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FORMATO
LISTA DE CHEQUEO - AUDITORIA INTERNA

Tipo de Auditoria Auditoria interna Sistema de Gestión Sistema de Gestión de Calidad

Año: 2019 Cliente de la Auditoría: Direccion Administrativa FECHA

Proceso: ÁREA DE COMPRAS Sucursal: PLANTA DD MM AAAA
Auditor(es): Derly Viviana Mellado Peña Observación: Auditoria INTERNA 24 07 2019

No. Requisito / Control Notas del Hallazgo C NC PTM FOR

Se puede observar que el área se encuentra separada de todas las demás áreas de la
1 ¿Se encuentra el área de compras separada de las otras áreas? X
Organización
Si, se cuentan con tres roles dentro del área, Jefe de Compras, Auxilair de Compras y
2 ¿Están establecidas las líneas de autoridad y responsabilidad dentro del área? X
Pasante

Se cuentan con perfiles a Cargo de Gestion Humana dentro del perfil se pueden observar
las funciones, los procedimeintos son consultados por 4D se pueden consultar se evidencian
tres documebntos:
3 ¿Existen manuales de funciones y procedimientos dentro del área? X
Movimiento de unidades de inventario de Compras CO-PR-001 FECHA 14/11/2014
Recepcion de materiales CO-PR-003 FECHA: 28/05/2018
Selección y Evaluación seguimiento a proveedores CO-PO-002 FECHA 28/05/2018

No, además los procedimientos actuales no se utilizan de manera completa debido a

4 ¿Son conocidos dichos manuales y procedimientos por todo el personal del área? cambios que han surgido especialmente en el de Selección y Evaluación seguimiento a X
proveedores CO-PO-002 FECHA 28/05/2018

5 ¿El área de compras tiene acceso al efectivo de la compañía? No, el área de compras no maneja dinero en efectivo ni caja menor. X

6 ¿El área de compras tiene relación directa con las demás áreas de la empresa? SI, totalmente X

7 ¿Está centralizada la responsabilidad de las cotizaciones y decisiones de compras? Si, dentro del área cada perfil tiene una serie de proveedores de acuerdo a su criticidad X

¿Se efectúan controles o revisiones internas de las operaciones realizadas dentro del
8 Si, constamente ademas se realizan auditorias por parte de control Interno X
área?

PROVEEDORES Y/O CONTRATISTAS

1 ¿Cuenta con una carpeta donde se almacene los portafolios de los proveedores? No ,actualmente no se maneja, tampoco se maneja hoja de vida de los proveedores X

2 ¿ Cuales son los criterios que maneja para el proveedor? Para seleccionar un proveedor se realiza por cuadro comparativa, calidad y precio. X

3 Cuenta con alguna matriz, listado o directorio de proveedores En Excel no, se cuenta con la relación en SIIGO se puede decargar . X

¿Tiene un proceso o estructura para la selección de los proveedores? Compruebe el Se puede evidenciar el procedieminto desde 4D,
4 X
procedimiento Selección y Evaluación seguimiento a proveedores CO-PO-002 FECHA 28/05/2018

5 ¿Cada cuento se realiza evaluación de proveedores? Muestre su cronograma Se puede evidencia el cronograma de evaluación de proveedores X

Es una Matriz General pero no un chec de evaluación por proveedor y firmado por el
6 ¿Cuenta con check list de evaluación de proveedores? X
proceso implicado y almacenado en la carpeta del proveedor.

7 ¿Cuales son los items de evaluación para los proveedores? calidad de producto, requisitos sanitarios, tiempo de entrega y servicio post venta X

se evidencias unos datos almacenados en la matriz de los siguientes proveedores

8 ¿Podemos observar la última evaluación de proveedores que se realizó? X
( DISTRIELECTRICOS, BARTOLOME Y JYJ)
¿Como ayudan a mejorar alos proveedores despues de su evaluación? Revisar la Se notifica por medio del telefono , pero antes de tomar la desición se le informa al
9 X
carta que se entrega. proveedor , no hay registro , ni carta

10 ¿Como realiza el seguimiento a los proveedores evaluados? No se aplica seguimiento X

11 ¿Qué sucede con los proveedores que no cumplen? Si el proveedor no mejora y se reemplaza nose deja registro, el proceso se realiza por llamada. X

Operaciones de Compra

Se realizan cuadros comparativos del analisis de costos y se toma como evidencia el e-mail
1 ¿Existen métodos de cotización para elegir la mejor opción de proveedor? X
de Fumigadoras estacionarias fecha del 07/07/2019 se toma como registro.

Se pide revisar una Orden de compra se toma como registro la numero 20194198 "
2 ¿Manejan ordenes de compra? Agroindustria sinu las delicias ( Sin ejecutar]) fecha 12/07/2019 $ 1.386000 pendiente por X
cambios del Dr. Carlos 4D.

3 ¿Se considera a un proveedor bajo algún criterio específico? Todas se consideran importantes por igual, importantes. X

¿Se manejan datos estadísticos relacionados con el inventario que permitan determinar
4 Si, de los productos mas criticos se toma como registro la programacón de la bolsa. X
en que momento es preciso realizar una compra?

5 ¿Existe una sola persona a cargo de elegir el proveedor? Realmente la decision se toma en conjunto con el procesos que realiza la solciitud. X

¿Se tienen en cuenta seguros para la protección de mercancia en curso cuando se

6 No, solo se manejan Garantias. X
realiza la cotización con el proveedor?
¿Existe algún control sobre el requerimiento de materia prima por parte del área de
7 Si, el seguimiento control es constante. X
producción?

8 ¿Se utiliza algún tipo de control de calidad a la mercancía adquirida? Si, se verifica la entrega contra la orden de compra y la factura de entrega. X

9 ¿Existe algún cronograma de compras? Se verifica un crononogra en el cuals e evidencia semanal, mensual y anual. X

Operaciones posteriores a la Compra

1 ¿Existen normas y procedimientos para los desembolsos a proveedores? Dentro del área de compras nose conone los sesembolsos de los proveedores. X

2 ¿Son todos los pagos efectuados en efectivo? Los pagos son realizados por tesoreria. X

¿Se lleva a cabo una verificación del producto recibido en relación con la orden de
3 Si, y con la factura se revisa el inventario y se compra se incluye el inventario en SIIGO X
compra?
¿Existe una buena comunicación con el área de inventarios al momento de realizar
4 Se evidencia que se debe reforzar la comunicación en el área . X
seguimiento a la mercancía adquirida?
¿Existe alguien encargado de verificar los precios de la mercancía comprada versus el Si, el Jefe de compras revis los precios dentro de la factura y adicional esta el área de control
5 X
valor de la misma en el mercado? interno quien por medio de auditorias realiza revisiones contantes de los costos.
De ser afirmativa la respuesta anterior ¿Se realiza este control con frecuencia? ¿Cada Aproximadamente cada 6 meses control interno, el Jefe de compras cada vez que se recibe
6 X
cuánto? mercancia.
¿Se verifica que los productos cumplan con las normas y los estándares de calidad Si, todos los productos son verificados para que cumplan con los estandares de Calidad
7 X
requeridos por la empresa? necesarios para la Organización.

Responsables del área de Compras

Camilo Zamudio
Miguel
Juan