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Fecha: 23/01/2018
Responsables: JG TUTORIAL
Vo.Bo.: PG TESORERÍA CAJA - BANCOS
Rev. 2.2 Versión 8
Objetivo Crear cajas y bancos con los respectivos atributos para contabilizar la información en la
unidad de negocio correspondiente.
DESCRIPCIÓN
Para efectuar el arqueo de caja, transacciones bancarias o movimientos de tesorería, Mekano tiene la opción de
crear en el sistema, las Cajas y los Bancos que tiene la empresa, para llevar un registro contable preciso.
Las Cajas y/o bancos que correspondan al Tercero de la empresa y que son afectadas al momento de elaborar
comprobantes, pueden ser configuradas en Mekano desde el Menú Tesorería con el fin de que al realizar las
transacciones, estos aumenten y/o disminuyan su saldo de forma automática.
Tanto en las Cajas como en los Bancos de la empresa es posible diligenciar el campo Cuenta Contable con el
respectivo código para la realizar la contabilización de forma automática, efectuar arqueos de caja o realizar
traslados entre éstas.
AMBIENTE DE TRABAJO
Para que un usuario pueda ingresar a esta ventana, según el modelo de seguridad que ofrece Mekano, es
indispensable que en su perfil tenga habilitado el menú «Parámetros» y la opción «Tesorería», asimismo, según los
procesos que vaya a ejecutar, deberá contar con los permisos atribuidos previamente por el usuario Supervisor (ver
«Perfiles»).
Gracias a que Mekano es un so ware amigable y de fácil uso, sus ventanas tienen el mismo método para adicionar,
grabar, editar o borrar registros. Para mayor ilustración, observe en el siguiente recuadro los botones más usados
de la Barra de Funciones, cada uno va acompañado de una tecla rápida:
Adicionar Grabar Editar Borrar Refrescar
[Ins] [F3] [F2] [Supr] [Shi +F3]
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Además, en el Mekano también pueden encontrar campos de tipo selección, que se activan e inactivan con el
mouse o con la barra espaciadora, según el caso. Para mayor comprensión ver siguiente cuadro:
Campo Null - Significa que está pendiente por definir (Así aparece el campo luego de crear un nuevo
registro, cuyos atributos aún no han sido definidos o validados). Recuerde oprimir el botón Refrescar de
la barra de funciones, pues todo campo debe quedar marcado o en blanco.
ADICIONAR CAJA/BANCO
La estructura base prediseñada de Mekano incluye en la ventana «Bancos» la creación de modelos de cuentas de
ahorro y corriente, caja general, caja menor y las cajas de anticipo clientes y anticipo proveedores, con el fin de que
cada usuario edite los campos reemplazando la información existente por los datos de su empresa, sin embargo si
lo desea también podrá insertar nuevas cajas o bancos:
Adicionar: Para agregar un nuevo registro, oprima la tecla [Insert] o el botón Adicionar de la barra de
funciones y configure los siguientes campos:
CAMPO DESCRIPCIÓN
Código Es el identificador único de la caja o el banco.
Nombre Descripción detallada de la caja o el banco.
Titular Nombre del tercero que registra como titular en caso de una cuenta bancaria.
Tipo Es posible establecer varios tipos de bancos o cajas dependiendo de su naturaleza:
cuentas de ahorro o corrientes, cajas generales, caja pos, etc. Se contemplan también los
tratamientos especiales de anticipos a clientes o proveedores.
Tercero Campo que se asigna automáticamente con el tercero empresa, para editarlo oprima la
tecla [F2] y asigna el código del tercero que desee.
Nombre del Tercero Corresponde al nombre del Tercero asignado en el campo anterior.
Cuenta Contable Cuenta con la cual se registra la transacción contable de la caja o el banco, al momento
de elaborar comprobantes desde el módulo Gestión. Sólo se asigna cuenta contable si el
Tercero a quien corresponde la información es la misma Empresa.
Nombre de la Cuenta Corresponde al nombre de la cuenta asignada en el campo anterior.
Visible en Movimiento Campo para identificar si la caja o banco es visible para movimiento Gestión. Se marca
automáticamente pero también puede ser desmarcado.
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Grabar: Luego de terminar un proceso de inserción o modificación y antes de salir de la ventana, siempre
deberá guardar el registro, para ello basta con usar la tecla [F3] o hacer clic en el botón Aceptar ubicado en
la barra de funciones, si lo desea también puede oprimir la tecla [Flecha Arriba].
NOTA: La estructura de Mekano permite tener un crecimiento Vertical, es decir que en sus tablas pueden crearse los
datos que cada usuario requiera.
Editar: La forma de modificar una Caja o Banco es muy simple basta con usar la tecla [F2] o el botón Editar
de la barra de funciones para efectuar los cambios respectivos; recuerde usar la tecla [F3] para Grabar.
Eliminar: La forma de borrar una Caja o Banco es muy sencilla, basta con usar la tecla [Supr] o el botón
Eliminar de la barra de funciones y finalmente confirmar la operación. Recuerde que este proceso es
irreversible y sólo lo puede ejecutar el Usuario con el atributo «Borrar» en su Perfil.
Advertencia : Recuerde que el sistema solo permite eliminar las cajas o los bancos que NO se han utilizado en
ninguna transacción. Si trata de eliminar un tipo una caja o banco que ya tiene movimiento, el sistema generará el
siguiente mensaje de alerta: ‘Registro restaurado por tener dependencia’. El proceso no se ejecutará por seguridad
gracias a la integridad referencial que posee Mekano.
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TRUCOS DE MANEJO
● Acceso Rápido: También puede ingresar a esta ventana oprimiendo de manera secuencial las teclas:
[Alt]+[P]+[T], pestaña «Detalles», Icono «Bancos». Combinación que puede variar según la configuración de su
teclado, en tal caso, deberá consultar el manual de su sistema operativo.
● Ambiente de Trabajo: Gracias a que Mekano es un so ware de fácil uso, recordamos que todas las ventanas
tienen la misma forma para adicionar, editar o eliminar registros, pero si dado el caso requiere conocer mejor
el proceso, recuerde utilizar el tutorial respectivo. (ver «Ambiente de Trabajo»).
● Cuenta Contable: Sólo se asigna cuenta contable si el Tercero a quien corresponde la información es la misma
Empresa.
● Creación Automática desde Tesorería: Al crear los Bancos desde la Ventana «Parámetros»,«Tesorería»,
«Bancos», y asignar el NIT del tercero, quedará de manera automática creado en el Menú «Terceros», icono
«Bancos».
● Ayuda en Línea: Si desea activar la ayuda disponible para esta ventana, oprima la tecla [F1] o en su defecto,
sin salir de esta opción, puede hacerlo desde el menú «Conexión» y hacer clic en «Ayuda». Recuerde que para
su ejecución se requiere señal de internet.
● Selector de Columnas: Si requiere personalizar esta ventana ocultando algunos campos, despliegue el
selector utilizando el botón asterisco [*], ubicado en el punto donde inician las columnas. Basta con usar el
mouse para marcar o desmarcar, también puede usar las teclas [Flecha Arriba] o [Flecha Abajo] para
desplazarse y rápidamente con la tecla [Espacio] activar e inactivar cada campo.
● Moldear ventana: Una vez elegidos los campos con el selector [*], luego de ordenar, ajustar y desplazar las
columnas a su gusto, podrá conservar dicha presentación para futuras conexiones a Mekano, haga clic en el
botón «Moldear» o use las teclas de función [Ctrl]+[M].
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TUTORIALES RELACIONADOS
A continuación aparece un resumen con los temas relacionados al presente tutorial y sus respectivos enlaces:
BARRA DE FUNCIONES
La Barra de Funciones aparece en cada opción del programa y está ubicada en la parte inferior de la respectiva
ventana. Tenga en cuenta que para realizar estas operaciones, el usuario actual debe contar con los permisos
respectivos, asignados previamente por el Supervisor del sistema.
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CUESTIONARIO
● La configuración de las cajas y bancos se realiza desde la ruta:
a. «Parámetros», «Terceros», «Detalles», «Bancos».
b. «Configuración», «Esquema Contable»
c. «Parámetros», «Tesorería», «Bancos».
d. «Parámetros», «Tesorería», «Monedas».
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