SELECCIÓN, EVALUCION y REEVALUACION DE

PROVEEDORES DE MEDICAMENTOS, INSUMOS Y

DISPOSITIVOS MEDICOS
Código: P- 000 Versión:00 Vigente desde: Página 1 de 10
00/00/0000

1. OBJETIVO

Establecer las actividades para la selección, evaluación y reevaluación de

proveedores con el fin de garantizar que los productos adquiridos cumplan con
los requisitos de compra previamente especificados y se garantice la
disponibilidad de los mismos en forma oportuna y confiable.

2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para la selección, evaluación y reevaluación de
proveedores de medicamentos, Insumos y dispositivos médicos.

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA O RELACIONADOS

 Noma Técnica Colombiana NTC ISO 9001:2008 Sistemas de Gestión de la

Calidad - Requisitos
 P-SFAR-XXX Recepción Técnica y Administrativa de los medicamentos,
insumos y dispositivos médicos.

4. RESPONSABILIDADES

 Gerente: Tendrá la responsabilidad de llevar la relación comercial entre

MEDICAL AT HOME – Soporte Médico en Casa S.A.S. y sus proveedores
(Celebración de contratos)

 Químico farmacéutico: Es responsable de seleccionar, evaluar y reevaluar a los

proveedores de medicamentos, Insumos, dispositivos médicos, de acuerdo a los
criterios establecidos por MEDICAL AT HOME – Soporte Médico en Casa S.A.S.
bajo las directrices de la Gerencia. Así mismo es responsables de realizar el
seguimiento al cumplimiento de los requisitos especificados por parte del
proveedor.

 Auxiliar del Servicio farmacéutico: Verificar en la recepción de cada solicitud

que los requisitos especificados.

5. DEFINICIONES

 Proveedor: Empresa o persona que proporciona un producto.

 Compra: Proceso de adquisición de un producto o servicio.
 Evaluar: Calificar al proveedor teniendo en cuentas unos criterios y cumplimiento
de puntajes establecidos.

 Reevaluar: Hacer un seguimiento al cumplimiento de los criterios pactados

durante la contratación inicial con el proveedor.
 SELECCIÓN, EVALUCION y REEVALUACION DE
PROVEEDORES DE MEDICAMENTOS, INSUMOS Y
DISPOSITIVOS MEDICOS
Código: P- 000 Versión:00 Vigente desde: Página 2 de 10
00/00/0000

 Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u

obligatoria.

6. GENERALIDADES

MEDICAL AT HOME – Soporte Médico en Casa S.A.S ha estructurado un proceso

para selección, evaluación y reevaluación de los proveedores de medicamentos,
Insumos y dispositivos médicos con el fin de asegurar que el suministro de los
productos farmacéuticos se realice de acuerdo con los requerimientos
determinados por MEDICAL AT HOME – Soporte Médico en Casa S.A.S.
Para esto se tendrán en cuenta como mínimo tres proveedores, los cuales
aplicaran a este proceso y se tomaran las decisiones pertinentes de acuerdo a los
costos, disponibilidad, oportunidad, calidad y cumplimiento.

6.1 SELECCIÓN

El proceso de selección de proveedores consiste, a la etapa previa del inicio del

proceso de compra, mediante la cual se logra la validación o aprobación de
algunos proveedores, que tienen las competencias para satisfacer
adecuadamente los requerimientos de MEDICAL AT HOME – Soporte Médico en
Casa S.A.S y sus clientes finales.

A cada proveedor seleccionado se le debe diligenciar las hojas de vidas y los

criterios de selección.

Con los proveedores aceptados se pacta anualmente las condiciones de calidad,

oportunidad en la respuesta y aspectos financieros, dejando evidencia de la
negociación en el acuerdo de compra de medicamentos, insumos y dispositivos
médicos.

En cuanto a la información de las compras, los requisitos para el suministro de

medicamentos, Insumos y dispositivos médicos se establecen en los términos de la
negociación; además en cada Orden de Compra se establecen las características
de los elementos solicitados, las especificaciones y los términos de la compra
negociados (Descuentos, productos adicionales a recibir, cantidad, etc.)

Los criterios de calificación son los siguientes:

Puntaje
Ítem Criterio
Máximo
1 Calidad 40%
2 Oportunidad de respuesta 30%
3 Aspectos Financiero 30%
TOTAL 100%
 SELECCIÓN, EVALUCION y REEVALUACION DE
PROVEEDORES DE MEDICAMENTOS, INSUMOS Y
DISPOSITIVOS MEDICOS
Código: P- 000 Versión:00 Vigente desde: Página 3 de 10
00/00/0000

6.2 EVALUACION

El proceso de evaluación consiste en registrar y consolidar mensualmente, el

comportamiento del proveedor de acuerdo con los requisitos previamente
pactados, a través de la medición del cumplimiento de las entregas por ítem y
cantidades solicitadas, tiempo de respuesta, estado del producto, entre otros.
Esta información es registrada en el formato Inconsistencias de Recepción
técnica y administrativa de medicamentos, insumos y dispositivos médicos,
diligenciado al momento de cada recepción técnica y administrativa de
medicamentos, insumos y dispositivos médicos.

La verificación de los productos farmacéuticos comprados se realiza al momento

de la recepción técnica y administrativa de medicamentos, insumos y dispositivos
médicos, con la verificación física y documental de los productos solicitados y
recibidos. En caso de inconsistencias estas son reportadas al Proveedor, quien
debe dar respuesta y gestión a los hechos. En caso de no obtener respuesta por
parte del proveedor en cuanto a las inconsistencias no se recibe el producto.

La evaluación del Seguimiento incluye los siguientes criterios:

Criterios de Evaluación de Puntajes

Ítem
Seguimiento Máximo Mínimo
Evaluación Técnica (Valoración 70%)
25 8
1 Cumplimiento en tiempos de despacho
Excelente Deficiente
Cumplimiento en despacho total de
2 25 8
artículos solicitados
Cumplimiento en precios-factura versus
3 15 4.8
orden de compra
4.8
8.75
4 Nº de lote del producto en la factura No
Cumple
cumple
Fecha de vencimiento del producto en la
5 8.75 4.8
factura
6 Nº de la orden de compra en la factura 8.75 4.8
Registro INVIMA del producto en la
7 8.75 4.8
factura
Evaluación de Servicio (Valoración 30%)
25 10
7 Atención oportuna a llamadas
Excelente Deficiente
8 Rapidez para atender devoluciones 25 10
9 Atención de quejas y reclamos 25 10
10 Asesoría 25 10
 SELECCIÓN, EVALUCION y REEVALUACION DE
PROVEEDORES DE MEDICAMENTOS, INSUMOS Y
DISPOSITIVOS MEDICOS
Código: P- 000 Versión:00 Vigente desde: Página 4 de 10
00/00/0000

Cada criterio tiene una puntuación asociada que multiplicada por la valoración
establecida y de la sumatoria de las mismas, se genera la calificación total
durante el mes en evaluación; por lo menos una vez al año, se envía
retroalimentación a los proveedores sobre el resultado de las evaluaciones de
seguimiento, con el fin de establecer compromisos de mejoramiento continuo. La
evaluación está definida, según el cumplimiento de los estándares pactados, de
la siguiente manera:

VALORACIÓN TOTAL
90% - 100% Desempeño Excelente.
80% - 89% Cumple con lo esperado.
Cumple con lo esperado, pero no
60% - 79%
satisface completamente
Menor de 60% No cumple con lo esperado

 Los proveedores con una valoración total entre 90% - 100% serán
notificados de su condición de Desempeño Excelente.
 Los proveedores con una valoración total entre 80% - 89% serán
notificados de su condición de Cumple con lo esperado.
 Los proveedores con una valoración total entre 60% - 79% serán
notificados de su condición de Cumple con lo esperado, pero no
satisface completamente, y deberán presentar un plan de acción de
mejora para enfrentar las debilidades detectadas.
 Los proveedores con una valoración total menor de 60% serán notificados
de su condición de No cumple con lo esperado, y no podrán continuar
brindando productos.

6.2.1 Periodicidad de la calificación

La calificación de un proveedor será única y de carácter transversal
para toda la institución, reflejando el desempeño del proveedor en todas
las Unidades de Negocio que haya prestado servicios o suministrado
bienes en un período de tiempo, según se indica en el siguiente cuadro:

Tipo de proveedor Periodicidad de la calificación

Producto ANUALMENTE se ejecutará el proceso que permitirá
obtener la evaluación general del proveedor, que
considerará todas las evaluaciones realizadas para un
proveedor en cada uno de los contratos u órdenes de
servicio, los documentos de compra, peticiones de oferta
y documentos de recepción registrados durante el
período. La evaluación es realizada según año vencido, y
con inicio del proceso el Primer trimestre de cada año.

6.2.2 Comunicación de la evaluación a los proveedores

Los proveedores deberán contar con la información de sus procesos,
las cuales serán informadas centralizadamente para el proceso de
operación y seguimiento.
 SELECCIÓN, EVALUCION y REEVALUACION DE
PROVEEDORES DE MEDICAMENTOS, INSUMOS Y
DISPOSITIVOS MEDICOS
Código: P- 000 Versión:00 Vigente desde: Página 5 de 10
00/00/0000

El Área del Servicio Farmacéutico podrá informar del avance en la

calificación de los proveedores en la gestión local, como una forma de
ir alineando y retroalimentando a sus proveedores, atendiendo
consultas y reclamos respecto de su evaluación.

Si el proveedor no cumple con lo esperado, le solicitará corregir sus

fallas, para ello le enviará por escrito las deficiencias u observaciones
que se hayan detectado, además se buscará tener el mínimo trato
comercial en el siguiente periodo y si en tres periodos de evaluación
consecutivos los resultados no son los esperados, se determinará la
sanción correspondiente.

6.3 REEVALUACIÓN

La reevaluación se lleva a cabo anualmente con la generación del reporte del

comportamiento durante el periodo y consiste en determinar con cuales de los
proveedores conviene continuar trabajando de acuerdo con los resultados del
desempeño obtenido.

7. ANEXOS
 Anexo No. 1. Hoja de Vida Proveedor
 Anexo No. 2. Criterios de Selección de Proveedores
 Anexo No. 3. Evaluación de Proveedores

8. DESCRIPCION
Ver flujograma

Flujograma 1: selección
Flujograma 2: Evaluación
Flujograma 3: reevaluación

8.1 SELECCIÓN

N
FLUJO PROCEDIMIENTO RESPONSABLE FORMATO
o
Realizar el listado de los proveedores de
Selección de medicamentos, insumos y dispositivos Químico Listado de
1
proveedores médicos. Farmacéutico proveedores
Diligenciar para cada proveedor los Hoja de vida
Diligenciamiento de Químico
formatos: hoja de vida del proveedor y del
formatos Farmacéutico
criterios para la selección de proveedores proveedor
2 Criterios para la Los criterios utilizados para la selección Químico Criterios de
selección de de proveedores de medicamentos, Farmacéutico Selección
proveedores insumos y dispositivos médicos son los
siguientes:
 SELECCIÓN, EVALUCION y REEVALUACION DE
PROVEEDORES DE MEDICAMENTOS, INSUMOS Y
DISPOSITIVOS MEDICOS
Código: P- 000 Versión:00 Vigente desde: Página 6 de 10
00/00/0000

Cada criterio de selección se le asigna un

porcentaje máximo para llevar a cabo el
análisis y por consiguiente la validación
de los proveedores que tienen las
competencias que satisfacen
adecuadamente los requerimientos de
MEDICAL AT HOME – Soporte Médico en
Casa S.A.S.

Se pacta anualmente, las condiciones de

calidad, oportunidad en la respuesta y
aspectos financieros, dejando evidencia
de la negociación en el acuerdo de
compras de medicamentos, insumos y
dispositivos médicos.
Los requisitos para el suministro de los
Termino de negociación
productos farmacéuticos se establecen
con Proveedores de
3 en los términos de la negociación y
medicamentos, Químico
quedan aceptados al momento firmar
insumos y dispositivos Farmacéutico
ambas partes el acuerdo de compra;
médicos.
además en cada Orden de Compra se
establecen las características de los
elementos solicitados, las
especificaciones y los términos de la
compra negociados (Descuentos,
productos adicionales a recibir, etc.)

8.2 EVLUACION

No FLUJO PROCEDIMIENTO RESPONSABLE FORMATO

Registrar y consolidar mensualmente, el
comportamiento del proveedor de
acuerdo con los requisitos previamente
pactados, a través de la medición del
cumplimiento de las entregas por ítem y (Proceso de
cantidades solicitadas, tiempo de recepción
respuesta, estado del producto, entre técnica y
Registrar y consolidar otros. administrativa)
el comportamiento de Toda las Inconsistencias en la Recepción Químico Formato de
1
los proveedores. técnica y administrativa de Farmacéutico inconsistencias
medicamentos, insumos, y dispositivos en la Recepción
médicos es registrada en el formato Técnica y
Inconsistencias de Recepción técnica y administrativa
administrativa, diligenciado al momento
de cada recepción técnica y
administrativa de medicamentos,
insumos y dispositivos médicos.
 SELECCIÓN, EVALUCION y REEVALUACION DE
PROVEEDORES DE MEDICAMENTOS, INSUMOS Y
DISPOSITIVOS MEDICOS
Código: P- 000 Versión:00 Vigente desde: Página 7 de 10
00/00/0000

Criterios de
Criterios de Químico
2 evaluación de
evaluación Farmacéutico
seguimiento

Registrar en las tablas de criterios de F000-Formato

evaluación de seguimiento el puntaje Químico Criterios de
3 Tabular
correspondiente a cada proveedor. Farmacéutico Evaluación de
Seguimiento
Realizar el análisis de los resultados del
Análisis de los comportamiento del desempeño del Químico
4
resultados proveedor de acuerdo a los criterios de Farmacéutico
evaluación.
Se determina el grado de cumplimiento Formato de
Determinar el grado del proveedor de acuerdo al puntaje Químico criterios de
5 de cumplimiento del obtenido y registrado en el Formato de Farmacéutico evaluación de
proveedor Criterios de Evaluación de Seguimiento. seguimiento
El Químico Farmacéutico pasa el informe
a gerencia de los resultados obtenidos de Químico
6 Informe a gerencia los Criterios de Evaluación de Farmacéutico
Seguimiento.
La gerente analiza los resultados
obtenidos en los criterios de evaluación
de seguimiento de cada proveedor.
Análisis de informe
7 por parte de la Gerente
NOTA: la gerencia debe determinar si se
gerencia
envía comunicado de retroalimentación
de los resultados de la evaluación del
comportamiento a los proveedores.
Se le enviará por escrito a cada
proveedor los resultados de los criterios
Envío de comunicado de evaluación que habían sido pactados
8 de los resultados al para su retroalimentación. Gerente
proveedor
Si : siguiente paso
No: fin del proceso.
 SELECCIÓN, EVALUCION y REEVALUACION DE
PROVEEDORES DE MEDICAMENTOS, INSUMOS Y
DISPOSITIVOS MEDICOS
Código: P- 000 Versión:00 Vigente desde: Página 8 de 10
00/00/0000

Se envía retroalimentación a los

proveedores sobre el resultado de las
evaluaciones de seguimiento, con el fin
de establecer compromisos de
mejoramiento continuo. La evaluación
está definida, según el cumplimiento de
los estándares pactados, de la siguiente
Retroalimentación a manera: Químico
9
proveedores Farmacéutico

8.3 REEVALUACION

Nº FLUJO PROCEDIMIENTO RESPONSABLE FORMATO

Periodo de La reevaluación se lleva a cabo Químico
1 anualmente.
reevaluación Farmacéutico
Se genera un reporte para la descripción
Reporte de la Químico
2 del comportamiento del proveedor
reevaluación Farmacéutico
durante un año.
Registrar los resultados obtenidos de la Formato de
reevaluación de cada proveedor. Químico desempeño
3 Tabular
Farmacéutico anual del
proveedor
Realizar el análisis de los resultados del
Análisis de los comportamiento del desempeño del Químico
4
resultados proveedor de acuerdo a criterios Farmacéutico
pactados en un año.
El Químico Farmacéutico pasa el informe
a gerencia de los resultados obtenidos y
Químico
5 Informe a gerencia el análisis realizado del desempeño del
Farmacéutico
proveedor de acuerdo a los criterios
pactados en un año.
La gerente analiza los resultados
obtenidos del comportamiento de cada
proveedor en un año.

Nota: La gerencia determina si envía el

Análisis de informe
6 comunicado de los resultados del Gerente
por parte de gerencia
comportamiento del proveedor y
determina con cuales de los proveedores
conviene continuar con la relación
comercial de acuerdo con los resultados
del desempeño obtenido.
7 Envío de comunicado Se envía por escrito los resultados Gerente
de los resultados obtenidos de la reevaluación de cada
proveedor que habían sido pactados en
 SELECCIÓN, EVALUCION y REEVALUACION DE
PROVEEDORES DE MEDICAMENTOS, INSUMOS Y
DISPOSITIVOS MEDICOS
Código: P- 000 Versión:00 Vigente desde: Página 9 de 10
00/00/0000

un año.

Si: Siguiente proceso.

No: Fin del proceso.
Se envía por escrito a los proveedores
los resultados obtenidos en un año, con el
fin que establezcan compromisos para la
mejora continua. La reevaluación está
definida, según el cumplimiento de los
estándares pactados, de la siguiente
Retroalimentación a manera: Químico
8
proveedores Farmacéutico

Si los proveedores cumplen con los

Renovación de criterios pactados en un año, se decide
9 Gerente
contrato continuar trabajando con los mismos
haciendo la renovación del contrato.