Unidad 3.

Proceso de Auditoría

Actividad: De la auditoría interna al proceso organizacional

Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la unidad 2, tome un (1) proceso
organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora continua) y realice los
siguientes puntos:

a. Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando, a la

asistencia de la “Reunión de apertura”. Diseñe un formato para la corroboración del
personal asistente, en éste mismo formato se debe plantear, además de otros aspectos
(objetivo de la auditoría, criterios de auditoría, fecha, proceso o actividad a auditar,
observaciones, etc.), una columna para la firma de los asistentes a la reunión de apertura
y cierre de la auditoría.

REUNION DE APERTURA PROCESO DE AUDITORIA INTERNA

EMPRESA: clínica Guadalupe
Dirección: CARRERA 15 No 45-85
Representante: Amanda Correa
Tel: 3568425
Cargo: Gerente General
Correo electrónico: gg@clinicaguadalupe.com.co
De: Equipo Auditor
Auditores1-a@gmail.com.co
Para: Coordinación equipos médicos
Katherine Acosta
Fecha: 06/08/2019

OBJETIVO:
esta auditoria tiene como finalidad la verificación y cumplimiento de los programas y
mantenimientos del sistema de gestión de calidad de Clínica Guadalupe en el área de equipos
médicos. Además de verificar el correcto funcionamiento de los procesos usados por clínica
Guadalupe, en las diferentes áreas que influyen en la prestación de servicio.
Criterios de Auditoria

• SGC de MRC

• Política de Gestión Financiera.

• Política de Logística y Servicio al Cliente

• Manual de Procedimientos

• Políticas Corporativa de MRC

Reunión de Apertura:
Lunes 2 de septiembre de 2019
Hora 7:00 am

Reunión de Cierre:
Miércoles 4 de septiembre de 2019
Hora 4:30 pm

A QUIEN INTERESE

Por medio de la presente se informa a Clínica Guadalupe, que el equipo auditor de auditores
1-A. se estarán acercando a sus instalaciones ubicadas en Carrera 15 No 45-85, para realizar
la auditoria y seguimientos al servicio: área de mantenimiento de equipos Biomedicos.
Se pide que cada área participante en el proceso presente todos los documentos relacionados,
para que la auditoria sea un éxito.

Objetivo: verificar y evaluar que se están aplicando los procesos y procedimientos inherentes
a la prestación de servicios Clínica Guadalupe consignados en cada uno de los documentos
relacionados como criterios de auditoria.
La visita será realizada por un equipo de tres (3) auditores de calidad y debe ser atendida en
primera instancia por el Coordinador calidad, El Coordinador equipos Médicos, el día 2 de
septiembre del presente año, con una duración de 5 horas, en las instalaciones clínica
Guadalupe. Adjunto lista de Chequeo y procedimiento establecido en el SGC empresarial
para el proceso en cuestión. En caso de tener alguna observación o aclaración a la presente
comunicación, por favor comunicarla al líder del grupo auditor, antes del 30 de Agosto de
2019.
Por favor indique en la columna correspondiente, el nombre, cargo y firma de las personas
que atenderán al equipo auditor. Así mismo, para la reunión de apertura de la auditoria le
agradezco invitar a las personas relevantes del área que será auditada. Para la reunión inicial
le pido el favor de disponer de las documentaciones, condiciones de seguridad y salud
ocupacional aplicables a su área, además de disponer de los equipos de protección personal
necesarios. La información que se conozca por la ejecución de esta auditoria será tratada
confidencialmente, por parte del equipo auditor. El informe de la auditoria y su comunicación
serán en español.

Cordialmente:
AUDITORES 1-A

Indicadores

Cumplimiento en mantenimientos preventivos y correctivos.

Responsable Auditoria: Oficina Asesora de Control interno

Responsable Área: mantenimiento de equipos médicos.

Asistentes:

• Gerencia General

• coordinación equipos médicos

• coordinación de calidad

ASISTENTES
Equipo Auditor de Gerencia de Calidad
Camila Castro Experto Técnico SGC firma: ______________
Juan David Noriega Ingeniero de Procesos firma: ______________
Karina Acosta Representante de Gerencia firma: ______________
 AUDITADOS
Leonardo Martínez Coordinador equipos médicos firma: ______________
Laura Diaz Coordinador Calidad firma: ______________

OBSERVACIONES: La estrategia de comunicación se hará de forma activa.

Favor devolver este documento diligenciado con los nombres y cargos de las personas que
van a recibir la auditoria, al E-mail documentosaditor1-a@gmail.com Cualquier duda
comunicarse al celular: 3042546875.
se auditarán en todas las áreas y procesos aplicables. Los nombres de los procesos
corresponden a la denominación dada por la empresa. Durante la auditoria se cerrarán las
acciones correctivas planteadas para las no conformidades detectadas en la auditoria anterior
y que están pendientes.

b. Revisión documental durante la realización de la auditoría.

 Observaciones del
N° Documento revisado
documento
Política de Logística y Última actualización
1
Servicio al Cliente 01/08/2019
Política de Gestión
Financiera
Instructivos de desarrollo de
protocolos de Última actualización
2 mantenimientos preventivos 02/08/2019
y correctivos.
fmb-004
Carpetas de Protocolos e
Instructivos
Manual de Procedimientos. Última actualización 9 de
3
Cap. Compras y Logística. febrero 2014
Manual de Procedimientos Fmb-002
4
de equipos de equipos Versión marzo de 2014
fmb-005
Manual de Documentos de
Libros de registro de
5 Retención y Archivo del
mantenimientos de equipos
Laboratorio de Ensayos.
biomedicos.
6 Manual de Calidad fmb-001 Versión Marzo de 2014

c. Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de comunicación que

usará durante la auditoría.

La escucha activa.

d. Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de

recolección y verificación de información usará durante la auditoría (ejemplo: lista de
Chequeo).
• Lista de chequeo, técnicas de verificación ocuular, verbal, documental, físicas y

LISTA DE CHEQUEO
LISTA DE VERIFICACION: CUMPLIMIENTOEVIDENCIAS YOBSERVACIONES
MANUAL DE CALIDAD: SI COPIAS CONTROLADAS DEL MANUAL DE CALIDAD
SE ENCUENTRAN DOCUMENTADOS LAS RESPUESTAS SI SEÑALADAS
SE ENCUENTRAN COMUNICADAS LAS RESPUESTAS SI NO HAY EVIDENCIA DE LA COMUNICACIÓN
PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS ( DOCUMENTOS NIVEL I)
EXISTEN MANUALES INSTRUCTIVOS SI
EXISTE EVIDENCIA DOCUMENTADA DEL CONOCIMIENTO NO CONOCE SUS FUNCIONES PERO NO SE DOCUMENTA
INSTRUCCIONES DE TRABAJO PASO A PASO SI
ESTAN IDENTIFICADOS LOS PLANES DE TRABAJO SI POSEEN PROTOCOLOS CLARAMENTE ESPECIFICADOS
RESPECTOAL SERVICIO:
EXISTEN REGISTROS DE ACCIONES DE MEJORA SI POSEEN LA DOCUMENTACION NECESARIA
ESTAN DEFINIDAS LAS PAUTAS DE LAS ACCIONES DE MEJORA SI
EXHIBICION DEL PROCESO DE AUDITAR EN LUGAR VISIBLE
EXISTEN DEFINIDOS PROCESOS PARA LA REALIZACION DE LA AUDITORIA SI VERBALMENTE CONOCEN EL PROCESO Y ESTAN DOCUMENTADOS
SE EMPLEAN TECNICAS ESTADISTICAS SI
SATISFACCION DEL CLIENTE
EXISTEN INDICADORES ADECUADOS SI
SE EMPRENDEN ACCIONES PARA EL CONOCIMIENTO DE LOS PROCESOS SI

escritas.

e. Generación de hallazgos de auditoría:

Fecha: Fecha: 04-09-2019 Auditor(es): Oficina asesora de control interno asesores 1A.
Proceso auditado: compras Auditado(s): Compras - Bodega Clinica Guadalupe
Evidencia de Criterios de
N° Hallazgos de la auditoría C NCM NCm
auditoría la auditoría
Falta agregar
Procedimientos de
política de implementación de
costos en materiales
1 gestión procedimiento para costos X
en bodega y stand-
financiera en materiales de bodega y
by
stand-by

No se tiene en cuenta el
formato único de
Cap. Compras formato único de despachos
2 despachos, Manual X
y logística y recibo de mercancía en el
de procedimientos
procedimiento

Falta actualización de la
política de logística, cuya
Política de
última actualización fue el
Cambios logística y
3 18 de julio 2011 y no se han X
organizacionales servicio al
agregado los cambios
cliente
organizacionales del año
2012
4

C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor

f. Prepare y realice las conclusiones de auditoría.

• Se debe actualizar y crear un procedimiento para el manejo de costos en materiales

de bodega y stand-by.

• Se debe agregar el formato único de despachos y recibo al manual de procedimientos.

Conclusiones de la Auditoria:
Se debe actualizar la Política de Gestión De almacenamiento y crear un
 procedimiento para el manejo de protocolos de análisis y entregas de resultados.
- Se debe unificar el formato de solicitud de análisis y entrega de resultado en uno
solo.
Se debe actualizar la política de gestión de recepción y registro

g. Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para verificar la ejecución

real de la auditoría (Ver punto a. de esta actividad).

h. Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de
esta actividad.
Es fascinante seguir y desglosar el proceso de auditorías, se debe respetar el orden y las
normas establecidas para dar una asertiva información y con esto contribuir a las mejoras en
la prestación de un servicio.

Envíe un archivo de texto con la actividad resuelta al instructor a través de la plataforma, en

el enlace Actividades / Actividades unidad 3 / Actividad “De la auditoría interna al proceso
organizacional”.

No olvide realizar el aporte al foro temático, la actividad interactiva y la evaluación de la

unidad en los enlaces disponibles en el botón Actividades / Actividades unidad 3.

Nota: recuerde revisar la guía de aprendizaje de esta unidad con el fin de verificar que ha
realizado todas las actividades propuestas, saber cómo desarrollarlas y entregarlas
correctamente.