DESARROLLO DE EMPLEADOS

TALENTO HUMANO
Principales responsabilidades del Cargo

Identificación del cargo

Fecha actualización: Marzo 06 de 2009
Departamento / área: TESORERIA Y CARTERA
Nombre del Cargo: Profesional Coordinador Cartera
Número de personas que 1
desempeñan el cargo
Cargos que le reportan: Auxiliar Administrativo Facturación, Auxiliar Administrativo
Posgrados, Auxiliar Administrativo Icetex- Pregrado
Cargo Superior inmediato: Jefe Departamento Tesorería y Cartera
Revisó:
Aprobó:

Rol esencial
Indica de qué manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del área y de la institución,
es decir el para que existe el cargo en la institución. Se redacta en los siguientes términos:

¿Qué hace? ¿Dónde? ¿De acuerdo con qué? ¿Para qué?

Planear, parametrizar, organizar, verificar y controlar conjuntamente con el equipo humano

asignado los procesos de facturación, recaudos y liquidaciones por los servicios prestados por la
Institución con el fin de asegurar que se recaude la cartera dentro de los plazos definidos con
criterios de eficiencia y eficacia que permita a la institución disponer de los recursos requeridos
para operar de acuerdo con las políticas, parámetros y procedimientos establecidos.

Principales Responsabilidades
Son las responsabilidades esenciales del rol en términos de resultados parciales más significativos que
el titular debe aportar de forma permanente a la organización, soportan la Misión.

Nivel de Impacto:
Alto (A): Para responsabilidades muy críticas para los resultados del cargo
Medio (M): Para responsabilidades medianamente críticas
Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad.

Qué hace Sobre qué lo hace Para qué Nivel de

Preparar, presentar,
divulgar, verificar y
controlar
conjuntamente con el
equipo humano
Impacto
Las políticas, reglamentos, Con el fin de que estén A
procedimientos e instructivos actualizadas y sean
de cartera, facturación y aplicadas de manera
liquidaciones de la Institución homologada en toda la
institución que permita la
asignado toma de decisiones,
acciones preventivas,
correctivas o de mejora
Plnear, diseñar, La facturación Con el fin de que cumplan A
parametrizar, las condiciones internas y
actualizar, verificar y legales establecidas de
contralar acuerdo con los plazos
definidos
Verificar y controlar La ejecución del proceso de Con el fin de asegurar que A
facturación de la institución se dispone de información
confiable y a tiempo para
el procesamiento de la
facturación que permita
la toma de decisiones,
acciones preventivas,
correctivas, ajustes o de
mejora
Preparar, presentar, El proceso de facturación Con el fin de que se A
definir, verificar y informe de cartera por edades disponga de información
controlar de los servicios externos) y actualizada y confiable
conjuntamente con los liquidaciones de estudiantes que permita la toma de
comité de cartera en que genera la institución decisiones, acciones
los plazos establecidos correctivas, preventivas o
de mejora para el cobro
pre o jurídico, retiro de
estudiantes por no pago y
casos especiales en el
marco de las políticas y
reglamentos establecidos
Preparar, presentar, Las solicitudes por situaciones Con el de asegurar una A
definir, verificar y especiales relacionadas con respuesta al solicitante de
controlar aspectos financieros, para manera confiable y de
conjuntamente con el devoluciones, cancelaciones, acuerdo con los plazos y
comité económico - reajustes o correcciones por el parámetros establecidos
académico cuando se proceso de matrícula de por la Institución y que
requiera pregrado y postgrado permita la toma de
decisiones, acciones
preventivas, correctivas o
de mejora
Verificar y controlar El reporte de recaudo y la Con el fin de asegurar que M
conjuntamente con la gestión de cobro de acuerdo se dispone de información
Coordinadora del con los plazos y a través de los actualizada, confiable y
Contac Center y el diferente medios establecidos con la trazabilidad de lo
proveedor de recaudado para que este
cobranzas, cuando se dentro de los plazos
requiera establecidos y que
permita la toma de
decisiones, acciones
preventivas, correctivas o
de mejora
Identificar, planear, las entidades que ofrecen a los Con el fin de asegurar que A
analizar, divulgar a estudiantes posibilidades de los estudiantes dispongan
través de los medios crédito de información
internos, verificar y actualizada y confiable
controlar sobre las fuentes de
financiación y que se
cumplan los plazos y las
políticas establecidas por
la institución
Analizar, verificar y Las condiciones y estudiantes a Con el fin de dar
controlar los que se otorgará o renovara cumplimiento al
conjuntamente con el el crédito reglamento establecido, A
comité de crédito informando a los
educativo condonable interesados los créditos
aprobados y condiciones
a seguir, en los plazos
definidos
Preparar, hacer firmar , Los documentos respaldo y Con el fin de dar A
verificar, contralar y pagarés del crédito educativo cumplimiento a los
custodiar condonable y financiación de requisitos, reglamentos y
matriculas procedimientos
establecidos para tal fin
Planear, parametrizar, El cronograma de fechas Con el fin de asegurar que A
organizar, definir, límites de pago de matriculas, se disponga de los
verificar y controlar medios y formas de pago y recursos físicos,
conjuntamente con fuentes de financiación externa; tecnológicos, materiales,
Admisiones y registro para el proceso de matrícula en humanos y de seguridad
pregrado y postgrado en la requeridos para dicho
institución y sus sedes proceso y que se cumplan
los plazos y
procedimientos
establecidos
Verificar, aprobar y La devolución de saldos a favor Con el fin de asegurar que A
controlar del estudiante o del usuario se disponga de los
respectivos soportes y
que se cumpla con las
políticas y reglamentos
establecidos
Preparar y presentar El plan operativo y presupuesto Con el fin de que se M
conjuntamente con el requerido para operar en el disponga de información
equipo humano área actualizada y confiable
asignado para la toma de
decisiones, acciones
preventivas, correctivas o
de mejora
Planear, ejecutar y Las normas y procedimientos Establecidos en el
controlar sistema de gestión de la
conjuntamente con el calidad, implementando
M
equipo humano de las acciones preventivas,
Tesorería y cartera correctivas o de mejora
que se requieran
Planear, organizar, El equipo humano asignado Con el fin de asegurar que
desarrollar, entrenar, se disponga de un equipo
evaluar y controlar humano competente y A
comprometido en los
procesos a su cargo
Preparar, registrar y Los informes e indicadores de De acuerdo con los plazos
presentar gestión de los procesos a su y procedimientos
M
cargo que le requieran sus establecidos
jefes mediatos o inmediatos

Dimensión (Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes

económicas, cuantitativas, relacionales, la magnitud está determinada por la contribución del
cargo al logro de los resultados institucionales).

Magnitud Relacional
Especifique si el cargo tiene o no personas bajo su Atiende público interno : Departamento de Contabilidad,
responsabilidad o si coordina procesos de personas Dirección Administrativa y Financiera, Desarrollo
que no dependen de él, cuál es su entorno de Humano, Admisiones y registros, Costos y
actuación.
presupuestos, CEC, laboratorios, Contratos y
Convenios, estudiantes y en general con los usuarios
para atención de solicitud de facturación y
externamente entidades financieras, Padres de familia,
Contac Center, Proveedores de cobranzas, usuarios en
general que soliciten facturación
Magnitudes Económicas Presupuesto de gastos del area
Variables económicas, presupuestos, gastos,
ventas, manejo de contratistas, etc. sobre las que el Custodía los pagarés y documentos soporte de crédito
cargo incide, especifique si es de forma directa o Cheques devueltos
indirecta.
Otras Magnitudes
Recursos técnicos, herramientas informáticas, Sistemas aplicables : SAUL, ISOLUSION, SOFSIN,
generación de conocimiento (investigaciones), BUHITO,NEON, AYRE, FACYCAR, ECOMMERCE,
equipos especializados de laboratorios, producción BANCOS
de televisión y medios audiovisuales, emisora,
manejo de proyectos especiales, bases de datos, Equipo computacional, conexiones, equipo de oficina
por las que el cargo responda, especifique si es de
forma directa o indirecta. Caja fuerte

Relaciones
Se excluyen las relaciones con superiores o personas a cargo.

Relaciones más significativas que mantiene el cargo con otros cargos o áreas de la
organización y con el entorno externo a la Institución.

Relaciones Internas / Cargos o áreas Relaciones Externas / Instituciones Educativas /

Proveedores / Clientes / otras compañías /
organismos del estado etc.
Docentes Padres de familia
Estudiantes Entidades Financieras
Contabilidad Empresas
Centro de informática Usuarios en general
Laboratorios
CEC
 Costos y Presupuestos
Secretaria general
Dirección Administrativa y Financiera
Admisiones y Registro
Desarrollo Humano
Beneficios y Compensación

Alcance de la Responsabilidad (Refleja la autonomía de actuación del cargo en dos

ámbitos Decisiones y Propuestas)

Decisiones: Libertad para actuar que tiene el cargo establecida en el grado de control, guía, orientación
y dirección que recibe, principales decisiones que el cargo puede y debe tomar

El cargo actúa de acuerdo con las políticas, reglamentos, procedimientos

del área o lineamientos dados por su jefe inmediato o mediato.

 Plazos de pago de matriculas y facturas

 Anulación de facturas
 Devoluciones previo análisis del soporte
 Autorización de pagos en la caja

Propuestas: Aspectos en los que el cargo debe y puede actuar a nivel de propuesta.

 Mejoras en los procesos o los sistemas de información

 Proveedores de cobranza
 Entidades financiera alternas, sustitución o cambio
 Productos financieros de financiación

PERFIL DEL CARGO: Competencias técnicas - conocimiento y experiencia

requeridos para desempeñar el cargo.
Formación Básica Puede homologarse educación con años de experiencia.
(Ej. Ingeniero recién egresado ó 5 años de experiencia en el cargo)
Técnica – área

Pregrado – área
Profesional en Administración o áreas afines
Postgrado – área

Formación Complementaria

Conocimientos especializados: Manejo de herramientas informáticas, Word. Excel,

indique tipo y amplitud o Outlook, Administradores de bases de datos,
profundización requerida.
Navegadores de Internet, intranet.

Finanzas actualizadas y simuladores de flujos o

financiación
Sistema de gestión de calidad
Contabilidad básica
 Administración de personal
Técnicas de negociación y cobro

Experiencia Requerida Tiempo Actividad y Área

Tiempo de trabajo en otros cargos 3 años En cargos similares ( con énfasis en

o actividad similar Cartera y gestión de cobro )

Entrenamiento Temas Contenido Tiempo

Capacitación o formación que se Visión, Misión Procesos, y políticas del 2 días

debe hacer a la persona antes de de la área, SGC, interacción
comenzar a ejercer el
cargo.(temas concernientes al
Institución y con otros procesos y
área o cargos de los cuales sea del personas. ( ubicación
importante conocer sus procesos) Departamento física y conceptual )

Ubicación Como operan, personas y 1 día

física de la proceso
institución
Contabilidad Como operan, personas y 1 día
proceso
Cartera Como operan, personas y 4 horas
proceso
Costos y Como operan, personas y 4 horas
presupuestos proceso
Tesorería Como opera 1 día
Desarrollo Como opera y que 4 horas
Humano beneficios se ofrecen para
el empleado
Proceso de Para las diferentes 1 día
facturación dependencias
Sistemas de Que opera el cargo ( taller 1 semana
información práctico ) y la pagina web
Seguridad Normas y controles para 4 horas
física la custodia de valores
CAD Como opera 2 horas
Entidades Proveedores y entidades 4 horas
financieras, financieras actuales o
contac center y potenciales y criterios de
empresas de selección
cobranza

Competencias del Ser

 Características humanas (Por
ejemplo trabajo en equipo,
liderazgo, orientación al servicio,
comunicación oral, orientación al
logro etc.)
Período de Adaptación
Tiempo requerido para dominar el
cargo por completo.
Firma Empleado
________________________________
Enterado
Trabajo en equipo
Servicio al cliente
Pensamiento Analítico
Pensamiento sistémico
Resolución de problemas y toma de decisiones
Calidad, orden, precisión y seguridad
Concentración
Comunicación asertiva
Autocontrol
Liderazgo
Capacidad de negociación
Orientación al logro de resultados
6 meses a 1 año