ENSAYO

INSTRUCTOR(A)
DIANA KATHERINE TRILLEROS MOICA

APRENDIZ
ESTEFANY RINCON

DOCUMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

FORMACION VIRTUAL

BOGOTA –COLOMBIA

SEPTIEMBRE -2019
Elabore un ensayo corto que responda a la pregunta “¿Por qué es importante evaluar la
información documentada?”, en el cual exponga su posición frente a esta temática y brinde
recomendaciones para llevar a cabo la verificación de la conformidad de los documentos.
Desarrolle esta actividad en un archivo de texto. ¿Por qué es importante evaluar la información
documentada?

IMPORTANCIADEEVALUAR LAINFORMACIÓN DOCUMENTADA

La información documentada según la ISO 9000:2105

Es la información que una organización tiene que controlar y mantener en el medio que la
contiene. Esta puede estar en cualquier formato o medio y puede provenir de cualquier fuente de
información. Hace referencia a los sistemas de gestión incluidos en los procesos relacionados, a la
información generada para que la organización pueda operar ya las evidencias de los logros
alcanzados. En estos documentos se identifican según las necesidades, los responsables de
preparar, redactar, aprobar, actualizar, archivar, distribuir, anular y modificar la diferente
información documentada de la empresa (registros y documentos), con la finalidad que estén
debidamente controlados. La información documentada es importante porque suponen una
herramienta de seguimiento, trazabilidad y demostración de las diferentes fases o actuaciones,
por ese motivo será necesario realizar las operaciones descritas a continuación de forma general.
Para poder cumplir con los requisitos de la norma sobre el control y seguimiento de deberá; leer
mucho y organizarla de manera coherente además darnos cuenta que sirve y que es obsoleto es
hacer una restructuración desde nuestra manera de pensar para poder realizarla en la empresa en
la que laboramos ya que debemos: Identificar y codificar, Almacenar y proteger, Definir el periodo
de conservación, Definirla disponibilidad y el acceso y sobre todo llevar los procesos organizados
desde nuestra mente y explicarlos de manera sencilla para que nuestros compañeros os
entiendan. Todo debe quedar por escrito hay que recordar la frase “lo escrito, escrito esta y de
esta manera se quedara” y “las palabras y las buenas acciones se las lleva el viento”.
Debemos recordar que es importante

Identificación y Codificación
En todos los documentos y registros tiene que aparecer la actividad a la que hacen mención, la
fecha a la que van a ser emitidos y el responsable de su realización. Todos los datos incluidos en
una información documentada tienen que ser legibles e indelebles.

Almacenaje y protección
Los archivos de la información documentada tendrán una identificación exterior en la carpeta o en
el soporte informático escogido (en el caso de registros en formato informático) y serán
almacenados en el servidor de la empresa.

Periodo de conservación
Todos los registros se conservan el tiempo que se indique en los procedimientos, sea por criterios
legales o propios de la empresa. Una vez finalizado el tiempo de almacenaje se procederá a su
destrucción.

Disponibilidad
Si el contrato lo específica, la información documentada generada durante el trabajo se podrá
facilitar al cliente durante el tiempo acordado.

Acceso a la información documentada

Quedará definido y recogido el acceso del diferente personal a la información documentada de la
empresa en los diferentes procedimientos, así como la responsabilidad, uso y escritura de los
mismos.
Si seguimos estos parámetros a cabalidad realizaremos un buen trabajo y de esta manera nuestra
empresa cumplirá con los requisitos de calidad y si cumplimos con calidad cumplimos con todo. La
información registrada y bien llevada es una herramienta de progreso de nuestra misma empresa.