1.

Introduccion
Para muchos, la llegada del año 2000 es un sinónimo de terror, problema o fin del mundo.
Conforme pasa el tiempo miles de personas se preparan para recibir el nuevo milenio.
La problemática Y2K ha traído consigo un ambiente de tensión y preocupación sobre lo que
ocurrirá con los sistemas computacionales de las empresas y todos aquellos equipos
computarizados, tan modernos hoy en día, que tienen que ver con la vida cotidiana de las
personas.
A pesar de que hay quienes opinan que es un simple problema de fechas, los estudiosos en
la materia, a través de sus investigaciones, han demostrado que no es así y que este
"simple" problema ha costado a la humanidad alrededor de $400 a $600 billones de
dólares en todo el mundo. El costo del problema ha dejado de ser la principal preocupación.
La principal inquietud radica, actualmente, en la escasez de recursos humanos capacitados
que se requieren para corregir o sustituir los millones de programas de computadoras que
están actualmente en uso. El trabajo necesario para resolver esta situación es enorme,
costoso, riesgoso y sin beneficios adicionales, excepto el de poder seguir operando
correctamente durante el próximo siglo.
El año 2000 plantea un importante desafío para las instituciones tanto comerciales como
financieras, porque muchas aplicaciones automatizadas cesaran de funcionar normalmente
como resultado de la manera en que se han manejado históricamente los campos de fecha.
De no enfrentarse este problema, de manera oportuna, ocasionaría que estas instituciones
experimenten problemas operacionales o incluso la paralización de sus actividades, y
podría ocasionar la perturbación de los mercados internacionales.
Los Sistemas de Contabilidad Computarizados o Automatizados (como muchos lo llaman)
han formado parte de las herramientas de trabajo de muchas empresas desde hace más de
40 años, hasta tal punto que hoy en día son el motor de las operaciones de muchas de ellas,
proporcionando así información oportuna, ahorro de tiempo y dinero. Esta característica ha
permitido a los ingenieros en sistemas y a los propios contadores el buscar la forma de
satisfacer de una manera más completa las necesidades en las que se ve envuelta la
empresa; por lo que han creado Sistemas Computarizados de Contabilidad que brindan los
mismos beneficios que ofrecen los Sistemas de Contabilidad Manual, pero más eficientes y
con menos posibilidad de errores.
A través de todo el contenido de nuestro trabajo, trataremos de explicar la Problemática del
año 2000 frente a los Sistemas de Contabilidad Computarizados, como están enfrentando
los empresarios este problema, y cuales medidas se están tomando para combatir este
inevitable acontecimiento.
El propósito fundamental de nuestra investigación, es proporcionar más información sobre
esta problemática, que trae de cabezas al mundo, para así contribuir a aclarar las tantas
conjeturas que se han venido formando; y de esta forma permitir que esté al alcance
la documentación necesaria para que las personas puedan empaparse del asunto y tomar
las decisiones oportunamente.
2. Aspectos generales del computador.
Concepto.
El uso de las computadoras se ha hecho muy común en las empresas. El computador es una
máquina que se utiliza para almacenar y procesar información en
forma electrónica mediante instrucciones previamente determinadas.
Existen numerosos conceptos de lo que es un computador, los cuales dependen de
la disciplina que los enfoque.
He aquí algunos de ellos:
 Dispositivo electrónico que nos permite procesar datos para obtener información, las
cuales servirán de base para la toma de decisiones.
 Es un conjunto de dispositivos de Entrada y Salida y una Unidad Central de proceso, que
combina las funciones de almacenamiento, aritmética, lógica y control.
 Es un dispositivo que almacena, clasifica, ordena, compara, combina y presenta la
información a gran velocidad.
 Es una maquina electrónica capaz de procesar datos y automatizar labores, en forma
mas precisa y más rápida que el humano.

3. Origen y Evolución del Computador.

Las herramientas computacionales surgieron en la antigüedad. El ábaco, el más antiguo de
los dispositivos de cálculo, fue inventado, probablemente en Oriente, hace al menos cinco
mil años.
Otro ingenio mecánico fue la máquina de cálculo, inventada por Blaise Pascal, a la que
llamó la Pascalina. Se trata de una serie de engranajes en una caja, que proporcionan
resultados de operación, en forma directa (enseñando un número a través de una ventanita)
y que tiene la ventaja de que evita tener que contar como el ábaco.
La calculadora de Pascal sólo llevaba a cabo la adición y la sustracción;
Gottfried Leibnitz fue capaz de extender este diseño para la multiplicación y la división.
La invención de un tejido de tela automática en 1801, por Joseph Jacquard, tuvo fuerte
influencia en el futuro de la computación. Esta herramienta usaba tarjetas perforadas para
controlar la trayectoria del zurcido; esto es que una tarjeta contenía el "Programa" para la
tarea del tejido.
Esta idea fue utilizada por Charles Babbage quien en 1830 inventa la "máquina analítica", a
la que se podría denominar "La primera computadoradigital". El diseño, que nunca fue
llevado por completo a la práctica, contenía todos los elementos que configuran a una
computadora moderna. La máquina analítica estaba dividida funcionalmente en dos
grandes partes: una que ordenaba y otra que ejecutaba las órdenes.
En 1887, Hollerith desarrollo su concepto de tarjeta de lectura mecánica y diseño un
dispositivo conocido como la maquina del censo. La tabulación con los métodos de
Hollerith requería una octava parte del tiempo que se necesitaba antes, por lo que se
adoptaron sus técnicas para el censo de 1890. En 1896 fundo la Tubulating Machine
Company para fabricar y vender su invento. Mas tarde, esta firma se fusionó con otras para
formar la IBM.
Sin embargo, tienen que pasar casi cien años para que entre 1937 y 1942 se diseñe la
primera computadora digital electrónica. El Dr. John V. Atanasoff, de
la Universidad Estatal de Lowa, desarrolló y llamó a su invento "Computadora Atanasoff-
Berry" o sólo ABC (Atanasoff-Berry Computer).
Después de varias conversaciones con el Dr. Atanasoff, leer los principios de la
computadora ABC y verla en persona, un equipo de la Universidad de Pennsylvania,
dirigido por los Ingenieros John Mauchly y John Eckert, construyeron una gran máquina
eléctrica llamada ENIAC (Electrical Numerical Entegrator and Computer).
Esta máquina era enorme; ocupaba todo el sótano de la universidad, tenía más de dieciocho
mil tubos al vacío, consumía 200Kw de energía eléctrica y requería todo
un sistema de aire acondicionado industrial; pero era capaz de realizar alrededor de cinco
mil operaciones aritméticas en un segundo, dejando para siempre atrás las limitaciones
humanas de velocidad y precisión, e inaugurando una nueva etapa en las capacidades de
procesamiento.
El proyecto terminó cuando, dos años después, se integró a ese equipo el Ingeniero y
Matemático John Von Neumann, cuyas ideas resultaron tan fundamentales para el
desarrollo de las computadoras modernas que de hecho a él se le considera el "Padre de Las
Computadoras".
La computadora diseñada por este nuevo equipo se llamó EDVAC (Electronic Discrete
Variable Automatic Computer); Tenía cerca de cuatro mil tubos al vacío y usaba un tipo
de memoria basado en tubos llenos de mercurio por donde circulaban señales eléctricas
sujetos a retardos.
La nueva idea fundamental resulta ser muy sencilla: "Permitir que en la memoria coexistan
datos con instrucciones, para que entonces la computadora pueda ser programada de
manera "suave" (de ahí la palabra Software) y no por medio de alambres que eléctricamente
interconectaban varias secciones de control, como en la ENIAC".
4. Generaciones de las Computadoras.
 Primera Generación (1946-1959).

La primera generación se caracteriza por el rasgo más prominente de la ENIAC: los tubos al
vacío. Durante el año 1950 se construyeron varias computadoras notables, cada una
contribuía con avances significativos, como aritmética binaria, acceso aleatorio y el
concepto de programas almacenados.
En el año 1951 aparece la primera computadora comercial, es decir con el objetivo de ser
vendida en el mercado: La UNIVAC I. Esta máquina fue utilizada para procesar los datos
del censo de 1950 en los Estados Unidos.
A esa siguió una máquina desarrollada por la IBM (International Business Machines). La
IBM 701. Posteriormente la Compañía Remington Rand produjo el modelo 1103, que
competía con la IBM 701. La IBM fabricó la 702, que por motivos de problemas con la
memoria no tuvo mucho éxito.
La más exitosa de las computadoras de esta primera generación fue la IBM 650, de la que se
produjeron varios cientos. Esta utilizaba un esquema de memoria secundario llamado
"Tambor Magnético", antecesor de los discos actualmente utilizados.
 Segunda Generación (1959-1964).

El inicio de esta generación la marcó el invento del transistor, el cual representa

la construcción de computadoras más poderosas, confiables y menos costosas que ocupan
menos espacios, producirían menos calor que las que operaban con tubos al vacío.
Durante esta generación también se desarrollaron los lenguajes Fortran (para cálculos
científicos) y Cobol (para negocios), siendo entre otros los más importantes de esta época.
Durante esta época también se mejoraron las memorias auxiliares y las unidades de entrada
y salida. Se crearon las memorias con discos magnéticos capaces de almacenar decenas de
millones de caracteres, letras o números. Además, se diseñaron las impresoras de cadena, y
los lectores ópticos.
Los fabricantes que presentaron computadoras en esta segunda generación fueron: "IBM",
que en 1959 produjo las series 7070, 7090, y en 1960 presentó las series 1400, 1600;
"Honeywell", presentó su modelo 800; "UNIVAC", diseñó en 1960 su modelo UNIVAC III;
"Control Data Corporation (CDC)" presentó en 1960 la 1604.
 Tercera Generación (1964-1971).

Muchos historiadores consideran que el suceso más importante en la historia de la

computadora sucedió cuando IBM anunció su línea de computadoras "Sistemas 360"; el 7
de abril de 1964. El Sistema se metió de lleno en la tercera generación de computadoras.
Los circuitos integrados (agrupamiento de circuitos de transistores "grabados" en
pequeñísimas placas) hicieron por la tercera generación lo que los transistores por la
segunda. La línea de Sistemas 360 y la tercera generación de computadoras de
HONEYWELL, NCR, CDC, UNIVAC, BURROUGHS, GE y otros fabricantes hicieron
obsoletas todas las computadoras instaladas con anterioridad.
Una de las características de la tercera generación es la compatibilidad con equipo mayor,
que significa que una compañía podrá adquirir una competencia con un distribuidor
particular y luego cambiar a una competencia más poderosa, sin necesidad de volver a
diseñar o programar los sistemas de información existentes.
Las computadoras de esta generación eran multiprogramables, es decir, tenían la capacidad
de correr más de un programa de manera simultanea.
Esta generación también se caracterizó por la fabricación de computadoras pequeñas para
los negocios y se les llamó a éstas "minicomputadoras".
 Cuarta Generación (1971-1985).

La generación se caracterizaba por los procesadores y la introducción al mercado de las ya

famosas PC (Personal Computer). La primera Microcomputadora, denominada ALTAIR,
fue creada por Ed Roberts en 1975. Luego aparecen las demás marcas, como son: Apple,
IBM-Junior, IBM-PC, HP-150, Sinclair, Commodore, Radio Shack, entre otras.
Se crearon, durante esta generación, nuevos y potentes lenguajes de programación, así
como cambios en los procesos de "BATCH" a "EN LINEA". Surgen los populares
procesadores de palabra utilizados para elaborar cartas y documentos técnicos.
También surgen nuevos lenguajes de computación, como son: LISP, SNOBOC y LOGO,
capaces de dotar a las PC de capacidad de deducción para resolver problemas de lógica.
Algunos de los modelos que surgieron en esta etapa son: IBM, con sus modelos de la serie
4330 y Burroughs, con sus modelos 6900 y 7900.
Este nuevo adelanto tecnológico (de los procesadores) inicia una era de desarrollo
progresivo en lenguajes de programación, en sistema de operación y en equipos auxiliares,
y tal vez el más importante, el hacer del computador un aparato común en Universidades,
Escuelas, Hogares y Negocios.
 Quinta Generación (1985 en adelante).

La quinta generación en la cual vivimos hoy en día, desde 1985, incluye entre otras
características: nuevos y más avanzados procesadores, mayor capacidad de memoria,
nuevos y mejores circuitos integrados, mayor velocidad de computación.
Se introducen discos compactos (CD ROM) de lectura del tamaño de la palma de la mano,
capaces de almacenar mas de 1700 veces la información de anteriores discos de igual
tamaño.
Así mismo, aparecen equipos de lectura óptica, aparatos de captura de imágenes reales, y
de impresión en blanco y negro y a color, la adaptación del sonido y la voz en la
computadora personal.
Nuevos lenguajes de programación, versiones mejoradas de los anteriores, nuevos sistemas
operativos, etc., hacen que la PC adquiera el poder de una computadora para negocios en
grande.
5. Componentes Básicos del Computador.
Hardware.
Son los componentes físicos, tanto mecánicos como eléctricos, los cuales componen un
computador. Son los circuitos eléctricos, cables, equipos periféricos, etc.
Los elementos del Hardware son: el Procesador Central (CPU), la Unidad de Control, la
Memoria Principal, la Memoria Secundaria (cintas, discos, diskettes, etc.), la lectora de
tarjetas, las impresoras, las terminales, etc.
El CPU es el elemento más importante, con las funciones de interpretación, administración,
control y dirección; supervisando el desarrollo de las operaciones, las ejecuta en un orden
precisamente determinado; almacena los datos en forma codificada, interpreta las
instrucciones del programa e indica la acción a seguir y asigna las tareas a los diferentes
componentes.
Software.
Es el nombre que se le da a los programas que se utilizan para efectuar las funciones del
computador. Es el conjunto de componentes, los cuales permiten que el Hardware funcione
como se desea. Constituye la parte "Inmaterial e Inteligente" que coordina el sistema de
computación, soporta la ejecución de otros programas confeccionado por el personal
de informática de la empresa.
Los elementos del software son: El Sistema Operativo, los lenguajes de programación, las
aplicaciones, las rutinas de seguimiento y los programas deutilidad. Los softwares se
clasifican en básicos o de sistemas (traductores, sistemas operativos y utilitarios) y de
aplicación.
Clasificación de los Computadores.
Por su Uso.
Según su uso se clasifican en:
 Computadores de Propósito General, estos pueden realizar cualquier tarea, para la cual
solo hay que cambiar el programa en la memoria principal.
 Computadores de Propósito Especial, los cuales fueron diseñados para realizar tareas
específicas.

Por su función.
Según su función estos pueden clasificarse en:
 Digitales: son aquellos mediante los cuales se pueden obtener datos como resultado de
un conteo. A estos datos se le llaman Discretos. Operan contando números
representados por una secuencia finita de dígitos, que pueden ser cifras, letras u
otros símbolos especiales.
 Analógicos: son los que trabajan con variables que están medidas en una escala continua
y se registran con un determinado grado de precisión. Aceptan y procesan señales
electrónicas estos es, señales continuas, tales como fluctuaciones de voltaje.
 Híbridos: son la combinación de un componente digital y un componente analógico,
conectados a través de una interface que permite el intercambio de información entre
los dos componentes y el desarrollo de su trabajo en conjunto.

Atendiendo a su Tamaño se Clasifican en:

 Microcomputadoras: Son computadoras pequeñas cuya Unidad Central de Proceso
(CPU) esta contenida en una sola pastilla (Chip). Pueden ser de tipo personal y para
negocio.
 Computadoras Comerciales Pequeñas: estas fueron diseñadas para aplicaciones
comerciales en compañías pequeñas. Varían en potencia entre las microcomputadoras y
las minicomputadoras.
 Minicomputadoras: son más grandes y más poderosas que las microcomputadoras
pueden usarse con una amplia variedad de dispositivos de entrada y salida y contiene
mas memoria y capacidad de almacenamiento.
 Computadoras de Mediana Escala: poseen mayor capacidad de almacenamiento y
mayor variedad de dispositivos de entrada y salida que las computadoras comerciales
pequeñas. Este tipo de computadoras es empleado en las empresas de tamaño
intermedio y las divisiones de grandes corporaciones.
 Computadoras Grandes o Mainframes: son usadas en corporaciones grandes
(Compañías de Teléfonos, Corporaciones Eléctricas, Universidades, Empresas que
 brindan servicios de computadoras, etc.), estas computadoras son capaces de procesar
bastas cantidades de datos a una velocidad de procesamiento extremadamente rápida.

El Computador en las Empresas.

El uso del computador para el procesamiento de los datos y la generación de cifras a través
de los mismos es cada vez más común en las empresas. Esto modifica de manera radical los
procesos manuales que con anterioridad eran empleados, convirtiéndolos en procesos
mecánicos mucho más rápidos y confiables. Esto obliga a un cambio funcional, estructural,
procedimental y administrativo en las organizaciones.
Con el advenimiento y la proliferación de los computadores electrónicos, las organizaciones
disponen de un número cada vez mayor de sistemas de información automatizados de los
cuales dependen el desarrollo normal de sus operaciones, el servicio oportuno a
los clientes y en algunos casos decisiones que arriesgan la vida misma de las empresas.
En sentido general, podemos afirmar que el uso del computador en el ambiente empresarial
ha hecho más eficiente y eficaz los procesos operacionales, y ha servido de base a la toma de
decisiones en todos los niveles de administración de las empresas.
El beneficio obtenido por las instituciones, al valerse de los recursos computacionales, los
obliga a mantenerse actualizados al ritmo de las vertientes, nuevas tecnologías e
innovadoras aplicaciones informáticas que se van creando a medida que se acerca el
advenimiento del nuevo milenio.
6. Conceptos básicos de sistemas.
Definición.
Un sistema es un conjunto de elementos, entidades o componentes que se caracterizan por
ciertos atributos identificables que tienen relación entre sí, y que funcionan para lograr un
objetivo común.
Es un conjunto de elementos que se relacionan entre si, con la finalidad de apoyar las
actividades de una empresa o negocio. Estos elementos son de naturaleza diversa y
básicamente incluyen:
 El equipo de cómputos.
 El recurso humano que interactúa con el sistema de información.
 La información que se introduce al sistema.
 Los programas que procesados producen los diferentes tipos de resultados.

El principal objetivo de un sistema es dotar de herramientas a la administración que le

permitan conocer, controlar y dirigir las operaciones de un negocio, proporcionándole los
cimientos para el control de todos los aspectos importantes de la organización.
Un sistema de contabilidad procesa los datos a través de los pasos del ciclo contable, los
cuales son:
 Registrar las operaciones diarias.
 Pase de los datos según las operaciones a las cuentas del mayor.
 Preparar una balanza de comprobación.
 Preparar un Estado de Ganancias o Perdidas.
 Cierre de las cuentas del mayor.
 Determinar los saldos y cortes de las cuentas.
 Preparar una balanza Postcierre.

Estos pasos que intervienen en el ciclo contable se reflejan en los Principios de Contabilidad
Generalmente Aceptados.
Pero un Sistema de Contabilidad comprende sin embargo, algo más que las formas y
los procedimientos que se emplean en el proceso de los datos a través de los pasos del ciclo
contable, este también incluye las formas y procedimientos que se usan en la preparación
de datos que han de procesarse durante el ciclo.
Si bien las Computadoras Personales no sufren ningún cambio, es necesario que los
Sistemas de Contabilidad varíen de acuerdo a la magnitud del negocio, la naturaleza de sus
operaciones y la información en particular que requiere la administración.
7. Clasificación y Tipos.
Los sistemas de contabilidad pueden ser de distintos tipos, según su complejidad y la forma
como están diseñados.
Podemos distinguir, para los fines de este trabajo, dos clases de Sistemas de Contabilidad:
Los Manuales y Los Computarizados.
Sistemas De Contabilidad Manual.
Un Sistema de Contabilidad Manual es el que se desarrolla trabajando manualmente, al
menos en un alto porcentaje. Aunque se utilizan algunas maquinas sumadoras o
calculadoras; la mayoría de los trabajos son realizados en forma manual.
En estos sistemas el factor hombre es la base. Este realiza todas las tareas necesarias para la
obtención final de la información financiera, ya sean de índole intelectual o de índole
aritmética.
La mayor debilidad de los sistemas manuales es que se vuelven lentos cuando se trata de
procesar grandes volúmenes de información, en cuyo caso seria necesario el uso de gran
cantidad de personas.
Sistema Computarizado.
Un sistema de contabilidad computarizado se vale de computadoras para llevar a cabo los
movimientos contables de las cuentas, manejándolas hasta producir las informaciones
finales.
Como ya apreciamos, las computadoras pueden ejecutar un gran número de instrucciones
de acuerdo a un programa, sin errores y a gran velocidad. Este hecho permite que,
mediante la creación de software o programas creados en el computador, se puedan realizar
las labores hasta antes propias de los contadores. En los sistemas de contabilidad
computarizados la labor del contador es prácticamente intelectual. Este deberá asegurarse
de que la configuración y entrada de una transacción sean conectadas, el sistema hará el
resto.
Importancia de los Sistemas.
En la actualidad, todo proceso contable requiere de los sistemas. En una empresa, el
funcionamiento del proceso contable depende de los sistemas. De esto se deduce la
importancia que tienen los sistemas, y como su uso, redunda en beneficios para toda
empresa. Es imposible llevar un adecuado control sobre las operaciones y transacciones
financieras, sin contar con el auxilio de los sistemas mecanizados desarrollados en las
computadoras. La mayor responsabilidad de un gerente es la de tomar decisiones de tipo
financiero y no financiero; el proceso de toma de decisiones se basará necesariamente en la
información generada por los sistemas de información gerencial implantados con ese
objetivo. La calidad de la información generada es un factor crítico para guiar a la empresa
por el rumbo deseado.
Todo el proceso de generación de información en las empresas esta soportado por sistemas
que manejan una serie de variables complejas, que ayudan a los gerentes a "generar
información". Este proceso no es del todo fácil, ya que llegar a un sistema que soporte
cualquier tipo de decisiones, requiere el esfuerzo de muchas personas y horas interminables
de trabajo.
El éxito de un sistema se puede medir por ejemplo, por el grado de aceptación que los
usuarios le asignan. Hay muchas razones por las cuales vale la pena realizar el esfuerzo de
tener un buen sistema de información.
8. Sistemas de contabilidad computarizados.
Antecedentes.
El surgimiento de una nueva tecnología experimentada en las últimas cuatro décadas se
presenta como la antesala del desarrollo de lo que hoy conocemos como Sistemas
Automatizados.
La aparición de las computadoras, la generalización de las corporaciones, el surgimiento de
grandes empresas multinacionales y la globalización de los comercios internacionales, dio
un nuevo giro a la orientación de la información financiera, surgiendo la necesidad de crear
Sistemas de Contabilidad que sean más útiles en el desenvolvimiento de la gestión contable
y administrativa, y que dichas informaciones sean efectivas, confiables y oportunas; esta
necesidad fue lo que impulsó hacia la creación de los Sistemas de Contabilidad
Computarizados.
Modalidades.
Existe una amplia gama de Softwares o Paquetes de Contabilidad que han formado parte de
las herramientas de trabajo de muchas empresas desde hace más de 40 años, hasta tal
punto que hoy en día son el motor de las operaciones de muchas de ellas. Lo que ha
permitido a los Ingenieros en Sistemas y a los propios Contadores el buscar la forma de
satisfacer de una manera más completa las necesidades en las que se ve envuelta la
empresa, de acuerdo al volumen de las operaciones que esta maneja; por lo que han tratado
de crear Sistemas Computarizados de Contabilidad que brinden los mismos beneficios que
ofrecen los Sistemas Manuales, pero más eficientes y con menos posibilidad de errores.
En su afán de crear este tipo de Software los expertos en la materia han diseñado diversidad
de programas que tratan de suplir la necesidad de determinadas empresas de acuerdo a las
actividades que realiza. Dentro de estos Software, los más conocidos son:
-. Dac Easy Accounting System. -. Monica.
-. PeachTree. -. Quickbook.
-. Macola. -. SBT.
-. 20-20.
Existen softwares que son creados para determinada área de una empresa, los cuales tienen
como fin llevar el control contable de determinadas cuentas o procesos. Por ejemplo, un
software aplicado al área de los costos en un Restaurante. Este facilita la determinación de
los costos de los alimentos por cantidad de ingredientes, así es más fácil para el analista de
costos aplicar los porcentajes correspondientes y determinar el costo de venta de los
alimentos.
Al igual que este, existen softwares ideados para determinada empresa, los cuales han sido
creados para uso exclusivo de cada una de ellas y no son producidos con fines comerciales.
Entre los softwares comerciales el más usado y reconocido por todos es el DacEasy
Accounting System, el cual desde los años 70 es conocido en el mercado como uno de los
Software de Contabilidad más completos.
9. Ventajas y Desventajas.
Los sistemas computarizados tienen muchas ventajas sobre los sistemas manuales. Las
ventajas principales son las siguientes:
 Rapidez y oportunidad.

Puede proporcionar información con mayor rapidez que uno manual, por que la
computadora realiza en forma instantánea tareas que consumen mucho tiempo cuando se
hacen en forma manual.
 Volumen de producción.
Se puede manejar un volumen de operaciones mayor usando un sistema computarizado por
su rapidez de procesamiento.
 Protección contra errores.

Se reduce mucho el número de errores, por que la computadora hace los cálculos con mayor
exactitud que un ser humano. Están diseñadas con la característica de minimizar los
errores.
 Pases automáticos al mayor.

Los pases al mayor se realizan en forma automática en un sistema computarizado, con un

enorme ahorro de tiempo. La tarea repetitiva de pasar al mayor, no solo consume bastante
tiempo, sino que puede ocasionar muchos errores en un sistema contable manual. El uso de
la computadora asegura cada asiento con exactitud. Esto evita errores, como el doble pase,
el pase a una cuenta equivocada, pasar un débito como un crédito o viceversa, y pasar una
cantidad equivocada.
 Preparación automática de informes.

En un sistema de contabilidad computarizado, los informes se pueden producir

automáticamente, tales como: Diarios, Mayores, Estados Financieros, e Informes
Especiales que ayuden a la administración a tomar decisiones.
 Impresión automática de documentos.

Un sistema computarizado proporciona mucho de los documentos que se usan en un

negocio: Facturas, Estados Mensuales de Cuentas por Cobrar a
Clientes, Cheques de Nominas, Estados de Ingresos de los Empleados, entre otros.
Los Sistemas Computarizados también tienen sus limitaciones, pero estas limitaciones son
correctivas y podría decirse que son leves en comparación con los grandes beneficios que
ofrece a la empresa.
Las principales limitaciones son:
 Alto costo de inversión al instalar un sistema computarizado.
 El costo de mantenimiento es alto y complejo.
 El alto costo en el entrenamiento del personal.
 Los programas deben ser confiables.
 La lógica debe ser comprensible y las aplicaciones adecuadas.

En conclusión, podríamos afirmar que las desventajas de un sistema computarizado son, en

la mayor parte, de índole económica, lo cual para muchos no es preocupante.
10. Sistema de contabilidad daceasy accounting system.
Generalidades del Software.
El sistema de Contabilidad Computarizado DacEasy Accounting System es un software que
combina información financiera para un eficaz control de los negocios y una oportuna y
acertada toma de decisiones.
El DacEasy está compuesto por varios módulos que pueden o no trabajar como un sistema
totalmente integrado, ofreciendo así una ventaja más sobre los sistemas manuales de
contabilidad que se caracterizan por su lentitud en el procesamiento de la información.
Este software ha sido diseñado para su utilización en diversos tipos de negocios, como lo
son los orientados a la prestación de servicios, a la fabricación y venta de productos, y a
cualquier tipo de negocio que combine estas áreas.
El DacEasy es uno de los softwares de contabilidad de mayor venta en toda América, desde
su lanzamiento en los años ’70 ha demostrado ser uno de los sistemas computarizados de
contabilidad más completos, obteniendo varios galardones en el área de la programación
informática.
DacEasy Accounting System desde sus inicios ha revolucionado la forma de hacer
contabilidad computarizada, presentando un programa capaz de trabajar en módulos con la
cualidad de relacionarse por interfaz, permitiendo así un mejor desenvolvimiento para el
usuario en el desarrollo de sus actividades cotidianas.
En su afán de ir mejorando cada día los beneficios de este sistema las personas encargadas
de trabajar en el desarrollo de dicho programa han ido creando nuevas formas para que el
programa DacEasy sea cada vez más eficaz. Esta es la razón por la que a través de los años
se han creado nuevas versiones de este programa.
A continuación presentaremos las diferentes versiones de DacEasy y cuales elementos
diferencian una versión de otra.
Adiciones a la Versión 4.4 DOS Accounting:
 Valuación de acceso fijo con o sin calculo automático de depreciación.
 Balance de efectivo en línea.
 Despliegue de la cantidad en la factura.
 Inclusión del servicio como oferta de producto.
 Impresión de Estados y cartas para clientes.
 Chequeo de unidades plasmada en el menú.
 Selector de cargo financiero.
 Clientes importadores, vendedores, productos y servicios.
 Impresión de diarios, facturas y desembolsos a solicitud.
 Formato libre.
 Diseño de formato del cliente.
 Herramientas para mantenimiento de grupo de archivos.

Adiciones a la Versión 5.0 Accounting:

 Fácil elaboración del Catalogo de Cuentas.
 Default entre las cuentas ventas y gastos.
 Análisis del flujo de efectivo (FASB 95).
 Pantalla del servicio de facturas.
 Tecla sencilla de impresión de cheques.
 Impresión de reportes de efectivo en línea.
 Información de clientes, vendedores y productos.
 Creación de reportes de clientes con DacAccess Report Generator.
 Creación de agenda telefónica.

Adiciones a la Versión 6.0 Accounting:

 Adición en la velocidad de los procesos.
 Mejoramiento en los archivos de clientes y vendedores.
 Presentación de los archivos procesados.
 Presentación de los productos ensamblados.
 Seguimiento de la secuencia numérica.
 Seguimiento de la secuencia numérica de las facturas de servicios.
 Seguimiento de las ventas personalizadas.
 Clasificación por códigos de servicios, productos y facturas comisionables.
 Impresión de etiquetas multicolumnares.
 Chequeo de información en línea.

Adiciones a la Versión 7.0 Accounting:

 Listar Reportes financieros y estados de cuentas sin tener que postear.
 stado de cuenta clientes/suplidores sin incluir facturas pagadas o en cero.
 Anular cheques después de posteados con entradas reversas.
 Cálculo de comisión de vendedores sobre facturas vendidas y pagadas.
 Nueva tabla de precios por cantidad/monto.
 Balances On-line en bancos, clientes, suplidores.
 Consulta facturas pendientes desde el maestro de clientes.
 Nuevo reporte análisis de facturación.
 Balance en línea día a día.
 Impresión del listado de venta, compras, mayor general por selección especifica de
datos.
 Mejor forma para diseñar reportes por Query.
 Nuevo formulario de lista de materiales para las ofertas promocionales tipo Combo.

Adiciones a la Versión 8.0 Accounting:

 Compatibilidad con el Y2K.
 Seguimiento histórico de transacciones de productos.
 Mejoramiento del sistema de ordenes de compra.
 Mantenimiento separado de las transacciones de PO & MR.
 Anexo del sistema de reorden de inventario.
 Cumplimiento con los requerimientos del nuevo IRS 1099.
 Seguimiento del calendario y año fiscal 1099.
 Mejoramiento del control de seguridad al acceso del sistema y los datos.
 Sistema nuevo de backup.

Adiciones a la Versión 9.0 Accounting:

 Compatibilidad con Y2K.
 Nuevo Asistente de ventas.
 Posteo en línea.
 Mejoramiento de la integración a la entrada al ordenador.
 Impresión de reportes y listados de archivos en el formato HTML.

Características del Sistema.

Contabilidad DacEasy ofrece un paquete de Contabilidad, que a pesar de tener múltiples
características, es muy fácil de usar. Este programa de contabilidad contempla siete (7)
módulos que son:
 Contabilidad General.
 Cuentas por Cobrar.
 Cuentas por Pagar.
 Efectivo (Caja y Banco).
 Facturación.
 Compras.
 Inventarios.

Estos módulos trabajan en conjunto como un sistema completamente integrado o pueden

ser usados individualmente sin importar cual se escoja. Contabilidad DacEasy ofrece una
interfaz rápida y fácil, reduciendo sus tareas contables a la simple entrada de datos. Las
complejas características de los reportes permiten mirar y analizar la información
facilitando una completa auditoria a medida que esta se procesa.
 Contabilidad General.

Este módulo es la fuente de todos los Estados Financieros generados por Contabilidad
DacEasy; este módulo mantiene en su sistema los saldos para todas las cuentas. La
información detallada desde otros módulos se pasa a contabilidad general y se asegura para
sus registros.
El módulo de contabilidad general puede usarse independientemente o integrarse
totalmente con cualquiera de los otros seis (6) módulos. La entrada de Movimientos
permite a los usuarios suministrar la distribución de los créditos y de los débitos. Ventanas
de búsqueda sensible de campos, en que se trabaja, hacen que esto se convierta en una
simple tarea de selección.
Los movimientos pueden agruparse usando sus propios códigos de Diarios. Al imprimir los
Diarios de Contabilidad General esta característica permite seleccionar un grupo de
movimientos o el archivo completo de Movimientos de Contabilidad General.
Este módulo permite definir los movimientos recurrentes. DacEasy genera
automáticamente las entradas que son iguales cada mes, como las de depreciación y
permite editarlas si es necesario.
Una vez que se hayan introducido los movimientos, se pueden generar Diarios hacia la
pantalla, hacia la impresora o hacia un archivo de disco. Estos Diarios ofrecen una completa
auditoria así como un método para verificar los movimientos antes de trasladarlos.
DacEasy permite postear (hacer traslados al mayor) para los periodos contables que se
seleccionen. Esta característica le da la capacidad de mantener activos, en un momento
dado hasta 19 periodos, lo cual es especialmente útil cuando se hacen entradas de ajuste
una vez que se haya terminado la actividad para el periodo.
En el cierre de cada periodo contable, DacEasy da la opción de borrar o retener detalles de
los movimientos de Contabilidad General para el periodo dado. El usuario decide si quiere
mantener toda la información en el archivo de movimiento o si imprime los Diarios y borra
el archivo al cierre del periodo. El procesamiento de los movimientos no se verá afectado
por la retención de datos. El sistema trabajará a la misma velocidad sin que importe el
número de movimientos en el archivo, pero sí se afectará el espacio usado en su disco duro.
Si se da cuenta que el archivo esta usando demasiado espacio, el usuario tiene la opción de
borrarlo cuando cierre el siguiente periodo contable.
Guardar la actividad de los movimientos por un largo periodo de tiempo permite imprimir
reportes en detalle. DacEasy ofrece un Reporte de Actividad de Cuenta el cual lista toda la
actividad de sus cuentas y resulta útil al analizar la naturaleza del saldo de una cuenta o
para ubicar un error de contabilidad.
En el cierre de un periodo contable, DacEasy permite revisar automáticamente las entradas.
El usuario sencillamente indica que movimientos deben reversarse. DacEasy pregunta esta
información cuando le da entrada al movimiento. Esta práctica común en contabilidad
permite manejar gastos acumulados al final de un periodo contable.
Como se puede ver, es posible usar el módulo de Contabilidad General para las necesidades
contables; sin embargo, cuando se usa con los módulos que se explicarán a continuación, se
convierte en un sistema completamente integrado en el que la mayoría de las entradas
actuales de débito y crédito se generan automáticamente. Un novato en contabilidad tiene
la capacidad de producir Estados Financieros detallados, generar Facturas, sacar Ordenes
de Compras, entrar Depósitos, hacer Pagos y muchas cosas más sin tener nunca que
realizar una entrada de Movimientos de débito y crédito.
Entre más módulos se usen, más información se podrá rastrear por DacEasy,
automáticamente. Si el usuario quiere saber a quien le vendió y le compro, y que fue lo
comprado y lo vendido, entonces tendrá que aventurarse mas allá del módulo de
Contabilidad General. Si usa solamente Contabilidad General o si usa todos los módulos,
sus estados financieros tendrán la misma apariencia. Lo que cambia es la información
adicional que estará disponible por medio de los otros módulos.
 Cuentas por Cobrar.

Este módulo ayuda al usuario a mantener un registro de la actividad de sus clientes.

DacEasy permite grabar cargos y créditos para sus clientes. Además de estas entradas,
DacEasy puede generar automáticamente cargos financieros para clientes con saldos
vencidos. Para revisión también se encuentran disponibles la opción Diarios para todas esas
entradas.
La entrada de movimientos de cuentas por cobrar permite entrar cargos y créditos para
clientes que se hayan definido en el archivo de clientes de DacEasy. Si es necesario, durante
la entrada de movimiento también se pueden añadir nuevos clientes de una forma muy
rápida.
Si también se está usando el módulo de Facturación, Cuentas por Cobrar es usado
principalmente para hacer ajustes en las cuentas de los clientes. Si no se quiere rastrear el
inventario ni enviar facturas impresas a sus clientes, las facturas para ellos pueden
establecerse usando este módulo.
La información estará disponible en los Estados (informes) de cuentas de clientes y en los
Reportes de Vencimientos. El módulo de Cuentas por Cobrar permite generar
automáticamente Cargos Financieros para saldos vencidos de clientes. Esos cargos son
calculados basándose en las condiciones que se defina en el archivo de Clientes cuando se
establezca el sistema. Ese interés puede cambiarse en cualquier momento. La información
para todos los movimientos de Cuentas por Cobrar se retiene hasta que se cierre el período
contable dado.
Esto permite imprimir un listado detallado de todos los movimientos para su revisión,
antes de cerrar el periodo. En Cuentas por Cobrar, los traslados al mayor envían al módulo
de Contabilidad General un movimiento resumido en el cual se consolidan todos los
movimientos y se hace una entrada para cada cuenta afectada.
 Cuentas por Pagar.

Cuentas por Pagar trabaja de la misma forma que el módulo de Cuentas por Cobrar. Su uso
primario es hacer ajustes en los saldos de los proveedores. Este módulo se utiliza para
entrar cargos y créditos para los proveedores existentes o para uno que se añada
posteriormente.
Los Diarios listan todas las actividades de Cuentas por Pagar en pantalla, en la impresora o
en un archivo de disco. El reporte de egresos evita tener que adivinar que cuentas se pagan;
ya que lista todas la facturas abiertas, tanto por fecha de vencimiento como por fecha de
descuento.
Al usar los módulos de Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar en conjunto con
Contabilidad General, el usuario obtiene una información completa de auditoria, así como
un historial para sus clientes y proveedores compilados automáticamente.
 Efectivo (Caja y Bancos).

El módulo de Efectivo de Contabilidad DacEasy demostrará ser uno de los módulos mas
útiles y más frecuentemente usados en el sistema. Se utiliza para entrar y rastrear todos los
depósitos y cheques. DacEasy también ofrece una característica de reconciliación de un
ilimitado número de cuentas.
Este módulo permite consolidar todo el movimiento de efectivo que incluye tanto los pagos
como las devoluciones de clientes y proveedores.
Dependiendo de su naturaleza, los depósitos y los cheques pueden ser empleados en un
saldo específico de un cliente o directamente en una cuenta de Contabilidad General. Se
puede entrar un depósito grande y distribuir su valor en un número ilimitado de cuentas.
Esto hace más fácil su proceso de reconciliación ya que el valor del depósito cuadrará con
los movimientos de su estado bancario.
Los cheques y las conciliaciones pueden aplicarse al saldo de un proveedor o directamente a
cualquier cuenta de Contabilidad General; además su proceso de distribución es sencillo.
Las ventanas de programa muestran una lista completa de las cuentas de contabilidad
general. Cuando se seleccionan cuentas para distribución, se puede usar Clientes y
Proveedores. Si se está aplicando un depósito o un pago a una factura en particular, las
facturas abiertas para el cliente o el proveedor se mostrarán en pantalla para su selección.
Los movimientos recurrentes se pueden definir para que, al pedirlo así, sean generados
automáticamente. Los pagos que sean iguales cada mes, como los de arrendamiento o los
de préstamos, se entrarán una sola vez y de ahí en adelante se generaran automáticamente.
Imagínese todos los movimientos mensuales generados por los usuarios simplemente
seleccionando una opción de menú, se usa esta característica para que contabilidad
DacEasy trabaje por el usuario.
 Facturación.

Se utiliza para entrar facturas de clientes. Este módulo debe usarse para enviar facturas
impresas a sus clientes. En ellas se pueden incluir ítems de inventarios, de servicios o
misceláneos.
Además de los archivos de productos y servicios, DacEasy incluye un archivo para Códigos
de Facturación. Con estos códigos puede facturarse clientes sin tener que usar los archivos
de productos o servicios. DacEasy permite definir todos los códigos que necesite para su
facturación. Estos códigos se usan en conjunto como productos y servicios para ítems
especiales o como su medio primario de facturación.
El Diario de ventas informa acerca de todos los ítems que han sido despachados o enviados.
Puede ser utilizado para verificar todas las facturas antes de trasladarlas al mayor.
Cada vez que el módulo de Facturación se registra en el mayor, el usuario tiene la opción de
construir un archivo de Análisis de Ventas, con el cual puede generar facturas basadas en
situaciones de ordenes pendientes con sus clientes.
Si el usuario decidió mantener el archivo de Análisis de Ventas, DacEasy rastrea
automáticamente esas situaciones en las que hay ordenes pendientes y en cuestión de
minuto puede generar nuevas facturas solo para los ítems que quedaron pendientes.
Los reportes de análisis de ventas pueden producirse usando el Generador de Reporte, a
partir de la información grabada en el archivo de facturas. Estos reportes le dan la
información de quien esta comprando que, cada cuanto y en que cantidad. El análisis de
venta le suministra la información necesaria para tomar decisiones para la compra
y mercadeo de sus productos o servicios.
DacEasy posee la capacidad de generar facturas recurrentes, lo cual permite enviar la
misma factura a un grupo seleccionado de clientes. Esto es particularmente útil en una
situación de facturación mensual, como por ejemplo en el caso de los gimnasios o en los
servicios de mantenimiento. Clientes con ítems o intereses distintos se colocan
en grupos diferentes de facturación que pueden definirse en el número de facturas que se
pueden generar.
 Compras.

El módulo de Compras permite mantener un registro de toda la mercancía que compra. Con
DacEasy el usuario puede generar ordenes de compra, recibir y devolver mercancía e
imprimir Diarios apropiados para revisar esta actividad.
Cuando se le da entrada a la mercancía recibida, Contabilidad DacEasy actualiza
automáticamente los ítems de inventario disponibles. Este proceso "en línea" permite
facturar inmediatamente esos ítems, si es necesario.
Cualquier pago por adelantado que se entre en la orden de compra, por ejemplo un depósito
que deba acompañar un pedido, será aplicado en la factura abierta que se haya creado al
recibir la mercancía.
Cuando se registra al mayor los pedidos que se reciban parcialmente se convierten en
ordenes de compra abiertas que listan solo los ítems que no se hayan recibido. Esto permite
rastrear todos los ítems que están en ordenes pendiente.
Se encuentran disponibles Diarios tanto para las ordenes de compra abiertas como para la
mercancía que se haya recibido. El estado de Cuenta de ordenes de Compras lo mantiene
actualizado en las ordenes de compras abiertas y en los ítems que tengan ordenes
pendientes. El Diario de compras saca en detalle toda la mercancía que se haya recibido.
 Inventario.

El último módulo de Contabilidad DacEasy es control de Inventarios. Para utilizar este

módulo usted debe estar usando el archivo de productos.
La característica de Ensamble de DacEasy permite ensamblar
automáticamente bienes terminados a partir de los materiales disponibles listado en su
archivo de Productos. Una vez que se haya establecido un código de producto para el bien
ensamblado, el usuario entra una lista de materiales requeridos para hacer ese ítem. Esta
lista incluye los códigos de los productos y las cantidades para todos los materiales que se
necesitan.
Al entrar el movimiento de Ensamble se le pide el número de ítems que se desea ensamblar
y DacEasy indica si el usuario tiene o no una cantidad suficiente de materiales para
ensamblar esos ítems. Al trasladar al mayor este movimiento se actualizarán
automáticamente las unidades disponibles, tanto para los materiales como para el producto
terminado. Esta característica permite facturar el bien ensamblado como un solo producto
en vez de listar individualmente cada uno de los materiales que se necesitaron para
ensamblar ese producto.
El reporte de Análisis ayuda a determinar la cantidad de materiales necesarios para
ensamblar una cantidad dada de productos terminados.
DacEasy también permite desensamblar ítems. Si es necesario desarmar algunos o todos
sus bienes terminados, simplemente se entra el número de ítems que se desea
desensamblar y DacEasy hace los ajustes por el usuario.
El módulo de Control de Inventarios también permite ajustes de inventario físico. Esto
permite ajustar fácilmente sus unidades Disponibles después de hacer un contéo del
inventario físico.
La característica de Asignación de Precios genera automáticamente precios nuevos para
ítems del inventario seleccionados. El usuario determina el método para colocar los precios
nuevos. DacEasy usa un ajuste en porcentaje o uno en un valor especifico en pesos. Esta
característica puede ser usada para subir o bajar de precio sus ítems de inventario.
Requerimientos del Sistema.
Para que Contabilidad DacEasy trabaje correctamente son necesarios los siguientes
requerimientos del sistema:
1. Computador IBM PC, PC/XT, PC/AT, PS/2 o algún otro 100% compatible con IBM.
2. Sistema operacional MS-DOS o PC-DOS (versión 3.0 o posterior).
3. 640K, o más de memoria RAM.
4. Por lo menos una unidad de disquete de 360K y un disco duro.
5. Impresora capaz de imprimir en comprimido 132 columnas.

11. Problemática del año 2000.

Definición del Problema.
El problema del año 2000 en los sistemas informáticos o problema Y2K (del inglés Year
2000) es un problema aritmético-computacional que se convierte en un serio problema de
negocios y social.
El problema aritmético reside en que muchos sistemas informáticos y dispositivos de
control, basados en tecnología microelectrónica, almacenan el año en dos caracteres, lo que
conlleva a que para las fechas mas allá del 31 de diciembre de 1999 el mismo se represente
como "00" para el año 2001, 02 para el 2002 y así sucesivamente. Esto producirá que se
distorsionen los resultados en los cálculos que involucran fechas a partir del 1ero. de enero
del 2000.
Es un serio problema de negocios y social porque los computadores hoy en día manejan las
informaciones básicas de las empresas, las redesinformáticas y de comunicación y los
sistemas para el control automático de procesos, tales como líneas de producción
en manufactura, dispositivos de seguridad, bóvedas, ascensores, control de tráfico aéreo,
dispositivos médicos, controles de generación y despacho de energía eléctrica, etc. Muchos
de estos conllevan un riesgo de tipo económico y otros a serios riesgos de vida humana.
Los procesos de negocios están servidos por computadores que poseen bases de datos de
clientes, proveedores, inventarios y registros financieros, que representan activos
informacionales de alto valor, sin los cuales una organización no podría operar
normalmente. Como vivimos en un mundo de redes de intercambio de información, esta
problemática, mas que de carácter individual, es de escala global, pues se podrían producir
fallas en las operaciones de los negocios, en la cadena de producción, comercialización y
distribución de bienes y servicios, a escala nacional y mundial, debido al síndrome del
contagio informacional. Si no se corrige el problema, estas fallas producirán grandes
pérdidas financieras por la afección de los activos y pasivos empresariales y los intereses de
clientes, accionistas y proveedores.
Este hecho ha llamado fuertemente la atención a los gobiernos, organismos reguladores,
organismos internacionales, asociaciones industriales y corporaciones; quienes han
desplegado extraordinarios recursos y esfuerzos coordinados para su solución.
12. Origen y Entendimiento del Problema.
Desde los primeros días de los computadores electrónicos, los programadores han
empleado dos dígitos para representar el año en los campos de las fechas (AA/MM/DD). En
los años 60’, cuando este convenio se hizo estándar, la representación de dos dígitos tuvo
sentido económico porque ahorró la memoria del computador y espacio de
almacenamiento. Aún en los años 80’, pocos creyeron que las aplicaciones que se estaban
desarrollando entonces seguirían operando después del año 2000. Por desgracia, esta
creencia estaba mal fundada. Aunque muchas aplicaciones recientes se adecuan al año
2000, muchas de ellas continúan operando. Además, el software y hardware ambientales
sobre los cuales opera una aplicación pueden no estar preparados para operar luego del
cambio de milenio. Suponer que cualquiera aplicación esta preparada para el Año 2000 sin
análisis ni pruebasadecuados, plantea considerables riesgos.
El problema del Año 2000 existe porque una representación de dos dígitos (00) del año se
interpretará en muchas aplicaciones como 1900, no como 2000, a menos que la fecha o el
programa lógico se modifique. Muchos cálculos indicarán que las transacciones han estado
abiertas por cerca de cien años o producirán números negativos. Los archivos nuevos
pueden que no sean reconocidos como los datos más recientes, originando que los archivos
actuales sean borrados o archivados como datos viejos. Estos y otros problemas lógicos y de
integridad de data tienen el potencial de causar problemas para el cobro de deudas, el
envejecimiento de la información, el calculo de las tasas de interés, etc., y podría perturbar
de manera significativa las operaciones comerciales normales. Además, cuando se
comparan las fechas, las facturas del cliente pueden cambiar de cargos a reembolsos y
viceversa. Todo lo anterior se compila por el hecho de que el año 2000 será bisiesto.
Un año bisiesto es aquel que al ser dividido entre cuatro su cociente o resultado es una cifra
entera, es decir, su residuo es cero, existiendo por tanto un año bisiesto cada cuatro años
(con 366 días en vez de 365). Esta es una vieja convención que se adoptó cuando el Papa
Gregorio XIII creó el calendario gregoriano en el 1582, vigente hoy en día. Pero además, esa
misma convención establece que el primer año de cada siglo no es bisiesto, aun siendo este
divisible entre cuatro (4), con excepción de cada cuatro siglos a partir del 1600. El año
2000 cae en esta categoría, por ser el 21 un siglo bisiesto (el año base del siglo es divisible
entre 400, exactamente), razón por la cual es la excepción de la excepción. Muchos
procedimientos computacionales fueron hechos tomando en cuenta que el año inicial del
siglo siempre es un año no bisiesto, pero como el 2000 lo es, muchos sistemas no van a
reconocer la fecha 29 de febrero del 2000.
Todos estos factores hacen, del Año 2000, un enorme reto. Que la industria comercial tenga
la capacidad de aceptar este reto y evitar serios problemas mientras el cambio de fecha
ocurre, será determinado por las acciones que tomen las Entidades Comerciales
individuales y la comunidad financiera en general entre hoy y el Año 2000. La demora de la
solución del problema corre el riesgo de que todas las modificaciones de código, pruebas y
otros cambios no puedan hacerse de manera oportuna. A diferencia de la mayoría de
los proyectos que conllevan tecnología, el escaso tiempo para que el año 1999 se convierta
en el año 2000, hace imposible demorar el acontecimiento y la plena aplicación de acciones
correctivas.
El problema del año 2000 no es exclusivo de los sistemas de información. Todo elemento
que emplee para su normal funcionamiento un microprocesador, debe ser revisado y
certificado. Todos los dispositivos inmersos (como también se les llama a
los microprocesadores) son en realidad pequeñas computadoras. Sin embargo, algunas son
muy simples si se les compara con una computadora personal. Los dispositivos más simples
consisten en un microprocesador único (chip) que a su vez, puede estar integrado a otros
microprocesadores dentro de un circuito integrado de una aplicación específica. Los datos
de entrada de este microprocesador pueden venir de un sensor cuyos registros de salida se
dirigen a un switch o activador que, por ejemplo, posiblemente regule el encendido o
apagado de un motor. En sistemas más complejos, el funcionamiento de los
microprocesadores inmersos esta regulado por un programa de aplicación, que permite que
estos dispositivos ejecuten una función para una aplicación específica. Si bien muchos de
ellos no son sensibles a la fecha y por ello no se verán afectados por el problema del Año
2000, otros sí lo son, y la llegada de esa fecha puede ocasionarles problemas serios, o al
menos, algunos inconvenientes si no se les corrige antes.
Esto incluye elevadores, semáforos, sistemas telefónicos, generadores, sistemas de aire
acondicionado, controles de seguridad electrónicos, faxes, fotocopiadoras, equipos médicos,
etc.
Básicamente el problema de la Tecnología de la Información e informático del cambio al
año 2000 es la incapacidad de los sistemas, que trabajan de una u otra manera con los
denominados Real Time Clock/CMOS Memory (RTC, CMOS, RTC/CMOS) y BIOS, de
operar correctamente ante el inminente cambio de fecha, sumados a la incapacidad de
algunos: Softwares, Programas de Aplicaciones y Sistemas Operativos que manejan este
cambio de fecha.
Dicho en otras palabras el origen del problema 2000 se encuentra en:
1. El uso y costumbre del formato de fecha DD-MM-AA en la vida cotidiana.
Tradicionalmente hemos presentado la fecha, tanto en los negocios como en las
actividades personales, mediante la convención de dd-mm-aa, sonde por ejemplo, 31-
12-98, significa el 31 de diciembre de 1998.
2. Limitaciones tecnológicas. En computación, un byte representa un carácter o símbolo,
tal como una letra o un dígito numérico. En las décadas de los 70’, y 80’ había gran
escasez de memoria en los computadores por su alto costo y por el poco avance en los
dispositivos electrónicos de almacenamiento. De tal manera que, para esa época,
representar el año con cuatro dígitos era simplemente un sacrilegio.
3. Falsa apreciación del horizonte temporal. En estas décadas, la gente veía muy lejos la
llegada del año 2000 lo que determinó que en las decisiones de negocios y las
acciones que se realizaban no se tomara en cuenta el cambio de milenio.

Efecto Crouch-Echlin.
Bautizado con el nombre de sus descubridores, Jace Crouch y Mike Echlin, el efecto
Crouch-Echlin es un problema que afecta a los relojes de tiempo real de las computadoras
(RTCs) y solo aparecerá, de manera impredecible y esporádicamente, después del 1ero. de
enero del 2000.
Una de las tareas que realiza la BIOS en el momento de encendido, es tomar la fecha del
RTC y almacenarla en un lugar de la memoria donde el sistema operacional pueda
encontrarlo. Las BIOS de las PCs manejan las fechas restando el número de años a partir de
1980 (digamos que este es el año "cero" en la era de la computación personal). De manera
que al mostrar una fecha, la BIOS siempre resta 80 a los últimos dos dígitos... excepto
cuando la fecha es posterior al 2000. Los fabricantes de BIOS se dieron cuenta muy rápido
de este problema y lo resolvieron de manera sencilla, agregando una cláusula "if then" a la
rutina de encendido: "if date<2000. Then substract 80, else, go 4_digit_date_routine". O
algo así. Lo que nos trae al problema actual.
El RTC se actualiza cada segundo, y mientras se está actualizando, la fecha y la hora están
cambiando, de manera que se encuentra en un estado indeterminado. En ese momento, la
BIOS no puede leer la información del RTC. El RTC le avisa a la BIOS y ésta se abstiene de
leer. El aviso aparece 244 microsegundos antes de que la información cambie para que la
BIOS tenga tiempo de decidir si esperar o tomar la información inmediatamente.
Cuando la BIOS tiene que restar 80 años a la fecha que le da el RTC, esta es una operación
que dura menos de 244 microsegundos. Sin embargo, cuando tiene que ir a la subrutina de
4 dígitos, el procedimiento gasta algo mas que ese tiempo. Normalmente no hay problema,
pero ocasionalmente la BIOS decide chequear la información dentro del margen de 244
microsegundos y si estamos después del 2000, el RTC cambia en medio de la operación. El
resultado es que la BIOS lee basura y el sistema operacional arranca con fecha y horas
corruptas.
Existen varias curas para este problema. La más básica sería cambiar la manera como la
BIOS calcula las fechas. O se podría utilizar un chip RTC con doble bufer para salida. De
esta manera no hay peligro que la fecha cambie mientras es leída. Infortunadamente, el
efecto Crouch-Echlin fue descubierto recientemente y la mayoría de las motherboards son
todavía diseñadas con RTCs sin bufer. Si el mercado pensaba que las
recientes Pentium conWindows 98 serían inmunes a los problemas del año 2000, vale la
pena una segunda mirada.
Otra solución es revisar la fecha cada vez que se enciende la computadora. Se puede
cambiar la fecha si es necesario y esta no causará problemas mientras la computadora esté
encendida ya que el efecto Crouch-Echlin solo ocurre con la rutina de inicio, procedimiento
manual, pero efectivo. Solo es necesario repetirlo todos los días durante los próximos cien
años.
La solución más sencilla para un dueño de PC es instalar una tarjeta con doble bufer que
reemplace automáticamente el RTC de la motherborad. De esta manera se solucionan los
problemas normales del año 2000 y los del efecto Crouch-Echlin.
El peligro con muchas tarjetas que tienen RTC para los problemas normales del 2000, que
no dicen explícitamente que resuelven el efecto Crouch-Echlin, es que de hecho pueden
provocarlo.

3. Listado de algunas Areas y Sistemas posiblemente afectados.

Se ha dicho que la dificultad específica de los dispositivos inmersos
(microprocesadores) es la identificación de los que presentan problemas.
Quizás de 1000 microprocesadores inmersos solo dos o tres serán los que
requieran corrección, pero podrían ser estos los que
controlan procesos críticos, como regular la activación de un sistema de cargo
de intereses a los deudores de un banco. Si alguno de éstos falla puede
ocasionar pérdidas económicas muy importantes. Lo difícil es encontrar esos
dos o tres microprocesadores y corregirlos. A continuación se presentan una
lista a manera de ejemplo, de equipos en los que se pueden encontrar
microprocesadores inmersos. Cabe aclarar que para abordar los equipos que
comprende la lista que se presenta a continuación en primer término se tiene
que discriminar si se trata de equipos con funcionamiento analógico o digital.
Si fuere el segundo caso cabe advertir que la probabilidad de falla en la
mayoría es muy baja. En primer término se enlistan los que tienen una alta
probabilidad de presentar problemas en su funcionamiento por
incompatibilidad Año 2000.
 Controladores lógicos programables.
 Equipos de teledimensión.
 Equipo de comunicación inteligente.
 Conmutadores controles.
 Equipo de navegación automática y telecontrol.
 Equipos metereológicos.
 Equipos biomédicos de terapia intensiva y sistemas de sustentación de vida.
 Sistemas de control inteligente.
 Máquinas de control numérico.
 Sistemas de control y adquisición de datos (SCADA).
 Equipos electrónicos para manejo de materiales peligrosos.

Así mismo, se presentan a manera de orientación equipos que al ser

identificados con funcionamiento digital pueden contener microprocesadores
con baja probabilidad de falla por incompatibilidad del año 2000, tipo de
actividad:
 Equipos de Oficina.
 Computadoras.
 Copiadoras.
 Computadoras personales.
 Faxes.
 Computadoras portátiles.
 Teléfonos celulares.
 Agendas electrónicas.
 Cámaras de video fijas y móviles.
 Sistemas de telefonía.
 Sistemas de control de tiempo.
 Correo de voz.
 Equipo industrial.
 Sensores ópticos.
 Sensores de temperatura.
 Sensores de flujo.
 Lectores de código de barras.
 Analizadores de sustancias químicas.
 Válvulas.
 Instrumentos o sistemas de control.
 Sistemas de administración de la producción y de planeación del negocio.
 Sistemas de edificios.
 Aire acondicionado.
 Generadores eléctricos de respaldo.
 Sistemas de administración de edificios.
 Alarmas contra incendios y contra robos.
 Sistemas de circuito cerrado de televisión.
 Cierre de puertas.
 Sistemas de control de incendio.
 Sistema de calefacción y aire acondicionado.
 Elevadores.
 Escaleras eléctricas.
 Sistemas de luz.
 Bóvedas y cajas fuertes.
 Sistemas de control de acceso.
 Sistemas de seguridad.
 Cámaras de seguridad.
 Sistemas de aspersores.
 Sistemas de conmutadores.
 Transporte.
 Automóviles.
 Sistemas automáticos de emisión de boletos.
 Sistemas de control y mando.
 Cámaras, radares, detectores de velocidad.
 Sistemas de supervisión fotográfica.
 Sistemas de posicionamiento global.
 Comunicaciones.
 Conmutadores de teléfonos.
 Sistemas de comunicación por cable.
 Satélite.
 Sistemas biomédicos.
 Analizadores.
 Contadores de radiaciones.
 Desfibriladores.
 Electrocardiógrafos.
 Electromiógrafos.
 Esterilizadores.
 Equipo láser.
 Maquinas cicladoras.
 Monitores de signos vitales.
 Sistemas médicos.
 Ventiladores.
 Unidades integrales de:
 Anestesia.
 Hemodiálisis.
 Tomografía axial computarizada.
 Radioterapia.
 Radiografía tomográfica.
 Radioterapia intracavitaria.
 Hipo-hipertemia.
 Ultrasonografía.
 Radiología ósea.
 Equipo domésticos.
 Microondas.
 Video caseteras.
 VHS.
 Sistemas de calefacción.
 Aire acondicionado, etc.
 Banco y finanzas.
 Cajeros automáticos.
 Sistemas de tarjetas de crédito.
 Etc.

A continuación presentaremos algunas áreas de cualquier empresa que

pueden ser afectada por la problemática 2000.
 Sistemas departamentales (Software).
 Contabilidad.
 Contratos.
 Control de créditos.
 Base de datos.
 Distribución.
 Mantenimiento.
 Fabricación.
 Mercadeo.
 Procesamiento de ordenes.


 Nómina.
 Puntos de ventas.
 Ordenes de compras.
 Ventas.
 Seguridad.
 Control de inventario.
 Transporte.
 Depósito, etc.

14. Técnicas recomendadas para la solución del problema.

La problemática Y2K es un problema global; lo tienen todos los países, todos los gobiernos,
todos los ciudadanos del mundo que directa o indirectamente dependen para algún aspecto
de su vida de los sistemas electrónicos y de computo. Además, la fecha límite para que
queden arreglados es fija e inamovible; cada momento que transcurre se acorta el tiempo
en la cuenta regresiva para la llegada del año 2000.
En muchos países el problema de la conversión informática se ha considerado como uno de
los retos de corto plazo más importantes, por lo que han iniciado acciones inmediatas para
enfrentarlo.
Existen en el mercado muchas herramientas y softwares para resolver el problema del año
2000. Cada persona, institución o empresa será libre de elegir el método que más le
convenga. A continuación se presentan algunas técnicas principales empleadas para la
solución del problema del cambio de milenio.
Antes de determinar cual solución específica aplica a la solución de dicho problema, es
necesario tener un inventario de las aplicaciones, con los archivos, programas, interfaces y
campos de fecha ubicados y categorizados. Ese inventario se puede hacer yendo desde la
aplicación y sus funciones, bajando en el camino los usos que se le da a los campos de fecha.
La búsqueda será más o menos complicada dependiendo de la cantidad de aplicaciones de
una institución, de su grado de automatización y de la existencia de estándares
y documentación.
a. Esta técnica consiste en empaquetar los años mayores de 99 dentro de los dos dígitos
existentes en los campos de fecha, empleando dígitos hexadecimales en lugar de los
decimales. De ese modo, no es necesario ampliar el tamaño de los registros. Implica
añadir lógica adicional a los programas para que puedan interpretar ese formato de
fecha, lo que degradaría el "Performance" de las aplicaciones, y eventualmente habría
que ampliar los campos a cuatro dígitos.
Esta técnica es útil en los casos en que los tamaños de registros se acercan a
los límites permitidos, o cuando el tamaño físico del archivo se acerca al máximo
soportado por el sistema.
También resulta útil cuando archivos indexados contienen fechas dentro de los
campos llave, y los campos llave tienen tamaño limitado.
La técnica de Compresión parece simple pero no lo es. Implica la revisión de todos los
programas que la referencian, para asegurar que no se pierde la precisión. Además,
todo programa que emplee el archivo con esa fecha, debe ser alimentado a través de
un programa "Puente".
b. Técnica de Compresión.
 Esta técnica consiste en fijar rangos de fechas que abarquen 100 años cada una.
Cuando aparece un año, se le asigna un siglo determinado, partiendo
del valor numérico del año. Si la ventana elegida es de 100 años, del 1950 al 2049, la
lógica a seguir sería que, si el año es inferior a 50, se le añade 2000. De lo contrario,
se le añade 1900.
Esta solución deja intactos los archivos, tanto en cuanto a contenido como a longitud
de registros, pero no funciona si los datos han de compartirse con otras aplicaciones o
usuarios externos. Por tanto, ha de aplicarse como una solución temporal, o si los
programas han de ser gradualmente eliminados y sustituidos por otros (cambio de
software).
Para la mayoría de las empresas, la mejor solución será la de Expansión. A otras
podrá parecerles aceptable la de Compresión o de Windowing, y estimarán que deben
adoptarlas ya sea por razones de costo, tiempo o imposiciones técnicas. Tanto la
técnica de Expansión como la de Compresión implican la construcción de programas
intermedios de conversión de archivos al nuevo formato.
Habrá instituciones que adopten una mezcla de soluciones. Todo dependerá de
la naturaleza de sus aplicaciones y la complejidad de su procesode adaptación.
c. Técnica de "windowing".
d. Programas "Puente".

Los programas "Puente" tienen como misión primordial limitar el impacto de modificar
archivos que contienen fechas de Categoría 3, en programas que utilizan dichos archivos,
pero que no usan el campo de fecha o no son sensitivos al cambio de milenio.
Un "Puente" es un programa que lee la versión modificada de un archivo, y genera una
versión del mismo en el formato anterior.
Con frecuencia los programas "Puente" sirven a programas generadores de reportes, o a
programas de interface que pasan data, no relacionada con fechas Categoría 3, a otros
programas.
Los programas "Puente" pueden ser temporales, empleados únicamente para permitir que
se realice la conversión completa asociada con fechas Categoría 3 después de su fecha de
impacto, o pueden ser permanentes, integrándose a los sistemas como intermediarios para
que los programas no afectados por fechas Categoría 3 puedan accesar con normalidad los
archivos, sin necesidad de modificarlos. En ambos casos, para mantener la naturaleza de
su función, deben ser siempre vehículos de una sola vía.
No se puede dejar de insistir en la necesidad imperiosa de que las empresas adopten
acciones inmediatas para resolver el problema asociado con los dispositivos inmersos. Los
expertos recomiendan que se tomen medidas correctivas cuanto antes y no se deje el
problema para el final, cuando quizás ya no se tenga suficiente tiempo para corregir y
probar en forma adecuada todos los equipos y sistemas.
Debido a que la identificación, la corrección y la prueba de los dispositivos inmersos
implican un trabajo muy complejo y laborioso, las empresas tienen que actuar cuanto antes
para lograr terminar todas las fases del proyecto de conversión. Se sugiere abordar el
problema de una manera estructurada, con una administración de proyecto rigurosa que,
reduzca el riesgo.
El proyecto de solución del problema del Año 2000 va a requerir recursos, cooperación y
compromisos por parte de todas las áreas de la empresa. Es por eso que es muy importante
que los mandos técnicos y administrativos que tienen injerencia en los procesos críticos del
negocio trabajen de manera conjunta dentro en un equipo para llevar a cabo la evaluación y
prueba de los procesos.
De igual manera, esta fuerza de trabajo puede ser indispensable no sólo para impulsar el
proyecto, sino mientras no se haya nombrado un administrador de éste. Se estima que al
menos en este equipo de trabajo deben de estar representados los directores generales de
los departamentos de Recursos Humanos, de Compras, de Informática,
de Servicios Administrativos, de Administración de Riesgos y de Contabilidad.
 Elaborar una cláusula para los contratos en que se especifiquen de manera clara los
estándares de compatibilidad con el Año 2000.
 Se deben nombrar coordinadores de proyecto, ellos serán responsables de organizar las
actividades del proyecto en su área. Ellos serán a su vez, el punto de contacto con el
administrador del proyecto Año 2000 de toda la empresa.
 Desarrollar un plan estratégico que identifique al menos los siguientes pasos en
el desarrollo del programa y sus implantaciones.

a. Es importante que todos los mandos ejecutivos de la empresa estén conscientes de los
problemas de los dispositivos inmersos y de su impacto potencial en sus negocios con
motivo de la llegada del Año 2000.
b. Concientización.

Es importante contar con asesoría para proteger a la empresa contra posibles

demandas.
c. Coordinación de los aspectos legales.
d. Inventario.

Las empresas deberán evaluar la magnitud y complejidad del problema Año 2000 en los
dispositivos inmersos mediante el levantamiento de un inventario de dispositivos inmersos
detallado. Este debe comprender la función del dispositivo, la operación que apoya y sus
interfaces con otros sistemas.
d. Evaluación.

Una vez que los equipos con dispositivos inmersos han sido inventariados, se deben
localizar los acuerdos o contratos que amparan estos productos para poder identificar si
los proveedores aun tienen responsabilidad por garantía o por contrato de servicios
o mantenimiento. Los equipos y sistemas deberán jerarquizarse dependiendo del proceso
en que interviene su operación y de su función dentro de éste, de acuerdo a los siguientes
criterios:
1. Primer nivel de prioridad, si el equipo participa dentro de un proceso crítico en de la
operación de la empresa y su función es determinante para que éste se lleve a cabo y si
además el dispositivo requiere ser convertido o reemplazado.
2. Segundo nivel de prioridad, si el equipo apoya una función importante para el negocio
y tiene que ser convertido o reemplazado.
3. Tercera prioridad, si simplemente apoya una función marginal y cuyo reemplazo
puede ser pospuesto.

d. Esta actividad implica tres alternativas posibles: reemplazo, retiro o reparación. Para
saber por cual optar se requiere, en primer término, identificar al productor o
proveedor y contactarlo para transmitirle la información del equipo en cuestión y
conocer si es compatible o no; de no serlo, se deberá proceder a contratar
el servicio de reparación o reemplazo, en caso de no poder retirarlo. En algunas
empresas la comunicación con los proveedores puede resultar un proceso complejo si
se trata de una gran variedad de proveedores con distintos equipos cada uno. Si fuese
el caso, habría que tener especial cuidado en transmitir la información adecuada a
cada proveedor. Se tiene que tomar en cuenta que una vez enviada la información se
entra en un periodo de espera hasta que el proveedor entregue la parte
o microprocesador correspondiente, para poder proceder a la prueba de
funcionamiento del equipo o sistema.
e. Conversión.
 El tiempo y costo que requiere la fase de validación y pruebas revela la complejidad
inherente del problema Año 2000. Todos los microprocesadores inmersos
convertidos o reemplazados tienen que ser validados y probados de manera muy
minuciosa para eliminar la posibilidad de fallas debido a errores encubiertos que se
hayan introducido durante la corrección. Se tiene que verificar que la compatibilidad
con el Año 2000 funcione en forma adecuada dentro del sistema en que se encuentra
integrado el microprocesador. En los sistemas de control por estructuras jerárquicas
de componentes, cada uno puede ser vulnerable al problema año 2000 en conjunto o
en sincronía con los otros niveles, debido a las formas de compatibilidad de cada uno.
f. Validación y pruebas.
g. Implantación.

Una vez corregidos y/o reemplazados y después probados los dispositivos inmersos, se
tienen que integrar al ambiente de producción.
15. La República Dominicana ante la Problemática del Año 2000.
Hoy día existen en nuestro país numerosos sistemas obsoletos en operación. Estos sistemas
son particularmente vulnerables al problema del año 2000 por dos razones principales:
1. Eficiencia económica: En la época en que fueron desarrollados estos sistemas, las
unidades de almacenamiento de datos eran de capacidad muy limitada y su costo muy
elevado, por tanto los programadores intentaban aprovechar al máximo los recursos
disponibles utilizando formatos que ahorran espacio. Como la fecha de seis dígitos
(dd/mm/aa).
2. Falta de planificación: Realmente el personal técnico no pudo vislumbrar cual sistema
de los que fueron desarrollados hacen 15 o 20 años (en algunos casos más)
estuvieran operaciones hoy día, es por esto, que no se tomaron las previsiones
necesarias para el milenio.

Las instituciones financieras, compañías de seguros, empresas de comunicaciones,

empresas de manufactura e instituciones de servicios públicosgubernamentales y cualquier
otra empresa que maneje un gran volumen de datos con sistemas "Mainframe" se perfilan
como las mas afectadas a consecuencia del milenio, en la República Dominicana.
Dentro de las plataformas informáticas señaladas como de mayor riesgo podemos
enumerar: COBOL, PL/1, Asembler, Focus, Nomad, Ramis, Easytrieve, DYL260, DYL280,
ADF Y CICS, entre otras.
Por otra parte, hay empresas en nuestro país que todavía utilizan lenguajes oficialmente
declarados como muertos (que carecen de soporte y/o actualizaciones por parte de la
casa matriz). Un ejemplo de esto es OS/VS COBOL, que fue declarado muerto por IBM hace
mas de una década. Las compañías que estén corriendo estos programas no tienen ninguna
oportunidad de esperar una solución a la problemática del año 2000 dentro de sus
plataformas.
En suma, el problema del año 2000 es real y demanda atención inmediata. En la República
Dominicana hay muchas empresas que no tienen recursos técnicos para afrontar el
problema. Las organizaciones que no han comenzado a trabajar con el milenio ya están
tarde porque tendrán que cambiar la data, los programas, los equipos o todo lo anterior. Es
un proceso que toma tiempo y el tiempo se esta, literalmente, acabando.
Medidas de control tomadas por algunas Empresas Dominicanas.
Preocupados por la problemática que nos asecha al acercarse inevitablemente el nuevo siglo
(S. XXI) hemos decidido realizar una encuesta con miras a determinar las medidas que han
adoptado algunas de las principales empresas dominicanas en el área de Santo Domingo
para esperar el nuevo milenio, y que soluciones han buscado a los problemas, que desde ya
les está acarreando este acontecimiento.
Dicha encuesta fue elaborada para que sirva de guía a muchas entidades que todavía no se
han dado cuenta de las consecuencias con las que pueden verse afectadas.
A continuación presentamos las conclusiones a las que arribamos después de haber
estudiado las respuestas de las 25 empresas dominicanas, que tomamos
como muestra del universo en la ciudad de Santo Domingo.
Resultados de la encuesta.

1.
2. ¿Ha organizado la Empresa algún evento o actividad que informe al personal sobre el
Problema del año 2000?

3. ¿Ha establecido un comité de vigilancia para dar seguimiento al problema del año
2000?
4. ¿Ha evaluado el Departamento de Informática los sistemas y equipos con los que
cuenta la Empresa en cuanto a Capacidad para funcionar mas allá del año 1999?
 4.
5. ¿Ha realizado la empresa los resguardos necesarios de todas las informaciones, para
enfrentar los posibles problemas que puedan presentarse después de 1999 y continuar
con las operaciones de la empresa de manera exitosa?

6. ¿La empresa ha realizado pruebas piloto de compatibilidad a los equipos

informáticos?
7. ¿Los resultados de estas pruebas pilotos, a nivel de hardware han sido compatibles o
no compatibles?
 8. ¿Han sido las pruebas piloto, a nivel de software, compatibles o no compatibles?

9. ¿Ha preparado la empresa un plan de contingencia para enfrentar las posibles fallas
en los sistemas computarizadas derivado del problema informático año 2000?
10. ¿Que medidas ha tomado la empresa para enfrentar los posibles problemas que
acarrea la llegada del nuevo milenio?

 Actualizar todos los programas que podrían verse afectados con el cambio de siglo.
 Crear conciencia del problema y aceptar el compromiso dentro de la institución.
 Concientización de todo el personal y de nuestros clientes.
 Ejecutar el proceso de adecuación dentro de las arreas que así lo ameriten.
 Elaboración de un plan de contingencia con miras a pruebas internas, simulando fechas
futuras, con el objetivo de efectuar posibles errores.
 Solicitar el estatus a todos nuestros clientes y relacionados estratégicos el estatus de sus
sistemas frente al año 2000.
 Cambio de hardwares.
 Entrenamiento al personal.
 Buen sistema de backup.
 Cambio del sistema de contabilidad.
 Confirmación escrita de todos los suplidores de las licencias de hardware y software
originales (licencias originales) de compatibilidad con el año 2000.
¿Cuenta la empresa con el personal capacitado para enfrentar los problemas que trae
consigo el Año 2000?
De acuerdo a las respuestas obtenidas en la encuesta realizada a 25 empresas del país, como
muestra del universo, pudimos denotar, que una parte muy considerable se ha puesto en
pro de lucha para enfrentar la problemática del año 2000.
A pesar de que muchas compañías no han tomado todas las medidas necesarias, por lo
menos se ha preocupado en actualizar su Hardware y su Software, con la finalidad que sean
compatibles con la problemática Y2K.
Sin embargo, lo más importante no es actualizar los sistemas y los equipos, sino estar
preparados para cualquier imprevisto que pueda ocurrir con la llegada del nuevo siglo.
Según los resultados obtenidos en la encuesta nos pudimos percatar que la mayoría de las
empresas no se han preocupado por designar un grupo de personas que enfrente la
problemática con seriedad, lo que podría acarrear en un futuro perdidas de dinero, y lo más
preocupante perdida de información, la cual puede ser vital para la empresa.
Consideramos que nuestro país, a pesar de ser subdesarrollado, algunos empresarios han
sabido tomar este problema con notable interés, para que el mismo no afecte las
operaciones de sus empresas y con la llegada del nuevo milenio el país no cese en su
desarrollo.
16. Problemática 2000 vs. daceasy accounting system.
Módulos de DacEasy posiblemente afectados.
Una de las principales característica del software DacEasy es ofrecernos de una manera
oportuna las informaciones que son necesarias para poder tomar las decisiones a tiempo.
Es por eso que las fechas juegan un papel muy importante.
Debido a que la problemática del año 2000 radica específicamente en el factor fecha,
consideramos que DacEasy es vulnerable a este acontecimiento.
Los diferentes módulos que componen este programa están orientados a ser usados en
periodos determinados para así proveernos de las informaciones requeridas en el tiempo
deseado. En esta fase del programa es inminente el uso de las fechas, las cuales
proporcionan la facilidad de elegir el periodo en el cual se desea introducir al programa las
transacciones contables.
Es importante aclarar que aquellas empresas que manejan su sistema de contabilidad bajo
el ambiente DacEasy, que utilicen una de las versiones anteriores a la No. 8 y que sus
equipos informáticos no sean compatibles para funcionar a partir del año 1999, presentarán
problemas en el funcionamiento del sistema con la llegada del año 2000.
Contabilidad General.
El Módulo de Contabilidad General podría ser afectado, ya que este permite definir los
movimientos recurrentes, generar las entradas de cada mes, calcular automáticamente las
depreciaciones, realizar entradas de ajustes a un periodo ya terminado y otros aspectos
como estos que están relacionados directamente con la fecha, hacen a este módulo
vulnerable a la problemática del año 2000.
Cuentas por cobrar.
La importancia de este modulo es relevante, ya que por medio del mismo el Sistema
permite al usuario obtener un informe de los cobros realizados, una situación actualizada
de cada cliente y nos facilita un reporte por antigüedad de las facturas pendientes de cobro;
todo esto, hace que la fecha sea un factor determinante para las cuentas por cobrar en la
problemática año 2000.
Cuentas por pagar.
La vulnerabilidad de las cuentas por pagar a la problemática Y2K, se mide de igual forma
que para el módulo de cuentas por cobrar, puesto que trabaja de la misma forma que este.
Efectivo (Caja y Bancos).
Uno de los módulos más importantes del sistema DacEasy es el de efectivo. El efecto que
podría provocar la llegada del nuevo milenio en dicho modulo se reflejaría en la elaboración
y aplicación de pagos a proveedores distorsionando los resultados de los estados de cuentas
debido a una posible alteración de fechas.
En adición a esto se encuentran las conciliaciones bancarias, que podrían ocasionar
discrepancias entre los estados del banco y los de la empresa, así como también distorsión
en las fechas de los cargos y créditos bancarios.
Además podemos añadir que los pagos realizados por los clientes se afectarían, de tal forma
que los balances de facturas pendientes podrían resultar alterados debido a la aplicación de
un pago en una fecha que podría ser cambiada por el sistema.
Facturación.
El módulo de facturación también juega un papel importante en DacEasy, debido a que por
medio del mismo el usuario puede desarrollar con mayor rapidez y exactitud el proceso de
ventas.
El nuevo milenio puede afectar él modulo de facturación provocando cuantiosas
consecuencias, las cuales se verán reflejadas en el estado de situación del cliente; ya que un
cambio de fecha en el registro de cualquier transacción que afecte este modulo puede
arrojar resultados positivos o negativos.
Compras.
La fecha es sumamente importante en la ejecución del modulo de compras debido a que las
transacciones realizadas en dicho modulo provocan cambios en otros módulos los cuales
afectan los resultados de las operaciones.
Inventario.
De acuerdo al sistema de valuación de inventario que se utilice en una Empresa X, de esto
dependerá la incidencia que tenga la llegada del 2000 en el módulo de Inventario.
Consecuencias.
La Problemática del año 2000 traerá consecuencias de índole financieras, económicas,
tecnológicas y sociales.
A pesar de que existe conciencia de la seriedad del problema del año 2000, en muchas
organizaciones aún no se ha podido evaluar el efecto potencial que puede tener en las
operaciones de una empresa. Se sabe que en ningún caso, aquellas empresas que
empezaron a resolver el problema desde hace tiempo, han revelado que sobre estimaron los
recursos requeridos en su proyecto año 2000. "El problema siempre ha resultado ser
mayor, peor y más costoso de lo que cualquiera hubiera imaginado en un principio". La
mayoría de los analistas recomiendan que se tomen acciones cuanto antes, para poder dejar
un período de tiempo considerable para la implantación y las pruebas.
Las organizaciones que empezaron a resolver el problema con oportunidad, han
demostrado que el contar con un margen de tiempo, les ha permitido
identificar estrategias para reducir costos e incorporar beneficios agregados dentro de las
soluciones. Lo que les ha dado cierta flexibilidad en la toma de decisiones es contar con
tiempo para evaluar alternativas.
Debemos considerar también, las consecuencias de índole legal que les podría acarrear el
problema informático año 2000. En primer término se debe distinguir entre el riesgo legal
que una organización o empresa puede tener de ser demandada por incumplimiento debido
a la falla de sus sistemas y la otra son las medidas que se pueden tomar con relación a los
proveedores o distribuidores de equipos.
El riesgo de una demanda por falla en los sistemas puede ser por incumplimiento de
contrato, demandas laborables, presentación irreal en los balances de los estados de
cuentas de los clientes y/o proveedores, distorsión en los balances de las cuentas de los
estados financieros, distorsión en los cálculos de las cuotas impositivas, etc.
Estas consecuencias se ven más claras cuando tratamos de analizar detalladamente cada
uno de los módulos que conforman el sistema de contabilidad DacEasy. Es probable que al
momento de un usuario ejecutar en el sistema el pago a un proveedor el mismo pudiera
aparecer con un balance sobre-valuado o sub-valuado lo que traería como consecuencia un
posible litigio judicial; esta misma situación se presentaría si fuese el caso de un cobro hacia
un cliente.
Son impredecibles las consecuencias que podría acarrear la llegada del nuevo milenio.
Tanto así, que nos pudiéramos sorprender cuando al momento de encender nuestro
sistema computacional, en las empresas en las cuales laboramos, nos encontremos con la
sorpresa de que el sistema no funciona. Lo cual traería como consecuencia funesta o trágica
la paralización parcial o total de todo el sistema computarizado de la empresa, la perdida de
información importante, y por ende el cese de las operaciones contables de la misma.
Y como reza la frase popular: "Una consecuencia acarrea la otra". Esto quiere decir, que al
cesar las operaciones contables de la empresa implicaría el paro de las actividades que se
realizan ordinariamente, tales como: compras, registros, pagos o cualquier otro servicio o
actividad que ofrezca la empresa.
En el caso de que una empresa posea un sistema computarizado de contabilidad (Software)
compatible con la problemática 2000, pero que la misma trabaje con aparatos tecnológicos
no compatibles (Hardware), esta empresa se verá afectada de la misma manera que se verá
una empresa de la misma índole, pero que su Software no sea compatible, y su Hardware sí.
Muchos se sorprenderán cuando al tratar de realizar una operación bancaria, el sistema del
banco con el cual trabajan presente unos balances en contra o a favor del usuario. Esto
traería como consecuencia la inestabilidad en la realización de los desembolsos, ya que no
se tendría con precisión el estadode liquidez real de la empresa. Otra consecuencia sería
que la empresa dejará de obtener beneficios por una actividad dejada de realizar a causa de
la misma inestabilidad.
Una consecuencia que podría ocurrir y acarrear problemas a la empresa es la pérdida de
clientes por el constante error en los precios, debido a que el sistema automáticamente
realiza un arrastre de los mismos del módulo de inventario, el cual, en ese momento, podría
estar funcionando incorrectamente, ya que al introducir la fecha a la factura la interface
realizada interpreta una fecha equivocada y arrastra un precio correspondiente a un
periodo no vigente.
De la misma manera se podría ver afectado el módulo de cuentas por cobrar, ya que la fecha
es imperativa en el desarrollo de la gestión de esta actividad. Podría ocurrir el caso que el
encargado de cuentas por cobrar desee enviar los estados de cuentas a los clientes morosos
como medida para eficientizar el cobro; pero al ejecutar dicha operación el sistema altere
los balances debido a que realizó una inadecuada interpretación de la fecha y presentó, en
los estados, cuentas saldadas como balances pendientes de cobro.
Sin embargo, la empresa no sólo se verá afectada porque su sistema computacional no le
funcione, también se verá afectada porque el sistema de sus clientes no funcione o funcione
incorrectamente. Tal podría darse el caso de que los clientes llamen a la empresa diciendo
que la contabilidad no les funciona, que no saben por donde andan y que tendrán que
retrasar los pagos.
Podría darse el caso, también, de que los controles programados de los sistemas funcionen
incorrectamente, provocando consecuencias desastrosas y cuantiosas para la empresa. Este
podría ser el caso de una empresa que desee presentar a la renta el pago del ITBIS
(Impuesto sobre la transferencia de bienes y servicios industrializados), así como también,
el pago por la retención a los empleados en su función de Agente de Retención.
No hay duda alguna de que si el Hardware es importante en el funcionamiento de un
sistema de cómputos, el Software también lo es. Es por esto, que las empresas deben contar
con un software de contabilidad que le garantice el buen funcionamiento de las operaciones
antes y después de la llegada del nuevo milenio.
Las empresas deben tener pendiente, al momento de cualquier falla en el sistema o en los
equipos, que los proveedores de los mismos tienen la responsabilidad, en caso de garantía,
de proveer la solución a cualquier problema presentado por el equipo o por el software, y a
la vez reponer cualquier daño o pérdida ocasionado por la falla de los mismos.
Posibles soluciones.
DacEasy Accounting System es un software que reúne todas las condiciones necesarias para
trabajar bien; pero es importante resaltar que no todas las versiones de este software son
compatibles con la problemática Y2K. Unicamente las empresas que actualicen las
versiones a la No. 8 o la No. 9 estarán listas para seguir funcionando sin problemas.
Las Versiones 8 y 9 de DacEasy ofrecen a los usuarios seguridad en cuanto al soporte de las
fechas para el año 2000, esto garantiza que el sistema realice las interfaces entre los
diferentes módulos sin arrastrar ningún problema de fechas; proporcionando a la empresa
una vía de eficientización en las operaciones contables y administrativas.
También es importante aclarar que las empresas deben contar, no sólo con un software
actualizado, sino también con unos equipos que sean compatibles con el nuevo milenio.
Además deben contar con un personal capacitado y actualizado profesionalmente con la
problemática. Así de esta forma garantiza que la empresa continúe desarrollando sus
operaciones de manera normal.
Aún la empresa halla realizado las actualizaciones de lugar, esta debe realizar un plan de
contingencia para asegurarse que los datos e informaciones importantes estén disponibles
en cualquier momento a pesar de las fallas que puedan presentarse por culpa del sistema o
los equipos. Este plan debe incluir además, estrategias para que la empresa pueda
sobreponerse ante cualquier perdida económica causada por este mismo problema. Así,
esta asegurará que seguirá funcionando normalmente a pesar de la llegada del año 2000.
17. Recomendaciones
1. Establecer un plan de comunicación en toda la empresa para informar a los
empleados sobre el problema, lo que la organización esta haciendo al respecto y el rol
que jugarán en el proceso de corrección.
2. Buscar ayuda calificada para auxiliar a sus equipos de trabajo en la evaluación,
planificación y solución del problema del año 2000.
3. Realizar un estudio exhaustivo de todo el patrimonio informático (equipo, programas,
datos y métodos) en sus sistemas computarizados.
4. Desarrollar un plan de acción, ya que debido al tamaño, costo y complejidad de este
problema la formulación de un plan de acción o un plan de contingencias es esencial.
5. Revisar el nivel de riesgo de acuerdo a los sistemas y sus funciones en la organización.
6. Formar un equipo de trabajo para respaldar los esfuerzos por solucionar el problema.
7. Establecer un programa de evaluación, pruebas, cambios y arreglos en orden a sus
prioridades.
 8. Verificar si los programas y los equipos poseen garantías, para así obtener la
reparación o sustitución de los mismos a menor costo.
9. Certificar los equipos y software de la empresa, para minimizar el impacto de la
llegada del nuevo milenio.

18. Conclusion
La problemática Y2K encierra todo un ámbito de preocupaciones en el ámbito mundial. La
República Dominicana no escapa de este dilema, ya que al igual que todos los países del
tercer mundo se inserta dentro de lo que es el comercio internacional, y se ve encaminada a
un crecimiento continuo, en miras de alcanzar un desarrollo al mismo nivel de los países
del primer mundo.
Los avances tecnológicos han formado parte de las etapas de desarrollo de los países
modernos y capitalizados desde hace muchos años. Estos avances tecnológicos son los que
han ocasionado muchos de los cambios por los cuales, hoy día, atraviesan muchos de los
países subdesarrollados en busca de alcanzar una mejor forma de vida y ofrecer a sus
ciudadanos unas mejores oportunidades de progreso.
La República Dominicana encamina sus esfuerzos hacia la modernización. Forma de vida
que exige de sus habitantes muchos esfuerzos en cuanto a educación, economía y formación
cívica. Nuestro país tiene como una de sus metas principales, desde hace varios años, la
consecución de la compatibilidad de sus sistemas computarizados con la problemática Y2K.
Según hemos analizado, la República Dominicana tiene ventajas sobre otros países, que
todavía, no se han puesto en sintonía con los cambios tecnológicos que exige la llegada del
nuevo milenio. Se han realizado pruebas, tanto en el ámbito de Software como de
Hardware, en las principales empresas gubernamentales, de compatibilidad y se han
obtenido resultados positivos.
Por otro lado, las principales empresas privadas que han tenido que ver mucho en el
desarrollo tecnológico de nuestro país también se han preparado para recibir el nuevo
milenio realizando cambios en sus equipos y actualizando sus sistemas.
Muchas empresas, las cuales no tienen sistemas computarizados de infomación, piensan
que no van a ser afectadas por esta problemática. El problema para ellas es mucho peor,
pues no se dan cuenta que, aún sin poseer dicha tecnología se verán, quizás, más afectadas
que otras que sí la poseen y que, posiblemente, serán afectadas por el "MAL DEL SIGLO".
El mayor obstáculo que tenemos es que la mayoría de las personas piensan que es un
problema sencillo de resolver y que por consiguiente es un problema sencillo. Seis
posiciones y ocho posiciones es todo el problema, que sencillamente agregando dos dígitos
para la cantidad del milenio se resuelve; pues esto es incorrecto.
No existe la solución total y completa del problema; para arreglar el problema tendrían los
programadores que retroceder a cada una de las líneas de código y revisar los campos de
fecha, considerando las cantidades de sistemas operativos, los millones de software
programados y los billones de chips integrados que utiliza nuestra sociedad, dependiendo
en gran parte de ellos.
Lo ideal para el 31 de diciembre de 1999 a las 11:59 p.m. es "Prepararse para lo peor y
esperar que ocurra lo mejor".
19. Bibliografía
1. Universidad APEC, "REGLAMENTO PARA CURSO MONOGRAFICO DE
EVALUACION FINAL", UNAPEC, Santo Domingo, 1994.
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4. Tamames, Ramón, Et. Al., "DICCIONARIO DE ECONOMIA Y FINANZAS", Ed.
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 5. Guajardo, Gerardo, Et. Al., "CONTABILIDAD", MacGraw-Hill, México, S.A.,
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MacGraw-Hill Interamericana de Venezuela, S.A., 1996.
7. Comisión Interinstitucional año 2000, "NORMATIVAS PARA ENFRENTAR EL
CAMBIO DE MILENIO EN EL SISTEMA FINANCIERO NACIONAL", Banco Central
de la República Dominicana, Santo Domingo, 24 de febrero de 1998.
8. Comisión Interistitucional año 2000, "NORMATIVAS DE CERTIFICACION PARA EL
CAMBIO DE MILENIO EN EL SISTEMA FINANCIERONACIONAL", Banco Central
de la República Dominicana, Santo Domingo, Diciembre de 1998.
9. S’n, "300 Y CONTANDO". Listín Diario. El Dinero: pp. 11D, República Dominicana,
Domingo 7 de marzo de 1999.
10. González Disla, Renato R. "EL PROBLEMA DEL AÑO 2000, ORIGENES Y
CONSECUENCIAS". Listín Diario. El Dinero: pp. 8D, República Dominicana,
Miércoles 31 de marzo de 1999.
11. Universidad de Puerto Rico. "PROBLEMA INFORMATICO DEL NUEVO MILENIO".
Milenio.html en inter.edu.
12. Comisión Nacional para la Conversión Informática Año 2000. "LA PROBLEMÁTICA
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13. Lic. Genove Gneco. "Contabilidad Computarizada". Curso Monográfico, Módulo I.
UNAPEC 1999.
14. Lic. Victor Herrera. "Auditoría Computarizada". Curso Monográfico, Módulo III.
UNAPEC 1999.

Elaborado por el Lic. Ramón Bastista Peña, 24 años de edad. Lic. en Contabilidad y
Catedratico Universitario de la Universidad APEC, en Santo Domingo.
El año 2000 plantea un importante desafío para las instituciones tanto comerciales como
financieras, porque muchas aplicaciones automatizadas cesaran de funcionar normalmente
como resultado de la manera en que se han manejado históricamente los campos de fecha.
De no enfrentarse este problema, de manera oportuna, ocasionaría que estas instituciones
experimenten problemas operacionales o incluso la paralización de sus actividades, y
podría ocasionar la perturbación de los mercados internacionales.
Los Sistemas de Contabilidad Computarizados o Automatizados (como muchos lo llaman)
han formado parte de las herramientas de trabajo de muchas empresas desde hace más de
40 años, hasta tal punto que hoy en día son el motor de las operaciones de muchas de ellas,
proporcionando así información oportuna, ahorro de tiempo y dinero. Esta característica ha
permitido a los ingenieros en sistemas y a los propios contadores el buscar la forma de
satisfacer de una manera más completa las necesidades en las que se ve envuelta la
empresa; por lo que han creado Sistemas Computarizados de Contabilidad que brindan los
mismos beneficios que ofrecen los Sistemas de Contabilidad Manual, pero más eficientes y
con menos posibilidad de errores.
A través de todo el contenido de nuestro trabajo, trataremos de explicar la Problemática del
año 2000 frente a los Sistemas de Contabilidad Computarizados, como están enfrentando
los empresarios este problema, y cuales medidas se están tomando para combatir este
inevitable acontecimiento.

Autor:

Ramón Batista Peña

Partes: 1, 2