UNIVERSIDAD POLITÉCNICA DE NICARAGUA

“Sirviendo a la Comunidad”

DISEÑO DE SISTEMAS CONTABLES

UNIDAD - IV

Escuela de Ciencias Económicas y Empresariales

Los Procesos Contables
 DISEÑO DE SISTEMAS CONTABLES
UNIDAD IV: LOS PROCESOS CONTABLES

a) Objetivo:
Definir como parte de los procesos contables, los controles internos necesarios a implantar
en las diferentes transacciones contables y no contables de una empresa.

b) Contenidos:
4.1 Proceso para el registro contable
4.1.1 Tipos de cuentas
4.1.2 Registro de Operaciones
4.1.3 Automatización de los registros
4.2 Control Interno
4.2.1 Definición y clasificación
4.2.2 Efectividad y eficacia del control interno
4.2.3 Componentes del control interno
4.3 Procedimientos en las operaciones de la empresa
4.3.1 Ciclo de compras y cuentas por pagar
4.3.2 Ciclo de producción
4.3.3 Procedimiento de facturación, cuentas por pagar y nomina
4.4 Procesos de Ajuste y Cierre
4.4.1 Procesos de Cierre
4.4.2 Principales ajustes y cierres
4.4.3 Plan de revisión y ajuste

4.1 Proceso para el registro contable

La contabilidad tiene por objetivo captar, procesar y transmitir la información adecuada al proceso de
toma de decisiones de los múltiples usuarios de la misma. Para ello se lleva a cabo el proceso
contable.

La contabilidad lleva a cabo este proceso de tratamiento y elaboración de información de la siguiente

forma:

1. Se obtiene información de la empresa, sobre la cual se van a desarrollar una serie de

operaciones, como son la captación, simbolización, medición, valoración, representación,
coordinación y agregación; que nos permiten obtener los denominados Estados Contables, cada
uno de ellos contiene información sobre diferentes aspectos de la realidad económica de la
empresa.

2. Una vez que hemos obtenido los Estados Contables, analizamos e interpretamos la información
que éstos nos proporcionan, obteniendo con ello las conclusiones necesarias para la toma de
decisiones.

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3. Para asegurar que la información de los Estados Contables muestra una imagen veraz y
completa de la empresa, se realizan las operaciones de verificación y consolidación.

4. Todas estas operaciones se desarrollan en un marco de actuación que integra todos los
aspectos relativos a normas, principios, metodología, etc, a seguir en el proceso contable.

El proceso contable es un ciclo mediante el cual se registran y procesan todas las operaciones que
se llevan a cabo en una empresa a lo largo del ejercicio económico.

Etapas del proceso contable

Se denomina ciclo contable o proceso contable al conjunto de registros contables efectuados en los
diferentes libros de contabilidad con origen en las operaciones que realiza la empresa y que afectan
a su patrimonio en un ejercicio económico.

Durante el ejercicio económico se deben elaborar distintos documentos que se integrarán en los
libros contables. Estos documentos son:

1. Asientos de apertura.
2. Balanza de comprobación de saldos.
3. Asientos de operaciones.
4. Operaciones previas a la determinación del resultado de la empresa.
5. Asientos de ajuste.
6. Asientos de cierre.
7. Registro de las operaciones contables en los libros.

A continuación, vamos a analizar las distintas fases o etapas de las que se compone un proceso
contable. Para ello primero vamos a distinguir los siguientes elementos de análisis:

 Inicio de los registros contables

 Registros correspondientes a las operaciones realizadas
 Cierre de la contabilidad
 Elaboración de los estados financieros.

Inicio de los registros contables:

El ejercicio económico de una empresa normalmente, salvo en empresas puntuales, tiene lugar del
01 de enero al 31 de diciembre. Las empresas disponen de un patrimonio, que está en el balance de
situación de la empresa. Este patrimonio viene del ejercicio anterior al que estamos abriendo. Es
decir, la empresa cuenta al principio del ejercicio con los mismos bienes, derechos y obligaciones
que tenía al finalizar el ejercicio anterior. Esta información la tenemos en el último asiento del libro
diario del ejercicio anterior y en el balance, que representa la situación patrimonial de la empresa al
final de ese periodo.

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En un nuevo ejercicio económico, se debe reiniciar la contabilidad que se cerró en el ejercicio
anterior.

En esta fase del proceso contable debemos realizar los siguientes registros:

 Balance de situación inicial. Que como hemos comentado anteriormente recoge los bienes,
derechos y obligaciones que tiene la empresa al final del ejercicio económico precedente y que
coincide con los elementos patrimoniales con los que parte la empresa en el nuevo ejercicio
económico.

 Asiento de apertura. Con este asiento se procede a la apertura del libro diario. En este asiento,
lo que hacemos es anotar todas aquellas cuentas que aparecen en el balance inicial, teniendo
en cuenta que las que tienen saldo deudor van al debe del asiento y las que tienen saldo
acreedor van al haber del asiento.

 Apertura de los libros mayores. A la vez que se van realizando los apuntes en el libro diario, se
van elaborando los libros mayores de las cuentas.

Registros correspondientes a las operaciones realizadas:

Asiento de operaciones. Consiste en ir anotando en el libro diario los asientos correspondientes a las
operaciones realizas por la empresa a lo largo del ejercicio. Ordenados cronológicamente. Estos
datos se tienen que anotar también en los mayores correspondientes. Aquí tenéis un caso práctico.

Cierre de la contabilidad:

Operaciones previas a la determinación del resultado de la empresa. Una vez que ha terminado el
ejercicio económico, se llevan a cabo una serie de operaciones que inciden en el resultado de la
empresa. Estas operaciones son:
 Contabilización de las variaciones de existencias.
 Periodificación contable
 Contabilización de las provisiones y de las pérdidas por deterioro.
 Asientos de regularización. El resultado del ejercicio viene dado por la diferencia entre las
cuentas de gastos e ingresos.

Todas las cuentas de gasto, se anotarán en el haber del asiento, para que pasen a tener un saldo
nulo, contra la cuenta de resultado del ejercicio. Mientras que las cuentas de ingreso, se anotarán en
él debe del asiento, contra la cuenta de resultado del ejercicio. Una vez que hemos realizado este
asiento, estamos en disposición de conocer el resultado del ejercicio. Ya que este es el saldo de la
cuenta resultado del ejercicio.

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Asiento de cierre. Al analizar los mayores de las cuentas que hemos ido abriendo a lo largo de
nuestro ejercicio económico, veremos cómo sólo las cuentas de activo, pasivo y patrimonio neto
tienen saldo. Para que nuestra contabilidad quede cerrada, todas las cuentas deben tener saldo
nulo, por lo que procederemos a realizar el asiento de cierre. Para ello deberemos cargar todas las
cuentas acreedoras y abonar las cuentas deudoras. Cuando estas anotaciones se pasen al libro
mayor, tendremos todas las cuentas con saldo cero.

Balance de situación final. Para realizar el balance de situación, solo tenemos que poner las
cuentas que aparecen en el haber del asiento de cierre, en el activo del balance y las que aparecen
en él debe, en el pasivo. Este balance de situación final, será el balance de situación inicial del
ejercicio siguiente.

4.1.1 Registro de Operaciones

Registro contable es un concepto que suele emplearse como sinónimo de apunte contable o de
asiento contable. Se trata de la anotación que se realiza en un libro de contabilidad para registrar un
movimiento económico.

El registro contable, por lo tanto, da cuenta del ingreso o de la salida de dinero del patrimonio de una
corporación. Cada nuevo registro contable implica un movimiento de recursos que se registra en él
debe (la salida) o en el haber (el ingreso).

Por lo general, el registro contable siempre mantiene su doble condición. Todo movimiento supone
una modificación del activo y del pasivo: al ingresar dinero, crece el activo y se reduce el pasivo; al
egresar, pasa lo contrario.

Los registros contables suelen componerse de la fecha, las cuentas intervinientes, el importe y una
descripción. Todos estos datos quedan registrados en el libro contable y permiten controlar el estado
económico de la entidad.

Es habitual que llevar un libro diario (con todos los registros o asientos contables y sus
correspondientes comprobantes) y un libro mayor (que detallen los cambios en el estado contable de
cada ejercicio) esta es una exigencia legal para el funcionamiento de una organización.

La información volcada en los registros contables no sólo es útil para la empresa en cuestión:
también resulta imprescindible para el Estado, ya que estos datos son fiscalizados y analizados para
determinar si la compañía actúa de acuerdo con las exigencias de la ley.

4.2 Control Interno

El control interno ha sido diseñado, aplicado y considerado como la herramienta más importante
para el logro de los objetivos, la utilización eficiente de los recursos y para obtener la productividad,
además de prevenir fraudes, errores violación a principios y normas contables, fiscales y tributarias.

4.2.1 Definición y clasificación

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El "sistema de control interno" es un conjunto de áreas funcionales en una empresa y de acciones
especializadas en la comunicación y el control en el interior de la empresa. El sistema de gestión por
intermedio de las actividades, afecta a todas las partes de la empresa a través del flujo de efectivo.
La efectividad de una empresa se establece en la relación entre la salida de los productos o
servicios y la entrada de los recursos necesarios para su producción. Entre las responsabilidades de
la gerencia están:
 Controlar la efectividad de las funciones administrativas.
 Regular el equilibrio entre la eficacia y la eficiencia en la empresa.
 Otros aspectos del desarrollo de la empresa, como crecimiento, rentabilidad y líquidos
acuosos difícilmente detectables por simple observación.

El control interno es un instrumento de gestión que se emplea para proporcionar una seguridad
razonable de que se cumplan los objetivos establecidos por la entidad, para esto comprende con un
plan de organización, así como los métodos debidamente clasificados y coordinados, además de las
medidas adoptadas en una entidad que proteja sus recursos, propenda a la exactitud y confiabilidad
de la información contable, apoye y mida la eficiencia de las operaciones y el cumplimiento de los
planes, así como estimule la observancia de las normas, procedimientos y regulaciones
establecidas. La eficacia de la estructura de control interno, revisión y actualización constante es una
responsabilidad de todos los directivos de la entidad.

Consiste en verificar diaria y continuamente las actividades o acciones realizadas dentro de una
organización, de forma manual y/o automática, para prevenir u corregir errores o irregularidades que
puedan afectar al funcionamiento de un sistema, esto con el fin de lograr conseguir sus objetivos. En
otras palabras, se puede definir control interno como un conjunto de sistemas integrados que se
encargan de planificar, organizar y ejecutar una serie de operaciones que ayuden a mejorar la
protección de los recursos informáticos.

Definición según COSO.

En un sentido amplio, se define como: Un proceso efectuado por el Consejo de Administración, la
Dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objetivo de proporcionar un grado
de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos dentro de las siguientes categorías:

a. Eficacia y eficiencia de las operaciones.

b. Fiabilidad de la información financiera, y
c. Cumplimiento de las leyes y normas que sean aplicables.”

Esta definición refleja los conceptos fundamentales siguientes:

 El control interno es un proceso. Es un conjunto de acciones estructuradas y coordinadas

dirigidas a un fin o resultado. No se trata de acciones añadidas, si no de acciones incorporadas
a los procesos e integradas a la gestión de la entidad como parte inseparable de su actividad.

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 El control interno lo llevan a cabo las personas, en cada nivel de la entidad. No se trata sólo de
la dirección, si no de todas las personas que componen la organización, las cuales deben tener
conciencia de la necesidad de evaluar los riesgos, aplicar controles y estar en condiciones de
responder adecuadamente a ello.

 El control interno sólo puede aportar un grado razonable de seguridad a la entidad de que los
objetivos previstos serán alcanzados, no es posible que los controles eviten todos los problemas
y cubran todos los riesgos, por lo que es muy importante conocer sus limitaciones.

El control interno facilita la consecución de los objetivos de la entidad en los tres ámbitos siguientes:

- Eficiencia y eficacia de las operaciones,

- Fiabilidad de la información financiera y contable, y
- Cumplimiento de las leyes y las normas aplicables.

El interés del informe COSO consiste en disponer de una metodología común, con una visión
integradora y dinámica que permita satisfacer las demandas de todos los sectores involucrados,
para mejorar la calidad de la información financiera, concentrándose en el manejo corporativo y las
normas éticas. Desde su concepción ha sido ampliamente difundido en el ámbito mundial como uno
de los estudios más completos en la materia.

Los Controles Internos según su finalidad se Clasifican en:

Controles Preventivos: Evita los problemas previos a que estos ocurran, es decir, la clave del control
preventivo está en tomar medidas antes de que se presente el problema. Los controles preventivos
permiten a los gerentes evitar problemas en lugar de tener que remediarles más adelante. Estos
requieren de información oportuna y exacta la cual muchas veces es difícil de encontrar, por ello con
frecuencia se deben usar otros tipos de control.

Controles Detectivos: Son aquellos que no evitan que ocurran las causas del riesgo, sino que los
detecta luego de ocurridos. En cierta forma sirven para evaluar la eficiencia de los controles
preventivos. Ejemplo: archivos y procesos que sirvan como pistas para la auditoria (procedimientos
de validación).

Controles Correctivos: Es el tipo de control más común, éste se presenta cuando ya ha ocurrido el
problema. El control correctivo lo que busca es la corrección de todos los errores identificados. Cada
control cumple un objetivo principal en donde controla las actividades realizadas, cumpliendo con los
procedimientos y normas legales.

4.2.2 Efectividad y eficacia del control interno

Un sistema de control interno es efectivo cuando alcanza un estándar predeterminado de seguridad
en el cumplimiento de los objetivos de la organización y si el Consejo de administración y la
Gerencia tienen una seguridad razonable de que:

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- Se están alcanzando los objetivos,
- Los informes financieros y contables están siendo preparados con información fiable, y
- Si se están cumpliendo las leyes y reglamentos aplicables.

La evaluación de la eficacia es un concepto subjetivo acerca de si funcionan adecuadamente los

cinco componentes del control interno. Es decir, para analizar la eficacia hay que analizar los cinco
componentes. La eficacia en cada componente puede ser distinta. No tiene necesariamente porque
darse una eficacia idéntica en cada uno de ellos ya que pueden compensarse.

Aunque el control interno es un proceso continuo, su eficacia se mide en relación a un momento

dado.

Eficacia del control interno.

El control interno es efectivo cuando proporciona razonable seguridad de que las metas y objetivos
establecidos por la dirección se van a lograr, cuando limita el riesgo de una posible desviación a un
margen de error tolerable.

Cuando se ejerce el control la exposición al riesgo disminuye, mayor y mejor control implican menor
riesgo.
Para que el control interno sea eficaz debe satisfacer al menos cinco criterios esenciales:
a) Apropiado: proporcional al riesgo probable,
b) Operativo: instrumentarse mediante un método sencillo,
c) Relevante: aplicado a actividades significativas,
d) Permanente: funcionar bajo cualquier circunstancia, y
e) Rentable: el costo no debe exceder el beneficio resultante.

4.2.3 Componentes del control interno

El marco conceptual de COSO incorpora una serie de normas orientadas a medir la efectividad del
control interno, y para ello señala cinco componentes, los cuales deben estar presentes e
interrelacionados en cualquier sistema considerados en el diseño de los Sistemas de Control Interno
en cada entidad, acompañados de criterios de control y de evaluación en algunas áreas de la
organización. Dichos componentes son:

 Ambiente de Control
 Evaluación de Riesgos
 Actividades de Control
 Información y Comunicación
 Supervisión o Monitoreo

Ambiente de control
El ambiente o entorno de control constituye el andamiaje para el desarrollo de las acciones y refleja
la actitud asumida por la alta dirección en relación con la importancia del control interno y su

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incidencia sobre las actividades de la entidad y resultados, por lo que debe tener presente todas las
disposiciones, políticas y regulaciones que se consideren necesarias para su implantación y
desarrollo exitoso.
Este puede considerarse como la base de los demás componentes del control interno.

Evaluación de riesgos
El control interno ha sido pensado esencialmente para limitar los riesgos que afectan las actividades
de las entidades. A través de la investigación y análisis de los riesgos relevantes y el punto hasta el
cual el control vigente los neutraliza, se evalúa la vulnerabilidad del sistema. Para ello debe
adquirirse un conocimiento práctico de la entidad y sus componentes de manera de identificar los
puntos débiles, enfocando los riesgos de la organización (internos y externos) como de la actividad.

Actividades de control
Las actividades de control son procedimientos que ayudan a asegurarse que las políticas de la
dirección se llevan a cabo, y deben estar relacionadas con los riesgos que ha definido y asume la
dirección.
Las actividades de control se ejecutan en todos los niveles de la organización y en cada una de las
etapas de la gestión, partiendo de la elaboración de un mapa de riesgos según lo expresado en el
punto anterior; conociendo los riesgos, se disponen los controles destinados a evitarlos o
minimizarlos.
En muchos casos, las actividades de control pensadas para un objetivo suelen ayudar también a
otros; los operacionales pueden contribuir a los relacionados con la confiabilidad de la información
financiera, éstas al cumplimiento normativo, y así sucesivamente.

Información y comunicación
La información relevante debe ser captada, procesada y transmitida de tal modo que llegue
oportunamente a todos los sectores permitiendo asumir las responsabilidades individuales.
La comunicación es inherente a los sistemas de información. Las personas deben conocer en tiempo
las cuestiones relativas a su responsabilidad de gestión y control. Cada función debe especificarse
con claridad, entendiendo como tal las cuestiones relativas a la responsabilidad de los individuos
dentro del Sistema de Control Interno.

Supervisión o monitoreo
Es el proceso que evalúa la calidad del control interno en el tiempo.
Es importante monitorear el control interno para determinar si éste está operando en la forma
esperada y si es necesario hacer modificaciones.
Las actividades de monitoreo permanente incluyen actividades de supervisión realizadas de forma
permanente, directamente por las distintas estructuras de dirección.
En tal sentido, es indispensable su desempeño por cuanto expone la situación en que se encuentra
la entidad y las soluciones que hay que hacer partiendo de la no correspondencia con su
desempeño.
Las evaluaciones separadas son actividades de monitoreo que se realizan en forma no rutinaria,
como las auditorías periódicas efectuadas por los auditores internos.

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4.3 Procedimientos en las operaciones de la empresa

Cada una de las fases que componen un ciclo de negocios corresponde a un grupo de operaciones
homogéneas. Algunos ejemplos de ciclos de operaciones:
Los de compras y cuentas por pagar,
Producción,
Facturación y cuentas por cobrar
Nómina.
Los ciclos de operaciones quedan enmarcados dentro de las principales áreas de una empresa: área
de producción, área financiera, área comercial.
Los procedimientos contables se basan en: El ciclo de operaciones del negocio y las NIIF, leyes y
reglamentos.

4.3.1 Ciclo de compras y cuentas por pagar

Este ciclo corresponde a todas las actividades realizadas por la empresa, con el objeto de obtener
todos los materiales y servicios necesarios para sus operaciones. El objetivo principal consiste en
obtener los mejores materiales al mejor costo y con las mejores condiciones de entrega y
financiamiento. Debemos distinguir en el ciclo de compras y pagos los diferentes procesos que
intervienen, en los cuales encontramos procesos contables y no contables, los procesos no
contables o administrativos se refieren en su mayoría a lo relacionados con la gestión de compras.
Los procesos contables están más relacionados con las cuentas por pagar.

Ciclo de compras y pago:

4.3.2 Procedimiento de facturación, cuentas por pagar y nomina

Proceso de facturación
En un ciclo de transacción típico, se genera una factura después de concluido el proceso contractual
y de venta. El proceso de facturación tradicional siempre ha formado parte de un conjunto más

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amplio de procesos de negocio en el comercio que incluyen la colocación y aceptación de una
orden, el procesamiento de la orden, la entrega de la mercancía y el pago final. Este es un proceso
de compra-a-pago desde la perspectiva del comprador, y uno de pedido-a-cobro desde la
perspectiva del vendedor. Juntos reciben el nombre de “proceso comercial”. Por consiguiente, desde
un punto de vista del proceso de negocio, una factura nunca es un documento aislado, sino que
siempre es el resultado y está ligado con otras actividades.

Proceso de cuentas por pagar

Los aspectos de pago de una factura generalmente involucran la generación de un pago por parte
del receptor de la factura en respuesta a los detalles de pago que aparecen en la misma. Debido a
que una factura es en parte una solicitud de pago, existen claras sinergias entre los sistemas de
pago y el proceso de facturación. Nótese que la factura no es un documento bancario. Los enlaces
del proceso de facturación y los bancos pueden proporcionar servicios adicionales como el
procesamiento, la distribución de la factura y el financiamiento de la cadena de suministr o.

Proceso de nomina
La nómina es un documento con validez legal donde se presenta el salario que recibirá el trabajador
de una empresa. En este, se detalla la cantidad que le será pagada, además de algunas
deducciones que serán destinadas a cumplir con sus obligaciones fiscales y ante la seguridad social.

Existen diferentes tipos de nómina en una empresa. Estas varían según la periodicidad en que se
entreguen. Dependiendo del contrato o tipo de trabajo que se desempeñe, la nómina puede recibirse
en estos formatos:
 Semanal: cada 7 días.
 Catorcenal: cada 14 días.
 Quincenal: cada 15 días.
 Mensual: cada 29-31 días.

Además de la paga que se recibe y las deducciones que se realizan de manera fija (lo que se
considera una nómina normal), existen otras bonificaciones, descuentos o circunstancias
extraordinarias que pueden ser contempladas en el proceso de nómina en una empresa, como
aquellas prestaciones extras representadas en premios por asistencia, bonos por productividad.

4.4 Procesos de Ajuste y Cierre

Los registros contables de la Empresa sirven como base para calcular los resultados de las
operaciones de la misma. El proceso de registro de las transacciones requiere que sea hecho
simultáneamente con las operaciones y en la medida en que se producen los intercambios.

El proceso para el registro de las operaciones contables puede ser enfocado con base en dos
métodos principales: Contabilización en base de efectivo y en base de acumulaciones. En la
práctica contable, prevalece la utilización de la segunda sobre la primera. Todos los registros
contables de esta forma son efectuados con base en las acumulaciones de partidas de activos y
pasivos. En este proceso de registro, se pueden originar errores u omisiones, por lo cual surgen los
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ajustes a las diferentes cuentas que componen los estados financieros. Debido al ciclo económico,
toda entidad cierra sus operaciones en forma periódica al finalizar cada ciclo, las entidades deben
tener analizadas y conciliadas las principales cuentas de sus estados financieros.

El proceso contable normalmente concluye con procedimientos de ajustes para depurar la

información financiera y presentar estados financieros de acuerdo con lo establecido por las Normas
Internacionales de Contabilidad.

Procesos de ajuste:
Desde el punto de vista contable existen dos métodos básicos para el registro de las operaciones:

- Contabilidad en base de efectivo

- Contabilidad en base de acumulaciones

Veamos en qué consiste cada una de estos métodos.

CONTABILIDAD EN BASE DE EFECTIVO:

El registro de las operaciones contables requiere que se establezcan normas, métodos y
procedimientos para asentar en los libros las transacciones que pudieran afectar a la Empresa, de
acuerdo con el principio de entidad. El método de contabilidad en base de efectivo consiste en
registrar las operaciones en los libros, en el momento que ingresa o se desembolsa efectivo. Bajo
esta premisa, éste método no cumple con el principio de asociación de ingresos y egresos.

CONTABILIDAD EN BASE DE ACUMULACIONES:

En el segundo método de contabilidad aplicado en las organizaciones es la contabilidad en base de
acumulaciones, el cual establece que las operaciones son registradas en el momento en que éstas
afectan la posición financiera, o los resultados de una entidad, este es el método que utiliza la
Empresa para registrar sus transacciones.

La contabilidad en base de acumulaciones se contrapone a la contabilidad en base de efectivo. En

la última los ingresos y egresos sólo se reconocen cuando se obtiene o desembolsa el efectivo.
Ambos métodos tienen sus ventajas y desventajas, sin embargo, la contabilidad en base de
acumulaciones es utilizada por casi todas las instituciones.

Es común que las instituciones fijen un período contable de un año, el cual no necesariamente debe
coincidir con el año calendario. Los estados financieros suelen elaborarse con una frecuencia
semestral, trimestral o mensual y éstos proveen a la gerencia de la información necesaria para
realizar los análisis necesarios y facilitar la toma de decisiones.

La contabilidad en base de acumulaciones exige ajustar los distintos saldos de las cuentas para
reflejar aquellos eventos que por alguna razón no se hayan registrado, ya sea porque no se tuvo
evidencia directa, como un soporte físico, por ejemplo, una factura de un proveedor, o porque

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dependen del transcurrir del tiempo. Este tipo de eventos deben considerarse previamente al
momento de realizar el cierre contable y la elaboración de los estados financieros.

4.4.1 Procesos de Cierre

El cierre contable es el proceso que consiste en cancelar las cuentas de resultados (compuestas por
las cuentas de ingresos, gastos, costos de venta y costos de producción) y trasladar dichas cifras a
las cuentas de balance respectivas (activo, pasivo y patrimonio). Este cierre permite conocer el
resultado económico del periodo y cuantificar las ganancias o las pérdidas.

El resultado del cierre de las cuentas de resultados se debe incluir en la cuenta de patrimonio. Esto
quiere decir que, si los resultados son positivos (utilidades), la cuenta de patrimonio aumenta,
mientras que si los resultados son negativos (pérdidas), la cuenta disminuye.

Para cancelar o cerrar las cuentas de resultados, es necesario realizar ajustes (depreciación de los
activos fijos, amortización de los activos intangibles, etc.) y conciliaciones (de cuentas bancarias).

En resumen, el cierre contable implica, como primer paso, la regularización de las cuentas de gastos
e ingresos para obtener el resultado del ejercicio. Esto permite saber cuánto se ha ganado o perdido
en el periodo. Luego se debe regularizar las cuentas de patrimonio neto (si aumentó o disminuyó
según las ganancias o pérdidas) y, finalmente, cerrar todas las cuentas con saldo para que el mismo
sea igual a cero.

Es posible que surjan diversos problemas con el cierre contable a partir de errores en los registros
de los movimientos. Entre los más comunes se encuentran las anotaciones con valores
equivocados, las anotaciones en cuentas erróneas (anotar gastos como ingresos o viceversa) y las
operaciones no documentadas (como una compra sin factura).

Guía práctica para efectuar el cierre contable

1) Hacer una balanza de comprobación para comprobar las sumas y los saldos al cierre del ejercicio
contable, que suele ser el 31 de diciembre, lo que devuelve si la contabilidad está cuadrada o no.
Luego de este primer paso, si se halla algún error es necesario resolverlo antes de continuar.
Cuando se utilizan programas informáticos, conviene comprobar que los descuadres sean reales y
no, producto de problemas técnicos;

2) Revisar una por una todas las fichas del libro mayor para asegurarse de que no haya fallos en la
contabilidad, tales como haber olvidado olvidar abrir una cuenta de amortización, haber ingresado
algún valor incorrectamente o que los saldos no coincidan;

3) Se debe realizar el ajuste de las cuentas que pueden modificar el resultado del beneficio contable.
Las cuentas que se debe analizar son: existencias, inmovilizado, provisiones para gastos y riesgos,
deterioro del valor de los activos, ajustes a causa de periodificación, operaciones que hayan sido
imputadas al Patrimonio Neto, amortizaciones;

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4) Habiendo completado el paso 3, ya es posible conocer el resultado antes de impuestos, o sea, la

resta de los gastos contables a los ingresos contables. Pero para dar con el resultado fiscal es
necesario realizar ciertos ajustes establecidos por la Ley del Impuesto de Sociedades (dicho
impuesto se calcula multiplicando el tipo de gravamen por el beneficio del ejercicio).

Ya estamos en condiciones de realizar el cierre del ejercicio; en otras palabras, los cuatro pasos
descritos anteriormente permiten regularizar y cerrar el año actual, y abrir un nuevo año contable. Es
muy importante tener una copia de seguridad de toda la información, ya sea que se utilice en medios
informáticos o en papel.

Si bien existe un gran número de herramientas informáticas especialmente diseñadas para asistir a
los contadores en la realización del cierre del ejercicio, así como en el pasado no había alternativas
al papel, un buen manejo de aplicaciones de hoja de cálculo permite automatizar la actividad sin
necesidad de adquirir un programa específico. Sin embargo, uno de los riesgos de confeccionar
nuestras propias tablas es que podemos pasar por alto algún elemento fundamental para la
contabilidad, y generar errores que salgan a la luz a largo plazo.

4.4.2 Principales ajustes y cierres

CLASIFICACION DE LOS AJUSTES:
Los ajustes son registros contables que se realizan para reflejar alguna situación que se ha omitido
en los libros de una entidad, o para corregir errores en los registros.

PRINCIPALES AJUSTES DE CIERRE:

Periódicamente y al cierre del ejercicio, luego de analizar los saldos de las cuentas, los estados
financieros pueden sufrir modificaciones en las cifras presentadas. Las modificaciones de las cifras
se llevan a cabo a través de los ajustes a las cuentas, que son registros contables que se
caracterizan por modificar los saldos de las cuentas del mayor, para registrar una operación omitida
o corregir un registro contable errado. Los ajustes son efectuados para presentar una situación
financiera y de resultados de acuerdo con lo establecido por las Normas de Contabilidad aplicados a
la entidad. Los ajustes son también operaciones que deben registrarse en los libros, únicamente en
situaciones que realmente lo ameriten. Normalmente, los ajustes afectan en su mayoría a partidas
del estado de resultados y tienen relación con otras partidas del balance general.

AJUSTES A PARTIDAS DEL ACTIVO:

Los ajustes a partidas del activo casi siempre tienen una relación con partidas del estado de
resultados, esto debido a que normalmente las partidas de activo, se ven afectadas por diferentes
cuentas. A continuación, veremos cuáles son los principales ajustes que afectan las partidas en los
activos.

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Efectivo:
Dentro del efectivo debemos agrupar todas aquellas partidas que constituyen numerario o sus
equivalentes, y que se caracterizan por su disponibilidad o liquidez inmediata. Algunos casos que
son susceptibles de ajuste son ilustrados seguidamente:
- Efectivo en moneda extranjera
- Intereses no registrados
- Depósitos en tránsito

De acuerdo con las Normas Internacionales de Contabilidad, las partidas en moneda extranjera
deben ser convertidas a la tasa de cambio vigente a la fecha del balance general.

AJUSTES A PARTIDAS DEL PASIVO:

Las partidas de pasivos, al igual que las de activos, están sujetas a diversos ajustes para
presentarlas de acuerdo a principios contables. En este sentido, pueden encontrarse, por ejemplo,
acumulaciones por gastos causados y no pagados; registros de comisiones e intereses por cobrar y
por pagar, ajustes por la realización de ingresos cobrados por adelantado, etc.

4.4.3 Plan de revisión y ajuste

ELABORACION DE UN PLAN DE REVISION Y AJUSTES:
Como se ha visto anteriormente, el objetivo de los ajustes pretende que las diferentes partidas
contables reflejen el saldo más cercano a la realidad y por consiguiente, también los estados
financieros.

Una de las maneras de planificar un proceso de ajustes consiste en utilizar la clasificación de los
distintos rubros de los estados financieros, e ir modificando las partidas hasta cubrir la totalidad de
las mismas.

En el caso de los activos circulantes deben tomarse las previsiones necesarias para la valoración de
los inventarios y el conteo del efectivo. Esto se debe a que es necesario considerar las fechas de
cierre o de corte y establecer los saldos de las cuentas correspondientes, lo más cercano posible.

Una manera alterna de efectuar el proceso de ajustes consiste en toma una de las clasificaciones
existentes de los tipos de ajustes, de acuerdo con su naturaleza y proceder a ajustar cada cuenta de
acuerdo con esta clasificación.

Luego de realizar el proceso de ajustes se elabora un balance de comprobación ajustado, en el cual

se pueden encontrar cuentas que no existían antes del proceso de ajuste. El balance de
comprobación ajustado se utilizará para el proceso de cierre y para elaborar los estados financieros.

PLAN DE AJUSTES
Un plan de ajustes es un detalle de la secuencia de pasos que deben seguirse para analizar si los
saldos de las diferentes partidas de un balance de comprobación son razonables. Un plan de
ajustes debe asegurar que las cuentas con auxiliares se encuentren conciliadas con el saldo de las

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Facilitador: Msc. Yader L. García Z. garciayader@yahoo.com – 8811 6322
 DISEÑO DE SISTEMAS CONTABLES
cuentas relacionadas con el mayor, o que todas las acumulaciones que correspondan al ejercicio
hayan sido registradas en el período. En este sentido, uno de los principios contables más
importantes y aplicables en todo el proceso es el de asociación o apareamiento de ingresos y
egresos.

Como cualquier proceso que sigue una entidad, los procesos de ajustes deben ser adecuadamente
supervisados y un punto que debe tomarse en cuenta es el referente a la autorización de los ajustes
a realizar. Para ejecutar tales autorizaciones, deben tomarse en cuenta las políticas que al respecto
haya establecido la entidad. En muchos casos, las políticas no están adecuadamente establecidas,
por lo que las autorizaciones son críticas a fin de no reflejar cifras erróneas en los estados
financieros.

ELABORACION DEL PLAN DE AJUSTES Y CIERRE:

Tomando en cuenta lo explicado en el punto anterior, el plan de ajustes debe ser elaborado con
anticipación y debe ser sometido a revisión y evaluación antes de ser puesto en práctica.

Los procesos de cierre pueden entenderse como aquellas actividades que deben efectuarse para
cerrar las distintas cuentas de ganancias y pérdidas para el ejercicio contable siguiente. Esto se
realiza mediante la transferencia de saldos entre distintas cuentas, en donde el saldo neto de las
cuentas nominales será transferido al patrimonio.

En el procedimiento de cierre de libros se actualiza la cuenta de beneficios acumulados mediante la

transferencia de los saldos de las cuentas de ingresos y egresos. Aun cuando esto puede verse
como un proceso mecánico, el mismo involucra gran cantidad de análisis contable; debido a esta
razón, la automatización de los procesos de cierre es absolutamente crítica.

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