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FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE RESERVACIONES

En el desempeño diario de su labor, el encargado de reservaciones lleva a cabo una


serie de actividades que a continuación se indican:

1. Control de habitaciones.
2. Reservaciones de habitaciones
3. Checar los porcentajes de ocupación
4. Proporcionar información sobre tarifas, habitaciones y servicios que ofrece el
hotel.

ORGANIGRAMA

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FUNCIONES DEL GERENTE DE RESERVACIONES

1. Controla, supervisa y selecciona al personal del departamento responsable


del control de las reservaciones.
2. Supervisa llenado correcto de formas impresas del departamento.
3. Supervisa que el sistema de cómputo de las reservaciones trabaje
eficientemente.
4. Diseña las formas impresas usadas en el departamento.
5. Responsable directo de la entrada y salida de correspondencia de
reservaciones.
6. Supervisa todos los procedimientos para entrada, cambio y cancelación de
reservaciones.
7. Responsable del control de depósitos y reembolsos de reservaciones.
8. Controla los descuentos según las políticas del hotel.
9. Autoriza extensiones de estancia en periodos de alta ocupación.
10. Responsable del envío de todos los reportes que envía el departamento.
11. Supervisa la elaboración de gráficas de ocupación del hotel.
12. Elabora en unión del gerente de división cuartos los pronósticos de
ocupación.
13. Responsable de abrir y cerrar fechas en coordinación con el gerente de
división cuartos.
14. Controla los allotments.
15. Responsable de tener ordenados todos los archivos del departamento.
16. Soluciona problemas referentes a reservaciones.
17. Revisa que el sistema de reservaciones por Internet sea eficiente.
18. En coordinación con el jefe de sistemas promueve la elaboración de reportes
como: Productividad de representantes, productividad de agencias de viajes,
reporte geográfico, segmentos del mercado, etc.
19. Controla la productividad a través del sistema de Internet.
20. Controla la productividad del sistema lada 800.
21. Autoriza el envío de algunas cortesías a cuartos.
22. En coordinación con el gerente de ventas solicita programas, listas,
depósitos a grupos.
23. Reporta a la gerencia de ventas cualquier cancelación de grupo.
24. Maneja sobre-ventas.
25. Autoriza créditos según las políticas establecidas.
26. En coordinación con la oficina de crédito establece convenios con
compañías de tarjetas de crédito (Visa., MasterCard, American Express,
etc.). Para la confirmación de reservaciones a través de tarjetas de crédito.
27. En coordinación con el departamento de contabilidad envía pagos de
comisiones a las agencias.
28. Opera y programa grupos de agencias mayoristas.
29. Intercambia información con otros hoteles.
30. Hace investigaciones diarias de la ocupación de la competencia.

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FUNCIONES DEL ENCARGADO DE RESERVACIONES

Entre sus obligaciones se encuentran las siguientes:

1. Atender solicitudes de espacio en reservaciones individuales y grupales.


2. Verificar espacios disponibles en la computadora y confirmar el espacio.
3. Conoce el llenado correcto de formas impresas
4. Maneja el control de reservaciones en la computadora
5. Actualiza la información en la computadora
6. Solicita depósitos para garantizar las reservaciones.
7. Llena y envía recibos a clientes.
8. Llena y envía confirmaciones a clientes
9. Recibe cancelaciones de cuartos.
10. Tramita reembolsos por reservaciones que tienen depósito.
11.Recibe y hace los cambios, al cambio de fecha de llegada.
12.Elabora y envía reportes del departamento.
13.Elabora a través de la computadora las gráficas de ocupación.
14.Archiva papelería.
15.Recibe y envía mensajes a través del servicio Internet
16.Contestar mensajes de clientes en Internet
17. Solicita autorizaciones de crédito en casos de reservaciones garantizadas con
tarjetas de crédito.
18. Realiza trabajo secretarial en la oficina.
19. Envía y recibe correspondencia a otros departamentos.
20.Solicita el pago de comisiones al departamento de contabilidad
21.Cierra fechas en reservaciones por Internet.
22. Verifica No-Shows en la relaciones de entradas del día anterior.
23.Solicita a contabilidad reembolsos por cancelaciones.

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SERVICIOS DE UN ESTABLECIMIENTO DE HOSPEDAJE.

Generalmente los hoteles ofrecen diferentes tipos de servicios, de acuerdo a su


categoría

 2 Jacuzzis ubicados en el área de terrazas (1° piso) y uno más en el área de


alberca, todos con vista al mar. Abierto de 08:00 a 18:00 Hrs.
 Gimnasio, Ubicado en la terraza del primer piso, diversos equipos para practicar
su rutina diaria, Televisión y música estereofónica Abierto de 07:00 a 18:00 Hrs.
 Club de Niños Copalandia, localizado en el lobby principal equipado con lo
necesario en juegos de entretenimiento, videos y diversión para niños de 4 a 11
años, Abierto de 10:00 a 18.00 Hrs.

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 Salón de Juegos. Ubicado en el nivel del mezanine el mejor lugar para el
relajamiento contamos con diversos Juegos de mesa, de billar, ping pong y
Futbolito. Abierto de 08:00 a.m. a 24:00 hrs.
 Actividades de Entretenimiento, diariamente nuestro equipo profesional de
animación interactúan con los huéspedes en diversas actividades de
entretenimiento como deportes acuáticos, Aquaerobics, Vóley Ball, concursos y
mucha diversión para todos los huéspedes.
 Estacionamiento techado y abierto, amplios espacios para diversos tamaños de
autos y autobuses.

 Consultorio Médico 24 hrs. ($) Estética Unisex, Boutiques, Regalos, Ropa


casual y trajes de baño, Tabaquería y Farmacia. ($). Área comercial ubicada en
el lobby principal.

 Consultorio Médico 24 hrs. ($) Estética Unisex, Boutiques, Regalos, Ropa


casual y trajes de baño, Tabaquería y Farmacia. ($). Área comercial ubicada en
el lobby principal.
Salones: amplios para convenciones, banquetes y eventos especiales desde 20 hasta
900 personas.

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NOMBRE DEL HOTEL: LOGO:

UBICACIÓN:

CATEGORIA:

SERVICIOS QUE OFRECE:

HABITACIÓN STANDARD

El hotel cuenta con 392 Habitaciones con vista al mar y capacidad para cuatro
personas, balcón privado, piso de mármol, dos camas matrimoniales, aire
acondicionado, baño equipado, secadora de pelo, teléfono con sistema de correo de
voz, cerraduras electrónicas, sistema de televisión por cable, voltaje a 120, confortable
mobiliario de madera, mesa para cenar con cubierta de mármol, un armario grande,
televisor a color de 21", caja de seguridad electrónica, hielera.

JUNIOR´S SUITE

Tiene 38 Jr. Suites, vista frontal al


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mar, capacidad para cuatro
personas, 2 camas matrimoniales,
aire acondicionado, baño
equipado, secadora de pelo,
batas de baño, toallas, teléfono
con sistema de correo de voz, un
par de pantuflas, plancha, burro
para planchar, kit especial de
amenidades en el baño, sistema
de cablevisión, confortable
mobiliario de madera tal como un
pequeño juego de sala, mesa
para cenar, todos con cubierta de
mármol, un armario grande con
televisor a color de 27", una
cafetera con sus sobres de café,
caja de seguridad electrónica,
hielera, botellas de agua, balcón
privado y vista frontal a la bahía.
También cuenta con habitaciones
para no fumadores, para personas
con capacidades diferentes y
habitaciones comunicadas.

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Tipo de habitación Características (Servicios que Cantidad
tendrá)

Total de habitaciones:

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La tarifa es el precio que cobra el hotel a sus huéspedes por
concepto de alojamiento, y puede incluir o no una serie de
servicios, como alimentos y bebidas o entretenimiento.

La tarifa que aplican los hoteles es diaria por noche,


independientemente de la cantidad de días que dure la
estancia, e implica una serie de aplicaciones legales que rigen
en el contrato de hospedaje en casi todos los países.

La tarifa mínima a cobrar es de una noche de alojamiento, pero


puede fraccionarse, por ejemplo, en medio día (aplicable para
check-out fuera de horario), después de, por lo menos un día
de estancia.

En casi todos los países las tarifas son fijadas por los propios
hoteles, y en algunas ocasiones son reguladas por las
autoridades gubernamentales en lo concerniente a los topes
mínimos y máximos.

TARIFAS DE HOSPEDAJE.

TIPOS DE TARIFAS

 De mostrador o normal:
Son las tarifas normales sin descuentos, aplicadas
a todas las habitaciones y del tipo y categoría de
hotel.

 De alta y baja temporada:


En los hoteles de zonas vacacionales cuya afluencia de
huéspedes varía según la época del año se aplican
tarifas diferenciales con valores que varían hasta en
50% de una a otra.

 Comercial o Corporativa:
Esta se aplica a todos los huéspedes que vienen a
través de empresas, excepto agencias de viajes para
las cuales se aplican otros criterios. Estas tarifas,
aplicadas sobre todo a viajeros de negocios, poseen un
descuento que oscila entre 10 y 20 % aplicable al
alojamiento.

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 Grupal:
Son aplicables sobre todo a agentes de viajes cuyas
ventas por intermediación son importantes, los
descuentos (comisiones), que se aplican varían según
una serie de condicionantes, como volumen de ventas,
forma de pago, tipos de habitaciones elegidas, etc.
Estas tarifas son comisionables en valores que oscilan
entre 10 a 40%.

 Familiar:
Muchos hoteles aplican descuentos a través de estas
tarifas para promover el alojamiento de familias con
niños dando la posibilidad, por ejemplo de no pagar
por los menores de 6 a 12 años acompañados por sus
familiares.

 Gubernamental:
Esta, también con descuento, se aplica a empleados
gubernamentales en la amplitud del término, también a
personas que llegan al hotel a través de reservaciones
hechas por divisiones gubernamentales.

 Promocional:
En diferentes fechas, sobre todo en temporada baja, el
hotel lanza al mercado tarifas promociónales para atraer
clientes; por ejemplo ofrece estancias de 3 días
cobrando solo 2, ofrecen alimentos y bebidas, etcétera.

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