Informe: Importancia de las funciones organización, control y staff

Jeison Mauricio Galindo Ramírez

Septiembre 2019
Servicio Nacional de Aprendizaje SENA
Madrid, Cundinamarca
Controles y Seguridad informática

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Tabla de contenido

INTRODUCCION........................................................................................................ 3
FUNCIÓN DE ORGANIZACIÓN................................................................................. 3
FUNCION DE CONTROL ........................................................................................... 4
FUNCION DE STAFF ................................................................................................. 4
PREGUNTAS DE LA ACTIVIDAD .............................................................................. 4
¿Cómo debe ser la selección de hardware y software para el área de sistemas? .. 4
¿Qué estándares se deben tener en cuenta para la evaluación? ........................... 5
¿Cuáles son los ítems más importantes para considerar cuando se realiza la
contratación de personal en el área de sistemas? .................................................. 6
¿Por qué es importante realizar capacitación de personal en esta área? ............... 6
CONCLUCION ........................................................................................................... 6
BIBLIOGRAFÍA........................................................................................................... 7

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INTRODUCCION

En la actualidad las empresas cuentan con personas que realizan actividades

que aseguran y permiten que los sistemas de información funcionen de una
manera eficaz, esto con el fin de que los objetivos institucionales se logren
con calidad.
El fin del presente informe es ampliar conocimientos hacerla de las principales
características de la función de organización y de staff esto con el fin de lograr
dimensionar la importancia que poseen estos en el desarrollo normal de una
empresa.

FUNCIÓN DE ORGANIZACIÓN

Organizar es una de las funciones de la administración, esta se encarga de la

estructura del personal, instalaciones y el flujo de la información que ayudan
al desarrollo de los objetivos planteados.
La organización es un conjunto de normas y reglas de conducta en las cuales
todos los miembros se comprometen a su cumplimiento. Como también la
organización se encarga de la administración de los recursos humanos y su
estructura. Además de ser un medio para ordenar y distribuir el trabajo.
En el proceso organizacional el departamento de servicios informáticos debe
contar con la suficiente independencia que le permita una comunicación fluida
con los demás departamentos, esto permite que los procesos administrativos
conjuntos no tengan demoras.
Teniendo clara la estructura organizacional, el departamento de servicios
informáticos tendrá que describir y delinear claramente las responsabilidades.
Se deberán revisar los procedimientos para determinar que las
responsabilidades asignadas fueron descritas adecuadamente, así como
verificar que los estándares son los adecuados.
El objetivo principal de la organización es hacer que cada uno de los
miembros conozca que actividades son las que se deben ejecutar, teniendo
en cuenta niveles de prioridad y responsabilidad mejorando así el
cumplimiento de los objetivos planeados.

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FUNCION DE CONTROL

El control consiste en la comparación del desempeño actual con el esperado,

lo cual sirve para tomar medidas que permitan ajustar acciones.

El control es un mecanismo que permite corregir desviaciones atreves de

indicadores con el fin de lograr el cumplimiento de los objetivos clave para la
compañía, es decir, el control no es un proceso netamente técnico de
seguimiento, sino un proceso donde se evalúan factores organizativos
humanos y culturales.

El control es fundamental ya que a pesar de que la compañía cuente con

procesos eficientes y una estructura organizacional adecuada, la
administración no sabrá de la situación real, sino existe mecanismos que
cercioren si los hechos van de acuerdo con los objetivos.

FUNCION DE STAFF

Sabiendo que “staff” hace relación a la plantilla o al personal que forma parte
del área de servicios informáticos, la función de staff consiste en la selección
y entrenamiento del personal adecuado para el desarrollo de las tareas. La
calidad de la funcionalidad de staff está directamente relacionada con la
calidad del desarrollo de los objetivos desarrollados en el área.
Teniendo en cuenta que la rotación de personal hace parte del normal
desarrollo diario de las organizaciones el área de servicios informáticos debe
tener disponible un inventario de habilidades del staff actual y posibles
habilidades que se requieran a futuro, con el fin que la selección de personal
se haga de manera correcta y en el menor tiempo posible

PREGUNTAS DE LA ACTIVIDAD

¿Cómo debe ser la selección de hardware y software para el área de

sistemas?

Este es otro punto para evaluar en la función de organización. La definición de

estándares es parte fundamental para realizar una selección efectiva de un
activo informático en cuanto a hardware y software. Para cualquier nueva
adquisición es necesaria la preparación de un manual de especificación que
contenga las principales características requeridas.
Por ejemplo, para computadoras se puede incluir:
 Procesador (tipo y velocidad)

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  Capacidad Memoria RAM
 Capacidad Disco Duro
 Puertos Incluidos (USB, HDMI, VGA, Serial)
 Tipo de equipo (Portátil o Escritorio)
 En algunos casos marcas y modelos específicos
Los estándares para la selección de software se deben realizar teniendo en
cuenta la necesidad de uso de la herramienta por parte del usuario, se
pueden incluir, por ejemplo:
 Sistemas Operativos (Tipo, Versión)
 Software de oficina (Procesadores de texto, Hojas de cálculo, etc.)
 Bases de Datos
 Software echo a la medida (De acuerdo con requerimiento
especializado de alguna área)

La selección de la herramienta debe ir de la mano de una evaluación en la

cual se justifique su uso y como este apoyaría el cumplimiento de los
objetivos corporativos.

¿Qué estándares se deben tener en cuenta para la evaluación?

¿Qué beneficios trae la estandarización? La respuesta la encontramos en el

significado del término “estandarización”: “Se denomina estandarización al
proceso de unificación de características en un producto, servicio,
procedimiento, etc. Este implica en muchas ocasiones la redacción de normas
de índole prescriptiva que deben seguirse con la finalidad de conseguir
objetivos”.
La estandarización es el proceso de ajustar o adaptar características en un
producto, servicio o procedimiento; con el objetivo de que éstos se asemejen
a un tipo, modelo o norma en común.

En el departamento de servicios informáticos se deben tener estándares de

método y estándares de desempeño

Estándares de métodos: En este se busca establecer practicas uniformes,

procedimientos y reglas a ser seguidos en el área de servicios informáticos.
Esta técnica tiene como propósito los siguientes puntos:

 Facilitar la comunicación entre partes interdependientes como analistas

y programadores
 Reducir los efectos de rotación de personal
 Reducir los efectos del cambio tecnológico
 Formar la base de estándares de desempeño proporcionando una
base de medida común

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Estándares de desempeño: Este estándar busca evaluar el desarrollo de de
las tareas elaboradas por el área de servicios informáticos, en relación con los
métodos estandarizados.

¿Cuáles son los ítems más importantes para considerar cuando se

realiza la contratación de personal en el área de sistemas?

Para la contratación de la persona correcta, se deben tener bien definidos los

requerimientos que el aspirante ocupara en la compañía. La selección del
personal debe considerar criterios como el nivel educativo, la experiencia y
responsabilidad,

Los aspirantes pueden ser reclutados internamente o de forma externa. El

reclutamiento interno aprovecha la experiencia y el conocimiento de la
compañía por parte del aspirante además incrementa la moral, el
reclutamiento externo da la posibilidad de encontrar las especificaciones y
habilidades solicitadas además de renovar experiencias en el área de
servicios informáticos.

La información del aspirante puede ser obtenida por medio de entrevistas,

prueba, referencias, hojas de vida, Esta información luego debe ser ampliada
y cotejada para ser validarla.

¿Por qué es importante realizar capacitación de personal en esta área?

Buscando el continuo mejoramiento del área de servicio de la información los

procesos de capacitación brindan la oportunidad de ampliar conocimientos
sobre un tema en específico, o brindar nuevos conocimientos. Con este tipo
de actividades se mantiene la moral del empleado y actualizan habilidades
que ayudan al mejoramiento de los procesos.

CONCLUCION

En la actualidad las empresas se están viendo en la obligación de competir en

el mundo, para esto es necesario que procesos de detección de necesidades
se lleven a cabo para resolver oportunidades de mejora por medio del
entrenamiento constante, en donde el trabajador asuma una mayor
responsabilidad de su propio desarrollo y esto se traduzca en el óptimo
desarrollo de los objetivos planteados

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BIBLIOGRAFÍA

https://definicion.mx/estandarizacion/
gestiopolis.com/control-como-funcion-administrativa-en-la-empresa/
https://sena.blackboard.com/bbcswebdav/pid-24251475-dt-content-rid-
14389937_1/institution/SENA/Tecnologia/21730025/Contenido/OVA/guias/aa2
/oa2/pdf/controles_administrativos.pdf