Planeacion Del Proyecto

AD0080_M1AA1L3_Planeación
Versión: Septiembre 2012
Revisor: Felipe Rendón

Planeación del proyecto

por Oliverio Ramírez Juárez

Esta lectura contiene los elementos requeridos para documentar tu proyecto en su segunda fase. En
caso de que exista alguna duda sobre lo que se debe entregar o realizar, no dejes pasar el tiempo y
pregunta a tu Asesor del curso.
Introducción

En este apartado se debe incluir un párrafo introductorio en donde se dé una breve explicación del
proyecto y se mencione la importancia de la planeación.
Objetivos generales y específicos

En esta sección, retoma los objetivos que redactaste en la primera fase; agrega los que consideres
necesarios o modifica los que a tu parecer deben cambiarse de acuerdo a las diferentes situaciones y
eventos que se han presentado durante el desarrollo del proyecto (Hernández, Hernández y
Hernández, 2008).
Cabe señalar que aunque sí es posible realizar cambios en los objetivos, éstos no deben obedecer a
juicios tomados a la ligera. Considera que un cambio en los objetivos puede afectar la planeación, en
los recursos materiales, tecnológicos, financieros y humanos. Tampoco es conveniente cambiar los
objetivos con frecuencia porque esto confundirá a las personas involucradas, evalúa bien los objetivos
antes de hacerles modificaciones.
Intenciones

Antes de pasar a la fase de planeación operativa es necesario establecer con claridad lo que se
pretende lograr con la ejecución del proyecto en el tiempo establecido. Esto permitirá avanzar buscando
su logro (Hernández, Hernández y Hernández, 2008). Por ejemplo, si el proyecto pretende implementar
un programa de capacitación de personal, los resultados esperados se pueden expresar con respecto a
ellos como sigue:
1
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sistema impreso, electrónico, magnético, incluyendo el fotocopiado, la fotografía, la grabación o un sistema de recuperación de la información, sin la autorización por
escrito de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato.

· Número de personas capacitadas.

· Número de personas involucradas en el programa de capacitación.
· Número de cursos que se van a desarrollar.
En caso de que el proyecto sea sobre la instalación de maquinaria para expandir la producción de un
producto, entonces las intenciones del proyecto serán:
Área Número de personas

Coordinación del proyecto de instalación. 3
Personal para la instalación de la maquinaria. 2
Operadores a capacitar en la utilización de la 4
nueva maquinaria.
Tornos a instalar. 3
Fresadoras a instalar. 6
Taladros de banco a instalar. 2
Manuales a desarrollar. 3
Tabla 1. Intenciones del proyecto.
Una vez definido este paso, es tiempo de pasar a la fase de planeación de la operación del proyecto, a
explicar con detalle cómo se desarrollarán las diferentes actividades necesarias para la ejecución del
proyecto.
Planeación operativa

Una vez que se ha mencionado lo que se pretende realizar, es necesario decir cómo se llevará a cabo,
cuándo y quién estará cargo. En este punto, se debe detallar lo más cercano a la realidad los procesos
que se efectuarán para cumplir los objetivos planteados en el punto anterior.
La fase de planeación operativa debe contener todos los elementos que se van a implementar en el
proyecto. Si el proyecto a desarrollar es un estudio técnico, deberá contener elementos sobre la
localización y tamaño del proyecto, la ingeniería del proyecto y la distribución mencionando todas las
actividades que se llevarán a cabo, quién las realizará y en qué tiempo (Prieto, 2010).
Una forma de desarrollar los elementos que conformarán la operación del proyecto es enlistar lo que
sabemos del proyecto haciendo y contestando preguntas como (retomando el ejemplo del estudio
técnico):
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· ¿Qué se va a producir?
· ¿Cuál es el número de clientes potenciales que
indica el estudio de mercado?
· ¿Dónde indica el estudio que se encuentran
nuestros clientes potenciales?
· ¿Con qué equipo y maquinaria cuenta la empresa?
· En caso de que se adquiera nuevo equipo y
maquinaria, ¿los operarios tienen tiempo disponible
para recibir capacitación para operar los nuevos
equipos y maquinaria?
· ¿Hay espacio físico en la planta para instalar más
maquinaria y equipo?
· ¿La capacidad instalada tiene tiempos muertos que
se pueden aprovechar para producir el nuevo
producto o servicio?
· ¿Las instalaciones eléctricas y de plomería son
suficientes para dar el servicio a los requerimientos
del nuevo proyecto?
Cada proyecto es diferente y cada uno tendrá requerimientos distintos que será necesario definir desde
el principio para desarrollar la planeación operativa. Si se piensa llevar a cabo un análisis de mercado
para definir la pertinencia de lanzar un nuevo producto o servicio al mercado, y se piensa encuestar a
clientes potenciales localizados en diferentes ciudades, se debe decidir y diseñar el instrumento
evaluador; en caso de que se pretenda realizar encuestas se debe decidir si se harán vía telefónica
o se visitará al cliente potencial, también será necesario calcular el número de encuestas a levantar,
quién las hará, en qué tiempo, quién analizará los resultados de las encuestas, cuándo lo hará.
Al comparar estos dos escenarios, hacer un estudio técnico o un estudio de mercado, ambos tienen
requerimientos propios del mismo estudio que se deben definir con todo detalle sin obviar ningún
elemento; por ello es necesario que tengas en mente en todo momento las diferentes asignaturas
que has cursado para considerar lo aprendido en ellas. Materias como Investigación de Mercados,
Factibilidad y Evaluación de Proyectos, por mencionar algunas, pueden servir de sustento para la
realización de tu proyecto. En la sección de archivos complementarios se han colocado distintos
documentos rescatados de asignaturas que consideramos pueden ser de gran ayuda pero en caso de
que requieras alguna otra, informa a tu asesor para que la suba al repositorio de documentos de apoyo.
La planeación operativa termina con un cronograma de actividades en donde se deben indicar los
tiempos en los que se realizará cada actividad. Es importante que este cronograma se haga
considerando las posibilidades reales de ejecución de la actividad ya que de no ser así puede
extenderse el tiempo del proyecto o pueden requerirse más recursos para terminar en tiempo y ninguna
de estas dos opciones debiesen presentarse.
3

En la tabla 2 se muestra un ejemplo de un cronograma de actividades desarrollado para implementar

cursos de capacitación docente.
Ejemplo de Cronograma de actividades

Las actividades del programa de capacitación darán inicio el 9 de agosto de 2010 y llegará a su fin el 26
de enero de 2011.
En la tabla 2 se muestran las actividades que se llevarán a cabo y las fechas propuestas.
Actividad Descripción Fecha

Junta de inicio Reunión de trabajo en la que se presentará el 9 de agosto
proyecto a todos los involucrados
Planeación didáctica Periodo para la planeación de las estrategias de 10 al 23 de agosto
enseñanza a implementar en cada curso
Desarrollo de cursos Desarrollo de las modificaciones de los Del 24 de agosto al 17 de
contenidos originales septiembre
Pruebas de los recursos Periodo en el que se realizarán pruebas a todos Del 18 al 24 de septiembre
los recursos utilizados en los cursos
Inicio de cursos Da inicio el programa de capacitación online de la 27 de septiembre
Universidad
Fin de cursos online Se terminan las actividades en plataforma 17 de diciembre
Receso vacacional Periodo en el que las actividades del programa de 18 al 9 de enero
capacitación se detienen
Trabajos finales Presentación de clases muestra aplicando 10 de enero al 21 de enero
microenseñanza y trabajo colaborativo
Sesión de cierre Última reunión del programa de capacitación y 26 de enero
entrega de constancias a los participantes
Tabla 2. Actividades y fechas propuestas.
El anterior cronograma, pretende dar un seguimiento puntual a todas las actividades del programa de
capacitación que garantice los objetivos planteados en los tiempos sugeridos.
Otra forma de dar seguimiento a las actividades de un proyecto es utilizando gráficas de Gantt, las
cuales permiten mostrar de manera gráfica los tiempos sugeridos para realizar las actividades pero
también sirven para dar seguimiento a los avances de las actividades conforme éstas se van haciendo.
En la figura 1 se manifiesta una gráfica de Gantt para un fabricante de prototipos electrónicos. En el eje
horizontal se muestra el tiempo (para este ejemplo en semanas) y las actividades a realizar en el eje
vertical.
4

Figura 1. Gráfica de Gantt para Márquez Electrónica.
Cualquiera que sea la forma que se elija para dar seguimiento a las actividades a realizar, debe ayudar
a que las actividades se efectúen en los tiempos establecidos.
Evaluación

A la par con la planeación operativa en la que señala con todo detalle lo que se pretende hacer y cómo
se va a efectuar; es necesario enlistar una serie de indicadores de evaluación que permitan medir si las
actividades, de manera individual, cumplen los objetivos para las que fueron diseñadas.
La única forma de saber si algo está funcionando

correctamente es definir desde el inicio criterios de
evaluación muy claros y precisos que no dejen lugar a
duda sobre la calidad de los procesos.
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La evaluación está ligada estrechamente con las diferentes actividades que se llevarán a cabo en el
proyecto y se puede hacer al inicio, durante o al finalizar el proyecto. La evaluación al inicio de un
proyecto tiene como propósito determinar si es conveniente realizar el proyecto o no; la evaluación
durante permite dar seguimiento oportuno a las diferentes actividades que se van desarrollando,
además de que ayuda a garantizar que todo se esté ejecutando con la calidad requerida; al finalizar el
proyecto es conveniente hacer una evaluación pues ayuda a medir el grado de cumplimiento de los
objetivos del proyecto (Prieto, 2010).
Para el ejemplo de Márquez electrónica se deberán desarrollar diferentes criterios de evaluación para
cada actividad en específico. Así, para la actividad Capacitación de la fuerza de ventas un indicador de
evaluación puede ser el número de personas a capacitar en un tiempo determinado, de esta forma si al
cumplirse el plazo para desarrollar esta actividad no se ha capacitado al número de personas
indicadas, se puede precisar el grado de cumplimiento del criterio.
Para la actividad Revisión del diseño, deben trazarse una serie de criterios que ayudarán a evaluar el
prototipo desarrollado por los ingenieros de Márquez Electrónica. No es suficiente con que funcione,
también pueden evaluarse aspectos como la calidad de los terminados, el tamaño, entre otros.
Como se puede apreciar, los diferentes criterios que deben diseñarse para evaluar las actividades de
un proyecto son particulares para cada uno y aunque estos criterios están ligados a las actividades del
mismo, pueden evaluar aspectos cuantitativos o cualitativos, o ambos. La definición de criterios de
evaluación para la realización de un proyecto no tiene la finalidad de hacer trabajar más al equipo del
proyecto, sino a ayudar a evaluar de la mejor forma el cumplimiento de los objetivos del proyecto.
La evaluación puede realizarse por diferentes personas; si

quien hace la evaluación son los mismos encargados de
desarrollar el proyecto se le conoce como evaluación
interna. En cambio, si quien hace la evaluación son
personas que, aunque están vinculadas con el proyecto,
no están a cargo de la ejecución de las diferentes
actividades del proyecto, se denomina evaluación externa.
Para el caso específico de tu proyecto de estadía, los dos personajes que estarán a cargo de la
evaluación de tu proyecto son tu asesor del curso y tu asesor empresarial. El primero, además de
revisar los contenidos de los diferentes documentos que desarrollarás y entregarás como evidencia
de tu estadía, también se encargará de evaluar la forma del documento para que cumpla con ciertos
estándares definidos en las rúbricas de evaluación.
6

El segundo, quien es el asesor definido por la organización o gobierno local para dar seguimiento a tu
proyecto de estadía, será el encargado de validar el cumplimiento efectivo de todas las actividades del
proyecto. Más que revisar la forma de los documentos, su evaluación tiene como fin constatar que los
propósitos del proyecto se hayan cumplido en tiempo y forma. Además, debido a que tu estadía implica
el contacto y trato con el personal de la organización en donde la realizas, evaluará tu desempeño en
este ambiente laboral.
Sin embargo, la evaluación más importante es la

autoevaluación que tú mismo deberás hacer en todo
momento de tu proyecto. Serás el encargado de asegurar
que todas las actividades que desarrolles en tu estadía
cumplen con los estándares de calidad de la organización
donde realices tu proyecto y de la Universidad.
7

Referencias
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proyectos de inversión. México: Cengage Learning.
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er_thumb#v=onepage&q=apoyo%20a%20la%20ejecuci%C3%B3n&f=fa
lse
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Objetivos generales y específicos

· Número de personas capacitadas.

Área Número de personas

Tabla 1. Intenciones del proyecto.

En la tabla 2 se muestra un ejemplo de un cronograma de actividades desarrollado para implementar

Ejemplo de Cronograma de actividades

Actividad Descripción Fecha

Tabla 2. Actividades y fechas propuestas.

Figura 1. Gráfica de Gantt para Márquez Electrónica.

La única forma de saber si algo está funcionando

La evaluación puede realizarse por diferentes personas; si

Sin embargo, la evaluación más importante es la

Hernández, A., Hernández, V., y Hernández, S. A. (2008). Formulación y evaluación de

Prieto, D. (2010a). Evaluación y seguimiento. Planificación, seguimiento y evaluación de

Prieto, D. (2010b). Fase de planificación operativa. Planificación, seguimiento y evaluación

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