Etapas y estrategias de publicidad en los centros de eventos HF

1) Planficación:

¿Cuál es el mensaje a comunicar?

¿Cómo es el público al que se apunta?

LAS 5 W

1. What / Qué: Denominación del evento, el nombre y sus contenidos.

Who / Quién: Quién organiza, quiénes son los invitados especiales, oradores,
moderadores, coordinadores, etc.

Where / Dónde: La sede de la reunión, capacidad, servicios e infraestructura.

When / Cuándo: la fecha y duración del evento.

Why / Por qué: la temática y los objetivos que motivan la reunión.

2) Determinar los principales canales de difusión

 Sitios Web HF: Va a ser el lugar al cual acudan los potenciales asistentes para ampliar la
información que reciben sobre el evento. Se publican los detalles del evento en el sitio
web del HF.

 Redes Sociales: Facebook y twitter.

Promoción: Antes del evento

a.  Folletos, tarjetas de los organizadores especiales

b.  Planificación y calendarización de las acciones promocionales (a medida que se
acerca la fecha del evento será́ más frecuente)
c.  Participación en eventos previos
d.  Publicidad: grafica, radial y/o televisiva. En medios masivos y/o especializados
e.  Actualización del sitio web
f.  Acciones en las redes sociales (gratuitas y/o pagas)
 3) Difusión: Antes, durante y después del evento
a.  Actualización de las novedades del evento (mensual o semanal si falta poco para
la reunión). Publicar ciertas promociones que pueden obtener las personas que
asistirán al evento para tener la mayor cantidad de gente asistente. Esto creará
una difusión entre las personas llamando “difusión boca a boca”.
b.  Seguimiento de las publicaciones en los diferentes medios
c.  Armado de un diario interno del evento, con notas y entrevistas especialmente
realizadas, y difusión gratuita del mismo, entre los asistentes.
d.  Resumen del evento mediante fotos y videos.

Ejemplo: Fiesta temática para las personas del HF y otras.

Se puede hacer una fiesta temática en el centro de eventos del hotel con el propósito de aumentar
la cantidad de personas que ingresan al hotel. (Se estudia el tipo de cliente que se debe enfocar
para obtener la mayor participación del evento posible).

Se publica por lo menos dos semanas antes la fiesta para llamar la atención de los clientes, tanto
del HF como el cliente externo al hotel. En esta se debe publicar en el sitio web oficial y en el
Fanpage del Hotel Frontera dando detalles del evento:

1) De que es la fiesta temática

2) Quién organiza la fiesta
3) Invitados especiales (invitar a personas conocidas al evento)
4) Donde se hará el evento
5) La capacidad del evento
6) Servicios que ofrecen antes y durante el evento
7) Fecha y duración del evento
8) Motivo del evento
9) Promociones exclusiva para huéspedes del hotel HF (Entrada gratuita al evento)
10) Promociones durante el evento para público en general y huéspedes.

Las fiestas temáticas se hacen para promocionar el Hotel con sus respectivas publicidades. En esta
misma pagina de la fiesta temática se puede informar sobre las distintas promociones que tienen.