Presupuestos de Gastos de Administración y

Presupuesto Capital
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INTRODUCCIÓN

Un presupuesto puede definirse como la presentación ordenada de los resultados

previstos de un plan, un proyecto o una estrategia. A propósito, esta definición hace una
distinción entre la contabilidad tradicional y los presupuestos, en el sentido de que estos
últimos están orientados hacia el futuro y no hacia el pasado, aún cuando en su función
de control, el presupuesto para un período anterior pueda compararse con los resultados
reales (pasados).

Con toda intención, esta definición tampoco establece límite de tiempo sí bien por
costumbre los presupuestos se elaboran por meses, años o algún otro lapso. Pueden, sin
embargo, referirse fácilmente a un solo artículo o proyecto; a propósito, esta definición no
implica que el presupuesto deba establecerse en términos financieros, a pesar de que esa
es la costumbre. En este sentido cabe mencionar que los sistemas presupuéstales
completos pueden incluir, y de hecho lo hacen, renglones como la mano de obra,
materiales, tiempo y otras informaciones.

En la práctica, los sistemas administrativos no se encuentran tan claramente definidos y a

menudo se entrelazan con mayor o menor grado. En empresas pequeñas no es raro que
el mismo grupo maneje tanto la contabilidad como los presupuestos. Pocas veces se lleva
a cabo la tarea gerencial como ese paquete limpio y ordenado que teóricamente se
presenta. Por lo general los directivos y gerentes se enfrentan a una actividad de
equilibrio complejo para la cual el juicio es un factor crítico.
Es evidente la íntima relación entre la planeación y el presupuesto y no es raro encontrar
que utilizan indistintamente términos como presupuesto, plan anual de la empresa. Como
se dijo, el presupuesto es resultado de algún tipo de plan o esta basado en él, sea éste
explícito o bien algo que se encuentra en las mentes de los directivos.

PRESUPUESTOS DE GASTOS DE
ADMINISTRACIÓN

Los gastos de administración están constituidos por el

conjunto de erogaciones, depreciaciones, amortizaciones y aplicaciones relacionadas con
el manejo y dirección de las operaciones generales de una empresa. Normalmente
incluyen las funciones de gerencia, auditoria, contabilidad, crédito y cobranzas y oficinas
generales.

Normalmente los gastos administrativos están sujetos a las políticas y decisiones de los
directivos de una empresa. Además, tienen una característica especial y es que la
mayoría de los gastos de administración son fijos, lo cual facilita el trabajo de
presupuestarlos.

La estimación de los gastos administrativos se hace, por lo general, en base al análisis de

los renglones de los gastos del año anterior y a los planes previstos para el año
presupuestado. Esta estimación ha de ajustarse teniendo en cuenta los criterios fijados
por la política de la dirección respecto a aumentos o disminuciones en las diferentes
partidas.

Partidas que lo integran

En relación con estos gastos es necesario llevar a cabo un análisis de los gastos
efectuados en el pasado para que de igual modo se determinen las constantes y las
variantes. Las partidas integrantes de los gastos de administración, se han de determinar
de acuerdo a las necesidades derivadas de la estructura organizativa y de la
administración de ventas. Las partidas integrantes de los gastos de administración, se han
de determinar de acuerdo a las necesidades derivadas de la estructura organizativa y de
la administración de ventas. Se clasificaran de la siguiente manera:

• Sueldos
• Cargas sociales
• Amortizaciones
• Seguros
• Mantenimiento de oficinas
• Papelería y útiles de librería

Responsable de su elaboración
• El responsable directo es el Gerente de Finanzas que tendrá a su cargo la tarea de
coordinación y preparación formal de los presupuestos
• Los titulares de los respectivos departamentos dentro de cada área son los responsables
por la confección de sus respectivas estimaciones sectoriales.
• En la elaboración de los planes y presupuestos deben participar todos los niveles de la
administración.

Su importancia radica en que mediante este se determina en forma anticipada para el

período de la proyección todos los gastos del período que no correspondan directamente
a la financiación o la gestión de ventas; asimismo, se incluyen aquellos gastos que se
deriven directamente de las funciones de dirección y control de las diversas actividades
de la empresa, ya que su contenido es tan amplio y que la determinación de su
naturaleza, dependerá de la organización interna y del medio en que se desarrolle en
particular.

PRESUPUESTO DE CAPITAL
El presupuesto de capital o proyecto de inversión se refiere a las inversiones en el activo
fijo o en el diseño de métodos y procedimientos necesarios para producir y vender bienes.
Su horizonte de planeación y de control es de largo plazo, pues los conceptos que trata se
utilizan o se mantienen durante varios ejercicios. Asimismo, sus resultados operativos y
financieros pueden no ser inmediatos.

Debido a lo anterior, es posible que se corra el riesgo de que los activos, objeto del
presupuesto de capital, puedan resultar improductivos, poco rentables u obsoletos, por lo
que se recomienda realizar una evaluación técnica, económica y financiera de todas las
variables que integran un proyecto de inversión. Un presupuesto de capital consta de tres
fases:

1. Estudio exploratorio o anteproyecto.

2. Estudio preliminar o pre proyecto.
3. Estudio final o elaboración del proyecto.

Cada fase, por si misma, de elaboración y evaluación y en ellas se van eliminando

aquellas situaciones u operaciones que resultan poco atractivas para un inversionista. Los
estudios que comprenden un proyecto de inversión son:

a) El estudio de marcado: Define el mercado y el producto del proyecto.

b) El estudio técnico: Pronostica los recursos, instalaciones, equipo, logística y
procedimientos para fabricar un determinado producto.
c) El estudio administrativo: Es aquel que señala la organización y el control de las
actividades administrativas derivadas del proyecto.
d) El estudio financiero: Refleja monetariamente todo lo pronosticado en los estudios
anteriores. Muestra la liquidez y la rentabilidad que se espera obtener del proyecto y,
finalmente, las medidas que permitirán la evaluación del mismo.
Diferentes tipos de proyectos de inversión en bienes de capital
Partidas que lo integran

El presupuesto de capital está constituido, por dos presupuestos, el presupuesto de

inversiones y el de financiación, tal como se puede apreciar en el siguiente cuadro:

PRESUPUESTO DE CAPITAL PERÍODO 1 PERÍODO 2 PERÍODO... PERÍODO n

PRESUPUESTO DE INVERSIÓN
(Aplicación de recursos)
.........................................
.........................................
TOTAL NECESIDAD DE FONDOS PREVISTA
PRESUPUESTO DE FINANCIACIÓN
(Origen de recursos)
...........................................
............................................
TOTAL OBTENCIÓN DE FONDOS PREVISTA
SUPERÁVIT/DÉFICIT DEL PERÍODO
=Origen de recursos-Aplicación de recursos.
SUPERÁVIT/DÉFICIT ACUMULADO

1. Presupuesto de inversiones: Recoge inversiones permanentes de carácter económico

como proyectos de renovación, expansión o innovación (I+D), o de carácter financiero,
como la concesión de un préstamo a largo plazo, atendiendo además las necesidades de
financiación del fondo de maniobra necesario, y el reembolso de los capitales
permanentes.
PRESUPUESTO DE INVERSIÓN
(Aplicación de recursos) PERÍODO 1 PERÍODO 2 PERÍODO...... PERÍODO n
I.INVERSIONES ECONÓMICAS PERMANENTES
- Proyecto nº
- Proyecto nº
- Proyecto nº
II. INVERSIONES FINANCIERAS PERMANENTES
-Créditos y préstamos concedidos a largo plazo.
- Fianzas y depósitos constituidos a largo plazo.
- Cartera de renta.
- Cartera de control.
III. NECESIDADES DE FINANCIACIÓN DEL FONDO DE MANIOBRA
IV. AMORTIZACIÓN FINANCIERA
- Reembolso de empréstitos
- Devolución de préstamos recibidos a largo plazo.
- Reducción del capital social.
V. TOTAL NECESIDAD DE FONDOS PREVISTA = I+II+III+IV.

2. Presupuesto de financiación: Recoge por un lado las fuentes de financiación interna, es

decir los recursos generados por la propia empresa, por otro lado las fuentes de
financiación ajenas, tanto propias, aportaciones de los accionistas, como ajenas, leasing o
préstamos a largo plazo, y además las posibles desinversiones motivadas por ejemplo por
la recuperación de créditos a favor de la empresa, venta de una parte del inmovilizado, o
reducción del fondo de maniobra necesario.
PRESUPUESTO DE FINANCIACIÓN
(Origen de recursos) PERÍODO 1 PERÍODO 2 PERÍODO... PERÍODO n
VI. FINANCIACIÓN INTERNA O AUTOFINANCIACIÓN
- Beneficios no distribuidos.
- Dotaciones para amortizaciones.
- Dotaciones para provisiones.
VII. FINANCIACIÓN EXTERNA PROPIA
- Ampliación de capital.
- Subvenciones.
VIII. FINANCIACIÓN EXTERNA AJENA PERMANENTE
- Suministradores de inmovilizado.
- Empréstitos.
- Préstamos a largo plazo.
IX. DESINVERSIONES
- Devolución de préstamos concedidos a largo plazo.
- Realización de la cartera de valores.
- Enajenación de inmovilizado técnico.
- Reducción del fondo de maniobra necesario.
X. TOTAL OBTENCIÓN DE FONDOS PREVISTA = VI+VII+VIII+IX.

Responsable de su elaboración
La dirección general, o la dirección estratégica, es la responsable de transmitir a cada
área de actividad las instrucciones generales, para que éstas puedan diseñar sus planes,
programas, y presupuestos; ello es debido a que las directrices fijadas a cada área de
responsabilidad, o área de actividad, dependen de la planificación estratégica y de las
políticas generales de la empresa fijadas a largo plazo.

Importancia
Un buen presupuesto de capital sirve para determinar mejor la oportunidad de las
adquisiciones de activos así como la calidad de los activos comprados. Este resultado es
una consecuencia de la naturaleza de los bienes de capital y de sus productores. La
importancia del presupuesto de capital es que la expansión de activos generalmente
implica grandes gastos, antes de que una empresa gaste una gran cantidad de dinero,
debe elaborar los planes adecuados.

Una empresa que desee poner en práctica un programa mayor de gastos de capital
necesita planear su financiamiento con varios años de anticipación para asegurar de que
dispondrá de los fondos requeridos para la expansión. Un gran número de factores se
combinan para el presupuesto de mercantil se tal vez la decisión más importante de la
administración financiera. Además, todos los departamentos de una empresa
(Producción, Marketing, entre otros) son vitalmente afectados por las decisiones sobre
presupuestos de capital.

CONCLUSIÓN
La administración de hoy, debe tener muy claro hacia dónde va, con qué medios cuenta y
que es lo que quiere lograr en el mediano y largo plazo. Está visto que para tener la
posibilidad de crecer es indispensable tener una buena administración de los recursos y
un buen control del desarrollo de las actividades planeadas para llegar a los objetivos
fijados.

Por todo esto es que resulta sumamente importante en la actualidad la planificación, la

presupuestación de la actividad, para que las variables controlables estén planificadas y
controladas activamente por la administración y las no controlables se pueda tener una
noción de las situaciones que se podrían presentar según su reacción o comportamiento.

Una vez definida la estrategia a largo plazo, donde se encuentran los objetivos de la
empresa, y sus estrategias globales definidas por la alta gerencia o dirección, entra en
juego el planeamiento táctico u operacional, qué se va a hacer, cuales son los recursos
necesarios para llevar a cabo la acción, la cuantificación de las tácticas es el presupuesto.

Una vez realizada la ardua tarea de la presupuestación, es necesario la comparación de

la misma con los datos de la realidad, ya que de nada serviría tener un presupuesto de lo
que va a suceder según nuestros pronósticos y no cotejarlo con la realidad que dicte el
curso de la empresa. Esta comparación comienza a partir de que se desarrollen los
hechos en los períodos presupuestados.
 PRESUPUESTOS DE GASTOS DE
ADMINISTRACIÓN Y VENTAS

PRESUPUESTO
El presupuesto es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en
valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas
condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la
organización.

La principal función de los presupuestos se relaciona con el Control financiero de la

organización. Los presupuestos pueden desempeñar tanto roles preventivos como
correctivos dentro de la organización y son de suma importancia en la mayoría de las
organizaciones utilitaristas (compañías de negocios), no-utilitaristas (agencias
gubernamentales), grandes (multinacionales, conglomerados) y pequeñas empresas.
Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las
operaciones de la organización, por medio de estos se mantiene el plan de operaciones
de la empresa en unos límites razonables, también sirven como mecanismo para la
revisión de políticas y estrategias de la empresa y direccionarlas hacia lo que
verdaderamente se busca.

PRESUPUESTO DE GASTOS
A ciertas funciones de servicios que forman parte de la organización se les asignan
cantidades específicas, para limitar la extensión de sus actividades. Estas actividades se
pueden llevar a cabo en grande o pequeña escala, de acuerdo con lo que la empresa
quiera financiar. En cada caso la administración establece la cantidad máxima que esta
dispuesta a erogar para esas funciones. La cantidad máxima que se asigna a cada
departamento de servicio se da a conocer con frecuencia mediante un programa llamado
presupuesto de gastos. En el siguiente cuadro se muestra un ejemplo correspondiente a
un departamento de publicidad.

Enero Febrero Marzo

Desembolso total autorizado $135 $147 $159

Radio $50 $27 0

Periódicos $75 0 0

Revistas 0 $120 0

Televisión 0 0 $159

Asignación total $135 $147 $159

Las características principales de presupuesto por concepto de

gasto incluyen:
 PRESUPUESTO DE GASTOS DE VENTAS

Incluye un número de elementos de coste tales como salario, comisiones y gastos de

personal en ventas. A menudo se asocian estos costes con diferentes fuerzas de ventas
por regiones, clases de clientes o grupos de productos.

Si el plan de ventas no es realista y los pronósticos no han sido preparados

cuidadosamente, los pasos siguientes en el proceso presupuestal no serán confiables,
ya que el presupuesto de ventas suministra los datos para elaborar los presupuestos de
producción, de compra, de gastos de ventas y de gastos administrativos.

Un pronóstico debe manifestar siempre los supuestos en que se basa. Éste debe verse
como uno de los insumos en el desarrollo del plan de ventas y puede ser aceptado,
modificado o rechazado por la administración.
Es esencial que su preparación se realice antes de cualquier decisión y que indique las
ventas probables bajo diversos supuestos alternativos. Por ello se puede hacer un
pronóstico de ventas de la industria a la que pertenece la compañía y el sector en donde
está ubicada, y otro de la propia empresa.
A continuación, te explicamos los pasos necesarios para elaborar un presupuesto de este
tipo:

1. Pronostica las ventas del sector

Estas ventas recogen el potencial de negocios que pueden abarcar todas las empresas
del sector o aquellas que constituyan la competencia real. La comparación del mercado
o demanda con las ventas u ofertas del sector.

2. Pronostica las ventas de la empresa

Aquí el pronóstico se fija de acuerdo a su participación en el mercado. La gerencia debe
establecer si es o no factible alcanzar la participación deseada a partir del reconocimiento
de las capacidades productivas, la situación de la empresa, el estado de intervención actual
y el estudio racional de las políticas de marketing que puedan implementarse.

3. Agrega otros datos pertinentes

Esta información debe relacionarse tanto con las restricciones, como con las oportunidades.
Las principales limitaciones que deben evaluarse son:

1. Capacidad de fabricación
2. Fuentes de abasto de materia prima y suministros generales.
3. Disponibilidad de de una fuerza laboral.
4. Disponibilidad de capital para financiar la producción.
5. Disponibilidad de canales alternativos de distribución; rediseño de antiguos
productos, introducción de nuevos productos, así como los cambios en los territorios
de ventas.

Características
El presupuesto de ventas es el primer componente de un presupuesto operativo principal.
Esto se debe a que las ventas afectan a todas las otras partes del presupuesto principal.
Éste incluye el total
de las ventas valuadas en cantidad y contiene tres partes: las ventas de equilibrio, las
ventas esperadas y las proyectadas. El presupuesto también se desglosa por producto,
lugar, densidad de clientes y los comportamientos estacionales de las ventas. Esto
provee un plan tanto para las ventas al contado como las ventas a crédito. La base de un
presupuesto de ventas es el precio de venta por unidad a ser vendida, multiplicado por la
cantidad. Un presupuesto de ventas es planificado en función de la competencia, el
material disponible, los costos de distribución, los controles del gobierno y el ambiente
político.

EJEMPLO
 PRESUPUESTO DE GASTOS
DE ADMINISTRACIÓN
El objetivo es determinar en forma anticipada para el período de la proyección todos los
gastos del período que no correspondan directamente a la financiación o la gestión de
ventas.
Las partidas integrantes de los gastos de administración, se han de determinar de acuerdo
a las necesidades derivadas de la estructura organizativa y de la administración de ventas.
Se clasificaran de la siguiente manera:

Sueldos
Cargas sociales
Amortizaciones
Seguros
Mantenimiento de oficinas
Papelería y útiles de librería

Estos gastos se han de ajustar, clasificando las distintas partidas que los conforman según
el período o mes en el cual se estime se han de originar. Luego, se han de aplicar los
coeficientes representativos de las variaciones del poder adquisitivo de la moneda ocurrido
desde período o mes de origen estimado hasta la fecha del período de cierre de la
proyección.

CARACTERÍSTICAS

 Las remuneraciones se fijan de acuerdo a la realidad económica de la empresa y

no en forma paralela a la inflación.
 Son gastos indirectos.
 Son gastos considerado dentro del precio y se fija al producto o servicio.
 Regir su aspecto legal en la legislación.

EJEMPLO:
El presupuesto de operación comprende todos los conceptos que integran los
resultados de operación de una empresa, algunos de los cuales están ligados
íntimamente con conceptos que integran el presupuesto financiero.

Como ejemplo se pueden citar el nivel de ventas,

que es el primer concepto del presupuesto de
operación que determinará las necesidades de
efectivo, también cuentas por cobrar, inventarios y
activos fijos, todos aquellos conceptos del
presupuesto financiero.

El presupuesto de operación se compone a su vez de otros presupuestos más

pequeños:

Presupuesto de ventas

Es donde prevés cuánto esperas vender. Con base en ello, sabrás cuánto debes
producir y cuánto te va a costar hacerlo. Tendrás que ver entonces qué materia
prima necesitas, cuánta mano de obra utilizarás, cuáles serán tus costos indirectos
de producción y, por supuesto, cuánto te va a costar todo eso.

Una vez que sabes cuánta materia prima necesitas, puedes planear y
presupuestar tus compras para que no te veas en apuros de tiempo y puedas
conseguir buenos precios. Al final, lo que vas a poder definir con tu presupuesto
de operación es cuál será tu ganancia.

Presupuesto de producción

Son estimados que se hallan estrechamente relacionados con el presupuesto de

venta y los niveles de inventario deseado. En realidad el presupuesto de
producción es el presupuesto de venta proyectado y ajustados por el cambio en el
inventario.
Presupuesto de materia prima

Este presupuesto especifica las cantidades planificadas de toda clase de materia

prima, por período, producto y centros de responsabilidad, requerida para la
producción planificada.

Presupuesto de gasto indirecto de fabricación

Son estimados que de manera directa o indirecta intervienen en toda la etapa del
proceso producción, son gastos que se deben cargar al costo del producto.

Presupuesto de gastos de operación

Este presupuesto depende de las fluctuaciones en el volumen de ventas tales

como las comisiones por ventas y los costos de envío, igualmente, otros factores
de costos tienen influencia directa sobre muchos gastos de operación.

Los gastos de operación incluyen los gastos de administración y mercadeo o

ventas y en estos se encuentran los gastos de personal y los demás gastos fijos y
variables.

Presupuesto de costo de ventas

Presenta una visión completa de todo el proceso presupuestario descrito hasta

este punto, partiendo de las materias primas, siguiendo a través de la elaboración
de las mismas y concluyendo en el almacén de productos terminados.

Es decir, es un presupuesto que permite una apreciación general de la actividad

fabril en términos de unidades monetarias.