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CONTRATO Y JEFES DE PROYECTO Revisión Nº: 1

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Jorge Berríos N. Marcela Toledo M. Marcela Toledo M.
Fecha: 01/06/2014 Fecha: 13/06/2014 Fecha: 13/06/2014

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PROYECTO

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INDICE

INTRODUCCION 03

1.- OBJETIVO Y ALCANCE 04

2.- ALCANCE 04

3.- DOCUMENTOS APLICABLES 04

4.- DEFINICIONES 05

5.- RESPONSABILIDADES 06

6.- CONTRATACION DE PERSONAL 08

7.- JORNADAS EXCEPCIONALES DE TRABAJO 08

8.- REMUNERACIONES Y COMPENSACIONES 09

9.- AMONESTACIONES, DESVINCULACIONES Y FINIQUITOS 09

10.- PROCESO CERTIFICACION DE OBLIGACIONES

LABORALES Y PREVISIONALES 10

11.- PROCESO DE AUDITORIAS DEL CLIENTE 10

12.-DOCUMENTACION LABORAL EN FAENA 11

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INTRODUCCION

El presente instructivo, contempla el conjunto de normas y procesos que pautean las

actividades propias de la gestión laboral y legal de la Gerencia de Personas en terreno
que se deben cumplir.

Su finalidad, es servir de guía para nuestros Administradores de Contrato, Encargados de

Relaciones Laborales en terreno y Asistentes Administrativos para efecto de
contrataciones, remuneraciones, jornadas de trabajo y desvinculaciones de personal.

La presentación esquemática de los procesos, permite al Administrador, Encargado de

Relaciones Laborales y Asistentes Administrativos, visualizar de una forma clara y precisa
los pasos que debe dar para la ejecución de sus tareas diarias, así como para supervisar
de manera adecuada los procesos relacionados con el ámbito laboral y legal.

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1. OBJETIVO Y ALCANCE

• Dotar, a R&Q Ingeniería, de un instrumento técnico- administrativo que contemple de

manera estandarizada, los pasos involucrados en el procedimiento de contratación,
remuneraciones, jornadas laborales y entrega de información, que permitan un buen
entendimiento entre Empleador y trabajador.

• Proporcionar un instrumento formal, que sea utilizado por personas involucradas en la

gestión de la administración de personal en terreno.

• Establecer, de manera documental, la relación que debe existir entre política,

objetivos, lineamientos y responsabilidades necesarias para una correcta y oportuna
entrega de información a la Gerencia de Personas.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica a todos los Administradores de Contratos, Encargados

Administrativos, Encargados de Relaciones Laborales y Asistentes en faena.

3. DOCUMENTOS APLICABLES

• Solicitud de examen médico

• Ficha de Contratación
• Contrato de trabajo
• Anexos y modificaciones
• Formulario de Remuneraciones
• Solicitudes de Jornada excepcional y Resolución de Dirección del trabajo respecto a la
solicitud de Jornada excepcional.
• Procedimiento de Operaciones de RR.HH, PG-GP-01
• Procedimiento de Vacaciones, PG-GP-02
• Instructivo Reclutamiento y Selección, IN-GP-05
• Instructivo Beneficios, Descuentos y Préstamos, IN-GP-03

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4. DEFINICIONES

• Contrato de trabajo: Es el acuerdo entre un trabajador y un empleador, por el cual el

primero se compromete a prestar un servicio y la segunda parte a pagar una
remuneración a cambio de dichos servicios. El servicio prestado, debe referirse a alguno o
a todos los trabajos a realizar. Este acuerdo debe hacerse por escrito, firmarse por ambas
partes.

• Liquidaciones de sueldo: Documento que detalla el pago de las remuneraciones

mensuales del personal contratado.

• Jornada laboral: es el tiempo que cada trabajador dedica a la ejecución del trabajo por
el cual ha sido contratado. Se contabiliza por el número de horas que el empleado
desempeñara para desarrollar su actividad laboral dentro del período de que se trate:
días, semanas o años.

• Libro de Asistencia: el empleador, debe contar con un libro de asistencia o un reloj

control, en el cual se registre la asistencia y horas trabajadas por cada trabajador,
diariamente, semanalmente o al término de cada turno se deben confeccionar reportes de
asistencia que deben ser firmados por cada trabajador en señal de aceptación.
Para esto el libro de asistencia deberá estar sumado diariamente, al término del turno y
mensualmente.

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5. RESPONSABILIDADES

CARGO RESPONSABILIDAD
 Atender los procedimientos del área, completando los formularios en forma íntegra en los plazos
establecidos.
 Comunicar en forma oportuna las contrataciones y desvinculaciones de personal al Coordinador
Laboral GMIN.
 Controlar las jornadas de trabajo y horas de su personal a cargo de acuerdo a los contratos de
ADMINISTRADOR DE CONTRATO

trabajo.
 Comunicar cualquier hecho que altere el clima laboral de su contrato al Encargado de Relaciones
Laborales.
 Solicitar amonestaciones escritas al personal en caso de incumplimiento a sus obligaciones
laborales o al reglamento Interno al Coordinador Laboral GMIN.
 Recepciona y resguarda todos los Antecedentes Laborales enviados al contrato desde Casa
Matriz, en carpetas personales de los trabajadores y archivadores de documentación laboral.
 Llevar registro de documentación legal entregada a los trabajadores
 Envía los requerimientos desde la faena a Casa Matriz y mantener informado a casa matriz del
lugar físico donde se debe enviar la documentación para evitar la pérdida de esta.
 Encargado de preparar las auditorias mensuales del cliente.
 Enviar al Coordinador Laboral GMIN y al Encargado de Relaciones laborales de la Gerencia de
Personas en forma mensual los informes de auditoría del cliente a su contrato.
 Cerrar libro de asistencia Semanalmente, Mensualmente y al término de cada turno.
 Revisar y hacer firmar las liquidaciones de sueldo del personal y canalizar los reclamos de los
trabajadores oportunamente.
 Solicitar apoyo y direccionamiento al Coordinador Laboral GMIN o al Encargado de Relaciones
Laborales de la Gerencia de Personas ante cualquier eventualidad o duda respecto al actuar.
 Solicitar apoyo y direccionamiento al Encargado de Relaciones Laborales de la Gerencia de
Personas respecto a jornadas de trabajo excepcionales.

 Recepcionar información necesaria para la confección de contratos de

nuevos ingresos o de anexos por cambio de cargo, cambio de centro de
GERENCIA DE

costo.
PERSONAS

 Dar V° B° a las contrataciones del personal revisando previamente sus

Coordinador antecedentes.
Laboral GMIN  Coordinar proceso de finiquitos del personal
 Controlar y verificar el correcto pago de finiquitos del personal
 Velar por el cumplimiento de la legislación laboral vigente
 Apoyar en el cierre de auditorías laborales y cierres de faena.
 Coordinar la toma de exámenes ocupacionales al personal.

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 Mantener contacto directo con los Administradores de cada contrato, así

como con las personas que tienen relación en materia laboral como los
Encargados de RRLL, entregando capacitación, procedimientos y
entrenamiento permanente en los distintos temas laborales.
 Realizar visitas periódicas a las faenas controlando el cumplimiento de
los procedimientos y la normativa laboral, revisando consultas y
atendiendo las necesidades que tengan las personas que conforman en
contrato.
Encargado de
 Recopilar documentación y preparar cierres laborales de faenas.
Relaciones Laborales
Coordina recepción de auditorías realizadas por los mandantes en
terreno, así como los cierres laborales los que entrega al Encargado de
RRLL para su gestión y cierre de información.
 Responsable de preparar las solicitudes de turnos especiales a ser
presentadas en la Inspección del Trabajo, completará la información,
obtendrá las firmas correspondientes y presentará el documento a la
Inspección del Trabajo para obtener su autorización.

 Controlar el pago de las remuneraciones del personal

 Cuadrar y realizar el pago de imposiciones en las fechas legalmente
pactadas
Jefe de
 Llevar registros del personal en sistema ERP y carpetas de personal
Remuneraciones  Controlar el proceso de anticipos y préstamos al personal de acuerdo a
indicadores de liquidez
 Gestionar recepción y tramitación de licencias medicas

 Ratificar las contrataciones del personal bajo el marco legal de la

compañía
Gerente de
 Genera las directrices pertinentes respecto a materia laboral
Personas
 Mantener control de las políticas y procedimientos del área así
como también velar por el cumplimiento de los aspectos legales
de los mismos.

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6. CONTRATACION DE PERSONAL

Este proceso, esta normado en nuestro Sistema de Gestión Integrado bajo el

código: PG-GP-01 “Procedimiento de Operaciones de RR.HH”, punto 6.

7. JORNADAS EXCEPCIONALES DE TRABAJO

Procedimiento para solicitar Jornada Excepcional de trabajo (Especificado en el

“Procedimiento de Operaciones de RR.HH” PG-GP-01, punto 9.

Para aplicar un sistema de jornada de trabajo especial es necesario solicitar autorización

a la Dirección del Trabajo.

Según lo establece el artículo 38 del Código de Trabajo, el Director del Trabajo está
facultado para autorizar, previo acuerdo de los trabajadores involucrados y por resolución
fundada, el establecimiento de sistemas excepcionales de distribución de jornadas de
trabajo y de descanso, cuando el sistema de jornada de trabajo que establece ese artículo
no pudiese aplicarse, dadas las características especiales de la prestación de servicios.

Los sistemas de jornadas excepcionales de trabajo se implementan en sectores como la

minería. Por ejemplo en la minera Escondida trabajan bajo un régimen de 4x4 por doce
horas, es decir, trabajan doce horas diarias durante cuatro días y descansan los cuatro
siguientes.

Este sistema debe renovarse cada cuatro años, con el acuerdo de los trabajadores.

1- Presentar la solicitud ante la Dirección del Trabajo Regional que corresponda. Ésta
autoriza provisoriamente la jornada solicitada y luego la Dirección Nacional emite la
resolución definitiva.

2- Se debe completar el formulario “Solicitud de jornada excepcional” de la Dirección del

Trabajo, F-35-1 (Para faenas ubicadas dentro de centros urbanos) o F-35-2 (Para faenas
ubicadas fuera de centros urbanos) donde se deberá consignar la distribución de las
horas y días de trabajo, días de descanso, hora de colación, además se debe adjuntar un
acta de acuerdo entre empleador y trabajadores sobre la jornada especial de trabajo.

3- Además deberá establecerse en la misma solicitud el procedimiento que la empresa

adoptará en el caso de que corresponda trabajar un día feriado, otorgando un día de
descanso compensatorio o pagando las horas como extraordinarias.

ESTA SOLICITUD DEBE SER COORDINADA CON LA GERENCIA DE PERSONAS

PARA SU TRAMITACION, FORMULACION DE DOCUMENTOS Y FIRMA DEL
REPRESENTANTE LEGAL.

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LAS HORAS EXTRAORDINARIAS NO SE PUEDEN REALIZAR EN JORNADAS

EXCEPCIONALES AUTORIZADAS QUE TENGAN UNA DURACION DE 12 HORAS
DIARIAS.

8. REMUNERACIONES Y COMPENSACIONES

Este proceso, esta normado en nuestro Sistema de Gestión Integrado bajo el

código: PG-GP-01 “Procedimiento de Operaciones de RR.HH”, punto 7.

9. AMONESTACIONES, DESVINCULACION Y FINIQUITOS

Amonestaciones al personal

Las cartas de amonestación corresponden a una sanción escrita del empleador debido al
incumplimiento de las obligaciones impuestas en el contrato o en el reglamento interno de
orden, higiene y seguridad de la empresa.

Finalmente, cabe señalar que las cartas de amonestación tienen por finalidad lograr que
el trabajador, por ejemplo, su mayor rendimiento laboral, la confección de las respectivas
cartas de amonestación y el envío de estas será de responsabilidad de la Gerencia de
Personas en coordinación con la Gerencia de Área respectiva quien informara la falta
cometida por el trabajador.

Desvinculaciones y Finiquitos

Este proceso, esta normado en nuestro Sistema de Gestión Integrado bajo el

código: PG-GP-01 “Procedimiento de Operaciones de RR.HH”, punto 8.

LOS ADMINISTRADORES DE CONTRATO NO ESTAN AUTORIZADOS PARA

REALIZAR NEGOCIACIONES DE FINIQUITOS A CUENTA DE LA EMPRESA Y CADA
DESPIDO DEBERA CONTAR CON LA AUTORIZACION DEL GERENTE DEL AREA EN
COORDINACION CON LA GERENCIA DE PERSONAS.

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10. PROCESO CERTIFICACIÓN DE OBLIGACIONES LABORALES Y

PREVISIONALES

Vigente a partir del 14 de Enero del 2007. Constituye uno de los ejes centrales de la
regulación contenida en la Ley Nº 20.123, es la implementación por parte de la empresa
principal de un sistema de control de contratistas, lo que se materializa a través de una
modalidad de incentivos donde la empresa principal ve atenuado su grado de
responsabilidad —de solidaria a subsidiaria—en la medida que ejerza adecuadamente los
derechos que le asigna la ley (derecho de información, derecho de retención y pago, y/o
derecho de pago por subrogación).

Esta solicitud de certificado, tendrá el carácter de Declaración Jurada por parte de la

Empresa contratista. Este proceso lo deberá realizar la persona encargada de RRLL,
apoyado por RRHH de Casa Matriz, para ello deberá tener presente lo siguiente:

1.- La activación del certificado se le debe solicitar al Coordinador Laboral

de GMIN.
2.- El encargado deberá presentar la documentación laboral
correspondiente al mes que se certifique, a la respectiva Inspección del
trabajo donde se realice la obra.
3.- Una vez entregado el certificado por la respectiva Inspección del trabajo
este se deberá entregar a.
 Jefe de Oficina Técnica para cobro de los estados de pago
 Empresas de Fiscalización Laboral
 Archivo faena
 Cliente

11. PROCESO DE AUDITORÍAS DEL CLIENTE:

El proceso de auditorías por parte del cliente tiene por objeto velar por el fiel cumplimiento
de las disposiciones legales vigentes en materias laborales.
Para verificar este cumplimiento, el cliente solicitará documentación laboral a todas las
empresas CONTRATISTAS Y SUBCONTRATISTAS a través de un grupo de Auditores
Laborales designados para cumplir esta tarea.
Mensualmente, este grupo de Auditores someterá a nuestra empresa a un proceso de
auditoría, del cual se emitirán informes en relación a estos depende en gran medida la
continuidad en los proyectos.
Considerando lo critico de esta información es que la persona encargada de RRLL en
faena, deberá entregar, de acuerdo a los estándares y procedimientos que especifique
cada cliente, la documentación necesaria para cumplir con estas auditorías. Debido a
que la falta de entrega de esta documentación al cliente o empresas auditoras
generara retenciones a los respectivos estados de pago del contrato.

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12. DOCUMENTACION LABORAL EN FAENA

En los lugares donde prestan servicios los trabajadores se deberá mantener la siguiente
documentación que será efecto de fiscalización por empresas auditoras de nuestros
clientes o la Dirección del Trabajo.

Debido a esto en cada lugar de trabajo se deberá tener la siguiente documentación:

 Carpetas del personal: En estas se deberá contar con Contrato de trabajo y

anexos firmados por el trabajador y el representante legal de la empresa. Además
se deberán tener las liquidaciones de sueldo firmadas por el personal y copia de
licencias médicas recibidas por trabajador.

 Libros de asistencia: El libro deberá estar firmado por el trabajador en

concordancia con la jornada identificada en el respectivo contrato de trabajo y en
la Resolución de jornada excepcional si es el caso.

 Comprobantes de vacaciones: se deberá dejar constancia en libro de asistencia

y en carpeta de personal si un trabajador se encuentra de vacaciones para ello el
trabajador deberá solicitar a la Gerencia de Personas el respectivo comprobante
por los días a tomar. De acuerdo al procedimiento PG-GP-02 “Procedimiento de
Vacaciones”.

 Resolución de jornada excepcional: Se deberá tener a la vista copia de la

respectiva resolución de la jornada excepcional aprobada por la dirección del
trabajo.

 Imposiciones: Se deberá tener impreso las respectivas imposiciones de los

trabajadores del contrato archivadas por mes, esta documentación se enviara
desde la Gerencia de Personas.

 Libros de remuneraciones: Se deberá tener impreso y al igual que las

imposiciones en archivadores por mes.

 Finiquitos: en carpeta de personal se deberá dejar un finiquito en original firmado

por el trabajador y ratificado ante notario o inspector del trabajo. Así mismo se
deberá dejar en las respectivas carpetas copia de renuncias voluntarias o cartas
de término de contrato.

 Entrega de Reglamento Interno de Orden Higiene y Seguridad: se deberá dejar

en carpeta personal del trabajador recibo de entrega del presente reglamento.

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 Entrega de Elementos de Protección Personal: se deberá dejar copia de recibo

de elementos de protección personal cada vez que estos sean entregados o
renovados.

 Entrega de Cargos: se debe dejar en carpeta personal los cargos que se

entregan a disposiciones del trabajador para el desarrollo de sus labores
(Notebook, cámaras fotográficas, celulares, equipos BAM, etc.)

 Charla DAS

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