III

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DE EDUCACIÓN SUPERIOR
INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA
“JOSÉ ANTONIO ANZOÁTEGUI"
DEPARTAMENTO DE PASANTÍAS Y EGRESADOS
EL TIGRE – ESTADO ANZOÁTEGUI

PROPUESTA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA

COMPUTARIZADO EN LA OFICINA CONTABLE MACHADO Y
ASOCIADOS

Informe de Pasantías para optar al Título de

Técnico Superior en Administración
Mención: Contaduría

Autor: Br. Josbett M. Alvarez Ramos

Tutor Académico: Lic. Deyanira Rojas
Tutor Industrial: Lic. José A. Machado

El Tigre, Septiembre 2006

 III

PROPUESTA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA

COMPUTARIZADO EN LA OFICINA CONTABLE MACHADO Y
ASOCIADOS

Informe de Pasantías para optar al Título de

Técnico Superior en Administración
Mención: Contaduría

Autor: Br. Josbett M. Alvarez Ramos

Tutor Académico: Lic. Deyanira Rojas
Tutor Industrial: Lic. José A. Machado
Período: Abril – Septiembre 2006

El Tigre, Septiembre 2006

 III

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DE EDUCACIÓN SUPERIOR
INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA
“JOSÉ ANTONIO ANZOÁTEGUI"
EL TIGRE – ESTADO ANZOÁTEGUI
DEPARTAMENTO DE PASANTÍAS Y SEGUIMIENTO DE EGRESADOS

RESUMEN DE EVALUACIONES

Aspecto Valor Porcentaje Logrado

Evaluador Evaluado Porcentual Acumulado
Tutor Industrial
Tutor Académico
Jurado
Jurado

EXPRESIÓN CALIFICACIÓN
ACUMULADO CUALITATIVA DEFINITIVA

SELLO
Departamento de Pasantía
 III

APROBACIÓN DE JURADOS

PROPUESTA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA

COMPUTARIZADO EN LA OFICINA CONTABLE MACHADO Y
ASOCIADOS

Por: Br. Josbett M. Alvarez Ramos

Trabajo de Pasantía aprobado en nombre del Instituto Universitario de

Tecnología “José Antonio Anzoátegui” por el siguiente jurado, en el mes de

Marzo de 2006.

Lic. Deyanira Rojas

Tutora Académica

Lic. Isvelys Dimas Lic. Yelitza Espinoza

Jurado Jurado
 III

DEDICATORIA

Con profundo amor, dedico este informe a la memoria de mi madre-tía

Sara, por darme su fortaleza y espíritu de lucha para salir adelante en los

momentos más difíciles que se me presentaron en mi carrera; quien con

paciencia infinita supo guiarme y orientarme para culminar mis estudios y por

querer siempre lo mejor para mí. Gracias madre, por su comprensión,

dedicación y constancia. Te quiero mucho.

 III

AGRADECIMIENTO

A Dios, por sobre todas las cosas, por permitirme disfrutar esta hermosa

etapa de mi vida.

A mi madre Betty, por apoyarme y brindarme toda su confianza y la

ayuda necesaria para culminar satisfactoriamente mis estudios.

A toda mi familia, especialmente a mi esposo José Moreno, por estar

conmigo en todo momento.

A la Oficina Contable Machado y Asociados, por el apoyo brindado,

especialmente al Tutor Industrial, Licenciado José A. Machado, por permitirme

realizar mis pasantías en sus oficinas y por toda la ayuda ofrecida.

A la Tutora Académica, Licenciada Deyanira Rojas, quien con su

pedagogía me orientó en la realización de este informe.

A mis amigos y compañeros de clase, por apoyarme: Yineira Gómez,

Jeni Guevara, Mariela Marín, Blanca Keller y Jonnelvis Rodríguez.

 III

ÍNDICE GENERAL

PÁGINA DE TÍTULO………………………………………………... II
RESUMEN DE EVALUACIONES....................................................... III
APROBACIÓN DE JURADOS............................................................. IV
DEDICATORIA………………………………………………………. V
AGRADECIMIENTO............................................................................ VI
ÍNDICE GENERAL…………………………………………………... VII
ÍNDICE DE ANEXOS………………………………………………… IX
RESUMEN............................................................................................. X
INTRODUCCIÓN.................................................................................. 1

CAPÍTULO I
DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA................................................
Nombre de la Empresa................................................................ 4
Ubicación Política….………………………………..………… 4
Objetivos de la Empresa........................................................... 4
Funciones de la Empresa……………………………..……….. 5
Organigrama o Estructura Organizativa..................................... 5
Misión de la Empresa….............................................................. 6
Visión de la Empresa…..……………………………………..... 7
Sección o Departamento donde se Realizó la Pasantía:
Descripción y Funciones que Realizan....................................... 7

CAPÍTULO II
DESCRIPCIÓN DE LA SITUACIÓN PROBLEMÁTICA
DETECTADA........................................................................……. 9
Planteamiento o Formulación del Problema………..………… 9
Bases Teóricas………………………………………..………. 12
Propósitos que Orientan el Estudio………………………..…. 17
Objetivos del Estudio................................................................ 18
Justificación del Estudio…………………………………….... 18

CAPÍTULO III
DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES PROPUESTAS E
IMPLEMENTADAS PARA RESOLVER LA SITUACIÓN
PROBLEMÁTICA DETECTADA………………………………. 20
Actividades que Permitieron Resolver el Problema Detectado. 20
Procedimientos Realizados…………………………………… 21
Actividades Propuestas sin Ejecución………………………… 23
 III

CAPÍTULO IV
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES............................. 24
Conclusiones............................................................................. 24
Recomendaciones..................................................................... 25

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS................................................ 26
ANEXOS............................................................................................. 27
 III

ÍNDICE DE ANEXOS

ANEXO Página
A Organigrama de la Oficina Contable Machado y Asociados 28

B Estados Financieros………………………………………… 30

C Planilla de Impuesto IVA…………………………………… 32

D Planilla de Impuesto a los Activos Empresariales………….. 34

E Planilla de Impuesto Sobre la Renta……………………….. 36

F Planilla de Declaración del Ingreso Bruto Anual………….. 38

G Estado de Ganancias y Pérdidas……………………………. 40

H Balance de Comprobación………………………………….. 42
 III

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DE EDUCACIÓN SUPERIOR
INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA
“JOSÉ ANTONIO ANZOÁTEGUI"
DEPARTAMENTO DE PASANTÍAS Y EGRESADOS
EL TIGRE – ESTADO ANZOÁTEGUI

PROPUESTA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA

COMPUTARIZADO EN LA OFICINA CONTABLE MACHADO Y
ASOCIADOS

Autor: Br. Josbett M. Alvarez Ramos

Tutor Industrial: Lic. José A. Machado
Tutor Académico: Lic. Deyanira Rojas
Año: 2006

RESUMEN

La pasantía realizada en la Oficina Contable Machado y Asociados permitió detectar la falta

de un sistema contable computarizado adecuado a las necesidades de dicha oficina, trayendo como
consecuencia la falta de eficacia de las actividades que allí se realizan, debido a que éstas no se
producen con la rapidez necesaria para la toma de decisiones en un momento determinado por parte de
los clientes a los que realiza el servicio contable. Por tal motivo, el objetivo principal del presente
Informe de Pasantía es proponer la implementación de un sistema contable computarizado que se
adapte a las necesidades de la empresa. Las actividades que se realizaron para dar solución a la
problemática detectada, consistieron en el estudio y análisis de la forma cómo se realizan las
actividades y la búsqueda de información sobre los sistemas contables actualizados existentes en el
mercado, para sugerir el más conveniente a la empresa. La metodología utilizada consistió en la
observación directa de las actividades contables, entrevistas no estructuradas con el personal y
consultas bibliográficas obtenidas a través de textos e Internet. Se concluye que los Sistemas de
Contabilidad Computarizados son el motor de las operaciones de las empresas, porque proporcionan
información oportuna, ahorran tiempo y dinero, garantizan agilidad o rapidez en el procesamiento de
datos, entre otros. El Sistema Contable Computarizado más adecuado para la Oficina Contable
Machado y Asociados es el Saint Administrativo Contable, cuyas características se ajustan a las
actividades que se realizan en dicha oficina.
 III

INTRODUCCIÓN

El uso del computador en el ambiente empresarial ha hecho más

eficiente y eficaz los procesos operacionales, y ha servido de base a la toma de

decisiones en todos los niveles de administración de las empresas. El beneficio

obtenido por las organizaciones, al valerse de los recursos computacionales, las

obliga a mantenerse actualizadas al ritmo de las vertientes, nuevas tecnologías

e innovadoras aplicaciones informáticas que se van creando con el

advenimiento del nuevo milenio.

La aparición de las computadoras, la generalización de las

corporaciones, el surgimiento de grandes empresas multinacionales y la

globalización de los comercios internacionales, dio un nuevo giro a la

orientación de la información financiera, surgiendo la necesidad de crear

Sistemas de Contabilidad que sean más útiles en el desenvolvimiento de la

gestión contable y administrativa, y que dichas informaciones sean efectivas,

confiables y oportunas; esta necesidad fue lo que impulsó hacia la creación de

los Sistemas de Contabilidad Computarizados.

La contabilidad es uno de los principales sistemas de información que

reflejan el fruto de la toma de decisiones de los administradores, así como un

excelente banco de datos para producir el futuro de las empresas.

 III

En tal sentido, el objetivo principal del presente estudio es proponer la

implementación de un sistema computarizado en la Oficina Contable Machado

y Asociados., con la finalidad de agilizar sus operaciones para que los

resultados se obtengan con mayor rapidez y eficacia.

La metodología utilizada consistió en la observación directa de las

actividades contables de la empresa, entrevistas no estructuradas con el

personal que labora en la misma y consultas bibliográficas obtenidas a través

de textos e Internet.

El Informe está estructurado en cuatro (4) Capítulos, los cuales se

describen a continuación:

El Capítulo I es la descripción de la empresa, donde se señala la

ubicación política, objetivos, funciones, estructura organizativa, misión, visión

y sección o departamento donde se realizó la pasantía.

El Capítulo II contiene la descripción de la situación problemática

detectada, el cual incluye el planteamiento del problema, las bases teóricas, los

propósitos que orientan el presente estudio, los objetivos y la justificación del

estudio.
 III

El Capítulo III describe las actividades propuestas e implementadas para

resolver la situación problemática detectada, donde se desarrollan las

actividades que permitieron resolver el problema detectado, los procedimientos

realizados y las actividades propuestas sin ejecución.

El Capítulo IV son las conclusiones, las recomendaciones, las

referencias bibliográficas y los anexos que complementan la información.

 III

CAPÍTULO I

DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA

Nombre de la Empresa

Oficina Contable Machado y Asociados.

Ubicación Política

La Oficina Contable Machado y Asociados se encuentra ubicada en la

Calle El Pilar No. 22, Municipio Heres, Ciudad Bolívar, Estado Bolívar.

Teléfono: 0285-6324812; 0416-3888959 y 0416-4926126.

Objetivos de la Empresa

Tiene como objetivo principal, la ejecución de trabajos contables en

general, así como también la elaboración de planillas y registros contables de

personas naturales o jurídicas, ofreciéndoles asesoramiento a los distintos

comerciantes y empresarios que solicitan o requieren de sus servicios, tanto en

Ciudad Bolívar como en ciudades adyacentes.

 III

Funciones de la Empresa

La Oficina Contable Machado y Asociados tiene como función principal

realizar actividades administrativas, contables y financieras.

Organigrama o Estructura Organizativa de la Empresa

La Oficina Contable Machado y Asociados posee una Estructura

Organizativa en forma vertical, representando con toda facilidad una pirámide

jerárquica, ya que las unidades se desplazan, según su jerarquía, de arriba abajo

en una graduación jerárquica descendente. Dicha estructura organizativa se

presenta a continuación: (Anexo A).

 Gerencia de Administración: Representada por el Gerente de

Administración, quien tiene como función atender las necesidades e

inquietudes financieras de los clientes; es responsable de dirigir,

autorizar, supervisar y tomar las decisiones importantes.

 Departamento de Cobranzas: Es el encargado de realizar el cobro de

los honorarios y las deudas contraídas por los clientes.

 Departamento Jurídico: Es el encargado del aspecto legal de la Oficina

Contable, incluyendo el asesoramiento jurídico, tributario y la redacción

de los diversos documentos legales.

 III

 Departamento de Computación: Es el encargado de controlar y

trasncribir toda la parte contable de la Oficina, como los Estados

Financieros y otros, de los diversos clientes.

 Auxiliares de Contabilidad: Se encargan de actualizar los registros

contables de las diferentes empresas, así como llenar las planillas de

declaración de impuestos de los clientes.

 Secretaria: Es la persona encargada de atender el teléfono, archivar,

atender el personal que acude a la Oficina y del intercambio de

información entre los diferentes departamentos.

 Office Boy: Es la persona encargada de realizar las gestiones de la

Oficina, como depósitos y retiros bancarios, repartir correspondencia,

entre otros.

 Mantenimiento: Es el departamento encargado de realizar y mantener

la limpieza de la Oficina.

Misión de la Empresa

Conducir los negocios con autoridad y honestidad para ofrecer un

excelente servicio, utilizando técnicas efectivas para lograr mejoras continuas

en los procesos, de acuerdo a la exigencia de los clientes.

 III

Visión de la Empresa

Ser una Oficina Contable de reconocida trayectoria, trabajando con

eficiencia y efectividad con los elementos técnicos necesarios, buscando

satisfacer las necesidades de los clientes.

Sección o Departamento donde se Realizó la Pasantía: Descripción y

funciones que realizan

La pasantía se realizó en el área de Contabilidad, donde se analizan y

controlan los registros contables de los clientes que acuden a solicitar los

servicios de esta empresa. Sus funciones son las siguientes:

 Elaborar y analizar los Estados Financieros de los clientes (Anexo B).

 Calcular y preparar las planillas de Impuesto al Valor Agregado (IVA)

(Anexo C), Activos Empresariales (IAE) (Anexo D), Impuesto Sobre la

Renta (ISLR) (Anexo E) y Declaración del Ingreso Bruto Anual (Anexo

F).

 Efectuar los registros de contabilidad, conforme a las normas y

procedimientos establecidos, con el propósito de garantizar la

información confiable y oportuna sobre el comportamiento de las

empresas a la cual presta sus servicios.

 III

 Asentar y actualizar los Libros de Diario y Mayor.

 Actualizar los Libros de Inventarios.

 Realizar ajustes por inflación.

 Elaborar los Estados de Ganancias y Pérdidas (Anexo G).

 Elaborar el Balance de Comprobación (Anexo H).

 Realizar Auditoría cuando lo soliciten los clientes.

 III

CAPÍTULO II

DESCRIPCIÓN DE LA SITUACIÓN PROBLEMÁTICA DETECTADA

Planteamiento o Formulación del Problema

Las empresas, en cada una de sus áreas de funcionamiento, se ven en la

necesidad de tomar decisiones, desde las más insignificantes hasta aquellas que

tienen que ver con su existencia misma. Con tal responsabilidad se necesita

una base de datos lo más certera posible sobre la cual descansen esas

decisiones. Como es de suponer, esta información necesaria para tomar las

decisiones no aparece casualmente, sino que es recopilada mediante un sistema

de información que abarca su recepción, elaboración, registro y transmisión.

Según Cohen (2000):

Un Sistema de Información es un conjunto de elementos que

interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una
empresa o negocio. En un sentido amplio, un sistema de
información no necesariamente incluye equipo electrónico
(hardware). Sin embargo en la práctica se utiliza como
sinónimo de "sistema de información computarizado". (p. 43)

Los Sistemas de Información tienen una enorme importancia en el

incremento de la capacidad organizacional frente al cambio del entorno. La

 III

voluntad de lograr un sistema de información útil, que permita obtener una

ventaja competitiva, implica la posibilidad de ofrecer múltiples, frecuentes,

oportunas y relevantes informaciones, entre las cuales se puede incluir

información contable, que permitirá tomar las decisiones adecuadas en un

momento determinado.

En el área de contabilidad, los sistemas de información son en la

actualidad, una herramienta que bien implementada se convierten en un arma

competitiva en los negocios; así como las empresas buscan diferenciarse de su

competencia, los sistemas de información son una manera de hacerlo.

Para Catacora (1996), “Un sistema contable es un conjunto de

elementos que se relacionan entre sí, con la finalidad de apoyar las actividades

de una empresa o negocio”. (p. 50)

Los Sistemas de Contabilidad Computarizados o Automatizados (como

muchos lo llaman) han formado parte de las herramientas de trabajo de muchas

empresas desde hace más de 40 años, hasta tal punto que hoy en día son el

motor de las operaciones de muchas de ellas, proporcionando así información

oportuna, ahorro de tiempo y dinero. Esta característica ha permitido a los

ingenieros en sistemas y a los propios contadores el buscar la forma de

satisfacer de una manera más completa las necesidades en las que se ve

 III

envuelta la empresa; por lo que han creado Sistemas Computarizados de

Contabilidad que brindan los mismos beneficios que ofrecen los Sistemas de

Contabilidad Manual, pero más eficientes y con menos posibilidad de errores.

En tal sentido, contar con sistemas de información contable que

garanticen agilidad o rapidez en el procesamiento de datos, conlleva a tomar

decisiones oportunas para resolver los retos que se presentan, en ocasiones

inesperadamente, y la complejidad de los negocios provoca la necesidad de

integrar funciones dentro de la empresa y su entorno dinámico.

Sin embargo, aun existen empresas que no cuentan con tales sistemas de

información contable, como la Oficina Contable Machado y Asociados que,

aun cuando es una empresa de reconocida trayectoria, donde los servicios que

presta son reconocidos en toda la región por la excelencia de los mismos,

labora con un obsoleto sistema que no le permite, en muchas ocasiones,

obtener información de manera oportuna y eficaz, haciendo tediosa la labor

para las personas que allí se desempeñan, creándose un ambiente tenso,

insatisfacción y ausentismo laboral.

De allí la necesidad que tiene la Oficina Contable Machado y Asociados

de implantar un sistema de información contable actualizado, que le permita

 III

agilizar sus operaciones y obtener información de manera rápida y oportuna

para la toma de decisiones de las empresas a las cuales presta sus servicios.

Cada día se ven nuevos software, nuevos equipos, nuevas maneras de

hacer las cosas y la organización que no esté preparada para estos cambios, que

no tenga capacidad de información o que la misma sea muy débil, simplemente

no puede competir contra el resto de las organizaciones.

Por esta razón, es importante implantar un nuevo sistema de

información en la Oficina Contable Machado y Asociados, que le permita

mejorar su forma de trabajo, logrando hacerse más competitiva.

Bases Teóricas

Elementos del Sistema Contable

Según Catacora (1996), los elementos del Sistema Contable son de

naturaleza diversa y básicamente incluyen:

 El equipo de cómputos.

 El recurso humano que interactúa con el sistema de información.

 La información que se introduce al sistema.

 Los programas que procesados producen los diferentes tipos de

resultados.
 III

Un sistema de contabilidad procesa los datos a través de los pasos del

ciclo contable, los cuales son:

 Registrar las operaciones diarias.

 Pase de los datos según las operaciones a las cuentas del mayor.

 Preparar un balance de comprobación.

 Preparar un Estado de Ganancias y Pérdidas.

 Cierre de las cuentas del mayor.

 Determinar los saldos y cortes de las cuentas.

 Preparar un balance postcierre.

Estos pasos que intervienen en el ciclo contable se reflejan en los

Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.

Un Sistema de Contabilidad comprende algo más que las formas y los

procedimientos que se emplean en el proceso de los datos a través de los pasos

del ciclo contable; éste también incluye las formas y procedimientos que se

usan en la preparación de datos que han de procesarse durante el ciclo.

Si bien las Computadoras Personales no sufren ningún cambio, es

necesario que los Sistemas de Contabilidad varíen de acuerdo a la magnitud

del negocio, la naturaleza de sus operaciones y la información en particular que

requiere la administración.
 III

Clasificación y Tipos de Sistemas de Contabilidad

Según Catacora (1996), los sistemas de contabilidad pueden ser de

distintos tipos, según su complejidad y la forma como están diseñados. Se

pueden distinguir dos clases de Sistemas de Contabilidad: Los Manuales y Los

Computarizados.

 Sistemas de Contabilidad Manual: Un Sistema de Contabilidad

Manual es el que se desarrolla trabajando manualmente, al menos en un

alto porcentaje. Aunque se utilizan algunas maquinas sumadoras o

calcula-doras; la mayoría de los trabajos son realizados en forma

manual. En estos sistemas el factor hombre es la base. Éste realiza todas

las tareas necesarias para la obtención final de la información

financiera, ya sean de índole intelectual o de índole aritmética.

La mayor debilidad de los sistemas manuales es que se vuelven lentos

cuando se trata de procesar grandes volúmenes de información, en cuyo

caso sería necesario el uso de gran cantidad de personas.

 Sistema Computarizado: Un sistema de contabilidad

computarizado se vale de computadoras para llevar a cabo los

movimientos contables de las cuentas, manejándolas hasta producir las

informaciones finales. Las computadoras pueden ejecutar un gran

 III

número de instrucciones de acuerdo a un programa, sin errores y a gran

velocidad. Este hecho permite que, mediante la creación de software o

programas creados en el computador, se puedan realizar las labores

hasta antes propias de los contadores. En los sistemas de contabilidad

computarizados la labor del contador es prácticamente intelectual. Éste

deberá asegurarse de que la configuración y entrada de una transacción

sean conectadas, el sistema hará el resto.

Ventajas de los Sistemas Computarizados de Contabilidad

Para Catacora (1996), los sistemas contables computarizados tienen

muchas ventajas sobre los sistemas manuales. Las ventajas principales son las

siguientes:

 Rapidez y Oportunidad: Puede proporcionar información con

mayor rapidez que uno manual, porque la computadora realiza en forma

instantánea tareas que consumen mucho tiempo cuando se hacen en

forma manual.

 Volumen de Producción: Se puede manejar un volumen de

operaciones mayor usando un sistema computarizado por su rapidez de

procesamiento.
 III

 Protección contra Errores: Se reduce mucho el número de

errores, porque la computadora hace los cálculos con mayor exactitud

que un ser humano. Están diseñadas con la característica de minimizar

los errores.

 Pases Automáticos al Mayor: Los pases al mayor se realizan en

forma automática en un sistema computarizado, con un enorme ahorro

de tiempo. La tarea repetitiva de pasar al mayor, no solo consume

bastante tiempo, sino que puede ocasionar muchos errores en un sistema

contable manual. El uso de la computadora asegura cada asiento con

exactitud. Esto evita errores, como el doble pase, el pase a una cuenta

equivocada, pasar un débito como un crédito o viceversa, y pasar una

cantidad equivocada.

 Preparación Automática de Informes: En un sistema de

contabilidad computarizado, los informes se pueden producir

automáticamente, tales como: Diarios, Mayores, Estados Financieros, e

Informes Especiales que ayuden a la administración a tomar decisiones.

 Impresión Automática de Documentos: Un sistema

computarizado proporciona mucho de los documentos que se usan en un

negocio: Facturas, Estados Mensuales de Cuentas por Cobrar a Clientes,

 III

Cheques de Nóminas, Estados de Ingresos de los Empleados, entre

otros.

Propósitos que Orientan el Estudio

El propósito que orienta el presente estudio es identificar y resolver una

situación problemática presente en la Oficina Contable Machado y Asociados,

el cual está relacionado con la falta de un sistema computarizado actualizado

que le está impidiendo realizar las actividades de manera eficaz.

Por tal motivo se propone la implementación de un sistema de informa-

ción contable computarizado, el cual aportará las herramientas necesarias para

que la empresa realice todos los procesos contables sin pérdida de tiempo, de

manera oportuna y con mayor eficacia, logrando así que las personas que

laboran en ella aumenten su entusiasmo y dedicación, porque podrán usar un

sistema que contiene todos los procesos necesarios, requeridos para realizar las

tareas de la oficina.

Implantar un sistema contable actualizado en la Oficina Contable

Machado y Asociados, aportará beneficios para la misma, porque las

actividades se realizarán con mayor rapidez, los clientes podrán contar con

información oportuna en cualquier momento para tomar las decisiones

 III

adecuadas, y los trabajadores laborarán con mayor entusiasmo, disminuyendo

así la ausencia laboral.

La información del presente estudio está sustentada de información

obtenida a través de textos y documentos extraídos de Internet, el cual aporta

algunos conocimientos relacionados con los sistemas de información,

específicamente los sistemas contables computarizados, los cuales actualmente

están a la vanguardia de la tecnología.

Objetivos del Estudio

Objetivo General

Proponer la implementación de un sistema computarizado en la Oficina

Contable Machado y Asociados.

Objetivos Específicos

 Reconocer la importancia de los sistemas contables computarizados.

 Seleccionar un sistema contable computarizado que se adapte a

las necesidades de la Oficina Contable Machado y Asociados.

Justificación del Estudio

 III

En la actualidad, todo proceso contable requiere de los sistemas. En una

empresa, el funcionamiento del proceso contable depende de éstos. De allí la

importancia que tienen y cómo su uso redunda en beneficios para toda

organización. Es imposible llevar un adecuado control sobre las operaciones y

transacciones financieras, sin contar con el auxilio de los sistemas mecanizados

desarrollados en las computadoras.

Muchas empresas y organizaciones tienen éxitos en sus objetivos por la

implantación y uso de los Sistemas de Información. Por lo tanto, la

administración apropiada éstos es un desafío importante y su función

representa:

 Una colaboración importante para le eficiencia operacional, la

productividad y la moral del empleado, y el servicio y satisfacción del

cliente.

 Una fuente importante de información y respaldo importante para

la toma de decisiones efectivas por parte de los gerentes.

 Un ingrediente importante para el desarrollo de productos y

servicios competitivos que den a las organizaciones una ventaja

estratégica en el mercado global.

 Una oportunidad profesional esencial, dinámica y retadora para

millones de hombres y mujeres.

 III

CAPÍTULO III

DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES PROPUESTAS E

IMPLEMENTADAS PARA RESOLVER LA SITUACIÓN

PROBLEMÁTICA DETECTADA

Actividades que Permitieron Resolver el Problema Detectado

Para resolver el problema detectado en la Oficina Contable Machado y

Asociados, se realizaron algunas actividades que conllevaron a sugerir una

propuesta. Dichas actividades consistieron en lo siguiente:

 Estudio y análisis de la forma cómo se realizan las actividades en la

oficina contable. Esto permitió detectar la falta de un sistema contable

que permita agilizar las actividades y, por ende, que las mismas se

realicen con mayor efectividad.

 Búsqueda de información sobre los sistemas contables actualizados

existentes en el mercado para sugerir el más indicado, previa revisión de

la bibliografía en relación a dichos sistemas.

 III

 Una vez conocidos algunos sistemas, se decidió que el más conveniente

es el Sistema Saint Administrativo Contable.

Procedimientos Realizados

Se procedió a buscar información con la finalidad de aportar

sugerencias en relación al sistema contable a implantarse en la Oficina

Contable Machado y Asociados, el cual podría ser la opción necesaria para dar

solución a la problemática presentada, llegándose a la conclusión que dicho

sistema es el Saint Administrativo Contable, el cual tiene las siguientes

características:

 Es el sistema contable más utilizado por los contadores. Posee

tres tipos de contabilización: fiscal, financiera e histórica. Maneja clase

de transacciones y múltiples terceros por asiento contable. Maneja el

control presupuestario y de depreciación.

 Está adaptado a la normativa legal y fiscal actual y toda la

información contable puede ser exportada a herramientas como: HTML,

Excel, Word, PDF, entre otros.

 El sistema posee el módulo de Pago por Uso, que permite la

activación vía Internet. El SAINT Contabilidad es completamente

 III

compatible con Windows 98 2da. Edición, Windows 2000 y XP, con

planes de conexión a Internet ilimitado de Movistar (discada o banda

ancha). Funciona en plataforma de base de datos en Microsoft SQL

Server.

Características Generales del Sistema Saint Contabilidad:

 Multiempresas.

 Definición de roles y perfiles de usuarios, permitiendo el control

de niveles de seguridad.

 Desarrollado de forma transaccional, lo que permite garantizar la

integridad de la información .

 Permite la configuración para la conexión con diferentes

servidores de Bases de Datos MsSQL.

 Manejo de Clases de Asientos (Clasificación de asientos

agrupando los elementos necesarios para la elaboración de los

comprobantes evitando las redundancias) .

 Manejo de múltiples terceros por asientos.

 Centros de Costos Glogales.

 Jerarquización de Centros de Costos.

 Uso de múltiples períodos abiertos.

 Permite el bloqueo de períodos.

 III

 Generador de Reportes.

 Consolidación con el SAINT Administrativo 8.5.1, SAINT

Professional 2.1 y SAINT Administrativo MS-DOS 7.5.

Actividades Propuestas sin Ejecución

Dentro de las actividades propuestas que no pudieron ser ejecutadas

durante el período de la pasantía, se encuentran las siguientes:

 Adquisición del software Saint Administrativo Contable.

 Capacitación al personal de la oficina contable para el óptimo

manejo del software Saint Administrativo Contable.

 Implementación del software y su puesta en práctica.

 III

CAPÍTULO IV

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Conclusiones

 Los Sistemas de Contabilidad Computarizados hoy en día son el

motor de las operaciones de las empresas, porque proporcionan

información oportuna, ahorran tiempo y dinero, garantizan agilidad o

rapidez en el procesamiento de datos, pueden manejar gran volumen de

operaciones, están diseñadas con la característica de minimizar los

errores, los pases al mayor se realizan en forma automática, los

informes se pueden producir automáticamente, proporciona documentos

como Facturas, Estados Mensuales de Cuentas por Cobrar a Clientes,

entre otros.

 El Sistema Contable Computarizado más adecuado para la

Oficina Contable Machado y Asociados es el Saint Administrativo

Contable, cuyas características se ajustan a las actividades que se

realizan en dicha oficina.

 III

Recomendaciones

 Adquirir el software Saint Administrativo Contable, y por ende, realizar

su implantación, con la finalidad de realizar las actividades con mayor

eficiencia.

 Preparar al personal de la oficina para el manejo del software Saint,

dándoles la capacitación que ameritan para el conocimiento y manejo

del mismo.

 Al Instituto Universitario de Tecnología “José Antonio Anzoátegui”,

buscar la posibilidad de aumentar el período de pasantía, con la

finalidad de que el pasante adquiera mayor experiencia y destreza en el

área laboral.
 III

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Catacora C., F. (1996). Sistemas y Procedimientos Contables. Venezuela:

MacGraw-Hill Interamericana de Venezuela, S.A.

Cohen K., D. (2000). Sistemas de Información Gerencial. México: McGraw

Hill.

Genove, G. (1999). Contabilidad Computarizada. Curso Monográfico,

Módulo I. UNAPEC.

O´Briend, J. (2000). Bases de los Sistemas de Información. México:

McGraw Hill.
 III

ANEXOS
 III

ANEXO H
BALANCE DE COMPROBACIÓN