9.

PRESUPUESTOS

9.1 UNA HERRAMIENTA DE LA ADMINISTRACION

Existen varias definiciones de presupuesto, una de las sencillas es conocer en

forma anticipada los ingresos, los egresos y los resultados esperados por
un ente en un período determinado.

El presupuesto es un enfoque sistemático, preparado cuidadosamente con base

en el tiempo y para un lapso determinado. La actividad presupuestaria detalla los
planes de la administración en términos cuantitativos y a su vez los evalúa para
así poder tomar decisiones costo – beneficio. (Al menor costo posible buscando el
mayor beneficio sin afectar la calidad del producto o del servicio).

9.1.1 Funciones vitales de la administración

Estas son: la planificación, coordinación, ejecución y control. Para profundizar lo

anterior y darle aplicabilidad desde el punto de vista presupuestal analizaremos los
siguientes ítems:

 Se debe formular un plan general de acción a seguir, lo que en un

ambiente normal deberá suceder para el futuro. Es una guía práctica para la
administración, pero jamás deberá reemplazarla, menos aun con los cambios
frecuentes que se presentan en nuestra economía.

1
 Una vez realizado lo anterior, sirve para comparar lo presupuestado versus
los resultados reales, para determinar las respectivas variaciones, ya sean
positivas o negativas, analizarlas y tomar los correctivos del caso.

9.2 VENTAJAS DE LOS PRESUPUESTOS

La principal ventaja es que se pueden predeterminar los resultados con los datos
esperados y una vez visualizados a través de los estados financieros, se pueden
tomar nuevas decisiones para así poder observar y analizar los nuevos
comportamientos, a tal punto que se presentaran diversidad de opciones, pero
buscando siempre alcanzar la mejor opción. A su vez es una herramienta ideal
para seguir paso a paso lo que realmente va sucediendo frente a lo presupuestado
para facilitar y tomar los correctivos necesarios para poder alcanzar los objetivos
trazados en el plan general y estar visualizando todo el tiempo los resultados.

9.3 PASOS A SEGUIR PARA REALIZAR UN PRESUPUESTO

Aunque estos serán explicados detalladamente más adelante, se dará una guía
sencilla a seguir; se debe aclarar que el enfoque dado en este caso es para las
empresas del sector privado.

Primero se deberá partir de un balance general, el cual puede ser de una empresa
que hasta ahora se crea, (en este caso sería un balance inicial) o de una que ya
este en marcha. En caso de tratarse del último caso se deberán suministrar
detalladamente el contenido de cada una de las cuentas para poderlas
interrelacionar en el proceso presupuestario.

El segundo paso es realizar el presupuesto maestro conformado por el

presupuesto de ventas (en el caso de empresas comerciales o industriales) o de
2
ingresos (para empresas de servicios), el presupuesto de compras de la
mercancía no fabricada por la empresa (para empresas comerciales) o el
presupuesto de producción (para empresas industriales) o el presupuesto del
costo de la prestación del servicio (para empresas de servicios).

Una vez realizado lo anterior y sin importar de que tipo de negocio se trate, los
procedimientos a seguir son los mismos; efectuar el presupuesto de gastos
operacionales que se subdividen en cuatro pasos, los tres primeros se pueden
realizar en cualquier orden, son: el presupuesto de nómina, el presupuesto de
gastos generales y el presupuesto de depreciación, (aunque se recomienda dicho
orden) y finalmente todo lo anterior se presentará en un cuadro resumen el cual es
considerado el cuarto paso. A todos los pasos explicados se le conoce con el
nombre de presupuesto operativo.

Con todos los datos calculados y recopilados, se procede a realizar los estados
financieros básicos y especiales en el siguiente orden, son:

El flujo de caja proyectado, el estado de costos de la mercancía vendida

proyectado (este estado financiero es especial y sólo se realizara si se esta
presupuestando empresas industriales), el estado de resultados proyectado (más
conocido con el nombre de estados de pérdidas y ganancias o por las siglas P&G,
aunque ya no se debe llamar así) y el balance general proyectado. Al proceso de
realizar los estados financieros se le conoce como el presupuesto financiero.
Ya realizado lo anterior se podrá visualizar y analizar los resultados esperados con
base en los estados financieros proyectados y calculando de ellos los índices
financieros dependiendo de lo que quiera determinar. El presupuesto a su vez
deberá permitir aplicar posibles cambios, para poder analizar los nuevos
resultados y determinar las decisiones bajo el criterio costo – beneficio.

9.4 CLASIFICACION DE LOS PRESUPUESTOS

3
Dicha clasificación se hará dependiendo de las necesidades del usuario, así:

 Según su flexibilidad: los rígidos, los estáticos, los asignados y los variables.
 Según el tiempo que quiere cubrir: los de corto, mediano y largo plazo.
 Según el campo de aplicabilidad de la empresa: los de operación o
económicos y los financieros.
 Según el sector al cual se va aplicar: público y privado.

9.4.1 Según su flexibilidad

a) PRESUPUESTO FIJO. También conocidos como presupuestos rígidos,

estáticos, aquí se revela los objetivos de la administración que no permiten
realizar cambios en el ejercicio presupuestario. Es considerado crítico este tipo de
presupuesto por ser restrictivo ya que establece límites para los gastos y no
permite realizar ningún tipo de modificación, aun sabiendo que se pueden requerir
con mayor prioridad para otros destinos. Este presupuesto se emplea poco en el
nivel empresarial, generalmente se aplica en el sector gubernamental para
garantizar el cumplimiento de lo planeado, si llegado el caso lo utilizan para otro fin
incurrirían en lo que comúnmente se le conoce como peculado.

b) PRESUPUESTO FLEXIBLE. Descarta la rigidez del presupuesto fijo y

reconoce la posibilidad de que los pronósticos pueden estar equivocados y
permitirían cambios en plena marcha, es decir, que se auto controla con respecto
a lo que realmente va sucediendo, como es el caso de un aumento o disminución
del costo de la materia prima o la mano de obra o de cualquier ítem, a su vez
permite cambiar de asignación.

4
c) COMBINACION DE PRESUPUESTO FIJO Y FLEXIBLE. Se refiere a que
se establecen una serie de ítems fijos, como el caso del gasto por publicidad, del
arriendo, de algunos salarios, seguros y otros rubros de cambio menos frecuentes
y se dejan algunos flexibles, como es el caso de la política de compras, ventas o
en nuestro caso la reforma laboral o tributaria que se avecina.

Se recomienda utilizar este último cuando se quiere garantizar decisiones respecto

a destinos de recursos o pagos, ya sean en salarios, labores y para tener en
cuenta en nuestro medio que presenta continuamente cambios.

9.4.2 Según el tiempo que quiere cubrir

Realmente no deberían confiar en los presupuestos a largo plazo (considerados

así cuando se han realizado a más de tres años), debemos ser conscientes que
en nuestra economía los cambios son frecuentes por lo cual deben ser flexibles
para darles validez. Los llamados a corto plazo son los que se realizan máximo a
un año y estos se pueden desarrollar mes a mes, por bimestres, trimestres,
semestres o dependiendo de la necesidad; por tratarse de períodos tan cortos
tienden a ser más confiables ya que permiten visualizar los cambios a todo nivel a
medida que se vayan presentando y finalmente los de mediano plazo los cuales se
realizan proyectando hasta tres años, estos son considerados los más aptos
aunque no hay que descartar los anteriores y mucho menos olvidar quien lo
solicita y los requisitos a cumplir, como el caso de un banco que le exige a una
empresa las proyecciones de los cinco siguientes años para el estudio de un
crédito.

9.4.3 Según el campo de aplicabilidad de la empresa

5
a) LOS DE OPERACIÓN O ECONOMICOS: Se le conoce con este nombre
cuando se realiza tan sólo los presupuestos de ventas o ingresos, los costos de
ventas o de producción y los de gastos operacionales.

b) LOS FINANCIEROS: Se debe entender por presupuestos financieros

cuando tan sólo se realizan los estados financieros básicos y algunos especiales
proyectados, como es el caso del flujo de caja, estado de costos, estado de
resultados, balance general, estado de cambios en la situación financiera, flujos de
efectivo y estado de cambios en la situación patrimonial. Cabe finalmente recalcar
que este tipo de presupuesto no es posible realizarlo sino esta el presupuesto de
operación.

c) MAESTRO: Se le conoce con este nombre cuando deben desarrollar tanto

el presupuesto de operación junto con los presupuestos financieros, es el más
completo, ya que en últimas realiza en su totalidad los pasos que se enunciaron
en las hojas anteriores.

9.4.4 Según el sector al cual se va aplicar

a) PRESUPUESTO DEL SECTOR PRIVADO: No hay que negar que en

nuestra economía este es el sector donde prevalecen la gran mayoría de las
empresas. Aquí los propietarios son personas naturales o jurídicas y el
presupuesto que generalmente se aplica es el maestro.

b) PRESUPUESTO DEL SECTOR PUBLICO: La mayoría de los negocios del

sector público su objeto social esta en función del servicio de la comunidad y
generalmente son negocios grandes o de mediano tamaño, (respecto al número
de empleados que laboran y el capital invertido), además sus precios o tarifas
generalmente son las más bajas del mercado, debido a que son subsidiadas por el
estado y por ende sus ingresos provienen de la prestación del servicio o de la

6
ventas de los productos, pero también en proporción por las asignaciones que el
estado suministra las cuales tienden a tener una aplicación específica, debemos
tener claro que el proceso de aplicación es diferente al del sector privado, aunque
coinciden en la forma de calcularlos.

Una vez leído lo anterior, iniciaremos con la aplicación de los pasos para la
realización de un presupuesto.

9.5 PRONOSTICO DE VENTAS O DE INGRESOS

OPERACIONALES

Constituye el punto inicial de la realización de un presupuesto de cualquier tipo de

negocio teniendo el balance inicial o general de partida según el caso.

9.5.1 ETAPAS A SEGUIR

Debemos dejar claro que al realizar un presupuesto respecto a la parte operativa,

el orden de realización es el mismo que el de un estado de resultados, más
conocido desde el punto de vista de los presupuestos como los de operación o
económicos, es decir, debemos determinar y recopilar los datos que se requieren
para poderlo realizar, lo anterior es lógico ya que este informe, según el orden de
realización de los estados financieros básicos (desde el punto de vista contable),
es el primero que se debe hacer, (a excepción del estado de costos de la
mercancía vendida en las empresas industriales).

La primera cuenta que conforma el estado de resultados son los ingresos

provenientes del desarrollo del objeto social, para las empresas comerciales e

7
industriales son la venta de sus inventarios y por ello toma importancia determinar
las unidades esperadas a vender a través de los siguientes pasos:

a) Clasificación de los artículos a vender o los productos a ofrecer en grupos, en

el caso de tratarse de negocios que produzcan o comercialicen diversos tipos de
productos o servicios.

b) Selección de los métodos adecuados para pronosticar las unidades a vender

para cada grupo dependiendo de las características del producto o servicio y de la
información que se posea.

c) Recopilación, verificación y evaluación de los datos pertinentes.

d) Formulación de hipótesis sobre los factores que no pueden medirse o

preverse.
e) Asignación de pronósticos a grupos, artículos y territorios específicos.

f) En algunos casos es necesario la revisión periódica de las operaciones y la

corrección de los pronósticos según el caso.

9.5.2 Elección de un método de pronóstico

Los distintos grupos y características de los artículos y servicios de una empresa

pueden imponer métodos diferentes para determinar las unidades a vender, así se
trate de negocios similares, los cuales pueden ser administrativos, aritméticos y
estadísticos; dependiendo de la información que se posea será la forma de
escogerlos, los utilizados con mayor frecuencia son:

9.5.2.1 Los métodos administrativos son:

8
a) TENDENCIAS DE VENTAS

Para este tipo influyen factores como:

 Las tendencias de crecimiento
 Las fluctuaciones cíclicas de los negocios
 Las variaciones estaciónales
 Las condiciones económicas, políticas y sociales del sector
 Los resultados de las investigaciones de mercados
 La inflación
 La competencia
 Las medidas gubernamentales a todo nivel
 El orden público

Las tendencias de las ventas constituyen un método sencillo de previsión y

aunque otros métodos parecen ser más simples, no por ello resultan más
confiables.

Los anteriores factores se deben tener en cuenta para el desarrollo de los

siguientes métodos.

b) COMPUTO DEL EQUIPO DE VENDEDORES

Las empresas que utilizan este método piden a cada vendedor que calcule las
ventas en unidades probables en su territorio para el período a realizar. Con este
fin les suministran planillas en las que debe constar la información sobre las
ventas de cada uno de los artículos o de los servicios en cada una de las áreas ya
sean en forma diaria, semanal, quincenal o mensual. Los datos sobre las ventas
ya realizadas (historia) proporcionan una base de ayuda en el momento del
cálculo. Se presenta generalmente una tendencia y es a aumentarlas en una

9
 pequeña proporción o mantenerlas o generalmente a disminuirlas frente a las
ventas históricas.
c) OPINION DE LOS EJECUTIVOS DE VENTAS

Este método es muy utilizado por las grandes empresas, las decisiones que se
tomen de un trabajo de equipo crea un mayor compromiso, es decir que varios
ejecutivos principales agruparán sus opiniones para llegar a un consenso de las
unidades a vender, es igual que el anterior método explicado pero sólo participan
los jefes de ventas y no los vendedores en sí.

d) ANALISIS DE LA INDUSTRIA

Este procedimiento determina la relación que existe entre las ventas totales
previstas de la industria (este dato lo puede suministrar la cámara de comercio, el
DANE, la superintendencia bancaria entre otros, dependiendo del sector en que se
encuentre la empresa que se pretende pronosticar) y las ventas individuales
esperadas de cada empresa.

Se realiza de la siguiente manera, se toman las ventas del sector del período
inmediatamente anterior y se calcula el porcentaje de participación de nuestras
ventas por parte de la empresa en el mismo periodo, dicho porcentaje se aplica al
nuevo cálculo proporcionado por dichas entidades (lo esperado por esos entes)
para así conocer el nuevo valor de las ventas esperadas partiendo del supuesto
que como mínimo no se debe perder el porcentaje de participación ya alcanzado,
(lo ideal es aumentar dicha participación), una vez hallado lo anterior se divide
sobre los precios de venta de nuestros productos para así calcular las unidades a
vender. Este método aunque es útil, su uso no es frecuente.

10
e) METODO DE LOS CRITERIOS MÚLTIPLES

Algunas empresas usan todas las técnicas de previsión o métodos de pronósticos

administrativos posibles de las unidades a vender para así aplicar un promedio
ponderado, su resultado proporcionaría un pronóstico definitivo y más
confiable (Ejemplo en la pagina 268).

Este método se recomienda cuando es posible obtener más de un cálculo

proveniente de cualquier pronóstico.

Todos los métodos anteriormente mencionados y los estadísticos, son el punto de

partida de un presupuesto ya que nos suministran las unidades a vender o los
servicios a prestar. Lo importante en últimas no es el cómo calcularlo sino la
aplicabilidad del mismo en el momento de realizar un presupuesto maestro, a su
vez se debe dejar claro que la información histórica debe coincidir con el tiempo, si
se pretende calcular las ventas de diciembre se necesitara cinco diciembres de
años anteriores, si se va a pronosticar las ventas de la primera semana de enero
se necesitara entonces los datos de las ventas de por lo menos cinco eneros de
años anteriores pero que coincidan exactamente con los datos de la primera
semana, si lo anterior no se cumple dicha información no sirve.

9.5.2.2 Métodos estadísticos

a) MINIMOS CUADRADOS

La base para los datos de las ventas en unidades a tomar tiene como fuente los
suministrados por la contabilidad financiera, para lo cual se necesita tomar el
mayor número de datos que se

11
tengan disponibles respecto al tiempo, se recomienda que como mínimo se
tomen cinco años, lo anterior hace pensar en su limitante para empresas que
hasta ahora inician o que tengan poco tiempo de estar operando, a su vez entre
mayores datos tome para realizar el cálculo el grado de confiabilidad aumenta.
Tomaremos como ejemplo una comercializadora de neveras y los datos históricos
que se poseen son los siguientes:

Años* Ventas en unidades realizadas

1 117
2 118
3 123
4 132
5 135

Año* Aquí deberá aparecer especificado los años, meses o días en que se
realizaron dichas ventas.

Lo que se busca es pronosticar las ventas en unidades de los próximos años para
lo cual debemos realizar los siguientes pasos:

Lo primero (es opcional) sería graficar los datos, claro esta que al hacerlo se
visualizara tanto el comportamiento histórico como el proyectado; para hacerlo se
deberá tomar un plano de coordenadas, donde las ventas serán el eje (Y) y los
años el eje (X) dando como resultado una serie de puntos dispersos (las ventas
históricas) que al ajustarlos se podrá realizar una recta de tal manera que la
distancia entre cada punto histórico y el punto de la recta sea mínima.
Observemos:
GRÁFICA DEL COMPORTAMIENTO DE LAS VENTAS HISTORICAS Y LAS
PROYECTADAS

Ventas en unidades
12
 146 -

144 -

142 -

140 -

138 -

136 -
•
134 -

132 - •

130 -

128 -

126 -

124 -
•
122 -

120 -

118 - •
•
116 -

114 -

1 2 3 4 5 6 7 Años
Para determinar dicha recta denominada presupuestal es necesario considerar:

a) La fórmula de la recta a ajustar es:

Y = a + bx

13
b) a y b son parámetros

Entiéndase que para calcularla a utilizamos cualquiera de las siguientes fórmulas:

∑Y–b ∑x ∑XY–b ∑X²

a= a=
N ∑x

N ∑XY - ∑X ∑ Y
b=
N ∑ X ² - ∑ (X) ²

La cual al ser reemplazada surge la siguiente:

∑Y–b∑x N ∑ XY - ∑X ∑X
Y = + X
N N∑ X 2 - (X) ²
Con el fin de entender el método de los mínimos cuadrados se procede a realizar
la recta que nos permitirá determinar no sólo las ventas ajustadas durante los
cinco años siguientes, sino la de los años futuros. Se debe dejar claro que cuando
una empresa comercialice más de un producto deberá realizar para cada uno de
ellos todos los pasos.

El cuadro que se debe realizar para facilitar la aplicación de la fórmula y la gráfica

de estimación de ventas sería: El eje Y son las ventas de neveras realizadas en

14
los períodos anteriores y el eje X los años en los cuales se realizaron dichas
ventas.

X Y X² Y² XY
Número de Ventas
Año
datos históricas
1 1 117 1 13.689 117
2 2 118 4 13.924 236
3 3 123 9 15.129 369
4 4 132 16 17.424 528
5 5 135 25 18.225 675

15 625 55 78.391 1.925

Con estos datos se procede a reemplazar en la fórmula de “b” y “a” para reducir la
ecuación a:

Y = a + bx

Nota: N = número de años

Fórmula para hallar b:

N ∑ x y - ∑x ∑ y
b =
N ∑ x² - ∑ (X) ²

Reemplazando:
Se recomienda
(5) x (1.925) - (15) x (625) por ningún
b = = 5 motivo aproximar, es

15
 (5) x (55) - (15) ² decir que labore
Con todos los
decimales
Fórmulas para hallar a

∑ Y–b ∑ x ∑ XY - b ∑ X ²
a = a =
N ∑x

Reemplazando:
625 - 5(15) 1.925 - 5 (55)
a = = 110 a = = 110
5 15

Una vez hallado lo anterior se reemplaza en la fórmula original así:

Y = a + bx Y = 110 + 5(x)

Entonces se procede a aplicar la fórmula para así poder conocer las unidades a
vender en un futuro por la empresa y estimar las ya existentes:

X = Número del año en la serie cronológica.

Y estimado 1 = 110 + 5(1) = 115

Y estimado 2 = 110 + 5(2) = 120
Datos para la gráfica Y estimado 3 = 110 + 5(3) = 125
Y estimado 4 = 110 + 5(4) = 130
Y estimado 5 = 110 + 5(5) = 135

16
Estos resultados nos servirán para poder crear la gráfica ya que aproxima los
datos históricos creando un comportamiento lineal, en este caso es creciente.

Y esperado 6 = 110 + 5(6) = 140

Y esperado 7 = 110 + 5(7) = 145
Y esperado 8 = 110 + 5(8) = 150

Al remplazar la formula de mínimos cuadrados y tomar la X con los datos a

proyectar (en este caso se tenia cinco datos, entonces a partir del sexto los
resultados serán los pronosticados) se obtiene que las unidades esperadas
(pronosticadas) a vender de neveras para los años 6 y 7 serán de 140 y 145
unidades respectivamente.

Debemos dejar claro que no importa el decimal que dé en el resultado, por el

simple hecho de existir inmediatamente se aproxima al número siguiente ya que
no podría vender 14,5 neveras sino 15, es decir, si hubiera dado 14,1 sería
nuevamente 15 unidades, en el caso de tratarse de un producto que si se pudiese
fraccionar no era necesario aproximar, se debe dejar la respuesta original para
obtener los resultados deseados.

b) ANALISIS DE CORRELACION

Este método mide la relación entre dos o más factores y su base son las
estadísticas.

Los análisis de correlación hallan relaciones no sólo entre las ventas de la

empresa sino puede incluir ciertos factores económicos externos sobre los que
existe información pública. A su vez, es un proceso técnico, por tal razón su

17
desarrollo implica el trabajo de un especialista y de un avanzado software
estadístico.

Al tener en cuenta que su base es la historia de un ente, este método no es válido

si no se tiene información como es el caso para las empresas nuevas o que no
tengan por lo menos cinco años de funcionamiento. Para evitar el problema que
presenta la información contable respecto a que los datos monetarios no están
sobre bases uniformes, es decir, que $1.000 de 1.999 no tienen la misma
equivalencia (el mismo poder adquisitivo de compra o pago por efecto de la
inflación) que $1.000 del año 2.010, se tomará siempre la información de las
ventas realizadas en unidades. En el caso de quererse trabajar los pronósticos en
pesos, el año base siempre será el más reciente de la información por lo cual se
deberá reexpresar los datos con el PAAG (Porcentaje de Ajuste del Año Gravable)
como fue explicado en el capítulo tercero.

9.5.2.3 Métodos aritméticos

a) INCREMENTO PORCENTUAL %

Formulas:

Y1 - Yo Año nuevo - Año viejo

% =
Yo Año viejo

Dato nuevo – Dato viejo

Dato viejo

18
La formula original es la primera pero para entenderla como esta planteado el
ejercicio se debe tomar la segunda y en el caso de tomarla no en años, sino en
meses o en días se recomienda aplicar la tercera aunque las dos últimas se
derivan de la primera.

Tomando los mismos datos del ejercicio desarrollado en el método de mínimos

cuadrados lo primero que se debe realizar es determinar el porcentaje de
variación que han experimentado las ventas en unidades de un año a otro (o el
período que se esté midiendo) ya sea de aumentos o disminuciones (en el caso de
dar negativo se debe colocar la respuesta teniendo en cuenta dicho resultado) por
ello se obtiene el siguiente cuadro:

Años Ventas en unidades Porcentual

1 117 0,00000000000
2 118 0,00854700855
3 123 0,04237288136
4 132 0,07317073171
5 135 0,02272727273 Favor no
Total 0,14681789434 aproximar

Para dar una explicación detallada de los datos obtenidos en el porcentual, se

aplicará la fórmula del segundo y tercer año:

118 - 117 123 - 118

Y= = 0,00854700855 Y= = 0,04237288136
117 118

En el caso del primer año su respuesta siempre será cero ya que no se conoce
nunca el denominador y por esa razón una vez obtenido la sumatoria no se debe
tener en cuenta un dato para nivelar dicho proceso.

19
Una vez realizado lo anterior se debe calcular el promedio de dicho porcentaje y
multiplicarlo por las unidades vendidas en el último año, dicha respuesta se
adiciona al resultado operativo del último año y se realiza así:

∑ Porcentual N= es el número de años o datos que tengo de

Promedio = información, en este caso son cinco.

N - 1
Reemplazando quedaría:

0,14681789434
Promedio = = 0,03670447358
5–1

Una vez obtenido dicho valor se deberá multiplicar por el último dato real y a dicho
resultado se le suma el monto del último dato real y así se obtendrá las unidades
pronosticadas para los años siguientes, observemos:

Año 6 (0,03670447358 x 135) + 135 = 139,96 unidades aprox. 140 neveras.

Año 7 (0,03670447358 x 139,96) + 139,96 = 145,09 unidades aprox. 146 neveras.
Año 8 (0,03670447358 x 145,09) + 145,09 = 150,42 unidades aprox. 151 neveras.

Lo anterior es para poder pronosticar las unidades a vender en los años

siguientes, aunque se recomienda una vez que haya transcurrido el año se tome
el dato real y realizar nuevamente todo el proceso operativo ya explicado.

b) DEL INCREMENTO ABSOLUTO: Absoluto

Formulas:

Año nuevo – año viejo Dato nuevo – Dato viejo

20
Consiste en tomar un promedio de las variaciones absolutas en una serie de datos
y luego adicionarles las ventas del año anterior ya sean históricas o estimadas
según la necesidad del usuario.
Tomando los mismos datos del ejercicio que se ha venido desarrollando, surge el
siguiente cuadro:

Años Ventas en unidades Absoluto

1 117 0
2 118 1
3 123 5
4 132 9
5 135 3
Total 18

Para dar una explicación detallada de los datos obtenidos en el porcentual, se

aplicará la fórmula del segundo y tercer año:

118 - 117 = 1 123 - 118 = 5

Una vez obtenido dicho resultado se deberá dividir entre el numero total de datos
menos uno, lo anterior se debe realizar ya que la primera respuesta siempre debe
dar cero pues se parte del supuesto que no se conoce el dato más antiguo y por
esa razón una vez obtenido la sumatoria no se debe tener en cuenta un dato para
nivelar dicho proceso.

Una vez realizado lo anterior se debe calcular el promedio de dicho porcentaje y

multiplicarlo por las unidades vendidas en el último año real, dicha respuesta se le
adiciona al resultado operativo del último año.

Observemos:

Fórmula:
21
 ∑ Absoluto N= es el número de años o datos que tengo de
información, en este caso son cinco.
Promedio =
N - 1

18
Promedio: = 4,5
5–1

Una vez obtenida dicha respuesta se suma al último dato real y así sucesivamente
para obtener los periodos que se deseen pronosticar, pero una vez pase el primer
año pronosticado se deberá volver a aplicar todo el proceso, observemos:

Año 6 135 + 4,5 = 139,5 aproximando sería 140 neveras

Año 7 139.5 + 4,5 = 144 neveras
Año 8 144 + 4,5 = 148,5 aproximando sería 149 neveras

Retomando todas las respuestas y aplicando el método de criterios múltiples

quedaría así:

Mínimos cuadrados Absoluto Porcentual Criterios múltiples

Año 6 140 140 140 140

Año 7 145 144 146 145
Año 8 150 149 151 150

Recuerden que los resultados del método de criterios múltiplex surge del promedio
ponderado de las respuestas de los métodos que se hayan tomado, este no se

22
podrá hacer sino existe como mínimo dos respuestas de dos métodos diferentes
indiferente cuales hayan tomado.

Cabe finalmente recalcar que esto también servirá para

determinar el comportamiento de los gastos
operacionales, lógicamente se deberá tener los datos
históricos de por lo menos cinco años y colocarlos sobre
bases uniformes, específicamente reexpresandolos,
después realicen todo los procesos ya explicados de los
métodos estadísticos y aritméticos y finalmente aplique
criterios múltiplex.

9.6 DETERMINACION DEL PRECIO O TARIFA DE LAS

UNIDADES O SERVICIOS A VENDER

Una vez determinadas las unidades a vender o los servicios a prestar, el siguiente
paso es fijar el valor o precio de venta (cuando es un producto es precio y cuando
es un servicio se le conoce con el nombre de tarifa) para los clientes y la política
de ventas respecto a si van a ofrecer crédito (para ello se deben especificar en
días) o de estricto contado.

Para determinar el precio de venta de un producto, el punto de partida siempre

será el costo ya que todo valor que se reciba por encima de dicho monto
representara utilidades, a su vez se deberá tener en cuenta varios factores; como
es el caso de la ubicación, la infraestructura, los horarios de atención, entre otros.

23
En el caso que se quiera determinar un precio sobre el costo deberá aplicar la
siguiente formula:

COSTO UNITARIO + PORCENTAJE A GANAR

Para aplicar dicha formula pensemos en un producto el cual tiene como costo
$100 y se espera ganar un 20%.

$100 + 20% = $120

Verificación:

Ventas netas $120

(-) Costo de ventas (100) El 20% de $100 es $20 lo
cual fue lo que realmente se
(=) Utilidad bruta 20
gano, por tal razón se
cumple lo requerido

Para determinar el precio de venta teniendo en cuenta las ventas o las utilidades

COSTO UNITARIO
1 - PORCENTAJE A GANAR

Tomando nuevamente los mismos datos y reemplazando:

$100
= $125
1 – 0.2

Verificación:

24
 Ventas netas $125
(-) Costo de ventas (100)
(=) Utilidad bruta 25

Ahora calculemos el margen bruto:

Utilidad bruta 25
x 100 x 100 = 20%
Ventas netas 125

Una vez calculado el margen bruto se demuestra

que se gana exactamente lo que se pide.

Cabe entonces demostrar que en el primer caso se gano exactamente el 20%

sobre el costo pero realmente se gana un menor porcentaje, en este caso en un
3.33%, (20% - 16.67%) observemos al reemplazar el margen bruto:

Utilidad bruta 20
x 100 x 100 = 16.67%
Ventas netas 120

Se demuestra que si se toma el precio de venta sobre el costo realmente no se

estará ganado lo solicitado sino siempre estará por debajo de dicho porcentaje,
por ello se recomienda siempre trabajar con base en las ventas o también llamado
sobre las utilidades.
A su vez se debe tener en cuenta que hay otros factores como es el caso de los
descuentos comerciales, el impuesto al valor agregado (IVA), los descuentos que
le hacen al dueño de la mercancía cuando le cancelan con tarjetas de crédito o
debito y el cuatro por mil.

Este depende del

25 método que usted haya
decidido tomar respecto
a los dos explicados
anteriormente
Se recomienda entonces aplicar la siguiente formula:

Precio de venta

1 – (4/1000)

1 – (% del IVA + % descuento de la tarjeta)

1 - % de descuento comercial a otorgar

Esto lo deberán realizar si la empresa maneja dichos restricciones sino es el caso

lo deberán dejar como ya fue explicado. Continuando con el mismo ejercicio y
agregando la nueva información los datos serán los siguientes:

IVA 16%
Descuento comercial 10%
Descuento de las tarjetas 8%
Cuatro por mil 4/1000

Recordemos que en nuestra legislación por cada $1.000 que se manejen en el

sector financiero en cualquier cuenta nos cobran $4 aunque con algunas
restricciones que no vienen al caso.
Reemplazando en ambas formulas:

$120 $125

1 – (4/1000) 1 – (4/1.000)
= 176,14 = 183,48
1- (0,16 + 0,08) 1 – (0,16 + 0,008)

1 – 0,10 1 – 0,10

Verificando:

26
Precio de venta al público $176,14 $183,48
Descuento comercial. 10% 17,61 18,35
Dinero entregado por el cliente $158,53 $165,13
IVA. 16% 25,36 26,42
Descuento de la tarjeta. 8% 12,68 13,21
$120,5 $125,5
Descuento del 4 por mil 0,5 0,5
Dinero que finalmente le queda $120 $125
Al dueño del almacén

Observen que después de descontarle al precio de venta al público, el descuento

comercial, el IVA, el porcentaje de la tarjeta y el cuatro por mil queda nuevamente
en los valores obtenidos cuando se quería ganarse un porcentaje preestablecido.

Finalmente respecto al como determinar los precios de venta al público se

deberán tener en cuenta otros factores como es el caso del precio que ya tiene la
competencia y sino es el caso pues se trata de un nicho, es decir que alrededor
del negocio no hay productos similares.

Una vez realizado el presupuesto de ventas lo ideal es dejar un espacio para

comparar lo presupuestado versus lo real, para así determinar las variaciones y
poder controlar la ejecución presupuestaria, a su vez tomar las respectivas
decisiones de corrección buscando como mínimo cumplir lo pronosticado.

9.7 PREPARACION DEL PRESUPUESTO DE VENTAS

Por lo general el responsable es el contador público del ente, pero cabe anotar
que esta función hoy en día ya no sólo es de esta profesión porque en su
formación académica también están aptos los administradores de empresas, los
ingenieros financieros, industriales o de mercadeo, entre otros. Las empresas
27
organizadas y con recursos cuentan en su mayoría son algún software creado
exclusivamente para cada ente, pero estos no son útiles sino están en permanente
control.

Con respecto al precio de venta su punto de partida siempre será el costo si se

quiere obtener utilidades, existen casos especiales donde el precio de venta es
inferior al costo, (presentándose lógicamente una pérdida) como es el caso de los
productos llamados “ganchos” que generalmente son los que tiene mayor rotación
debido a la necesidad por parte del cliente, pero para que se lo vendan deberá a
su vez comprar un mínimo de diferentes productos y así incentivar a que roten los
demás inventarios obteniendo finalmente ganancias. Otro caso es cuando por
ignorancia su precio está mal determinado debido a que no conocen el costo real
de sus productos o servicios y eso conllevara a un cierre futuro y porque no
decirlo, se ha visto en empresas donde realizan lavado de activos, que aunque
están teniendo pérdidas en el ejercicio logran disfrazar dinero y volverlos legales
para el estado.

Como lo habíamos mencionado anteriormente, el presupuesto de ventas se debe

realizar en unidades, esto es para que la administración pueda tener control en los
inventarios y en las ventas mensuales mínimas a realizar para el cumplimiento de
dicho pronóstico.

A su vez, lo ideal no es vender más en pesos año tras año, pues normalmente en
nuestra economía los productos aumentan de valor por efecto de la inflación y si
se comparan con las ventas en pesos del año anterior generalmente serán
mayores pero no necesariamente se habrán vendido más unidades, que en
últimas es lo importante porque se demuestra que no se ha perdido mercado, es
decir, lo que se busca es que como mínimo se mantenga o lo ideal que halla
aumentado el número de unidades vendidas.

28
Los ingresos más representativos deben provenir de las ventas de los inventarios
lo cual facilita las decisiones a tomar en el flujo de caja (de inversión o
financiación) y finalmente incide en la determinación del resultado que podría ser
utilidad o pérdida.

Para la determinación del precio del producto a vender o de la tarifa del servicio a
prestar, las compañías deben tener en cuenta muchos factores tales como: los
precios que ya están establecidos en el mercado, el horario de atención, la
ubicación, la infraestructura que se requiere par el desarrollo del objeto social, el
servicio que se presta, la competencia de mayor peso, los costos que lo
conforman, el porcentaje esperado en la utilidad bruta ya sea en las ventas o en el
costo y la tendencia general de los negocios. A su vez, las empresas deberán
conocer en el período inmediato las futuras políticas a todo nivel por parte del
gobierno, sobre todo las financieras y laborales que pueden afectar el costo de un
producto o de un servicio en determinado momento y de aquellos productos que
su precio de venta al público esta predeterminado por el mismo gobierno y que no
hay nada que hacer respecto a ello salvo el controlar los costos y gastos.

Los pasos a seguir una vez determinada las unidades a vender y el precio de
venta de las mismas, es detallar los productos a vender o los servicios a prestar
(se debe dejar claro que cada producto y sus diversas referencias se deben
manejar individualmente), después multiplicarlos por el precio de venta y su
resultado serán las ventas totales por producto y la sumatoria de los mismos
determinarán las ventas netas o los ingresos operacionales totales (Dicha
respuesta será requerida en el estado de resultados. De aquí en adelante y en
color rojo se mencionara para donde va cada respuesta), con este dato y teniendo
en cuenta la política de ventas respecto a la forma de realizarla (a crédito o
contado) podremos determinar el valor de la cartera que contablemente se le
conoce con el nombre de clientes (balance general proyectado) y la diferencia
entre estos dos determinará la ventas o los ingresos operacionales recaudados, es

29
decir, los dineros que realmente van a ingresar a la empresa. (flujo de caja
proyectado).

Si la cartera supera los 90 días de plazo se recomienda realizar una provisión a

los clientes debido al riesgo o probabilidad de pérdida de dicha cartera, esto se
podrá realizar a través del método general, que es el 5% de los clientes, dicho
resultado aumentara los gastos generales y en el balance general se deberá
ubicar específicamente en el activo corriente debajo de clientes y restando.

Para un mejor entendimiento sobre lo que son las provisiones, se recomienda

investigar en los decretos 2649 y 2650 de 1.993, estas registran los montos
causados por una empresa para cubrir eventuales pérdidas. En últimas la
provisión busca mostrar el valor real realizable (también conocido como valor neto,
o valor en libros, o valor absoluto de la cartera) de la cuenta a la que se le aplica,
ya sea del activo o del pasivo y así poder conocer realmente lo que se tiene y lo
que se debe.

Las provisiones más conocidas en el activo son: en las cuentas por cobrar o
clientes o cartera, en los inventarios y en las inversiones permanentes. En los
pasivos se realizan en la carga prestacional, en el impuesto de renta y algunas
deudas que no se pueda determinar con claridad el monto de dicha deuda.

9.7.1 Cuándo se debe hacer una provisión

La provisión debe ser una política gerencial y no tributaria y se debe realizar

cuando exista la probabilidad de que se pierda una inversión o se genere una
deuda.

Una vez determinada las unidades a vender, dicha información deberá ser
suministrada a los demás departamentos funcionales que la necesitan como base

30
para preparar sus presupuestos, tal es el caso del departamento de producción,
de compras y de personal.

9.7.2 El presupuesto de ventas como herramienta de control

No hay que olvidar que ningún método utilizado para pronosticar las ventas en
unidades garantiza que serán la realidad, pues los cálculos no dan por hecho que
se den los resultados de las ventas, pero si nos sirven para tener una idea cercana
a la misma (más aun cuando en el futuro tenga un comportamiento similar al
pasado) y ejercer cierto control, por otro lado permite tomar las decisiones
correctivas del caso en el momento que no se cumpla lo esperado.

Generalmente y por costumbre se hace caso omiso a las variaciones

mínimas de las ventas de unidades entre lo presupuestado y la realidad,
pero la experiencia ha determinado que las empresas que finalmente
presentan mejores resultados siempre investigan de inmediato la causa de
las mismas, sin importar si las ventas reales superaron lo presupuestado o
porque no llegaron a lo esperado, esto para solventar los detalles no
previsto y que en futuro los pueden volver afectar.

9.8 PRESUPUESTO DE LOS COSTOS DE FABRICACION DE

UN PRODUCTO O DE LA PRESTACION DEL SERVICIO O DE LAS
COMPRAS DE LA MERCANCÍA NO FABRICADA POR LA
EMPRESA, LO ANTERIOR SEGÚN EL TIPO DE NEGOCIO.

Antes de iniciar a explicar los procedimientos a seguir se dará la definición de

costos de ventas dependiendo del negocio para un mejor entendimiento.

31
Representa la acumulación de los dineros en la elaboración de un producto
(industrial), o el dinero que se canceló para comprar la mercancía que se piensa
distribuir (comercial), o el valor que debo invertir en la ejecución de los servicios a
prestar (servicios), de acuerdo con la actividad social desarrollada por el ente
económico en un período determinado.

En síntesis son todas aquellas salidas de dinero en las que incurre un ente para el
desarrollo del objeto social pero que las recupera en el momento de vender sus
productos o prestar sus servicios.

Entendido lo anterior, el siguiente paso es la planificación de la producción (en el

caso de tratarse de empresas industriales), determinar las unidades a comprar en
el inventario (comerciales) o del costo que representa el prestar un servicio. Todo
lo anterior no se puede hacer si no se posee la información de las unidades a
vender o de los servicios esperados a prestar.

En el caso de las empresas industriales, se deberán calcular específicamente

los componentes que se necesitan para poder realizar los productos a vender y
estos son: todos los costos de la materia prima, la mano de obra directa y los
costos indirectos de fabricación (CIF).

Para lograr lo anterior es necesario detalladamente calcular la cantidad exacta que

contiene de materia prima cada producto, no importa el parámetro a utilizar para
dicho cálculo el cual en últimas depende de las características del producto, los
más conocidos y usados son en kilos, metros, gramos, entre otros. Una vez
realizado lo anterior se multiplica por las unidades esperadas a producir y por el
costo de los mismos para así expresarlo en pesos.

En el caso de que llegase a existir desperdicios de materia prima en la elaboración

del producto, se recomienda que de todos modos hagan parte del costo de cada
producto para así no distorsionar la información real, si son sobrantes no se

32
deberán tener en cuenta en el costo de producción sino serán parte del costo de
materia prima del producto que llegasen a producir.

Tanto los desperdicios como los sobrantes son residuos de materia prima que
quedan después de una producción, la diferencia es que estos últimos se pueden
volver a reutilizar en otro proceso y los desperdicios no.

Respecto a la mano de obra directa (M.O.D), se debe determinar

proporcionalmente cuánto será el valor a tener en cuenta por la realización de
cada producto, esto depende del tipo de contrato del empleado y el pago pactado,
es decir, si gana un salario fijo mensual se deberá determinar cuántos productos
en promedio realiza en el período o si se tratase de que su pago se cancela
dependiendo de los productos que alcance a elaborar como es e caso de los
trabajos a destajo o en las empresas satélites, finalmente se deberá hacer un
estudio de tiempos y movimientos para conocer el tiempo exacto que tarda en la
realización de cada producto, al tener dicha información se podrá calcular
fácilmente el costo de la mano de obra y analizar si es posible el como reducir
dichos tiempos sin afectar la calidad del producto.

Tomemos un ejemplo para explicar lo anterior; un empleado gana $600.000

(imaginemos que dicho monto es el promedio de lo que gana mensualmente
teniendo en cuenta toda la carga prestacional) y si dicho empleado realiza 100
productos en ese mes, a cada uno se le deberá cargar un costo de $6.000 por
M.O.D., otra forma es si estamos trabajando con empresas satelitales o con
procesos maquila, el cual consiste en cancelar por producto realizado un
determinado valor, imaginemos que este podría ser de $5.500, aquí no se liquida
prestaciones sociales, ni vacaciones ya que se paga sólo lo que se hace, es
considerado la teoría “ganar – ganar” es decir que mientras el empresario gana,
gana también el empleado, pero en el caso que este último no produzca tampoco
se le paga (me atrevería a creer que en un futuro cercano está será la forma de
contexto laboral más utilizado). En el caso que sea un contrato a destajo es

33
cuando se requiere personal por un tiempo determinado, utilizado comúnmente en
labores agrícolas, como es el caso de la recolección de cosechas que son a
determinados meses del año y se les cancela por kilos o hectáreas recolectadas.

Debe quedar claro que todo empleado que no intervenga en la elaboración directa
del producto, su carga prestacional contablemente no es considerada costo sino
gasto.

Por último la materia prima que sea identificable en la elaboración del producto
pero difícil de medir respecto a la cantidad exacta que lleva cada uno o que se
requiera incurrir en el para poder hacer el producto, pero físicamente una vez
elaborado no lo contenga será considerado como costo indirecto de fabricación
(CIF), los cuales generalmente su valor se determina a través de la observación
directa para así determinar un promedio ponderado.

Ejemplo en una carpintería, ¿qué cantidad exacta de pintura les suministran a las
puertas? ¿Será que cada una lleva la misma cantidad? ¡Creo que no!, por tal
razón determinar el costo en forma individual después de estar totalmente lista
para su entrega sería una locura y una pérdida de tiempo al realizarlo, es más fácil
determinarlo de la siguiente manera: ¿para cuántas puertas en promedio alcanza
un tarro de pintura? Después de hacer varias pruebas a través de la observación
directa se deberá sacar un promedio ponderado de las mismas y determinar el
valor unitario y respecto a un CIF que el producto requiera pero que el final no lo
tenga es el caso de un restaurante el gas, que se utiliza para poder hacer los
productos pero que en ningún plato se ve.

En el caso de las empresas comerciales el costo de su inventario es más fácil de

determinar, ya que es el valor que se cancela por su adquisición más los dineros
que se invierten para poder colocar el producto para la venta.

34
Ejemplo, si una empresa denominada XYZ que vende maquinaria importada la
cual en el momento de comprarla le costo $us10.000 (según el ejemplo por cada
dólar hay que dar $1.900 pesos), para poderla vender es necesario que esté en
Colombia para lo cual hay que cancelar $us1.500 de impuestos de nacionalización
y $us3.000 de flete desde Canadá hasta el puerto de Barranquilla, una vez en
nuestro país hay que cancelar $300.000 para su descargue y traslado hasta la
ciudad de Bucaramanga y finalmente contratar dos montacargas para descargarlo
y ubicarlo en su lugar de venta por un valor de $50.000.

El costo de esta maquinaría será la sumatoria de todos los dineros que se dieron
para poder adquirir la maquinaria y poder colarla lista para la venta, con base en lo
anterior se hará la siguiente operación:

us$10.000 + us$1.500 +us$3.000 = us$14.500 x $1.900 = $27.550.000 +

$300.000 + $50.000 = $27.900.000.

En el momento de venderla, imaginemos que en dicho negocio se pacto ubicarla

en la empresa del nuevo propietario para lo cual debemos cancelar $60.000
dichos dineros serán considerados gastos si le tocara asumirlos a la empresa
XYZ, pero si fueran asumidos por su nuevo dueño deberán ser tratados como
costos y por lo tanto se les aumentará el valor de dicha maquinaria.

Por último en las empresas de servicios, el costo de los mismos se deberá

determinar con los dineros que tiene que invertir para desarrollar dicho servicio en
forma directa, los bienes que se tienen y se requieren para prestar dicho servicio
son activos fijos los cuales sus depreciaciones harán parte del costo a través de
un CIF.

Después se deben trazar los planes que determinen las cantidades necesarias de
artículos a producir (industrial) o a comprar (comercial) para evitar cuellos de
botella en las ventas, lo anterior es debido a que no en todos los casos se debe

35
producir exactamente lo que se va a vender, pues se deberá producir además lo
que hay que dejar como “stock o colchón de seguridad”, es decir lo mínimo en
unidades a dejar en el inventario final el cual estará basado en las estadísticas de
las ventas esperadas en el período siguiente (generalmente las de un mes) y a su
vez se deberá tener en cuenta si hay restricciones en el suministro de la materia
prima o del inventario por lo cual la compra de la misma deberá ser por mayor
cantidad. (Las restricciones podrían ser que los proveedores tengan un mínimo de
unidades por pedido, ciertos días de despacho o de demora en la entrega o por
factores ecológicos o climáticos). Lo anterior depende de las características del
producto y/o restricciones que existan por parte de los proveedores o de las
características del producto. (Recordemos que un proveedor es aquél que nos
suministra la materia prima, en el caso de empresas industriales, o la mercancía a
distribuir en las empresas comerciales).

9.8.1 Programa de producción o el presupuesto de

producción

Las empresas que colocan sus productos al mercado deben preparar un programa
de producción a fin de mantener existencias disponibles y cumplir con los
pronósticos de las ventas, es decir que el proceso de producción va en función de
las unidades a vender y por eso lo ideal es no producir sino se esta vendiendo.

Una recomendaciones que la producción debe planificarse buscando que sea lo

más constante posible, ya que las operaciones estables mantiene los más bajos
niveles de costos.
Para programar la rotación de bienes que se incorpora a cada etapa del proceso,
la ideal es que la empresa presupueste mes por mes y tomar el ejercicio
presupuestario con un período total de un año cumpliendo así mismo el ciclo
contable, lo anterior facilitará dicha programación. Cuando se toma como base el
año sin mostrar la información mensualmente, se corre el riesgo de no visualizar la

36
requisición de la producción, de materia prima, de mano de obra directa en ciertos
meses ya que debemos ser concientes que son pocos los negocios que las ventas
son constantes durante todos los meses.

9.8.2 Presupuesto de materia prima

En esta etapa se determinan las cantidades de materia prima que se requieren y

con base en ellas se hace el programa de pedidos a seguir los cuales en últimas
está en función de las ventas esperadas. Son materiales y suministros directos los
que pueden identificarse inmediatamente con los productos determinados,
conocido contablemente con el nombre de materia prima (en las empresas
industriales) o mercancía no fabricada por la empresa (comercial). Los materiales
y suministros que no se identifican fácilmente se deben incluir en la requisición de
materiales y tratarlos como costos indirectos de fabricación (CIF) y en el caso de
las empresas de servicios aquí se podría presupuestar la cantidad de suministros
a requerir para la prestación del servicio.

El presupuesto de materiales controla la compra de materias primas aunque se

deben considerar factores tales como:

 La cantidad de material requerido

 Tiempo de durabilidad y las características de la misma para la nueva
requisición de los materiales por el departamento de producción.
 El costo de los mismos.
 Las restricciones posibles de los proveedores, su ubicación y demora del
despacho.
 Las restricciones posibles de la materia prima.
 Los descuentos por volumen o por pronto pago.
 La escasez de la misma.

37
El programa de producción y las tasas normales de uso proporcionan la
información necesaria para determinar las cantidades de materia prima a requerir.

El programa de producción debe especificar en que momento se necesitarán tales

materiales y por tal razón los días de compra, a su vez los precios suministrados
por los proveedores determinaran los costos esperados.

9.8.2.1 Preparación del presupuesto de materiales

Se debe conocer claramente la cantidad de materia prima para cada uno de los
productos a realizar y así facilitar la labor anterior.

Por ejemplo, se necesitan dos libras de materia prima para producir una unidad
del artículo A, según el pronóstico de ventas en el año se venderán 96.000
unidades, el programa de producción exige se produzcan 8.000 unidades por mes
partiendo del supuesto que todos los meses se vayan a vender la misma cantidad,
si se aplica la tasa normal de requisición de materia prima (dos libras por
producto) a las 8.000 unidades del artículo A programadas para enero, se observa
que son necesarias 16.000 libras de materia prima para satisfacer las
necesidades de producción mensual.

9.8.3 Presupuesto de mano de obra directa

Los costos de mano de obra de fabricación pueden ser de dos categorías: directos
e indirectos. Los costos de mano de obra directa son los que se requieren
directamente en la realización de los productos y la indirecta es toda aquella
nómina que no interviene para producir el producto pero que de una u otra manera
lo hace como es el caso de los departamentos de mantenimiento y supervisión
pero se registran como CIF por lo tanto el costo de la mano de obra directa e
38
indirecta se incluye en el costo del producto. En el caso del personal que
realmente no interviene en la producción del producto como es el caso del salario
del gerente, del celador o la secretaría, toda su carga prestacional harán parte de
los gastos operacionales, ya sean de ventas o de administración, según las
funciones que realizan, por eso todo aquel cargo que se requiera para poder
vender, su costo automáticamente será considerando un gasto de ventas y los
demás serán considerados de administración.

9.8.3.1 Calculo de las necesidades de mano de obra directa

Anteriormente se tuvo que analizar y determinar la cantidad exacta de materia

prima, mano de obra y CIF que se requiere para producir un producto (no se debe
olvidar que esto se debe realizar sólo para empresas industriales), en primera
medida se calculan las horas de mano de obra necesarias para producir las
cantidades de artículos requeridos. La mano de obra directa que se cause se verá
reflejada como un mayor valor del costo del inventario.

Los fabricantes de productos uniformes establecen un valor predeterminado por

hora (este no basta con determinarlo sino deberá estar en constante control, más
aún cuando se avecina una reforma laboral), luego determinan las horas de mano
de obra multiplicándolas con las necesidades de producción unitaria por las
asignaciones normales de tiempo de mano de obra y finalmente si se quiere
conocer el valor de la mano de obra total se multiplica por el valor de la misma.

Los fabricantes que utilizan sistemas de incentivos para la producción de

productos, convierten primero la producción del ejercicio presupuestario en
necesidades operativas, luego, se multiplica la asignación normal de tiempo por el
número de veces que ha de cumplirse la operación en el período dado y de este
modo se determina el número de horas - hombres normales requeridas.

39
Una vez calculadas las necesidades de mano de obra en horas - hombre por
departamentos o por períodos, se preparan los programas con la misma base
requerida mensualmente para así determinar los parámetros a tener en cuenta en
los incentivos y determinar su valor total que finalmente se divide en el número de
la producción que se realizó en dicho período (debe coincidir el tiempo que
transcurrió con la otorgación de los incentivos y la producción), el valor resultante
de dichos incentivos se causará como un CIF el cual en últimas lo que debe
generar es una mayor producción en menor tiempo y lógicamente un mayor valor
al producto final.

9.8.4 Presupuestos de los costos indirectos de fabricación.

(CIF)

Los costos indirectos de fabricación a diferencia de la materia prima y de la mano

de obra directa, no están asociados en forma directa a las unidades producidas.

Entre tales costos los más conocidos son: energía, gas, mantenimiento,
inspección, pruebas, control de calidad, mano de obra indirecta, depreciación y los
seguros de los bienes que intervienen para poder producir, entre otros.

La asociación indirecta con el artículo producido hace que los costos indirectos de
fabricación sean difíciles de presupuestar. Pero deben calcularse ya que dichos
costos cada día constituyen un mayor porcentaje del costo final de un producto,
me refiero a la tendencia de la miniaturización de los productos los cuales para su
realización se requiere en mayor proporción de tecnología en vez de mano de
obra.

Los costos indirectos de fabricación se clasifican según sus elementos, ya sean

fijos o variables. Debemos recordar que los costos fijos no varían en proporción

40
directa con los cambios de producción, pero que ésta sea mayor si varia a escala
individual, (ya que el costo a cargar se hace más pequeño para cada producto)
caso contrario, en los costos variables si varían el nivel de la producción, a mayor
producción mayor costos variables, pero en forma individual no se afectan y
tienden a ser los mismos.

En realidad pocos costos pueden clasificarse rígidamente en fijos o variables,

estos varían dependiendo del negocio que se esté analizando. Los costos ideales
par la administración son los variables ya que se pueden controlar con la
producción, en cambio los fijos no, ya que en determinado momento no se
relaciona con el volumen de la producción (es decir, produzca o no hay que
causarlo y cancelarlos, generándome una pérdida en el caso que no producir
ingresos) y se pueden incrementar a cierto nivel de producción.

9.9 RESUMEN DE LOS COSTOS DE PRODUCCION

El presupuesto de producción hace realidad el cálculo de los costos y no de los

ingresos, ya que estos hacen parte es del presupuesto de ventas. Los costos de
producción incluyen todos los costos necesarios para poder producir un artículo,
se clasifican en tres grupos:

9.9.1 Costos directos de material

Se refiere al costo de las materias primas y los suministros que puedan atribuirse
directamente a los procesos de fabricación.

9.9.2 Costo de la mano de obra directa

41
Son los costos de la carga prestacional de los empleados cuyo tiempo laboral
puede atribuirse directamente a los procesos de fabricación.

9.9.3 Costos indirectos de fabricación

Es el costo de los servicios de apoyo que no pueden atribuirse directamente a los

productos pero que de una u otra forma intervienen en la producción del artículo y
que deben asignarse según una base predeterminada.

Finalmente, el presupuesto de costos de fabricación se elabora en cuatro etapas:

se inicia con el programa de producción, sigue el de costos de la materia prima,
los costos de mano de obra y por último los costos indirectos de fabricación.

Aún cuando cada uno de estos se ha tratado por separado, la unión de los mismos
hace parte del presupuesto de los costos de fabricación, este naturalmente deberá
coordinarse con los presupuestos de las unidades a vender y siempre que se
hagan cambios en el presupuesto de ventas, habrá que revisar también el
presupuesto de costos de fabricación.

9.10 PRESUPUESTO DE LOS GASTOS OPERACIONALES

Antes de iniciar a explicar este proceso se dará la definición de gasto, son las
salidas de efectivo que una empresa debe realizar para el desarrollo del objeto
social, estos gastos no son recuperables pero es necesario incurrir en ellas para
que un ente pueda tener un normal funcionamiento.

Se debe dejar claro que los gastos se contabilizan dependiendo de su origen, ya

sean de administración o de ventas y para hacerlo más fácil, todos los gastos en
que se incurra para poder vender o prestar el servicio serán considerados de
ventas y los demás gastos serán de administración.
42
Los gastos operacionales son aquellos que se generan en el desarrollo del objeto
social principal de la empresa, son las sumas o valores en que se incurre durante
el ejercicio contable, directamente relacionados con la gestión administrativa o de
ventas (por tal razón en el formato del estado de resultados se manejan por
separado y es para tener mecanismos de control), orientadas a la dirección,
planeación y organización de las políticas establecidas para el desarrollo de la
actividad operativa.

Se deberá tener en cuenta los siguientes detalles:

 Se deben conocer los recursos financieros disponibles o con los que se

cuenta para así determinar de dónde van a provenir los dineros que los van a
financiar, si del objeto social, de las ventas de los inventarios, de los acreedores o
del aporte de los propietarios.
 Se debe prever y planificar todos los fondos adicionales necesarios
teniendo en cuenta el menor costo de los mismos pero sin afectar la calidad.
 Se debe coordinar todas las actividades, funciones y planes de los
diferentes departamentos para el logro de lo presupuestado.

Para dar una guía de los gastos que se deben presupuestar deberá realizar los
siguientes pasos:

9.10.1 Presupuesto de nómina

Recordemos que la nómina que se origina para el desarrollo de un producto hace

parte de los costos del producto y no de los gastos operacionales de nómina, lo
anterior sólo se aplica para las empresas industriales.

43
Para iniciar este proceso es necesario determinar los cargos que se requieren
para el desarrollo normal del objeto social del ente y el número de empleados en
los mismos cargos, a su vez el salario base para así poder realizar los siguientes
cálculos.
9.10.1.1 Cesantías

Según el régimen laboral colombiano, la ley 50 de 1.990 modificó el régimen de

cesantía a que tienen derecho los trabajadores del sector privado. De acuerdo con
esta disposición legal, la cesantía quedó sometida a tres sistemas de liquidación
diferentes y excluyentes entre sí:

 El sistema tradicional, Artículo 249. Consiste en que todo empleador

(anteriormente llamado patrono), está obligado a pagar a sus empleados al
terminar el contrato de trabajo como auxilio de la cesantía, un mes de salario por
cada año de servicios y proporcionalmente a sus empleados. Debemos ser
conscientes que hoy en día son pocos los trabajadores en este sistema.

Su cálculo se realizará con la aplicación de la siguiente fórmula:

PROMEDIO DEL SALARIO MENSUAL x NUMERO DE DIAS TRABAJADOS

 El sistema de liquidación definitiva anual y manejo e inversión a través

de los llamados “fondos de cesantías”, creado por la ley 50 de 1.990 el cual se
aplica exclusivamente para los trabajadores vinculados por contrato de trabajo a
partir del primero de enero de 1.991 y a los trabajadores antiguos que se acojan al
nuevo sistema. El empleador está obligado a cancelar al fondo de cesantías que
decida el empleado a más tardar el 15 de febrero de lo causado del año anterior,
al no hacerlo en esa fecha será sancionado con la mayor tasa de interés del sector

44
financiero por cada día de mora, dichos interés una vez cancelados al fondo serán
del empleado.
Fórmula:

(Promedio del salario mensual + Subsidio de transporte mensual) x el

número de días trabajados
360

 El sistema de salario integral. Artículo 132 subrogado. Ley 50 de 1.990

artículo 18 formas y libertad de estipulación.

1. El empleador y el trabajador puede convenir libremente el pago de su

salario en sus diversas modalidades, ya sea por unidad de tiempo, por obra o a
destajo o por tarea, etc., pero siempre respetando el salario mínimo legal (el que
trabaja como mínimo 48 horas a la semana, debe ganar el mínimo) o el fijado en
los pactos, convenciones colectivas y fallos arbitrales.

2. No obstante lo dispuesto en los artículos 13, 14, 16, 21 y 340 del código
sustantivo del trabajo y las normas concordantes con estas, cuando el trabajador
devengue un salario ordinario superior a los 10 salarios mínimos legales
mensuales vigentes (SMMLV), valdrá la estipulación escrita de un salario, que
además de retribuir al trabajo ordinal compense de antemano el valor de las
prestaciones, recargos y beneficios tales como el correspondiente al trabajo
nocturno, extraordinario o dominical y festivo, el de primas legales, extralegales,
las cesantías y sus intereses, subsidios y suministros en especie y en general las
que se incluyan en dicha estipulación, excepto las vacaciones.

45
En ningún caso el salario integral podrá ser inferior al monto de 10 salario mínimos
legales mensuales, más el factor prestacional correspondiente a la empresa que
no podrá ser inferior al 30% de dicha cuantía.

(El monto del factor prestacional quedará exento del pago de retención en la

fuente y de impuesto)*.

3. Este salario no estará exento de las cotizaciones a la seguridad social, ni

de los aportes al SENA, instituto colombiano de bienestar familiar (ICBF) y cajas
de compensación familiar, pero en el caso de estas tres últimas entidades los
aportes se disminuirán en un treinta por ciento (30%).

4. El trabajador que desee acogerse a esta estipulación, recibirá la liquidación

definitiva de su auxilio de cesantía y demás prestaciones sociales causadas hasta
esa fecha, sin que por ello se entienda terminado su contrato de trabajo.

*NOTA: El texto entre paréntesis fue modificado por el artículo 96 de la Ley 223 de
1.995, en el sentido de que la exención tributaria para este efecto no siempre será
del 30%.

ART. 1 Salario integral. El salario integral a que se refiere el numeral segundo del
artículo 132 del código sustantivo del trabajo, modificado por el artículo 18 de la
Ley 50 de 1.990, será una sola suma convenida libremente y por escrito entre el
trabajador y el empleador, suma que será la base para las cotizaciones del
Instituto de Seguros Sociales, la liquidación de las indemnizaciones a que se
refiere el artículo 64 del Código Sustantivo del Trabajo y la remuneración de las
vacaciones.

Finalmente cuando un trabajador (artículo 266) cumpla los requisitos para la

jubilación no excluye a la empresa al pago de las cesantías por el tiempo servido.

46
ART. 250 Pérdida del derecho. El trabajador perderá el derecho de auxilio de
cesantía cuando el contrato de trabajo termina por alguna de las siguientes
causas;

a) Todo acto delictuoso cometido contra el patrono o sus parientes dentro del
segundo grado de consaguinidad y primero de afinidad o al personal directivo de
la empresa.

b) Todo daño material grave causado intencionalmente a los edificios, obras,

maquinarias, materias primas, instrumentos y demás objetos relacionados con el
trabajo.

c) El que el trabajador revele los secretos técnicos o comerciales o dé a

conocer asuntos de carácter reservado, con perjuicio grave para la empresa.

En estos casos el patrono podrá abstenerse de efectuar el pago

correspondiente hasta que la justicia decida.

ART. 251 Excepciones a la regla general. El artículo 249 no se aplica:

 A la industria puramente familiar;

 A los trabajadores accidentales o transitorios y
 A los artesanos que trabajando personalmente en su establecimiento no
ocupen más de cinco trabajadores permanentes extraños a su familia.

ART. 252 Cesantía restringida

1. Los trabajadores del servicio doméstico, los de las empresas industriales

de capital inferior a $20.000.000 y los de empresas agrícolas, ganaderas o
forestales de capital inferior a $60.000.000 tienen derecho a un auxilio de cesantía

47
equivalente a 15 días de salario por cada año de servicios y proporcionalmente
sujetos a las normas sobre esta auxilio (*).

2. Para la liquidación del auxilio de cesantía de los trabajadores del servicio

doméstico sólo se computará el salario que reciban en dinero.

3. el tiempo servido antes del primero de enero de 1.951 por todos aquellos
trabajadores que tuvieron restringido el derecho de cesantía en virtud de la
legislación vigente hasta esta fecha, se liquidará de acuerdo con dicha legislación.

(*) NOTA: Artículo 252 fue declarado inexequible. C.C.S C-051/95.

ART. 253 subrogado. D.L. 2351/65, Artículo 17 salario base par la liquidación
de las cesantías.

1. Para liquidar el auxilio de cesantía se toma como base el último

salario mensual del trabajador, siempre que no haya tenido variación en los
tres últimos meses. En el caso contrario y en el de los salarios variables, se
tomará como base el promedio de lo devengado en el último año, de
servicios o en todo el tiempo servido si fuere menor de un año.

ART. 254 Prohibición de pagos parciales. Se prohíbe a los patrones efectuar

pagos parciales del auxilio de cesantía antes de la terminación del contrato de
trabajo, salvo en los casos expresamente autorizados y si los efectuaren perderán
las sumas pagadas, sin que puedan repetir lo pagado.

ART. 255 Trabajadores llamados a filas. Los trabajadores que entren a prestar
servicio militar, por llamamiento ordinario o en virtud de convocatoria de reservas,
tiene derecho a que se les liquide y pague parcial y definitivamente el auxilio de
cesantía, cualquiera que sea el tiempo del trabajo y sin que se extinga su contrato
conforme a los dispuesto en el ordinal 5 del artículo 51.

48
9.10.1.2 Intereses a las cesantías

A partir del primero de enero de 1.975 todo empleador está en la obligación de

reconocer y cancelar a sus empleados un 12% anual sobre el saldo de las
cesantías que se le adeuden. Estas se deben cancelar en el mes de enero a más
tardar la primera quincena (las causadas del año anterior), o cuando se retire el
trabajador o en el mes siguiente a la liquidación parcial si se llegare a presentar.

En el caso de que la empresa no las cancelara en las fechas estipuladas, deberá

cancelar a título de indemnización y una sola vez, un valor adicional igual al de los
intereses causados, por último los dineros provenientes de los intereses a las
cesantías será exentos de toda clase de impuestos y serán irrenunciables e
inembargables. (Salvo que la ley establezca algo diferente).

La costumbre es cancelarlos en el mes de diciembre pero está supeditado a las

políticas del departamento de personal de cada empresa.

Su fórmula de aplicación para el desarrollo del presupuesto sería:

CESANTIAS x 12%

9.10.1.3 Vacaciones

ART. 186 Duración

49
1. Los trabajadores que hubiesen prestado sus servicios durante un año tienen
derecho a 15 días hábiles consecutivo de vacaciones remuneradas.
2. los profesionales y ayudantes que trabajan en establecimientos privados
dedicados a la lucha contra la tuberculosis y los ocupados en la aplicación de
rayos x tienen derecho a gozar de 15 días de vacaciones remuneradas por
cada seis meses de servicios prestados.

ART. 187 Época de vacaciones

1. La época de las vacaciones debe ser señalada por el empleador a más

tardar dentro del año subsiguiente y ellas deben ser concedidas oficiosamente o a
petición del trabajador, sin perjudicar el servicio y la efectividad del descanso.

2. El empleador tiene que dar a conocer al trabajador con 15 días de

anticipación la fecha en que le concederá las vacaciones.

3. Adicionado D. 13/67, Artículo 5. Todo empleador deberá llevar un registro

especial de las vacaciones en el que anotará la fecha en que ha ingresado al
establecimiento cada trabajador, la fecha en que toma sus vacaciones anuales y
en que las termina y la remuneración recibida por las mismas.

ART. 189 Interrupción. Si se presenta interrupción justificada en el disfrute de las

vacaciones, el trabajador no pierde el derecho a reanudarlas cuando el empleador
ya lo estipule.

ART. 189 Subrogado D.L. 2351/65, artículo 14 Compensación en dinero.

1. Es prohibido compensar en dinero las vacaciones. Sin embargo, el ministerio

de trabajo podrá autorizar que se pague en dinero hasta la mitad de éstas en
casos especiales de perjuicio para la economía nacional o la industria.

50
2. Cuando el contrato de trabajo termine sin que el trabajador hubiere disfrutado
de vacaciones, la compensación de éstas en dinero procederá por el año cumplido
de servicio y proporcionalmente por fracción de año.

3. Para la compensación en dinero de las vacaciones, se tomará como base

el último salario devengado por el trabajador o el promedio ponderado como ya
fue explicado en el auxilio de cesantías en color azul.

ART. 190 Modificado. D.13/67, artículo 6 Acumulación

1. En todo caso, el trabajador gozará anualmente por lo menos de seis días

hábiles continuos de vacaciones, los que no son acumulables.

2. Las partes pueden convenir en acumular los días restantes de vacaciones,

hasta por dos años.

3. La acumulación puede ser hasta por cuatro años, cuando se trate de

trabajadores técnicos, especializados, de confianza, de manejo o del extranjero o
que presten sus servicios en lugares distintos a los de la residencia de sus
familiares.

4. Si el trabajador goza únicamente de seis días de vacaciones en un año, se

presume que acumula los días restantes de vacaciones a los posteriores, en los
términos del presente artículo.

ART. 191 Empleados de manejo. El empleado de manejo que hiciere uso de

vacaciones puede dejar un reemplazo, bajo su responsabilidad solidaria y previa
aquiescencia del patrono. Si éste último no aceptare el candidato indicado por el

51
trabajador y llamare a otra persona a reemplazarlo, cesa por ese hecho la
responsabilidad del trabajador que se ausente en las vacaciones.

ART. 192 Modificado D. 617/54, artículo 8 Remuneración

1. Durante el período de vacaciones el trabajador recibirá el salario ordinario que

esté devengando el día que comience a disfrutar de ellas. En consecuencia, sólo
se excluirán para la liquidación de vacaciones el valor del trabajo en días de
descanso obligatorio y el valor de trabajo suplementario o de las horas extras.

2. Cuando el salario es variable, las vacaciones se liquidarán con el promedio de

lo devengado por el trabajador de los últimos 12 meses y en el año
inmediatamente anterior a la fecha en que se concedan.

Fórmula a aplicar para determinar la remuneración a reconocer en las

vacaciones. Depende del tipo de trabajador pero la normal es la siguiente:

SALARIO PROMEDIO MENSUAL X NÚMERO DE DIAS TRABAJADOS

720

Una serie de comentarios a realizar y apoyado en el código sustantivo y

procesal del trabajo respecto a las cesantías y las vacaciones es que cuando
un empleado es suspendido por cualquier causa (Artículo 53) se interrumpe
su obligación de prestar sus servicios al ente y para el empleador la de
pagar los salarios en ese o esos lapsos y no reconocerle dicho tiempo para
la liquidación de las vacaciones, cesantías y jubilaciones, pero no cesa las
obligaciones adquiridas con anterioridad a la suspensión y en el caso de
muerte o enfermedad de sus trabajadores.

52
Hay que tener en cuenta que los empleados en período de prueba (artículo 80)
gozan de todas las prestaciones a las que tienen derecho y para efectos de los
derechos de vacaciones y cesantías de los docentes (artículo 102) se entiende
que el trabajo del año escolar equivale al trabajo de un año calendario y las
vacaciones reglamentarias del respectivo establecimiento dentro del años escolar
serán remuneradas y excluyen las vacaciones legales, en cuanto aquellas
excedan los quince días y (artículo 310) para los trabajadores de obras o
actividades de la construcción cuyo pago exceda de $10.000 se les reconocerá el
auxilio de las cesantías y las vacaciones así:

 El auxilio de cesantía por todo el tiempo servido, a razón de tres días de

salario por cada mes completo de trabajo, siempre que haya laborado siquiera un
mes y debe pagarse a la terminación del contrato por cualquier causa.

 Las vacaciones remuneradas de quince días hábiles y consecutivos por

cada año de servicios y proporcionalmente por fracciones de un año, debe haber
laborado por lo menos un mes.

9.10.1.4 Prima de servicios

ART. 306. Principio general

1. Toda empresa de carácter permanente está obligada a pagar a cada uno de

sus trabajadores, excepto a los ocasionales o transitorios, como prestación
especial, una prima de servicios, así:

a) Las de capital de $200.000 o superior, un mes de salario pagadero por

semestre del calendario, en la siguiente forma: una quincena el último día del mes
de junio y otra quincena en el último día del mes de diciembre, a quienes hubieren

53
trabajado o trabajaren todo el respectivo semestre, o proporcionalmente al tiempo
trabajado y no hubieren sido despedidos por justa causa y

b) Las de capital menor de $200.000, 15 días de salario, pagadero en la

siguiente forma: una semana el último día del mes de junio y otra semana en el
último día del mes de diciembre, pagadero por semestre del calendario, a quienes
hubieren trabajo o trabajaren todo el respectivo semestre; o proporcionalmente al
tiempo trabajado siempre que no hubieren sido despedidos por justa causa.

2. Esta prima de servicios sustituye la participación de utilidades y la prima de

beneficios que estableció la legislación anterior.

ART. 307 Carácter jurídico. La prima anual no es salario, ni se computará como

factor del salario en ningún caso.

ART. 308 Primas convencionales y reglamentarías. Las empresas que por

pactos, convenciones colectivas, fallos arbítrales o reglamentos de trabajo estén
obligadas a reconocer a sus trabajadores primas anuales o primas de navidad,
tendrán derecho a que el valor de estas primas se impute a la obligación de que
trata el presente artículo, pero si la prima de servicios fuere mayor deberán pagar
el complemento.

Fórmula a aplicar para su cálculo en el caso de tratarse de un presupuesto

anual:

(Salario promedio mensual + subsidio de transporte mensual) x número de

días trabajados

360

54
Fórmula a aplicar para su cálculo en el caso de tratarse de un presupuesto
semestral

(Salario promedio mensual + subsidio de transporte mensual) x número de

días trabajados

180

9.10.1.5 Aportes parafiscales

Son aquellos que se deben cancelar por cuenta del empleador a las Cajas de
Compensación Familiar, exactamente es un 9% de la nomina (a las cajas le
corresponde un 4%) para que ellas a su vez la distribuyan al Instituto Colombiano
de Bienestar Familiar (ICBF un 3%) y al SENA (un 2%).

Se realiza de la siguiente manera, se toma el total del salario (sin importar el lapso
que se esta tomando para realizar el presupuesto) y se le saca el 9%, esos
dineros se deben cancelar mes vencido y a más tardar los 10 primeros días de
cada mes, en la gran mayoría de las ciudades de nuestro país, dicho monto se
cancela a las cajas de compensación familiar para que éstas a su vez la
distribuyan al ICBF y al SENA y por ello les cobran un porcentaje que
normalmente no supera el 5%.

Fórmula para su cálculo:

SALARIO TOTAL x 9%

55
9.10.1.6 Pensión obligatoria

Es un pago de carácter vitalicio que garantiza el cubrimiento de los riesgos

derivados de la invalidez, vejez y muerte, es financiado a través de las
cotizaciones que obligatoriamente se realizan al régimen general de pensiones.

El sistema general de pensiones está diseñado como el instrumento legal que

articula todo un conjunto de entidades y procedimientos creados para garantizar a
la población colombiana el reconocimiento y cubrimiento de dichas pensiones y
prestaciones consagradas legalmente, así como también busca ampliar la
cobertura de segmentos de la población no cubiertos con un sistema de
pensiones.

Esto busca crear toda la infraestructura y procedimientos adecuados que garantice

el pago de todos los beneficios a las personas que se afilien al plan obligatorio.

El sistema general de pensiones se aplica a todos los habitantes del territorio

nacional respetando y manteniéndose la vigencia de los derechos adquiridos
conforme a disposiciones normativas anteriores, pactos o convenciones colectivas
de trabajo.

Excepciones

Fuerzas Militares, Policía Nacional, miembros no remunerados de las

corporaciones públicas, afiliados al Fondo Nacional de Prestaciones Sociales del
magisterio, trabajadores de las empresas que al 23 de diciembre de 1.993 estaban
en concordato preventivo u obligatorio y a los empleados y pensionados de
ECOPETROL.

56
El pago se realiza compartido, el 75% le corresponde al empleador y 25% al
trabajador, el porcentaje a pagar es del 15% del salario (Artículo 18, Ley de 1.993),
por tal razón le corresponde el 11.25% del salario al empleador (15% x 75%) y se
debe causar todos los meses pero se consigna al fondo de pensiones al mes
siguiente los primeros cinco días hábiles y al trabajador el 3.75% los cuales deben
ser descontados de su salario (15% x 25%). Cabe anotar que los trabajadores que
devenguen más de cuatro salarios mínimos mensuales vigentes se les
descontaran el 4.75%, ese 1% de más se asignara al fondo de solidaridad.

Fórmula para su cálculo

SALARIO TOTAL x 10.125%

Debemos dejar claro que éste no es un cálculo normal de una nómina, ya que
aquí sólo se debe tener en cuenta el porcentaje que le corresponde cancelar a la
empresa y no al trabajador ya que cuando se está realizando la nómina no se
hace ningún descuento en su salario anual y por ello no debemos tener en cuenta
la deducción.

9.10.1.7 Sistema general de salud

Tiene como objetivo regular el servicio público esencial de salud y crear

condiciones de acceso de toda la población al servicio en todos los niveles de
atención, como por ejemplo enfermedad general y maternidad, vigente desde el
primero de enero de 1.995.

Anteriormente dicha labor le correspondía al Estado a través del Instituto de

Seguro Social (ISS) pero desde la creación de las diferentes EPS, el empleado
puede decidir en donde quiere que le den el servicio.

57
Su pago es del 12.5%, igualmente que el sistema de pensión es compartido tanto
por el empleador (8,5%) como por los empleados (4%), basado en esto tan sólo
nos interesa lo que le corresponde cancelar a la empresa por los motivos ya
explicados.

Fórmula para su cálculo

SALARIO TOTAL x 8,5%

9.10.1.8 Sistema general de riesgos profesionales

Es un conjunto de disposiciones que actualizan y complementan la reglamentación

en materia de accidentes de trabajo y enfermedad profesional.

Vigencia: primero de agosto de 1.994 para el sector privado y primero de enero de

1.996 para el sector público.

Es un conjunto de entidades públicas y privadas las cuales crearon una serie de

normas y procedimientos destinados a prevenir, proteger y atender a los
trabajadores en Colombia de los efectos de las enfermedades y accidentes que
pueden ocurrirles “ con ocasión o como consecuencia” de su trabajo.

Según este mismo decreto en el artículo 9, define que un accidente de trabajo es

todo suceso repentino que sobrevenga por causa o con ocasión del trabajo
y que produzca en el trabajador una lesión orgánica, una perturbación
funcional, una invalidez o la muerte, a su vez todo aquel accidente que se
produzca durante la ejecución de órdenes del empleador o durante la
ejecución de una labor o bajo su autoridad o representación, aún fuera del
lugar y horas del trabajo.

58
Este sistema se aplica a todas las empresas e instituciones que funcionen en el
territorio nacional, a los trabajadores, contratistas, subcontratistas de los sectores
público, oficial, semioficial, en todos sus órdenes y del sector privado en general
con las excepciones dispuestas en el artículo 279 de la ley de 1.993 y que se
relacionan a continuación:

 A los miembros de las fuerzas militares y de la policía nacional, el personal

requerido por el decreto ley 1214 de 1.990, con excepción de aquél que se vincule
a partir de la vigencia de la presente ley y a los miembros no remunerados de las
corporaciones públicas.

 A los afiliados al fondo nacional de prestaciones sociales del magisterio,

creado por la ley 91 de 1.989, cuyas prestaciones a cargo serán compatibles con
pensiones de cualquier clase de remuneración. Este fondo será responsable de la
expedición y pago de los bonos pensiónales a favor de educadores que se
requieran del servicio, de conformidad con la reglamentación que para tal efecto
se expida.

 A los trabajadores de las empresas que al empezar a regir la ley 100 de

1.993, están en concordato preventivo y obligatorio en el cual se hayan pactado
sistemas o procedimientos especiales de protección de pensiones y mientras dure
el respectivo contrato.

 A los servidores públicos de la empresa colombiana de petróleos

ECOPETROL pero no a los pensionados de la misma. Quienes con posterioridad
a la vigencia de la ley 100 de 1.993, ingresen a este mismo ente, por vencimiento
del término de contratos de asociación o de concesión, podrían beneficiarse del
régimen de seguridad social de la misma, mediante la celebración de un acuerdo
individual o colectivo, en términos de costos, forma pago y tiempo de servicio que

59
conduzca a la equivalencia entre el sistema que los ampara en la fecha de su
ingreso y el existente en ECOPETROL. Artículo 279, ley 100 de 1.993.

El monto de las cotizaciones no podría ser inferior al 0.348% ni superior al 8.7%

de la base de cotización de los trabajadores a cargo del respectivo trabajador.

Las tarifas fijadas para cada empresa no son definitivas y se determinan de

acuerdo con:

 La actividad económica

 El índice de lesiones incapacitantes de cada empresa y

 Al cumplimiento de las políticas y la ejecución de los programas sobre salud

ocupacional, determinados por las entidades administradores de los riesgos
profesionales correspondientes, de conformidad con los reglamentos expedidos
para tan fin por el gobierno nacional.

Se debe tener en cuenta que la clasificación inicial será determinada por el

empleador y la administración de riesgos profesionales al momento de la afiliación
le dirá cual es, cuando un ente ingresa por primera vez al sistema general de
riesgos profesionales, cotizará por el valor inicial de la clase de riesgo que le
corresponde, de acuerdo a la siguiente tabla de cotizaciones mínimas y máximas
(artículo 13 del decreto 1772 de 1.994), una vez que no presente un aumento en el
índice de las lesiones incapacitantes transcurrido por lo menos un año podrá
cotizar con el valor mínimo, en caso contrario con el valor máximo, una vez que se
hayan cumplido los procedimientos de reclasificación.

CLASE DE VALOR VALOR VALOR

CLASIFICACION
RIESGO MINIMO INICIAL MAXIMO
CLASE I MINIMO 0,348% 0,522% 0,696%
CLASE II BAJO 0,435% 1,044% 1,653%

60
 CLASE III MEDIO 0,783% 2,436% 4,089%
CLASE IV ALTO 1,740% 4,350% 6,960%
CLASE V MAXIMO 3,219% 6,960% 8,700%

El pago en su totalidad le corresponde al empleador, el cual lo deberá hacer los

primeros días de cada mes, pero mes vencido y el monto a cancelar varía
dependiendo de la clasificación del tipo de riesgo que representa cada cargo, sus
funciones, el estado físico del lugar de trabajo, entre otras. Para su cálculo se
deberá aplicar la siguiente fórmula:

SALARIO x EL PORCENTAJE DEL RIESGO PROFESIONAL

Todo lo anterior se deberá calcular a cada uno de los trabajadores que laboran en
el ente.
9.10.1.9 Dotación

Tendrá derecho todo trabajador que devengue menos de dos salarios mínimos
mensuales, esta nunca se dará en efectivo sino en lo que requiera para desarrollar
sus funciones, generalmente es el vestir y calzado. Existe otro tipo de dotación
que se le dará a todos los trabajadores que lo requieran por las funciones a
cumplir y que le brinden seguridad, como es el caso de guantes, gafas de
protección, cascos de seguridad, zapatos con puntera de acero, tapa oídos y
boca, entre otros.

Fórmula a aplicar:

SALARIO x 10%

9.10.1.10 Pago a los vendedores

61
La costumbre para cancelar la nómina de los vendedores hoy en día es un básico
más un porcentaje pactado del volumen de ventas, se recomienda que para dicho
porcentaje su base no sean las ventas brutas sino las ventas recaudadas, es decir
que el trabajador sólo reciba la comisión una vez que al ente le hayan cancelado
la venta, garantizando el cumplimiento de la teoría de ganar – ganar, gana tanto el
empleado como la empresa, ya que éste no obtiene remuneración hasta que el
ente también la haya recibido a través del pago de la venta de sus inventarios, a
su vez incentiva a que el vendedor no venda por vender sino que escoja a sus
clientes, pues la gracia finalmente no es generar la venta sino el pago de la
misma.
Es importante que una vez el vendedor haya cobrado entregue las cuentas para
así evitar posibles hurtos o auto préstamos, recuerde nunca colocar a la misma
persona las funciones de despachar y cobrar porque se dificultará dicho control,
(Norma básica de auditoria).

En una gran mayoría de empresas, en especial donde el vendedor esta en un sólo

sitio de trabajo (caso de un almacén), los sueldos tienden a ser fijos y no variables,
lo anterior desvirtúa el incentivo de realizar las ventas. Es lógico pensar que de
todos modos en las empresas deberá existir cierto personal mínimo de ventas que
debe mantenerse independiente del volumen de éstas, pero a distintos niveles de
ventas, él número de vendedores tiende a aumentar y por consiguiente el monto
de sus sueldos también varía.

Se recomienda cancelar a los vendedores a través de incentivos en los meses de

baja rotación de la mercancía ya que todos los entes presentan un
comportamiento de sus ventas en forma cíclica para motivarlos a realizarlas, pero
su pago en ningún caso podrá ser inferior al salario mínimo legal y para ser justos
si el empleador debería cancelar todos los meses por porcentaje en las ventas
recaudadas más aun cuando laboran dentro del negocio sin salir a visitar clientes.

62
9.10.2 Presupuesto de gastos generales

Aquí se deben calcular todos los gastos en que incurre normalmente un ente para
el desarrollo de su objeto social, los cuales podrán tomar como base la historia
para determinar el monto (si existe) o la experiencia de los pagos que
normalmente se realizan, entre los más usuales son los siguientes:

NOMBRE DEL GASTO FORMA NORMAL DE PAGO

Servicios públicos Mes vencido o mes anticipado*
Publicidad Contado
Seguros Contado o Mes anticipado
Cafetería Contado o a la entrega
Papelería Contado o a la entrega
Aseo Contado o a la entrega
Gastos de distribución Contado

* El pago del TV cable e internet hay que hacerlo mes anticipado, los demás
servicios públicos se cancelan mes vencido.

Entiéndase como forma de pago mes vencido, aquellos gastos que se incurren en
el mes pero son cancelados al mes siguiente, como es el caso de los servicios
públicos y como mes anticipado aquéllos que se cancelan en el mismo mes que
se incurren, por último se debe aclarar que dependiendo del tipo de gastos existen
diversas modalidades de pago.

Se dará una breve explicación de alguno de ellos.

9.10.2.1 Gastos de servicio públicos

Son todos aquellos servicios en que incurre el ente para el desarrollo de su objeto
social y que son ofrecidos en su mayoría por empresas del estado (no en todos los
casos) como son los de agua, luz, teléfono, gas natural, televisión por cable entre

63
otros, se recomienda el control de los mismos para evitar su incremento y generar
cultura de consumo o buscar tecnológicamente medios para disminuirlos como es
el caso de los bombillos ahorradores de energía o los sistemas inteligentes que
apagan la luz si no hay nadie en el lugar.

9.10.2.2 Gastos de publicidad

Aunque contablemente son considerados gastos, según opinión del autor deberían
ser considerados una inversión por el efecto que generan en la gran mayoría de
los casos, este es un incremento de los ingresos provenientes de las ventas de
sus inventarios o de la prestación de los servicios. Se recomienda no tomar
decisiones aceleradas en el momento de ir a decidir en donde hacer dicha
publicidad y sí asesorarse de un ente especializado.

Por lo general las actividades de publicidad son difíciles de presupuestar por la

gran diversidad de medio utilizados, por lo demás, hay compañías que tienen sus
propios departamentos de publicidad y promoción de ventas, aunque se
recomienda en la mayoría de los casos que estos no lo realicen directamente la
misma empresa ya que debería incurrir en inversiones de infraestructura
innecesaria para poder llevarla a cabo, en tanto que existen otras empresas que
ese es su objeto social y ya tienen dicha inversión. Imagínese que se piensa
realizar publicidad no sólo en el ámbito local, sino nacional e internacional, ¿sería
relevante dicha inversión o sería más fácil adjudicarlo a una empresa que tenga
los canales de distribución? ¡Saquen sus propias conjeturas!

El presupuesto de ventas constituye la base para calcular los costos totales de

publicidad, al formular un presupuesto de publicidad, las empresas consideran el
efecto probable de dicha decisión sobre los pronósticos de ventas, es decir, a
mayor publicidad se espera mayores niveles de ventas.
9.10.2.3 Gasto en seguros

64
Es un error administrativo no tener asegurado todo aquel bien que presente riesgo
de perderlo por cualquier efecto ya que es la mejor manera de proteger una
inversión, se recomienda asesorarse de una agencia de seguros en el momento
de llevarlo a cabo para garantizar una buena póliza contra todo riesgo.

Lo primero que se debe asegurar es el bien que presente más riesgo o el de

mayor peso en los activos, es decir el activo más importante del negocio, cabe a
su vez recalcar que aunque contablemente es un gasto y en algunos casos CIF se
debería entender que los seguros son la mejor manera de no perder las
inversiones ya logradas y en ultimas al no poseerlas se podría quedar sin algunos
activos o en el peor de los casos hasta desaparecer un negocio, como es el caso
de ocurrir un terremoto y destruir toda la estructura del ente junto a los activos que
están dentro del ente y una vez ocurrido el hecho ya no hay nada que hacer y
desde el punto de vista administrativo sería un error fatal.

9.10.2.4 Gastos de cafetería

Generalmente todas las empresas incurren en este gasto, se refiere a las bebidas
aromáticas, tintos, gaseosas o cualquier liquido o comida liviana que se ofrezca a
los empleados o a los clientes ya sea por razones personales o laborales. En las
empresas pequeñas la tendencia es que estos gastos los asuman directamente
los empleados y no la empresa aunque cabe recalcar que tienen un gran valor
cuando van dirigidos a los clientes al punto que harán parte de los pequeños
detalles que marcaran la diferencia entre un ente y otro.

9.10.2.5 Gasto de papelería

65
Se refiere a los insumos que normalmente requiere una oficina para laborar, se
recomienda tener control en el consumo de los mismos para evitar que los
trabajadores los utilicen para cualquier cosa menos en el uso de las funciones
asignadas por el ente. Los más comunes son las resmas de papel, borradores,
lápices, tintas para la impresora, grapas, marcadores, resaltadores, ganchos,
legajadores, clips, bandas de gancho, liquid paper, entre otros. A su vez en el
momento que el trabajador deje su cargo se recomienda controlar que junto a él
no se vayan dichos insumos.

9.10.2.6 Gastos de aseo

Se refieren a todos los suministros que se deben tener para la limpieza del lugar
de trabajo e igualmente se recomienda su control en el consumo, entre otros
serían los desinfectantes, trapero, escobas, recogedor, bolsas de basura, jabón
para las manos y pisos, papel higiénico, cepillos, entre otros.

9.10.2.7 Gastos de distribución

Aquí se incluyen todas las salidas de dinero que se requieren para comercializar
los productos de una empresa respecto al almacenamiento, manipulación y la
entrega de los mismos en el momento de la venta, hoy en día se está
acostumbrando a que éste último gasto lo cancele el usuario, pero éste hace parte
del buen servicio que puede ofrecer un ente creando en algunos casos
diferenciación y conformidad en el cliente y por ende su preferencia del consumo.
Para obtener el valor de manipulación y entrega de mercaderías, las empresas
clasifican dicho montos en variables rutinarias, tales como el empaque de los
artículos para su despacho, este debe ir acorde a la producción y el valor de dicho
insumo deberá estar incluido en el costo del producto salvo que no se requiera
para poderlo vender.
66
El presupuesto de ventas muestra el número de unidades que han de venderse, el
resultado de éstas por los costos de despacho y manipuleo dan una cifra que
puede incorporarse al presupuesto por concepto de gasto o costo si se requiere
para vender el bien.

9.10.3 Presupuesto de depreciación

Antes de iniciar a explicar este ítem se dará una breve clasificación de la

conformación de los activos.

9.10.3.1 Clasificación de la Propiedad Planta y Equipo

Las propiedades, planta y equipo se suelen subdividir en tres categorías; no

depreciables, depreciables y agotables.

 No depreciables

Son todos aquellos activos que tienen una vida limitada (1), también los bienes
que su existencia no se requiere la intervención de la mano del hombre (2), que
no están actos para su uso (3) y también los que a la fecha de presentación del
balance general se encuentran todavía en etapa de montaje (4); para dar un
ejemplo de lo explicado anteriormente tendremos en cuenta los mismos números;
el primer caso (1) son el activo corriente debido a su rotación, (2) los terrenos, los
pozos petroleros, (3) construcciones en curso, maquinaría y equipo en montaje,
propiedades planta y equipo en tránsito y (4) un vehiculo o una maquinaria en
reparación.

67
 Depreciables

Son considerados activos depreciables aquellos que se deterioran ya sea por el

uso, o por la acción de factores naturales, o por la obsolescencia debido a los
avances tecnológicos y debido a todo lo anterior pierden valor. Algunos ejemplos
son: construcciones y edificaciones, vehículos, maquinaría y equipo,
computadores, software, entre otros. Para un mejor entendimiento se deprecian
todos aquellos activos que están ubicados en el activo no corriente y que su
existencia se deba a la intervención de la mano del hombre.

 Agotables

Están representados por recursos naturales manejados por las empresas, cuya
cantidad y valor disminuyen ya sea por la extracción o remoción del producto. Su
valor histórico se conforma por su valor de adquisición, más las erogaciones y
cargos incurridos en su explotación y desarrollo. Son considerados activos
agotables las minas y canteras, pozos y yacimientos. Cabe aclarar que estos
activos no se deprecian sino que se amortizan.

9.10.3.2 Depreciación Acumulada

Es el nombre contable que recibe la cuenta en donde se acumula la reducción

(por esa razón se presenta restando en el activo no corriente) del valor histórico de
las propiedades, planta y equipo debido a los factores anteriormente explicados y
para calcular dichas depreciaciones es necesario estimar la vida útil del bien y
cuando sea significativo su valor residual.

Se entiende por vida útil (es el tiempo predeterminado por el estado a través del
estatuto tributario) como el lapso durante el cual se espera que estos activos

68
funcionen normalmente y contribuyan a la generación de ingresos en la empresa
lógicamente con un mantenimiento adecuado y por valor de salvamento o residual,
es aquel precio mínimo de venta que la empresa estima tendrá el activo una vez
este terminada su vida útil, la costumbre es que sea como mínimo el 10% del valor
histórico ajustado pero este podrá ser mayor dependiendo del riesgo que presente
dicho activo, lógicamente en el momento de venderlo lo ideal es venderlo al mayor
valor posible.

El resultado de la depreciación del período variará dependiendo de los métodos

que se utilicen, aunque siempre dará el mismo resultado (el de la depreciación del
periodo) cuando se compara los métodos de línea recta y suma de los dígitos de
los años, específicamente cuando la vida útil del bien a depreciar es impar como
es el caso de los vehículos (cinco años) o los software (tres años), exactamente
en la mitad; en los vehículos al tercer año y en el software en el segundo.

Se consideran bienes depreciables todos aquellos activos que cumplan los

requisitos para ser activo no corriente y que a su vez su existencia de deba a
la intervención de la mano del hombre, que este apto para su uso y que
pueda generar rentabilidad.

Para dar una aclaración a lo anterior, los terrenos son activos no depreciables ya
que para que existan no fue necesario la intervención de la mano del hombre, por
otro lado un vehículo si es considerado un activo depreciable debido a que éste no
podría existir si el hombre no lo hubiese creado salvo que este haga parte de un
inventario (si ese es el caso ya no es depreciable). Un activo improductivo es
cuando todavía no genera normalmente un ingreso, como es el caso de un
apartamento en obra negra, es decir sin puertas, ventanas, pisos, baños etc.,

69
porque sería remoto el poder arrendarlo, por tal razón este activo no genera
rentabilidad.

9.10.3.3 Métodos de depreciación

La depreciación se calcula sobre el costo del bien histórico, el cual está constituido
por el precio de adquisición, incluyendo impuestos a las ventas, de aduana y otros,
además de adiciones y gastos necesarios para ponerlo en funcionamiento además
del efecto de los ajustes integrales por inflación.

A la vez se debe tener en cuenta los años de vida útil preestablecidos por el
estado, estos datos se encuentran en el estatuto tributario, los más consultados y
utilizados por las empresas se observarán en el siguiente gráfico:

NOMBRE DEL BIEN AÑOS DE VIDA UTIL

Edificios 20

Maquinaria y equipo, muebles y enseres, herramientas etc. 10

Vehículos y computadoras 5

Software 3

Existen varios métodos para calcular el valor de la depreciación del período, los
más importantes y de reconocido valor técnico son:

9.10.3.3.1 Método de línea recta

Este método es el tradicional, el de mayor uso ya que no debe solicitar permiso al

estado para su aplicación, dicho método presume que los bienes pierden su valor
en forma constante y que en consecuencia, todos los períodos de igual duración

70
deben recibir el mismo cargo por depreciación. Se liquida por un valor constante
para todos los años de vida de los activos; por lo tanto, su representación gráfica
produce una línea recta y de allí su nombre. Para aplicarlo, la depreciación a
registrar en cada período se calcula dividiendo el importe total a depreciar por la
cantidad de períodos que integran la vida útil del bien, que debe ser estimada
previamente. La fórmula utilizada para calcular este método de depreciación es:

VALOR HISTORICO AJUSTADO - VALOR RESIDUAL

DEPRECIACION ANUAL =
AÑOS DE VIDA UTIL

Generalmente en esta fórmula dicho valor residual no se toma o se estima en cero

para así poder en su totalidad depreciar el bien, más aún cuando el estado
tributariamente lo permite. Con base en lo anterior se presentará diferentes formas
la fórmula a aplicar dependiendo de la necesidad de obtener el resultado a través
del tiempo aunque la más recomendada es esta:

COSTO DEL ACTIVO

DEPRECIACION ANUAL =
AÑOS DE VIDA UTIL

COSTO DEL ACTIVO

DEPRECIACIÓN MENSUAL = VIDA UTIL

12

COSTO DEL ACTIVO

71
 DEPRECIACIÓN DIARIA = VIDA UTIL

360

También se puede calcular al aplicar la siguiente fórmula:

1
Ítem =
N
Una vez obtenido el ítem se multiplica por el valor histórico ajustado y su resultado
será la depreciación del período.

Tomamos el siguiente ejemplo para desarrollar todos los métodos que se

explicarán a continuación.

Comercializadora Trapitos Caya Ltda, adquirió el primero de enero del presente

año un vehículo por $10.000.00, se estima que este archivo tendrá una vida útil de
cinco años y un valor residual del 10% del valor histórico. El cálculo de la
depreciación anual aplicando cualquiera de las dos fórmulas será: (recuerde que
no vamos a tomar en este caso el valor residual para depreciarlo totalmente).

1 $10.000.000
= 0,2 x $10.000.000 = $2.000.000 = $2.000.000
5 5

La siguiente tabla muestra la depreciación del período, la depreciación acumulada

y el valor neto del activo (surge de tomar el valor del bien y restarle la depreciación
acumulada), al final de cada uno de los cinco años de vida útil.

72
 DEPRECIACION DEPRECIACION VALOR
AÑO
DEL PERIODO ACUMULADA NETO
1 $2.000.000 $2.000.000 $8.000.000
2 $2.000.000 $4.000.000 $6.000.000
3 $2.000.000 $6.000.000 $4.000.000
4 $2.000.000 $8.000.000 $2.000.000
5 $2.000.000 $10.000.000 $0.00
9.10.3.3.2 Suma de los dígitos de los años

Es considerado un sistema de depreciación acelerada (los demás sistemas a

continuación son calificados así), según el cual los activos fijos se deprecian más
rápido durante los primeros años de vida útil y menos durante los últimos años a
comparación de los resultados del método de línea recta por tal razón pagan
menos impuestos al principio de su vida útil y aproximadamente en la mitad
empiezan a cancelar más impuestos, este método es ideal para aquellas
empresas que sus utilidades al principio del negocio son buenas pero con
tendencia a disminuir a través del tiempo.

En este sistema el ítem de depreciación, es una fracción cuyo numerador

representa los años de vida útil que le van quedando al activo y el denominador
representa la suma de todos los años de vida útil probable, una vez hallado el ítem
ese es constante (siempre será el mismo en todos los métodos de depreciación)
para cualquier año en que se calcule la depreciación.

Para cancelar el ítem se pueden utilizar cualquiera de las siguientes fórmulas:

Método A Método B

n (n+1)
ITEM = ∑ n ITEM =
2

73
 n: Años de vida útil estimados del bien.

Aplicando esta fórmula para el ejemplo anterior sería:

5 (5+1)
Ítem = 1 + 2 + 3 + 4 + 5 = 15 ítem = = 15
2
Observe que sin importar la formula que se tome el resultado siempre es el
mismo.

Una vez hallado el ítem se toma como denominador y el numerador será el mayor
año de la vida útil de cada bien; éste irá disminuyendo cada año hasta llegar a
uno, tomando el ejemplo que venimos desarrollando sería:

DESARROLLO DE LA DEPRECIACION DEL

AÑO OPERACIÓN PERIODO
1 5/15 X 10.000.000 3.333.333
2 4/15 X 10.000.000 2.666.667
3 3/15 X 10.000.000 2.000.000
4 2/15 X 10.000.000 1.333.333
5 1/15 X 10.000.000 666.667

En la siguiente tabla se presenta la depreciación anual, la acumulada y el valor

neto del activo para cada uno de sus cinco años:
DEPRECIACION DEPRECIACION VALOR NETO O
AÑO
ANUAL ACUMULADA EN LIBROS
1 $ 3.333.333 $ 3.333.333 $ 6.666.667
2 $ 2.666.667 $ 6.000.000 $ 4.000.000
3 $ 2.000.000 $ 8.000.000 $ 2.000.000
4 $ 1.333.333 $9.333.333 $ 66.667
5 $ 666.667 $10.000.000 $ 0,00
Como se puede observar, por este método se deprecian los activos en mayores
montos en los primeros años de vida útil comparado con el método de línea recta,
mientras que en los últimos años sucede lo contrario, cabe mencionar que este
mismo efecto se presentará en los demás sistemas de depreciación.

74
Siempre que se está depreciando un bien cuya vida útil es impar, exactamente en
la mitad de los años de la vida útil, tendrán el mismo valor como depreciación del
período por los dos métodos ya explicados, como es el caso de depreciar el
software, las computadoras o los vehículos, observe que en el año tercero la
depreciación del periodo fue de $2.000.000 en ambos casos.

9.10.3.3.3 Saldos decrecientes

Recordemos que este sistema también hace parte de los métodos considerados
acelerados y para hacer uso de estos métodos hay que solicitar un permiso por
escrito a la DIAN durante los seis primeros meses de cada año y dicha institución
tendrá 15 días hábiles para contestar, en el caso de no hacerlo empieza a operar
el silencio administrativo el cual significa que la empresa debe dar por aceptado la
solicitud pero esta tendrá validez hasta el año siguiente para empezarlo aplicar.

Formula:

n Valor residual
Ítem = 1 - x Valor ajustado
Valor histórico no depreciado

Para nuestro ejemplo anterior y suponiendo que el activo tiene un valor residual
del 10% sobre el valor histórico ajustado del bien, es decir, $1.000.000,
(10.000.000 x 10%) el ítem por este método se calcula de la siguiente manera:

5 1.000.000
Ítem = 10.000.000 = 0,369042656 ítem

Esta tasa, factor o ítem (recordemos que este una vez hallado nunca cambia y se
mantiene constante en todos los métodos, aunque en cada método su resultado

75
es diferente) debe aplicarse para cada año sobre el valor no depreciado del
activo, retomando el mismo ejemplo:

Para el primer año

$10.000.000 x 0,369042656 = $3.690.427

La depreciación para el segundo año debe calcularse tomando el valor histórico

ajustado menos la depreciación acumulada y a dicha respuesta se le multiplica por
el ítem de la siguiente forma y así sucesivamente.

Para el segundo año

($10.000.000 - $3.690.427) = $6.309.573 x 0,369042656 = $2.328.502

Para el tercer año

($3.690.427 + $2.328.502) = $6.018.929 depreciación acumulada
($10.000.000 - $6.018.929) = $3.981.071 x 0,369042656 = $1.469.185

Para el cuarto año

($6.018.929 + $1.469.185) = $7.488.114 depreciación acumulada
($10.000.000 - $7.488.114) = $2.511.886 x 0,369042656 = $926.993
Para el quinto año
($7.488.114 + $926.993) = $8.415.107 depreciación acumulada
($10.000.000 - $8.415.107) = $1.584.893 x 0,369042656 = $584.893

En el siguiente cuadro puede apreciarse la depreciación anual, la acumulada y el

valor en libros (valor histórico – depreciación acumulada) bajo este método:

DEPRECIACION DEPRECIACION VALOR NETO O

AÑO
ANUAL ACUMULADA EN LIBROS
1 $ 3.690.427 $ 3.690.427 $ 6.309.573
2 $ 2.328.502 $ 6.018.928 $ 3.981.072
3 $ 1.469.185 $ 7.488.114 $ 2.511.886
4 $ 926.993 $ 8.415.107 $ 1.584.893
76
 5 $ 584.893 $ 9.000.000 $ 1.000.000

Valor residual
En este método siempre quedará un valor sin depreciar y debe coincidir con el
mismo valor residual.

9.10.3.3.4 Doble saldo de declinación

Es el doble de la tasa calculada por el método de línea recta para hallar en ítem y
después se multiplica por el valor no depreciado de la misma forma como se
realizo el método anterior:

Fórmula:

1
x 2 = ITEM x EL VALOR NO DEPRECIADO
n

Retomando el ejemplo, la manera de calcular el ítem sería la siguiente:

1
x 2 = 0,4 ítem
5

Ahora se seguirá el mismo procedimiento utilizado en el método anterior pero con

este nuevo ítem o factor dando los resultados que son presentados en la siguiente
tabla:

77
 DEPRECIACION DEPRECIACION VALOR NETO O
AÑO
ANUAL ACUMULADA EN LIBROS
1 $ 4.000.000 $4.000.000 $ 6.000.000
2 $ 2.400.000 $ 6.400.000 $ 3.600.000
3 $ 1.440.000 $ 7.840.000 $ 2.160.000
4 $ 864.000 $ 8.704.000 $ 1.296.000
5 $ 518.4000 $ 9.222.400 $ 777.600

NOTA: Por este método siempre quedará un valor sin depreciar, igualmente en el
método de saldos decrecientes, estos montos según una reforma tributaria,
permitirán que se lleven como un mayor valor en el último período si el bien que se
esta depreciando supera los cincos años de vida útil, por ello aumentará el valor
del último año a depreciar y pagara lógicamente en ese periodo menos impuestos,
en el caso de ser menos la vida útil del bien el estado no aceptará dicho valor
como gasto por depreciación y quedara dicho saldo sin depreciar.

Una vez calculado todos los gastos operacionales (de nómina, gastos generales y
los de depreciación), se deberán mostrar dichos valores en un cuadro resumen ya
que nos facilitará el realizar los siguientes pasos:

9.11 PRESUPUESTO FINANCIERO

Las actividades de producción, distribución y finanzas de toda empresa son

interdependientes. La presupuestación de todas las actividades de un negocio
debe coordinarse con el presupuesto financiero de la empresa ya que ningún tipo
de proyecto puede llevarse a cabo sin financiación.

Los objetivos básicos del presupuesto financiero son:

78
 Calcular las necesidades de capital a corto, mediano y largo plazo.

 Determinar las fuentes de financiación y los montos de capital disponible.

 Coordinar la planificación financiera con los planes de operación.

 Determinar la fuente de financiación de menor costo sin importar el trámite,

al disminuir al riesgo de que se pierda lo prestado la rentabilidad tiende a ser
menor y caso viceversa.

 Dependiendo de la política de renovación de los activos fijos y el hecho de

que si estos bienes van a producir rentabilidad, serán los factores que indiquen la
fuente a tomar para su financiación. (Conformidad Financiera).

 Para tomar decisiones de inversión o financiación dependiendo del

resultado obtenido en el flujo de caja proyectado.

9.11.1 Presupuesto de flujo de caja proyectado

Hace parte del presupuesto financiero y no se debe confundir con el flujo de

efectivo o el de fondos ya que estos estados financieros son básicos y el flujo de
caja es un estado financiero especial, ambos con diferentes usos y fines (se
recomienda leer el capítulo sexto y séptimo). El flujo de caja se basa en una serie
de cálculos del movimiento real de efectivo, ya sea de ingresos y egresos
operacionales y no operacionales para así determinar el saldo de caja el cual
aunado al efectivo inicial y restándole el valor mínimo a mantener da un monto que
determina si será necesario buscar fondos adicionales o que surja disponibilidad
de efectivo ocioso para futuras inversiones.

79
Lo que se busca en últimas es poder determinar la decisión a tomar, si de prestar
o invertir. Sin importar el resultado anterior se deberá pensar en la decisión de
mayor beneficio para la maximización de la empresa. El hecho que el resultado
sea un déficit, (es decir que los ingresos sean inferiores a los egresos) no
necesariamente indica que la empresa está mal, que va a dar perdida, lo que
significa es que requiere financiación o fondos adicionales y en el momento de
presentarse un superávit (caso contrario a lo anterior), se entiende que los dineros
obtenidos por el ente suplen el objeto social y surge un saldo que lógicamente se
deberá invertir y no necesariamente va a generar utilidades.

En el momento que suceda lo anterior se debería tener en cuenta diversas

opciones, comenzando con un simple CDT pero sin olvidar que existe un sin
número de instrumentos de inversión.

El flujo de caja se conforma de las siguientes cuentas:

9.11.1.1 Ingresos operacionales y no operacionales

Conocido también con el nombre de ingresos de caja. Realmente los datos que
aquí aparecen ya han sido calculados durante el proceso de realización del
presupuesto, son entre otros; las ventas recaudadas esperadas del período y los
ingresos proveniente del año anterior, como es el cado de la cartera, es decir, lo
que no adeudan (contablemente conocido con el nombre de clientes y a su vez
pueden surgir las cuentas por cobrar que son las deudas que no tienen nada que
ver con el objeto social), además de los ingresos provenientes de inversiones
temporales (caso de los rendimientos financieros de los mismos) pero pueden
surgir a su vez de los dineros provenientes de préstamos u obligaciones bancarias
y de la cancelación de inversiones temporales, de venta de algunos activos fijos,
entre otros.

80
9.11.1.2 Costos y gastos operacionales y no operacionales

Conocido comúnmente con el nombre de egresos de caja. Como es el caso

anterior los datos ya fueron calculados en el presupuesto operativo, más aún,
estos generalmente son consecuencia de los ingresos provenientes de las ventas,
debido a que antes de sacar el producto al mercado se deberá pensar en los
desembolsos a realizar para la fabricación o la comercialización del bien.

Dichas salidas de dinero son producto de las compras a realizar de materia prima
o de la mercancía a comercializar, de los costos de conversión de dicha materia
prima como es el caso de la mano de obra directa y de todos aquellos gastos en
los que debo incurrir para el desarrollo del objeto social de un ente, a su ves el
dinero a cancelar en el momento de comprar cualquier activo fijo, o el pago de
interés y abono a capital, un reparto de dividendos, entre otros.

La aprobación de la compra de cualquier activo depende de dos factores:

 La necesidad de adquirirlo.

 La existencia de los medios para financiarlo.

Para analizar una inversión desde el punto de vista de rentabilidad, caso válido
cuando dicho activo genera dinero como un taxi, lo ideal es financiarlo con pasivos
o deudas buscando obtener una rentabilidad infinita, ya que estaríamos trabajando
con la plata de los demás y los activos se estarían cancelando solos, en el caso de
necesitar inversiones para un normal funcionamiento de la empresa pero donde
estas no generen rentabilidad, la financiación debería llevarse a cabo a través de
patrimonio (conformidad financiera, capitulo uno).
9.11.2 ESTADOS FINANCIEROS PROYECTADOS

81
El presupuesto operativo proporciona finalmente la información para la realización
del presupuesto financiero, es decir los estados financieros proyectados, como es
el caso del flujo de caja, el estado de costos, el estado de resultados y el balance
general; los cuales nos permitirán analizar los resultados a través de los índices
financieros y así prever lo que en últimas sucederá y el poder analizar los nuevos
resultados si llegasen a tomar otras decisiones.

Ayuda finalmente a coordinar todas las actividades de la empresa y a controlar los

ingresos y egresos, buscando finalmente poder tomar decisiones que permitan
cumplir el objetivo básico de las finanzas.

Los presupuestos son los que permiten poner a prueba un plan de operaciones ya
que al visualizar los estados financieros proyectados dan la oportunidad de
determinar si los pronósticos marchan según lo planeado. Si los ingresos
proyectados no son los adecuados, si la administración puede introducir cambios
antes de que se ponga el plan en vigencia. Estos naturalmente, no pueden
limitarse a modificaciones de cifras presupuestarias sobre el papel, debe haber
cambios reales de ingresos y egresos, a su vez es una herramienta
indispensables en la evaluación de proyectos.

9.12 EL PRESUPUESTO COMO HERRAMIENTA DE CONTROL

Los administradores de éxito (llamo administrador en este caso, al representante

legal de un ente sin necesidad que tenga dicha profesión), hacen del presupuesto
una herramienta de control dinámica, lo constituyen un recurso activo que
compromete al personal de todos los departamentos de la empresa, en principio
generalmente habrá rechazo ya que los empleados lo toman como un mayor
trabajo o como un mecanismo de control, por lo anterior los presupuestos dan
frutos no a corto sino a largo plazo.

82
Como el presupuesto no permanece inmóvil, por ser una herramienta dinámica, su
importancia se refleja en el momento de realizar la comparación de las cifras
presupuestadas con las reales, en la cual se pueden detectar las variaciones para
así poder analizarlas con el fin de determinar sus posibles causas y tomar las
respectivas decisiones correctivas, buscando siempre la maximización del ente.

Por todo lo anterior los presupuestos se convierten en una herramienta

administrativa eficaz y debe quedar claro que al crear los parámetros a seguir en
un presupuesto deberán estar comprometidos todos los sectores y personas que
lo conforman, como es el caso de los administradores y supervisores, porque
generará efectos motivadores. Pero lo que es tal vez más importante, es que dicha
participación tiende a mejorar el control por parte de todos los implicados.

En materia de control, las presupuestación ha pasado de un papel pasivo a uno

activo, ya que permite a las empresas acercarse al logro de los objetivos
presupuestarios, por lo tanto puede buscar la opción de mayor costo – beneficio,
maximizar utilidades, reducir al mínimo pérdidas, mejorar y controlar el número de
empleados a requerir y visualizar toda su carga prestacional, aumentar el
rendimiento de inversión, incrementar el capital accionario o proteger el inicial,
entre otros. Por todo lo anterior el proyecto del presupuesto debe ser supervisado
y revisado cuando resulte necesario. Un control presupuestario eficaz exige un
análisis cuidadoso de los resultados reales y del proyecto del presupuesto.

En los presupuestos no tiene cabida los objetivos imposibles, estos deben ser
reales, alcanzables, al no serlos desalientan en lugar de incentivar. Quienes se
empeñen en lograr los objetivos presupuestados deben comprender que estas
metas pueden alcanzarse. El control presupuestario se manifiesta a través de la
coordinación de todas las actividades y la cooperación de todos los participantes.

En la presupuestación se debe tener en cuenta la visión y misión del ente, esto es

uno de sus grandes beneficios. Los encargados de las distintas funciones de cada

83
departamento, con frecuencia se consagran de tal modo a sus propios objetivos
que a menudo pierden de vista los objetivos generales de la empresa, por ello se
debe coordinar todas las actividades de la firma para lograr la misión y de allí la
importancia del sistema de control presupuestario, ya que cada jefe de
departamento o de división se percata del papel que le incumbe para el logro de
los objetivos totales. La gente debe participar plenamente y comprender la
necesidad de su intervención en aras de un buen control presupuestario, al no
hacerlo los resultados no serán los esperados.

No debemos olvidar que el presupuesto es una herramienta de la administración,

no un sustituto y en la medida que el presupuesto se base en previsiones
correctas, la coordinación de todos los departamentos y la supervisión mediante
un análisis continúo de ejecución, contribuirá al éxito. La buena administración y
un buen presupuesto pueden ser provechosos si actúan unidos ya que un
presupuesto por sí solo poco puede hacer.

Finalmente una vez obtenidos los estados financieros proyectados se podrá

realizar un análisis de la rentabilidad del ente a través de los índices financieros
para verificar las rotaciones, liquidez, marginalidad y endeudamiento esperado.
Para lograr lo anterior se requiere un estudio adecuado de los mismos y se
recomienda leer los capítulos cuarto y quinto o realizar un curso de análisis de los
estados financieros.

Se explicará finalmente los estados financieros básicos que se van a utilizar y las
cuentas que los conforman para un mejor entendimiento en el momento de
elaborarlos, a su vez un complemento de lo ya explicado en él capítulo tres.

9.13 BALANCE GENERAL

84
En este estado financiero aparece la información resumida de lo que está
sucediendo en la empresa en una fecha determinada; por ello se le conoce como
un estado financiero estático, es decir, presenta la información a un día específico,
muestra el valor del activo, pasivo y del patrimonio, reflejando la estructura de la
ecuación contable (Activo = Pasivo + Patrimonio). Por lo anterior se dice que es
como una radiografía de la empresa, ya que muestra lo que está pasando hasta
ese momento.

Gráficamente estaría representado de la siguiente manera:

NOMBRE DE LA EMPRESA
BALANCE GENERAL
FECHA

ACTIVO PASIVO

PATRIMONIO

El balance general se debe presentarse por lo menos, una vez en el año,

coincidiendo con el último día del mes de diciembre debido a que la ley lo exige
así, aunque se puede realizar dependiendo de las necesidades del ente de
manera mensual, bimensual, trimestral, semestral y hasta se puede hacer
diariamente como es el caso de las entidades financieras.

Este estado financiero debe ir firmado en la parte de abajo por los responsables y
en un estricto orden: primero el gerente general, al frente el contador público y
finalmente el revisor fiscal. Recuerde que este último no es necesario en todos los
casos; para las sociedades de personas tan sólo se requieren las firmas de los
dos primeros salvo que el patrimonio supere los $650.000.000, cuando la ley no
exige tener revisor fiscal pero por mutuo acuerdo por parte de los propietarios lo
tienen es generalmente para un mayor control y para las sociedades de capital se
exigen las tres rúbricas.
85
El revisor fiscal tiene como objetivo servir de apoyo al área administrativa en la
toma de decisiones y de controlar y supervisar al contador público respecto al
cumplimiento de las normas o principios básicos en el momento de registrar
cualquier transacción y si llegase anotar una irregularidad deberá informárselo por
escrito y en caso de que este no lo corrigiese notificarlo por escrito a los
propietarios y a la junta central de contadores, a su vez de presentar dictamines al
estado, específicamente a las entidades que estén vigilando dicho ente y a los
propietarios, este cargo sólo lo podía desempeñar los contadores públicos.

Finalmente un contador público tan sólo puede ser revisor fiscal de máximo cinco
entes y se recomienda cobrar como mínimo 1.5 SMMLV por cada una y cabe
anotar que un contador público no puede desempeñar en ambos cargos a la vez
en una misma empresa.
El balance general cumple dos propósitos esenciales; ofrecer a los usuarios la
información financiera sobre la organización y servir como herramienta de base
para la toma de decisiones financieras aunque generalmente los usuarios son
externos.

El gerente de una empresa tendría grandes dificultades para evaluar la

información contable si el balance se presenta desordenadamente y atrasado; así
mismo a un analista se le dificultará su labor si los balances que tuviera que
examinar obedecieran a criterios de presentación arbitrarios por parte de quien los
elabora.

Lo anterior se obvia mediante un modelo estandarizado de presentación que

permite ahorrar tiempo y dar uniformidad a la elaboración de este estado; dicho
modelos se presenta en el siguiente cuadro:

NOMBRE DE LA EMPRESA
BALANCE GENERAL
FECHA

86
 ACTIVO PASIVO
Corriente Corriente
No corriente No corriente
Fijos
Otros PATRIMONIO

A continuación se explicarán detenidamente los grupos y las cuentas que lo

conforman.
9.13.1 Activos

Son todos los bienes y derechos que posee una empresa, son la representación
financiera de un recurso obtenido por el ente económico como resultado de
eventos pasados, de cuya posesión se espera que surjan beneficios futuros. Se
dividen en activos corrientes y no corrientes.

9.13.1.1 Activos corrientes

Están constituidos por los siguientes grupos:

 Disponibles: Comprende cuentas tales como caja, bancos, remesas en

tránsito, cuentas de ahorro y fondos.

 Inversiones: Es el dinero colocado por el ente económico en títulos valores

y comprende las siguientes cuentas: certificados, papeles comerciales,
aceptaciones bancarias o financieras, derechos fiduciarios y otras inversiones.

87
 Deudores: Están representados por todas las deudas a favor que tiene la
organización, pertenecen a este grupo las cuentas de clientes, cuentas corrientes
comerciales, cuentas por cobrar, ingresos por cobrar y anticipos de impuestos.

 Inventarios: Comprende los inventarios de materias primas, productos en

proceso, productos terminados y mercancías no fabricadas por la empresa.

 Gastos pagados por anticipado: son todos aquellos que el ente

económico cancela por anticipado y cuyo período de expiración es inferior a un
año. En este grupo se encuentra los intereses, honorarios, comisiones,
arrendamientos, seguros, fianzas, entre otros.

9.13.1.2 Activos no corrientes

Hacen parte de los activos no corrientes los siguientes grupos de cuentas:

 Inversiones: Constituyen el dinero invertido por la empresa en papeles

negociables cuya fecha de expedición es mayor a un año. Las principales cuentas
de este grupo son: acciones, cuotas o partes de interés social, bonos, cédulas,
títulos, derechos fiduciarios y otras inversiones a largo plazo.

 Deudores: Conformado por las obligaciones a largo plazo a favor del ente
económico. Algunas cuentas de este grupo son las siguientes: cuentas por cobrar
a casa matriz, cuentas por cobrar a vinculados económicos, cuentas por cobrar a
socios y accionistas, aportes por cobrar, cuentas por cobrar a trabajadores y
demás cuentas por cobrar a más de un año.

 Propiedad planta y equipo: Conocido también como activos fijos,

representa todos aquellos activos tangibles adquiridos, construidos o en proceso
de construcción, con la finalidad de utilizarlos en forma permanente por el ente

88
económico para la producción de bienes y servicio, para arrendarlos y utilizarlos
en su administración.

Las principales cuentas de este grupo son las siguientes: terrenos, construcciones
en curso, maquinaria y equipo en montaje, construcciones y edificaciones,
maquinaria y equipo de oficina, flota y equipo de transporte, acueductos, plantas y
redes, minas y canteras.

 Intangibles: Son aquellos activos que careciendo de naturaleza material

han sido adquiridos o desarrollados por el ente económico, otorgándoles un
derecho o privilegios oponibles ante terceros. Las principales cuentas que forman
este grupo son: crédito mercantil, marcas, patentes, concesiones y franquicias,
derechos, know how y licencias.

 Cargos diferidos: Bienes o servicios de los cuales se espera obtener

beneficios económicos en otros períodos. Las principales cuentas que forman este
grupo son las siguientes: costos de exploración por amortizar, costos de
explotación y desarrollo y cargos por corrección monetaria diferida.

 Otros activos: Representados por recursos de propiedad del ente

económico que no generan renta o que no se requieran para el desarrollo de la
razón social; como bienes de arte, cultura, obras de arte, bibliotecas, máquinas
porteadoras, estampillas y otros.

 Valorizaciones: Representa el mayor valor adquirido por los activos con

relación a su costo de adquisición, establecido por normas de reconocido valor
técnico. Las cuentas de valorizaciones son: de inversiones, de propiedad, planta y
equipo y de otros activos.

9.13.2 Pasivos

89
Los pasivos constituyen todas aquellas obligaciones que la empresa tiene con
terceros, se dividen en dos clases: pasivos corrientes y no corrientes.
9.13.2.1 Pasivos corrientes

Son todas las obligaciones con terceros que tiene el ente económico las cuales
deben cancelarse en un período no mayor a un año. Los pasivos corrientes están
conformados por el siguiente grupo de cuentas:

 Obligaciones financieras: Deudas adquiridas por la empresa con bancos,

corporaciones y cualquier institución financiera.

 Proveedores: Está conformada por todas aquellas obligaciones que tiene

el ente económico con personas naturales o jurídicas que le suministren los
inventarios, ya sea de materias primas que requiere la empresa para la realización
de un producto o la mercancía no fabricada por la empresa para la venta en las
empresas comerciales o los insumos necesarios para la prestación de un servicio,
estos pueden ser tanto nacionales como extranjeros.

 Cuentas por pagar: Son aquellas deudas de la organización a corto plazo

con contratista, acreedores, socios e instituciones gubernamentales.

 Impuestos y Gravámenes: Son aquellas obligaciones que tiene la

empresa con el gobierno por concepto de impuesto de renta, de ventas y otros
gravámenes tributarios.

 Obligaciones laborales: Hace referencia a las deudas del ente económico

con sus empleados por concepto de su carga prestacional.

 Provisiones: Obligaciones reconocidas por la organización sujetas a la

norma de prudencia en la fecha en la cual se conoce la información de

90
probabilidad y que se pueda estimar razonablemente el monto de la posible
deuda.

 Diferidos: Son aquellos compromisos de la organización por concepto de

anticipos de los cuales se espera que se preste el respectivo servicio para
finiquitar la deuda.

 Otros pasivos: Formado por otras obligaciones a corto plazo no

consideradas en los grupos anteriores, como por ejemplo, depósitos recibidos,
retención a contratos sobre tercero, embargos judiciales entre otros.

9.13.2.2 Pasivos no corrientes

Son todas aquellas obligaciones o deudas que el ente económico posee y cuyo
vencimiento o plazo es mayor a un año. Los grupos y las respectivas cuentas que
las conforman son básicamente las mismas que conforman el pasivo corriente,
salvo que la fecha de vencimiento de estas obligaciones son superior a un año,
aquí cabe recalcar que cuando la deuda tiene una fecha de vencimiento inferior a
tres años hace parte del pasivo a mediano plazo y si es superior a dichos años es
considerado a largo plazo.

PASIVO
Corriente
No corriente
Mediano plazo
Largo plazo

9.13.3 Patrimonio

91
Es el valor residual (la diferencia) de los activos del ente económico después de
deducir todos sus pasivos, es lo que pertenece a los propietarios de un ente. Está
conformado por las siguientes cuentas:

 Capital suscrito o pagado: Son los aportes que realizan los accionistas al
ente económico, esta cuenta se utiliza sólo para las empresas de capital.

 Aportes sociales: Representa los dineros que han aportado los socios al
ente económico, utilizada para las empresas de personas.

 Superávit: Surge por la venta de acciones o cuotas de interés social que

están por encima de su valor nominal, por donaciones, por el crédito mercantil
creado por el ente económico y por las valorizaciones.

 Reservas: Son aquellos recursos que el ente económico retiene de sus

utilidades como resultado de exigencias legales, estatutarias u ocasionales.

 Revalorización del patrimonio: Esta cuenta nos muestra el efecto que

produce los ajustes integrales por inflación.

 Resultados del ejercicio: Son las utilidades o pérdidas generadas por la

empresa durante el desarrollo del objeto social.

 Resultado de ejercicios anteriores: constituidos por las utilidades o

pérdidas generadas por la empresa y acumuladas durante períodos anteriores.

9.14 COMO REALIZAR UN BALANCE GENERAL

Presentaremos con ánimo de ilustración el siguiente formato:

NOMBRE DE LA EMPRESA
BALANCE GENERAL
FECHA

92
ACTIVO PASIVO
Corriente Corriente
Caja Costos y gastos por pagar
Bancos Prestaciones sociales
Clientes Proveedores
Provisión Retención en la fuente
Inversiones temporales Impuesto de renta y complementarios
Inventarios Total pasivo corriente
Total activo no corriente Total pasivo
No corriente PATRIMONIO
Terrenos Aportes sociales
Construcciones y edificaciones Reserva obligatoria
Equipo de comunicación y computación Reserva estatutaria
Equipo de oficina Reserva ocasional
Equipo de computo Revalorización del patrimonio
Depreciación acumulada Utilidad del ejercicio
Valorización Superávit por valorizaciones
Total activo no corriente Total patrimonio
Total activo Total pasivo más patrimonio

SONIA PRADO BALLENA JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

GERENTE GENERAL CONTADOR PÚBLICO
NIT 800960326 - 1 T.P 75670 - T

EL BALANCE GENERAL permite conocer la situación financiera en el momento

en que se esta presentando, que se tiene, que se debe y que pertenece a los
propietarios, a su vez sirve para compararlo ya sea con el periodo inmediatamente
anterior o en el futuro para determinar que tanto ha mejorado o empeorado.

9.15 COMO SE CALCULAN LAS UTILIDADES

Lo que se busca es determinar si se obtuvieron ganancias o pérdidas, para ello es

necesario realizar un estado financiero llamado estado de resultados, mas
conocido como estado de perdidas y ganancias o sus siglas P&G.

93
9.15.1 ESTADO DE RESULTADOS

Al igual que el balance general, el estado de resultados se considera una

herramienta financiera útil para evaluar la gestión económica realizada por una
empresa; como su mismo nombre lo indica señala un resultado, en él se mide la
gestión del represéntate legal del ente.

También sirve como orientador en la toma de decisiones ya que muestra en forma

acumulativa (es decir, de una fecha a otra y por ello se dice que es un estado
financiero dinámico) las transacciones correspondientes al total de ingresos y
egresos que tienen lugar en un período determinado, con el objeto de determinar
la ganancia o pérdida que el negocio obtuvo en las actividades de operación.

Su presentación respecto al formato, varia dependiendo de la actividad económica

o negocio de la empresa, es decir si es una empresa de servicios, comercial o
industrial, cada uno tiene un formato diferente, como ya fue explicado en el
capítulo tres.

Una vez realizado la lectura de este material se encuentra listo para iniciar el
proceso de aprendizaje de la elaboración de un presupuesto maestro.

9.16 EJERCICIOS DE UNA EMPRESA COMERCIAL

Con él ánimo de entender el procedimiento contable y financiero a seguir en la

realización de un presupuesto maestro en cualquier tipo de negocio, se dará toda
la información necesaria para desarrollar un ejercicio anual para cada uno de ellos
y le recomiendo aplicar el punto de equilibrio en todas sus formas apoyándose de
los resultados obtenidos en cada uno de los estados financieros proyectados una
vez haya leído el capítulo décimo.

94
9.16.1 Para empresas comerciales

EJERCICIO DE ILUSTRACION

Se recomienda leerlo en su totalidad antes de empezar a desarrollarlo.

Con el objeto de constituir una sociedad se reunieron en Barranquilla, Armando

Hernández Correa y Virgilio Hernández Castellanos en diciembre 31 del año 0
para distribuir electrodomésticos en la zona sur del país. Dicha sociedad se
conocerá con la razón social “TODO EN ELECTRODOMESTICOS LTDA.” La cual
iniciará con un capital de $300.000.000 de los cuales el señor Armando Hernández
aporta $110.000.000 en efectivo y el señor Virgilio aporta $40.000.000 en un
edificio de dos pisos, en el primer piso funcionará el departamento de ventas y en
el otro el área administrativa, a su vez se estima que $5.000.000 corresponde a
los terrenos. $75.000.000 en muebles y enseres, $10.000.000 en efectivo, tres
camionetas por $45.000.000, un software por $5.000.000 y unas computadoras
por $10.000.000. (Los mismos socios decidieron que el 90% del efectivo será
consignado en una cuenta corriente del Banco Bogotá).
Uno de los socios realizó un estudio de mercados sin costo alguno, el cual le
permitió determinar las ventas esperadas en el primer año, los días de despacho
por parte de los proveedores, la política de ventas y la de compras en días:

Porcentaje Política de Política

Días de
PRODUCTOS UNIDADES a ganar en ventas en compras
despacho
las ventas días en días
Lavadoras 720 7 20% 30 60
Neveras 900 20 40% 60 30
Brilladoras 1.320 10 50% 90 90
Estufas 660 0 60% 0 0

El inventario mínimo a mantener (stock de inventarios) tendrá cinco días de

seguridad para su despacho a excepción de las estufas que será de tres días y

95
después de despachados los productos por parte de los proveedores los precios
de compra son:

PRODUCTOS PRECIOS
Lavadoras $800.000
Neveras $1.200.000
Brilladoras $300.000
Estufas a gas $450.000

La sociedad contará con los siguientes cargos para el desarrollo del objeto social,
el contador público ganara 4 S.M.M.L.V y le harán una retención del 10% (asuman
que el salario mínimo mensual legal vigente es de $408.000), finalmente se espera
que se labore todos los días del año.
CARGO SALARIO MENSUAL
1 Gerente general $3.800.000
1 Gerente de ventas $1.500.000
1 Secretaría $408.000
3 Vendedores 4% + $100.000 básico

Sobre las prestaciones sociales se espera que los trabajadores laboren todo el
año, a los vendedores se les cancelara un porcentaje sobre las ventas recaudadas
más un básico, las cesantías serán consignadas al año siguiente el 14 de febrero
en el fondo de cesantías que escoja cada empleado y los intereses a las cesantías
se cancelarán el 15 de enero, a su vez se sabe que la administradora de riesgos
profesionales los clasificará como clase uno.

Los gastos generales mensuales esperados para el período son:

DESCRIPCION Departamento Pago Valor mensual

Servicios públicos 50% para cada Mes Vencido $400.000
departamento
Publicidad Ventas Mes anticipado $500.000
Seguros 50% para cada Mes anticipado $100.000

96
 departamento
Papelería Administración Mes anticipado $350.000
Cafetería Administración Mes anticipado $200.000
Artículos de aseo Mes anticipado $100.000

Si la empresa necesita crédito lo podrá conseguir a una tasa del 32,6% N.T.A
(nominal trimestre anticipado), su equivalencia es de 40.50% e.a. (efectivo anual).

Les recuerdo que al trabajar en años las tasas de interés se deberán tomar en la
equivalencia de efectivo anual tanto para préstamo como para inversión y sí se
tratase de otra periodicidad en el presupuesto la tasa a tomar deberá coincidir con
dicho lapso.

La empresa al finalizar el período debe tener disponible el monto necesario para

cancelar los gastos mensuales y los proveedores, el excedente lo podrá invertir en
un CDT que renta un 15,17% N.M.V (anual mes vencido), su equivalencia es de
16,27%, e.a en caso contrario se debe solicitar un préstamo que permita alcanzar
el efectivo mínimo requerido. Recuerde que al invertir en un CDT al final nos
realizan un descuento tributario del 7% sobre los rendimientos financieros. En
cualquiera de los casos se pide que exactamente de el saldo mínimo.

El impuesto de renta y complementarios será el 38.5%, a su vez la renta

presuntiva es del 6%.

Los edificios se distribuirá en partes iguales para cada departamento, los demás
serán en su totalidad de administración y los métodos a utilizar son los siguientes:

NOMBRE DEL ACTIVO METODOS DE DEPRECIACION

Muebles y enseres Doble saldo de declinación
Edificios Suma de dígitos de los años
camionetas Saldos decrecientes
Software Línea recta
Computadores Línea recta

97
A su vez, se creará una provisión de cartera equivalente al 5% del valor de los
clientes, siempre y cuando el plazo del crédito supere los 90 días.

Se proyectarán el año 1 y se iniciará con el desarrollo del balance inicial así:

TODO EN ELECTRODOMESTICOS LTDA.

BALANCE INICIAL
A DICIEMBRE 31 DEL AÑO 0

ACTIVO PASIVO
CORRIENTE CORRIENTE
Caja 12.000.000 Pasivo Corriente 0.00
Bancos 108.000.000 Total Pasivo corriente 0.00
Total activo corriente 120.000.000 Total Pasivo 0.00
NO CORRIENTE PATRIMONIO
Terrenos 5.000.000 Aporte Sociales 300.000.000
Construcciones y edificaciones 40.000.000 Total Patrimonio 300.000.000
Equipo de comunicación y computación 5.000.000 Total pasivo más patrimonio 300.000.000
Equipo de oficina 75.000.000
Equipo de computación 10.000.000
Flota y equipo de transporte 45.000.000
Total activo no corriente 180.000.000
Total activo 300.000.000

SONIA PRADO BALLENA JORGE A. HERNÁNDEZ CORREA

GERENTE GENERAL CONTADOR PUBLICO
NIT.800.960.326-1 T.P. 75670-7

Este estado financiero básico se desarrollo gracias a la información que se

suministró en el caso planteado y es todo lo que los socios aportaron al inicio.

Una vez realizado el balance general, en este caso el inicial, se deberá pronosticar
el presupuesto de ventas, este surge de tomar las unidades a vender y
multiplicarlas por los precios de venta unitario para obtener el total de ventas por
producto y la sumatoria de estas nos permitirán conocer las ventas netas, a su vez
determinar los clientes con base en las políticas de ventas, esto se hace tomando

98
las ventas totales y dividiéndolas en 360 para hallar el promedio de las ventas
diarias y se multiplica por el número de días otorgados a los clientes para su
cancelación, la diferencia entre los dos será las ventas recaudadas (lo vendido y
cobrado) y con el total de clientes se podrá determinar la provisión la cual surge de
tomar el valor de la cartera y multiplicarlo por el porcentaje de la provisión, si se
determina dicha política. Lo anterior se realizará así:

TODO EN ELECTRODOMESTICOS LTDA.

PRESUPUESTO MAESTRO
DE ENERO 1 A DICIEMBRE 31 DEL AÑO 1

1. PRESUPUESTO DE VENTAS

PRODUCTOS A COMERCIALIZAR Lavadoras Neveras Brilladoras Estufas

Política de ventas 30 60 90 0
% de ganancias en las ventas 20% 40% 50% 60%
Provisión de clientes 5% 5% 5% 5%
Costo por unidad 800.000 1.200.000 300.000 450.000
Unidades esperadas a vender 720 900 1.320 660
Precio de venta de cada producto 1.000.000 2.000.000 600.000 1.125.000
Total ventas por producto 720.000.000 1.800.000.000 792.000.000 742.500.000
Total ventas netas 4.054.500.000
Clientes por producto 60.000.000 300.000.000 198.000.000 0.00
Total clientes 558.000.000
Total ventas recaudadas x producto 660.000.000 1.500.000.000 594.000.000 742.500.000
Total Ventas recaudadas 3.496.500.000
Provisión por producto 3.000.000 15.000.000 9.900.000 0.00
Total provisión 27.900.000

Para hallar los precios de venta de cada producto, se debió hacer la siguiente
operación, en el caso de las lavadoras:

Costo $800.000
Reemplazando: = $1.000.000
1 - % a ganar 1 – 20%
0,80

99
Se deberá hacer lo mismo para todos los productos pero teniendo en cuenta los
respectivos porcentajes a ganar.

Comprobación: Ventas $1.000.000

(-) Costo de ventas ($800.000)
(=) Utilidad bruta $200.000

El 20% de las ventas $1.000.000 x 20% = $200.000 y así se cumplirá dicha

condición.

En el caso de esperar una utilidad bruta del 20% pero sobre el costo de ventas la
fórmula a aplicar sería: (es el método más usado aunque comparado con el
método anterior siempre presentará una menor utilidad bruta).

Costo del producto + porcentaje a aumentar.

Reemplazando: $800.000 + 20% = $960.000

Comprobación:
Ventas $960.000
(-) Costo ($800.000)
(=) Utilidad bruta $160.000

El 20% de los costos sería $800.000 x 20% = $160.000 y así se cumpliría dicha
condición.
El segundo paso es pronosticar las unidades a comprar, el inventario final, los
proveedores y el valor a cancelar en enero y las compras recaudadas así:

2. PRESUPUESTO DE COMPRAS DE LA MERCANCÍA NO FABRICADA POR LA EMPRESA

PRODUCTOS A COMPRAR Lavadoras Neveras Brilladoras Estufas

100
Política de compras 60 30 90 0
Días de despacho 7 20 10 0
Días de seguridad 5 5 5 3
Total días de seguridad 12 25 15 3
Inventario inicial 0 0 0 0
Unidades esperadas a vender 720 900 1.320 660
Inventario final en unidades 24 63 55 6
Unidades esperadas a comprar 744 963 1.375 666
Precio de compra por producto 800.000 1.200.000 300.000 450.000
Total compras por producto 595.200.000 1.155.600.000 412.500.000 299.700.000
Total compras 2.463.000.000
Nacionales por producto (proveedor) 99.200.000 96.300.000 103.125.000 0
Total nacionales 298.625.000
Compras canceladas por producto 496.000.000 1.059.300.000 309.375.000 299.700.000
Total compras canceladas 2.164.375.000
Inventario final por producto 19.200.000 75.600.000 16.500.000 2.700.000
Total inventario final 114.000.000
Inventario a pagar en enero 49.600.000 96.300.000 34.375.000 0
Total inventario a pagar en enero 180.275.000

Las unidades a comprar de cada producto se determina al tomar las unidades a

dejar como inventario final, sumarles las unidades a vender y restarle las unidades
del inventario inicial, una vez realizado esto se multiplica por el costo de los
mismos para obtener la compra de cada uno de los productos, al realizar la
sumatoria de lo anterior daría las compras netas, el paso siguiente es dividirlas
entre 360 para determinar las compras promedio diarias y multiplicarlas por la
política de compras y así obtener el valor que se les adeuda, la diferencia entre el
total de compras con el de los proveedores serán las compras canceladas, el
valor del inventario final surge de tomar las unidades finales de cada producto y
multiplicarlas por el costo unitario.

Finalmente se determina el valor a cancelar a los proveedores en el mes de enero

tomando el saldo de la cuenta de proveedores por producto, dividirlo entre la
política de compras y multiplicarlos por 30, esto no se deberá realizar si el plazo
otorgado por los proveedores es inferior a 30 días ya que significaría que tiene
como plazo de pago menos tiempo que un mes por tal razón todo lo que adeuda
deberá cancelarlo al mes siguiente, es decir en el mes de enero.

101
El siguiente paso es pronosticar los gastos operacionales que están conformados
por tres grupos y un cuadro resumen de los mismos, el primero a determinar son
los gastos de nomina, seguido de los gastos generales y finalmente los de
depreciación y el último pasó siempre será el cuadro resumen, veamos:

Lo anterior surge de la aplicación de las fórmulas ya explicadas hojas atrás.

3. PRESUPUESTO GASTOS OPERACIONALES

3.1 Presupuesto de nomina

GERENTE GERENTE DE
PERSONAL NECESARIO SECRETARIA VENDEDORES
GENERAL VENTAS
Salario anual 45.600.000 18.000.000 4.896.000 143.460.000

Subsidio de transporte 0.00 0.00 572.400 0.00

Cesantías 3.800.000 1.500.000 455.700 11.955.000

Intereses a las cesantías 456.000 180.000 54.684 1.434.600

Prima 3.800.000 1.500.000 455.700 11.955.000

Riesgo profesional 238.032 93.960 25.557 748.861

Vacaciones 1.900.000 750.000 204.000 5.977.500

Salud 3.648.000 1.440.000 391.680 11.476.800

Aportes parafiscales 4.104.000 1.620.000 440.640 12.911.400

Pensión 5.301.000 2.092.500 569.160 16.677.225

Total gastos 68.847.032 27.176.460 8.065.521 216.596.386

Gastos desembolsados 63.483.446 25.059.255 7.436.217 199.722.262

Total deuda 5.363.586 2.117.205 629.304 16.874.124

Total deuda de nomina 24.984.219

Una vez realizado lo anterior, se deberá sumar todos los ítems para conocer el
total a pagar por concepto de nómina con toda su carga prestacional por cada
empleado y el total de los mismos, pero a su vez se deberá determinar lo que
realmente se habrá de pagar en el período por cada uno de ellos ya que los
gastos por concepto de salud, pensión, aportes parafiscales y riesgo profesional
se cancelan mes vencido y por esa razón se pagaran en el mes de enero del
siguiente años las deudas del mes de diciembre junto con las cesantías que se
deberán cancelar a más tardar el 15 de febrero (del siguiente año) en el fondo de
pensiones que el empleado haya escogido.

102
Ahora pronosticaremos los gastos de:

3.2 PRESUPUESTO DE GASTOS GENERALES

GASTOS
NOMBRE DEL TOTAL GASTOS
ANUAL CANCELADOS DEUDA
GASTO
admón. Ventas admón. Ventas
Servicios públicos 4.800.000 2.400.000 2.400.000 2.200.000 2.200.000 400.000
Publicidad 6.000.000 6.000.000 6.000.000
Seguros 1.200.000 600.000 600.000 600.000 600.000
Papelería 4.200.000 4.200.000 4.200.000
Cafetería 2.400.000 2.400.000 2.400.000
Artículos de aseo 1.200.000 1.200.000 1.200.000
Contador público 19.584.000 19.584.000 19.420.800 163.200
Dotación 489.600 489.600 489.600
Total 30.873.600 9.000.000 30.510.400 8.800.000
Total de gastos 39.873.600 39.310.400 563.200

Una vez calculados estos gastos los cuales se obtienen de multiplicar cada uno
por los meses que estamos pronosticando, (no olvidar que los servicios públicos
se pagan mes vencido), se deberán conocer los gastos por departamento, tanto
los totales como realmente cancelados para así determinar lo que se quedó
debiendo para el año siguiente.

Finalmente debemos pronosticar las depreciaciones, así:

3.3 PRESUPUESTO DE DEPRECIACIÓN

Depreciación del Periodo
Valor Sistema de Vida Total
Nombre del Activo
Histórico Depreciación Útil Depreciación
Administración Ventas

Construcciones y Edificaciones 40.000.000 Suma de dígitos 20 3.809.524 1.904.762 1.904.762

Equipo de Oficina 75.000.000 Doble Saldo 10 15.000.000 15.000.000

Equipo de Comunicación y computación 5.000.000 Línea Recta 3 1.666.667 1.666.667

Equipo de Computación 10.000.000 Línea Recta 5 2.000.000 2.000.000

103
Flota y Equipo de Transporte 45.000.000 Saldo Decreciente 5 16.606.920 16.606.920

Total 37.178.349 1.904.762

Total de depreciación 39.083.111

Una vez pronosticado todos los gastos, los debemos mostrar en un cuadro
resumen para facilitar el proceso de realización del presupuesto maestro, así:

3.4 CUADRO RESUMEN DE LOS GASTOS OPERACIONALES

TOTALES CANCELADOS
NOMBRE DEL GASTO Admón. Ventas Admón. Ventas
Provisión 27.900.000
Depreciación 37.178.349 1.904.762
Gerente General 68.847.032 63.483.446
Gerente de Ventas 27.176.460 25.059.255
Secretaria 8.065.521 7.436.217
Vendedores 216.596.386 199.722.262
Gastos generales 30.873.600 9.000.000 30.510.400 8.800.000
Total gastos operacionales por departamento 144.964.502 282.577.608 101.430.063 233.581.517
Total gastos operacionales 427.542.110 335.011.580
Con base en los datos obtenidos a través del presupuesto maestro y el balance
inicial, se podrá realizar el flujo de caja para determinar si se presenta déficit o
superávit y así tomar decisiones de financiación o inversión según el caso, así:

4. PRESUPUESTO DE FLUJO DE CAJA PRESUPUESTADO

TODO EN ELECTRODOMESTICOS LTDA.
FLUJO DE CAJA PROYECTADO
DE ENERO 1 A DICIEMBRE 31 DEL AÑO 1

PRIMERA SEGUNDA
OPCIÓN OPCIÓN
Ingresos operacionales y no operacionales
Ventas recaudadas en efectivo 3.496.500.000 3.496.500.000
Rendimiento del CDT 175.094.205
(=)Total ingresos operacionales y no operacionales 3.496.500.000 3.671.594.205
(-) Costos y gastos operacionales y no operacionales

104
 Compras canceladas (2.164.375.000) (2.164.375.000)
Gastos operacionales cancelados (335.011.580) (335.011.580)
Inversiones temporales (1.076.178.274)
(=)Total costos y gastos operacionales y no operacionales (2.499.386.580) (3.575.564.854)
(=) Flujo de caja (SUPERAVIT) 997.113.420 96.029.351
(+) Saldo Inicial 120.000.000 120.000.000
(=) Saldo disponible en efectivo 1.117.113.420 216.029.351
(-) Saldo mínimo a mantener de efectivo (216.029.351) (216.029.351)
(=) Saldo a invertir 901.084.069 0.00

En este estado financiero proyectado sólo se debe tener en cuenta el movimiento

real de efectivo, en este caso los costos y gastos que van a ser cancelados en el
período para así determinar el saldo de efectivo, el cual puede ser superávit (se
presenta cuando los ingresos son superiores a los egresos) o déficit (caso
contrario), después sumarle el saldo inicial de efectivo que se encuentra en el
balance inicial (es la sumatoria de caja, bancos y las cuentas de ahorro) y restarle
el saldo mínimo de efectivo, este se determina tomando la sumatoria de los gastos
promedio realmente cancelados (dato que se obtienen en el cuadro resumen)
dividiéndolos en 12, más los dineros que se requieren tener para el pago de los
proveedores, más los servicios públicos adeudados en diciembre, mas la deuda
de la nomina descontándole las cesantías, mas la retención del contador público;
observemos:

Deuda nomina – total cesantías = $24.984.219 – 17.710.700 = $7.273.519

Servicios públicos 400.000
Retención en la fuente del contador público 163.200
Proveedores, el valor a cancelar en enero 180.275.000
Gastos operacionales cancelados ÷ 12 = $335.011.580 ÷ 12 = 27.917.632
Efectivo a tener para cancelar deudas en el mes de enero $216.029.351

Ahora la diferencia entre el saldo disponible y el saldo mínimo en caja nos dará el
valor a prestar o invertir dependiendo de su resultado. En este caso se puede
invertir ya que sobro dinero pero hubiese dado al revés se debería entonces tomar

105
una decisión de préstamo; para determinar el monto ideal a invertir hay que tomar
el monto que esta sobrando y aplicar la siguiente fórmula:

Valor a invertir $901.084.069

= $1.076.178.274
1 - % del CDT 1 – 0,1627

El monto a invertir se presentará en el flujo de caja y en el balance general cuando

se hayan disminuidos los descuentos tributarios. Una vez realizado lo anterior se
debe determinar el valor que va a generar dicha inversión y surge de multiplicarlo
por la tasa de interés, así: $1.076.178.274 x 16,27% = $175.094.205 este dato se
ubicará en: el flujo de caja y en el estado de resultados.

También se calculan los descuentos tributarios que nos realizarán sobre dichos
rendimientos, que en este caso son del 7%, así:

$175.094.205 x 7% = $12.256.594 (este dato se deberá ubicar en el estado de

resultados y en el balance general).

Ya tomada dicha decisión, se deberá presentar el estado de resultados proyectado

para determinar el valor del impuesto de renta y complementarios a provisionar y
determinar si se presentaran pérdidas o utilidades, así:

5. ESTADO DE RESULTADOS PRESUPUESTADO

TODO EN ELECTRODOMESTICOS LTDA.

ESTADO DE RESULTADOS PROYECTADO
DE ENERO 1 A DICIEMBRE 31 DEL AÑO 1

Ventas Netas 4.054.500.000

(2.349.000.000
(-) Costo de Ventas )
Inventario Inicial 0.00
(+) Compras netas 2.463.000.000
(=) Mercancía Disponible para la venta 2.463.000.000
(-) Inventario Final (114.000.000)

106
(=) Utilidad bruta 1.705.500.000
(-) Gastos operacionales (427.542.110)
De Administración (144.964.502)
De Ventas (282.577.608)
(=) Utilidad operacional 1.277.957.890
(+) Otros Ingresos 175.094.205
(-) Otros Egresos (12.256.594)
(-) Gastos Financieros 0.00 Método Renta
(=) Utilidad antes de impuestos 1.440.795.501 Directo Presuntiva
(-) De Renta y Complementarios (492.013.788) 492.013.788 18.000.000
(=) Utilidad del ejercicio 948.781.713

Este estado financiero se realiza tomando la información que se solicita en el

formato, la cual se obtendrán de todas las operaciones ya realizadas. El paso
siguiente es determinar el valor a provisionar como impuesto de renta, se deberá
tomar el mayor resultado que de entre el método directo y el de renta presuntiva,
se calcula así:

Método directo: tome el valor de la utilidad operacional y multiplíquelo por la tasa

de dicho impuesto. $1.277.957.890 x 38.5% = $492.013.788
Renta presuntiva: tome el patrimonio del año inmediatamente anterior y
multiplíquelo por el 6%, así: $300.000.000 x 6% = $18.000.000.

6. BALANCE GENERAL PRESUPUESTADO

TODO EN ELECTRODOMESTICOS LTDA.
BALANCE GENERAL PROYECTADO
A DICIEMBRE 31 DEL AÑO 1
ACTIVO PASIVO
Corriente Corriente
Caja 216.029.351 Costos y gastos por pagar 400.000
Clientes 558.000.000 Prestaciones sociales 24.984.219
Provisión (27.900.000) Proveedores 298.625.000
Inversiones temporales 1.076.178.274 Retención en la fuente 12.419.794
Inventarios 114.000.000 De renta y complementarios 492.013.788
TOTAL ACTIVO CORRIENTE 1.936.307.625 Total Pasivo Corriente 828.442.801
No Corriente Pasivo No Corriente 0.00
Terrenos 5.000.000 Total Pasivo No Corriente 0.00
Construcciones y edificaciones 40.000.000 Total pasivo 828.442.801
Depreciación acumulada (3.809.524) PATRIMONIO
Equipo de oficina 75.000.000 Aportes socios 300.000.000
Depreciación acumulada (15.000.000) Utilidad del ejercicio 948.781.713
Equipo de comunicación y computación 5.000.000 Total patrimonio 1.248.781.713
Depreciación acumulada (1.666.667) Total pasivo mas patrimonio 2.077.224.514

107
Equipo de transporte 45.000.000
Depreciación acumulada (16.606.920)
Equipo de computo 10.000.000
Depreciación acumulada (2.000.000)
Total Activo No Corriente 140.916.889
TOTAL ACTIVO 2.077.224.514

SONIA PRADO BALLENA JORGE A. HERNÁNDEZ CORREA

GERENTE GENERAL CONTADOR PÚBLICO
NIT.800.960.326-1 T.P. 75670-T

Aunque ya se realizo el presupuesto maestro del primer año y con el objeto de

explicar que se debe hacer en el momento de que el flujo de caja de negativo, se
plantea un dato nuevo para lograrlo, imaginemos que vamos a comprar un terreno
por un valor de $950.000.000, observemos nuevamente los estados financieros:

4. PRESUPUESTO DE FLUJO DE CAJA PRESUPUESTADO

TODO EN ELECTRODOMESTICOS LTDA.
FLUJO DE CAJA PROYECTADO
DE ENERO 1 A DICIEMBRE 31 DEL AÑO 1

PRIMERA SEGUNDA
OPCIÓN OPCIÓN
Ingresos operacionales y no operacionales
Ventas recaudadas en efectivo 3.496.500.000 3.496.500.000
Obligaciones bancarias 82.211.649
(=)Total ingresos operacionales y no operacionales 3.496.500.000 3.578.711.649
(-) Costos y gastos operacionales y no operacionales
Compras canceladas (2.164.375.000) (2.164.375.000)
Gastos operacionales cancelados (335.011.580) (335.011.580)
Compra del terreno (950.000.000) (950.000.000)
Abono a capital (6.659.144)
Pago de intereses (26.636.574)
(=) Total costos y gastos operacionales y no operacionales (3.449.386.580) (3.482.682.298)
(=) Flujo de caja (SUPERAVIT) 47.113.420 96.029.351
(+) Saldo Inicial 120.000.000 120.000.000
(=) Saldo disponible en efectivo 167.113.420 216.029.351
(-) Saldo mínimo a mantener de efectivo (216.029.351) (216.029.351)
(=) Saldo a prestar (48.915.931) 0.00

108
Ahora la diferencia entre el saldo disponible y el saldo mínimo en caja nos dará el
valor a prestar y para determinar el monto ideal a prestar hay que tomar el monto
que esta faltando y aplicar la siguiente fórmula:

Valor a prestar $48.915.931

= $82.211.649
1 - % del préstamo 1 – 0,4050

El monto a prestar se presentará en el flujo de caja y en el balance general, una

vez realizado lo anterior se debe determinar el valor de los intereses a pagar y el
abono a capital; surge de multiplicar el valor del préstamo por la tasa de interés,
del mismo, así:

$82.211.649 x 40.50% = $33.295.718 este dato se partirá en dos, uno hará parte
de los interese a cancelar (imaginemos un 80%) y el otro para abono a capital (un
20%), observemos:

$33.295.718

80% 20%

Pago de intereses $26.636.574 $6.659.144 Abono a capital

Ambos datos harán parte del flujo de caja en la segunda opción, el de los
intereses a cancelar a su vez se volverá a reflejar en el estado de resultados como
gastos financieros y el monto de abono a capital se deberá disminuir del préstamo
a realizar quedando un saldo menor que la deuda inicial, finalmente el monto
resultante hará parte del activo corriente del balance general proyectado.

109
Ya tomada dicha decisión, se deberá presentar el estado de resultados proyectado
para determinar el valor del impuesto de renta y complementarios a provisionar y
determinar si se presentaran pérdidas o utilidades, así:

5. ESTADO DE RESULTADOS PRESUPUESTADO

TODO EN ELECTRODOMESTICOS LTDA.

ESTADO DE RESULTADOS PROYECTADO
DE ENERO 1 A DICIEMBRE 31 DEL AÑO 1

Ventas Netas 4.054.500.000

(2.349.000.000
(-) Costo de Ventas )
Inventario Inicial 0.00
(+) Compras 2.463.000.000
(=) Mercancía Disponible para la venta 2.463.000.000
(-) Inventario Final (114.000.000)
(=) Utilidad bruta 1.705.500.000
(-) Gastos operacionales (427.542.110)
De Administración (144.964.502)
De Ventas (282.577.608)
(=) Utilidad operacional 1.277.957.890
(+) Otros Ingresos 0.00
(-) Otros Egresos 0.00
(-) Gastos Financieros (26.636.574) Método Renta
(=) Utilidad antes de impuestos 1.251.321.316 Directo Presuntiva
(-) De Renta y Complementarios (481.758.707) 481.758.707 18.000.000
(=) Utilidad del ejercicio 769.562.609

El paso siguiente es determinar el valor a provisionar como impuesto de renta y

complementarios, se deberá tomar el mayor resultado que de entre el método
directo y el de renta presuntiva, se calcula así:

Método directo: tome el valor de la utilidad antes de impuestos y multiplíquelo por

la tasa de dicho impuesto. $1.251.321.316 x 38.5% = $481.758.707
Renta presuntiva: tome el patrimonio del año inmediatamente anterior y
multiplíquelo por el 6%, así: $300.000.000 x 6% = $18.000.000.

110
En el primer ejercicio se tomo como renta liquida la utilidad operacional debido a
que los otros ingresos ya el estado había recibido tributo a través del descuento
tributario y en nuestro país no se debe cancelar dos veces impuestos sobre un
mismo ingreso, en el segundo caso ya no se presentaron otros ingresos sino al
contrario un pago de intereses por el préstamo, estos hay que tenerlos en cuenta
para disminuir la renta liquida que en este caso se tomo la de la utilidad antes de
impuestos; ahora presentaremos el nuevo balance.

6. BALANCE GENERAL PRESUPUESTADO

TODO EN ELECTRODOMESTICOS LTDA.

BALANCE GENERAL PROYECTADO
A DICIEMBRE 31 DEL AÑO 1

ACTIVO PASIVO
Corriente Corriente
Caja 216.029.351 Costos y gastos por pagar 400.000
Clientes 558.000.000 Prestaciones sociales 24.984.219
Provisión (27.900.000) Proveedores 298.625.000
Inventarios 114.000.000 Retención en la fuente 163.200
TOTAL ACTIVO CORRIENTE 860.129.351 Obligaciones bancarias 75.552.505
No Corriente De renta y complementarios 481.758.707
Terrenos 955.000.000 Total Pasivo Corriente 881.483.631
Construcciones y edificaciones 40.000.000 Pasivo No Corriente 0
Depreciación acumulada (3.809.524) Total Pasivo No Corriente 0
Equipo de oficina 75.000.000 Total pasivo 881.483.631
Depreciación acumulada (15.000.000) PATRIMONIO
Equipo de comunicación y computación 5.000.000 Aportes socios 300.000.000
Depreciación acumulada (1.666.667) Utilidad del ejercicio 769.562.609
Equipo de transporte 45.000.000 Total patrimonio 1.069.562.609
Depreciación acumulada (16.606.920) Total pasivo mas patrimonio 1.951.046.240
Equipo de computación 10.000.000
Depreciación acumulada (2.000.000)
Total Activo No Corriente 1.090.916.889
TOTAL ACTIVO 1.951.046.240

SONIA PRADO BALLENA JORGE A. HERNÁNDEZ CORREA

GERENTE GENERAL CONTADOR PÚBLICO
NIT. 800.960.326-1 T.P. 75670-T

111
Una vez realizado todo el proceso operativo (debemos dejar claro que tenemos
dos ejercicios diferentes por tal razón hay dos balances) se puede observar los
resultados esperados a través de los estados financieros proyectados y así poder
tomar nuevas decisiones buscando mejorar dichos resultados ya sea respecto a
que pasaría si las políticas de ventas, de compras, del inventario final, los métodos
de depreciación, la cantidad de personal, las unidades esperadas a vender entre
otros, fueran diferentes; para lo cual se debería volver a hacer todo el proceso
aquí explicado y de allí la importancia de tener un software que lo realice o a
través de hojas matriciales en excel, para observar nuevamente los resultados.

Como ejercicio de ilustración continuaremos desarrollando el segundo año de

proyección teniendo en cuenta los procedimientos contables de elaboración junto
a la continuidad de los resultados del primer año proyectado, por ello el punto de
partida es el balance general proyectado del año 1 del primer ejercicio y ustedes
desarrollaran el del ejercicio dos.

Se conoce la siguiente información:

Se espera abrir una sucursal, para lo cual se requiere adquirir los siguientes
activos y tener en cuenta los siguientes datos:

ACTIVO VALOR DIA DE COMPRA

Terrenos $20.000.000 20 de marzo
Local $90.000.000 20 de marzo
Computadores $20.000.000 1 de abril
Software $10.000.000 1 de abril
Camioneta $40.000.000 16 de mayo
 Los sistemas de depreciación y la asignación de uso serán los mismos
establecidos en el primer año y deben tener presente los días en que se piensan
adquirir para determinar el valor de la depreciación del período.

112
 El costo de cada uno de los inventarios presentarán un incremento del 10%
y se tiene una expectativa de un incremento del 20% en las unidades a vender y
se espera una inflación del 5%.
 Se decide repartir el 50% de las utilidades del ejercicio del año anterior.
 Un aumento en todos los gastos del 30% y se espera ganar los mismos
porcentajes en los precios de venta pero ahora sobre el costo, los demás datos no
presentarán cambios.

TODO EN ELECTRODOMESTICOS LTDA.

PRESUPUESTO MAESTRO
DE ENERO 1 A DICIEMBRE 31 DEL AÑO 2

1. PRESUPUESTO DE VENTAS

PRODUCTOS A COMERCIALIZAR Lavadoras Neveras Brilladoras Estufas

Política de ventas 30 60 90 0
% de ganancias en las ventas 20% 40% 50% 60%
Provisión de clientes 5% 5% 5% 5%
Costo por unidad 880.000 1.320.000 330.000 495.000
Unidades esperadas a vender 864 1.080 1.584 792
Precio de venta de cada producto 1.056.000 1.848.000 495.000 792.000
Total ventas por producto 912.384.000 1.995.840.000 784.080.000 627.264.000
Total ventas netas 4.319.568.000
Clientes por producto 76.032.000 332.640.000 196.020.000 0.00
Total clientes 604.692.000
Total ventas recaudadas x producto 836.352.000 1.663.200.000 588.060.000 627.264.000
Total Ventas recaudadas 3.714.876.000
Provisión por producto 3.801.600 16.632.000 9.801.000 0.00
Total provisión 30.234.600

Lo primero que hicimos fue tomar las unidades esperadas a vender del año
anterior y multiplicarlo por el porcentaje de incremento esperado para obtener las
nuevas unidades esperadas a vender, así:

720 + 20% = 864 unidades esperadas a vender

113
Ahora debemos determinar el precio de venta, partimos de tomar el costo de cada
producto y para practicar ambos casos, decidimos tomar ahora un porcentaje
sobre el costo, así:
800.000 + 10% = 880.000 + 20% = $1.056.000

Las demás políticas se mantienen y por ello su proceso de realización fue igual,
ahora realizaremos el presupuesto de compras del inventario.

2. PRESUPUESTO DE COMPRAS DE LA MERCANCÍA NO FABRICADA POR LA EMPRESA

PRODUCTOS A COMPRAR Lavadoras Neveras Brilladoras Estufas

Política de compras 60 30 90 0
Días de despacho 7 20 10 0
Días de seguridad 5 5 5 3
Total días de seguridad 12 25 15 3
Inventario inicial 24 63 55 6
Unidades esperadas a vender 864 1.080 1.452 726
Inventario final en unidades 29 75 61 7
Unidades esperadas a comprar 869 1.092 1.458 727
Precio de compra por producto 880.000 1.320.000 330.000 495.000
Total compras por producto 764.720.000 1.441.440.000 481.140.000 359.865.000
Total compras 3.047.165.000
Nacionales por producto (proveedor) 127.453.333 120.120.000 120.285.000 0
Total nacionales 367.858.333
Compras canceladas por producto 637.266.667 1.321.320.000 360.855.000 359.865.000
Total compras canceladas 2.679.306.667
Inventario final por producto 25.520.000 99.000.000 20.130.000 3.465.000
Total inventario final 148.115.000
Inventario a pagar en enero 63.726.667 120.120.000 40.095.000 0
Total inventario a pagar en enero 223.941.667

Lo primero a tener en cuenta es que el inventario final del año anterior es ahora el
inventario inicial, para hallar el nuevo inventario final se realizo de la misma
manera, se tomo las unidades esperadas a vender (864), se dividió en el número
de días que se van a laborar en el negocio (en este caso 360 días) y se multiplico
por los días totales de despacho de los proveedores más los días de seguridad
(12), observemos:
(864 ÷ 360) x 12 = 29

114
Ahora determinemos las unidades a comprar tomando la sumatoria del inventario
final más las unidades esperadas a vender y restarle el inventario inicial:

Inventario inicial (24)

Unidades a vender 864
Inventario final 29
Unidades a comprar 869

Respecto al nuevo costo, surge de tomar el anterior y sumarle el porcentaje

esperado de incremento:

$800.000 + 10 = $880.000

Una vez conocido los dos datos anteriores se multiplican para hallar el total de las
compras netas por producto:

$880.000 x 869 = $764.720.000

Después se divide en el número de días laborados en el año y se multiplica por el

plazo otorgado por los proveedores para determinar el monto de los mismos, así:

($764.720.000 ÷ 360) x 60 = $127.453.333

La diferencia entre las compras netas por producto y proveedores es el monto de

las compras canceladas:

$764.720.000 – 127.453.333 = $637.266.667

El valor del inventario final surge de tomar las unidades dejadas de stock de
inventarios y multiplicarlas por el costo de cada producto:

115
 29 x $880.000 = 25.520.000

Finalmente el valor del inventario a cancelar en el mes de enero del año siguiente
es sencillamente lo que tenga un plazo otorgado por los proveedores inferior o
igual a 30 días (en este caso todo el monto se debe cancelar en enero), si es
mayor el plazo se dividirá en dichos días y se multiplicara por los días del mes, es
decir 30:

Nombre del producto Lavadoras Neveras Brilladoras Estufas

Plazo otorgado en días 60 30 90 0
Monto adeudado $127.453.333 $120.120.000 $120.285.000 0.00

En el caso de las lavadoras como el plazo es superior a los días del mes se divide
en el plazo otorgado y se multiplica por 30 y ese es el monto a cancelar en el mes
de enero del año siguiente: ($127.453.333 ÷ 60) x 30 = $63.726.667, en el caso de
las neveras como el plazo es de un mes pues sencillamente es lo que se debe
cancelar. Las brilladoras se toma la deuda, se divide en el plazo (90 días) y se
multiplica por 30: ($120.285.000 ÷ 90) x 30 = $40.095.000.

La idea es tener el efectivo necesario para tener con que cancelar a los
proveedores para evitar intereses por mora o el hecho de que no nos vendan más.

Ahora se determinara el monto de los gastos operacionales, iniciaremos con la

nomina:

3. PRESUPUESTO GASTOS OPERACIONALES

3.1 Presupuesto de nomina

PERSONAL GERENTE GERENTE DE
SECRETARIA VENDEDORES
NECESARIO GENERAL VENTAS
Salario anual 59.280.000 23.400.000 6.364.800 174.695.040

116
Subsidio de transporte 0.00 0.00 601.020 0.00
Cesantías 4.940.000 1.950.000 580.485 14.557.920
Intereses a las cesantías 592.800 234.000 69.658 1.746.950
Prima 4.940.000 1.950.000 580.485 14.557.920
Riesgo profesional 206.294 81.432 22.150 607.939

Vacaciones 2.470.000 975.000 265.200 7.278.960

Salud 4.742.400 1.872.000 509.184 13.975.603
Aportes parafiscales 5.335.200 2.106.000 572.832 15.722.554
Pensión 6.891.300 2.720.000 739.908 20.308.298
Total gastos 89.397.994 35.288.682 10.305.722 263.451.184

Gastos desembolsados 82.433.928 32.539.708 9.501.906 242.928.448

Total deuda 6.964.066 2.748.974 803.816 20.522.736

Total cesantías 22.028.405

Total deuda 31.039.592

Recordemos que como se planteo el ejercicio, se esperaba un incremento en los

gastos del 30%, determinaremos el salario anual de todos iniciando con el
gerente general, se ganaba $3.800.000 + el 30% = $4.940.000 x 12 =$59.280.000,
el gerente de ventas $1.500.000 + 30% = $1.950.000 x 12 = $23.400.000, la
secretaria $408.000 + 30% = $530.400 x 12 = $6.364.800 y finalmente el salario
de los vendedores, recordemos que ellos ganan una comisión de $100.000 cada
uno, al tomar el incremento del 5% de la inflación sería $105.000 x 3 = $315.000 x
12 = $3.780.000 por otro lado se ganan una comisión del 4% de las ventas
recaudadas, estas son la sumatoria de las cartera del año anterior (se parte del
supuesto que al año siguiente se cobra dicha deuda y se debe cancelar la
comisión a los vendedores) más las ventas recaudadas de este periodo, se
determina el 4% y se suman ambos resultados: $558.000.000 + $3.714.876.000 =
$4.272.876.000 x 4% igual = $170.915.040 + $3.780.000 = $174.695.040.

Respecto al porcentaje de riesgo profesional, al pasar un año y no presentarse

reclamaciones dicho porcentaje disminuye, claro esta que hay que pasar por
escrito la reclasificación a la ARP respectiva, por ello pasa de ser un 0.522% a un
0.348%. Los demás datos se calculan como ya fue explicado.

117
Ahora determinaremos los gastos generales, sencillamente se incrementara el
30% a cada uno de ellos y se sigue la misma metodología del primer año:

3.2 PRESUPUESTO DE GASTOS GENERALES

GASTOS
NOMBRE DEL TOTAL GASTOS
ANUAL CANCELADOS DEUDA
GASTO
Admón. Ventas Admón. Ventas
Servicios públicos 6.240.000 3.120.000 3.120.000 2.860.000 2.860.000 520.000
Publicidad 7.800.000 7.800.000 7.800.000
Seguros 1.560.000 780.000 780.000 780.000 780.000
Papelería 5.460.000 5.460.000 5.460.000
Cafetería 3.120.000 3.120.000 3.120.000
Artículos de aseo 1.560.000 1.560.000 1.560.000
Contador público 20.563.200 20.563.200 20.391.840 171.360
Dotación 636.480 636.480 636.480
Total 35.239.680 11.700.000 34.808.320 11.440.000
Total de gastos 46.939.680 46.248.320 691.360
Explicaremos el primer gasto, el de servicios públicos; el año anterior fue de
$400.000, más el incremento del 30% esperado pasa hacer $520.000 mensual x
12 meses = $6.240.000 anuales, como este servicio se cancela mes vencido se va
a quedar debiendo un mes, es decir los $520.000 que al dividirlo en dos $260.000
es lo que le vamos a descontar a cada departamento (recordemos que se había
asignado el 50% para cada uno de ellos), es decir que del total de estos gastos
$3.120.000 le corresponde a cada departamento causar pero tan solo se
cancelara $2.860.000 ($3.120.000 - $260.000).

Realizaremos finalmente el cálculo de los gastos de depreciación, iniciando con la

de los bienes antiguos:

3.3 PRESUPUESTO DE DEPRECIACIÓN

3.3.1 ANTIGUOS ACTIVOS

Nombre del Activo Valor Sistema de Vid Total Depreciación del Periodo
Histórico Depreciación a Depreciació
Útil n

118
 Administració
Ventas
n

Construcciones y 1.809.52
Edificaciones 40.000.000 Suma de dígitos 20 3.619.048 1.809.524 4

Equipo de Oficina 75.000.000 Doble Saldo 10 12.000.000 12.000.000

Equipo de Comunicación y
computación 5.000.000 Línea Recta 3 1.666.667 1.666.667

Equipo de Computación 10.000.000 Línea Recta 5 2.000.000 2.000.000

Saldo
Flota y Equipo de Transporte 45.000.000 Decreciente 5 10.478.258 10.478.258

1.809.52
Total 27.954.449 4

Total de depreciación 29.763.973

Seguimos con la depreciación de los bienes adquiridos en este periodo:

3.3.2 DEPRECIACIÓN NUEVOS ACTIVOS

Depreciación del Periodo
Total
Valor Sistema de Vida
Nombre del Activo Histórico Depreciación Útil
Depreciació
n Administració
Ventas
n

Construcciones y Edificaciones 90.000.000 Suma de dígitos 20 6.690.476 3.345.238 3.345.238

Equipo de Comunicación y
computación 10.000.000 Línea Recta 3 2.500.000 2.500.000

Equipo de Computación 20.000.000 Línea Recta 5 3.000.000 3.000.000

Saldo
Flota y Equipo de Transporte 40.000.000 Decreciente 5 9.226.066 9.226.066

Total 18.071.304 3.345.238

Total de depreciación 21.416.542

3.3.3 CUADRO RESUMEN DE LA DEPRECIACIÓN

Total de depreciación 51.180.515

119
Ahora presentaremos un resumen de todos los gastos operacionales,
lo que se busca es determinar el monto de los gastos operacionales a
causar y a cancelar, los primeros se reflejaran en el estado de
resultados y los segundos en el flujo de caja:

3.4 CUADRO RESUMEN DE LOS GASTOS OPERACIONALES

TOTALES CANCELADOS
NOMBRE DEL GASTO Admón. Ventas Admón. Ventas
Provisión 30.234.600
Depreciación 46.025.753 5.154.762
Gerente General 89.397.994 82.433.928
Gerente de Ventas 35.288.682 32.539.708
Secretaria 10.305.722 9.501.906
Vendedores 263.451.184 242.928.448
Gastos generales 35.239.680 11.700.000 34.808.320 11.440.000
Total gastos operacionales por departamento 180.969.149 345.829.228 126.744.154 286.908.156
Total gastos operacionales 526.798.377 413.652.310

Una vez realizado el proceso operativo se debe iniciar el financiero, este comienza
con el flujo de caja proyectado el cual busca determinar las entradas y salidas de
efectivo para conocer si se presenta un superávit (ingresos superiores a los
egresos) o déficit (viceversa) y tener en cuenta el efectivo a mantener para
cancelar todas las deudas del mes de enero y finalmente tomar decisiones de
inversión o préstamo, observemos:

4. PRESUPUESTO DE FLUJO DE CAJA PRESUPUESTADO

TODO EN ELECTRODOMESTICOS LTDA.

120
 FLUJO DE CAJA PROYECTADO
DE ENERO 1 A DICIEMBRE 31 DEL AÑO 2

PRIMERA SEGUNDA
OPCIÓN OPCIÓN
Ingresos operacionales y no operacionales
Ventas recaudadas en efectivo 3.714.876.000 3.714.876.000
Clientes año anterior 558.000.000 558.000.000
Inversiones temporales 1.076.178.274 1.076.178.274
Rendimiento del CDT 140.135.309
(=)Total ingresos operacionales y no operacionales 5.349.054.274 5.489.189.583
(-) Costos y gastos operacionales y no operacionales
Compras canceladas (2.679.306.667) (2.679.306.667)
Gastos operacionales cancelados (413.652.310) (413.652.310)
Compra de activos fijos (180.000.000) (180.000.000)
Reparto de dividendos (474.390.857) (474.390.857)
Pago del pasivo corriente año anterior (828.442.801) (828.442.801)
Inversiones temporales (861.311.059)
(=)Total costos y gastos operacionales y no operacionales (4.575.792.635) (5.437.103.694)
(=) Flujo de caja (SUPERAVIT) 733.261.639 52.085.889
(+) Saldo Inicial 216.029.351 216.029.351
(=) Saldo disponible en efectivo 989.290.990 268.115.240
(-) Saldo mínimo a mantener de efectivo (268.115.240) (268.115.240)
(=) Saldo a invertir 721.175.750 0.00

Este estado financiero especial varía respecto al primer año debido a que se tiene
en cuenta la cartera y las inversiones temporales del año cero en los ingresos
operacionales y no operacionales y en las salidas de efectivo se debe tener en
cuenta (adicionales a las del año anterior) la compra de los nuevos activos, el
reparto de dividendos y todas las deudas del pasivo corriente del año anterior, los
demás procedimientos son iguales a los ya explicados, aunque se plantea la forma
como se determino el saldo mínimo en caja a mantener.

Deuda nomina – total cesantías = $31.039.592 – 22.028.405 = $9.011.187

Servicios públicos 520.000
Retención en la fuente del contador público 171.360
Proveedores, el valor a cancelar en enero 223.941.667
Gastos operacionales cancelados ÷ 12 = $413.652.310 ÷ 12 = 34.471.026

121
Efectivo a tener para cancelar deudas en el mes de enero $268.115.240

La forma como se determino el valor del CDT, el de los rendimientos financieros y

el descuento tributario fue gracias al desarrollo de las siguientes formulas:

Valor a invertir $721.175.750

= $861.311.059
1 - % del CDT 1 – 0,1627

El monto a invertir se presentará en el flujo de caja y en el balance general cuando

se hayan disminuidos los descuentos tributarios. Una vez realizado lo anterior se
debe determinar el valor que va a generar dicha inversión y surge de multiplicarlo
por la tasa de interés, así:

$861.311.059 x 16,27% = $140.135.309

Este dato se ubicará en: el flujo de caja y en el estado de resultados, finalmente se

calcula el valor a tener en cuenta como descuento tributario.

$140.135.390 x 7% = $9.809.471

Una vez obtenido los datos se determina el valor del impuesto de renta y
complementarios y el resultado de la operación a través del estado de resultados:
5. ESTADO DE RESULTADOS PRESUPUESTADO

TODO EN ELECTRODOMESTICOS LTDA.

ESTADO DE RESULTADOS PROYECTADO
DE ENERO 1 A DICIEMBRE 31 DEL AÑO 2

Ventas Netas 4.319.568.000

(-) Costo de Ventas
Inventario Inicial 114.000.000
(+) Compras netas 3.047.165.000
(=) Mercancía Disponible para la venta 3.161.165.000

122
(-) Inventario Final (148.115.000)
(3.013.050.000
(=) Costo de la mercancía vendida )
(=) Utilidad bruta 1.306.518.000
(-) Gastos operacionales (526.798.377)
De Administración (180.969.149)
De Ventas (345.829.228)
(=) Utilidad operacional 779.719.623
(+) Otros Ingresos 168.035.309
(-) Otros Egresos (9.809.471)
(-) Gastos Financieros 0.00 Método Renta
(=) Utilidad antes de impuestos 937.945.461 Directo Presuntiva
(-) De Renta y Complementarios (310.933.555) 310.933.555 74.926.903
(=) Utilidad del ejercicio 627.011.906

Todos los datos se recopilan del presupuesto operativo, hay que tener en cuenta
que del balance del año anterior existía una cuenta de provisión de cartera; al
cobrar dichos montos en el flujo de caja se deberá entonces reversar la operación
y en este nuevo período causarlo como otros ingresos para aumentar la renta
liquida, por ello el monto de dicha cuenta surge de tomar los rendimientos
financieros más la provisión de clientes del año cero, así:

$140.135.309 + 27.900.000 = $168.035.309

Respecto al cálculo del impuesto de renta y complementarios su base gravable
surge de tomar la utilidad operacional y sumarle la provisión del año anterior
debido a la causa ya explicada del cobro de la cartera:
($779.719.623 + 27.900.000) x 38.5% = $310.933.555

Una vez desarrollado el estado de resultados se realiza el balance general.

TODO EN ELECTRODOMESTICOS LTDA.

BALANCE GENERAL PROYECTADO
A DICIEMBRE 31 DEL AÑO 2

ACTIVO PASIVO
Corriente Corriente
Caja 268.115.240 Costos y gastos por pagar 520.000
Clientes 604.692.000 Prestaciones sociales 31.039.592
Provisión (30.234.600) Proveedores 367.858.333
Inversiones temporales 861.311.059 Retención en la fuente 9.980.831

123
Inventarios 148.115.000 De renta y complementarios 310.933.555
TOTAL ACTIVO CORRIENTE 1.851.998.699 Total Pasivo Corriente 720.332.311
No Corriente Pasivo No Corriente 0.00
Terrenos 25.000.000 Total Pasivo No Corriente 0.00
Construcciones y edificaciones 130.000.000 Total pasivo 720.332.311
Depreciación acumulada (14.119.048) PATRIMONIO
Equipo de oficina 75.000.000 Aportes socios 300.000.000
Depreciación acumulada (27.000.000) Resultado de ejercicios anteriores 474.390.856
Equipo de comunicación y computación 15.000.000 Utilidad del ejercicio 627.011.906
Depreciación acumulada (5.833.334) Total patrimonio 1.401.402.762
Equipo de transporte 85.000.000 Total pasivo mas patrimonio 2.121.735.073
Depreciación acumulada (36.311.244)
Equipo de computo 30.000.000
Depreciación acumulada (7.000.000)
Total Activo No Corriente 269.736.374
TOTAL ACTIVO 2.121.735.073

SONIA PRADO BALLENA JORGE A. HERNÁNDEZ CORREA

GERENTE GENERAL CONTADOR PÚBLICO
NIT.800.960.326-1 T.P. 75670-T

Para que practiquen otro ejercicio, desarrolle nuevamente el segundo año con los
mismos datos suministrados pero partiendo del segundo balance general obtenido
al comprar los terrenos. Una vez obtenido los estados financieros proyectados
presente recomendaciones para aumentar la rentabilidad del negocio.
9.16.2 Ejercicio de una empresa de servicios
Se recomienda leer el siguiente ejercicio en su totalidad antes de empezar a
desarrollarlo, se trata de una empresa en marcha y por ello se suministra el último
balance general. Los siguientes datos corresponden a una agencia de viajes que
labora en la ciudad de Bucaramanga, se suministrarán los ingresos esperados por
cada aerolínea y demás servicios del año siguiente. Los datos del balance
general en este momento son:

AGENCIA DE VIAJES SIN LÍMITES LTDA.

BALANCE GENERAL
A DICIEMBRE 31 DEL AÑO 1

ACTIVO PASIVO
CORRIENTE CORRIENTE

Caja 2.095.279Costos y gastos por pagar 200.000

Clientes 69.328.668Cuentas por pagar 31.591.597

124
Inversiones temporales 9.466.470Nacionales 27.770.302
TOTAL ACTIVO CORRIENTE 80.890.417Impuestos sobre ventas 277.960
NO CORRIENTE Otros pasivos 2.828.500
Equipo de oficina 10.000.000TOTAL PASIVO CORRIENTE 62.668.359
Equipo de computo 8.000.000TOTAL PASIVO 62.668.359
Equipo de comunicación y computación 2.000.000PATRIMONIO
Depreciación acumulada (3.266.667)Aportes sociales 10.000.000
TOTAL ACTIVO NO CORRIENTE 16.733.333Reserva obligatoria 3.500.000
TOTAL ACTIVO 97.623.750Resultados de ejercicios anteriores (2.500.000)
Utilidad del ejercicio 23.955.391
TOTAL PATRIMONIO 34.955.391
TOTAL PASIVO MÁS PATRIMONIO 97.623.750

SONIA PRADO BALLENA JORGE A HERNÁNDEZ

GERENTE GENERAL CONTADOR PÚBLICO
NIT: 800 – 960 – 326 - 1 T.P. 75670 – T

La comisión se descontará directamente en el momento de rembolsar los dineros

a los proveedores (ya sean a las aerolíneas o a los demás servicios). Debemos
dejar claro que el costo de cada pasaje es el mismo de su valor de venta, lo que la
agencia gana es una comisión sobre la venta y algunos incentivos como es el
caso de Aerorepública cuando cumple metas de ventas bimensuales, las cuales
están especificadas en la tabla que se suministrara más adelante.

La sociedad contará con los siguientes cargos para el desarrollo del objeto social:

CARGO SALARIO MENSUAL

1 Gerente general $2.800.000
1 Gerente de ventas $500.000
1 Secretaría $408.000
5 Vendedores 4% *

* Se aplicará sobre las ventas recaudadas más la cartera del año anterior.

Los gastos generales mensuales esperados para el período son:

125
DESCRIPCION MENSUALES DEPARTAMENTO A CARGO
Servicios públicos $3.000.000 Administración
Publicidad $400.000 Ventas
Seguros $100.000 Administración
Papelería $200.000 Administración
Cafetería $50.000 Administración
Artículos de aseo $80.000 Ventas
Arriendo $600.000 Ventas

INGRESOS OPERACIONALES ESPERADOS EN EL AÑO 2

%
Ventas Ventas Ingresos
Aerolíneas y demás Comisión de otorgados
esperadas en esperadas en totales por
servicios diciembre
diciembre el año comisión
a la
agencia
Intercontinental de aviación 483.978 3.456.986 32.546.456 4.556.504 14%
American Airlines 635.372 5.294.765 52.456.345 6.294.761 12%
Continental 548.158 4.567.984 26.456.783 3.174.814 12%
Lanchile Airlines 717.992 5.983.264 43.567.983 5.228.158 12%
Avensa 1.014.765 8.456.378 19.534.765 2.344.172 12%
Avianca internacional 2.947.662 24.563.846 102.345.682 12.281.482 12%
Avianca nacional 4.677.175 38.976.457 245.763.450 29.491.614 12%
Aces internacional 2.564.117 21.367.645 94.123.098 11.294.772 12%
Aces nacional 814.768 6.789.732 86.734.091 10.408.091 12%
Aviancaciones 2.566.148 21.384.565 46.539.450 5.584.734 12%
Copa 868.150 7.234.583 39.764.103 4.771.692 12%
Sam 2.027.237 16.983.644 53.756.483 6.450.778 12%
Aerorepública 3.548.662 25.347.589 148.620.984 20.806.938 14%
Aires 1.361.638 11.346.983 35.194.573 4.223.349 12%
Aerotaca 1.824.568 18.245.683 54.148.345 5.414.835 10%
Paquetes Turísticos 4.790.116 59.876.456 429.345.821 34.347.666 8%
Varios 1.368.465 9.123.098 48.975.463 7.346.319 15%
Excursiones terrestres 522.828 4.356.898 51.345.896 6.161.508 12%
TOTAL 33.281.799 293.266.556 1.611.219.771 180.182.185

Incentivos de Aerorepública 32.456.789 Incentivos por cobrar Aerorepública 3.200.000

126
 DATOS GENERALES

 Los activos se deprecian por el método de línea recta, el 80% serán

considerados gastos de ventas y el 20% restante se asignara para administración.
 Los servicios públicos se cancelaran mes vencido, los demás gastos en el
mismo mes.
 Como estrategia de ventas la agencia da un plazo de 20 días a sus clientes
para la cancelación de cualquier servicio.
 Los proveedores otorgan 30 días de plazo para la cancelación de sus
servicios.
 Si la empresa necesita crédito, podría conseguirlo en un banco de la ciudad
a una tasa del 24,17% N.T.A. Nominal trimestre anticipado, la equivalencia en
efectivo anual es de 28,31% E.A.
 Si la empresa al finalizar el período posee más de lo que requiere tener en
el mínimo de efectivo a mantener, el excedente lo podrá invertir en un CDT a una
tasa del 18% N.M.V nominal mes vencido, la equivalencia en efectivo anual es de
19,56% E.A, recuerden que el descuento tributario de los rendimientos financieros
será del 7%.
 El impuesto de renta y complementarios se espera un 38,5%.
 Las cesantías serán consignadas al año siguiente en el mes de febrero en
el fondo de cesantías que escoja cada empleado y los intereses de la misma se
cancelarán en el mes de enero, a su vez se sabe que en el año 1 no se presentó
ninguna lesión incapacitante, para lo cual se pide una reclasificación a la
administradora de riesgos profesionales para tener un valor mínimo ya que nos
habían ubicado como clase uno y se espera que se labore todo los días del año.

127
 Al contador se le cancelarán la suma de tres salarios mínimos mensuales y
se le realizará un descuento del 10% por servicios profesionales que serán
devueltos al mes siguiente al estado, lo mismo operará si se requiere revisor fiscal
(asuma como salario mínimo $408.000 y como subsidio de transporte $47.700).
 Se creará una provisión de cartera equivalente al 5% del valor de los
clientes junto al mismo porcentaje esperado de inflación.

EJERCICIO DE RESUELTO

Se parte del balance general suministrado en el año 1, dichos datos pertenecen a

una empresa real que por obvia razón no se suministra el nombre de la misma
pero con permiso de sus propietarios (cumpliendo el no identificarla) se trabaja
con dicha información, observen que trae un antecedente de perdida de años
anteriores y lo que buscamos es determinar la viabilidad financiera y económica
de continuar con dicho negocio. El orden de realización es siguiendo el formato
del estado de resultados de las empresas de servicios y por ello comenzaremos
con la determinación de los ingresos y costos operacionales, así:

PRESUPUESTO MAESTRO
AGENCIA DE VIAJES SIN LIMITES LTDA
De enero 1 a diciembre 31 del año 2

1. PRESUPUESTO DEINGRESOS Y COSTOS OPERACIONALES

Ventas netas esperadas 1.611.219.771

Nacionales (Proveedores) 293.266.556
Costos cancelados 1.317.953.215
Costos totales del servicio 1.611.219.771
Clientes 195.511.037
Ventas recaudadas 1.415.708.734
Provisión de cartera 9.775.552
Incentivo por ventas 32.456.789
Incentivos de ventas por cobrar 3.200.000
Incentivos recaudados 29.256.789
Comisiones netas 180.182.185
Comisiones por cobrar 33.281.799

128
 Comisiones recaudadas 146.900.386

Los datos que se obtuvieron en este primer paso surgieron de la tabla de ingresos
operacionales esperados por el ente en el año 2, los explicaremos
detalladamente:

Las ventas netas es la sumatoria de los ingresos esperados en todo el año,

nacionales es exactamente el valor que se les adeuda a los proveedores,
recordemos que nos otorgaron un plazo para cancelarles de 30 días, por ello son
las mismas ventas del mes de diciembre, el costo de ventas es el mismo valor de
las ventas totales ya que nos pagan es una comisión, es decir que los dineros
recibidos por las ventas de los servicios no son de nosotros sino de las aerolíneas,
los clientes resultan de tomar las ventas de diciembre y dividirlas en 30 para
hallar las ventas promedio diarias y multiplicarlas por 20 días que es el plazo que
la agencia otorgo a sus clientes; la diferencia entre las ventas netas y los
proveedores surgen las ventas recaudadas y la diferencia entre las ventas totales
y los proveedores los costos cancelados; la provisión de cartera surge de
tomar el 5% de los clientes, los incentivos por ventas y los de cobrar fueron
suministrados en los ingresos esperados y la diferencia entre ellos son los
incentivos recaudados, finalmente las comisiones netas surgen de tomar las
ventas esperadas en el año y multiplicarlas por los porcentajes pactados de
comisiones y las comisiones por cobrar de tomar las ventas esperadas en el
mes de diciembre y calcularle nuevamente el porcentaje pactado, la sumatoria de
dicho calculo es lo que me les adeudaran a la agencia de viajes y la diferencia
entre estas dos se obtendrá las comisiones recaudadas.

2. PRESUPUESTOS DE LOS GASTOS OPERACIONALES

129
Iniciaremos con el cálculo de la nomina:

Gerente Gerente
2.1 Presupuesto de nomina Secretaria Vendedores (3)
General de Ventas

Salario Anual 33.600.000 6.000.000 4.896.000 0.00

Auxilio de transporte 47.700 0.00 572.400 572.400 0.00

Comisiones 4% 0.00 0.00 0.00 59.401.496

Total devengado 33.600.000 6.572.400 5.468.400 59.401.496

Dotación 10% 0.00 600.000 489.600 0.00

Cesantías 2.800.000 547.700 455.700 4.950.125

Interés Cesantías 336.000 65.724 54.684 594.015

Prima 2.800.000 547.700 455.700 4.950.125

Vacaciones 1.400.000 250.000 204.000 2.475.062

Salud 8.5% 2.856.000 510.000 416.160 5.049.127

Pensión 11.625% 3.906.000 697.500 569.160 6.905.424

ARP 0.348% 116.928 20.880 17.038 206.717

Aportes parafiscales 9% 3.024.000 540.000 440.640 5.346.135

Total gastos nomina 50.838.928 9.751.904 8.081.482 89.878.226

Total gastos desembolsados 46.877.684 8.991.115 7.450.848 82.875.136

Total deuda por cargo 3.961.244 760.789 630.634 7.003.090

Total deuda 12.355.757

Estos datos surgen de aplicar las fórmulas ya explicadas en nómina, aunque en
las sumatorias no se tuvieron en cuenta los montos de las dotaciones, estas se
verán reflejadas en los gastos generales. Ahora se calcularán los gastos
generales:

2.2 Presupuesto de gastos generales

130
 Detalle de los
Gastos
GASTOS TOTALES GASTOS CANCELADOS DEUDA
Generales ADMON VENTAS ADMON VENTAS

Servicios Públicos 36.000.000 33.000.000 3.000.000

Publicidad 4.800.000 4.800.000

Seguros 1.200.000 1.200.000

Papelería 2.400.000 2.400.000

Cafetería 600.000 600.000

Artículos de aseo 1.200.000 1.200.000

Arriendo 7.200.000 7.200.000

Contador Publico 14.688.000 14.565.600 122.400

Dotación 489.600 600.000 489.600 600.000

55.377.600 13.800.000 52.255.200 13.800.000

Totales
69.177.600 66.055.200 3.122.400

Recuerden que los gastos generales son de administración a excepción de los de

publicidad, artículos de aseo, la dotación del gerente de ventas y el arriendo, a su
vez los servicios públicos se cancelaran mes vencido y por ello se quedará
debiendo lo del mes de diciembre junto a la retención en la fuente del contador
público.

Finalmente los gastos por depreciación:

2.3 Presupuesto de Depreciación

Costo Depreciación Depreciación Depreciación

Tipo de Activo Método ITEM
Histórico año anterior del periodo Acumulada
Equipo de oficina 10.000.000 Línea recta 0,1 1.000.000 1.000.000 2.000.000
Equipo de computo 8.000.000Línea recta 0,2 1.600.000 1.600.000 3.200.000
Equipo de 2.000.000 Línea recta _ 666.667 666.667 1.333.334

131
comunicación y
computación 0,33
Total depreciación 3.266.667 3.266.667 6.533.334

Estos datos provienen de la aplicación de las fórmulas de depreciación.

Para presentar finalmente el cuadro resumen, así:

2.4 Cuadro Resumen de los gastos operacionales.

GASTOS TOTALES GASTOS CANCELADOS

Detalle de los gastos
operacionales Administración Ventas Administración Ventas
Provisión 9.775.552
Depreciación 3.266.667
Gerente General 50.838.928 46.877.684
Gerente de ventas 9.751.904 8.991.115
Secretaria 8.081.482 7.450.848
Vendedores 89.878.226 82.875.136
Gastos generales 55.377.600 13.800.000 52.255.200 13.800.000
114.298.010 126.472.349 106.583.732 105.666.251
Totales
240.770.359 212.249.983
Como su mismo nombre lo indica, aquí se mostrará el resumen de los gastos
operacionales, clasificándolos por departamento, en forma total y los que fueron
cancelados realmente.

El siguiente paso es determinar si se presenta exceso o déficit de efectivo para

tomar las respectivas decisiones de inversión o crédito, esto se podrá realizar a
través del flujo de caja proyectado, así:

AGENCIA DE VIAJES SIN LIMITES LTDA

FLUJO DE CAJA PROYECTADO
De enero 1 a diciembre 31 del año 2

Ingresos operacionales y no operacionales Primera Opción Segunda Opción

Ventas recaudadas 1.415.708.734 1.415.708.734
Clientes año anterior 69.328.668 69.328.668

132
Inversión temporal 9.466.470 9.466.470
Incentivos recaudados 29.256.789 29.256.789
Comisiones recaudadas 146.900.386 146.900.386
Obligaciones bancarias - 275.822.945
Total ingresos operacionales y no operacionales 1.670.661.047 1.946.483.992
(-) Costos y gastos operacionales y no operacionales
Costos cancelados (1.317.953.215) (1.317.953.215)
Pasivo corriente año anterior ( 62.668.359) (62.668.359)
Gastos operacionales cancelados (212.249.983) (212.249.983)
Abono capital - (15.622.612)
Pago intereses - (62.490.446)
Total costos y gastos operacionales y no operacionales (1.592.871.5577) (1.670.984.615)
(=) Flujo de Caja 77.789.490 275.499.377
(+) Saldo inicial en caja 2.095.279 2.095.279
(=) Saldo disponible en caja 79.884.769 277.594.656
(-) Saldo mínimo a mantener en caja (277.594.656) (277.594.656)
(=) Saldo a prestar (197.709.887) 0.00

En este estado financiero lo primero que se hace es colocar las entradas y salidas
esperadas de efectivo del año presupuestado y las del período anterior para
determinar la necesidad de efectivo, después sumarle el saldo inicial que se tiene
disponible y restarle el saldo mínimo de efectivo a mantener, éste se calcula
tomando del cuadro resumen el total de los gastos realmente desembolsados y
dividiéndolos en 12 para hallar el promedio mensual a cancelar, sumarle el monto
a cancelar de la retención del contador, los servicios públicos y los proveedores, a
este monto se le debe descontar las comisiones e incentivos por cobrar, así:

Gastos cancelados ÷ 12 = $212.249.983 ÷ 12 = $17.687.499

Servicios públicos 3.000.000
Retención del contador 122.400
Proveedores 293.266.556
Incentivos por cobrar (3.200.000)
Comisiones por cobrar (33.281.799)
Monto mínimo a cancelar en el mes de enero $277.594.656

133
Una vez determinado el saldo a en contra, se realiza la siguiente operación para
calcular el monto exacto a prestar teniendo en cuenta hasta los pagos de intereses
y abono a capital.

$197.709.887
= $275.822.945 Este es el dinero que se debe prestar
1 – 28,32% incluyendo el pago de intereses.

A dicho resultado se le deberá calcular el pago de intereses así:

$275.822.945 x 28,32% = $78.113.058

$78.113.058

80% 20%

Pago de intereses $62.490.446 $15.622.612 Abono a capital

Una vez hecho lo anterior, se procede a realizar el estado de resultados, así:

AGENCIA DE VIAJES SIN LIMITES LTDA

ESTADO DE RESULTADOS PROYECTADO
De enero 1 a diciembre 31 del año 2

Ingresos Operacionales 1.823.858.745

Ventas de pasajes 1.611.219.771
Comisiones totales 180.182.185
Incentivos totales 32.456.789
(-) Costos y gastos operacionales (1,851.990.130)
Costos de pasajes (1.611.219.771)
Gastos operacionales totales ( 240.770.359)
(=) Perdida Operacional (28.131.385)

134
 (+) Otros Ingresos
(-) Otros egresos
(-) Gastos Financieros (62.490.446)
(=) Perdida antes de impuesto (90.621.831)
(-) De renta y complementarios (2.097.323)
(=) Perdida del ejercicio (92.719.154)

Este estado financiero se realiza colocando la información que se solicita en el

formato, dichos datos se obtuvieron del presupuesto operativo dando como
resultado una perdida operacional, por tal razón se deduce que el negocio no
es rentable y por ello el monto a provisionar para el pago de impuesto de renta
se realizo a través del método de renta presuntiva, esta se calcula tomando el
patrimonio del año inmediatamente anterior y multiplicándolo por el 6%
($34.955.391 x 6% = $2.097.323), para finalmente obtener la pérdida del
ejercicio. El último paso es la elaboración del balance general proyectado así:

AGENCIA DE VIAJES SIN LIMITES LTDA

BALANCE GENERAL PROYECTADO
A diciembre 31 del año 2

ACTIVO PASIVO
Corriente Corriente
Caja 277.594.656 Costos y gastos por pagar 3.000.000
Clientes 195.511.037 Retención 122.400
Provisión (9,775,552) Nacionales 293.266.556
Comisión por cobrar 33.281.799 Obligaciones bancarias 260.200.333
Incentivos por cobrar 3.200.000 De renta y complementarios 2.097.323
Total activo corriente 499.811.940 Prestaciones sociales 12.355.757
NO CORRIENTE Total pasivo corriente 571.042.369
Equipo de oficina 10.000.000 TOTAL PASIVO 571.042.369
Equipo de computo 8.000.000 PATRIMONIO
Equipo de comunicación y
computación 2.000.000 Aportes sociales 10.000.000
Depreciación acumulada (6.533.334)Reservas obligatorias 3.500.000
Total activo no corriente 13.466.666 Resultado de ejercicios anteriores 21.455.391
TOTAL ACTIVO 513.278.606Perdida del ejercicio (92.719.154)
TOTAL PATRIMONIO (57.763.763)
Total pasivo más patrimonio 513.278.606

135
 SONIA PRADO BALLENA JORGE A. HERNÁNDEZ CORREA
GERENTE GENERAL CONTADOR PÚBLICO
NIT. 800 – 960 – 326 -1 T.P. 75670-T

Una vez realizado todo el proceso operativo se puede observar que el negocio no
es rentable financieramente al punto que si desean continuar deberán hacer
aportes por $94.466.924 como mínimo para mantener el patrimonio, pero que
pasaría si las políticas de ventas, de compras, los porcentajes de comisión, los
métodos de depreciación, la cantidad de personal, entre otras fueran diferentes,
para observar nuevamente los resultados deberíamos volver a realizar todo el
proceso operativo y de allí la importancia de crear un software para poder
observar que pasaría al tomar cualquier decisión hasta llegar a las optimas.

Para poder continuar con el desarrollo del ejercicio imaginemos que un nuevo
socio lo(s) contrata a usted(es) para tener mayores elementos de juicio para la
toma de decisiones respecto a si debe invertir en esta empresa, piensa aportar
$100.000.000 pero quiere determinar si es viable el hacerlo, para lo cual le(s)
solicita que le elaboren la proyección del año 3 de la Agencia y una vez obtenido
los estados financieros proyectados le recomiende algunos posibles cambios en
las políticas de la misma.

Para el año 3 se espera lo siguiente:

 Un incremento del 40% de la totalidad de sus ingresos operacionales.

 El nuevo socio espera una rentabilidad sobre su inversión del 30% E.A.

 Un incremento en el valor de la nómina del 10% y un 5% en los gastos

generales.

 El primero de enero se espera comprar unas computadoras por un valor de

$10.000.000 y el software por $5.000.000 y se depreciarán por línea recta.
136
 Se espera una inflación del 5% y los datos que no se consideraron quedaran
exactamente igual al año anterior.

INGRESOS OPERACIONALES ESPERADOS EN EL AÑO 3

%
Ventas Ventas Ingresos
Aerolíneas y demás Comisión de otorgados
esperadas en esperadas en totales por
servicios diciembre
diciembre el año comisión
a la
agencia
Intercontinental de aviación 677.569 4.839.780 45.565.038 6.379.105 14%
American Airlines 889.521 7.412.671 73.438.883 8.812.666 12%
Continental 767.421 6.395.178 37.039.496 4.444.740 12%
Lanchile Airlines 1.005.188 8.376.569 60.995.176 7.319.421 12%
Avensa 1.420.671 11.838.929 27.348.671 3.281.841 12%
Avianca internacional 4.126.726 34.389.384 143.283.955 17.194.071 12%
Avianca nacional 6.548.045 54.567.040 344.068.830 41.288.260 12%
Aces internacional 3.589.764 29.914.703 131.772.337 15.812.680 12%
Aces nacional 1.140.675 9.505.625 121.427.727 14.571.327 12%
Aviancaciones 3.592.607 29.938.391 65.155.230 7.818.628 12%
Copa 1.215.410 10.128.416 55.669.744 6.680.369 12%
Sam 2.853.252 23.777.101 75.259.076 9.031.089 12%
Aerorepública 4.968.128 35.486.625 208.069.378 29.129.713 14%
Aires 1.906.293 15.885.776 49.272.402 5.912.688 12%
Aerotaca 2.554.396 25.543.956 75.807.683 7.580.768 10%
Paquetes Turísticos 6.706.163 83.827.038 601.084.149 48.086.732 8%
Varios 1.915.851 12.772.337 68.565.648 10.284.847 15%
Excursiones terrestres 731.959 6.099.657 71.884.254 8.626.110 12%
TOTAL 41.879.200 410.573.178 2.255.707.677 252.255.055
Incentivos de Aerorepública 45.439.505
Incentivos por cobrar 4.480.000

315-3802075 Marcela padilla trabajo en acrópolis

137
 PRESUPUESTO MAESTRO
AGENCIA DE VIAJES SIN LIMITES LTDA
De enero 1 a diciembre 31 del año 3

1. PRESUPUESTO DEINGRESOS Y COSTOS OPERACIONALES

Ventas netas esperadas 2.255.707.677

Nacionales (Proveedores) 410.573.178
Costos cancelados 1.845.134.499
Costos totales del servicio 2.255.707.677
Clientes 273.715.452
Ventas recaudadas 1.981.992.225
Provisión de cartera 13.685.773
Incentivo por ventas 45.439.505
Incentivos de ventas por cobrar 4.480.000
Incentivos recaudados 40.959.505
Comisiones netas 252.255.055
Comisiones por cobrar 41.879.200
Comisiones recaudadas 210.375.855

2. PRESUPUESTOS DE LOS GASTOS OPERACIONALES

Iniciaremos con el cálculo de la nomina y por ello determinaremos el nuevo salario

mínimo y el subsidio de transporte esperado el cual surge de tomar el dato del año
anterior y aumentarle el porcentaje de la inflación esperada, así:

Salario mínimo esperado: $408.000 + 5% = $428.400

Subsidio de transporte esperado: 47.700 + 5% = 50.085

Gerente Gerente
2.1 Presupuesto de nomina Secretaria Vendedores (3)
General de Ventas

Salario Anual 36.960.000 6.600.000 5.385.600 0.00

Auxilio de transporte 50.085 601.020 601.020 0.00

138
Comisiones 4% 59.401.496
Total devengado 33.600.000 7.201.020 5.986.620 87.100.130
Dotación 10% 660.000 538.560
Cesantías 3.080.000 600.085 498.885 7.258.344
Interés Cesantías 369.600 72.010 59.866 871.001
Prima 3.080.000 600.085 498.885 7.258.344
Vacaciones 1.540.000 275.000 224.400 3.629.172
Salud 8.5% 3.141.600 561.00 457.776 7.403.511
Pensión 11.625% 4.296.000 767.250 626.076 10.125.390
ARP 0.348% 128.621 22.968 18.742 303.108
Aportes parafiscales 9% 3.326.400 594.000 484.704 7.839.012
Total gastos nomina 52.562.221 10.188.518 8.855.954 131.788.012
Total gastos desembolsados 48.204.903 9.396.396 8.164.928 121.519.415

Total deuda por cargo 4.357.318 792.122 691.026 10.268.597

Total deuda 16.109.063

2.2 Presupuesto de gastos generales

Detalle de los
Gastos
GASTOS TOTALES GASTOS CANCELADOS DEUDA
Generales ADMON VENTAS ADMON VENTAS

Servicios Públicos 37.800.000 34.650.000 3.150.000

Publicidad 5.040.000 5.040.000

Seguros 1.260.000 1.260.000

139
Papelería 2.520.000 2.520.000

Cafetería 630.000 630.000

Artículos de aseo 1.260.000 1.260.000

Arriendo 7.560.000 7.560.000

Contador Publico 15.422.400 15.293.880 128.520

Dotación 538.560 660.000 538.560 660.000

58.170.960 14.520.000 54.892.440 14.520.000

Totales
72.690.960 69.412.440 3.278.520

Presupuesto de Depreciación

2.3.1 Presupuesto de depreciación bienes antiguos

Costo Depreciación Depreciación Depreciación

Tipo de Activo Método ITEM
Histórico año anterior del periodo Acumulada
Equipo de oficina 10.000.000 Línea recta 0,1 2.000.000 1.000.000 3.000.000
Equipo de computo 8.000.000Línea recta 0,2 3.200.000 1.600.000 4.800.000
Equipo de
comunicación y _
computación 2.000.000 Línea recta 0,33 1.333.334 666.666 2.000.000
Total depreciación 6.533.334 3.266.666 9.800.000

2.3.2 Presupuesto de depreciación bienes nuevos

Costo Depreciación
Tipo de Activo Método ITEM
Histórico del periodo

Equipo de computo 10.000.000Línea recta 0,2 2.000.000

_
Equipo de comunicación y computación 5.000.000 Línea recta 0,33 1.666.667
Total depreciación 3.666.667

2.3.3 Cuadro resumen del Presupuesto de depreciación

Costo Depreciación Depreciación Depreciación

Tipo de Activo
Histórico año anterior del periodo Acumulada
Equipo de oficina 10.000.000 2.000.000 1.000.000 3.000.000
Equipo de computo 18.000.000 3.200.000 3.600.000 6.800.000

140
Equipo de comunicación y computación 7.000.000 1.333.334 2.333.333 3.666.667
Total depreciación 6.533.334 6.933.333 13.466.667

Estos datos provienen de la aplicación de las fórmulas de depreciación.

Cuadro Resumen de los gastos operacionales.

GASTOS TOTALES GASTOS CANCELADOS

Detalle de los gastos
operacionales Administración Ventas Administración Ventas
Provisión 13.685.773
Depreciación 6.933.333
Gerente General 52.562.221 48.204.903
Gerente de ventas 10.188.518 9.396.396
Secretaria 8.855.954 8.164.928
Vendedores 131.788.012 121.519.415
Gastos generales 58.170.960 14.520.000 54.892.440 14.520.000
119.589.135 177.115.636 111.262.271 145.435.811
Totales
296.704.771 256.698.082

3. Flujo de caja presupuestado

AGENCIA DE VIAJES SIN LIMITES LTDA

FLUJO DE CAJA PROYECTADO
De enero 1 a diciembre 31 del año 3

Ingresos operacionales y no operacionales Primera Opción Segunda Opción

Ventas recaudadas 1.981.992.225 1.981.992.225
Incentivos recaudados 40.959.505 40.959.505
Comisiones recaudadas 210.375.855 210..375.855
Incentivos por cobrar año anterior 3.200.000 3.200.000
Comisiones por cobrar año anterior 33.281.799 33.281.799
Clientes año anterior 195.511.037 195..511.037
Aportes sociales 100.000.000 100.000.000
Obligaciones bancarias 326.233.089
Total ingresos operacionales y no operacionales 2.565.320.421 2.891.553.510
(-) Costos y gastos operacionales y no operacionales
Costos cancelados (1.845.134.499) (1.845.134.499)

141
Gastos operacionales cancelados (256.698.082) (256.698.082)
Compra de activos fijos (15.000.000) (15.000.000)
Pasivo corriente año anterior (571.042.369) (571.042.369)
Abono capital (18.477.842)
Pago intereses (73.911.369)
Total costos y gastos operacionales y no operacionales (2.687.874.950) 2 (2.780.264.161)
(=) Flujo de caja (122.554.529) 111.289.349
(+) Saldo inicial en caja 277.594.656 277.594.656
(=) Saldo disponible en caja 155.040.127 388.884.005
(-) Saldo mínimo a mantener en caja (388.884.005) (388.884.005)
(=) Saldo a prestar (233.843.878) 0.00

Especificaremos la forma de determinar el saldo mínimo en caja a mantener:

Gastos cancelados ÷ 12 = $256.698.082 ÷ 12 = $21.391.507

Servicios públicos 3.150.000
Retención del contador 128.520
Proveedores 410.573.178
Incentivos por cobrar (4.480.000)
Comisiones por cobrar (41.879.200)
Monto mínimo a cancelar en el mes de enero $388.884.005

Ahora determinaremos el valor exacto a prestar:

$233.843.878
= $326.233.089 Este es el dinero que se debe prestar
1 – 28,32% incluyendo el pago de intereses.

A dicho resultado se le deberá calcular el pago de intereses a cancelar y el

abono a capital a realizar, así:

142
 $326.233.089 x 28,32% = $92.389.211

$92.389.211

80% 20%

Pago de intereses $73.911.369 $18.477.842 Abono a capital

4. Estado de resultados presupuestado

AGENCIA DE VIAJES SIN LIMITES LTDA

ESTADO DE RESULTADOS PROYECTADO
De enero 1 a diciembre 31 del año 3

Ingresos Operacionales 2.553.402.237

Ventas de pasajes 2.255.707.677
Comisiones netas 252.255.055
Incentivos por ventas 45.439.505
(-) Costos y gastos operacionales (2.552.412.448)
Costos de pasajes (2.255.707.677)
Gastos operacionales totales ( 296.704.771)
(=) Utilidad Operacional 989.789
(+) Otros Ingresos 9.775.552
(-) Otros egresos 0.00
(-) Gastos Financieros (73.911.369)
(=) Perdida antes de impuesto (63.146.028)
(-) De renta y complementarios (2.312.299)
(=) Perdida del ejercicio (65.458.327)

143
Al observar los resultados de este estado financiero se puede determinar que este
negocio no es rentable, aunque presenta una utilidad operacional no es
representativa frente al movimiento de ingresos y al realizar el préstamo requerido
para cancelar a los proveedores definitivamente generara perdidas y por esa
razón no debería el nuevo socio realizar dicha inversión ya que perdería su capital,
es decir que al realizar el presupuesto maestro del este ente se demostró que no
presenta viabilidad financiera y por tal razón no debería invertir.

5. Balance general presupuestado.

AGENCIA DE VIAJES SIN LIMITES LTDA

BALANCE GENERAL PROYECTADO
A diciembre 31 del año 3

ACTIVO PASIVO
Corriente Corriente
Caja 388.884.005 Costos y gastos por pagar 3.150.000
Clientes 273.715.452 Retención 128.520
Provisión (13.685.773) Nacionales 410.573.178
Comisión por cobrar 41.879.200 Obligaciones bancarias 307.755.247
Incentivos por cobrar 4.480.000 De renta y complementarios 2.312.299
Total activo corriente 695.272.884 Prestaciones sociales 16.109.063
NO CORRIENTE Total pasivo corriente 740.028.307
Equipo de oficina 10.000.000 TOTAL PASIVO 740.028.307
Equipo de computo 18.000.000 PATRIMONIO
Equipo de comunicación y 110.000.00
computación 7.000.000 Aportes sociales 0
Depreciación acumulada (13.466.667)Reservas obligatorias 3.500.000
Total activo no corriente 21.533.333 Resultado de ejercicios anteriores (71.263.763)
TOTAL ACTIVO 716.806.217Perdida del ejercicio (65.458.327)
TOTAL PATRIMONIO (23.222.090)
Total pasivo más patrimonio 716.806.217

SONIA PRADO BALLENA JORGE A. HERNÁNDEZ CORREA

GERENTE GENERAL CONTADOR PÚBLICO
NIT. 800 – 960 – 326 -1 T.P. 75670-T

144
Si se cumple todo lo esperado por sus propietarios se demostró que este negocio
es mejor cerrarlo y evitar un descalabro financiero y de allí la importancia de
realizar una planeación financiera.

9.16.3 Ejercicio de una empresa industrial

Se recomienda leerlo en su totalidad antes de empezar a desarrollarlo.
Un grupo de 10 inversionistas se reúne el 30 de diciembre del año 0 con el objeto
de analizar la posibilidad del montaje de una fábrica procesadora de vasos, donde
la materia prima se conseguirá a bajo costo ya que se obtiene del reciclaje y las
ventas están garantizadas ya que se convertirán en los proveedores de almacenes
de cadena, estos deciden contratarlo a usted(es) para que les realice un estudio
con el fin de determinar la viabilidad financiera del proyecto y si es el caso iniciar
con los aportes el primero de enero del año 1.

Para lo anterior le suministran la siguiente información.

La sociedad contará con los siguientes cargos para el proceso de producción:

NOMBRE DEL CARGO SALARIO MENSUAL

1 Seleccionador y comprador $600.000
1 Lavador $500.000
1 Fundidor $800.000
1 Moldeador y corte $750.000
1 Recocido y temple $720.000

Estos trabajadores están clasificados como riesgo tres y partamos del supuesto
que el salario mínimo es de $500.000 y el subsidio de transporte de $50.000

Para el área administrativa se requiere:

145
 NOMBRE DEL CARGO SALARIO MENSUAL
1 Gerente general $1.500.000
1 Secretaría $600.000
1 Contador público Dos S.M.M.L.V
1 Almacenista $550.000
1 Mensajero $480.000

Si se debe instalar dicha fábrica será necesario adquirir los siguientes activos:
Nombre de los activos Cotizado
Instalación física $30.000.000
La distribución física del
Terrenos 5.000.000
local por departamentos
Equipos de oficina 8.000.000 es la siguiente:
Software 1.000.000
Computadores 2.450.000 50% Producción
Camioneta 10.000.000 30% Administración
Fundidora* 3.000.000 20% Ventas
Moldeadora* 4.000.000
Cortadora* 1.700.000 Los equipos de oficina,
Recogedora* 400.000 el software y los
computadores el 60%
Templadora* 600.000
son asignados para el
Lavadoras de vidrio* 3.000.000 departamento de
Mesas de trabajo* 800.000 administración y el
Sillas* 500.000 restante para ventas.
Total inversión $70.450.000
La camioneta, el 80% se
asigno al departamento
Los activos que al final tengan un * serán consideradosdemaquinaria
ventas y yelequipo por
restante
$14.000.000, dichos activos deberán adquirir un seguroalpor departamento
$2.000.000 el añode y
administración.
no tiene nada que ver con los seguros establecidos en los gastos mensuales.
Se espera que la fábrica incurra en los siguientes gastos mensuales:

DESCRIPCION VALOR Departamento

Servicios Públicos $100.000 50% ambos departamentos
Publicidad $50.000 Ventas
Seguros $40.000 80% administración, 20% ventas
Papelería $50.000 60% administración, 40% ventas
Artículos de aseo $10.000 70% administración, 30% ventas

146
 DATOS GENERALES

 Cada uno de sus propietarios aportará $10.000.000 en efectivo.

 En los primero días de marzo ingresarán cinco socios más, los cuales cada
uno aportará la misma cantidad.

 El negocio se llamará “fábrica de vasos de vidrio” y se registrará como

una sociedad limitada.

 Sólo se producirá un tipo de vaso y se espera producir y vender 420.000

unidades en el año.

 Cada vaso tendrá 0,35 kilogramos de vidrio a un valor de $40 por kilogramo
y se conoce una tasa predeterminada de consumo de agua de un $2 y de gas de
$1 por vaso, estos dos últimos los deberán tomar como CIF.

 El precio de venta unitario será de $500.

 Los activos se depreciaran por línea recta.

 A los recicladores (proveedores) se les debe cancelar de contado.

 Parta del supuesto que se producen y venden la misma cantidad todos los
meses y se otorgara 15 días para que nos cancelen nuestros clientes.

 Las cesantías serán consignadas en el mes de febrero en el fondo de

pensiones que decida cada trabajador y los intereses a las cesantías se

147
cancelaran en el mes de diciembre y el contador público se contratara por
servicios profesionales.

 En el caso de requerir un préstamo esta disponible en un entidad financiera

al 31% E.A y si desea invertir se puede obtener una tasa de un 18% E.A (efectiva
anual) de rentabilidad a través de un CDT, recuerde que el descuento sobre dichos
rendimientos es de 7%.

 El impuesto de renta y complementarios será del 35% y en el caso de que

se presente pérdida el impuesto se determinará a través de renta presuntiva.

 El pago por concepto de riesgo profesional, salud, aportes parafiscales,

pensión de todos los trabajadores y los servicios públicos, se realizarán al mes
siguiente que se causen y los demás gastos en el mismo mes.

 No olviden que para producir un vaso se requiere de mano de obra directa

(aquí es necesario calcular el costo unitario, para ello se debe determinar el valor
de toda la carga prestacional de las personas que intervienen en dicha producción
y dividirlo en las unidades a producir), de materia prima (ya especificada) y los CIF
(se conforma de los seguros, agua, gas y la depreciación, para lo cual se deberá
realizar el mismo procedimiento que se menciono para determinar el costo unitario
de la mano de obra directa).

 La carga prestacional del personal administrativo será un gasto y el de

producción un costo.

EJERCICIO RESUELTO

El punto de partida en este caso es un balance inicial.

148
 FABRICA DE VASOS DE VIDRIO LTDA
BALANCE GENERAL INICIAL
A diciembre 31 del año 0

ACTIVO PASIVO
Corriente Corriente
Caja 100.000.000 Total pasivo corriente 0.00
Total activo corriente 100.000.000 Total pasivo 0.00
TOTAL ACTIVO 100.000.000PATRIMONIO
Aportes sociales 100.000.000
TOTAL PATRIMONIO 100.000.000
Total pasivo más patrimonio 100.000.000

SONIA PRADO BALLENA JORGE A. HERNÁNDEZ CORREA

GERENTE GENERAL CONTADOR PÚBLICO
NIT. 800 – 960 – 326 -1 T.P. 75670-T

Una vez realizado el balance inicial, el siguiente paso es determinar los ingresos
esperados en la venta de los vasos así:

FABRICA DE VASOS DE VIDRIO LTDA

PRESUPUESTO MAESTRO
De enero 1 a diciembre 31 del año 1

1. Presupuesto de ventas

Unidades esperadas a vender 420.000

Precio de Venta unitario 500
Ventas netas 210.000.000
Clientes 10.606.061
Total ventas recaudadas 199.393.939
Provisión clientes 530.303

Estos valores se determinan tomando el número de unidades a producir y vender

y multiplicándolas por el precio de venta, el resultado será las ventas netas, a este

149
nuevo valor se le divide en 297 (es el número de días esperado a laborar, ya que
tan sólo trabajaran de lunes a sábado, excluyendo los domingos y festivos) para
obtener las ventas promedio diarias y multiplicarlas por la política de ventas, que
en este caso fue de 15 días, para hallar el valor de la cartera, la diferencia entre
este último valor y las ventas netas serán las ventas recaudadas, es decir las
vendidas y ya cobradas, finalmente se toma el valor de clientes y se le multiplica
por el porcentaje de la provisión de clientes para así determinarla.

Otro ingreso a tener en cuenta en este caso es el de los nuevos socios en el mes
de marzo, así:

1.1 Presupuesto de ingresos de los nuevos socios

Valor del aporte 10.000.000

Números de nuevos socios
5
Total aportes en dinero 50.000.000

Recordemos que se espera ingresen cinco nuevos socios en el mes de marzo y

cada uno aportara la misma cantidad de los que iniciaron.

2. Presupuesto de costos de producción

2.1 Presupuesto de compras de materia prima

Inventario inicial de materia prima en unidades 0.00

Unidades a producir y a vender 420.000
Inventario final en unidades 0.00
Unidades a producir 420.000
Kilogramos por unidad 0,35
Kilogramos requeridos para producción 147.000

150
 Precio de cada kilogramo 40
Total compras de materia prima 5.880.000
Nacionales (proveedores) 0.00
Total materia prima cancelada 5.880.000

No se tenia materia prima ni al iniciar la producción ni al finalizarla y para producir

cada vaso se requiere de 0,35 kilogramos de vidrio y tiene un valor de $40 el
kilogramo es decir que cada vaso tiene $14 de materia prima (0,35 x 40).

Presupuesto de mano de obra directa

Subsidio
Nombre del Salario
Dotación de Primas Cesantías
cargo Anual
Transporte
Seleccionador 7.200.000 720.000 600.000 650.000 650.000
Lavador 6.000.000 600.000 600.000 550.000 550.000
Fundidor 9.600.000 960.000 600.000 850.000 850.000
Moldeador / corte 9.000.000 900.000 600.000 800.000 800.000
Recocido/ temple 8.640.000 864.000 600.000 770.000 770.000
Totales 40.440.000 4.044.000 3.000.000 3.620.000 3.620.000

Nombre del Intereses

Pensión ARP EPS Vacaciones
cargo Cesantías
Seleccionador 78.000 837.000 175.392 612.000 300.000
Lavador 66.000 697.500 146.160 510.000 250.000
Fundidor 102.000 1.116.000 233.856 816.000 400.000
Moldeado/corte 96.000 1.046.250 219.240 765.000 375.000
Recocido/temple 92.400 1.004.400 210.470 734.400 360.000
Totales 434.400 4.701.150 985.118 3.437.400 1.685.000

Nombre del Aportes Total Nomina

Deuda
cargo Parafiscales Nomina Cancelada
Seleccionador 648.000 12.470.392 11.331.026 1.139.366
Lavador 540.000 10.509.660 9.551.910 957.750
Fundidor 864.000 16.391.856 14.889.368 1.502.488
Moldeado/corte 810.000 15.411.490 13.999.782 1.411.708
Recocido/temple 777.600 14.823.270 13.466.031 1.357.239
Totales 3.639.600 69.606.668 63.238.117 6.368.551
Al tomar el valor del costo total de la mano de obra directa y dividirla en el número
total de la producción se obtendrá el costo de realizar cada vaso, así:

151
 Total nomina ÷ Numero de unidades producidas = Costo unitario de mano de obra

$69.606.668 ÷ 420.000 = $165,730161905 Costo unitario de mano de obra directa

Presupuesto de costos indirectos de fabricación

2.3.1 Presupuesto de depreciación

Costo Años de Depreciación Depreciación

Tipo de Activo Método ITEM
Histórico vida útil del periodo Acumulada
Construcciones y
edificaciones 15.000.000Línea recta 0,05 20 750.000 750.000
Maquinaría y Equipo 14.000.000Línea recta 0,1 10 1.400.000 1.400.000
Total depreciación 2.150.000 2.150.000

Recordemos que del edificio tan solo el 50% es ocupado por el departamento de
producción, el 30% del área por el departamento de administración y el 20% por el
de ventas, por tal razón de los $30.000.000 de su costo el 50% $15.000.000 se
asignara a los costos indirectos de fabricación.

Depreciación del periodo ÷ Numero de unidades producidas = Depreciación por unidad

$2.150.000 ÷ 420.000 = 5,11904761905

2.3.2 Presupuestos de los seguros

Seguros del año ÷ Número de unidades a producir = Seguros por unidad.

$2.000.000 ÷ 420.000 = 4,76190476190

152
A su vez recordemos las tasas predeterminadas por unidad de agua (dos pesos) y
gas (un peso).
2.3.3 Cuadro resumen de los costos indirectos de fabricación por unidad

CIF
Nombre del CIF CIF Totales
cancelados
Agua 2 2
Gas 1 1
Depreciación 5,11904761905 0,00
Seguros 4,76190476190 4,7619047619
Total CIF 12,8809523810 7,7619047619

Debemos recordar que los CIF varían de acuerdo con la producción, de tal manera
que a mayor producción menos el cargo por concepto de CIF, a su vez algunos no
representa salida de efectivo como es el caso de las depreciaciones.

CIF TOTALES = 12,8809523810 x 420.000 = $5.410.000

CIF CANCELADOS = 7,7619047619 x 420.000 = $3.260.000

3. Presupuesto de gastos operacionales

Aquí se debe realizar el presupuesto de nomina, el de gastos generales y el de la
depreciación de los activos que no se requieran para la producción y finalmente
realizar un cuadro resumen de los mismos pero separándolos entre los totales y
los cancelados.
Iniciaremos con el presupuesto de nomina:
3.1 Presupuesto de nomina administrativa

Subsidio
Nombre del Salario
Dotación de Primas Cesantías
cargo Anual
Transporte
Gerente general 18.000.000 0.000 0.000 1.550.000 1.550.000
Secretaria 7.200.000 720.000 600.000 650.000 650.000
Almacenista 6.600.000 660.000 600.000 600.000 600.000
Mensajero 5.760.000 576.000 600.000 530.000 530.000

153
 Totales 37.560.000 1.956.000 1.800.000 3.330.000 3.330.000

Nombre del Intereses

Pensión ARP EPS Vacaciones
cargo Cesantías
Gerente general 186.000 2.092.500 93.960 1.530.000 750.000
Secretaria 78.000 837.000 37.584 612.000 300.000
Almacenista 72.000 767.250 34.452 561.000 275.000
Mensajero 63.600 669.600 30.067 489.600 240.000
Totales 399.600 4.366.350 196.063 3.192.600 1.565.000

Nombre del Aportes Total Nomina

Deuda
cargo Parafiscales Nomina Cancelada
Gerente general 1.620.000 27.372.460 24.627.755 2.744.705
Secretaria 648.000 12.332.584 11.204.702 1.127.882
Almacenista 594.000 11.363.702 10.325.643 1.038.059
Mensajero 518.400 10.007.267 9.094.961 912.306
Totales 3.380.400 61.076.013 55.253.061 5.822.952

3.2 Presupuesto de gastos generales

Detalle de los GASTOS GASTOS

Gastos CANCELADOS
Gastos
mensuales TOTALES DEUDA
Generales
ADMON VENTAS ADMON VENTAS

Servicios Públicos 100.000 600.000 600.000 550.000 550.000 100.000

Publicidad 50.000 0.00 600.000 0.00 600.000 0.00

Seguros 40.000 384.000 96.000 384.000 96.000 0.00

Papelería 50.000 360.000 240.000 360.000 240.000 0.00

Artículos de aseo 10.000 84.000 36.000 84.000 36.000 0.00

Contador Publico 1.000.000 12.000.000 0.00 11.900.000 0.00 100.000

Dotación 163.000 1.956.000 0.00 1.956.000 0.00 0.00

15.384.000 1.572.000 15.234.000 1.522.000

Totales 1.413.000 200.000
16.956.000 16.756.000

154
3.2 Presupuesto de gastos depreciación

Depreciación del periodo

Costo Años de Depreciación
Tipo de Activo ITEM
Histórico vida útil del periodo
Administración Ventas
Construcciones 15.000.000 20 0,05 750.000 450.000 300.000
Computadores 2.450.000 5 0,2 490.000 294.000 196.000
_
Software 1.000.000 3 333.333 200.000 133.333
0,33
Equipo de oficina 8.000.000 10 0,1 800.000 480.000 320.000
Camioneta 10.000.000 5 0,2 2.000.000 400.000 1.600.000
Total 36.450.000 1.824.000 2.549.333
4.373.333
Finalmente se presenta el resumen de todos los gastos operacionales
clasificándolos por departamento, en forma total y los que fueron cancelados
realmente.

3.3 Cuadro resumen de los gastos operacionales

GASTOS TOTALES GASTOS CANCELADOS

Detalle de los gastos
operacionales Administración Ventas Administración Ventas
Provisión 0.00 530.303 0.00 0.00
Depreciación 1.824.000 2.549.333 0.00 0.00
Gerente General 27.372.460 0.00 24.627.755 0.00
Gerente de ventas 0.00 12.332.584 0.00 11.204.702
Secretaria 11.363.702 0.00 10.325.643 0.00
Vendedores 0.00 10.007.267 0.00 9.094.961
Gastos generales 15.384.000 1.572.000 15.234.000 1.522.000
55.944.162 26.991.487 50.187.398 21.821.663
Totales
82.935.649 72.009.061

Una vez obtenidos todos los ingresos, costos y gastos operacionales en que se va
incurrir para poder producir los 420.000 vasos de vidrio, se deberá realizar el flujo

155
de caja proyectado para determinar el comportamiento del efectivo y así poder
tomar decisiones de crédito o inversión, así:

4 Flujo de caja presupuestado

FABRICA DE VASOS DE VIDRIO LTDA

FLUJO DE CAJA PROYECTADO
De enero 1 a diciembre 31 del año 1

Ingresos operacionales y no operacionales Primera Opción Segunda Opción

Ventas recaudadas 199.393.939 199.393.939
Aportes de los nuevos socios 50.000.000 50.000.000
Rendimientos financieros 26.355.939
Total ingresos operacionales y no operacionales 249.393.939 275.749.878
(-) Costos y gastos operacionales y no operacionales
Compras cancelados (5.880.000) 5.880.000
Mano de obra directa cancelada (63.238.117) 63.238.117
Costos indirectos de fabricación cancelados (3.260.000) 3.260.000
Gastos operacionales cancelados (72.009.061) (72.009.061)
Compra de activos fijos (70.450.000) (70.450.000)
Inversiones temporales (146.421.884)
Total costos y gastos operacionales y no operacionales (214.837.178) (361.259.062)
(=) Flujo de caja 34.556.761 (85.509.184)
(+) Saldo inicial en caja 100.000.000 100.000.000
(=) Saldo disponible en caja 134.556.761 14.490.816
(-) Saldo mínimo a mantener en caja (14.490.816) (14.490.816)
(=) Saldo a invertir 120.065.945 0.000

Proveedores 0.000
M.O.D. cancelada ÷ 12 = $63.238.117 ÷ 12 = 5.269.843
CIF cancelados ÷ 12 = $3.260.000 ÷ 12 = 271.667
Mano de obra directa (deuda nomina – cesantías) 2.748.551
Gastos cancelados ÷ 12 = $72.009.061 ÷ 12 = $6.000.755
Servicios públicos 100.000

156
 Retención del contador 100.000
Monto mínimo a cancelar en el mes de enero $14.490.816

La forma como se determino el valor del CDT, el de los rendimientos financieros y

el descuento tributario fue gracias al desarrollo de las siguientes formulas:

Valor a invertir $120.065.945

= $146.421.884
1 - % del CDT 1 – 0,18

El monto a invertir se presentará en el flujo de caja y en el balance general cuando

se hayan disminuidos los descuentos tributarios. Una vez realizado lo anterior se
debe determinar el valor que va a generar dicha inversión y surge de multiplicarlo
por la tasa de interés, así:

$146.421.884 x 18% = $26.355.939

Este dato se ubicará en: el flujo de caja y en el estado de resultados, finalmente se

calcula el valor a tener en cuenta como descuento tributario.

$26.355.939 x 7% = $1.844.916

Una vez obtenido los datos se determina el valor del impuesto de renta y
complementarios y el resultado de la operación a través del estado de resultados:

Una vez determinado el superávit de efectivo y realizada la inversión, se

desarrollará el presupuesto del estado de costos de la mercancía vendida así:

157
5 Estado de costos de los productos manufacturados y vendidos
proyectados

FABRICA DE VASOS DE VIDRIO LTDA

ESTADO DE COSTOS DE LOS PRODUCTOS MANUFACTURADOS Y VENDIDOS PROYECTADOS

Del 1 de enero a diciembre 31 del año 1

Inventario inicial de materia prima $ 0.000

(+) Compras de materia prima 5.880.000
(=) Materia prima disponible para la producción $5.880.000
(- ) Inventario final de materia prima 0.000
(=) Materiales directos $5.880.000
(+) Mano de obra directa 69.606.668
(+) Costos indirectos de fabricación 5.410.000
(=) Costos de producción del período $80.896.668
(+) Inventario inicial de productos en proceso 0.000
(=) Costos de los productos en proceso $80.896.668
(- ) Inventario final de productos en proceso 0.000
(=) Costo de los productos terminados $80.896.668
(+) Inventario inicial de productos terminados 0.000
(=) Costo de la mercancía disponible para la venta $80.896.668
(- ) Inventario final de productos terminados 0.000
(=) Costo de la mercancía vendida o costo de ventas $80.896.668

El paso a seguir es la elaboración del estado de resultados, así:

6 Estado de resultados presupuestado

FABRICA DE VASOS DE VIDRIO LTDA

158
 ESTADO DE RESULTADOS PROYECTADO
DE ENERO 1 A DICIEMBRE 31 DEL AÑO 1

$210.000.00
Ventas Netas 0
(-) Costo de Ventas (80.896.668)
$129.103.33
(=) Utilidad bruta 2
(-) Gastos operacionales (82.935.649)
De Administración ($55.944.162)
De Ventas (26.991.487)
(=) Utilidad operacional $46.167.683
(+) Otros Ingresos 26.355.939
(-) Otros Egresos (1.844.916)
(-) Gastos Financieros Método Renta
(=) Utilidad antes de impuestos $70.678.706 Directo Presuntiva
(-) De Renta y Complementarios (16.158.689) $16.158.689 6.000.000
(=) Utilidad del ejercicio $54.520.017

Finalmente la realización del balance general proyectado, así:

7 Balance general presupuestado

FABRICA DE VASOS DE VIDRIO LTDA

BALANCE GENERAL PROYECTADO
A diciembre 31 del año 1

159
ACTIVO PASIVO
Corriente Corriente
Caja 16.490.816Costos y gastos por pagar $100.000
Clientes 10.606.061Retención en la fuente 1.944.916
Provisión (530.303)Prestaciones sociales 12.191.503
Inversiones temporales 146.421.884De renta y complementarios 16.158.689
Total activo corriente 170.988.458Total pasivo corriente 30.395.108
No corriente Total pasivo 30.395.108
Terrenos $5.000.000PATRIMONIO
Construcciones y edificaciones 30.000.000Aportes sociales $150.000.000
Equipo de oficina 8.000.000Utilidad del ejercicio 54.520.017
Equipo de comunicación y computación 1.000.000Total patrimonio $204.520.017
Equipo de computo 2.450.000Total pasivo más patrimonio $234.915.125
Flota y equipo de transporte 10.000.000
Maquinaria y equipo 14.000.000
Depreciación acumulada (6.523.333)
Total activo no corriente $63.926.667
TOTAL ACTIVO $234.915.125

SONIA PRADO BALLENA JORGE A. HERNÁNDEZ CORREA

GERENTE GENERAL CONTADOR PÚBLICO
NIT. 800 – 960 – 326 -1 T.P. 75670-T

Una vez realizado todo el proceso operativo, se puede observar los resultados
esperados para así tomar decisiones respecto a que pasaría si las políticas de
ventas, los costos de producción, los métodos de depreciación, la cantidad de
personal, entre otras fueran diferentes, para lo cual se debería volver a hacer todo
el proceso aquí indicado y observar nuevamente los resultados.

Para el año 2 se espera lo siguiente:

 Aumentar la producción a 480.000 vasos anuales.

 Deberá volver a calcular los CIF.

160
 Se espera un incremento de los gastos operacionales del 20% e igualmente
en todos los costos.

 De la utilidad del período del año anterior el 60% se decretará y se repartirá

dividendos.

 A las proveedores del vidrio se llego a un acuerdo de cancelación de 10

días y a la cadena de almacenes se les otorgará un mes para la cancelación.

 Se espera una inflación del 5%, tenerlo en cuenta para el precio de venta y
el incremento del salario mínimo y el subsidio de transporte.

 Se quiere mantener un mes de inventario de materia prima y de productos

terminados.

 Los proveedores nos otorgaron una semana para el pago.

 Los demás ítem quedarán igual.

FABRICA DE VASOS DE VIDRIO LTDA

PRESUPUESTO MAESTRO
De enero 1 a diciembre 31 del año 2

1. Presupuesto de ventas

Unidades esperadas a vender 480.000

Precio de Venta unitario 525
Ventas netas 252.000.000
Clientes 12.727.273
Total ventas recaudadas 239.272.727
Provisión clientes 636.364

161
2. Presupuesto de costos de producción
2.1 Presupuesto de compras de materia prima

Inventario inicial de materia prima en unidades 0.00

Unidades a producir y a vender 520.000
Inventario final en unidades en materia prima 40.000
Unidades a producir más inventario a mantener 560.000
Kilogramos por unidad 0,35
Kilogramos requeridos para producción 196.000
Precio de cada kilogramo 48
Total compras de materia prima 9.408.000
Nacionales (proveedores) 316.768
Total materia prima cancelada 9.091.232
Inventario final de materia prima 672.000

Presupuesto de mano de obra directa

Subsidio
Nombre del Salario
Dotación de Primas Cesantías
cargo Anual
Transporte
Seleccionador 8.640.000 864.000 630.000 772.500 772.500
Lavador 7.200.000 720.000 630.000 652.500 652.500
Fundidor 11.520.000 1.152.000 630.000 1.012.500 1.012.500
Moldeador/corte 10.800.000 1.080.000 630.000 952.500 952.500
Recocido/temple 10.368.000 1.036.800 630.000 916.500 916.500
Totales 48.528.000 4.852.000 3.150.000 4.306.500 4.306.500

Nombre del Intereses

Pensión ARP EPS Vacaciones
cargo Cesantías
Seleccionador 92.700 1.004.400 67.651 734.400 360.000
Lavador 78.300 837.000 56.376 612.000 300.000
Fundidor 121.500 1.339.200 90.202 979.200 480.000
Moldeado/corte 114.300 1.255.500 84.564 918.000 450.000
Recocido/temple 109.980 1.205.280 81.181 881.280 432.000
Totales 516.780 5.641.380 379.974 4.124.880 2.022.000

Nombre del Aportes Total Nomina

Deuda
cargo Parafiscales Nomina Cancelada

162
 Seleccionador 777.600 14.715.751 13.367.913 1.347.838
Lavador 648.000 12.386.676 11.254.728 1.131.948
Fundidor 1.036.800 19.373.902 17.594.285 1.779.617
Moldeado/corte 972.000 18.209.364 16.537.692 1.671.672
Recocido/temple 933.120 17.510.641 15.903.736 1.606.905
Totales 4.367.520 82.196.334 74.658.354 7.537.980
Al tomar el valor del costo total de la mano de obra directa y dividirla en el número
total de la producción se obtendrá el costo de realizar cada vaso, así:

Total nomina ÷ Numero de unidades producidas = Costo unitario de mano de obra

$82.196.334 ÷ 520.000 = $158,069873077 Costo unitario de mano de obra directa

Presupuesto de costos indirectos de fabricación

2.3.1 Presupuesto de depreciación

Costo Años de Depreciación Depreciación

Tipo de Activo Método ITEM
Histórico vida útil del periodo Acumulada
Construcciones y
edificaciones 15.000.000Línea recta 0,05 20 750.000 1.500.000
Maquinaría y Equipo 14.000.000Línea recta 0,1 10 1.400.000 2.800.000
Total depreciación 2.150.000 4.300.000

Recordemos que del edificio tan solo el 50% es ocupado por el departamento de
producción, el 30% del área por el departamento de administración y el 20% por el
de ventas, por tal razón de los $30.000.000 de su costo el 50% $15.000.000 se
asignara a los costos indirectos de fabricación.

Depreciación del periodo ÷ Numero de unidades producidas = Depreciación por unidad

$2.150.000 ÷ 520.000 = 4,13461538462

2.3.2 Presupuestos de los seguros

Seguros del año ÷ Número de unidades a producir = Seguros por unidad.

163
 $2.400.000 ÷ 520.000 = 4,61538461538
A su vez recordemos las tasas predeterminadas por unidad de agua eran de $2 y
de gas $1, al tomar el incremento quedarían $2,4 (agua) y $1,20 (gas).

2.3.3 Cuadro resumen de los costos indirectos de fabricación por unidad

CIF
Nombre del CIF CIF Totales
cancelados
Agua 2,4 2,4
Gas 1,2 1,2
Depreciación 4,13461538462 0,00
Seguros 4,61538461538 4,61538461538
Total CIF 12,35 8,21538461538

Debemos recordar que los CIF varían de acuerdo con la producción, de tal manera
que a mayor producción menos el cargo por concepto de CIF, a su vez algunos no
representa salida de efectivo como es el caso de las depreciaciones.

CIF TOTALES = 12,35 x 520.000 = $6.422.000

CIF CANCELADOS = 8,21538461538 x 520.000 = $4.272.000

3. Presupuesto de gastos operacionales

Aquí se debe realizar el presupuesto de nomina, el de gastos generales y el de la

depreciación de los activos que no se requieran para la producción y finalmente
realizar un cuadro resumen de los mismos pero separándolos entre los totales y
los cancelados.
Salario mínimo del año anterior + la inflación esperada $500.000 + 5% = $525.000
igualmente el subsidio de transporte esperado $50.000 + 5% = $52.500

7.1 Presupuesto de nomina administrativa

164
 Subsidio
Nombre del Salario
Dotación de Primas Cesantías
cargo Anual
Transporte
Gerente general 21.600.000 0.00 0.00 1.800.000 1.800.000
Secretaria 8.640.000 864.000 630.000 772.500 772.500
Almacenista 7.920.000 792.000 630.000 712.500 712.500
Mensajero 6.912.000 691.200 630.000 628.500 628.500
Totales 45.072.000 2.347.200 1.890.000 3.913.500 3.913.500

Nombre del Intereses

Pensión ARP EPS Vacaciones
cargo Cesantías
Gerente general 216.000 2.511.000 169.128 1.836.000 900.000
Secretaria 92.700 1.004.400 67.651 734.400 360.000
Almacenista 85.500 920.700 62.014 673.200 330.000
Mensajero 75.420 803.520 54.121 587.520 288.000
Totales 469.620 5.239.620 352.914 3.831.120 1.878.000

Nombre del Aportes Total Nomina

Deuda
cargo Parafiscales Nomina Cancelada
Gerente general 1.944.000 32.776.128 29.537.784 3.238.344
Secretaria 777.600 13.851.751 12.503.913 1.347.838
Almacenista 712.800 12.759.214 11.519.321 1.239.893
Mensajero 622.080 11.229.661 10.140.891 1.088.770
Totales 4.056.480 70.616.754 63.701.909 6.914.845
7.2 Presupuesto de gastos generales

Detalle de los GASTOS GASTOS

Gastos CANCELADOS
Gastos
mensuales TOTALES DEUDA
Generales
ADMON VENTAS ADMON VENTAS

Servicios Públicos 120.000 720.000 720.000 660.000 660.000 120.000

Publicidad 60.000 0.00 720.000 0.00 720.000 0.00

Seguros 48.000 460.800 115.200 460.800 115.200 0.00

Papelería 60.000 432.000 288.000 432.000 288.000 0.00

Artículos de aseo 12.000 100.800 43.200 100.800 43.200 0.00

Contador Publico 1.050.000 12.600.000 0.00 12.495.000 0.00 105.000

165
Dotación 195.600 2.347.200 0.00 2.347.200 0.00 0.00

16.660.800 1.886.400 16.495.800 1.826.400

Totales 1.545.600 225.000
18.547.200 18.322.200

7.3 Presupuesto de gastos depreciación

Depreciación del periodo

Costo Años de Depreciación Depreciación
Tipo de Activo ITEM
Histórico vida útil del periodo acumulada Administración Ventas

Construcciones 15.000.000 20 0,05 750.000 1.500.000 450.000 300.000

Computadores 2.450.000 5 0,2 490.000 980.000 294.000 196.000
_ 666.666
Software 1.000.000 3 333.333 200.000 133.333
0,33
Equipo de oficina 8.000.000 10 0,1 800.000 1.600.000 480.000 320.000
Camioneta 10.000.000 5 0,2 2.000.000 4.000.000 400.000 1.600.000
Total 36.450.000 4.373.333 8.746.666 1.824.000 2.549.333

Finalmente se presenta el resumen de todos los gastos operacionales

clasificándolos por departamento, en forma total y los que fueron cancelados
realmente.

7.4 Cuadro resumen de los gastos operacionales

GASTOS TOTALES GASTOS CANCELADOS

Detalle de los gastos
operacionales Administración Ventas Administración Ventas
Provisión 0.00 636.364 0.00 0.00
Depreciación 1.824.000 2.549.333 0.00 0.00
Gerente General 32.776.128 0.00 29.537.784 0.00
Gerente de ventas 0.00 13.851.751 0.00 12.503.913
Secretaria 12.759.214 0.00 11.519.321 0.00
Vendedores 0.00 11.229.661 0.00 10.140.891
Gastos generales 16.660.800 1.886.400 16.495.800 1.826.400

166
 64.020.142 30.153.509 57.552.905 24.471.204
Totales
94.173.651 82.024.109

8 Flujo de caja presupuestado

FABRICA DE VASOS DE VIDRIO LTDA

FLUJO DE CAJA PROYECTADO
De enero 1 a diciembre 31 del año 2

Ingresos operacionales y no operacionales Primera Opción Segunda Opción

Ventas recaudadas 239.272.727 239.272.727
Clientes año anterior 10.606.061 10.606.061
Inversiones temporales año anterior 146.421.884 146.421.884
Rendimientos financieros 49.563.616
Total ingresos operacionales y no operacionales 396.300.672 445.864.288
(-) Costos y gastos operacionales y no operacionales
Compras cancelados (9.091.232) (9.091.232)
Mano de obra directa cancelada (74.658.354) (74.658.354)
Costos indirectos de fabricación cancelados (4.272.000) (4.272.000)
Gastos operacionales cancelados (82.024.109) (82.024.109)
Inversiones temporales (275.353.424)
Total costos y gastos operacionales y no operacionales (170.045.695) (445.399.119)
(=) Flujo de caja 226.254.977 465.169
(+) Saldo inicial en caja 16.490.816 16.490.816
(=) Saldo disponible en caja 242.745.793 16.955.985
(-) Saldo mínimo a mantener en caja (16.955.985) (16.955.985)
(=) Saldo a invertir 225.789.808 0.000

167
 Proveedores 316.768
M.O.D. cancelada ÷ 12 = $74.658.354 ÷ 12 = 6.221.530
CIF cancelados ÷ 12 = $4.272.000 ÷ 12 = 356.000
Mano de obra directa (deuda nomina – cesantías) 3.001.345
Gastos cancelados ÷ 12 = $82.024.109 ÷ 12 = $6.835.342
Servicios públicos 120.000
Retención del contador 105.000
Monto mínimo a cancelar en el mes de enero $16.955.985
La forma como se determino el valor del CDT, el de los rendimientos financieros y
el descuento tributario fue gracias al desarrollo de las siguientes formulas:

Valor a invertir $225.789.808

= $275.353.424
1 - % del CDT 1 – 0,18

El monto a invertir se presentará en el flujo de caja y en el balance general cuando

se hayan disminuidos los descuentos tributarios. Una vez realizado lo anterior se
debe determinar el valor que va a generar dicha inversión y surge de multiplicarlo
por la tasa de interés, así:

$275.353.424 x 18% = $49.563.616

Este dato se ubicará en: el flujo de caja y en el estado de resultados, finalmente se

calcula el valor a tener en cuenta como descuento tributario.

$49.563.616 x 7% = $3.469.453

Una vez obtenido los datos se determina el valor del impuesto de renta y
complementarios y el resultado de la operación a través del estado de resultados:

168
Una vez determinado el superávit de efectivo y realizada la inversión, se
desarrollará el presupuesto del estado de costos de la mercancía vendida así:

9 Estado de costos de los productos manufacturados y vendidos

proyectados

FABRICA DE VASOS DE VIDRIO LTDA

ESTADO DE COSTOS DE LOS PRODUCTOS MANUFACTURADOS Y VENDIDOS PROYECTADOS

Del 1 de enero a diciembre 31 del año 1

Inventario inicial de materia prima $ 0.000

(+) Compras de materia prima 5.880.000
(=) Materia prima disponible para la producción $5.880.000
(- ) Inventario final de materia prima 0.000
(=) Materiales directos $5.880.000
(+) Mano de obra directa 69.606.668
(+) Costos indirectos de fabricación 5.410.000
(=) Costos de producción del período $80.896.668
(+) Inventario inicial de productos en proceso 0.000
(=) Costos de los productos en proceso $80.896.668
(- ) Inventario final de productos en proceso 0.000
(=) Costo de los productos terminados $80.896.668
(+) Inventario inicial de productos terminados 0.000
(=) Costo de la mercancía disponible para la venta $80.896.668
(- ) Inventario final de productos terminados 0.000
(=) Costo de la mercancía vendida o costo de ventas $80.896.668

El paso a seguir es la elaboración del estado de resultados, así:

169
10 Estado de resultados presupuestado

FABRICA DE VASOS DE VIDRIO LTDA

ESTADO DE RESULTADOS PROYECTADO
DE ENERO 1 A DICIEMBRE 31 DEL AÑO 1

$210.000.00
Ventas Netas 0
(-) Costo de Ventas (80.896.668)
$129.103.33
(=) Utilidad bruta 2
(-) Gastos operacionales (82.935.649)
De Administración ($55.944.162)
De Ventas (26.991.487)
(=) Utilidad operacional $46.167.683
(+) Otros Ingresos 26.355.939
(-) Otros Egresos (1.844.916)
(-) Gastos Financieros Método Renta
(=) Utilidad antes de impuestos $70.678.706 Directo Presuntiva
(-) De Renta y Complementarios (16.158.689) $16.158.689 6.000.000
(=) Utilidad del ejercicio $54.520.017

Finalmente la realización del balance general proyectado, así:

170
11 Balance general presupuestado

FABRICA DE VASOS DE VIDRIO LTDA

BALANCE GENERAL PROYECTADO
A diciembre 31 del año 1

ACTIVO PASIVO
Corriente Corriente
Caja 16.490.816Costos y gastos por pagar $100.000
Clientes 10.606.061Retención en la fuente 1.944.916
Provisión (530.303)Prestaciones sociales 12.191.503
Inversiones temporales 146.421.884De renta y complementarios 16.158.689
Total activo corriente 170.988.458Total pasivo corriente 30.395.108
No corriente Total pasivo 30.395.108
Terrenos $5.000.000PATRIMONIO
Construcciones y edificaciones 30.000.000Aportes sociales $150.000.000
Equipo de oficina 8.000.000Utilidad del ejercicio 54.520.017
Equipo de comunicación y computación 1.000.000Total patrimonio $204.520.017
Equipo de computo 2.450.000Total pasivo más patrimonio $234.915.125
Flota y equipo de transporte 10.000.000
Maquinaria y equipo 14.000.000
Depreciación acumulada (6.523.333)
Total activo no corriente $63.926.667
TOTAL ACTIVO $234.915.125

SONIA PRADO BALLENA JORGE A. HERNÁNDEZ CORREA

GERENTE GENERAL CONTADOR PÚBLICO
NIT. 800 – 960 – 326 -1 T.P. 75670-T

NOMBRE DE LA CUENTA NOMBRE DEL TIPO DE SOCIEDAD

Capital suscrito y pagado Empresas de capital

171
Aportes sociales
Capital asignado o Inversión
suplementaria al capital asignado
Capital de personas naturales
Aportes del estado
Fondo social
Empresas de personas
Sucursales de sociedades extranjeras
Empresas unipersonales
Empresas del estado o mixtas
Aportes de afiliados y/o asociados
172