GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR

GUÍA DE APRENDIZAJE No.2

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

• Denominación del Programa de Formación: TÉCNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

• Código del Programa de Formación: 122121 Versión: 2
• Nombre del Proyecto ( si es formación Titulada): APOYO Y COLABORACIÓN EN EL DESARROLLO
PROPIO DE LAS ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS Y SERVICIO AL CLIENTE EN LAS DIFERENTES
ENTIDADESDEL MUNICIPIO DE SOACHA
• Fase del Proyecto (si es formación Titulada): INVESTIGACIÓN.
• Actividad de Proyecto(si es formación Titulada): SABER, COGNITIVA, SABER SER PARA POR MEDIO
DEL ANÁLISIS DE LAS TAREAS ADMINISTRATIVAS ELLOS SE INCLINARÁN EN LA COMPETENCIA
DONDE DISEÑARA SU PRODUCTO O SU SERVICIO.
• Competencia: ORGANIZAR LA DOCUMENTACIÓN TENIENDO EN CUENTA LAS NORMAS LEGALES Y
DE LA ORGANIZACIÓN.
• Resultados de Aprendizaje Alcanzar: RECIBIR LOS DOCUMENTOS DE ACUERDO CON LAS POLÍTICAS
ORGANIZACIONALES Y LA LEGISLACIÓN VIGENTE.
• Duración de la Guía: 30 HORAS ( 20 PRESENCIALES, 10 VIRTUALES)

2. PRESENTACION

Uno de los principales problemas que enfrentan quienes trabajan en los Archivos Municipales
Colombianos, es el relacionado con la falta de conocimientos teóricos y prácticos que les permitan
adelantar la organización técnica de la documentación producto de la gestión gubernamental. Esta guía
muestra la importancia del Proceso de Ordenación Documental dentro de la Organización Archivística, su
relación estrecha e inseparable con el Proceso de Clasificación que le antecede y con el Proceso de
Descripción que le precede.

El aprendiz debe tener un alto grado de responsabilidad y un excelente trabajo en equipo para lograr el
desarrollo de las actividades.

Actividad de Aprendizaje:

Presentación de las diferentes fichas técnicas de las herramientas dispuestas para organizar los
documentos: Elaboración ejemplo empresa con agrupaciones documentales.

Ambiente Requerido: Convencional

Material requerido: Devolutivo: Televisor o video beam, Sillas y mesas, Tablero, Computador
Consumible: Marcadores, Blocks hoja blanca tamaño carta, Hojas blancas, hojas cuadriculadas carta,
• Tinta para tablero Guías, talleres, fotocopias

GFPI-F-019 V3
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3. FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 ACTIVIDADES DE REFLEXIÓN INICIAL:

Actividad Individual Lea el siguiente texto y conteste la pregunta.

Los procesos de organización de archivos son tres: clasificación, ordenación y descripción. A pesar de la
aparente claridad, la primera dificultad que se encuentra al trabajar en archivos consiste en determinar
qué se entiende archivísticamente por cada uno de ellos, pues las palabras mismas requieren atención
por parte de los encargados de archivos para aclarar sus especificidades.

De esta manera para usted que significa el siguiente enunciado, describa cada una de las palabras que lo
integran.

Organización = Clasificación + Ordenación + Descripción

3.2 ACTIVIDADES DE IDENTIFICACIÓN DE CONOCIMIENTOS:

Realice la lectura de los “Principios Rectores de la Organización de Archivo” y conteste:

• ¿Qué es el principio de Procedencia?
• ¿Qué es el principio de orden original?

De acuerdo a la lectura “Diferencia entre Clasificación y Ordenación”

• Defina el concepto de Clasificación y Ordenación
• ¿Cuál es la diferencia entre clasificación y Ordenación?
• Elabore un folleto sobre los pasos metodológicos para la clasificación.

Según el Acuerdo 060/2001 responda el siguiente cuestionario:

• ¿Cuál es el objetivo principal de este acuerdo?

• ¿Qué entiende por comunicaciones oficiales?
• ¿Qué entiende por correspondencia?
• Explique cuál es la diferencia entre correspondencia y comunicaciones oficiales
• Dibuje y describa cuales son las funciones de la unidad de correspondencia
• ¿Qué sucede cuando recibimos un documento sin firmar en la unidad de correspondencia ¿cuál sería
el procedimiento a realizar?
• ¿Qué sucede cuando recepcionamos un documento que ha sido alterado por motivos de lluvia ya que
el mensajero de la empresa sufrió un accidente y este se mojó en un 80% explique procedimientos?
• Cuando recibimos un sobre confidencial cual es el procedimiento a seguir
• Con sus palabras defina radicación.
• ¿Cuáles documentos no se radican pero si se registran?
• ¿Cuáles documentos no se radican ni se registran?
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• Que se debe hacer cuando se comete un error en la radicación.

• ¿Cuál es el control que las organizaciones tienen para llevar al recibir documentos?
• Cual es procedimiento para recibir documentos de carácter personal en la empresa, por ejemplo la
correspondencia de empleado.
• Realice un sello en el material que usted disponga con las especificaciones técnicas de una
organización para radicar documentos.
• ¿Cómo registraría el envío de un fax o correo electrónico en las planillas de control?
• Identifique en qué fase se encuentra el Acuerdo 060/2001 según el PGD.

3.3 ACTIVIDADES DE APROPIACIÓN DEL CONOCIMIENTO (CONCEPTOS Y TEORIA)

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE N° 1 Actividades (didácticas activas)

• Realice el Taller “Agrupaciones
Documentales” dado por su instructor.
• Realiza el Taller “Identificación de Series y
Subseries” Documentales.
AMBIENTE REQUERIDO: Tiempo invertido en el desarrollo de la actividad:
CONVENCIONAL Presencial Desescolarizada Virtual
5 horas 1 horas 1 horas

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE N° 2 Actividades (didácticas activas)

Simulación de caso:
Con su GAES, realizara un simulacro de recepción
de documentos de la siguiente manera:

• Recibir veinticinco documentos, revisarlos

radicarlos y clasificarlos en radicables o no
radicables
• Recibir quince documentos contables.
• Radicar las comunicaciones oficiales recibidas
• Registrar las comunicaciones oficiales recibidas
• Diligenciar el control para recepción de los
documentos no radicables.
• Diligenciar el control de documentos radicables
internos
• Diligenciar el control de documentos, para los
documentos recibidos externos por medio
electrónico, o por fax.
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AMBIENTE REQUERIDO: Tiempo invertido en el desarrollo de la actividad:

CONVENCIONAL Presencial Desescolarizada Virtual
5 horas 1horas 1 horas

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE N° 3 Actividades (didácticas activas)

Organice las unidades documentales resultantes
de la simulación en la Unidad de Correspondencia
AMBIENTE REQUERIDO: Tiempo invertido en el desarrollo de la actividad:
CONVENCIONAL Presencial Desescolarizada Virtual
5 horas 1 horas 1 horas

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE N° 4 Actividades (didácticas activas)

Realizar diagramas de flujo del proceso de recibo
de la correspondencia.

AMBIENTE REQUERIDO: Tiempo invertido en el desarrollo de la actividad:

CONVENCIONAL Presencial Desescolarizada Virtual
5 horas 1 horas 2 horas
3.4 TRANSFERENCIAEL CONOCIMIENTO

1. Con su GAES, elabore una hoja de ruta de su empresa creada, en donde debe indicar los siguientes
aspectos: a. Objetivo, b. Alcance, c. Política de operación, d. Normatividad e. Desarrollo de los
procesos (ingreso, radicación, clasificación, distribución tanto internas como externas). En el mismo
manual personalice los diferentes formatos con la identidad corporativa de su organización,
identificando las diferentes partes.

4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Tome como referencia la técnica e instrumentos de evaluación citados en la guía de Desarrollo Curricular

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evaluación

Evidencias de Conocimiento : Técnica: Ejercicios prácticos

Instrumento: Prueba escrita
Con sus palabras que significa el
siguiente enunciado: clasificar,
describir y ordenación.

Definiciones sobre principio de

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orden original y procedencia

Desarrollo de un cuestionario del

Acuerdo 060/2001

Evidencias de Producto: Técnica: Trabajo grupal

Instrumento: De ejecución
Con su GAES, hoja de ruta en su
empresa creada en donde debe
indicar los siguientes aspectos: a.
Objetivo, b. Alcance, c. Política de
operación, d. Normatividad e.
Desarrollo de los procesos (ingreso,
radicación, clasificación,
distribución tanto internas como
externas). En el mismo manual
personalice los diferentes formatos
con la identidad corporativa de su
organización, identificando las
diferentes partes.
Evidencias de Desempeño: Recepciona los documentos
aplicando los procedimientos y Técnica: Trabajo grupal
Realice el Taller “Agrupaciones la normatividad vigente. Instrumento: Practica.
Documentales” dado por su
instructor. Ingresa los documentos
Realiza el Taller “Identificación de aplicando el manual de gestión
Series y Subseries” Documentales documental, las normas de
gestión de la calidad y la
Con su GAES, realizara un legislación vigente.
simulacro de recepción de
documentos. Clasifica la documentación
recibida de acuerdo con las
políticas de la organización.
Organice las unidades
documentales resultantes de la
simulación en la Unidad de
Correspondencia

Realizar diagramas de flujo del

proceso de recibo de la
correspondencia.
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5. GLOSARIO DE TERMINOS

Archivo: Es la organización metódica y apropiada de los documentos para su manejo, registro,

conservación, restauración, consulta y control.

Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora de los documentos donde se reúne la documentación
en trámite o sometida a continua utilización y consulta administrativa por el personal de las oficinas.

Archivo central: Agrupa los documentos transferidos por los diferentes archivos de gestión del organismo,
una vez finalizado su trámite y cuando su consulta no es constante.

Archivo histórico: Contiene documentación que una vez evaluada se considera de conservación
permanente. Ingresa la documentación preveniente del Archivo Central que a su vez la ha recibido del de
gestión.

Carpeta: Conjunto rígido formado por dos cubiertas de cartón unidas por un material flexible y que sirve
para la conservación, y que constituye la unidad de instalación.

Clasificación: Operación intelectual que consiste en el establecimiento de las categorías y grupos que
reflejan la estructura jerárquica del fondo.

Conservación: Conjunto de procedimientos y medidas destinadas a asegurar, por una parte, las posibles
alteraciones físicas en los documentos y, por otra, la restauración de éstos cuando la alteración se ha
producido.

Custodia: Responsabilidad jurídica que implica la correcta conservación de los fondos por parte de la
institución archivística.

Depósito: Conjunto de espacios destinados a la conservación de documentos.

Descripción: Fase del tratamiento archivístico destinada a la elaboración de los instrumentos de

información (catálogo) para facilitar el conocimiento y la consulta de los fondos documentales y
colecciones de los archivos.

Documento: Toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora
o en imagen, recogidas en cualquier soporte material, hasta en soportes informáticos.

Expediente: Unidad documental formada por un conjunto de documentos, generado orgánicamente y

funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto.

Fondo: Conjunto de documentos, de cualquier tipología o soporte, producido orgánicamente y/o reunido
y utilizado por una persona, una familia o un organismo, en el ejercicio de sus actividades y funciones.
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Gestión administrativa: Conjunto de actuaciones regladas que realizan las unidades administrativas para
ejercer sus funciones y que pueden ser comunes y específicas.

Registro: Instrumento de control, normalmente bajo forma de volumen que contiene la inscripción,

Índice: Conjunto de referencias ordenadas de encabezamientos onomásticos, toponímicos, cronológicos y

de conceptos contenidos tanto en los propios documentos como en instrumentos de referencia y
descripción.

Inventario: Relación más o menos detallada que describe todas las unidades de un fondo, siguiendo su
organización en series documentales.

Principio de procedencia: Principio fundamental de la teoría archivística que establece que los
documentos producidos por una institución u organismo no han de mezclarse con los otros.

generalmente numerada en orden cronológico, de informaciones consideradas de suficiente interés.

6. REFERENTES BILBIOGRAFICOS

GESTION OCUMENTAL, Fundamentación conceptual, Universidad de la Salle, 2009

Ley General de Archivos 594 de 2000, Archivo General de la Nación.
Servicios de Archivo, Archivo General de La Nación, Bogotá, 2003
Correspondencia Comercial. Ed. McGraw Hill.

WEB GRAFIA
Guía para la digitalización y microfilmación
https://www.uis.edu.co/intranet/calidad/documentos/gestion_documental/GUIAS/GGD.05.pdf
https://es.scribd.com/doc/30601247/MICROFILMACION-digitalizacion

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) GRUPO GESTION INSTRUCTORES FORMACION

ADMINISTRATIVA TITULADA.

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

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Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del Cambio

Autor (es)