Universidad Abierta y a Distancia UnADM

Fundamentos de la Administración

Unidad 3. Las áreas funcionales en una organización

Presentado por: William Restrepo Quintero

No. Matricula: ES1421002647

Docente: SORAIDA GOMEZ ALMARAZ

Fecha: 20-11-2014
 FUNCIONES BÁSICAS DE LA ADMINISTRACIÓN

Las funciones básicas de la administración son cinco:

 Planeación.
 Organización
 Dirección.
 Coordinación.
 Control.
 Evaluación.

1. PLANEACION

Es la fase en la cual se determina anticipadamente que es lo que se va a hacer,

esto incluye el establecimiento de objetivos, programas, políticas y
procedimientos.

OBJETIVO

Es la razón de ser de la empresa, esto es, lo que se propone alcanzar.

LOS PROGRAMAS

Son los planes que se deben realizar en un tiempo determinado para lograr el
objetivo propuesto.

LAS POLÍTICAS

Son las normas en las cuales deben estar encuadradas las actividades para
alcanzar el objetivo.

LOS PROCEDIMIENTOS

Son las guías o formas de acción que nos dicen de qué forma se deben realizar
las actividades.

NECESIDAD DE LA PLANEACIÓN

La necesidad de la planeación en una empresa aparece principalmente por tres

razones:

 Para obligar a pensar en el futuro. Se planifica para que todas las

personas de la empresa piensen hacia donde van y se puedan anticipar
a los problemas, evitando en esta forma que se deje los problemas a la
suerte o a las creencias religiosas.
  Para obligar a pensar en .forma coordinada, esto permite que las
personas sean conscientes de qué es lo que se espera de ellas y así
puedan cumplir con las funciones asignadas.
 Para evitar riesgos y. pérdidas, si no se ha realizado por anticipado una
planeación, los riesgos de pérdidas se aumentan y lo más seguro es que
la empresa fracase.

2. ORGANIZACIÓN

Es la etapa en la cual se fijan las funciones y las relaciones de autoridad y

responsabilidad entre las diferentes personas de una empresa.

RAZONES PARA ORGANIZAR

Existen dos razones fundamentales por las cuales es conveniente organizar:

 Hay una gran cantidad de cosas que no puede realizarlas una sola
persona y por lo tanto debe unirse con otros para ejecutarlas.
 Para aprovechar los beneficios que trae la división del trabajo.

MANUAL DE ORGANIZACIÓN

Esta herramienta nos da a conocer qué debe hacer cada persona, cada
departamento u organismo, describiendo los deberes y responsabilidades de
cada persona y las atribuciones de cada persona con respecto al grupo de
personas que trabajan a su cargo.

La organización en la Cooperativa debe ser permanente ya que es la única forma

en que los socios podrán conocer la marcha de la Empresa mediante la
utilización de las herramientas que hemos visto se puede presentar una imagen
rápida, fácilmente comprensible y fiel de la situación de la sociedad.

3. DIRECCIÓN

Esta fase del proceso de administración, hace referencia a la forma como se

imparten las órdenes o instrucciones a las personas de la empresa y se explica
qué es lo que debe hacerse.

Aunque son de mucha importancia las cualidades personales de quien va a

ejecutar la actividad, es conveniente tener en cuenta las características de una
buena instrucción, la cual debe ser:

 Razonable: lo cual quiere decir que no se debe ordenar algo inalcanzable

para la persona que recibe la orden, se debe tener en cuenta si la persona
 que la recibe tiene la experiencia y habilidad necesaria para cumplirla
satisfactoriamente.
 Completa: al dar ciertas instrucciones debe decirse claramente la cantidad
y calidad de la actividad a ejecutar.

Ejemplo: seleccionar una producción o compra de papa, papa de primera, de

segunda y de tercera etc.

 Clara: la orden debe ser comprensible, o sea que la persona que la recibe
la debe entender muy bien, para lo cual el que dicta la instrucción debe
colocarse en el lugar del subordinado y considerar lo que éste quiere que
se le diga.

Sabemos muy bien que la Cooperativa está en manos del Gerente, por
delegación que hace el Consejo de administración.

Las instrucciones que dirige a los empleados, socios y otros organismos, debe
tener las características antes anotadas, lo cual permitirá no solo una mayor
eficiencia en la administración, sino también una correcta información a los
afiliados.

4. COORDINACIÓN

En el proceso administrativo debe existir coordinación o sea que haya una

estrecha armonía entre los funcionarios de la empresa y las operaciones que
ejecutan para que el desenvolvimiento del trabajo no tenga ningún obstáculo.

Coordinar es armonizar todos los actos y esfuerzos.

Esta coordinación se puede obtener a través de consultas de unas personas a

otras, con participación democrática caso de las cooperativas con las cuales
pueden conformarse grupos de trabajo uniforme.

. Para lograr este fin los funcionarios jefes deben exponer a los empleados sus
puntos de vista en cualquier caso particular.

5. CONTROL

Este proceso consiste en verificar si los resultados obtenidos son iguales o

parecidos a los planes presentados, y permite básicamente avisar en forma
oportuna si algo está fallando y además si resulta eficaz en el uso de los
recursos.
También podemos decir que el control consiste en la medición y corrección de la
ejecución con base en las metas establecidas, compara lo realizado con lo
planeado y exige cuentas de las tareas y actividades asumidas.

Como proceso que es el control, lo podemos dividir en:

 Establecimiento de patrones de comparación en puntos estratégicos.

 Medición de lo realizado.
 Comparación de lo que se ha realizado con lo que se ha planeado.
 Corrección de las fallas encontradas.

ÁREAS FUNCIONALES DE LA EMPRESA

Área de Finanzas

Es el área que se encarga del optimo control, manejo de recursos económicos y

financieros de la empresa, esto incluye la obtención de recursos financieros tanto
internos como externos, necesarios para alcanzar los objetivos y metas
empresariales y al mismo tiempo velar por que los recursos externos requeridos
por la empresa sean adquiridos a plazos e intereses favorables.

Funciones:

 Financiamiento
 Contraloría
 Crédito y Cobranza
 Impuestos

Área de Mercadotecnia (o Ventas)

Es el área que se encarga de canalizar los bienes y servicios desde el producto

hasta el consumidor o usuario final. Entre las funciones de mercadeo podemos
mencionar: la investigación de mercados, el presupuesto de mercadeo, la
determinación de empaque, envase, etiqueta y marca, la distribución y venta de
los productos, la determinación del precio de los artículos la publicidad y la
promoción.

Funciones:

 Investigación de mercados
 Planeación y desarrollo de producto
 Precio
 Distribución y logística
 Ventas
  Comunicación

Área de Producción

Es el área encargada de trasformar la materia prima en productos y servicios

terminados, utilizando los recursos humanos, económicos y materiales
(herramientas y maquinaria) necesarios para su elaboración. Entre las
principales funciones del área de producción, el mantenimiento y reparación de
maquinaria o equipo, el almacenamiento de materia prima, producto en proceso,
producto terminado y el control de calidad.

Funciones:

 Ingeniería de producto

 Diseño del producto

 Pruebas de Ingeniería
 Asistencia a mercadotecnia

 Ingeniería de planta
 Ingeniería industrial
 Planeación y control de la producción
 Abastecimientos
 Fabricación
 Control de calidad

Área de Recursos Humanos (Personal)

Es el área encargada de la dirección eficiente y efectiva del recurso humano de

la empresa. Dentro de las principales funciones de esta área, se pueden
mencionar: Reclutamiento y selección de personal capaz, responsable y
adecuado a los puestos de la empresa, la motivación, capacitación y evaluación
del personal; el establecimiento de un medio ambiente agradable para el
desarrollo de las actividades.

Funciones:

 Contratación y empleo
 Capacitación y desarrollo
 Sueldos y salarios
 Relaciones laborales
 Servicios y Prestaciones
 Higiene y seguridad

Planeación de recursos humanos

La responsabilidad global del desarrollo eficiente de las actividades
empresariales en estas cuatro áreas, es exclusiva del empresario ya que es el
quien tiene que dar el ejemplo y trabajar con responsabilidad y empeño para que
se cumplan los objetivos planificados, y motivar al personal a participar
activamente en el crecimiento y desarrollo empresarial.

EL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

El departamento de recursos humanos está formado para conseguir los

siguientes objetivos:

 Seleccionar y formar a las personas que la empresa necesita.

 Proporcionar a los trabajadores los medios necesarios para que puedan
ejercer su trabajo.
 Intentar que el trabajador satisfaga sus necesidades.

En las empresas pequeñas las funciones de este departamento son ejecutadas

por una sola sección o por alguna sección incluida en otros departamentos, en
las empresas grandes el departamento de recursos humanos puede ser muy
complejo y estar formado por diversas secciones, por ejemplo:

 Organización y planificación personal.

 Selección y contratación de personal.
 Administración de personal.
 Formación de recursos humanos.
 Relaciones laborales.
 Control de personal.
 Gestión de conocimiento.

2.- FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

2.1.- Organización y planificación de personal

Consiste en planificar las plantillasen función de la organización de la empresa,

diseñar los puestos de trabajo oportunos, definir funciones y responsabilidades,
etc.

2.2.- Selección y contratación de personal

Para realizar una buena selección se deben seguir varios pasos:

  Determinar el perfil exacto de la persona idónea que ha de ocupar la
vacante o el nuevo puesto de trabajo.

 Reclutar candidaturas. Se puede hacer mediante una selección interna, o

bien de forma externa a la empresa, si se amplía la plantilla. Para buscar
a una persona de fuera de la empresa se recurre a la publicación de
anuncios, a las oficinas de trabajo, etc.

 Realizar el proceso de selección de la persona. Se conoce a la persona

interesada.

 Elegir a la persona que haya mostrado la mayor adecuación al puesto de

trabajo que se ofrece.

 Realizar la contratación definitiva de la persona si durante el periodo de

prueba correspondiente ha respondido a las expectativas previstas.

2.3.- Administración de personal

Esta función consiste en gestionar todos los trámites jurídico-administrativos que

comporta el personal de la empresa.

2.3.1.- Selección y formación de contratos

Una vez que ha terminado el proceso de selección de personal, la empresa ha

de incorporar legalmente a la persona elegida mediante el contrato.

Un contrato de trabajo es un acuerdo de voluntades entre una empresa y un

trabajador, mediante el cual éste se compromete a prestar personalmente a la
empresa sus servicios retribuidos, a actuar bajo su dirección y a cederle, desde
el comienzo, el resultado que obtenga con su actividad.

De esta definición podemos destacar los siguientes aspectos:

 Los sujetos del contrato son dos: el trabajador y el empresario.

 El trabajador presta personalmente a la empresa sus servicios.
 La dirección y organización de funciones corre por cuenta del empresario.
 Los frutos del trabajo pertenecen al empresario.
 El trabajador trabaja a cambio de una remuneración

Hay diversos tipos de contrato.

2.3.2.- Contenido de un contrato

Un contrato ha de hacer mención a los siguientes aspectos:

El periodo de prueba.

 La duración.
 El contenido de la prestación laboral.
 El salario y los complementos salariales.
 El tiempo del trabajo

2.3.3.- Tipos de contrato

 Contrato de trabajo por tiempo indefinido. No fijan una fecha determinada

para la extinción de la relación laboral.
 Contrato de trabajo de duración determinada. Es aquel contrato en que
las partes fijan una fecha determinada para la extinción de la relación
laboral, a menos que se prorrogue.
 Entre los contratos de duración determinada se incluyen los contratos
estructurales, los coyunturales, los formativos y otros menos corrientes.
En este apartado vamos a estudiar los contratos formativos, ya que son
los más frecuentes entre los jóvenes.
 Contrato de carácter formativo es aquel que permite que los jóvenes sin
preparación se formen para poder desarrollar un oficio o puesto de trabajo
cualificado. Existen dos tipos de contratos formativos: el contrato en
prácticas y el contrato para la formación.
 El contrato en prácticas. Su objetivo es la prestación de un trabajo
retribuido que permita al trabajador aplicar y perfeccionar sus
conocimientos y facilitarle una práctica adecuada al nivel de los estudios
cursados.
 El contrato para la formación. Su objetivo es que el trabajador adquiera la
formación teórica y práctica que lo capacite para desarrollar
adecuadamente un oficio o un puesto de trabajo cualificado.

2.3.4.- Nóminas y seguros sociales.

Otra tarea de la función de administración es la realización de todos los trámites

que hacen referencia a las nóminas y a los seguros sociales.

 El salario

El salario consiste en la totalidad de percepciones económicas de los

trabajadores en dinero o en especie por la prestación profesional de sus servicios
laborales por cuenta ajena, ya sea como retribución por el trabajo efectivo o por
los periodos de descanso computables como trabajo. En ningún caso el salario
en especie podrá superar el 30% de las percepciones del trabajador.
  Salario mínimo interprofesional (SMI). Es el salario que fija el Gobierno,
como retribución básica para todos los trabajadores. Ningún trabajador
puede percibir retribuciones inferiores a ésta.
 Composición del salario. El salario está compuesto por el salario base y
por los complementos salariales.
 Pagas extraordinarias. Los trabajadores tienen derecho al menos a dos
pagas extraordinarias. Una se hace efectiva en Navidad y la otra en el
mes que se haya pactado.
 Garantía del salario. Los salarios de los trabajadores no satisfechos por
los empresarios gozan de preferencia sobre otras deudas empresariales
pendientes.

La nómina

La nómina es el recibo individual justificante del pago de los salarios que se

entrega al trabajador como liquidación de su salario. La hoja de salarios está
compuesta de las siguientes partes:

 Encabezamiento. Figuran los datos de la empresa y del trabajador.

 Devengos. Son las cantidades que recibe el trabajador por diferentes
conceptos. Constituyen el salario bruto, que está formado por
percepciones salariales.
 Bases de cotización a la Seguridad Social. Son unas cantidades
determinadas en función de las retribuciones que recibe el trabajador por
cuenta ajena.
 Deducciones. Del importe total devengado por los trabajadores, la
empresa ha de efectuar una serie de deducciones, entre las cuales
destacan las cotizaciones a la Seguridad Social y la retención a cuenta
del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF). Esta
cantidad es ingresada por la empresa en la agencia Tributaria en nombre
del trabajador.
 Total a percibir. Es la diferencia entre el total devengado o salario bruto y
el total de las deducciones. Este resultado forma el salario neto o líquido.

2.3.5.- Control de derechos y deberes del trabajador

Los trabajadores tienen unos derechos y unos deberes cuyo cumplimiento debe
ser controlado por el departamento de recursos humanos.

Entre los derechos del trabajador destacamos los siguientes:

 Descanso semanal. Todos los trabajadores tienen derecho a día y medio

ininterrumpidos de descanso. Los menores de dieciocho años tienen
derecho a dos días ininterrumpidos a la semana.
  Vacaciones anuales. Todos los trabajadores tienen derecho a un periodo
de vacaciones retribuidas. Este periodo de vacaciones nunca será inferior
a 30 días naturales.

No ser discriminados para el empleo, o, una vez empleados, no serlo por razón
de sexo, estado civil, por la edad dentro de los límites marcados por la ley, raza,
condición social, ideas religiosas o políticas, afiliación o no a un sindicato.
Tampoco podrán ser discriminados por razón de minusvalías físicas, psíquicas
o sensoriales, siempre que se encuentren en condiciones de aptitud para
desempeñar el trabajo o empleo de que se trate.

Entre las obligaciones del trabajador destacamos las siguientes:

 Cumplir con las obligaciones concretas del puesto de trabajo, de

conformidad con las reglas de la buena fe y diligencia.
 Observar las medidas de seguridad e higiene que se adopten.
 Contribuir a la mejora de la productividad.
 Entregar los frutos de su trabajo al empresario.
 Respetar el poder de dirección del empresario.

2.4.- Formación de recursos humanos

La formación de los trabajadores permite que el personal de la empresa pueda

adaptarse a los cambios que se producen en la sociedad, así como a los avances
tecnológicos.

La vertiginosa evolución tecnológica actual obliga a que la formación del

trabajador sea continua. Esto quiere decir que la formación no acaba nunca para
una persona en el terreno laboral. Esta formación puede efectuarse en la propia
empresa, si ésta tiene un tamaño adecuado para rentabilizarla, o bien en otros
niveles, como las confederaciones de empresarios, escuelas privadas de
formación o administraciones públicas.

En la actualidad existen ayudas a las empresas para promover que inviertan en

formación.

2.5.- Relaciones laborales

Son las actividades que relacionan a la empresa con los trabajadores. Estos
representantes deben ocuparse de las condiciones colectivas del trabajo.

 Los sindicatos y los representantes de los trabajadores

El sindicato es una asociación de trabajadores creada para defender sus

intereses comunes. La misión de los sindicatos es defender y hacer triunfar las
reivindicaciones económicas, sociales y políticas de sus miembros. La libertad
sindical es uno de los derechos básicos de los trabajadores.

La participación de los trabajadores en la empresa se materializa a través de:

 Delegados de personal:

Son los representantes de los trabajadores en las empresas o centros de trabajo

que tienen entre 10 y 50 trabajadores. Los delegados de personal pueden ser:
uno, en empresas o centros de hasta 30 trabajadores, y tres, en empresas de 31
a 49 trabajadores.

 Comité de empresa:

Es el órgano representativo y colegiado del conjunto de los trabajadores de las

empresas que tienen 50 o más trabajadores. El número de componentes del
comité de empresas depende del total de trabajadores.

 Negociación colectiva

La negociación colectiva es el proceso encaminado a conseguir un acuerdo entre

trabajadores y empresarios, sobre las condiciones en que va a desarrollarse la
actividad en un centro de trabajo, empresa o grupo de empresas.

Convenio colectivo. Es un contrato negociado y celebrado por representantes de

los trabajadores y empresarios para la regulación de las condiciones de trabajo
para un área geográfica y una actividad determinadas. Los convenios colectivos
regulan cuestiones sobre las siguientes materias:

 Economía (salarios, remuneraciones indirectas, etc.).

 Laboral (jornada diaria, descanso, duración de contratos…).
 Sindical (comités de empresa, delegados de personal, negociación).
 Medidas de promoción profesional.
 Condiciones de trabajo y de productividad.
 Obligaciones dirigidas a regular la paz laboral.

Conflictos colectivos

Un conflicto colectivo se produce cuando la empresa y los trabajadores discrepan

en algún aspecto de la relación laboral. Para solucionarlo se pueden adoptar las
siguientes medidas:

 Conflictos colectivos de trabajo. Mediante ellos se pretende solucionar los

desacuerdos que afecten a los intereses generales de los trabajadores.
  La huelga. Es la interrupción de la prestación de trabajo por parte de los
trabajadores, con el fin de imponer ciertas condiciones o manifestar una
propuesta. La huelga se inicia con la notificación por escrito, comunicada
al empresario y a la autoridad laboral con cinco días naturales de
antelación al comienzo de la misma.
 El cierre patronal. Es el cierre del centro de trabajo por parte del
empresario, en caso de huelga o por cualquier otra irregularidad colectiva
en el régimen de trabajo.

2.6.-Control de personal

El departamento de recursos humanos controla las actividades que se realizan,

gestiona la motivación del personal y evalúa los resultados obtenidos con la
intención de solucionar los posibles errores.

2.7.- Gestión del conocimiento

El conocimiento es uno de los principales activos de cualquier organización y hoy

día es un instrumento básico de gestión empresarial, una nueva forma de
entender y gestionar las organizaciones, que tiene como objetivo aumentar su
eficiencia y productividad.

La gestión del conocimiento se ocupa de la identificación, captura, recuperación,

compartimiento y evaluación del conocimiento organizacional.

El objetivo es que todo el conocimiento que existe en una organización pueda

ser utilizado por quien lo necesite para actuar de la manera adecuada en cada
momento.

3.- SEGURIDAD E HIGIENE EN EL TRABAJO

La prevención de riesgos laborales es la actividad que tiene por objeto la

promoción de la mejora de las condiciones de trabajo para elevar el nivel de
protección de la salud y seguridad de los trabajadores.

Este objetivo se logra a través del conjunto de actuaciones que deben realizar:

 Empresarios. Deben evaluar los posibles riesgos, intentar evitarlos y

planificar y aplicar la actividad preventiva.
 Trabajadores. Deben velar por su propia seguridad y salud y por la de
terceros.
 Fabricantes, importadores, suministradores de maquinaria, equipos,
productos y útiles de trabajo. Todos ellos deben informar
convenientemente de la correcta utilización.
  Las administraciones públicas. En este campo, el Ministerio de Trabajo y
Asuntos Sociales y las comunidades autónomas desarrollan un conjunto
de actuaciones que tiene como fin la prevención de los accidentes de
trabajo.

Independientemente de las actuaciones de los distintos agentes que intervienen,

debemos recordar que el responsable último de la normativa de seguridad e
higiene es el empresario.

Redefiniendo y reestructurando la función de Recursos Humanos

Recursos Humanos Ayer Recursos Humanos Hoy

Rol Político, centralizado Descentralizado; miembro de
los equipos directivos de cada
división
Captación y selección de Pone anuncios, dirige Predice requisitos futuros de
personal entrevistas y chequea personal y capacidades que
referencias respalden el plan estratégico.
Desarrolla programas para ser
un lugar atractivo en el que
trabajar.
Retribución Transaccional y centrado Diseña planes de actuación
administrativamente. equitativos que vinculan la
Prácticas incoherentes retribución con la actuación
dentro de la empresa divisional de la empresa.
Desarrollo ejecutivo e Informal y depende de Identificación de
individual cada directivo competencias
organizacionales e
individuales clave que
respalden la empresa; planes
para contratarlas
Empleado Errático e Incoherente Planes de comunicación y
acción: visión, valores planes

Políticas y procedimientos Rígidas, pero se rompen Líneas guía ligadas a

muchas reglas tendencias empresariales y
cuestiones emergentes.

El Link del video: http://youtu.be/kWMmHQrp4hg

1. Bibliografía

Chiavenato, A. (1993). Administración de Recursos Humanos. Mexico: Mc Graw-

Hill de México 1ra Edicion.

Werther Jr, W., & Keith, d. (2000). Administración de Personal y Recursos

Humanos. Mexico: Edicion 5ta.