1.

Definición de control
El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con magníficos planes,
una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación
real de la organización i no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los
objetivos.

El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el contexto organizacional para evaluar el
desempeño general frente a un plan estratégico.

2. Importancia del Control

Una de las razones más evidentes de la importancia del control es porque hasta el mejor de los planes se puede
desviar. El control se emplea para:

 Crear mejor calidad:

Las fallas del proceso se detectan y el proceso se corrige para eliminar errores.

 Enfrentar el cambio:

Este forma parte ineludible del ambiente de cualquier organización. Los mercados cambian, la competencia
en todo el mundo ofrece productos o servicios nuevos que captan la atención del público. Surgen materiales
y tecnologías nuevas. Se aprueban o enmiendan reglamentos gubernamentales. La función del control sirve a
los gerentes para responder a las amenazas o las oportunidades de todo ello, porque les ayuda a detectar los
cambios que están afectando los productos y los servicios de sus organizaciones.

 Producir ciclos más rápidos:

Una cosa es reconocer la demanda de los consumidores para un diseño, calidad, o tiempo de entregas
mejorados, y otra muy distinta es acelerar los ciclos que implican el desarrollo y la entrega de esos productos
y servicios nuevos a los clientes. Los clientes de la actualidad no solo esperan velocidad, sino también
productos y servicios a su medida.

 Agregar valor:

Los tiempos veloces de los ciclos son una manera de obtener ventajas competitivas. Otra forma, aplicada es
agregar valor. Tratar de igualar todos los movimientos de la competencia puede resultar muy costoso y
contraproducente. Con frecuencia, este valor agregado adopta la forma de una calidad por encima de la
medida lograda aplicando procedimientos de control.

 Facilitar la delegación y el trabajo en equipo:

La tendencia contemporánea hacia la administración participativa también aumenta la necesidad de delegar

autoridad y de fomentar que los empleados trabajen juntos en equipo. Esto no disminuye la responsabilidad
última de la gerencia. Por el contrario, cambia la índole del proceso de control. Por tanto, el proceso de control
permite que el gerente controle el avance de los empleados, sin entorpecer su creatividad o participación en
el trabajo.
3. Explique cada uno de los controles que se aplican en las organizaciones

4. Son cinco los pasos del diseño de control, explique cada uno de ellos
1. Definición de los resultados deseados

El diseño de un buen sistema de control debe iniciarse en función de un objetivo fijado por la administración,
determinando el conjunto de acontecimientos que se desea sucedan en el futuro. Una vez más queda demostrada
la interacción entre planeación y control. En esta etapa se debe tratar de que los resultados deseados se expresen
en dimensiones cuantificables.

Las estructuras mentales particulares en ocasiones hacen fijar objetivos muy generales, lo que impide un buen
control. Solo es posible lograr un control adecuado si los objetivos han sido claramente especificados.

Una vez expresados los resultados de manera cuantificable, deben ser relacionados con las personas que en
forma directa o indirecta tengan que ver con dichas metas, ya que el comportamiento humano influye en forma
significativa el éxito o fracaso de lo deseado. Lo adecuado es dividir los objetivos deseados en subobjetivos, para
facilitar los ajustes en las diferentes secciones de la organización y lograr que el personal participe en la obtención
de los resultados.

Siguiendo con el ejemplo de rendimiento deseado, habría que determinar con cuanto va a contribuir cada director
divisional, cuales activos va a tener bajo su control, que ingresos se esperan de él, y otros.

2. DETERMINACION DE LAS PREDICCIONES QUE GUIARAN HACIA LOS RESULTADOS

DESEADOS.

La idea de que el control consiste exclusivamente en comparar lo efectivamente producido con lo deseado es
erronea. Un control administrativo efectivo es el que se preocupa por determinar con anticipación los elementos
de predicción que durante el proceso del control ayudaran a la obtención de los resultados deseados.
Los elementos predictivos son indicadores para detectar desviaciones respecto a lo planeado y corregir
oportunamente las fallas.

Algunas formas de definir los elementos predictivos, son:

a) Cambios en los niveles de los insumos.

Por ejemplo, si se prevé un cambio en los sueldos, se puede asegurar que ello implicará un nuevo gasto. Un
contrato de compra de materiales va a generar costos futuros y de embarque.

b) Complejidad del proceso.

El grado de complejidad con que se conduce la operación provee una buena base para determinar lo que
habrá de efectuarse, por ejemplo, el número mensual de llamadas por telefono de una gerencia de seguros
ayudará a pronosticar el trabajo que habrá en los proximos meses.

c) Síntomas.

Aunque los síntomas no afectan directamente a los resultados, pueden incluir y ayudar a predecir; por ejemplo, el
ausentismo indica baja moral del personal. Por eso se dice que la función de los elementos predictivos es evitar
aumente la brecha entre lo deseado y lo real, aplicando las acciones correctivas ante los primeros síntomas de
desviación.

3. DETERMINACION DE LOS ESTANDARES DE LOS ELEMENTOS PREDICTIVOS EN FUNCION DE

LOS RESULTADOS DESEADOS.

Lo que se pretende en esta etapa es fijar el nivel que se considera aceptable y con el cual se harán comparaciones.
Es decir, cada elemento predictivo necesita un estándar en función de los resultados deseados, de manera que
se vea simple comparación cuando se debe aplicar una acción correctiva.

Por ejemplo, para el departamento de finanzas, el hecho de que un cliente no respete las condiciones de pago en
un mes no es grave, en principio, para la liquidez de la compañía, pero tres o cinco clientes en un mes ya pueden
generar un problema de liquidez.

Es recomendable que estos estándares sean flexibles; es decir, que ante circunstancias especiales pueden
adaptarse. Una empresa puede aumentar su inventario, es decir, salirse de su pronóstico o estándar ante posible
escasez de materia prima.

4. ESPECIFICACION DE FLUJO DE INFORMACIÓN.

Gran parte del éxito de un sistema de control administrativo depende de la forma en que se maneja la información.
Es necesario contestar tres interrogantes:

¿A quien se va a informar?

¿Cuándo se va a informar?

¿Cómo se va a informar?
Para ello, se necesita distinguir entre dos grupos diferentes de usuarios de la información:

a) ¿Quiénes toman decisiones dentro de la línea?

b) ¿Quiénes no toman decisiones dentro de la línea?

Los primeros son quienes actúan en forma rápida, ya que son los que tienen mayores conocimientos sobre
determinado problema y sin duda habrán de lograr encauzar una actividad dada.

El flujo de información para el grupo directivo dependerá de la función que cumpla dentro de la organización, ya
que generalmente no está en el campo de la toma de decisiones, sino en planeación o estudio de problemas
específicos.

Debe evitarse que el flujo de información origine fricciones entre ambos grupos al participar un miembro del grupo
directivo en algunas acciones correctivas. Lo más importante en esta etapa, independientemente de los canales
de información que se establezcan es que los administradores estén seguros de la confiabilidad de la información
que están manejando.

5. EVALUACION Y APLICACIÓN DE LA ACCION CORRECTIVA

Antes de iniciar la acción correctiva se requiere análisis cuidadoso de cada elemento predictivo para detectar
donde se encuentra realmente la falla y no emprender acciones correctivas sin estar seguros de la efectividad del
remedio. Por ejemplo, un incremento en el desperdicio de materia prima puede deberse parcialmente a fallas
mecánicas, pero el problema grave puede ser que la moral del grupo sea muy baja.

Junto con el análisis anterior se deben evaluar las diferentes acciones correctivas que pueden emprenderse para
solucionar los problemas, discutiendo las ventajas y desventajas de cada una.

La elección final y aplicación de la acción correctiva deben ser responsabilidad del ejecutivo de línea, de modo que
dicha acción no perturbe la secuencia normal de actividades. En esta etapa, el administrador debe preguntarse si
es imprescindible planear nuevamente, es decir, corregir el curso de acción actual, en función de la corrección
propuesta, de tal forma que la brecha ante lo presupuestado y lo real se haga cada vez menor.