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VERSIÓN: 01
PROCEDIMIENTO DE PERSONAL
RESPONSABLE DEL
FECHA DE VIGENCIA FECHA PRÓXIMA REVISIÓN
PROCESO
Asegurarse que el personal que lleva a cabo las actividades de laboratorio, es competente, está
calificado, está autorizado, que trabaja de acuerdo con el sistema de gestión y que su
comportamiento es de total imparcialidad obrando sin sesgos de ninguna naturaleza y
asumiendo la confidencialidad como parte fundamental de su trabajo.
2. ALCANCE
3. DEFINICIONES
El laboratorio dispone de personal interno competente requerido y los servicios de apoyo dados
por la organización XXXXX, los cuales están referidos en el organigrama general de XXXXX y el
organigrama del laboratorio.
ORGANIGRAMAS
ORGANIGRAMA GENERAL DE XXXXX
La norma NTC ISO/IEC 17025:2017 indica (todo el personal del laboratorio ya sea interno o
externo que puede influir en las actividades del laboratorio debe actuar imparcialmente, ser
competente y trabajar de acuerdo con el sistema de gestión del laboratorio “ y el laboratorio
debe documentar los requisitos de competencia para cada función que influye en los resultados
las actividades del laboratorio, incluido los requisitos, de educación, calificación, formación,
conocimientos técnicos, habilidades y experiencias”; para dar cumplimiento a estos requisitos
especificados el laboratorio ha definido que todo el personal tanto interno como externo del
laboratorio debe firmar el respectivo compromiso de confidencialidad e imparcialidad, conocer el
procedimiento de imparcialidad donde están definido entre otras: política de imparcialidad,
estructura de la imparcialidad del laboratorio, compromiso de imparcialidad de la alta dirección
del laboratorio y las directrices generales de como el laboratorio ha determinado los
lineamientos para ejecutar las actividades del laboratorio de manera imparcial.
Dentro de los perfiles de cargo se ha definido que una de las responsabilidades que posee todo
el personal del laboratorio es trabajar de acuerdo con el sistema de gestión. Para el personal
externo del laboratorio en el procedimiento de compras, anexo A, se han definido las
herramientas para que este personal realice las tareas que afecten las actividades del
laboratorio.
Competencia: capacidad para aplicar conocimientos y habilidades para lograr los resultados
previstos [ORIGEN: ISO/IEC 17024:2012, 3.6].
Las habilidades demostradas que deben tener para demostrar la competencia están definidas
en el ANEXO A Perfil de cargos.
Como requisito del sistema de gestión del laboratorio se tiene establecido que no se autorizara
el manejo de equipos ni la realización de ensayos objeto del alcance de la acreditación, a
ninguna persona que previamente no haya pasado la supervisión con una calificación de Z-
score entre -2 y 2 como se encuentra definido en el procedimiento de supervisión.
El Laboratorio tiene claramente identificados para cada función, los requisitos de educación,
formación, conocimiento técnico, experiencia y habilidades que requiere el personal para ser
seleccionado y contratado para los cargos del laboratorio. Dichos requisitos están definidos en
el ANEXO A Perfil de cargos.
Para el personal externo que lleve a cabo actividades del laboratorio, se tienen definidos los
requisitos de competencia en el procedimiento de compras, los registros de competencia están
archivados en el área de gestión del laboratorio (para los servicios suministrados
externamente).
Se tiene una carpeta AZ con los registros, específicos para cada integrante del laboratorio que
contiene entre otros: Hoja de vida, soportes de educación, compromiso de confidencialidad e
Imparcialidad, certificados de formación, conocimientos técnicos, experiencia y habilidades, las
evaluaciones de conocimientos, las calificaciones, las autorizaciones emitidas, el seguimiento a
la competencia, la supervisión y evaluación del desempeño cuando sea requerida.
Una vez llega el nuevo colaborador se continua con la segunda etapa que se lleva a cabo en el
laboratorio.
El laboratorio debe asegurar la competencia de todos los que operan equipos específicos
realizan ensayos, evalúan los resultados y firman los informes de ensayos. Cuando emplea
personal provee una inducción, entrenamiento y posterior supervisión. El personal que realiza
tareas específicas está calificado sobre la base de una educación, una formación, una
experiencia apropiadas y/o de habilidades demostradas, según sea requerido.
Puede suceder que XXXXX. a nivel de organización dé una inducción la cual no va en contra
vía de la que realiza el laboratorio, para el sistema de Gestión del laboratorio es obligatorio
cumplir con los requisitos de este procedimiento. La inducción del laboratorio es de mínimo un
mes de acompañamiento en la realización de los ensayos, se realiza un programa de cierre de
brechas cuando se presentan incumplimientos en temas de formación, el cual quedará
registrado en el formato de inducción de personal LB-PO-018-R03, que será diligenciado antes
que se termine el periodo de prueba de la persona contratada. Cada actividad de la inducción
debe ser calificada y se pasa con una nota mínima de 70 sobre 100. Antes de terminar el
periodo de prueba se debe realizar una supervisión del personal la cual determinará si el
personal se puede autorizar para realizar los ensayos que correspondan, y se debe diligenciar
el registro LB-PO-019-R01 formato de supervisión del personal.
Es indispensable que una vez haya finalizado el proceso de inducción y antes de culminar el
periodo de prueba, se realice la evaluación de eficacia de la misma a través del formato LB-PO-
018-R05 eficacia de la formación. En caso de identificar deficiencia en algún tema, este se debe
reforzar para su total entendimiento. La reevaluación en estos temas se debe evidenciar en el
mismo registro eficacia de la formación.
La inducción es una fuente de identificación de formación, para así programarla, llevarla a cabo
y posteriormente evaluar su eficacia.
El plan de formación debe ser pertinente a las tareas presentes y futuras del laboratorio. Se
debe evaluar la eficacia de las acciones de formación implementadas. La calificación que se
debe tener en las evaluaciones de la formación es de 70/100, sin importar si es en inducción,
cursos de formación.
Esta identificación puede ser realizada por cualquier colaborador del laboratorio. La
identificación se efectúa teniendo en cuenta las actividades que se desarrollan en el cargo, la
sección o grupo de personas que lo requiere.
Se elabora el plan, señalando si el plan se enfoca a formación externa o interna de acuerdo con
el tipo de docente o proveedor que suministra la capacitación. Si es formación externa se debe
tener los soportes del formador que demuestren su competencia, estar archivados en una
carpeta en gestión de calidad, indispensables soportes que demuestren experiencia en el o los
temas de formación.
Conferencia magistral
Desarrollo de talleres prácticos y teóricos
Participación en eventos de capacitación externos entre otros
Cuando la formación es de origen externo, se informa al personal la fecha, hora y lugar del
curso para su asistencia.
Una capacitación se considera eficaz si al realizar un examen escrito calificado sobre 100 se
obtiene una nota mayor o igual a 70.
Si alguno de los asistentes no logró el objetivo propuesto, se evalúan las causas y se toman las
acciones necesarias entre las cuales se encuentran:
El director Tecnico debe autorizar a miembros específicos del personal para realizar ensayos,
para emitir, informar, revisar y autorizar informes de ensayos y certificados de calibración, para
emitir opiniones e interpretaciones, para operar tipos particulares de equipos, desarrollar
modificar, verificar y validar métodos, entre otros. El laboratorio debe mantener registros de las
autorizaciones pertinentes, de la competencia, del nivel de estudios, de las calificaciones, de la
formación, de las habilidades, de la experiencia, conocimiento técnico.
El sistema de gestión del laboratorio ha definido los perfiles de los puestos, en el ANEXO A
perfil de cargos, solo la persona que cumple con el perfil y ha pasado la supervisión de acuerdo
al Z-score establecido (si aplica), puede ser autorizado.
Los perfiles de los analistas de laboratorio de XXXXX serán realizados por el director Tecnico de
laboratorio y Coordinador de Gestión, el perfil de director Tecnico de laboratorio y Coordinador
de Gestión del laboratorio serán elaborados por el Gerente de Procesos y Proyectos.
4. CONTROL DE CAMBIOS
5. DOCUMENTOS ASOCIADOS
6. ANEXOS
ANEXO A
Asegurar la competencia de todos los que operan equipos específicos para realizar ensayos,
evalúan los resultados y firma los informes de ensayos, garantizar la supervisión del personal
del laboratorio. Mantener y mejorar el sistema de gestión del laboratorio bajo los lineamientos
de la norma ISO IEC 17025.
3. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
4. COMPETENCIA
Capacidad para aplicar conocimientos y habilidades para lograr los resultados previstos
[ORIGEN: ISO/IEC 17024:2012, 3.6].
Por tal motivo ha definido que la competencia del personal es:
Líder
Normativo
Analítico
Trabajo en equipo
4.2. EXPERIENCIA
4.3. EDUCACIÓN
FORMACION
Metrología básica
Normas objeto del alcance de la acreditación del laboratorio.
Estimación de incertidumbre
RETILAP
Ensayos en los que se encuentra autorizado.
CEA Y RAC de ONAC aplicables al objeto del alcance del laboratorio.
4.6 CALIFICACION
Se debe tener un puntaje igual o superior a 70/100 en las evaluaciones que se realicen de
inducción, formación y conocimiento técnico
PERFIL DE CARGO COORDINADOR DE GESTION DEL LABORATORIO
3. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
4. COMPETENCIA
Capacidad para aplicar conocimientos y habilidades para lograr los resultados previstos
[ORIGEN: ISO/IEC 17024:2012, 3.6].
Por tal motivo ha definido que la competencia del personal es:
4.1. HABILIDADES
Líder
Normativo
Analítico
4.2. EXPERIENCIA
4.3. EDUCACION
4.4. FORMACION
Metrología básica
Normas objeto del alcance de la acreditación del laboratorio.
Estimación de incertidumbre
Confirmación de métodos
Ensayos en los que se encuentra autorizado
CEA Y RAC de ONAC aplicables al objeto del alcance del laboratorio.
4.6. CALIFICACION
Se debe tener un puntaje igual o superior a 70/100 en las evaluaciones que se realicen de
inducción, formación y conocimiento técnico
PERFIL DE CARGO COORDINADOR TECNICO DE LABORATORIO XXXXX.
Realizar análisis Físico-mecánicos de XXXXX. para los cuales esté previamente autorizado, ser
el sustituto del director técnico en caso de ausencia temporal, apoyar en el mantenimiento del
sistema de gestión de calidad en el laboratorio de XXXXX.
3. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
Implementar, mantener, mejorar y respetar el sistema de gestión del laboratorio con el fin de
asegurar de los requisitos especificados y la legislación aplicable vigente, con el fin de
garantizar que los resultados sean válidos y confiables.
Inspeccionar y verificar que los servicios prestados o los materiales, equipos, instrumentos,
productos consumibles o reactivos suministrados cumplan con los requisitos especificados
antes de uso de los mismos.
Mantener el stock de reactivos que se emplean en el laboratorio, realizando pedidos con
anticipación con base en el promedio del gasto normal.
Identificar la ocurrencia de desviaciones en los procedimientos, políticas del laboratorio de
XXXXX., iniciando acciones destinadas a prevenir, minimizar o eliminar dichas desviaciones.
Cumplir y hacer cumplir las políticas, normas, reglamentos y procedimientos que tenga
establecidos el sistema de gestión del laboratorio.
Firmar y cumplir el compromiso de confidencialidad, imparcialidad e independencia del
laboratorio.
Atender las auditorías internas y externas y si se presentase no conformidades ayudar al
cierre de las no conformidades de manera eficaz.
Cumplir y hacer cumplir las reglas de acreditación de ONAC, aplicables (RAC01, RAC03 y
los CEA aplicables).
Dar soporte para el mantenimiento del control documental del sistema de gestión, de
manera que se cumplan los requisitos especificados en el sistema de gestión del
laboratorio.
Hacer las actas de las reuniones de laboratorio.
Hacer los informes de los ensayos que se requieran.
Actualizar el listado de proveedores.
Gestionar lo relacionado a las comprobaciones intermedias.
Asegurar el cumplimiento de todo lo relacionado con el aseguramiento de calidad de los
ensayos.
Identifica potenciales desviaciones, u oportunidades de mejora.
Registra en el banco de datos de oportunidades de mejora.
Aplica acciones de mejora que le compete y le son asignadas.
Hace seguimientos y cierra las acciones de mejora de su competencia.
Asegurar la eficacia de las actividades
Establecer los tiempos de montaje y de ejecución de los ensayos que realiza el laboratorio.
Garantizar el adecuado uso de los instrumentos de medición, equipos de ensayo e
instrumentos de control, realizar y hacer seguimiento del cumplimiento del programa
metrológicos del laboratorio.
Liderar el proceso de respuesta y seguimiento a las quejas técnicas aplicables al sistema de
gestión del laboratorio, para brindar un rápida y eficaz servicio a las partes interesadas.
Velar por el correcto uso de las instalaciones, equipos, materiales y reactivos presentes en
el laboratorio o que se utilicen en el mismo.
Proporcionar al Director del Laboratorio la información pertinente acerca de las necesidades
de capacitación que requiere su personal bajo mando, con el fin de incluir esta información
en el plan general de capacitación de la empresa elaborado por Gestión Humana.
Participar en la estimación incertidumbre de la medición de los ensayos y equipos y realizar
los informes.
Definir las características técnicas de los equipos de ensayo, instrumentos de medición e
instrumentos de control y Elaborar las solicitudes de compra que se requieran entre los que
están los, servicio de mantenimiento de equipos y calibración.
Ejecutar los ensayos según el alcance determinado bajo normas técnicas y autorizaciones
dadas.
Gestionar el correcto transporte, manejo y conservación de los ítems de ensayo según lo
descrito en el sistema de gestión.
Participar en las revisiones por la dirección y gestionar el seguimiento de las tareas que
resulten de estas revisiones.
Responsable de la adecuada supervisión al personal encargado de la realización de los
ensayos objeto del alcance de la acreditación y el manejo de equipos críticos.
Revisar, aprobar y firmar informes de ensayos y/o verificación.
Hacer, controlar, y mantener actualizadas las hojas de vida de los equipos.
Hacer los ensayos inter-laboratorios o pruebas de aptitud.
Realizar las confirmaciones de los métodos que se requieran y encaso dado las
validaciones.
Realizar las demás funciones, que, de acuerdo con la naturaleza y el nivel del cargo, le sean
asignadas por su superior inmediato.
Suplir las ausencias del Director de Laboratorio.
Participar en las revisiones por la dirección y gestionar el seguimiento de las tareas que
resulten de estas revisiones.
4. COMPETENCIA
Capacidad para aplicar conocimientos y habilidades para lograr los resultados previstos
[ORIGEN: ISO/IEC 17024:2012, 3.6].
Por tal motivo ha definido que la competencia del personal es:
4.1. HABILIDADES
Analítico
Líder
Normativo
4.2. EXPERIENCIA
4.3. EDUCACION
4.4. FORMACION
Metrología básica
Normas objeto del alcance de la acreditación del laboratorio.
Estimación de incertidumbre
RETILAP
Ensayos en los que se encuentra autorizado.
Confirmación de métodos
CEA Y RAC de ONAC aplicables al objeto del alcance del laboratorio.
4.6 CALIFICACION
Se debe tener un puntaje igual o superior a 70/100 en las evaluaciones que se realicen de
inducción, formación y conocimiento técnico
PERFIL DE CARGO AUXILIAR TECNICO DE LABORATORIO
Participar en la realización de los ensayos del laboratorio XXXXX., siguiendo los métodos y
procedimientos apropiados para los ensayos, y trabajando de acuerdo al sistema de gestión
del laboratorio, de manera que se garantice la validez y la confiabilidad de los ensayos.
3. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
4. COMPETENCIA
Capacidad para aplicar conocimientos y habilidades para lograr los resultados previstos
[ORIGEN: ISO/IEC 17024:2012, 3.6].
Por tal motivo ha definido que la competencia del personal es:
4.1. HABILIDADES
Trabajo en equipo
Normativo
4.2. EXPERIENCIA
Se requiere tener una experiencia específica de 6 meses como analista de laboratorio Eléctrico.
4.3. EDUCACIÓN
4.4. FORMACION
4.6 CALIFICACION
Se debe tener un puntaje igual o superior a 70/100 en las evaluaciones que se realicen de
inducción, formación y conocimiento técnico