TABLAS

ALCALDIA MUNICIPAL DE LEBRIJA - SANTANDER
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
UNIDAD ADMINISTRATIVA: ALCALDIA MUNICIPAL DE LEBRIJA Fecha: NOVIEMBRE 2018

OFICINA PRODUCTORA: PERSONERIA MUNICIPAL CODIGO: PM
1 107
Hoja: De:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES Archivo de Archivo PROCEDIMIENTOS
CT E D S
Gestión Central
PM-01 ACCIONES LEGALES Y CONSTITUCIONALES
PM-01.01 Acciones de Tutela 4 16 x x
Se conservan totalmente porque son documentos de
Acción o derecho constante consulta y fuente para la investigaciòn y la
Respuesta a acción de derecho historia. Se digitaliza para consulta y preservación
del original
Oficio remisorio
PM-02 ACTAS
PM-02.28 Actas de compromiso 4 6 x
Actas Se elimina ya que solo sustenta la gestión. Carece de
valores secundarios.
anexos
PM-02.30 Actas de conciliación 4 16 x x
Citación a Conciliación
Solicitud de Conciliación Se conservan totalmente porque son documentos de
constante consulta y fuente para la investigaciòn y la
Constancia de No Comparecencia
historia. Organizar expediente en órden numérico. Se
Constancia de No Acuerdo digitaliza para consulta y preservación del original
Actas
anexos
PM-02.33 Actas de entrega 4 6 x
anexos
PM-02.36 Actas de mesa municipal de 4 16 x x
participacion de las victimas constante consulta y fuente para la investigaciòn y la
Actas historia. Organizar expediente en órden numérico. Se
digitaliza para consulta y preservación del original
Anexos
PM-02.38 Actas de visita 4 6 x
CT:Conservación total E:Eliminación D:Digitalización S: Selección


2 107
Hoja: De:
CT E D S Se elimina ya que solo sustenta la gestión. Carece de
Gestión Central
anexos
PM-03 DOCUMENTOS DE ORGANIZACIÓN
PM-03.01 PROCEDIMENTAL
MECI
PM-04 OFICIOS
PM-04.01 Oficios Varios
Solicitando información
PM-07 CERTIFICACIONES
PM-07.12 Certificaciones 1 1 x
Certificación a Comunidad Se eliminan ya que no poseen valores secundarios.
Certificación a Contratistas Solo sustentan la gestión.
Certificación a Funcionarios
PM-10 CITACIONES 1 3 x Se eliminan ya que solo sustentan la gestión. No

Oficio de citación posee valores secundarios
PM-12 COMITÉ DE SEGUIMIENTO ELECTORAL 4 16 x x
Actas de seguimiento constante consulta y fuente para la investigaciòn y la
comunicaciones historia. Se conservan totalmente las actas de seguimiento.
Se digitaliza para consulta y preservación del original
Anexos
PM-13 COMPROBANTES CONTABLES
PM-13.01 Comprobantes de egreso 2 8 x
Comprobante de egreso
Factura Una vez cumplido su tiempo en Archivo central se
elimina. Se conservan totalmente los comprobantes
de egreso que se encuentran en Secretaría de
Hacienda


3 107
Hoja: De:
CT E D S Una vez cumplido su tiempo en Archivo central se
Gestión Central
elimina. Se conservan totalmente los comprobantes
Permanencias
de egreso que se encuentran en Secretaría de
Recibos de pago Hacienda
Nóminas
Resolución
PM-14 CONTRATOS
PM-14.06 Contratos de prestacion de servicios de 1 16 x x
apoyo a la gestión
CDP
Estudios previos
Certificación jefe de personal Se conservan totalmente porque son documentos de
invitación constante consulta y fuente para la investigaciòn y la
historia. Se digitaliza para consulta y preservación
Propuesta del original
Copia Cédula de ciudadanía (persona natural)
Certificado de antecedentes fiscales
(persona natural y/o persona jurídica)
Certificad de antecedentes disciplinarios
(persona
Certificado de antecedentes penales (persona natural)
Formato único hoja de vida – DAFP (Persona natural)
Declaración juramentada de bienes y rentas –

DAF (Persona natural)
RUT (persona natural y/o persona jurídica)
Copia libreta militar (persona natural)
Recibo de pago de salud y pensión
Certificados de experiencia profesional,
CT:Conservación total E:Eliminación D:Digitalización S: Selección Se conservan totalmente porque son documentos de
del original

4 107
Hoja: De:
CT E D S
Gestión Central
Certificados de estudio
Certificaciones que prueben la idoneidad
Documento conformación del consorcio o
unión temporal (Persona jurídica) constante consulta y fuente para la investigaciòn y la
Certificado Cámara de Comercio (Persona jurídica) historia. Se digitaliza para consulta y preservación
Certificación pago aportes parafiscales y el SSS
del original
Designación de evaluadores
Evaluación y verificación de los requisitos habilitantes
Acta aceptación de la propuesta

Acta de selección y análisis de idoneidad
Recomendación aceptación oferta
Minuta contrato
Designación supervisor
Registro presupuestal
Póliza de garantías
Aceptación de las pólizas
Acta de inicio
Informes parciales
Cuenta de cobro o factura
Pagos al sss y/o certificación parafiscales Se conservan totalmente porque son documentos de
Informe final constante consulta y fuente para la investigaciòn y la
Acta de terminación del contrato. del original
Acta de liquidación del contrato
Cuenta de cobro final
PM-14.08 Contratos de Compraventa 1 16 x x


5 107
Hoja: De:
CT E D S
Gestión Central
CDP
Estudios previos
Prepliegos
Invitación pública
Aviso
Observaciones y adendas
Acta administrativo de apertura.
Pliegos definitivos. Se conservan totalmente porque son documentos de
Manifestaciones de interes constante consulta y fuente para la investigaciòn y la
Acta de asistencia visita técnica del original
Acta de audiencia de sorteo (opcional)
Acta de distribución de riesgos
Certificación jefe de personal
Invitación
Propuesta
Certificado de antecedentes disciplinarios
(persona

RUP


6 107
Hoja: De:
CT E D S
Gestión Central
Estados financieros
Original garantía de seriedad del ofrecimiento
Certificados de experiencia profesional, constante consulta y fuente para la investigaciòn y la
Certificados de estudio historia. Se digitaliza para consulta y preservación
del original
unión temporal (Persona jurídica)
Certificado Cámara de Comercio (Persona jurídica)

Acto administrativo de adjudicación
Minuta contrato
Acta de inicio
Informes parciales constante consulta y fuente para la investigaciòn y la
del original


7 107
Hoja: De:
CT E D S
Gestión Central constante consulta y fuente para la investigaciòn y la
Cuenta de cobro o factura historia. Se digitaliza para consulta y preservación
del original
Pagos al sss y/o certificación parafiscales
Informe final
Acta de terminación del contrato.
PM-18 DEFENSORIA PUBLICA 4 16 x x
Oficio remisorios
Fichas socioeconómicas Se hace una selección del 10% para conservar como
muestra para la investigación y la historia. Se
Actas de compromiso
digitaliza para consulta y preservación del original. El
Poder resto se elimina
Acta de asignación defensor público
Oficio informando asignación
PM-19 DERECHOS DE PETICION 1 9 x x Se hace una selección del 10% para conservar como
Oficio de petición muestra para la investigación y la historia. Se digitaliza para
consulta y preservación del original. El resto se elimina
Respuesta
PM-20 DESPACHOS COMISORIOS

PM-20.01 Despachos comisorios CAS 1 3 x
Auto Se eliminan ya que solo sustentan la gestión. No
soportes posee valores secundarios
Oficio remisorio
PM-20.02 Despachos comisorios Contraloría 1 3 x
Se eliminan ya que solo sustentan la gestión. No
posee valores secundarios


8 107
Hoja: De:
CT E D S
Gestión Central
Oficio remisorio
PM-20.03 Despachos comisorios Fiscalía 1 3 x
Oficio remisorio
PM-20.04 Despachos comisorios Procuraduría 1 3 x
Oficio remisorio
PM-28 INFORMES
PM-28.01 Informes a Entidades del orden departamental 4 16 x x Se hace una selección del 10% para conservar como
Informes muestra para la investigación y la historia. Se digitaliza para
Anexos
PM-28.02 Informes a Entidades del orden municipal 4 16 x x Se hace una selección del 10% para conservar como
Anexos
PM-28.03 Informes a Entidades del orden nacional 4 16 x x
Se hace una selección del 10% para conservar como
Anexos
PM-28.04 Informes a Organismos de control 4 16 x x
Anexos
PM-28.06 Informes Concejo Municipal 4 6 x
Se eliminan ya que al terminar la vigencia pierden
Informes
sus valores


9 107
Hoja: De:
CT E D S Se eliminan ya que al terminar la vigencia pierden
Gestión Central
sus valores
Anexos
PM-29 INVENTARIOS
PM-29.02 Inventarios de muebles y enseres 4 16 x x Se conservan totalmente porque son documentos de
Formatos resumen constante consulta y fuente para la investigaciòn y la
historia.Se digitaliza para consulta y preservación del original
Actas de baja
PM-37 PROCESOS
PM-37.02 Procesos disciplinarios a funcionarios 4 16 x
de la administración
Auto de apertura preliminar
Notificación
Requerimiento para versión libre
acta de visitas
Declaraciones constante consulta y fuente para la investigaciòn y la
Material probatorio historia. Organizar expediente en órden numérico. Se
Auto de archivo
Auto inhibitorio
auto de apertura
Pliego de cargos
Descargos
Fallo o sentencia
PM-37.03 Procesos disciplinarios a funcionarios 4 16 x

del centro de salud
Auto de apertura preliminar
Notificación

CT:Conservación total E:Eliminación D:Digitalización S: Selección historia. Organizar expediente en órden numérico. Se

10 107
Hoja: De:
CT E D S
Gestión Central
Requerimiento para versión libre
acta de visitas
Declaraciones constante consulta y fuente para la investigaciòn y la
Material probatorio historia. Organizar expediente en órden numérico. Se
Auto de archivo
Auto inhibitorio
auto de apertura
Pliego de cargos
Descargos
Fallo o sentencia
PM-44 RESOLUCIONES 1 19 x x Se conservan totalmente porque son documentos de
Resoluciones
PM-48 VICTIMAS 1 19 x x
formato ùnico de declaración para la
solicitud de inscripción en el registro único Se conservan totalmente porque son documentos de
de victimas


11 107
Hoja: De:
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES Se conservan totalmente porque son documentos de
PROCEDIMIENTOS
Archivo de Archivo
CT E D S constante consulta y fuente para la investigaciòn y la
Gestión Central historia. Organizar expediente en órden numérico. Se
medidas preventivas digitaliza para consulta y preservación del original
Informe analítico
Informes de gestión sobre víctimas
Firma Jefe Oficina productora Firma Jefe de Archivo

ALCALDIA MUNICIPAL DE CARCASÍ - SANTANDER
UNIDAD ADMINISTRATIVA: ALCALDIA MUNICIPAL DE CARCASÍ Fecha: Diciembre 15 de 2014

OFICINA PRODUCTORA: CONCEJO MUNICIPAL CODIGO: CM
12 107
Hoja: De:
CT E D S
Gestión Central
CM-02 ACTAS
CM-02.37 Actas de posesión 4 16 x x Se conservan totalmente porque son documentos de
Actas
historia. Se digitaliza para consulta y preservación del
original
CM-03 ACUERDOS MUNICIPALES 1 19 x x Se conservan totalmente porque son documentos de
Acuerdos
Anexos digitaliza para consulta y preservación del original
CM-07 CERTIFICACIONES
CM-07.02 Certificaciones de asistencia a sesiones 1 4 x Se elimina ya que solo sustenta la gestión. Carece de
certificación valores secundarios.
CM-14 CONTRATOS
CM-14.05 Contratos de prestacion de servicios de 1 16 x x
apoyo a la gestión
CDP
Estudios previos
invitación
Propuesta Se conservan totalmente porque son documentos de
Certificado de antecedentes fiscales del original
(persona

del original
13 107
Hoja: De:
CT E D S
Gestión Central
Acta aceptación de la propuesta historia. Se digitaliza para consulta y preservación
del original
Minuta contrato
Acta de inicio
Informes parciales

del original

14 107
Hoja: De:
CT E D S
Gestión Central
Informe final
Acta de terminación del contrato. Se conservan totalmente porque son documentos de
Cuenta de cobro final original
CM-14.07 Contratos de suministro 1 16 x x
CDP
Estudios previos
Prepliegos
Aviso
Pliegos definitivos.
Manifestaciones de interes
Acta de asistencia visita técnica Se conservan totalmente porque son documentos de
Acta de audiencia de sorteo (opcional) constante consulta y fuente para la investigaciòn y la
Acta de distribución de riesgos del original
Invitación
Propuesta
(persona

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL historia. Se digitaliza para consulta y preservación
del original

15 107
Hoja: De:
CT E D S
Gestión Central

RUP
Estados financieros
unión temporal (Persona jurídica) constante consulta y fuente para la investigaciòn y la
Certificado Cámara de Comercio (Persona jurídica) historia. Se digitaliza para consulta y preservación
del original

Minuta contrato

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL del original

16 107
Hoja: De:
CT E D S
Gestión Central
Acta de inicio
Informes parciales
Pagos al sss y/o certificación parafiscales constante consulta y fuente para la investigaciòn y la
Informe final historia. Se digitaliza para consulta y preservación
del original
CM-15 CONTROLES
CM-15.01 Control de correspondencia recibida 1 9 x
Se elimina ya que solo sustenta la gestión. Carece de
Formato de control de entrega y recibo de
correspondencia
CM-30 LIBROS
CM-30.01 Libro de actas de sesiones 1 19 x x Se conservan totalmente porque son documentos de
actas
anexos original
CM-39 PROYECTOS
CM-39.01 Proyectos de acuerdo 1 19 x x
Oficio remisorio constante consulta y fuente para la investigaciòn y la
Exposición de motivos historia. Se digitaliza para consulta y preservación
del original
Certificación de recursos


17 107
Hoja: De:
CT E D S
Gestión Central
CM-44 RESOLUCIONES 1 19 x x Se conservan totalmente porque son documentos de

Resoluciones


OFICINA PRODUCTORA: DESPACHO MUNICIPAL CODIGO: DM
18 107
Hoja: De:
CT E D S
Gestión Central
DM-01 ACCIONES LEGALES Y CONSTITUCIONALES
DM-01.01 Acciones de Tutela 4 16 x x
del original
Oficio remisorio
DM-03 ACUERDOS MUNICIPALES 1 19 x x Se conservan totalmente porque son documentos de
Acuerdos
DM-15 CONTROLES
DM-15.01 Control de correspondencia recibida 1 9 x
Formato de control de entrega y recibo de
correspondencia
DM-17 DECRETOS 1 19 x x Se conservan totalmente porque son documentos de
Decretos
DM-19 DERECHOS DE PETICION 1 9 x x Se hace una selección del 10% para conservar como
Respuesta
DM-39 PROYECTOS
DM-39.01 Proyectos de acuerdo 1 19 x x
Oficio remisorio constante consulta y fuente para la investigaciòn y la
Exposición de motivos historia. Se digitaliza para consulta y preservación
del original
Certificación de recursos


OFICINA PRODUCTORA: DESPACHO MUNICIPAL CODIGO: DM
19 107
Hoja: De:
CT E D S
Gestión Central
DM-43 REGISTROS
DM-43-01 Registros de correspondencia enviada 1 9 x
Planilla de correspondencia externa enviada valores secundarios.
DM-43-02 Registros de correspondencia 1 9 x Se elimina ya que solo sustenta la gestión. Carece de

Correspondencia valores secundarios.
DM-44 RESOLUCIONES 1 19 x x Se conservan totalmente porque son documentos de
Resoluciones

UNIDAD ADMINISTRATIVA: DESPACHO MUNICIPAL Fecha: Diciembre 15 de 2014

OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA DEL INTERIOR Y ASUNTOS ADMINISTRATIVOS CODIGO: SIM
20 107
Hoja: De:
CT E D S
Gestión Central
SIM-01 ACCIONES LEGALES Y CONSTITUCIONALES
SIM-01.01 Acciones de Tutela 4 16 x x
del original
Oficio remisorio
SIM-02 ACTAS
SIM-02.02 Actas Comité de Archivo 4 16 x x
Oficio de citación constante consulta y fuente para la investigaciòn y la
Anexos
SIM-02.06 Actas Comité de Justicia transicional 4 16 x x
Anexos
SIM-02.08 Actas Comité de Orden Público 4 16 x x
Anexos
SIM-02.10 Actas Comité Electoral 4 16 x x
Anexos
SIM-02.13 Actas Comité MECI 4 16 x x
Anexos


21 107
Hoja: De:
CT E D S
Gestión Central
SIM-02.17 Actas Consejo de desarrollo territorial 4 16 x x

Convocatoria constante consulta y fuente para la investigaciòn y la
Anexos
SIM-02.18 Actas Consejo de Gobierno 4 16 x x
Anexos
SIM-02.20 Actas Consejo de Seguridad Ciudadana 4 16 x x
Anexos
SIM-02.39 Actas Junta Municipal defensora de animales 4 16 x x
Anexos
SIM-09 CIRCULARES
SIM-09.01 Circulares Informativas 1 x Se elimina ya que solo sustenta la gestión. Carece de
Circulares valores secundarios.
SIM-09.02 Circulares Normativas 1 5 x Se elimina ya que solo sustenta la gestión. Carece de
Circulares valores secundarios.
SIM-11 COMISION DE PERSONAL 1 19 x x Se conservan totalmente porque son documentos de
Resolución de convocatoria constante consulta y fuente para la investigaciòn y la
Resolucion de publicaciòn lista de candidatos


22 107
Hoja: De:
CT E D S
Gestión Central
SIM-14 CONTRATOS
SIM-14.01 Contratos de Compraventa 2 18 x x
CDP
Estudios previos
Prepliegos
Aviso
Acta de asistencia visita técnica
Acta de audiencia de sorteo (opcional) Se conservan totalmente porque son documentos de
Acta de distribución de riesgos constante consulta y fuente para la investigaciòn y la
Certificación jefe de personal digitaliza para consulta y preservación del original
Invitación
Propuesta
(persona

ALCALDIA MUNICIPAL DE CARCASÍ - SANTANDER historia. Organizar expediente en órden numérico. Se
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL digitaliza para consulta y preservación del original

23 107
Hoja: De:
CT E D S
Gestión Central

RUP
Estados financieros
Designación de evaluadores historia. Organizar expediente en órden numérico. Se

Minuta contrato

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL digitaliza para consulta y preservación del original

24 107
Hoja: De:
CT E D S
Gestión Central
Acta de inicio
Informes parciales
Informe final constante consulta y fuente para la investigaciòn y la
Acta de terminación del contrato. historia. Organizar expediente en órden numérico. Se
SIM-14.02 Contratos de Consultoría 2 18 x x
CDP
Estudios previos
invitación
Propuesta
Certificad de antecedentes disciplinarios constante consulta y fuente para la investigaciòn y la
(persona
(persona natural y/o persona jurídica) historia. Organizar expediente en órden numérico. Se
Certificado de antecedentes penales (persona natural) digitaliza para consulta y preservación del original



UNIDAD ADMINISTRATIVA: DESPACHO MUNICIPAL constante consulta y fuente para la investigaciòn y la
Fecha: Diciembre 15 de 2014
OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA DEL INTERIOR Y ASUNTOS ADMINISTRATIVOS CODIGO: SIM digitaliza para consulta y preservación del original
25 107
Hoja: De:
CT E D S
Gestión Central

Minuta contrato Se conservan totalmente porque son documentos de
Designación supervisor constante consulta y fuente para la investigaciòn y la
Registro presupuestal digitaliza para consulta y preservación del original
Acta de inicio
Informes parciales
Informe final

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL historia. Organizar expediente en órden numérico. Se

26 107
Hoja: De:
CT E D S
Gestión Central
SIM-14.03 Contratos de Interventoría 2 18 x x

CDP
Estudios previos
invitación
Propuesta
(persona
Declaración juramentada de bienes y rentas – historia. Organizar expediente en órden numérico. Se

UNIDAD ADMINISTRATIVA: DESPACHO MUNICIPAL Fecha: Diciembre
digitaliza 15 dey 2014
para consulta preservación del original
27 107
Hoja: De:
CT E D S
Gestión Central

Minuta contrato
Póliza de garantías Se conservan totalmente porque son documentos de
Acta de inicio digitaliza para consulta y preservación del original
Informes parciales
Informe final
SIM-14.04 Contratos de Obra Pública 2 18 x x

CT:Conservación total E:Eliminación D:Digitalización S: Selección constante consulta y fuente para la investigaciòn y la

28 107
Hoja: De:
CT E D S
Gestión Central
CDP
Estudios previos
Prepliegos Se conservan totalmente porque son documentos de
Invitación pública constante consulta y fuente para la investigaciòn y la
Aviso digitaliza para consulta y preservación del original
Acta de distribución de riesgos
Invitación
Propuesta
(persona
Formato único hoja de vida – DAFP (Persona natural) historia. Organizar expediente en órden numérico. Se
RUP

UNIDAD ADMINISTRATIVA: DESPACHO MUNICIPAL Se conservan

Fecha: totalmente
Diciembre porque son documentos de
15 de 2014
OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA DEL INTERIOR Y ASUNTOS ADMINISTRATIVOS constante consulta y fuente para la investigaciòn y la
CODIGO: SIM
historia. Organizar
29 expediente
107 en órden numérico. Se
Hoja:para consulta
digitaliza De: y preservación del original
CT E D S
Gestión Central
Estados financieros

Minuta contrato
Registro presupuestal historia. Organizar expediente en órden numérico. Se
Acta de inicio
Informes parciales


UNIDAD ADMINISTRATIVA: DESPACHO MUNICIPAL constante consulta y fuente para la investigaciòn y la
OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA DEL INTERIOR Y ASUNTOS ADMINISTRATIVOS CODIGO: SIM digitaliza para consulta y preservación del original
30 107
Hoja: De:
CT E D S
Gestión Central
Informe final
SIM-14.05 Contratos de Prestación de servicios 2 18 x x
CDP constante consulta y fuente para la investigaciòn y la
Estudios previos historia. Organizar expediente en órden numérico. Se
invitación
Propuesta
(persona

Copia libreta militar (persona natural) constante consulta y fuente para la investigaciòn y la
Recibo de pago de salud y pensión historia. Organizar expediente en órden numérico. Se


31 107
Se conservan
Hoja: totalmente
De: porque son documentos de
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL constante consulta y fuente para la investigaciòn y la
CT E D S digitaliza para consulta y preservación del original
Gestión Central

Minuta contrato
Acta de inicio Se conservan totalmente porque son documentos de
Informes parciales constante consulta y fuente para la investigaciòn y la
Cuenta de cobro o factura digitaliza para consulta y preservación del original
Informe final
SIM-14.06 Contratos de Prestación de servicios 2 18 x x


32 107
Hoja: De:
CT E D S
Gestión Central
profesionales
CDP
Estudios previos
invitación Se conservan totalmente porque son documentos de
Propuesta constante consulta y fuente para la investigaciòn y la
Copia Cédula de ciudadanía (persona natural) digitaliza para consulta y preservación del original
(persona



33 107
Hoja: De:
CT E D S
Designación de evaluadores historia. Organizar expediente en órden numérico. Se

Minuta contrato
Acta de inicio
Informes parciales
Informe final Se conservan totalmente porque son documentos de
Acta de liquidación del contrato digitaliza para consulta y preservación del original
SIM-14.07 Contratos de Prestación de servicios de 2 18 x x
apoyo a la gestión
CDP
Estudios previos
invitación
Propuesta


34 107
Hoja: De:
CT E D S
Gestión Central
(persona natural y/o persona jurídica) Se conservan totalmente porque son documentos de
(persona historia. Organizar expediente en órden numérico. Se
(persona natural y/o persona jurídica) digitaliza para consulta y preservación del original




35 107
Hoja: De:
CT E D S Se conservan totalmente porque son documentos de
Gestión Central
Acta de inicio
Informes parciales
Informe final
SIM-14.08 Contratos de suministro 2 18 x x

CDP
Estudios previos
Prepliegos
Aviso


36 107
Hoja: De:
CT E D S
Gestión Central
Acta de distribución de riesgos constante consulta y fuente para la investigaciòn y la
Certificación jefe de personal historia. Organizar expediente en órden numérico. Se
Invitación
Propuesta
(persona

RUP
Estados financieros
CT:Conservación total E:Eliminación D:Digitalización S: Selección Se conservan totalmente porque son documentos de

37 107
Hoja: De:
CT E D S
Gestión Central
Designación de evaluadores constante consulta y fuente para la investigaciòn y la
Evaluación y verificación de los requisitos habilitantes historia. Organizar expediente en órden numérico. Se
Minuta contrato
Acta de inicio
Informes parciales
Informe final Se conservan totalmente porque son documentos de
Acta de terminación del contrato. constante consulta y fuente para la investigaciòn y la
Acta de liquidación del contrato digitaliza para consulta y preservación del original
SIM-16 CONVENIOS
SIM-16.01 Convenios Interadministrativos 1 19 x x
CDP


38 107
Hoja: De:
CT E D S
Gestión Central
Estudios previos
invitación
Propuesta
(persona
(persona natural y/o persona jurídica) historia. Organizar expediente en órden numérico. Se
Certificado de antecedentes penales (persona natural) digitaliza para consulta y preservación del original



39 107
Hoja: De:
CT E D S
Gestión Central
Acta de inicio
Informes parciales
Informe final
SIM-19 DERECHOS DE PETICION 1 3 x x Se hace una selección del 10% para conservar como
Respuesta
SIM-24 MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO 4 16 x x
Procedimientos
Planes de mejoramiento Se conservan totalmente porque son documentos de
Planes de accion
historia.Se digitaliza para consulta y preservación del
Anexos original
Comunicaciones


40 107
Hoja: De:
CT E D S
Gestión Central
SIM-26 HISTORIAS LABORALES 1 79 x x
Formato único de hoja de vida DAFP
Acto Administrativo de nombramiento
(Resolución o contrato)
Copia cédula de ciudadanía
Copia Libreta Militar
Copia Acta de posesión
Certificados de estudios - Diplomas
Certificados laborales
Paz y Salvo municipal Se conservan totalmente porque son documentos de
Resultados Exámenes médicos de ingreso
Certificado de Antecendentes fiscales original
Certificado de Antecendentes disciplinarios
Procuraduría
Certificado de Antecendentes disciplinarios
Certificados de bienes y rentas
Certificaciones de afiliación a la Seguridad
Social
Manual de funciones y procedimiento el cargo
(constancia de recibido firmada)
Reconocimientos
Llamados de atención
Sanciones
Resoluciones de traslados
Resolución de renuncia o insubsistencia
Evaluación de desempeño


41 107
Hoja: De:
CT E D S
Gestión Central
Solicitudes vacaciones
Resolución de vacaciones
Solicitud licencias no remuneradas
Resolución licencias no remuneradas
Licencias de maternidad
Solicitudes pago de cesantías parciales
Resolución pago de cesantías parciales
Notificaciones cesantías constante consulta y fuente para la investigaciòn y la
Autorizaciones descuentos para préstamos de historia.Se digitaliza para consulta y preservación del
original
vivivenda
Certificados de ingresos y retenciones
Recibos de despacho judicial por embargos
Resolución Auxilio funerario
Incapacidades
Informes de accidentes de trabajo
Bonificaciones
Inscripción en carrera administrativa
Iinvestigaciones disciplinarias
Situaciones Administrativas - multas
Fallos en caso de demandas
Formatos de evaluación
SIM-28 INFORMES
SIM-28.01 Informes a Entidades del orden departamental 4 16 x x
Anexos


42 107
Hoja: De:
CT E D S
Gestión Central
SIM-28.03 Informes a Entidades del orden nacional 4 16 x x Se hace una selección del 10% para conservar como
Anexos
SIM-28.04 Informes a Organismos de control 4 16 x x Se hace una selección del 10% para conservar como
Anexos
Informes Concejo Municipal 4 16 x x
Anexos
SIM-33 PASIVOCOL 4 16 x x Se conservan totalmente porque son documentos de
Formulario de remision de base de datos constante consulta y fuente para la investigaciòn y la
SIM-34 PERMISOS
SIM-34.01 Permisos de juegos, rifas y espectáculos 1 2 x
Oficio de Solicitud Se elimina ya que solo sustenta la gestión. Carece de
permiso
SIM-45 SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL 1 19 x x

Tabla de Retención Documental
Transferencias documentales constante consulta y fuente para la investigaciòn y la
Manuales historia.Se digitaliza para consulta y preservación del
original


43 107
Hoja: De:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL Se conservan totalmente porque son documentos de
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES Archivo de Archivo constante consulta y fuente para la investigaciòn y la
PROCEDIMIENTOS
CT E D S historia.Se digitaliza para consulta y preservación del
Gestión Central
original
Inventarios documentales
Actas de eliminación documental

UNIDAD ADMINISTRATIVA: SECRETARIA DEL INTERIOR Y ASUNTOS ADMINISTRATIVOS Fecha: Diciembre 15 de 2014
OFICINA PRODUCTORA: COMISARIA DE FAMILIA CODIGO: CF
44 107
Hoja: De:
CT E D S
Gestión Central
CF-02 ACTAS
CF-02.26 Actas de comité de erradicación del 4 16 x x
trabajo infantil constante consulta y fuente para la investigaciòn y la
Anexos
CF-02.27 Actas de comité de mesa de infancia y 4 16 x x
adolescencia y fortalecimiento familiar constante consulta y fuente para la investigaciòn y la
Anexos
CF-15 CONTROLES
CF-15.02 Control de entrega de depósitos judiciales 1 x
Se eliminan ya que no poseen valores secundarios. Solo
formato de constancia de entrega de
sustentan la gestión.
depósitos judiciales
CF-27 HISTORIAS SOCIO-FAMILIARES
CF-27.01 Historias de alimentos 4 16 x x
Auto de apertura
Registro civil
Copias cédula de ciudadanía
Documento afiliación a seguridad social constante consulta y fuente para la investigaciòn y la
Control crecimiento y desarrollo historia. Se digitaliza para consulta y preservación
del original
Boleta de citación
Acta de ACUERDO
Acta de NO COMPARECENCIA
Acta de NO ACUERDO

45 107
Hoja: De:
CT E D S
Gestión Central
CF-27.02 Historias de custodia y cuidado personal 4 16 x x

Auto de apertura
Registro civil
Boleta de citación Se conservan totalmente porque son documentos de
Diligencia de provocación de reconocimiento constante consulta y fuente para la investigaciòn y la
voluntario de paternidad del original
Acta de ACUERDO
Acta de NO ACUERDO
Certificación
CF-27.03 Historias de filiación 4 16 x x
Auto de apertura
Registro civil
Documento afiliación a seguridad social Se conservan totalmente porque son documentos de
Control crecimiento y desarrollo
Boleta de citación del original
Acta de ACUERDO
Acta de NO ACUERDO
Demanda de filiación

46 107
Hoja: De:
CT E D S
Gestión Central
CF-27.04 Historias de PARD (proceso administrativo 4 16 x x

de restablecimiento de derechos)
Historia integral socio-famiiar

Auto de apertura
Documentos de identidad
Boleta de citación constante consulta y fuente para la investigaciòn y la
Diligencia de entrevista historia. Se digitaliza para consulta y preservación
del original
Acta de ubicación
Notificación
Material probatorio
Solicitud grupo ICBF para hogar sustituto
Auto que decreta pruebas
Fallo
CF-27.05 Historias de régimen de visitas 4 16 x x
Auto de apertura
Registro civil
Copias cédula de ciudadanía Se conservan totalmente porque son documentos de
Documento afiliación a seguridad social
Boleta de citación del original
Acta de ACUERDO
Acta de NO ACUERDO

47 107
Hoja: De:
CT E D S
Gestión Central
CF-27.06 Historias de Violencia Intrafamiliar 4 16 x x

Auto de apertura
Registro civil
Copias cédula de ciudadanía Se conservan totalmente porque son documentos de
Boleta de citación
Demanda del original
Material probatorio
Diligencia de descargos
CONMINACION
CF-28 INFORMES
CF-28.02 Informes a Entidades del orden departamental 4 16 x x Se hace una selección del 10% para conservar como
Anexos
CF-28.03 Informes a Entidades del orden nacional 4 16 x x Se hace una selección del 10% para conservar como
Anexos
CF-28.04 Informes a Organismos de control 4 16 x x
Anexos
CF-44 RESOLUCIONES 1 19 x x Se conservan totalmente porque son documentos de
Resoluciones Conminación

48 107
Hoja: De:
CT E D S
Gestión Central

OFICINA PRODUCTORA: INSPECCION DE POLICIA CODIGO: IPM
49 107
Hoja: De:
CT E D S
Gestión Central
IPM-02 ACTAS
IPM-02.34 Actas de levantamiento de cadáveres 4 1 x
Se eliminan ya que solo sustentan la gestión. Los
Oficio remisorio fiscalia
originales se envian a la Fiscalìa
formato inspección técnica del cadáver
IPM-06 CAUCIONES
Caución Se eliminan ya que solo sustentan la gestión. No
1 3 x
Diligencia firmada
IPM-07 CERTIFICACIONES
IPM-07.09 Certificaciónes de pérdida de documentos 1 x
Certificación
Recibo de pago de estampillas
IPM-10 CITACIONES 1 3 x Se eliminan ya que solo sustentan la gestión. No
Oficio de citación posee valores secundarios
IPM-20 DESPACHOS COMISORIOS 1 3 x
Oficio remisorio
Oficio de devoluciòn al despacho
IPM-40 QUEJAS O QUERELLAS 1 3 x
Acta de inspección
Evidencias
Acta de conciliación
Oficio de remisión

OFICINA PRODUCTORA: INSPECCION DE POLICIA CODIGO: IPM
50 107
Hoja: De:
CT E D S
Gestión Central
IPM-44 RESOLUCIONES 4 16 x x Se conservan totalmente porque son documentos de

Resoluciones Conminación

51 107
UNIDAD ADMINISTRATIVA: DESPACHO DEL ALCALDE
OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA DE PLANEACION MUNICIPAL CODIGO: S

CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES Archivo de Archivo
CT E D S
Gestión Central
SPM-02 ACTAS
SPM-02.05 Actas Comité de estratificación 4 16 x x
Actas
Anexos
SPM-02.14 Actas Comité para la Gestión del 4 16 x x
riesgo municipal
Actas
Anexos
SPM-02.15 Actas Comité SISBEN 4 16 x x
Actas

52 107

CT E D S
Gestión Central
Anexos
SPM-02.22 Actas Consejo Municipal de 4 16 x x
Planeación
Actas
Anexos
SPM-02.41 Actas SIDEA 4 16 x x
Actas
Anexos
SPM-02.42 Actas Subcomité de reparación de 4 16 x x
victimas
Actas
Anexos

53 107

CT E D S
Gestión Central
SPM-04 ADMINISTRACION UNIDAD DE 4 9 x x
SERVICIO PUBLICOS
Planillas de control calidad del agua
Solicitudes de instalación
Formato de daños y arreglos
formato de suspensión del servicio
formato de reinstalación del servicio
informes SUI
SPM-05 BANCO DE PROYECTOS 1 9 x x
Metodología

54 107

CT E D S
Gestión Central
Ficha EBI
MGA
Licencia ambiental
Certificaciones
Planos y diseños
Cartografia
Comunicaciones
Anexos
SPM-07 CERTIFICACIONES
SPM-07.01 Certificaciones Banco de proyectos 1 1 x

55 107

CT E D S
Gestión Central
Certificación
SPM-07.03 Certificaciones de difícil acceso 1 1 x
Certificación
SPM-07.04 Certificaciones de disponibilidad 1 1 x
de
servicios públicos
Certificación
SPM-07.05 Certificaciones de estado de 1 1 x
carreteras
Certificación
Recibo de pago de derechos y
estampillas
SPM-07.06 Certificaciones de estratificación 1 1 x

56 107

CT E D S
Gestión Central
Certificación
estampillas
SPM-07.08 Certificaciones de Nomenclatura 1 1 x
Certificación
estampillas
SPM-07.10 Certificaciones de ubicación 1 1 x
Certificación
estampillas
SPM-07.11 Certificaciones de uso potencial 1 1 x
del suelo
Solicitud

57 107

CT E D S
Gestión Central
estampillas
SPM-09 CIRCULARES
SPM-09.01 Circulares Informativas 1 x
Circulares
SPM-09.02 Circulares Normativas 1 5 x
Circulares
SPM-19 DERECHOS DE PETICION 1 9 x x
Oficio de petición
Respuesta
SPM-23 ESQUEMA DE ORDENAMIENTO 4 16 x x

58 107

CT E D S
Gestión Central
TERRITORIAL (EOT)
Diagnóstico
Formulación
Acuerdo
Cartografía
SPM-28 INFORMES

59 107

CT E D S
Gestión Central
SPM-28.01 Informes a Entidades del orden
departamental 4 16 x x
Informes
Anexos
SPM-28.03 Informes a Entidades del orden
Nacional 4 16 x x
Informes
Anexos
SPM-28.04 Informes a Organismos de control 4 16 x x
Informes

60 107

CT E D S
Gestión Central
Anexos
SPM-28.06 Informes Concejo Municipal 4 16 x x
Informes
Anexos
SPM-31 LICENCIAS
SPM-31.01 Licencias de Construcción 4 16 x x
Formulario Unico Nacional
Certificado de libertad y tradición
Documento legal para acreditar la
existencia
y representación de persona jurídica

61 107

CT E D S
Gestión Central
Paz y salvo Municipal
Plano de localización
Copias planos proyecto arquitectónico
Memorias cálculos, estudios de suelos
Confinamiento de muros
Original de poder autenticado para
trámites
Copia matrícula profesionales que
elaboraron los planos
SPM-31.02 Licencias de Demolición 4 16 x x

62 107

CT E D S
Gestión Central
SPM-31.03 Licencias de división de predios 4 16 x x
Copia heliográfica del proyecto
Copia Planos topográficos
Autorizaciones para autoprestación de
los
servicios de energía, agua, manejo de

63 107

CT E D S
Gestión Central
vertimientos y residuos sólidos
Estudios técnicos ambientales
SPM-31.04 Licencias de Parcelación 4 16 x x
Copia heliográfica del proyecto
Copia Planos topográficos
Autorizaciones para autoprestación de
los

64 107

CT E D S
Gestión Central
servicios de energía, agua, manejo de
vertimientos y residuos sólidos
Estudios técnicos ambientales
SPM-31.05 Licencias de Urbanismo 4 16 x x
Solicitud demarcación del predio
Copias heliográficas del proyecto
urbanístico

65 107

CT E D S
Gestión Central
firmados por el arquitecto
Manifestación si el proyecto es
destinado o no
a vivienda de interés social
Original de poder autenticado para
trámites
Copia matrícula profesionales que
elaboraron
los planos
Certificaciones de disponibilidad de
servicios publicos
públicos
Planos topográficos
SPM-35 PLANES

66 107

CT E D S
Gestión Central
SPM-35.01 Plan de Desarrollo Municipal 4 16 x x
Plan operativo anual de inversiones
Planes de acciòn
Plan indicativo
SPM-35.02 Plan de gestión del riesgo 4 16 x x
Plan municipal de gestiòn del riesgo de
desastres
Estrategia municipal para la respuesta a
emergicias
emergencias
SPM-35.03 Plan de gestión integral de 4 16 x x
residuos

67 107

CT E D S
Gestión Central
sólidos
Plan
Registros
Informes
Comunicaciones
SPM-35.04 Plan de infraestructura escolar 4 16 x x
Plan
Registros
Informes
Comunicaciones

68 107

CT E D S
Gestión Central
SPM-35.06 Plan de saneamiento y manejo de 4 16 x x
vertimientos
Plan
Registros
Informes
Comunicaciones
SPM-36 POLITICA PUBLICA DE
4 16 x x
SEGURIDAD alimentaria y
ALIMENTARIA Y NUTRICIONAL
Plan de seguridad alimentaria y
nutricional

69 107

CT E D S
Gestión Central
Registros
Informes
Comunicaciones
SPM-46 SISTEMA DE SELECCION DE

BENEFICIARIOS - SISBEN
SPM-46.01 Fichas de clasificación
socioeconómica 1 9 x

70 107

CT E D S
Gestión Central
Fichas clasificatorias
SPM-46.02 Informes de actividades SISBEN 1 9 x
Informes
Anexos
SPM-46.03 Modificaciones fichas
1 9 x
clasificatorias
solicitud
Copia del documento de identidad
SPM-46.04 Retiro de fichas 1 9 x
solicitud de retiro fichas

71 107

CT E D S
Gestión Central
Copia documento de identidad
SPM-46.05 Retiro de hogares 1 9 x
solicitud de retiro hogares
SPM-46.06 Retiro de personas 1 9 x
solicitud de retiro personas
SPM-46.07 Solicitudes de encuestas 1 9 x
solicitudes de encuestas por primera
vez

72 107

CT E D S
Gestión Central
solicitudes de encuestas por cambio de
domicilio
solicitudes de encuestas por cambio de
municipio
solicitudes de encuestas por
inconformidad
SPM-46.08 Soportes de envio de base de

datos 1 9 x
Formato I. Envío de base de datos

73 107

CT E D S
Gestión Central
Oficios
Certificaciones
SPM-46.09 Inclusiones SISBEN 1 9 x
solicitud
Copia del documento de identidad
Firma Jefe Oficina productora

NICIPAL DE CARCASÍ - SANTANDER
DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
74 107
Hoja: De:
PROCEDIMIENTOS
Se conservan totalmente porque son documentos de constante

consulta y fuente para la investigaciòn y la historia. Organizar
expediente en órden numérico. Se digitaliza para consulta y
preservación del original


75 107
Hoja: De:

PROCEDIMIENTOS

76 107
Hoja: De:
PROCEDIMIENTOS

consulta y fuente para la investigaciòn y la historia. El informe SUI se
maneja en medio magnético. Se digitaliza para consulta y

77 107
Hoja: De:
PROCEDIMIENTOS

consulta y fuente para la investigaciòn y la historia. Se digitaliza para
consulta y preservación del original
Se eliminan ya que no poseen valores secundarios. Solo sustentan la

gestión.

78 107
Hoja: De:
PROCEDIMIENTOS
gestión.

gestión.

gestión.

gestión.

gestión.
79 107
Hoja: De:
PROCEDIMIENTOS

gestión.

gestión.

gestión.

gestión.

80 107
Hoja: De:
PROCEDIMIENTOS
gestión.

gestión.

gestión.
Se hace una selección del 10% para conservar como muestra para la
investigación y la historia. Se digitaliza para consulta y preservación
del original. El resto se elimina

81 107
Hoja: De:
PROCEDIMIENTOS


82 107
Hoja: De:
PROCEDIMIENTOS

83 107
Hoja: De:
Se hace una selección del PROCEDIMIENTOS

10% para conservar como muestra para la

consulta y fuente para la investigaciòn y la historia.Se digitaliza para
CT:Conservación total consulta
E:Eliminación y preservación
D:Digitalización S: Selección del original
84 107
Hoja: De:
PROCEDIMIENTOS



85 107
Hoja: De:

PROCEDIMIENTOS


86 107
consulta y fuenteDe:
Hoja: para la investigaciòn y la historia.Se digitaliza para
PROCEDIMIENTOS


87 107
Hoja:
Se conservan De:
totalmente porque son documentos de constante
PROCEDIMIENTOS


88 107
Hoja: De:
PROCEDIMIENTOS


89 107
Hoja: De:
PROCEDIMIENTOS



CT:Conservación total consulta
E:Eliminación y fuente
D:Digitalización para la investigaciòn y la historia.Se digitaliza para
S: Selección
90 107
Hoja: De:
PROCEDIMIENTOS



91 107
Hoja: De:
PROCEDIMIENTOS



92 107
Hoja: De:
PROCEDIMIENTOS

gestión.

93 107
Hoja: De:
PROCEDIMIENTOS
gestión.

gestión.se maneja por plataforma de sisben se guarda medio
magnético

gestión.

gestión.

94 107
Hoja: De:
PROCEDIMIENTOS
gestión.

gestión.

gestión.

gestión.
95 107
Hoja: De:
PROCEDIMIENTOS

gestión.
se maneja por plataforma de SISBEN. Se guarda medio magnético.

El soporte físico se elimina ya que no posee valores secundarios

96 107
Hoja: De:
se maneja por plataforma PROCEDIMIENTOS

de SISBEN. Se guarda medio magnético.
El soporte físico se elimina ya que no posee valores secundarios

gestión.
Firma Jefe de Archivo

UNIDAD ADMINISTRATIVA: DESPACHO DEL ALCALDE Fecha: Diciembre 15 de 2014

OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA DE SALUD Y DESARROLLO SOCIAL CODIGO: SSM
97 107
Hoja: De:
RETENCIÓN DISPOSSMCIÓN FINAL
CT E D S
Gestión Central
SSM-02 ACTAS
SSM-02.01 Actas Colombia Mayor 4 16 x x Se conservan totalmente porque son documentos de
Actas
SSM-02.03 Actas Comité de certificación municipal 4 16 x x Se conservan totalmente porque son documentos de
Actas
SSM-02.04 Actas Comité de discapacidad 4 16 x x Se conservan totalmente porque son documentos de
Actas
SSM-02.07 Actas Comité de madres líderes 4 16 x x Se conservan totalmente porque son documentos de
Actas
SSM-02.11 Actas Comité Interconsultivo para la 4 16 x x
prevención de la violencia sexual constante consulta y fuente para la investigaciòn y la
Anexos
SSM-02.16 Actas Consejo de cultura 4 16 x x Se conservan totalmente porque son documentos de
Actas
SSM-02.19 Actas Consejo de Política social 4 16 x x Se conservan totalmente porque son documentos de
Actas
SSM-02.22 Actas COPASO 4 16 x x Se conservan totalmente porque son documentos de
Actas


98 107
Hoja: De:
CT E D S
Gestión Central
SSM-02.23 Actas COVE 4 16 x x Se conservan totalmente porque son documentos de

Actas
SSM-02.24 Actas COVECOM 4 16 x x Se conservan totalmente porque son documentos de
Actas
SSM-02.25 Actas de Comité de deportes 4 16 x x Se conservan totalmente porque son documentos de
Actas
SSM-02.29 Actas de compromisos adquiridos sector 4 16 x x
salud y educación constante consulta y fuente para la investigaciòn y la
Anexos
SSM-02.31 Actas de conformación de madres lideres 4 16 x x Se conservan totalmente porque son documentos de
Actas
SSM-02.32 Actas de encuentro de madres lideres 4 16 x x Se conservan totalmente porque son documentos de
Actas
SSM-02.35 Actas de madres veedoras 4 16 x x Se conservan totalmente porque son documentos de
Actas
SSM-02.40 Actas PQR 4 16 x x Se conservan totalmente porque son documentos de
Actas


99 107
Hoja: De:
CT E D S
Gestión Central
SSM-28 INFORMES
SSM-28.01 Informes a Entidades del orden departamental 4 16 x x Se hace una selección del 10% para conservar como
Anexos
SSM-28.01 Informes a Entidades del orden municipal 4 16 x x Se hace una selección del 10% para conservar como
Anexos
SSM-28.03 Informes a Entidades del orden nacional 4 16 x x Se hace una selección del 10% para conservar como
Anexos
SSM-28.04 Informes a Organismos de control 4 16 x x Se hace una selección del 10% para conservar como
Anexos
SSM-28.06 Informes Concejo Municipal 4 16 x x
Informes Se eliminan ya que al terminar la vigencia pierden
sus valores
Anexos
SSM-35 PLANES
SSM-35.05 Plan de intervenciones colectivas PIC 4 16 x x
Salud oral
Salud mental
Salud infantil Se conservan totalmente porque son documentos de
Salud sexual y reproductiva
ZoonoSSMs original
Enfermedades cronicas no transmiSSMbles y


100 totalmente
Se conservan 107 porque son documentos de
Hoja: De:
RETENCIÓN DISPOSSMCIÓN FINAL historia.Se digitaliza para consulta y preservación del
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES Archivo de Archivo original PROCEDIMIENTOS
CT E D S
Gestión Central
discapacidad
Nutrición
SSM-38 PROGRAMAS
SSM-38.01 Programa Colombia Mayor 4 16 x x
Edictos constante consulta y fuente para la investigaciòn y la
certificaciones
SSM-38.02 Programa de desayunos infantiles 4 16 x x
Actas de reunión Se conservan totalmente porque son documentos de
formatos de inscripción
Controles de entregas mensuales original
Recepción de datos antropométricos
SSM-38.03 Programa de familias en acción 4 16 x x
Informes de inscripciones
Bancarización
Notificaciones familias en tranSSMción Se conservan totalmente porque son documentos de
Formatos de novedades
oficios remisorios original
Actas de compromiso
Edictos
Informes
SSM-42 REGIMEN SUBSIDIADO
Se eliminan ya que no poseen valores secundarios.
1 9 x
Solo sustentan la gestión.
oficios
Actualización base de COMPARTA al Municipio


101 107
Hoja: De:
CT E D S
Gestión Central
Envíos archivos pak al FOSYGA
Liquidaciones mensuales de Rég. Subsidiado
del Ministerio
certificaciones
Evaluaciones de Régimen Subsidiado
Estractos
SSM-42.01 Ingresos 1 9 x
Formato de ingreso
Copia documento de identidad o registro civil
copia formulario de ingreso a SSMSBEN
Soporte carnetización
SSM-42.02 Retiros 1 9 x
Formato de retiro Se eliminan ya que no poseen valores secundarios.
Registros de defunciòn Solo sustentan la gestión.
SSM-42.03 Traslados 1 9 x
Formatos de traslado


OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA DE HACIENDA CODIGO: SHM
102 107
Hoja: De:
CT E D S
Gestión Central
SHM-02 ACTAS
SHM-02.09 Actas Comité de Saneamiento Contable 4 16 x x
Anexos
SHM-02.12 Actas Comité Interno de Cartera 4 16 x x Se conservan totalmente porque son documentos de
Actas
SHM-07 CERTIFICACIONES
SHM-07.07 Certificaciones de ingresos y retenciones 1 4 x Se elimina ya que solo sustenta la gestión. Carece de
Certificado valores secundarios
SHM-14 CHEQUERAS 1 4 x
colillas cheques Se elimina ya que solo sustenta la gestión. Carece de
valores secundarios
SHM-13 COMPROBANTES CONTABLES
SHM-13.01 Comprobantes de egreso 2 8 x
Comprobante de egreso
CG
CP
CDP
Una vez cumplido su tiempo en Archivo central se
Acta de inicio
elimina
cuenta de cobro o factura
certificación del supervisor
Informe cumplimiento y obligación contractual
Pago de seguridad social

UNIDAD ADMINISTRATIVA: DESPACHO DEL ALCALDE Fecha:

Una vezDiciembre
cumplido15
sudetiempo
2014 en Archivo central se
OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA DE HACIENDA CODIGO: SHM elimina
103 107
Hoja: De:
CT E D S
Gestión Central
pago de estampillas
Acta de terminación
Una vez cumplido su tiempo en Archivo central se
Acta de terminación
elimina
Acta de liquidación
SHM-21 EJECUCIONES DE PRESUPUESTO 4 16 x x Se conservan totalmente porque son documentos de
Ejecución egresos constante consulta y fuente para la investigaciòn y la
Ejecución Gastos original
SHM-22 EMBARGOS 4 6 x
Oficio enviado Se elimina ya que solo sustenta la gestión. Carece de
Anexos
SHM-25 EXTRACTOS 4 6 x
Extractos
conciliaciòn
SHM-28 INFORMES
SHM-28.01 Informes a Entidades del Orden departamental 4 16 x x Se hace una selección del 10% para conservar como
Anexos
SHM-28.03 Informes a Entidades del orden nacional 4 16 x x Se hace una selección del 10% para conservar como
Anexos
SHM-28.04 Informes a Organismos de control 4 16 x x Se hace una selección del 10% para conservar como
Anexos
SHM-28.05 Informes Bancos 4 6 x
Informes
Anexos


104 107
Hoja: De:
CT E D S
Gestión Central
SHM-28.06 Informes Concejo Municipal 4 6 x

Informes Se elimina ya que solo sustenta la gestión. Carece de
Anexos
SHM-29 INVENTARIOS
SHM-29.01 Inventarios de inmuebles 4 16 x x
Formato resumen constante consulta y fuente para la investigaciòn y la
Escritura historia.Se digitaliza para consulta y preservación del
original
Matricula inmobiliaria
SHM-29.02 Inventarios de muebles y enseres 4 16 x x Se conservan totalmente porque son documentos de
Actas de baja
SHM-29.03 Inventarios de vehiculos 4 16 x x Se conservan totalmente porque son documentos de
Actas de baja
SHM-30 LIBROS
SHM-30.02 Libros de Contabilidad 4 16 x x
Estados Financieros Se conservan en forma sistematizada y se tiene
Balance de prueba copia de seguridad de forma mensual. se imprime
por unica vez al finalizar cada vigencia.Se conservan
Notas a los estados financieros totalmente porque son documentos de constante
Libro mayor y balance consulta y fuente para la investigaciòn y la historia.
Libro de diario
SHM-30.03 Libros de Tesorería 4 16 x x Se conservan en forma sistematizada y se tiene copia de seguridad de
forma mensual. se imprime por unica vez al finalizar cada vigencia.Se
Libro Bancos conservan totalmente porque son documentos de constante consulta y
Auxiliar de caja fuente para la investigaciòn y la historia.


105 107
Hoja: De:
CT E D S
Gestión Central
SHM-32 NOMINAS 4 16 x x Se conservan totalmente porque son documentos de
Formatos de nómina constante consulta y fuente para la investigaciòn y la
SHM-37 PROCESOS
SHM-37.01 Procesos de cobro coactivo 1 5 x
Factura
Notificación de la facturaciòn Se elimina ya que solo sustenta la gestión. Carece de
Mandamiento de cobro persuasivo valores secundarios.
Cobro persuasivo
Investigación de bienes
SHM-41 RECAUDOS
SHM-41.01 Recaudos alquiler maquinaria 4 6 x Se elimina ya que solo sustenta la gestión. Carece de
Recibo valores secundarios.
SHM-41.02 Recaudos impuesto predial 4 6 x Se elimina ya que solo sustenta la gestión. Carece de
SHM-41.03 Recaudos industria y comercio 4 6 x Se elimina ya que solo sustenta la gestión. Carece de
SHM-41.04 Recaudos otros conceptos 4 6 x Se elimina ya que solo sustenta la gestión. Carece de
Recibos valores secundarios.
SHM-41.05 Recaudos pago de servicios públicos 4 6 x Se elimina ya que solo sustenta la gestión. Carece de
Recibos valores secundarios.
SHM-43 REGISTROS
SHM-43.03 Registros de pago de estampillas Se eliminan ya que al terminar la vigencia pierden
1 x
sus valores
Recibo
SHM-44 RESOLUCIONES 4 16 x x
Resoluciones IGAC constante consulta y fuente para la investigaciòn y la


106 107
Hoja: De:
CT E D S
SHM-47 TRASLADOS BANCARIOS 4 16 x

Comprobante de egreso Se eliminan ya que al terminar la vigencia pierden
sus valores
Soporte de transferencia electrónica

SEC SALUD MIERCOLES 8:00 AM
FAMILIAS MIERCOLES 9:00 AM
DESPACHO ALCALDE MIERCOLES 10:00 AM
SEC HACIENDA MIERCOLES 11:00 AM
PERSONERIA MIERCOLES 3:00 PM
SEC PLANEACION MIERCOLES 4:00 PM
CONCEJO JUEVES 4:00 PM
PIC VIERNES 8:00 AM
COMISARIA FAMILIA JUEVES
INSPECCION POLICIA JUEVES
SISBEN MIERCOLES
SEC INTERIOR JUEVES

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ALCALDIA MUNICIPAL DE LEBRIJA - SANTANDER

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

UNIDAD ADMINISTRATIVA: ALCALDIA MUNICIPAL DE LEBRIJA Fecha: NOVIEMBRE 2018

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UNIDAD ADMINISTRATIVA: ALCALDIA MUNICIPAL DE LEBRIJA Fecha: NOVIEMBRE 2018

PM-10 CITACIONES 1 3 x Se eliminan ya que solo sustentan la gestión. No

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UNIDAD ADMINISTRATIVA: ALCALDIA MUNICIPAL DE LEBRIJA Fecha: NOVIEMBRE 2018

Formato único hoja de vida – DAFP (Persona natural)

Declaración juramentada de bienes y rentas –

UNIDAD ADMINISTRATIVA: ALCALDIA MUNICIPAL DE LEBRIJA Fecha: NOVIEMBRE 2018

Acta aceptación de la propuesta

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UNIDAD ADMINISTRATIVA: ALCALDIA MUNICIPAL DE LEBRIJA Fecha: NOVIEMBRE 2018

Formato único hoja de vida – DAFP (Persona natural)

Declaración juramentada de bienes y rentas –

CT:Conservación total E:Eliminación D:Digitalización S: Selección

Se conservan totalmente porque son documentos de

UNIDAD ADMINISTRATIVA: ALCALDIA MUNICIPAL DE LEBRIJA Fecha: NOVIEMBRE 2018

Acta aceptación de la propuesta

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UNIDAD ADMINISTRATIVA: ALCALDIA MUNICIPAL DE LEBRIJA Fecha: NOVIEMBRE 2018

PM-20 DESPACHOS COMISORIOS

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UNIDAD ADMINISTRATIVA: ALCALDIA MUNICIPAL DE LEBRIJA Fecha: NOVIEMBRE 2018

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UNIDAD ADMINISTRATIVA: ALCALDIA MUNICIPAL DE LEBRIJA Fecha: NOVIEMBRE 2018

PM-37.03 Procesos disciplinarios a funcionarios 4 16 x

Se conservan totalmente porque son documentos de

UNIDAD ADMINISTRATIVA: ALCALDIA MUNICIPAL DE LEBRIJA Fecha: NOVIEMBRE 2018

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UNIDAD ADMINISTRATIVA: ALCALDIA MUNICIPAL DE LEBRIJA Fecha: NOVIEMBRE 2018

Firma Jefe Oficina productora Firma Jefe de Archivo

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UNIDAD ADMINISTRATIVA: ALCALDIA MUNICIPAL DE CARCASÍ Fecha: Diciembre 15 de 2014

Formato único hoja de vida – DAFP (Persona natural)

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UNIDAD ADMINISTRATIVA: ALCALDIA MUNICIPAL DE CARCASÍ Fecha: Diciembre 15 de 2014

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UNIDAD ADMINISTRATIVA: ALCALDIA MUNICIPAL DE CARCASÍ Fecha: Diciembre 15 de 2014

Formato único hoja de vida – DAFP (Persona natural)

Declaración juramentada de bienes y rentas –

Acta aceptación de la propuesta

CT:Conservación total E:Eliminación D:Digitalización S: Selección

UNIDAD ADMINISTRATIVA: ALCALDIA MUNICIPAL DE CARCASÍ Fecha: Diciembre 15 de 2014

CT:Conservación total E:Eliminación D:Digitalización S: Selección

UNIDAD ADMINISTRATIVA: ALCALDIA MUNICIPAL DE CARCASÍ Fecha: Diciembre 15 de 2014

CM-44 RESOLUCIONES 1 19 x x Se conservan totalmente porque son documentos de

Firma Jefe Oficina productora Firma Jefe de Archivo

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UNIDAD ADMINISTRATIVA: ALCALDIA MUNICIPAL DE CARCASÍ Fecha: Diciembre 15 de 2014

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UNIDAD ADMINISTRATIVA: ALCALDIA MUNICIPAL DE CARCASÍ Fecha: Diciembre 15 de 2014

DM-43-02 Registros de correspondencia 1 9 x Se elimina ya que solo sustenta la gestión. Carece de

Firma Jefe Oficina productora Firma Jefe de Archivo

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UNIDAD ADMINISTRATIVA: DESPACHO MUNICIPAL Fecha: Diciembre 15 de 2014

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UNIDAD ADMINISTRATIVA: DESPACHO MUNICIPAL Fecha: Diciembre 15 de 2014

SIM-02.17 Actas Consejo de desarrollo territorial 4 16 x x

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UNIDAD ADMINISTRATIVA: DESPACHO MUNICIPAL Fecha: Diciembre 15 de 2014

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