CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA 1991

PREÁMBULO

EL PUEBLO DE COLOMBIA,

en ejercicio de su poder soberano, representado por sus delegatarios a la Asamblea Nacional

Constituyente, invocando la protección de Dios, y con el fin de fortalecer la unidad de la Nación y
asegurar a sus integrantes la vida, la convivencia, el trabajo, la justicia, la igualdad, el conocimiento,
la libertad y la paz, dentro de un marco jurídico, democrático y participativo que garantice un orden
político, económico y social justo, y comprometido a impulsar la integración de la comunidad
latinoamericana, decreta, sanciona y promulga la siguiente

CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA

TITULO I

DE LOS PRINCIPIOS FUNDAMENTALES

Artículo 1. Colombia es un Estado social de derecho, organizado en forma de República unitaria,

descentralizada, con autonomía de sus entidades territoriales, democrática, participativa y pluralista,
fundada en el respeto de la dignidad humana, en el trabajo y la solidaridad de las personas que la
integran y en la prevalencia del interés general.

Artículo 2. Son fines esenciales del Estado: servir a la comunidad, promover la prosperidad general
y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución;
facilitar la participación de todos en las decisiones que los afectan y en la vida económica, política,
administrativa y cultural de la Nación; defender la independencia nacional, mantener la integridad
territorial y asegurar la convivencia pacífica y la vigencia de un orden justo.

Las autoridades de la República están instituidas para proteger a todas las personas residentes en
Colombia, en su vida, honra, bienes, creencias, y demás derechos y libertades, y para asegurar el
cumplimiento de los deberes sociales del Estado y de los particulares.

Artículo 3. La soberanía reside exclusivamente en el pueblo, del cual emana el poder público. El
pueblo la ejerce en forma directa o por medio de sus representantes, en los términos que la
Constitución establece.

Artículo 4. La Constitución es norma de normas. En todo caso de incompatibilidad entre la

Constitución y la ley u otra norma jurídica, se aplicarán las disposiciones constitucionales.

Es deber de los nacionales y de los extranjeros en Colombia acatar la Constitución y las leyes, y
respetar y obedecer a las autoridades.

Artículo 5. El Estado reconoce, sin discriminación alguna, la primacía de los derechos inalienables
de la persona y ampara a la familia como institución básica de la sociedad.

Artículo 6. Los particulares sólo son responsables ante las autoridades por infringir la Constitución y
las leyes. Los servidores públicos lo son por la misma causa y por omisión o extralimitación en el
ejercicio de sus funciones.

Artículo 7. El Estado reconoce y protege la diversidad étnica y cultural de la Nación colombiana.

Artículo 8. Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y naturales de
la Nación.

Artículo 9. Las relaciones exteriores del Estado se fundamentan en la soberanía nacional, en el

respeto a la autodeterminación de los pueblos y en el reconocimiento de los principios del derecho
internacional aceptados por Colombia.

De igual manera, la política exterior de Colombia se orientará hacia la integración latinoamericana y

del Caribe.

Artículo 10. El castellano es el idioma oficial de Colombia. Las lenguas y dialectos de los grupos
étnicos son también oficiales en sus territorios. La enseñanza que se imparta en las comunidades con
tradiciones lingüísticas propias será bilingüe.

TITULO II.

DE LOS DERECHOS, LAS GARANTÍAS Y LOS DEBERES

CAPITULO 1.

DE LOS DERECHOS FUNDAMENTALES

Artículo 11. El derecho a la vida es inviolable. No habrá pena de muerte.

Artículo 12. Nadie será sometido a desaparición forzada, a torturas ni a tratos o penas
crueles, inhumanos o degradantes.

Artículo 13. Todas las personas nacen libres e iguales ante la ley, recibirán la misma protección y
trato de las autoridades y gozarán de los mismos derechos, libertades y oportunidades sin ninguna
discriminación por razones de sexo, raza, origen nacional o familiar, lengua, religión, opinión política
o filosófica.

El Estado promoverá las condiciones para que la igualdad sea real y efectiva y adoptará medidas en
favor de grupos discriminados o marginados.

El Estado protegerá especialmente a aquellas personas que por su condición económica, física o
mental, se encuentren en circunstancia de debilidad manifiesta y sancionará los abusos o maltratos
que contra ellas se cometan.

Artículo 14. Toda persona tiene derecho al reconocimiento de su personalidad jurídica.

Artículo 15. Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre,
y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar
y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de
entidades públicas y privadas.

En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías

consagradas en la Constitución.

La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser
interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que
establezca la ley.
Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado
podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados, en los términos
que señale la ley.
Actualizado 2006
Jurisprudencia: El Acto Legislativo 02 de 2003 modificaba el presente artículo, pero fue
declarado INEXEQUIBLE por la sentencia C-816 de 2004 de la Corte Constitucional. El artículo
1º establecía:
“El artículo 15 de la Constitución Política quedará así:
Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el
Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer,
actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en los bancos de
datos y en archivos de entidades públicas y privadas.
En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás
garantías consagradas en la Constitución.
La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden
ser interceptados o registrados mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades
que establezca la ley.
Con el fin de prevenir la comisión de actos terroristas, una ley estatutaria reglamentará la forma
y condiciones en que las autoridades que ella señale, con fundamento en serios motivos,
puedan interceptar o registrar la correspondencia y demás formas de comunicación privada,
sin previa orden judicial, con aviso inmediato a la Procuraduría General de la Nación y control
judicial posterior dentro de las treinta y seis (36) horas siguientes. Al iniciar cada período de
sesiones el Gobierno rendirá informe al Congreso sobre el uso que se haya hecho de esta
facultad. Los funcionarios que abusen de las medidas a que se refiere este artículo incurrirán
en falta gravísima, sin perjuicio de las demás responsabilidades a que hubiere lugar.
Para efectos tributarios judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del
Estado, podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos
privados, en los términos que señale la ley.”
Artículo 16. Todas las personas tienen derecho al libre desarrollo de su personalidad sin más
limitaciones que las que imponen los derechos de los demás y el orden jurídico.

Artículo 17. Se prohíben la esclavitud, la servidumbre y la trata de seres humanos en todas sus
formas.

Artículo 18. Se garantiza la libertad de conciencia. Nadie será molestado por razón de sus
convicciones o creencias ni compelido a revelarlas ni obligado a actuar contra su conciencia.

Artículo 19. Se garantiza la libertad de cultos. Toda persona tiene derecho a profesar libremente su
religión y a difundirla en forma individual o colectiva.

Todas las confesiones religiosas e iglesias son igualmente libres ante la ley.

Artículo 20. Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones,
la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación.

Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza el derecho a la rectificación en

condiciones de equidad. No habrá censura.

Artículo 21. Se garantiza el derecho a la honra. La ley señalará la forma de su protección.

Artículo 22. La paz es un derecho y un deber de obligatorio cumplimiento.

Artículo 23. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por
motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá reglamentar
su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales.

Artículo 24. Modificado Acto Legislativo 02 de 2003, artículo 2º. Todo colombiano, con las
limitaciones que establezca la ley, tiene derecho a circular libremente por el territorio nacional, a entrar
y salir de él, y a permanecer y residenciarse en Colombia.
El Gobierno Nacional podrá establecer la obligación de llevar un informe de residencia de los
habitantes del territorio nacional, de conformidad con la ley estatutaria que se expida para el efecto.

Texto original:
Todo colombiano, con las limitaciones que establezca la ley, tiene derecho a circular libremente por
el territorio nacional, a entrar y salir de él, y a permanecer y residenciarse en Colombia.
Artículo 25. El trabajo es un derecho y una obligación social y goza, en todas sus modalidades, de la
especial protección del Estado. Toda persona tiene derecho a un trabajo en condiciones dignas y
justas.

Artículo 26. Toda persona es libre de escoger profesión u oficio. La ley podrá exigir títulos de
idoneidad. Las autoridades competentes inspeccionarán y vigilarán el ejercicio de las profesiones. Las
ocupaciones, artes y oficios que no exijan formación académica son de libre ejercicio, salvo aquellas
que impliquen un riesgo social.

Las profesiones legalmente reconocidas pueden organizarse en colegios. La estructura interna y el

funcionamiento de éstos deberán ser democráticos. La ley podrá asignarles funciones públicas y
establecer los debidos controles.

Artículo 27. El Estado garantiza las libertades de enseñanza, aprendizaje, investigación y cátedra.

Artículo 28. Toda persona es libre. Nadie puede ser molestado en su persona o familia, ni reducido
a prisión o arresto, ni detenido, ni su domicilio registrado, sino en virtud de mandamiento escrito de
autoridad judicial competente, con las formalidades legales y por motivo previamente definido en la
ley.

La persona detenida preventivamente será puesta a disposición del juez competente dentro de las
treinta y seis horas siguientes, para que éste adopte la decisión correspondiente en el término que
establezca la ley.

En ningún caso podrá haber detención, prisión ni arresto por deudas, ni penas y medidas de seguridad
imprescriptibles.
Actualizado 2006
Jurisprudencia: El Acto Legislativo 02 de 2003 modificaba el presente artículo, pero fue
declarado INEXEQUIBLE por la sentencia C-816 de 2004 de la Corte Constitucional. El artículo
3º establecía:
“El artículo 28 de la Constitución Política quedará así:
Toda persona es libre. Nadie puede ser molestado en su persona o familia, ni reducido a prisión
o arresto, ni detenido, ni su domicilio registrado, sino en virtud de mandamiento escrito de
autoridad judicial competente, con las formalidades legales y por motivo previamente definido
en la ley.
La persona detenida preventivamente será puesta a disposición del juez competente dentro de
las treinta y seis (36) horas siguientes, para que éste adopte la decisión correspondiente en el
término que establezca la ley.
En ningún caso podrá haber detención, prisión ni arresto por deudas, ni penas y medidas de
seguridad imprescriptibles.
Una ley estatutaria reglamentará la forma en que, sin previa orden judicial, las autoridades que
ella señale puedan realizar detenciones, allanamientos y registros domiciliarios, con aviso
inmediato a la Procuraduría General de la Nación y control judicial posterior dentro de las
treinta y seis (36) horas siguientes, siempre que existan serios motivos para prevenir la
comisión de actos terroristas. Al iniciar cada período de sesiones el Gobierno rendirá informe
al Congreso sobre el uso que se haya hecho de esta facultad. Los funcionarios que abusen de
las medidas a que se refiere este artículo incurrirán en falta gravísima, sin perjuicio de las
demás responsabilidades a que hubiere lugar.”
Artículo 29. El debido proceso se aplicará a toda clase de actuaciones judiciales y administrativas.

Nadie podrá ser juzgado sino conforme a leyes preexistentes al acto que se le imputa, ante juez o
tribunal competente y con observancia de la plenitud de las formas propias de cada juicio.

En materia penal, la ley permisiva o favorable, aun cuando sea posterior, se aplicará de preferencia a
la restrictiva o desfavorable.

Toda persona se presume inocente mientras no se la haya declarado judicialmente culpable. Quien
sea sindicado tiene derecho a la defensa y a la asistencia de un abogado escogido por él, o de oficio,
durante la investigación y el juzgamiento; a un debido proceso público sin dilaciones injustificadas; a
presentar pruebas y a controvertir las que se alleguen en su contra; a impugnar la sentencia
condenatoria, y a no ser juzgado dos veces por el mismo hecho.

Es nula, de pleno derecho, la prueba obtenida con violación del debido proceso.

Artículo 30. Quien estuviere privado de su libertad, y creyere estarlo ilegalmente, tiene derecho a
invocar ante cualquier autoridad judicial, en todo tiempo, por sí o por interpuesta persona, el Habeas
Corpus, el cual debe resolverse en el término de treinta y seis horas.

Artículo 31. Toda sentencia judicial podrá ser apelada o consultada, salvo las excepciones que
consagre la ley.

El superior no podrá agravar la pena impuesta cuando el condenado sea apelante único.

Artículo 32. El delincuente sorprendido en flagrancia podrá ser aprehendido y llevado ante el juez por
cualquier persona. Si los agentes de la autoridad lo persiguieren y se refugiare en su propio domicilio,
podrán penetrar en él, para el acto de la aprehensión; si se acogiere a domicilio ajeno, deberá
preceder requerimiento al morador.

Artículo 33. Nadie podrá ser obligado a declarar contra sí mismo o contra su cónyuge, compañero
permanente o parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero
civil.

Artículo 34. Se prohíben las penas de destierro, prisión perpetua y confiscación.

No obstante, por sentencia judicial, se declarará extinguido el dominio sobre los bienes adquiridos
mediante enriquecimiento ilícito, en perjuicio del Tesoro Público o con grave deterioro de la moral
social.

Artículo 35. Modificado. Acto Legislativo 01 de 1997, artículo 1º. La extradición se podrá solicitar,
conceder u ofrecer de acuerdo con los tratados públicos y, en su defecto, con la ley.

Además, la extradición de los colombianos por nacimiento se concederá por delitos cometidos en el
exterior, considerados como tales en la legislación penal colombiana. La extradición no procederá por
delitos políticos.

No procederá la extradición cuando se trate de hechos cometidos con anterioridad a la promulgación

de la presente norma.
Texto original:
Se prohíbe la extradición de colombianos por nacimiento.
No se concederá la extradición de extranjeros por delitos políticos o de opinión.
Los colombianos que hayan cometido delitos en el exterior, considerados como tales en la
legislación nacional, serán procesados y juzgados en Colombia.
Artículo 36. Se reconoce el derecho de asilo en los términos previstos en la ley.

Artículo 37. Toda parte del pueblo puede reunirse y manifestarse pública y pacíficamente. Sólo la ley
podrá establecer de manera expresa los casos en los cuales se podrá limitar el ejercicio de este
derecho.

Artículo 38. Se garantiza el derecho de libre asociación para el desarrollo de las distintas actividades
que las personas realizan en sociedad.

Artículo 39. Los trabajadores y empleadores tienen derecho a constituir sindicatos o asociaciones,
sin intervención del Estado. Su reconocimiento jurídico se producirá con la simple inscripción del acta
de constitución.

La estructura interna y el funcionamiento de los sindicatos y organizaciones sociales y gremiales se

sujetarán al orden legal y a los principios democráticos.

La cancelación o la suspensión de la personería jurídica sólo procede por vía judicial.

Se reconoce a los representantes sindicales el fuero y las demás garantías necesarias para el
cumplimiento de su gestión.

No gozan del derecho de asociación sindical los miembros de la Fuerza Pública.

Artículo 40. Todo ciudadano tiene derecho a participar en la conformación, ejercicio y control del
poder político. Para hacer efectivo este derecho puede:

1. Elegir y ser elegido.

2. Tomar parte en elecciones, plebiscitos, referendos, consultas populares y otras formas de

participación democrática.

3. Constituir partidos, movimientos y agrupaciones políticas sin limitación alguna; formar parte de ellos
libremente y difundir sus ideas y programas.

4. Revocar el mandato de los elegidos en los casos y en la forma que establecen la Constitución y la
ley.

5. Tener iniciativa en las corporaciones públicas.

6. Interponer acciones públicas en defensa de la Constitución y de la ley.

7. Acceder al desempeño de funciones y cargos públicos, salvo los colombianos, por nacimiento o por
adopción, que tengan doble nacionalidad. La ley reglamentará esta excepción y determinará los casos
a los cuales ha de aplicarse.
Las autoridades garantizarán la adecuada y efectiva participación de la mujer en los niveles decisorios
de la Administración Pública.

Artículo 41. En todas las instituciones de educación, oficiales o privadas, serán obligatorios el estudio
de la Constitución y la Instrucción Cívica. Así mismo se fomentarán prácticas democráticas para el
aprendizaje de los principios y valores de la participación ciudadana. El Estado divulgará la
Constitución.

CAPITULO 2.

DE LOS DERECHOS SOCIALES, ECONÓMICOS Y CULTURALES

Artículo 42. La familia es el núcleo fundamental de la sociedad. Se constituye por vínculos naturales
o jurídicos, por la decisión libre de un hombre y una mujer de contraer matrimonio o por la voluntad
responsable de conformarla.

El Estado y la sociedad garantizan la protección integral de la familia. La ley podrá determinar el

patrimonio familiar inalienable e inembargable. La honra, la dignidad y la intimidad de la familia son
inviolables.

Las relaciones familiares se basan en la igualdad de derechos y deberes de la pareja y en el respeto

recíproco entre todos sus integrantes. Cualquier forma de violencia en la familia se considera
destructiva de su armonía y unidad, y será sancionada conforme a la ley.

Los hijos habidos en el matrimonio o fuera de él, adoptados o procreados naturalmente o con
asistencia científica, tienen iguales derechos y deberes. La ley reglamentará la progenitura
responsable.

La pareja tiene derecho a decidir libre y responsablemente el número de sus hijos, y deberá
sostenerlos y educarlos mientras sean menores o impedidos.

Las formas del matrimonio, la edad y capacidad para contraerlo, los deberes y derechos de los
cónyuges, su separación y la disolución del vínculo, se rigen por la ley civil.

Los matrimonios religiosos tendrán efectos civiles en los términos que establezca la ley.

Los efectos civiles de todo matrimonio cesarán por divorcio con arreglo a la ley civil.

También tendrán efectos civiles las sentencias de nulidad de los matrimonios religiosos dictadas por
las autoridades de la respectiva religión, en los términos que establezca la ley.

La ley determinará lo relativo al estado civil de las personas y los consiguientes derechos y deberes.

Artículo 43. La mujer y el hombre tienen iguales derechos y oportunidades. La mujer no podrá ser
sometida a ninguna clase de discriminación. Durante el embarazo y después del parto gozará de
especial asistencia y protección del Estado, y recibirá de éste subsidio alimentario si entonces
estuviere desempleada o desamparada.

El Estado apoyará de manera especial a la mujer cabeza de familia.

Artículo 44. Son derechos fundamentales de los niños: la vida, la integridad física, la salud y la
seguridad social, la alimentación equilibrada, su nombre y nacionalidad, tener una familia y no ser
separados de ella, el cuidado y amor, la educación y la cultura, la recreación y la libre expresión de
su opinión. Serán protegidos contra toda forma de abandono, violencia física o moral, secuestro,
venta, abuso sexual, explotación laboral o económica y trabajos riesgosos. Gozarán también de los
demás derechos consagrados en la Constitución, en las leyes y en los tratados internacionales
ratificados por Colombia.

La familia, la sociedad y el Estado tienen la obligación de asistir y proteger al niño para garantizar su
desarrollo armónico e integral y el ejercicio pleno de sus derechos. Cualquier persona puede exigir de
la autoridad competente su cumplimiento y la sanción de los infractores.

Los derechos de los niños prevalecen sobre los derechos de los demás.

Artículo 45. El adolescente tiene derecho a la protección y a la formación integral.

El Estado y la sociedad garantizan la participación activa de los jóvenes en los organismos públicos y
privados que tengan a cargo la protección, educación y progreso de la juventud.

Artículo 46. El Estado, la sociedad y la familia concurrirán para la protección y la asistencia de las
personas de la tercera edad y promoverán su integración a la vida activa y comunitaria.

El Estado les garantizará los servicios de la seguridad social integral y el subsidio alimentario en caso
de indigencia.

Artículo 47. El Estado adelantará una política de previsión, rehabilitación e integración social para los
disminuidos físicos, sensoriales y psíquicos, a quienes se prestará la atención especializada que
requieran.

Artículo 48. La Seguridad Social es un servicio público de carácter obligatorio que se prestará bajo
la dirección, coordinación y control del Estado, en sujeción a los principios de eficiencia, universalidad
y solidaridad, en los términos que establezca la Ley.

Se garantiza a todos los habitantes el derecho irrenunciable a la Seguridad Social.

El Estado, con la participación de los particulares, ampliará progresivamente la cobertura de la

Seguridad Social que comprenderá la prestación de los servicios en la forma que determine la Ley.

La Seguridad Social podrá ser prestada por entidades públicas o privadas, de conformidad con la ley.

No se podrán destinar ni utilizar los recursos de las instituciones de la Seguridad Social para fines
diferentes a ella.

La ley definirá los medios para que los recursos destinados a pensiones mantengan su poder
adquisitivo constante.

Incisos y parágrafos adicionados por el Acto Legislativo 01 de 2005:

El Estado garantizará los derechos, la sostenibilidad financiera del Sistema Pensional,

respetará los derechos adquiridos con arreglo a la ley y asumirá el pago de la deuda pensional
que de acuerdo con la ley esté a su cargo. Las leyes en materia pensional que se expidan con
posterioridad a la entrada en vigencia de este acto legislativo, deberán asegurar
la sostenibilidad financiera de lo establecido en ellas.
Sin perjuicio de los descuentos, deducciones y embargos a pensiones ordenados de acuerdo
con la ley, por ningún motivo podrá dejarse de pagar, congelarse o reducirse el valor de la
mesada de las pensiones reconocidas conforme a derecho.

Para adquirir el derecho a la pensión será necesario cumplir con la edad, el tiempo de servicio,
las semanas de cotización o el capital necesario, así como las demás condiciones que señala
la ley, sin perjuicio de lo dispuesto para las pensiones de invalidez y sobrevivencia. Los
requisitos y beneficios para adquirir el derecho a una pensión de invalidez o de sobrevivencia
serán los establecidos por las leyes del Sistema General de Pensiones.

En materia pensional se respetarán todos los derechos adquiridos.

Los requisitos y beneficios pensionales para todas las personas, incluidos los de pensión de
vejez por actividades de alto riesgo, serán los establecidos en las leyes del Sistema General
de Pensiones. No podrá dictarse disposición o invocarse acuerdo alguno para apartarse de lo
allí establecido.

Para la liquidación de las pensiones sólo se tendrán en cuenta los factores sobre los cuales
cada persona hubiere efectuado las cotizaciones. Ninguna pensión podrá ser inferior al salario
mínimo legal mensual vigente. Sin embargo, la ley podrá determinar los casos en que se
puedan conceder beneficios económicos periódicos inferiores al salario mínimo, a personas
de escasos recursos que no cumplan con las condiciones requeridas para tener derecho a una
pensión.

A partir de la vigencia del presente Acto Legislativo, no habrá regímenes especiales ni

exceptuados, sin perjuicio del aplicable a la fuerza pública, al Presidente de la República y a lo
establecido en los parágrafos del presente artículo.

Las personas cuyo derecho a la pensión se cause a partir de la vigencia del presente Acto
Legislativo no podrán recibir más de trece (13) mesadas pensionales al año. Se entiende que
la pensión se causa cuando se cumplen todos los requisitos para acceder a ella, aun cuando
no se hubiese efectuado el reconocimiento.

La ley establecerá un procedimiento breve para la revisión de las pensiones reconocidas con
abuso del derecho o sin el cumplimiento de los requisitos establecidos en la ley o en las
convenciones y laudos arbitrales válidamente celebrados.

Parágrafo 1º. A partir del 31 de julio de 2010, no podrán causarse pensiones superiores a
veinticinco (25) salarios mínimos legales mensuales vigentes, con cargo a recursos de
naturaleza pública.

Parágrafo 2º. A partir de la vigencia del presente Acto Legislativo no podrán establecerse en
pactos, convenciones colectivas de trabajo, laudos o acto jurídico alguno, condiciones
pensiónales diferentes a las establecidas en las leyes del Sistema General de Pensiones.

Parágrafo transitorio 1º. El régimen pensional de los docentes nacionales, nacionalizados y

territoriales, vinculados al servicio público educativo oficial es el establecido para el Magisterio
en las disposiciones legales vigentes con anterioridad a la entrada en vigencia de la Ley 812
de 2003, y lo preceptuado en el artículo 81 de esta. Los docentes que se hayan vinculado o se
vinculen a partir de la vigencia de la citada ley, tendrán los derechos de prima media
establecidos en las leyes del Sistema General de Pensiones, en los términos del artículo 81 de
la Ley 812 de 2003.

Parágrafo transitorio 2º. Sin perjuicio de los derechos adquiridos, el régimen aplicable a los
miembros de la Fuerza Pública y al Presidente de la República, y lo establecido en los
parágrafos del presente artículo, la vigencia de los regímenes pensionales especiales, los
exceptuados, así como cualquier otro distinto al establecido de manera permanente en las
leyes del Sistema General de Pensiones expirará el 31 de julio del año 2010.
Parágrafo transitorio 3º. Las reglas de carácter pensional que rigen a la fecha de vigencia de
este Acto Legislativo contenidas en pactos, convenciones colectivas de trabajo, laudos o
acuerdos válidamente celebrados, se mantendrán por el término inicialmente estipulado. En
los pactos, convenciones o laudos que se suscriban entre la vigencia de este Acto Legislativo
y el 31 de julio de 2010, no podrán estipularse condiciones pensionales más favorables que las
que se encuentren actualmente vigentes. En todo caso perderán vigencia el 31 de julio de 2010.

Parágrafo transitorio 4º. El régimen de transición establecido en la Ley 100 de 1993 y demás
normas que desarrollen dicho régimen, no podrá extenderse más allá del 31 de julio de 2010;
excepto para los trabajadores que estando en dicho régimen, además, tengan cotizadas al
menos 750 semanas o su equivalente en tiempo de servicios a la entrada en vigencia del
presente Acto Legislativo, a los cuales se les mantendrá dicho régimen hasta el año 2014.

Los requisitos y beneficios pensionales para las personas cobijadas por este régimen serán
los exigidos por el artículo 36 de la Ley 100 de 1993 y demás normas que desarrollen dicho
régimen.

Parágrafo transitorio 5º. De conformidad con lo dispuesto por el artículo 140 de la Ley 100 de
1993 y el Decreto 2090 de 2003, a partir de la entrada en vigencia de este último decreto, a los
miembros del cuerpo de custodia y vigilancia Penitenciaria y Carcelaria Nacional se les aplicará
el régimen de alto riesgo contemplado en el mismo. A quienes ingresaron con anterioridad a
dicha fecha se aplicará el régimen hasta ese entonces vigente para dichas personas por razón
de los riesgos de su labor, este es el dispuesto para el efecto por la Ley 32 de 1986, para lo
cual deben haberse cubierto las cotizaciones correspondientes.

Parágrafo transitorio 6º. Se exceptúan de lo establecido por el inciso 8° del presente artículo,
aquellas personas que perciban una pensión igual o inferior a tres (3) salarios mínimos legales
mensuales vigentes, si la misma se causa antes del 31 de julio de 2011, quienes recibirán
catorce (14) mesadas pensionales al año.

Artículo 49. La atención de la salud y el saneamiento ambiental son servicios públicos a cargo del
Estado. Se garantiza a todas las personas el acceso a los servicios de promoción, protección y
recuperación de la salud.

Corresponde al Estado organizar, dirigir y reglamentar la prestación de servicios de salud a los

habitantes y de saneamiento ambiental conforme a los principios de eficiencia, universalidad y
solidaridad. También, establecer las políticas para la prestación de servicios de salud por entidades
privadas, y ejercer su vigilancia y control. Así mismo, establecer las competencias de la Nación, las
entidades territoriales y los particulares, y determinar los aportes a su cargo en los términos y
condiciones señalados en la ley.

Los servicios de salud se organizarán en forma descentralizada, por niveles de atención y con
participación de la comunidad.

La ley señalará los términos en los cuales la atención básica para todos los habitantes será gratuita y
obligatoria.

Toda persona tiene el deber de procurar el cuidado integral de su salud y la de su comunidad.

Artículo 50. Todo niño menor de un año que no esté cubierto por algún tipo de protección o de
seguridad social, tendrá derecho a recibir atención gratuita en todas las instituciones de salud que
reciban aportes del Estado. La ley reglamentará la materia.

Artículo 51. Todos los colombianos tienen derecho a vivienda digna. El Estado fijará las condiciones
necesarias para hacer efectivo este derecho y promoverá planes de vivienda de interés social,
sistemas adecuados de financiación a largo plazo y formas asociativas de ejecución de estos
programas de vivienda.

Artículo 52. Modificado. Acto Legislativo Nº 02 de 2000, artículo 1º. El ejercicio del deporte, sus
manifestaciones recreativas, competitivas y autóctonas tienen como función la formación integral de
las personas, preservar y desarrollar una mejor salud en el ser humano.

El deporte y la recreación, forman parte de la educación y constituyen gasto público social.

Se reconoce el derecho de todas las personas a la recreación, a la práctica del deporte y al

aprovechamiento del tiempo libre.

El Estado fomentará estas actividades e inspeccionará, vigilará y controlará las organizaciones

deportivas y recreativas cuya estructura y propiedad deberán ser democráticas.

Texto original:
Se reconoce el derecho de todas las personas a la recreación, a la práctica
del deporte y al aprovechamiento del tiempo libre.
El Estado fomentará estas actividades e inspeccionará las organizaciones
deportivas cuya estructura y propiedad deberán ser democráticas.

Artículo 53. El Congreso expedirá el estatuto del trabajo. La ley correspondiente tendrá en cuenta
por lo menos los siguientes principios mínimos fundamentales:

Igualdad de oportunidades para los trabajadores; remuneración mínima vital y móvil, proporcional a
la cantidad y calidad de trabajo; estabilidad en el empleo; irrenunciabilidad a los beneficios mínimos
establecidos en normas laborales; facultades para transigir y conciliar sobre derechos inciertos y
discutibles; situación más favorable al trabajador en caso de duda en la aplicación e interpretación de
las fuentes formales de derecho; primacía de la realidad sobre formalidades establecidas por los
sujetos de las relaciones laborales; garantía a la seguridad social, la capacitación, el adiestramiento
y el descanso necesario; protección especial a la mujer, a la maternidad y al trabajador menor de
edad.

El estado garantiza el derecho al pago oportuno y al reajuste periódico de las pensiones legales.

Los convenios internacionales del trabajo debidamente ratificados, hacen parte de la legislación
interna.

La ley, los contratos, los acuerdos y convenios de trabajo, no pueden menoscabar la libertad, la
dignidad humana ni los derechos de los trabajadores.

Artículo 54. Es obligación del Estado y de los empleadores ofrecer formación y habilitación
profesional y técnica a quienes lo requieran. El Estado debe propiciar la ubicación laboral de las
personas en edad de trabajar y garantizar a los minusválidos el derecho a un trabajo acorde con sus
condiciones de salud.

Artículo 55. Se garantiza el derecho de negociación colectiva para regular las relaciones laborales,
con las excepciones que señale la ley.

Es deber del Estado promover la concertación y los demás medios para la solución pacífica de los
conflictos colectivos de trabajo.
Artículo 56. Se garantiza el derecho de huelga, salvo en los servicios públicos esenciales definidos
por el legislador.

La ley reglamentará este derecho.

Una comisión permanente integrada por el Gobierno, por representantes de los empleadores y de los
trabajadores, fomentará las buenas relaciones laborales, contribuirá a la solución de los conflictos
colectivos de trabajo y concertará las políticas salariales y laborales. La ley reglamentará su
composición y funcionamiento.

Artículo 57. La ley podrá establecer los estímulos y los medios para que los trabajadores participen
en la gestión de las empresas.

Artículo 58. Modificado Acto Legislativo 01 de 1999, Artículo 1º. Se garantizan la propiedad
privada y los demás derechos adquiridos con arreglo a las leyes civiles, los cuales no pueden ser
desconocidos ni vulnerados por leyes posteriores. Cuando de la aplicación de una ley expedida por
motivos de utilidad pública o interés social, resultare en conflicto los derechos de los particulares con
la necesidad por ella reconocida, el interés privado deberá ceder al interés público o social.

La propiedad es una función social que implica obligaciones. Como tal, le es inherente una función
ecológica.

El Estado protegerá y promoverá las formas asociativas y solidarias de propiedad.

Por motivos de utilidad pública o interés social definidos por el legislador, podrá haber expropiación
mediante sentencia judicial e indemnización previa. Este se fijará consultando los intereses de la
comunidad y del afectado. En los casos que determine el legislador, dicha expropiación podrá
adelantarse por vía administrativa, sujeta a posterior acción contenciosa-administrativa, incluso
respecto del precio.

Texto original
Se garantizan la propiedad privada y los demás derechos adquiridos con arreglo a las
leyes civiles, los cuales no pueden ser desconocidos ni vulnerados por leyes
posteriores. Cuando de la aplicación de una ley expedida por motivo de utilidad pública
o interés social, resultaren en conflicto los derechos de los particulares con la
necesidad por ella reconocida, el interés privado deberá ceder al interés público o
social.
La propiedad es una función social que implica obligaciones. Como tal, le es inherente
una función ecológica.
El estado protegerá y promoverá las formas asociativas y solidarias de propiedad.
Por motivos de utilidad pública o de interés social definidos por el legislador, podrá
haber expropiación mediante sentencia judicial e indemnización previa. Esta se fijará
consultando los intereses de la comunidad y del afectado. En los casos que determine
el legislador, dicha expropiación podrá adelantarse por vía administrativa, sujeta a
posterior acción contenciosa administrativa, incluso respecto del precio.
Con todo, el legislador, por razones de equidad, podrá determinar los casos en que no
haya lugar al pago de indemnización, mediante el voto favorable de la mayoría absoluta
de los miembros de una y otra Cámara. [parte eliminada]
Las razones de equidad, así como los motivos de utilidad pública o de interés social,
invocados por el legislador, no serán controvertibles judicialmente.[parte eliminada]

Artículo 59. En caso de guerra y sólo para atender a sus requerimientos, la necesidad de una
expropiación podrá ser decretada por el Gobierno Nacional sin previa indemnización.
En el expresado caso, la propiedad inmueble sólo podrá ser temporalmente ocupada, para atender a
las necesidades de la guerra, o para destinar a ella sus productos.

El Estado será siempre responsable por las expropiaciones que el Gobierno haga por sí o por medio
de sus agentes.

Artículo 60. El Estado promoverá, de acuerdo con la ley, el acceso a la propiedad.

Cuando el Estado enajene su participación en una empresa, tomará las medidas conducentes a
democratizar la titularidad de sus acciones, y ofrecerá a sus trabajadores, a las organizaciones
solidarias y de trabajadores, condiciones especiales para acceder a dicha propiedad accionaria. La
ley reglamentará la materia.

Artículo 61. El Estado protegerá la propiedad intelectual por el tiempo y mediante las formalidades
que establezca la ley.

Artículo 62. El destino de las donaciones intervivos o testamentarias, hechas conforme a la ley para
fines de interés social, no podrá ser variado ni modificado por el legislador, a menos que el objeto de
la donación desaparezca. En este caso, la ley asignará el patrimonio respectivo a un fin similar.

El Gobierno fiscalizará el manejo y la inversión de tales donaciones.

Artículo 63. Los bienes de uso público, los parques naturales, las tierras comunales de grupos
étnicos, las tierras de resguardo, el patrimonio arqueológico de la Nación y los demás bienes que
determine la ley, son inalienables, imprescriptibles e inembargables.

Artículo 64. Es deber del Estado promover el acceso progresivo a la propiedad de la tierra de los
trabajadores agrarios, en forma individual o asociativa, y a los servicios de educación, salud, vivienda,
seguridad social, recreación, crédito, comunicaciones, comercialización de los productos, asistencia
técnica y empresarial, con el fin de mejorar el ingreso y calidad de vida de los campesinos.

Artículo 65. La producción de alimentos gozará de la especial protección del Estado. Para tal efecto,
se otorgará prioridad al desarrollo integral de las actividades agrícolas, pecuarias, pesqueras,
forestales y agroindustriales, así como también a la construcción de obras de infraestructura física y
adecuación de tierras.

De igual manera, el Estado promoverá la investigación y la transferencia de tecnología para la

producción de alimentos y materias primas de origen agropecuario, con el propósito de incrementar
la productividad.

Artículo 66. Las disposiciones que se dicten en materia crediticia podrán reglamentar las condiciones
especiales del crédito agropecuario, teniendo en cuenta los ciclos de las cosechas y de los precios,
como también los riesgos inherentes a la actividad y las calamidades ambientales.

Artículo 67. La educación es un derecho de la persona y un servicio público que tiene una función
social; con ella se busca el acceso al conocimiento, a la ciencia, a la técnica, y a los demás bienes y
valores de la cultura.

La educación formará al colombiano en el respeto a los derechos humanos, a la paz y a la democracia;

y en la práctica del trabajo y la recreación, para el mejoramiento cultural, científico, tecnológico y para
la protección del ambiente.

El Estado, la sociedad y la familia son responsables de la educación, que será obligatoria entre los
cinco y los quince años de edad y que comprenderá como mínimo, un año de preescolar y nueve de
educación básica.
La educación será gratuita en las instituciones del Estado, sin perjuicio del cobro de derechos
académicos a quienes puedan sufragarlos.

Corresponde al Estado regular y ejercer la suprema inspección y vigilancia de la educación con el fin
de velar por su calidad, por el cumplimiento de sus fines y por la mejor formación moral, intelectual y
física de los educandos; garantizar el adecuado cubrimiento del servicio y asegurar a los menores las
condiciones necesarias para su acceso y permanencia en el sistema educativo.

La Nación y las entidades territoriales participarán en la dirección, financiación y administración de los

servicios educativos estatales, en los términos que señalen la Constitución y la ley.

Artículo 68. Los particulares podrán fundar establecimientos educativos. La ley establecerá las
condiciones para su creación y gestión.

La comunidad educativa participará en la dirección de las instituciones de educación.

La enseñanza estará a cargo de personas de reconocida idoneidad ética y pedagógica. La Ley

garantiza la profesionalización y dignificación de la actividad docente.

Los padres de familia tendrán derecho de escoger el tipo de educación para sus hijos menores. En
los establecimientos del Estado ninguna persona podrá ser obligada a recibir educación religiosa.

Las integrantes de los grupos étnicos tendrán derecho a una formación que respete y desarrolle su
identidad cultural.

La erradicación del analfabetismo y la educación de personas con limitaciones físicas o mentales, o

con capacidades excepcionales, son obligaciones especiales del Estado.

Artículo 69. Se garantiza la autonomía universitaria. Las universidades podrán darse sus directivas y
regirse por sus propios estatutos, de acuerdo con la ley.

La ley establecerá un régimen especial para las universidades del Estado.

El Estado fortalecerá la investigación científica en las universidades oficiales y privadas y ofrecerá las
condiciones especiales para su desarrollo.

El Estado facilitará mecanismos financieros que hagan posible el acceso de todas las personas aptas
a la educación superior.

Artículo 70. El Estado tiene el deber de promover y fomentar el acceso a la cultura de todos los
colombianos en igualdad de oportunidades, por medio de la educación permanente y la enseñanza
científica, técnica, artística y profesional en todas las etapas del proceso de creación de la identidad
nacional.
La cultura en sus diversas manifestaciones es fundamento de la nacionalidad. El Estado reconoce la
igualdad y dignidad de todas las que conviven en el país. El Estado promoverá la investigación, la
ciencia, el desarrollo y la difusión de los valores culturales de la Nación.

Artículo 71. La búsqueda del conocimiento y la expresión artística son libres. Los planes de desarrollo
económico y social incluirán el fomento a las ciencias y, en general, a la cultura. El Estado creará
incentivos para personas e instituciones que desarrollen y fomenten la ciencia y la tecnología y las
demás manifestaciones culturales y ofrecerá estímulos especiales a personas e instituciones que
ejerzan estas actividades.
Artículo 72. El patrimonio cultural de la Nación está bajo la protección del Estado. El patrimonio
arqueológico y otros bienes culturales que conforman la identidad nacional, pertenecen a la Nación y
son inalienables, inembargables e imprescriptibles. La ley establecerá los mecanismos para
readquirirlos cuando se encuentren en manos de particulares y reglamentará los derechos especiales
que pudieran tener los grupos étnicos asentados en territorios de riqueza arqueológica.

Artículo 73. La actividad periodística gozará de protección para garantizar su libertad e

independencia profesional.

Artículo 74. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos
que establezca la ley.

El secreto profesional es inviolable.

Artículo 75. El espectro electromagnético es un bien público inenajenable e imprescriptible sujeto a

la gestión y control del Estado. Se garantiza la igualdad de oportunidades en el acceso a su uso en
los términos que fije la ley.

Para garantizar el pluralismo informativo y la competencia, el Estado intervendrá por mandato de la

ley para evitar las prácticas monopolísticas en el uso del espectro electromagnético.

Artículo 76. La intervención estatal en el espectro electromagnético utilizado para los servicios de
televisión, estará a cargo de un organismo de derecho público con personería jurídica, autonomía
administrativa, patrimonial y técnica, sujeto a un régimen legal propio.

Dicho organismo desarrollará y ejecutará los planes y programas del Estado en el servicio a que hace
referencia el inciso anterior.

Artículo 77. La dirección de la política que en materia de televisión determine la Ley sin menoscabo
de las libertades consagradas en esta Constitución, estará a cargo del organismo mencionado.

La televisión será regulada por una entidad autónoma del orden nacional, sujeta a un régimen propio.
La dirección y ejecución de las funciones de la entidad estarán a cargo de una Junta Directiva
integrada por cinco (5) miembros, la cual nombrará al Director. Los miembros de la Junta tendrán
período fijo. El Gobierno Nacional designará dos de ellos. Otro será escogido entre los representantes
legales de los canales regionales de televisión. La Ley dispondrá lo relativo al nombramiento de los
demás miembros y regulará la organización y funcionamiento de la Entidad.

Parágrafo. Se garantizarán y respetarán la estabilidad y los derechos de los trabajadores

de Inravisión.

CAPITULO 3.

DE LOS DERECHOS COLECTIVOS Y DEL AMBIENTE

Artículo 78. La ley regulará el control de calidad de bienes y servicios ofrecidos y prestados a la
comunidad, así como la información que debe suministrarse al público en su comercialización.

Serán responsables, de acuerdo con la ley, quienes en la producción y en la comercialización de

bienes y servicios, atenten contra la salud, la seguridad y el adecuado aprovisionamiento a
consumidores y usuarios.
 El Estado garantizará la participación de las organizaciones de consumidores y usuarios en el estudio
de las disposiciones que les conciernen. Para gozar de este derecho las organizaciones deben ser
representativas y observar procedimientos democráticos internos.

Artículo 79. Todas las personas tienen derecho a gozar de un ambiente sano. La ley garantizará la
participación de la comunidad en las decisiones que puedan afectarlo.

Es deber del Estado proteger la diversidad e integridad del ambiente, conservar las áreas de especial
importancia ecológica y fomentar la educación para el logro de estos fines.

Artículo 80. El Estado planificará el manejo y aprovechamiento de los recursos naturales, para
garantizar su desarrollo sostenible, su conservación, restauración o sustitución.

Además, deberá prevenir y controlar los factores de deterioro ambiental, imponer las sanciones
legales y exigir la reparación de los daños causados.

Así mismo, cooperará con otras naciones en la protección de los ecosistemas situados en las zonas
fronterizas.

Artículo 81. Queda prohibida la fabricación, importación, posesión y uso de armas químicas,
biológicas y nucleares, así como la introducción al territorio nacional de residuos nucleares y desechos
tóxicos.

El Estado regulará el ingreso al país y la salida de él de los recursos genéticos, y su utilización, de

acuerdo con el interés nacional.

Artículo 82. Es deber del Estado velar por la protección de la integridad del espacio público y por su
destinación al uso común, el cual prevalece sobre el interés particular.

Las entidades públicas participarán en la plusvalía que genere su acción urbanística y regularán la
utilización del suelo y del espacio aéreo urbano en defensa del interés común.

ARCHIVO

LEY 594 DE 2000

Diario Oficial No. 44.093, de 20 de julio de 2000

Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.

EL CONGRESO DE COLOMBIA

DECRETA:

TITULO I.

OBJETO, AMBITO DE APLICACION, DEFINICIONES FUNDAMENTALES Y PRINCIPIOS GENERALES

ARTICULO 1o. OBJETO. La presente ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan
la función archivística del Estado.

ARTICULO 2o. AMBITO DE APLICACIÓN. La presente ley comprende a la administración pública en sus
diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por
la presente ley.

ARTICULO 3o. DEFINICIONES. Para los efectos de esta ley se definen los siguientes conceptos, así:
Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso
natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel
orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o
como fuentes de la historia.

También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la
investigación y la cultura.

Archivo público. Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la
prestación de un servicio público por entidades privadas.

Archivo privado de interés público. Aquel que, por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura
es de interés público y declarado como tal por el legislador.

Archivo total. Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

Documento de archivo. Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón
de sus actividades o funciones.

Función archivística. Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la
elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.

Gestión documental. Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y

organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final,
con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Patrimonio documental. Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.

Soporte documental. Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados. Además
de los archivos en papel existente los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.

Tabla de retención documental. Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se
asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Documento original. Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten
garantizar su autenticidad e integridad.

ARTICULO 4o. PRINCIPIOS GENERALES. Los principios generales que rigen la función archivística son los
siguientes:

a) Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada,
en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al
ciudadano y como fuente de la historia;

Por lo mismo, los archivos harán suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad
y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución y los de facilitar la
participación de la comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los afecten, en los términos previstos
por la ley;

b) Importancia de los archivos. Los archivos son importantes para la administración y la cultura, porque los
documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada
su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional;

c) Institucionalidad e instrumentalidad. Los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los

archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural
del Estado y la administración de justicia; son testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas,
los derechos y las instituciones. Como centros de información institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y
secuencia de las entidades y agencias del Estado en el servicio al ciudadano;

d) Responsabilidad. Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de
los documentos.

Los particulares son responsables ante las autoridades por el uso de los mismos.
e) Dirección y coordinación de la función archivística. El Archivo General de la Nación es la entidad del Estado
encargada de orientar y coordinar la función archivística para coadyuvar a la eficiencia de la gestión del Estado y
salvaguardar el patrimonio documental como parte integral de la riqueza cultural de la Nación, cuya protección es
obligación del Estado, según lo dispone el título I de los principios fundamentales de la Constitución Política;

f) Administración y acceso. Es una obligación del Estado la administración de los archivos públicos y un derecho
de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo las excepciones que establezca la ley;

g) Racionalidad. Los archivos actúan como elementos fundamentales de la racionalidad de la administración

pública y como agentes dinamizadores de la acción estatal. Así mismo, constituyen el referente natural de los
procesos informativos de aquélla;

h) Modernización. El Estado propugnará por el fortalecimiento de la infraestructura y la organización de sus

sistemas de información, estableciendo programas eficientes y actualizados de administración de documentos y
archivos;

i) Función de los archivos. Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una función probatoria, garantizadora
y perpetuadora;

j) Manejo y aprovechamiento de los archivos. El manejo y aprovechamiento de los recursos informativos de archivo
responden a la naturaleza de la administración pública y a los fines del Estado y de la sociedad, siendo contraria
cualquier otra práctica sustitutiva;

k) Interpretación. Las disposiciones de la presente ley y sus derechos reglamentarios se interpretarán de

conformidad con la Constitución Política y los tratados o convenios internacionales que sobre la materia celebre el
Estado colombiano.

TITULO II.

SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS ORGANOS ASESORES, COORDINADORES Y EJECUTORES

ARTICULO 5o. EL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS.

a) Es un conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí, que posibilitan la homogenización y

normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información, la
salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos;

b) Integran el Sistema Nacional de Archivos: el Archivo General de la Nación, los archivos de las entidades del
Estado en sus diferentes niveles de la organización administrativa, territorial y por servicios.

Los archivos privados podrán hacer parte del Sistema Nacional de Archivo. Las entidades del Sistema actuarán
de conformidad con las políticas y planes generales que para el efecto adopte el Ministerio de la Cultura;

c) El Sistema Nacional de Archivos se desarrollará bajo los principios de unidad normativa, descentralización
administrativa y operativa, coordinación, concurrencia y subsidiariedad;

d) El Sistema Nacional de Archivos buscará esencialmente la modernización y homogenización metodológica de

la función archivística y propiciará la cooperación e integración de los archivos. Así mismo, promoverá la
sensibilidad de la administración pública y de los ciudadanos en general acerca de la importancia de los archivos
activos, como centros de información esenciales para la misma, y de los históricos, como partes fundamentales de
la memoria colectiva;

e) Los proyectos y programas archivísticos de las instituciones que conformen el Sistema Nacional de Archivos se
acordarán, ejecutarán y regularán siguiendo los principios de participación, cooperación, descentralización y
autonomía;

f) El Archivo General de la Nación orientará y coordinará el Sistema Nacional de Archivos.

ARTICULO 6o. DE LOS PLANES Y PROGRAMAS. Las entidades integrantes del Sistema Nacional de Archivos,
de acuerdo con sus funciones, llevarán a cabo los procesos de planeación y programación y desarrollarán acciones
de asistencia técnica, ejecución, control, seguimiento y coordinación, así:
a) La planeación y programación la formularán las instituciones archivísticas de acuerdo con el Plan Nacional de
Desarrollo y los planes sectoriales del respectivo ministerio y de las entidades territoriales;

b) La asistencia técnica estará a cargo del Archivo General de la Nación, los consejos territoriales de archivos, los
comités técnicos, las entidades de formación de recurso humano, las asociaciones y las entidades públicas y
privadas que presten este servicio;

c) La ejecución, seguimiento y control de los planes y programas de desarrollo serán responsabilidad de los
archivos del orden nacional, territorial y de las entidades descentralizadas directas e indirectas del Estado;

d) La coordinación corresponde al Archivo General de la Nación, de conformidad con lo dispuesto en la presente

ley y sus normas reglamentarias.

TITULO III.

CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS PUBLICOS

ARTICULO 7o. ARCHIVOS DESDE EL PUNTO DE VISTA DE SU JURISDICCIÓN Y COMPETENCIA. Los

archivos, desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia, se clasifican en:

a) Archivo General de la Nación;

b) Archivo General del Departamento;

c) Archivo General del Municipio;

d) Archivo General del Distrito.

PARAGRAFO. El Archivo General de la nación tendrá las funciones señaladas en la Ley 80 de 1989, en el Decreto
1777 de 1990 y las incorporadas en la presente ley.

ARTICULO 8o. ARCHIVOS TERRITORIALES. Los archivos, desde el punto de vista territorial, se clasifican en:

a) Archivos de entidades del orden nacional;

b) Archivos de entidades del orden departamental;

c) Archivos de entidades del orden distrital;

d) Archivos de entidades del orden metropolitano;

e) Archivos de entidades del orden municipal;

f) Archivos de entidades del orden local;

g) Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por ley;

h) Archivos de los territorios indígenas, que se crearán cuando la ley los desarrolle.

ARTICULO 9o. LOS ARCHIVOS SEGÚN LA ORGANIZACIÓN DEL ESTADO.

a) Archivos de la Rama Ejecutiva;

b) Archivos de la Rama Legislativa;

c) Archivos de la Rama Judicial;

d) Archivos de los Organos de Control;

e) Archivos de los Organismos Autónomos.

ARTICULO 10. OBLIGATORIEDAD DE LA CREACIÓN DE ARCHIVOS. La creación de los archivos
contemplados en los artículos 8o. y 9o. de la presente ley, así como los archivos de los organismos de control y
de los organismos autónomos será de carácter obligatorio.

TITULO IV.

ADMINISTRACION DE ARCHIVOS

ARTICULO 11. OBLIGATORIEDAD DE LA CONFORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS. El Estado está

obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística.

ARTICULO 12. RESPONSABILIDAD. La administración pública será responsable de la gestión de documentos y

de la administración de sus archivos.

ARTICULO 13. INSTALACIONES PARA LOS ARCHIVOS. La administración pública deberá garantizar los
espacios y las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos. En los casos de
construcción de edificios públicos, adecuación de espacios, adquisición o arriendo, deberán tenerse en cuenta las
especificaciones técnicas existentes sobre áreas de archivos.

ARTICULO 14. PROPIEDAD, MANEJO Y APROVECHAMIENTO DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS. La

documentación de la administración pública es producto y propiedad del Estado, y éste ejercerá el pleno control
de sus recursos informativos. Los archivos públicos, por ser un bien de uso público, no son susceptibles de
enajenación.

PARAGRAFO 1o. La administración pública podrá contratar con personas naturales o jurídicas los servicios de
custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo.

PARAGRAFO 2o. Se podrá contratar la administración de archivos históricos con instituciones de reconocida
solvencia académica e idoneidad.

PARAGRAFO 3o. El Archivo General de la Nación establecerá los requisitos y condiciones que deberán cumplir
las personas naturales o jurídicas que presten servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y
conservación de documentos de archivo o administración de archivos históricos.

ARTICULO 15. RESPONSABILIDAD ESPECIAL Y OBLIGACIONES DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS.Los

servidores públicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarán los documentos y archivos a su cargo
debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la
Nación, sin que ello implique exoneración de la responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades.

ARTICULO 16. OBLIGACIONES DE LOS FUNCIONARIOS A CUYO CARGO ESTÉN LOS ARCHIVOS DE LAS
ENTIDADES PÚBLICAS. Los secretarios generales o los funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía,
pertenecientes a las entidades públicas, a cuya carga estén los archivos públicos, tendrán la obligación de velar
por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y serán
responsables de su organización y conservación, así como de la prestación de los servicios archivísticos.

ARTICULO 17. RESPONSABILIDAD GENERAL DE LOS FUNCIONARIOS DE ARCHIVO. Los funcionarios de

archivo trabajarán sujetos a los más rigurosos principios de la ética profesional, a lo dispuesto en la Constitución
Política de Colombia, especialmente en lo previsto en su artículo 15, a las leyes y disposiciones que regulen su
labor. Actuarán siempre guiados por los valores de una sociedad democrática que les confíe la misión de organizar,
conservar y poner al servicio de la comunidad la documentación de la administración del Estado y aquélla que
forme parte del patrimonio documental de la Nación.

ARTICULO 18. CAPACITACIÓN PARA LOS FUNCIONARIOS DE ARCHIVO. Las entidades tienen la obligación
de capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo, en programas y áreas relacionadas con su labor.

PARAGRAFO. El Archivo General de la Nación propiciará y apoyará programas de formación profesional y de

especialización en archivística, así como programas de capacitación formal y no formal, desarrollados por
instituciones educativas.

ARTICULO 19. SOPORTE DOCUMENTAL. Las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada
en la administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático,
óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos:
a) Organización archivística de los documentos;

b) Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en cuenta aspectos como la conservación
física, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información
contenida en estos soportes, así como el funcionamiento razonable del sistema.

PARAGRAFO 1o. Los documentos reproducidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia del
documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por las leyes procesales y se garantice la
autenticidad, integridad e inalterabilidad de la información.

PARAGRAFO 2o. Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos, aun cuando
hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio.

ARTICULO 20. SUPRESIÓN, FUSIÓN O PRIVATIZACIÓN DE ENTIDADES PÚBLICAS. Las entidades públicas
que se suprimen o fusionen deberán entregar sus archivos a las entidades que asuman sus funciones o al
ministerio o entidad a la cual hayan estado adscritas o vinculadas.

PARAGRAFO. Las entidades públicas que se privaticen deberán transferir su documentación histórica al ministerio
o entidad territorial a la cual hayan estado adscritas o vinculadas.

TITULO V.

GESTION DE DOCUMENTOS

ARTICULO 21. PROGRAMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL. Las entidades públicas deberán elaborar
programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya
aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.

PARAGRAFO. Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia de un documento
original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos
por las leyes procesales.

ARTICULO 22. PROCESOS ARCHIVÍSTICOS. La gestión de documentación dentro del concepto de archivo total,
comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la
recuperación y la disposición final de los documentos.

ARTICULO 23. FORMACIÓN DE ARCHIVOS. Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos
se clasifican en:

a) Archivo de gestión. Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta
administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar
respuesta o solución a los asuntos iniciados;

b) Archivo central. En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad
respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las
propias oficinas y particulares en general.

c) Archivo histórico. Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de
conservación permanente

ARTICULO 24. OBLIGATORIEDAD DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN. Será obligatorio para las entidades del
Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental.

ARTICULO 25. DE LOS DOCUMENTOS CONTABLES, NOTARIALES Y OTROS. El Ministerio de la Cultura, a

través del Archivo General de la Nación y el del sector correspondiente, de conformidad con las normas aplicables,
reglamentarán lo relacionado con los tiempos de retención documental, organización y conservación de las
historias clínicas, historias laborales, documentos contables y documentos notariales. Así mismo, se reglamentará
lo atinente a los documentos producidos por las entidades privadas que presten servicios públicos.

ARTICULO 26. INVENTARIO DOCUMENTAL. Es obligación de las entidades de la Administración Pública

elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure
el control de los documentos en sus diferentes fases.
 TITULO VI.

ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS

ARTICULO 27. ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS. Todas las personas tienen derecho a consultar
los documentos de archivos públicos y a que se les expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos
no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o a la ley.

Las autoridades responsables de los archivos públicos y privados garantizarán el derecho a la intimidad personal
y familiar, honra y buen nombre de las personas y demás derechos consagrados en la Constitución y las leyes.

ARTICULO 28. MODIFICACIÓN DE LA LEY 57 DE 1985. Modificase el inciso 2o. del artículo 13 de la Ley 57 de
1985, el cual quedará así: "La reserva legal sobre cualquier documento cesará a los treinta años de su expedición.
Cumplidos éstos, el documento por este solo hecho no adquiere el carácter histórico y podrá ser consultado por
cualquier ciudadano, y la autoridad que esté en su posesión adquiere la obligación de expedir a quien lo demande
copias o fotocopias del mismo".

ARTICULO 29. RESTRICCIONES POR RAZONES DE CONSERVACIÓN. Cuando los documentos históricos
presenten deterioro físico manifiesto tal que su estado de conservación impida su acceso directo, las instituciones
suministrarán la información contenida en estos mediante un sistema de reproducción que no afecte la
conservación del documento, certificando su autenticidad cuando fuere del caso.

TITULO VII.

SALIDA DE DOCUMENTOS

ARTICULO 30. DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS. Sólo por motivos legales las entidades del Estado podrán
autorizar la salida temporal de los documentos de archivo.

ARTICULO 31. DOCUMENTOS HISTÓRICOS. En los archivos públicos de carácter histórico se podrá autorizar
de manera excepcional la salida temporal de los documentos que conservan y en tal evento el jefe del archivo
deberá tomar todas las medidas que garanticen la integridad, la seguridad, la conservación o el reintegro de los
mismos. Procederá dicha autorización en los siguientes términos:

a) Motivos legales;

b) Procesos técnicos;

c) Exposiciones culturales.

PARAGRAFO. Sólo el Archivo General de la Nación autorizará, por motivos legales, procesos técnicos especiales
o para exposiciones culturales, la salida temporal de documentos de un archivo fuera del territorio nacional.

TITULO VIII.

CONTROL Y VIGILANCIA

ARTICULO 32. VISITAS DE INSPECCIÓN. El Archivo General de la Nación podrá, de oficio o a solicitud de parte,
adelantar en cualquier momento visitas de inspección a los archivos de las entidades del Estado con el fin de
verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la presente ley y sus normas reglamentarias. Advertida alguna situación
irregular, requerirá a la respectiva entidad para que adelante los correctivos a que haya lugar o dará traslado,
según el caso, a los órganos competentes con el fin de establecer las responsabilidades administrativas y ordenar
las medidas pertinentes.

ARTICULO 33. ORGANO COMPETENTE. El Estado, a través del Archivo General de la Nación, ejercerá control
y vigilancia sobre los documentos declarados de interés cultural cuyos propietarios, tenedores o poseedores sean
personas naturales o jurídicas de carácter privado.

ARTICULO 34. NORMALIZACIÓN. En desarrollo de lo dispuesto en el artículo 8o. de la Constitución Política, el

Archivo General de la Nación fijará los criterios y normas técnicas y jurídicas para hacer efectiva la creación,
organización, transferencia, conservación y servicios de los archivos públicos, teniendo en cuenta lo establecido
en esta ley y sus disposiciones.
ARTICULO 35. PREVENCIÓN Y SANCIÓN. El Gobierno Nacional, a través del Archivo General de la Nación, y
las entidades territoriales, a través de sus respectivos Consejos de Archivos, tendrán a prevención facultades
dirigidas a prevenir y sancionar el incumplimiento de lo señalado en la presente ley y sus normas reglamentarias,
así:

a) Emitir las órdenes necesarias para que se suspendan de inmediato las prácticas que amenacen o vulneren la
integridad de los archivos públicos y se adopten las correspondientes medidas preventivas y correctivas.

Cuando no se encuentre prevista norma especial, el incumplimiento de las órdenes impartidas conforme al
presente literal será sancionado por la autoridad que las profiera, con multas semanales sucesivas a favor del
tesoro nacional, departamental, distrital o municipal, según el caso, de hasta veinte (20) salarios mínimos legales
mensuales, impuestas por el tiempo que persista el incumplimiento;

b) Las faltas contra el patrimonio documental serán tenidas como faltas gravísimas cuando fueren realizadas por
servidores públicos, de conformidad con el artículo 25 de la Ley 200 de 1995;

c) Si la falta constituye hecho punible por la destrucción o daño del patrimonio documental o por su explotación
ilegal, de conformidad con lo establecido en los artículos 218 a 226, 349, 370, 371 y 372 del Código Penal, es
obligación instaurar la respectiva denuncia y, si hubiere flagrancia, poner inmediatamente el retenido a órdenes de
la autoridad de policía más cercana, sin perjuicio de las sanciones patrimoniales previstas;

d) Cuando se exporten o se sustraigan ilegalmente documentos y archivos históricos públicos, éstos serán
decomisados y puestos a órdenes del Ministerio de la Cultura. El Estado realizará todos los esfuerzos tendientes
a repatriar los documentos y archivos que hayan sido extraídos ilegalmente del territorio colombiano.

TITULO IX.

ARCHIVOS PRIVADOS

ARTICULO 36. ARCHIVO PRIVADO. Conjunto de documentos pertenecientes a personas naturales o jurídicas
de derecho privado y aquellos que se deriven de la prestación de sus servicios.

ARTICULO 37. ASISTENCIA A LOS ARCHIVOS PRIVADOS. El Estado estimulará la organización, conservación
y consulta de los archivos históricos privados de interés económico, social, técnico, científico y cultural. En
consecuencia, el Archivo General de la Nación brindará especial protección y asistencia a los archivos de las
instituciones y centros de investigación y enseñanza científica y técnica, empresariales y del mundo del trabajo, de
las iglesias, las asociaciones y los partidos políticos, así como a los archivos familiares y de personalidades
destacadas en el campo del arte, la ciencia, la literatura y la política.

ARTICULO 38. REGISTRO DE ARCHIVOS. Las personas naturales o jurídicas propietarias, poseedoras o
tenedoras de documentos o archivos de cierta significación histórica, deberán inscribirlos en el registro que para
tal efecto abrirá el Archivo General de la Nación. Los propietarios, poseedores o tenedores de los archivos privados
declarados de interés cultural, continuarán con la propiedad, posesión o tenencia de los mismos y deberán facilitar
las copias que el Archivo General de la Nación solicite.

ARTICULO 39. DECLARACIÓN DE INTERÉS CULTURAL DE DOCUMENTOS PRIVADOS. La Junta Directiva

del Archivo General de la Nación, sin perjuicio del derecho de propiedad y siguiendo el procedimiento que se
establezca para el efecto, podrá declarar de interés cultural los documentos privados de carácter histórico. Este
formará parte del patrimonio documental colombiano y en consecuencia serán de libre acceso.

ARTICULO 40. RÉGIMEN DE ESTÍMULOS. El Gobierno Nacional establecerá y reglamentará un régimen de

estímulos no tributarios para los archivos privados declarados de interés cultural, tales como: premios anuales,
asistencia técnica, divulgación y pasantías.

ARTICULO 41. PROHIBICIONES. Se prohíbe a los organismos privados y a las personas naturales o jurídicas
propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos declarados de interés cultural:

a) Trasladarlos fuera del territorio nacional, sin la previa autorización del Archivo General de la Nación. Esta falta
dará lugar a la imposición de una multa de cien salarios mínimos legales mensuales vigentes.

Los documentos y archivos históricos privados declarados de interés cultural, objeto de la exportación o sustracción
ilegal, serán decomisados y puestos a orden del Ministerio de la Cultura. El Estado realizará todos los esfuerzos
tendientes a repatriar los documentos y archivos que hayan sido extraídos ilegalmente del territorio colombiano;
b) Transferir -a título oneroso o gratuito- la propiedad, posesión o tenencia de documentos históricos, sin previa
información al Archivo General de la Nación. Esta falta dará lugar a la imposición de una multa de cincuenta salarios
mínimos legales mensuales vigentes.

PARAGRAFO. El desconocimiento de estas prohibiciones dará lugar a la investigación correspondiente y a la

imposición de las sanciones establecidas en la ley.

ARTICULO 42. OBLIGATORIEDAD DE LA CLÁUSULA CONTRACTUAL. Cuando las entidades públicas

celebren contratos con personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras, para desarrollar proyectos de
investigación cultural, científica, técnica o industrial, incluirán en los contratos una cláusula donde se establezca la
obligación de aquéllas de entregar copias de los archivos producidos en desarrollo de dichos proyectos, siempre
y cuando no contraríen las normas sobre propiedad intelectual y no se vulneren los derechos otorgados a dichas
personas por el artículo 15 de la Constitución Política.

PARAGRAFO. Las personas jurídicas internacionales con sedes o filiales en Colombia, en relación con sus
documentos de archivo, se regularán por las convenciones internacionales y los contratos suscritos. En todo caso,
el Archivo General de la Nación podrá recibir los documentos y archivos que deseen transferir.

ARTICULO 43. PROTOCOLOS NOTARIALES. Los protocolos notariales pertenecen a la Nación. Los que tengan
más de treinta años deberán ser transferidos por la correspondiente notaría al Archivo General Notarial del
respectivo círculo. Para tal efecto el Gobierno Nacional, con asesoría del Archivo General de la Nación, tomará las
medidas pertinentes.

TITULO X.

DONACION, ADQUISICION Y EXPROPIACION

ARTICULO 44. DONACIONES. El Archivo General de la Nación y los archivos históricos públicos podrán recibir
donaciones, depósitos y legados de documentos históricos.

ARTICULO 45. ADQUISICIÓN Y/O EXPROPIACIÓN. Los archivos privados de carácter histórico declarados de
interés público, podrán ser adquiridos por la Nación cuando el propietario los ofreciere en venta.

Declárase de interés público o de interés social, para efectos de la expropiación por vía administrativa a la que se
refiere la Constitución Política, la adquisición de archivos privados de carácter histórico-cultural que se encuentren
en peligro de destrucción, desaparición, deterioro o pérdida.

TITULO XI.

CONSERVACION DE DOCUMENTOS

ARTICULO 46. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS. Los archivos de la Administración Pública deberán

implementar un sistema integrado de conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos.

ARTICULO 47. CALIDAD DE LOS SOPORTES. Los documentos de archivo, sean originales o copias, deberán
elaborarse en soportes de comprobada durabilidad y calidad, de acuerdo con las normas nacionales o
internacionales que para el efecto sean acogidas por el Archivo General de la Nación.

PARAGRAFO. Los documentos de archivo de conservación permanente podrán ser copiados en nuevos soportes.
En tal caso, deberá preverse un programa de transferencia de información para garantizar la preservación y
conservación de la misma.

ARTICULO 48. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS EN NUEVOS SOPORTES. El Archivo General de la Nación

dará pautas y normas técnicas generales sobre conservación de archivos, incluyendo lo relativo a los documentos
en nuevos soportes.

ARTICULO 49. REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS. El parágrafo del artículo 2o. de la Ley 80 de 1989 quedará
así: "En ningún caso los documentos de carácter histórico podrán ser destruidos, aunque hayan sido reproducidos
por cualquier medio".

TITULO XII.
 ESTIMULOS A LA SALVAGUARDA, DIFUSION O INCREMENTO DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA
NACION

ARTICULO 50. ESTÍMULOS. El Gobierno Nacional establecerá premios y estímulos no tributarios para las
personas o instituciones que con sus acciones y trabajos técnicos, culturales o científicos contribuyan a la
salvaguarda, difusión o incremento del patrimonio documental del país, así como a los autores de estudios
históricos significativos para la historiografía nacional elaborados con base en fuentes primarias. Tales premios y
estímulos podrán consistir en: becas, concursos, publicaciones, pasantías, capacitación y distinciones honoríficas.

TITULO XIII.

DISPOSICIONES FINALES

ARTICULO 51. APOYO DE LOS ORGANISMOS DE CONTROL. La Procuraduría General de la Nación y la

Contraloría General de la República prestarán todo el apoyo en lo de su competencia al Archivo General de la
Nación, para el cumplimiento de lo preceptuado en esta ley.

ARTICULO 52. VIGENCIAS Y DEROGATORIAS. Esta ley rige a partir de la fecha de su publicación y deroga en
lo pertinente todas las disposiciones que le sean contrarias

ACUERDOS ARCHIVO DEL ESTADO

ACUERDO No. 002

“Por el cual se establecen los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados”

EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN,

En uso de las facultades que le confieren la Ley 80 de 1989, la Ley 489 de 1998 y la Ley General de Archivos
594 de 2000 y,

CONSIDERANDO

Que la Constitución Política de Colombia en su artículo 8 dispone que “Es obligación del Estado y de las personas
proteger las riquezas culturales y naturales de la Nación.

Que el artículo segundo de la Ley 80 de 1989 señala las funciones del Archivo General de la Nación y en su literal
b) estipula “fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios para garantizar la conservación y el uso
adecuado del patrimonio documental de la Nación de conformidad con los planes y programas que sobre la materia
adopte la Junta Directiva “ahora Consejo Directivo en virtud del Decreto 1126 de 1999.

Que el objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la
información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente
de la historia.

Que el Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta
los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística.

Que los archivos son importantes para la administración y la cultura, porque los documentos que los conforman
son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia estos documentos
son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional.

Que se hace necesario establecer los lineamientos básicos para la organización de los fondos acumulados de las
entidades del país.

ACUERDA
ARTICULO PRIMERO. - Establecer los lineamientos básicos que deben seguir las entidades del Estado en sus
diferentes niveles y las empresas privadas que cumplen funciones públicas, para la organización de sus fondos
acumulados y la elaboración y aplicación de las Tablas de Valoración Documental.

ARTICULO SEGUNDO. - DEFINICIONES. Para los efectos del presente Acuerdo, se definen los siguientes
conceptos así:

CUADRO DE CLASIFICACIÓN. Esquema que refleja la jerarquización y clasificación dada a la documentación

producida por una institución. En él se registran jerárquicamente las Secciones, Subsecciones, las Series y
Subseries Documentales.

FONDO ACUMULADO. Se entiende por fondo acumulado el conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio
de organización archivística, ni las mínimas condiciones de conservación y sin la posibilidad de ser fuente de
información y consulta.

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL. Listado de series y sus correspondientes tipos documentales,

producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a las cuales se les asigna
el tiempo de permanencia en cada fase de archivo.

TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL. Es el listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna
el tiempo de permanencia, así como su disposición final.

ARTÍCULO TERCERO. - ORGANIZACIÓN DE LOS FONDOS ACUMULADOS

PRIMERA ETAPA. COMPILACIÓN DE INFORMACIÓN INSTITUCIONAL

1. Búsqueda preliminar de documentos del ente o entes productores, con el objeto de identificar y conocer las
unidades administrativas que produjeron la documentación.
2. Búsqueda y recuperación de Manuales de Funciones y Procedimientos, Estatutos y organigramas (en el evento
de no encontrar los organigramas es preciso reconstruir la evolución de la estructura orgánica de la institución,
a partir de los materiales obtenidos en la búsqueda preliminar y de la misma documentación, objeto de
organización).
3. Adicionalmente, se deben buscar otras fuentes como, testimonios, bases de datos, informes estadísticos y
entrevistas a funcionarios de entidades con las que se haya relacionado.
4. Datos del Archivo: nombre del archivo, ubicación física, fecha de creación, ubicación en la estructura
Administrativa.
5. Planta física: Verificar en las áreas de depósito y de trabajo, las condiciones ambientales, locativas y materiales
del mobiliario.
6. Conservación de la documentación: Se debe constatar si se presenta deterioro biológico, químico o físico;
también se requiere determinar en qué unidades de Continuación Acuerdo No. -2004 Página No. 3
conservación (Carpetas, AZ, legajos, tomos, libros, paquetes, entre otros) se encuentra la documentación.

SEGUNDA ETAPA. DIAGNÓSTICO

Una vez adelantadas las tareas anteriores, se procederá a elaborar un diagnóstico que refleje la situación real del
fondo acumulado, explicando en él, todas las circunstancias observadas; tales como, el estado de organización
documental, instrumentos de recuperación de la información (inventarios, relaciones, libros de control y de registro,
entre otros), tipos de soporte ( papel, audiovisuales, fotográficos, fílmicos e informáticos,), fechas extremas
teniendo en cuenta desde la más antigua hasta la más reciente y el volumen de la documentación dado en metros
lineales, entre otros.
TERCERA ETAPA. ELABORACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PLAN DE TRABAJO ARCHIVISTICO INTEGRAL

Para la preparación del plan de trabajo es importante tener en cuenta los datos obtenidos en la primera etapa,
consignados en el diagnóstico, con el fin de establecer las necesidades de personal, materiales, insumos, equipos
e instalaciones y proceder a la elaboración del cronograma que permita determinar los tiempos de duración del
trabajo a desarrollar y el presupuesto correspondiente.

En la organización documental se observarán los principios y procesos archivísticos relacionados a continuación:

Clasificación. Este proceso se desarrolla atendiendo a la estructura orgánica del organismo u organismos
productores.

Ordenación. Los documentos previamente clasificados se ordenarán teniendo en cuenta las unidades
documentales al interior de cada asunto o serie y también los documentos al interior de cada unidad de
conservación (carpetas, legajos, tomos, libros, entre otros), correspondientes a las diferentes unidades
administrativas.

Descripción. Para la descripción, se diligenciará el formato único de inventario documental adoptado por el Archivo
General de la Nación, incluyendo, además, la documentación afectada biológicamente.

En la aplicación de los anteriores procesos archivísticos se desarrollarán las siguientes actividades:

 Depuración (retiro de copias, duplicados y documentos que no son de archivo).

 Separación de la documentación afectada biológicamente, dejando el respectivo testigo.

 Foliación y retiro del material abrasivo. Continuación Acuerdo No. 002 -2004 Página No. 4

 Almacenamiento de la documentación en buen estado, dentro de carpetas y Cajas.

 Elaboración de un Cuadro de Clasificación sobre el cual debe basarse el inventario.

CUARTA ETAPA. VALORACIÓN

Se debe proceder a identificar los valores primarios (administrativos, contables, fiscales, legales y técnicos) e
identificar los valores secundarios (Históricos, científicos y culturales), que posea la documentación. Esta
valoración dará como resultado, el establecimiento de los tiempos de retención y su disposición final los cuales
quedarán plasmados en la Tabla de Valoración Documental.

ARTICULO CUARTO. - FORMATO TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL.

Las entidades de la Administración Pública adoptarán el formato de Tabla de Valoración Documental, que se
adjunta en el presente Acuerdo.

Las Tablas de Valoración se elaborarán teniendo en cuenta el Cuadro de Clasificación con el fin de registrar
correctamente las oficinas productoras (tanto administrativas como misionales) y la documentación por ellas
producida. Además, se tendrán en cuenta otros datos tales como la retención de la documentación y la disposición
final (conservación total, eliminación, selección), producto de la valoración.

Estas Tablas de Valoración Documental, se someterán a consideración y evaluación del Comité de Archivo de la
Entidad correspondiente. La aprobación será dada por el Comité Evaluador de Documentos respectivo y serán de
aplicación inmediata.

ARTÍCULO QUINTO. – El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su publicación y deroga expresamente los
demás que le sean contrarios.
 ACUERDO No. 003

“Por el cual se establecen lineamientos generales para las entidades del Estado en cuanto a la gestión de
documentos electrónicos generados como resultado del uso de medios electrónicos de conformidad con lo
establecido en el capítulo IV de la Ley 1437 de 2011, se reglamenta el artículo 21 de la Ley 594 de 2000 y el
capítulo IV del Decreto 2609 de 2012”

EL CONSEJO DIRECTIVO

DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN JORGE PALACIOS PRECIADO

En ejercicio de las facultades legales y en especial las conferidas por la Ley 489 de 1998, los Decretos 2126 de
2012 y 2609 de 2012, el A cuerdo 09 de 2012 y,

CONSIDERANDO:

Que la Ley 527 de 1999, establece el reconocimiento jurídico a los mensajes de datos, en las mismas condiciones
que se ha otorgado para los soportes que se encuentren en medios físicos.

Que la Ley 594 de 2000, establece que las entidades públicas podrán contemplar el uso de nuevas tecnologías y
soportes para la gestión de documentos y que el Archivo General de la Nación dará pautas y normas técnicas
generales sobre conservación de archivos, incluyendo lo relativo a los documentos en nuevos soportes.

Que el artículo 21 de la Ley 594 de 2000, establece que las entidades públicas deberán elaborar programas de
gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán
observarse los principios y procesos archivísticos.

Que la elaboración de programas de gestión de documentos públicos electrónicos, debe ajustarse a lo ordenado
en el artículo 21 de la Ley 594 de 2000, en concordancia con la Ley 1712 de 2014, especialmente lo reglamentado
en el inciso 2° del artículo 4 °, implementando procesos archivísticos.

Que el artículo 22 de la Ley 594 de 2000, entiende la gestión de documentos dentro del concepto de Archivo Total,
comprendiendo los procesos producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación
y la disposición final de los documentos.

Que el capítulo IV de la Ley 1437 de 2011, autoriza la utilización de medios electrónicos en el proceso
administrativo en particular en lo referente al documento público en medios electrónicos, el archivo electrónico de
documentos, el expediente electrónico, la recepción de documentos electrónicos por parte de las autoridades, así
como la Ley 527 de 1999 en sus artículos 6° y 9°, los cuales se enmarcan dentro de las responsabilidades que le
competen al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado como ente rector de la política archivística del
Estado.

Que la Ley 1581 de 2012, establece disposiciones generales para la protección de datos personales, las cuales
deben aplicarse cuando en la gestión electrónica de documentos se realice tratamiento de datos personales.

Que todas las entidades públicas deberán establecer programas de Gestión Documental de conformidad con el
Decreto 2609 de 2012, contemplando el uso de tecnologías de la información en la gestión de documentos
electrónicos de archivo.

Que la Ley 1564 de 2012, por medio de la cual se expide el Código General del Proceso y se dictan otras
disposiciones, en lo referente al uso de las tecnologías de la información y de las comunicaciones en todas las
actuaciones de la gestión y trámites de los procesos judiciales, así como en la formación y archivo de los
expedientes.

Que el artículo 25 de la Ley 594 de 2000, autoriza al Ministerio de la Cultura, a través del Archivo General de la
Nación Jorge Palacios Preciado, para reglamentar la gestión de los documentos producidos por las entidades
privadas que presten servicios públicos.

Que, en mérito de lo expuesto,

ACUERDA

Artículo 1°. Objeto: El presente Acuerdo tiene como objeto reglamentar la gestión de documentos electrónicos
en las entidades del Estado, generados y recibidos como resultado del uso de medios electrónicos en los
procedimientos administrativos, de conformidad con lo establecido en el Título IV de la Ley 1437 de 2011.

Artículo 2°. Ámbito de aplicación: El presente Acuerdo se aplica a las diferentes entidades del Estado definidas
en la Ley General de Archivos y específicamente las autoridades definidas en el artículo segundo de la Ley 1437
de 2011 y los particulares cuando cumplan funciones administrativas.

Artículo 3°. Definiciones generales: Para efectos de lo establecido en este Acuerdo, se tendrán en cuenta las
siguientes definiciones:

1. Medio electrónico: Mecanismo tecnológico, óptico, telemático, informático o similar, conocido o por conocerse
que permite producir, almacenar o transmitir documentos, datos o información.
2. Expediente electrónico. Conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento
administrativo cualquiera que sea el tipo de información que contengan.
3. Archivo electrónico de documentos: Almacenamiento electrónico de uno o varios documentos o expedientes
electrónicos.
4. Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo
y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino
final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
5. Autenticación electrónica: Es la acreditación por medios electrónicos de la identidad de una persona o
autoridad, para elaborar o firmar documentos, o para adelantar trámites y procedimientos administrativos.
6. Autenticidad: Característica técnica que permite identificar al autor de un mensaje de datos, el cual es
conservado en condiciones que permitan garantizar su integridad, para preservar la seguridad de la información
que busca asegurar su validez en tiempo, forma y distribución. Así mismo, garantiza el origen de la información,
validando el emisor para evitar suplantación de identidades.
7. Integridad: Característica técnica de seguridad de la información con la cual se salvaguarda la exactitud y
totalidad de la información y los métodos de procesamiento asociados a la misma.
8. Disponibilidad: Característica de seguridad de la información que garantiza que los usuarios autorizados
tengan acceso a la información y a los recursos relacionados con la misma, toda vez que lo requieran
asegurando su conservación durante el tiempo exigido por ley.
9. Foliado electrónico: Asociación de un documento electrónico a un índice electrónico en un mismo expediente
electrónico o serie documental con el fin de garantizar su integridad, orden y autenticidad.
10. índice electrónico: Relación de los documentos electrónicos que conforman un expediente electrónico o serie
documental, debidamente ordenada conforme la metodología reglamentada para tal fin.

Artículo 4°. Creación del expediente electrónico. El expediente electrónico se creará cuando los documentos
electrónicos tengan la naturaleza de archivo.

Artículo 5°. Documento electrónico de archivo. Los documentos electrónicos serán de archivo cuando por su
valor administrativo, fiscal, legal, científico, histórico, técnico o cultural, adquieran esa naturaleza. En cuyo caso,
deberán ser tratados conforme a los principios y procesos archivísticos y permanecer almacenados
electrónicamente durante todo su ciclo de vida.
Artículo 6°. Expediente electrónico de archivo. Conjunto de documentos y actuaciones electrónicos producidos
y recibidos durante el desarrollo de un mismo trámite o procedimiento, acumulados por cualquier causa legal,
interrelacionados y vinculados entre sí, manteniendo la integridad y orden dado durante el desarrollo del asunto
que les dio origen y que se conservan electrónicamente durante todo su ciclo de vida, con el fin de garantizar su
consulta en el tiempo.

Artículo 7°. Conformación de expedientes electrónicos de archivo. El expediente electrónico de archivo se

conformará con la totalidad de los documentos de archivo generados en desarrollo de un mismo trámite, actuación
o procedimiento, independientemente del tipo de información y formato, y deben agruparse formando series o sub-
series documentales.

Adicionalmente, atenderán las series documentales establecidas en los cuadros de clasificación documental
adoptados por cada entidad, desde el primer momento en que se inicia un trámite o procedimiento hasta la
finalización del mismo, abarcando los documentos (independientemente de su soporte) que se generen durante la
vigencia y prescripción de las acciones administrativas, fiscales y legales.

Artículo 8°. Foliado electrónico de archivo y características. Los documentos electrónicos de archivo que
conforman el expediente electrónico de archivo deben ser foliados.

El foliado debe incluir dentro de sus atributos la numeración consecutiva de los documentos que conforman el
expediente o la serie documental simple, y atender los principios archivísticos que dicte el Archivo General de la
Nación.

Artículo 9°. Elementos del expediente electrónico de archivo. El expediente electrónico tendrá mínimo los
siguientes elementos:

1. Documentos e electrónicos de archivo

2. Foliado electrónico.
3. índice electrónico.
4. Firma del índice electrónico.
5. Metadatos o información virtual contenida en ellos.

Artículo 10°. Cierre y archivo del expediente electrónico: Cuando finalice la actuación o procedimiento
administrativo, la autoridad deberá cerrar el expediente y firmar el índice.

Se deberán utilizar mecanismos electrónicos seguros, para garantizar la integridad, autenticidad y disponibilidad
en el tiempo de manera que no puedan ser modificados, eliminados o reemplazados conforme a los lineamientos
tecnológicos establecidos por el Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y los
lineamientos archivísticos establecidos por el Archivo General de la Nación.

Cuando el expediente se archive, se debe generar o convertir en un formato que permita asegurar su autenticidad,
integridad, recuperación, conservación y preservación a mediano y largo plazo, conforme a los criterios de
valoración documental establecidos por el Archivo General de la Nación y los lineamientos tecnológicos
establecidos por el Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

Artículo 11°. índice electrónico. La autoridad deberá crear índices electrónicos a los expedientes electrónicos de
archivo los cuales son conformados por los documentos foliados que hacen parte de los mismos, garantizando la
integridad, orden y autenticidad de aquellos que lo conforman.
El índice electrónico se deberá generar cada vez que se asocie un documento electrónico al expediente y se
deberá firmar al cierre del expediente, sin perjuicio de los estándares y seguridad de la información que deberán
adoptar las autoridades respecto de los folios y expedientes.

Parágrafo: Se deben aplicar los mecanismos técnicos idóneos para garantizar la autenticidad, fiabilidad, integridad
y disponibilidad del índice electrónico durante los tiempos de retención del expediente electrónico o serie
documental.

Artículo 12°. Estándares, Los estándares técnicos de documentos electrónicos, folio, expediente e índice
electrónico serán establecidos por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Por su
parte, los estándares de gestión documental de los documentos electrónicos serán los que señale el Archivo
General de la Nación.

Artículo 13°. Garantías de conservación y preservación a largo plazo: Los documentos electrónicos podrán
conservarse, ya sea en el mismo formato a partir del que se originó el documento o en otro cualquiera que asegure
su originalidad, así como la autenticidad, la integridad, la disponibilidad y confiabilidad necesaria para reproducirlo.
Así mismo la autoridad deberá garantizar que la migración de los documentos electrónicos a otros formatos y
soportes que garanticen la conservación y preservación a largo plazo, el acceso y la disponibilidad en el tiempo
establecido en las Tablas de Retención Documental.

Artículo 14°, Disponibilidad de los documentos electrónicos de archivo: Los documentos electrónicos de
archivo se pondrán a disposición de las personas interesadas en formatos que permitan de forma gratuita la lectura,
comprobación de la firma electrónica y el descifrado, sin perjuicio de las disposiciones legales de reserva legal, en
concordancia con lo reglamentado en la Ley 1712 de 2014.

Artículo 15°, Preservación a largo plazo: Las autoridades deberán garantizar la preservación a largo plazo de
los documentos, datos y metadatos que conforman los documentos y expedientes electrónicos, incluyendo la firma
electrónica, el estampado cronológico y la constancia de la verificación del certificado electrónico con el que se
hubieran firmado, para lo cual se deben tener en cuenta principios de neutralidad tecnológica.

Artículo 16°. Preservación digital: Las autoridades deberán adoptar las políticas, medidas y estándares
necesarios para asegurar la conservación a largo plazo de los documentos electrónicos y expedientes electrónicos
de archivo, independientemente del sistema informático que los generó, tramitó o en el cual se conservan, para
facilitar su consulta en el tiempo.

Artículo 17°. Repositorios digitales confiables de expedientes electrónicos: Las autoridades y las empresas
que presenten servicios de archivo electrónico a entidades públicas, deberán garantizar la utilización de
repositorios digitales confiables, para la preservación a largo plazo de los documentos y expedientes electrónicos
de archivo de acuerdo con los tiempos de conservación establecidos en la Tabla de Retención Documental,
mientras se encuentren bajo su custodia y deberán garantizar como mínimo:

1. El acceso a largo plazo de los documentos electrónicos de archivo producidos por las autoridades.
2. El monitoreo, planeación y mantenimiento de todos los documentos electrónicos de archivo generados
3. El mantenimiento, así como la estrategia para la implementación de programas de preservación a largo plazo.

PARÁGRAFO 1°: Corresponderá al Archivo General de la Nación definir los lineamientos y requisitos para el
cumplimiento de las disposiciones establecidas en el presente artículo.

PARÁGRAFO 2°: El Archivo General de la Nación podrá ofrecer servicios como custodio confiable a las entidades
públicas que no cuenten con infraestructura tecnológica para dar cumplimiento a las disposiciones establecidas en
el presente artículo.
PARÁGRAFO 1°: Corresponderá al Archivo General de la Nación definir los requisitos que deben cumplir las
entidades y empresas que presten servicios de custodia electrónica y almacenamiento de documentos electrónicos
públicos.

Artículo 18°. El Archivo General de la Nación y los Archivos Generales Departamentales, Distritales y Municipales
serán los únicos autorizados para recibir, administrar y custodiar los documentos electrónicos de valor permanente
de que trata el Decreto 1515 de 2013.

Artículo 18°. Eliminación de documentos y expedientes electrónicos. Los documentos y expedientes

electrónicos de archivo de valor temporal deberán eliminarse mediante procedimientos de borrado permanente y
seguro, una vez hayan cumplido su tiempo de retención documental, de conformidad con lo establecido en las
Tablas de Retención Documental, para lo cual se dará cumplimiento a las normas que sobre esta materia haya
establecido el Archivo General de la Nación.

PARÁGRAFO: Los procesos de digitalización en ningún caso podrán aumentar o disminuir el tiempo de retención
documental establecido en las Tablas de Retención Documental, así como tampoco podrán destruirse documentos
originales con el argumento de que han sido digitalizados.

Artículo 19 °. Transferencias secundarias de documentos y expedientes electrónicos. Las autoridades y

entidades públicas, así como las entidades privadas que cumplen funciones públicas, deberán dar cumplimiento a
lo establecido en el Decreto 1515 de 2013, en cuanto a la obligación de realizar las transferencias secundarias de
documentos electrónicos de valor permanente al Archivo General de la Nación o a los Archivos Generales
Departamentales, Distritales y Municipales, según su competencia, y cumplir los requisitos establecidos por el
Archivo General de la Nación en esta materia.

Artículo 20°. Vigencia. El presente Acuerdo rige a partir de su publicación en el diario oficial.

ACUERDO 004 DE 2013

Diario Oficial No. 48.754 de 7 de abril de 2013

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para
la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y
las Tablas de Valoración Documental.

EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN,

en uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por la Ley 80 de 1989, los Decretos 2126 y 2578 de
2012, el Acuerdo 09 de 2012 y,

CONSIDERANDO:

Que las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental de las entidades del orden
nacional, de las Gobernaciones y Distritos, de sus entidades centralizadas, descentralizadas, autónomas y de las
entidades privadas que cumplen funciones públicas, de los municipios, distritos y departamentos, fueron
concebidas en el marco normativo colombiano como instrumentos archivísticos a través de cuya implementación
se busca garantizar la protección de la información pública y del patrimonio documental.

Que mediante el Decreto 2126 del día 16 de octubre de 2012. el Presidente de la República aprobó la modificación
de la estructura del Archivo General de la Nación, y se determinaron las funciones de sus dependencias, y que el
numeral 9 del artículo 3o estableció que es función del Consejo Directivo “expedir las normas y reglamentos
generales sobre el desarrollo de la función archivística del Estado, de conformidad con la Ley 594 de 2000 y en
general sobre aquellos aspectos que exija la racionalización y normalización del trabajo archivístico a nivel nacional
y territorial”.

Que el Gobierno Nacional mediante Decreto 2578 del 13 de diciembre de 2012, “por el cual se reglamenta el
Sistema Nacional de Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la
administración de los archivos del Estado”, modificó las competencias asignadas al comité interno de archivo y a
los Consejos Departamentales y Distritales de Archivos relacionadas con la evaluación y aprobación de las tablas
de retención documental y las tablas de valoración documental.

Que el Decreto 2578 de 2012, en su artículo 3o estableció entre otras, como instancia de articulación del Sistema
Nacional de Archivos a nivel nacional, el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación.

Que el parágrafo del artículo 9o del Decreto 2578 de 2012, establece que “el Archivo General de la Nación, podrá
evaluar las tablas de retención documental y de valoración documental de las Gobernaciones y Distritos, de sus
entidades centralizadas, descentralizadas, autónomas y de las entidades privadas que cumplen funciones públicas
de los municipios distritos y departamentos una vez aprobadas por el Comité Interno de Archivo de la respectiva
entidad”.

Que el artículo 22 del Decreto 2578 de 2012, establece que el resultado de la valoración de documentos de archivo
se registrará en las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental y que el Archivo General
de la Nación, reglamentará el procedimiento para su elaboración evaluación, aprobación, implementación y
actualización continua.

Que el artículo 25 del Decreto 2578 de 2012, establece que el Archivo General de la Nación reglamentará el
procedimiento para la eliminación de documentos de archivo, garantizando siempre el principio de transparencia y
máxima divulgación.

Que el artículo 8o del Decreto 2609 de 2012, establece los instrumentos archivísticos para la gestión documental
entre los cuales se encuentran los cuadros de clasificación documental y las tablas de retención documental.

Que las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental reflejan el valor primario y secundario
de los documentos de una entidad, con miras a su conservación definitiva o su eliminación y que su aprobación
requiere ser más eficiente con miras a evitar la pérdida del patrimonio documental del país, facilitando a su vez la
adecuada organización de los archivos del Estado y por consiguiente el acceso ciudadano a la información pública.

Que las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental son instrumentos archivísticos
necesarios para la adecuada gestión de los documentos y archivos del Estado, sin los cuales no es posible disponer
de archivos técnicamente organizados.

Que los cambios en la estructura del Estado y las directrices que en materia de buen gobierno está formulando el
gobierno nacional, así como las relativas a la implementación de las tecnologías de la información en todas las
entidades públicas, hacen necesario actualizar y adecuar la normatividad que en materia de elaboración,
evaluación e implementación de tablas de retención documental y tablas de valoración documental ha expedido el
Archivo General de la Nación, a las nuevas exigencias de la administración pública.

Que, en mérito de lo expuesto,

ACUERDA:

TÍTULO I.

DISPOSICIONES GENERALES.
ARTÍCULO 1o. ÁMBITO DE APLICACIÓN. Las entidades del Estado del orden nacional. departamental, distrital
y municipal, y las entidades privadas que cumplen funciones públicas, deberán elaborar, evaluar, aprobar,
implementar y actualizar sus tablas de retención documental y sus tablas de valoración documental de conformidad
con lo establecido en el presente acuerdo y demás normas que expida el Archivo General de la Nación.

PARÁGRAFO 1o. En virtud de la autonomía constitucional y legal de la Rama Judicial, los procedimientos aquí
indicados podrán ser utilizados para la adopción de las políticas archivísticas judiciales.

PARÁGRAFO 2o. El Archivo General de la Nación definirá procedimientos especiales en concordancia con lo
establecido en el presente acuerdo para las notarías, personerías, curadurías urbanas, grupos étnicos y demás
entes públicos que no cuenten con una estructura organizacional definida.

ARTÍCULO 2o. ALCANCE. Las tablas de retención documental se deben elaborar y aplicar tanto para la
organización y disposición de documentos físicos como electrónicos, de conformidad con lo establecido en el
Decreto 2609 de 2012. Las Tablas de Valoración Documental se deben elaborar y aplicar para la organización de
Fondos Documentales Acumulados.

ARTÍCULO 3o. EQUIPO INTERDISCIPLINARIO PARA SU ELABORACIÓN. Las tablas de retención documental
y las tablas de valoración documental deben ser elaboradas por un equipo interdisciplinario conformado por
profesionales en diferentes disciplinas como la archivística, historia, derecho, administración pública, ingeniería
industrial, entre otras.

ARTÍCULO 4o. CUADROS DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL. La elaboración de las tablas de retención

documental y las tablas de valoración documental deberá llevarse a cabo a partir de los cuadros de clasificación
documental, siguiendo la estructura orgánico-funcional de cada entidad.

PARÁGRAFO 1o. Podrán tenerse en cuenta en la elaboración de las tablas de retención documental los procesos
de la entidad, siguiendo en todo caso la estructura orgánico- funcional y el principio de orden original, en la
organización del archivo institucional y el desarrollo del programa de gestión documental.

PARÁGRAFO 2o. Los tiempos de retención consignados en dichos instrumentos archivísticos, deben definirse por
series, subseries documentales y aplican para todos los tipos documentales de la misma serie o subserie. No
podrán fijarse plazos de retención por tipos documentales, independientemente que se trate de documentos físicos
o electrónicos almacenados en forma separada de la serie o subserie a la que pertenecen.

PARÁGRAFO 3o. La tabla de retención documental y la tabla de valoración documental deben reflejar la totalidad
e integralidad de la producción documental de la respectiva entidad, lo cual podrá ser verificado por el Archivo
General de la Nación en cualquier momento.

TÍTULO II.

ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Y TABLAS DE

VALORACIÓN DOCUMENTAL.

ARTÍCULO 5o. ELABORACIÓN. Las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental
deberán elaborarse teniendo en cuenta las etapas relacionadas en el “Instructivo para la elaboración de las tablas
de retención documental y las tablas de valoración documental, aprobado por el Archivo General de la Nación.

PARÁGRAFO. El Archivo General de la Nación, podrá complementar el instructivo de que trata el presente artículo
a través de guías e instrumentos que faciliten su aplicación, de acuerdo con la evolución de la función archivística
del Estado y la doctrina archivística.

ARTÍCULO 6o. CRITERIOS PARA LA ELABORACIÓN. En el proceso de elaboración de las tablas de retención
documental y tablas de valoración documental se deberán tener en cuenta los siguientes criterios:
1. a) Idoneidad: las tablas de retención documental y tablas de valoración documental deben ser elaboradas por
un equipo interdisciplinario idóneo y altamente calificado;
2. b) Análisis contextual: El proceso de evaluación de documentos debe considerar las normas legales que le
aplican a los documentos en cada sector (contexto legal) y el contexto institucional e histórico, que permita
establecer su relevancia para la sociedad, tanto en el momento actual como en el futuro;
3. c) Trazabilidad y control: Las entidades de que trata el artículo primero del presente acuerdo, deberán
conservar de manera permanente todos los soportes e información que sirvieron de base para la elaboración
de las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental.

ARTÍCULO 7o. FIRMAS RESPONSABLES. Las tablas de retención documental y las tablas de valoración
documental deberán ser suscritas por el Secretario General o un funcionario administrativo de igual o superior
jerarquía y por el responsable del área de archivo y gestión documental de la respectiva entidad.

ARTÍCULO 8o. APROBACIÓN. Las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental deberán
ser aprobadas mediante acto administrativo expedido por el Representante Legal de la entidad, previo concepto
emitido por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo en el caso de las entidades del orden nacional y
por el Comité interno de Archivo en el caso de las entidades del nivel territorial, cuyo sustento deberá quedar
consignado en el acta del respectivo comité.

TÍTULO III.

PUBLICACIÓN Y PRESENTACIÓN.

ARTÍCULO 9o. PUBLICACIÓN. Las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental
deberán publicarse en la respectiva página web de las entidades públicas y mantenerse en dichos sitios web
permanentemente; la publicación también incluye los documentos señalados en el instructivo de que trata el
artículo 5o del presente acuerdo.

ARTÍCULO 10. PRESENTACIÓN, REVISIÓN Y AJUSTES. El procedimiento de presentación, revisión y ajustes

de las tablas de retención documental o las tablas de valoración documental es el siguiente:

1. a) Dentro de los treinta (30) días siguientes a su aprobación el Secretario General, o quien haga sus veces, del
organismo nacional, departamental, distrital o municipal presentará las tablas de retención documental o las
tablas de valoración documental con todos sus anexos, al Comité Evaluador de Documentos del Archivo
General de la Nación o al Consejo Departamental o Distrital de Archivos, según el caso, para su evaluación
técnica o convalidación. El Archivo General de la Nación, en las entidades del orden nacional y los Archivos
Generales Departamentales y Distritales en el orden territorial, harán seguimiento al cumplimiento de esta
disposición;
2. b) Dentro de los treinta (30) días siguientes a su evaluación técnica o convalidación, el Secretario General o
quien haga sus veces, solicitará la inscripción de las tablas de retención documental o las tablas de valoración
documental en el “Registro Único de Series Documentales” del Archivo General de la Nación, siguiendo el
procedimiento establecido para tal fin;
3. c) Si el concepto técnico emitido por el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación o
el Consejo Departamental o Distrital de Archivos, determina que las tablas de retención documental o las tablas
de valoración documental no reúnen los requisitos técnicos que establece el Archivo General de la Nación, se
solicitará a la entidad que las aprobó que haga los cambios y ajustes consignados en el concepto técnico, el
cual es de obligatorio cumplimiento: la entidad tendrá máximo treinta (30) días para realizar los ajustes
solicitados y remitirá nuevamente al Consejo Departamental o Distrital de Archivos;
4. d) Si el organismo cuya tabla de retención documental o tabla de valoración documental que ha sido objeto de
observaciones, no realiza los ajustes o modificaciones solicitadas en el tiempo establecido, el Consejo
Departamental o Distrital de Archivos notificará al Archivo General de la Nación, para determinar la aplicación
de las sanciones de que trata el artículo 35 de la Ley 594 de 2000;
5. e) Transcurridos noventa (90) días, desde la presentación de las TRD o TVD, a los Consejos Departamentales
o Distritales de Archivos o al Archivo General de la Nación, sin que dichas instancias se hayan pronunciado, la
entidad podrá proceder a su inmediata implementación.
PARÁGRAFO. Se podrán designar evaluadores externos, cuando a juicio de las instancias mencionadas, se
justifique apoyar este proceso y sustentar mediante juicios de expertos el concepto respectivo.

TÍTULO IV.

EVALUACIÓN Y CONVALIDACIÓN.

ARTÍCULO 11. EVALUACIÓN TÉCNICA Y SOLICITUD DE AJUSTES. El Comité Evaluador de Documentos del
Archivo General de la Nación, y los Consejos Departamentales o Distritales de Archivos, de acuerdo con su
competencia y jurisdicción, tendrán un plazo máximo de noventa (90) días contados a partir de su recepción, para
evaluar las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental aprobadas por las instancias
señaladas en el presente acuerdo con el fin de convalidar que dichos instrumentos archivísticos hayan sido
elaborados y aprobados conforme a las normas expedidas por el AGN y emitir el concepto correspondiente.

PARÁGRAFO TRANSITORIO 1o. El Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación y los
Consejos Departamentales y Distritales de Archivo tendrán plazo de un (1) año, a partir de la expedición del
presente Acuerdo, para revisar y convalidar las tablas de retención documental y las tablas de valoración
documental, presentadas a estas instancias para su aprobación con anterioridad a la entrada de vigencia del
Decreto 2578 de 2012 y solicitar los ajustes a que hubiere lugar, de conformidad con lo establecido en el numeral
5 del artículo 9o del Decreto 2578 de 2012.

PARÁGRAFO TRANSITORIO 2o. Las entidades públicas del orden nacional, departamental y distrital, así como
las entidades privadas que cumplen funciones públicas, que cuenten con sus tablas de retención documental y
tablas de valoración documental debidamente aprobadas por el Comité Interno de Archivo antes de la expedición
del Decreto 2578 del 2012, y estas no se hubieren presentado al Comité Evaluador de Documentos del Archivo
General de la Nación o a los Consejos Departamentales o Distritales de Archivo según el caso, tendrán un plazo
de treinta (30) días para presentarlas a dichas instancias para su revisión y convalidación de conformidad con el
numeral 5 del artículo 9o del Decreto 2578 de 2012; contados a partir del vencimiento del plazo de que trata el
artículo 32 del Decreto 2578 de 2012.

PARÁGRAFO TRANSITORIO 3o. Las entidades públicas del orden municipal cuyas tablas de retención
documental o tablas de valoración documental no hayan sido aprobadas por los Consejos Municipales de Archivos
con anterioridad a la entrada de vigencia del Decreto 2578 de 2012, tendrán un plazo de treinta (30) días para
presentarlas al Consejo Departamental de Archivos de su correspondiente jurisdicción para su revisión y
convalidación; contados a partir del vencimiento del plazo de que trata el artículo 32 del Decreto 2578 de 2012.

ARTÍCULO 12. OBLIGATORIEDAD PARA LA REALIZACIÓN DE AJUSTES. Los ajustes y modificaciones

solicitados por el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación o de los Consejos
Departamentales o Distritales de Archivos, son de obligatorio cumplimiento por parte de la entidad respectiva. Si
la entidad no realiza los ajustes o modificaciones en el tiempo establecido, podrá ser sujeto de las sanciones de
que trata el artículo 35 de la Ley 594 de 2000.

PARÁGRAFO. Si la entidad tiene alguna objeción de carácter técnico con respecto a la evaluación realizada por
el Consejo Departamental o Distrital de Archivos, podrá solicitar un segundo concepto al Archivo General de la
Nación, adjuntando una solicitud motivada: en este caso el AGN tendrá un plazo máximo de noventa (90) días
para pronunciarse. Sobre esta decisión no procede una nueva revisión.

TÍTULO V.

IMPLEMENTACIÓN Y ACTUALIZACIÓN.
ARTÍCULO 13. IMPLEMENTACIÓN. Una vez aprobadas y convalidadas o cumplido el plazo de que trata el artículo
11 del presente acuerdo, las entidades deberán proceder a su implementación: si no se ha cumplido este proceso,
la entidad podrá ser sujeto de las sanciones de que trata el artículo 35 de la Ley 594 de 2000.

ARTÍCULO 14. ACTUALIZACIÓN. Las tablas de retención documental deberán actualizarse en los siguientes
casos:

1. a) Cuando existan cambios en la estructura orgánica de la entidad;

2. b) Cuando existan cambios en las funciones;
3. c) Cuando la entidad sufra procesos de supresión, fusión, escisión o liquidación;
4. d) Cuando se produzcan cambios en el marco normativo del país;
5. e) Cuando se transformen tipos documentales físicos en electrónicos;
6. f) Cuando se generen nuevas series y tipos documentales;
7. g) Cuando se hagan cambios en los criterios de valoración, soportes documentales y procedimientos que
afecten la producción de documentos.

PARÁGRAFO 1o. La actualización de las tablas de retención documental también debe surtir el proceso de
aprobación por las instancias correspondientes, la evaluación y convalidación por el Comité Evaluador de
Documentos del Archivo General de la Nación o Consejo Departamental o Distrital de Archivos, y demás procesos
señalados en el presente Acuerdo para su implementación.

PARÁGRAFO 2o. De las actualizaciones de las tablas de retención documental deberá llevarse un registro
documentado con los cambios que se hayan realizado que permitan la trazabilidad y control del instrumento.

ARTÍCULO 15. ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS. La eliminación de documentos de archivo, tanto físicos como
electrónicos deberá estar basada en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental,
y deberá ser aprobada por el correspondiente Comité Institucional de Desarrollo Administrativo o el Comité Interno
de Archivo según el caso. Se podrá elevar consulta al Archivo General de la Nación cuando no existan normas
legales que regulen los plazos de retención de ciertos documentos: a su vez este podrá solicitar concepto al
organismo cabeza de sector al que corresponda la documentación objeto de consulta.

Adicionalmente se deberá cumplir con el siguiente procedimiento

1. Previamente y por un periodo de treinta (30) días se deberá publicar en la página web de la respectiva entidad,
el inventario de los documentos que han cumplido su tiempo de retención y que en consecuencia pueden ser
eliminados, de forma que los ciudadanos puedan enviar sus observaciones sobre este proceso a los Consejos
Departamentales y Distritales de Archivos o al Archivo General de la Nación;
2. Las observaciones deberán ser revisadas por el respectivo Consejo Departamental y Distrital de Archivos o el
Archivo General de la Nación, para lo cual contarán con sesenta (60) días, instancia que con base en el
fundamento presentado por el o los peticionarios, podrá solicitar a la entidad suspender el proceso de
eliminación y ampliar el plazo de retención de los documentos. Todo lo anterior se hará público en los sitios
web de la entidad;

 La aprobación de la eliminación de documentos de archivo, tanto en soporte físico como electrónico, deberá
constar en un Acta de Eliminación de Documentos, la cual suscribirán el Presidente y Secretario Técnico del
Comité Institucional de Desarrollo Administrativo o el Comité Interno de Archivo según el caso, de la respectiva
entidad;
1. Las actas de eliminación y el inventario de los documentos que han sido eliminados, se conservarán
permanentemente y la entidad deberá mantenerlos publicados en su página web para su consulta;
2. El Archivo General de la Nación será la última instancia en cuanto a las solicitudes de suspensión de los
procesos de eliminación, de acuerdo con la naturaleza de los documentos y su valor legal, testimonial,
informativo, cultural, histórico o científico, cuando a su juicio se pueda afectar el patrimonio documental del
país;
3. La eliminación de documentos se debe llevar a cabo por series y subseries documentales y no por tipos
documentales. Por ningún motivo se pueden eliminar documentos individuales de un expediente o una serie,
excepto que se trate de copias idénticas, o duplicados.
 TÍTULO VI.

DISPOSICIONES FINALES.

ARTÍCULO 16. INSPECCIÓN Y VIGILANCIA. El Archivo General de la Nación, cuando así lo considere, podrá
revisar las TRD o TVD en cualquier momento, aún después de aprobadas por el Comité Interno de Archivo y
convalidadas por el Consejo Departamental o Distrital de Archivos, cuando a su juicio existan errores que puedan
afectar el patrimonio documental del país, solicitar ajustes a las mismas y asimismo, realizará inspección sobre su
plan de implementación.

ARTÍCULO 17. SANCIONES. El incumplimiento en las normas del presente acuerdo dará lugar a las sanciones
de que trata el artículo 35 de la Ley 594 de 2000.

ARTÍCULO 18. USO DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN. Las entidades públicas deberán implementar
mecanismos tecnológicos que permitan la automatización de la elaboración, consulta y actualización de sus tablas
de retención documental, de forma que se facilite su interoperabilidad con el “Registro Único de Series
Documentales” y otros sistemas de información de cada entidad.

PARÁGRAFO. El Archivo General de la Nación determinará la estructura que deberán reunir los sistemas
automatizados de que trata el presente artículo.

ARTÍCULO 19. OBLIGATORIEDAD DE LAS ENTIDADES PRIVADAS. Es responsabilidad de las

Superintendencias y los Ministerios en sus respectivos sectores, solicitar a las entidades privadas bajo su
inspección y vigilancia, de conformidad con lo establecido en la Ley General de Archivos y en el presente acuerdo,
la elaboración de las tablas de retención documental, y las tablas de valoración documental para lo cual deberán
coordinarse con el Archivo General de la Nación.

ARTÍCULO 20. TRANSITORIO. Las entidades públicas del orden nacional, departamental. distrital y municipal,
así como las entidades privadas que cumplen funciones públicas, que cuenten con sus tablas de retención
documental y tablas de valoración documental debidamente aprobadas por el Comité Evaluador del AGN o por los
Consejos Territoriales de Archivos antes de la expedición del Decreto 2578 del 2012, contarán con un plazo
máximo de ciento ochenta (180) días para su inscripción en el “Registro Único de Series Documentales” del Archivo
General de la Nación, siguiendo el procedimiento que se establezca para tal fin; contados a partir del vencimiento
del plazo de que trata el artículo 32 del Decreto 2578 de 2012.

ARTÍCULO 21. El presente acuerdo rige a partir de su publicación y deroga las normas que le sean contrarias, en
especial los Acuerdos 09 de 1995, 06 de 1996, 02 de 1997, 09 de 1997 y 039 de 2002.

ACUERDO N° 005

(15 MAR 2013)

“Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en
las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones”.

EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

En ejercicio de las facultades legales y en especial las que le confiere el Artículo 76 de la Ley 489 de 1998, el
Decreto 2126 de 2012, Acuerdo 09 del AGN de 2012, y

CONSIDERANDO:

Que la Constitución Política en su artículo 74 establece el derecho que tienen los ciudadanos de acceder a los
documentos públicos salvo en los casos que establezca la ley.
Que la Ley 80 de 1989 establece que es función del Archivo General de la Nación, promover la organización y
fortalecimiento de los archivos del orden nacional, departamental, municipal y distrital para garantizar la eficacia
de la gestión del Estado, la conservación del patrimonio documental y su disponibilidad al servicio a la comunidad,
así como apoyar a los archivos privados que revistan especial importancia cultural o histórica.

Que la Ley 594 de 2000, establece que el objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación
organizada, en tal forma que la información sea recuperable para uso de la administración en el servicio al
ciudadano y como fuente de la historia. Por lo mismo, los archivos harán suyos los fines esenciales del Estado, en
particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados
en la constitución y los de facilitar la participación de la comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que
los afecten, en los términos previstos por la Ley.

Que la Ley 594 de 2000, en sus artículos 7, 8, 9, 10, 11 Y 23, establece la categorización y obligatoriedad de la
conformación de los archivos desde los puntos de vista de la jurisdicción y competencia, territorialidad, según la
organización del Estado y la clasificación de estos teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos.

Que el título VI de la Ley 594 de 2000, establece las condiciones de acceso y consulta de los documentos.

Que el Decreto 2578 de 2012 por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos y se establece la Red
Nacional de Archivos, asigna a los Archivos Generales Territoriales entre otras funciones, la de garantizar el acceso
de los ciudadanos a los documentos públicos, organizar, conservar y divulgar el acervo documental que integra
los fondos del ente territorial respectivo, así como los que se les confíe en custodia.

Que el Decreto 2609 de 2012, en el Artículo 9° Procesos de la Gestión Documental, numeral d), establece que la
organización comprende el conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de gestión
documental, clasificarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo ordenadamente.

Que se hace necesario desarrollar lo dispuesto en los decretos 2578 y 2609 de 2012, y establecer los criterios
básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que
cumplen funciones públicas.

Que, en mérito de lo expuesto,

ACUERDA:

CAPÍTULO I

GENERALIDADES

ARTÍCULO 1°. Ámbito de aplicación. El presente Acuerdo aplica a todas las entidades del Estado en sus
diferentes niveles, nacional departamental, distrital, municipal, de las entidades territoriales indígenas, y demás
entidades territoriales que se creen por ley, así como las entidades privadas que cumplen funciones públicas; y
demás organismos regulados por la ley 594 de 2000.

Parágrafo 1°: En virtud de la autonomía constitucional y legal de la Rama Judicial, los procedimientos aquí
indicados podrán ser utilizados para la adopción de las políticas archivísticas judiciales.

ARTÍCULO 2°. _ Marco conceptual. Las definiciones correspondientes a los términos técnicos incluidos en el
presente acuerdo serán las establecidas en el Reglamento General de Archivos y demás normas que lo
complementen o modifiquen expedidas por el Archivo General de la Nación.

ARTÍCULO 3°. Organización de documentos de archivo. Las entidades del Estado están en la obligación de
organizar los documentos de archivo, para lo cual deben desarrollar de manera integral los procesos de
clasificación, ordenación y descripción. De igual forma deberán implementar procesos de organización para toda
la documentación que apoye la gestión administrativa.

PARÁGRAFO. De conformidad con lo establecido en el artículo 24 de la Ley 594 de 2000 y el Decreto 2578 de
2012, las Entidades del Estado están obligadas a velar por la adecuada implementación de las tablas de retención
documental y las tablas de valoración documental, mediante la organización de los documentos de archivo en las
fases de gestión, central e histórico, en cada una de las anteriores fases.

ARTÍCULO 4°. Obligatoriedad de la organización de los archivos. Todas las entidades del Estado están
obligadas a crear, conformar, clasificar, ordenar, conservar, describir y facilitar el acceso y consulta de sus archivos,
teniendo en cuenta los principios de procedencia, orden original, integridad de los fondos, el ciclo vital de los
documentos y la normatividad archivística.

CAPITULO II

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

ARTÍCULO 5°. Clasificación documental. Las entidades del Estado deben desarrollar procesos de clasificación
documental, cuyo resultado es el cuadro de clasificación de documentos, representado en los siguientes niveles y
subniveles: fondo, subfondo, sección, subsección, serie, subserie, unidad documental compuesta, unidad
documental simple.

ARTÍCULO 6°. Clasificación documental en los archivos de gestión. Las diferentes dependencias de la
entidad, con fundamento en el Cuadro de Clasificación Documental y la Tabla de Retención Documental – TRD,
deben velar por la clasificación de los documentos que conforman los archivos de gestión, mediante la
identificación de los tipos documentales producidos en desarrollo de la gestión administrativa, la agrupación de los
mismos en expedientes, subseries y series, atendiendo a los principios de procedencia, orden original y demás
requisitos exigidos en la normatividad que sobre esta materia expida el Archivo General de la Nación.

ARTÍCULO 7°. Clasificación documental en el archivo central. Todas las entidades del Estado están en la
obligación de conformar un archivo central Institucional, responsable de recibir, organizar, custodiar, describir,
controlar y prestar el servicio de consulta de los documentos recibidos en transferencia primaria de los distintos
archivos de gestión de la entidad.

PARÁGRAFO. La clasificación documental en el archivo central institucional debe responder al Cuadro de

Clasificación Documental, siguiendo de manera jerárquica la estructura orgánico-funcional de la entidad, reflejada
en las distintas agrupaciones documentales y niveles a los que hace referencia el artículo 5 del presente Acuerdo,
en virtud del principio de procedencia.

ARTÍCULO 8°. Clasificación documental en el Archivo General Territorial y en el Archivo Histórico.

Atendiendo a la conformación de los archivos de acuerdo con el ciclo vital de los documentos, los municipios,
distritos y departamentos, podrán crear y conformar el Archivo General Territorial en concordancia con el Artículo
5° del Decreto 2578 de 2012. Cuando no se hayan creado Archivo Generales Territoriales, y ante la imposibilidad
de realizar transferencias secundarias, las entidades públicas deberán conformar archivos históricos
institucionales, para conservar sus acervos históricos y facilitar su consulta para el público.

La clasificación de los documentos en el Archivo General Territorial y en el archivo histórico institucional debe
responder a la estructura en fondos documentales compuestos de manera jerárquica, respecto de la estructura
orgánico-funcional de la entidad respectiva, y que está representada de forma que refleje las secciones,
subsecciones, series, subseries y/o asuntos administrativos, resultantes de la aplicación de la tabla de retención o
tabla de valoración documental según se trate de archivos de gestión o fondos acumulados.

PARÁGRAFO 1. Los Archivos Generales Territoriales y los archivos históricos institucionales están compuestos
por los fondos documentales provenientes de los Archivos Centrales de las distintas entidades adscritas o
vinculadas en el correspondiente nivel territorial, así como los fondos documentales de valor histórico entregados
en custodia o donación por particulares.

PARÁGRAFO 2. Las entidades del Estado deben transferir sus archivos de valor histórico al Archivo General de
la Nación o al Archivo General Territorial, de acuerdo con su jurisdicción; en ningún caso se pueden enajenar,
donar, destruir documentos de valor históricos o entregar dichos acervos en comodato o custodia a empresas de
servicios archivísticos o terceros.

PARÁGRAFO 3. Los Archivos Históricos conformados por documentos públicos que estén administrados por
academias, centros de historia y entidades académicas o científicas privadas, solo podrán incrementar sus fondos
documentales mediante la recepción de documentos donados por particulares, la compra de archivos a entidades
de derecho privado, de familias o de personas naturales, los cuales de todas formas mantienen su carácter de
patrimonio documental del país.

CAPÍTULO III

ORDENACIÓN DOCUMENTAL

ARTÍCULO 9° Ordenación documental: Las entidades públicas deben desarrollar procesos de ordenación
documental, garantizando la adecuada disposición y control de los documentos en cada una de las fases de
archivo, permitiendo su disponibilidad durante el tiempo de permanencia establecido en las Tablas de Retención
Documental y Tablas de Valoración Documental.

ARTÍCULO 10° Principios de la ordenación documental en las entidades del estado: las áreas responsables
de la gestión documental deben velar por la adecuada ordenación de sus fondos documentales, teniendo en cuenta
los principios de procedencia, orden original, integridad de los fondos y las demás directrices, políticas y normas
que expida el Archivo General de la Nación, así como las que establezca en su ámbito el Comité Institucional de
Desarrollo Administrativo o el Comité Interno de Archivo, según el caso.

PARÁGRAFO. La ordenación documental puede darse a nivel de fondos, secciones, subsecciones, series,
subseries, expedientes y, excepcionalmente, por tipos documentales; por tanto, es posible emplear distintos
métodos de ordenación dependiendo del nivel al cual se pretenda aplicar. Así:
1. a) Ordenación de fondos: Está determinada por el Cuadro de Clasificación Documental y los métodos
adoptados por cada entidad, aprobados por el Comité Interno de Archivo.
2. b) Ordenación de secciones y subsecciones: Está determinada por el Cuadro de Clasificación Documental y la
Tabla de Retención Documental de la entidad, la cual a su vez debe responde a la estructura administrativa
correspondiente al periodo cronológico al cual pertenecen los documentos.
3. c) Ordenación de series, subseries y asunto: Está determinada por el Cuadro de Clasificación Documental y la
Tabla de Retención Documental o Tabla de Valoración Documental de la entidad respectiva, en la cual se
presenta la lista de series, subseries o asuntos en un orden previamente acordado.
4. d) Ordenación a nivel de expedientes: Debe ser adoptada teniendo un orden lógico y apropiado de acuerdo con
las características administrativas, legales, funcionales y técnicas de los documentos, aplicando métodos
acordes con las características diplomáticas de los documentos.
5. e) Ordenación de tipos documentales: Se determina por el principio de orden original el cual consiste en que
cada documento que conforma el expediente debe estar ubicado en el lugar correspondiente de acuerdo con
el momento de su producción o el trámite administrativo que dio lugar a la generación de este.
6.
 CAPÍTULO IV

DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL

ARTÍCULO 11°. Obligatoriedad de la descripción documental. Las entidades del Estado deberán desarrollar
un programa de descripción documental y elaborar diferentes instrumentos de descripción que permitan conocer
y controlar las unidades documentales que conforman el archivo, apoyar y estimular la difusión de la información
y consulta por el ciudadano, así como la investigación a partir de las fuentes primarias, participar en la recuperación
de la memoria, así como en la formación y consolidación de la identidad cultural.

PARÁGRAFO. Todas las entidades del Estado deben implementar programas de descripción documental
mediante la utilización de normas y principios universales y sistemas informáticos basados en las normas de
descripción adoptadas por el Consejo Internacional de Archivos (CIA) de manera que la estructura de los datos y
la información sea compatible con los sistemas utilizados por el Archivo General de la Nación y demás archivos
generales territoriales, permitiendo la homogenización de la descripción archivística, el intercambio de la
información entre diferentes sistemas automatizados de archivo y la consulta de documentos conservados en los
archivos públicos independientemente de su ubicación geográfica.

ARTÍCULO 12. Descripción colectiva de los fondos. La descripción documental, obedece a un proceso
sistemático que debe ser realizado en las diferentes fases del archivo, iniciando con el registro y radicación oficial
en las áreas de gestión documental o quien haga sus veces en la entidad y continuando durante la fase de archivo
de gestión, hasta su transferencia al archivo central e histórico de cada entidad cuando corresponda.

ARTÍCULO 13°. Archivos históricos en poder de entidades privadas. El Archivo General de la Nación podrá
establecer convenios o acuerdos de cooperación con academias de Historia, entidades académicas o científicas
de carácter privado que conserven y administren archivos históricos de titularidad pública, archivos privados de
interés público o declarados como bienes de interés cultural, para desarrollar procesos de descripción documental
y lograr su recuperación y consulta a través de la Red Nacional de Archivos, de manera que sus fondos
documentales se pongan a disposición de toda la ciudadanía.

ARTÍCULO 14°. Consulta en línea de los instrumentos de descripción documental. Las entidades del Estado
que conserven y administren archivos históricos públicos, privados de interés público o declarados como bienes
de interés cultural, deben desarrollar procesos de descripción documental que permitan el acceso, la consulta y la
visualización de los instrumentos de descripción a través de sus páginas web, a partir de las normas de descripción
archivísticas adoptadas por el Consejo Internacional de Archivos (CIA) de manera que sus fondos documentales
puedan estar disponibles para la consulta de toda la ciudadanía, así como para el seguimiento y control de sus
fondos.

ARTÍCULO 15°. Descripción documental de actos administrativos, contratos, y otras series documentales
y expedientes compuestos. Las diferentes entidades del Estado deben desarrollar procesos de descripción para
la consulta en línea de sus actos administrativos, contratos, licencias y demás tipos de expedientes siempre que
dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o a la Ley.

PARÁGRAFO: Es obligación de los responsables de las diferentes oficinas o unidades administrativas en las
entidades públicas, impartir las instrucciones para garantizar la elaboración y diligenciamiento de la hoja de control
durante la etapa activa del expediente, en la cual se lleve el registro individual de los documentos que lo conforman.
Si se trata de expedientes electrónicos, las entidades deberán implementar los medios tecnológicos para este
registro y control que permitan la generación de un índice electrónico que asegure la integridad y completitud de
este.
ARTÍCULO 16°. Acceso, consulta y visualización de los fondos documentales. Los Archivos Generales
Territoriales en sus diferentes niveles deben disponer de espacios de difusión y consulta de sus fondos a través
de las página web de los municipios, distritos y departamentos; cuando no se disponga de los citados medios
tecnológicos, se debe publicar y mantener actualizada la Guía General del Archivo General Territorial o Archivo
Histórico Institucional según corresponda, así como los catálogos de fondos documentales disponibles para la
consulta por parte de los ciudadanos siempre que no contengan información de carácter reservado conforme a la
Constitución o a la Ley.

ARTÍCULO 17°. Inventario de documentos transferidos a los archivos generales o archivos históricos
institucionales. Las entidades que por jurisdicción o competencia transfieran documentos de archivo a los
Archivos Generales Territoriales o a los archivos históricos institucionales, deben publicar en sus respectivas
páginas web, el inventario de los documentos transferidos, con el fin de informar a la ciudadanía y de otra parte
definir responsabilidades en relación con la conservación y servicio de los mismos.

ARTÍCULO 18°. Pautas generales para la descripción documental. A continuación, se describen de manera
general los aspectos para tener en cuenta en el desarrollo de procesos de descripción documental, que pueden
aplicarse con independencia del tipo documental o del soporte físico de los documentos de archivo, así:

1. a) Instrumentos de Descripción Archivísticos: Se trata de documentos en los que se relaciona o se describe

uno o un conjunto de documentos, con el fin de establecer control físico, administrativo o intelectual de los
mismos y que permite la oportuna y adecuada localización y recuperación del documento físico o electrónico y
de la información en él contenida.

– Censo: En concordancia con lo expuesto en el artículo 30 del Decreto 2578 de 2012, es responsabilidad del
Archivo General de la Nación y de los Archivos Territoriales, elaborar y mantener actualizado el Censo Guía de los
archivos públicos del orden nacional y territorial. El censo es el instrumento en el que se identifica y se describen
de manera general los archivos pertenecientes a un ámbito nacional y territorial con el fin de dar a conocer datos
básicos, como la titularidad, dirección, fondos documentales, servicios, entre otros.

– Guía: Describe de manera general un Archivo General Territorial o Institucional. la reseña histórica de su creación
y evolución institucional, misión, funciones, objetivos, visión, alcance, servicios, ubicación física del edificio; así
como, reseña histórica, contenido, series o asuntos, fechas extremas, clase de soporte, volumen, temas de posible
investigación, de cada uno de los fondos que lo conforman, entre otros. Las entidades o el Archivo General
Territorial deben destinar espacios en las respectivas páginas web para la publicación de la citada Guía.

– Inventario: Instrumento de control y de recuperación de información en el que se describe de manera exacta los
datos de cada una de las unidades de conservación que conforman las series o asuntos de un fondo documental

– Catálogo: Es el instrumento de consulta que describe de manera exhaustiva los documentos (expedientes,
tomos, legajos, unidades documentales) seleccionados de una serie o asunto, o parte de ella, que traten de un
mismo asunto, que por su valor histórico o demanda de consulta así lo amerite.

– índices: Lista alfabética o numérica de términos onomásticos, toponímicos, cronológicos y temáticos, contenidos
tanto en los propios documentos como en los instrumentos de descripción ya elaborados y que reflejan el contenido
de los documentos mediante palabras claves o descriptores en lenguaje controlado según la temática de los fondos
objeto de la descripción documental; debe contener la referencia para su localización

1. b) Niveles de descripción: El programa de descripción documental se puede llevar a cabo de forma secuencial
a partir de los siguientes niveles:
– Fondo: Comprende el conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en desarrollo de
sus funciones y actividades. Para este nivel aplican las Guías.

– Sección y subsección: Comprende el conjunto de documentos agrupados en series o asuntos que fueron
producidos y acumulados, en las diferentes subdivisiones de un fondo, las cuales deben responder de manera
directa con la estructura orgánica de la entidad. A este nivel aplican tanto la guía como los inventarios
documentales.

– Serie y subserie o asunto: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenidos homogéneos,

emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas,
las cuales están determinadas por las Tablas de Retención o de Valoración Documental. A este nivel aplican los
inventarios, dependiendo de la necesidad de información.

– Expediente: Conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en
resolución de un mismo asunto, organizados en el orden en que fueron tramitados y que constituyen una unidad
archivística compuesta. A este nivel, aplican los inventarios, catálogos e índices, dependiendo de la necesidad de
información.

– Unidad documental simple: Conjunto de documentos de iguales características, producidos de manera

periódica y secuencial (numérica o cronológica) y que constituyen una unidad archivística simple. Ejemplo: actas,
decretos, resoluciones, circulares, acuerdos. A este nivel aplican los inventarios, catálogos e índices, dependiendo
de la necesidad de información.

1. c) Áreas de Descripción: La descripción documental en cualquier soporte y en cualquiera de los niveles

anteriormente descritos debe contemplar como mínimo las siguientes áreas que se identifican con la estructura
documental del nivel a describir, diligenciando los aspectos requeridos para cada nivel, de acuerdo con las
necesidades de cada entidad y los lineamientos que establezca el Archivo General de la Nación, el Comité
Interno de Archivo de cada entidad y demás normas vigentes sobre el particular:

1. Área de identificación

1.1. Nivel de descripción:

1.2. Código de referencia:

1.3. Signaturas antiguas.

1.4. Signatura de procedencia:

1.5. Unidad de instalación:

1.6. Autor responsable del contenido

1.7. Signatura en otros soportes

1.7.1. Signatura

1.7.2. Tipo de soporte

1.8. Titulo

1.8.1. Título propio

1.8.2. Otros títulos

1.9. Fechas extremas

1.9.1. Inicial

1.9.2. Final

1 10. Fechas de acotación

1.10.1. Inicial

1.10.2. Final

1.11. Soporte

1.12. Volumen de la unidad de descripción

1.12.1. Unidad documental

1.12.2. Expediente o carpeta

1.12.3. Legajo

1.12.4 Caja

1.12.5. Otros

1.12.6. Folios (físico o electrónico)

1.13. Tipo documental

1.14. No. de orden

2. Área de contexto

2.1. Nombre del productor I Unidad administrativa I Oficina productora

2.2. Fuentes de información

2.3. Historia institucional o Biografía

2.4. Fechas extremas del productor

2.5. Historia de la custodia

2.6. Forma de ingreso

2.6.1. Transferencia I Entidad remitente I Fecha

2.6.2. Donación I Donante I Fecha

2.6.3. Compra I Propietario I Fecha

2.6.4. Depósito I Procedencia I Fecha

3. Área de contenido y estructura

3.1. Lugar de emisión

3.2. Alcance y contenido

3.3. Criterios de valoración, selección y eliminación

3.4. Nuevos ingresos

3.5. Organización

3.6. Características internas

3.6.1. Tipo de letra

3.6.2. Tipo de recurso de información

3.6.3. Tipología documental

3.6.4. Técnica

3.6.5. Tradición documental

3.6.6. Otras características internas

3.6.7. Medio de captura / Modelo

3.6.8. Imagen

3.6.9. Formato de comprensión

3.6.10. Tamaño digital

3.6.11. Resolución

3.7. Características externas

3.7.1. Lengua (Idioma)

3.7.2. Dimensiones

3.7.3. Colores

3.7.4. Otras características externas

3.8. Datos del autor

3.9. Datos de la publicación

3.10. Datos matemáticos

3.11. Documentación anexa

3.12. Edición

3.13. Fuente de información

4. Área de condiciones de acceso y utilización

4.1. Situación jurídica

4.2. Condiciones de acceso

4.3. Derechos del autor I Normas sobre reproducción

4.4. Lengua (Idioma) de los documentos

4.5. Estado de conservación

4.6. Características físicas y requisitos técnicos

4.7. Instrumentos de descripción

5. Área de documentación asociada

5.1. Localización de los documentos originales

5.2. Existencia de reproducciones

5.3. Unidades de descripción relacionadas con el archivo

5.4. Documentación complementaria en otros archivos

5.5. Bibliografía

6. Área de notas

6.1. Notas

6.2. Documentos anexos

7. Descriptores con funciones y relaciones

7.1. Índices

7.2. Relación 2

7.3. Descriptor 3 (cargos)

7.4. Descriptor 4 (títulos)

7.5. Descriptor 5 (profesión)

7.6. Descriptor 6 (condición étnica)

7.7. Descriptor 7 (geográficos)

I 7.8. Descriptor 8 (tipo documental) 7.9. Descriptor 9 (entidades)

7.10. Descriptor 10 (temáticos) (tema o asunto administrativo o trámite al que se vincula)

7.11. Descriptor 11 (grados militares)

7.12. Descriptor 13 (anexos)

8. Área de control de la descripción

8.1. Nota del archivero

8.2. Reglas o normas utilizadas

8.3. Fecha (s) de la (s) descripción (es)

1. d) Metadatos mínimos para la descripción de los documentos electrónicos de archivo. Sin perjuicio de lo
establecido en el Artículo anterior, para la descripción de documentos electrónicos, el respectivo Comité
Institucional de Desarrollo Administrativo o el Comité Interno de Archivo de cada entidad según el caso, debe
evaluar y aplicar estándares de descripción (metadatos) compatibles con las normas de descripción archivística
 adoptadas por el Consejo Internacional de Archivos (CIA) y tener en cuenta lo dispuesto en el artículo 30° del
Decreto 2609 de 2012, para describir documentos electrónicos.

PARÁGRAFO. El Archivo General de la Nación podrá reglamentar otros aspectos adicionales de este artículo,
cuando la descripción aplique a sistemas electrónicos, repositorios digitales de archivo y cualquier conjunto de
documentos en formato electrónico, para facilitar su descripción, consulta y recuperación.

ARTÍCULO 19°. Pasos para el desarrollo de un proyecto de descripción documental. Para el desarrollo de
proyectos de descripción documental es necesario realizar como mínimo las siguientes actividades:
1. Identificación de la unidad de descripción (fondo, sección, subsección, serie, subserie o agrupación documental
a describir)

 Nombre (cuando se trate de fondos o dependencias) o Título

 Volumen

 Fechas Extremas

 Ubicación topográfica
1. Verificación del estado general de organización y conservación documental:

 Estado de organización: (clasificación, ordenación, foliación, sellado, reseña histórica institucional, nivel de
descripción, condiciones de almacenamiento, reproducción en otros soportes).

 Estado de conservación: (identificación de los niveles de deterioro: físicos, biológicos o químicos y verificación
de procesos de conservación realizados)
1. Definición del plan de trabajo a seguir sobre la documentación previamente identificada:

 Elaborar el plan de trabajo y adelantar las acciones tendientes a subsanar los hallazgos, resultado de la
verificación del estado de organización y conservación.

 Diligenciar la ficha de descripción documental, de acuerdo con el nivel de descripción establecido (fondo,
sección, subsección, serie, subserie, unidad documental)

 Validación de la información y generación de instrumentos de descripción, a través de medios tecnológicos.

 Divulgación de los instrumentos de descripción.

 Acceso a la información.

CAPÍTULO V

SISTEMAS AUTOMATIZADOS DE DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL

ARTÍCULO 20°. Utilización de medios tecnológicos en la descripción archivística. Las entidades del Estado
deben desarrollar procesos de descripción documental mediante la implementación de medios tecnológicos
apropiados, interoperables y compatibles que permitan la visualización de los instrumentos de descripción a través
de la Red Nacional de Archivos y los sistemas utilizados por el Archivo General de la Nación.

PARÁGRAFO. Cuando existan documentos reproducidos en otros medios o soportes, diferentes al original se
debe referenciar su ubicación física, de tal manera que se facilite su recuperación y consulta.

ARTÍCULO 21. Compatibilidad e interoperabilidad. En la adopción de tecnologías de la información y las

comunicaciones en la producción, conservación, organización, administración, control, acceso y preservación de
los documentos de archivo, se debe garantizar que dichas herramientas tecnológicas sean compatibles e
interoperables con el sistema de gestión documental de la misma entidad y los de otras entidades públicas, y
cumplir con las normas expedidas por el Archivo General de la Nación.

ARTÍCULO 22. Transferencia de información. Los sistemas empleados deberán permitir la transferencia de
información al Sistema del Archivo General de la Nación y los archivos generales territoriales, en concordancia con
dispuesto en los Decretos 2578 de 2012 y 2609 de 2012.

CAPÍTULO VI
 DISPOSICIONES FINALES

ARTÍCULO 23°. Obligatoriedad de la descripción documental en el desarrollo de contratos de organización,

custodia o administración documental. Cuando las entidades públicas contraten con empresas privadas
servicios de organización, digitalización, microfilmación, custodia o administración de sus documentos,
independientemente de la modalidad o tipo de contrato, deberán exigir a las empresas contratistas el uso de
sistemas basados en las normas de descripción archivísticas adoptadas por el Consejo Internacional de Archivos
(CIA) dejando consignada dicha obligación en las cláusulas del contrato que suscriban.

ARTÍCULO 24°. Responsabilidad de otras entidades públicas en el desarrollo de las normas sobre la
gestión de documentos. Es responsabilidad de las Superintendencias y los Ministerios en sus respectivos
sectores, establecer mecanismos para el cumplimiento de lo establecido en el presente Acuerdo, dirigidos a las
entidades privadas bajo su inspección y vigilancia, de conformidad con lo establecido en la ley 594 de 2000 y sus
normas reglamentarias.

ARTÍCULO 25°. Integración del Sistema Nacional de Archivos a otros sistemas. El Archivo General de la
Nación colaborará con las Superintendencias y los Ministerios en el desarrollo de la normatividad que deba
expedirse en esta materia, para las entidades privadas bajo la competencia de control y vigilancia de estos
organismos.

ARTÍCULO 26°. Vigencia y derogatoria. El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su publicación y deroga
las disposiciones que le sean contrarias.

ACUERDO No. 006

“Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI “Conservación de Documentos” de la Ley
594 de 2000″

EL CONSEJO DIRECTIVO

DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN JORGE PALACIOS PRECIADO

En uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por la Ley 80 de 1989; el artículo 76 de la Ley 489
de 1998, el Decreto 2126 de 2012, el Acuerdo 09 de 2012 y,

CONSIDERANDO:

Que el artículo segundo de la Ley 80 de 1989, señala las funciones del Archivo General de la Nación y en su
numeral b) preceptúa: “Fijar políticas y expedir reglamentos necesarios para organizar la conservación y uso
adecuado del patrimonio documental de la Nación, de conformidad con los planes y programas que sobre la
materia adopte la Junta Directiva” (hoy Consejo Directivo).

Que la Ley 397 de 1997 (Ley General de Cultura) modificada por la Ley 1185 de 2008, en su Artículo 12º “del
Patrimonio Bibliográfico, Hemerográfico, Documental y de imágenes en movimiento”, establece que el Ministerio
de Cultura a través del Archivo General de la Nación, es la entidad responsable de reunir, organizar, incrementar,
preservar, proteger, registrar y difundir el patrimonio documental de la Nación, sostenido en los diferentes soportes
de información.

Que la Ley 594 de 2000 en el titulo XI “Conservación de Documentos”, Artículo 46 establece: “Conservación de
documentos. Los archivos de la Administración Pública deberán implementar un sistema integrado de
conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos”.
Que para la aplicación e implementación de la Ley 1712 de 2014, Ley de Transparencia y de Acceso a la
Información Pública Nacional, se requiere el cumplimiento de la función archivística.

Que el Decreto 2578 de 2012 en su artículo 2 ° “Fines del Sistema Nacional de Archivos”, estipula que el Sistema
Nacional de Archivos tiene como fin adoptar, articular y difundir las políticas estrategias, metodologías, programas
y disposiciones en materia archivística y de gestión de documentos, promoviendo la modernización y desarrollo de
los archivos en todo el territorio nacional.

Que el Decreto 2609 de 2012 en su Artículo 9° “Procesos de la gestión documental” numeral g), define la
preservación a largo plazo como: “el conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su
gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o
almacenamiento”.

Que el Decreto 2609 de 2012, en su Capítulo IV “La gestión de los documentos electrónicos de archivo”, establece
en su Artículo. 29 los requisitos para la preservación y conservación de los documentos electrónicos de archivo,
con el objeto de asegurar su preservación y conservación en el tiempo.

Que el Decreto 1515 de 2013 modificado por el Decreto 2758 de 2013, establece en su artículo 12° el procedimiento
y los lineamientos generales para la transferencia secundaria de los documentos y archivos electrónicos
declarados de conservación permanente, tanto al Archivo General de la Nación como a los archivos generales
territoriales de forma que se asegure su integridad, autenticidad, preservación y consulta a largo plazo.

Que el Decreto 1100 de 2014, en su Artículo 5° “condiciones técnicas”, establece que corresponde al Archivo
General de la Nación de conformidad con las normas expedidas por el Ministerio de Cultura, la función de
reglamentar las condiciones técnicas especiales de los bienes muebles de carácter documental archivístico,
susceptibles de ser declarados como Bien de Interés Cultural.

Que quienes custodian el patrimonio documental, bienes archivísticos de interés cultural o susceptibles de ser
declarados como tal, tienen la responsabilidad de asegurar su conservación y preservación en el tiempo.

Que, en mérito de lo expuesto,

ACUERDA:

CAPÍTULO I

GENERALIDADES

ARTICULO 1°: OBJETO DEL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN-SIC. La implementación del SIC
tiene como finalidad, garantizar la conservación y preservación de cualquier tipo de información,
independientemente del medio o tecnología con la cual se haya elaborado, manteniendo atributos tales como
unidad, integridad autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad, accesibilidad, de toda la documentación de
una entidad desde el momento de la producción, durante su período de vigencia, hasta su disposición final, de
acuerdo con la valoración documental.

ARTÍCULO 2°: ÁMBITO DE APLICACIÓN. El presente Acuerdo, aplica a las entidades y organismos de la Rama
Ejecutiva del Poder Público del orden nacional, departamental, distrital, municipal; las entidades territoriales
indígenas, los territorios especiales y demás que se creen por Ley; las entidades privadas que cumplen funciones
públicas; las entidades del Estado en las distintas ramas del poder público; y demás organismos regulados por la
Ley 594 de 2000.
ARTICULO 3°: DEFINICIONES. Para efectos de este Acuerdo se definen los siguientes conceptos así:

Conservación Documental: Conjunto de medidas de conservación preventiva y conservación – restauración

adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos análogos de archivo.

Conservación Preventiva: Se refiere al conjunto de políticas, estrategias y medidas de orden técnico y

administrativo con un enfoque global e integral, dirigidas a reducir el nivel de riesgo, evitar o minimizar el deterioro
de los bienes y, en lo posible, las intervenciones de conservación – restauración. Comprende actividades de
gestión para fomentar una protección planificada del patrimonio documental.

Conservación – Restauración: Acciones que se realizan de manera directa sobre los bienes documentales,
orientadas a asegurar su conservación a través de la estabilización de la materia. Incluye acciones urgentes en
bienes cuya integridad material física y/o química se encuentra en riesgo inminente de deterioro y/o pérdida, como
resultado de los daños producidos por agentes internos y externos, sean estas acciones provisionales de
protección para detener o prevenir daños mayores, así como acciones periódicas y planificadas dirigidas a
mantener los bienes en condiciones óptimas.

Documento electrónico: Es la información generada, enviada, recibida, almacenada y comunicada por medios
electrónicos, ópticos o similares.

Documento electrónico de archivo: registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por
medios electrónicos, que permanece almacenada electrónicamente durante todo su ciclo de vida, producida por
una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal o valor
científico, histórico, técnico o cultural y que debe ser tratada conforme a lo principios y procesos archivísticos.

Documento digital: información representada por medio de valores numéricos diferenciados – discretos o
discontinuos-, por lo general valores numéricos binarios (bits), de acuerdo con un código o convención
preestablecidos.

Preservación digital: Es el conjunto de principios, políticas, estrategias y acciones específicas que tienen como
fin asegurar la estabilidad física y tecnológica de los datos, la permanencia y el acceso de la información de los
documentos digitales y proteger el contenido intelectual de los mismos por el tiempo que se considere necesario.

Preservación a largo plazo: Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión
para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o
almacenamiento. La preservación a largo plazo aplica al documento electrónico de archivo con su medio
correspondiente en cualquier etapa de su ciclo vital.

Sistema Integrado de Conservación: Es el conjunto de planes, programas, estrategias, procesos y

procedimientos de conservación documental y preservación digital, bajo el concepto de archivo total, acorde con
la política de gestión documental y demás sistemas organizacionales, tendiente a asegurar el adecuado
mantenimiento de cualquier tipo de información, independiente del medio o tecnología con la cual se haya
elaborado, conservando atributos tales como unidad, integridad autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad
y accesibilidad, desde el momento de su producción y/o recepción, durante su gestión, hasta su disposición final,
es decir, en cualquier etapa de su ciclo vital.

ARTICULO 4°: COMPONENTES DEL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN- SIC. En virtud de la

naturaleza de los diferentes tipos de información y/o documentos, los componentes del SIC son:
1. a) Plan de Conservación Documental: aplica a documentos de archivo creados en medios físicos y/o análogos.
2. b) Plan de Preservación Digital a largo plazo: aplica a documentos digitales y/o electrónicos de archivo.
PARAGRAFO: El diagnóstico integral de archivo es requisito previo a la formulación de los planes del SIC; el
diagnóstico integral de archivo debe ser elaborado siguiendo los criterios metodológicos establecidos por el Archivo
General de la Nación Jorge Palacios Preciado y se presentará como documento anexo a los planes del SIC.

ARTICULO 5°: FORMULACIÓN DE LOS PLANES DEL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN – SIC. Los
planes del SIC establecerán acciones a corto, mediano y largo plazo de conformidad con la valoración de los
documentos y su ciclo vital, mediante la aplicación de una estrategia de mejora continua de los procesos. Tanto el
plan de conservación documental como el plan de preservación digital a largo plazo, deben contener en su
estructura los siguientes elementos mínimos:
1. Introducción
2. Objetivos
3. Alcance
4. Metodología
1. Actividades para la ejecución del plan, de acuerdo con los programas de conservación preventiva del SIC
2. Actividades específicas para cada uno de los planes

 Recursos: humanos, técnicos, logísticos y financieros

1. Responsables
1. Tiempo de ejecución – Cronograma de actividades
2. Presupuesto
3. Gestión de riesgos del plan
4. Anexos

ARTÍCULO 6° PROGRAMAS DE CONSERVACIÓN PREVENTIVA: es el conjunto de procesos y procedimientos

de conservación aplicables al Plan de conservación documental y al Plan de preservación digital a largo plazo. Los
programas de conservación preventiva son los siguientes:
1. Capacitación y sensibilización
2. Inspección y mantenimiento de sistemas de almacenamiento e instalaciones físicas
3. Saneamiento ambiental: desinfección, desratización y desinsectación
4. Monitoreo y control de condiciones ambientales
5. Almacenamiento y re-almacenamiento
6. Prevención de emergencias y atención de desastres

ARTICULO 7°: PRINCIPIOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN – SIC. Los principios que
orientan la implementación del SIC, serán los establecidos en el Artículo 5º del Decreto 2609 “Principios del proceso
de gestión documental” y en el Artículo 9º “Procesos de la gestión documental” del Literal g “Preservación a largo
plazo” que aplican a la administración pública.

ARTICULO 8°: ARTICULACIÓN CON LA POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL. El SIC deberá articularse
con la política de gestión documental, según los establecido en el artículo 6 º del Decreto 2609 de 2012
“Componentes de la política de gestión Documental”, las “Etapas de la gestión documental” establecidas en el
Artículo 7° y los “Instrumentos archivísticos para la gestión documental” mencionados en el Artículo 8° del mismo
Decreto y armonizarse con los otros sistemas administrativos y de gestión de la entidad.

ARTÍCULO 9°: RESPONSABILIDAD SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN – SIC. El SIC implica la

ejecución de procesos transversales al proceso de gestión documental, por lo tanto su implementación, será
responsabilidad del Secretario General o de un funcionario de igual o superior jerarquía, articulado con un equipo
interdisciplinario de profesionales del área de gestión documental, área de conservación documental, área de
tecnologías de la información y auditores.
ARTÍCULO 10°: COORDINACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN – SIC. La coordinación del
SIC, le corresponde a los respectivos Secretarios Generales o el funcionario de igual o superior jerarquía de las
entidades a que hace referencia el Artículo 1 ° del presente Acuerdo a través de las áreas responsables de la
implementación del SIC.

ARTÍCULO 11°: APROBACIÓN SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN – SIC. El Sistema Integrado de

Conservación deberá ser aprobado mediante acto administrativo expedido por el Representante Legal de la
entidad, previo concepto emitido por el Comité de Desarrollo Administrativo en las entidades del orden nacional o
por el Comité Interno de Archivo en las entidades del nivel territorial, cuyo sustento deberá quedar consignado en
el Acta del respectivo Comité.

PARÁGRAFO: Los servidores y empleados públicos, así como los contratistas que presten servicios a las
entidades públicas, deberán cumplir con las normas establecidas por el Archivo General de la Nación Jorge
Palacios Preciado para asegurar la conservación y preservación de cualquier tipo de información (análoga o digital)
durante el ciclo vital de los documentos.

CAPÍTULO II

DEL PLAN DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL

ARTÍCULO 12°. PLAN DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL. Es el conjunto de acciones a corto, mediano y largo
plazo que tienen como fin implementar los programas, procesos y procedimientos, tendientes a mantener las
características físicas y funcionales de los documentos de archivo conservando sus características de autenticidad,
integridad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad y disponibilidad a través de tiempo.

ARTICULO 13°. NIVELES DE INTERVENCIÓN EN CONSERVACIÓN DOCUMENTAL. Para los documentos de

archivo existen dos niveles de intervención: conservación preventiva y conservación – restauración.
1. Conservación preventiva: hace referencia a los procesos y procedimientos de los programas de conservación
preventiva referidos en el Artículo 6 ° del presente Acuerdo y a las intervenciones menores que buscan detener
o prevenir el deterioro de los documentos sin generar alteraciones al soporte y/o a la información.
2. Conservación – restauración: hace referencia a los procesos y procedimientos que buscan corregir el deterioro,
potenciando y restituyendo los valores históricos y estéticos de la documentación

ARTÍCULO 14°. CRITERIOS DE INTERVENCIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO: para la formulación del plan
de conservación documental se tendrá en cuenta que cualquier intervención directa sobre los documentos debe
obedecer a tratamientos estrictamente necesarios, realizados por personal capacitado, usando materiales
compatibles y estables, desde el punto de vista físico y químico, que no alteren la información, soporte o los valores
del documento y que puedan ser retirados en una situación futura, bajo los siguientes criterios:
1. Unidad del Objeto documental: La originalidad del objeto y los diversos valores que posee o ha adquirido el
documento a través del tiempo además de los valores legales que de él se derivan, deben ser respetados
teniendo en cuenta que en el documento producido, el valor documental está dado por la información que
transmite y por la forma física y formal como se ha elaborado, cualquiera que sea su soporte.

El objeto documental a tratar, posee un contexto inmediato que es la unidad documental de la cual hace parte. Ella
puede integrar varios tipos de documentos, en diferentes medios, con diferentes técnicas y diversas problemáticas
de conservación, las cuales deben ser intervenidas bajo parámetros uniformes, solucionando los tratamientos
particulares, dentro de un nivel equilibrado para el conjunto. Por ello, los procedimientos de intervención en
archivos deben tender al tratamiento de grupos documentales y no al manejo individual y aislado de solo algunas
unidades.
1. Unidad del soporte y de la imagen gráfica: Desde el punto de vista técnico y tecnológico, el documento está
conformado por un medio (soporte), sea cual fuere su material de elaboración, y por una serie de elementos
gráficos (depende de la tecnología) que transmiten o hacen visible la información consignada. En los
 documentos, como en pocos materiales, estos dos elementos se encuentran íntimamente ligados, el medio
(soporte) integra en su estructura los materiales o elementos que hacen posible obtener la imagen gráfica, uno
no existe sin el otro, así se crea una simbiosis donde los dos elementos interactúan y se transforman. Es así
que, no se puede pretender tratar ninguno de ellos sin afectar, aunque sea de manera exigua, al otro. En
consecuencia, todo tipo de intervención debe integrar el tratamiento tanto del medio (soporte), como el
aseguramiento de la información que éste contiene.
2. Integridad Física del Documento: Todo tipo de tratamiento en cualquiera de los niveles de intervención, debe
responder al respeto de las calidades y cualidades materiales, estructurales y plásticas del documento (este
último en el plano físico). No obstante, toda intervención ejecutada, implica, en mayor o menor grado,
modificación de las calidades y cualidades físicas y tecnológicas. Por ello, es indispensable realizar un
cuidadoso análisis de los materiales, garantizando permanencia, perdurabilidad, compatibilidad, legibilidad y
posibilidad de futuros tratamientos.

PARÁGRAFO: Los tratamientos de conservación preventiva o conservación- restauración deben estar precedidos
de la estricta documentación del bien, así como de un diagnóstico que fundamente, sustente y justifique el tipo y
alcance de las medidas o tratamientos a implementar o del establecimiento de proyectos y programas de
conservación.

Tanto los reportes de las acciones de conservación , como la “historia clínica” de los procedimientos ejecutados,
darán cuenta del estado inicial, los factores y mecanismos de deterioro, el tratamiento aplicado, los materiales y
métodos usados, los criterios con los cuales se intervino y las recomendaciones para procurar la preservación del
bien documental; igualmente, en ella se consignará el nombre del profesional que ejecutó el tratamiento, quien con
su firma asumirá la responsabilidad derivada de su actuación.

ARTICULO 15º PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL: El plan de

conservación documental debe incluir todos los procesos y procedimientos utilizados para la conservación de los
documentos de archivo, de acuerdo con la política general de gestión documental, los instrumentos archivísticos
para la gestión documental y otros sistemas administrativos y de gestión, de conformidad con las normas técnicas
y estándares internacionales vigentes a lo largo del ciclo vital de los documentos.

Los procesos y procedimientos para la conservación documental de manera general deben tener en cuenta:
1. Perfiles y competencias laborales del personal que realizará la intervención.
2. Infraestructura física y tecnológica para adelantar los procesos de conservación – restauración.
3. Elementos de protección personal y bioseguridad de acuerdo con la normatividad vigente en la materia.
4. Factores y mecanismos de alteración mediante el diagnóstico puntual de los bienes a intervenir.
5. Propuesta de intervención, que incluye análisis laboratorio, pruebas preliminares, tratamientos, herramientas y
materiales específicos de conservación documental, cronograma y presupuesto.
6. Documentación de la ejecución del tratamiento mediante informe escrito, registro gráfico y fotográfico,
incluyendo fechas de intervención, materiales y responsables.
7. Recomendaciones de control y seguimiento de los procesos de conservación.
8. Trazabilidad y seguridad de los procesos de conservación en armonía con los sistemas de información de la
entidad.
9. Posibilidades de investigación.
10. Normativa, buenas prácticas, manuales, guías e instructivos vigentes.

ARTÍCULO 16°. AUTORIZACIÓN DE INTERVENCIÓN. De conformidad con los establecido en el artículo 212 del
Decreto 19 de 2012, que modifica el numeral 2 del artículo 11 de la ley 397 de 1997, la intervención en conservación
– restauración de archivos declarados Bienes de Interés Cultural deberá contar con la autorización del Archivo
General de la Nación Jorge Palacios Preciado y solo podrá realizarse bajo la dirección de profesionales idóneos
en conservación y restauración.

ARTICULO 17º ARCHIVOS AUDIOVISUALES FOTOGRÁFICOS O SONOROS. Se aplicarán los criterios

establecidos por el Archivo General de la Nación mediante la normatividad relativa a la conservación y preservación
de archivos audiovisuales, sonoros, fotográficos y otros archivos especiales, generados en medio análogo, de
conformidad con normas técnicas y estándares internacionales vigentes.
 CAPÍTULO III

DEL PLAN DE PRESERVACIÓN DIGITAL A LARGO PLAZO

ARTÍCULO 18°. PLAN DE PRESERVACIÓN DIGITAL A LARGO PLAZO. Es el conjunto de acciones a corto,
mediano y largo plazo que tienen como fin implementar los programas, estrategias, procesos y procedimientos,
tendientes a asegurar la preservación a largo plazo de los documentos electrónicos de archivo, manteniendo sus
características de autenticidad, integridad, confidencialidad, inalterabilidad, fiabilidad, interpretación, comprensión
y disponibilidad a través del tiempo.

Además de las disposiciones generales del presente Acuerdo, el Plan de preservación digital a Largo Plazo debe
tener como base los siguientes elementos mínimos:
1. Políticas de preservación de la entidad: marco conceptual y conjunto de estándares para la gestión de la
información electrónica; metodología general para la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y
preservación de la información; programa de gestión documental; mecanismos de cooperación, articulación y
coordinación permanente entre las áreas de tecnologías de la información, gestión documental, auditorías
internas y usuarios.
2. Obligaciones legales: aspectos jurídicos del sector, la entidad y de gestión documental.
3. Limitaciones de la entidad, en términos jurídicos, financieros y las limitaciones técnicas, respecto de la
infraestructura tecnológica con que cuenta la entidad.
4. Necesidades de los usuarios, en cuanto a medios tecnológicos y capacitación, con base en la evaluación de la
capacidad técnica de la entidad y el nivel de conocimiento de los usuarios.
5. Buenas prácticas establecidas al interior de la entidad, guías, normas técnicas y estándares vigentes.

ARTÍCULO 19°: ESTRUCTURA DEL PLAN DE PRESERVACIÓN DIGITAL A LARGO PLAZO: El Plan de
Preservación Digital a Largo Plazo debe tener una estructura normalizada que responda a las necesidades
específicas de preservación digital identificadas en el diagnóstico integral. Metodológicamente, la estructura debe
definir una serie de acciones específicas relacionadas con los siguientes aspectos: Contexto de la preservación;
identificación de medios de almacenamiento y formatos digitales; evaluación de los aspectos técnicos, riesgos y
diferentes estrategias de preservación; resultados de la evaluación realizada; estrategia de preservación
seleccionada incluida la decisión con su justificación; funciones y responsabilidades para el plan de preservación
y su seguimiento; presupuesto para la formulación y ejecución del Plan de Preservación Digital a Largo Plazo y
modelo de financiamiento del mismo.

ARTICULO 20° CONDICIONES DE LA PRESERVACIÓN DIGITAL A LARGO PLAZO: Los documentos

electrónicos de archivo que han de preservarse en el tiempo deberán cumplir con los tiempos de retención
documental establecidos en las Tablas de Retención Documental – TRD o las Tablas de Valoración Documental
de la entidad – TVD; supervisados para la calidad del suministro del acceso; interpretables, recuperables y
protegidos contra la posible pérdida de derechos de propiedad intelectual y confidencialidad; y almacenados en un
entorno seguro independientemente del formato digital y soporte.

ARTÍCULO 21 ° RIESGOS PARA LA PRESERVACIÓN DIGITAL A LARGO PLAZO. Las estrategias técnicas de
preservación se identifican de acuerdo con los aspectos técnicos de los diferentes tipos de información, soportes
y formatos digitales en función de los riesgos de la preservación digital. Teniendo en cuenta la naturaleza única de
los documentos digitales, deben evaluarse los siguientes riesgos mínimos para la formulación de un Plan de
Preservación Digital a Largo Plazo:
1. Obsolescencia y degradación del soporte físico
2. Obsolescencia del formato del documento digital
3. Obsolescencia del software
4. Obsolescencia del hardware
5. Desastres naturales
6. Ataques deliberados a la información
7. Fallas organizacionales
8. Errores humanos que pudiesen afectar la preservación de la información

ARTÍCULO 22°. ESTRATEGIAS DE PRESERVACIÓN DIGITAL A LARGO PLAZO. De acuerdo con la evaluación
de la que trata el Artículo 19° del presente Acuerdo, las estrategias técnicas para la preservación digital que pueden
aplicarse, sin perjuicio de emplear aquellas que pudiesen surgir en el futuro, son las siguientes:
1. Migración: Cambio a nuevos formatos/plataformas (hardware y software) o nuevos medios.
2. Emulación: Recreación en sistemas computacionales actuales del entorno software y hardware para permitir la
lectura de formatos obsoletos.
3. Replicado: Copias de la información digital establecidas según la política de seguridad de la información de la
entidad.
4. Refreshing: Actualización de software o medios.

La estrategia seleccionada para la preservación digital deberá estar soportada, documentada y justificada de
acuerdo con los requisitos de preservación de los documentos, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
1. El registro histórico de todas las acciones de gestión y administración relativas a los documentos digitales y/o
documentos electrónicos de archivo.
2. Llevar a cabo de manera regular la vigilancia de los desarrollos técnicos, las técnicas de conversión, migración
y las normas técnicas pertinentes.
3. Elaborar un modelo aceptado de conceptos y utilizarlo como base para el plan de preservación digital a largo
plazo.
4. Capturar todos los metadatos asociados, transferirlos a los nuevos formatos o sistemas y asegurar su
almacenamiento.

ARTÍCULO 23°. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PRESERVACIÓN DIGITAL A LARGO PLAZO. El

plan de preservación digital a largo plazo debe incluir todos los procesos y procedimientos utilizados para la
preservación de los documentos digitales y/o documentos electrónicos de archivo, de acuerdo con la política
general de gestión documental, los instrumentos archivísticos para la gestión documental y otros sistemas
administrativos y de gestión, de conformidad con las normas técnicas y estándares internacionales vigentes,
adoptados por la entidad, de tal manera que se garantice la cadena de preservación de los documentos
electrónicos de archivo a lo largo del ciclo vital de los documentos.

Los procesos y procedimientos para la preservación digital de manera general deben tener en cuenta:
1. Los documentos digitalizados y nativos digitales, desde el proceso de planeación y valoración de la gestión
documental.
2. El cronograma de transferencias y eliminación de documentos de conformidad con la TRD o TVD de la entidad.
3. Los formatos y medios o soportes de almacenamiento de los documentos digitales.
4. Los requisitos de los metadatos asociados para documentos digitales.
5. Las acciones de preservación necesarias para garantizar la fiabilidad y autenticidad de los documentos
digitales.
6. Los requisitos legales y reglamentarios específicos para los documentos digitales en cada jurisdicción.
7. Los riesgos asociados a la obsolescencia tecnológica.
8. Los requisitos de auditoría.
9. La Vigilancia tecnológica

ARTÍCULO 24°. ADOPCIÓN DE ESTÁNDARES, NORMAS TÉCNICAS INTERNACIONALES Y MODELOS DE

REFERENCIA PARA EL ACCESO Y PRESERVACION DE LOS DOCUMENTOS. El Plan de Preservación Digital
a Largo Plazo, debe formularse teniendo en cuenta la adopción de las normas técnicas y estándares
internacionales vigentes, así como la normatividad vigente en la materia, de acuerdo con las políticas y directrices
del Archivo General de la Nación y el Ministerio de las tecnologías de la información y comunicaciones.

CAPÍTULO IV

DISPOSICIONES FINALES

ARTÍCULO 25°: SEGUIMIENTO Y CONTROL. Periódicamente, el Comité Interno de Archivo o el Comité de

Desarrollo Administrativo de la Entidad deberá verificar y evaluar el adecuado cumplimiento de lo establecido en
el Sistema Integrado de Conservación, e incluirá en los planes de mejoramiento de la entidad, las acciones
necesarias para corregir los hallazgos de las auditorías del Sistema Integrado de Conservación.

ARTICULO 26°: INSPECCIÓN Y VIGILANCIA. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, podrá
revisar los planes de implementación del Sistema Integrado de Conservación cuando así lo considere, aun después
de ser aprobados por el Comité Interno de Archivo o el Comité de Desarrollo Administrativo. Cuando a su juicio
existan o se omitan acciones que representen riesgo de pérdida o deterioro del patrimonio documental, el Archivo
General de la Nación Jorge Palacios Preciado solicitará los ajustes a los planes de implementación y realizará
inspección, vigilancia y control a lo dispuesto en el presente Acuerdo.

ARTÍCULO 27°. COMPETENCIAS. Para la implementación del Sistema Integrado de Conservación en las
Entidades que hacen parte del Sistema Nacional de Archivos, el Archivo General de la Nación Jorge Palacios
Preciado brindará la asistencia técnica requerida, de acuerdo con su capacidad institucional.

ARTÍCULO 28° PUBLICACIÓN: Los planes de implementación del sistema integrado de conservación, deberán
publicarse en la web de la entidad y mantenerse en los sitios web luego de su aprobación.

ARTÍCULO 29º: NORMAS COMPLEMENTARIAS. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado
expedirá normas complementarias y guías para la implementación del Sistema Integrado de Conservación y el
desarrollo del Plan de Conservación Documental y el Plan de Preservación digital a Largo Plazo.

ARTÍCULO 30°: COORDINACION CON OTRAS ENTIDADES DEL ORDEN NACIONAL. El Archivo General de
la Nación Jorge Palacios Preciado coordinará con los Ministerios y las Superintendencias el desarrollo de la
normativa que en materia de conservación documental y preservación digital deba expedirse para las entidades
privadas bajo el control y vigilancia de dichas autoridades nacionales.

ARTÍCULO 31: RESPONSABILIDAD DE OTRAS ENTIDADES PÚBLICAS EN EL DESARROLLO DE LAS

NORMAS SOBRE LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS. Es responsabilidad de las Superintendencias y los
Ministerios en sus respectivos sectores, en coordinación con el Archivo General de la Nación Jorge Palacios
Preciado, establecer normas para la formulación, implementación y evaluación del Sistema Integrado de
Conservación de las entidades privadas bajo su inspección y vigilancia, de conformidad con lo establecido en el
presente Acuerdo, la Ley General de Archivos y normas complementarias.

ARTÍCULO 32°. El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su expedición y deroga en especial el Acuerdo
048 de 2000 y demás disposiciones que le sean contrarias.

ACUERDO No. 008

 “Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la prestación de los
servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo y
demás procesos de la función archivística en desarrollo de los artículos 13° y 14° y sus parágrafos 1° y 3°
de la Ley 594 de 2000”

EL CONSEJO DIRECTIVO

DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN JORGE PALACIOS PRECIADO

En uso de las facultades que le confieren la Ley 80 de 1989, la Ley 489 de 1998,

la Ley 594 de 2000, el Decreto 2126 de 2012 y,

CONSIDERANDO

Que el artículo 26° de la Constitución Política establece que las autoridades competentes inspeccionarán y vigilarán
el ejercicio de las profesiones y de aquellas ocupaciones y oficios que impliquen un riesgo social.

Que el título IV de la Ley 594 de 2000 establece las normas relativas a la “ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS”.

Que el artículo 13° de la Ley 594 de 2000 preceptúa que, en los casos de construcción de edificios públicos,
adecuación de espacios, adquisición o arriendo, deberán tenerse en cuenta las especificaciones técnicas
existentes sobre áreas de archivos.

Que el artículo 14° de la Ley 594 de 2000 establece que “La documentación de la administración pública es
producto y propiedad del Estado, y éste ejercerá el pleno control de sus recursos informativos. Los archivos
públicos, por ser un bien de uso público, no son susceptibles de enajenación “.

Que el parágrafo 1° del artículo 14° autoriza a la administración pública a contratar con personas naturales o
jurídicas los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo.

Que el parágrafo 3° del artículo 14° de la Ley 594 de 2000 faculta al Archivo General de la Nación para establecer
los requisitos y condiciones que deberán cumplir las personas naturales o jurídicas que presten servicios de
depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo o administración de
archivos históricos.

Que el artículo 34 de la Ley 594 de 2000, Normalización, faculta al Archivo General de la Nación para fijar “(…) los
criterios y normas técnicas y jurídicas para hacer efectiva la creación, organización, transferencia, conservación y
servicios de los archivos públicos, teniendo en cuenta lo establecido en esta ley y sus disposiciones”.

Que el Decreto 1515 de 2013 en su título V “Contratación del Servicio de Custodia de Documentos de Archivo por
parte de entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas” en el artículo 13 establece que “Las
entidades públicas no podrán contratar con empresas privadas, la custodia de documentos de conservación
permanente, sobre los cuales exista la obligación de transferirlos al Archivo General de la Nación o a los archivos
generales territoriales; tampoco podrán contratar con firmas privadas o terceros la custodia o administración de
documentos declarados como Bienes de Interés Cultural (BIC) “.

Que el desarrollo de los diferentes procesos y actividades de la función archivística de que trata la Ley 594 de 2000
y demás normas reglamentarias, que sean contratados por entidades públicas con personas naturales o jurídicas,
sean éstas privadas, de economía mixta, o industriales y comerciales del Estado, tanto nacionales como
extranjeras deben cumplir igualmente con las normas que expida el Archivo General de la Nación.
Que los servicios relacionados con la gestión documental y la administración de archivos comprenden todo tipo de
documentos y archivos, sean éstos análogos (físicos) o electrónicos, independientemente de su formato y soporte.

Que el Estado es responsable del patrimonio documental del país, se encuentre éste bajo su custodia o bajo la
administración temporal de un tercero, delegado o contratado por medio de un proceso de contratación, teniendo
en cuenta normas para selección de contratistas establecidas en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 del 2007, Ley 1474
de 2011, Decreto 1510 de 2013, y demás herramientas expedidas por la Agencia Nacional de Contratación Pública
– Colombia Compra Eficiente.

Que, en mérito de lo expuesto,

ACUERDA

ARTICULO 1°. Las Entidades del Estado en sus diferentes niveles: nacional, departamental, distrital, municipal,
de las entidades territoriales indígenas, y demás entidades territoriales que se creen por Ley, así como las
entidades privadas que cumplen funciones públicas, y demás organismos regulados por la Ley 594 de 2000,
podrán contratar con personas naturales o jurídicas los servicios de custodia, organización, reprografía y
conservación de documentos de archivo, y cualquier otro servicio derivado de la normatividad archivística nacional,
dando cumplimiento a lo establecido en el presente Acuerdo así como a los demás requisitos y condiciones que
establezca el Archivo General de la Nación, con las excepciones establecidas en el artículo 13° del Decreto 1515
de 2013 y demás normas que la modifiquen, adicionen o sustituyan.

ARTICULO 2°. Las personas naturales o jurídicas de derecho privado que tengan dentro de su objeto social la
prestación de los servicios de que trata el artículo 14° Parágrafo 1° y 3° de la Ley 594 de 2000, sin detrimento de
lo establecido por otras normas en forma general, deberán reunir los siguientes requisitos mínimos:

1. Acreditar que cuentan con experiencia para desarrollar la actividad y/o servicio para el cual han sido
contratados, mediante certificaciones de prestación efectiva del servicio ofrecido. Para acreditar la experiencia
en actividades específicas, las entidades utilizarán certificaciones de prestación efectiva del servicio, expedidas
por os clientes o usuarios, de acuerdo a formato creado para ese fin por cada Entidad Estatal en cada proceso
de contratación. La experiencia general para el proceso de contratación se debe acreditar a través del RUP,
conforme los artículos 5° y 6° de la Ley 1150 de 2007, o las que lo modifiquen o sustituyan.
2. La persona jurídica deberá acreditar además de la idoneidad, que cuenta en su planta de personal con
profesionales con formación académica en Archivística, de conformidad con lo establecido en la Ley 1409 de
2010.

ARTICULO 3 °. En los procesos de custodia y administración integral de documentos de archivo el contratista

deberá cumplir como mínimo con los siguientes aspectos, además de adoptar un Sistema Integrado de
Conservación conforme lo estipula el Art.46 de la Ley 594 de 2000:

1. Ubicación en un terreno estable sin riesgos de humedad subterránea o problemas de inundación.

2. Ubicación de las instalaciones lejos de industrias contaminantes o que puedan ser objeto de atentados u
objetivos bélicos o terroristas.
3. Reunir las condiciones de seguridad, ambientales y de ventilación, exigidas por la Superintendencia de Industria
y Comercio y aquellas específicas establecidas por el Archivo General de la Nación.
4. La resistencia de las placas y pisos deben estar acorde con la altura de la estantería y las cargas a soportar,
avalado por un informe técnico calificado; además, la estantería deberá cumplir con características de sismo
resistencia aprobadas por normas técnicas colombianas, o en su defecto por organismos de normalización
internacionales.
5. Los pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con materiales ignífugos de alta resistencia
mecánica y desgaste mínimo a la abrasión.
6. Las pinturas utilizadas deberán igualmente poseer propiedades ignífugas en lo posible, y tener el tiempo de
secado necesario evitando el desprendimiento de sustancias nocivas para la documentación.
7. Las áreas de depósito y almacenamiento de documentos deben garantizar:
1. La seguridad y la adecuada manipulación de la documentación.
2. La adecuación climática ajustada a las normas establecidas para la conservación del material documental
de acuerdo con el medio o formato.

 Contar con elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad de los acervos documentales.
1. Las zonas de trabajo archivístico, consulta y prestación de servicios, deben estar separadas de las áreas de
almacenamiento, tanto por razones de seguridad como de regulación y mantenimiento de las condiciones
ambientales en las áreas de depósito.
2. Las áreas técnicas deberán estar conectadas con los depósitos, tomando en cuenta el necesario aislamiento
que debe existir en cuanto a la función desarrollada, así como su accesibilidad con las zonas de custodia,
recepción, organización y tratamiento de los documentos.
3. Los laboratorios de conservación y restauración deben tener aislamiento apropiado para evitar que los agentes
microbiológicos puedan contaminar las demás áreas y poner en riesgo la salud del personal que trabaja en
otras dependencias.
4. Los depósitos deben contar con sistemas de detección y extinción de incendio: incluyendo detectores de humo,
extintores multipropósito o sistemas de apagado automático que no afecten los documentos ni pongan en riesgo
la salud del personal.
5. Los depósitos deben tener igualmente sistemas que permitan la extracción o evacuación automática del agua
en caso de inundación.
6. Para el almacenamiento de documentos en soporte papel se debe utilizar unidades de almacenamiento que
garanticen su protección en el tiempo.
7. Para documentos de conservación histórica, las unidades de conservación deben ser elaboradas en cartón
desacidificado (libre de ácido) o neutro; para documentos de conservación temporal, se podrá utilizar materiales
que permitan la adecuada protección de los documentos durante el tiempo establecido para su conservación.
8. Para documentos en formato análogo como microfilm, cintas fonográficas, cintas de vídeo, rollos
cinematográficos, fotografía entre otros, y digitales como disquetes, cintas DAT, CD, DVD, entre otros, se tendrá
en cuenta, por lo menos, lo siguiente:
9. Las fotografías y negativos deberán almacenarse en sobres individuales y en cajas de pH neutro; los materiales
plásticos empleados deberán ser químicamente estables, no desprender vapores nocivos, ser permeables al
vapor de agua, estos se podrán emplear siempre que se garanticen condiciones ambientales de humedad
relativa dentro de los rangos establecidos para cada tipo de soporte.
10. Los rollos de microfilmación deberán mantenerse en su carrete y contenedor elaborados en material estable y
químicamente inerte; cada rollo estará en una unidad independiente debidamente identificada y dispuesto en
las respectivas estanterías diseñadas acorde con el formato y con las especificaciones requeridas para
garantizar su preservación.

 Las cintas magnéticas de audio, vídeo o de datos como DAT, entre otros, deberán almacenarse completamente
rebobinadas en sus respectivas cajas alejadas de campos magnéticos y fuentes de calor. Para estos soportes,
es necesario programar su rebobinado periódico y verificación de datos, los cuales se darán en relación directa
con las condiciones de humedad del área de depósito de tal manera que a mayor humedad mayor frecuencia
en el proceso.
1. Los disquetes y los CD, entre otros, podrán contar con una unidad de conservación plástica en polipropileno u
otro polímero químicamente estable, que no desprenda vapores ácidos o contenga moléculas ácidas retenidas
en su estructura. Cada unidad de conservación contendrá solo un disquete o CD.
2. Los edificios y locales destinados a albergar material de archivo, deben cumplir con las condiciones ambientales
que incluyan el control, registro y análisis permanente de temperatura, humedad relativa, ventilación,
contaminantes atmosféricos e iluminación, evitando fluctuaciones en las condiciones, que puedan causar
alteraciones a los documentos y pongan en riesgo su preservación en el tiempo.
3. Es indispensable garantizar la limpieza permanente y adecuada de las instalaciones, los depósitos, la estantería
y de las unidades de almacenamiento, utilizando productos que no afecten la integridad física de los
documentos.
4. El prestador del servicio, debe contar con el plan de prevención y atención de desastres y llevar el registro
permanente, de la aplicación de todas las medidas preventivas y correctivas necesarias para minimizar al
máximo cualquier riesgo de daño, pérdida o uso indebido de los archivos que custodia.

ARTICULO 4°. En los servicios y procesos de conservación preventiva, conservación y restauración, las personas
naturales deben acreditar título universitario en Conservación y Restauración de Bienes Muebles o formación
especializada en esta área, en instituciones nacionales o extranjeras debidamente acreditadas.
Parágrafo 1°. Las personas jurídicas que presten servicios para la conservación y restauración de documentos de
archivo, deberán acreditar que cuentan en su planta de personal con profesionales con título universitario en
Conservación y Restauración de Bienes Muebles, y que serán dichos profesionales quienes desarrollen la
propuesta de intervención y ejecuten los procedimientos de intervención.

Parágrafo 2°. La persona natural o jurídica que preste los mencionados servicios, deberá garantizar la
disponibilidad de la infraestructura necesaria en cuanto a áreas, instalaciones, equipos y materiales que permitan
la adecuada intervención, así como el personal técnico de apoyo a los procesos, que deberá acreditar experiencia
en este campo.

Parágrafo 3°. Cuando se trate de contratos cuyo objeto sea la intervención de documentos o archivos declarados
bienes de interés cultural (BIC), independientemente del tipo de soporte, el contratista deberá solicitar la
autorización respectiva para intervenir dichos bienes, al Ministerio de Cultura, de conformidad con las directrices
que dicha entidad establezca y deberá garantizarse la supervisión del trabajo por parte de profesionales en la
materia, debidamente acreditados ante dicho Ministerio, de conformidad con lo establecido en el artículo 11
numeral 2 de la Ley 397 de 1997.

El Archivo General de la Nación podrá verificar si los Laboratorios de las personas naturales o jurídicas cuentan
con las condiciones apropiadas para efectuar trabajos de restauración de documentos públicos o declarados como
Bienes de Interés Cultural-BIC, y establecerá el procedimiento para solicitar el mejoramiento de los mismos.

ARTICULO 5°. Las personas naturales o jurídicas que presten el servicio de microfilmación o digitalización de
documentos de archivo deberán garantizar como mínimo:

1. Disponibilidad de instalaciones, equipos y software adecuados para llevar a cabo los procesos mencionados.
2. El personal especializado, debidamente certificado o con formación en dichas áreas y con experiencia mínima
de cinco (5) años.
3. La aplicación de las normas técnicas NTC 3723 y 4080 o las que las adicionen, modifiquen o sustituyan.
4. La aplicación de las normas ISO 446, 3272, 3334, 4087, 6196, 6199, 6428, 9848, 10196 o las que las
modifiquen, las que se expidan, adicionen o sustituyan. Normas que se verificarán en los correspondientes
procesos de contratación, según el objeto contractual.
5. Crear una base de datos con una estructura que atienda a políticas y normas archivísticas nacionales e
internacionales como la NTC4095 – ISAD(G), ISAAR (CPF), ISDF, EAD y demás normas adoptadas por el AGN
para la descripción de archivos, incluyendo la descripción técnica de los medios de almacenamiento.
6. Actuar en concordancia con lo establecido en el Plan de Preservación a largo plazo establecido al interior de la
Entidad contratante.

ARTICULO 6°. La administración pública en sus diferentes niveles y las entidades privadas que cumplen funciones
públicas, señaladas en el artículo 1º del presente Acuerdo, para la contratación de los servicios archivísticos de
que trata el artículo 14° de la Ley 594 de 2000, deberán verificar y evaluar que las ofertas cumplan los requisitos
administrativos y técnicos, necesarios para adelantar el proceso de contratación y su posterior ejecución, regulados
en el presente Acuerdo, así como en las demás normas expedidas por el Archivo General de la Nación. Del estudio
realizado se dejará constancia en el expediente del contrato que se adjudique y en las actas del Comité de
Desarrollo Administrativo, o Comité Interno de Archivo, según corresponda.

ARTICULO 7°. Para la contratación de cualquiera de los servicios a que se refieren los artículos 13° y 14° de la
Ley 594 de 2000, así como aquellos otros derivados de las normas que expida el Archivo General de la Nación, la
Entidad contratante deberá incluir en los estudios previos, de manera expresa, las normas del Archivo General de
la Nación que le son aplicables al proceso o servicio contratado.

Parágrafo. La falta de exigencia de los requisitos anteriormente estipulados y el detrimento que se le pueda causar
al patrimonio de la Entidad por dicha omisión, hará acreedor al servidor público responsable a cuyo cargo estén
los archivos públicos, de las sanciones estipuladas en el literal b) del artículo 35º de la Ley 594 de 2000 y del
Código Único Disciplinario.

ARTICULO 8°. La Entidad pública o la privada que cumple funciones públicas deberá incluir dentro de las
obligaciones del contrato, de manera expresa, las normas expedidas por el Archivo General de la Nación que son
aplicables, de acuerdo con el tipo y naturaleza del contrato, el objeto y alcance del mismo.

Parágrafo. La Entidad pública o la privada que cumple funciones públicas como contratante, deberá contar con
personal que acredite experiencia para llevar a cabo la Supervisión o interventoría del contrato y diseñar
mecanismos efectivos para ejercer control sobre los procesos y los servicios contratados.

ARTICULO 9°. El Archivo General de la Nación podrá realizar de oficio o por solicitud de parte, visitas de inspección
y vigilancia a las entidades públicas o las privadas que cumplen funciones públicas, así como a las instalaciones
del contratista, para verificar el adecuado desarrollo del contrato estatal suscrito con un tercero, y el cumplimiento
de la normatividad archivística, durante la ejecución del contrato estatal o incluso con posterioridad a la liquidación
del mismo.

Parágrafo. La Entidad pública o la privada que cumple funciones públicas como contratista, deberá remitir al
Archivo General de la Nación en desarrollo de su función legal de inspección y vigilancia, copia digital del contrato
estatal suscrito, sus anexos técnicos, y del otrosí que se llegaren a suscribir, dentro de los siguientes 30 días a su
legalización. Lo anterior, sin perjuicio de la obligación legal de publicar el contrato en el SECOP, de acuerdo con
el artículo 3° de la Ley 1150 de 2007 y la Circular Externa No. 1 del 21 de junio de 2013 de Colombia Compra
Eficiente, y demás normas que la modifiquen, adicionen o sustituyan.

ARTICULO 10°. La persona natural o jurídica contratada por una entidad pública o privada que cumple funciones
públicas, no podrá impedir el acceso de los funcionarios del Archivo General de la Nación, junto con sus equipos
y elementos de trabajo para llevar a cabo la práctica de las visitas de inspección y vigilancia que se programe en
el seguimiento y control al contrato estatal, inspección que no requerirá de autorización previa de la entidad pública
contratante.

ARTÍCULO 11º. En la contratación de cualquier servicio archivístico, la administración pública en sus diferentes
niveles y las entidades privadas que cumplen funciones públicas, deberán incluir en el contrato una cláusula de
calidad cuya cobertura garantice que el contratista responderá por la calidad de los servicios o productos
contratados, hasta tres (3) años después de la liquidación del contrato.

ARTICULO 12°. En desarrollo de un contrato estatal de servicios archivísticos, cualquiera sea su duración, objeto,
alcance y naturaleza, el contratista está obligado a cumplir las normas expedidas por el Archivo General de la
Nación, que le sean aplicables.

ARTICULO 13°. El Archivo General de la Nación, de conformidad con lo establecido en el literal a) del artículo 35°
de la Ley 594 de 2000 podrá “emitir las órdenes necesarias para que se suspendan de inmediato las prácticas que
amenacen o vulneren la integridad de los archivos públicos y se adopten las correspondientes medidas preventivas
y correctivas”.

ARTICULO 14°. Las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, descritas en el artículo 1°
del presente Acuerdo, no podrán contratar con terceros los servicios de custodia y administración de documentos
históricos o definidos de conservación total, sean éstos físicos o electrónicos, cuando éstos deban ser transferidos
al Archivo General de la Nación o a los Archivos Generales territoriales.

Parágrafo. La administración pública en sus diferentes niveles y las entidades privadas que cumplen funciones
públicas, descritas en el artículo 1º del presente Acuerdo, que contraten la administración de archivos históricos
con instituciones de reconocida solvencia académica e idoneidad, deberán informar al Archivo General de la
Nación dicha contratación y remitir un inventario de los documentos cuya custodia ha sido contratada, para los
fines de que trata el Decreto 1515 de 2013.

ARTICULO 15°. El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su publicación y deroga expresamente el Acuerdo
037 de 2002 y demás normas que le sean contrarias.

ACUERDO 037 DE 2002

Derogado por el art. 15, Acuerdo Archivo General de la Nación 008 de 2014
Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la contratación de los
servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo en
desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus Parágrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.
EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN,
En uso de las facultades que le confieren la Ley 80 de 1989, la Ley 489 de 1998 y la Ley General de
Archivos 594 de 2000 y,
CONSIDERANDO:
Que el artículo 26 de la Constitución Política establece que las autoridades competentes inspeccionarán y vigilarán
el ejercicio de las profesiones y de aquellas ocupaciones y oficios que impliquen un riesgo social.
Que el título IV de la Ley 594 de 2000 establece las normas relativas a la "ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS".
Que el artículo 13 preceptúa que, en los casos de construcción de edificios públicos, adecuación de espacios,
adquisición o arriendo, deberán tenerse en cuenta las especificaciones técnicas existentes sobre áreas de
archivos.
Que el artículo 14 establece los principios relacionados con la propiedad, manejo y aprovechamiento de los
archivos públicos, consagrando en el parágrafo 1: "La administración pública podrá contratar con personas
naturales o jurídicas los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos
de archivo".
Que el Parágrafo 3 del artículo 14 de la Ley 594 de 2000 faculta al ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN para
establecer los requisitos y condiciones que deberán cumplir las personas naturales o jurídicas que presten estos
servicios.
Que el Decreto Ley 2527 de 1950 en su artículo 5 le da el mismo valor probatorio del original a la copia producida
en microfilm.
Que la Ley 527 de 1999 establece las condiciones necesarias para otorgar validez de original, carácter jurídico y
fuerza probatoria a los "mensajes de datos" y sin perjuicio de lo explícito en el artículo 19 de la Ley 594 de 2000
se considera oportuno señalar lineamientos generales para la prestación de servicios de reproducción digital de
documentos de archivo.
ACUERDA:
ARTICULO PRIMERO. - Las personas naturales o jurídicas de derecho privado que tengan dentro de su objeto
social la prestación de los servicios de que trata el artículo 14 Parágrafo 1 y 3 de la Ley 594 de 2000, sin detrimento
de lo establecido por otras leyes en forma general, deberán reunir los siguientes requisitos mínimos:
A) SERVICIOS EN PROCESOS ARCHIVÍSTICOS DE ORGANIZACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE DOCUMENTOS,
ELABORACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Y TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL.
La persona natural deberá acreditar que tiene formación académica en archivística y/o ciencias de la información
o que cuenta con una experiencia mínima de cinco (5) años en trabajos archivísticos.
La persona jurídica deberá acreditar que cuenta en su planta de personal con profesionales con formación
académica en Archivística y/o ciencias de la información y será responsable del desarrollo de los procesos
archivísticos que se le contraten.
Haber desempeñado la actividad y/o servicio con buen crédito que demostrará mediante certificaciones de
prestación efectiva del servicio.
B) SERVICIOS DE DEPÓSITO Y CUSTODIA DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO
Requisitos mínimos y condiciones técnico ambientales.
1. EDIFICACION:
1.1. UBICACIÓN
Características del terreno sin riesgos de humedad subterránea o problemas de inundación y que ofrezca
estabilidad.
Los terrenos en lo posible deben estar situado lejos de industrias contaminantes o posible peligro por atentados u
objetivos bélicos.
Prever el área suficiente para albergar la documentación reuniendo las condiciones de seguridad, regulación de
las condiciones ambientales y ventilación.
1.2. ASPECTOS ESTRUCTURALES.
La resistencia de las placas y pisos deberán estar dimensionadas para soportar una carga mínima de 1200 kgm/m 2,
si se utiliza estantería de 2.20 mts de alto; cifra que se deberá incrementar si se va a emplear estantería compacta
o de mayor tamaño al señalado.
Los pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con material ignífugo de alta resistencia mecánica y
desgaste mínimo a la abrasión.
Las pinturas utilizadas deberán igualmente poseer propiedades ignífugas, y tener el tiempo de secado necesario
evitando el desprendimiento de sustancias nocivas para la documentación.
1.3. AREAS DE DEPOSITO O DE ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS
Deben garantizar el desplazamiento, seguridad y la adecuada manipulación de la documentación.
Poseer adecuación climática ajustada a las normas establecidas para la conservación del material documental.
Deben contar con elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad de los acervos documentales.
1. 4. DISTRIBUCION DE AREAS.
Las zonas de trabajo archivístico, consulta y prestación de servicios, estarán fuera de las áreas de
almacenamiento, tanto por razones de seguridad como de regulación y mantenimiento de las condiciones
ambientales en las áreas de depósito.
Las áreas técnicas tendrán relación con las de depósito, tomando en cuenta el necesario aislamiento que debe
existir en cuanto a la función desarrollada, así como las relaciones de éstas con las zonas de custodia, recepción,
organización y tratamiento de los documentos.
1. 5. CAPACIDAD DE ALMACENAMIENTO.
El almacenamiento de la documentación, deberá establecerse a partir de las características tecnológicas de los
soportes documentales, considerando los siguientes aspectos:
1.5.1. Estantería.
Diseño acorde con la dimensión de las unidades que contendrá, evitando bordes o aristas que produzcan daños
sobre los documentos.
Los estantes deben estar construidos en láminas metálicas sólidas, resistentes y estables con tratamiento
anticorrosivo y recubrimiento horneado químicamente estable.
Cada bandeja deberá soportar un peso mínimo de 100 kg./mt lineal.
Si se dispone de módulos compuestos por dos cuerpos de estantería, se deben utilizar parales y tapas laterales
para proporcionar mayor estabilidad. En todo caso se deberán anclar los estantes con sistemas de fijación.
La balda superior debe estar a una altura que facilite la manipulación y el acceso a la documentación.
La balda inferior debe estar por lo menos a 10 cm del piso.
Los acabados en los bordes y ensambles de piezas deben ser redondeados para evitar deterioros a la
documentación.
El cerramiento superior no debe ser utilizado como lugar de almacenamiento de documentos ni de ningún otro
material.
Se debe dejar un espacio mínimo de 20 cm. entre los muros y la estantería.
El espacio de circulación entre cada módulo de estantes debe tener un mínimo de 70 cm. y un corredor central
mínimo de 120 cm.
1.5.2. Mobiliario para documentos de gran formato y en otros soportes:
El diseño del mobiliario estará sujeto a las condiciones propias de los documentos atendiendo sus diferencias
tecnológicas, dimensiones, volumen y peso. Y facilitará su correcta manipulación y adecuada conservación.
El mobiliario utilizado debe contar con las características de resistencia, solidez estructural, recubrimientos,
aislamiento, seguridad y distribución consignadas en este acuerdo en el apartado referido a Estantería. Se debe
tener en cuenta que el mobiliario empleado no debe generar factores de alteración que incidan en la estabilidad
del soporte, ni en la alteración de la información en ellos contenida.
1.5.3. Unidades de conservación
Para el almacenamiento de documentos en soporte papel se recomienda utilizar cajas, carpetas o medios de
embalaje que garanticen su protección con el propósito de prolongar de manera considerable la conservación de
los mismos.
Las unidades de conservación deben ser elaboradas en cartón neutro y si no se dispone de este material, se
aplicará al cartón un recubrimiento que impida la acidificación por contacto.
La resistencia del material y el diseño adoptado para la elaboración de las unidades de almacenamiento deben
estar acordes con el peso y el tamaño de la documentación a conservar. Para el ensamble no se utilizará adhesivo
o materiales metálicos.
La distancia libre entre la unidad de conservación y la bandeja superior debe ser mínimo de 4 cm.
Para documentos en formato análogo como microfilm, cintas fonográficas, cintas de vídeo, rollos cinematográficos,
fotografía entre otros, y digitales como disquetes, cintas DAT, CD, DVD, entre otros, se tendrá en cuenta lo
siguiente:
Las fotografías y negativos deberán almacenarse en sobres individuales y en cajas de p H neutro. Los materiales
plásticos empleados deberán ser químicamente estables, no desprender vapores nocivos, ser permeables al vapor
de agua, estos se podrán emplear siempre que se garanticen condiciones ambientales de humedad relativa dentro
de los rangos establecidos para cada tipo de soporte.
Los rollos de microfilmación deberán mantenerse en su carrete y contenedor elaborados en material estable y
químicamente inertes; cada rollo estará en una unidad independiente debidamente identificada y dispuesto en las
respectivas estanterías diseñadas acorde con el formato y con las especificaciones requeridas para garantizar su
preservación.
Las cintas magnéticas de audio, vídeo o de datos como DAT, entre otros, deberán almacenarse completamente
rebobinadas en su respectiva caja alejada de campos magnéticos y fuentes de calor. Para estos soportes, es
necesario programar su rebobinado periódico y verificación de datos, los cuales se darán en relación directa con
las condiciones de humedad del área de depósito de tal manera que a mayor humedad mayor frecuencia en el
proceso.
Los disquetes y los CD, entre otros, podrán contar con una unidad de conservación plástica en polipropileno u otro
polímero químicamente estable, que no desprenda vapores ácidos o contenga moléculas ácidas retenidas en su
estructura. Cada unidad de conservación contendrá solo un disquete o CD.
2. CONDICIONES AMBIENTALES Y TÉCNICAS DE CONSERVACIÓN PARA EL MATERIAL DOCUMENTAL EN
DISTINTOS SOPORTES:
Los edificios y locales destinados a albergar material de archivo, deben cumplir con las condiciones ambientales
que incluyen manejo de temperatura, humedad relativa, ventilación, contaminantes atmosféricos e iluminación, así:
2.1. Humedad relativa y temperatura.
Soporte de papel
Temperatura de 15 a 20 ºc con una fluctuación diaria que no exceda los 2ºc.
Humedad relativa entre 45% y 60% con fluctuación diaria que no exceda del 5% entre valores máximos y mínimos
Fotografía Blanco y negro:
Temperatura de 15º a 20º C.
Para conservación permanente la temperatura deberá ser inferior a 15º C.
Humedad relativa de 40% a 50%.
Para conservación permanente de copias en papel 40% de humedad relativa. Negativos entre 30% y 40% de
humedad relativa evitando fluctuaciones diarias.
Fotografía a color
Temperatura menor a 10ºC.
Para su conservación permanente se recomiendan temperaturas inferiores a 0ºC. Humedad relativa de 25% a 35%
Cintas de audio
Temperatura de 10 a 18ºC.
Humedad relativa de 40% a 50%.
Medios Magnéticos:
Temperatura 14 a 18ºC
Humedad relativa de 40% a 50%.
Discos ópticos
Temperatura de 16 a 20ºC.
Humedad relativa de 35% a 45%.
Microfilm
Temperatura de 17 a 20ºC.
Humedad relativa de 30% a 40%.
2.2. Ventilación
Se debe garantizar la aireación continua. Los ciclos de renovación del aire y el caudal de intercambio se
establecerán según las condiciones ambientales requeridas y las características espaciales del inmueble.
La disposición de las unidades de conservación en los estantes deberá permitir una adecuada ventilación a través
de ellas.
2.3. Filtrado de aire
Deberá impedir el ingreso de partículas sólidas y de contaminantes atmosféricos.
2.4. Iluminación
El nivel de luz natural debe ser menor o igual a 100 lux.
La radiación ultravioleta no debe superar los 70 micro vatios/lumen y su incidencia directa sobre la documentación
y unidades de conservación.
La iluminación artificial podrá hacerse con luz fluorescente de baja intensidad colocando filtro ultravioleta.
La utilización de luz incandescente o halógena se evaluará en relación con las condiciones de temperatura que se
deban proporcionar
Los balastros no deben estar en el interior de los depósitos.
Se recomienda el empleo de sistemas y diseños de iluminación basados en luz reflejada
Parágrafo. Como principio general de aplicación se tendrán en cuenta las características climáticas de la región,
las cuales por su variabilidad permitirán en mayor o menor grado ajustar las condiciones a los parámetros
mencionados. Por ello se debe tender a que los rangos de estas variables medio ambientales sean estables. Para
lo cual se deben tomar los correctivos o realizar las adecuaciones pertinentes, buscando alcanzar los valores
expresados, más aún cuando se trate de conservación permanente de documentos de archivo.
2. 5. Seguridad
Se debe disponer de equipos para la atención de desastres como extintores de CO2, solkaflan o multipropósito y
extractores de agua de acuerdo con los riesgos de inundación o infiltración. Se aconseja evitar el empleo de
extintores de polvo químico y de agua.
El número de unidades de control de incendios deberá estar acorde con las dimensiones del depósito y la
capacidad de almacenamiento.
Se deben implementar sistemas de alarma contra incendio y robo.
Se requiere la señalización que permita ubicar con rapidez los diferentes equipos para la atención de desastres,
las rutas de evacuación y el rescate de las unidades documentales.
2.6. Mantenimiento
Es indispensable garantizar la limpieza permanente y adecuada de las instalaciones, de la estantería y de las
unidades de conservación.
Se debe realizar la evaluación de riesgos tanto en la edificación como de aquellos derivados de actos vandálicos,
tanto estos como las medidas de corrección y reacción en caso de siniestro se consignarán en el plan de
prevención de desastres.
En todo caso las especificaciones técnicas y las condiciones ambientales señaladas en el numeral 2 también se
aplicarán en los casos de construcción de edificios públicos, adecuación de espacios, adquisición o arriendo, para
el correcto funcionamiento de los archivos públicos.
C) SERVICIOS EN PROCESOS DE CONSERVACIÓN PREVENTIVA, CONSERVACIÓN Y RESTAURACIÓN
Las personas naturales que presten servicios para la conservación de documentos de archivo, deberá acreditar
título universitario en Restauración de Bienes Muebles.
Las personas jurídicas que preste servicios para la conservación de documentos de archivo, deberá acreditar que
cuenta en su planta de personal con profesionales con título universitario en Conservación y Restauración de
Bienes Muebles, y será quien desarrolle la propuesta de intervención y ejecute los procedimientos de intervención.
La persona natural o jurídica que preste los mencionados servicios, deberá garantizar la disponibilidad de
infraestructura necesaria en cuanto a áreas, instalaciones, equipo y materiales que garanticen la adecuada
intervención, así como el personal técnico de apoyo a los procesos quienes deberán acreditar experiencia en el
campo.
La experiencia especifica en la materia de intervención, se demostrará con certificaciones que expidan las
Entidades donde se haya prestado el servicio.
Procedimiento técnico de conservación
La persona natural o jurídica que preste los servicios de conservación preventiva, conservación y restauración,
independientemente del tipo de soporte, deberá garantizar durante la ejecución la aplicación de principios y criterios
mínimos según los siguientes procedimientos:
1. Conservación integral.
Previo a los tratamientos o establecimiento de programas de conservación preventiva, conservación o
restauración, se debe realizar un examen diagnóstico que fundamente, sustente y justifique el tipo y alcance de
las medidas o tratamientos a realizar. Así mismo deberá implementarse el seguimiento, control y evaluación de los
programas o procesos ejecutados. Todo lo anterior quedara consignado en la respectiva historia clínica.
Tanto los reportes de tratamiento, como la historia clínica de los procedimientos ejecutados, darán cuenta de la
patología, los factores que la provocaron, el tratamiento aplicado, los materiales y métodos usados, los criterios
con los cuales se intervino y las recomendaciones para procurar la preservación del bien documental. En ella se
consignará el nombre del profesional titulado que ejecutó el tratamiento. Con su firma asumirá la responsabilidad
derivada de su actuación.
No se podrá efectuar intervención alguna en bienes declarados de interés cultural, sin la correspondiente
autorización del Ministerio de Cultura. Y deberá garantizarse la supervisión del trabajo por profesionales en la
materia, debidamente acreditados ante dicho Ministerio, de conformidad con lo establecido en el artículo 11
numeral 2 de la Ley 397 de 1997.
En ningún caso se podrán efectuar trabajos de restauración de documentos declarados de interés cultural por
profesionales que no cuenten con la titulación universitaria de formación en Conservación y Restauración de
Bienes Muebles o fuera de los laboratorios expresamente autorizados por el Archivo General de la Nación.
1.1. Intervención
1.1.2. Unidad del objeto documental. La originalidad del objeto y los diversos valores que posee o ha adquirido
el documento a través del tiempo además de los valores legales del mismo, deben ser respetados teniendo en
cuenta que, en el documento producido, el valor testimonial está dado por la información que transmite y por la
forma física y formal como se ha elaborado, cualquiera que sea su soporte.
El objeto documental puede integrar variedad de tipos documentales, diferentes tecnologías de elaboración y
diversos estados de conservación, de acuerdo al contexto del cual hace parte.
Los procedimientos de conservación en archivos deben tender al tratamiento de grupos documentales y no al
manejo individual y aislado de sólo algunas unidades.
1.1.3. Unidad del soporte y de la imagen gráfica. El documento está conformado por una serie de elementos
gráficos que transmiten la información consignada y un soporte, por lo tanto, toda intervención debe preservar
intacta la información como el soporte.
1.1.4. Integridad física del documento. Toda intervención respetará las calidades y cualidades materiales de la
documentación. Previo a cualquier intervención es indispensable realizar un cuidadoso análisis de los materiales,
para garantizar al máximo su permanencia, perdurabilidad, compatibilidad, legibilidad y posibilidad de futuros
tratamientos.
1.1.5. Principios de intervención. Como principios de intervención se tomarán en consideración, el mínimo
tratamiento, la utilización de materiales inocuos y compatibles con la tecnología de elaboración del mismo.
Los procesos ejecutados deben ser estables en el tiempo y en lo posible permanecer inalterables a las condiciones
ambientales y ser reversibles.
Todos los tratamientos masivos de conservación deben adoptarse con precaución.
1.1.6. Valor de uso de los documentos de archivo como bien que forma parte del Patrimonio Cultural de la
Nación. La documentación al prestar un servicio social y cultural como fuente de investigación, consulta o gestión,
no podrá tratarse como un objeto de museo. Las intervenciones deben ser acordes con la funcionalidad de la
documentación tanto en sus valores primarios como secundarios.
El tratamiento a realizar deberá contar con el análisis profesional interdisciplinario que permita y contribuya a su
entendimiento como bien cultural y la propuesta de intervención deberá hacer parte integral del contrato respectivo.
D) SERVICIOS DE REPROGRAFÍA DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO.
1. Microfilmación
Las personas naturales o jurídicas que presten el servicio de reprografía de documentos de archivo deberán
garantizar como mínimo:
Disponer de la asesoría de un archivista para el diseño de soluciones y aplicaciones de microfilm en archivos.
Garantizar la disponibilidad de instalaciones de procesado, control de calidad y duplicación, con al menos los
siguientes equipos: Procesador de películas, inspectómetro o revisor de películas, densitómetro, microscopio, para
el caso de microfilmación.
Entregar al contratante la información técnica de las películas utilizadas, con fechas de vencimiento, origen y
demás documentos que acrediten su procedencia, al igual que la copia de las actas de microfilmación.
Contar con un experto en la técnica reprográfica utilizada, con experiencia mínima de cinco (5) años.
Dar aplicación a las normas técnicas Icontec NTC3723 Y 4080 o las que las modifiquen, sustituyan o deroguen.
Aplicar las normas ISO 446, 3272, 3334, 4087, 6196, 6197, 6199, 6428, 6829, 9848, 10196 o las que las
modifiquen, sustituyan o deroguen.
2. Digitalización
Las personas naturales o jurídicas que presten el servicios de digitalización de documentos de archivo deberán
garantizar como mínimo:
Contar con personal con experiencia en digitalización masiva de documentos.
Garantizar la disponibilidad del equipamiento hardware y software, necesario para adelantar el trabajo.
Contar con archivistas asesores que colaboren con el diseño de soluciones y aplicaciones de digitalización de
archivos.
Recomendar las previsiones que debe tener la Entidad contratante para evitar la obsolescencia tecnológica.
Diseñar los mecanismos técnicos que eviten la pérdida de la información por accidentes o terrorismo.
Crear una base de datos textual con una estructura que atienda a políticas y normas archivísticas nacionales e
internacionales como NTC4095 ISAD G entre otras, con el objeto de cumplir la misión de difusión de información
y homologación de procedimientos descriptivos.
ARTICULO SEGUNDO. La administración pública en sus diferentes niveles y las entidades privadas que cumplen
funciones públicas, para la contratación de los servicios archivísticos de que trata el artículo 14 de la Ley General
de Archivos deberán evaluar las propuestas y verificar que éstas cumplan los requisitos administrativos y técnicos
regulados en el presente Acuerdo. Del estudio realizado se dejará constancia en el expediente del contrato que se
adjudique.
La Administración pública para la contratación de los servicios Reprográficos deberá previamente haber
organizado los documentos y archivos de conformidad con las técnicas archivísticas.
Para la contratación de cualesquiera de los servicios a que se refieren los artículos 13 y 14 de la Ley General de
Archivos, la Entidad deberá contar con la asesoría del Jefe de Archivo o quien haga sus veces.
ARTICULO TERCERO. La falta de exigencia de los requisitos anteriormente estipulados y el detrimento que se le
pueda causar al patrimonio documental de la Entidad por dicha omisión, hará acreedor al servidor público
responsable a cuyo cargo estén los archivos públicos, de la sanción estipulada en el literal b) del artículo 35 de la
Ley 594 de 2000 y en concordancia con el Régimen Disciplinario Único.
ARTICULO CUARTO. En ningún caso, la Entidad pública o la privada que cumple funciones públicas trasladará
la responsabilidad de la gestión de los documentos y la administración de sus archivos a las empresas que contrate
para la prestación de los servicios archivísticos y deberán diseñar mecanismos efectivos para ejercer control sobre
los documentos y los servicios contratados.
ARTICULO QUINTO. El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su publicación y deroga expresamente el
Acuerdo 05 de Julio 24 de 1997 y los demás que le sean contrarios.

ACUERDO 42 DE 2002
por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y
las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los
artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.
EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN,
en ejercicio de las facultades que le confiere la Ley 80 de 1989, artículo 76 de la Ley 489 de 1998 y la Ley
General de Archivos 594 de 2000, y
CONSIDERANDO
Que el artículo 2º de la Ley 80 de 1989 señala las funciones del Archivo General de la Nación y en su literal b)
estipula: "Fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios para garantizar la conservación y el uso adecuado
del patrimonio documental de la Nación de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte
la Junta Directiva" ahora Consejo Directivo, en virtud del Decreto 1126 de 1999;
Que de acuerdo con lo señalado en el numeral 5 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002, es un deber de cada
servidor público custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función
conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o
utilización indebidos. Así mismo y de acuerdo con el numeral 13 del artículo 35 de la mencionada ley, está prohibido
a los servidores públicos ocasionar daño o dar lugar a pérdida de bienes, elementos, expedientes o documentos
que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones;
Que el artículo 21 de la Ley 594 de 2000 establece que las entidades de la administración pública y las empresas
privadas que cumplen funciones públicas deberán elaborar programas de gestión documental, en cuya aplicación
atenderán los principios y procesos archivísticos; el artículo 22 de la misma ley prevé que la gestión de documentos
dentro del concepto de archivo total, comprende procesos tales como: La producción o recepción, la distribución,
la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos y su artículo 23, sobre
formación de archivos dispone que teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican
en: Archivos de Gestión, Archivos Centrales y Archivos Históricos;
Que el artículo 26 de la Ley 594 de 2000 señala que es obligación de las entidades de la administración pública
elaborar inventarios de los documentos que produzca en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el
control de los documentos en sus diferentes fases,
ACUERDA
Artículo 1º. Objeto. Establecer los criterios que deben seguirse para la organización de los archivos de gestión,
en las entidades del Estado en sus diferentes niveles de la organización administrativa, territorial y por servicios y
las entidades privadas que cumplen funciones públicas, de acuerdo con los artículos 8º y 9º de la Ley 594 de 2000.
Artículo 2º. Obligatoriedad de la organización de los archivos de gestión. Las entidades a las que se les aplica
este Acuerdo, deberán organizar sus archivos de gestión de conformidad con sus Tablas de Retención Documental
y en concordancia con los manuales de procedimientos y funciones de la respectiva entidad.
Artículo 3º. Conformación de los archivos de gestión y responsabilidad de los jefes de unidades
administrativas. Las unidades administrativas y funcionales de las entidades deben con fundamento en la Tabla
de Retención Documental aprobada, velar p or la conformación, organización, preservación y control de los
archivos de gestión, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los
documentos y la normatividad archivística. El respectivo Jefe de la oficina será el responsable de velar por la
organización, consulta, conservación y custodia del archivo de gestión de su dependencia, sin perjuicio de la
responsabilidad señalada en el numeral 5 de la Ley 734 de 2002 para todo servidor público.
Artículo 4º. Criterios para la organización de archivos de gestión.
1. La organización de los archivos de gestión debe basarse en la Tabla de Retención Documental debidamente
aprobada.
2. La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries correspondientes a cada unidad
administrativa.
3. La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes, los tipos documentales
se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha más
antigua de producción será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se
encontrará al final de la misma,
4. Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries, estarán debidamente
foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control.
5. Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que permita
su ubicación y recuperación. Dicha información general será: Fondo, sección, subsección, serie, subserie, número
de expediente, número de folios y fechas extremas, número de carpeta y número de caja si fuere el caso.
6. Las transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en la Tabla de Retención
Documental. Para ello se elaborará un plan de transferencias y se seguirá la metodología y recomendaciones que
sobre el particular haga el jefe del archivo central, diligenciando el formato único de inventario, regulado por el
Archivo General de la Nación.
7. Las cajas que se utilicen para la transferencia se identificarán así: Código de la dependencia cuando se trate de
transferencias primarias, fondo, sección, legajos identificados con su número respectivo, libros cuando sea del
caso, identificados con el número que le corresponda, número consecutivo de caja, número de expedientes
extremos y fechas extremas de los mismos.
Parágrafo. Los documentos de apoyo no se consignarán en la Tabla de Retención Documental de las
dependencias y por lo tanto pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia, dejando constancia en
Acta suscrita por el respectivo jefe de dependencia.
Artículo 5º. Consulta de documentos. La consulta de documentos en los archivos de gestión, por parte de otras
dependencias o de los ciudadanos, deberá efectuarse permitiendo el acceso a los documentos cualquiera que sea
su soporte. Si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, estas deberán ser autorizadas por el jefe
de la respectiva oficina o del funcionario en quien se haya delegado esa facultad y sólo se permitirá cuando la
información no tenga carácter de reservado conforme a la Constitución o a las leyes. En la correspondiente oficina
se llevará el registro de préstamo y de forma opcional una estadística de consulta.
Artículo 6º. Préstamo de documentos para trámites internos. En el evento que se requiera trasladar un
expediente a otra dependencia en calidad de préstamo, la dependencia productora deberá llevar un registro en el
que se consigne la fecha del préstamo, identificación completa del expediente, número total de folios, nombre y
cargo de quien retira el expediente y término perentorio para su devolución. Vencido el plazo, el responsable de la
dependencia productora deberá hacer exigible su devolución inmediata.
Artículo 7º. Inventario documental. Las entidades de la Administración Pública adoptarán el Formato Unico de
Inventario Documental, junto con su instructivo, que a continuación se regulan.
Instructivo Formato Unico de Inventario Documental
1. Entidad remitente. Debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la documentación que se va a
transferir.
2. Entidad productora. Debe colocarse el nombre completo o razón social de la entidad que produjo o produce los
documentos.
3. Unidad administrativa. Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad administrativa de mayor
jerarquía de la cual dependa la oficina productora.
4. Oficina productora. Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que produce y conserva la
documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.
5. Objeto. Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser: Transferencias Primarias, Transferencias
Secundarias, Valoración de Fondos Acumulados, Fusión y Supresión de entidades y/o dependencias, Inventarios
individuales por vinculación, traslado, desvinculación.
6. Hoja número. Se numerará cada hoja del inventario consecutivamente. Se registrará el total de hojas del
inventario.
7. Registro de entrada. Se diligencia sólo para transferencias primarias y transferencias secundarias. Debe
consignarse en las tres primeras casillas los dígitos correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia
(año, mes, día). En NT se anotará el número de la transferencia.
8. Número de orden. Debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a cada uno de los asientos
descritos, que generalmente corresponde a una unidad de conservación.
9. Código. Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas productoras y cada una de
las series, subseries o asuntos relacionados.
10. Nombre de las series, subseries o asuntos. Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades
documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor corno
consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
Para las transferencias primarias, secundarias y las ocasionadas por fusión y/o supresión de entidades o
dependencias, el asiento corresponderá a cada una de las unidades de conservación. En los inventarios
individuales, el asiento corresponderá a los asuntos tramitados en ejercicio de las funciones asignadas.
Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto aquellos documentos qu e guarden
relación con la misma función de la oficina productora.
Cuando se realiza el inventario de Fondos Acumulados, las series o asuntos deben registrarse, en lo posible, en
orden alfabético.
11. Fechas extremas. Debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita (asiento). Deben colocarse
los cuatro (4) dígitos correspondientes al año. Ejemplo: 1950-1960. En el caso de una sola fecha se anotará esta.
Cuando la documentación no tenga fecha se anotará s.f.
12. Unidad de conservación. Se consignará el número asignado a cada unidad de almacenamiento. En la columna
"otro", se registrarán las unidades de conservación diferentes escribiendo el nombre en la parte de arriba y debajo
la cantidad o el número correspondiente.
13. Número de folios. Se anotará el número total de folios contenido en cada unidad de conservación descrita.
14. Soporte. Se utilizará esta columna para anotar los soportes diferentes al papel: Microfilmes (M), Videos (V),
Casetes (C), soportes electrónicos (CD, DK, DVD), etc.
15. Frecuencia de consulta. Se debe consignar si la documentación registra un índice de consulta alto, medio, bajo
o ninguno. Para tal efecto, se tendrán en cuenta los controles y registros de préstamo y consulta de la oficina
responsable de dicha documentación. Esta columna se diligenciará especialmente para el inventario de fondos
acumulados.
16. Notas. Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las columnas anteriores.
Para la documentación ordenada numéricamente, como actas, resoluciones, memorandos, circulares, entre otros,
se anotarán los siguientes datos: Faltantes, saltos por error en la numeración y/o repetición del número consecutivo
en diferentes documentos.
Para los expedientes deberá registrarse la existencia de anexos: Circulares, actas, memorandos, resoluciones,
informes, impresos, planos, facturas, disquetes, fotografías o cualquier objeto del cual se hable en el documento
principal. De estos debe señalarse, en primer lugar, el número de unidades anexas de cada tipo; ejemplo: Una
hoja con 5 fotografías o 5 fotografías sueltas; luego, el número consecutivo (si lo tiene), ciudad, fecha, asunto o
terna de cada anexo.
Para los anexos legibles por máquina deberán registrarse las características físicas y requerimientos técnicos para
la visualización y/o consulta de la información. Especificar programas de sistematización de la información.
A los impresos se les asignará un número de folio y se registrará el número de páginas que lo componen.
Así mismo, se anotará información sobre el estado de conservación de la documentación especificando el tipo de
deterioro: Físico (rasgaduras, mutilaciones, perforaciones, dobleces y faltantes); químico (oxidación de tinta y
soporte débil) y biológico (ataque de hongos, insectos, roedores, etc.).
17. Elaborado por. Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de elaborar el
inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza.
18. Entregado por. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de entregar el
inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza.
19. Recibido por. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de recibir el inventario,
así como el lugar y la fecha en que se recibió.
Artículo 8. El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su expedición.

ACUERDO No. 060

POR EL CUAL SE ESTABLECEN PAUTAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LAS COMUNICACIONES
OFICIALES EN LAS ENTIDADES PÚBLICAS Y LAS PRIVADAS QUE CUMPLEN FUNCIONES PÚBLICAS
El Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, en uso de sus facultades legales, en especial las otorgadas
por la Ley 80 de 1989, la Ley 489 de 1998 y la Ley 594 de 2000.
CONSIDERANDO:
Que para la adecuada prestación de los servicios ofrecidos por las Unidades de Correspondencia de las entidades
públicas y privadas que cumplen funciones públicas, es necesario establecer pautas que hagan efectivo su
cumplimiento bajo los principios que rigen la Administración Pública.
Que la Ley 80 de 1989, señala las funciones del Archivo General de la Nación, entre ellas la de fijar políticas y
establecer los reglamentos necesarios y en su Acuerdo 07 de 29 de junio de 1994, adopta el Reglamento General
de Archivos, como norma reguladora del que hacer archivístico.
Que la Ley 594 de 2000 tiene por objeto, establecer las reglas y principios generales que regulan la función
archivística del Estado, por intermedio del Archivo General de la Nación.
Que la Ley 527 de 1999, define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico
y de las firmas digitales y establece las entidades de certificación.
Que el Gobierno Nacional ha diseñado la Agenda de Conectividad, como una política de Estado, que busca
masificar el uso de las tecnologías de la información en Colombia y con ello aumentar la competitividad del sector
productivo, modernizar las instituciones públicas y socializar el acceso a la información, dándole carácter legal
mediante la Directiva Presidencial No. 02 del 2000.
Que el Decreto 2150 de 1995, suprime y reforma regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes
en la Administración Pública.
Que la planeación, programación, organización, dirección y avance de las entidades, se logran entre otros,
mediante el uso oportuno y adecuado de la información y en consecuencia se hace necesario normalizar los
procedimientos de correspondencia como parte integral de la gestión documental.

ACUERDA:
ARTICULO PRIMERO: Establecer los lineamientos y procedimientos que permitan a las unidades de
correspondencia de las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas, cumplir con los
programas de gestión documental, para la producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y
consulta de los documentos.
ARTICULO SEGUNDO: Definiciones. Para los efectos del presente Acuerdo, se definen los siguientes conceptos
así:
Archivo electrónico: Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente, siguiendo
la estructura orgánico-funcional del productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institución
pública o privada, en el transcurso de su gestión.
Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas
legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.
Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal,
citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones.
Documento electrónico de archivo: Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada
por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o
entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.
Documento Original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten
garantizar su autenticidad e integridad.
Documento Público: Es el producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio de su cargo o con su
intervención.
Radicación de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un número
consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de
envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley.
Estos términos, se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento.
Registro de Comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en sus
sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas,
registrando datos tales como:
Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s)
competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de
respuesta (Si lo amerita), entre otros.
Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un
mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
Tabla de retención documental: Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o
recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo o
permanencia en cada fase del archivo.
Las tablas de retención pueden ser generales o específicas de acuerdo con la cobertura de las mismas. Las
generales se refieren a documentos administrativos, comunes a cualquier administración; las específicas hacen
referencia a documentos característicos de cada organismo.
ARTICULO TERCERO: Unidades de Correspondencia:
Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de
manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones,
de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los
programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e
históricos.
Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de correspondencia en cada una de sus sedes y si
existen varias sucursales en una misma ciudad, la entidad determinará conforme a sus necesidades, si centralizan
en una de ellas la recepción de las comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habrá unidad de correspondencia.
En todo caso, se debe propender por el control y normalización unificado en cada entidad.
Las unidades de correspondencia, deberán contar con personal suficiente y debidamente capacitado y de los
medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de
carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros, que faciliten la
atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los
principios que rigen la administración pública.
ARTICULO CUARTO: Firmas responsables: Toda entidad debe establecer en los manuales de procedimientos
los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la documentación con destino interno y externo que genere
la institución. Las unidades de correspondencia velarán por el estricto cumplimiento de estas disposiciones,
radicando solamente los documentos que cumplan con lo establecido.
ARTICULO QUINTO: Procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales: Los procedimientos
para la radicación de comunicaciones oficiales, velarán por la transparencia de la actuación administrativa, razón
por la cual, no se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o
tachados, la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos; cuando el usuario o
peticionario presente personalmente la correspondencia, se le entregará de inmediato su copia debidamente
radicada. Al comenzar cada año, se iniciará la radicación consecutiva a partir de uno, utilizando sistemas manuales,
mecánicos o automatizados.
PARAGRAFO: Cuando existan errores en la radicación y se anulen los números, se debe dejar constancia por
escrito, con la respectiva justificación y firma del Jefe de la unidad de correspondencia.
ARTICULO SEXTO: Numeración de actos administrativos: La numeración de los actos administrativos debe
ser consecutiva y las oficinas encargadas de dicha actividad, se encargarán de llevar los controles, atender las
consultas y los reportes necesarios y serán responsables de que no se reserven, tachen o enmienden números,
no se numeren los actos administrativos que no estén debidamente firmados y se cumplan todas las disposiciones
establecidas para el efecto.
Si se presentan errores en la numeración, se dejará constancia por escrito, con la firma del Jefe de la dependencia
a la cual está asignada la función de numerar los actos administrativos.
ARTÍCULO SÉPTIMO: Comunicaciones internas: Para las comunicaciones internas de carácter oficial, las
entidades deberán establecer controles y procedimientos que permitan realizar un adecuado seguimiento a las
mismas, utilizando los códigos de las dependencias, la numeración consecutiva y sistemas que permitan la
consulta oportunamente, ya sean éstos, manuales o automatizados.
ARTICULO OCTAVO: Control de comunicaciones oficiales: Las unidades de correspondencia, elaborarán
planillas, formatos y controles manuales o automatizados que permitan certificar la recepción de los documentos,
por parte de los funcionarios competentes y dispondrán de servicios de alerta para el seguimiento a los tiempos
de respuesta de las comunicaciones recibidas.
ARTICULO NOVENO: Conservación documental: Las entidades son responsables por la adecuada
conservación de su documentación, para ello deben incluir en sus programas de gestión documental y en sus
manuales de procedimientos, pautas que aseguren la integridad de los documentos desde el momento de su
producción. Así, se requieren adoptar las normas relativas a la permanencia y la durabilidad de los soportes, tales
como la NTC 4436 para papel y la NTC 2676 aplicable a los soportes digitales. " Cartuchos de disco flexible de 90
mm. (3.5 pulgadas), características dimensionales, físicas y magnéticas".
Es recomendable la utilización de papelería con gramaje entre 75 y 90 g/m 2, libre de ácido y exento de lignina cuyo
valor de pH esté en rango de 7.0 a
8.5 de acuerdo con los aspectos contemplados en la NTC 4436 " Papel para documentos de archivo: requisitos
para la permanencia y durabilidad". Las tintas de impresión deben poseer estabilidad química, ser insolubles en
contacto con la humedad, no presentar modificación de color y no transmitir acidez al soporte.
Para la información generada o guardada en medios magnéticos, deben seguirse las instrucciones de sus
fabricantes en relación con su preservación y debe producirse en formatos compatibles, cuidando la posibilidad de
recuperación, copiado y reproducción libre de virus informáticos.
La manipulación, las prácticas de migración de la información y la producción de backups, serán adaptadas para
asegurar la reproducción y recuperación hasta tanto se estandaricen los sistemas de almacenamiento y formatos
de grabación de la información.
ARTICULO DECIMO: Comunicaciones oficiales recibidas: Las comunicaciones oficiales que ingresen a las
instituciones deberán ser revisadas, para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del
ciudadano o entidad que las remite, dirección donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente, si es
competencia de la entidad, se procederá a la radicación del mismo.
PARAGRAFO: Cuando una comunicación no esté firmada ni presente el nombre del responsable o responsables
de su contenido, se considerará anónima y deberá ser remitida sin radicar, a la oficina de su competencia, donde
se determinarán las acciones a seguir.
ARTICULO DÉCIMO PRIMERO: Comunicaciones oficiales enviadas: Las comunicaciones oficiales enviadas
en soporte papel, se elaborarán en original y máximo dos copias, remitiéndose el original al destinatario, la primera
copia a la serie respectiva de la oficina que genera el documento, teniendo en cuenta los anexos correspondientes
y la segunda copia reposará en el consecutivo de la unidad de correspondencia, por el tiempo establecido en su
tabla de retención documental. En los casos en los cuales haya varios destinatarios, se elaborarán igual cantidad
de copias adicionales. ARTICULO DÉCIMO SEGUNDO: Comunicaciones oficiales vía fax: Las
comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitarán, teniendo en cuenta la información que forma
parte integral de las series establecidas en las tablas de retención documental, para la respectiva radicación en la
unidad de correspondencia, la cual se encargará de dar los lineamientos para el control y establecer los
procedimientos adecuados para su administración.
Las entidades que utilizan para la impresión del fax, papel químico, deberán reproducir este documento, sobre
papel que garantice su permanencia y durabilidad.
ARTICULO DÉCIMO TERCERO: Comunicaciones oficiales por correo electrónico: Las entidades que
dispongan de Internet y servicios de correo electrónico, reglamentarán su utilización y asignarán responsabilidades
de acuerdo con la cantidad de cuentas habilitadas. En todo caso, las unidades de correspondencia tendrán el
control de los mismos, garantizando el seguimiento de las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas.
Para los efectos de acceso y uso de los mensajes de datos del comercio electrónico y de las firmas digitales se
deben atender las disposiciones de la Ley 527 de 1999 y demás normas relacionadas.
ARTICULO DÉCIMO CUARTO: Imagen corporativa: Con el propósito de reflejar una adecuada imagen
corporativa, las entidades establecerán en sus manuales de procedimientos, la manera de elaborar oficios, cartas,
memorandos y otros, teniendo en cuenta las normas ICONTEC, existentes para el efecto.
La leyenda de pie de página debe contener, la dirección, el número del conmutador, el número de fax institucional,
la dirección de la página web y la dirección del correo electrónico de la entidad.
ARTICULO DÉCIMO QUINTO: Horarios de Atención al Público: Todas las unidades de correspondencia,
informarán el horario de atención al público en un lugar visible y de fácil acceso para los ciudadanos.
ARTÍCULO DÉCIMO SEXTO: El presente Acuerdo rige a partir de su expedición.