GFTI-019 1 Eliminación de documentos de los Archivos de PERUPETRO 1 Página 1 de 12

Procedimiento GFTI-019
Eliminación de documentos de los Archivos de PERUPETRO
1. Código
GFTI 019 -

2. Nombre
Eliminación de documentos de los Archivos de PERUPETRO

3. Versión
Número Fecha Responsable
1.0 17.08.2011 Grupo Funcional de Administración — Gerencia de Administración
2.0 13.12.2013 Grupo Funcional de Tecnología de Información — Gerencia de Planeamiento, Presupuesto y Tecnología de Información

4. Proceso
PS GD
- — Gestión Documentaria

5. Finalidad

Detallar las actividades a seguir para la eliminación de documentos de los Archivos de PERUPETRO.

6. Dependencias
Área Responsable
• Grupo Funcional de Tecnología de Información de la Gerencia de Planeamiento, Presupuesto y Tecnología de Información

Áreas Involucradas
■ Gerencia General
■ Comité Evaluador de Documentos (CED)
• Todas las áreas de la empresa

Entidades Externas
■ Archivo General de la Nación (AGN)

Visto Bueno Sector Responsable y Otros Sectores Aprobado por Fecha de Vigencia
- ,

int ?Fui ■ rumilmiel r no a= 4f,

Gerente Gegmralte)
PEFIOF'TPC:
 GFTI-019 Eliminación de documentos de los Archivos de PERUPETRO J Página 2 de 12

7. Base Legal, Normas y Políticas Relacionadas

"Las leyes, normas y/o políticas relacionadas detalladas en este rubro son las vigentes al momento de la aprobación del procedimiento, o las que las
sustituyan posteriormente"
■ Ley N° 25323 - Ley de Creación del Sistema Nacional de Archivos, aprobada por D.S. N° 008-92-JUS
• Reglamento de la Ley N° 25323 que crea el Sistema Nacional de Archivo, aprobada por D.S. N° 008-92-JUS
■ Ley de Defensa, Conservación e Incremento del Patrimonio Documental de la Nación, aprobada por Decreto Ley N° 19414
■ Reglamento de la Ley de Defensa, Conservación e Incremento del Patrimonio Documental de la Nación, aprobada por D.S. 022-75-ED
■ Ley General del Patrimonio Cultural de la Nación, aprobada por la Ley N° 28296
■ Plan de Prevención y Recuperación de siniestros por inundación en archivos, aprobada por la RJ. N° 159-97-AGN/J
■ Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República, aprobada por la Ley N° 27785
■ Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, aprobada por la Ley N° 27806
■ Ley que modifica la Ley N° 27806 Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, aprobada por la Ley N° 27927
■ Aprobación del Texto Único Ordenado de la Ley N° 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, aprobada por
D.S. N° 043-2003-PCM
■ Aprobación del Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, aprobada por D.S. N° 072-2003-PCM
■ Ley del Código de Ética de la Función Pública, aprobada por la Ley 27815
■ Normas Técnicas para el Almacenamiento y Respaldo de la Información que se procesa en las entidades del Estado, aprobada por la
RJ N° 340-94-INEI.
■ Normas Técnicas del Sistema Nacional de Archivos, aprobada por la RJ N° 073-85-AGN-J
• Normas para la formulación del Programa Control de Documentos, Transferencias, Eliminación y Conservación de Documentos, aprobada por la
■ RJ N° 173-86-AGN-J
■ Foliación de documentos archivísticos en los Archivos integrantes del Sistema Nacional de Archivos, aprobada por la RJ N° 375-2008-AGN/J
■ Normas para la formulación y aprobación del Plan Anual de Trabajo del órgano de Administración de Archivos de las Entidades de la Administración
Pública, aprobada por la RJ N° 346-2008-AGN/J
■ Reglamento de aplicación de sanciones administrativas por infracciones en contra del Patrimonio Documental Archivístico y Cultural de la Nación,
aprobada por la RJ N° 076-2008-AGN/J
■ Plan de Acción para el Archivo Central de PERUPETRO S.A.
■ Plan de Contingencia en caso de Emergencias de PERUPETRO S.A.
■ Plan de prevención de siniestros del Archivo Central de PERUPETRO S.A.
■ Directiva de Trámite Documentario
■ Creación del Comité Evaluador de Documentos
■ Plan Anual de Trabajo del Archivo Central (Anexo: Cronograma de Transferencia)
■ Reglamento de Organización y Funciones de PERUPETRO S.A.
Visto Bueno Sector Responsable y Otros Sectores Aprobado por Fecha de Vigencia
, ,,,
_, -----7. / 7
MILTON RODRÍGUEZ CORNEJO
Gerente General(e)
PERUPETRO S.A.
 GFTI-019 J Eliminación de documentos de los Archivos de PERUPETRO I Página 3 de 12 1

8. Descripción del Procedimiento

Responsable Act Actividad siguiente Nro.

Descripción de la actividad Formato Software Prer
Código Descripción Puesto N° Condición
Otras
Si/No eq.
0 Inicio
1 0
Grupo Funcional de Según revisión de Tabla de retención de documentos
Coordinador de Trámite
GFTI 1 determina documentos a eliminar / Puede ser solicitado por
Tecnología de Información Documentarlo y Archivo P1 1
el usuario.
Grupo Funcional de Coordinador de Trámite ¿La elirrinación de documentos es por la revisión de Tabla
GFTI P1 de retención de documentos?
Tecnología de Información Documentario y Archivo Si 5 2 1

Elabora Informe Técnico detallando las series

Área Usuaria --- 2
documentales que se propone eliminar. 3 1
Genera memorando dirigido a la Gerencia de Planeamiento, GFTI-019-A Modelo
Presupuesto y Tecnología de Información, solicitándole que de Memorando,
Área Usuaria ___ tomen en consideración la propuesta de eliminación de solicitando la
3 STD
documentos. Adjunta el Informe Técnico y documentos 4
eliminación de
necesarios para la evaluación al memorando. documentos

Gerencia de Planeamento, Recibe y revisa documentos, deriva al Coordinador de

PLPR Presupuesto y Tecnología Trámite Documentario y Archivo, para gestione el pedido.
--- 4
de Información 5

Grupo Funcional de Elabora propuesta de eliminación de documentos y envía

Coordinador de Trárrite
GFTI 5 «Propuesta de laminación» (PE) para revisión por el Área
Tecnología de Información Documentario y Archivo 6 2
Usuaria.
Área Usuaria Recibe, revisa y analiza la PE.
6 P2 1

Área Usuaria P2 ¿Es conforme la PE?

No 7 9

Área Usuaria Solicita contrastar listados con documentos físicos en los

7 P3
Archivos de PERUPETRO. 1
¿Absolvió
;Absolvió sus dudas?
Área Usuaria P3 3 9 1

Área Usuaria Solicita exclusión de todo o parte de la PE

15 1

Visto Bueno Sector Responsable y Otros Sectores Aprobado por Fecha de Vigencia
t
....-----7 / 7
\sj

MILTON RODRIGUEZ CORNEJO

Gerentes GeriwaIle)
PERUPETRO S.A.
 1 GFTI-019 Eliminación de documentos de los Archivos de PERUPETRO 1 Página 4 de 12

Responsable Act
Actividad siguiente Nro.
Descripción de la actividad Formato Software Prer
Código Descripción Puesto N° Condición
Otras eq.
Si/No
Visa la PE y la deriva al Coordinador de Trámite
Área Usuaria --- 9
Documentario y Archivo. 10 2

Grupo Funcional de Coordinador de Trámite Recibe la FE con visto del Usuario, constata coherencia de
GFTI 10 iteres del Inventario. Repara Acta del CED.
Tecnología de Información Documentario y Archivo 11 1

Grupo Funcional de Coordinador de Trámite Relaciona inventarios con muestras de series propuestas
GFTI 11 a eliminarse y envía al C®.
Tecnología de Información Documentario y Archivo 12 1

--- Comité Evaluador de Revisa la FE con acta y el inventario, analiza y contrasta

12
Documentos (CED) con muestras representativas. P4 1
Comité Evaluador de ¿Es conforme la PE?
--- P4
Documentos (CED) 13 16 2
Solicita nuevas muestras o un Informe analítico al
Comité Evaluador de
--- 13 Coordinador de Trámite Documentario y Archivo de
Documentos (CED) P5 1
documentos por eliminarse.
Comité Evaluador de ¿Absolvió sus dudas?
P5 No
Documentos (CED) 14 16 1
Comité Evaluador de Solicita exclusión de todo o parte de la PE
--- 14
Documentos (C®) 15 1

Grupo Funcional de Coordinador de Trámite Elabora Informe de exclusión de la FE total o parcial.

GFTI 15
Tecnología de Información Documentario y Archivo 29 2

Comité Evaluador de Firma Acta de aprobación de PE y la deriva a la Gerencia

--- --- 16
Documentos (CED) General. 17 2

GGRL Gerencia General Evalúa carta y contenido de la PE

--- 17
P6 1

GGRL Gerencia General ¿Es conforme la PE?

P6 No 18 19 1

GGRL Gerencia General Devuelve carta al CED con sugerencia y/o

18
recomendaciones a considerar. P4 1

GGRL Gerencia General --- Firme carta. Deriva al Archivo General de la Nación.
19
20 1
Archivo General de la Comisión Técnica Nacional Evalúa la documentación de eliminación de archivos.
--- 20
Nación (AGN) de Archivos (CTNA) P7 1

Visto Bueno sector Responsable y Otros Sectores Aprobado por Fecha de Vigencia

' ..q
i MILTON RODRÍGUEZ CORNEJO
rente enera e
PERUPETRO S.A.
 GFTI-019 1 Eliminación de documentos de los Archivos de PERUPETRO Página 5 de 12

Responsable Act
Actividad siguiente Nro.
Descripción de la actividad Formato Software Prer
Código Descripción Puesto N° Condición
Otras eq.
Si/No
Archivo General de la Comisión Técnica Nacional ¿Es conforme?
--- P7
Nación (AGN) de Archivos (CTNA) Si 21 23 1
Archivo General de la Comisión Técnica Nacional Aprueba que se elimine los archivos propuestos. .
Nación (AGN) de Archivos (CTNA) 22 1
Archivo General de la Grite Resolución Jefatural.
Jefarura 22
Nación (AGN) 25
Archivo General de la Comisión Técnica Nacional Desaprueba la eliminación de los archivos propuestos.
23
Nación (AGN) de Archivos (CTNA) 24
Archivo General de la Emite Oficio rechazando la eliminación.
Jefarura 24
Nación (AGN) 25 1
Archivo General de la Tramita la respuesta de la CTNA y hace llegar a
Jefarura 25
Nación (AGN) PERUPETRO. 26 2

GGRL Gerencia General roma conocimiento y dispone cumplimiento.

26
27

Comité Evaluador de Según la respuesta enviada por el AGN, procede a realizar

27 las acciones pertinentes. Deriva al Coordinador de Trámite
Documentos (CED) 28
Documentado y Archivo para su cumplimiento.
Grupo Funcional de Recibe instrucciones del CED y las ejecuta.
Coordinador de Trámite
GFTI 28
Tecnología de Información Documentado y Archivo 29 1

Fin
29
2

Visto Bueno Sector Responsable y Otros Sectores Aprobado por Fecha de Vigencia

11/ --7
MILTON RODRIG6EZ CORNEJO
Gerente Gennral(p)
PERUPETRO S.A.
 1 GFTI-019 1 Eliminación de documentos de los Archivos de PERUPETRO 1 Página 6 de 12 1

9. Flujograma

Código GFTI-019 1 _,,. 1 de 3

Nombre i ió dde documentos de los Archivos de PERUPETRO
Eliminación - , 2.0 perú • petro
Grupo Funcional de Tecnología de Información
Área Usuaria Gerencia de Planeamiento, Presupuesto y
Coordinador de Trámite Documentario y Archivo Tecnología de Información

Inicio

U
Según revisión de Tabla de retención de
documentos determina documentos a eliminar /
Puede ser solicitado por el usuario

P1: ¿La eliminación

de documentos es por la revisión de Tabla de No
retención de documentos?
* I2
Elabora Informe Técnico detallando
las series documentales que se
propone eliminar

Si
• 1-V
Elabora propuesta de eliminación de documentos y
envía «Propuesta de Eliminación» (PE) para
revisión por el Área Usuaria
• 13
Genera memorando dirigido a la
Gerencia de Planeamiento,
Presupuesto y Tecnología de
Información, solicitándole que tomen
en consideración la propuesta de
eliminación de documentos. Adjunta
el Informe Técnico y documentos
necesarios para la evaluación al
memorando 14
Recibe y revisa documentos,
deriva al Coordinador de
e Trámite Documentario y
Archivo, para gestione el
pedido

Visto Bueno Sector Responsable y Otros Sectores Aprobado por Fecha de Vigencia

/
,, / MILTON RODRÍGUEZ CORNEJO
ex ente Gen
PERUP:STRO S.A.
 1 GFTI-019 1 Eliminación de documentos de los Archivos de PERUPETRO 1 Página 7 de 12

GFTI-019 Página 2 de 3 ,
Eliminación de documentos de los Archivos de PERUPETRO Versión 2.0 Peru petro
tupo uncional de Tecnología de
Información
Coordinador de Trámite Documentario y Área usuaria Comité Evaluador de Documentos (CED)
Archivo

i6 ♦ 112
Recibe, revisa y analiza la Revisa la PE con acta y el
PE inventario, analiza y
contrasta con muestras
representativas
P2:
¿Es conforme la PE? No
j13
17
♦ Solicita nuevas muestras o
Solicita contrastar listados
P4: un Informe analítico al
Si con documentos físicos en
¿Es conforme la PE? No-- ► Coordinador de Trámite
los Archivos de
19 Documentario y Archivo de
• PERUPETRO
documentos por eliminarse
110 Visa la PE y la
Recibe la PE con visto del Usuario, deriva al Si
Coordinador de P3:
constata coherencia de ítems del • Absolvió sus dudas?
Trámite 41—Si • 116
Inventario. Prepara Acta del CED
Documentario y Firma Acta de aprobación P5:
Archivo de PE y la deriva a la 4—Si ¿Absolvió sus dudas?
♦ 111 No Gerencia General
Relaciona inventarios con 4 18
muestras de senes propuestas a Solicita exclusión de todo o
eliminarse y envía al CED parte de la PE No
4 114
1Cip
Solicita exclusión de todo o
41)
parte de la PE

115
Elabora Informe de exclusión de la
PE total o parcial

Visto Bueno Sector Responsable y Otros Sectores Aprobado por Fecha de Vigencia

/ MtLTON RODRIGUEZ CORNEJO

, y r•-...---.— r-
'
PERUPETRO S.A.
 1 GETI-019 1 Eliminación de documentos de los Archivos de PERUPETRO 1 Página 8 de 12

Código GFTI-019 Página i 3 de 3

Nombre Eliminación de documentos de los Archivos de PERUPETRO Versión J3.0 Per ú petro
Grupo Funcional de Tecnología de
Información Comité Evaluador de Archivo General de la Nación(AGN)
Coordinador de Trámite Documentos (CED) Gerencia General
Comisión Técnica Nacional de
Documentario y Archivo Archivos (CTNA) Jefatura

117
Evalúa carta y contenido de la
PE

P6:
¿Es conforme la PE?

Si
4 119 120
Firma carta. Deriva al Evalúa la documentación
No Archivo General de la ► de eliminación de
Nación archivos

118 P7:
Devuelve carta al CEO ¿Es conforme?
con sugerencia y/o
recomendaciones a
considerar Si
121 122
No Aprueba que se elimine jeRe
Emite fa tsoralui ción
los archivos propuestos
D 123
124
Desaprueba la
, Emite Oficio rechazando
1-27- ► eliminación de los
archivos propuestos la eliminación
Según la respuesta
enviada por el AGN,
128 procede a realizar las 126 • 125
Recibe instrucciones del acciones pertinentes. Toma conocimiento y dispone Tramita la respuesta de la
CEO y las ejecuta Deriva al Coordinador de .4 cumplimiento ~ CTNA y hace llegar a <—
Trámite Documentado y PERUPETRO
Archivo para su
■
►( Fin ) cumplimiento
O

Visto Bueno 1pctor Responsable y Otros Sectores Aprobado por Fecha de Vigencia
,.> •,.
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MILTON RODRiGUEZ CORNEJO

r"- ... • f',..-.-,--- U- \

PERUPETRO S.A.
 GFTI-019 !Eliminación de documentos de los Archivos de PERUPETRO I Página 9 de 12

10. Matriz de segregación de funciones

Macro Proceso PS-GD Gestión Documentada

Proceso ---
Sub Proceso ---
Procedimiento GFT1-019 Eliminación de documentos del Archivó Central
Responsable Grupo Funcional de Tecnología de Información
Procesa- W« Registro de
Actividad Autorización Revisión Control Aprobación
"
Custodi ' . ..
miento Archivo
"' Operaciones
Informe Técnico de propuesta de
Área Usuaria
eliminación de documentos.

Coordinador de - Comité
,
- Área
A Usuaria Evaluador de
Eliminación de documentos del Archivo Trámite
Central - Gerencia Documentos
Documentarlo y
General - Archivo General
Archivo
de la Nación

Conclusión:

¿Se han identificado funciones potencialmente conflictivas? No

Visto Bueno Sector Responsable y Otros Sectores Aprobado por Fecha de Vigencia

-----7,

MILTON RODRÍGUEZ CORNEJO

•
Gerente General(e)
PERUPETRO
 GFTI-019 Eliminación de documentos de los Archivos de PERUPETRO Página 10 de 12

11. Matriz de Riesgos y Controles

Macro Proceso PS-GD Gestión Documentaria

Proceso —
Sub Proceso —
Procedimiento GFTI-019 Eliminación de documentos del Archive Central
Responsables Grupo Funcional de Tecnología de Información
RIESGOS CONTROLES
Evaluación Riesgo
-o
a
Código Descripción Tipo a
Al Código Descripción
-
Responsable Tipo Frecuencia
0: 3
- 'y -i
3: w o
su r_
o_ o
Revisión de la propuesta de
Que el usuario no revise la eliminación por el Comité Evaluador
RO1 Operativo Baja Alto Medio
- CED
propuesta de eliminación. CO1 de Documentos (CED) y la Preventiva Eventual
- CTNA
Comisión Técnica Nacional de
Archivos (CTNA)
Que el usuario no confíe en el
Coordinador
presente procedimiento y no elimine Capacitaciones por parte de
R02 Operativo Media Alto Alto CO2 de Trámite
documentación innecesaria para la PERUPETRO y el Archivo General Preventiva Eventual
de la Nación (AGN) Documentario
empresa.
y Archivo
Que el inventario presentado en la - Coordinador
propuesta no refleje los contenidos Revisión conjunta del inventario de Trámite
R03 Operativo Baja Alto Medio CO3 propuesto, por el personal del Documentario Preventiva
reales de la información a Eventual
eliminarse. Archive Central y el usuario y Archivo
- Usuario
- Seguir la Directiva N° 006/86-AGN.
Que se incluya en el proceso de Coordinador
DGAI.
R04 eliminación, documentos no Operativo Baja Medio de Trámite
Bajo C04 - Capacitaciones por parte de Preventiva Eventual
archivísticos (revistas, diarios, etc) Documentario
PERUPETRO y el Archivo General
y Archivo
de la Nación (AGN)

Visto Bueno Sector Responsable y Otros Sectores Aprobado por Fecha de Vigencia

.---7- l'" 2
MILTON RODRIGUEZ CORNEJO

PERUPETRO S.A.
GFTI 019
- Eliminación de documentos de los Archivos de PERUPETRO 1 Página 11 de 12

12. Formatos

El formato incluido es referencia!, pudiendo variar de acuerdo a cada caso en particular.

• Anexo 01: Formato GFTI-019-A Modelo de Memorando, solicitando la eliminación de

documentos

Visto E).4.1W6 Settor Responsable y Otros Sectores Aprobado por Fecha de Vigencia

MILTON NoUri.itl:JEZ. CORNEJO

Gerente Genera
PERUPETRO *.A.
GFTI-019 Eliminación de documentos de los Archivos de PERUPETRO Página 12 de 12

ANEXO 01

Formato GFTI-019-A
Modelo de Memorando, solicitando la eliminación de documentos

Memorando N° «Correlativo» San Borja, «dd» de «mm» de «aaaa»

Para: Asunto:
Gerencia de Planeamiento, Presupuesto y «Detallar»
Tecnología de Información

De: Referencia:
«Detallar» «NNNN»

Ponemos a su consideración y de ser necesario del Archivo Central de la Nación, la aprobación de

la "Propuesta de Eliminación de «Detallar»" que se explica y fundamenta en el Informe Técnico
«Correlativo» adjunto, a fin de proceder a su disposición final.

«Nombre(s) y Apellidos del Gerente»

«Cargo de la Gerencia»

Adj.: «Detallar adjuntos»

«Iniciales de las personas que visan el memorando»

Visto Bueno .Sector Responsable y Otros Sectores Aprobado por Fecha de Vigencia

/
MILTON RODRÍGUEZ CORNEJO
Gerente General(e)
PERUPETRO •