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EQUIVALENTES AL EFECTIVO
Es el plan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de empleos y
procedimientos coordinados que tiene por objeto obtener información segura, salvaguardar el
efectivo en caja y bancos así como fomentar la eficiencia de operaciones y adición de la política
administrativa de cualquier empresa.
En cada operación relacionada con el efectivo en caja y bancos, deben intervenir cuando menos
dos personas.
Ninguna persona que interviene en el manejo del efectivo en caja y bancosmdebe tener acceso a
los registros contables.
La función de registro de los sucesos económicos del efectivo en caja y bancos, será exclusivo del
departamento de contabilidad.
En términos generales, un sistema básico de control interno para el área de efectivo debe incluir
las siguientes medidas:
1. Las rutinas comerciales sistemáticas, deben ser definidas para la contabilización de las
operaciones de efectivo, estableciendo una clara decisión del trabajo en cuanto al manejo y
registro de los ingresos de caja.
2. Las responsabilidades y las tareas de los diversos empleados que manejan el efectivo y
registran transacciones de caja, se dividen y se interrelacionan en tal forma que:
a. Se minimiza la aparición de errores.
d. Todos los ingresos por ventas de contado y cobros recibidos de un día, deberán remesarse en
forma íntegra (100%) al banco respectivo, el día hábil siguiente después de realizada la
operación diaria.
3. Todos los pagos que la empresa efectué deben realizarse emitiendo cheques, de preferencia
Cheque Boucher, para que pueda existir en el documento una explicación razonable de dicho pago
y su respectiva aplicación contable, con excepción de los desembolsos de caja chica.
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4. Cada día deberán realizarse cortes en los registros de caja, con el objeto de conocer la
existencia a esa fecha, la cual se comprueba con arqueos efectuados por funcionarios de
empleados ajenos a contabilidad o cajeros.
5. Deben establecerse fondos de caja chica en los departamentos estratégicos, a fin de solventar
pagos de cuantía pequeña y de esta forma evitar problemas operativos por falta de fondos.
6. El afianzamiento del personal de caja evita que la empresa sufra pérdidas en caso de robo,
fraudes, desfalcos y abuso de confianza por parte de los cajeros, ya que la afianzadora reintegrará
el importe del daño a la empresa.
Fondo de caja
La cuenta Caja debe presentar en cualquier momento, y al finalizar el ejercicio, el valor nominal
del dinero en efectivo y sus equivalentes, propiedad de la entidad, físicamente representados por
billetes, monedas metálicas, giros bancarios, postales o telegráficos, metales preciosos
amonedados y moneda extranjera.
El resultado del arqueo se hará constar en un documento denominado “arqueo de caja”, el cual
reúne las características expuestas en la siguiente figura:
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LA ENTIDAD, S.A DE C.V.
ARQUEO DE FONDOS
TIPO DE CAJA ______________________________________________________________
HORA DE INICIO__________________ HORA DE FINALIZACION____________
MONTO DEL FONDO_______________ FECHA___________________________
SUB TOTAL
Vales Provisionales
Vales Definitivos
Documentación
Cheques
Por este medio hago constar que este día me fueron arqueados los valores bajo mi custodia por un
monto de ____________ y son propiedad de la empresa, los cuales fueron contados en mi presencia
y devueltos a mi entera satisfacción, una vez terminado el arqueo.
______________________________ _________________________
Nombre y Firma del Auditor Interno Nombre y Firma del Custodio
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Al comparar el saldo del arqueo contra el saldo que muestra el libro mayor pueden presentarse dos
situaciones:
1) Que el importe del arqueo sea igual al importe registrado en el mayor, en cuyo caso no será
necesario efectuar ningún ajuste, puesto que el saldo contabilizado coincide con la realidad.
2) Que el importe del arqueo sea diferente al registrado en el mayor, en cuyo caso las diferencias
pueden ser de dos tipos:
a) Que el importe del arqueo sea mayor al saldo según libros.
b) Que el importe del arqueo sea menor al saldo según libros.
Respecto a la denominación de faltante o sobrante, es conveniente señalar que en todos los casos
se tomará como punto de referencia el libro mayor, es decir, el saldo según libros se ajustará para
que su importe coincida con el importe arrojado por el arqueo, y no a la inversa.
a) Cuando el importe del arqueo sea mayor que el saldo según libros
En este caso, este faltante (según mayor) o sobrante (según arqueo) puede originarse por:
b) Cuando el importe del arqueo sea menor que el saldo según libros
En este caso, este sobrante (según mayor) o faltante (según arqueo) puede ser originado por:
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quedando el ajuste con cargo a la cuenta Deudores, subcuenta Nombre del cajero, en virtud de
que él, como responsable de la custodia del efectivo, es también responsable de las diferencias
que se presenten, con abono a la cuenta Caja. De esta manera se registra el derecho de exigir el
pago de tales diferencias al cajero.
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4. Se hace imprescindible que todo desembolso de caja chica esté debidamente
respaldado con la presentación de un justificante; y/o sustentados mediante documentos
debidamente autorizados; como facturas, boletas de ventas, recibos de honorarios
profesionales, importes y fechas de cancelación.
5. La Gerencia General establecerá el monto máximo que se pagara con el fondo de
Caja Chica, en coordinación con la gerencia de áreas, pudiendo ser modificado previa
autorización de la Gerencia General.
6. Todo documento, recibo “provisional “por mayor suma a lo establecido deberá tener
la autorización del Gerente General.
7. La Gerencia Financiera tomara las medidas de control previo y la oficina de auditoria
interna de control posterior de todo el movimiento que origina el fondo fijo.
LA ENTIDAD, S. A. DE C. V.
Hoja de reintegro de fondos de caja chica
Periodo del 01 al 22 de enero al 2015
TIPO VALOR VALOR
FECHA Nº NOMBRE DE NETO IVA FOVIAL RENTA TOTAL
DOCUMENT GASTO
O
6
Total
____________________________________ ____________________________
Elaborado por revisado por
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Se realizaran arqueos sorpresivos del Fondo Fijo de Caja Chica a fin de comprobar si el monto
asignado está de acuerdo con la existencia de documentos y el efectivo.
Los arqueos sorpresivos se efectuaran cuando las circunstancias así lo requieran y estará a cargo
de la Oficina de Auditoria Interna.
Párrafo 8 Definiciones
Los términos siguientes se usan, en esta Norma, con los significados que a continuación se especifican:
Tasa de cambio de cierre es la tasa de cambio de contado existente al final del periodo sobre el que se
informa.
Diferencia de cambio es la que surge al convertir un determinado número de unidades de una moneda a otra
moneda, utilizando tasas de cambio diferentes.
Tasa de cambio es la relación de cambio entre dos monedas.
Valor razonable es el importe por el cual puede ser intercambiado un activo, o cancelado un pasivo, entre un
comprador y un vendedor interesado y debidamente informado, que realizan una transacción libre.
Moneda extranjera (o divisa) es cualquier otra distinta de la moneda funcional de la entidad.
Negocio en el extranjero es toda entidad subsidiaria, asociada, negocio conjunto o sucursal de la entidad que
informa, cuyas actividades están basadas o se llevan a cabo en un país o moneda distintos a los de la entidad
que informa.
Moneda funcional es la moneda del entorno económico principal en el que opera la entidad.
Un grupo es una controladora y todas sus subsidiarias.
Partidas monetarias son unidades monetarias mantenidas en efectivo, así como activos y pasivos que se van
a recibir o pagar, mediante una cantidad fija o determinable de unidades monetarias.
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Inversión neta en un negocio en el extranjero es el importe que corresponde a la participación de la entidad
que presenta sus estados financieros, en los activos netos del citado negocio.
Moneda de presentación es la moneda en que se presentan los estados financieros.
Tasa de cambio de contado es la tasa de cambio utilizado en las transacciones con entrega inmediata.
tiene el propósito de distribuir el pago del bien o servicio adquirido en un determinado plazo
pautado de antemano entre el comprador y el vendedor, de manera que el primero pueda
amortizarlo, por ejemplo, en varios meses.
El término crédito viene del latín y tiene relación con el concepto de confiar o tener confianza. Así,
la idea de venta a crédito tiene que ver con la capacidad del vendedor de "confiar" en que el
comprador abonará lo correspondiente. Hoy en día, de todas formas, el comprador está
legalmente obligado a pagar en el plazo estipulado. De lo contrario, puede sufrir el embargo de
sus bienes o propiedades.
Recibir un crédito o una tarjeta de crédito está vinculado en la actualidad con la solvencia que se
interpreta que el deudor tiene. Es decir, que para obtener uno de esos, un individuo en particular
debe a menudo poseer un empleo o un ingreso determinado y además debe acreditar haber
cancelado otras deudas contraidas en el pasado.
La venta a crédito depende de muchas variables y puede realizarse en distintos plazos de pagos.
En general, el comprador tiene un plazo de treinta, sesenta o noventa días para abonar lo que
debe. O bien, puede hacerlo en cuotas o en efectivo alcanzada una fecha.
Comprar a crédito es muy común, ya que permite que personas con ingresos limitados puedan
acceder a la adquisición de bienes y servicios que de otra manera se encontrarían fuera de su
alcance. Sin embargo, con mucha frecuencia comprar a crédito supone el pago de intereses que se
suman al monto inicial, de manera que el precio final del producto o bien puede aumentar
considerablemente.
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Definición de Venta
Uno de los usos más extendidos del término refiere la cesión de la propiedad de algo, un bien
materia
Definición de Crédito
Crédito como bien se desprende de analizar la etimología de la palabra que tiene un origen
latino significa cosa
El concepto que nos ocupará a continuación dispone de una utilización extendida, como su
denominación ya nos...
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3. SISTEMAS DE COSTO
El Costo o Coste es el gasto económico que representa la fabricación de un producto o la
prestación de un servicio. Dicho en otras palabras, el costo es el esfuerzo económico (el
pago de salarios, la compra de materiales, la fabricación de un producto, la obtención de
fondos para la financiación, la administración de la empresa, etc.) que se debe realizar para
lograr un objetivo operativo. Cuando no se alcanza el objetivo deseado, se dice que una
empresa tiene perdidas.
También se podría decir que es una fase amplificada de la contabilidad general o financiera
de una entidad industrial o mercantil, que proporciona rapidez a la gerencia los datos
relativos a los costos de producir o vender cada artículo o de suministrar un servicio en
particular también, la contabilidad de costos es la parte de la ciencia contable dedicada al
estudio racional de los gastos efectuados para obtener un bien de venta o de consumo, ya
que sea producto o servicio.
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COSTEO POR ÓRDENES:
Un sistema de costeo por órdenes proporciona un registro separado para el costo de cada
cantidad de producto que pasa por la fábrica. A cada cantidad de producto en particular se
le llama orden. Un sistema de costeo por órdenes encaja mejor en las industrias que
elaboran productos la mayoría de las veces con especificaciones diferentes o que tienen una
gran variedad de productos en existencia. Muchas empresas de servicios usan el sistema de
costeo por órdenes para acumular los costos asociados al proporcionar sus servicios a los
clientes . Algunas características de los sistemas de costeo por órdenes se mencionan a
continuación:
En un sistema de costeo por procesos, los costos son acumulados para cada departamento o
proceso en la fábrica. Un sistema de procesos encaja mas en las compañías de
manufactura de productos los cuales no son distinguibles unos con otros durante un
proceso de producción continúo. Algunas características de los sistemas de costeo por
procesos se mencionan a continuación:
4. REGISTROS
El registro de las operaciones o transacciones que genera una empresa requiere que los
datos sean recolectados, clasificados y codificados para luego, ser registrados. Una de las
herramientas principales para el registro de las operaciones, es la cuenta.
La cuenta es el medio de registro para cualquier tipo de operaciones que pueda afectar los
activos, pasivos o el patrimonio de una entidad. Muchas veces se oye a los profesionales de
la contaduría, la expresión llevar libros o llevar contabilidades, de esta manera se esta
expresando que se están efectuando registros en los libros de contabilidad. Los principales
libros son el diario, el mayor y el de inventario y balance. El avance tecnológico ha hecho
que no tenga sentido el llevar los registros en forma manual. La carga de trabajo que puede
generarse si los libros no son llevados a traves de un computador, hace que no sea de
costo/beneficio, el registrar y controlar manualmente las operaciones y transacciones. Para
registrar las transacciones financieras las cuentas son clasificadas en varios tipos: reales,
nominales y de orden.
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4.2. IMPORTANCIA DE LOS REGISTROS
Toda entidad económica necesita controlar las transacciones que afectan su posición
financiera o los resultados del periodo. Los registros son la memoria permanente de toda
empresa. Cuando un cliente al cual le vendemos mercancía nos requiere el saldo de su
cuenta, normalmente se le entrega un estado de cuenta, el cual detalla los movimientos que
tuvo para un periodo determinado, el saldo final de la misma. La contabilidad y sus
registros muestran todo lo que sucedió en la empresa durante un periodo.
Se puede afirmar que todas las decisiones empresariales giran, de alguna manera, alrededor
de la información financiera que se desprende de los registros contables. Los registros de
contabilidad son importantes por las siguientes razones
Para registrar las operaciones, existen varios tipos de cuentas bajo las cuales se ordenan y
clasifican las operaciones. Las cuentas son los registros detallados que reflejan los cambios
en los activos, pasivos y el patrimonio de una empresa. Las cuentas podemos clasificarlas
en tres tipos dentro de un sistema contable.
Cuentas reales
Cuentas nominales
Cuentas de orden
CUENTAS REALES
Son aquellas que se utilizan para el registro de todas las transacciones que afectan
directamente a un balance general. Ejemplo: las cuentas por cobrar, los activos fijos,
cuentas por pagar, el capital social y los rubros del superávit.
Las cuentas reales por ser utilizadas, para elaborar el balance general, reflejan la posición
financiera de una entidad en forma detallada. Las cuentas reales de una empresa no sufren
el proceso de cierre periódico que tienen las cuentas nominales, ya que las cuentas reales
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representan los bienes o derechos u obligaciones contractuales de la empresa. Por
pertenecer al balance general, las cuentas reales pueden ser:
Cuentas de activo
Cuentas de valuación de activos
Cuentas de pasivo
Cuentas de patrimonio
CUENTAS DE ACTIVOS
Representan todos los bienes y derechos que la empresa posee, entendiéndose por bienes,
aquellos elementos que son factibles de medición como, por ejemplo: efectivo en caja,
efectivo en bancos, mobiliario y por derechos, aquellos elementos que pertenecen a la
empresa y sobre los cuales se puede ejercer acción legal o no, para obtener la
contraprestación convenida tales como las cuentas por cobrar, documentos por cobrar o los
derechos de actor.
CUENTAS PASIVO
Representan todas las obligaciones reales o contingentes, las cuales exigen que en una
fecha futura se pague una suma de dinero, se preste un servicio o se entregue un bien.
CUENTAS DE PATRIMONIO
Muestran las cantidades aportadas por los accionistas y las ganancias o perdidas ocurridas
por operaciones con los accionistas, con terceros o causadas por las actividades normales
del negocio. El patrimonio, también conocido como capital contable.
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CUENTAS NOMINALES
Son aquellas cuentas que registran las modificaciones al patrimonio de la empresa por
concepto de aumentos o disminuciones a este y durante un ejercicio económico. Las
cuentas nominales pueden ser clasificadas de la siguiente forma.
Cuentas de ingresos
Cuentas de costos
Cuentas de egresos
CUENTAS DE ORDEN
Son aquellas cuentas que controlan ciertas operaciones o transacciones que no afectan el
activo, el pasivo, el patrimonio o las operaciones del periodo, pero que de una u otra forma,
las operaciones que las generan significan alguna responsabilidad para la empresa y en
consecuencia, es necesario establecer cierto tipo de control sobre ellas. Las cuentas de
orden son presentadas al pie del balance general, las deudoras debajo del total del activo y
las acreedoras debajo del pasivo y patrimonio.
Normalmente, es práctica en algunos casos el no detallar los saldos de las cuentas de orden,
y solo se presenta un total general. Una de las características de las cuentas de orden es que
los débitos son iguales a los créditos en las cuentas Per-contra. Algunas cuentas de orden de
uso común son las siguientes.
Recolección de registros
Clasificación de registros
Codificación de registros
Registro de las operaciones
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El proceso de recolección de registros corresponde a toda la recopilación de información
susceptible de registro para una entidad. Una vez que los registros son recolectados, esto
debe ser clasificado.
El siguiente paso, una vez codificadas las operaciones, es el registro de las operaciones, la
cual consiste en grabar o reflejar en algún medio de almacenamiento, todos los datos, de tal
forma que se pueda accesar posteriormente la información. el proceso de registro de las
operaciones requiere que se tenga parte de un método de codificación, un sistema para el
registro de las operaciones.
Libro diario
Libro mayor
Libro de inventario y balances
LIBRO DIARIO
Es aquel en el cual se van registrando en forma totalmente cronológica. Todas las
operaciones referentes al negocio. El registro de los movimientos puede ser resumido de tal
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forma que se haga práctico el uso de las hojas. Un libro diario debe reflejar operaciones que
estén soportadas por documentos que revelan o evidencien la operación susceptible de
registro.
Antes de utilizar los libros deben ser foliados, es decir inicializados por la autoridad
mercantil competente para que sirva como documentos legales de la empresa a la cual
pertenece. Las partes que pueden identificarse en un libro diario son las siguientes:
Año
Mes
Día
Código de cuenta
Nombre de la cuenta
Nuecero de asiento
Descripción del asiento
Referencia al libro mayor
Columna de subtotales
Total debe
Total haber
Foliado (número de la hoja del diario)
Titulo (diario general)
LIBRO MAYOR
Es aquel en el cual son pasadas todas las cuentas y los movimientos que son registrados en
el libro diario. A nivel de un sistema manual, un libro mayor debe tener al menos una hoja
o folio para cada cuenta del código contable.
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4.6. DISPOSICIONES LEGALES RELACIONADAS CON LOS LIBROS
En distintos países las disposiciones legales difieren, pero no sustancialmente respecto a los
aspectos de forma y de fondo en la presentación de los libros de contabilidad. Para tener
una idea de la realidad en varios países seguidamente se representan los libros de carácter
obligatorio según lo establecen las leyes de cada país.
Colombia
En Colombia el artículo 49 de código de comercio establece que los libro obligatorios para
un comerciante son:
España
De acuerdo con el artículo 25 del código de comercio, todo empresario llevara
necesariamente, sin perjuicio del establecido en las leyes o disposiciones especiales un libro
de inventario y cuentas anuales y otro diario.
Según el artículo 26 del código del comercio, reformado por la citada ley, las sociedades
mercantiles llevaran también un libro de actas.
Venezuela
El código de comercio en su articulo 32, establece que; todo comerciante debe llevar en
idioma castellano su contabilidad, la cual comprenderá obligatoriamente el libro diario, el
libro mayor y el de inventario. Como muchas legislaciones mercantiles, se establece ciertos
requisitos de forma, bajo los cuales debe ser llevado los libros. Asia, tenemos:
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-Dejar blancos en el cuerpo de los asientos o entre asientos y asientos
-Arrancar hojas, alterar la foliatura o mutilar los libros. (Articulo 37 del código de
comercio).
En este archivo se guarda información equivalente al libro diario. Una definición elemental
del archivo seria la siguiente:
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5. CONTROL INTERNO
Es la base sobre la cual descansa la confiabilidad de un sistema contable, el grado de
fortaleza del control interno determina si existe una seguridad razonable de que la
operación reflejada en los estados financieros son confiables, o no. Una debilidad
importante del control interno, o un sistema de control interno, representa un aspecto
negativo dentro de la estructura de un sistema contable.
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El mantener una adecuada estructura de control interno es responsabilidad de una gerencia
la cual debe realizar las estimaciones necesarias para asegurar de que los beneficios
esperados por la implantación de los procedimientos de control, son superiores a los costos
de estos respectivos procedimientos. Los objetivos del control interno son proveer a la
gerencia de una seguridad razonable, pero no absoluta de que los activos especialmente los
valiosos y movibles, están protegidos contra perdidas por el uso o disposición no
autorizado, y que las operaciones son realizadas con autorización de la gerencia, y
registradas adecuadamente para permitir la elaboración de estados financieros de
conformidad con principios de contabilidad de aceptación general.
El sistema de control interno debe brindar una confianza razonable de que los estados
financieros han sido elaborados bajo esquema de control que disminuyen la probabilidad de
tener errores sustanciales en los estados financieros. Con respecto a las irregularidades, el
sistema de control interno debe estar preparado para descubrir o evitar cualquier
irregularidad que se significativos con respecto a los estados financieros, es importante los
montos no sean significativos con respecto a los estados financieros, es importante que se
evite o estos sean descubiertos oportunamente, debido a que tienen implicaciones sobre la
correcta conducción del negocio.
Para llevar a cabo los controles necesarios e inherentes a todo sistema de contabilidad, se
disponen de siguientes tipos básicos de control:
De existencia
De exactitud
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De autorización
De custodia
Cada uno de estos tipos de control interno esta dirigido a cumplir con los objetivos final de
fortalecer el sistema en su totalidad. Veamos en que consiste cada unos de estos.
CONTROL DE EXIXTENCIA
Una de las preocupaciones de toda la gerencia, debe ser que la entidad registre solo aquellas
operaciones que existan y que tengan efecto sobre ella. Los controles de existencia son
aquellos controles que aseguran que las transacciones registradas existan y sean validas.
Una entidad no puede registrar en los libros operaciones no realizadas o que no sean reales.
CONTROL DE EXACTITUD
Toda transacción que sea susceptible de registro en el mayor general, debe ser cuantificable
en términos monetarios. Por lo general, ese valor monetario se desprende de los
documentos que soportan los registros contables. Cuando se esta registrando una factura
debe asentarse en la mayor general, el monto que refleja tal documento en caso en que los
bienes recibidos estén de acuerdo con las especificaciones dadas al proveedor. Puede darse
el caso de que un activo recibido tenga un valor menor al especificado en la factura.
Los controles de exactitud permiten registrar operaciones por los montos que reflejan los
documentos originales que generan la transacción.
CONTROLES DE AUTORIZACION
Los controles de autorización están orientados a permitir operaciones que son validas desde
el punto de vista interno. Un control de autorización le da validez a la existencia de una
transacción y genera normalmente la continuación o no del procesamiento de la operación.
Un control de autorización puede ser hecho en forma manual o computarizada.
CONTROLES DE CUSTODIA
En la definición dada acerca del control interno, se definió como un objetivo de este, el
salvaguardar los activos de importancia y que fueran susceptibles de disposición no
autorizada.
Los controles de custodias sirven para asegurar de que los activos valiosos y movibles están
resguardados del riesgo de robo y pérdida.
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5.3. MÉTODOS DE DOCUMENTACIÓN
Cuestionarios
Narrativos
Flujogramas
CUESTIONARIOS
Los cuestionarios son las técnicas mas antigua para documentar y evaluar el control interno
y consiste en la formulación de preguntas agrupadas en una de las siguientes formas:
Al igual q los cuestionarios, los narrativos son técnicas que tiene el objetivo de documentar
los controles internos, pero con la peculiaridad que se tiene un mayor nivel de detalle, en
contraposición a los cuestionarios, que por lo general, son mas puntuales. Con un narrativo,
la evaluación y documentación de los controles internos es mas detallado, de tal forma que
se permite realizar comentarios a los aspectos en reflejados.
FLUJOGRAMAS
Los Flujogramas son técnicas de documentación, mas graficas que narrativas. Se utilizan
cuando se desea tener una primera apreciación acerca del funcionamiento de un
procedimiento a nivel general. Podemos tener los siguientes tipos de Flujogramas.
Secuenciales
Columnares
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Analíticos
Es una exigencia la emisión de la carta de control interno para toda revisión de los estados
financieros. Debe tenerse presente que no existe la empresa perfecta, por lo que en caso de
no existir observaciones, tal situación puede originarse en todo caso por la falta de
profundidad en el trabajo de contador publico. Los puntos de observación varían en el
grado de importancia, es decir, habrá observaciones que desde el punto de vista del control
interno, deberán ser subsanadas con mayor rapidez que otras. Una ultima observación
referente a la carta de control interno es su carácter confidencial, lo que es necesario, a fin
de proteger los intereses de a empresa a la cual se le hizo una revisión de las cifras, o de los
sistemas contables en funcionamiento. El informe de control entreno realizado por el
contador publico independiente recibe varias denominaciones, a saber.
Carta de gerencia
Memorando de control interno
Carta de observaciones de control interno
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La arquitectura de los computadores
El ordenador recibe y envía la información a través de los periféricos por medio de los
canales. La UCP es la encargada de procesar la información que le llega al ordenador. El
intercambio de información se tiene que hacer con los periféricos y la UCP. Todas aquellas
unidades de un sistema exceptuando la UCP se denomina periférico, por lo que el
ordenador tiene dos partes bien diferenciadas, que son: la UCP (encargada de ejecutar
programas y que esta compuesta por la memoria principal, la UAL y la UC) y los
periféricos (que pueden ser de entrada, salida, entrada-salida y comunicaciones).
ALMACENAMIENTO PRINCIPAL
Comúnmente conocida como memoria RAM, se puede entender como el dispositivo físico
que contiene las instrucciones programa que va a ejecutar un computador, así como los
datos sobre los cuales va a operar y aquellos que se van obteniendo.
Existe otro tipo de memoria principal llamada memoria cache. En esencia es la misma
memoria RAM, solo que su acceso es mucho más rápido, además de ser mucho mas
costosa. La memoria RAM es de carácter volátil, es decir, la información almacenada en
ella puede dura solo el tiempo que el equipo se encuentre encendido.
ALMACENAMIENTO SECUNDARIO
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de los datos depende del método de acceso y de la manera en que los dispositivos se
encuentran conectados al CPU.
Los sistemas descentralizados se implantan mediante redes de proceso de datos. Estas son
simplemente conjuntos de computadoras interconectadas a través de uno o varios canales
de comunicación para transmitir información entre ellas. Las mas conocidas actualmente
son las redes de área local LAN, aunque históricamente las redes de amplia cobertura WAN
fueron las primeras en desarrollarse.
Como su nombre lo indica, las redes LAN están diseñadas para operar en una localidad
física de alcance relativamente limitado, como es el caso de un edificio. Se han desarrollado
estándares para el diseño de redes por diversos organismos, de igual manera ocurre para las
redes de amplia cobertura, cuyo diseño permite la comunicación entre las localidades
distantes, por ejemplo ciudades separadas por ciertos o miles de kilómetros, siendo X.25
uno de los estándares utilizados para la transmisión de información.
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una entidad centralizadora computador central. El downzing tiene repercusiones
importantes que van mas allá de un cambio de equipos.
Entre las distintas categorías de controles que una organización puede implantar, tenemos
aquellas que se relacionan directamente con las aplicaciones que generan información
contable a través de un computador. El objetivo para la implantación de controles dentro de
la función de PED es el reducir el riesgo asociado en este ambiente.
Hardware
-De aplicación
- Del sistema
- Utilitario
- Programadores de sistema
- Soportes de sistemas
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Controles del sistema.
Los controles de acceso son aquellos que se aseguran el uso autorizado de los recursos de la
PED. Su objeto es restringir la disponibilidad de los recursos del sistema tanto de hardware
como de software para que tales recursos, solo sean utilizados por los usuarios autorizados,
y por otra parte, que estos puedan accesar aquellas funciones para las cuales han sido
autorizados.
Usuario o sujeto
Recurso u objeto
Nivel de acceso
Un usuario o sujeto es toda entidad que intenta realizar alguna actividad dentro del sistema
considerado, como por ejemplo, personas, programas y dispositivos. Un usuario o sujeto
inicia procesos que tienen que ser verificados de alguna forma por los controles de PED
que se implantan.
Un recurso u objeto es todo aquello susceptible de ser accedido o utilizado, tales como
programas, archivos o dispositivos. Por ejemplo, un recurso que debe tener acceso
restringido, es la documentación de los programas, la cual constituye información valiosa y
necesaria cuando se van a efectuar cambios a programas que involucren acceso a los
archivos de datos. El uso inapropiado de esta información puede derivar en violaciones a la
seguridad de la información.
El nivel de acceso es el conjunto de capacidades que tiene un usuario para realizar una
función específica con un recurso dado. En el ultimo nivel de análisis, una capacidad debe
poseer una propiedad de dicotomía, es decir, responder a la pregunta sobre si el usuario
tiene o no la autorización para realizar una función en particular. Por ejemplo, el acceso a
los archivos de datos debe permitirse a operadores que tienen la tarea o asignación de
procesar alguna aplicación, la restricción del acceso puede ser orientada hacia los datos o
hacia los programas
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El IVA (impuesto al valor agregado o impuesto sobre el valor añadido) es una carga fiscal
sobre el consumo, es decir, financiado por el consumidor, aplicado en muchos países y
generalizado en la Unión Europea
CODIGO TRIBUTARIO
Artículo 1.-
29
petencia de la Administración Tributaria.
Ámbito de aplicación
Artículo 2.-
Artículo 3.-
b) Igualdad;
c) Legalidad;
d) Celeridad;
e) Proporcionalidad;
f) Economía;
g) Eficacia; y,
h) Verdad Material;
30
3
a) Justicia;
b) Igualdad;
c) Legalidad;
d) Celeridad;
e) Proporcionalidad;
f) Economía;
g) Eficacia; y,
h) Verdad Material;
de justicia la Administración
el Tributaria garantizar la
ordenamiento.3
31
fundamento en el principio
de justicia la Administración
Tributaria garantizará la
ordenamiento.
32
nes previstos, debiendo escogerse para tal fin
es o requisitos innecesarios.
undamentales de los
administrados.
33
Artículo 4.-
derechos siguientes:
34
1 A utilizar los medios de prueba
o de representante o
35
CAPITULO III
TERMINOS Y PLAZOS
Artículo 10.-
administrativo;
b) Si se fija por meses o años, se entenderá que los mismos corren desde
36
entenderá que el termino expira el
CAPITULO IV
TRIBUTOS
Definición
Artículo 11.-
Clases de Tributos
Artículo 12.-
especiales.
Impuesto
Artículo 13.-
7 Tasa
Artículo 14.-
37
ene como hecho generador la prestación
No es tasa la contraprestación re
inherentes al Estado.
Contribución Especial
Artículo 15.-
de salud y prevision
38
TITULO II
LA OBLIGACIÓN TRIBUTARIA
CAPITULO I
DISPOSICIONES GENERALES
Obligación Tributaria
Artículo 16.-
La obligación tributaria es el ví
Artículo 17.-
39
sujeto pasivo, sin perjuicio de la validez que
Artículo 18.-
La existencia de la obligación tr
40
TITULO II
LA OBLIGACIÓN TRIBUTARIA
CAPITULO I
DISPOSICIONES GENERALES
Sujeto activo
Artículo 19.-
Acto Administrativo
Artículo 20.-
ibutaria en el ejerci
cio de su potestad
administrativa.
Administración Tributaria
Artículo 21.-
41
Cuando en las normas del presente Código se haga alusión a la
expresión "Administración
Competencia
Artículo 22.-
os internos, de una
utaria
Artículo 23.-
“a)
42
b)
c)
d)
de retención y de percepción;
Facturas de
proveedores:
Una vez comprobadas las facturas que le envían los proveedores con los pedidos realizados,
con los albaranes y con la mercancía recibida y verificadas las operaciones matemáticas y
contabilizadas, tendrá que guardarlas en el archivador de "Facturas de proveedores". Se
deben guardar por orden correlativo, por el número asignado en la Contabilidad del 1 al
9…., nunca por orden alfabético o por proveedores o en las carpetas independientes, por la
dificultad a la hora de encontrarlos cuando se necesitan.
La idea es que conforme van llegando las facturas, se comprueban, se contabilizan y en ese
momento se les asigna un número correlativo (obligatorio por otro lado por el reglamento
del IVA). Dicho número lo da (o debería darlo) el programa de contabilidad y el contable lo
escribe en la parte superior derecha de la factura para poderla localizar fácilmente. De este
modo el archivador de proveedores aparece como un libro con todas su hojas numeradas.
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¿Cómo se encuentra ahora una factura si están todas mezcladas?. Muy sencillo:
ayudándonos de la informática. Si usted desea encontrar todas las facturas de un
determinado proveedor, o una cualquiera, no tiene más que entrar en la contabilidad, pulsar
"ver mayor" y escribir el nombre del proveedor. Allí, en su ficha, aparecen todos los
números de las facturas que le ha mandado dicho proveedor. Entonces va al archivador y
como están ordenadas por número las encuentra rápidamente. Esto funciona perfectamente.
Si es de otros años, tendrá que buscar en los archivadores definitivos ya que los
documentos, cada año, los irá quitando de los archivadores temporales y los incorporará a
los definitivos (cajas de cartón) que deben estar perfectamente rotuladas y ordenadas.
Facturas de
clientes:
Una vez realizada la factura por orden correlativo del 1 al 99999999 para cada año y una
vez contabilizada, se guarda correlativamente en el archivador de facturas de clientes.
La localización de una determinada factura se realiza del mismo modo explicado para los
proveedores.
Documentos de caja y
bancos:
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Debemos tener un archivador para cada banco y cuenta que tenga la empresa. Si una
empresa tiene 30 cuentas bancarias debe tener 30 archivadores.
No es necesario enumerar los documentos bancarios como hemos comentado para las
facturas, ya que los documentos bancarios se deben guardar por cuentas y dentro de cada
cuenta por fechas.
Una vez contabilizados, en el libro Mayor de cada banco podemos ver los asientos por
orden de fechas con total facilidad. Si queremos localizar el justificante bancario, se
consulta su archivador y se busca en su fecha. De este modo siempre se encuentran. Resulta
muy práctico que los justificantes bancarios se guarden grapados con su extracto bancario,
así incluso sin acudir a la contabilidad se pueden comprobar los movimientos del banco.
Para la localización de un justificante, como están ordenados por fechas, podemos hacer lo
mismo que para los bancos: lo vemos en la contabilidad y luego fácilmente lo localizamos.
Pedidos de clientes y
proveedores:
Tendremos un archivador para guardar los pedidos de los clientes y otro diferente para
guardar los pedidos que hemos realizado a nuestros proveedores, rotulados como: "Pedidos
de clientes" y otro "Pedidos a proveedores".
Dentro de cada archivador les vamos asignando un número que nos sirve para localizarlos y
archivarlos por ese mismo orden. Debemos tener una hoja al comienzo del archivador para
ir anotando la fecha, el nombre del proveedor (o cliente), el número del pedido y el importe
del mismo para poderlos localizar a través de esta lista. Si en lugar de una hoja los llevamos
controlados con una aplicación informática es todavía mejor. Lo importante es tenerlos
localizados fácilmente.
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Debemos guardar junto con el pedido todo lo relacionado con el mismo: faxes, cartas, etc.
para que, en caso de duda, se localice enseguida y además tener concentrada toda
información en un solo archivador.
Presupuestos de clientes y
proveedores:
Tendremos un archivador para guardar los presupuestos que damos a los clientes y otro
para guardar los presupuestos que nos han dado nuestros proveedores. Todo lo comentado
en el apartado de pedidos vale para este apartado de presupuestos.
Albaranes
:
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agrupados por proveedores (y no por fechas) los pendientes de comprobación. Cuando
llegan las facturas se verifican con los albaranes y luego o bien se destruyen (si la factura
tiene el mismo detalle que el albarán no tiene sentido guardar dos veces lo mismo) o bien,
se grapan a la misma.
No suele ser necesario tener un archivador con los albaranes de los clientes porque suelen
quedar guardados automáticamente dentro del ordenador. Ahora bien, si los listamos
porque queremos que nos firmen cada albarán como comprobante de la entrega de la
mercancía, podemos guardarlos en un archivador independiente, ordenados por número
como las facturas. Si se desea también es posible guardar juntos los de cada cliente.
Faxes recibidos y
emitidos:
Si tenemos muchos faxes lo ideal es tener el control del mismo modo que hacemos con las
facturas. Es decir, conforme van llegando, se les va dando entrada y asignando un número.
Lo ideal es tener dos archivadores uno para los faxes recibidos y otro para los emitidos.
Correspondencia
:
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El archivador de correspondencia es más libre, depende principalmente del tipo de
Empresa. Una forma de hacerlo es por orden alfabético A/Z, y previa selección de cartas,
publicidad, etc. Además es aconsejable:
Fiscal:
impuestos.
Para una buena organización y control de todos los documentos relacionados con los
Impuestos debe guardarlos en el archivador de IMPUESTOS (tantos archivadores como
necesite), por grupos y ordenados. Por ejemplo:
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Impuesto de sociedades y pagos a cuenta
Impuestos vehículos
Impuestos especiales
Impuestos Ayuntamiento
Otros
Inventario
El inventario es una relación detallada, ordenada y valorada de los elementos que
componen el patrimonio de una empresa o persona en un momento determinado.
Antiguamente lo normal era que los inventarios se realizaran por medio físico (se escribían
en un papel), pero ahora se suelen mantener en bases de datos de manera centralizada a
toda una empresa, aunque haya empresas o tiendas pequeñas que lo sigan haciendo con
papel.
El inventario es:
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detallado porque se especifican las características de cada uno de los elementos que
integran el patrimonio.
ordenado porque agrupa los elementos patrimoniales en sus cuentas correspondientes y
las cuentas en sus masas patrimoniales.
valorado porque se expresa el valor de cada elemento patrimonial en unidades monetarias.
Valuación de inventarios
Tradicionalmente los inventarios fueron vistos, dentro de la gestión empresarial como un
mal necesario para garantizar la continuidad de la producción, sin embargo la gestión
empresarial actual está necesitada de una adecuada gestión y control de los inventarios,
donde debe primar el criterio de mantener las cantidades mínimas necesarias que garanticen
la continuidad de todo el flujo en la cadena logística que permitan absorber el impacto de la
variabilidad e incertidumbre asociadas a la operación, garantizando la máxima satisfacción
del cliente y la eficiencia de la entidad.
Identificación específica: cada artículo vendido y cada unidad que queda en el inventario
están individualmente identificadas
Primeras entradas primeras salidas (PEPS) (en inglés FIFO): los primeros artículos en entrar
al inventario son los primeros en ser vendidos (costo de ventas) o consumidos (costo de
producción). El inventario final está formado por los últimos artículos que entraron a formar
parte de los inventarios.
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Últimas entradas primeras salidas (UEPS) (en inglés LIFO): El método UEPS para calcular el
costo del inventario es el opuesto del método PEPS. Los últimos artículos que entraron a
formar parte del inventario son los primeros en venderse o consumirse. En este método no
debe costearse un material a un precio diferente sino hasta que la partida más reciente de
artículos se haya agotado y así sucesivamente. Si se recibe en almacén una nueva partida,
automáticamente el costo de esa partida se vuelve el que se utiliza en las nuevas salidas.
Costo Promedio: Este es el método más utilizado por las empresas y consiste en calcular el
costo promedio unitario de los artículos.
El primer paso para poder crear una valuación de inventarios utilizando costo promedio es
sacar el costo unitario del inventario final. Este se calcula a través del total de costos
acumulados -costos totales menos el inventario final- entre el total de unidades
equivalentes. Dentro de los costos están: los de productos en proceso, inventario inicial, de
materiales, mano de obra, gastos de producción, e indirectos.
Ese costo unitario se desglosa en una cédula de aplicación del costo, y el costo final del
inventario debe de ser igual al número total de unidades equivalentes por el costo promedio
de cada unidad. Cada vez que se efectúe una compra nueva se debe re calcular el costo
unitario promedio. Este nuevo costo surge de dividir el saldo monetario entre las unidades
existentes, por lo cual las salidas del almacén que se realicen después de esta nueva compra
se valuarán al nuevo costo y así sucesivamente.
Los inventarios de mercancías se pueden llevar tanto por el sistema perpetuo o por el
sistema periódico, en el primero, el inventario se afecta cada vez que compramos y/o
vendemos mercancías, mientras que el segundo no se registran los movimientos del
inventario sino, que al final del periodo contable se procede a un conteo físico para calcular
la existencia en el negocio.
Con el siguiente ejemplo se pretende explicar la aplicación de cada uno de los métodos para
la fijación del costo de mercancías en el inventario. Cantidad Costo unitario Valor total
Inventario inicial 10 Unid. $ 10.000 $ 100.000 Compras 30 Unid. $ 15.000 $ 450.000
Cantidad total 40 Unid. $ 550.000 Ventas periodo 35 Unid. Inventario final 5 Unid.
Promedio ponderado
El valor promedio del costo por artículo es de $13.750 El valor del inventario final = 5
Unid. * $13.750 = $68.750 El inventario final queda valorado al costo promedio mercancía
en existencia.
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PEPS o FIFO Valor del inventario final por= 5 Unid. * $10.000 = $50.000 El inventario
final queda valorado al costo de la primera mercancía en existencia.
UEPS o LIFO Valor del inventario final por= 5 Unid. * $15.000 = $75.000 El inventario
final queda valorado al costo de la última mercancía comprada.
Para los individuos de la entidad que tiene la responsabilidad de ejercer como gerentes,
normalmente les conviene reportar ingresos elevados cada periodo, ya que es común que
ellos reciban beneficios a partir de este indicador. Utilizando la técnica de identificación
específica, el ingreso puede ser manipulado, para reportar ingresos elevados cada periodo.
Al contrario, el método de primera entrada, primera salida (PEPS) y el de costo promedio
ponderado no ofrecen esta libertad, causan impactos diferentes en la utilidad del periodo
Las ganancias por el mantenimiento del inventario en la entidad durante periodos algunas
veces prolongados es eliminada a través de la implementación del método de última
entrada, primera salida(UEPS).
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Documentos respaldatorios
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El Kardex y su importancia en los inventarios de las
empresas.
Para poder hablar del kardex y de su importancia en los inventarios de las
empresas debemos tener claro que inventario es todo aquel artículo o bien
que adquiere una compañía, negocio u empresa con el fin de venderlo y/o
utilizarlo para lograr su objeto social, su razón de ser. Es por eso que en
temas de inventarios escuchamos hablar de inventarios de frutas, verdura,
hortalizas, calzado, ropa, productos para la construcción, productos agrícolas,
entre otros.
Por tal razón el tema de los inventarios depende mucho de la empresa y del
motivo por el cual fueron adquiridos, por ejemplo; ¿Qué es un televisor? Es
imposible saberlo sin saber a qué se dedica la compañía que lo tiene o que
función cumple, pues si el televisor está ubicado en la sala de espera de los
clientes, éste es una propiedad planta y equipo, mientras que si esta en
bodega con el fin de ser vendido es un inventario. Otro ejemplo podrían ser
las telas que para un almacén de telas es un producto para la venta pero para
un sastre es producto a ser utilizado y finalmente existen productos que se
pueden clasificar como productos para la venta y productos para uso, por
ejemplo en las fruterías tiene frutas para la venta pero de igual forma tienen
frutas para preparar jugos y ensaladas es decir, que aquí debe existir un
mayor control y para esto existen las tarjetas kardex.
Es por eso que los inventarios se clasifican de estas 7 formas y cada empresa
clasifica según su objeto social. Para lograr una buena clasificación se
ampliara la explicación de cada tipo de inventarios.
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manejar los 7 inventarios al tiempo y para no mesclar costos entre ellos ni
que se pierdan los inventarios existen las tarjetas kardex.
Sistema periódico
Sistema permanente
P.E.P.S.
U.E.P.S
Promedio Ponderado.
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En el Método U.E.P.S consiste en dar salida del inventario a aquellos
productos que se adquirieron recientemente, por lo que en los inventarios
quedarán aquellos productos comprados más de forma más antigua, por tal
motivo se conoce como Últimos en Entrar, Primeros en Salir.
Mientras que el Método del Promedio Ponderado consiste en dar salida a los
inventarios de una forma, que los inventarios quedan tienen un valor
equilibrado, por tal motivo se conoce con este nombre
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NIIF
Las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) constituyen el
conjunto denormas contables con mayor aceptación a nivel mundial. El
desarrollo de las tecnologías,entre ellas las referidas a las de comunicación
de datos, ha facilitado la movilidad de los recursos entre los diferentes
mercados financieros en el planeta. Hoy día, los inversores y las entidades
demandantes de financiación con cierta dimensión acuden a los mercados
financieros internacionales para captar recursos. Los costos de las
transacciones en estos mercados se reducen sensiblemente si existe
información sobre los demandantes de recursos y, si además, esta
información está elaborada y revisada con estándares de calidad y criterios
comparables. No es aventurado afirmar que, en materia de información
financiera y aseguramiento de la información, se ha producido una gran
transformación del panorama existente respecto al siglo XX. La
transformación exige la puesta en marcha de medidas destinadas, a corto
plazo, a ofrecer mecanismos que faciliten la transición a un nuevo marco de
información financiera y, a largo plazo, la transformación de las enseñanzas
en este nuevo marco. El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) ha
promovido, entre otras muchas medidas, la elaboración de Documentos de
Orientación Técnica para la convergencia con las NIIF y con la NIIF para las
Pymes que versan sobre algunos de los temas más relevantes de las normas,
así como dos Documentos de Orientación Pedagógica para la enseñanza,
tanto de las NIIF como de las Normas de Aseguramiento de la Información
(NAI). En esteproyecto hemos contado con el apoyo financiero del Banco
Mundial, el cual muestra un permanente compromiso con la implantación
exitosa de estos estándares internacionales. Desde el punto de vista técnico,
hemos contado con la colaboración de la Asociación Española de
Contabilidad y Administración de Empresas (AECA). AECA cuenta con una
dilatada experiencia de más de 35 años emitiendo documentos que orientan
la práctica contable en España, de los cuales cuenta con una década de
experiencia en la implantación de las NIIF para las empresas españolas
cotizadas en los mercados de valores
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Estos documentos se organizan en dos series: Información Financiera y
Contabilidad y
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constituye una herramienta básica para comprender y justificar los
estándares de información financiera. Esta segunda motivación es la que
soporta el enfoque de enseñanza basada en el Marco Conceptual, auspiciada
por el IASB. El cuarto y quinto documentos se destinan a la Adopción por
primera vez. Este es un cambio significativo en los procesos de elaboración
de información financiera de una entidad. Con la finalidad de facilitar la
comparabilidad de la información, se asume el principio de aplicación
retroactiva de los criterios contenidos en las NIIF; sin embargo, la restricción
costo vs beneficio justifica excepciones obligatorias a este criterio o permite
exenciones voluntarias a este criterio en la adopción por primera vez. El sexto
y séptimo documentos tratan la regulación sobre Propiedades, Planta y
Equipos. Estos recursos son uno de los activos más significativos en un gran
número de industrias,
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Documentos respaldatorios
Vamos parte por parte. En informática, los documentos respaldatorios refieren a la copia de
la información contenida en los computadoras de escritorio o portátiles con un objetivo
de seguridad.
Si el sistema falla o todo el disco duro se hecha a perder, allí está el respaldo para salvar la
información contenida.
Los expertos recomiendan una copia de seguridad de la información al menos cada seis
meses o hacerla con mayor frecuencia en caso de documentos clave.
El respaldo debe hacerse en unidades externas como CDs o DVDs, memorias flash (pen
drives, etc.) o en otro disco duro.
Pero esta visión de documento respaldatorio es la más primitiva y toma a un disco duro en
particular como unidad a “rescatar”. No por ello, claro, deja de ser esencial para los
usuarios individuales.
Pero ¿qué ocurre en empresas, donde varios operadores generan en red gran cantidad de
información productiva cada día? ¿Cómo se respalda?
Por lo general, los sistemas operativos y demás aplicaciones cuentan con la opción de
copias de seguridad.
En caso de que el documento falle, puede recurrirse a la última copia. Cada usuario dispone
de la frecuencia de respaldo.
Para operaciones de respaldo más complejas, que impliquen redes por ejemplo, existe una
batería de software destinado específicamente al respaldo.
Estos programas actúan como una especie de espías que andan por todos los recovecos de
la red y cada vez que hallan alguna información nueva, le hacen una copia de seguridad que
guardan en un gran disco dispuesto para tal fin. Su trabajo podrá ser “inútil” por meses o
años, pero al otro día del cataclismo, estos muchachos podrán restaurar el mundo.
Claro que se puede programarlos para que su vigilancia sea más o menos obsesiva.
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El documento respaldatorio más famoso y determinante es la factura. Es el documento final
de una compraventa. Depende de la legislación de cada país, pero como mínimo, la factura
debe ser emitida por duplicado. Este documento respaldatorio, también, tiene valor jurídico
como prueba llegada la eventualidad de un litigio.
La nota de compra es el documento que rubrica una persona o empresa para hacerle un
pedido a un comerciante. Se emiten dos, por lo general, una para el archivo del que pide o
otra para el comerciante que debe cumplir con el pedido. Este documento, sin embargo, no
obliga a la operación; es solamente el pedido.
Hay otros tipos de documentos respaldatorios, como las notas de débito (comprobante de
débito de una determinada suma de una cuenta), la de crédito (comprobante de crédito en
una cuenta bancaria) y el recibo: se comprueba que el dinero de determinada deuda ha sida
recibido.
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