¿Cómo se dan los planes de

comunicación al interior de las

organizaciones pública vs la empresa
mixta?

Henry Andrés Quintero Novoa, administrador de Empresas; Cristian Alejandro Garzón Ortiz,

Ingeniero Civil; María Cristina Mateus Ramirez, Ingeniera de petróleos.

E-mail: macristinamr1224@outlook.com Maria Cristina Mateus Ramírez.

Resumen

En el presente documento se esboza las características desde los planes de comunicación que

se llevan a cabo en empresas de tipo publico y las que se realizan en una organización mixta

(publico-privada) para efectos del documento se presenta a modo general los componentes de un

plan de comunicación en cada tipo de organización, y como se ha registrado a través de los

diferentes autores, las oportunidades de mejora que se evidenciaron como siendo parte del equipo

de trabajo de organizaciones de este tipo, se presentan conclusiones desde el punto de vista del

ejecutor y administrador de los procesos en los cuales el flujo y dominio de la información es

crucial en la toma de decisiones.

Palabras clave: Plan de comunicación, empresa, privada, mixta.


Estudiantes Especialización en Gerencia de proyectos, y Diplomado en alta gerencia de la Universidad Minuto de
Dios, sede Villavicencio Meta.
 Summary

This document describes the characteristics of the communication plans that are carried out in

public companies and those that are carried out in a mixed organization (public-private). For the

purposes of the document, the general components of a communication plan in each type of

organization, and as it has been registered through the different authors, the opportunities for

improvement, has been evidenced as part of the work team of the organizations of this type, the

answers are shown from The point of view of the administrator and the administrator of the

processes in which the flow and mastery of information is crucial in decision making.

Key words: Communication plan, company, private, mixed.

Introducción

Al interior de las organizaciones tanto en el sector público, privado y mixto las empresas

realizan planes de comunicación como parte integral del gerenciamiento de las mismas, planes que

desde su concepción tienen como fin direccionar la información hacia los interesados de acuerdo

a su jerarquización, para con ello llevar la información relevante para cada jerarquía de interesados

optimizando los procesos y permitiendo el flujo de información en la dirección correcta, dando las

herramientas necesarias y suficientes a los tomadores de decisión.

Uno de los aspectos que se analizan en las organizaciones hoy, es la rotación de personal, dado

que de acuerdo a (Juárez S. M., Rodriguez P. D., Pantoni R.R., 2012), los procesos

organizacionales sufren atrasos considerables y su efectividad se reduce en organizaciones donde

este fenómeno se presenta en mayor proporción; uno de los resultados de los procesos

organizaciones efectivos es la reducción de la rotación de personal, claro está, entre muchos otros

factores como el salarial, condiciones apropiadas de trabajo, estabilidad ambiente labora etc.
 En entidades públicas que cambian de gobernó cada 4 años, estos procesos se ven impactados,

cabe anotar que esta rotación no se da como resultado de los procesos gerenciales sino por políticas

de la nueva administración, (Pérez Aguinaga, 2013) nos da un ejemplo claro de las afectaciones

que se presentan al interior de una compañía por la alta rotación de personal.

Para el caso de las entidades mixtas el tema de la rotación impacta en menor medida, ya que

esta se da no por políticas gubernamentales solamente si no que tiene un componente dado por los

resultados y la efectividad del personal. En la organización mixta los controles y seguimientos

específicos permiten implementar las opciones de mejora con mayor celeridad, haciendo que los

procesos se actualicen constantemente.

La comunicación organizativa es descendente, ascendente, horizontal e informal de acuerdo a

(Fernández Sánchez, 2010), de allí se parte para elaborar los planes de comunicación, dentro de

las organizaciones ( tanto pública como mixta) pude darse que la socialización de este documento

se haga de manera informal, por partes y/o sobre la marcha de las actividades, lo que deriva

comunicación deficiente, fuera de tiempo y con variaciones de acuerdo al criterio del personal a

cargo en el momento, es allí donde tomo importancia el control y seguimiento, lo que permite

evidenciar las falencias que se tienen durante el proceso y así poder implementar las acciones

correctivas necesarias. (Pág. 682-694)

Según (Alcaldia Acacias, 2017) la comunicación en el sector público tiene como objetivo,

vincular la entidad con su entorno y facilitar la ejecución de sus operaciones internas realizadas

por todas las secretarias y entidades descentralizadas de la administración, a través de la

comunicación externa e interna, para generar una percepción positiva y de confianza por parte de

la ciudadanía y del personal que allí labora.

 Según (Merlano Medrano, 2012) la comunicación involucra a todos los niveles y procesos de

la entidad, en consecuencia todos los secretarios, jefes de oficina, profesionales especializados,

profesionales universitarios y técnicos, son responsables de hacer uso permanente de los canales

de comunicación implementados por la entidad pública para satisfacer la necesidad de divulgar los

resultados, mostrar mejoras en la gestión administrativa y procurar que la información y

comunicación de la entidad, y de cada proceso, sea adecuada a las necesidades específicas ya sea

externas o internas de la entidad.

El equipo de SIG (Sistema Integrado de Gestión), debe apoyar a la entidad con acciones

coordinadas de mejora al interior de los procesos, para medir la percepción sobre la satisfacción

de la ciudadanía, demás partes interesadas con la información y comunicación desarrollada por la

entidad.

Se identifica la necesidad de comunicación; Cualquier funcionario de la Entidad puede

identificar necesidades de divulgación interna, para lo cual deberá preparar y revisar el material a

divulgar e identificar el medio de divulgación a utilizar con el fin de solicitar el respectivo apoyo

a quien corresponda, los medios utilizados para la divulgación entre otros, son: correo electrónico

interno, circulares internas, buzón de sugerencias, cartelera institucional, campañas internas

institucionales, boletines informativos, y memorandos. (Hoyos, Á. P., & Ramírez, H. G, 2011)

Comunicación de origen externo: Las partes interesadas, como funcionarios, familiares,

ciudadanía, agremiaciones, entes de control y personas interesadas en conocer información de la

Entidad, los medios a utilizar son: comunicados de prensa, presencia institucional en eventos,

informes de gestión, material publicitario, campañas y programas institucionales, pagina web,

redes sociales, carteleras informativas, comunicados de prensa, videos institucionales, notas para

radio folletos y vallas y pasacalles.

 Las comunicaciones relacionadas con las actividades del SIG, ya sea de seguridad y salud en el

Trabajo, medio ambiente o calidad se realizarán en el orden establecido por la entidad, para que la

Comunicación cumpla con los requerimientos debe hacerse de acuerdo Matriz de flujos de

comunicación.

Desde un punto de vista de miembro del procesos las entidades públicas han mejorado

considerablemente el flujo de información permitiendo brindar las herramientas necesarias para

que los funcionarios ejecuten de manera más eficiente no solo sus procesos al interior de la

organización siendo clara, oportuna y precisa para que las actividades se desarrollen basados en

la planeación de las mismas, y así también puedan prestar una mejor atención al público en

general, teniendo como premisa que uno de los interesados en los procesos de comunicación, son

precisamente los miembros de la comunidad.

Por otro la en la empresa mixta (público-privada) se cuenta con plan de comunicación que

cuenta con una identificación normativa, etapas del proceso, que involucran flujos de información,

identificación y gestión de interesados, planificación de las comunicaciones, gestionar las

expectativas de los interesados y por ultimo un informe de desempeño, (Alcaldia Castilla, 2013),

todo esto para establecer estrategias que permiten la comunicación bidireccional efectiva en los

diferentes niveles de los proyectos, desde el área de planeación y maduración hasta la construcción,

donde el plan de comunicación es un requisito tanto para los contratistas como para el proyecto,

los contratistas realizan un plan de comunicación que permite determinar los niveles en los cuales

se solicita, comparte y socializa la información. (Ocampo, 2014)

El modelo de gerenciamiento para el proyecto es el mismo de la compañía (Ecopetrol), basado

en las buenas prácticas de gerenciamiento, atendiendo no solo frívolos canales de comunicación,

sino estableciendo proceso de enriquecimiento de las partes; (Ocampo, 2014) desde el proyecto el
plan de comunicación reporta a la gerencia regional denominada HUB llanos, quien reporta es el

líder del proyecto con la información suministrada por el equipo tanto planeación y maduración

como el equipo de construcción.

La comunicación que se da dentro de los proyectos del HUB llanos, se denomina

Comunicación Organizacional o Corporativa en ella se engloban de forma adecuada los procesos

y tanto internos como externos permitiendo lograr los objetivos trazados y mejorando la eficiencia

de los procesos.

Citado por (Freire Pérez, 2011), para Gary Kreps, la comunicación organizacional "es el

proceso por medio del cual los miembros recolectan información pertinente acerca de su

organización y los cambios que ocurren dentro de ella“ en este entorno, La comunicación

corporativa nos habla tanto de la realidad de la organización como de la identidad corporativa

interna, por lo que puede ser definida como el repertorio de procesos, mensajes y medios

involucrados en la transmisión de información por parte de la organización; por tanto, no se refiere

sólo a los mensajes, sino a los actos, al comportamiento mediante el cual todas las áreas de la

empresas transmiten información necesaria para el cumplimiento de sus hitos.

Lo anterior enlazando a cada área de la empresa (Perforación, Workover, yacimientos,

abastecimiento equipo de energía eléctrica, entorno etc.), que interviene para el cumplimiento de

las metas generales de la empresa, logrando sus promesas de valor de acuerdo a lo planeado.

Los procesos de comunicación están definidos claramente en la organización, y generalmente

cada proceso tiene un entregable, que obliga a la ejecución de la tarea, sin embargo se da que estos

entregables se hacen por el mero cumplimiento de los requisitos, mas no siguiendo los procesos

definidos en el plan inicial de comunicaciones, la trazabilidad que se maneja en la organización

mixta del caso puntual de proyectos es en su gran mayoría a través email (corporativo), y
documentos firmados en caso de ser requisito para la aprobación de proyectos, controles de cambio

y manejos del cambio.

Conclusiones

La comunicación de ninguna manera es cosa menor en el contexto organizacional. Llevada a

cabo con las nuevas propuestas teóricas y prácticas en mente, y que rebasan el modelo lineal y

también al dinámico; Ganuza, A. C., Mañas, R. G., & Grau, A. J. G. (2015), es decir mediante la

comunicación productiva, se pueden tener mayores logros al interior de las organizaciones.

Tanto en la organización privada como en la organización mixta juegan un papel importante el

seguimiento y control de cada proceso, para el caso puntual de la comunicación es vital que los

miembros de la organización conozcan, definan y pongan en práctica la comunicación que es de

tipo ascendente, descendente y horizontal, lo anterior bajo el esquema en el plan de comunicación

de la organización.

Se pude observar que cuando se cuenta con un seguimiento y control al proceso, que puede ser

a través de entregables como informes, actas etc., o en forma de protocolos de comunicación se

puede aplicar las oportunidades de mejora, logrando con ello mayor eficiencia en el proceso.

Es importante resaltar que ningún plan de comunicación interna funciona sin el apoyo de la

dirección, de la planta de gerentes y un liderazgo enfocado en el manejo y flujo de la información;

(Alard Josemaría & Monfort de Bedoya, 2017), porque son ellos los primeros que el comunicador

organizacional debe convencer para llevar a cabo sus estrategias de cambio.

La comunicación interna de las instituciones públicas supone un mayor reto en la medida que

ésta debe responder no solamente a los requerimientos de la dependencia para la cual se elaborado
sino también debe estar encadenada a las políticas gubernamental tanto municipales,

departamentales y nacionales.

Referencias

Alard Josemaría, J., & Monfort de Bedoya, A. (2017). esic.edu. Obtenido de

https://esic.edu/editorial/editorial_producto.php?t=Plan+de+comunicaci%F3n+on+y+off

+en+la+pr%E1ctica&isbn=9788417129293

Alcaldia Acacias, M. (2017). Plan de comunicaciòn “PARA VIVIR BIEN”. Acacias - Meta.

Alcaldia Castilla, M. (2013). Plan de comunicaciones megaproyecto desarrollo Castilla.

Castilla.

Fernández Sánchez, E. (2010). Administración de empresas: un enfoque interdisciplinar.

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Freire Pérez, Á. P. (06 de 2011). dspace.ups.edu.ec. Obtenido de

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Hoyos, Á. P., & Ramírez, H. G. (2011). aprendeenlinea.udea.edu.co. Obtenido de

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Ocampo, V. M. (2014). Comunicación empresarial. Plan estratégico como herramienta

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Pérez Aguinaga, F. I. (2013). http://tesis.usat.edu.pe. Obtenido de

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