CONTROL DE INVENTARIOS

Existen diversos métodos para el control de inventarios, los cuales varían de

acuerdo con las características y necesidades de cada empresa. El control de
inventarios es un conjunto de procedimientos que verifica los movimientos de la
mercancía en los diferentes centros operativos, departamentos o almacenes de
cada empresa.
Los inventarios tienen una gran importancia dentro de los activos corrientes de
una empresa no solamente en su cuantía, sino porque gracias al manejo que se le
da proceden las utilidades de una organización o empresa; por esto surge la
importancia de implantar un modelo óptimo para el control interno de inventarios.
VENTAJAS DEL CONTROL DE INVENTARIOS
El control de inventarios tiene diferentes ventajas. Verifica cuál punto resulta más
beneficioso, de acuerdo con la condición de la empresa, pues todas las empresas
son diferentes y eso genera que algunas deban tomar diferentes acciones.
Lo que sí está claro es que llevar un registro adecuado del inventario a corto y a
largo plazo otorga grandes beneficios e incluso, podría evitarte la quiebra.
 El control de inventarios reduce los costos financieros que ocasiona
mantener grandes cantidades de inventarios.
 Este procedimiento te ayudará a reducir fraudes, daños físicos o robos.
 Vas a tener suficiente mercancía para vender porque sabes qué te hace
falta y qué no.
 El control de inventarios ayuda a reducir las pérdidas que resultan a causa
de la baja de los precios
 El control de inventario periódico te ayuda a reducir el esfuerzo que
deberías invertir anualmente revisando cuáles fueron tus ingresos, cuáles
fueron tus gastos y qué mercancías deberías tener en existencia.
MÉTODO PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS
El control que se lleva sobre el inventario puede ser de tipo operativo o contable.
Cada uno ofrece ventajas diferentes y se aborda de una forma particular.
Control de inventario contable
A nivel contable es importante tener el control del inventario para compararlo con
los ingresos y con las inversiones que genera la empresa, el contador deberá
contrastarlo con las existencias reales de mercancía para que sepas cómo llevarlo
efectivamente y así no estar incurriendo en gastos innecesarios solamente por el
desorden de la mercancía.
Control de inventario operativo
Este tipo de control recomienda tener las existencias de la mercancía con un nivel
apropiado, ya sea en términos cuantitativos o en términos cualitativos, de esta
manera los controles se empiezan a realizar con antelación al tipo de operación
mínima que va a realizar la empresa, ya que, si se hacen compras sin tener un
motivo, no va a haber un control general de los inventarios. Este tipo de control
preoperativo es el que comúnmente es conocido como Control Preventivo.

ELEMENTOS PARA UN BUEN CONTROL DE INVENTARIOS

El control contable, el análisis de los inventarios y la auditoría, son los factores que
van a permitir identificar qué tan eficiente es el control preventivo y va a destacar
los puntos débiles que debe tener una respectiva corrección.
Datos imperdibles para tener un buen control de inventarios
 Realizar un conteo físico de los inventarios al menos una vez al año, sin
importar el sistema que se utilice.
 Es importante realizar conteos permanentes o periódicos con el fin de
identificar las pérdidas de material.
 Es aconsejable que el control de inventarios se hagas utilizando sistemas
computarizados, en especial si la empresa maneja una variedad grande de
artículos.
 Se debe establecer un control preciso y claro del ingreso de mercancías a
la empresa o almacén, llevar un informe de recepción de las mercancías
que son fabricadas por la empresa y de todas las que compras que se
realicen.
 Es importante que la mercancía se encuentre en lugares óptimos para que
no sufran ningún tipo de deterioro físico o para que no sean robadas, es
aconsejable darle acceso a este lugar a las personas encuentran con su
debida autorización.
 Nombra un jefe responsable por el almacén con el fin de que él realice un
informe sobre toda la mercancía que se encuentra deteriorada. Es
importante que no mezcle los inventarios de propiedad de la empresa con
la mercancía que se ha recibido en depósito o en consignación.
 Tener un mantenimiento eficiente sobre las compras, la recepción de la
mercancía y su correspondiente proceso de embarque.
 Se debe mantener los registros de inventarios perpetuos para todas
aquellas mercancías que se caracterizan por tener un costo elevado.
 Comprar la mercancía a los proveedores que den buen precio, claro todo
dentro de la legalidad.
  Hay que tener presente que se debe tener suficiente mercancía disponible
para prevenir situaciones de déficit, no hacerlo puede llevar a tener
pérdidas en las ventas.
 Sensibilizar al personal con respecto al cuidado de los materiales: registrar
todas las opiniones que tengan los empleados para analizar lo que pueda
estar haciendo falta y mejorar el estado de los inventarios; informa a los
empleados acerca de los resultados que han tenido los inventarios, con
respecto a las pérdidas, pero resaltando la importancia que tienen estos
materiales para la empresa.
 Realiza una confrontación de los registros contables con los inventarios
físicos.
 La mejor manera de proteger los inventarios es tener un almacén con
puertas y techado de esta forma se evitan posibles robos.
 La entrega de la mercancía de la empresa se debe hacer única y
exclusivamente con las requisiciones debidamente autorizadas.
 Conseguir una póliza de seguro con el fin de proteger los inventarios de tu
empresa.
 Es importante realizar auditorías al azar de los inventarios y compararlos
con los libros contables.
 En el momento que el sistema de registro y el control de inventarios, no se
encuentre integrado por un sistema computarizado con el registro contable,
se debe realizar diariamente, los cuadres en valores, entre los datos que
han arrojado los movimientos reportados del almacén y los que se
registraron por medio de la contabilidad.
 Llevar actas de responsabilidad material firmadas por los encargados del
almacén, con el fin de responsabilizarlos y que garanticen el control y la
recuperación en el caso de que exista mercancía con deterioros por mal
cuidado o faltantes.
 Llevar una relación del personal con nombre y cargos que están
debidamente autorizados para ingresar al almacén de la compañía y al
mismo tiempo es un registro de los nombres y las firmas de los funcionarios
que se encuentran autorizados para retirar productos ordenar ventas y
despachos a otras empresas o personas.
 En el momento que se realiza un movimiento de material es importante
llevar un documento que cuente con la firma de la persona que recibe y
entrega la mercancía.
 Al hacer un control de inventarios o registro no se debe encargar al
personal del almacén, tampoco dejar que tengan acceso a la información
que se está recolectando.
Cantidad mínima
Se debe tener presente la cantidad mínima de material que se necesita de cada
artículo para poder suplir los pedidos que necesitan los clientes.
Cantidad máxima
Esta va a ser la que sin interferir en el espacio con el que cuenta el almacén,
tampoco debe perjudicar la composición del capital del trabajo con la inversión que
se realiza, también debe soportar una adecuada marcha de la empresa. En otras
ocasiones, se puede identificar que, en una época determinada, algún tipo de
mercancía supere la cantidad máxima.
Solicitudes de compras
La persona que se encarga de llevar el registro de control de los inventarios,
cuando identifique que algún material tiene un nivel de existencias mínimo, debe
realizar una solicitud de compra al jefe del almacén. Este le hará llegar una copia
que cumpla con las autorizaciones establecidas por la empresa para que se ha
archivado y debe comprobar la cantidad física real de material, esta debe quedar
registrada en la solicitud de compra.
Ingreso de mercancía
Con el fin de poseer disponibilidad de almacenamiento para el material que
ingresa el jefe del almacén deberá estar enterado de las fechas en las que van a
llegar los pedidos.
Auditoría la mercancía que ingresa
En el momento que llega la mercancía el jefe del almacén se encargará de
contarla, medirla si es necesario, y revisar el estado de la mercancía que ingresa
al almacén para poder enviar el informe de recepción de la mercancía al
departamento de compras.
Con el informe de recepción emitido por el jefe del almacén, el departamento de
compras va a comprobar si este informe concuerda con la factura que ha enviado
el proveedor; una vez se compruebe que la factura y el informe concuerdan, se
aprobará la factura para enviarla al departamento de contabilidad, en este
departamento se añadirá al importe de la factura, que todos los gastos de las
compras cargables a la misma y se identificará el costo unitario de cada artículo.
Cantidades reservadas
En algunas ocasiones, se hacen ciertas ventas, gracias a contratos, temporadas,
entre otros, que no son cumplidos de forma inmediata o que por disposición del
cliente se estima una fecha en la que se le debe entregar. Cuando se evidencia en
estas situaciones, a pesar de que la mercancía no haya tenido la salida del
almacén, se debe dar de baja para la disponibilidad de la empresa.
Procedimiento interno de las cantidades reservadas
El departamento de ventas se encargará de suministrar la información al
encargado del registro y control de los inventarios para que esta operación se
registre en la columna de las cantidades que se encuentran reservadas y se haga
la modificación del saldo disponible.
Salida de la mercancía del almacén
Se debe tener en cuenta que se debe ser muy estricto con respecto al control de
la salida de los inventarios del almacén. Es importante que la mercancía salga del
almacén si cumple únicamente con el debido proceso de las notas de despacho o
las requisiciones.

LISTA DE CHEQUEO

¿Qué es un checklist?
Las “listas de control”, “listas de chequeo”, “check-lists” u “hojas de verificación”,
son formatos creados para realizar actividades repetitivas, controlar el
cumplimiento de una lista de requisitos o recolectar datos ordenadamente y de
forma sistemática. Se usan para hacer comprobaciones sistemáticas de
actividades o productos asegurándose de que el trabajador o inspector no se
olvida de nada importante.
Para qué sirven las listas de chequeo
Los usos principales de los checklist son los siguientes:
 Realización de actividades en las que es importante que no se olvide
ningún paso y/o deben hacerse las tareas con un orden establecido.
 Realización de inspecciones donde se debe dejar constancia de cuáles han
sido los puntos inspeccionados.
 Verificar o examinar artículos.
 Examinar o analizar la localización de defectos. Verificar las causas de los
defectos.
 Verificación y análisis de operaciones.
 Recopilar datos para su futuro análisis.
Estas listas suelen ser utilizadas para la realización de comprobaciones rutinarias
y para asegurar que al operario o el encargado de dichas comprobaciones no se le
pasa nada por alto, además de para la simple obtención de datos.
La ventaja de los checklist es que, además de sistematizar las actividades a
realizar, una vez diligenciados sirven como registro, que podrá ser revisado
posteriormente para tener constancia de las actividades que se realizaron en un
momento dado.
¿Cómo usar las checklists?
Es importante que las listas de control queden claramente establecidas e incluyan
todos los aspectos que puedan aportar datos de interés para la organización. Es
por ello preciso que quede correctamente recogido en la lista de control:
 Qué tiene que controlarse o chequearse.
 Cuál es el criterio de conformidad o no conformidad es decir qué es lo
correcto y qué lo incorrecto.
 Cada cuánto se inspecciona: frecuencia de control o chequeo.
 Quién realiza el chequeo y cuáles son los procedimientos aplicables.
Conviene, por último, que se disponga de un apartado de observaciones con el fin
de poder obtener información previa sobre posibles motivos que han causado la
disconformidad.
Posibles aspectos a verificar
Algunos posibles aspectos a verificar en un proceso son estos:
 ¿Se han seguido los procedimientos?
 ¿Los productos cumplen con las especificaciones?
 ¿Las medidas dimensionales, el peso, el color, la rugosidad… están dentro
de las tolerancias?
 ¿Ha cumplido los ensayos de resistencia, impermeabilidad, torsión, etc.?
 ¿Se han rellenado los registros?
 ¿Ha habido alguna incidencia?
 ¿Los equipos estaban en correcto estado de mantenimiento? ¿Y estaban
calibrados / verificados?
 ¿El producto final es conforme?
Referencias

https://blog.bind.com.mx/tecnicas-y-metodos-para-el-control-de-inventarios

https://www.siigo.com/control-de-inventarios/control-de-inventarios-mejores-practicas/

https://www.isotools.org/2018/03/08/que-es-un-checklist-y-como-se-debe-utilizar/