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Curso: Técnico de Juventude (FMC 100 2018-01-VNG)

Ufcd 0501 – Projectos de Organização de


Módulo: Eventos – Planeamento e Gestão

Formador: Benedita Osswald

MANUAIS
E
TEXTOS DE APOIO

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Indice
Conteúdo 2

Introdução 3

Objetivos........................................................................................................................... 3

Conteúdos programáticos.................................................................................................3

1.- Enquadramento do planeamento de projetos de organização de eventos 4

1.1.- O enquadramento do planeamento de projetos de organização de eventos.............4

1.1.1.- O que é o Planeamento?....................................................................................5

1.1.2.- Tipos de Planeamento........................................................................................5

1.1.3.- Gestão dos recursos...........................................................................................7

1.1.4.- Quem Está Envolvido?.......................................................................................8

2.- Planeamento de projetos de organização de eventos 9

2.1.- Cinco etapas do planeamento de projetos de organização de eventos e a sua interligação


.......................................................................................................................................... 9

2.2.- Conceptualização..................................................................................................9

2.2.- Planeamento geral..................................................................................................14

2.2.1.- Identificação e escolha de estratégias..............................................................15

2.3.- Planeamento Detalhado..........................................................................................17

2.3.1.- Planos operacionais.........................................................................................17

2.3.2.- Sistemas de controlo........................................................................................19

2.4.- Gestão do Evento...................................................................................................20

2.5.- Avaliação do sucesso do evento e comunicação dos resultados............................21

2.5.1.- Avaliação do pré-evento...................................................................................22

2.5.2.- Avaliação no Evento.........................................................................................22

2.5.3.- Avaliação Pós-Evento.......................................................................................23

3.- Descrição geral do planeamento de projetos de organização de eventos 24

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3.1.- Descrição geral de cada uma das etapas do processo planeamento.....................24

3.1.1.- Objectivo de Cada Etapa..................................................................................24

3.1.2.- Actividades Envolvidas em Cada Etapa............................................................25

3.1.3.- A Relação entre as Etapas...............................................................................25

3.1.4.- Esmiuçando Etapas..........................................................................................26

4.- Consequências de um mau planeamento de projetos de organização de eventos 29

4.1.- Consequências de um mau planeamento...............................................................29

4.1.1.- Consequências para o Evento..........................................................................30

4.1.2.- Consequências para os Organizadores............................................................30

5.- Bibliografia30

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Introdução
Objetivos
- Identificar as etapas do planeamento e gestão de projetos de organização de eventos.
- Identificar em cada fase de um projeto e descrever as suas atividades.
- Reconhecer um mau planeamento ou má gestão de um projeto.

Conteúdos programáticos
1.- Enquadramento do planeamento de projetos de organização de eventos
1.1.- O enquadramento do planeamento de projetos de organização de eventos
1.2.- Importância do planeamento para o sucesso do evento
1.3.- Quem está envolvido no processo de planeamento

2.- Planeamento de projetos de organização de eventos


2.1.- Cinco etapas do planeamento de projetos de organização de eventos e a sua
interligação
2.2.- Conceptualização
2.2.1.- Desenvolver conceitos
2.2.2.- Realizar estudos de viabilidade
2.2.3.- Refinar conceitos
2.2.- Planeamento geral e a definição dos fatores que têm de ser identificados
2.3.- Planeamento detalhado, incluindo planos de contingência
2.4.- Gestão do evento em si
2.5.- Avaliação do sucesso do evento e comunicação dos resultados

3.- Descrição geral do planeamento de projetos de organização de eventos


3.1.- Descrição geral de cada uma das etapas do processo planeamento
3.1.1.- O objetivo de cada fase
3.1.2.- As atividades envolvidas em cada fase
3.1.3.- As relações entre cada fase

4.- Consequências de um mau planeamento de projetos de organização de eventos


4.1.- Consequências de um mau planeamento
4.1.1.- As consequências para o evento em si
4.1.2.- As consequências para o organizador

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1.- Enquadramento do
planeamento de projetos de
organização de eventos
1.1.- O enquadramento do
planeamento de projetos
de organização de eventos
A palavra planeamento aparece
como sendo um processo que
consiste em estabelecer em que
ponto é que uma organização se
encontra no presente e para que
ponto pretende dirigir-se no
futuro, com as estratégias e
técnicas necessárias para atingir
aquele ponto.

Devemos considerar que se torna necessário antes de definir um planeamento de um evento,


conhecer os factores internos e externos que podem condicionar as decisões a ser tomadas
e assim interferir no processo de planeamento.

Simplificadamente, planeamento é o estabelecimento de um caminho a percorrer mediante


técnicas e estratégias, sendo necessário determinar os meios indicados para atingir os fins
a que a organização se propõe.

No planeamento devemos definir claramente os objectivos que nos propomos alcançar, prever
os recursos necessários em termos humanos, financeiros, materiais e legais. Devemos
também reunir uma equipa capaz de assumir responsabilidades ao nível da coordenação e
execução de tarefas.

Devemos ainda criar canais de comunicação eficientes entre todas as áreas de intervenção
do processo organizativo, sendo importante, por último, implementar sistemas de controlo e
acompanhamento das providências e decisões tomadas no decurso do evento.
O planeamento é um processo que identifica metas e objectivos, estabelecendo os meios
para obtê-los.

É neste sentido que os eventos para acontecerem de forma apropriada necessitam de tempo e
compromissos individuais e organizacionais, devendo ser justificados como parte real de
um plano geral; devem adequar-se às metas e objectivos organizacionais, ser coordenados
em todas as etapas da organização e valer a pena para o futuro.

“Fracassar no planeamento, é planear o fracasso”

Porquê perder tempo a planear os nossos eventos? Seria seguramente mais rápido fazer logo o
trabalho. A razão pela qual o planeamento é tão essencial é para assegurar que o processo de
gestão do evento corra sem problemas, bem como certificar-se de que nada é deixado ao acaso.

De uma forma simples, o processo de planeamento consiste em estabelecer o caminho que a


organização quer percorrer no futuro, a traves de estratégias e táticas, ou seja, o planeamento
pressupõe que se determinem os meios mais indicados, para que se atinjam os fins
previamente definidos.
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Para a definição do caminho a trilhar, é necessário conhecer e compreender os factores internos,
corno, por exemplo, os recursos disponíveis, e os factores externos, dos quais podemos referir as
condições económicas disponíveis no momento, entre outros. Ambos os factores irão condicionar
as decisões a ser tomadas. Claro que um plano não é estanque, pois deve ser a adaptado ou
alterado conforme as necessidades.

1.1.1.- O que é o Planeamento?


O planeamento é o processo de estabelecer metas e decidir a melhor maneira de as atingir.
As coisas não acontecem simplesmente. Têm de ser produzidas através de um raciocínio
cuidadoso e de um planeamento eficaz.
O planeamento ajuda-o a identificar as tarefas que têm de ser realizadas e a organizar as
acções que necessita de realizar para atingir os objectivos, dando-lhe, por outro lado, medidas
de desempenho para se certificar que as metas são atingidas.
O planeamento permite evitar desperdiçar e direcionar incorretamente esforços e recursos,
preparando-o para quaisquer imprevistos. Ao estar um passo à frente e preparado, o planeamento
é o factor chave para conseguir o sucesso do seu evento.

1.1.2.- Tipos de Planeamento


O planeamento do evento, volta a confirmar a viabilidade da execução do projeto-evento,
estabelece as diretrizes para manter a ordem na execução do plano de trabalho adotado e
deve ainda (às vezes há falhas a este nível) delinear planos alternativos, para o caso de surgirem
imprevistos.
A gestão do tempo é considerada um dos fatores de maior risco para a organização de um
evento e considerado um dos princípios sólidos da estão organizacional e individual. Uma
boa gestão é fundamental desde a planificação do evento, até ao seu final onde geralmente os
prazos ficam mais apertados e surgem os maiores problemas.

O processo de planeamento de um evento consiste de facto no estabelecimento de estratégias


e táticas para conquistar o sucesso desejado pelos intervenientes.

Resumidamente, a fase de planeamento de qualquer evento traduz-se na fase de tomada de


decisões antecipadamente.

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No entanto deve selecionar-se a estratégia de atuação e definir as linhas de orientação do
grupo de trabalho. Todo este processo de planeamento para uma orientação, a longo prazo,
materializa-se no plano estratégico, enquanto que a execução das tarefas concretas para
realização do evento materializa-se no plano operacional.

Tão importante como reconhecer a importância do planeamento é a sensibilização para o facto de


nenhum planeamento ser perfeito ou estanque.
Por mais know-how que se tenha e mesmo com muitos anos de experiência, a equipa organizadora
tem de estar preparada para ajustar algumas ações perante imprevistos e fatores imponderáveis.

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As etapas comuns a todos os eventos, e os passos a definir:

1.1.3.- Gestão dos recursos


No processo de planeamento de um evento há uma etapa fundamental relativamente aos recursos:
fazer um levantamento exaustivo dos recursos necessários.

Independentemente da dimensão do evento, há recursos indispensáveis à realização do


mesmo. Os recursos mais elementares são os recursos humanos, os financeiros, os materiais
e os recursos legais.

Um bom gestor de eventos distingue-se precisamente pela eficiência na gestão dos recursos
disponíveis. O espírito de iniciativa, a visão estratégica e a competência ao nível da
liderança, da comunicação e da própria organização são requisitos essenciais.

É evidente que quanto maior for a dimensão do evento, mais complexa se torna a análise aos
recursos internos e externos necessários para que o evento se realize com sucesso.

No setor dos eventos as pessoas têm de ser consideradas como um investimento estratégico
fundamental. Tendo em conta que o êxito da equipa é sustentado pela força de trabalho motivada,
é essencial que se reúnam as pessoas certas. Os colaboradores devem disponibilizar a sua
criatividade, capacidade de execução e as suas competências.

Portanto, de uma forma resumida, e só depois de se ter determinado a necessidade de pessoal


e de se ter analisado as funções dos elementos que venham a formar a equipa, são estas as
primeiras ações relativamente aos recursos humanos:
• Elaborar o orçamento;
• Recrutar e selecionar profissionais;
• Formar a equipa;
• Supervisionar e avaliar o desempenho.

Recursos financeiros
Importa verificar inicialmente qual a verba efetivamente disponível e analisar as despesas evidentes
no âmbito do planeamento e operacionalização. Quais são as fontes de financiamento? Esta é
uma questão importante à qual se deve saber responder logo no início do planeamento, pois é
necessário criar estratégias de atuação ao nível dos pedidos de subsídios públicos, doações
de entidades privadas, acordos de patrocínio, contribuições particulares, patrocínio,
mecenato ou outras parcerias.’

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Recursos físicos, materiais e serviços
São importantes e constituem muitas vezes uma grande preocupação, pois estão relacionados
com as infraestruturas, os equipamentos específicos, os serviços diversos, como o catering,
audiovisuais e decoração. Há inúmeros serviços de apoio que podem ser necessários à
organização de eventos, como especificidades logísticas.

Os recursos legais e de risco


São aqueles que se traduzem na celebração de contratos, no registo de logótipos e marcas,
na adjudicação de serviços de segurança e de emergência médica. Lamentavelmente, ainda
existem organizadores de eventos que, por esquecimento e/ou desconhecimento não incluem
as questões regais e de segurança no primeiro plano.
E, porque os eventos evoluíram e se tornaram mais sofisticados é importante referir que os
recursos técnicos ganharam tal importância que é aconselhável que os colaboradores
tenham conhecimentos específicos nesta área.
Espera-se que com a formação contínua e mais dedicação por parte dos responsáveis, o
planeamento seja feito e seguido com grande criatividade e com competências, ao nível da
gestão e coordenação de todos os meios envolvidos.
Nenhum evento será bem-sucedido sem a dedicação de todos. É da soma dos esforços de todos
os intervenientes que resulta no sucesso do evento, ou seja, é a partir do envolvimento total da(s)
equipa(s) envolvida(s) que se atingem os objetivos.

O briefing dos eventos


O termo briefing deriva da palavra inglesa brief e significa resumo/sumário. O briefing é a
informação básica e essencial para a elaboração de uma estratégia de atuação. Apesar de
não haver regras rígidas para a redação de um briefing é conveniente saber-se que a sua
elaboração deve ser feita de forma cuidadosa e rigorosa, uma vez que esse documento serve
de ferramenta de trabalho (extremamente útil) à equipa envolvida no projeto em causa.
O uso do briefing já se tornou vulgar e é usado por todo o tipo de profissionais, das mais
diversas áreas e em todo o tipo de situações que necessitam de ver estabelecidas linhas de
orientação, para que não hajam eventuais desvios das intenções essenciais do projeto.
É como elaborar um roteiro, o briefing fornece as pistas para atingir, num tempo razoável, os
objetivos definidos pela equipa de trabalho.

1.1.4.- Quem Está Envolvido?


Todas as entidades interessadas no evento estarão envolvidas nas diversas etapas do
processo de planeamento. As principais entidades interessadas, que incluem os
organizadores, os clientes e patrocinadores, estarão provavelmente envolvidas em todas as etapas
da organização do evento. Nas últimas etapas do planeamento, estarão envolvidas outras
entidades, tais como empreiteiros, fornecedores, clientes e voluntários.

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2.- Planeamento de projetos de organização de eventos
2.1.- Cinco etapas do planeamento de projetos de organização de eventos e a sua
interligação

2.2.- Conceptualização
Desenvolver conceitos
Esta é a parte de discussão do planeamento. Começa com uma ideia, que é depois desenvolvida
numa proposta, que apresenta detalhadamente as metas e objectivos do evento e identifica
quem serão potencialmente as entidades interessadas e o contributo elas poderão dar ao
evento.

A arte de modelizar consiste fundamentalmente em perceber o sistema real e o problema, por


forma a criar um modelo exequível, mas suficientemente detalhado para dar solução ao problema.

Da conceptualização faz parte a escolha das entidades com os respectivos atributos, as


actividades e evento. Adicionalmente é necessário relacionar entre si estes componentes e a sua
relação com o mundo exterior.

Estudo de viabilidade
Uma vez chegado a acordo no que respeita à ideia, é essencial realizar um estudo de
viabilidade. Este estudo permitirá determinar se o evento é ou não possível e desejável no seu
mercado alvo.
O estudo de viabilidade procura dar respostas a questões relacionadas com o evento, tais como:
• Porquê realizar o evento?
• Qual será a natureza do evento?
• Onde será realizado?
• Qual a logística necessária?
• Quanto irá custar?
• Que recursos serão necessários?
• Poderá ser realizado no prazo pretendido?
• Que pesquisa de mercado será necessária?

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• Existirá mercado para o evento?
• Quem irá participar?
• Como será publicitado?
• Existem eventos similares?
• Quem irá organizá-lo?
• Serão as metas e objectivos do evento congruentes com as metas e objectivos da
organização?
• Quanto tempo demorará a organizar?
• Temos a equipa, fundos e empenho para o organizar?

Qualquer evento, seja de natureza particular ou organizacional, tem um ou mais objectivos a


atingir, sejam eles: conviver, festejar, envolver, agradecer, partilhar, formar, motivar, fidelizar,
apresentar, inaugurar, etc., tal como todas as formas de comunicação, tem sempre um objectivo a
atingir.

No entanto, o que de mais importante deve ser feito quando se toma a decisão de realizar um
evento é precisamente constatar a sua viabilidade.

Alguns parâmetros para se conceber se um evento é viável, passam por o organizador:


- diagnosticar se o evento é realmente o meio mais eficaz para se atingir determinado objectivo;
- verificar se a oportunidade é ideal;
- verificar se os recursos disponíveis são suficientes para que o evento tenha o nível de qualidade
necessário.

O organizador deve assegurar-se da capacidade da sua estrutura organizacional em viabilizar


a realização do evento antes de prosseguir com a sua concretização.

Este estudo de viabilidade, mostrando um resultado positivo, irá indicar a forma consequente
da concretização do evento, determinando as estruturas a criar, os recursos humanos
necessários, as fontes de financiamento a utilizar e a definição de um cronograma específico
para o desenvolvimento de todo o projecto (permitindo assim um avanço detalhado do
planeamento e da implementação do evento).

O estudo de viabilidade permite determinar se o evento é ou não viável e, em caso


afirmativo, quais as alterações (se as houver) terão de ser introduzidas nas ideias originais
para garantir que ele será bem sucedido. Isto significa que os seus conceitos originais terão de
ser aperfeiçoados, de acordo com as conclusões do estudo de viabilidade.

Perspectiva estratégica
A amplitude de planeamento necessário para cada evento varia consideravelmente conforme o seu
grau de complexidade e importância, no entanto, será sempre necessário
manter uma política de estabelecimento de um plano estratégico concreto para a correcta
concretização do evento, uma vez que para este ser eficaz é necessário que aconteça no
contexto de um plano organizacional.
Aqui descreveremos um plano organizacional de forma mais abrangente possível, devendo, no
entanto, a sua aplicação ser adequada às necessidades evidenciadas pelo evento
em questão na sequência da sua definição estratégica, a qual deverá seguir determinados itens

A planificação de um evento terá como génese a concepção da ideia, a determinação da sua


natureza e definição e desenvolvimento do verdadeiro conceito que se pretende criar.
Numa perspectiva de desenvolver a conceitualização inerente ao evento, a organização deve
responder a cinco questões fundamentais. Estas questões auxiliam na determinação da

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exequibilidade, viabilidade e sustentabilidade do evento. Podemos assim apontar cinco questões a
partir das quais se pode avançar para a organização do evento.

Assim, devemos responder à questão do porquê que o evento deverá ser feito. Aqui devemos
determinar as razões da realização do evento e a sua sustentabilidade como projecto.
Deve existir um verdadeiro sentido para todos os esforços dos indivíduos envolvidos. À questão do
quem, devemos procurar saber quem será o nosso público-alvo e quais
são as suas expectativas, para que possamos orientar para essa audiência a comunicação
adequada. É igualmente importante considerar os restantes parceiros do evento, uma vez que
estes também são essenciais à organização, sejam eles parte da estrutura organizacional
(comissões, equipas, técnicos, etc.), ou sejam parceiros externos (comunicação social,
patrocinadores, etc.).

Quando é que o evento deverá ser realizado é uma questão crucial para o sucesso do evento,
uma vez que factores como as condições climatéricas, horários, dias da semana,
sazonalidade e mesmo datas de outros eventos podem determinar o sucesso ou fracasso de um
evento. Se houver um interesse na utilização de uma larga cobertura mediática há que ter em
conta a definição do momento para a realização do evento uma vez que a coincidência com um
acontecimento mais mediático pode deitar por terra as expectativas da organização. A
altura de realização de um evento deve ter em consideração estes factores numa fase de
planeamento de modo a confirmar a sua exequibilidade.

Da mesma forma que o momento é importante também o local se reveste de grande impacto na
realização do evento. Para responder à questão do onde não podemos descurar um pormenor
que pode afetar todo o processo, se considerarmos que um determinado local pode afastar o
público que pretendemos cativar, seja pela sua localização, pela sua falta de condições estruturais,
devemos optar por outro local que vá ao encontro das necessidades do nosso público-alvo. Neste
contexto devemos encontrar um local que possa conciliar da melhor forma as necessidades
organizacionais do evento, do público, das acessibilidades e do custo.

Por fim, devemos procurar responder à questão o quê. Ou seja, é fundamental que se defina
explicitamente o que deve ser organizado. A natureza do evento deve estar sempre presente em
toda a organização, devendo existir uma percepção clara daquilo que se pretende realizar, uma vez
que qualquer erro na definição do “produto” poderá reduzir ou enfraquecer
o seu potencial.

A própria concepção de um evento está dependente da resposta a certas perguntas sem as quais
não será aconselhável dar início ao evento. Para além das cinco questões apresentadas,
considera-se que se deverá dar respostas a mais duas perguntas que são igualmente
fundamentais. A questão como permitirá responder à adequação do método que iremos utilizar. Ou
seja, necessitamos de possuir os recursos certos para produzir o evento, no que concerne ao
pessoal, estrutura, serviços de apoio e compromisso geral. O funcionamento e a sua forma de
implementação são fundamentais para a obtenção do sucesso na realização do evento.

Para se obter esse mesmo sucesso há a necessidade de ter recursos financeiros disponíveis,
sendo que para tal é necessário saber quais são os custos inerentes à realização do evento. O
início de qualquer projecto de evento deve ter associado a si a elaboração de um orçamento
detalhado e o mais exato possível (havendo sempre a considerar os factores imponderáveis), e que
possa cobrir todas as áreas existentes e apresentar uma previsão estimativa de receitas e
despesas, numa tentativa de se aproximar o mais fielmente possível do resultado final.

Um evento que seja criado numa plataforma de originalidade e que possa fazer interagir estas
questões leva um avanço em termos de definição como produto de sucesso.
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O processo estratégico consiste na análise da situação actual em que o evento se encontra e dos
mecanismos para implementar e avaliar as estratégias escolhidas.

Missão/Visão
Subjacente à realização de todos os
eventos deve estar a
fundamentação da sua
existência, que será sempre
um pouco condicionada pelas
necessidades dos parceiros do
evento, tais como clientes, a
comunidade local, o Governo, os
participantes, os patrocinadores e os
voluntários.

No caso dos eventos de natureza


corporativa ou de relações
públicas, basta um simples
relatório sobre o seu propósito
para fornecer alguma orientação.
No que se refere aos eventos mais complexos, que envolvem inúmeros parceiros, é benéfico
realizar uma reflexão sobre os seus objectivos, pelo que a organização de muitos eventos cria
agora declarações de visão e missão para orientar a sua conduta.

A declaração de visão pode existir separadamente da de missão, ou podem ser combinadas.


Habitualmente, também se descrevem os objectivos de longo prazo do evento e sendo que estes
têm um carácter motivacional.

A declaração de missão descreve em termos mais amplos as tarefas destinadas à organização


do evento. As declarações mais completas definem o propósito do evento, identificam os
maiores beneficiários e grupos de clientes, indicam a natureza mais ampla do evento e
afirmam a filosofia da organização.
Por exemplo, a missão do Cherry Creek Arts Festival no Colorado, EUA, é descrita no seu site: «A
missão da organização do Cherry Creek Arts Festival é criar o acesso a um vasto conjunto de
experiências de arte, alimentar o desenvolvimento e a compreensão de diversas formas de arte e
culturas, e encorajar a expansão da vida cultural no Colorado».

O que está realmente na base de decisão da organização de um evento (e sua consequente


definição de objectivos) é a visão que a organização tem dele ou até mesmo a “missão” que
está inerente à sua criação, devendo assim todo o evento possuir uma noção clara do seu
propósito.
No seguimento desta ideia começa a ser mais frequente a criação, por parte das organizações de
eventos, de “Declarações de Visão e/ou Missão”.
As Declarações de Visão usualmente descrevem os objectivos a longo prazo, ao passo que as
Declarações de Missão descrevem em termos mais amplos a tarefa reservada à organização
do evento. Uma visão clara é crucial no encadeamento de todos os intervenientes num evento.

As declarações mais completas objetivam definir o propósito de um evento, identificar os


maiores beneficiários e grupos de clientes, indicar a natureza mais ampla do evento e
afirmar a filosofia global da organização que o está a realizar.

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É este propósito que irá nortear todo o processo de estabelecimento de objectivos e metas a
alcançar, bem como de estratégias e planos. Estabelecida a missão, está construída a base para
definir metas e objectivos e elaborar estratégias.

Metas e Objectivos
As metas, sendo definições mais abrangentes, procuram fornecer uma orientação aos
elementos envolvidos na organização de um evento. Os objectivos são definidos no sentido
de permitir monitorizar o avanço da organização em direção às metas estabelecidas, assim
como permitem ainda aos organizadores, em última análise, verificar quais os itens do planeamento
que falharam ou foram bem sucedidos.

No entanto, devido à diversidade tipológica dos eventos é importante referir que a definição
de metas revela maior utilidade na organização de eventos mais complexos que envolvam
vários grupos de intervenientes no processo organizativo.

Todos os objectivos devem ser estabelecidos, criando concordância e serem percebidos por
todos os elementos envolvidos num evento. Isto irá levar a que todas as pessoas com funções
organizativas na estrutura do evento se comprometam com a concretização dos alvos definidos
levando dessa forma a um esforço coordenado e a uma unidade de propósitos.
Nos eventos mais complexos confirma-se a utilidade do processo de definição de metas na
elaboração da declaração de missão do evento, acabando esta por permitir uma melhor orientação
no desenvolvimento das actividades do evento.

Os objectivos de um evento devem ser inteligentes, ou seja, SMART (em inglês):


- Específicos do evento em questão (Specific);
- Mensuráveis, em termos estatísticos (Mensurable);
- Acordados ou viáveis, para todos os envolvidos (Agreeable ou Achievable);
- Realistas, ou relevantes, em relação aos recursos disponíveis (Realistic ou Relevant);
- Bem programados em relação ao cronograma (Timed).

Os objectivos devem ser simples e claros, evitando confusões e incompreensões, e serem


igualmente viáveis quando são estabelecidos, permitindo assim trabalhar no sentido de os
alcançar.

A par da forma de traçar e definir os objectivos dos eventos, que abordam no fundo a generalidade
do funcionamento da organização de eventos, podemos ainda encontrar uma maior
especificidade no estabelecimento de objectivos quando se trata de entidades empresariais,
uma vez que para estas os eventos permitem uma relação directa com os seus públicos
internos e externos, num sentido de alcançar objectivos de legitimação de imagem, incremento
de contactos e relações com os seus públicos e distinção da empresa através da sua consciência
de responsabilidade social.

Convém recordar que quanto maior for o poder de distinção de uma empresa mais os seus clientes
são levados à construção de um conceito positivo no que se refere a ela e à sua conduta, e
considerando o evento como uma das mais visíveis formas de comunicação de uma empresa,
torna-se para ela importante estabelecer essa mesma comunicação com os seus diversos públicos,
no sentido de afirmação da sua identidade corporativa.

Em geral, o ponto de partida para qualquer evento depende bastante de todo o processo de
definição, estabelecimento, clarificação, compreensão e monitorização de todas estas
etapas, uma vez que são elas que permitirão uma correcta implementação da estratégia e
planificação geral que resultará na organização e gestão do evento.
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A definição precisa dos objectivos também contribui muito para o estabelecimento de uma
estrutura organizacional, pois permite que cada indivíduo ou comissão receba uma série de alvos
específicos (sub objectivos) que devem ser atingidos, o que irá reflectir posteriormente na
necessidade de que todos trabalhem em conjunto, já que muitos objectivos serão interdependentes.

A visão do evento também pode ser definida mais claramente e assim, tornar mais fácil partilhá-la
com outros. Com os conceitos representados de forma mais clara, é possível levar a cabo
uma análise detalhada SWOT do evento, para determinar os pontos fortes, os pontos fracos,
as oportunidades e as ameaças colocadas pelo evento.

Isto permitirá produzir um plano geral que tire partido dos pontos fortes, que ultrapasse os pontos
fracos, que tire proveito das oportunidades e que minimize as ameaças identificadas.

No intuito de fazer valer o evento devemos considerá-lo como um produto que pretendemos
“vender” no mercado (considerando que o objectivo final de um evento é o sucesso). Dessa
forma devemos usar as ferramentas que temos à mão, sendo o marketing a que melhor nos coloca
em contacto com essa realidade.

2.2.- Planeamento geral


O ambiente externo inclui todos os factores capazes de influenciar o evento, mas sobre os quais a
organização não tem qualquer influência. Consequentemente, a análise dos factores que compõem
o ambiente externo irá permitir à organização a tomada de decisões sobre assuntos como a
selecção de mercados, programação, promoção do evento, definição de calendário e
estabelecimento de preços.

Através dos factores do ambiente externo podem também identificar-se determinadas ameaças ao
evento.
- Político-legais, ou seja, leis ou regulamentações governamentais que sejam suscetíveis de
influenciar a sociedade;
- Económicos, tais como nível de desemprego, taxa de inflação, taxas de juro, níveis de salários,
etc.;
- Socioculturais, incluindo alterações éticas ou religiosas numa população, ou nos
comportamentos de lazer;
- Tecnológicos, referindo-se principalmente às mudanças em equipamentos e máquinas que
influenciam directamente a realização de determinadas tarefas e mesmo a própria organização de
eventos, bastando para tal ver a influência da internet na forma de promover eventos actualmente;
- Demográficos, reportando-se à composição da sociedade em termos de idade, sexo, educação e
profissão;
- Físicos, tais como a crescente preocupação com questões ligadas ao ambiente e à sua
preservação, sendo cada vez mais notória a realização de “eventos verdes”;
- Competitivos, no sentido de ser premente manter uma atenção cuidada quanto à existência de
outros eventos que possam ter como alvo o mesmo segmento de público.

No seguimento da análise do ambiente externo é essencial proceder-se à análise do ambiente


interno, ou seja, dos recursos físicos, financeiros e humanos que a organização dispõe, de
modo a verificar quais as suas forças e fraquezas.

As forças e fraquezas que podemos identificar num evento são:


- Nível da capacidade de gestão;
- Qualidade da relação com os fornecedores;
- Qualidade dos componentes da programação do evento;
- Acesso à tecnologia apropriada;
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- Acesso a recursos financeiros;
- Reputação do evento;
- Qualidade dos relacionamentos com organismos de governação;
- Força dos vínculos com potenciais patrocinadores.

2.2.1.- Identificação e escolha de estratégias


É na sequência da análise da situação externa e interna que a organização obterá informações
necessárias para a escolha de estratégias que possibilitem a execução da missão e dos objectivos
definidos para o evento.

No fundo, a escolha de estratégias irá possibilitar um melhor aproveitamento da análise


SWOT, ou seja, ela é feita para que com os seus resultados se possa usar as forças
existentes, minimizar as fraquezas, evitar as ameaças e aproveitar as oportunidades
identificadas.
Nesse contexto, podemos apresentar algumas das estratégias que podem ser seguidas mediante a
situação adequada.

Estratégia de crescimento
Um evento pode mostrar o seu crescimento quer pelo seu porte, obtendo mais participantes e
componentes, quer através duma maior qualidade de planeamento, organização, programação e
posicionamento cuidadoso.

Estratégia de consolidação
Num determinado momento da vida do evento, a adoção desta estratégia poderá revelar-se mais
útil à sua continuação, mantendo o número de espectadores num determinado patamar, o que
permite melhorar outros aspectos do evento.

Estratégia de redução
Uma estratégia que poderá ter efeitos negativos na opinião pública, mas que pode ser necessária
para fazer face a uma conjuntura económica desfavorável ou a uma quebra de investimento de
habituais patrocinadores é a redução da escala do evento.

Estratégia de combinação
Esta estratégia pode combinar elementos de outras estratégias, ou seja, a organização de um
evento pode, com o objectivo de valorizar o seu evento, limitar ou cortar alguns
aspectos menos atractivos para o seu público-alvo, ao mesmo tempo que decide ampliar outros
factores mais importantes.

A escolha das estratégias de que dispomos para implementação no planeamento do


evento pode ser feita com base em três critérios:
1 – Adequação: as estratégias escolhidas devem ser complementares entre si, coerentes
com o ambiente, recursos e os valores da organização.

2 – Aceitação: as estratégias devem ser escolhidas tendo em vista a persecução dos


objectivos do evento, concentrando-se na importância atribuída pela análise da situação, não
subestimando riscos potenciais que o plano possa acarretar.

3 – Viabilidade: as estratégias eleitas devem ser viáveis, funcionar na prática com


consideração pelos recursos disponíveis, atendendo a factores decisivos para o sucesso.
Em suma, as estratégias escolhidas devem ser congruentes com os resultados da
análise SWOT, sob risco de o estudo realizado não ter qualquer aplicação prática e resultar na
selecção de uma estratégia inadequada para o evento.

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Uma vez avaliado o conceito original do evento e depois de considerado viável e de
introduzidos eventuais melhoramentos (se necessário), pode iniciar-se o planeamento geral.
O plano geral define a direção estratégica do evento, isto é, o enquadramento geral do que irá ser
necessário e quando.
Ele deverá identificar:
• Quem serão os participantes
• Os recursos específicos necessários
• Um prazo para as tarefas a ser executadas
• Quem irá dirigir o evento
• Quem irá tomar decisões
• Funções chave e responsabilidades
• Estrutura do pessoal
• Serviços de apoio necessários
• Acções e tarefas necessários
• Financiamento necessário
• Estimativas de custos e Orçamento tentativo
• Instalações e transportes necessários
• Actividades de marketing necessárias
• Pessoal/voluntários necessários
• Quando terá lugar o evento (hora / dia / mês mais apropriados)
• Onde terá lugar o evento (localização geográfica e edifício)
• Logística, tal como acesso ao edifício, interfaces, etc.
• Quem serão os clientes
• Especialistas necessários (ex. planeamento de emergência, assistentes, empreiteiros)
• Efeitos e consequências da análise SWOT
• Metas e objectivos claros
• Políticas e regras
• Flexibilidade da estrutura do plano (para permitir alterações à medida que a
organização do evento progride)

Um esquema como o seguinte proporciona uma visão geral ou enquadramento para o evento,
através do qual poderá efectuar um planeamento mais detalhado.

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2.3.- Planeamento Detalhado
O planeamento detalhado fornece o enquadramento operacional e a estrutura organizacional
para a gestão de operações do evento. As estruturas podem ser simples ou complexas, em
função do tamanho e do âmbito do evento.

Enquanto o plano geral descreve detalhadamente os objectivos que se pretendem atingir, o


planeamento descreve em detalhe como irá atingir esses objectivos. Isto requer a
decomposição das actividades numa estrutura de funções, tarefas, procedimentos e prazos para as
completar. Além de definir as funções e tarefas necessárias, o planeamento detalhado atribui essas
funções ao pessoal individualmente, em conjunto com os prazos nos quais as tarefas devem ser
concluídas.

2.3.1.- Planos operacionais


Para se implementar o plano do evento, após a escolha da estratégia, devemos usar os planos
operacionais. Todas as áreas importantes para o cumprimento dos objectivos do evento e para a
implementação da estratégia definida necessitam de planos operacionais.

Os planos operacionais são normalmente criados para áreas como o marketing, finanças,
recursos humanos, administração e avaliação. Estas grandes áreas podem ainda subdividir-se
em áreas menores como comunicação, programação, transporte, patrocínio, merchandising,
voluntários, comunicação social, visitantes, etc.

Os planos operacionais são desenvolvidos para cada área, requerendo um conjunto de


objectivos, planos de acção, cronogramas e indicação de responsáveis pela execução dos
aspectos do plano.
Podem ainda ser empregues, em diversas áreas operacionais, planos de apoio, sendo estes
constituídos por determinadas políticas, regras e procedimentos padrão, cuja função
principal é reduzir o tempo de tomada de decisão, através da utilização, em situações
semelhantes, de tratamentos predeterminados e coerentes.

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A Figura 1 mostra um exemplo de uma estrutura organizacional complexa.

A Figura 2 mostra um exemplo de como as tarefas chave podem ser representadas no plano com
prazos.

2.3.2.- Sistemas de controlo


O planeamento detalhado inclui descrições dos sistemas a serem usados para o controlo e
monitorização do progresso, bem como para fornecer apoio, tais como relatórios de
procedimentos, reuniões de divulgação com as equipas, além dos critérios pelos quais será medido
o desempenho.

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Após a implementação dos planos operacionais devem ser criados mecanismos de controlo
para assegurar que os planos estão a ser cumpridos. Esses mecanismos de controlo acabam
por ser sistemas que permitem a comparação constante da actuação com os objectivos definidos
nos planos operacionais.

Os encontros e os relatórios são fundamentais para o acompanhamento das operações de


controlo, assim como o são os orçamentos, que permitem comprar custos reais com custos
previstos para cada uma das áreas operacionais.

A preparação de planos de contingência também faz parte do planeamento detalhado. Estes


são criados para lidar com situações que possam surgir inesperadamente. Por exemplo, se
um fornecedor não poder fazer a entrega na data acordada, outros potenciais fornecedores
que tenham stock disponível e que tenham sido identificados como parte do processo de
planeamento, podem ser usados como alternativa.

Os planos de emergência proporcionam a flexibilidade necessária para se conseguir adaptar,


pois as circunstâncias mudam ao longo do processo de planeamento.
Em função do tamanho e do âmbito do evento, o planeamento detalhado pode incorporar a
elaboração de planos individuais para diferentes aspectos do evento, tais como a saúde e a
segurança, e o planeamento de emergência.

O planeamento detalhado inclui descrições dos sistemas a serem usados para o controlo e
monitorização do progresso, bem como para fornecer apoio, tais como relatórios de
procedimentos, reuniões de divulgação com as equipas, além dos critérios pelos quais será
medido o desempenho.

As funções individuais são atribuídas segundo os diversos aspectos do evento, tais como o
orçamento e finanças, obtenção de recursos, marketing, RP, saúde e segurança, planeamento de
emergência, etc.

Plano de Contingências
Este plano tem por finalidade prover os meios de atuação que serão utilizados para
evitar que os riscos identificados e classificados, caso ocorram, se venham a traduzir em
em perdas de vida e/ou danos no património das empresas e entidades envolvidas no evento.

Os procedimentos padrão para as situações de contingência a desempenhar pelos membros


da equipa de segurança e bombeiros são:
- Isolar e sinalizar o local;
- Comunicar ao Gestor e/ou a Central de Comando e Controle;
- Orientar e conduzir a evasão das pessoas;
- Preservar o local do acontecimento;
- Acionar os Órgãos Públicos

A sua função é descrever que procedimentos serão adotados em caso de incidentes graves.
O que fazer se houver um incêndio, um desabamento, um tumulto, uma ameaça de bomba?
Essa é a pergunta a que o plano de contingência responde. Neste relacionamos todos os riscos e
definimos, para cada um, qual é a estratégia para minimizar os danos – por exemplo, ações como
isolar o local que oferece perigo, socorrer os feridos ou retirar as pessoas em segurança.

Política de Segurança
A Política de Segurança são o conjunto de diretrizes que influenciam diretamente

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o modo como os recursos humanos, técnicos e organizacionais são utilizados. As precauções e
recursos que serão mobilizados para garantir que o evento decorra com um mínimo de incidentes
dependem diretamente da Política de Segurança.
Defini-la é tarefa do patrocinador e/ou organizador do evento, pois é a eles que cabe formalizar
como o evento deverá funcionar e quais serão as prioridades em termos de segurança.
A política pode variar muito em função do tipo e local do evento, perfil do público,
condições de realização e, principalmente, a cultura do patrocinador e/ou promotor e/ou
organizador de evento.

Alguns exemplos: controlo de acesso ao evento, impedimento da entrada de armas, rigor na


prevenção de incêndios, combate a furtos, tratamento do público e patrocinadores, proteção no
percurso do estacionamento ao local do evento, controlo do fluxo de entrada do público, entre
outros.

Questões de Ambiente externo


Analisar tendo uma visão de toda área onde ocorre o evento, já que muitos riscos podem
estar associados ao local em que será realizado.
Perfil socioeconómico do bairro, moradias, comércio, vias de acesso e as suas
condições, estruturas de emergência e serviços, pontos de táxi e de autocarros, forças policiais,
hospitais, bombeiros, e serviços públicos são apenas alguns exemplos do que é preciso ter em
consideração.

Questões de Ambiente Interno


Fazer um levantamento completo das condições de funcionamento do evento e do espaço
em que ele ocorre. Quanto ao funcionamento do evento, as informações necessárias são
fornecidas pela própria organização do evento através do Dossier de Projeto. Esta análise visa
identificar qual é a estrutura que o espaço oferece e que vulnerabilidades é preciso corrigir
para que o evento esteja protegido – e riscos estejam sob controlo.

O responsável pelo espaço do evento deverá ter as autorizações e alvarás, deve verificar-se as
instalações elétricas, hidráulicas, ar-condicionado, prevenção e combate a incêndios e de
segurança eletrónica (câmaras, alarmes).

Devem ser conhecidas as pessoas que trabalham no local e o que fazem e quais os
procedimentos de funcionamento do espaço, segurança da informação, quem faz a vigilância
das entradas, bocas de incêndio, por onde entram os veículos pesados, onde descarrega material
para montar o evento, entre outros.

2.4.- Gestão do Evento


Os planeamentos geral e detalhado, dão-nos a orientação para obter e organizar os recursos e
soluções necessários para o evento a ser realizado. Mas após todas estas tarefas terem sido
concluídas e o trabalho de fundo ter sido preparado, as actividades que é necessário levar a cabo
durante o evento são outro assunto.

Por exemplo, um membro da equipa do evento encarregue de todas as actividades de marketing


para publicitar o evento, deixará de ter esta função uma vez iniciado o evento e deverá receber
então outra função.

Assim, será necessário outro plano para esta fase, para monitorizar se tudo está a correr de
acordo com o plano e para voltar a organizar tudo, caso alguma coisa corra mal. Este plano
de monitorização fornece descrições das funções a serem desempenhadas enquanto o
evento decorre. É um plano que mostra quem fará o quê, quando e como, durante o evento.

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A Figura 3 mostra um exemplo de um plano de monitorização, preparado para cobrir a
preparação no dia antes do evento.

2.5.- Avaliação do sucesso do evento e comunicação dos resultados


No processo de gestão de eventos, a avaliação do evento assume uma enorme importância.
Actualmente, a forma mais eficaz que as empresas têm de obter credibilidade centra-se na
adoção da honestidade e do espírito crítico quando procedem à avaliação de um evento, para
que os resultados sejam conhecidos, os benefícios reconhecidos e as limitações aceitáveis.

Esta permite às empresas identificarem onde e porque falharam e como podem melhorar. Assim,
todos os gestores de eventos deveriam dar prioridade máxima à avaliação dos mesmos e à
divulgação dos resultados aos parceiros e grupos interessados. A avaliação rigorosa permite
valorizar a notoriedade dos eventos, e até dos próprios gestores como profissionais.
Em síntese, a avaliação de um evento consiste no processo de observação, medição e
acompanhamento crítico da sua implementação, com o fim de avaliar os resultados de forma
precisa.
Esta avaliação possibilita a definição de um perfil do evento, recorrendo às suas características
básicas, assim como a dados estatísticos relevantes sobre o mesmo.

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2.5.1.- Avaliação do pré-evento
Uma grande parte da avaliação dos eventos ocorre na pesquisa e no planeamento do evento. Por
esse motivo, esta fase é designada de estudo de viabilidade e é utilizada para determinar os
recursos de que o evento necessita e indicar à empresa se deve ou não prosseguir.
As pesquisas de mercado dão-nos informação quanto à possível adesão da audiência ao
evento, sobre a previsão do número de espectadores, dos custos e benefícios.
Esta avaliação tem geralmente em linha de conta a comparação com eventos similares. O estudo
poderá resultar na fixação de metas ou padrões, em relação aos quais o sucesso do projecto será
medido.

2.5.2.- Avaliação no Evento


Acompanhamento dos resultados quantitativos de todo o processo que caracteriza o evento é
algo constante, pois um facto como o decréscimo da venda de bilhetes, devido a um atentado
bombista ocorrido num país próximo, poderá determinar a necessidade de aumentar a publicidade
do evento.
Para além disso, a avaliação poderá incidir também na gestão da segurança, do sistema de
som, do pessoal de limpeza, entre outros, demonstrando à empresa se esta possuía as
condições necessárias para realizar o evento.

2.5.3.- Avaliação Pós-Evento


A forma mais comum de avaliação é a avaliação pós-evento. Nesta fase surge a compilação de
dados estatísticos e informação sobre o evento, e a análise destes elementos perante a
missão e os objectivos do evento. As reuniões de feedback com os participantes são igualmente
importantes, nelas se discutindo as forças e fraquezas do evento e se anotando as observações.

Geralmente, alguns estudos têm como finalidade efectuar uma sondagem das opiniões dos
participantes quanto à sua experiência, e medir os níveis de satisfação obtida com o evento.
Este tipo de estudo visa igualmente recolher informação acerca dos custos financeiros despendidos
no evento, de maneira a que os custos possam ser comparados com a receita gerada pelo evento.
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A natureza de cada avaliação depende sempre do objectivo do evento e da audiência à qual
este se destina.

Quando o evento termina, os resultados devem ser avaliados para verificar se se atingiu os
objectivos (quer os do evento quer os da organização). A avaliação é uma etapa importante
do processo, na medida que fornece feedback e ensinamentos que serão úteis na gestão de
projectos futuros, bem como para reportar sucessos ou razões para insucessos aos agentes
interessados.

No término do evento, deverão ser tomadas as seguintes providências:


- Promover reunião para avaliação de desempenho setorial, global e recolher sugestões e
informações;
- Realizar inventário dos equipamentos e materiais remanescentes;
- Acompanhar a desmontagem geral das instalações, móveis, estandes etc.;
- Realizar um levantamento estatístico ou recolha de dados e indicadores do evento, tais
como volume de operações, número de participantes por nível, categoria, origem, pessoal
de operação etc.;
- Elaborar relatório final de desempenho e resultados, contendo informações como: −
Programação do evento; − Histórico das atividades; − Resultado das pesquisas realizadas
com o público no início, durante e no término do evento;
- Dados estatísticos relacionados com as atividades, tais como: − Número de participantes
por tipo (congressistas, expositores, convidados, acompanhantes, pessoal de apoio dos
participantes etc.); − Número e área ocupada pelos estandes; − Participantes por área de
atividade; − Participantes em função dos cargos e funções exercidos (proprietários,
gerentes, supervisores, consultores, professores, estudantes); − Participantes em função da
origem, nacionalidade, domicílio, sexo, idade etc.
- Análise das divergências entre a programação prevista realizada;
- Resultado financeiro;
- Comentários e comparativos em relação aos eventos similares já realizados principalmente
quanto ao volume de participantes;
- Sugestões, recomendações, informações e orientação para os futuros eventos;
- Montagem das pastas com a documentação do evento (formulários, relatórios, material
publicitário, comprovativos de pagamentos, fotografias, orçamento e cronograma financeiro
etc,);
- Relatório do inventário dos equipamentos e materiais remanescentes;
- Apreciação e parecer conclusivo sobre os fatores positivos e negativos que interferiram no
curso do evento e sugestões para futuras promoções similares;
- Manter contato ou encaminhar correspondência de agradecimento às pessoas que tiveram
maior participação e destaque no evento, principalmente patrocinadores e colaboradores.

São utilizadas várias técnicas na avaliação de eventos, nomeadamente recolha de dados,


observação, reuniões de feedback, questionários e estudos.

Uma boa avaliação é aquela que cumpre as fases anteriormente descritas, reunindo o máximo de
informação acerca de cada patrocinador e transmitindo o modo como irá ser realizado todo o
processo.

Para além dos resultados mensuráveis, existem outros que não são quantificáveis, impondo-se
por isso a necessidade de, por vezes, se recorrer a um registo no formato narrativo ou
expositivo, como por exemplo a descrição do impacto sociocultural na comunidade e o perfil
e posicionamento a longo prazo do destino turístico. Uma vez reunida a informação das várias
fontes, deve-se elaborar um relatório de avaliação do evento e distribuí-lo a todos os

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parceiros. O relatório irá servir de base para futuros eventos, nomeadamente na captação de
patrocinadores.

3.- Descrição geral do planeamento de projetos de organização de eventos


3.1.- Descrição geral de cada uma das etapas do processo planeamento

3.1.1.- Objectivo de Cada Etapa


Todas as etapas do processo de gestão de eventos são descritas individualmente, pois cada uma
tem a sua própria função e valor quando realizadas separadamente.

A etapa de «conceptualização» é a etapa das ideias em que vários pensamentos são


apresentados e discutidos. O seu objectivo é proporcionar uma base para o início do
desenvolvimento do evento e é também a altura em que se decide realizar ou não o evento.

A etapa do «planeamento geral» proporciona a oportunidade para organizar os pensamentos e


colocá-los numa sequência lógica. O seu objectivo é definir para onde vai e o que irá necessitar ao
longo do caminho para o seu destino.

A etapa do «planeamento detalhado» descreve as operações a serem levadas a cabo para


produzir o evento. O seu objectivo é descrever como irá atingir os seus objectivos, isto é, os
métodos, procedimentos e processos que devem ser realizados por cada indivíduo envolvido, por
forma a conseguir o resultado desejado.

A etapa da «gestão do evento» é o culminar de meses de árduo trabalho de preparação e


realização de tarefas para permitir a realização do evento. O seu objectivo é monitorizar o que é
necessário que aconteça durante o evento, para que este decorra sem problemas e com sucesso, e
para que se consiga agir de imediato caso algo corra mal.

A etapa de «avaliação dos resultados» é a etapa final e, apesar dos resultados finais serem
importantes, a avaliação não acontece apenas no fim do evento. Os resultados devem ser
monitorizados ao longo das cinco etapas do projecto, para que se possam introduzir alterações no
seu planeamento se necessário.

O objectivo desta etapa final é confrontar os resultados reais do evento com os critérios de sucesso
previamente estabelecidos, bem como identificar áreas a melhorar em eventos semelhantes no
futuro.

3.1.2.- Actividades Envolvidas em Cada Etapa


A Figura 4 mostra as actividades que serão provavelmente incluídas nas cinco etapas.

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3.1.3.- A Relação entre as Etapas
Embora as etapas sejam identificadas separadamente, cada uma proporciona uma ligação à
etapa seguinte. Por exemplo, o planeamento geral não pode acontecer enquanto o estudo de
viabilidade não tenha sido acionado e aprovado.

O planeamento detalhado não pode ser realizado enquanto o plano geral e o rumo estratégico para
o evento não tenham sido definidos. O próprio evento não poderá ser gerido enquanto o
planeamento detalhado que o não tenha sido realizado. Finalmente, a avaliação dos resultados não
pode acontecer enquanto os critérios de sucesso não tenham sido estabelecidos e enquanto o
evento não tenha ocorrido, não tenha sido monitorizado e não tenham sido recolhidos os dados
relevantes.

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As primeiras duas etapas baseiam-se na estratégia para o evento e as últimas três nas
actividades operacionais. No entanto, nenhuma pode ser realizada com sucesso sem que a
anterior ter sido concluída. Uma vez concluídas todas as etapas, o ciclo pode ter novamente início,
usando os dados obtidos através da avaliação para o planeamento de eventos futuros.

3.1.4.- Esmiuçando Etapas


1.ª Fase: Definir os objectivos do evento
Deve-se ter em conta o seu objectivo, conseguir defini-lo, torná-lo claro e preciso. Considerar
também a amplitude que se quer atingir, já que é necessário ter o controlo absoluto e integral do
ambiente, dos limites e de todas as fases da execução do evento. Os objectivos mais comuns na
realização dos eventos são o lançamento de um novo produto, a apresentação institucional da
empresa, o lançamento de uma promoção para o canal de vendas, a inauguração de uma filial ou a
inauguração de uma campanha publicitária.

2.ª Fase: Verificar e analisar o orçamento disponível


Antes de escolher as acções e estratégias para o evento, é necessário estabelecer um orçamento
básico e conhecer o grau de flexibilidade. Desta forma será possível distribuir a verba entre as
actividades escolhidas, da melhor maneira possível, para atingir os resultados esperados.

3.ª Fase: Definir as estratégias para o evento e apresentar o plano


Depois de se definir as finalidades e o orçamento, pode-se escolher a melhor estratégia a adotar
para conseguir alcançar o objectivo dentro do budget. Essa medida será um factor fundamental na
realização e no sucesso do evento.

4.ª Fase: Definir o tema do evento


Definir, explicitar e divulgar o tema do evento é muito importante e deverá ser feito rápida e
antecipadamente, já que são passos que terão impacto em todas as outras fases. Será com base
no tema que se selecionarão os melhores sítios para a divulgação, a escolha do local, a execução
dos convites, que se definirá o material de apoio, as promoções, o merchandising, entre outras
coisas.
O tema principal deverá ser apresentado numa frase curta, objetiva e com grande impacto, mas
que, ao mesmo tempo, sintetize todos os fins esperados com a realização do evento. Esta frase
deverá ser facilmente compreendida por qualquer convidado.

5.ª Fase: Definir o público-alvo do evento


É necessário seleccionar as empresas que serão convidadas a participar e, em relação aos
profissionais, deve-se definir, o mais especificamente possível, os segmentos sociais de que fazem
parte, quais as regiões geográficas de onde provêm e o seu perfil de consumo. Conhecendo-se o
público-alvo, as decisões seguintes serão mais claras, mais facilmente se conseguirá escolher a
data, as horas e o local do evento.

6.ª Fase: Definir a data do evento


A escolha da data para realizar o evento deve seguir alguns critérios que poderão ser decisivos
para o sucesso. Primeiro, deve-se definir quais as melhores épocas para a empresa.
Será necessário verificar os calendários regionais, nacionais ou até o internacional, caso esteja
previsto receber convidados estrangeiros - feriados, datas comemorativas e eventos especiais
programados que possam envolver o público-alvo.

Deve-se ainda ter em atenção os dias da semana mais adequados. Nessa perspectiva, as terças e
quintas parecem ser os dias em que é possível reunir um número mais expressivo de pessoas.

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Principalmente para um 'Público corporativo, deve-se evitar a sexta-feira, porque há muita
concorrência noturna, e a segunda-feira, uma vez que é o primeiro dia útil depois do fim-de-
semana, e as pessoas, por terem estado fora, podem esquecer a data do evento. Ainda porque é
normal que surjam muitos problemas acumulados da semana anterior, e os profissionais poderão
preferir permanecer na empresa tentando solucioná-los. Alem disso, a segunda-feira é tida como
um dia pouco animado, em que não se está habituado aos horários da semana. Por último, há que
ter em conta que muitos dos restaurantes e locais apropriados para a realização de eventos fecham
à segunda para descanso.

7.ª Fase: Escolher os horários do evento


A escolha do horário está directamente relacionada com o tipo de evento que será realizado. Se for
um jantar será noturno, se for um congresso ocupará um dia todo, e assim por diante. Os horários
mencionados nos convites ou bilhetes devem prever eventuais atrasos, pelo que as actividades têm
início meia-hora mais tarde, em relação à indicação constante nos convites.

8.ª Fase: Seleccionar o local do evento


Para definir o local do evento é necessário ter em conta alguns critérios:
- O local tem a cara do evento? Criada a imagem do evento, já se sabe se o mesmo será
mais formal ou descontraído, se ocorrerá durante a semana, ou no fim-de-semana, qual o
seu público-alvo, entre outras características que formam o perfil do evento.
- Tem infraestruturas adequadas? Vários serviços e aspectos das infraestruturas devem ser
analisados pessoalmente no local, de preferência, e não por catálogos ou de outra forma
impessoal.

9.ª Fase: Escolher a disposição das salas ou dos ambientes


No caso de eventos realizados em salas de hotéis ou em salas de espetáculos, poderá ter de se
escolher a disposição dos móveis e das pessoas na sala, o que dependerá do perfil do evento, do
tamanho da sala, do número previsto de pessoas, dos objectivos a concretizar, entre outros
aspectos.

10.ª Fase: Vender quotas do evento


As empresas que organizam eventos criam quotas de patrocínio para parceiros comerciais,
tecnológicos ou para outras empresas que querem ganhar uma maior visibilidade no mercado e,
em particular, junto do público-alvo do evento.

11.ª Fase: Reunir os envolvidos


Todos os procedimentos e acções a desenvolver deverão ser divulgados e discutidos com os
funcionários da empresa e com os parceiros envolvidos de forma directa ou indireta no
planeamento, execução e controlo do evento. Nesta reunião devem-se definir as responsabilidades
e elaborar um cronograma de actividades.

12.ª Fase: Contratar serviços de terceiros


É imprescindível contratar os serviços de terceiros, que terão de estar de acordo com as
necessidades específicas de cada evento. Este tipo de serviços pode ser muito variado.

13.ª Fase: Elaborar o programa e o conteúdo do evento


Com base no tema do evento, deve-se definir o programa geral, incluindo horários, duração e
conteúdo das palestras, refeições, espetáculos e outras actividades a realizar durante todo o
evento. No programa do evento, devem constar, entre outros:
- Dias em que se realizará o evento, horário de início e fim,
tema principal;
- Horário de início e fim de cada actividade;

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O programa do evento pode ser apresentado como parte integrante do convite, em separado ou
entregue aos convidados na abertura do evento. Isso dependerá da expectativa que se deseja criar
relativamente ao conteúdo das actividades desenvolvidas durante o evento.

14.ª Fase: Elaborar e enviar convites


O convite pode-se transformar num dos principais elementos para garantir a presença do convidado
no evento, pelo que, a criatividade e eficiência na sua elaboração deverá merecer a devida
atenção.
Assim, não se deve economizar na criação do convite. É importante procurar uma agência que trate
na divulgação do evento e dos materiais de apoio e desenvolva um convite tão atraente que crie
uma grande expectativa em relação ao evento.

15.ª Fase: Desenvolver material promocional


Além dos folhetos institucionais e de produtos ou serviços da empresa, existem várias
possibilidades de materiais promocionais de apoio ao evento. Independentemente do que for
escolhido, todos devem seguir o padrão visual do evento.

16.ª Fase: Definir concursos e atrações


Como os eventos são muitas vezes cansativos e prolongados, devem ter momentos de pausa, mais
descontraídos, para além da parte técnica e formal. Em relação aos concursos, só devem ser feitos
caso o prémio seja realmente atrativo. O concurso deverá estar relacionado com o perfil dos
convidados presentes e o tema do evento. Também é possível contratar grupos de teatro, de
espetáculos ou mesmo musicais, que proporcionem um entretenimento adequado às
características dos convidados e ao tema do evento.

17.ª Fase: Definir mecanismos para a divulgação do evento


Se o público-alvo do evento for abrangente, a empresa pode não querer limitar-se ao envio de
convites. Caso haja possibilidade, as empresas devem recorrer a outros meios de divulgação do
evento, tais como a imprensa, a televisão, a rádio e os outdoors. A maioria das empresas utiliza
esta divulgação quando a participação no evento é cobrada, pois, nestas circunstâncias, é
desejável uma mais visível exposição no mercado.

18.ª Fase: Contratar assessoria de imprensa


O trabalho de assessoria de imprensa tem basicamente duas finalidades: divulgar o evento nos
media, garantindo maior visibilidade na imprensa; e convidar e garantir que os jornalistas
representantes dos principais meios de comunicação participem no evento. Para granjear a atenção
da imprensa e convencer os media mais importantes a estarem presentes, deve-se usar o press
release e o convite.

É também conveniente entregar aos jornalistas um kit de imprensa, que lhes forneça todas as
informações necessárias para desenvolverem as peças jornalísticas acerca do evento.

19.ª Fase: Preparar o sistema de registo de visitantes


Nos casos em que os convites são enviados para um público-alvo definido e selecionado pela
empresa, é possível utilizar a lista de confirmações e a relação das presenças durante o evento
como um registo dos visitantes. Se o evento tiver a participação de empresas ou de pessoas, cujos
dados não conhecidos, pode-se tentar obtê-los através do preenchimento de uma ficha pelos
convidados.

20.ª Fase: Verificar o investimento total previsto para o evento

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Após a definição de todas as actividades do evento, deve-se elaborar um novo orçamento mais
preciso, comparando-o com o preestabelecido pela empresa, e proceder a ajustes, caso haja uma
grande discrepância entre os dois.

21.ª Fase: Preparar formulários de controlo


Para acompanhar a implementação do evento, verificando se o que foi planeado está a decorrer
como previsto, dentro dos prazos estabelecidos e conforme o acordado, é necessário elaborar
formulários de controlo antes do início do evento, os quais serão utilizados durante a sua
realização, e servirão também para avaliar os resultados atingidos no final do evento.

22.ª Fase: Preparar formulários e questionários de avaliação


Para facilitar a avaliação dos resultados do evento, é conveniente dispor de formulários e
questionários preparados para essa finalidade. Estes questionários devem estar prontos no início
do evento, para que possam ser preenchidos durante a realização do mesmo, por todos os
convidados e funcionários da empresa.

4.- Consequências de um mau planeamento de projetos de organização de eventos


4.1.- Consequências de um mau planeamento
Os projetos podem gerar uma grande quantidade de benefícios, mas boa parte deles falham
ou não atingem o resultado esperado. Muitas dessas falhas são resultantes de obstáculos
naturais ou externos que estão fora do controle da organização, entretanto a maioria dos
insucessos é oriundo de falhas organizacionais que muitas vezes se repetem

Existem diversas razões pelas quais projetos, sejam eles simples ou complexos falham, o número
de motivos pode ser infinito. No entanto os motivos mais comuns para o fracasso podem ser
elencados. O gerente e a equipa do projeto devem controlar essas possibilidades de fracasso.
O processo de aprendizagem ocorre tanto no sucesso, como no fracasso dos processos,
nesse sentido torna-se importante a aprendizagem organizacional na gestão de projetos de
forma a que os erros possam servir de lições para os projetos futuros.

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4.1.1.- Consequências para o Evento
Um mau planeamento pode ter graves consequências. As consequências mais graves
poderão resultar de negligência no planeamento da saúde e segurança do pessoal e dos
participantes no evento, o que pode resultar em danos físicos ou mortes.
No entanto, qualquer parte do evento que não tenha sido correctamente planeada pode facilmente
resultar em ruturas, num evento de fraca qualidade, num número reduzido de participantes e em
clientes e patrocinadores insatisfeitos.

4.1.2.- Consequências para os Organizadores


Um mau planeamento pode também ter graves consequências para os seus organizadores.
Para além da perda de reputação e da má imagem, um acidente que ocorra no evento seu
poderá resultar em acções legais, má publicidade, perda de futuros negócios e no
pagamento de compensações financeiras às vítimas do acidente, o que poderá levar o seu
negócio à falência.

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5.- Bibliografia
Allen, J., O'Toole, W., Mcdnoell, I. & Harrirs, R. (2003). Organização e Gestão de Eventos, 1ª
edição, Rio de Janeiro: Elsevier Editora.

GIacaglia, M. (2004). Organização de Eventos, Teoria e Prática, 1ª edição. São Paulo: Pioneira
Thomson Leaming.

Hoyle Jr., L. (2002). Marketing de Eventos: Como Promover com Sucesso Eventos, Festivais,
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