Emisión (No.

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a partir de la fecha):
INSTRUCCIÓN 2/31-07-12
CSSA
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Código No: Inventario Cíclico en el Centro de Distribución Copia No:
ITAI Bd-1

1. PROPÓSITO
Garantizar que todas las actividades relacionadas con el inventario cíclico en el Centro de Distribución se
realicen de forma estandarizada y de acuerdo a los filtros de calidad del departamento de Auditoría
Interna con el fin mejorar la confiabilidad de la información que le proporcionamos al cliente interno.

2. ALCANCE

2.1. Lo aplican: Los inventariantes y los auditores.

2.2. Se aplica a: Todas las bodegas del Centro de Distribucion

3. DOCUMENTOS RELACIONADOS

Nivel Documentación Código Documentos Relacionados

Procedimientos 1 Guía para el Desarrollo de Instructivos
Esta Instrucción de trabajo
Documentos controlados N/A N/A
Registros FSAI 1.1–1.7 Registros de revisión de procesos básicos
Documentos Externos SIC PSI, ITSI y FSI
Otros Documentos NIA’s, COSO Normativa contractual del trabajo de
relacionados ERM Auditoría Interna

4. CONTROL DE CAMBIOS

Página Sección Cambio

5.1 El Administrador de Inventarios del CD envía la lista de Sku a
2 T o t al
inventariar

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N.Guzman/AJ N. Guzman/ AJ H. Nuñez/ JAI

Fecha: Fecha: Fecha:
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5.2 El inventariante genera las valorizaciones de las bodegas a

2 T o t al
inventariar.

5. INSTRUCCIÓN

5.1 Diseño, Desarrollo y Presentación de Plan de Inventarios Cíclicos en el CD

5.1.1 Se extrae de la sub sesión whwmd4500m000 de la sesión de Ejecutar Valoración de
Stock whina1210m000, el listado de Sku activos en el CD.
5.1.2 Con el listado de Sku activos, se procede a proyectar un escenario de inventarios
cíclicos que presente la distribución de Sku’s, para completar un ciclo completo en el
tiempo determinado por el Jefe de Auditoría.
5.1.3 El plan debe ser consensuado con el Administrador de Inventarios del CD y
presentado al Jefe de Operaciones del CD.
5.1.4 El diseño, desarrollo y presentación del plan, debe ser asignado por el Jefe de
Auditoría Interna.
5.1.5 Se le debe enviar el cronograma de actividades de cíclico al equipo de Auditoría
Interna.

5.2 Toma Física de Inventarios en el CD

5.2.1 Se llena el FSAI 1.2 Formato de Toma Física de Inventarios en CD (los necesarios)
con los códigos detallados en el Plan de Inventarios Cíclicos, y con el FSAI 1.1
Catalogo de SKU en Bodegas CD
5.2.1.1 Esta operación se hace para cada bodega a inventariar.
5.2.2 Se distribuyen los códigos a los inventariantes de forma equitativa.
5.2.3 El conteo de Sku debe ser total, es prohibido realizar conteos aleatorios, salvo las
siguientes excepciones:
5.2.3.1 Exista una situación de conflicto entre actividades prioritarias de Auditoría Interna,
basado en el Esquema de Actividades Prioritarias.
5.2.3.2 De acuerdo a razonamiento del Coordinador del Componente de Inventarios
(Auditor Junior), previamente autorizado por el Jefe de Auditoría Interna, resulte
impráctico efectuar un conteo total de los códigos seleccionados.

5.3 Los inventariantes proceden hacer el conteo en las bodegas CD.

5.3.1 Los inventariantes realizaran un rastreo por las bodegas del CD, para asegurar la
cantidad física.

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5.3.2 El inventario debe iniciar a las 8:30 am, para garantizar que la información final sea
entregada a las 2:00 pm.
5.3.3 Para la bodega B504 (Detalles/Devoluciones) se debe consultar con el Administrador
si están aplicadas las devoluciones y requisas.
Nota: No se deben contar producto indicados como cambios, resguardo y área de
bandeo.
5.3.4 En el caso de las Bodegas B501 y B502 (Averías) al finalizar el conteo se debe verificar
con el encargado del área si tiene producto fuera de los rack, para agregarlos al
conteo.
5.3.5 se deben verificar las cantidades embaladas de cada Sku, para evitar errores de
conteo.
5.3.5.1 En la B501, B502, B502A y B504 se deben verificar las cantidades embaladas por caja.
5.3.5.2 En la B500 se deben verificar las cantidades embaladas por paleta.

5.4 Los inventariantes validan los datos obtenidos del inventario con la contraparte del CD.
5.4.1 Si existen diferencias del conteo físico se realiza la operación 5.3.1.
5.4.2 Los FSAI 1.2 Formato de Toma Física de Inventarios en CD deben ser firmados y
validados con el Administrador de Inventarios del CD.
5.4.3 En el caso de que el CD no efectúe inventario para validar, los equipos de inventarios
son solidariamente responsables de los datos presentados, para efectos de ajuste de
diferencias.
5.4.3.1 Se debe considerar que los Sku certificados por Auditoría Interna, y no contados por
el personal del CD, pueden ser conciliados a través de un análisis de regresión a la
fecha de la toma física efectuada por el CD.
5.4.3.2 Si con el análisis de regresión no se pueden conciliar los datos, se pueden retomar
esos sku total o parcialmente en los cíclicos de los dos días posteriores y si las
diferencias persisten se le informa al Jefe de Operaciones del CD y al Jefe de
Auditoría Interna.

5.5 Después de aclaradas las diferencias de conteo físico con la contra parte del CD se procede
hacer la tabla de análisis.
5.5.1 Se llena el FSAI 1.3 Tabla de Análisis de Inventarios para Control de Operaciones
en CD, con los datos del FSAI 1.2 Formato de Toma Física de Inventarios en CD.
5.5.2 Los FSAI 1.2 Formato de Toma Física de Inventarios en CD (documento físico) y el
FSAI 1.3 Tabla de Análisis de Inventarios para Control de Operaciones en CD (en
digital) son enviados al Auditor Junior para su revisión, si el FSAI 1.3 Tabla de

Elaborado por: Revisado: Aprobado por:

N. Guzman/AJ N. Guzman/ AJ H. Nuñez/ JAI

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Análisis de Inventarios para Control de Operaciones en CD tiene errores se

procede a corregir si no se le envía al administrador de inventarios (en digital).
5.5.2.1 Los FSAI deben ser firmados por el personal que realizó el inventario y se le debe
agregar la hora de inicio y la hora de finalización.
5.5.2.1.1 Se considera como hora de finalización hasta que sean validados los datos con el
Administrador de Inventarios o con el personal que realizó el conteo por parte
del CD.
5.5.2.2 Cuando no esté presente el Auditor Junior, la validación será efectuada por el
Analista de Inventarios o por la persona que designe el Auditor Junior.

5.6 Se determinan las diferencias teórico versus físico.

5.6.1 Se aclaran las diferencias con el administrador de inventarios.
5.6.2 Se deben agregar en el FSAI 1.3 Tabla de Análisis de Inventarios para Control de
Operaciones en CD todas aquellas observaciones que a criterio del Coordinador de
Inventarios (Auditor Junior) y el Jefe de Auditoría Interna, deban ser reportadas.
5.6.3 Si el Administrador de Inventarios del CD presenta nuevos datos de inventarios
físicos, se procede a recontar los SKU que presenten diferencias.
5.6.4 El FSAI 1.3 Tabla de Análisis de Inventarios para Control de Operaciones en CD
es enviado nuevamente en digital al Administrador de Inventarios del CD, para su
revisión.
5.6.4.1 Si el Administrador de Inventarios no aceptase las observaciones, el Auditor o
Inventariante designado para coordinar los cíclicos, procede a reunirse con el
Administrador de Inventarios para explicarle la causa de las observaciones
presentadas en el FSAI 1.3 Tabla de Análisis de Inventarios para Control de
Operaciones en CD.
5.6.4.2 En el caso de que el Administrador de Inventarios no acepte el FSAI 1.3, se
procede a notificar al Jefe de Auditoría Interna para que este decida la acción a
seguir.
5.6.4.3 En el caso de que el Administrador de Inventarios del CD no acepte los resultados del
cíclico, sin razón aparente, se procederá a contar los Sku no aceptados en 2 cíclicos
posteriores y si las diferencias persisten, se le notificará al Jefe de Operaciones del CD
y al Jefe de Auditoría Interna para que estos decidan la acción a tomar.
5.6.5 El FSAI 1.3 Tabla de Análisis de Inventarios para Control de Operaciones en CD
es remitido (en físico) al Administrador de Inventarios del CD, para que este lo firme.
5.6.6 El FSAI 1.4 Indicador de Efectividad de Cíclicos es remitido (en físico) al
Administrador de Inventarios del CD, para que este nos brinde su percepción de la
efectividad del cíclico y lo firme.
5.6.7 Para agilizar el proceso y agregar valor al trabajo, el inventariante debe conocer los
procedimientos de bodega, PSI e ITSI’s asociados.
Elaborado por: Revisado: Aprobado por:

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5.6.8 El Analista de Inventarios verifica los ajustes en el sistema y la afectación de las

cuentas contables, así como la aplicación de motivos contables con el FSAI 1.6 Tabla
de Control de Ajuste de Inventario CD
5.6.9 Las diferencias significativas serán rastreadas y se les dará seguimiento en cíclicos
posteriores.

5.7 Se archivará el FSAI 1.2 Formato de Toma Física de Inventarios en CD, FSAI 1.3 Tabla
de Análisis de Inventarios para Control de Operaciones en CD y el FSAI 1.4 Indicador
de Efectividad de Cíclicos; en esquemas de Papeles de Trabajo definidos por el Equipo de
Auditoría Interna.
5.8 Todos los formatos deben ser firmados de acuerdo a las instrucciones de este
documento.
5.9 El analista le dará seguimiento al ajuste que hace el administrador de inventarios del CD y
consolidará la información mensual de cíclicos en el FSAI 1.5 Consolidado de Inventarios
Cíclicos.
5.10 El incumplimiento de este instructivo es causa justificada para acción correctiva, que
será aplicada a consideración del Jefe de Auditoría Interna.

Fin de este procedimiento.

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