ACTIVIDAD 5

HERRAMIENTAS PARA EL CONTROL ADMINISTRATIVO

LAURA GORDILLO I.D 630716

MARCELA RICO I.D

CAROL DAYANA ALVAREZ GANTIVA: I.D 600006

DIEGO ALEJANDRO CARDOZO MUÑOZ I.D 595905

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS – UNIMINUTO

DIRECCION Y CONTROL
FACULTAD ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
IBAGUÉ
2019
 INTRODUCCIÓN

El siguiente trabajo fue realizado con el fin de reconocer y estudiar las herramientas de
control administrativo; con el objetivo de aprender cómo aplicar las herramientas y para el
mismo estudio de ellas; se indagó en diferentes sitios web, en el libro Proceso administrativo
para las organizaciones del siglo XXI y demás fuentes; donde se puedo recolectar
información de suma relevancia acerca de las estrategias y elementos en los que nos podemos
afianzar al poner en práctica el control administrativo efectivo y por otra parte se resalta que
los recursos brindaron sirvieron como guía en el aprendizaje del tema en mención.
OBJETIVOS GENERALES

 Comprender y manejar el proceso administrativo

 Estar en capacidad de llevar a la práctica el proceso administrativo de las
gerencias de las empresas.
 Identificar las herramientas de control administrativo para luego identificar el
valor agregado y la importancia de las mismas.
 Entender la posición y relación de la administración frente a las diferentes
disciplinas que se manejan en las organizaciones.
 Saber hacer uso de las herramientas administrativas que se presentan en la
dirección de las organizaciones.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Analizar el proceso administrativo como elemento necesario de la empresa para el

logro de sus objetivos.
 Una función administrativa es la de ver que todo se haga conforme si fue planeado y
organizado, según las órdenes dadas, para identificar los errores o desvíos con el fin
de corregirlos y evitar su repetición.
 Otro objetivo relevante dentro del proceso administrativo consiste en medir y
corregir el desempeño de los subordinados para asegurar que los objetivos de la
empresa sean alcanzados.
 HERRAMIENTAS DE CONTROL ADMINISTRATIVO

HERRAMIENTAS FINANCIERAS

Estas se dividen en 5

Presupuestos: Consiste en el proceso de establecer límites en el manejo de los recursos.

Las empresas suelen tener presupuestos de ventas, gastos, ingresos, de efectivo, de capital,
etcétera.

VALOR AGREGADO

El presupuesto debe diseñarse para cubrir los requerimientos, sea anual o semestral, este
generalmente se usa por el jefe y puede ser un ejercicio inútil o herramienta para alinear las
metas de la empresa.

El valor del presupuesto depende del tamaño de la empresa y se puede preparar de arriba
hacia abajo 9 de abajo hacia arriba.

Estados financieros: Son informes que utilizan las instituciones para dar a conocer la
situación económica y financiera y los cambios que experimenta la misma a una fecha o
periodo determinado. Esta información resulta útil para la administración, gestores,
reguladores y otros tipos de interesados como los accionistas, acreedores o propietarios.

La mayoría de estos informes constituyen el producto final de la contabilidad y son

elaborados de acuerdo a principios de contabilidad generalmente aceptados, normas
contables o normas de información financiera. La contabilidad es llevada adelante
por contadores públicos que, en la mayoría de los países del mundo, deben registrarse en
organismos de control públicos o privados para poder ejercer la profesión.
 VALOR AGREGADO

Otra de las herramientas financieras son los estados financieros, estos son todas aquellas
cuentas que utilizan las empresas para conocer la situación económica o los cambios
presentados en determinadas fechas.

Estos logran llevar un balance de las cuentas para saber qué pueden gastar pagar o deber, lo
ideal es que todas las empresas lleven estos estados y los implementen correctamente dentro
de su contabilidad para garantizar un correcto funcionamiento de la entidad.

Análisis financieros: El análisis financiero es el estudio que se hace de la información

contable, mediante la utilización de indicadores y razones financieras.
La contabilidad representa y refleja la realidad económica y financiera de la empresa, de
modo que es necesario interpretar y analizar esa información para poder entender a
profundidad el origen y comportamiento de los recursos de la empresa.

VALOR ECONOMICO AGREGADO

Otra herramienta son los análisis financieros que se preparan por medio de informes que se
presentan a directores o gerentes de un negocio o empresa con el fin de analizar la viabilidad
del empresa en la toma de decisiones si continuar o interrumpir operaciones, además de esto
nos permite conocer los estados financieros para saber si se pueden realizar inversiones o
compra de activos

Valor económico agregado (EVA): es una herramienta financiera para medir el

rendimiento corporativo a partir de lo que la empresa con sus activos. Se calcula restando
de la utilidad operativa después de impuestos el costo de capital anual.
 VALOR AGREGADO

Valor Económico Agregado conocido como EVA sirve para conocer el saldo o importe que
queda una vez realizado o cubiertos los gastos de un empresa, por medio de las anteriores y
ya mencionados estados y análisis financieros, este también sirve para evaluar el día a día
en cuanto a la toma de decisiones, también en la evaluación del desempeño del personal por
áreas, el VEA proporciona ventajas, una de ellas es que apunta a mejorar la calidad de las
decisiones, lo cual es altamente positivo para la empresa en el desempeño.

El EVA es el modelo económico financiero que toda empresa debe seguir ya que aumenta
el valor de la empresa obteniendo máxima utilidad.

Valor del mercado agregado (MVA): determina el cálculo que hace el mercado de
valores del valor de proyectos de inversión pasados y futuros de una empresa.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL (MIS)

Es MIS es un sistema que utilizan las empresas para generar y proporcionar información a
los directivos de forma oportuna y regular, con el propósito de contar con información
confiable para la toma de decisiones.

Los sistemas de información para la administración tienen como objetivo principal mostrar
una visión general de la situación de la empresa. Consecuentemente, estos muestran la
situación de las operaciones regulares de la empresa para que los directivos puedan controlar,
organizar, planear y dirigir.

Las características principales de un MIS son:

1. Produce reportes (anuales, semestrales, trimestrales o mensuales) con un formato

preestablecido.
2. Produce consultas impresas o consultas en pantalla
3. Utiliza datos internos de las operaciones de la empresa, almacenados en las bases de
datos de los sistemas de datos transaccionales.
Un ejemplo claro de los sistemas de información1 para la administración son los MIS
de ventas, los MIS de finanzas, los MIS de recursos humanos, los MIS de control de
inventarios, etc

TÉCNICAS DE ADMINISTRACIÓN DE CALIDAD

Estos tipos de técnicas están relacionadas con el control de calidad que les permiten a los
directivos garantizar resultado con calidad.

Circulo de calidad: equipos de personas en la empresa que se reúnen periódicamente para

analizar y resolver problemas que afectan la calidad en el trabajo.

Las conclusiones y resultados de estos grupos, son elevadas a las personas con
responsabilidad y capacidad de decisión sobre su implantación, quienes las analizan y
estudian, decidiendo su aprobación y dotándolas de recursos para llevarlas a cabo. Los
grupos se reúnen de forma regular, dentro de su horario de trabajo y son entrenados por
personal competente (usualmente designados como facilitadores).
Benchmarking: proceso continuo de evaluar los productos, servicios y prácticas
comprándolos con los principales competidores líderes de la industria.
Sic sigma: método de control de calidad vasado en la búsqueda continua de mejor calidad y
de costos más bajo, Eckes

Normas internacionales de calidad ISO: conjunto de normas internacionales de la calidad

que dan directrices uniforma para los procesos, con el fin de garantizar que los productos
cumplan con especificaciones para el cliente.
 AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

Revisión completa de la estructura organizativa de una empresa u organización de cualquier

tipo, así como de sus mecanismos de control, de operación y sus recursos humanos y
materiales. Se trata de un procedimiento que evalúa a la organización como un todo,
cotejando su desempeño con sus objetivos tanto globales como por unidad, para hacerse una
idea sobre lo efectivo de su modelo de gestión.

Una auditoría administrativa obedece a los siguientes principios:

 Sentido de la evaluación. Con este tipo de auditorías no se mide el potencial o la

idoneidad de los profesionales o trabajadores dentro de la organización, tanto como
las dinámicas gerenciales, es decir, de los mandos administrativos responsables de
coordinar las fuerzas de la empresa a lo interno.
 Importancia de la verificación. Una auditoría eficaz no sólo fundamenta sus
conclusiones en la información obtenida, sino que ofrece medios científicos para
interpretarla y para para comprobar que se trate de una evaluación fidedigna.
 Pensar en términos administrativos. El foco de los auditores ha de estar puesto
siempre en el aspecto administrativo de la empresa, y no en otras áreas supeditadas a
la gerencia administrativa. Se trata de una evaluación de procesos y recursos de cara
a la misión de la empresa.

Tipos de auditoría administrativa

Existen dos tipos fundamentales de auditoría administrativa:

 Funcional. Se enfoca en el desempeño y la idoneidad de los cargos gerenciales y las

dinámicas propuestas desde estos.
 Analítica. Se centra en la comprensión de los procesos mismos que se ponen en
marcha dentro de la estructura de la empresa.
OBJETIVOS

 Optimizar la administración de los recursos por parte de la empresa.

 Evaluar el servicio (o producto) brindado por la empresa, de cara a la satisfacción
del cliente.
 Aumentar los niveles de calidad y competitividad mediante diversos mecanismos y
planes de gestión.
 Identificar los aciertos administrativos y replicarlos en situaciones semejantes.
 Analizar las funciones de cada división de la empresa en relación con las demás.
 Generar y proponer nuevos esquemas organizativos que resuelvan problemas a
niveles macro o micro empresariales.

METODOLOGÍA
Planeación. Se establecen los parámetros y lineamientos que servirán para enfocar la
revisión de la auditoría, es decir, se debe primero definir qué cosas buscar y cuál será el
criterio específico de búsqueda. Esto pasa por una lectura de “síntomas” o de conflictos
aparentes.
Instrumentación. Se elige entre diversos modelos de recolección de datos y de medición de
los mismos, en función de la naturaleza empresarial y del tipo de conclusiones a las que se
quiere llegar.
Examen. Se aplica la planificación y se recaudan los datos y las estadísticas o cualquier otro
tipo de información que responda a los lineamientos prestablecidos.
Informe. El cierre de la auditoría arroja como resultado un informe en el cual se detalla y
explica todo el proceso, se rinde cuenta de los resultados y, finalmente, se hacen las
recomendaciones pertinentes
 CONCLUSIONES

El control es uno de los pasos más importantes dentro del proceso administrativo, ya que en
este, se observan todas las irregularidades que se presentaron en el proceso y facilita que se
vuelvan a hacer de acuerdo a su planeación. Sin embargo, todos los pasos son importantes y
se deben de cumplir cada uno a su tiempo, utilizando la herramienta necesaria para mantener
un buen control de la organización, por lo tanto es de vital importancia comprender estas
herramientas y generar los cambios necesarios en la empresa.

No sirve de mucho que en una empresa existan buenas instalaciones, el mejor equipo, la
mejor ubicación, sino todo lo anterior no va acompañado del elemento humano necesario
para dirigir las actividades, o sea que la administración es importante para alcanzar objetivos
de la organización. En las grandes empresas la administración científica o técnica es esencial
ya que no podrían existir sin una buena administración.

La innovación y el cambio de las organizaciones también juegan un papel muy importante

ya que son una necesidad, para poder sobrevivir en un mundo incierto en el ámbito
económico y geopolítico, donde las organizaciones que no se adapten y generen mecanismo
de innovación y cambio, no solo serán superadas por la competencia sino corren el riesgo de
extinguirse.
 BIBLIOGRAFÍA

https://es.wikipedia.org/wiki/Estados_financieros

https://www.gerencie.com/que-es-el-analisis-financiero.html

https://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_informaci%C3%B3n_para_la_administraci%C3
%B3n

https://es.wikipedia.org/wiki/C%C3%ADrculo_de_calidad

https://www.gestiopolis.com/tecnicas-calidad-total-mejoramiento-continuo/

https://es.wikipedia.org/wiki/Benchmarking

https://concepto.de/auditoria-administrativa/