1.

PLANEACIÓN

1.1 FACTORES A REVISAR

Se efectuará una completa revisión a cada uno de los componentes que integran el
ciclo contable elaborado por el grupo de contadores públicos, con el fin de
establecer si se presentan errores o malos procedimientos dentro de los mismos,
para ello, se revisará que estos cumplan con los siguientes requisitos:

1.2 SOPORTES
- Los soportes corresponden a la transacción comercial.
- No se presentan tachones ni enmendaduras dentro de los mismos.
- Cada uno de los soportes cuentan con su respectiva estructura.
- Los valores consignados en los soportes concuerdan con los
contabilizados.
- Están debidamente firmados por el responsable y especifican hacia quien
van dirigidos.
- Las facturas cuentan con todos los requisitos exigidos por la ley.
- En las facturas se especifica el valor del subtotal y el valor del IVA.
- El valor de los cheques girados concuerda con el registrado en los
comprobantes de egreso.

1.3 INVESTIGACION PRELIMINAR

Se realizará una revisión detallada a los soportes contables que cumplan con el
marco normativo Decreto 2649/93 Titulo 3 en su artículo 123, además también se
tendrá en cuenta el Código de comercio Capítulo II en sus artículos 61, 62, 63, 64,
65, 65, 66 Y 67 donde regula la reserva y exhibición de libros de comercio de las
sociedades en este caso Yari S.A que se hayan realizado durante todo el ciclo
contable, de igual manera si se está dando cumplimiento a lo estipulado por el consejo
técnico de la contaduría pública en sus disposiciones normativas.

1.4 FUENTES DE INFORMACIÓN

Las fuentes de información a consultar van a ser de tipo interna dentro de las cuales
están (normas tributarias que le apliquen a la empresa, parametrización de cuentas
de la empresa) y de tipo externas dentro del marco normativo tenemos decreto
2649, el código de comercio y el consejo técnico de la contaduría pública que se
encuentran relacionados a continuación:
  Art. 123. Soportes. Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean
aplicables según el tipo de acto de que se trate, los hechos económicos
deben documentarse mediante soportes, de origen interno o externo,
debidamente fechado y autorizado por quienes intervengan en ellos o los
elaboren.

Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o,

dejando constancia en estos de tal circunstancia, conservarse archivados en orden
cronológico y de tal manera que sea posible su verificación.

Los soportes pueden conservarse en el idioma en el cual se hayan otorgado, así

como ser utilizados para registrar las operaciones en los libros auxiliares o de
detalle.

 ARTÍCULO 61. EXCEPCIONES AL DERECHO DE RESERVA. Los libros y

papeles del comerciante no podrán examinarse por personas distintas de sus
propietarios o personas autorizadas para ello, sino para los fines indicados
en la Constitución Nacional y mediante orden de autoridad competente.

Lo dispuesto en este artículo no restringirá el derecho de inspección que confiere la

ley a los asociados sobre libros y papeles de las compañías comerciales, ni el que
corresponda a quienes cumplan funciones de vigilancia o auditoría en las mismas.

 ARTÍCULO 62. SANCIONES POR VIOLACIÓN DE RESERVA DE LOS

LIBROS. El revisor fiscal, el contador o el tenedor de los libros regulados en
este Título que violen la reserva de los mismos, será sancionado con arreglo
al Código Penal en cuanto a la violación de secretos y correspondencia, sin
perjuicio de las sanciones disciplinarias del caso.
 ARTÍCULO 63. EXHIBICIÓN O EXAMEN DE LIBROS DE COMERCIO
ORDENADO DE OFICIO. Los funcionarios de las ramas jurisdiccional y
ejecutiva del poder público, solamente podrán ordenar de oficio la
presentación o examen de los libros y papeles del comerciante en los casos
siguientes:

1) Para la tasación de los impuestos a fin de verificar la exactitud de las

declaraciones;

2) Para la vigilancia de los establecimientos de crédito, las sociedades mercantiles

y las instituciones de utilidad común;

3) En la investigación de delitos, conforme a las disposiciones del Código de

Procedimiento Penal, y

4) En los procesos civiles conforme a las normas del Código de Procedimiento Civil.
  ARTÍCULO 64. EXHIBICIÓN Y EXAMEN GENERAL DE LIBROS. Los
tribunales o jueces civiles podrán ordenar, de oficio o a instancia de parte, la
exhibición y examen general de los libros y papeles de un comerciante en los
casos de quiebra y de liquidación de sucesiones, comunidades y sociedades.
 ARTÍCULO 65. EXHIBICIÓN PARCIAL DE LIBROS. En situaciones
distintas de las contempladas en los artículos anteriores, solamente podrán
ser examinados los libros y papeles de comercio, mediante exhibición
ordenada por los tribunales o jueces, a petición de parte legítima, pero la
exhibición y examen se limitarán a los libros y papeles que se relacionen con
la controversia.

La exhibición de libros podrá solicitarse antes de ser iniciado el juicio, con el fin de
pre constituir pruebas, u ordenarse dentro del proceso. El solicitante acreditará la
calidad de comerciante de quien haya de exhibirlos.

 ARTÍCULO 66. FORMA DE PRACTICAR LA EXHIBICIÓN. El examen de

los libros se practicará en las oficinas o establecimientos del comerciante y
en presencia de éste o de la persona que lo represente. El juez o funcionario
hará constar los hechos y asientos verificados y, además, del estado general
de la contabilidad o de los libros, con el fin de apreciar si se llevan conforme
a la ley, y en consecuencia, reconocerles o no el valor probatorio
correspondiente.
 ARTÍCULO 67. RENUENCIA A LA EXHIBICIÓN DE LOS LIBROS. Si el
comerciante no presenta los libros y papeles cuya exhibición se decreta,
oculta alguno de ellos o impide su examen, se tendrán como probados en su
contra los hechos que la otra parte se proponga demostrar, si para esos
hechos es admisible la confesión.

Quien solicite la exhibición de los libros y papeles de un comerciante, se entiende

que pone a disposición del juez los propios

CONSEJO TECNICO DE LA CONTADURIA PÚBLICA

Una de las obligaciones de los comerciantes establecidas en el Código de Comercio

consiste en la conservación de los documentos y libros contables y relativos a su
actividad comercial. Al efecto, el artículo 55 de la obra citada establece:

“ART. 55. —El comerciante conservará archivados y ordenados los comprobantes

de los asientos de sus libros de contabilidad, de manera que en cualquier momento
se facilite verificar su exactitud.”

En relación con la correspondencia de los comerciantes, el Estatuto Mercantil

establece en su artículo 54:
“ART. 54. —El comerciante deberá dejar copia fiel de la correspondencia que dirija
en relación con los negocios, por cualquier medio que asegure la exactitud y
duración de la copia. Así mismo, conservará la correspondencia que reciba en
relación con sus actividades comerciales, con anotación de la fecha de contestación
o de no haberse dado respuesta.”

El artículo 60, ibídem, establece el término durante el cual deben conservarse tales
documentos, así:

“ART. 60.—Los libros y papeles a que se refiere este capítulo deberán ser
conservados cuando menos por diez años, contados desde el cierre de aquéllos o
la fecha del último asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso,
podrán ser destruidos por el comerciante, siempre que por cualquier medio técnico
adecuado garantice su reproducción exacta. Además, ante la cámara de comercio
donde fueron registrados los libros se verificará la exactitud de la reproducción de
la copia, y el secretario de la misma firmará acta en la que anotará los libros y
papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado para su reproducción.

Cuando se expida copia de un documento conservado como se prevé en este

artículo, se hará constar el cumplimiento de las formalidades anteriores.” (Resaltado
fuera del texto original).

Como se observa, desde el punto de vista de la legislación comercial se establece

un término mínimo de diez años para la obligación de conservar los libros y papeles
de la sociedad, lo que debe entenderse en concordancia con las disposiciones que
en materia contable contiene sobre la materia el Decreto 2649 de 1993, norma que
en su artículo 134 ordena:

“ART. 134. —Conservación y destrucción de los libros. Los entes económicos deben
conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas, de registro
de aportes, los comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y la
correspondencia relacionada con sus operaciones.

Salvo lo dispuesto en normas especiales, los documentos que deben conservarse

pueden destruirse después de veinte (20) años contados desde el cierre de aquéllos
o la fecha del último asiento, documento o comprobante. No obstante, cuando se
garantice su reproducción por cualquier medio técnico, pueden destruirse
transcurridos diez (10) años. El liquidador de las sociedades comerciales debe
conservar los libros y papeles por el término de cinco (5) años, contados a partir de
la aprobación de la cuenta final de liquidación.

Tratándose de comerciantes, para diligenciar el acta de destrucción de los libros y

papeles de que trata el artículo 60 del Código de Comercio, debe acreditarse ante
la cámara de comercio, por cualquier medio de prueba, la exactitud de la
reproducción de las copias de los libros y papeles destruidos.” (Resaltado fuera del
texto original).

De las normas precedentes se colige que, como lo ha sostenido previamente este

Consejo en la Orientación Profesional N° 5 del 13 de mayo de 2003, los
comerciantes deben conservar los libros y papeles relacionados con sus actividades
cuando menos por diez (10) años, contados desde el cierre de aquellos o la fecha
del último asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrán ser
destruidos siempre que por cualquier medio técnico adecuado se garantice su
reproducción exacta, función que corresponde a la cámara de comercio donde
fueron registrados los libros. Vencidos los veinte (20) años contados desde el cierre
de los mismos o la fecha del último asiento, documento o comprobante, los libros
se pueden destruir sin requerirse la reproducción de los mismos, conforme se
desprende del artículo 134 Del Decreto 2649 de 1993, mientras los entes
económicos no comerciantes deben conservarlos durante 20 años antes de su
destrucción, pues para ellos, en principio, no es aplicable el Código de Comercio.

Conviene puntualizar que, dado que las disposiciones comentadas se refieren a la

obligación de “conservar” los soportes de contabilidad y demás documentos, tal
obligación se refiere a mantener o cuidar la permanencia de ellos, lo que significa
mantenerlos o cuidarlos en su forma original (papel o incluso magnética), y, sólo en
las condiciones expresamente previstas en estas disposiciones, es permitida su
reproducción en medios distintos al original.

Ahora bien; para efectos estrictamente fiscales, por disposición del artículo 632 del
estatuto tributario, para efectos de control de los impuestos, las personas y
entidades contribuyentes o no contribuyentes, deberán conservar por un período
mínimo de cinco años contados a partir del 1º de enero del año siguiente al de su
elaboración expedición o recibo, los siguientes documentos:

• Las facturas, documentos equivalentes y documentos sustitutivos, excepto las

copias de las cintas de las máquinas registradoras, las que de acuerdo con el
artículo 6º del Decreto 422 de 1991, deben conservarse durante dos años a partir
de su utilización, siempre y cuando conserven el registro resumen de las mismas
como soporte contable, de acuerdo con el artículo 632 del estatuto tributario.

• Los medios magnéticos que contengan la información, así como los programas
respectivos, el comprobante informe diario y la cinta testigo magnética, cuando se
expidan facturas por computador o se utilice el sistema POS.

• Los archivos magnéticos y el software utilizados para el intercambio de

documentos a través de la red, tratándose de la factura electrónica.
• La identificación tanto del emisor de la factura como del receptor, con indicación
de la fecha de transmisión o recepción, por parte de los administradores de la red
de valor agregado.

• Los registros, comprobantes informes diarios, comprobantes Z, listas genéricas y

los com probantes resumen denominados informes fiscales de control en ellas
adoptados.

• El registro que deben llevar quienes elaboran facturas o documentos equivalentes

de las personas o entidades que hayan solicitado el servicio, y copia de las
resoluciones de autorización de la numeración o constancias del vencimiento del
término para decidir, entregadas por el usuario del servicio.

No sobra señalar que el medio magnético es una herramienta de tecnología

avanzada utilizado para reproducir información que facilite la investigación,
demostración y soportes de hechos contables, financieros y económicos acaecidos
en las empresas o entes económicos. Su aceptación como tal, depende de los
controles para su conservación y fácil localización de la información a consultar. Si
bien la ley no profundizó respecto a su uso concreto, si su custodia, registro, fácil
localización y la codificación de la información es adecuada, la respuesta a la
consulta debe ser afirmativa.
 CUESTIONARIO
AUDITORES GICA S.A.S
NIT 800.125.123-0

TECNICA: OBSERVACIÓN DE FORMA Y DE FONDO

CLIENTE: YARI S.A
AREA AUDITADA: SOPORTES CONTABLES
FECHA:

OBJETIVO:
Comprobar si los objetivos, misión y política de la empresa permiten el desarrollo,
aumento de rentabilidad, competitividad y mejoramiento de la empresa.

PREGUNTAS/SOPORTES CUMPLE NO
OBSERVACIONES
CONTABLES CAJA MENOR SI NO APLICA
¿Las facturas cumplen todas las
disposiciones del marco
normativo y legal?
¿Los valores de las facturas son
igual a los registrados en
cartera?
¿Se encuentran debidamente
firmadas cada una de las
facturas?
¿Las facturas se encuentran
como soporte de las cuentas por
cobrar?

¿Se encuentra contabilizado el

valor de la cartera inicial?

¿Los recibos de caja menor

reflejan los valores
correspondientes?
¿En el libro auxiliar están
debidamente registrados los
valores que fueron efectuados
en las consignaciones?
¿El nombre de las cuentas y
subcuentas utilizadas coincide
con el código utilizado en el
reembolso de caja menor?
¿Fue debidamente contabilizado el
sobrante y/o faltante de caja
menor?

¿Los movimientos realizados en

cada una de las cuentas
corresponden a la naturaleza de
las mismas?

¿Existen soportes de compra de

vehículos?

¿Están los registros de la

depreciación estipulado por la
normatividad?

¿Aplica la fórmula de línea recta

para depreciación?

¿El valor de los cheques girados,

concuerda con el establecido en el
comprobante de egreso?

¿El comprobante de egreso refleja

las retenciones de acuerdo a la
normatividad vigente

¿El valor del recibo de caja

corresponde a la cantidad
cancelada por el cliente?

¿El valor registrado en el recibo de

caja, es el mismo que ésta en la
factura de venta, en caso de que la
venta haya sido de contado?

¿El valor del cheque girado salió

por el neto del comprobante de
egreso?
 ¿Al valor de los pagos se discrimino
el IVA en las facturas?

AUDITOR RESPONSABLE
NOMBRE Y APELLIDO: JADER ACOSTA IMBACHI
TARJETA PROFESIONAL N ° 098456732

FIRMA: __________________________________

17 de noviembre de 2017
Señores
YARI S.A

Asunto: prestación de servicios de auditoria

Buenos días estimados socios de la empresa YARI S.A, mediante nuestro portafolio de
servicios nuestra firma auditora GICA S.A.S, ofrecemos servicios de auditoría donde
nuestra misión, visión y los valores corporativos son los siguientes:

Misión:
Nuestro propósito es contribuir con el desarrollo de nuestros clientes a través de servicios
de capacitación y desarrollo personal y organizacional, que se orientan a mejorar el
rendimiento de la organización y a incrementar la satisfacción laboral.
Además, brindamos servicios de excelente calidad desde hace más de 10 años en el
departamento del Caquetá. Cuenta con un cuerpo de profesionales compuesto por
instructores, consultores, diseñadores comprometidos con calidad y compromiso.

Visión:
Proponer una auditoria que, además de satisfacer los requisitos de integridad,
confiabilidad y calidad, se desarrolle en un ambiente de colaboración, aportando un claro
valor a la ejecución de las estrategias de YARI S.A. Esto significa que desde nuestro rol
de auditores externos, manteniendo una visión crítica e independiente, podemos aportar
valor en muchos de los objetivos estratégicos de la compañía.

Valores corporativos:
 Personas que contribuyen relaciones basadas en hacer lo correcto.
 Personas que demuestran integridad, respeto y trabajo en equipo.
 Personas capaces de mirar las cosas desde una perspectiva amplia.
 Gente con energía, entusiasmo y coraje para liderar.