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ORGANIZACIÓN
Organización (estructuración)
Elemento del PA que orienta la acción técnica para dividir las funciones por áreas, departamentos y
puestos; establece las jerarquías en términos de autoridad lineal, staff o normativa; fija las de un
organigrama
La organización responde a las preguntas de: ¿Quién lo debe hacer? ¿De qué es responsable?
¿Cuál es su competencia de autoridad en relación a su función?

La estructura básica de funciones de una empresa se componen en:

 Finanzas
 Producción u operaciones
 Mercadotecnia o comercialización
 Recursos humanos

PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN

1. ALINEMIENTO CON LOS OBJETIVOS :

Todas las estructuras, sus áreas sus departamentos y puestos deben ser alineados con estrategia de
negocio, así como las descripciones de puestos, procesos productivos y perfiles de los candidatos
ideales

2. TRAMO DE CONTROL :
Este principio se refiere al número de puestos, unidades, o departamentos que pueden ser
supervisados por una persona. La teoría clásica dice que deben ser entre seis y ocho aunque es
menor el número en los niveles superiores que en los inferiores

3. ESCALAR Y DE EQUILIBRIO :
En cuanto más clara sea la línea de autoridad del máximo puesto directivo y de cada uno de lo
responsables de las áreas funcionales, tanto más clara será la responsabilidad de toma de
decisiones y más eficaz la comunicación organizacional. Entre más equilibrada este la estructura en
número de personas dependientes de cada área menos conflictos de poder se darán entre las partes

4. FLEXIBILIDAD :
Entre más rígida sea la estructura y mayor el número de niveles jerárquicos más sobre administrada
y burocratizada estará la organización y por ende será más lenta la toma de decisiones y costosos
los procesos productivos. Entre más flexible sea una estructura más trabajo en equipo se dará

5. DE PRIMACIA DE AUTORIDAD LINEAL SOBRE LA ASESORIA :

La autoridad para fines de organización se clasifica en lineal, staff (de asesores) y normativa
a. Autoridad lineal o line o funcional : es la responsable de un área ó función de trabajo que tiene
facultades para tomar decisiones dentro del ámbito de su función ( Se expresa en el organigrama con
líneas continuas )
b. Autoridad staff : Es aquella que se limita a asesorar y no toma decisiones sobre un área o sección cuyo
titular tenga la autoridad lineal ( Se expresa en el organigrama con líneas punteadas )
c. Autoridad normativa: Es aquella que define las normas de operación de los procesos, programas,
presupuestos, etc. Fundamentalmente forman parte de la estructura de los corporativos que manejan
varias empresas o unidades distantes o delegación coordinada por un titular. Este principio establece
que los asesores deben limitar a dar sus puntos de vista ya sea en forma impresa o verbal, dejando la
responsabilidad de la aplicación a la autoridad lineal.

6. DE PRIMACIA DE AUTORIDAD NORMATIVA :

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La autoridad normativa es la encargada de generar las normas de operación y por lo tanto las
unidades dependientes descentralizadas y regionales deben observarla al mismo tiempo que
dependen formalmente de una autoridad local

7. DE EQUIDAD Y EQUILIBRIO EN LAS CARGAS DE TRABAJO :

Se entiende por carga de trabajo el conjunto de responsabilidades y actividades que se deben de
realizar en una unidad o puesto determinado, por lo que este principio establece que entre más
equilibradas estén las cargas de trabajo de los diferentes puestos y niveles más equitativo
será el sistema de remuneración

8. DE DELEGACION :
La autoridad se delega aunque la responsabilidad se comparte, esto significa que el jefe debe
permitir a sus dirigidos hacer las cosas y tomar decisiones, cualquier error de sus colaboradores o
delegados también lo involucra a el. La responsabilidad de un jefe es ineludible. El empowerment es
facultar a los trabajadores para tomar decisiones dentro de un ámbito y ciertas políticas, midiendo su
eficiencia a partir de resultados

9. DE UNIDAD DE MANDO Y JERARQUIA :

Este indica que cada miembro de la organización será responsable sólo frente a una autoridad:
persona, comité o consejo. Cuando hay dos jefes se fuga esta responsabilidad del miembro. Se debe
recordar que “quien a dos amos sirve, con alguno queda mal “ Así mismo los puestos y las personas
dependientes de una unidad , no deben reportar y menos acordar sin el conocimiento del
responsable de la unidad con niveles superiores

10. DE JERARQUIA O CADENA DE MANDO :

Toda organización humana requiere de una jerarquía o de lo que es un sistema de niveles de mando,
para funcionar. Actualmente se considera que “el jefe es el cliente o usuario de los productos o
servicios de la institución” esto no implica que dentro de la empresa no deba haber niveles de
autoridad. La Biblia dice que Moisés tuvo que organizar al pueblo en jefes de miles, de quinientos, de
cientos, de decenas para que cada nivel resolviera los problemas propios de su jerarquía,
estableciendo conductos para resolver los problemas sin brincar niveles

11. DE DIVISION DE TRABAJO :

La división del trabajo permite la especialización y el perfeccionamiento del ser humano en función.
También puede limitar su desarrollo

12. DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD :

La autoridad y responsabilidad deben ser directamente proporcionales por lo que a mayor autoridad,
mayor responsabilidad y viceversa

13. DE CLARIDAD DE CANAL DE AUTORIDAD ( SUPERVISION ) : Todas las unidades de trabajo de la

organización deben estar claramente definidas en términos de la autoridad y unidad a la que
responden

BASES PARA LA ESTRUCTURACION O DEPARTAMENTALIZACION

Son muchos los elementos que intervienen para determinar y generar la estructura óptima de las
empresas. El diseño de la estructura de la empresa es un “traje a la medida “ por lo que quien lo diseñe
debe tomar en cuenta los siguientes elementos : el tamaño y recursos de la empresa, cliente, producto y
geografía en donde opera, proceso, turno y unidades de negocio

1. EN RAZON DEL TAMAÑO Y RECURSOS DE LA EMPRESA

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Los elementos esenciales que deben considerar para estructurar una empresa y sus áreas de trabajo
son el tamaño y los recursos. El crecimiento de la empresa requiere y permite incorporar nuevas
unidades de trabajo, por lo que una empresa pequeña no necesariamente requiere de todas las
áreas, departamentos y puestos
Las crisis económicas han ocasionado que las empresas reduzcan su tamaño y recurran al
outsourcing

2. EN RAZON DEL CLIENTE

Algunas empresas se organizan conforme a la necesidad de su cliente Ej. Una tienda departamental
(departamento de damas, caballeros ), gerencias de mayoreo y menudeo, etc (fig 7.1)

3. EN RAZON DE LOS PRODUCTOS

Algunas empresas cuentan con productos para clientes con diferentes necesidades de productos, por
lo que establecen áreas o subáreas en razón de las mismas, ej. Distribuidor de equipo automotriz
puede tener una sección de autos, otra de autobuses, de refacciones o de servicio (fig 7.2)

4. EN RAZON DEL AREA GEOGRAFICA

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Algunas empresas operan en territorios muy amplios, y requieren establecer sucursales, unidades de
negocios, gerentes o jefes de zona, para comercializar sus productos ej. Un banco puede tener
sucursales en todo el país y requiere responsables de zona o división (norte, sur, etc ) (fig 7.3)

5. EN RAZON DEL PROCESO

Algunas empresas tienen procesos de producción o comercialización muy “largos“ o complejos ej.
Empresas ganaderas tienen unidades expertas en: genética, inseminación, cuidado de crías, engorda
y desarrollo de crías, finalización (rastro), comercialización.
Cuando las empresas tienen procesos muy largos (horizontales) pueden recurrir a proveedores
externos (outsourcing) encargando y comprando a ellos alguna parte del proceso. (fig 7.4)

6. EN RAZON DEL TURNO

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Algunas empresas o instituciones trabajan veinticuatro horas y establecen unidades se trabajo de
jefes de turno (fig 7.5)

7. EN RAZON DE LA UNIDAD DE NEGOCIO ( UN )

Muchas empresas establecen sus áreas de comercialización y producción para que funcionen a
través de UN. Ello lo hacen al nombrar responsable (líderes de producto o proyecto) que trabajan en
forma matricial o por proyecto (fig 7.6)

TECNICAS BASICAS DE LA ORGANIZACIÓN

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1) Descripción de puestos ( DP )
La DP es el documento definitivo que determina con precisión, las tareas, responsabilidades,
autoridad en términos de capacidad para tomar decisiones y ordenar a colaboradores en su caso. Es
importante comprender que es un puesto:

PUESTO: Unidad básica de trabajo “indivisible“ para organizar el trabajo y las estructuras de una
empresa

ANALISIS DE PUESTOS: Es el método de segmentación de las partes y elementos de un todo que

permite comprender y reorganizar las funciones, los procesos, plasmándolas en una DP
En términos generales podemos decir que DP son un documento básico de la fase organizativa de la
empresa que permite establecer los organigramas de la empresa, los sistemas de sueldos y salarios,
los procedimientos de reclutamiento y selección, los sistemas de capacitación y los manuales de
organización de la empresa
Un puesto analizado comprende lo siguiente:
 Objetivos a alcanzar y contribución de la estrategia y sus metas
 Descripción genérica de lo que se hace
 Descripción específica
 Responsabilidades por : personas, recursos, equipo, manejo de información confidencial y
resultados
 Resultados clave para orientar al ocupante hacia prioridades
 Formación profesional ó técnica del ocupante
 Habilidades para desarrollar competentemente el trabajo
 Condiciones laborales en que se realiza el trabajo y riesgos por accidente y enfermedades
 Perfil ideal del ocupante ( retrato hablado )
 Un puesto descrito requiere ser mostrado en un organigrama que determine el área de la que
depende, así como los puestos que coordina y el tramo de control que abarca
 La descripción del puesto requiere datos de identificación del puesto, nombre de la empresa,
del puesto, dirección a la que reporta, área a la que corresponde, fecha de elaboración, clave,
partida presupuestal, nombre de quien lo autorizó, lo analizó
Nota * Es conveniente incluir: sueldos, salarios, prestaciones, dado la dinámica de los
cambios de estos factores y la confidencialidad que en algunos casos es necesaria.

2) Técnica para desarrollar un organigrama

Un organigrama es:
La descripción gráfica de la estructura de la empresa en términos de área funcionales que la
componen, sus direcciones, gerencias, jefaturas, etc. Dependientes. Muestra las jerarquías y las
relaciones de autorización y comunicación de cada uno de los puestos de la empresa
Hay diversas formas de presentar los organigramas:
 Con base en la jerarquía : de superior a inferior
 Algunas organizaciones los presentan circulares, con el fin de poner a la dirección general en
el centro para destacar el rol coordinador de la dirección y el trabajo en equipo

3) Reglas para elaborar un organigrama

1) Escribir el nombre de la empresa y especificar si se trata del organigrama general o de uno
parcial
2) Encerrar en rectángulos cada unidad organizacional o cada persona. Los conscientes ad hoc se
ponen en un cuadro
3) Colocar las posiciones con idéntica jerarquía al mismo nivel
4) Los cuadros que encierran niveles jerárquicos similares deben ser del mismo tamaño
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5) Hay que utilizar líneas, éstas representan el flujo de la autoridad
6) La autoridad de staff o asesora se indica con líneas punteadas
7) Las líneas de autoridad entran por la parte superior de las figuras y salen por la parte inferior. Los
cuadros y rectángulos no se cruzan
8) El título del cargo, que va dentro del cuadro del rectángulo debe ser descriptivo de la función
9) Suele incluirse el nombre de quien ocupa el puesto, siempre y cuando la persona permanezca en
él de forma estable
10) El organigrama será lo más simple posible; de emplearse alguna anotación especial habrá que
agregar una explicación