Importancia de los archivos.

La historia de los archivos se remonta al origen de la escritura. El manejo de la información,

tiene su punto de partida desde el comienzo de la historia de la humanidad. Desde tiempos
muy remotos la información fue reunida, lo que dio origen a la primera agrupación de
escritos organizados. Entre las culturas que más aportaron a este surgimiento documental,
se encuentran: Los egipcios, que reflejaban en los templos del clérigo inscripciones dirigidas
a la doctrina, esto también ocurría en China e India, las civilizaciones de Roma y Grecia
dejaban por escrito testamentos y otros documentos, en vestigios en madera y mármol, los
arcadios, sumerios y babilonios tallaban sus escritos en pieles, en madera y mármol con
implementos metálicos, y en tablillas de arcilla blanda para dejar escrituras.
A partir de estas culturas se da inicio a la evolución del archivo. Se tiene registro en los
siglos XII y XIII de los primeros indicios de documentación con carácter financiero. Hacia el
siglo XIV se encuentran archivos bien estructurados y cumpliendo con algunos de los
requerimientos que rigen en la actualidad, como por ejemplo su seguridad. Como muestra
de ello, se puede referenciar al archivo de la corona Real, el cual acude a otra clase de
soportes documentales como planos, mapas y otros hallazgos importantes.
En cuanto a su importancia hacia los siglos XVII y XVIII se inicia una investigación más
detallada acerca de los archivos y la diferenciación de su carácter general y administrativo.
Pero es en el siglo XIX al inicio de la Revolución francesa, cuando se toma conciencia de
la funcionalidad de los archivos y la importancia de concentrar documentos en archivos
nacionales, así como, la necesidad de estudiar como archivista. Actualmente, en los países
más desarrollados el interés por la investigación se apoya en los archivos existentes y de
acuerdo con el área objeto de estudio, debido a que no se poseen sólo documentos
textuales, también otra clase de soportes documentales. Es así como se incorpora
tecnología que regula, a nivel general, el manejo archivístico. De esta manera son
los archivos quienes conservan un patrimonio único e irremplazable que se transmite de
generación en generación en las entidades y son imprescindibles para la toma de
decisiones, debido a que la información contenida sirve de testimonio para los trámites que
se puedan requerir.
Partiendo de que los archivos deben cumplir con cualidades para tener ventajas en su
correcta organización y que se adicionan elementos de competitividad contando con
herramientas y características que componen el archivo, como lo es la parte económica
que ahorra costos derivados del tiempo y personal utilizado para las búsquedas de la
documentación, también de manera simple identificar el contenido de la información, es
funcional cuando permite la operación de archivar y consultar los documentos de manera
eficiente, además para ser exactos la clasificación debe ser precisa al momento de archivar
y por ultimo en la parte técnica se registran las situaciones en la toma de decisiones del
responsable para poder cumplir con todas las cualidades de un archivo.
Los documentos tienen una clasificación de acuerdo al tiempo establecido en las diferentes
etapas que dependen según su uso, los cuales están en procesos de trámite o los que su
consulta es menor y los que están en el periodo de conservación. Según su organización
se basa respectivamente cuando una dependencia controla toda la documentación o es
independiente de todo proceso archivístico o también en donde cada dependencia recolecta
su información partiendo de que la documentación se maneja de acuerdo a las necesidades
de cada. Según su naturaleza se encuentran los archivos públicos el cual todo documento
que pertenece a las entidades del estado es público, los archivo privados de interés público
son documentos que por su valor histórico, investigativo, científico o cultural son de interés
publico y el archivo privado que son los documentos de personas naturales o jurídicas.
Según su ciclo vital se encuentra el archivo de gestión que corresponde a la documentación
que esta sujeta a consulta administrativa por la organización, el archivo central el cual es la
agrupación de documentos que han sido transferidos por los diferentes archivos de gestión
y aunque no es frecuente su consulta sigue vigente y también se encuentra el archivo
histórico que son aquellos documentos que se transfieren para su conservación
permanente.
Los documentos son gestionados en los archivos desde su origen para preservar su valor
o significado y son necesarios en la sociedad porque promueven el conocimiento, custodian
y preservan nuestra memoria, difunden nuestro patrimonio histórico, dan acceso a los
ciudadanos, son garantía de protección de datos y propiedad intelectual e impulsan la
investigación histórica y científica, apoyan la gestión documental de las organizaciones,
apoya la transparencia, rendición de cuentas y además dan agilidad en la localización de la
información y es por tal motivo que los archivos son muy importantes.