <Enter> нажимать не
спешите. Присмотритесь, какие ячейки выбрала Excel для суммирования.

Excel не всегда угадывает ячейки, данные которых необходимо просуммировать с


помощью функции Автосумма.

К примеру, в случае нашей таблицы, если вы заметили, Excel включает в сумму и цифры –
номера товаров из первого столбца. Оно и понятно, бедная Excel и не догадывается, что мы так
предательски подставили ее, заменив наименования товаров цифрами, по формату точно такими
же, как и суммы продаж в других ячейках. Внесем исправления.
Загляните в строку формул. Сейчас в вашей таблице выделен диапазон ячеек для
автосуммирования (А6:G6). Это неверный диапазон.

После нажатия кнопки ∑Автосумма, вставьте верные адреса.

После нажатия кнопки ∑Автосумма, выделится диапазон ячеек. В ячейке с ожидаемым


результатом суммирования появится запись =СУММ(A6:G6). Теперь в этой записи щелчком
мыши следует установить мигающий курсор перед буквой «А», нажать клавишу <Delete>, и
набрать «В» (при латинской раскладке клавиатуры). Завершите начатое нажатием клавиши
<Enter>, либо щелкните кнопку Ввод.
Можно также удалить адрес А6, а затем щелкнуть ячейку В6. После этого адрес ячейки
появится под знаком суммы. Этот вариант удобен тем, что не нужно дважды переключать
раскладку клавиатуры. Напомню, что данные исправления можно вносить и в строке формул.
Однако в этом случае в ячейке может появиться код ошибки (слово с решёткой). Тогда нажмите
<Esc>, и перейдите к первому варианту исправлений.
Далее, просуммируйте данные во второй строке.
После того как вы введете автосуммы в две первые ячейки итогового столбца, недотепа Excel
начнет выделять штрихлинией верхние ячейки. Продолжайте действовать по прежней схеме, но
в скобках суммирования удаляйте неверные адреса и вставляйте нужные.
Осмелюсь дать совет. Для того, чтобы не вводить в заблуждение Excel, пропустите третью
строку. После второй, суммируйте данные в четвертой строке.
Вы можете избавить себя от вышеперечисленных хлопот, если в первый столбец вместо цифр
1, 2, 3… введете буквы по алфавиту. Это преднамеренно не было сделано раньше, чтобы не
лишать вас возможности поупражняться.

Введите буквы вместо цифр в первый столбец таблицы.

Начиная с этого момента, мы работаем с таблицей, в которой наименования товаров задается


буквами по алфавиту. Не будем больше вводить в заблуждение Excel, и создавать для себя
ненужные затруднения.
И, наконец, завершающий аккорд.

Найдем полную сумму продаж.

Предположим, вы уже просуммировали содержимое всех столбцов и всех строк. В таком


случае, для выполнения задачи достаточно просуммировать цифры итогового столбца, либо
итоговой строки.

Щелкните H16, а затем кнопку ∑Автосумма.

Ячейка Н16 находится на пересечении итогового столбца и итоговой строки. В этот раз Excel
попадет в «десятку», безошибочно выделив ячейки итогового столбца. Не забудьте щелкнуть
кнопку «Ввод» в строке формул.

Если вы теперь внесете изменение хотя бы в одну из ячеек таблицы, Excel заново все
просуммирует вдоль, поперек и по диагонали.

То есть заново будут рассчитаны суммы для итоговой строки, для итогового столбца, и для
итоговой суммы.
Сохраните все изменения в таблице. Ваш созидательный труд не должен пропасть.
Суммирование данных произвольно расположенных
ячеек
В предыдущем разделе мы научились суммировать данные ячеек, сгруппированных в
столбцы или в строки. Это самый распространенный случай. Он легок для реализации, но
существуют и другие, более сложные варианты. Рассмотрим случай, когда ячейки с аргументами
(или блоки ячеек) расположены в таблице произвольно.
Выберите любую ячейку в близлежащих окрестностях нашей таблицы для размещения в ней
результата суммирования. Пусть это будет, к примеру, ячейка с координатой К18.

Щелкните К18, а затем кнопку ∑Автосумма.

Напомню, что предварительно нужно щелчком мыши открыть вкладку Формулы.


Щелчок ячейки К18 установит в ней табличный курсор, и тем самым она будет выбрана как
ячейка для размещения результата суммирования.
После щелчка кнопки ∑Автосумма, в ячейке появится знак суммы и «пустые» круглые
скобки. Автовыделение в данном случае не сработает. Excel совершенно не за что логически
уцепиться.

Удерживая <Ctrl>, щелкайте ячейки с аргументами.

Этим вы обеспечите выделение всех ячеек с данными, подлежащими суммированию.


Выделите таким способом несколько произвольных ячеек в таблице. В строке формул в скобках
появятся координаты выделяемых ячеек.

Если нужно выделить диапазон ячеек, протащите указатель мыши от первой ячейки
диапазона до последней.

Левая кнопка мыши при этом должна быть нажатой. Таким образом, очень удобно выделять
диапазон ячеек, в виде прямоугольного блока. Того же результата можно добиться, если,
удерживая нажатой клавишу <Shift>, щелкнуть на первой (последней) ячейке диапазона, а затем
на последней (первой).
Щелчок кнопки «Ввод» в строке формул приведет к тому, что результат суммирования
окажется в ячейке К18.
Ситуация несколько усложняется, когда вмешивается Excel со своими инициативами. Если
вам нужно поместить результат в ячейку, примыкающую к таблице или входящую в состав
таблицы, Excel попытается угадать ваши намерения и, конечно же, в этом непростом случае
ошибется.
Установите табличный курсор, к примеру, в ячейку F15. Нажмите кнопку ∑ Автосумма.
Автовыделение охватит одну или несколько вышележащих ячеек столбца Май. Но нам нужны
другие ячейки.
Напомню, что

выделять ячейки можно щелкая их поочередно при нажатой клавише <Ctrl>, или
протаскивая указатель мыши с нажатой левой, а также с помощью клавиши <Shift>.
Формула определения процентного отношения
Отыщите в панели форматирования кнопку Процентный формат. Чтобы уяснить степень ее
полезности, дополним нашу таблицу несложной формулой.
В ячейке А18 наберите М./П. Эта запись означает, что в ячейках напротив мы запишем
формулы для определения процентного отношения суммы продаж за месяц (М) к сумме продаж
за полугодие (П), по всем видам товаров.

Щелкните В18. Наберите знак «=». Щелкните В16. Наберите знак деления. Щелкните
Н18. Нажмите <Enter>.

Введите курсор в ячейку, расположенную сразу за ячейкой с буквами М.П. В эту ячейку
будет занесен результат. Щелкните ячейку В16. В этой ячейке находится делимое. Теперь
наберите на вспомогательной клавиатуре знак деления (наклонная черта). Щелкните мышью
H16. В этой ячейке находится делитель. Теперь нажмите <Enter> или щелкните кнопку Ввод в
строке формул.
В ячейке В18 появится число равное отношению объёмов продаж за Январь к объемам
продаж за полугодие. Иногда сообразительная Excel догадывается, что число в ячейке следует
представить в процентном формате. Однако, предположим этого не случилось. Тогда в ячейке
окажется число, равное отношению содержимых двух ячеек. Предположим, это отношение
численно оказалось равным 0,17027. Верните курсор в ячейку с этим числом.

Щелкните Процентный формат.

В главной вкладке найдите группу команд Числа. Там вы обнаружите кнопку Процентный
формат. Выглядит она вот так «%». Что-то знакомое, не правда ли? Щелкните её. В ячейке В18
появится запись 17 %.
Таким образом, кнопка Процентный формат избавляет нас от необходимости выполнять
операцию умножения на 100, набирать знак %, и производить округление.
Порою приходится подобными формулами заполнять длинные строки или столбцы. Затем
достаточно их выделить и нажать кнопку Процентный формат.
Запись 17 % Excel по-прежнему воспринимает как число 0,17027. Программа выполняет
округление только формально. На самом деле она помнит число с точностью до всех полученных
разрядов и в математических операциях оперирует именно этим числом.
Если вы создадите формулу, по которой содержимое ячейки В18 умножается на число (то
есть эта формула вычисляет 17 % от данного числа), Excel заменит 17 % на число 0,17027, и
произведет умножение. Таким образом, при определении процента от некоторой величины в
рабочей таблице не нужно заданный процент переводить в десятичную дробь. Excel это сделает
сама.
В ячейке В18 вашей таблицы задано процентное отношение объемов продаж.

Щелкните кнопку увеличить разрядность.

Эта кнопка также в группе Числа. На ней вы увидите три нулика, стрелочку влево и запятую.
Если вы установите табличный курсор в ячейке В18 и один раз нажмете кнопку Увеличить
разрядность, появится один знак после запятой. Это позволит вам более точно отслеживать
процентные отношения. Однако кнопку Увеличить разрядность нужно щелкать до произведения
вычислений. Если вы в ячейку с координатой В16 введете новое число и нажмете <Enter>,
содержимое ячейки В18 тут же изменится соответственно. Изменилось делимое, должно
измениться и отношение делимого на делитель.
Мастер функции
Так называют, видимо, стремясь выразить большое уважение, окно Вставка функции.
Предположим, с помощью этого окна мы хотим вычислить сумму чисел в столбце К. Введите
в пять смежных ячеек этого столбца однозначные числа. Оставьте табличный курсор там, где вы
хотите видеть результаты вычислений.

Щелкните fx в строке формул.

Откроется окно Вставка функции. Щелкните

стрелку в графе Категории и выберите Математические.

В нижележащем окне выберите функцию сумм. Прокрутите список, и в нем вы найдете эту
функцию. Выделите её и щелкните ОК.
Появится окно Аргументы функции.

Выделите ячейки с данными.

Выделить следует пять ячеек, данные которых мы хотим просуммировать. Выделение


произойдет подвижным пунктиром.
В окне Аргументы функции вы видите два текстовых поля. Второе поле предоставляет
возможность к вычисляемой сумме добавить сумму значений ячеек другого фрагмента какой-то
таблицы. Вы просто выделяете ячейки и этого фрагмента. Но предварительно нужно

установить мигающий курсор во втором поле.

Нужно мигающий курсор убрать с первого поля и поместить во второе. Как только вы это
сделаете, появится третье поле, затем четвертое, пятое…
То есть имеется возможность просуммировать числовые данные нескольких фрагментов
таблиц.
Осталось щелкнуть ОК.
Еще немного поупражняемся. Вычислим косинус угла, заданного в радианах. Ус тановите
значения угла в одной из ячеек. Возьмите, к примеру число 1,57. Это прямой угол в радианах (пи
пополам). Косинус такого угла должен быть равен нулю.
Установите категорию Математические. Прокрутите список и выделите функцию cos.
Остальная работа аналогична уже проделанной. Я думаю вы справитесь и без моих инструкций.
Функции, которыми вооружена Excel
Финансовые функции. В этой категории множество специальных функций, вычисляющих
норму прибыли, амортизационные отчисления, проценты по вкладу или креди ту, и многое тому
подобное.
Это очень мощное вооружение для того, кто серьезно занимается финансовой деятельностью.
В частности, это могучее подспорье для финансистов и бухгалтеров. Если вы относите себя к
числу таких людей, но этими средствами не владеете, вам просто следует пройти курс
специального обучения. Конечно же, предварительно нужно обрести общее знание
возможностей программы Excel.
Логические функции. В этой категории семь команд.
К примеру, функция ЕСЛИ позволяют организовать разного рода разветвления. Если какая-то
величина больше другой, то расчет или просмотр чего-то, или печать чего-то пойдут одним
путем. Если это условие не выполняется, события будут развиваться по-другому.
Функция И позволяет задать несколько условий, и только при их одновременном выполнении
будет выбран какой-то вариант действий.
Функция ИЛИ также позволяет задать несколько условий. И если будет выполнено хотя бы
одно из них, будет выбран предусмотренный вариант действий.
Функция НЕ отрицает то, что до её воздействия принималось.
Математические функции. Вы уже имели возможность в окне Вставка функции прокрутить
список этих функций, и попутно удостоверились, как их много этих функций. Не каких -нибудь
семь, как в предыдущей категории. Вы уже знаете, что одна из этих
функций СУММ, другая COS. Есть еще SIN, ASIN TAN, ATAN. На обычном языке – это синус и
арксинус, тангенс и арктангенс.
Текстовые функции. Понятно, что объектом внимания этих функций являются текстовые
данные. С их помощью, к примеру, можно посчитать количество символов в ячейке, узнать
какой символ в строке стоит первым, а какой последним и т. д. и т. п.
Это не весь перечень категорий функций. Но для первоначального ознакомления
приведенных сведений вполне достаточно.
Проверка формул
Записать сложную формулу без ошибок не всегда удается. Нужно быть предельно
внимательным. Вероятность ошибок при записи формулы довольно высока. Из этого следует,
что формулы часто вводятся с ошибками. В Excel имеются средства, позволяющие осуществлять
проверку формул на наличие ошибок.
Щелкните ячейку, в которой находится сложная, не заслуживающая полного доверия,
формула.

Выберите Зависимости формул – вычислить формулу.

Группа команд Зависимости формул находится на вкладке Формулы. После выполнения этой
команды откроется окно Вычисление формулы.
Я по образованию физик. Слова Вычисление формулы мною воспринимаются как
свидетельство некоего недоразумения. В моей практике тысячи раз встречались
слова Вычисление по формуле. Но чтобы вычисляли формулу…? Ну, что тут скажешь, видимо, у
программистов какой-то свой специфический язык, который малопонятен простому физику.
В появившемся окне необходимо щелкнуть кнопку Вычислить. На каждом шаге вы будете
видеть промежуточные результаты вычислений, и оставшуюся, пока еще не вычисленную часть
формулы.
Глава 8. Быстрые способы ввода данных
Средство Автоввод
Предположим, вы заполняете таблицу, содержащую сведения о людях. В разделе
таблицы Адрес есть столбец Город, имеется в виду город проживания. Большой процент людей,
сведения о которых вам необходимо держать в рабочей таблице, проживают в одном городе, к
примеру, в городе Минске. Тогда в столбце с заголовком Город слово Минск будет повторяться
десятки раз.
По первой набранной букве Excel способна предвидеть, что должно быть набрано в текущей
ячейке, основываясь на том, что было набрано в предыдущей ячейке столбца.

В нижней ячейке наберите первую букву слова и нажмите <Enter>.

Теперь поподробнее об этой возможности. Выберите любой свободный столбец на листе


рабочей книги. Наберите слово Минск и нажмите клавишу <Enter>. Курсор опустится на одну
ячейку вниз, и как только вы наберете букву «М» в новой ячейке, Excel предложит вам
продолжение, отображенное серым цветом. То есть буква «М» останется на белом фоне,
остальная часть слова – на сером фоне. Если вы согласны с предлагаемым вариантом, нажмите
Enter. Если нет… Допустим, вы хотите набрать не Минск, а Могилев… Тогда просто начните
набирать это слово. Excel переменится в лице и сразу же перестанет навязывать свой вариант.
Таким образом, для того, чтобы набрать десяток или два одинаковых слов в непрерывный
диапазон ячеек столбца, достаточно набрать первое слово, нажать <Enter> и набрать первую
букву, снова <Enter> и первая буква… Быстрые поочередные нажатия на две клавиши позволят
вам в кратчайшее время заполнить столбец, длинною с ваш рост.
Для строк средство автоввод не работает.
Автоматическое заполнение ячеек
Во многих таблицах, создаваемых

в Excel, присутствуют стандартные последовательности.

Например, нумерация, то есть последовательность чисел, скажем от 1 до 100, или название


месяцев от Января до Декабря, или дни недели от понедельника до воскресенья. Excel способна
угадывать эти последовательности и продолжать их в автоматическом режиме.

Наберите первый элемент стандартной последовательности.

Выберите свободную строку на листе вашей рабочей книги. В левой крайней ячейке наберите
слово Январь.

Наведите указатель мыши на правый нижний угол ячейки,

в которой набран первый элемент последовательности. Из белого креста указатель


превратится в черный крестик.
Нажмите левую кнопку мыши. Теперь тащите мышь слева направо или сверху вниз. Около
курсора станет появляться подсказка. Как только вы отпустите кнопку мыши, ячейки заполнятся
соответствующей последовательностью.
На всякий случай напомню, для того, чтобы очистить ячейки, следует их выделить, щелкнуть
правой, и в меню выбрать Очистить содержимое.
Таблица последовательностей, угадываемых Excel
Копирование с помощью средства Автозаполнение
Выберите любой свободный столбец на листе рабочей книги. Наберите в одной из ячеек
слово Минск. Клавишу <Enter>, при этом нажимать не обязательно. Теперь

наведите курсор на правый нижний угол ячейки,

а когда он превратится из белого креста в черный, нажмите левую кнопку тащите вниз. Excel
будет копировать слово Минск в каждую ячейку столбца.
Для копирования в строке, тащить нужно по ячейкам строки.
Копирование чисел осуществляется точно также.
Создание числовых последовательностей с помощью
средства Автозаполнение
Выберите свободную строку или столбец. Наберите, к примеру, цифру 3.

Наведите курсор на правый нижний угол ячейки

и, когда он превратится в черный крестик,

нажмите левую кнопку мыши и клавишу <Ctrl>,

не отпуская их, тащите табличный курсор в нужном направлении. За цифрой 3 последуют 4,


5, 6, 7, 8…
Если клавишу <Ctrl> не удерживать, произойдет копирование цифры 3 в соседние ячейки
строки или столбца.
Быстрый ввод элемента в группу ячеек
Выделите блок ячеек, в которые нужно вставить элемент.
В строке формул наберите вставляемый элемент.
Нажмите <Ctrl + Enter>.

Иногда возникает необходимость ввести один и тот же элемент (текст, число, формулу) в
несколько ячеек рабочей таблицы. Excel может избавить вас от утомительного повторения одной
и той же операции.
Выделите в любом месте листа вашей рабочей таблицы блок ячеек. Щелкните в строке
формул чуть правее кнопки f x, наберите данные и нажмите <Ctrl + Enter>. Элемент, набранный в
строке формул, окажется во всех ячейках выделенного диапазона.
Глава 9. Выделение диапазона ячеек
На выделенный блок или интервал ячеек Excel обращает свое особое внимание и применяет
различные задаваемые команды только в отношении их, игнорируя остальные ячейки. Это может
быть команда Удалить, команда Вырезать, команда Копировать… и многие другие команды.
Выделение можно осуществлять как с помощью мыши, так и с помощью клавиатуры, в
зависимости от того какой из этих инструментов находится под вашей рукой в данный момент
работы.
Существуют и комбинированные способы выделения, то есть когда орудуют и мышью и
клавишами.
Выделение щелчком мыши
Это самый простой, самый распространенный, и в тоже время самый непроизводительный
способ выделений. Он позволяет выделить только одну ячейку.

Наведите на ячейку указатель мыши и щелкните.

В ячейке установится табличный курсор. Таким образом ячейка, в которой установлен


табличный курсор считается выделенной. Мы привыкли к тому, выделенный фрагмент охвачен
серым цветом. При данном способе выделения ячейка остается светлой.
Именно с этим связан тот факт, что во всех выделенных фрагментах первая ячейка остается
светлой.
Выделение диапазона с помощью мыши
Запустите Excel. На любом листе пустой рабочей книги проделайте следующее.

Нажмите кнопку мыши и тащите.

Поместите указатель мыши в виде белого креста в любую ячейку, нажмите левую кнопку
мыши и, не отпуская ее, переместите указатель вниз, а затем вправо.
Таким образом, вы последовательно выделили прямоугольный блок ячеек.
Тот же результат получится, если указатель мыши протащить вначале влево (или вправо), а
затем вниз (или вверх).
Однако Excel позволяет срезать углы. Прямая ведь короче ломаной. Нажмите кнопку мыши и
протащите указатель в диагональном направлении, к примеру, вниз и вправо.
Как снять выделение
Для снятия выделения необходимо

щелкнуть мышью, либо нажать клавишу со стрелкой.

Щелкать можно как на выделенных ячейках, так и на свободных. Обращаю ваше внимание на
то, что щелкать нужно именно в пределах электронной таблицы. Если вы щелкните в строке
меню или на одной из кнопок ленты, вместо снятия выделения произойдет нечто иное, скорее
всего совсем вам ненужное.
Как вносить изменения в ячейки выделенного блока
Выделив блок, вы можете вдруг обнаружить ошибку в содержимом какой-либо из ячеек.
Совсем не обязательно снимать выделение, затем снова выделять, для того, чтобы
отредактировать содержимое одной, либо нескольких ячеек.
Как вы вероятно уже заметили, первая ячейка (или левая верхняя) в выделенном блоке
остается светлой.

В светлую ячейку можно вводить данные с клавиатуры.

В светлой ячейке Excel позволяет осуществлять редактирование ее содержимого, без снятия


выделения. То есть с содержимым светлой ячейки можно работать так, словно никакого
выделения нет. Именно поэтому она остается светлой, как все не выделенные ячейки, хотя на
самом деле она выделена.

Клавиша <Enter> перемещает светлую ячейку вниз.

С последней ячейки столбца в выделенном блоке, светлое выделение перескакивает на


первую ячейку соседнего справа столбца. Нажав определенное число раз клавишу <Enter>, вы
можете установить светлое выделение в той ячейке, в которую необходимо внести изменения, и
после этого начать редактирование.
Как выделить несколько фрагментов
Предположим вы выделили один блок ячеек. Теперь хотите дополнительно выделить еще и
часть строки где-то неподалеку. Но для того, чтобы начать новое выделение, необходимо нажать
кнопку мыши, что снимет предшествующее выделение. Как же быть?
Для выделения прерывистого диапазона (нескольких блоков) поступайте следующим
образом.

Удерживая клавишу <Ctrl>, выделяйте мышью фрагмент за фрагментом.

Снимается выделение прерывистого диапазона так же, как снимается выделение сплошного
диапазона. То есть щелчком мыши, либо нажатием на одну из клавиш со стрелками.
Ниже приведу поучительный пример из моей практики. Этот пример относится к случаю
работы в Word. Но при работе с таблицами Excel вполне может быть точно такая же ситуация.
Если вы заметили, в разделах этой книге есть много слов, набранных курсивом. Курсивом
набраны своего рода служебные слова.
На первом этапе работы я выделял слово, затем открывал главную вкладку (она открыта по
умолчанию в Excel, а в Word не открыта), щелкал кнопку Курсив. Эта работа оказалась довольно
утомительной. Я вдруг понял, что выполнять эту работу стало бы значительно легче, если
подключить к ней комбинации клавиш. В своем самоучителе Word я нашел раздел, где дается
перечень «горячих» клавиш. С этими клавишами работать стало намного легче.
На втором этапе работы я выделял слово, а потом нажимал комбинацию <Ctrl + ш(i)>. Но и
эта работа оказалась довольно утомительной. И тут я вспомнил про выделение с помощью
клавиши <Ctrl>.
На третьем этапе я весь текст раздела набирал обычным шрифтом. Если вы заметили, слова,
которые нужно набрать курсивом, оснащаются заглавными буквами. Благодаря этому их легко
найти в тексте. Набрав текст раздела, я выделял первое слово, и удерживая нажатой клавишу
<Ctrl>, быстро выделял нужные слова мышью. Если слово одно – выделяет его двойной щелчок,
если слов больше, выделение осуществляется протаскиванием мыши. А на завершающей стадии:
клавиша <Ctrl> уже нажата, осталось только нажать клавишу с буквой.
И я вздохнул с облегчением.
Возьмите за правило, прежде чем приступать к выполнению какой-то работы с привлечением
средств Excel,

пытаться отыскивать предельно рациональный вариант.

При этом вам следует пробежаться по оглавлению этой книги, и поискать описание тех
возможностей, которые либо существенно ускорят работу, либо дадут возможность сделать её
более качественно.
Наверное, не менее 90 % пользователей и Word, и Excel, работают безграмотно, а потому
крайне нерационально, на нижайшем уровне качества.
Выделение методом «<Shift> + щелчок»
Щелкните мышью ячейку где-нибудь в середине экрана. В ячейке окажется табличный
курсор, и эта ячейка тем самым уже будет выделена.

Удерживая <Shift>, щелкните мышью.

Удерживая нажатой клавишу <Shift>, щелкните ячейку справа от выделенной ячейки. Не


отпуская клавишу <Shift>, щелкните еще раз где-нибудь в другом, третьем месте. Попрыгайте
вокруг табличного курсора, и вы сами увидите, как Excel осуществляет выделение в этом случае.

Первый и второй щелчок производятся на угловых ячейках выделяемого блока.

Чувствую, напрасно я привожу последнюю инструкцию. Вы и сами это уже поняли, попрыгав
вокруг табличного курсора с указателем мыши.
Для выделения строки или столбца, щелкнуть нужно первую ячейку, а затем последнюю.
Как выделить полные строки и столбцы, весь лист
Обратите внимание на то, что заполненную таблицу принято называть рабочей таблицей. В
нашем случае рабочей является таблица под названием Объемы продаж за… Знаете такую?
Таблицу же Excel,с миллионами пустых или частично заполненных ячеек, принято
называть Электронной таблицей.
В данном случае пойдет речь о выделении столбцов и строк электронной таблицы, а не
столбцов и строк рабочей (заполненной) таблицы. То есть выделение будет осуществляться от
края до края всего листа.

Столбец выделяется щелчком его заголовка.

Напомню, что заголовком столбца является кнопка расположена вверху, над первой ячейкой
столбца. На кнопке изображены одна или две латинские буквы. Щелкать можно как левой, так и
правой кнопкой мыши. После наведения крестообразного указателя мыши на ячейку с латинско й
буквой, он примет вид маленькой черной стрелки.
При щелчке правой кнопкой, столбец (строка) выделяется и дополнительно открывается
контекстное меню столбца (строки). В этом меню вы можете сразу же выбрать, что проделать с
выделенными ячейками, или с их содержимым.
Чтобы выделить все ячейки в строке, достаточно щелкнуть кнопку с номером строки.
Столбец с номерами ячеек расположен по левому краю окна документа.

Чтобы выделить несколько смежных столбцов, протащите указатель с нажатой левой


кнопкой мыши по ячейкам с буквами.

Чтобы выделить смежные строки, указатель нужно протаскивать по номерам строк.


Чтобы выделить несколько целых строк или столбцов, которые не примыкают друг к другу,
нажмите клавишу <Ctrl> и, не отпуская ее, щелкайте либо ячейки с буквами, либо ячейки с
цифрами.
Для выделения непрерывного диапазона столбцов необходимо щелкнуть заголовок первого
столбца, и удерживая нажатой клавишу <Shift>, щелкнуть заголовок последнего столбца.
Непрерывный диапазон строк выделяется аналогично.
Чтобы выделить весь лист рабочей книги, щелкните стрелочку в форме прямоугольного
равнобедренного треугольничка в левом верхнем углу. Эта стрелочка находится левее буквы «А»
и выше цифры «1».
Выделение с помощью клавиши F8 и мыши
Как и в предыдущем случае, щелкните мышью ячейку недалеко от середины экрана, тем
самым, установив там табличный курсор.

Выделите элемент в начале фрагмента.

Если это прямоугольный блок, то выделить нужно первую ячейку. То есть установить
табличный курсор в левом верхнем углу.
Если требуется выделить большое количество столбцов, первоначально выделяется первый
столбец щелчком мыши. При этом указатель должен иметь вид стрелочки.
Если нужно выделить группу строк, первоначально выделяется первая строка группы.

Нажмите и отпустите клавишу F8.

В строке состояния при этом (смотрите внизу справы) появятся Расширить выделенный
фрагмент. Они означают, что Excel переведена в режим Выделения. То есть выделение теперь
для программы самая важная задача.

Выделите элемент в конце фрагмента.

Если это прямоугольный блок, то выделить нужно последнюю ячейку. То есть установить
табличный курсор в нижнем правом углу.
Ячейка может находиться выше или ниже табличного курсора, правее или левее. Походите
вокруг табличного курсора, пощелкайте по разным ячейкам. Техника выдел ения очень похожа на
уже усвоенную вами из предыдущего раздела. Только теперь не нужно удерживать клавишу
<Shift> в нажатом состоянии. Левая рука у вас свободна, и вы можете держать в ней, к примеру,
чашку с кофе.
Если выделяется блок столбцов, нужно щелчком мыши выделить последний столбец.
Про строки вы и сами догадаетесь.
Закончив выделение, не забудьте вывести Excel из режима выделения. В противном случае
вы от нее не добьетесь толку.

Нажмите повторно F8 или клавишу <Esc>.


Быстрое выделение двойным щелчком мыши
Если вы работаете с большой таблицей, и время от времени возникает необходимость
выбирать большие блоки ячеек, выделение посредством «мышиной возни» становится
малоэффективным. На этот случай предусмотрено так называемое автоматическое выделение
ячеек.
Представьте, что наша маленькая таблица (о продажах товаров) подросла и стала большой
пребольшой. С одного берега другого не видно. А вам нужно выделить столбец или строку от
какой-то ячейки до самого края. Перетаскивать указатель мыши на большие расс тояния
довольно утомительно. Но вы можете избавить себя от непосильных трудов, если освоите ниже
изложенную нехитрую «науку».

Щелкните любую ячейку в заполненной (рабочей) таблице и переместите указатель на


сторону рамки табличного курсора.

Следует выбрать сторону, соответствующую направлению выделения. К примеру, если


необходимо выделить часть столбца от ячейки, в которой установлен курсор, до верхней
границы рабочей таблицы, указатель необходимо поместить на верхнюю сторону. Указатель, при
этом, примет вид четырехконечной стрелки.
Поместив указатель, к примеру, на верхнюю сторону рамки табличного курсора (или рамки
выделенной ячейки, что одно и тоже), вы как бы прицелились в направлении вверх. Выстрел
произойдет после выполнения нижележащей команды, которую условно можно назвать
«Огонь!!!».

Удерживая клавишу <Shift>, дважды щелкните мышью.

В результате выделиться столбец, строка или блок от выбранной ячейки до края рабочей
таблицы. Напомню, рабочая таблица – это та, ячейки которой чем-то заполнены.
Проделайте двойные щелчки (при нажатой клавише <Shift>) на каждой из четырех границ
выбранной ячейки, и вы увидите, как реагирует на это Excel.

Двойные щелчки на каждой из четырех сторон выделят всю таблицу.

Для того, чтобы выделить всю таблицу, необходимо выполнить поочередные двойные
щелчки на каждой из четырех сторон выбранной ячейки. Если выбранная ячейка находится
недалеко от центра таблицы, то после второго щелчка выделиться четверть таблицы, после
третьего – половина, после четвертого – вся таблица.
Предположим у вас выделен столбец таблицы от какой-то ячейки до какой-то, причем, не
обязательно до последней.

Двойной щелчок на границе выделенного столбца выделит блок.

Щелкнув дважды на правой границе выделенного столбца с удержанием в нажатом


состоянии клавиши <Shift>, вы выделите блок рабочей таблицы до правого края. Высота блока
будет совпадать с высотой выделенной части столбца. Двойной же щелчок на левой границе
выделенного столбца выделит блок до левого края рабочей таблицы.

Данный способ пригоден только для заполненных блоков таблиц.

Вам, наверное, не трудно было догадаться, что на незаполненных участках листа рабочей
книги этот способ выделения работать не будет. Он, как и природа, «не терпит пустоты».
Выделение с помощью клавиши <Shift> и клавиш
управления курсором
В этом разделе и нескольких следующих, рассмотрим способы выделения блока ячеек без
участия мыши, то есть одной только клавиатурой.
Запустите Excel. Вам сейчас нужен пустой лист рабочей книги. Установите табличный курсор
в ячейке, где-нибудь поближе к центру окна документа.

Удерживая клавишу <Shift>, понажимайте клавиши со стрелками.

Нажмите на клавишу <↓>, а, затем, не отпуская <Shift>, нажмите клавишу <→>. Вы видите
происходящее и все понимаете! Немного поупражняйтесь. Опробуйте различные сочетания
клавиш управления курсором. Следите за изменениями осмысленно. Закрепите ваше понимание.
Клавишами со стрелками можно производить одиночные «выстрелы», а можно «стрелять»
очередями. Для стрельбы очередями нужно, как и в случае с автоматом Калашникова, нажать и
не отпускать.
Снять выделение можно, нажав любую из клавиш управления курсором (они с
изображениями стрелок). Предварительно нужно отпустить клавишу <Shift>.

Удерживая <Ctrl> и <Shift>, понажимайте клавиши со стрелками.

Последняя работает как мощный ускоритель процесса и позволяет выделять строку, столбец
или блок от начальной ячейки до краёв электронной таблицы. Однако, если на пути выделения
встретится заполненная ячейка, выделяемый столбец (строка) упрется в нее. Но повторные
нажатия на соответствующую клавишу управления курсором позволят (сразу или постепенно)
преодолеть препятствие.
Способ выделения ячеек с помощью клавиши <Shift> и клавиш управления курсором самый
простой и удобный. Так что сразу же постарайтесь усвоить его.
Выделение с помощью клавиши F8 и клавиш
управления курсором
Откройте пустой, либо частично заполненный лист любой рабочей книги.
Установите табличный курсор поближе к «географическому» центру экрана.

Коснитесь F8 и поиграйте клавишами со стрелками.

Excel сама вам покажет, как она осуществляет выделение под «давлением» этих команд.

Коснитесь F8, удерживая <Ctrl> поиграйте клавишами со стрелками.

Клавишу F8 следует нажать и отпустить, а вот клавишу <Ctrl> следует удерживать в нажатом
состоянии.
Клавиша <Ctrl> и в этом случае играет роль ускорителя процесса. Нажмите и, не отпуская ее,
поработайте клавишами со стрелками. Процесс выделения сиганет до пределов таблицы.

Закончив выделение, нажмите <Esc> либо F8.


Выделение диапазона с помощью команды Переход
Целесообразно применять, когда нужно выделить по настоящему большой блок, и при
условии, что вы знаете координаты дальней угловой ячейки выделяемого блока.

Встаньте на угловую ячейку. Поочередно нажмите F8 и F5.

Установите курсор на угловую ячейку выделяемого диапазона. совсем не обязательно, чтобы


это была ячейка в левом верхнем углу. все зависит от того, около какого угла выделяемого
диапазона вы находитесь в данный момент.
Нажатие клавиши F8 установит режим выделения, нажатие клавиши F5 откроет диалоговое
окно Переход.

Наберите координаты и нажмите кнопку Переход.

Набрать нужно координаты диаметрально противоположного угла блока. Если в данный


момент вы находитесь у левого верхнего угла блока, то набирать нужно координаты правого
нижнего угла. Благодаря тому, что включен режим выделения, Excel не только обеспечит
переход, но и выделит весь блок, сквозь который вы пролетели.

После перехода нажмите <Esc>, либо повторно коснитесь F8.

Обращаю ваше внимание на то, что это средство работает при любых переходах между
диагонально противоположными угловыми ячейками блока. То есть совсем не обязательно
переходить от первой ячейки к последней. Средство сработает и на обратном пути. Не обманет
оно ваших ожиданий и при переходе от левого нижнего угла блока к правому верхнему и
наоборот.
Данное средство выделения эффективно, однако проблема заключается в том, что вряд ли вы
заранее будете знать координаты второй угловой ячейки выделяемого блока
Если вы работаете в угловой области блока и знаете, что вскорости этот блок придется
выделить (к примеру, для того, чтобы скопировать), запишите координаты угловой ячейки.
Еще лучше, если, при работе с блоком, вам приходилось пользоваться средством Переход для
перемещения между диагонально противоположными углами блока. Напомню, что в
окне Переход

сохраняются координаты четырех последних покинутых ячеек.


Глава 10. Форматирование
Только ли ради красоты
Форматирование!!! Это большое и красивое слово происходит от маленького и скромного
слова «форма». Форма, это то, что видит глаз, то что воспринимается зрением. От формы зависит
красота. Но в данном случае, это не та красота, которая спасёт мир. По-видимому, для 95 %
пользователей, красота электронных таблиц – категория малозначительная. Главное внимание
уделяется деловой, функциональной составляющей.
Однако, только ли красота оформления таблиц зависит от форматирования. К примеру, если
вы заметили, в этой книге применяются три типа шрифта: полужирный, курсив и обычный.
Автор не ставил задачу сделать более красивым текст книги. Три шрифта позволяют
существенно повысить эффективность обучения по этой книге. Последнее следует пояснить.
При первом прочтении необходимо читать все.
Никто не в состоянии с первого раза запомнить содержание всех разделов этой книги. Чаще
всего вы будите помнить, что в книге есть что-то такое, что даст возможность решить какую-то
задачу, либо существенно упростить и ускорить решение задачи, либо существенно улучшить
качество результата. «Слышал звон, да не знаю где он».
Предположим, вы знаете, что одним из самых эффективных способов выделения является
выделение с помощью клавиши F8. Но подробностей не помните. Заглянув в оглавлении в
главу Выделение диапазона ячеек, вы легко окажетесь на нужной странице.
Теперь вы читаете только то, что набрано полужирным шрифтом. Пара минут, и вы знаете
как пользоваться этим способом выделения.

При форматировании осуществляется выбор характеристик шрифта, форм записи чисел,


способов выравнивания содержимого ячеек, вариантов рамок, узоров, цветов… и так далее.
Я не намерен в этой книге предельно обстоятельно описывать все возможности
форматирования. Ниже будет изложено лишь самое необходимое.
Автоматическая вставка десятичной запятой
Иногда, к примеру, при введении денежных ценников, приходится вставлять десятичную
запятую в фиксированном месте. То есть, допустим, после запятой должны везде оставаться два
знака.
Чтобы набрать запятую, нужно нажать правую клавишу Shift, а затем соседнюю клавишу со
знаком вопроса. Довольно неудобная операция. Я, к примеру, с помощью
окна Автозамена сделал так, чтобы запятая набиралась при двойном нажатии клавиши с
дефисом. Это значительно удобнее и оперативное.
Другими словами, имеется возможность избавить пользователя от утомительного набора
запятой при введении одноразрядных десятичных чисел.
Выберите следующую команду:
Файл – Параметры – Дополнительно.

В появившемся окне установите метку контроля Автоматическая вставка десятичной


запятой, и выберите цифру, которая задаст число знаков после запятой. Пусть это будет цифра
«2». Не забудьте прощальное ОК.

При наборе чисел с двумя знаками после запятой, не нужно набирать запятую.

Предположим вам нужно набрать цифру 26,34. Но набираете вы цифру 2634. Это значительно
проще, не нужно возиться с запятой.
Но ведь вы не все время будите набирать цифры с фиксированным числом знаков после
запятой. Если пришла пора набирать другие цифры, уберите метку контроля от
опции Автоматическая вставка десятичной запятой. Для этого снова нужно выбрать Файл –
Параметры – Дополнительно.
Форматирование содержимого ячейки
Предварительно подготовьте так называемую «рыбу», то есть ячейку с содержимым.
Выберите ячейку подальше вправо от группы команд Шрифт. Иначе её закроет выпадающий
список. Наберите в ней несколько букв, в том числе и заглавную, и несколько цифр.

Выберите Главная – Шрифт.

По умолчанию, в книге открыта вкладка Главная. Найдите на ленте группу команд Шрифт.
Она вторая по счету слева. В самом верху вы увидите название текущего (действующего)
шрифта. Скорее всего это будет шрифт Colibri. Выбирая другой шрифт, вы задаете другую
гарнитуру шрифта.
Вид отдельно взятого символа: соотношение ширины и высоты, толщина линий, радиусы
изгибов… все эти микроскопические детальки, характерные «черты лица» каждого символа, и
есть то, что отличает один шрифт от другого. Тип шрифта называют гарнитурой шрифта.

Встаньте в яч. Щелкните стрелочку в рамке с названием шрифта.

Шрифт будет изменен в ячейке, в которую установлен табличный курсор. Установите курсор
в какую-либо из заполненных ячеек.
Стрелочка находится на правом краю окошка с названием шрифта. После щелчка появится
список шрифтов. Пройдитесь указателем мыши по списку. Шрифт содержимого ячейки будет
изменяться по мере того, как указатель перемещается от одного названия шрифта к другому.
Если вас по каким-то причинам не устраивает действующий шрифт, вы можете выбрать
другой. Для этого нужно всего лишь щелкнуть название шрифта.

Изменения произойдут в текущей ячейке, в выделенном блоке, и во вновь заполняемых


ячейках.

Под рамкой с названием шрифта вы видите три жирные буквы.

Это варианты начертания шрифта: полужирный, курсив, и подчёркнутый.


При наборе текста, конечно же удобнее пользоваться клавишным способом выбора
начертания. Наведите указатель мыши на каждую из жирных букв. Появится подсказка. В ней
будет указано сочетание клавиш. Знак + означает, что вторую клавишу нужно нажимать,
удерживая в нажатом состоянии первую. Запомните, или запишите эти сочетания 00 и
пользуйтесь ими.
Как и в предыдущем случае, изменения произойдут в текущей ячейке, в выделенном блоке, и
во вновь заполняемых ячейках.
В группе Шрифт рядышком с названием шрифта, находится окошко Размер шрифта.
Последовательность действий, которую нужно осуществить для изменения размера шрифта,
почти полностью совпадает с последовательностью действий, которая осуществлялась при
изменении названия (гарнитуры) шрифта. Смотрите выше.

Щелчок на одной из букв «А,А» позволит изменить размер шрифта.

Изменение произойдет на одну единицу либо в большую, либо в меньшую сторону. Два
щелчка приведут к изменению шрифта на две единицы, три – на три единицы…
Стрелочка возле буквы «А», расположившейся на красном основании, позволяет выбрать
цвет шрифта.
Еще раз напомню, если вы внесли изменения в нашу рабочую таблицу и не знаете, как от них
избавится, закройте книгу без сохранения.
Форматирование отдельного фрагмента
Иногда требуется отформатировать отдельный фрагмент данных в ячейке.

Фрагмент следует выделить.

Необходимо навести крестообразный указатель мыши на ячейку, и дважды щелкнуть.


Появится текстовый мигающий курсор. Его нужно установить на краю того фрагмента, который
следует выделить.

Нажать левую и тащить.

При этом будет происходить выделение символов (букв или цифр). Именно к этому
фрагменту будет применен выбранный атрибут форматирования. Это может быть размер
шрифта, вид начертания, и т. д.
Размер шрифта
Размер шрифта может изменяться от очень маленького до очень большого.

Выберите Главная – Шрифт и щелкните стрелочку около цифры.

Правее рамки с названием шрифта вы увидите маленькую рамку с цифрой и стрелочкой. Этот
инструмент позволяет изменять размер шрифта. Щелкните стрелочку и пройдитесь указателем
мыши по колонке цифр. Щелчок закрепит размер шрифта.
Выпадет колонка цифр. Эти цифры определяют размер шрифта. Единицей размера считается
пункт. Если выбрана цифра 24, значит следует говорить, что размер шрифта равен 24 пунктам.
Выбранный размер будет иметь вновь набираемый текст. Но выбранный размер примет
шрифт данных в активной ячейке и в выделенных ячейках. Напомню, что одна ячейка считается
выделенной, если в нее установлен табличный курсор.
Наберите в ячейке букву и цифру. Сохраните. Для этого нажмите клавишу со стрелочкой
вниз, а затем верните курсор.
Еще раз выполните вышеприведенную команду. Наведите указатель мыши на цифру
столбика и медленно двигайте вниз (без щелчка и без нажатия кнопки). Размер шрифта в
выделенной ячейке будет меняться соответствующим образом.
Вы получаете возможность выбрать тот размер, который вас устроит. И только после этого
выполните щелчок, закрепляя результат.
Как длинный текст сделать многоэтажным
Может быть два случая. В первом – вы уже набрали длинный текст в ячейке. Этот текст
находится в своей ячейке, но налезает на ячейки, находящиеся справа. Это создает значительные
неудобства. Но от них можно избавится.
Выделите ячейку и выберите команду:

Встаньте в яч., в группе Выравнивание щелкните Перенести текст.

В ячейку следует установить табличный курсор. Кнопку Перенести текст вы найдете в


группе Выравнивание вкладки Главная.
Напомню, что в первой главе мы приняли некоторые правила относительно однострочных
инструкций, набранных полужирным начертанием. В частности, принято не делать ссылку на
главную вкладку. Она подразумевается по умолчанию.
После щелчка кнопки Перенести текст, запись в ячейке станет многоэтажной. Высота
строки при этом увеличится. Иногда приходится делать подобные записи в заголовках, для того,
чтобы эти заголовки не делали столбцы слишком широкими.
Если вы щелкните указанную кнопку перед тем как набирать текст, длинный текст будет
автоматически укорачиваться и становится многоэтажным.
Форматирование ячейки
Следует отличать форматирование содержимого ячейки от форматирования самой ячейки.
Главным форматом ячейки является её размер.
Размер ячейки зависит от ширины столбца и высоты строки, на пересечении которых
находится ячейка. Именно поэтому в группе Ячейка главной вкладки имеются инструменты,
задающие и ширину столбца, и высоту строки.
Метните взгляд вправо. В группе Ячейки Наведите указатель на кнопку Формат. Прочитайте
подсказку. Затем щелкните стрелочку около кнопки Формат.
Появится выпадающий список. С помощью опций этого списка вы можете установить высоту
строки и ширину столбца.

Столбцы (строки) необходимо предварительно выделить.

Установите табличный курсор в строке ниже нашей рабочей таблицы.

Выберите Формат – Автоподбор высоты строки.


Теперь, если вы увеличите размер шрифта, высота ячейки возрастет соответственно.

Выделите столбцы. Выберите Формат – Автоподбор ширины столбца.

Чтобы эта функция сработала, необходимо выделить столбцы с содержимым. Выделите всю
нашу рабочую таблицу и выберите указанную выше команду. Вы сразу поймете, что к чему.
Вы уже не раз убеждались, что наша рабочая таблица по-настоящему рабочая. Она
невероятно упрощает понимание изучаемого материала. Простенькая табличка избавляет от
необходимости приводить длинные, умопомрачительно сложные словесные описания
происходящего на Excelовском листе книги. Лучше один раз увидеть, чем семь раз прочитать.
Таблица открывает нам глаза, позволяет видеть происходящее.
Напомню, чтобы Отменить выполненное действие, необходимо щелкнуть дугообразную
стрелочку в левом верхнем углу.
Можно быстро привести ширину столбцов в соответствие с содержимым всех ячеек для всего
листа, если

щелкнуть лево угловую стрелочку и дважды щелкнуть границу между заголовками


любых двух столбцов.

Стрелочка находится в левом верхнем углу, в некотором смысле между цифрой «1» и буквой
«А». можно сказать и так: стрелочка находится на пересечении строки заголовков столбцов и
столбца номеров строк. Она имеет форму равнобедренного прямоугольного треугольника.

Щелчок лево угловой стрелочки выделит всю таблицу.

Когда вы наведете крестообразный указатель на границу между заголовками столбцов, он


примет вид четырёхконечной стрелки (крестика, оснащенного стрелками). После этого нужно
выполнить двойной щелчок. Напомню, что заголовки столбцов, – это рамки с латинскими
буквами. Проверьте эту возможность на примере нашей таблицы.
Двигаемся дальше.

Выберите Формат – Ширина по умолчанию.

Появится маленькое окно. В нем вы можете установить новое значение ширины столбца. Как
только вы щелкните ОК, ширина всех столбцов листа изменится. Если закроете документ с
сохранением, то при следующем открытии и любой дальнейшей работе будет по умолчанию
поддерживаться установленная ширина столбца.
Иногда приходится восстанавливать стандартную ширину столбца. Уйдите подальше от той
области, где ваша деятельность поменяла ширину многих столбцов.
Выделите столбец со стандартной шириной. В группе Ячейка щелкните стрелочку около
кнопки Формат. В списке выберите Ширина столбца.
Появится окно, в котором вы увидите цифру, сообщающую о стандартной ширине столбца.
Запомните или запишите её.
Выделите группу столбцов с «испорченной» шириной. Снова вызовите окошко и наберите
цифру, соответствующую стандартной ширине столбца.
Таким же способом восстанавливается высота строк.
Менять ширину столбца можно с помощью контекстного (целевого) меню. Такое меню
открывается щелчком правой кнопки.

Наведите указатель на заголовок столбца. Он примет вид стрелки. Щелкните правой и


выберите Ширина столбца.

После щелчка правой кнопкой мыши откроется контекстное меню, в котором следует
выбрать опцию Ширина столбца. В появившемся окне следует задать ширину столбца. Этот
способ мне кажется значительно более удобным, чем выше описанный.
Высота строки устанавливается с помощью контекстного меню аналогично.
Окно Формат ячеек
По справедливости, это окно должно открываться командой в группе Ячейки главной
вкладки. Но почему-то соответствующую команду отнесли к группе Число.

Щелкните стрелочку, что в правом нижнем углу группы Число.

Группа Число находится на главной вкладке. В правом нижнем углу


группы Число разместилась стрелочка, направленная вниз и вправо. Щелчок этой стрелочки
откроет диалоговое окно Формат ячеек. Окно будет открыто во вкладке Число.
Теперь же нас будут интересовать другие вкладки. Наберите небольшое число в ячейке.
Щелкните <Enter> и вернитесь в ячейку.
Теперь щелкните вкладку Выравнивание в диалоговом окне Формат ячеек. В
области Выравнивание (по горизонтали) щелкните стрелочку, и выберите Выравнивание по
левому краю. Щелкните ОК. Посмотрите какие изменения произошли в ячейке.
Наберите в ячейке слово. Предположим это слово является заголовком столбца. Справа
вверху находится область Ориентация. Пощелкайте стрелочку около окошка со словом Градусы.
Затем щелкните ОК.
Откройте любую другую вкладку, и поэкспериментируйте. Вы можете таким способом
прекрасно изучить возможности по форматированию и ячейки, и её содержимого, с помощью
диалогового окна Формат ячеек.
Изменение ширины столбца вручную
Требуемую ширину столбца можно установить вручную. Поместите

указатель мыши на правую границу рамки с именем столбца.

Имеется ввиду правая сторона заголовка того столбца, ширину которого нужно изменить.
Когда указатель мыши примет вид четырехконечной стрелки, нажмите левую кнопку и
тащите куда хотите. Таким же способом можно менять ширину блока выделенных столбцов.
Только в этом случае все столбцы будут «держать равнение» на тот, границу которого вы
перетаскиваете.
Как очистить ячейку от форматов
Помните, что форматы в ячейках рабочих таблиц живут сами по себе, независимо от наличия
данных. Если вы из ячейки с числом в процентном формате удалите само число, процентный
формат там останется. И когда вы снова наберете число в этой ячейке, оно автоматически
оснаститься знаком процента.
Если вы хотите очистить ячейку не только от данных, но и от назойливых форматов,
установите в ячейке курсор либо выделите диапазон, и выберите команду

Главная – Очистить – Очистить все.

Кнопка очистить находится на правом краю ленты в группе Редактирование. Она имеет вид
(если я не ошибаюсь) красного ластика, нечто стирающего. Щелчок этой кнопки откроет
выпадающий список. В нем следует выбрать Очистить все.
Иногда нужно удалить форматы из пустых ячеек, или удалить только форматы, сохранив
данные.
К примеру, вы по ошибке выделили не тот столбец и придали денежный формат числам,
которые вовсе не являются суммами денег. Для восстановления порядка выполните следующие
действия.

Выделите блок ячеек и выберите – Очистить – Очистить форматы.

В группе Редактирование главной вкладки в этот раз в упомянутом выше выпадающем


списке следует щелкнуть опцию Очистить форматы.
Формат по образцу или копирование формата
Если вы уже достаточно уверенно себя чувствуете в диалоге с программой Excel, попробуйте
сразу же действовать по ниже приведенной схеме.

1. Оставьте табличный курсор в ячейке с образцом формата.


2. Дважды щелкните кнопку с кисточкой.
3. Щелкните в ячейке, либо выделите диапазон ячеек.

Где-то недалеко есть ячейка с данными, отформатированными так, как вам бы хотелось
отформатировать содержимое других ячеек. Кнопка с кисточкой находится на левом краю
главной вкладки. Когда вы её дважды щелкните, к указателю прикрепится кисточка.
Указателем с кисточкой нужно выделить диапазон тех ячеек, содержимое которых нужно
переформатировать по образцу. Форматирование по образцу, это по сути дела – копирование
формата с образца.
Из самого названия раздела следует, что некий объект нужно брать в качестве образца. К
примеру, вы хотите увеличить размер шрифта, и задать начертание Полужирный для
содержимого некоторых избранных ячеек в большой таблице.
Для этой цели наилучшим образом подходит инструмент Формат по образцу. В первой из
избранных ячеек выполните форматирование вручную. Табличный курсор оставьте в этой
ячейке. Щелкните дважды мышью кнопку с кисточкой и вперед… После двойного щелчка к
указателю мыши (в виде белого креста) пристанет кисточка. Так как указатель, а значит и мышь,
у вас теперь заняты, перемещаться по документу за пределы видимой на экране части таблицы
следует с помощью клавиш.
Как только на экран «взошла» искомая ячейка, установите в нее указатель с кисточкой и
щелкните. Формат станет «образцовым», а табличный курсор перескочит на выбранную ячейку.
Но вы двигайтесь дальше к следующей ячейке.
Если вы вдруг обнаружили, что не те ячейки разукрасили новыми форматами, вернуть
серенький стандартный формат можно таким же способом, но уже взяв за образец обычный
формат содержимого не приукрашенной ячейки.
Если вы выделите указателем с кисточкой некий блок, то все ячейки в этом блоке примут
формат образца.

Чтобы избавиться от кисточки, следует вернуть её на место.

Необходимо вернуться на главную вкладку, к её левому краю, и снова щелкнуть кнопку с


кисточкой. До щелчка кнопка была выделенной. То есть имела темный фон. Но когда вы ей
вернете кисточку, она от радости посветлеет.

Одинарный щелчок на кисточке даст вам право только один раз…

Часто возникает необходимость изменить формат только в одной ячейке, либо только в
одном блоке ячеек (в частности, в строке или в столбце). То есть теперь вы воспользуетесь
указателем с кисточкой только один раз; либо для щелчка ячейки, либо для выделения одного
блока ячеек. В этом случае щелкайте кнопку Формат по образцу только один раз.
После однократного форматирования кисточка сама покинет указатель мыши. Это избавит
вас от необходимости выбирать лишнюю команду, то есть возвращаться на кнопку и щелкать.

Если не получается, вы забыли установить курсор на образце.

Я по себе знаю, довольно часто забываешь установить табличный курсор в ячейке с


образцом. Он оказывается в случайной ячейке, в которой либо нет никакого формата,
кроме Общего, который устанавливается по умолчанию, либо «Федот, да не тот».
Шрифт по умолчанию
По умолчанию Excel задает какой-то конкретный шрифт. Обычно это шрифт Calibri размером
в 11 пунктов.
Обращаю внимание на то, что выбранный пользователем новый шрифт будет использоваться
только в рамках работы над данным документом. Когда вы закроете этот документ, Excel задаст
прежний шрифт. Его и называют шрифт по умолчанию.
Но предположим вы выбрали другой шрифт и знаете, что хотели бы долго работать с этим
шрифтом достаточно долго. Вы можете избавить себя от необходимости каждый раз выбирать в
списке этот шрифт.

Выберите Файл – Параметры – Общие – Шрифт по умолчанию.

Когда вы щелкните вкладку Файл, появится список со стрелочкой в кружочке. Эта кнопка
позволяет вернуться на Главную страницу. Но пока нам не нужно возвращаться. Выберите в
выпавшем списке опцию Параметры. После этого откроется соответствующее окно. Окно будет
открыто во вкладке Общие. В ней вы найдете строку Шрифт по умолчанию. Откройте список
шрифтов и выберите то, что вам нужно.
Цвет ячейки
Любая ячейка, любой выделенный блок может быть залит цветом. Как правило, заливку ячеек
используют для эстетического оформления таблицы. Но иногда разумно осуществить заливку
цветом, для того, быстрее и легче было находить некоторые фрагменты таблицы.

Выделите. В группе Шрифт щелкните кнопку Цвет заливки.

Напомню, что группа Шрифт находится на главной вкладке. Предварительно необходимо


выделить блок ячеек. Если выделения не будет, зальет только ячейку, в которой установлен
курсор.
На кнопке Цвет заливки изображено наклоненное ведро, из которого льется краска. Ведро
опирается на подставку определенного цвета. Какой цвет подставки, таким цветом зальется
ячейка, или блок выделенных ячеек.
Если предложенный цвет вас не устраивает,

щелкните стрелку возле кнопки Цвет заливки, и выберите цвет.

Какой вы цвет щелкните, в такой цвет окрасится подставка под ведром. Следовательно, таким
цветом будет залита ячейка, или блок выделенных ячеек.

Убрать цвет – выделить, щелкнуть стрелочку, и выбрать Нет.

Выделить можно сразу несколько окрашенных блоков, даже если они будут разных цветов.
Далее, необходимо щелкнуть стрелочку возле кнопки Цвет заливки, и выбрать опцию Нет.
Группа команд Выравнивание
Эта группа находится на ленте вкладки Главная. Пройдитесь указателем мыши по значкам,
прочитайте подсказки.
А теперь опробуем на содержимом ячейки эти команды. Щелкните ячейку ниже нашей
рабочей таблицы. Ради большей наглядности, увеличим раза в два высоту строки. Напомню, что
для этого можно в группе Ячейка щелкнуть кнопку Формат…
Введите в эту ячейку число или букву. Не забудьте сохранить и вернуться в ячейку. После
этого пощёлкайте кнопки группы Число. Посмотрите, что происходит с содержимым ячейки.

Выделите диапазон пустых ячеек.

Наверное, вы уже догадываетесь, далее необходимо щелкнуть одну из кнопок группы Число.
Любое данное, вводимое в одну из выделенных таким способом ячеек будет выравниваться
соответствующим образом.
Изменение ориентации
Эта возможность также предусмотрена в группе команд Выравнивание вкладки Главная.

В группе Выравнивание щелкните кнопку Ориентация.


Кнопка Ориентация имеет вид стрелочки, направленной вверх и вправо. На стрелочке две
буквы.
Чаще всего эта возможность реализуется, когда заголовок необходимо записать по вертикали.
Чтобы заголовки столбцов поместились в узкие ячейки, их придется из горизонтального
положения перевести в вертикальное. Кнопка Ориентация позволяет сделать это.
Наберите в ячейке длинный ряд букв. Длина этого «слова» должна значительно превышать
ширину столбца. Сохраните содержимое и вернитесь в ячейку. В группе Выравнивание щелкните
наклонную стрелочку около значка с двумя буквами.
Переберите все опции выпадающего списка. Посмотрите, что происходит со «словом».
Щелкните опцию Формат выравнивания ячейки. Откроется окно, которое позволит должным
образом выровнять наше «слово» в новой ориентации. Это же окно позволяет наклонить «слово»
под любым углом, задаваемом в градусах.
Границы ячейки
Границы ячеек электронной таблицы являются виртуальными. На печать они не выводятся.
То есть распечатанная таблица не будет таблицей. На листе будут только «голые» данные. А это
иногда сильно затрудняет понимание содержания таблиц.

В группе Шрифт щелкните стрелочку кнопки Границы.

Напомню, что группа Шрифт находится на главной вкладке. На упомянутой кнопке


изображено что-то похожее на окно. Название кнопки состоит из двух слов, в зависимости от
того, какая операция была выполнена последней: Нет границы, Все границы… Но последнее
слово будет обязательно иметь корень «границ».
После щелчка кнопки откроется список возможных вариантов. Если вы в этом списке
выберите опцию Все границы, сетка вашей таблицы перестанет быть виртуальной. То есть она
будет выведена на печать.
По умолчанию вставляется таблица с тонкими линиями. Но иногда полезно увеличить
толщину или цвет, или и то и другое, для некоторых линий.

Первая срока и первый столбец отделяются толстой линией.

Часто первая строка таблицы становится строкой заголовков столбцов, а первый столбец,
столбцом номеров или наименований строк. К примеру, в столбцах могут стоять суммы продаж
по месяцам, а в строках – наименование товаров. Тогда заголовками столбцов будут названия
месяцев, а наименования строк – это наименования товаров.

Предварительно выберите цвет и толщину линии.

Для этого нужно щелкнуть стрелочку возле кнопки Границы, и щелчком мыши выбрать и то,
и другое.
Самостоятельно опробуйте действие опций Нарисовать границу, Нарисовать сетку,
Стереть границу.

Для того, чтобы избавиться от маркера, нужно повторить действия.


Предположим, вы щелкнули стрелочку около кнопки Границы, и выбрали опцию Нарисовать
границу. Указатель превратится в маркер, или карандаш. Рисовать можно нажав левую кнопку.
Но рисовать также можно, щелкая границы ячейки. После того, как вы выполнили работу, снова
щелкните вначале стрелку, а затем опцию Нарисовать границу.
Таким же способом можно избавится и от ластика, с помощью которого вы стирали границы.
Условное форматирование (выделение цветом)
Форматирование – в данном случае – это слишком громко сказано. К примеру, данное
условное форматирование позволяет выделить цветом в нашей таблице ячейки, цифры в которых
превышают какую-то заданную величину.
Условное выделение цветом – довольно удобная и востребованная функция.

Выделите. На главной вкладке в группе Стили щелкните Условное форматирование и


выберите опцию Правила выделения ячеек.

В нашей таблице выделите столбец с суммами продаж, к примеру, за январь. После этого
выполните вышеприведенную команду. В результате откроется список, в котором необходимо
выбрать одно из правил выделения ячеек. Выберите опцию Больше…
В появившемся окне следует установить цифру. Предположим, это цифра 65. После щелчка
кнопки ОК, цифры в трех ячейках из десяти, будут подсвечены красным. Это ячейки, значения в
которых превышают 65.

Выделите. Щелкните Условное форматирование – Удалить правило – Удалить правило


из выделенных ячеек.

Эта команда позволит снять выделение красным цветом. Довольно громоздкая и далеко не
очевидная команда.
Я думаю, вы и без моей помощи разберетесь, как использовать другие правила выделения
ячеек.
Цвет шрифта
Разноцветный шрифт, как правило, используют для эстетического оформления таблицы. Но
иногда это полезно, чтобы выделить содержимое каких-то ячеек. В качестве примера, расцветим
заголовки столбцов нашей таблицы. Выделите строку с заголовками столбцов.

В группе Шрифт щелкните стрелку возле «А» на цветном бруске.

Обратимся к группе команд Шрифт главной вкладки. Там есть кнопка с буквой «А» на
цветной платформе. Цвет платформы соответствует выбору цвета при последнем обращении к
списку. Необходимо щелкнуть стрелочку возле этой кнопки и выбрать цвет.
Предварительно, просто проведите без щелчка по цветным квадратикам. Посмотрите какие
изменения происходят в выделенных ячейках.
Если вас устраивает цвет, в который окрашена платформа под буквой «А», просто щелкните
кнопку с этой буквой и платформой. Символы в выделенных ячейках обретут соответствующий
цвет.
Глава 11. Внесение изменений в рабочую книгу
Если вы заполнили рабочую таблицу, не обольщайтесь по поводу того, что вам уже ничего не
придется с ней делать. Процесс внесения изменений в таблицу называется редактированием.
Редактирование документа – задача весьма ответственная, и ее решение порою занимает больше
времени и требует больших знаний, чем занесение данных в ячейки таблицы.
Редактирование – это замечательно
Электронный документ легко поддается переделке.

Именно поэтому процесс редактирования, при использовании программных, как текстовых,


так и табличных редакторов, стал удобной и необычайно полезной процедурой. Не один
пользователь, создающий хоть что-нибудь с помощью текстового, или табличного редактора, не
пренебрегает возможностью редактирования.
Лев Николаевич Толстой семь раз переписывал роман «Война и мир». Представляете, что это
такое семь раз переписать две тысячи страниц.
Я свою первую книгу написал на бумаге. Черновик переписывал несколько раз. После этого я
начал понимать, что мне может дать компьютер. Именно ради возможности редактирования я и
приобрёл свой первый компьютер.
А представьте, сколько бы мог написать Толстой, если бы у него был компьютер?!
Как открыть документ для редактирования
Предположим, ранее вы поместили ярлык, либо значок документа на рабочем столе. В таком
случае, теперь, чтобы открыть этот документ, достаточно дважды щелкнуть его значок.
Если, вы уже в Excel, поработали с одним документом, закрыли его, и хотите перейти к
другому документу, откройте этот документ. Выберите команду Файл – Открыть.
Если в появившемся окне вы не обнаружили документ, который хотите открыть, щелкните
кнопку Обзор.
Появится диалоговое окно Открытие документа. С помощью этого окна вы найдете
интересующий вас документ.
Как открыть несколько рабочих книг одновременно
Иногда приходится работать с несколькими рабочими книгами, поочередно заглядывая то в
одну, то в другую. Книги можно открыть одна за другой либо все сразу.

Для того, чтобы открыть несколько книг, выделите их имена удерживая клавишу
<Ctrl>, и щелкните Открыть.

Вышеприведенную инструкцию следует выполнять, находясь в Excel, и при открытом


диалоговом окне Открытие документа.
Однако, открыть группу документов можно и на рабочем столе. Предположим, на рабочем
столе имеются значки (или ярлыки) нескольких документов Excel, и вы хотите сразу открыть
более одного из них.

Выделите значки документов, удерживая нажатой клавишу <Ctrl>, щелкните правой


кнопкой на одном из них и выберите Открыть.
В рабочем окне Excel страница одной из открытых книг будет заслонять все другие.
Редактирование содержимого ячеек
Редактирование осуществляется по правилам редактора Word.

К примеру, клавиша <пробел> выполняет свою обычную работу. Новый символ появляется
слева от мигающего курсора. Курсор в нужном месте устанавливается щелчком мыши. Клавиши
со стрелками перемещают курсор влево или вправо. Ту же функцию выполняют и клавиши
удаления символа.

Редактирование может осуществляться в строке формул и в ячейке.

Для того, чтобы начать редактирование в строке формул, необходимо щелкнуть мышью в
каком-то месте записи в строке формул.

Чтобы начать редактирование в ячейке, следует дважды щелкнуть.

Двойной щелчок в ячейке устанавливает в ней мигающий курсор. Это дает вам право начать
вносить изменения.
Перетаскивание содержимого ячеек
Вернемся к нашей рабочей таблице. Выделите блок ячеек с данными.

Поместите указатель мыши на любую из границ выделенного блока.

Крестообразный указатель примет вид четырехконечной стрелки. Этот значок еще можно
назвать крестом со стрелками.

Нажмите левую кнопку и перемещайте мышь.

Блок можно сместить в любую сторону, вверх, вниз, влево, вправо. При этом строки и
столбцы останутся на прежнем месте. Перемещаться будет только содержимое блока
выделенных ячеек. Таким образом, вы переместили содержимое нескольких выделенных ячеек в
новое место.
Если на новом месте будут уже заполненные ячейки, программа спросит, хотите ли заменить
содержимое этих ячеек.
Если вам нужно скопировать, а не переместить,

удерживайте в нажатом состоянии клавишу <Ctrl>.

В этом случае выделенные ячейки останутся с прежним содержимым.


Отработайте этот прием с блоком вашей таблицы. Ради сохранения таблицы, после каждой
операции щелкайте кнопку Отменить. Напомню, она находится в левом верхнем углу и имеет
вид дугообразной стрелки.
А когда закончите всю работу с таблицей, закройте книгу без сохранения.
Вставка со сдвигом
Порою возникает необходимость вставить в тело рабочей таблицы столбец, строку, реже блок
ячеек.
Вставляемый фрагмент может быть с пустыми либо с заполненными ячейками.
Вставляемый фрагмент можно взять из того же листа, в который он вставляется, но он может
быть взят и с другого листа, или даже из другой книги.

Вставка производится со сдвигом, либо с замещением данных.

Выделите в нашей таблице блок, состоящий из нескольких ячеек. Поместите указатель мыши
в виде белого креста на одну из сторон выделенного блока, добейтесь, чтобы он принял
надлежавший вид, нажмите левую кнопку мыши и, удерживая нажатой клавишу <Shift>,
переместите мышь.

При удерживании клавиши <Shift> происходит сдвиг данных.

В теле таблицы появится большой I-образный указатель. Он показывает, во-первых, где будет
помещен выделенный блок, и, во-вторых, – какие ячейки и куда будут сдвинуты при «расчистке»
места для перемещенного фрагмента. Если большой указатель принимает вертикальное
положение – вытесняемые ячейки будут смещены вправо. При горизонтальном расположении
I-образного указателя, вытесняемые ячейку будут смещены вниз. Номера строк и заголовки
столбцов при этом останутся неизменными.

При удерживании клавиши <Ctrl> происходит копирование данных.

Если клавиша <Ctrl> не удерживается в нажатом состоянии, на том месте, где были выделены
ячейки, останется пустота.
Вставляем символ
Этот раздел может показаться чуточку инородным в теме данной главы. Однако более
подходящего места для нижеследующих инструкций мне не удалось найти в пределах этой
книги.
Довольно часто в документы приходится вставлять символы, которые невозможно набрать с
клавиатуры. В Excel предусмотрен арсенал специальных символов, сведенных в несколько
таблиц.
Установите курсор в то место, куда вы хотите поместить специальный символ.

Выберите Вставка – Символы – Символ.

Кнопка Символы находится на правом краю вкладки Вставка. Когда вы щелкните


кнопку Символы, появится две кнопки. Кнопка Уравнение позволяет вставлять формулы. Это
некоторые стандартные формулы и уравнения, а также предусмотрена команда, запускающая
специальный редактор, предназначенный для ввода нестандартных формул.
Щелчок кнопки Символ откроет небольшое окно, в котором вы можете выбрать наиболее
часто применяемые символы.
Щелкните опцию Другие символы. Эта команда откроет окно Символ. В окне есть два окошка
со стрелочками. Щелкнув первую стрелочку, вы можете выбрать шрифт, и просмотреть
символы, соответствующие этому шрифту. Щелчок правой кнопки также предоставляет
возможность выбора вариантов.

Листать удобно нажатием клавиш <PageDown> и <PageUp>.

Хотя щелчок мыши под (над) бегунком полосы прокрутки также достаточно удобен.
Выберите необходимый вам символ щелчком левой кнопки, после чего нажмите
кнопку Вставить.
Если вы хотите вставит один и тот же символ несколько раз подряд, не закрывая таблицу,
нажмите необходимое число раз на кнопку Вставить.
Предположим, в своем документе вы часто используете один из символов. Вставлять этот
символ, открывая каждый раз окно с таблицами символов и каждый раз заново отыскивая
символ, неудобно и утомительно.

Щелчком мыши выделите символ и нажмите кнопку Автозамена.

После этого откроется одноименное окно, которое позволит назначить соответствующую


автозамену. К примеру, автозамену можно подобрать так, чтобы требуемый символ вставлялся
двукратным нажатием клавиши с буквой «ъ».
Окно Символ предоставляет возможность также назначить комбинацию клавиш для любого
символа. Однако способ автозамены мне кажется более удобным.

Много интересного содержит вкладка Специальные знаки.


Разделение окна
Иногда приходиться выделять, копировать и переносить множество разрозненных
фрагментов текста в область, достаточно удаленную от «места произрастания». В таких случаях,
окно документа удобно разделить. И так, разделяем… и властвуем!

Выберите в меню команду Вид – Окно – Разделить.

Во вкладке Вид, в группе команд Окно щелкните кнопку разделить. Кнопка имеет вид окна,
разделенного по горизонтали. После щелчка в середине экрана появится двойная разделительная
линия с горизонтальной полосой прокрути.
Если поместить указатель мыши на двойную линию, он примет вид двунаправленной
стрелки. Нажав левую кнопку, вы можете перетащить разделительную линию, оставляя больше
места для одного из документов.

Для отмены разделения выберите Окно – Снять разделение.

Для снятия разделения, можно также поместить указатель мыши на разделительную линию, и
когда он примет вид двунаправленной стрелки, дважды щелкнуть мышью. Не получился
двойной щелчок? Не беда! Ухватите линию раздела указателем и депортируйте на родину. То
есть дотащите до края экрана и бросьте.

Наведите указатель на линию раздела, нажмите левую и тащите.


Когда вы наведёте указатель мыши на линию раздела, он примет вид двунаправленной
стрелки. Нажав левую кнопку, вы можете перетащить линию раздела вверх или вниз.
Если указатель мыши не желает принимать надлежащий вид, значит вы забыли щелкнуть на
территории экрана после возвращения с ленты команд.
Разделение экрана позволяет работать с каждой часть документа отдельно, прокручивая текст
вверх и вниз.

Переходить из подокна в другое подокно можно щелчком мыши.

С разделением окон особенно удобно работать, если выделять и копировать приходиться


много раз, в разных местах документа. К примеру, когда вы «вручную» создаете оглавление
большого документа, копируя и перенося из текста названия глав, параграфов.

Всегда увеличивайте высоту активного окна за счет неактивного.

Разделив окно на два, не ленитесь перетаскивать линию раздела, увеличивая


активизированное окно, то есть то, в котором вы работаете в данный момент.
К примеру, вы собрались выделить и скопировать большой фрагмент в верхнем окне. Прежде
чем приступить к этой работе, наведите указатель мыши на линию раздела, а когда он примет
вид двунаправленной стрелки, нажмите левую кнопку, и перемещайте мышь.
Копирование формул с синхронным изменением
координат ячеек с аргументами
Мы уже успели оснастить нашу таблицу рядом формул. Однако, делали мы это
дилетантскими методами. Теперь познакомимся с более производительными способами
заполнения строк или столбцов формулами.
Способ Автозаполнения предназначен для заполнения строки или столбца схожими
формулами.
Обратимся к таблице за доходчивым разъяснением. В итоговой строке (под номером 16)
записаны шесть формул суммирования. Если это утверждение вызывает у вас сомнения,
щёлкните любую из заполненных ячеек в строке под номером 16. В строке формул вы увидите
соответствующие формулы.
Удалите все, кроме самой первой, расположенной в ячейке В16. Она послужит образцом. Для
удаления, выделите пять ячеек (смотрите не зацепите ячейку Н16), щелкните их правой кнопкой,
и в появившемся меню выберите опцию очистить содержимое.
И так, разрушительную работу вы произвели. Единственная формула суммирования осталась
только в ячейке В16. Приступим к созидательной.

Поместите табличный курсор в ячейку В16.

Сама формула отобразится в строке формул. Обратите внимание на координаты диапазона


ячеек с аргументами (В6:В15).

Наведите указатель мыши на правый нижний угол ячейки В16


Из толстого белого креста он превратится в тонкий черный.

Нажмите левую кнопку и тащите вправо.

Тащите, пока рамка не охватит последнюю ячейку с вводимой формулой. После этого
отпустите кнопку мыши. Вы видите, что в ячейках появились числа. Но числа разные. Это
говорит о том, что мы скопировали не число из ячейки В6, а формулу. Эта формула произвела
математическую операцию с разными числами. Поэтому и результаты разные.
Для изучения полученного результата поместите табличный курсор, к примеру, в ячейку С16.
В строке формул отобразится формула суммирования, но уже с теми координатами ячеек, по
которым и должно производиться суммирование для данного столбца.
Вам, наверное, не очень понятно, что означают слова «с синхронным изменением координат
ячеек с аргументами». Поясняю.
Мы скопировали формулу суммирования из ячейки В16. Аргументы (суммируемые числа)
для этой формулы находятся в ячейках столбца В.
Но когда копия формулы окажется в ячейке С16, она должна работать с аргументами столбца
С. То есть суммировать числа ячеек этого столбца.
Аналогичные изменения сообразительная Excel внесет и в другие ячейки с формулами.
Проделайте операцию автозаполнения и с итоговым столбцом, предварительно удалив
формулы из всех ячеек, кроме первой, с координатой H6. Теперь Excel автоматически изменит
номера строк, по которым должно производиться суммирование.
Копирование формул без изменения координат ячеек
с аргументами
Окиньте хозяйским взглядом вашу таблицу. В ячейке В18 вы обнаружите одинокую формулу,
по которой вычисляется процент сумм продаж за Январь, относительно сумм продаж за
полугодие. Эту формулу, если помните, мы создали в разделе Формула определения процентного
отношения, главы 9.
Ну а теперь? Теперь установите табличный курсор в эту ячейку. В строке формул вы увидите
саму формулу. Согласно этой формуле, содержимое ячейки В16 делится на содержимое ячейки
H16. Причем результат записывается в процентном формате.
Но почему, вероятно спросите вы, такое особое внимание к январю месяцу. При нормальном
деловом подходе, подобными формулами следует оснастить и другие пять с толбцов,
соответствующих другим месяцам.

Создадим формулы определения процента сумм продаж за месяц от сумм продаж за


полугодие для всех шести месяцев.

Сделаем это быстро и точно с помощью средства автозаполнения. Но прежде чем приступить
к делу, обратим внимание на одну деталь. При переходе от ячейки к ячейке (от месяца к месяцу)
синхронно должна изменяться координата и содержимое первой ячейки в формуле деления.
Вторая же ячейка (делитель) должна оставаться неизменной. Значит, ее нужно предварительно
зафиксировать. В Excel это делается следующим образом.

Щелкните ячейку, в которую записана формула – образец.


В нашем случае, это ячейка В18. После щелчка в ней установится табличный курсор, а в
строке формул появится формула, записанная в текущей ячейке. В строке формул щелкните

между буквой Н и цифрой 16, после чего нажмите F4.

Щелчок установит мерцающий курсор между буквой Н и цифрой 16. После нажатия на
клавишу F4 перед буквой и цифрой координат появятся по одному знаку $. Этот знак сообщает
вам и Excel о том, что координата ячейки зафиксирована. Теперь, при протаскивании курсора,
координаты первой ячейки будут изменяться синхронно, в соответствии с перемещением, а
координата Н16 останется неизменной. Значит, деление в формуле будет осуществляться на одно
и тоже число, на сумму продаж за полугодие по всем видам товаров.

Нажмите <Enter>.

После этого табличный курсор сместится в нижележащую ячейку. Изменение, внесенное в


эту ячейку сохранено. Теперь снова щелкните ячейку В18.

Поместите указатель мыши на квадратик в правом нижнем углу.

После того как он превратиться в черный крестик, нажмите левую кнопку и пройдитесь слева
направо.
В таблице теперь появятся еще одна строка с шестью ячейками, заполненными формулами.
Копируем, вставляем
Выделите в таблице любой диапазон ячеек.

Чтобы вспомнить о способах выделения, вернитесь к главе 9. Если нужно выделить


небольшой фрагмент, что чаще всего и бывает, чиркните мышкой. Установите крестообразный
указатель мышки в левый верхний угол выделяемого блока, нажмите левую кнопку и проведите
в направлении нижнего правого угла.

Щелкните правой выделенный блок и выберите Копировать.

После этого переместитесь к тому участку таблицы, где вы хотите вставить фрагмент.

Щелкните правой первую ячейку места вставки и выберите параметры вставки.

Если блок прямоугольный, то щелкать нужно верхнюю левую ячейку того блока, в котором
должна разместиться прибывшая информация.
Если блок представляет собой часть столбца, то щелкать нужно самую верхнюю ячейку.
Надеюсь, вы и сами уже догадываетесь, что в случае строчной информации, щелкать нужно
крайнюю левую ячейку.
Что касается параметров вставки, то вы видите шесть вариантов. Чаще всего вам придется
выбирать первый вариант. Если вы вставляете ячейки с обычными числами и обычными
словами, то первая, вторая, третья и шестая кнопки внесут данные без изменений.
Особую внимательность следует проявлять, если вы вставляете ячейки с формулами.
Для того, чтобы убрать бегущее пунктирное обрамление (муравьиную дорожку) нажимайте
<Esc>. Эту же кнопку следует нажать, если вы замахнулись вставить, но передумали.
При копировании блока ячеек с данными, эти данные перемещаются к месту вставки. Если в
ячейках места вставки есть данные, они замещаются новыми данными.
В частности, если скопировать пустые ячейки и вставить в заполненную таблицу, данные
таблицы будут замещены пустотой.
Следует различать вставку, осуществляемую с помощью щелчка правой и соответствующего
контекстного меню, и вставку, осуществляемую с помощью кнопок группы Ячейки главной
вкладки.
В первом случае вставляются данные. Во втором случае вставляются пустые столбцы, строки
и ячейки. При втором варианте вставки происходит сдвиг строк, столбцов, ячеек.
Буфер обмена
Буфер обмена позволяет сохранять до двадцати различных скопированных или вырезанных
объектов.
Однако, прежде чем производить многократное копирование, откройте окно буфера обмена.

Щелкните стрелочку в правом нижнем углу группы Буфер обмена.

Данная группа находится на левом краю главной вкладки. Стрелочку вы увидите в правом
нижнем углу площадки группы команд. Она очень маленькая, и направлена вниз под углом 45 о.
Скопируйте часть столбца в таблице. Цифры появятся в окне буфера обмена.
Скопируйте часть строки. И эти цифры появятся в окне буфера обмена.
Для того чтобы убрать бегущую штрих-линию, нажмите клавишу Esc.
Установите табличный курсор в какой-либо ячейке за пределами нашей таблицы. Дважды
щелкните одну из копий в окне буфера.
Проделайте тоже и со второй копией.
Если вы скопируете двухмерный блок, буфер обмена преобразует его в одномерный. Я вление
негативное, но об этом следует помнить. Для того чтобы буфер произвел правильно вставку,
предварительно выделите соответствующий двухмерный блок на месте вставки. К примеру, если
скопировали блок 3*3, то такой же блок следует и выделить в том месте, куда будут перенесены
данные из буфера.

Окно буфера должно быть открыто.

Многократное копирование будет осуществляться только при открытом окне буфера обмена.
В чем полезность буфера обмена? Сравните два случая.
1. Автобус перевозит десять пассажиров по одному, совершая десять поездок.
2. Автобус сразу везет десять пассажиров.
Буфер обмена незаменим, когда нужно несколько фрагментов перебросить из одной части
большой таблицы в другую, либо из одного листа на другой, либо из одной книги в другую.
Если вы с помощью полосы прокрутки удалились далеко от того места, где было произведено
копирование, окно буфера обмена останется открытым. И вы можете данные скопировать из
этого окна.
Если вы откроете другой лист данной книги, окно буфера обмена не исчезнет.
Исправление орфографических ошибок
Орфография определяет правила написания слов.

Русский язык всегда поражал иностранцев своей невероятной сложностью. А ведь и вправду,
каково, к примеру, какому-нибудь американцу разобраться во всех этих «въехать, заехать,
уехать, наехать, приехать, отъехать… «То ли дело в английском, – «go»… и весь разговор!
Катись куда хочешь и как хочешь!
Однако «американочка» Excel, надо ей отдать должное, русский изучила не хуже
отечественных филологов. Она охотно поможет вам, поделиться своими обширными знаниями о
вашем могучем родном языке.
Чтобы проверить правописание слов в рабочей книге, необходимо проделать следующее.
Установите табличный курсор в ячейку, с которой вы хотите начать проверку. Как правило,
для начала отсчета выбирают левую верхнюю (первую) ячейку таблицы.
Нам снова понадобится помощь нашей бесценной таблицы. Внесите искусственные ошибки в
названия месяцев и в нескольких словах заголовка. Наведите крестообразный курсор, к примеру,
на ячейку со словом Июнь. Дважды щелкните. Крестообразный курсор превратится в мигающий
текстовый курсор. Удалите букву «н» и наберите вместо её «р».
Аналогичные изменения внесите и в другие слова. Выделять ничего не нужно.

На левом краю вкладки Рецензирование, щелкните кн. Орфография.

Следует открыть вкладку Рецензирование. На левом краю ленты расположена


группа Правописание. В ней надо щелкнуть кнопку Орфография.
Excel начнет проверку правописания всех текстовых элементов вашей таблицы. Когда
программа встретит слово, заподозренное в неправильном написании, появится диалоговое
окно Орфография: русский. В окне будут предложены варианты правильного написания слова,
причем самый вероятный вариант (с точки зрения Excel) программа выделит черным фоном.
Если вы принимаете этот вариант нажмите кнопку Заменить. Если подходит другой вариант,
выберите его щелчком мыши и опять нажмите кнопку Заменить. Если же в списке несколько
слов с данной ошибкой, щелкните кнопку Заменить все.
Когда же ни один из предложенных вариантов не подходит, нажимайте Пропустить. Если же
вы хотите, чтобы в других местах таблицы программа не притормаживала на этом слове,
нажмите пропустить все.
Excel не может знать все на свете. К тому же люди неустанно придумывают новые слова. В
вашей таблице могут оказаться правильно написанные, но незнакомые Excel слова. В таком
случае щелкайте кнопку добавить в словарь. Программа поймет, что ей предоставляется
небольшая возможность расширить свои познания о русском языке.
Если вы постоянно делаете одни и те же ошибки в одних и тех же словах, и программа
остановила свое внимание на одном из таких слов, щелкните кнопку Автозамена. После этого
ошибка будет исправляться автоматически.
У вас может быть очень большая таблица, и вы хотите поискать орфографические ошибки
только в определенной части таблицы.

Выделить часть таблицы, в которой хотите поискать ошибки.


После этого поиск орфографических ошибок будет производиться только в выделенной части
таблицы.
Защита от изменений
Если ваш компьютер доступен не только вам, но и еще кому-то, или хуже того, – машина
доступна неопределенному кругу лиц, вам не помешает защитить рабочие таблицы от просмотра
и несанкционированного вмешательства.

Файл – Сведения – Защита книги – Зашифровать с использ. пароля.

В окне Сведения необходимо щелкнуть большую кнопку Защита книги. В появившемся


списке выберите опцию Зашифровать с использованием пароля. После этого следует набрать
пароль.

Сохраните документ.

Помните, эта мера закрепляется за вашим документом, только в том случае, если вы его
сохранили после набора пароля.

ВНИМАНИЕ! Способа узнать забытый пароль не существует.

Для того, чтобы отменить защиту, нужно снова щелкнуть опцию Зашифровать с
использованием пароля, и стереть черные точки пароля.
Глава 12. Готовим документ к печати
Разбиение на страницы
Вы создали рабочую таблицу, отформатировали ее, тщательно отредактировали, исправили
ошибки… Вы поработали на таблицу, теперь она должна поработать на вас. Для того, чтобы
извлечь ожидаемую пользу из таблицы, часто достаточно ее сохранять в памяти компьютера, на
флэшке, на лазерном диске.
Однако нередко возникает необходимость перенести рабочую таблицу на бумагу. Ведь до сих
пор существует практика составления письменных отчетов, договоров… с печатями, с
подписями.
Бумага по-прежнему сохраняет за собой великую объективную силу. Следовательно, вам
нужно уметь заполнять информацией чистые листы бумаги. Но если вы постоянно за
компьютером, владеете Excel, вряд ли вы согласитесь составлять деловые бумаги старыми
методами, создавать таблицы линейкой и карандашом.
Excel, в отличие от текстовых редакторов, часто вынуждена разбивать документ на страницы
не только по вертикали, но и по горизонтали. Большие таблицы приходится делить на страницы
в обоих направлениях.
Предположим, таблица вмещается аж на двенадцати бумажных страницах. Из них по четыре
в ширину и по три в высоту. Тогда нумерация страниц и порядок печати будут такими как
показано в нижеприведенной таблице.
Программа вначале двигается сверху вниз, по левому краю таблицы. Затем смещается
на страницу вправо… и снова сверху вниз…

При разбиении на страницы Excel никогда не разрывает на части ячейки. То есть на любой
странице размещается только целое число ячеек.
Кнопки в строке состояния
Строка состояния находится в самом низу. На левом краю строки состояния вы увидите
слово Готово. На правой половине находятся три кнопки. Первая из них имеет вид маленькой
таблицы.
Наведите на них указатель мыши и прочитайте подсказки.
Щелкните кнопку Разметка страницы, посмотрите внимательно, что изменилось на листе
рабочей книги.
После этого щелкните кнопку Страничный. С помощью мыши можно перетаскивать границы
страниц. При этом обязательно нужно знать и учитывать размеры листа бумаги.
Для того, чтобы вернуть окну первоначальный вид, необходимо щелкнуть первую кнопку.
Вкладка Разметка страницы
Задачам печати посвящена целая лента команд. Щелкните вкладку Разметка страницы.
Щелкните кнопку Печатать заголовки, которая находится в группе Параметры страницы. С
помощью открывшегося окна вы можете заказать так называемые Сквозные строки и столбцы.
Представьте, что наша таблица, и уходит глубоко вниз. В этом случае целесообразно каждую
напечатанную страницу оснащать строкой с заголовками столбцов. В нашем случае, это названия
месяцев.
Теперь представьте, что наша таблица раздалась в ширь. Ширина её стала в несколько раз
превосходить ширину листа бумаги. В этом случае целесообразно каждую страницу оснащать
столбцом наименований строк. В случае нашей таблицы, это столбец с буквами. В реальном
случае – это должны быть наименования товаров.
Иногда возникает необходимость в изменении размеров таблицы при печати. К примеру,
таблица может не помещаться на странице. Значит её размер нужно уменьшить.
В группе Параметры страницы следует щелкнуть кнопку Размер. Появится выпадающий
список, в котором можно задать размер страницы.
С помощью ленты команд вкладки можно решать большое количество задач печати. Считаю,
что нет необходимости освещать эти возможности слишком подробно в этой книге.
Колонтитулы
Колонтитулы – это надписи вверху, выше текста, или внизу, ниже текста напечатанной
страницы. Предположим, эта книга издается в бумажном виде, причем совместно с
самоучителем Word (Word 2016 и Excel 2016 в одной книге). Тогда было бы целесообразно
оснастить левую страницу колонтитулом, в котором указано название текущей книги, а правую –
названием текущей главы.
На листах с таблицами так же могут присутствовать колонтитулы. Для того чтобы набрать
текст колонтитула, следует открыть вкладку Вставка. В этой вкладке на правой стороне
щелкните кнопку со стрелочкой (кнопка-меню) Текст. В появившемся списке
щелкните Колонтитулы.
Таблица примет вид, соответствующий нажатой в строке задач кнопке Разметка страницы.
Вверху появится рамочка с текстовым полем. Туда и следует набрать текст колонтитула.
В книгах, как вы уже поняли, для четных и нечетных страниц задаются разные колонтитулы.
Но большая таблица тоже может быть распечатана, как книга.
После щелчка кнопки Печать, щелкните Параметры. Появится список, который позволит
задать колонтитулы для четных и нечетных страниц, а также особый колонтитул для первой
страницы.
Предварительный просмотр
Любимая поговорка моего школьного классного руководителя гласила: «Что написано пером,
то не вырубишь и топором». Это к тому, что исправлять написанное (или напечатанное) на
бумаге куда труднее, чем «написанное» электронным «пером» в документе Excel. Так вот, чтобы
выгодно использовать эту особенность, перед тем как выводить на печать документ, делайте
внимательнейший осмотр содержания и формы таблицы. Причем делать это нужно не на листах
книги Excel, а в специальном окне. В этом окне вы будите видеть именно то, что получится на
бумаге. И если вас что-то не устраивает, вы сможете внести изменения до печати.
Первоначально подготовьте один из пустых листов открытой книги для выступления в роли
наглядного пособия. Щелкните крестик внизу около слова Лист1. Появится Лист2. Вот его и
будем терзать, рвать на куски.
В одну страницу вмещается 50 строк стандартной высоты. Теперь нам следует
воспользоваться средством быстрого введения данных. Подробнее об этом смотрите в Главе 8.
Выделите строку под номером 20. Для этого наведите указатель мыши на цифру 20 на левом
краю строки. Когда он примет вид стрелочки, щелкните.
В строке формул наберите любое число. Удерживая нажатой клавишу <Ctrl>, нажмите
<Enter>. Все ячейки строки заполнятся числом, набранном в строке формул. Таким же способом
заполните строку с номером 40 и 80. Этого будет достаточно, чтобы Excel приняла пустую книгу
за документ, готовый к распечатыванию.
В первом горизонтальном ряду страниц у вас будут две строки, во втором – одна. Таким
образом вы их сможете отличать.

Выберите Файл – Печать.

Откроется окно Печать. В нем вы увидите большую кнопку с предложением Показать


предварительный просмотр. Щелкните эту кнопку. Откроется большое окно просмотра. Внизу –
кнопки, которые позволят двигаться постранично.

Сетка на печать не выводится.


Границами ячейки являются линии между строками и столбцами. Они предусмотрены только
в электронной версии документа, для удобства работы. Эти линии на печать не выводятся. Этот
факт прибавляет ценности предварительному просмотру. Вы видите таблицу без ячеек, такой,
какой она будет на бумаге. Порою, составляющие таблицу делают некую ставку на границы
ячеек. После вывода на печать становится понятным, что ставка не оправдалась.
Однако существует возможность оснастить таблицу сеткой, которая будет выводиться на
печать. Об этом читайте ниже.
Сетка, которая выводится на печать
В Excel предусмотрена возможность создания четких границ ячеек разной толщины, которые
не только отображаются в электронной версии документа, но и выводятся на печать.

Выделите и щелкните стрелочку кнопки Все границы.

Выделите в нашей таблице все ячейки, кроме строки заголовков столбцов. Строку с
названиями месяцев не выделяйте.
Обратитесь к группе команд Шрифт главной вкладки. Пройдитесь указателем мыши,
прочитайте подсказки и найдите кнопку Все границы. Кнопка похожа на окно дома. Щелкните
стрелочку около этой кнопки. Появится довольно длинный список. В этом списке следует
выбрать опцию Все границы.
Все ячейки таблицы приобретут видимые границы, выполненные тонкой линией.
Теперь отделим заголовок таблицы и строку заголовков столбцов от блока данных другим
типом линий.
Выделите заголовок таблицы и строку заголовков столбцов. Щелкните стрелочку около
кнопки Все границы и выберите Толстые внешние границы.
В списке Все границы предусмотрена возможность рисовать границы карандашом, при
различных толщинах линий.
Транспонируем таблицу
Как известно, ширина листа писчей бумаги значительно превышает высоту.
Некоторые таблицы могут иметь большую высоту и небольшую ширину. То есть высота
столбцов в этой таблице значительно превышает длину строк.
Предположим, ширина таблицы, при фиксированном масштабе, в два раза меньше ширины
листа писчей бумаги. Если распечатать, как есть, листы бумаги будут полупустыми. В таких
случаях таблицу выгодно транспонировать.
Проделаем это с нашей таблицей. Выделите все, кроме заголовка и строки Итог.

Скопируйте, и вставляя, выберите Транспонировать.

Выполнив копирование, переместите крестообразный указатель на ячейку, которая должна


стать первой угловой ячейкой вставляемого блока. Щелкните правой. В области Параметры
вставкивыберите Транспонировать.
Столбцы станут строками с заголовками столбцов, а строки станут столбцами, с буквами в
заголовках. Таблица, как видите сохраняет вполне приличный вид.
Но теперь печать будет идти не сверху вниз, а слева направо. Коэффициент з аполнения
бумажных страниц значительно повысится.
Следует помнить, что не всякая таблица перенесет без потерь транспонирование.
Попробуйте транспонировать всю нашу таблицу. Посмотрите, что в результате получится.
Начинаем печатать
Если документ готов к печати, выберите Файл – Печать.

Щелкните вкладку Файл. В появившемся списке выберите опцию Печать. Откроется окно, в
котором вы увидите большую кнопку с маленькой надписью Печать.
После щелчка появится одноименное окно, непрерывно информирующее вас о том, как идет
процесс печати (например, идет печать страницы 2 из 6).
После исчезновения этого окна можно вернуться к работе в Excel, несмотря на то, что печать
продолжается.
В окне Печать есть область Принтер и область Настройки. Там все достаточно доходчиво
поясняется. Поэтому я не буду грузить ваше внимание разъяснениями, которые не представляют
ощутимой ценности.
Глава 13. Какие же они простые, эти таблицы
Добавление и удаление строк, столбцов, ячеек
Зачем нужно добавлять или удалять пустые строки, столбцы, ячейки. На первый взгляд эти
операции кажутся полубессмысленными. Ведь на листе книги этого добра так много, что от
добавления, или удаления почти нечего не поменяется.
Тем не менее, случаются ситуации, когда эти возможности оказываются весьма полезными.
Представьте, что у вас на листе огромная таблица. До верхнего края всего три строки. А вам
нужно четыре. Вставляете строку, и проблема решается.
Еще раз напрягите воображение, и представьте, что рядом находятся две большие таблицы.
между ними пять столбцов, а для решения некой задачи нужно семь столбцов.
А сейчас попрактикуемся. Практика – это не только критерий истины, но и отличный способ
чему-то научиться. Чтобы научиться плавать, надо плавать, а не читать исчерпывающие
инструкции о том, как двигать руками, ногами.
Для этих упражнений добавьте в нашей книге второй лист. Щелкните в нижней части экрана
кнопку с плюсиком. Лист сразу же и откроется.
Занесите букву или цифру в ячейки E10 и F10.

Все действия выполняются командами группы Ячейка.

Эта группа принадлежит главной вкладке. Основными фигурантами будут


кнопка Вставить и кнопка Удалить.

Щелкните стрелочки и изучите меню Вставить и Удалить.

Встаньте в Е8. Именно туда будем вставлять ячейку. В меню кнопки Вставить щелкните
опцию для ячеек. Ничего не меняйте в появившемся окне. Просто щелкните ОК.
Ячейка Е10 сместилась вниз. Это значит, что сместились вниз все ячейки столбца, которые
ниже ячейки Е8. И в этом столбце их стало на одну больше.
Теперь в меню кнопки Удалить выберите опцию для ячеек. Ячейка Е10 вернется на прежнее
место.
В меню первой кнопки выберите опцию для строки. Никакого окна в этот раз не появится.
Вниз сместятся обе ячейки с данными.
Я полагаю, этих упражнений достаточно, для того, чтобы вы прекрасно поняли суть этих
действий.
Следует различать вставку, осуществляемую с помощью щелчка правой и соответствующего
контекстного меню, и вставку, осуществляемую с помощью кнопок группы Ячейки главной
вкладки.
В первом случае вставляются только данные. Вставка с помощью контекстного меню не
сопровождается сдвигом строк, столбцов, ячеек.
Как разделить окно на подокна
Поместите табличный курсор поближе к центру экрана.

На вкладке Вид, в группе Окно щелкните кнопку Разделить.

Кнопка Разделить имеет вид окна, разделенного пополам горизонтальной линией.


После щелчка этой кнопки на экране появятся пересекающиеся горизонтальная и
вертикальная толстые линии. Заметьте, что точка их пересечения совпадает с левым верхним
углом табличного курсора.

Разделительные линии перетаскиваются с помощью мыши.

Установите указатель мыши на вертикальной линии разделения, и когда он примет вид


двунаправленной стрелки, нажмите левую кнопку мыши и тащите линию влево или вправо.
Горизонтальная линия разделения перетаскивается таким же способом.

Чтобы отменить разделение снова щелкните Разделить.

После первого щелчка кнопка потемнеет. Второй щелчок уберет линии раздела, и кнопка
снова посветлеет.

Двойной щелчок на линии удаляет её.

Поместите указатель мыши на разделительную линию, и когда он примет вид


двунаправленной стрелки, выполните двойной щелчок. Линия исчезнет.

Двойной щелчок на перекрестии удаляет обе линии.

Теперь поместите указатель мыши в точку пересечения разделительных линий. Он должен


превратиться в перекрещивающиеся стрелки. Нажав левую кнопку, вы можете перетаскивать
точку пересечения в любую область экрана. Двойной щелчок в этом месте убирает обе
разделительные линии.

Табличный курсор делает подокно активным.


Активным является подокно, в котором установлен табличный курсор. Для установки
табличного курсора следует в окне щелкнуть мышью.
Перемещения в пределах каждого окна осуществляются обычными способами. Обратите
внимание на то, что полос прокрути уже не две, а четыре.
Работа с несколькими участками большой таблицы
Разделительные линии очень удобно использовать, когда возникает необходимость
одновременно работать с удаленными друг от друга участками большой таблицы.
Поупражняемся. Правда для этого нужна большая таблица, а ее у нас как-раз-то и нет. Не
беда. Выполните команду Вид – Масштаб и наберите в окошке цифру 250 %. Наша маленькая
таблица вырастет прямо на глазах. Вот так из мухи делают слона.
Предположим, вы хотите копировать информацию из ячеек, находящихся в правой нижней
области вашей «огромной» таблицы, и переносить ее в ячейки левой верхней области.

Разделите окно на четыре подокна.

О том, как это делается, посмотрите в предыдущем разделе. Теперь повелевающим щелчком
мыши установите курсор в правое нижнее подокно и гоните его клавишами со стрелками вправо
и вниз, пока он не окажется в окрестностях правого нижнего угла таблицы.
В левое верхнее окно таким же способом загоните левый верхний угол таблицы.

Вы можете одновременно видеть удаленные участки таблицы.

Скопируйте, к примеру, содержимое одной из ячеек в правом нижнем подокне и вставьте в


одну из ячеек, отображаемых в левом верхнем окне. Как видите, подокна избавляют вас от
необходимости вести челночный образ жизни, мотаясь до одурения из одного региона таблицы в
другой и обратно.
Если вы оказались в правом нижнем подокне не проездом, а по важным делам, создайте себе
более удобные условия для работы. Перетащите перекрестие линий влево и вверх, увеличивая
тем самым размеры активного окна.
А перед тем, как вы вознамеритесь заглянуть (опять же по делам) в левое верхнее подокно,
распахните его пошире, перетащив перекрестие вправо и вниз.
Прикрепление строки заголовкови первых столбцов к
окну документа
Отправляясь в дальнее плавание по просторам большой рабочей таблицы, вы надолго
покидаете «берега». Но в некоторых случаях «береговые объекты» то есть заголовки столбцов и
содержимое ячеек одного или нескольких первых столбцов, как маяки, обеспечивают
необходимую ориентацию в пространстве таблицы.

Первый столбец и строку заголовков необходимо постоянно видеть.

К примеру, в случае нашей рабочей таблицы, в верхней строке – название месяцев, в первом
столбце условные наименования товаров. Представьте, что и тех и других больше сотни. Такая
таблица в окно не вместится. Если же уменьшить масштаб, невозможно будет прочитать
содержимое ячеек.
Экран вмещает 28 строк и 16 столбцов, при стандартной высоте строе и ширине столбцов. А
работать вам необходимо, к примеру, в окрестности восьмидесятой строки и пятидесятого
столбца. Переместившись туда, вы не сможете видеть название месяцев и наименования товаров.
Выполнение многих видов работ становится невозможным.
Но Excel предоставляет возможность решить эту проблему.
Опробуем данную возможность на нашей многострадальной таблице. Первым делом сделаем
ее пригодной для очередных испытаний, установив масштаб 250 %. Переместиться в левый
верхний угол можно комбинацией <Ctrl + Home>.
Далее, вы хотите, чтобы строка с названиями месяцев и столбец с условными
наименованиями товаров, были всегда с вами в нелегком пути по просторам рабочей таблицы.

Установите курсор в ячейку, у пересечения столбца и строки.

Имеется ввиду строка с названиями месяцев, и столбец с условными наименованиями товаров


(буквами русского алфавита). Таким образом курсор следует установить в первую ячейку под
словом Январь. Координата этой ячейки В6.
Можно добиться того, чтобы к окну документа были прикреплены две строки: одна с
латинскими буквами, вторая – с названиями месяцев. Тем же способом можно прикрепить два
столбца: один с номерами строк, второй – с условными наименованиями товаров.
Щелкая кнопку со стрелочкой вниз на вертикальной полосе прокрутки добейтесь того, чтобы
под строкой с латинскими буквами сразу разместилась строка с названиями месяцев.
Три пустые строки и строка с заголовком уйдут вверх за пределы видимости. Ячейкой В6
по-прежнему будет контрольной.
Строка с названиями месяцев будет сразу под строкой с латинскими буквами.
Напомню, что в ячейку А1 можно вернуть комбинацией <Ctrl + Home>.

На вкладке Вид, в группе Окно щелкните кн. Закрепить области.

После щелчка кнопки Закрепить области появится список. Выберите, к примеру, первый
вариант.
Дело сделано. С помощью клавиш со стрелками направьте табличный курсор вниз, а затем
вправо… Теперь, какая бы область таблицы не оказалась в окне документа, вы всегда сможете
видеть, к какому месяцу и к какому наименованию товара относится информация в
отображаемых ячейках.
Строка заголовков столбцов и столбец заголовков строк также всегда будет перед глазами.
Напомню, что вместо наименования товара, мы использовали буквы русского алфавита.

Выберите закрепить области – Снять закрепление областей.

В группе команд Окно щелкните Закрепить области. Теперь в выпавшем списке на первом
месте будет опция – Снять закрепление областей. Её нужно щелкнуть.
Добавление примечания к ячейке
Примечания прикрепляются к ячейкам рабочей таблицы. В них помещают дополнительную
«левую» информацию о содержимом ячейки, либо любую иную информацию. К примеру, вы
можете пометить, что данные, записанные в ячейку, получены из ненадежного источника, и
перед подведением итогов должны быть проверены. Примечание может содержать напоминание
о том, что предстоит сделать, или о том, что уже сделано и как сделано. Кроме того, примечание
превращает ячейку в «меченый атом», который потом без труда можно найти в «стоге» рабочей
таблицы.
Установите табличный курсор в ячейку, которую вы намерены оснастить примечанием.

Выберите Рецензирование – Примечание – Создать примечание.

На ленте вкладки Рецензирование, в группе Примечание (это чуть левее середины) вы


увидите большую кнопку Создать примечание. Правый верхний уголок активной ячейки
окрасится в красный цвет. Около ячейки появится окошко примечания. Стрелка укажет на
ячейку, к содержимому которой добавляется примечание. Мигающий курсор в рамке настаивает
на том, чтобы ввели текст примечания. Сделав это, щелкните за пределами рамки.
Рамка исчезнет. Но если вы наведете указатель на красный уголок, она снова появится, и вы
сможете прочитать текст примечания.

Чтобы внести изменение, встаньте в ячейку с примечанием.

Как только вы установите табличный курсор в ячейку с примечанием, кнопка Создать


примечание на ленте вкладки Рецензирование, сменит фамилию на Изменить примечание.

Выберите Рецензирование – Примечание – Изменить примечание.

На ленте вкладки Рецензирование, в группе Примечание щелкните кнопку Изменить


примечание. Снова появится окошко с мигающим курсором. Приступайте к внесению
изменений.
Таблица в таблице
Иногда в больших таблицах приходится работать с какой-то частью таблицы, не уделяя
внимания другим областям таблицы. тогда целесообразно и выгодно придать этой части таб лицы
статус отдельной таблицы.
Главный выигрыш заключается в том, что у столбцов в этой подтаблице появляются свои
имена, которые будут отличаться от имен столбцов всей таблицы. Эти имена можно
редактировать после двойного щелчка. То есть вначале это Столбец1, Столбец2… Но вы можете
ввести любое другое имя.

Выделите диапазон, и на вкладке Вставка щелкните кнопку Таблица.

Выделить необходимо тот диапазон ячеек, которому вы собираетесь придать статус


автономии и суверенитета. Кнопка Таблица находится на левом краю вкладки Вставка. После
щелчка этой кнопки появится окно, в котором нужно выбрать один из трех вариантов. Щелкните
кнопку Таблица уже в этом окне.
Указанная команда откроет окно Создание таблицы. Если в этом окне вы измените диапазон
ячеек, то подтаблица либо расшириться (сузится), либо подрастёт (уменьшиться в высоту).
После щелчка кнопки ОК, появится сине-бело-голубая подтаблица. В правом нижнем углу
поселился маленький треугольник. Если на него навести указатель мыши, последний примет вид
двунаправленной стрелки. Нажмите кнопку мыши и тащите. Это еще один способ изменить
число строк и число столбцов в подтаблице.
Если вы наведете указатель на левый верхний угол подтаблицы, он примет вид стрелочки,
направленной вправо и вниз. Щелчок этой стрелочки выделит подтаблицу.
Сокрытие строк и столбцов
Предположим, в таблице 50 столбцов, а работать вам нужно только с десятью. Еще хуже
ситуация, если эти десять разбрелись по всей таблице. Работать становится намного удобнее,
если не востребованные на данный рабочий час столбцы окажутся скрытыми.

Выделите, и в группе Ячейки щелкните стрелочку Формат.

Работа это производится на главной вкладке. Предварительно необходимо выделить столбцы,


с ненужными на данный момент данными. Напомню, выделение нескольких элементов
необходимо выполнять, удерживая клавишу <Ctrl>.
Стрелочка, которую следует щелкнуть находится на кнопке Формат. В выпавшем списке
необходимо выбрать Скрыть или отобразить, а затем – Скрыть столбцы.
Для того, чтобы отобразить скрытые столбцы, следует в упомянутом списке выбрать
соответствующую опцию.
Строки скрываются и отображаются точно также.
Скрывать строки и столбцы можно вручную. Наведите указатель мыши на границу между
заголовками столбцов. Когда белый крест превратиться в черный, нажмите левую кнопку и
тащите влево. Как только дотащите до левого края этого столбца, кнопку отпустите.

Левее скрытого столбца – двойная граница.

В полосе заголовков столбцов появятся двойные вертикальные границы. Их можно растащить


с помощью указателя мыши. Столбец после этого отобразится.
Как оформить таблицу
Программа предоставляет возможность красиво оформить отдельные ячейки, выделенный
фрагмент, или сразу всю таблицу.

Выделите и в группе Стили щелкните стрелочку Стили ячеек.

Предварительно выделите, к примеру, заголовки столбцов в нашей многострадальной


таблице. Щелкните стрелочку на кнопке Стили ячеек. В появившемся окне пройдитесь
указателем мыши по строке под словами Названия и заголовки. Посмотрите какие изменения
будут происходить с заголовками столбцов в нашей таблице. Опустите указатель ниже ячейки со
словом Заголовок, в зону цветных ячеек.
Чтобы выбрать вариант, нужно щелкнуть его мышью. Чтобы немедленно отменить
выбранное, щелкните дугообразную стрелочку в левом верхнем углу экрана.
Выделите всю таблицу и щелкните стрелку около опции Форматировать всю таблицу.
Выберите какой-либо вариант и щелкните его.
Глава 14. Имена в таблице
Осмысленные, связанные с родом содержания ячеек имена, позволяют значительно лучше
ориентироваться в джунглях большой таблицы. Примечательно, что команда Перейти также
реагирует на указание имен ячеек, причем бережно хранит имена в памяти своего диалогового
окна. Имена можно выгодно использовать в формулах, дублируя ими координаты ячеек.
Excel запрещает!
Excel, исходя из неких личных соображений, накладывает на свободу выбора имен ячеек и
имен диапазонов ячеек ниже перечисленные ограничения.

Имена не должны содержать пробелов.

Так что вы окажетесь в затруднительном положении, если захотите выбрать имя, состоящее
более чем из одного слова. Однако хитроумные пользователи изобрели изящный выход. Кто-то
из них (поныне неизвестный) внес гениальное предложение, суть которого в следующем.

Используйте вместо пробела_знак_подчеркивания.

Набрать знак подчеркивания с клавиатуры можно сочетанием клавиш <Shift + клавиша с


дефисом>).

Нельзя использовать цифру в качестве первого знака имени.

В качестве второго, третьего и любого другого, – на здоровье! Например, можно выбрать имя
Агент_007, но ни 007_Агент. Да и Агенту это бы не понравилось.

Нельзя использовать букву латиницы в сочетании с цифрой.

Это, пожалуй, единственное оправданное ограничение. Согласитесь, не только Excel, но вы


сами вряд ли отличите такое имя от координаты ячейки.
Как присвоить имя ячейке
Ну а теперь аккуратно проедем этой дорогой, не нарушая выше перечисленных правил.
Надеюсь наша незаменимая таблица перед вами на экране монитора.

Выделите в таблице ячейку.

Напомню, что выделить ячейку и установить в ней табличный курсор щелчком мыши – это
одно и тоже. А еще эту операцию называют «встать в ячейку».

Щелкните окошко в строке формул и наберите имя.

Хотите подробнее? Тогда читайте этот абзац. На левой окраине строки формул найдите
окошко со стрелочкой вниз. Стрелочку пока не трогайте. Щелчок установит мигающий курсор в
окошке. Если там что-то было, оно выделится. Теперь набирайте имя. Набрав, нажмите <Enter>.
Эта команда сохранит имя, но табличный курсор не сдвинет. Он останется в именованной
ячейке.
Встаньте в другую ячейку, и повторите только, что проделанное.
Когда вы наведете указатель мыши на стрелочку, под ним появится подсказка Имя. После
щелчка этой кнопки появится рамка с именами.

Щелчок имени установит курсор в именованную ячейку.

После щелчка имени табличный курсор отправится к ячейке с этим именем, как бы далеко
она не забралась. Даже на другом листе книги ячейка будет найдена. Мы только что изучили
довольно удобный способ отыскания ячеек.
Имена диапазонов ячеек
Можно присваивать имена не только одной ячейке, но и целому диапазону ячеек. Диапазон
ячеек может иметь вид прямоугольного блока, части столбца, части строки.

Выделите блок и щелкните правой.

Нажав левую кнопку, черканите диапазон. От возмущения он потемнеет. Щелкните его


правой. В меню выберите Присвоить имя. Щелкните ОК и имя появится в окошке на левом краю
строки формул.

Щелчок имени выделит диапазон.

На левом краю строки формул находится окошко. Если щелкнуть стрелочку на правом краю
этого окошка, появится список именованных ячеек и блоков. В этом списке следует щелкнуть
соответствующее имя. Блок, соответствующий этому имени выделится.
Если блок за пределами экрана, та часть таблицы, где находится именованный блок окажется
в центре внимания, то есть на экране. Электронная таблица сместится, так чтобы блок оказался
на экране.
Если именованный блок находится на другом листе, откроется этот лист.
Команда Перейти и именованные диапазоны
Отобразить на экране и выделить именованный диапазон можно также открыв диалоговое
окно Переход.

Нажмите F5.

В появившемся окне под словами Перейти к: вы обнаружите названия именованных ячеек и


диапазонов. Щелчком мыши выберите нужный вам диапазон, а затем щелкните кнопку ОК.

Двойной щелчок имени обеспечит переход.

Перейти в нужный диапазон можно также, если дважды щелкнуть его имя в диалоговом
окне Переход.
Помните, в окне Переход кроме имен диапазона ячеек могут быть еще координаты
диапазонов ячеек. Появились они там в тот период, когда окно Переход использовалось по
своему прямому назначению.
Имена ячеек в формулах
Полагаю, наша очаровательная таблица все еще в полном здравии, и отображена на экр ане
монитора вашего компьютера. В ячейку В19 помещена формула для вычисления доли (в
процентах) суммы продаж за январь от суммы продаж за полугодие. Если поместить в эту ячейку
табличный курсор, в строке формул появится формула, занесенная в ячейку. Эта фо рмула
содержит координаты двух ячеек, соединенных (или разделенных, если вам угодно) знаком
деления. Так вот, иногда оказывается удобнее вместо координат занести в формулу осмысленные
имена ячеек.
К примеру, вы помещаете табличный курсор в ячейку В19, и вместо привычного (В16/H16) в
строке формул видите (Сумма_за_Январь)/ (Сумма_за_полугодие). Такая запись вам сразу дает
знать, что / к чему.
Осуществим оговоренное!

Присвойте имена ячейкам В16 и Н16.

Скажем, такие же, как в выше приведенном примере. Как присвоить имя ячейке, описано в
разделе, что пару страниц отсюда налево (точнее назад). В результате этих вполне мирных
действий, ячейка В16 получит имя (Сумма_за_Январь), а Н16 – (Сумма_за_полугодие).

Переместите курсор в ячейку, где вы намерены создать формулу.

Давайте, однако, не будем нарушать строй нашей таблицы, оставив в покое старый вариант
формулы в ячейке В19. Новый вариант формулы создадим, к примеру, в ячейке В20. Значит, в
нее и следует поместить табличный курсор.
Если бы вы действовали старым «безымянным» способом, то ввели бы с клавиатуры знак (=),
оповещающий Excel о начале создания формулы. Щелкнули бы ячейку В16, набрали бы со
вспомогательной клавиатуры знак деления (/), и наконец, щелкнули бы ячейку H16. Получилась
бы формула (=В16/H16), гласящая математическим языком, что содержимое ячейки В16 делится
на содержимое ячейки Н16.
Теперь действия будут несколько иными.

Введите с клавиатуры знак (=), обозначающий начало формулы.


Нажмите F5, щелкните имя первой ячейки, входящей в формулу.

После нажатия клавиши F5 откроется окно Переход. В окне вы увидите список имен. В этом
списке необходимо щелкнуть имя ячейки, которое должно появиться в формуле сразу за знаком
равно. В рамках нашего примера, имя этой ячейки Сумма_за_Январь. После щелчка кнопки ОК,
это имя появится в ячейке за знаком (=).

Наберите знак деления.

Клавишу с этим знаком (наклонной чертой) вы найдете на вспомогательной цифровой


клавиатуре.

Нажмите F5, щелкните имя второй ячейки, входящей в формулу.


Теперь в списке имен окна Переход необходимо выбрать имя ячейки, содержимое которой
является делителем в формуле. После щелчка кнопки ОК нажмите <Enter>, и снова вернитесь в
ячейку с формулой. В строке формул вы увидите запись =(Сумма_за_Январь) /
(Сумма_за_полугодие).
Теперь формула сообщает не только о том, какие действия выполняются, но и о том, с какими
данными мы имеем дело, и что означает получаемый численный результат.
Глава 15. Найти и заменить
Поиск нужного в рабочей таблице
Окно Найти и Заменить позволит вам находить нужное в рабочей книге.

Нажмите <Ctrl> + <А(F)>.

Удерживая в нажатом состоянии клавишу <Ctrl>, нажмите клавишу с русской буквой «А»
и латинской буквой «F».
В сочетаниях клавиш я букву латиницы заменяю буквой кириллицы. Для русскоязычного
человека отыскать на клавиатуре первую значительно легче, чем вторую. Здесь важно, что
выполнение такого рода команд не зависит от раскладки клавиатуры. Не важно, латинская она,
или русская. Лишь бы была нажата конкретная клавиша.
Однако, если вы неплохо знаете английский, то для вас лучше подойдет комбинация с
указанием на клавише буквы английского алфавита. Дело в том, что английские буквы на
клавишах комбинаций несут смысловую нагрузку. В вышеприведенной комбинации буква «F» –
это первая буква английского слова «найти».

Приведенная выше команда откроет окно Найти и Заменить.

Нередко возникает необходимость найти в большой таблице определенное слово, часть слова,
число. Это почти тоже, что искать иголку в стоге сена. Однако с появлением дотошной Excel,
такой поиск перестал быть проблемой.
Предположим, в большой таблице вам понадобились данные в каком-то блоке. Вы помните,
что там есть какое-то конкретное слово, или конкретная цифра.
Можно, конечно же, пробежаться по документу, отыскивая глазами нужные ячейки… Однако
зачем напрягать зрение, когда у вас на поводке отличная ищейка.

В поле Найти наберите данное, которые следует отыскать.

Данное может быть словом, числом, формулой. После того, как вы набрали данное в
поисковом поле, щелкните кнопку Найти далее. Если поиск увенчался успехом, на экране
появится фрагмент таблицы с искомым данным. Соответствующая ячейка окажется выделенной.
То есть в ней будет установлен табличный курсор.

Щелкните кнопку Параметры.

После щелчка окно переменится в лице. Этот вид окна Найти и заменить позволяет
существенно сузить область поиска.
Если вам заранее известно, что искомый фрагмент входит в состав формулы, или в состав
примечания, щелкните стрелочку около опции Область поиска, и в списке выберите объект
поиска.

Что значит Учитывать регистр.

Предположим в вашей таблице есть слово Надежда, как женское имя, и слово надежда, как
состояние души человека. А найти вам нужно только одно из них. Честно говоря, трудно
представить в какой конкретной таблице может возникнуть подобная проблема. Однако, коли
есть в Excel такая возможность, ее следует упомянуть.
Если установлена метка контроля Учитывать регистр, а в поле Найти набрано слово с
заглавной буквой, Excel во время поиска проигнорирует слово надежда (как состояние души
человека).

Метка контроля установлена в окошке Ячейка целиком.

Это означает, что, отыскивая ячейку со словом Минск, Excel не задержит свое внимание на
ячейке с записью Минская область.
Для того, чтобы вернуть окну первоначальный вид, следует снова щелкнуть кнопку
<Параметры>.
Как убрать окно с экрана, не прекращая поиска
Нажмите <Ctrl + А>. По этой команде откроется диалоговое окно Найти и заменить.
Щелкните кнопку <Параметры>.
Если помните, все формулы суммирования в нашей таблице содержат координаты диапазона
ячеек, а значит и двоеточие. В поле Найти наберите двоеточие (нажмите сочетание <Shift +6>).
Затем щелкните стрелочку около текстового поля Область поиска, и выберите
опцию Формулы.

Уберите окно, нажав клавишу <Esc>.

Убрав окно с экрана, вы не исключаете функцию поиска. Но теперь окно не мешает


просматривать таблицу. Если при нажатии клавиши <Esc> не исчезает, значит оно не
активизировано. Щелчок в пределах окна активизирует его.

Продолжайте поиск, нажимая комбинации <Shift + F4>.

Удерживая клавишу <Shift>, несколько раз нажмите клавишу F4. Табличный к урсор при этом
будет перемещаться от формулы к формуле.
Поиск по обрывкам данных
Для поиска записей, точное написание которых вы не помните, можно использовать
шаблоны. В словах-шаблонах кроме букв или цифр присутствуют специальные символы. Как
правило, это либо знак вопроса, либо звездочка.
Знак вопроса используется для замены одного неопределенного символа, звездочка, –
для замены группы символов.

Предположим, вы хотите в огромной таблице (базе данных) найти фамилию человека по


номеру его телефона. Но и номер вы толком не помните. Память сохранила только три легко
запоминающиеся цифры, к примеру, первую (2) и две последние (00). Кроме того, вы знаете, что
номер – число семизначное. Ситуация, как в крутом детективе, – в ваших руках лишь пара
маленьких зацепок.
В текстовом поле диалогового окна Найти и заменить. вместо неизвестных цифр наберите
вопросительные знаки. Предъявите Excel «фоторобот» разыскиваемого объекта, следующего
вида:
2-?? – ?? – 00
Получив эти указания, Excel поочередно отыщет все телефонные номера, начинающиеся
цифрами 2 и заканчивающиеся цифрами 00.
В некоторых случаях значительно удобнее вместо вопросительного знака использовать
звездочку. Случай с поиском по неполному телефонному номеру именно таковым и является.
Дайте Excel задание искать фрагмент вида:

2*00.

И не нужно теперь тонуть в море вопросительных знаков. Звездочку вы отыщите на


вспомогательной цифровой клавиатуре. Она там «подрабатывает» знаком умножения.
Объявляем «повселистный» розыск
Не получив особой команды, Excel будет осуществлять поиск только в пределах текущего
листа.

Поиск осуществляется только в пределах текущего листа.

Если вы хотите подвергнуть досмотру все листы рабочей книги, выделите их. Для этого
найдите внизу ярлычки листов (они в виде маленьких прямоугольников со словами «лист…»).

Щелкните правой, выберите опцию Выделить все листы.

После щелчка правой кнопкой ярлычка листа откроется контекстное меню, в котором следует
выбрать пункт Выделить все листы. Теперь вызывайте окно Найти и заменить, и руководите
поиском.
Как вернуться в покинутые края
Довольно часто на листах Excel набираются огромные таблицы, содержащие десятки тысяч
ячеек. Предположим, работу на сегодня вы закончили, но завтра вам снова придется вернуться в
эту же область большой таблицы. Довольно распространенная ситуация. Прежде, чем покинуть
участок таблицы, пометьте одну из ячеек.

Наберите, к примеру, «ъъ».


В русском языке нет слов, которые бы содержали два твердых знака, стоящие рядом. К тому
же клавиша с этой буквой находится в удобном месте клавиатуры.
Ну а как вернуться к ячейке, содержимое которой вам известно, вы, наверное, уже
догадываетесь. Чувствую, что я напрасно сейчас трачу силы и время, приводя ниже следующую
инструкцию.

Нажмите <Ctrl + А(F)> и наберите «ъъ».

Сочетание клавиш <Ctrl + А(F)> откроет диалоговое окно Найти и заменить. В поле задания
поиска введите с клавиатуры два твердых знака. Теперь <Enter>, – и вы на месте назначения.
Найти и заменить
Если вам посчастливилось найти клад, полянку с грибами, или затерявшуюся вещь, вы же не
пожелаете оставить находку без внимания. Вам захочется с ней что-то проделать!
Чаще всего найденное чем-то заменяют. К примеру, полянку с грибами заменяют полянкой с
пеньками. Засекреченный тайник с кладом, – рассекреченным тайником без клада.
Миссис Excel, учитывая высокий спрос на замену, обрела способность осуществлять оную в
автоматическом режиме.

Нажмите <Ctrl + А(F)> и щелкните имя вкладки Заменить.

В первое поле вводится фрагмент данных (текст, число, формула), который нужно найти, во
второе, – фрагмент, которым нужно заменить найденный.
Предположим, вы создали большое число таблиц, в которых ведется учет объемов продаж
(либо каких-то других «объемов») за первое половину текущего года. Но первое полугодие
благополучно истекло и вам теперь предстоит «общитывать» второе полугодие. Удобнее всего,
конечно же, новые таблицы создавать «по образу и подобию», то есть на основе старых. Это
позволит использовать готовые формулы, атрибуты форматирования и прочие «навороты» из
уже созданных таблиц.

Вам необходимо произвести замену названий месяцев.

Конечно же, можно пуститься в тяжкий труд, гонять курсор по таблицам, находить названия
месяцев, удалять их и вводить новые. Поступим, однако, рациональнее.

Нажмите <Ctrl + А> и щелкните имя вкладки Заменить.


В поле Найти: наберите Январь. В поле Заменить на: – Июль.

Если вы уверены, что замены нужно произвести во всех таблицах листа, щелкните
кнопку Заменить все.
Если вы хотите произвести замену во всех листах книги, предварительно выделите их и
завершите процедуру нажатием кнопки Заменить все.
Если же у вас нет такой глобальной уверенности в вашей правоте, не рубите с плеча. В начале
щелкните кнопку Найти, присмотритесь, и только убедившись в том, что замена уместна,
нажимайте кнопку Заменить.
Часто возникает необходимость осуществить замены только в части таблицы. Если этот
фрагмент выделить, а затем открыть и заставить поработать окно Найти и заменить, то поиск и
замена будут производиться только в пределах выделенного фрагмента.

Выделение сужает область поиска и замены.


Лояльность окна Найти и заменить
Откройте, к примеру, диалоговое окно Шрифт. Для этого нужно на главной вкладке в
области группы Шрифт щелкните стрелочку в правом нижнем углу.
Теперь попробуйте щелкнуть мышью за пределами окна Шрифт, то есть в области листа
электронной таблицы. Программа никак не отреагирует на ваш щелчок. Табличный курсор не
установится в ячейке.

Открытое окно запрещает работать на листе.

Многие диалоговые окна, стоит их только выпустить на свободу, стремятся сосредоточить


все внимание на себе, упорно не позволяя его рассеивать. В лучшем случае, они закрываются при
щелчке за их пределами.
Такой амбициозностью не страдает диалоговое окно Найти и заменить. Хоть оно и
диалоговое, но не обидится, если вы на время отвлечетесь от диалога с ним.
Не закрывая это окно, вы можете вносить изменения в документ. Это не только разумно со
стороны Excel, но даже вполне естественно. Ведь вкладка Заменить именно и предназначена для
того, чтобы вносить изменения в документ.
Если Excel «тормозит»
Окно Найти и заменить, выполняя свою несложную работу, может заставить программу
Excel здорово попотеть.

По умолчанию Excel производит пересчет по формулам таблицы, при каждом случае


внесения изменений в ячейки с аргументами.

Предположим, в нашей таблице мы с помощью окна Найти и заменить произвели замену в


ячейке В8. После этого автоматически произойдет пересчет суммы столбца В, суммы строки 8,
суммы столбца Итог, суммы строки Итог, а также процентных соотношений в строке 18. Как
видите, изменение, внесенное всего в одну ячейку, вызывает целый шквал пересчетов.
В таблицах очень больших размеров на выполнение пересчетов будет уходить ощутимое
время, и вам придется терпеть компьютерные задержки. Немедленный пересчет после каждого
единичного изменения чаще всего является излишним. В большинстве случаев пересчет лучше
производить после внесения всех изменений. Избавиться от упомянутых излишеств вы можете
по следующей схеме.

Формулы – Вычисления – Параметры вычислений – Вручную.

Следует открыть вкладку Формулы. В группе команд Вычисления необходимо щелкнуть


кнопку Параметры вычислений. В появившемся списке следует выбрать опцию Вручную.
Теперь вы можете внести серию изменений в ячейки таблицы, но пересчет произойдет только
при сохранении на диск, а результат будет соответствовать самым последним данным.
Пользователь не всегда уверен в том, что вносимые изменения обязательно потребуется
сохранить. В таком случае лучше произвести пересчет до сохранения, воспользовавшись
комбинацией клавиш <Shift + F9>.

Нажмите комбинацию <Shift + F9>.

Нажатие этой комбинации обеспечит разовый пересчет.


Удерживая нажатой клавишу <Shift>, нажмите клавишу<F9>. После этого произойдет
пересчет по формулам, в аргументы которых были внесены изменения.
Глава 16. Листаем книгу
Каждой таблице – отдельный лист!
Документ, создаваемый в Excel (файл) называется Рабочей книгой. Книги, как известно,
состоят из листов. Не является исключением и рабочая книга, создаваемая в Excel. Как правило,
листы рабочей книги как-то связаны между собой, что и является основанием для их
объединения в один документ. К примеру, если вы с помощью Excel ведете учет продаж для
нескольких торговых единиц, принадлежащих вам (или вашему хозяину), удобно и разумно
каждому из них отвести по одному электронному листу, а все эти листы объединить в одну
рабочую книгу.
Несмотря на огромные размеры листа, на нем, как правило, размещают не более одной
таблицы.
Так как число листов книги не ограничено, ничто не препятствует тому, чтобы каждую
таблицу заселить на отдельный (со всеми удобствами) лист.
Так как же листать рабочую книгу
По умолчанию Excel выделяет для каждой создаваемой рабочей книги один лист. Щелкая
плюсик, мы можем увеличить число листов. Один из ярлычков будет всегда выделен. Его цвет
совпадает с цветом экрана. Именно этот лист в данный момент отображается на экране.
Отображаемый на экране лист называют активным, текущим, или открытым.
Щелчок мыши любого невыделенного ярлычка приведет к смене текущего листа.
Если же вы вздумали полистать рабочую книгу в тот момент, когда ваши руки находятся над
клавиатурой, воспользуйтесь комбинацией клавиш <Ctrl + PgUp> и <Ctrl + PgDn>. Выбор второй
клавиши вполне логичен. Название этой клавиши происходит от английского слова «страница».
Но когда мы переворачиваем страницы в книге, мы листаем и листы. И не случайно в последних
двух словах один корень.
Как обустроить толстую рабочую книгу
Щелкните кнопку с плюсиком.

Эта кнопка находится внизу, на одном уровне в горизонтальной полосой прокрутки. Ели её
щелкнуть пять раз, то появятся пять новых листов.
Когда все ярлычки не вмещаются на полосе, естественно, отображаться будет только часть из
них. Вывести на обозрение невидимые можно с помощью кнопок прокрутки ярлычков, которые
появятся, как только хотя бы для одного из ярлыков не окажется места на полосе.

На левом краю полосы вы увидите две маленькие стрелочки.

Щелчок стрелочки смещает ряд ярлычков на одну позицию влево или вправо. Если ряд
ярлычков отодвинулся до упора, одна из кнопок перестает быть активной.
Предположим книга стала чрезмерно толстой. Избавиться от избыточного веса в Excel
довольно легко.

Щелкните правой и выберите Удалить.

Щелкнуть правой кнопкой мыши следует ярлычок листа. После этого появится контекстное
меню, в котором следует выбрать опцию Удалить.
Как переименовать лист
Стандартные имена листов не являются именами собственными. Это все равно, что собаке
дать имя Собака. Разумно назначить листам имена со смысловой нагрузкой, которая бы
сообщала о том, какая информация в нем содержится.

Щелкните правой и выберите Переименовать.

Правой кнопкой следует щелкнуть ярлычок листа. Гибнущее прежнее имя на ярлычке
окажется в траурной черноте. Теперь просто набирайте с клавиатуры новое имя.
Увы, ярлычки листов не те объекты, на которых можно выписывать имена, напоминающие
повествование. Старайтесь выбирать как можно более короткие имена!
Перемещение и упорядочение листов
У вас может возникнуть необходимость изменить порядок следования листов в книге.

Установите указатель мыши на ярлычке и нажмите левую.

После того, как вы установите указатель мыши на ярлычке и нажмете левую кнопку мыши,
на кончике указателя появится пиктограмма листка. Теперь тащите влево или вправо.
Черненькая стрелочка будет сопровождать ваше перемещение, указывая на возможные варианты
новых мест обитания листа.

Если вам нужно скопировать лист, удерживайте клавишу <Ctrl>.

На пиктограмме сопровождающего листка при этом появится знак «+».


Эту же задачу можно решить, вызвав щелчком правой кнопки контекстное меню ярлычка.

Выберите в контекстном меню Переименовать или Скопировать.

Появится одноименное диалоговое окно. Используйте это окно в том случае, когда нужно
переместить лист в другую книгу.

Перемещаться будет лист, ярлычок которого вы щелкнули правой кнопкой, вызывая


контекстное меню. В диалоговом окне Переместить или скопировать вы должны указать книгу,
в которую нужно переместить или скопировать лист, и указать лист в принимающей книге, перед
которым появится копируемый или перемещаемый лист. Чтобы указать книгу, нужно щелкнуть
стрелочку. Выбор опции Новая книга означает желание создать новый (а значит пустой пока
еще) документ и вставить в него лист из текущей книги.
Как сразу отобразить листы разных книг
Вам уже приходилось разбивать окно документа на несколько подокон и просматривать в них
различные области одного листа.
Сейчас рассмотрим возможность одновременно просматривать листы разных книг.
Должны быть открыты, как минимум две книги. Если в данный момент открыта книга с
нашей таблицей, выберите Файл – Создать. Щелкните макет Пустая книга. Откроется новая
книга под именем Книга 1.

На вкладке Вид, в группе Окно щелкните кнопку Упорядочить все.

Появится диалоговое окно (по размеру оно и на форточку не тянет) Расположение окон. По
умолчанию метка контроля устанавливается в первой позиции. Нажмите ОК и посмотрите, что
значит Рядом. Снова выберите команду Окно – Упорядочить всё. Установите метку контроля в
другой позиции… Поиграйте с окнами.
Щелкая ярлычки в каждом из подокон, вы сможете просматривать другие листы книги.
Активным (текущим) может быть только одно из окон. Чтобы перейти в другое окно,
щелкните в его владениях мышью.
И так у нас на экране две половинки двух листов различных книг. Мы выполнили работу с
этими половинками, теперь каждому листу необходимо вернуть полноэкранный вид.
Когда ширина окна уменьшиться вдвое, вдвое уменьшиться и длина ленты вкладок. Места
станет мало. Из-за этого в группах вкладок произойдут изменения. В частности, в нашем случае
во вкладке Вид группа Окно минимизируется до уровня кнопки. На вкладке Вид появится
кнопка-меню Окно со стрелочкой. Если щелкнуть эту стрелочку, станет доступна
опция Упорядочить все. Вот эту опцию и следует щелкнуть, предварительно свернув одно
полуокно. Не забывайте про кнопку ОК.

Чтобы избавиться от половинчатости, следует оставить открытым один документ, и


выбрать Вид – Окно – Упорядочить все.

Если вы просто позакрываете оба окна, то потом откроете документ и начнете работать… В
минимизированном состоянии окно будет занимать только половину экрана. А это –
значительные неудобства.
Если же будет открыто более одного документа, команду Упорядочить все Excel воспримет
как призыв к наведению порядка, установлению справедливости. А потому предоставит каждому
документу его законную долю площади экрана.
Если же оставить открытым только один документ, команда никак не сможет выполнять свою
прежнюю функцию. Не с «кем» делить окно. В этом случае команда Упорядочить все также
наведет порядок, но в другом направлении. Будет восстановлен нормальный размер окна.
Перетаскивание листов из книги в книгу
Представьте, вы вырываете лист из книги, которую сейчас читаете, и пытаетесь пристроить
его (со смыслом) в школьный учебник по математике!? Нелепей ничего не придумаешь!
Но в «стране чудес» Excel подобный прием – обычная, вполне штатная операция. В какой-то
книге может находиться лист с содержимым, очень похожим на то, чем вы намерены напичкать
лист в другой книге. Скопировав этот лист, вы избавите себя от труда заполнять лист с нуля.
Достаточно будет лишь внести исправления или добавления в скопированный лист.
Должны быть открыты, как минимум две книги. Если в данный момент открыта книга с
нашей таблицей, выберите Файл – Создать. Щелкните макет Пустая книга. Откроется новая
книга под именем Книга 1.

На вкладке Вид, в группе Окно щелкните кнопку Упорядочить все.

Установите метку контроля в какой-либо из позиций (кроме каскада), убедитесь, что снят
флажок Только окна текущей книги, и нажмите ОК.

Ярлычок листа одной книги перетащите в другую.

Наведите указатель мыши на ярлычок, нажмите левую кнопку и тащите ярлычок к полосе
ярлычков в другой книге. К имени листа добавится цифра «2» в скобках.
Чтобы выполнить копирование, эти же действия сопровождайте удержанием в нажатом
состоянии клавиши <Ctrl>.
Создание итоговой таблицы
И того!
?
И того!?
???
Что, нет в строю!?
?????
Вот разгильдяй…, а ведь больше всех заработал.
И так, выбор невелик: либо вы их…, либо они вас… Не подумайте только, что речь идет о
каких-то криминальных разборках. Все ближе и понятнее:

либо вы подводите итоги, либо итоги подводят вас.

Иными словами, если не хотите, чтобы итоги подводили вас, почаще подводите их.
Решительнее перехватывайте инициативу.
Предположим, на вас лежит финансовая отчетность за работу десяти однотипных торговых
единиц. В вашей рабочей книге десять листов. На каждом – таблица учета сумм продаж в одном
из магазинов. В каждой таблице есть ячейка с формулой подсчета итоговой суммы продаж за
полугодие по всем видам товаров. Но этого мало. Вы хотите знать итоговою сумму продаж для
всех магазинов. Казалось бы, что может быть проще – взять, да и пройтись с калькулятором по
листам рабочей книги, все аккуратно просуммировать…
Оказывается, еще проще, – поручить Excel поддерживать итоговую таблицу.
Продемонстрировать возможность создания итоговой таблицы лучше всего на простейшем
примере.
Откройте книгу «Таблица». Сейчас в ней один лист с нашей рабочей таблицей. Скопируйте
лист с таблицей на новый лист. (Наведите указатель мыши на ярлык листа с таблицей, нажмите
левую кнопку и, удерживая нажатой клавишу <Ctrl>, немного сместитесь вправо.)
Появится Лист1(2).
Теперь в вашей книге два листа с таблицей. Еще раз щелкните кнопку с плюсиком. Появится
пустой лист.

1. Измените имя пустого листа, назвав его «Итог».

На этом листе мы сейчас создадим формулу, для подсчета итоговых сумм продаж по
итоговым данным продаж в двух магазинах, взятым из двух таблиц. Здесь нет оснований для
особых мудрствований – итоговая сумма продаж – есть результат элементарного
арифметического сложения сумм продаж по всем товарам за полугодие в двух торговых
единицах.
Предположим, листам с таблицами присвоены имена «Магазин1» и «Магазин 2».

2. Откройте лист «Итог».

3. Поместите табличный курсор, в ячейку В2.

В эту ячейку будет записана формула для вычисления итоговой суммы. Хотя в принципе
может быть выбрана любая ячейка.

4. Выберите Формулы – ∑Автосумма.


5. Щелкните ярлычок листа «Магазин1».

Как только вы это сделаете, в строке формул, в скобках, после слова СУММ появится имя
листа, сообщающее формуле суммирования о том, что значение первого слагаемого будет взято
из таблицы листа «Киоск1».

6. В таблице листа «Магазин1» щелкните ячейку H16, с итоговой суммой.

Это действие сообщит формуле о том, что первое слагаемое будет взято из итоговой ячейки
листа «Магазин1».

7. Щелкните правее Н16 и наберите с клавиатуры точку с запятой.

Щелкнуть можно в строке формул в поле аргумента формулы для того, чтобы установить
мигающий курсор в нужном месте. Но можно поместить табличный курсор правее ячейки Н16 и
набрать с клавиатуры точку с запятой. Результат будет одинаков.
Точка с запятой даст понять программе о том, что следующее слагаемое будет взято из
таблицы другого листа.

8. Щелкните ярлычок листа «Магазин2».

После щелчка в формуле появится запись, сообщающая о том, что второе значение будет
взято из таблицы листа «Магазин2».

9. В таблице щелкните ячейку H16, с итоговой суммой.

Щелкните кнопку Ввод в строке формул либо нажмите <Enter>. В ячейке В2 листа
«Итог» появится число, равное сумме продаж за полугодиев двух магазинах.
И так, у нас получилась итоговая таблица, состоящая всего из одной ячейки с формулой.
Можете немного обогатить эту простейшую таблицу, придумав и набрав название.
Теперь, как только изменится значение итоговой суммы в любом из магазинов, и эти
изменения будут отражены в таблицах, в соответствующей ячейке листа «Итог» также
произойдут изменения.
Если вы отработали тему создания итоговой таблицы, закройте книгу «Таблица» без
сохранения изменений. Эта книга нам еще понадобится в своем первозданном виде.

10. Чтобы подключить в итоговый расчет третий магазин, еще раз выполните пункты 7,
8, 9.

Надеюсь, вы догадываетесь, что в пункте «8» вместо «Магазин 2» нужно поставить


«Магазин 3». И так хоть до бесконечности. «Бесконечность» должна заканчиваться щелчком
кнопки Ввод в строке формул.
Таким же способом можно разместить на листе «Итог» и другие ячейки с формулами
суммирования других данных, взятых из разных листов.
Глава 17. Диаграммы
Общие сведения
Из школьного курса у вас должно остаться некоторое представление о том, что такое график.
К этому представлению следует добавить, что график – это разновидность диаграммы. Ну вот
видите, теперь у вас уже есть некоторое представление и о том, что такое диаграмма.
Диаграммы необходимы не только как своеобразная декорация, позволяющая эффектно
украсить ваш отчет, таблицу или статью. Наглядность – вот основное практическое достоинство
этой формы представления данных. Взглянув на диаграмму, можно увидеть особенности,
тенденции, связи, которые трудно уловить в табличные чаще цифры.
К примеру, вы владеете несколькими однотипными торговыми единицами, но кроме них, еще
и не дюжинным умением работать с Excel. Так вот вы однажды взяли, да и построили для
каждого вида товаров кривую зависимости сумм продаж от времени года. Просматривая
диаграммы, замечаете, что спрос на товары для женщин возрастает по весне и держится на
высоком уровне до осени. С товарами для детей происходит обратное явление – по осени спрос
увеличивается и держится высоким до весны. Из этого нетрудно сделать конкретные
практические выводы, открывающие возможность заметно повысить прибыльность торговли.
Для построения диаграммы необходимы, как минимум два ряда данных.

Посмотрите на нашу таблицу.


Предположим, к примеру, строится диаграмма для товара с условным наименованием «д».
При этом на горизонтальной оси откладываются названия (номера) месяцев, а на вертикальной –
выручка для каждого месяца.
Предположим, точка на горизонтальной оси, отстоящая от начала координат на 1 сантиметр,
соответствует январю. Точка, отстоящая от начала координат на 2 сантиметра, соответствует
февралю.
1 см. – январь
2 см. – февраль
3 см. – март

Для вертикальной оси данные будем брать из строки под номером 9, соответствующие товару
с условным наименование «д».
Представьте, что мы откладываем занесенные в строку цифры в миллиметрах на
миллиметровке.
58 мм. от начала координат – цифра, говорящая о выручке от продажи товара «д» за январь.
36 мм. от начала координат – цифра, говорящая о выручке от продажи товара «д» за февраль.
58 мм. – выручка за январь
36 мм. – выручка за февраль
89 мм. – выручка за март
41 мм. – выручка за апрель

Далее, от каждой из этих точек проводится линия, перпендикулярная к оси, на которой эта
точка находятся.
К примеру, от горизонтальной оси от точки, соответствующей марту проводится
вертикальная линия.
От вертикальной оси от точки, соответствующей выручке за март, проводится горизонтальная
линия.
Пересечение этих перпендикуляров и даст одну точку диаграммы.
Таких точек всего будет шесть. Эти точки соединяются прямыми отрезками. Диаграмма
готова. Эта диаграмма наглядно показывает в какие месяцы спрос на товар «д» был большим, а в
какие меньшим.
Таким же способом строятся диаграммы и для других товаров.

Эти диаграммы покажут распределение сумм продаж по месяцам полугодия для


фиксированного вида товара.

Возможен и второй вариант диаграмм, строящихся на основе нашей таблицы.


Для месяца январь строится одна диаграмма. При этом на горизонтальной оси откладываются
условные наименования товаров, а на вертикальной – выручка для каждого вида товара за январь
(данные из столбца В).
Для месяца февраль строится другая диаграмма. При этом на горизонтальной оси, опять же
откладываются условные наименования товаров, а на вертикальной – выручка для каждого вида
товара за февраль (данные из столбца С).

Такая диаграмма показывает зависимость сумм продаж от вида товара, за какой-то


месяц.

В диаграмме один ряд олицетворяет независимую переменную. В рамках нашего примера:


в первом варианте – это названия месяцев, во втором – виды товаров. Независимая переменная
откладывается по горизонтальной оси. Эту ось обычно обозначают через X и называют осью
категорий.
Второй ряд содержит зависимые значения.
В рамках нашего примера – это суммы продаж: в одном случае – для фиксированного товара,
но в разные месяцы, в другом – за фиксированный месяц, но для разных товаров. В первом
случае независимой переменной являются месяцы, во втором – наименования товаров. Функция
– суммы продаж, как в первом, так и во втором случае.
Зависимые значения откладываются по вертикальной оси, которую обозначают через Y и
называют осью значений.
Построение диаграмм. Активизация. Удаление
Объектом, в качестве приложения возьмем нашу таблицу. И так, приступим к построению
диаграммы.

Выделите в девятой строке диапазон из семи ячеек (А9:G9).

Построим диаграмму, к примеру, на основе данных строки с номером 9, соответствующие


товару с условным наименованием «д».

Вставка – Диаграммы – Рекомендуемые диаграммы.

На левой половине ленты вкладки Вставка расположена группа Диаграммы. В этой группе
следует щелкнуть большую кнопку Рекомендуемые диаграммы.
После этого откроется окно Вставка диаграммы. В левой части окна отображается набор
рекомендуемых диаграмм. В большом окне отображается та диаграмма, которую Excel в первую
очередь рекомендует для выделенных данных.
Такая диаграмма называется Гистограммой. Гистограмма – это диаграмма, на которой
данные отображены с помощью столбиков. Следует согласиться, что гистограмма наилучшим
образом подходит для отображения предложенных Excel данных.
К примеру, сравним с диаграммой Линия. Выберите эту диаграммы в наборе и щелкните.
После щелчка она отобразится на большом экране. Диаграмму Линия разумно применять, если
имеется непрерывная зависимость функции (значений) от аргумента(категорий). Например, для
зависимости тригонометрической функции (синуса или косинуса) от угла. В нашем же случае
зависимость дискретная, то есть ступенчатая.
Щелкните в наборе рекомендуемых диаграмм уже известную истории гистограмму. Она
вернется на большой экран.
Если шесть ячеек девятой строки по-прежнему выделены, щелкните кнопку ОК в окне
рекомендованных диаграмм.
После появления диаграммы строка данных, на основе которых построена диаграмма будет
обрамлена.

Щелчок вне диаграммы сделает ее неактивной

Excel после этого щелчка снова повернется к вам лицом. Неактивная диаграмма лишена
маркеров. Это такие кружки по углам и в середине сторон рамки. А еще их называют ручками.

Щелчок внутри диаграммы около линии рамки активизирует ее.

Около правого верхнего угла появятся три кнопки. Пройдитесь указателем мыши по ним,
организуйте первое знакомство.
Активизированная диаграмма приводит к активизации специальной вкладки. На ленте
вкладок, немного правее середины, появится новая вкладка под названием Работа с
диаграммами. У этой вкладки два менеджера: Конструктор и Формат.
Здесь стоит напомнить читателю, что мы выделили в девятой строке диапазон из семи ячеек
(A9:G9). Таким образом, был условно зафиксирован вид товара. Как видите, в диаграмме указано
это наименование: под верхней рамкой стоит буква «д».

По горизонтальной оси отложены номера месяцев, от 1 до 6.


По вертикальной оси – выручка, соответствующие этим месяцам.

Присмотримся к нашей первой диаграмме. Что на ней можно увидеть? К примеру, мы можем
увидеть, на какую сумму было продано товаров за март, или за май, или за июнь.

Щелкните диаграмму правой, и выберите Вырезать.

Правой кнопкой мыши щелкните диаграмму внутри рамки, но не далеко от какой-либо


стороны. Когда в этом месте окажется указатель мыши, должна появиться подсказка Область
диаграммы. В появившемся контекстном меню выберите пункт Вырезать.
Если в таблице выделить диапазоны в нескольких строках, будут построены несколько
наборов столбиков в пределах одной диаграммы. Наборы столбиков будут иметь разные цвета.
Немаловажная деталь – данные рабочей таблицы, на основе которых построена диаграмма,
динамически связаны с этой диаграммой. Стоит изменить хотя бы одну цифру в
соответствующих ячейках, Excel автоматически перестроит диаграмму, отражая в ней эти
изменения.
Выделите в нашей таблице диапазон ячеек D6:D15. Этот диапазон соответствует столбцу со
значениями сумм продаж за март. Осуществляя выделение, вы «по ошибке» не включили ячейку
с названием месяца.

Щелкните кнопку Рекомендуемые диаграммы.


Напомню, что кнопка находится в группе команд Диаграммы вкладки Вставка. В
появившейся диаграмме под верхней рамкой будут слова Название диаграммы.
А теперь выделите диапазон, включив название месяца. Закажите диаграмму и оцените
изменения.
Области диаграммы
Выделите в нашей таблице, к примеру, ячейки строки номер 9, соответствующие товару с
условным наименованием «д».

Вставка – Диаграммы – Рекомендуемые диаграммы.

На левой половине ленты вкладки Вставка расположена группа Диаграммы. В этой группе
следует щелкнуть большую кнопку Рекомендуемые диаграммы.
После этого откроется окно Вставка диаграммы. В левой части окна отображается набор
рекомендуемых диаграмм. В большом окне отображается та диаграмма, которую Excel в первую
очередь рекомендует для выделенных данных.
В открывшемся окне щелкните ОК. В результате этих действий на листе появилась
диаграмма типа гистограмма. Напомню, что гистограмма – это диаграмма, в которой значения
вертикальной оси (Ось значений) отображаются столбиками.

Щелкните в середине диаграммы.

Этим щелчком вы установите обрамление Области построения. Если вы наведете указатель


мыши на эту область, появится соответствующая подсказка. Если указатель мыши окажется за
пределами области построения, но в пределах диаграммы, появится подсказка Область
диаграммы.
Если навести указатель мыши на вертикальную линию, появится подсказка Вертикальная ось
(значений) – основные линии сетки.
Щелчок мышью в области диаграммы, уберет обрамление области построения.

Щелкните правой в области построения.

После щелчка откроется контекстное меню. Изучите и опробуйте опции этого меню. Это
лучше любых инструкций. Лучше один раз увидеть, чем семь раз прочитать. Во зможно вы
необратимо изуродуете диаграмму. Тогда щелкните правой в области диаграммы и
выберите Вырезать. Или закройте документ без сохранения.
После этого вам следует снова повторить все действия, которые приведут к появлению той же
диаграммы, но совсем свеженькой.

Щелкните правой в области диаграммы.

Вы не промахнетесь, если щелкните внутри диаграммы, но вблизи линии рамки.


Исследуйте методом проб и ошибок опции этого меню.
Перемещение и изменение размера диаграммы
Выделите в какой – либо строке (или столбце) таблицы диапазон рабочих ячеек, к примеру,
диапазон с координатами А6:G6, расположенный в строке под номером 6 и соответствующий
товару «а».
Чтобы что-то проделать с диаграммой, ее необходимо активизировать. Для этого достаточно
щелкнуть мышью в области диаграммы (перед щелчком около указателя должна появиться
подсказка Область диаграммы). Рамка активизированного графического объекта оснащена
маркерами. Это такие квадратики, которые еще называют ручками. Только что созданная
диаграмма активна изначально. Для перемещения диаграммы выполните следующие действия.

Установите указатель мыши в область диаграммы, нажмите левую кнопку и тащите.

Прибыв в нужное место, отпустите кнопку мыши. Маркеры позволяют изменять размер и
форму диаграммы.

Поместите указатель мыши на маркер. Указатель примет вид двунаправленной


стрелки. Нажмите левую кнопку и тащите.

Перемещать можно как границу, так и угол. Перемещение угла приводит к изменению
размера диаграммы в двух направлениях.

Удерживая <Ctrl>, вы удвоите результативность.

При удержании в нажатом состоянии клавиши <Ctrl>, дополнительно будет смещаться и


противоположный маркер. Если вы мышью удаляете от центра правый верхний угол, то левый
нижний также будет удаляться от центра.
Подобное явление будет наблюдаться и если вы уцепились мышью за маркер стороны рамки.
Таким же способом можно изменять площадь области построения. Для того, чтобы выйти из
режима обслуживания диаграммы и вернуться к таблицам, достаточно щелкнуть вне диаграммы.
Элементы диаграммы
Предположим диаграмма на листе рабочей книги. Если она активизирована, то около правого
верхнего угла должны появиться три кнопки. Верхняя с крестиком. Наведите на неё указатель
мыши, появится подсказка Элементы диаграммы.

Щёлкните кнопку с крестиком.

После щелчка появится список с набором опций, оснащенных окошками, в которых щелчком
мыши устанавливаются или из них убираются метки контроля (птички). В трех окошках
установлены метки.
Если вы уберете метку контроля Оси, исчезнут цифры, которые находились вдоль
вертикальной и горизонтальной оси.
Если убрать метку Название, исчезнет название таблицы.
Если убрать метку Сетка, исчезнут горизонтальные линии.

Щелчок мыши в других окошках, установит метку контроля.


Если установить метку контроля Название осей, около вертикальной и горизонтальной оси
появятся текстовые поля, в которые можно ввести название оси.
Если установить метку Подписи данных над столбиками появятся цифры, которые укажут,
какому значению на вертикальной оси соответствует высота столбика. Без этих цифр вы можете
только приблизительно визуально определить значение.
Что изменится при установке метки Таблица данных установите самостоятельно.
Стили и цвет
Около правого верхнего угла диаграммы разместились три кнопки. Кнопка под крестиком
(вторая сверху) называется Стили диаграмм. Щелкните её. Появится набор различных способов
отображения столбиков. Здесь же вы можете выбрать цвет окрашивания столбиков.
Кнопка Конструктор. Форматы
Активизированная диаграмма приводит к активизации специальной вкладки. На ленте
вкладок, немного правее середины, появится новая вкладка под названием Работа с
диаграммами. У этой вкладки два менеджера: Конструктор и Формат.

Щелкните кнопку Конструктор.

После щелчка на ленте появится набор вариантов конструирования диаграммы. Это перечень
стилей. На правом краю есть стрелочка с черточкой. Если её щелкнуть, выпадет полный
перечень стилей.
Наведите указатель на какой-либо из стилей. Обратите внимание какие изменения
произойдут в теле диаграммы.
Если вас устраивает какой-то из вариантов, щелкните. Щелчок закрепит этот вариант на
диаграмме.

Щелкните кнопку Форматы.

Развернется лента инструментов форматирования. С этой ленты, к примеру, вы можете


вставлять в диаграмму фигуры из очень большого перечня.

Щелкните стрелочку с чертой в группе Вставка фигур.

Откроется большой набор фигур. Для того, чтобы вставить фигуру в диаграмму,
первоначально её необходимо щелкнуть. Указатель мыши примет вид креста. Этот
видоизменившийся указатель необходимо переместить туда, где вы хотите поместить фигуру, и
щелкнуть.
Выводить на печать только диаграммы
Иногда возникает необходимость распечатать только диаграмму, или несколько диаграмм. К
примеру, вы хотите сослаться на диаграмму в своем устном докладе, или использовать ее как
убеждающий аргумент во время переговоров или иного вида деловой встречи.

Выделите диаграмму и выберите команду Файл – Печать.


Теперь в диалоговом окне Печать в окне предварительного просмотра окажется выделенная
диаграмма.
Даже распечатывая только диаграмму, не забывайте о необходимости предварительного
просмотра.

Щелкните кнопку Печать.

В результате будет распечатана только выделенная диаграмма.


Глава 18. База данных
Первое знакомство
Что же такое база данных? Наверное, вы не раз встречали в продукции средств массовой
информации это загадочное сочетание двух, не слишком ходовых в разговорной речи, слов.
Сейчас мы снимем с них покров таинственности, и вы увидите, что пресловутая база данных –
это всего лишь рабочая таблица.
Таблицы, именуемые базой данных, имеют схожую и весьма характерную для всех их
структуру. Каждая строка (кроме строки заголовков), как правило, начинается фамилией
человека (либо названием объекта), и содержит сведения об этом человеке (объекте): фамилию,
имя, отчество, год рождения, адрес проживания, почтовый индекс, телефон, специальность,
место работы и т. д. Досье на сотрудников – одна из разновидностей базы данных. В базах
данных, в отличие от финансовых таблиц, редко присутствуют ячейки с формулами.
Вообще-то, стоит довести до вашего сведения, что самым распространенным частным
вариантом базы данных является бухгалтерская ведомость начисления заработной платы.
Ведомость представляет собой гибридный тип рабочей таблицы, содержащей как признаки базы
данных, так и признаки учетно-финансовой рабочей таблицы. Ведомость – прапрапрабабушка
рабочих таблиц обоего типа, применявшаяся на практике уже в Древнем Египте. Правда,
историки до сих пор спорят о том, какая из версий Excel использовалась египетскими прорабами
при строительстве Великих пирамид.
Впрочем, не пора ли перейти от Великих пирамид к маленьким таблицам. На рис. 20.1.
изображена простенькая таблица, содержащая минимум сведений о некой группе людей:
фамилию, инициалы и адрес проживания.

Рис. 20.1. Простейшая база данных


Однако по характерным признакам, присущим как большим, так и маленьким таблицам этого
типа, она вполне заслуживает высокого права именоваться базой данных.

Скопируйте эту таблицу и поместите копию на втором листе книги.

Напомню, что в этой книге на первом листе находится хорошо знакомая нам таблица. Когда
будите вставлять, щелкните правой ячейку В4. Эта ячейка будет первой угловой ячейкой базы
банных. Эта деталь обеспечит полную синхронизацию действий, а значит максимальный уровень
взаимопонимания.
Напомню, что для внесения и редактирования текста в ячейке, необходимо поместить в нее
указатель мыши в виде белого креста и дважды щелкнуть.
Сохраните таблицу под именем База. Не трудно увидеть, что создание таблицы,
изображенной на рис. 20.1. начиналось с заполнения строки заголовков столбцов.

Столбец в базе данных называется Полем.


Заголовки столбцов называются Именами полей.

В нашей таблице ячейки со словами: фамилия, инициалы, город улица, дом… – это имена
полей, а простирающиеся под ними столбцы, и есть сами поля. В ячейках фиксированного поля
содержится информация одного сорта, к примеру, только фамилии, или только инициалы.

Данные, занесенные в строки базы данных, называются Записями.

В отличие от поля, запись состоит из разнородных данных, но все они относится строго к
одному объекту. К примеру, в нашей таблице первая запись относится к объекту (точнее
субъекту) Овсяник Е. П.
Поиск записей путем фильтрации
Существуют базы данных, содержащие тысячи и даже десятки тысяч записей. Отыскать в
такой таблице нужную информацию простым просмотром очень трудно. Можно конечно же
воспользоваться услугами диалогового окна Найти и заменить. Однако в базе данных удобно
производить поиск с помощью диалогового окна Расширенный фильтр.
После фильтрации останутся только несколько записей (строк).

И это будут именно те строки, информация из которых вас в данный момент интересует.
Выделите ячейку в той таблице, в которой будет производится поиск путем фильтрации.

Выберите Данные – Сортировка и фильтр – Дополнительно.

Во вкладке Данные имеется группа команд Сортировка и фильтр. В этой группе есть
кнопка Дополнительно. Если её щелкнуть, откроется окно Расширенный фильтр. Поиск с
помощью этого окна осуществляется путем фильтрации. Если установлена метка
контроля фильтровать список на месте, в огромной исходной таблице останутся только те
элементы, которые близки по соответствию выбранной строке или столбцу. Причем совпадение
не обязательно должно быть полным.
Если, к примеру, это строка, то наиболее весомыми критериями отбора будут данные в
первых ячейках строки.
Если установить метку скопировать результаты в другое место, тут же активизируется
опция Поместить результат в диапазон. До этого момента эта опция была бледной,
безжизненной.
Вы должны указать диапазон ячеек, в который следует поместить то, что останется от
огромной таблица. В этом варианте таблица остается невредимой.
Критерием поиска чаще всего бывает строка, либо две-три строки. Предположим это две
строки.
Предварительно необходимо скопировать строку заголовков столбцов с двумя ближайшими
строчками. Выделить и щелкнуть правой… затем нужно вставить где-то вне исходной таблицы.
В первых ячейках строк набрать то, что следует считать критерием отбора. Это может быть, к
примеру, наименование товара (шоколад), либо группы товаров (кондитерские изделия).
В поле Исходный диапазон следует ввести координаты первой и последней ячейки нашей
огромной таблицы.
В поле Диапазон условий необходимо ввести диапазон ячеек, соответствующий двум строкам,
которые мы заполнили данными, выступающими в роли критерия отбора.
Сортировка записей
Отсортировать записи в базе данных, значит расположить их в определенном порядке.
Существует два типа упорядочения.

По возрастанию, при котором числа располагаются в порядке увеличения, а текст в


алфавитном порядке (от А до Я и от A до Z).
По убыванию, от наибольшего к наименьшему и в обратном алфавитном порядке (от Я
до А и от Z до А).

Теперь отсортируйте данные нашей базы.

Установите табличный курсор в любой ячейке базы и выберите команду Данные –


Сортировка.

Excel выделит всю таблицу кроме строки заголовков и откроет диалоговое окно Сортировка.

В области Сортировать по щелкните стрелочку выберите ключевое поле.

Эта область в самом верху под словом Столбец. Ключевое поле – это столбец, данные
которого будут подвергнуты сортировке. Выберите, к примеру, поле Фамилия. Это значит, что
сортировке подвергнуться данные в столбце Фамилия.
В поле Порядок записано от А до Я. Это означает, что по умолчанию, фамилии в столбце
будут расположены в алфавитном порядке по возрастанию, то есть от «А» до «Я». За фамилиями
перестроятся и соответствующие им записи (строки). Каждая фамилия перетащит за собой в
новое место всю, соответствующую ей строку.
После щелчка ОК, фамилии выстроятся в алфавитном порядке. Если же вы установите
переключатель По убыванию, фамилии будут отсортированы в порядке, обратном алфавитному.
Если вы щелкните стрелочку, и выберите порядок от «Я» до «А», фамилии выстроятся
соответствующим образом.
В нашей таблице фамилия Иванов встречается несколько раз. Всех Ивановых можно
дополнительно рассортировать по инициалам. Для этого необходимо.

Щелкнуть кнопку Добавить уровень.

После этого в области Затем по, в списке ключевых полей выберите поле Иниц.
После щелчка ОК все Ивановы перестроятся так, чтобы их инициалы разместились в
алфавитном порядке. При этом решающее значение будет иметь первая буква в инициалах. Если
же, к примеру фамилия Иванов К.?. будет встречаться много раз (в очень больших таблицах
подобное возможно), то нужно щелкнуть еще раз кнопку Добавить уровень. Это позволит
рассортировать Ивановых К. по отчеству.
Чтобы удалить уровень, следует щелкнуть соответствующую кнопку.

Щелкните Параметры и установите метку контроля.

По умолчанию стоит метко контроля Сортировать Строки диапазона. Это несколько


неудачная запись, которая может ввести в заблуждение. Сортируются в этом случае данные в
столбцах.
Если же установить метку контроля Сортировать Столбцы диапазона, то сортировке
подвергнутся данные в строке. Если выбрано от А до Я, то слова расположатся в алфавитном
порядке, а цифры по возрастанию.
Использование автофильтра
Автофильтр позволяет отобразить только выбранную часть записей, спрятав остальные,
ненужные вам в этот момент. Напомню, что запись составляют данные ячеек строки.
Предположим, в нашей базе данных названия города в столбцах адресов расположены в
алфавитном порядке. Вам же на этот час нужно поработать только с записями, относящимися к
лицам, проживающим в городе Минск. Устанавливаем курсор в одной из ячеек таблицы.

Выбираем команду Данные – Фильтр.

После этой команды над ячейками с заголовками столбцов появятся кнопки со стрелками.
Повторный выбор этой команды отключает автофильтр.

Щелкните стрелочку в поле Город и выберите Минск.

В списке, который откроется после щелчка стрелочки, по умолчанию все опции с метками
контроля. Нужно убрать метку Выделить всё. После этого исчезнут все метки. Теперь нужно
установить метку около опции Минск.
В таблице останутся только записи (строки), относящиеся к лицам, проживающим в городе
Минске.
Когда же вы захотите восстановить таблицу, выберите после щелчка стрелочки Выделить
всё. Эта опция, как правило, в самом верху списка.
Фильтрация и сортировка через контекстное меню
Порою очень удобно пользоваться контекстным (целевым) меню. Щелкните правой кнопкой
любую ячейку. В открывшемся меню вы обнаружите опцию Сортировка. Если навести на нее
указатель мыши, то появятся два возможных варианта, о смысле которых вы уже хорошо знаете.
Если вы выделите данные в столбце, а затем выберите один из вариантов, к примеру, по
возрастанию, соответствующим образом перестроятся строки.
Теперь обратите внимание на опцию Фильтр. Как только вы наведете указатель на эту
опцию, справа появится список вариантов.
Уточним, что такое фильтр в Excel. Как и всякий фильтр, он фильтрует, только фильтрует
информацию. То есть что-то пропускает, а что-то не пропускает, в соответствии с заданным
критерием.
Если вы выберите критерий Фильтр по цвету выделенной ячейки, то в таблице останутся
только те строки, цвет которых совпадает с цветом выделенной ячейки.
При этом помните, что сравниваются данные только ячеек столбца, в котором находится
выделенная ячейка. Ячейка с таким же цветом в другом столбце на результат не повлияет.
Данные из списка
Иногда удобно в таблицу заносить данные из заранее заготовленного списка. К примеру, в
большом коллективе есть много людей, которые занимают одинаковые должности. При
составлении бухгалтерских таблиц приходится против разных фамилий ставить часто
повторяющиеся должности: слесарь, токарь, электрик, сварщик, бригадир, мастер.

В этом случае можно составить небольшой список, и брать из него…


Данные из небольшого списка вставляются во многие места большой таблицы. На втором
листе нашей таблицы есть некий упрощенный образец базы данных.
В столбце, идущем сразу за столбцом с номерами квартир планируем заносить должности
работников. Где-нибудь вне базы из названий должностей сформируйте столбик.

Установите курсор в ячейке, где должно появиться данное из списка.

В нашем случае это должности. Курсор необходимо установить в первой ячейке столбца,
который следует озаглавить словом Должности.

Данные – Работа с данными – Проверка вводимых данных – Список.

Чуть правее середины ленты вкладки Данные находится группа Работа с данными. В области
этой группы есть малоприметная кнопка Проверка вводимых данных. После щелчка этой кнопки
откроется диалоговое окно Проверка вводимых значений. В этом окне, в области Условие
проверки (тип данных)необходимо щелкнуть стрелочку, и в списке выбрать опцию Список.
После этого необходимо щелкнуть кнопку минимизации на правой стороне окна Источник.
Эта кнопка имеет вид квадратика в сине-белую клеточку, с красной стрелочкой в середине.
После щелчка окно минимизируется, перестав закрывать собой значительную часть экрана.

Выделите столбец с названиями должностей.

Столбец выделится анимированной пунктирной линией (муравьиная дорожка). Теперь снова


нужно щелкнуть квадратную кнопку с красной стрелочкой. После того как окно развернется,
щелкнуть ОК. Окно закроется.

Возле табличного курсора следует щелкнуть кнопку со стрелочкой.

Появится список с перечнем должностей. Щелкните соответствующую должность.


Чтобы занести данное из списка в следующую ячейку, необходимо повторить все
вышеперечисленные операции.
Если вы удалите данные из столбца Должность, квадратики со стрелочками останутся.
Для того, чтобы избавится от этого режима, следует установить курсор в ячейку, открыть
окно Проверка вводимых значений, и в списке тип данных выбрать Любое значение, после чего
нажать кнопку ОК.
Таким образом следует обработать каждую ячейку, из тех, куда вводились данные из списка.
Справочная система
Этот раздел не вписывается в тему текущей главы. Но что поделать, не оформлять же
отдельную главу ради одного небольшого раздела. Справка по программе Excel, как и в других
случаях, появляется после нажатия клавиши F1, либо вызывается щелчком знака вопроса.
Справочное окно откроется только в том случае, если

ваш компьютер подключён к сети интернет.


После нажатия клавиши F1 появится поисковая строка и список наиболее популярных статей.
В поисковую строку следует написать слово, или несколько слов. По этим словам, система
попытается найти названия разделов, в которых может быть то, что вас интересует.
К сожалению, довольно часто система никак не реагирует на запрос. В таком случае
попытайтесь изменить формулировки, подобрать другие ключевые слова. Если по-прежнему нет
результата, воспользуйтесь услугами интернетовских искалок.
К примеру, в поисковом поле яндекса наберите соответствующие ключевые слова. Только
теперь обязательно надо вставлять слово Excel. С помощью искалок вы можете найти больше
ценной информации, чем с помощью Справочной системы.