INFORME AA2

INFORME AA2 Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado, realice un

informe luego de investigar sobre las actividades de diseño y patronaje, que día a día realizan las
empresas de Confecciones. Una vez realizada la investigación y utilizando lineamientos
establecidos por usted mismo en el Caso de Estudio para documentar el Procedimiento de “Diseño
y patronaje” .Recuerde que éste va dirigido a personal con nivel de estudios técnicos, por lo tanto,
debe ser claro, conciso y muy bien organizado. Evite incurrir en un paradigma de la
documentación.

SOLUCION

OBJETIVO: Este procedimiento se establece para efectuar el control, la elaboración, modificación

e identificación de los documentos y registros. La empresa Confecciones S.A., dedicada al diseño y
manufactura de prendas de vestir con el fin de tenerla documentación actualizada y disponible
para su uso por parte de todos los usuarios.

ALCANCE: Aplica para todos los documentos (Manuales, procedimientos, instructivos, formatos,
guías, registros, entre otros.) los documentos de origen externo que son requeridos para el
adecuado desarrollo de los procesos. El procedimiento inicia con l identificación de la necesidad de
crear o modificar un documento y finalización con la divulgación del documento por parte del
responsable del proceso.

RESPONSBILIDAD: El responsable de la adecuada aplicación de este procedimiento es el

Coordinador de Trabajo y los lidere de Procesos de Gestión.

 Coordinador Trabajo: Asesora a los líderes de los procesos para la gestión, control y
administración del SGC en forma coherente, congruente y consistente de acuerdo con la
naturaleza del servicio.
 Asistente – Practicante Profesional: El Asistente del Área – Practicante Profesional,
específicamente interviene en la adecuación de la presentación de documentos antes de
la revisión para su aprobación.
 Apoya a los líderes de los procesos para garantizar que: Se revisen y actualicen los
documentos cuando sea necesario y se aprueben nuevamente.
Se identifiquen los cambios y el estado de revisión actual de los documentos.
Las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentren disponibles en la
intranet.
Los documentos permanezcan legibles y fácilmente identificables.
Se socialicen los documentos. -Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos. El
control de los documentos en medio magnético, con el fin de preservar y protegerla información.

Mantener una codificación única, según las directrices que se dan en este documento.
Se mantenga Actualizados los listados maestros
 Líderes de Procesos: Todos los líderes de procesos son los responsables de cumplir el
procedimiento establecido sobre la creación, actualización o anulación de los documentos.

PRECISIONES

 ESTRUCTURA DOCUMENTAL: La estructura documental del SGC de la empresa

CONFECCIONES S.A., dedicada al diseño y manufactura de prendas de vestir se presenta
en la siguiente figura, en donde los documentos de nivel superior tienen mayor cobertura
y alcance, pero menor profundidad y detalle.

DOCUMENTO

POLITICA

MAPA DE PROCESO

PROCEDIMIENTO – INSTRUITIVO

MANUALES MATRICES

PROTOCOLOS - PROGRAMAS

FORMATOS- FICHAS Y GUIAS

DISPOSICIONES SOBRE REPRODUCCION DE FORMATOS

En todo caso se privilegia la presentación y diligenciamiento digital de formatos salvo casos que
requieran estrictamente su aplicación impresa.

Para estos casos, una vez aprobados el líder del proceso envía una copia en medio digital al
proceso de gestión de publicaciones, para su correspondiente reproducción. Aunque la emisión de
los documentos se realiza luego de su aprobación la empresa empleara los inventarios de
formatos impresos hasta agotar existencias.

REGISTROS: Los registros son documentos que proporcionan evidencias objetivas de actividades
realizadas o resultados obtenidos se caracterizan por:

Política Mapa de procesos Procedimientos

instructivos Manuales - Matrices Formatos

Fichas y Guías DOCUMENTO Protocolos
Programas
Son consecuencia inmediata de ejecutar un procedimiento y documentar sus resultados.
Proporciona la evidencia necesaria para establecer si la actividad o la tarea se adecuó al
proceso correspondiente.
No están sujetos a actualizaciones porque no deben ser modificado (salvo en casos
especiales) y dejado constancia de todas las circunstancias de cambio, siguiendo el
procedimiento al respecto.

Los registros pueden realizarse en medios impresos o electrónicos, y estar en forma digital. Son
registros impresos todo lo plasmado en un papel, como un material fotográfico o similar. Son
registros electrónicos los obtenidos y guardados en estos medios. La Empresa debe garantizar que
los registros no pueden ser modificados o que, si lo son, que constancia de ello y de quién y
cuándo lo hizo, especialmente cuando sea más susceptible a las modificaciones, como es el caso
de los registros guardados de forma digital. Los registros deben estar firmados y fechados por el
personal encargado, en el caso delos registros impresos y en los registros digitales deben quedar
constancia de quien y cuando lo hizo. Todos los registros deben estar supervisados por la persona
encargada de esto, garantizando que se respeten los procedimientos y queden archivados de
forma segura y de fácil identificación. Por otra parte la universidad debe garantizar la confiabilidad
de los registros que así lo requieran (historias clínicas, Exámenes ocupacionales, etc.

LOS REGISTROS DEBEN GARANTIZAR Lo registros apropiados deben garantizar que sean:

Veraces: debe describir lo que realmente sucedió, pasó u ocurrió.

 Exactos: debe ser verificado.
Permanentes: se debe diligenciar con elementos de difícil borrado, no usar lápiz o tinta
lavable.
Oportunos: se realiza en tiempo real, para evitar perdida de información por el paso del
tiempo.
Claros: debe ser entendible para todos.
Coherentes: en lo que respecta fechas, temperaturas, tiempo, etc.
Legible.
No alterable: no debe tener tachones, enmendaduras, uso de correctores, etc.
Completo: no deben tener espacios en blanco, debe cruzar con una raya lo que no se
llena.

USO DE LOS REGISTROS Los registros pueden utilizarse para documentar y monitorear las
actividades o los resultados de los procedimientos.

Algunos ejemplos de sus usos son:

Toma de muestras
Procesamiento y análisis de información
Almacenamiento y distribución
Exámenes realizados
Calibración de equipos
Abastecimiento y vigencia de los insumos
Control de calidad
No conformidades
Acciones correctivas

DESCRIPCION DEL PROCESO

FLUJOGRAMA PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS

NO ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

INICIO Elaborar borrador del documento y

Líder del proceso
enviar por correo a la Directora del
Departamento de biblioteca con
copia al Profesional de Apoyo de
IDENTIFICA NECESIDAD DE CREACION O
corrección de estilo par su
MEJORA DE DOCUMENTO
respectiva revisión
 1

Las correcciones de ortografía y sintaxis se hacen de

manera directa en la documentación en los casos
REVISA LA ADECUACION DE LA
DOCUMENTACION
Corrector de estilo problemáticos para la interpretación del sentido el
2 corrector enviara sugerencias y comentarios al líder
del proceso para que intervenga en el texto antes
de su envió como versión final l Sistema de Gestión
de la Calidad. De cualquier manera el corrector hará
llegar al líder del proceso la documentación
revisada.

S
La LIDER DEL PROCESO
En caso de requerir ajustes en partes problemáticas
N documentación
Modifica y envía para la interpretación el líder del proceso hara las
3 O requiere ajustes modificaciones en las partes indicadas por el
nuevamente al
corrector corrector y le enviara nuevamente el documento
O
modificado al corrector de estilo.
O
Solicita y F-SO-OH-12
justifica SOLICITUD DE
creación, CREACION Y LIDER DEL PROCESO Enviar por correo al Coordinador de Salud, Seguridad e
4 mejora o MEJORA O Higiene en el Trabajo con copia a la profesional de
anulación ANULACION DE Apoyo del SG-QHSE el formato solicitud de creación,
de DOCUMENTO mejora o anulación de documento F-SO-OH-12 junto
con el documento sometido a consideración (Resultado
de la revisión del corrector de estilo)

PROFESIONAL DE APOYO SG-QHSE

Revisar la solicitud y evaluar la necesidad de crear,
AUXILIAR DEL SG-QHSE modificar o anular el documento.
N
1 O si es una solicitud de anulación, se registra y el
APROBADA INFORMA AL
O
LIDER DEL proceso termina. Cuando se considere
6 PROCESO necesario define la intervención de un experto
REVISA SOLICITUD Y a fin de retroalimentar el documento antes de
5 VERIFICA NECESIDAD Coordinador del área de salud, su aprobación final.

Si 3 seguridad Según corresponda se presenta al consejo

Directivo para que autorice la creación, mejora
o anulación
De higiene en el trabajo

Registra aprobación en la solicitud

se diligencia la parte 2 del registro solicitud de
7 de creación, mejora o anulación de
creación, mejora o anulación del documento F-
documentos Auxiliar del SG-QGHSE
SO-OH-12, marcando la casilla de aprobado,
diligenciando la fecha de implementación del
cambio.
 Profesional de apoyo SG-QHSE para el caso de creación de documentos se realiza la
respectiva codificación y para mejorase actualiza la
8 Codifica y/o actualiza la versión Auxiliar del SG-QHSE versión.

Al editar los documentos se deben registrar las

Coordinador del área de salud, seguridad firmas de elaboro, reviso y aprobó, si aplica. El
emite y aprueba documento coordinador del área de salud ocupacional
e higiene en el trabajo informal líder sobre la aprobación del
9 documento.

profesional de apoyo de SG-QHSE Una vez firmados los documentos se identifica

con copia no controlada, graban en PDF (no
Auxiliar del SG QHSE aplica formatos) y se adaptan en la aplicativa
10 disponible.
Profesional de apoyo SG-QHSE
Retira de intranet los
documentos obsoletos Se publican los nuevos documentos en la Intranet.
Al documento físico se le coloca el sello de
original, se archiva en la carpeta del proceso que
corresponda y se destruye la versión anterior

Profesional de apoyo SG-QHSE

Auxiliar del SG-QHSE

Actualiza Listado
11 Actualizar listado maestro control
listado maestro de de documentos F-SO-OH-13
maestro control de
control de documentos
documentos

2
Coordinador del área de salud, seguridad Se comunica al líder que el
documento se encuentra liberado y
E higiene en el trabajo se autoriza su uso
12
13 Socializa con el líder del proceso
Aplica documento en el y 7
o funcionario que realizo solicitud Informar los cambios de la
proceso correspondiente
documentación a los participantes del
proceso.
LIDER DE PROCESO
Socializa el contenido de los
documentos a fin de garantizar su
debida aplicación
DOCUMENTOS DE REFERENCIA

CODIGO NOMBRE RESPONSABLE DILIGENCIABLEDISPONIBLE

SOLICITUD DE CREACIONCOORDINADOR DE GESTION EN INTRANET/PROCESO GESTION EN
F-SO-OH-012 MEJORA O ANULACION SALUD, SEGURIDAD E HIGIENE EN SALUD, SEGURIDAD E HIGIENE EN EL
DE DOCUMENTOS EL TRABAJO/LIDER DEL PROCESO TRABAJO Y/O APLICATIVO DEL SISTEMA
LISTADO COORDINADOR DE GESTION EN INTRANET/PROCESO GESTION EN
F-SO-OH-013 MAESTRO SALUD, SEGURIDAD E HIGIENE EN SALUD, SEGURIDAD E HIGIENE EN EL
CONTROL DE EL TRABAJO/PROFESIONAL DE TRABAJO Y/O APLICATIVO DEL SISTEMA
DOCUMENTOS APOYO.