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Universidad Nacional de Rosario

Facultad de Ciencias Económicas


y Estadística

Asignatura:

Sistemas y Procedimientos
Administrativos

EJERCITACION PRACTICA

Cont. Púb. Silvia N. Martín


Dr. Rubén Rodríguez Garay

Cont. Púb. Mónica Spotorno

AÑO: 2007
SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
- EJERCITACION PRACTICA -

INDICE Pág.
1) Sistemas Administrativos
1.1) La organización como Sistema - Sistemas Administrativos .................................. 3
1.2) Subsistemas funcionales ........................................................................................ 3

2) Control Interno
2.1) Pautas de Control Interno ...................................................................................... 4
2.2) Identificación de pautas de Control Interno .......................................................... 4
2.3) Identificación de pautas de Control Interno .......................................................... 5

3) Diseño de diagramas
3.1) Diagrama de Flujo de Datos de Ventas de contado ............................................... 6
3.2) Diagrama intersectorial de Compras ...................................................................... 6
3.3) Diagrama de Bloque detallado de Ventas .............................................................. 7
3.4) Cursograma de Pagos ............................................................................................. 7
3.5) Cursograma de Cobranzas ..................................................................................... 8

4) Descripción de diagramas
4.1) Diagrama intersectorial de Ventas ......................................................................... 9
4.2) Diagrama de bloque detallado de Ventas ............................................................... 10
4.3) Cursograma de Compras y Pagos .......................................................................... 11
4.4) Cursograma de Producción .................................................................................... 12
4.5) Cursograma de Ventas de un servicio en cuenta corriente .................................... 13

5) Diseño de procedimientos
5.1) Procedimiento de Producción ................................................................................ 14
5.2) Procedimiento de Recepción de materias primas .................................................. 15
5.3) Procedimiento de Pago por Compra de mercaderías y Gastos .............................. 16
5.4) Procedimiento de Recepción y Pago de mercaderías ............................................ 17

6) Análisis de Casos
6.1) Elaboración de encuestas y entrevistas .................................................................. 18
6.2) Procedimiento de Ventas ....................................................................................... 19
6.3) Procedimiento de Producción ................................................................................ 21
6.4) Procedimiento de Venta y Facturación en cuenta corriente .................................. 22
6.5) Procedimiento de Pagos ........................................................................................ 23
6.6) Procedimiento de Cobranzas ................................................................................. 24
6.7) Procedimiento de Producción ................................................................................ 24
6.8) Procedimiento de Compras .................................................................................... 26

APENDICE
Metodología para el análisis y diseño de Sistemas Administrativos .................................... 30

2
1) SISTEMAS ADMINISTRATIVOS:

1.1) La organización como Sistema – Sistemas Administrativos

En el libro “Diseño y Efectividad Organizacional” de J.J.Gilli se desarrollan los siguientes temas:

 Sistemas:
- Definición - Elementos de la definición (pág. 5 a 7)
- Características de los Sistemas (pág. 7 a 8)
- Características de la Organización como sistema abierto (pág. 9 a 11)
- Características de la Organización desde un enfoque sistémico (pág. 11 a 12)
- Elementos del diseño organizacional (pág. 15 a 18)

 Sistemas Administrativos:
- Definición - Elementos de la definición (pág. 31 a 32)
- Elementos constitutivos de los Sistemas Administrativos (pág. 34 a 35)
- Requisitos del diseño de un Sistema (pág. 35 a 42)

Se solicita:
Elaborar un mapa conceptual que incluya los conceptos enumerados.

1.2) Subsistemas funcionales

Analizar los distintos subsistemas relativos a las funciones básicas que se detallan en la publicación de Cátedra
“Estrategias funcionales y su coordinación con las estrategias corporativa y de negocios”.

Se solicita:
Completar el siguiente cuadro, indicando algunas de las decisiones que se toman en los distintos subsistemas
funcionales y dar ejemplos de procedimientos operativos y administrativos para cada uno de ellos:

Componentes Subsistemas funcionales


Comercializ. Operaciones Abastecimiento R.R.H.H. Finanzas

Decisiones

Funciones y
Procesos
Operativos

Sistemas y
Procedimientos
Administrativos

3
2) CONTROL INTERNO:

2.1) Pautas de Control Interno

En el libro citado en el ejercicio 1.1) se hace referencia al Control Interno. También se desarrolla este tema en la
publicación de Cátedra de la Unidad III:

 Elementos básicos de un Sistema de Control (“Diseño y Efectividad Organizacional” - pág. 44 a 45)


 Normas Generales de Control Interno (“Diseño y Efectividad Organizacional” - pág. 45 a 47)
 Componentes del Control Interno enunciados en el Informe COSO (publicación de Cátedra)

Se solicita:
Elaborar un mapa conceptual que involucre los items mencionados

2.2) Identificación de pautas de Control Interno

La firma es una empresa de alcance internacional, dedicada a la venta de comida rápida, con un alto grado de
estandarización en sus procesos. Los procedimientos operativos y administrativos que se llevan a cabo en las sucursales
deben responder a las normas preestablecidas por la cadena internacional. El representante en Argentina es el encargado
de estudiar el mercado nacional, generar nuevos productos que atiendan las necesidades locales y administrar las
sucursales a nivel nacional, sin alejarse de las políticas y principios de la sede internacional.

Los formularios utilizados son Planilla diaria de abastecimiento e inventario, Tickets, Ordenes de Compra y Remitos.

Las planillas a completar en los sectores de cocina y depósito fueron confeccionadas con el propósito de recolectar
información de desperdicios y stock para ser tenidos en cuenta al momento de realizar las compras. Estas tareas se
realizan una vez finalizado el día, después de haberse cerrado las puertas al público y se ingresa en un software
especialmente diseñado.
Las compras de alimentos se realizan en forma semanal a un proveedor único que está capacitado para cumplir con las
particularidades exigidas por la empresa internacional para sus productos. No se cuenta con stock mínimo ya que los
alimentos tienen una vida extremadamente corta.

La empresa se adecua a las normas IRAM y en un futuro pretende hacer lo mismo con las normas ISSO.

Cada actividad se realiza siguiendo una serie de pasos preestablecidos que se repiten. Cuentan con maquinarias que
ayudan en gran medida a realizarlos, ya que están programadas para efectuar, en un tiempo y modo predeterminado,
diferentes pasos dentro del proceso de producción. Debido al tipo de productos que se comercializa, se enfatizan los
controles de higiene y seguridad.

Los empleados tienen una capacitación previa, mediante la cual aprenden a realizar su tarea y se los concientiza sobre la
importancia de seguir los procedimientos establecidos, ya que un error puede malograr el servicio. Cada empleado tiene
asignada una función específica para lograr un servicio eficiente y se encuentra bajo supervisión contínua del encargado
de turno que completa una planilla cada media hora relevando el funcionamiento del sistema.

Se solicita:
En base a lo estudiado en la Publicación de Cátedra, determinar qué pautas de Control Interno establecidas por el
Informe COSO se ven reflejadas en la información recogida en esta sucursal.

4
2.3) Identificación de pautas de Control Interno

La siguiente información corresponde a una empresa familiar, con más de 30 años en el mercado de venta de artículos
de librería. Posee una casa central que realiza ventas a clientes mayoristas y dos sucursales minoristas: una dedicada
principalmente a la venta de artículos de oficina y la otra a la venta a particulares.

De las entrevistas realizadas al personal directivo se obtuvo la siguiente información:

* La empresa capacita periódicamente al personal a través de cursos sobre atención al cliente, productos de venta, etc. El
personal es evaluado periódicamente mediante la observación directa del encargado; de acuerdo con su desempeño
recibe compensaciones en efectivo y puede tener posibilidades de ascenso. Existen políticas predefinidas sobre
selección y desarrollo de personal
Existen turnos rotativos, el control del horario lo realiza el encargado. También se rota el personal entre los dos locales.
La relación entre el nivel superior y el personal es buena, pero la empresa es muy exigente con el cumplimiento de las
tareas y responde de igual manera frente a sus obligaciones, se cumple con todas las normas de inscripción y registro del
personal.

* Las estrategias de precios comienzan con la negociación con los Proveedores, basada en la gran capacidad de compra
y las buenas condiciones de pago.
Se realizan entrevistas en la calle para conocer las necesidades de los clientes, que son tenidas en cuenta para las
decisiones de compras. A veces se contratan empresas de Investigación de Mercado. También se analiza el
funcionamiento de la Competencia.
Se realizan publicaciones en diarios, radios o internet, se efectúan promociones, descuentos, bonificaciones, etc. Las
campañas son cortas y puntuales en función de los productos con sobrestock, la época del año, etc., lo cual garantiza su
éxito. También existen acuerdos con grandes clientes y se presentan en licitaciones de organismos públicos y privados.
En el sistema se ingresa la facturación del día, como los productos poseen un código interno se determina
automáticamente el stock. Las compras se realizan en base a las ventas de los últimos 12 meses.
El depósito de mercaderías se encuentra en el sector mayorista, el sector minorista solicita mercaderías por medio de
una Nota de Pedido y el depósito las envía acompañadas de un Remito interno. Cualquier salida de mercadería de un
local a otro va acompañada de un comprobante, pero se trata de derivar al cliente para evitar el incremento de papelería.
Los productos de mayor valor tienen alarma y están en vitrinas cerradas. Para el control de robos de productos sin
alarma, la empresa cuenta con un guardabolsos en la entrada.

* Existen controles presupuestarios y auditorías. Se realizan inventarios cada vez que hay un feriado. Se confecciona un
Balance anual, no se hacen balances internos de períodos intermedios. Todo esto está a cargo del sector mayorista al
cual se envían diariamente los comprobantes de venta.
Se está elaborando un Manual de Procedimientos, pero hasta el momento no hay procedimientos escritos.
Los Sistemas Administrativos también brindan información a la Gerencia con estadísticas sobre Ventas y Stock. Los
datos surgen de distintos formularios: Notas de Pedido, Remitos, Facturas, ND y NC, Recibos; todos están
prenumerados y Administración se ocupa de controlar su correlatividad.
No cuenta con un Departamento de Créditos ni posee políticas escritas sobre condiciones de venta y otorgamiento de
créditos. Cada cliente que realiza compras en cuenta corriente tiene un código interno en el sistema, con cada venta se
actualiza la cuenta corriente y se obtiene automáticamente el saldo de la misma.

Mediante observación directa pudimos detectar que existe flexibilidad con los empleados, por ejemplo si necesitan
permiso para realizar trámites personales.
En cuanto a la atención al cliente notamos que existen carteles indicadores para orientarlos sobre la ubicación de los
productos, los cuales están bien distribuídos por rubros. Además son ayudados por el personal para atender sus
inquietudes. No encontramos canastos para los clientes al ingreso. Se observa mucha seguridad en prevención de robos.

Se solicita:
Establecer qué puntos de Control Interno definidos en el Informe COSO se cumplen y cuáles no, según lo especificado
en la publicación de Cátedra.

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3) DISEÑO DE DIAGRAMAS:

3.1) Diagrama de flujo de datos de Ventas de contado

El siguiente es el procedimiento de ventas de contado de la empresa analizada en el ejercicio 2.3):

Cuando el vendedor recibe el pedido del cliente, controla la lista de precios y emite la Factura correspondiente por
cuadruplicado. Guarda el cuadruplicado para ser enviado a Contabilidad al final del día y entrega las otras copias al
cliente para ser presentadas en la caja

El cajero cobra la factura y devuelve el original y duplicado con el sello de “pagado”. Retiene el triplicado para realizar
el cierre de caja al final del día que enviará a Contabilidad junto con la Planilla de Caja

Depósito entrega la mercadería con la presentación de la factura sellada, el duplicado será enviado a Contabilidad y el
original con el sello de “entregado” queda en poder del cliente

Contabilidad registra las ventas y las cobranzas. Archiva las facturas y emite el Subdiario de Ventas.

Se solicita:
Graficar el diagrama de flujo de datos del procedimiento de ventas de contado que abarca desde el pedido del cliente
hasta la registración del pago.

3.2) Diagrama intersectorial de Compras

A continuación se detalla el procedimiento de Compras de una biblioteca pública:

El lector que quiere consultar un libro llena un formulario a tal efecto en un ejemplar único. Este se entrega en la
sección préstamos, los datos son ingresados en el sistema y el comprobante se archiva.

Esta información es analizada por el departamento de Procesos técnicos y selección de material. Con ella se elaboran
informes sobre libros faltantes y estadísticas referentes a la cantidad de libros prestados según materias, quiénes son los
principales lectores, etc.

A través de las estadísticas e informes, de los pedidos de los lectores (decideratas) y consultas de nuevos libros con las
editoriales, se detectan las principales necesidades de compra, realizando un listado de los libros respectivos que se
presentará a los Proveedores para que efectúen un presupuesto.

Si dicho presupuesto no supera los $300, la compra se puede hacer en forma directa, recibiendo una factura y recibo del
Proveedor. Si excede los $300, se envía a Contaduría y Finanzas ya que la compra se hará por concurso de precios.

En Contaduría y Finanzas se realiza el control de los fondos existentes y se emiten por lo menos 3 pedidos de cotización
a diferentes Proveedores, quienes harán sus respectivos presupuestos.

Los presupuestos serán analizados por Contaduría y Finanzas y será tenido en cuenta el más económico de los tres.
Luego se librará el cheque.

El cheque, junto con una fotocopia del presupuesto, será enviado a la Secretaría de Cultura para ser aprobado y firmado.
Generalmente este permiso demora un tiempo durante el cual el presupuesto original se archivará transitoriamente hasta
la rendición de cuentas.

Una vez obtenida la autorización se realizarárá el pago al Proveedor, quien entrega la factura y el recibo
correspondiente.
La documentación será recibida, controlada, registrada y archivada por Contaduría y Finanzas, donde se realizará un
arqueo con toda la documentación referida a Gastos y se conciliará la cuenta del Banco Municipal. Luego se realizará la
rendición de cuentas a la Secretaría de Cultura.

6
Se solicita:
Graficar este procedimiento, desde la detección de la necesidad de compra hasta la rendición y el control de las compras
realizadas, a través de un diagrama intersectorial.

3.3) Diagrama de bloque detallado de Ventas

El procedimiento detallado corresponde a la contratación de una póliza de seguro de personas en una compañía
aseguradora que posee una casa central y varias agencias de venta:

El empleado de la Agencia recibe el Pedido de Cotización por parte del Cliente, le da a conocer las posibles coberturas y
sus costos, completa la Propuesta de Seguro con los datos del cliente y la envía a la Casa Central.

En la Casa Central, el sector Mesa de Entradas coloca un sello de entrada con la fecha y entrega la Propuesta de Seguro
a la sección Producción de Seguros.

Producción verifica, controla y analiza la propuesta, evalúa si el riesgo a asegurar es conveniente para la aseguradora, es
decir, si no existen impedimientos en la contratación; luego se realiza la Cotización.

Si todo está correcto, Producción se dispone a realizar el Contrato de Seguro. Todas las pólizas se graban a través del
Sistema, luego los expedientes se guardan en un archivo con un número determinado de póliza. Las pólizas se
imprimien por cuadruplicado y se entregan al sector Expedición para su envío a Contaduría.

Contaduría controla las pólizas (vto., saldo, etc.), guarda el cuadruplicado y devuelve las otras copias a Expedición.
Además, emite los Recibos de pago, los cuales son enviados a las Agencias donde se guarda o archiva definitivamente
una copia de los Recibos

Expedición recibe las pólizas, archiva el triplicado junto con la Propuesta de Seguro y envía el original y duplicado a las
Agencias que se ocupan de entregar los Contratos de Seguro originales a los asegurados.

Se solicita:
Elaborar el diagrama de bloque detallado del procedimiento de Ventas, incluyendo desde la recepción del pedido hasta
la emisión del Contrato de Seguro y los Recibos.

3.4) Cursograma de Pagos

A continuación se describe el procedimiento de Pago a Proveedores de una empresa de venta de electrodomésticos:

1) El sector de Cuentas por Pagar recibe la factura original del Proveedor y la controla con la Orden de Compra
duplicado, el Informe de Recepción duplicado y el Remito original que recibió del sector de Recepción al efectuarse
la compra.

2) Si todo coincide, Cuentas por Pagar procede a contabilizar la Factura, a autorizar el pago y emitir la Orden de Pago
por triplicado. La Orden de Pago triplicado es archivada transitoriamente y se remite a Tesorería la Orden de Pago
original y duplicado y el resto de la documentación.

3) Tesorería verifica la concordancia entre los distintos comprobantes y emite el cheque respectivo, le coloca la 1º
firma, sella la Factura con la leyenda “Pagado” y remite la documentación con el cheque al Gerente de
Administración para que coloque la segunda firma.

4) El Gerente de Administración revisa la documentación. Estampa la 2º firma en el cheque y devuelve todo al sector
Tesorería.

7
5) Tesorería recibe la documentación y el cheque firmado del Gerente de Administración. Contabiliza el pago y envía
el cheque y la Orden de Pago duplicado al Proveedor respectivo.

6) Tesorería recepciona el Recibo original del Proveedor, archiva la Orden de Pago original por orden cronológico,
envía a Cuentas por Pagar, el Recibo original, la Orden de Compra duplicado, el Informe de Recepción duplicado,
el Remito original, y la Factura.

7) Cuentas por Pagar recibe la documentación de Tesorería y la archiva cronológicamente por Proveedor junto con la
Orden de Pago triplicado que conservaba en archivo transitorio.

Se solicita:
Realizar el cursograma correspondiente, teniendo en cuenta que el alcance del procedimiento abarca desde la recepción
de la Factura emitida por el Proveedor hasta la registración del pago.

3.5) Cursograma de Cobranzas

A continuación se describe el procedimiento de Cobranzas de una empresa de venta de comida rápida:

1) El Vendedor atiende al Cliente y confecciona el Ticket por duplicado, cobra y entrega el Ticket original al Cliente.

2) La Gerencia realiza un control cada 15 minutos, comparando la información de las ventas registradas en el sistema
con el standard de ventas.

3) Al terminar su labor cada cajero realiza el arqueo de caja, confeccionando la Hoja de Arqueo. Envía a la Gerencia el
Ticket duplicado junto con la Hoja de Arqueo y el dinero.

4) La Gerencia controla la Hoja de Arqueo y compara el dinero en caja con las ventas registradas en el sistema.

5) Al final del día en la Gerencia se emiten las tiras “Z” por medio de la caja registradora y se archiva el Ticket y la
Hoja de Arqueo.

6) Se controla la información del total de las ventas del día, las tiras “Z” y el dinero en efectivo y se emite la Planilla
de Arqueo.

7) Se confecciona la Planilla de Venta por duplicado con las tiras “Z”, la información del sistema y la Planilla de
Arqueo. El duplicado de la Planilla de Venta se archiva en Gerencia y el original se envía junto con la tira “Z” y la
Planilla de Arqueo a Administración.

8) Administración controla la información del original de la Planilla de Venta con los Ticket Z y la Planilla de Arqueo,
archivando toda la documentación. Algunos datos volcados en el Sistema son utilizados por el sector contable para
registrar las ventas, los depósitos y obtener información gerencial.

Se solicita:
Representar dicho procedimiento a través de un cursograma, desde el cobro de la mercadería vendida hasta el ingreso de
los datos que serán utilizados para la registración contable.

8
4) DESCRIPCION DE DIAGRAMAS:

4.1) Diagrama intersectorial de Ventas

El siguiente diagrama intersectorial de Ventas de contado corresponde a una empresa que vende artículos de ferretería y
materiales de construcción:

CLIENTE VENDEDOR CAJA DEPOSITO CONTADOR

Realiza Asesora e
pedido informa
precios

Decide la
compra

Ingresa
Pedido al Emite
Sistema y Factura y
actualiza el Cobra
stock

Recibe
factura con
sello
pagado

Realiza
arqueo de
caja

Sella
Factura y Controla y
entrega Registra
mercadería
s

Recibe
mercadería
s y factura
sellada

Se solicita:
Elaborar el narrativo del procedimiento, señalando los comprobantes utilizados y la cantidad de copias requeridas, según
lo estudiado en el capítulo 8 del libro “Sistemas Administrativos – Técnicas y aplicaciones” de J.J. Gilli.

9
4.2) Diagrama de bloque de Ventas

Se describe el procedimiento de afiliación a una Obra Social a través del siguiente diagrama de bloque detallado:

Módulo del Entradas Archivos Procesos Salidas


Sistema
1- Recepción del *Solicitud de datos *Listado de Planes *Cobranza del *Recibo
pedido *DDJJ de Salud *Condiciones de derecho de ingreso Provisorio
afiliación *Emisión del *Solicitud de datos
Recibo Provisorio *DDJJ de Salud

2- Aprobación * Recibo *Standares de *Examen de la * Recibo


Provisorio admisión DDJJ de salud Provisorio
*Solicitud de datos *Aprobación o *Solicitud de datos
*DDJJ de Salud rechazo de la aprobada
afiliación *DDJJ de Salud
*Destrucción de la
documentación en
caso de rechazo

3- Ingreso * Recibo *Archivo de *Ingreso de datos *Recibo


Provisorio afiliados al Sistema Provisorio
*Solicitud de datos *Informe a *Listado
*DDJJ de Salud Prestadores afiliaciones

4- Emisión de *Listado *Emisión de *Credenciales


Credenciales afiliaciones credenciales

5- Emisión de *Recibo *Archivo de *Emisión de *Facturas


Facturas y Recibos Provisorio afiliados Facturas y Recibos *Recibos

Cada uno de estos módulos está a cargo de los siguientes sectores:

 Promotor
 Auditoría Médica
 Sistemas
 Credenciales
 Facturación

Se solicita:
Elaborar el narrativo, indicando los formularios, y la cantidad de copias de cada uno de ellos, que deberían emitirse.

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4.3) Cursograma de Compras y Pagos

El siguiente es el cursograma de Compras y Pagos correspondiente a un resto bar:

Se solicita:
Redactar el narrativo del procedimiento, desde la emisión de la solicitud de mercaderías por parte del Encargado del
Local hasta la emisión del Cheque.

ENCARGADO ADMINISTRADOR PROVEEDOR

1
0
2
OP

hay no hay
stock stock

0
OP 3

1
0
SC

1
OC
1
0
REM
0
FC
5

1
0
REM
0
FC
1
Referencias: OC

OP Orden de
PEDIDO 6

SC Solicitud
Créd. Ctdo.
de Compra
Cheq
OC Orden de
Compra
0
REC
REM Remito 7

FC Factura
0
REM
REC Recibo 0
FC
0
REC

11
4.4) Cursograma de Producción

La compañía analizada es una empresa dedicada a la producción de asfalto, pinturas y membranas:

Se solicita:
Redactar el narrativo del procedimiento de producción que abarca desde la recepción de las materias primas
provenientes de Amacenes hasta el control de calidad de los productos terminados y la emisión del informe
correspondiente.

PLANEAMIENTO FABRICACION ALMACENES CONTROL DE CALIDAD CONTABILIDAD

1 Referencias:

OP Orden de
1 2 PRODUCCIÓN
0
OP
PM Pedido
1
0
de
2 3
PM Materiales
1
OP no hay hay SC Solicitud de
stock stock
Compra
1
SC 0 PP Parte de
PM
Producción

IC Informe
4
De Calidad
REC Recibo
2
0
6
1
PM

0
1 PM
PM
7

1
OP
2 9
1
0
PP
2
8 PP
IC

1
PP

11

10
0
PM
0
IC PP

12
4.5) Cursograma de Ventas de un servicio en cuenta corriente

La empresa analizada se dedica al transporte de carga, nacional e internacional, con servicio puerta a puerta.

Se solicita:
Describir el cursograma de Ventas, a través de su correspondiente narrativo, del procedimiento que abarca desde la
emisión de la NP hasta la entrega de las mercaderías al destinatario.
OPERADOR DE DESTINA-
CLIENTE FACTURACION CONTADURIA VENTAS TRAFICO TRANSPORTE
TRAFICO TARIO

PC

0 3
1
2

NP
1
PC

no

si

2
1
0
OC
1
NP

2
1
4 5
0

REM
1 2

1 11 OC OC
2 2
1 1
7
0 0

REM REM
1
GC 0
2
1

PR HR 0

6 REM
TP 0
0 1

2 OC 8 HR
2

OC
1 1
12 2
HR
9 REM
TP
GC PR
2 0
1
10
13 HR
0 1
2
FC 2
1
REM
2

OC REM TP
0
1
1 PR
FC HR
1
X

Referencias:
PC Pedido de Cotización NP Nota de Pedido OC Orden de Carga
GC Guía Conformada TP Ticket de Pesada PR Parte de Recepción
FC FACTURA
REM REMITO

HR HOJA DE RUTA

13
5) ANALISIS DE PROCEDIMIENTOS:

5.1) Procedimiento de Producción

Esta empresa se dedica a la fabricación de artículos para bebé en su planta industrial. Se inició en 1974 y en estos años
de trayectoria ha acumulado una vasta experiencia, los nuevos diseños y colores son el reflejo del empeño por estar
simpre a la vanguardia en el desarrollo de nuevos productos, en la atención rápida y eficiente de sus clientes, como así
también en el servicio post-venta de garantía de todos sus artículos.

El personal es su recurso más importante, incluye encargados, administrativos, personal de fábrica, de atención al
público y mantenimiento.

Cuenta con un inmueble para la fabricación de los productos y otro destinado a la exhibición y venta. También tiene
rodados propios para el transporte de la mercadería desde la planta hasta el Local de Ventas.

El sector de Fábrica debe realizar por día aproximadamente 50 unidades de artículos varios. La misma es llevada a cabo
de lunes a viernes, trabajando 8 hs., más hs. extras si se requiere.
En la planta se cuenta con 20 empleados más 2 encargados y 2 personas para mantenimiento. La Gerencia es la
encargada de la planificación de la producción.
Los Encargados controlan que los empleados realicen las tareas asignadas, que se cumplan los horarios de entrada y
salida y se utilice el equipo de trabajo indicado.

Cuenta en el mismo edificio con un Depósito, en el cual se distinguen un sector de materiales y otro de productos
terminados, con un Encargado que se ocupa de mantener el stock actualizado y de efectuar las entregas al Transportista.

El Area Administrativo – Contable se ocupa de realizar todas las tareas tendientes a la registración y control de las
actividades de la empresa. Si bien el control interno es bueno, carece de procedimientos escritos.

Se solicita:
 Diseñar un procedimiento de producción, desde la recepción de materias primas en el sector de Fábrica hasta el
envío de los productos al Local de Ventas, teniendo en cuenta el personal y los sectores existentes. Representarlo
mediante un cursograma.
 Analizar los formularios utilizados, indicando para cada uno de ellos lo siguiente:

Formulario Sector emisor Receptor/es Objetivo Datos específicos

14
5.2) Procedimiento de Recepción de materias primas

En la empresa bajo análisis, una fábrica textil dedicada a la confección de camisería, se han planteado diversos
inconvenientes en la recepción de mercadería, ya que no existe un adecuado fluído de información entre quien recibe la
mercadería comprada, quien conforma la misma, quien controla la factura y quien expedita el camino para que se
procese el pago de la misma.

El Gerente General de la empresa, decide contratar un analista para que rediseñe el procedimiento desde la recepción de
materias primas hasta el control de facturas de proveedores.

El relevamiento del proceso es el siguiente:

El sector Depósito recibe las materias primas y materiales adquiridos normalmente a través de Transportistas
contratados por los Proveedores.
El personal de este sector controla sólo la cantidad de bultos que constan en las Guías de Transporte o los Remitos pero
no así el contenido ni la calidad. Por ello al conformar una recepción estampan un sello que reza: “Se reciben xx bultos,
no se conforma contenido ni calidad de los mismos” junto con la firma del responsable de Recepción, sello de la
empresa y fecha.

Antes de dar destino a la mercadería recibida, se da intervención a Compras y Suministros para que proceda a abrir los
bultos y verifique si lo recibido coincide con lo pedido.

Hecho esto se pueden suscitar las siguientes situaciones:


1 . que la mercadería coincida en cantidad y calidad, con lo cual se da curso a la sección Proveedores para que controle
la Factura y la mercadería se estiba en el lugar pertinente a la espera de su utilización por parte del sector Producción.
2 . que la mercadería tenga alguna diferencia con lo pedido, por lo que se efectúa el reclamo al proveedor. Subsanado
este inconveniente se conforma lo recibido y se da curso a la sección Proveedores para que controle la Factura; la
mercadería se estiba en el lugar pertinente a la espera de su utilización por parte del sector Producción.

El sector Proveedores efectúa el control de lo recibido con la Factura. Del control pueden derivarse dos situaciones:
1 . que haya alguna inconsistencia y deba reclamarse al Proveedor;
2 . que no haya diferencias y se dé curso a la Factura para que se abone.

Se solicita:
 Con los hechos consignados proponer un proceso, que se graficará a través de un cursograma, que contemple lo
detallado anteriormente, incluyendo los controles que minimicen desvíos, considerando lo expresado por J.J. Gilli
en el cap. 5 del libro “Sistemas Administrativos – Técnicas y aplicaciones”.
 Proponer formularios internos e intervenciones que se crea beneficiosas. El citado cursograma deberá referenciarse
en cada paso con la descripción del procedimiento.
 Analizar los formularios utilizados, indicando para cada uno de ellos lo siguiente:

Formulario Sector emisor Receptor/es Objetivo Datos específicos

15
5.3) Procedimiento de Pago por Compra de mercaderías y gastos

Una empresa distribuidora de productos alimenticios efectúa sus pagos a Proveedores y de gastos mediante Cheques
emitidos a nombre del beneficiario, cruzados y con la cláusula “no a la orden” . Cuando los pagos son inferiores a $ 10
los mismos son atendidos por un Fondo Fijo que existe en Tesorería. El Gerente de Administración ha recibido quejas
de Proveedores menores de la empresa en relación a los inconvenientes que les generan pagos de $ 100 o $ 200 que se
efectúan mediante cheques en las condiciones descriptas.

En vista de ello, el gerente de Administración solicitó que se rediseñe el procedimiento de pago a Proveedores bajo las
siguientes premisas:

a) Los pagos inferiores o iguales a $ 10 se atenderán con el Fondo Fijo de Tesorería;

b) Los pagos mayores a $ 10 e inferiores o iguales a $ 200 se atenderán en la sección Caja de Tesorería con la
autorización del Tesorero;

c) Los pagos superiores a $ 200 se cancelarán mediante Cheques emitidos a nombre del beneficiario, cruzados y con la
cláusula “no a la orden” a cargo de la sección Pagos de Tesorería .

Definido el alcance del procedimiento, se inicia el relevamiento mediante el cual se recogen los siguientes datos
respecto del procedimiento actual:

1) A Tesorería llegan del sector Proveedores de Contaduría o, en su caso, el Sector ocasionante del gasto, los legajos
de pago por compras de mercaderías autorizados por el Gerente de Administración que contienen: Factura original
del Proveedor, Remito original conformado, Orden de Compra duplicado, Orden de Pago original y duplicado
preimputadas contablemente. Si la documentación llega de un sector distinto a Proveedores, es probable que, de
acuerdo a la naturaleza del gasto, no haya Remito u Orden de Compra. La Sección Pagos de Tesorería controla el
legajo recibido para asegurarse que no falte ningún formulario ni las autorizaciones correspondientes. Hecho esto
verifica si el monto a abonar es mayor a $10. Si fuere menor o igual estampa la leyenda “FONDO FIJO” con un
sello en las Ordenes de Pago y lo remite al Tesorero.

2) El Tesorero archiva transitoriamente el legajo hasta que se presente el beneficiario del pago. Cuando esto ocurre
abona en efectivo y sella “PAGADO” reteniendo el legajo.

3) Asienta el pago en la Planilla de Fondo Fijo (PFF), retiene la Orden de Pago duplicado adjuntándola a la PFF y
remite el resto del legajo a Proveedores. La reposición del Fondo Fijo por agotamiento del monto y su registración
contable no se representan en este procedimiento.

4) Proveedores archiva la documentación en la carpeta del Proveedor.

5) Si en el punto 1) el pago a realizar fuere superior a $10, emite el Cheque a nombre del beneficiario, cruzado y con la
cláusula “no a la orden” , asentando los datos del cheque (Nº, banco, fecha, cuenta contable) en las Ordenes de
Pago.

6) Remite el legajo con el Cheque al Tesorero, junto con el Legajo, para que controle y autorice.

7) El empleado de Pagos recibe el Legajo con el Cheque autorizado por el Tesorero y lo eleva para la firma del
Gerente de Administración

8) Administración coloca la primera firma y lo envía al Director.

9) El Director imprime la segunda firma y lo devuelve a la Sección Pagos.

10) Pagos recibe el Legajo con el Cheque firmado, desglosa la Orden de Pago duplicado que retiene y devuelve el resto
del Legajo, previo sellado “PAGADO”, a Proveedores. Contabiliza el pago en base a la Orden de Pago duplicado
que retuvo, sella “CONTABILIZADO” y las archiva en el sector en forma cronológica como respaldo de las
registraciones contables.

16
11) Proveedores se encarga del pago, recepción del Recibo y archivo de la documentación en la carpeta del proveedor.

Se solicita:
 Proponer la modificación del procedimiento de acuerdo a la decisión del Gerente de Administración para aquellos
pagos que sean mayores a $ 10 y menores o iguales a $ 200. Confeccionar el cursograma que represente dicha
modificación.
 Analizar los formularios utilizados, indicando para cada uno de ellos lo siguiente:

Formulario Sector emisor Receptor/es Objetivo Datos específicos

5.4) Procedimiento de Recepción y Pago de mercaderías

Un grupo de empresarios se encuentra empeñado en fundar una empresa de distribución mayorista de artículos
alimenticios.

Para ello contrata a un Estudio Asesor, en el que Ud. se desempeña, para organizar la estructura y diseñar los diversos
procedimientos administrativos de la naciente empresa. En la distribución de las tareas iniciadas por el Estudio, a Ud. se
le asigna el diseño del procedimiento que se inicia en la recepción de la mercadería hasta la concreción del pago.

Con los datos que se han relevados, y que se consignan a continuacion, deberá Ud. proponer un procedimiento
administrativo que cumpla el fin señalado, graficando el respectivo cursograma y referenciando éste con números que se
correlacionen con la descripción del procedimiento.

Datos relevados:

a) Intervinientes probables según estructura propuesta:


1) Depósito de mercaderías;
2) Sección Proveedores de Contaduría;
3) Jefe de Contaduría;
4) Sección Pagos de Tesorería;
5) Tesorero;
6) Empresa proveedora.

b) Firmas registradas en Bancos para giro de cheques: Directores, Gerente de Administración.

c) Los Proveedores habitualmente entregan la mercadería con un ejemplar de Remito y envían luego la Factura por
correo. Si hubiere rechazos o devoluciones de mercaderías los Proveedores generalmente exigen que dicha situación se
deje consignada en el Remito que se devuelve al Proveedor.

17
d) El sistema administrativo no ha sido aún programado para el funcionamiento de una base de datos de un procesador
central, lo cual se llevará a cabo luego de la definición de todos los procedimientos que lo integran. Por lo tanto tiene
Ud. libertad para diseñar las intervenciones del procesador central en el procedimiento que proponga.

Se solicita:
 Diseñar el procedimiento de recepción y pago, desde la recepción de las mercaderías hasta la efectivización del
pago y recepción del Recibo, y su representación gráfica mediante un cursograma; utilizando para ello los
formularios y sectores intervinientes que crea convenientes, de manera que se cumplan los controles internos
propios de estos procedimientos.
 Analizar los formularios utilizados, indicando para cada uno de ellos lo siguiente:

Formulario Sector emisor Receptor/es Objetivo Datos específicos

6) ANALISIS DE CASOS:

6.1) Elaboración de encuestas y entrevistas

Ud. debe analizar los procedimientos de una Cooperativa que comenzó brindando servicios de “Almacén de Ramos
Generales” al pueblo para luego abarcar la distribución de energía eléctrica de alta tensión.

Se diferencian tres sectores:


 Administración
 Consumo
 Electricidad

Además se cuenta con un asesor contable que tiene a su cargo las funciones de Finanzas, Control y Auditoría, esto
último con el aval de un auditor externo.

Pueden distinguirse los siguientes subsistemas funcionales:


 Compras
 Ventas
 Pagos
 Cobranzas
 Finanzas
 Control

Para llevar a cabo el análisis del procedimiento de compras y pagos de la organización pueden utilizarse distintos
recursos, tales como ENCUESTAS, ENTREVISTAS u OBSERVACION DIRECTA

Se solicita:
 Elaborar una encuesta para ser respondida por el personal de la Cooperativa
 Confeccionar entrevistas para relevar la información necesaria, las cuales serán realizadas al Jefe de Compras y al
Gerente Administrativo. Cada entrevista debe contener, al menos, 10 preguntas.

18
6.2) Procedimiento de Ventas

La organización en estudio es una PyME cuyo objetivo principal es lograr la excelencia en atención de la salud.
Abarca cuestiones de alta y baja complejidad y trata de brindar un buen servicio para incrementar la cantidad de
pacientes. Cuenta con servicios de Laboratorio y Tomografía no pertenecientes a la S.A. que funcionan dentro del
edificio de la clínica. Carece de servicio de ambulancia. Tiene fuertes competidores. Se atienden afiliados de Obras
Sociales y también pacientes particulares.

Cuenta con dos Directores:


- el primero tiene a su cargo del área operativa: controla la eficiencia del personal, el funcionamiento de las máquinas,
el control de la higiene, etc. Es el área de mayor relación con los pacientes.
- del segundo dependen los responsables de las áreas de Administración y de Servicios

La comunicación es informal, no existen manuales de procedimientos ni un sistema de control, el mismo es realizado


por un integrante de cada área y es selectivo. Esto se debe a que se trata de una organización pequeña con una relación
muy directa con sus empleados. El único control formal es un análisis periódico y selectivo que realiza el contador sobre
la documentación de las operaciones de mayor importancia.

Los Ingresos provienen de consultas y prácticas efectuadas a pacientes ambulatorios y de la atención de pacientes
internados. En este último caso intervienen los siguientes sectores:
 Recepción
 Admisión
 Radiología y demás sectores que realizan estudios y prácticas
 Farmacia
 Quirófano

Se detalla a continuación el procedimiento actual de Prestación del Servicio de Internación de la Clínica, cuyo alcance
incluye desde la recepción de la Orden de Internación que trae el paciente, hasta la facturación del servicio y su
registración contable:

Narrativo:

1) El paciente llega a la clínica con la Orden de Internación y se la entrega a Recepción, donde se actualizan los datos
del paciente y el profesional en el Sistema y se remite la Orden de Internación a la Obra Social correspondiente para
su autorización.

2) Cuando llega la Orden de Internación autorizada, Recepción lleva a cabo la internación, enviando la Orden a
Admisión

3) Admisión ubica al paciente y confecciona un reporte por duplicado

4) Remite la información obtenida al Responsable Administrativo, quien la controla y autoriza, devolviéndola a


Admisión

5) Admisión archiva provisoriamente el original y la Orden de Internación hasta el momento de la facturación y


archiva definitivamente el duplicado

6) En Honorarios se calculan los correspondientes a cada profesional y confecciona un Parte de Honorarios de cada
uno y se envían al Responsable Administrativo

7) El Responsable Administrativo, lo controla y autoriza y lo devuelve a Honorarios

8) El original es archivado provisoriamente y se archiva definitivamente el duplicado

9) Una vez dado el alta al paciente, se remite la información contenida en Admisión y Honorarios a Facturación para la
confección de la correspondiente factura. La factura original es remitida a la Obra Social, para el pago
correspondiente, y el duplicado se remite a Contaduría. El resto de la documentación se archiva en facturación

19
10) Contaduría archiva la factura luego de efectuar la registración contable

Cursograma:
RESPONS.
PACIENTE RECEPCION ADMISION HONORARIOS FACTURACION CONTADURIA OBRA SOCIAL
ADMINIST.

OI 1

OI

OI 3

1
0
R
4
OI

1
5 0
R
OI 6
1
0
R 7 1
OI 0
PH

1
0
PH 8

0
1
PH

1
PH
0
R
OI
0
1
FC 10

1
PH

Se solicita:
Señalar las deficiencias del procedimiento detallado anteriormente

20
6.3) Procedimiento de Producción

La empresa se dedica a la producción y comercialización de baterías para automoviles, embarcaciones, telefonía y TV


por cable. El sector de Operaciones cuenta con un Jefe de Producción quien, además, realiza trabajos operativos, y seis
operarios que se ocupan de tareas específicas pero están capacitados para realizar cualquier tarea del proceso
productivo. También cuentan con el apoyo de un Ingeniero que capacita a los empleados en materia de higiene y
seguridad industrial dado que se trabaja con materiales altamente peligrosos.

Al comenzar la jornada se planea la forma más eficiente de producir los distintos tipos de baterías que se fabrican a
partir de los pedidos de los Clientes mayoristas y minoristas recibidos en el salón de ventas y los plazos de entrega de
cada uno. Esta tarea está a cargo del Encargado de Producción que emite la Orden de Producción y la envía a Fábrica.

Los empleados se encargan de cumplir con la Orden de Producción, el trabajo se realiza en serie mediante la
programación de las máquinas para los distintos tipos de baterías. Los materiales se encuentran ubicados dentro de la
planta y los operarios retiran lo que necesitan.
Existe un sistema de autocontrol y no se utilizan demasiados formularios porque se considera que disminuyen la
eficiencia y la velocidad de la producción. Sí se emiten dos Partes de Producción, uno para Contaduría y otro para el
Encargado de Producción, el control se realiza en la misma fábrica.

El Encargado de Producción se ocupa del ingreso de los datos al Sistema para actualizar el stock y luego archiva el Parte
de Producción, es el responsable de verificar que los datos ingresados sean correctos.

Contaduría determina los costos y realiza la contabilización, archivando también el Parte de Producción.

Se solicita:
Detectar las posibles fallas de control interno, de acuerdo a lo mencionado por J.J. Gilli en el cap. 7 del libro “Sistemas
Administrativos – Técnicas y Aplicaciones”. Proponer un nuevo procedimiento, desde la planificación de la producción
hasta el envío de la información a Contaduría, graficándolo a través de un cursograma y su correspondiente narrativo.
Agregar los formularios y sectores que se crea conveniente.

6.4) Procedimiento de Venta y Facturación en cuenta corriente

A continuación se describe un procedimiento de Venta y Facturación en cuenta corriente de una compañía que vende
artefactos de iluminación:

1) El Vendedor recibe la solicitud del Cliente, efectúa la venta y para ello emite el formulario Nota de Pedido por
triplicado que tiene el siguiente destino:
- original: se remite al Depósito de mercaderías de la empresa;
- duplicado: se entrega al Cliente como constancia de efectuado el pedido;
- triplicado: queda adherida al talonario del Vendedor.

2) El encargado del depósito recibe la Nota de Pedido original y verifica la existencia de la mercadería solicitada en la
cantidad necesaria, si la existencia de mercadería no cubriere lo requerido, se genera un proceso que no se
representa en el presente. En cambio si la existencia fuere la necesaria, se emite el Remito en cuatro ejemplares y
prepara la mercadería vendida, archiva el triplicado en forma temporaria.

3) Envía el cuadruplicado a Contaduría que lo archiva temporariamente.

4) El encargado del Depósito envía la mercadería a través del repartidor junto con el original y duplicado del Remito y
archiva temporariamente el triplicado. El repartidor entrega la mercadería al Cliente junto con los Remitos.
5) El Cliente controla la mercadería recibida con la Nota de Pedido duplicado en su poder y con los Remitos,
reteniendo el Remito duplicado y devolviendo el original conformado al Transportista que lo remite a Despacho.

21
6) Recibido el Remito original, el encargado del Depósito lo controla con el duplicado que archiva definitivamente por
orden cronológico y el original lo remite a Contaduría (Facturación).

7) Contaduría emite la Factura pertinente por duplicado cuando recibe el Remito original conformado Envía el original
de la Factura a Secretaría de Gerencia y archiva el duplicado junto con el Remito original y triplicado de acuerdo al
orden numérico de Factura.

8) Secretaría de Gerencia, remite ambos documentos por correo al cliente.

Se solicita:
Graficar el procedimiento mediante un cursograma a efectos de analizarlo, señalando sus deficiencias en función de lo
expresado por J.J. Gilli en el cap. 8 del libro “Sistemas Administrativos – Técnicas y Aplicaciones”, y modificando el
narrativo con las propuestas que considere necesarias a fin de mejorarlo

6.5) Procedimiento de Pagos

A continuación se describe un procedimiento de pago a proveedores de una empresa dedicada a la fabricación de


helados.

1) Se recibe en Contaduría (Proveedores) la Factura original por parte del Proveedor. Contaduría ya cuenta con la
Orden de Compra duplicado y el Remito original en un archivo transitorio. Emite la Orden de Pago por
cuadruplicado y la preimputa contablemente, archivando transitoriamente el triplicado. Envía la Factura original, el
Remito original, la Orden de Compra duplicado y la Orden de Pago cuadruplicado al Gerente de Administración. La
Orden de Pago original y duplicado las remite a Tesorería.

2) Tesorería controla la documentación y emite el Cheque pertinente, que es firmado en primera instancia. Archiva
definitivamente la Orden de Pago original cronológicamente de acuerdo a la fecha de emisión del Cheque y remite
el duplicado junto con el Cheque al Gerente de Administración.

3) El Gerente de Administración controla la documentación obrante en ese sector y firma el Cheque en segunda
instancia. Desglosa el Cheque enviándolo a la Secretaría de Gerencia, encargada de la correspondencia, a fin de
remitirlo al proveedor por correo. La Orden de Compra duplicado, el Remito original, la Factura original y la Orden
de Pago duplicado son enviados a Contaduría (Proveedores) a la espera del Recibo del Proveedor.

4) Secretaría de Gerencia envía el Cheque al Proveedor, quien emite su Recibo por duplicado, reteniendo el duplicado
y remitiendo el original al sector Contaduría (Proveedores) de la empresa.

5) Contaduría (Proveedores) controla el Recibo original con la documentación obrante en el sector y archiva
cronológicamente en el legajo del Proveedor, el cual se encuentra archivado con criterio alfabético.

Se solicita:
Analizar el procedimiento detallado, mediante la graficación del procedimiento actual, señalando las deficiencias
encontradas y efectuando las mejoras que se consideren convenientes. Tener en cuenta lo señalado en el cap. 6 del libro
“Sistemas Administrativos – Técnicas y Aplicaciones” de J.J.Gilli. No es necesario graficar el nuevo procedimiento.

22
6.6) Procedimiento de Cobranzas

El siguiente cursograma corresponde al procedimiento de cobranzas de una empresa de medicina prepaga:

CLIENTE COBRADOR TESORERIA CRED. Y COBRANZAS CONTADURIA

Referencias:
LEG

LEG Legajo
de Ctas.
1 Ctes.
de clientes
1
0 LC Listado de
LC
Cobranzas
2
PC Planilla de
Caja
0
LC
Rp Recibos
Provisorios
3

Ro Recibos
Oficiales
0
1
0 4
Rp
0
LC

6
PC
1
Rp 5

1
0
1 Ro
Rp
1
LC

Los recibos que entregan los cobradores en el momento de la cobranza son Recibos Provisorios, los cuales no están
prenumerados, sí lo están los recibos oficiales que luego emite Contaduría y que son enviados al Cliente.

Cuando el cliente no abona 3 períodos, consecutivos o no, se le suspende el servicio y se lo da de baja.

Se han detectado errores en los registros realizados por Créditos y Cobranzas: deudas pendientes en el Sistema que el
cobrador dice haber rendido y de las cuales se verificó que el cliente posee el recibo provisorio. Puede haber casos no
detectados en los que el cliente no haya reclamado el recibo oficial ni se le haya suspendido el servicio por no alcanzar
la cantidad de períodos impagos requerida para ello.

Se solicita:
Analizar las fallas de control interno en base a lo enunciado por J.J. Gilli en el cap. 9 del libro “Sistemas
Administrativos – Técnicas y Aplicaciones” y realizar las modificaciones que se consideren necesarias en el
procedimiento a fin de corregirlas y solucionar el problema detectado en la registración de las cobranzas y elaborar el
cursograma correspondiente.

23
6.7) Procedimiento de Producción

La empresa se dedica a la producción y comercialización al público en general de muebles de algarrobo, cedro y roble.
Las decisiones estratégicas están a cargo del propietario de quien dependen cuatro departamentos:
 Ventas
 Producción (que cuenta con 6 operarios)
 Compras y Almacenes
 Finanzas

El dueño detectó que se están produciendo demoras en la entrega de muebles a medida y una disminución en la cantidad
de artículos para la venta.

El Gerente de Producción (capataz) dice que los operarios, cuando producen muebles a medida, se sienten
desorientados, por lo que acuden frecuentemente a realizar consultas sobre su trabajo y tardan el doble de tiempo que
para la producción de muebles standar.

El Gerente de Ventas considera que la escacez de productos generó la pérdida de clientes porque la mayoría no está
dispuesto a esperar el tiempo que demanda fabricar el producto que ellos piden. Cuando un Cliente pide un mueble a
medida el Gerente de Ventas se comunica por teléfono con el capataz y le dice qué mueble necesita: las medidas y la
madera con la que lo tiene que realizar. Si es un diseño complicado, le pide que vaya hasta el Local de Ventas y le
entrega un dibujo.

Se observa que los operarios no cumplen con el horario de entrada, sino que llegan 30 ó 40 minutos tarde, sin embargo
cumplen puntualmente el horario de salida. Cada operario tiene asignada una tarea específica, puede observarse que se
necesitaría más personal para realizar tareas de armado, además estos operarios no se consultan ni hacen sugerencias.

Algunas herramientas y máquinas son nuevas, otras son antiguas y demoran las tareas. Los encargados de cortar la
madera y del armado tienen problemas a la hora de realizar muebles a medida y deben consultar permanentemente al
capataz que termina haciendo el trabajo. También es inapropiada la distribución de las máquinas que no están ubicadas
adecuadamente siguiendo el orden de los procesos operativos.

Almacenes le entrega una planilla a Fábrica que se completa y se entrega cada 15 días con las necesidades de materia
prima, cuando se realiza un pedido adicional, no queda registro por escrito.

Al terminar un mueble los operarios anotan en una planilla, en la cual figura un listado de los tipos de muebles, lo
siguiente: una cruz por cada mueble de algarrobo, un punto por cada mueble de cedro y una raya por cada mueble de
roble. Esto obliga a sumar cada símbolo y muchas veces no se entiende correctamente.

Cada 15 días el capataz la retira y entrega a Almacenes para que actualice el stock. No se realiza ningún control. El
capataz realiza un inventario de la materia prima una vez al mes, lo vuelca en una planilla que contiene una lista con
todos los materiales y anota las cantidades contadas en otra columna. Le envía la planilla a compras que la pasa en
limpio y se la remite a Finanzas.

24
Procedimientos actuales:

 Procedimiento de Producción de muebles a medida

VENTAS ALMACENES FABRICACION CONTADURIA

1 2

2
1

PPT
3

si no

PPT

 Procedimiento de Producción de muebles de inventario

CLIENTE VENTAS ALMACENES FABRICACION CONTADURIA

1 2

2
1

PPT
3

si no

PPT

25
Referencias:
PPT Planilla de Productos Terminados
Se solicita:
 Analizar el cumplimiento de controles internos, de acuerdo a lo enunciado en la pág. 125 a 127 del libro “Sistemas
Administrativos – Técnicas y Aplicaciones” de J.J. Gilli y agregar los que no se realizan.
 Evaluar la utilidad de los formularios utilizados o la necesidad de implementar otros, teniendo en cuenta los
detallados en las pág. 129 a 133, en tal caso proponer el diseño del nuevo formulario.
 Revisar si es correcta la distribución de funciones o es necesario agregar algún sector o modificar las tareas actuales
 Diseñar el nuevo cursograma de acuerdo a las fallas encontradas, considerando que el alcance del proceso abarca
desde la recepción del pedido del mueble hasta el envío del producto (al salón de ventas o a Almacenes según se
trate de un mueble de inventario o a medida) y la correspondiente registración contable.

6.8) Procedimiento de Compras

A) Definición del plan de trabajo.

 Estudio preliminar.

La organización objeto de nuestro estudio es una cooperativa de prestación de servicios, provisión y consumo, con
cincuenta años de trayectoria dentro del mercado en el que desarrolla sus actividades, fuertemente posicionada en el
mismo.

Estructura organizacional.

Su esquema de división del trabajo responde a:


1) en la faz directiva y ejecutiva: lo dispuesto por la ley de cooperativas que taxativamente dispone los órganos
que ejercerán la representación de las mismas, la conducción de sus negocios y las actividades de control;
2) en la faz operativa: las necesidades que, a lo largo de los años, plantearon los servicios que se fueron
incorporando y que demandaron la estructuración de diferentes áreas y departamentos.

Por lo tanto encontramos:

Órganos directivos:
- Consejo de Administración, compuesto por doce miembros y representado oficialmente por su presidente.
- Comité de Coordinación, integrado por sólo cinco personas, todas ellas miembros del Consejo de
Administración
- Gerencia General, unipersonal, en quien se delega el poder de administración de la cooperativa.
- Sindicatura, órgano de control dispuesto por la ley de cooperativas: está compuesta por dos síndicos, uno
titular y otro suplente.

Áreas de servicios: responden a una organización de tipo funcional y se dividen en:


- Departamento de ventas y cobranzas.
- Departamento de facturación.
- Departamento de contaduría.
- Departamento de compras y pagos.
- Departamento técnico u operativo.

 Objetivo del estudio.

Alcance.
El análisis a realizar se limitará al sistema administrativo de abastecimiento, identificado en esta organización con el
departamento de compras y pagos. Asimismo dentro de este sistema el estudio se limitará al procedimiento de compras
únicamente.

26
Estructura del departamento.
Dado que la organización sujeta a estudio es una "pyme", el departamento de compras y pagos está compuesto por un
encargado y dos empleados dependientes del mismo.

Objetivo.
Optimizar el funcionamiento del departamento elegido, para lo cual será necesario un previo relevamiento del área y en
particular del procedimiento de compras. De esta manera, y en una instancia posterior, se analizará si la organización
cuenta con un sistema de control interno acorde a las actividades que en ella se realizan (en este caso: compras) que
permita:
o una adecuada protección del patrimonio;
o la mayor eficiencia en las operaciones;
o asegurar el cumplimiento de las disposiciones legales vigentes; y
o la obtención de información confiable (verdadera y exacta).

B) Relevamiento:

De la tarea de relevamiento se pudo obtener la siguiente información:


 Sistema de control interno vigente.

A través de la técnica del cuestionario, se pudo relevar información relacionada con los aspectos generales del sistema
de control interno vigente en la cooperativa y con los aspectos específicos atinentes al procedimiento de compras.

Conforme los cuatro objetivos principales perseguidos por todo sistema de control interno, en la cooperativa se pudieron
apreciar las siguientes medidas:

a) Protección de los activos o razonable protección del patrimonio.

 Central de alarma conectada al departamento de policía local.


 Sistema de protección contra incendios, también en conexión directa con el departamento de policía y de
bomberos de la localidad.
 Seguro contra todo tipo de siniestros.
 Revisión periódica de la póliza de seguros llevando un registro de los vencimientos de las mismas.
 Depósito bancario diario de todos los ingresos monetarios que recibe la empresa.
 Auditorías semanales realizadas por un auditor externo a la empresa, el cual se encarga de verificar y
confirmar el cumplimiento de todos los controles implementados.

b) Obtención de información adecuada o información confiable y eficiente.

 Para homogeneizar el procesamiento y apropiado control de la información contable, la cooperativa


dispone de un plan de cuentas claro y adecuado a sus operaciones habituales.
 Se elaboran estados contables anuales acompañados de un análisis exhaustivo de los aspectos
económicos, financieros y patrimoniales de la empresa.
 Se confeccionan informes contables mensuales los que son revisados por el auditor externo de la entidad
para un mejor y más objetivo control.
 La información se procesa por vía electrónica, a través de softwares especialmente diseñados, en
particular en materia contable e impositiva, sujetos a permanentes actualizaciones.

c) Promoción de la eficiencia operativa.

 En la faz operativa el personal de la cooperativa realiza quincenalmente controles de cableado para


prevenir o anticipar fallas en el sistema de servicios.
 La cooperativa cuenta con una cuadrilla de reclamos integrada por nueve operarios que realizan guardias
las veinticuatro horas para cualquier servicio de emergencia que pudiera suscitarse.
 Los reclamos son controlados administrativamente a través de planillas especialmente diseñadas al
efecto.

27
 Si bien no se cuenta con manuales de procedimientos, existen para algunos procedimientos puntuales e
importantes instrucciones claras y precisas asentadas por escrito.

d) Estimular la adhesión a las políticas de la dirección o el cumplimiento de las políticas prescriptas en la


organización.

 La empresa cuenta con un Estatuto que contiene las políticas generales que rigen sus actividades,
creando un marco general regulatorio para el normal desarrollo de las mismas.


 Descripción narrativa del procedimiento de compras.

Detectada la necesidad de materiales, el Departamento Técnico confecciona por duplicado el formulario de Pedido de
Materiales, enviando el original al departamento de Compras y Pagos, quedando el duplicado archivado transitoriamente
en el Departamento Técnico en el legajo de pedidos de materiales pendientes.

El Departamento de Compras y Pagos recibe el original del Pedido de Materiales y lo presenta ante el Consejo de
Administración para su aprobación.

Si el Consejo de Administración lo aprueba, lo devuelve al Departamento de Compras y Pagos para que proceda con la
operación.

El Departamento de Compras y Pagos solicita a diferentes Proveedores vía correo electrónico Cotizaciones de los
materiales requeridos, archivando el Pedido de Materiales original. Recibidas las Cotizaciones, se procede a la
impresión de las mismas y se las remite al Comité de Coordinación para que resuelva. Tomada la decisión, los
representantes del Comité colocan su firma en la Cotización elegida y la remiten al Departamento de Compras y Pagos.

El Departamento de Compras y Pagos confecciona la Orden de Compra por triplicado, enviando el original al Proveedor
seleccionado, archivando el duplicado en forma transitoria en el legajo de compras pendientes y enviando el triplicado
al Departamento Técnico quién la archivará transitoriamente junto con el Pedido de Materiales que se había reservado
en el legajo de pedidos de materiales pendientes. Las Cotizaciones son archivadas en forma definitiva.

El Departamento Técnico recibe los materiales del Proveedor con el correspondiente Remito por triplicado. Coteja la
mercadería con el Remito del Proveedor (control de cantidad). Si existe conformidad firma los tres ejemplares del
Remito y entrega el duplicado al transportista para que lo lleve al Proveedor, envía el triplicado al Departamento de
Compras y Pagos y archiva transitoriamente el original en el departamento dentro del legajo de remitos para stock. El
triplicado de la Orden de Compra en su poder es archivado definitivamente en el legajo de órdenes de compra
cumplidas, previo registro en ella de la fecha y número de Remito con que se cumplió la operación, junto con el pedido
de materiales duplicado.

Diariamente, el Departamento Técnico actualiza el registro de stock de materiales a partir de los Remitos contenidos en
el legajo de remitos para stock. Una vez cargados los mismos coloca el sello de "registrado" como constancia y los
archiva definitivamente en el legajo de remitos. A partir de dicho registro de stock de materiales se establecen los
puntos de pedido y los lotes óptimos de compra.

El Departamento de Compras y Pagos recibe los triplicados de los Remitos del Proveedor y los compara con las
Ordenes de Compra respectivas que obran en su poder en el legajo de compras pendientes. Si existe conformidad se los
archiva transitoriamente junto con las Ordenes de Compra en el legajo de facturas a recibir.

El Departamento de Compras y Pagos recibe el original y triplicado de la Factura del Proveedor; los coteja con la
información obrante en el Remito y la Orden de Compra archivados provisoriamente en el legajo de facturas a recibir.
De no existir diferencias remite toda la documentación: Orden de Compra, Remito y Facturas al Departamento de
Contaduría para que proceda a su registro.

El Departamento de Contaduría, recibida la documentación, procede a actualizar los registros de cuenta corriente del
Proveedor, registra la Factura en el subdiario de IVA compras, confecciona la minuta contable y la contabiliza en el
libro Diario General. Archiva la minuta contable junto con la Orden de Compra y la Factura original por número de
asiento; y el Remito y la Factura triplicado por fecha y por Proveedor en el legajo de proveedores. En ambos casos en
forma definitiva.

28

 Normas específicas de control interno del procedimiento de compras.

 Separación de funciones.
La función de compras se encuentra separada de la del manejo físico de los bienes y de la función de registro de la
información derivada de tales operaciones.

 Iniciación del trámite de compras.


La operación de compra se inicia con el respaldo del formulario "pedido de materiales" con el detalle de los elementos
solicitados sin las especificaciones requeridas.

 Obtención de un número determinado de cotizaciones.


Las cotizaciones son solicitadas por vía electrónica por el departamento de compras y pagos. Posteriormente son
analizadas y aprobadas o rechazadas por el Comité de coordinación.

 Autorización de la compra.
La compra es autorizada por el Consejo de Administración.

 Punto de pedido y lote económico.


Son determinados por la Oficina técnica a partir de la información que brinda el Subdiario de stock de materiales. El
mismo es actualizado por esta oficina a partir de los correspondientes remitos tanto de ingreso como de egreso de
materiales.

 Control de mercaderías recibidas.


En la Oficina técnica se reciben los materiales del proveedor con el respectivo remito, el que se coteja contra la
mercadería recibida y en caso de conformidad, se firma la copia del remito, la cual es entregada al proveedor.

 Prenumeración de los formularios.


La empresa trabaja con comprobantes preenumerados, los de uso interno mediante una numeración que asigna
automáticamente el sistema, en cambio los sujetos a la normativa legal vigente son preenumerados a través de imprenta.

Se solicita:
 Graficar los diagramas de bloque (detallado) y cursograma correspondientes al procedimiento actual
 Realizar el diagnóstico del procedimiento de compras, señalando las fallas de Control Interno específicas, siguiendo
lo expresado por J.J. Gilli en el cap. 5 del libro “Sistemas Administrativos – Técnicas y Aplicaciones” y proponer
las modificaciones que se consideren necesarias para mejorarlo
 Confeccionar los correspondientes diagramas de bloque (detallado) y cursograma con la implementación de las
sugerencias indicadas en el punto anterior.

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APENDICE:
METODOLOGÍA PARA EL ANÁLISIS Y DISEÑO

DE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

Metodología del análisis de sistemas:

El análisis de sistemas se desarrolló conforme a una metodología de trabajo que se divide en secuencias lógicas de
pasos. Existe una íntima interconexión entre ellas y puede haber una sincronización cronológica, aunque no es siempre
posible establecer una clara línea divisoria, debiendo realizarse varios pasos simultáneamente.

Las etapas que podemos mencionar, siguiendo la Metodología Tradicional que figura en las pág. 45 a 50 del libro
“Sistemas Administrativos – Técnicas y aplicaciones” de J.J. Gilli, son las siguientes:

1. Definición del Plan de Trabajo: donde se establece el Objetivo y el alcance de la tarea


1.1 Estudio preliminar
1.2 Definición del plan de trabajo

2. Relevamiento: recolección de datos y hechos, es la etapa de búsqueda de información e investigación


2.1 Recopilación de antecedentes
2.2 Encuestas
2.3 Entrevistas
2.4 Observación directa

3. Análisis de la información recopilada a fin de evaluar el sistema vigente y elaborar un diagnóstico


3.1 Compatibilización de la información
3.2 Evaluación técnica
3.3 Elaboración del diagnóstico

4. Diseño del nuevo procedimiento


4.1 Diseño Global
4.2 Presentación del proyecto
4.3 Diseño Detallado

5. Implementación del nuevo procedimiento


5.1 Programar la implementación
5.2 Entrenamiento del personal
5.3 Puesta en marcha

Veremos ahora en detalle el punto 4.3 del análisis de sistemas, con el objeto de aplicarlo al estudio de un procedimiento
a fin de corregirlo o rediseñarlo.

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Diseño de nuevos procedimientos administrativos:

A la hora de diseñar los procedimientos es necesario determinar:

1. Sectores de la empresa que intervienen.

2. Sectores ajenos a la empresa que también forman parte.

3. Documentos involucrados en el procedimiento: tanto los que se generan en él como los que se tomarán de otros
procedimientos.

4. Distribución de los documentos.

5. Archivo final y transitorio de tales documentos.

6. Puntos de control: en qué sector y en qué parte del procedimiento se incluirán con el fin de evitar fraudes y
permitir una posterior auditoría.

Representación gráfica de procedimientos

Cuando se narran los procedimientos en prosa, se debe leer una cantidad voluminosa de información, lo cual complica
su comprensión ya que es difícil retener mentalmente los pasos leídos con anterioridad, y esto dificulta la visualización
del procedimiento en su conjunto, como así también la posibilidad de seguir las relaciones que se van estableciendo.
Además no es posible verificar si se ha omitido información y no es viable para realizar una auditoría posterior, como
tampoco es posible que dos personas den la misma interpretación a lo leído.

En adición, la narración no sería de utilidad para los programadores, ya que éstos deberían consultar repetidas veces a la
persona que se encargó de la redacción. Por último se complica la situación para el analista que intenta determinar
cambios, ya que no es posible precisar si tal cambio provocará efectos en otros sectores o partes del sistema.

Las representaciones gráficas, en cambio, conforman un lenguaje abreviado que permite la expresión de manera
sistematizada, lo cual conlleva a una interpretación adecuada de los pasos que lo componen. Los diagramas poseen
características de Universalidad y simplicidad, además de ser de gran utilidad para la visualización del analista del
sistema actual y del propuesto.

Los gráficos de procedimientos se realizan dividiendo la hoja en tantas columnas como cantidad de sectores
intervengan, colocando en los extremos de la hoja aquellos sectores que representan terceros ajenos a la empresa y cuya
participación en el procedimiento es necesaria. El gráfico se llevará a cabo de izquierda a derecha y de arriba hacia
abajo.

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