Bogotá, 03 de septiembre de 2019

CONTROLES Y SEGURIDAD INFORMÁTICA

Administración de sistemas de información:
importancia de las funciones organización, control y staff

Elaborado por:
Ing. Paola Rodríguez
Instructor:
JORGE IVAN GOMEZ CORTES
Informe: importancia de las funciones organización, control y staff

El encargado de realizar la evaluación de cada una de las funciones

administrativas es el auditor quien se encarga de realizar las recomendaciones
correspondientes para hacer mejoras en las áreas o procesos donde se identifican
deficiencias.

Para el desarrollo de esta actividad, realice una investigación donde profundice

sobre la evaluación a realizar a la función de organización y la función staff.

De respuesta a las siguientes preguntas:

 ¿Cómo debe ser la selección de hardware y software para el área de

sistemas?
 ¿Qué estándares se deben tener en cuenta para la evaluación?
 ¿Cuáles son los ítems más importantes a considerar cuando se realiza la
contratación de personal en el área de sistemas?
 ¿Por qué es importante realizar capacitación de personal en esta área?

Desarrolle un informe que contenga la investigación realizada y la respuesta a las

preguntas

Organización lineal y Staff

Con el cambio de las funciones de Recursos Humanos se espera que la dirección en línea
desempeñe muchas actividades de RH tradicionales. Esto es posible por la automatización
de herramientas y procesos de RH. Realicen más entrevistas y contrataciones ellos
mismos, en lugar de depender tanto del personal de RH. Fomenten el cambio y ayuden a
los empleados a largo plazo del proceso, comuniquen la visión y la dirección empresarial,
expliquen las necesidades de cambio, y refuercen y respalden continuamente las nuevas
directrices. Manejen sistemas de gestión por resultado. Reconozcan la necesidad de
reestructuración y reingeniería, y pongan el proceso en marcha. Hagan un seguimiento de
los indicadores empresariales y de RH que midan la eficacia de una estrategia en la
empresa. Compartan responsabilidades con RH de la empresa, en el desarrollo de
ejecutivos y empleados, y en la planificación de sucesiones, asegurando que se ofrecen a
todos los empleados oportunidades para desarrollar sus habilidades y competencias.

De Staff, ya que trabajan en grupo es participativo, cada quien conoce y puede realizar las
tareas de los demás departamentos, es decir, están bien capacitados y tiene un lema en
la empresa “si comienzas algo termínalo”.
Servicios Consultoría y asesoría • Monitoreo Planeación y control • Las funciones del staff
pueden existir en cualquier nivel de una organización desde el más bajo al más alto.
Es el resultado de la combinación de la organización lineal y la funcional para tratar de
aumentar las ventajas de esos dos tipos de organización y reducir sus desventajas
formando la llamada organización jerárquica-consultiva
Los órganos de línea se caracterizan por la autoridad lineal y el principio escalar, mientras
que los órganos staff prestan asesoría a servicios especializados.
Función de la estructura lineal con la estructura funcional, cada órgano responde ante un
solo y único órgano superior; es el principio de la autoridad única. La organización línea-
staff es la evolución de la jerarquía funcional frente a la división del trabajo en la
organización. Depende del desarrollo y el desglose de algunas fases consecutivas.

Ventajas De La Organización Línea-Staff

-Asegura asesoría especializada e innovadora, y mantiene el principio de la autoridad
única.
-Actividad conjunta y coordinada de los órganos de línea y los órganos de staff.
Desventajas de la organización línea- staff.
- El asesor de staff es generalmente un técnico con preparación profesional, mientras que
el nombre de línea se forma en la práctica.
-El personal de línea puede sentir que los asesores quieren quitarle cada vez mayores
porciones de autoridad para aumentar su prestigio y posición.
-Al planear y recomendar, el asesor no asume responsabilidad inmediata por los
resultados de los planes que presenta.
-Dado que la asesoría representa costos elevados para la empresa, el personal de línea
siempre se preocupa por los resultados financieros de la contribución del staff a las
operaciones de la empresa, lo cual conduce a que los asesores presentan muchos planes
e ideas para justificar su costo.

 ¿Cómo debe ser la selección de hardware y software para el área de

sistemas?

Los criterios para seleccionar software son:

Software: Conjunto de programas o listas de instrucciones codificadas los cuales le

permiten a la computadora realizar una o varias funciones.
Varía de acuerdo al nivel:

• Básico. Sistema Operativo (Seleccionar por Standard Mundial).

• Soporte: Base de datos (Seleccionar por Standard Mundial).

Proveedor: Las características que debe tener el proveedor de informática son:

• Reconocido prestigio mundial y nacional.

• Soporte técnico en instalación.
• Ayuda en problemas.
• Personal especializado.
• Tiempo de atención.
• Comunicación rápida.
 Selección de Hardware

Los criterios para seleccionar hardware son:

Proveedor: Debe tener las siguientes características:

• Reconocido prestigio local.
• Soporte de mantenimiento: personal especializado, stock de repuestos.
• Tiempo de atención, local apropiado, comunicación rápida.
• Cartera de clientes con equipos equivalentes a los adquiridos.
Tiempo de entrega oportuno.

Precios: Se debe considerar lo siguiente:

• Condiciones de pago.
• Detallado por componentes de la configuración.
• Descuentos por volumen.
• Costo de mantenimiento.

 ¿Qué estándares se deben tener en cuenta para la evaluación?

Evaluación de los diferentes sistemas en operación (flujo de· información,

procedimientos, documentación, redundancia, organización de archivos,
estándares de programación, controles, utilización de los sistemas).

Evaluación del avance de los sistemas en desarrollo y· congruencia con el diseño

general

Evaluación de prioridades y recursos asignados (humanos y· equipos de cómputo)

Seguridad física y lógica de los sistemas, su· confidencialidad y respaldos

2.- Evaluación de los equipos

Capacidades·
Utilización·
Nuevos Proyectos·
Seguridad física y lógica·
Evaluación física y lógica·
La máxima autoridad del Área de Informática de una empresa o institución debe
implantar los siguientes controles que se agruparan de la siguiente forma:

1.- Controles de Preinstalación

2.- Controles de Organización y Planificación
3.- Controles de Sistemas en Desarrollo y Producción
4.- Controles de Procesamiento
5.- Controles de Operación
6.- Controles de uso de Microcomputadores

Controles de Preinstalación
Hacen referencia a procesos y actividades previas a la adquisición e instalación de
un equipo de computación y obviamente a la automatización de los sistemas
existentes.

 ¿Cuáles son los ítems más importantes a considerar cuando se realiza la

contratación de personal en el área de sistemas?

La selección del personal apropiado es muy importante.

Paso 1: determine si necesita un trabajador temporario.

La necesidad con frecuencia puede ser la causa catalizadora de un proceso de
selección inadecuado.
Un enfoque tan casual a veces puede dar excelentes resultados

Paso 2: Prepare un análisis, descripción y especificación del puesto.

Para lograr una buena selección de personal, es necesario conocer bien los
elementos que componen el trabajo. Para esto se utiliza un análisis de trabajo (lo
que no debe confundirse con evaluación de desempeño). Se recoge información
sobre el puesto, se entrevista a los trabajadores, supervisores y otros agricultores
y se observa a los trabajadores en sus funciones.

Paso 3: Asigne importancia a cada aspecto de la tarea

Al asignar un grado de importancia a cada una de las tareas, el agricultor puede
determinar las calificaciones de los postulantes. Cada destreza, área de
conocimientos y capacidad se evalúa según su importancia laboral. Una destreza
fácil de adquirir o poco usada puede tener menos importancia.
Paso 4: Determine el método de selección
Entre las objeciones más frecuentes al método de selección sistemática descrito,
se encuentra la preocupación de no tener suficientes candidatos para realizar la
selección.

 ¿Por qué es importante realizar capacitación de personal en esta área?

DETERMINACIÓN DE LAS NECESIDADES DE CAPACITACIÓN

Al introducir un programa de capacitación, principalmente se deben evaluar las

necesidades de los empleados y de la organización. Una empresa debe satisfacer
necesidades presentes, prever y adelantarse a necesidades futuras, por lo tanto, se deben
establecer en primer término las necesidades presentes y a corto plazo y posteriormente
necesidades presentes, y a corto plazo y posteriormente necesidades, nunca se podrá
pensar en la programación de ningún curso.
Las necesidades de capacitación son aquellos temas, conocimientos o habilidades que
deben ser aprendidos, desarrollados, o modificados para mejorar la calidad del trabajo y
la preparación integral del individuo en tanto colaborador con la organización.

PLANES Y PROGRAMAS DE CAPACITACIÓN Y SU RELACIÓN CON LOS

OBJETIVOS EMPRESARIALES

Los esfuerzos de capacitación deben dirigirse a disminuir hasta eliminar, los problemas de
falta de conocimientos, habilidades o actitudes del personal, que interfieren en el logro de
la máxima eficiencia. De éste modo se podrán disminuir las inasistencias y los retardos,
los errores, la cantidad y costo de desperdicios, los accidentes y las enfermedades
profesionales, los conflictos interpersonales, etc.
Ahora bien, no todos los problemas de una organización pueden resolverse con
capacitación. La capacitación por, tanto, deber ir aparejada a la toma de ciertas decisiones
para la solución de dificultades organizacionales y además se deben tener bien claras las
necesidades de la empresa para poder iniciar cualquier programa.
La capacitación actual tiene dos funciones importantes; desarrollar un comportamiento
individual, así como una integración de equipo o comportamiento de grupo.
Así mismo, los jefes de línea comparten con la unidad capacitadora la responsabilidad en
cuanto al contenido de los cursos. Un empleado de mayor tiempo laborando en la empresa
puede entrenar a uno nuevo, simple y cuando tenga la habilidad y la experiencia
suficientes.
Dicha búsqueda debe comprender una descripción del comportamiento que tendrá el
sujeto cuando haya logrado el objetivo, así como las condiciones bajo las cuales se da ese
comportamiento y cuáles serán los niveles mínimos de desempeño aceptables.
Se pueden elaborar programas específicos para cubrir una necesidad o se pueden
elaborar programas generales que se vayan a impartir diversos grupos, por ejemplo.
Cuando se trata de programas de inducción a la empresa, de políticas y filosofía de la
organización, de reglamentos internos de trabajo, de motivación al personal, de seguridad
e higiene etc. Es decir, no solamente se puede capacitar a un grupo que se encuentre en
el mismo puesto, que realice las mismas actividades y en el que probablemente sus
miembros no puedan tomar un curso al mismo tiempo. Al instruir en algún elemento
necesario para diferentes niveles y actividades, la capacitación se hace más factible.

COSTOS DE LA CAPACITACION

El control y conocimiento de los gastos de capacitación ayuda al director y a su personal

a preparar presupuestos mejores cada vez.

Así, un sistema muy simple nos da respuestas inmediatas a muchas preguntas,

dependiendo del método de pago y de que se avise de los costos internos cargados a
capacitación. Al final del período presupuestado, los subtotales y los totales nos indican
los costos reales de las actividades en comparación con los presupuestos originalmente
establecidos.

No bastan todas las características del director: conocimientos de la capacitación, buen

juicio sobre métodos y principios, evaluación de los últimos descubrimos profesionales, si
se ignoran los aspectos financieros de la capacitación. Los hechos, números y estadísticos
tendrán que ser parte del trabajo.

Pero en las compañías pequeñas es fácil que la presentación de los presupuestos siga
diferentes maneras.

PROCESO DE CAPACITACION Y SU APLICACIÓN

- Evaluación de necesidades: El costo de la capacitación y el desarrollo es muy alto,

cuando se considera en términos globales. Para obtener un rendimiento máximo de
esta inversión, sus esfuerzos deben concentrarse en el personal y los campos de
máximo atractivo.
- Objetivos de capacitación y desarrollo: Una buena evaluación de las necesidades de
capacitación conduce a la determinación de objetivos de Capacitación y desarrollo.
Dichos objetivos deben estipular claramente los logros que se deseen y los medios de
que se dispondrá.
- Contenido del programa: El contenido del programa se constituye de acuerdo con la
evaluación de necesidades y los objetivos de aprendizaje. El contenido propone la
enseñanza de habilidades específicas, de suministrar conocimientos necesarios o de
influencia en las actitudes.
- Principios de aprendizaje: Aunque se ha estudiado mucho el proceso de aprendizaje,
poco se sabe respecto a él. Parte del problema consiste en que el aprendizaje en si
no es observable, solamente sus resultados son lo que se puede observar y medir.
Los principios del aprendizaje (llamados también principios pedagógicos), constituyen las
guías de los procesos por los que las personas aprenden de manera más efectiva. Estos
principios son:

a) Participación: El aprendizaje suele ser más rápido y de efectos más duraderos cuando
quien aprende puede participar en forma activa. La participación alienta al aprendiz y
posiblemente, permite que participen más sentidos, lo cual refuerza el proceso.
b) Repetición: Puede dejar trazos más o menos permanentes en la memoria. La mayor
parte de las personas aprenden el alfabeto y las tablas de multiplicar mediante técnicas
repetición.
c) Relevancia: El aprendizaje recibe gran impulso cuando el material que se va a
estudiar tiene sentido e importancia para quien va a recibir la capacitación.
d) Transferencia: A mayor concordancia del programa de capacitación con las
demandas del puesto corresponde mayor velocidad en el proceso de dominar el puesto y
las tareas que conlleva.
e) Retroalimentación: La retroalimentación proporciona a las personas que aprenden
información sobre su progreso.

ANALISIS Y EVALUACION

Evaluación “es la forma en que se pueden medir la eficacia y resultados de un programa

educativo y de la labor de un instructor, para obtener la información que permita mejorar
habilidades y corregir eventuales errores”

Sin embargo, es común encontrar sistemas de capacitación en los que se utiliza la

avaluación más como un medio para justificar procedimientos existentes y disimular
problemas, que como un proceso que sirve para retroalimentar el sistema y realizar los
ajustes necesarios para mejorarlo.
Por consiguiente, es el proceso que sirve para obtener información útil, para retroalimentar
al sistema de capacitación y normar toma de decisiones, con el propósito de mejorarlo y
de validar técnica y profesionalmente el entrenamiento en función de mejorarlo y de validar
técnica y profesionalmente el entrenamiento en función de sus resultados.

1 Antes del curso. Encontrando los conocimientos que ya tienen los capacitados.
2 Durante el curso. Conociendo la reacción y cambios que adquieren los alumnos.
3 Al finalizar el curso. Comparando como se encontraban las personas previamente a
la capacitación y los resultados obtenidos a partir de ella.

Los objetivos de dicho proceso son:

- Retroalimentar al sistema de capacitación y normas la toma de decisiones.

- Identificar las fuerzas, debilidades y áreas de oportunidad.
- Fortalecer al sistema para el logro de mayores resultados y la optimización de sus
recursos.
 Micro evaluación Este nivel de evaluación se dirige a la recopilación y análisis de
información sobre la percepción y resultados de aprendizaje, productos del proceso
instruccional; los que convienen introducir, con él como al instructor para considerar los
ajustes que convienen introducir, con el propósito de reducir o evitar las desviaciones entre
lo planeado y lo realizado.

Mediante la información de la evaluación de la reacción nos permite conocer a través de

datos objetivos la percepción y el nivel de satisfacción en tanto que proporciona datos
cuantitativos sobre la percepción de los participantes hacia un evento o curso de
capacitación.

Dentro de la evaluación del aprendizaje se requiere de situaciones organizadas que se

requiere de situaciones organizadas que faciliten las experiencias que propicien el cambio
de conducta en el sujeto que aprende, cambio verifica los logros totales o parciales
respecto a los objetivos de capacitación.

La definición de objetivos permite establecer las metas de aprendizaje a alcanzar y las

condiciones bajo las que los participantes deben mostrar sus habilidades o destrezas.
Así, la evaluación permite constatar si la capacitación es exitosa o no. Los instrumentos
para la medición del aprendizaje son:

1 identificar el objetivo terminal y los objetivos específicos.

2 identificar el área de la conducta a la que se dirigen (COGNOSITIVA, PSICOMOTRIZ
O ACTITUDINAL) y su nivel de profundidad
3 Diseñar el instrumento de evaluación
4 Aplicarlo a los participantes.
5 Retroalimentar al participante con base en sus resultados de aprendizaje. Esta se
basa en la información disponible sobre los recursos humanos, materiales y tecnológicos
que integran un sistema de capacitación, es decir, que la evaluación del sistema implica
la validación de los esquemas como estructura, procedimientos, instrumentos, métodos y
recursos utilizados para hacer la capacitación. Desde el punto de vista técnico
administrativo y legal.

En términos generales, el procedimiento para la evaluación del programa de capacitación

consiste en determinar desde el punto de vista metodológico y normativo, qué es lo que
debió hacerse considerando todos los elementos que conforman el diseño y la
organización del curso.

La lista de factores a evaluar puede variar de acuerdo tanto a la metodología como el caso
particular de que se trate, porque habrá cursos en donde, por sus características,
intervengan más elementos o menos. Se debe tomar en cuenta la reacción de los
participantes, o sea, ver que tanto disfrutaron del programa y en que lo sintieron
beneficiosos.
CONTINUACION DE LA CAPACITACION

Debe existir un seguimiento que se debe hacer de cada curso impartido. Esto significa en
forma simbólica, el mantener viva la llama del conocimiento y proyectarla en el tiempo.

Los cambios constantes en las organizaciones, pueden hacer a un programa anticuado, si

no está en constante revisión. Además, los métodos y técnicas de enseñanza también se
mejoran y cambian rápidamente.

La realidad ha demostrado que el egresado de algún curso al poco tiempo se frustra y

decrece su ánimo porque no encuentra apoyo en su jefe o en su grupo de trabajo. Este
problema es precisamente el que debe atacar el concepto de seguimiento.

Dicha comunicación debe investigar directamente si se han registrado a la luz criterios

objetivos, algunos cambios en la personalidad del colaborador, pudiendo presentarse tres
tipos de situaciones diferentes:

- Se registraron cambios favorables en los conocimientos, habilidades y actitudes.

- No se registró cambio alguno
- Se registraron cambios desfavorables.

Una de las técnicas más importantes del seguimiento es un plan de lectura periódica sobre
los temas tratados en los cursos, alterando reuniones informales del grupo que asistió y
entrevistas de ajuste con el jefe correspondiente.

El seguimiento lo deben realizar personas que no sean los instructores, pero si deben estar
involucrados y tener la información desde la detección de necesidades hasta la aplicación
del programa y sus resultados.

BIBLIOGRAFIA

•
http://administraciondecentrosdecomputokaren.blogspot.com.co/2012/04/adquisicion
-de-software-y-hardware.html

• http://www.gerencie.com/auditoria-de-sistemas.html

• https://nature.berkeley.edu/ucce50/agro-laboral/7libro/02s.htm

• http://html.rincondelvago.com/capacidad-laboral.html