Sistema de Gestión

de la Calidad

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

Regional: CAQUETÁ Fecha: (Día: 31 Mes: 05 Año: 2013)

Centro de Formación: TECNOLÓGICO DE LA AMAZONIA
Programa de Formación: Código: 122121
Duración del proceso de formación: SEIS MESES
TÉCNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
Nombre del Proyecto: Actividad del Proyecto:
Ejecución de la dinámica empresarial para el
Desarrollo de eventos y certámenes que desarrollo de las actividades administrativas,
fortalezcan la institucionalidad Regional contables, financieras y tecnológicas para el
desarrollo de eventos y certámenes
Fase del Proyecto: Duración en horas de la Fase:
EJECUCIÓN 434 horas
Código de la Guía: Código de la estructura mas consecutivo
122121-15
Ejecutado por el Instructor: Lucidia Gasca Collazos

Competencia Asociada: 210601008. Organizar la Duración en horas:

documentación teniendo en cuenta las normas 120
legales y de la Organización.
Resultados de Aprendizaje relacionados con la actividad:
21060100802. Operar los recursos tecnológicos requeridos para el recibo, el despacho y la
organización de los documentos, de acuerdo con las políticas Institucionales.
ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE: Duración en Horas
Emplear correctamente las herramientas tecnologías que posee la empresa
para el proceso de recibo y despacho de documentos con el fin de ofrecer un 16
excelente servicio a clientes internos y externos,

2. INTRODUCCIÓN

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Respetado Aprendiz: La unidad de correspondencia, es la unidad administrativa encargada de gestionar de

manera centralizada los servicios de recepción, radicación y distribución de las comunicaciones oficiales que se
tramitan en una Institución, esta unidad debe cumplir con las fases de recepción, distribución y trámite del
Programa de Gestión Documental, lo recuerda?. La respuesta oportuna de las comunicaciones que se reciben
proyecta una buena imagen y contribuye a que la gestión sea eficaz y la imagen institucional sea cada vez
mejor, no lo olvide.

El advenimiento de la informática con sus computadoras, son parte de la vida cotidiana de una Empresa, las
tecnologías traen como consecuencia la manipulación y distribución de la información, por lo que representan
un carácter de importancia dentro de las Instituciones, quienes serán auxiliadas con esta herramientas y
métodos que proporcionan la denominada tecnología de la información. En este sentido, es cierto que el uso
adecuado y vigilado de estas tecnologías proporciona una herramienta para la eficiente utilización de
diferentes recursos, además permite producir una variedad más amplia de actividades en un menor tiempo

En efecto, las tecnologías de la información están “transformando aspectos estrechamente relacionados con la
tecnología base del soporte informativo, los métodos de producción y difusión del mensaje, los sistemas de
almacenamiento de la información o los modos de acceso a la misma” diseñando un futuro que supone una
ruptura radical en la forma tradicional que se han estado manejando las actividades.

Podemos destacar que la automatización, constituye sólo una herramienta para las actividades de un archivo
que debe incorporarse de manera razonable a las mismas, esta inserción debe de estar elaborada en plena
interacción entre directivos, archivistas e informáticos, así como personal operativo. Cabe mencionar que el
objetivo de la automatización es “agilizar la consulta de los acervos documentales y normalizar los
procedimientos de descripción y publicación de los datos contenidos en los documentos”.

Por lo anterior, como futuro Asistente debe conocer y aprender a manipular todas la tecnología que la empresa
utilice para la función de recepción y despacho de documentos, internos y externos, sólo así se ofrecerá un
excelente servicio a los Clientes de la organización. Lo invito con gusto a desarrollar cada una de las actividades
planteadas en la guía para lograr con éxito nuestro objetivo.

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3. PLANTEAMENTO DE LAS ACTIVIDADES Y ESTRATEGIAS DE APRENDIZAJE

 Para el desarrollo de esta guía necesitamos tener en cuenta los siguientes aspectos:
- Revisar toda la información tomada en las empresas que visitamos para conocer el
proceso de la ventanilla única. Recuerda? Era una actividad de la Guía anterior.
- Estar muy atentos a las asesorías que nos ha ofrecido o nos ofrecerá el instructor de
Ofimática, quien nos acompañara para el logro de habilidades y destrezas en el manejo de
los recursos tecnológicos utilizados en la empresa.
- Consultar y profundizar los temas aquí planteados.

 Conceptualice los siguientes términos, luego socialice con sus compañeros de grupo y
finalmente determine su propio concepto:
Escáner, fax, Outlook, sello digital, casillero, valija, fibra óptica, red satelital, base de datos,
internet, intranet, documentos electrónicos, sellos de recibido, devuelto, urgente, digitalización,
microfilmación.
 Qué es un Software? Cómo se crea o adquiere un software? Cuantas clases de software
hay? Conoce alguno que nos ayude en la labor de recepción y radicación de documentos?
Su Instructor de Ofimática ya trabajo este tema con usted, sin embargo pregúntele, o me
imagino que lo hizo en la empresa ya visitada qué software utilizan para realizar esta función
y como se maneja?
 En caso que nuestra empresa no pueda adquirir estos software, que herramienta manual
podemos implementar para el registro de documentos?
 Qué es un recordatorio o servicio de alerta? Como funciona, para qué sirve? Cuál es su base
legal.

 Recuerda lo hablado sobre el comité de Archivo? pues bien vamos a consultar cuáles son
sus funciones y quienes lo integran. Vamos preparemos una exposición.
 Cuando trasladamos los documentos del Archivo de Gestión al Archivo Central, decimos
que hacemos una transferencia, verdad? cuánto sabemos de este tema, que aspectos
fundamentales debemos tener en cuenta para realizarlas? Preparemos una exposición
con la información que recolectemos sobre este tema.
 Consultar en internet cuales son los archivos especiales que se pueden organizar en una
empresa? Preparemos un conversatorio con esta temática.

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 Sabemos que archivísticamente debemos estar prestos a entregar u ofrecer la información

solicitada de manera inmediata, entonces la búsqueda se hace más fácil utilizando un
mecanismo de búsqueda el INVENTARIO DOCUMENTAL, conoce el formato exigido por el
AGN? Que casillas se deben diligenciar? Cómo lo diligenciamos y qué facilidades nos ofrece
para la administración de los documentos? Consultemos la normatividad y preparemos una
exposición.
 Asistió o escucho lo tratado en el Seminario de Archivo, recuerda que se hablo sobre las TRD.
Con base en esta información usted debe realizar un mapa conceptual sobre los pasos a
seguir en la construcción de las TRD.
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caso.

1- Rosana es la auxiliar de archivo de la empresa en donde labora, manifiesta inconformidad por la

manera en que la tratan los jefes, constantemente la recriminan el no manejar las competencias
para su labor diaria por lo distraída, desordenada e irresponsable, se le pierden documentos con
cierta frecuencia, no registra oportunamente la correspondencia la envía erróneamente sin
radicarla y como si fuera poco, le encanta estar generando mal ambiente en el entorno laboral .

Pregunta:

Cual debiera ser la actitud del coordinador de Gestión Humana?

Cree usted que Rosana debió ser vinculada a esta organización?
Qué recomendación aportaría para quienes van a solucionar este problema ?

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2- Wilfred, es el auxiliar de archivo, comete muchos errores en el momento de

radicar un documento, pese a que en el proceso de inducción le dieron toda la capacitación del
caso, nunca encuentra un documento oportunamente, no sabe en donde archivarlo, el
consecutivo de correspondencia es un desorden.

Pregunta:

Qué pasos podemos sugerirle al señor Wilfred, para que organice sus labores diarias, qué mecanismos
de control puede seguir para que su trabajo sea productivo y oportuno; es conveniente elaborarle unos
esquemas para que el ciclo de su trabajo se lleve a cabo diariamente en forma organizada, apoyémoslo
por favor.

 Con base en el documento adjunto, después de recordar el tema un poco, llenar el

crucigrama y consultar esta temática, respondamos lo siguiente:
 ¿Por qué Colombia es un estado social de derecho.
 ¿Cuál es el papel de los archivos en un estado de derecho como el nuestro?
 ¿Cuál es la responsabilidad del estado frente al manejo de los documentos de
archivo?.

TECNICAS E
EVIDENCIAS DE APRENDIZAJE CRITERIOS DE EVALUACION INSTRUMENTOS DE
EVALUACION
Evidencias de Conocimiento

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Definición e identificación de: -Conoce el uso y manejo de los recursos

-Identifica la función de cada elemento tecnológicos de la labor archivística. Técnica:
tecnológico utilizado en la labor - Define el concepto y la importancia de las Formulación de
archivista. TRD. preguntas
-Lista los pasos a seguir en las TRD . Define los conceptos utilizados en la labor
- Conceptualiza el vocabulario archivística Instrumento:
adquirido. Cuestionario
Evidencia de producto
- Entrega los análisis de los - Presenta un Trabajo escrito Técnica:
casos presentados - Entrega Formato de una ficha de Valoración del producto
- Presenta un formato para préstamo o salida de documentos
préstamo de documentos. Instrumento:
Lista de verificación
Evidencia de desempeño
- Utiliza correctamente los - Maneja correctamente los Técnica:
recursos tecnológicos para la recursos tecnológicos necesarios Observación
recepción, radicación y en la labor de recepción,
despacho de documentos. radicación y despacho de Instrumento:
documentos. Lista de Verificación

4. EVALUACIÓN

5. MATERIAL DE APOYO

Lo encontrará anexo esta guía

6. AMBIENTES DE APRENDIZAJE, MEDIOS Y RECURSOS DIDÁCTICOS

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Ambiente de aprendizaje, Sala de cómputo, Entorno empresarial, Internet y entorno social.

7. GLOSARIO

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Sera identificado en el desarrollo de las actividades

8. BIBLIOGRAFÍA

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- Administración de la Información, Editorial Norma

- COMPENDIO, Normas Técnicas Colombianas sobre documentación
- COMPENDIO, Normas legales sobre Salud Ocupacional. Artículos de Seguridad
- GESTIÓN SECRETARIAL, Editorial McGraw Hill
- Internet
- Organización de Archivos, Editorial Norma
- TÉCNICAS Y PRÁCTICAS DE OFICINA, Editorial McGraw Hill
Elaborada por:
Fecha 30 05 2013
Martha Nini Contreras Nuvan

Ajustado por:

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