GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR

GUÍA DE APRENDIZAJE

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENIZAJE

 Denominación del Programa de Formación: TECNICO EN SISTEMAS

 Código del Programa de Formación: 228185
 Nombre del Proyecto: IMPLEMENTACION DE UNA BASE DE DATOS PARA LA GESTION DE
MANTENIMIENTO PREVENTIVO PARA LOS RECURSOS TELEINFORMATICOS DE LOS COLEGIOS
ARTICULADOS.
 Fase del Proyecto PLANEACION
 Actividad de Proyecto: DOCUMENTAR Y DISEÑAR UNA DE BASE DE DATOS QUE ADMINITRARE Y
GESTIOENE LOS MANTENIMIENTOS DE LOS EQUIPOS DE COMPUTO.
 Competencia: APLICAR HERRAMIENTAS OFIMÁTICAS, REDES SOCIALES Y COLABORATIVAS DE
ACUERDO CON EL PROYECTO A DESARROLLAR.
 Resultados de Aprendizaje Alcanzar: CONSTRUIR BASES DE DATOS UTILIZANDO UN SISTEMA DE
GESTIÓN DE BASES DE DATOS RELACIONAL PARA USO PERSONAL EN PEQUEÑAS
ORGANIZACIONES.
 Duración de la Guía: 40 horas

2. PRESENTACION
MICROSOFT ACCESS

Es un sistema de gestión de bases de datos incluido en el paquete de programas de Microsoft Office. Es

igualmente un gestor de datos que recopila información relativa a un asunto o propósito particular, como
el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección de música. Access es un
completo y demandado programa informático en entornos de empresa, que permite la creación y gestión
de bases de datos, así como su modificación, control y mantenimiento.

Access significa mucho más que una forma de crear bases de datos de escritorio. Es una herramienta fácil
de usar y que permite crear rápidamente aplicaciones de base de datos basadas en exploradores que le
ayudarán a llevar la empresa. Los datos se almacenan en una base de datos SQL, de modo que son mucho
más seguros y escalables, y se pueden compartir fácilmente las aplicaciones con los compañeros de trabajo.

3. FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1. Actividades de Reflexión inicial.

Piense en un mundo donde no existirán las bases de datos, como serian temas como los relacionados con
la contabilidad, los inventarios, la recolección de información entre otros. Realice un comentario de la
importancia de las bases de datos y los sistemas o software que se especializan en este tipo de herramientas.

Situación Problemática
Se le ha solicitado urgentemente que realice una base de datos para realizar datos estadísticos, pero
lamentablemente la herramienta Microsoft Excel, tiene un daño y no abre la aplicación, y no tiene al
departamento de sistemas ya que se encuentra en un trabajo especial. ¿Qué haría es una situación como
esta?

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3.2. Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el

aprendizaje.)
A) Realizar un autodiagnóstico tomando como referencia la situación problemática planteada:

¿Que se para resolver la ¿Qué no se para resolver el ¿Por qué necesito saber esto?
situación problemática? problema?

3.3. Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).

El aprendiz debe relacionarse con los siguientes términos antes de comenzar:

 Tablas  Formularios
 Campos  Informes
 Relación entre tablas  Importar Datos
 Consultas  Exportar Datos

3.4. Actividades de transferencia del conocimiento.

Parte 1 Creación de tablas:

 El primer paso para crear una tabla es ir sobre la pestaña crear y dar click conde dice tabla.

Ilustración 1

 Para modificar los campos de la tabla el aprendiz debe ir a la pestaña inicio e ir a la vista de diseño.

Ilustración 2
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 De esta manera se pueden establecer los datos necesarios en la tabla de la base de datos, también
se debe Verificar El Tipo De Campo que utilizaremos en cada uno de los datos.

Ilustración 3

 Es importante poner una pequeña descripción de los campos

Ilustración 4

 El Aprendiz debe verificar las propiedades de los campos dependiendo el tipo que se eligió, tenga
en cuenta que no son las mismas propiedades las de un campo de Texto que las de un campo de
fecha o de un campo Verdadero/falso.
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Ilustración 5

 Para finalizar el aprendiz debe dar clic en vista de hoja de datos

Ilustración 6

 Access le mostrara un cuadro de dialogo donde le pide guardar la tabla, usted le dice que sí y le da
un nombre a la tabla.

Ilustración 7

 Se debe proceder a llenar la base de datos, ingresando el valor de los datos, a cada uno de los
campos, a continuación se presenta un pequeño ejemplo:
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Ilustración 8

 El aprendiz debe Crear una tabla para almacenar todos los campos de la hoja de vida de un
computador.
 El aprendiz debe crear una tabla para almacenar los datos personales de las personas que laboran
en la empresa, en la misma tabla debe haber un campo que se llame “computador a cargo” en el
que se almacenara el número de serie de computador a cargo.
 Se debe crear una tabla de proveedores de la empresa (datos de quienes le venden a la empresa:

Dirección, teléfono, nombre de contacto, “NIT” NOTA: El nit debe ser numérico y debe ser la llave principal
de la tabla”.

PARTE I.I. CREACIÓN DE BASE DE DATOS, TABLAS, IMPORTACIÓN, EXPORTACIÓN, OPERACIONES EN ACCESS.

Mediante la herramienta de importación y exportación (DATOS EXTERNOS) de Datos de Access, importe las
Tres (3) Bases de Datos obsequiadas por su Instructor, como parámetros de importación tenga en cuenta lo
siguiente:
 Buscar la Ruta exacta donde se encuentra el archivo con los datos que se van a exportar.
 Seleccionar: importar el origen de los datos en una nueva tabla de la base de datos.

Ilustración 9
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De acuerdo al tipo de dato que se va importar Seleccionar el Tipo de Datos, si es Numérico, si es Texto, si es
Moneda entre otros.

Escoger la Opción

Realizar el mismo procedimiento con las demás exportaciones necesarias para la realización de la práctica.
 Importar la tabla de equipos entregada por el docente
 Termine de agregar los campos faltantes para realizar la hoja de vida del equipo:

En la Tabla de Equipos donde se encuentra los datos de los computadores realizar los siguientes ajustes.
1. Cree una nueva columna Denominada Fecha próximo mantenimiento, donde el valor es esta
columna es la fecha programada para el siguiente mantenimiento
2. Cree una nueva Columna Denominada Revisiones al año. Donde se determine los mantenimientos
que se le realizaran al equipo en un año.
3. Repuestos donde ingresara los repuestos necesarios para reparar la impresora, tenga en cuenta que
no todos los equipos necesitan repuestos.
4. Agregue un campo proveedor, el valor que pondrá en este campo debe ser el “nit” de la empresa
que vendió dicho equipo a nuestra empresa, Nota: recordar que el nit debe estar en la tabla de
proveedores.

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 2: CONSULTAS EN ACCESS.

PARTE II. UTILIZACIÓN DE FILTROS, CREACIÓN DE CONSULTAS.

Una consulta es una de las herramientas más eficaces que incluye Access, ya que mediante estas
herramientas se pueden realizar cruces de información mediante parámetros característicos de una
población, puede ser por edad, por el género al que pertenece, por el cargo que desempeña, la ciudad
donde vive, un numero o un registro característico, entre muchos más.

Para nuestro caso de estudio se realizara un cruce con la información de tal manera que se genere una sola
base con todos los datos obtenidos, desde las diferentes bases.
Pasos para la realización de una consulta con vista de Diseño.

1. En la pestaña de CREAR, darle Seleccionar en DISEÑO DE CONSULTA

Ilustración 10
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2. Nos indica que tabla vamos a utilizar para realizar este diseño de consulta, para el primer caso tomemos
la primera y única tabla.

Ilustración 11

3. Para implementar los parámetros de la consulta procedemos a agregar los datos de la siguiente manera:

 En la parte inferior de la pantalla procedemos a agregar los campos necesarios a la consulta, tal
como se muestra en la Ilustración 12.
 Si se procede a ejecutar la consulta, ella creara una nueva tabla con todos los datos de la tabla
existente sin realizar cambios.

Ilustración 12

4. Lo importante es ubicar los Criterios para filtrar la información por ejemplo quiero ubicar los equipos
marca “compaq”.
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Ilustración 13

Para ejecutar la consulta se busca el botón ejecutar en la pestaña de Diseño:

Ilustración 14

El resultado esperado seria todos los equipos de marca compaq de la empresa:

Ilustración 15
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PARTE III.ESTABLECER RELACIONES ENTRE TABLAS.

Una consulta es una de las herramientas más eficaces que incluye Access, ya que mediante esta
herramientas se pueden realizar cruces de información mediante parámetros característicos de una
población, puede ser por edad, por el género al que pertenece, por el cargo que desempeña, la ciudad
donde vive, un numero o un registro característico, entre muchos más.

Para nuestro caso de estudio se realizara un cruce con la información de tal manera que se genere una sola
base con todos los datos obtenidos, desde las diferentes bases.

Pasos para Establecer relaciones entre las tablas:

 Clic en relaciones en la pestaña herramientas de la base de datos.

Ilustración 16

 Inmediatamente nos mostrara las tablas que tenemos creadas, para el caso la de equipos y la de
proveedores.
 Poner integridad referencial entre las tablas, y arrastrar los campos a relacionar uno encima del
otro.
 se creará relación entre los proveedores con y los equipos de la empresa.

Ilustración 17

Para el caso que se mostró se realizó una relación uno a muchos ya que un proveedor pudo realizar la venta
de varios equipos.

 El aprendiz debe ir a crear una consulta pero para este caso debe poner las dos tablas tal como es
muestra en la Ilustración 17.
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 Al poner los campos en la consulta nos daremos cuenta que nos permite seleccionar campos de las
dos tablas, el aprendiz debe poner el campo número de teléfono de la tabla proveedores y
establecer la búsqueda por equipos de marca “compaq” tal como se muestra en a imagen
Ilustración 18.

Ilustración 18
Al ejecutar la consulta el resultado debe ser:

Ilustración 19

5. Hasta el momento realizamos una consulta, pero no podemos manipular estos datos, son solo
visibles, para la cual es necesario, realzar esta consulta pero además generar una TABLA con los
datos consultados.
6. El siguiente paso es crear una TABLA NUEVA a la cual denominaremos BASE COMPLETA, en esta
tabla guardaremos los datos consultados.
7. Modificar la consulta para que muestre por quien se debe preguntar en la empresa proveedor.
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ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 3: INFORMES

PARTE II. CONSOLIDACIÓN DE DATOS, CREACIÓN DE INFORMES.

Ilustración 20

Otra Herramienta eficaz de Access es la Creación de informes con la información contenida en sus bases de
Datos, a que nos permite consolidar la información de la forma en que la necesitemos. Para esto no
dirigimos a la pestaña, crear informe y le damos Asistente para informe, luego ya es escoger la información
qué queremos consolidar en el informe

Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización)

a. Importar las tablas dadas en Excel a Access.

b. Completar las tablas en Access con un total de 80 equipos con dependencias (mínimo 10)
c. Completar la tabla de proveedores con un total de 20 proveedores.
d. Crear una tabla de consumibles
e. Crear el cálculo del valor de los equipos que tiene cada una de las dependencias.
f. Crear una consulta para verificar que equipos tienen garantía.
g. En la tabla equipos crear un plan de mantenimiento con 4 visitas al año por equipo
h. Consultar como se hace un formulario, y hacer un formulario para cada una de las tablas.
i. Genere un informe con los equipos que tienen próximo mantenimiento este mes.
j. Genere un informe con los equipos que tienen próximo mantenimiento esta Semana.
k. Realizar un informe Técnico en una Herramienta Ofimática, donde quede reflejado el trabajo
realizado.
l. Para subir sus archivos, enviar a la plataforma senasofiaplus.
m. Exporte la Base a formato PDF y a un Archivo en EXCEL.

 Ambiente Requerido: Ambiente de aprendizaje de informatica.

 Materiales: Equipos de cómputo, conexión de red y video beam.
Tomando como referencia la planeación pedagógica y las orientaciones para elaborar guías de aprendizaje
citado en la guía de desarrollo curricular
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Materiales de formación
Materiales de formación Talento Humano AMBIENTES DE APRENDIZAJE
devolutivos:
(consumibles) (Instructores) TIPIFICADOS
(Equipos/Herramientas)
DURACIÓN
ACTIVIDADES DEL ESCENARIO (Aula, Laboratorio,
(Horas)
PROYECTO taller, unidad productiva) y
Descripción Cantidad Descripción Cantidad Especialidad Cantidad
elementos y condiciones de
seguridad industrial, salud
ocupacional y medio ambiente
AMBIENTE DE FORMACIÓN CON
COMPUTADORES DE
COMPUTADORES DE ESCRITORIO
ESCRITORIO Y/O
Y/O PORTÁTILES CON ACCESO A
PORTÁTILES CON
DOCUMENTAR Y INTERNET, SISTEMAS OPERATIVOS,
ACCESO A INTERNET,
DISEÑAR UNA DE BASE SOFTWARE DE APLICACIÓN.
SISTEMAS 30
DE DATOS QUE
OPERATIVOS, MARCADORES 1 INGENIERO
ADMINITRARE Y SEÑALIZACIÓN, EQUIPOS DE
220 SOFTWARE DE DE 1
GESTIOENE LOS PROTECCIÓN INDIVIDUAL, RIESGO
APLICACIÓN BORRADOR 1 SISTEMAS
MANTENIMIENTOS DE ELÉCTRICO, CONTRA INCENDIO Y
MICROSOFT OFFICE
LOS EQUIPOS DE RIESGOS QUÍMICOS.
2013
COMPUTO. CONDICIONES DE VENTILACIÓN,
TEMPERATURA, ILUMINACIÓN,
VIDEOBEAM 1
RUIDOS, HIGIENE Y SEGURIDAD

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4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evaluación
Evidencias de Conocimiento : Utiliza las funciones propias del Observación,
Evaluación de conceptos básicos procesador de palabra, Access y Lista de chequeo del producto
de Microsoft Access. hoja de cálculo, presentador de final – Base de datos.
diapositivas para la resolución Cuestionarios
Evidencias de Desempeño: de un problema.
Sustentación manejo de base de
datos.
Aplicación de funciones para
automatizar procesos.
Corrección de errores

Evidencias de Producto:
Solución del caso propuesto
Documento final con la
resolución de las actividades de
la guía.
Base de datos empresarial.

5. GLOSARIO DE TERMINOS

ACCESS: Es una herramienta fácil de usar que permite crear rápidamente aplicaciones de base de datos
basadas en el explorador que le ayudarán a llevar la empresa. Los datos se almacenan automáticamente en
una base de datos SQL, por lo que están mejor protegidos. Además, puede compartir fácilmente las
aplicaciones con los compañeros de trabajo.

OFIMÁTICA: es el conjunto de técnicas, aplicaciones y herramientas informáticas que se utilizan en

funciones de oficina para optimizar, automatizar y mejorar los procedimientos o tareas relacionados.

MICROSOFT EXCEL: es un software que permite crear tablas, y calcular y analizar datos. Este tipo de
software se denomina software de hoja de cálculo. Excel permite crear tablas que calculan de forma
automática los totales de los valores numéricos que especifica, imprimir tablas con diseños cuidados, y crear
gráficos simples.

MICROSOFT WORD: es software que permite crear documentos en un equipo. Puede usar Word para crear
textos con una buena apariencia mediante fotografías o ilustraciones multicolores como imágenes o como
fondo, y agregar figuras como mapas y tablas. Además, Word proporciona diversas características de ayuda
para la creación de texto, de modo que pueda completar documentos profesionales, como artículos o
informes, con facilidad. También puede imprimir direcciones de tarjetas postales o sobres.

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TABLA: La tabla es el objeto de Access que almacena los registros es decir los datos ahí no se generan
operaciones solo sirven de almacenamiento.

CAMPO: Un campo en Microsoft Access es una pieza de información relacionada con una persona o cosa.
Los campos relacionados se agrupan juntos para formar un registro. En una base de datos, donde se
almacena la información con respecto a información de los empleados de una empresa, un registro sería la
información relacionada a un solo empleado. Un campo, por ejemplo, sería la información específica sobre
el empleado, tal vez el nombre, la fecha de contratación o el número de seguridad social.

CONSULTA: Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una tabla,
modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla.

FORMULARIO: herramienta que te permite ingresar datos a la base de datos de forma más ágil y fácil.

INFORME: Un informe es un conjunto de informaciones organizadas y formateadas basándose en las

exigencias del usuario y consiste en extraer y presentar los datos bajo el formato de facturas, etiquetas,
postales, listines telefónicos.

BACKUP: es una copia de los datos originales que se realiza con el fin de disponer de un medio para
recuperarlos en caso de su pérdida. Las copias de seguridad son útiles ante distintos eventos y usos:
recuperar los sistemas informáticos y los datos de una catástrofe informática, natural o ataque; restaurar
una pequeña cantidad de archivos que pueden haberse eliminado.

6. REFERENTES BILBIOGRAFICOS

http://office.microsoft.com/es-es/microsoft-access-software-de-base-de-datos-y-aplicaciones-
FX010048757.aspx
http://www.aulafacil.com/Access/CursoAccess/CursoAccess.htm
http://www.youtube.com/watch?v=7OJGqwULGEw
http://www.youtube.com/watch?v=Ci1xHaYpa58

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) LEONARDO AUGUSTO INSTRUCTOR TELEINFORMATICA 07 MAYO 2017
DUARTE CASTRO SENA ARTICULACION CON LA
MEDIA SENA CIMI GIRON

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del Cambio

Autor (es)