4.

Elaboración del plan de ejecución del proyecto

Antes de desarrollar un plan de este tipo, tómese un tiempo para reflexionar sobre
cuáles son las cuestiones principales que deberá abordar el plan:

 ¿Qué ventajas se prevé que ofrezca a las partes interesadas?

 ¿Cuáles son los riesgos?
 ¿Qué tipo de tecnología necesita?
 ¿Qué servicios de la cooperativa cubrirá el plan?
 ¿Qué personal se verá involucrado en el proceso?
 ¿Cómo podemos garantizar un rendimiento óptimo?
 ¿Cómo puede realizarse el mantenimiento del sistema a largo plazo?

Una vez que haya reflexionado sobre las respuestas a estas preguntas, es el momento
de dar el siguiente paso: elaboración de un plan detallado de ejecución del
proyecto.

Tómese su tiempo, porque los errores pueden tener consecuencias costosas. No

olvide tampoco que para garantizar el éxito del proceso de diseño deberá contar con la
máxima participación posible. Antes de seguir adelante, consulte a otras personas:
«cuatro ojos ven más que dos». A continuación se describen algunas de las tareas
que deberá llevar acabo:

El diseño del plan de ejecución del proyecto constituye un paso MUY importante que
requiere una profunda reflexión, ya que las modificaciones son mucho más costosas
una vez implantados los sistemas.

DEFINICIÓN DE LOS OBJETIVOS DEL PROYECTO Y DE LA

META EMPRESARIAL
  Decisión sobre el tamaño y la duración del proyecto. La disponibilidad de
fondos remanentes de la cooperativa, la experiencia de sus empleados y la
influencia de los proveedores locales de equipos informáticos repercutirán en el
tamaño y la duración del proyecto. Una de las causas principales de fracaso de
proyectos de informatización es la tendencia a comenzar a una escala
excesiva. Sería recomendable avanzar con cautela, paso a paso, de modo que
los errores serán menores y el costo que ocasione su corrección se podrá
asumir más fácilmente.
 Identificación de objetivos y metas factibles y cuantificables. Divídalos
en: objetivos del proyecto (por ejemplo, informatización de los registros
contables, gestión más rápida de grandes cantidades de datos, mayor
exactitud, acceso a un nuevo mercado, industrialización de los productos, etc.)
y metas empresariales (por ejemplo, aumento de los beneficios en un 20 %,
reducción de los costos financieros en un 30 %, aumento del número de
miembros en un 10 %).
 Obtención de un acuerdo entre todos los interesados (cooperativistas,
empleados y otros) acerca de los objetivos y las ventajas del proyecto. Intente
llegar a un consenso. Las partes interesadas deben implicarse en el proyecto
cuanto antes.
 Desarrollo de un método para el seguimiento de la ejecución del
proyecto. Establezca indicadores de éxito mensurables que permitan
controlar el progreso. Si es posible, asigne valor económico a algunos de los
indicadores. Algunos ejemplos son: dinero ahorrado, número de cooperativistas
nuevos, beneficios empresariales, mayor número de clientes, etcétera.

El uso de los sistemas informáticos ha permitido a Manfrey Cooperativa de Tamberos

de Comercialización e Industrialización Ltda. (Argentina)disponer de información sobre
la rentabilidad empresarial de la cooperativa, lo que ha facilitado el acceso a
préstamos bancarios.

PASOS PRELIMINARES
 Forme un equipo del proyecto cuya responsabilidad principal consistirá en
ayudarle a elaborar el plan y supervisar la ejecución del proyecto, que
mantendrá relaciones con los programadores externos (consultores), los
administradores y los cooperativistas.
 Determine todas las tareas necesarias para alcanzar cada objetivo: recursos
humanos fundamentales, necesidades de capital y presupuesto, análisis
expreso de riesgos, planes para probar el software, planes de capacitación,
plan piloto y plan de ejecución. Defina la duración y los recursos necesarios
para cada tarea. Determine y calcule los costos. Asigne tareas a personas o
grupos de personas.
 Determine todos los factores de riesgo y considere la adopción de medidas
para reducir el riesgo al mínimo.
 Defina las referencias a otros documentos clave necesarios: por ejemplo,
documento de evaluación de riesgos, plan de capacitación, plan de pruebas
del software.
 Establezca un sistema de respaldo: continúe usando el sistema manual en
paralelo durante las fases de desarrollo y pruebas. Si el sistema nuevo fallase
durante estas fases, no se perderán datos y las funciones de la cooperativa
continuarán desempeñándose con normalidad.

IDENTIFICACIÓN DE LOS REQUISITOS PRINCIPALES DEL

SISTEMA
Puesto que los programas informáticos se diseñan de modo que sólo funcionan en
algunas «plataformas» (una plataforma se compone del equipo, el lenguaje de
programación informático y el sistema operativo), es importante elegir la plataforma
más adecuada. Además, una vez que se han elaborado programas para una
plataforma concreta, no resulta fácil adaptarlos a otra. Para diseñar un sistema
informático adecuado a sus necesidades necesitará asesoramiento profesional,
aunque deberá tener en cuenta, como mínimo, las siguientes variables:

 Equipos: costo y facilidad de actualización. ¿Cuántas computadoras va a

adquirir? ¿De qué marca y qué modelo?
 Sistema operativo: costo de la licencia, años en el mercado, lenguaje,
estabilidad.
 Niveles de acceso: diferentes usuarios precisan diferentes niveles de acceso
a la información. Por ejemplo, los miembros de la directiva elegida deberán
contar con acceso libre a todas las cuentas de la cooperativa, mientras que un
cooperativista ordinario sólo necesitará disponer de acceso a su propia cuenta.
Estos niveles de acceso se deben definir para cada recurso de información y
cada perfil de usuario.
 Requisitos de facilidad de uso: capacidad de los usuarios de navegar por el
sistema de información y utilizar sus funciones. Si en un programa se tienen en
cuenta los requisitos de facilidad de uso, los usuarios lo aceptarán más
rápidamente, ya que será intuitivo, permitirá una navegación sencilla, dispondrá
de un sistema de ayuda incorporado y contará con las funciones e informes
más demandados.

Código fuente: se compone de una serie de instrucciones de programación

consecutivas escritas por un programador en un lenguaje de programación
determinado para realizar una tarea concreta. Posteriormente, estas instrucciones se
compilan (se traducen a lenguaje máquina).Lenguaje máquina: conjunto de
instrucciones que puede interpretar una computadora. Habitual mente, los programas
de computadora se venden en forma de código objeto compilado y no se incluye el
código fuente, por lo que no es posible modificarlo ni personalizarlo. Código abierto:
cualquier programa cuyo código fuente pueden utilizar o modificar los usuarios u otros
programadores según estimen oportuno.

DESARROLLO DE UN PLAN DE CAPACITACIÓN PARA EL

PERSONAL Y LOS COOPERATIVISTAS
 Asegúrese de designar formalmente un Director del proyecto. Consiga, si
es preciso, el compromiso de que podrá contar con los recursos humanos
necesarios.
 Determine qué aptitudes deberán tener el administrador y los
empleados para manejar y mantener el nuevo sistema, cuáles son sus
aptitudes actuales y qué nuevas aptitudes deberán desarrollar mediante la
capacitación.
 Elabore un plan de capacitación. Defina el proceso de reciclaje y adaptación
de los empleados para que superen el temor a perder su puesto de trabajo,
además de fomentar su participación y respaldo.
 Asigne personal a la tarea de continuar trabajando con el sistema
manual durante el proyecto, como procedimiento de respaldo. Esta labor es
fundamental para garantizar que las operaciones diarias de la cooperativa y los
servicios prestados a los miembros no se verán afectados negativamente por
ningún problema que pueda derivarse de la ejecución del proyecto.
Prevea la posible necesidad de modificar los procedimientos y analice el efecto de
estos cambios en la organización, la estructura y los incentivos: la informatización no
se limita a la instalación de los equipos y los programas, sino que altera por completo
el método de trabajo habitual; por lo tanto, hay que prestar una atención especial al
personal, proporcionándole la capacitación y el apoyo pertinentes para garantizar que
podrán adaptarse al ritmo necesario.

ELABORACIÓN DEL PLAN DE TRABAJO Y DEL

PRESUPUESTO DEL PROYECTO
Un método sencillo para elaborar un plan de trabajo es organizar la información
recopilada sobre lo que se desea hacer en una secuencia jerarquizada: comience por
el objetivo, después pase a los resultados que contribuyen a la consecución de dicho
objetivo y, por último, a las tareas que permitirán lograr los resultados. A continuación
se muestra un plan de trabajo parcial correspondiente a uno de los diversos objetivos
posibles:

PLAN DE TRABAJO

Objetivo Resultado Tarea Actividad Responsab Fecha

le
1. 1.1 Sistema 1.1.1 Adquisición 1.1.1.1 Visita a Director del 03.06.0
Informatizaci instalado y de hardware y softw proveedores proyecto 4
ón del en are de hardware y softwa
sistema de funcionamien re, y obtención del
información to mejor precio
1.1.1.2 Aprobación Director del 10.06.0
de la compra por el proyecto 4
consejo
1.1.2 Instalación y 1.1.2.1 Instalación y Tecnico 11.06.0
cableado de la red cableado 4
de computadoras
1.1.2.2 Pruebas Técnico 12.06.0
eléctricas Técnico 4
1.1.3 Instalación 1.1.3.1 Instalación de Consultor 15.06.0
del hardware los equipos 4
1.1.4 Instalación 1.1.4.1 Instalación Desarrollad 22.06.0
del software del software or 4
de software
1.1.5 Capacitación 1.1.5.1 Planificación Monitor 12.06.0
de usuarios de la capacitación principal 4
1.1.5.2 Elaboración Monitor 25.06.0
del material principal 4
pedagógico
1.1.5.3 Organización Monitor 27.06.0
del programa de principal 4
capacitación

El siguiente paso es analizar la cronología y el orden de todos estos resultados, tareas

y actividades para obtener una visión de conjunto. Para ello, se suelen emplear un
diagrama de barras o de Gantt, como se muestra en el anexo 4.4.
El último paso es la asignación de costos a todas estas acciones ordenadas
cronológicamente, con el fin de anticipar las necesidades de fondos para cubrir los
gastos. Después, esta información se organiza en forma de un plan de gastos o
presupuesto mensual o trimestral, como se muestra a continuación:

PROYECTO DE INFORMATIZACIÓN
Descripción de la Gastos previstos
tarea o actividad
Primer Segundo Tercer Cuarto Total
trimestre trimestre trimestre trimestre primer
año
Adquisición 4.500 4.500
de hardware y
software
Instalación 500 500
del hardware
y cableado
Desarrollo 1.500 1.500 3.000
del software
Capacitación del 250 250
personal
TOTAL 4.500 500 1.500 1.750 8.250

ESTABLECIMIENTO DE UN SISTEMA DE SEGUIMIENTO Y

EVALUACIÓN PARTICIPATIVO
Además del plan de ejecución y del presupuesto, deberá también crear un mecanismo
sencillo que permita vigilar el cumplimiento de la ejecución del proyecto. Lo habitual es
definir «hitos» claros y mensurables, es decir: resultados, tareas y actividades que
deben realizarse en un plazo determinado y que deben cumplir ciertas normas de
calidad.

Si ha elaborado correctamente el plan de trabajo del proyecto, deberá poder obtener

del mismo la mayor parte de la información necesaria para vigilar el cumplimiento de la
ejecución. En definitiva, cuanto mayor sea el nivel de detalle, más sencillo resultará
supervisar el desarrollo del proyecto.

Aspectos y herramientas de planificación

En la fase de planificación del proyecto, usted y su equipo deberán tomar cierto

número de decisiones importantes en relación con el hardware y el software. Puesto
que las decisiones que afectan al software repercutirán en las actividades posteriores
de desarrollo, pruebas, instalación, formación y asistencia, éstas deben meditarse en
profundidad y con previsión.